446
S A GE ACCPA C Sage Accpac ERP Inventory Control 5.5A User Guide

Sage Accpac IC User Guide

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Sage Accpac IC User Guide

Citation preview

Page 1: Sage Accpac IC User Guide

.

Sage Accpac International, Inc. Confidential

SAGE ACCPAC

Sage Accpac ERP™

Inventory Control 5.5A User Guide

Page 2: Sage Accpac IC User Guide

IC UG ttl.doc, printed on 11/21/2007, at 3:25:09 PM. Last saved on 11/21/2007 3:25:00 PM.

Sage Accpac International, Inc. Confidential

©2008 Sage Software, Inc. All rights reserved.   Sage Software, Sage Software logos, and all Sage Accpac product and service names are registered trademarks or trademarks of Sage Software, Inc., or its affiliated entities. All other trademarks are the property of their respective owners.  Sage Software, Inc.  Publisher  No part of this documentation may be copied, photocopied, reproduced, translated, microfilmed, or otherwise duplicated on any medium without written consent of Sage Software, Inc.   Use of the software programs described herein and this documentation is subject to the Sage Software License Agreement enclosed in the software package. 

Page 3: Sage Accpac IC User Guide

User Guide iii

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Contents

 

Chapter 1: Introducing the User Guide

How to Use This Guide .........................................................1–1 The Getting Started Guide ......................................................1–2 Where To Now?................................................................1–3

Chapter 2: What You Need to Know Before Using Inventory Control Overview of Inventory Control Processing........................................2–2 Transaction Processing..........................................................2–3 Processing Receipts.............................................................2–5

Entering Receipts, Receipt Returns, and Receipt Adjustments ...................2–6 Processing Shipments..........................................................2–17

Entering Shipments and Sales Returns.......................................2–17 Processing Internal Usage Transactions..........................................2–23

Entering Internal Usage Transactions........................................2–24 Processing Adjustments........................................................2–28

Entering Adjustments Using the Adjustments Form ..........................2–29 Processing Transfers...........................................................2–36

Goods‐in‐Transit Locations .................................................2–36 Entering Transfers .........................................................2–38

Processing Assemblies and Disassemblies .......................................2–46 Difference between kitting items and items assembled using bills of materials ...2–47 Entering Assemblies and Disassemblies .....................................2–47

Reporting Inventory Control Data ..............................................2–52 Printing Reports...........................................................2–52

Page 4: Sage Accpac IC User Guide

iv Sage Accpac Inventory Control

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Setup Reports............................................................. 2–53 Stock Control Reports ..................................................... 2–53 Price/Sales Analysis Reports ............................................... 2–54 Physical Inventory Reports................................................. 2–55

Periodic Processing ........................................................... 2–55 Day End Processing ....................................................... 2–56 Create G/L Batch.......................................................... 2–58 Taking Physical Inventory Counts .......................................... 2–60 Processing Adjustments ................................................... 2–61 Clear History ............................................................. 2–63 Delete Inactive Records.................................................... 2–63

Journal Entries Generated by Inventory Control ................................. 2–64 Transactions Involving Order Entry......................................... 2–68 G/L Source Codes Used by Inventory Control................................ 2–69

Printing Audit Trail Reports ................................................... 2–70 Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs ........... 2–71

General Ledger ........................................................... 2–71 Order Entry .............................................................. 2–73 Purchase Orders .......................................................... 2–74 Project and Job Costing .................................................... 2–75 Sage Fixed Assets (FAS) ................................................... 2–75

Where To Now? .............................................................. 2–76

Chapter 3: Maintaining Setup Information

Icons for Maintaining Setup Information ......................................... 3–2 Setup Maintenance......................................................... 3–2 Setup Reports.............................................................. 3–3

Changing Inventory Control Options ............................................ 3–4 Changing Company Options ................................................ 3–5 Changing Processing Options ............................................... 3–5 Changing Items Options ................................................... 3–10 Changing Documents Options ............................................. 3–11

Page 5: Sage Accpac IC User Guide

User Guide v

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Changing Costing Options .................................................3–12 After Changing Options....................................................3–13

Changing G/L Integration Options ..............................................3–14 Changing Options on the Integration Tab ....................................3–15 Changing Options on the Transactions Tab ..................................3–18 After Changing Options....................................................3–19

Adding, Editing, and Deleting Item Structures ...................................3–19 Adding Item Structures ....................................................3–20 Editing Item Structures.....................................................3–20 Deleting Item Structures ...................................................3–20 Selecting or Changing the Default Item Structure .............................3–21 After Changing Item Structure Records ......................................3–21

Adding, Editing, and Deleting Segment Codes ...................................3–22 Adding Segment Codes ....................................................3–22 Editing Segment Codes ....................................................3–23 Deleting Segment Codes ...................................................3–23 After Changing Segment Code Records......................................3–24

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations...............................3–24 Adding Locations .........................................................3–25 Editing Locations..........................................................3–25 Effects of Changes .........................................................3–26 Deleting Locations.........................................................3–28 After Changing Location Records ...........................................3–28

Adding, Editing, and Deleting Categories .......................................3–29 Adding Categories.........................................................3–29 Editing Categories .........................................................3–30 Deleting Categories ........................................................3–31 After Changing Category Records...........................................3–31

Adding, Editing, and Deleting Account Sets .....................................3–32 Adding Account Sets ......................................................3–33 Editing Account Sets.......................................................3–33 Deleting Account Sets......................................................3–34 After Changing Account Set Records ........................................3–34

Page 6: Sage Accpac IC User Guide

vi Sage Accpac Inventory Control

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Adding, Editing, and Deleting Price List Codes .................................. 3–35 Adding Price Lists ........................................................ 3–35 Editing Price Lists......................................................... 3–36 Deleting Price Lists........................................................ 3–36 After Changing Price Lists ................................................. 3–36

Adding, Editing, and Deleting Optional Fields................................... 3–37 Adding Optional Fields.................................................... 3–37 Editing Optional Fields .................................................... 3–38 Deleting Optional Fields ................................................... 3–38 After Changing Optional Fields ............................................ 3–39

Adding, Editing, and Deleting Units of Measure ................................. 3–39 Adding Units of Measure .................................................. 3–39 Editing Units of Measure .................................................. 3–40 Deleting Units of Measure ................................................. 3–41 After Changing Units of Measure Records................................... 3–41

Adding, Editing, and Deleting Weight Units of Measure.......................... 3–41 Adding Weight Units of Measure........................................... 3–42 Editing Weight Units of Measure ........................................... 3–43 Deleting Weight Units of Measure .......................................... 3–43 After Changing Weight Units of Measure Records............................ 3–44

Item Mappings ............................................................... 3–44 Printing Setup Reports ........................................................ 3–45 Importing and Exporting Setup Record Information.............................. 3–46

Chapter 4: Maintaining Item and Price List Information

Icons for Maintaining Item and Price List Information ............................. 4–2 Item and Price List Maintenance............................................. 4–2 Item and Price List Setup and Reports........................................ 4–4

Adding, Editing, and Deleting Item Records...................................... 4–5 Adding Item Records Using the Items Wizard ................................ 4–5 Adding Item Records Using the Items Form .................................. 4–6

Page 7: Sage Accpac IC User Guide

User Guide vii

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Editing Item Records........................................................4–7 Deleting Item Records ......................................................4–9 After Changing Item Records ...............................................4–10

Linking Vendors to Items ......................................................4–10 Adding a Vendor to an Item ................................................4–11 Deleting a Vendor from an Item.............................................4–11 Editing Vendors ...........................................................4–11

Adding, Editing, and Deleting Customer Details .................................4–12 Adding Customer Details ..................................................4–12 Editing Customer Details...................................................4–13 Deleting Customer Details..................................................4–13 After Changing Customer Details ...........................................4–14

Maintaining Price Lists ........................................................4–14 Viewing Price List Information .............................................4–15 Assigning Items to Price Lists...............................................4–15 Editing Price Lists .........................................................4–16 Deleting Items from Price Lists..............................................4–17 Copying Items to Other Price Lists ..........................................4–17 Adding Contract Pricing for Customers......................................4–21 Editing Contract Prices.....................................................4–22 Deleting Contract Prices....................................................4–23 Updating Price Lists .......................................................4–23 After Changing Price Lists..................................................4–26

Adding, Editing, and Deleting Location Details ..................................4–26 Assigning Items to Locations ...............................................4–28 Editing Location Details....................................................4–28 Removing Items from Locations ............................................4–29 After Changing Location Details ............................................4–30

Adding, Editing, and Deleting Manufacturers’ Items .............................4–30 Adding Manufacturers’ Items...............................................4–31 Editing Manufacturers’ Items ...............................................4–31 Deleting Manufacturers’ Items ..............................................4–31 After Changing Manufacturers’ Items .......................................4–32

Page 8: Sage Accpac IC User Guide

viii Sage Accpac Inventory Control

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Adding, Editing, and Deleting Reorder Quantities ............................... 4–32 Adding Reorder Quantities ................................................ 4–33 Editing Reorder Quantities................................................. 4–34 Deleting Reorder Quantities................................................ 4–35 After Changing Reorder Quantities ......................................... 4–35

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material .................................. 4–36 Adding Bills of Material Records ........................................... 4–36 Editing Bills of Material Records............................................ 4–37 Deleting Bills of Material Records........................................... 4–37 Copying Bills of Material .................................................. 4–37 Updating Bills of Material.................................................. 4–39 After Changing Bills of Material Records .................................... 4–41

Adding, Editing, and Deleting Kitting Items..................................... 4–42 Before Setting Up Kitting Items............................................. 4–42 Adding Kitting Item Records............................................... 4–43 Editing Kitting Items ...................................................... 4–43 Deleting Kitting Item Records .............................................. 4–44

Maintaining Item Statistics..................................................... 4–44 Updating Sales Statistics ................................................... 4–46 Deleting Sales Statistics .................................................... 4–46 After Changing Sales Statistics ............................................. 4–47 Updating Transaction Statistics............................................. 4–47 Deleting Transaction Statistics.............................................. 4–48 After Changing Transaction Statistics ....................................... 4–49

Printing Item and Price List Information ........................................ 4–49 Importing and Exporting Item and Price List Information......................... 4–51

Chapter 5: Processing Inventory Control Transactions

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage............................... 5–1 Entering and Posting Receipts, Receipt Returns, Receipt Adjustments, Shipments, 

Sales Returns, and Internal Usage........................................ 5–2 Running Day End Processing ............................................... 5–2

Page 9: Sage Accpac IC User Guide

User Guide ix

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Reporting Receipts, Receipt Returns, Receipt Adjustments, Shipments, Sales Returns, and Internal Usage......................................................5–2

Using the Receipts Form ....................................................5–3 Using the Shipments Form .................................................5–18 Using the Internal Usage Form..............................................5–26

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies ..............................5–34 Running Day End Processing and Printing Posting Journals ...................5–34 Using the Transfers Form ..................................................5–36 Using the Adjustments Form ...............................................5–44 Using the Assemblies/Disassemblies Form ...................................5–51

Posting Inventory Control Transactions .........................................5–58 Printing Posting Journals.......................................................5–60 Importing Transactions ........................................................5–61 Retrieving Transaction History .................................................5–63 Viewing Current Transactions ..................................................5–66

Chapter 6: Day End and Periodic Processing

Day End Processing ............................................................6–1 Running Day End Processing ................................................6–2

Periodic Processing.............................................................6–4 Processing Physical Inventory ...............................................6–4 Processing Adjustments....................................................6–23 Clearing History...........................................................6–25 Creating General Ledger Batches............................................6–30 Deleting Inactive Records ..................................................6–32

Chapter 7: Reports

Standard Report Features .......................................................7–1 Printing Reports................................................................7–1 Account Sets ...................................................................7–3 Aged Inventory ................................................................7–4

Page 10: Sage Accpac IC User Guide

x Sage Accpac Inventory Control

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Alternate Items ................................................................ 7–6 Bills of Material................................................................ 7–8 Bin/Shelf Labels ............................................................... 7–9 Categories ................................................................... 7–11 Contract Pricing .............................................................. 7–12 Customer Details ............................................................. 7–13 G/L Integration ............................................................... 7–14 G/L Transactions ............................................................. 7–15 Inventory Movement.......................................................... 7–17 Inventory Reconciliation....................................................... 7–20 Inventory Worksheet.......................................................... 7–22 Item Labels................................................................... 7–24 Item Mappings ............................................................... 7–28 Item Status ................................................................... 7–28 Item Structures ............................................................... 7–31 Item Valuation ............................................................... 7–32 Kitting Items ................................................................. 7–37 Location Details .............................................................. 7–38 Locations .................................................................... 7–40 Manufacturers’ Items ......................................................... 7–40 Markup Analysis ............................................................. 7–41 Optional Fields ............................................................... 7–44 Options ...................................................................... 7–45 Overstocked Items ............................................................ 7–46 Posting Journals .............................................................. 7–49 Price List Codes .............................................................. 7–54 Price Lists.................................................................... 7–54 Reorder Report ............................................................... 7–58 Reorder Quantities............................................................ 7–60 Sales Statistics ................................................................ 7–62 Segment Codes ............................................................... 7–64 Selling Price and Margin Analysis .............................................. 7–65 Serial Numbers ............................................................... 7–68

Page 11: Sage Accpac IC User Guide

User Guide xi

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Slow Moving Items............................................................7–69 Transaction History ...........................................................7–72 Transaction Listing ............................................................7–74 Transaction Statistics ..........................................................7–76 Transfer Slips .................................................................7–77 Units of Measure ..............................................................7–78 Vendor Details ................................................................7–79 Weight Units of Measure.......................................................7–80

Appendix A: Errors, Warnings, and Confirmations

Using Online Message Help .................................................... A–1

Appendix B: Importing and Exporting

Importing and Exporting Data — Tips and Reminders ............................ B–2 Importing Records......................................................... B–2 Options for Importing ..................................................... B–2 Errors During Importing ................................................... B–3 Exporting from Records with Multiple Record Types ......................... B–4 Setting Selection Criteria to Export Records .................................. B–5

I/C Import and Export Data .................................................... B–5 Importing Item Mappings .................................................. B–6 Exporting Items and Price Lists Fields ....................................... B–6 Importing and Exporting Physical Inventory Fields ........................... B–7 Importing and Exporting Setup Fields ....................................... B–8 Importing and Exporting Statistics and Inquiries Fields ....................... B–9 Importing Transaction Fields ............................................... B–9

Appendix C: Inventory Control Security

Basic Permission and Rights.................................................... C–1 Additional Permissions and Rights.............................................. C–2

Page 12: Sage Accpac IC User Guide

xii Sage Accpac Inventory Control

icug-TOC.doc, printed on 3/4/2008, at 4:24:13 PM. Last saved on 3/4/2008 4:24:00 PM.

Sage Software Confidential

Appendix D: Technical Information

Creating Macros for Inventory Control...........................................D–1 Running Visual Basic Macros in Inventory Control ............................D–1

Multiuser Considerations.......................................................D–2 Global Locks ..............................................................D–2 Single‐User Processes.......................................................D–3 Multiuser Processes ........................................................D–4 Multiuser Data Protection...................................................D–4

Using Non‐Datapiped Versions of the Item Valuation Report ......................D–5

Index  

Page 13: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 1–1

icug-1.doc, printed on 11/26/2007, at 5:12:25 PM. Last saved on 11/21/2007 5:34:00 PM.

Sage Software Confidential

Introduction

Chapter 1 Introducing the User Guide

 

This chapter introduces you to the Inventory Control User Guide. The User Guide provides an overview of Inventory Control processing as well as detailed information about the day‐to‐day and periodic operations of Inventory Control. 

How to Use This Guide The Inventory Control User Guide contains the following chapters: 

Chapter 2, What You Need to Know Before Using Inventory Control, explains the concepts of entering and posting receipt, shipment, transfer, adjustment, and assembly transactions, describes how to use various Inventory Control reports, and discusses the day‐end and periodic tasks and procedures that are part of your normal routine. 

Chapter 3, Maintaining Setup Information, describes the tasks involved in adding and maintaining the records you need to set up and use Inventory Control. 

Chapter 4, Maintaining Item and Price List Information, describes the tasks involved in adding and maintaining item records and item pricing information in Inventory Control. 

Chapter 5, Processing Inventory Control Transactions, describes the tasks involved in entering receipts, shipments, returns, transfers between inventory locations, removals from inventory for internal usage, adjustments to inventory quantities and costs, assemblies of master items from bills of material, and creation of kits from kitting items. 

Page 14: Sage Accpac IC User Guide

The Getting Started Guide

1–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-1.doc, printed on 11/26/2007, at 5:12:25 PM. Last saved on 11/21/2007 5:34:00 PM.

Sage Software Confidential

Chapter 6, Day End and Periodic Processing, describes the tasks involved in performing daily and periodic maintenance as part of keeping your inventory system updated, including running day‐end processing, creating batches of general ledger transactions, clearing history, deleting inactive records, and reconciling physical inventory. 

Chapter 7, Reports, describes how to print Inventory Control reports, journals and listings, and describes their features. 

Appendix A, Errors, Warnings and Confirmations, explains the types of messages you might encounter while using Inventory Control, and tells you how to respond to each message. 

Appendix B, Importing and Exporting, describes the inventory control data you can import and export, and contains tips on how to select data for importing or exporting. 

Appendix C, Inventory Control Security, lists and describes the Inventory Control task groups to which you can grant or restrict access. 

Appendix D, Technical Information, provides information for macro developers and for administrators of multiuser environments, including descriptions of Inventory Control objects and the record access types used to protect data in a multiuser environment. 

The Index contains an alphabetical listing of topics in this guide, with corresponding page‐number references. 

The Getting Started Guide The Inventory Control documentation includes this User Guide and the Getting Started guide.  

The Inventory Control Getting Started guide introduces the Inventory Control application. It provides an overview to help you make the best use of the program’s powerful features and then steps you through starting and setting up your own Inventory Control ledger. 

Page 15: Sage Accpac IC User Guide

Where To Now?

User Guide 1–3

icug-1.doc, printed on 11/26/2007, at 5:12:25 PM. Last saved on 11/21/2007 5:34:00 PM.

Sage Software Confidential

Introduction

Where To Now? If you have just purchased the System Manager and Inventory Control modules, install them on your computer, following the instructions in the System Manager Administrator Guide. 

Once you have created your own Inventory Control ledger, and are ready to begin using Inventory Control for your day‐to‐day operations, read Chapter 2 in this guide, “What You Need to Know Before Using Inventory Control,” for an overview of Inventory Control processing. 

Refer to Chapter 3, “Maintaining Setup Information,” Chapter 4, “Maintaining Item and Price List Information,” Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” and Chapter 7, “Reports,” for information about using particular Inventory Control maintenance, processing, and reporting functions. 

Page 16: Sage Accpac IC User Guide
Page 17: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 2–i

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Chapter 2 What You Need to Know Before

Using Inventory Control  

Overview of Inventory Control Processing........................................2–2 Transaction Processing..........................................................2–3 Processing Receipts.............................................................2–5

Entering Receipts, Receipt Returns, and Receipt Adjustments ...................2–6 Information Entered with Receipt Transactions ............................2–6 Save or Post Receipts, Returns, and Adjustments..........................2–13 Item Costing During Posting or During Day‐End .........................2–14 Completing and Deleting Receipts.......................................2–14 Receipt Adjustments ...................................................2–15 Receipt Returns........................................................2–16

Processing Shipments..........................................................2–17 Entering Shipments and Sales Returns.......................................2–17

Information Entered with Transactions ..................................2–17 Save or Post Shipments.................................................2–23 Calculating the Cost of Goods Shipped and Returned .....................2–23

Processing Internal Usage Transactions..........................................2–23 Entering Internal Usage Transactions........................................2–24

Information Entered with Transactions ..................................2–24 Save or Post Internal Usage Transactions.................................2–27 Calculating the Cost of Goods...........................................2–28

Processing Adjustments........................................................2–28 Entering Adjustments Using the Adjustments Form ..........................2–29

Types of Adjustments ..................................................2–30 Information Entered with Adjustments ..................................2–31 Adjustments to Items Using FIFO or LIFO Costing ........................2–35

Page 18: Sage Accpac IC User Guide

2–ii Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Processing Transfers .......................................................... 2–36 Goods‐in‐Transit Locations ................................................ 2–36 Entering Transfers ........................................................ 2–38

Information Entered with Transfers ..................................... 2–38 Transferring Stock Items that Use FIFO or LIFO Costing .................. 2–43 Viewing FIFO/LIFO Information........................................ 2–44

Processing Assemblies and Disassemblies ....................................... 2–46 Difference between kitting items and items assembled using bills of materials .. 2–47 Entering Assemblies and Disassemblies ..................................... 2–47

Information Entered with Assemblies and Disassemblies.................. 2–48 Assembling Master Items that Use FIFO or LIFO Costing ................. 2–51

Reporting Inventory Control Data .............................................. 2–52 Printing Reports .......................................................... 2–52 Setup Reports............................................................. 2–53 Stock Control Reports ..................................................... 2–53 Price/Sales Analysis Reports ............................................... 2–54 Physical Inventory Reports................................................. 2–55

Periodic Processing ........................................................... 2–55 Day End Processing ....................................................... 2–56 Create G/L Batch.......................................................... 2–58 Taking Physical Inventory Counts .......................................... 2–60 Processing Adjustments ................................................... 2–61

Information Entered to Process Adjustments............................. 2–61 Clear History ............................................................. 2–63 Delete Inactive Records.................................................... 2–63

Journal Entries Generated by Inventory Control ................................. 2–64 Transactions Involving Order Entry......................................... 2–68 G/L Source Codes Used by Inventory Control................................ 2–69

Printing Audit Trail Reports ................................................... 2–70 Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs ........... 2–71

General Ledger ........................................................... 2–71 Order Entry .............................................................. 2–73 Purchase Orders .......................................................... 2–74

Project and Job Costing........................................................ 2–75 Where To Now? .............................................................. 2–76

Page 19: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 2–1

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Chapter 2 What You Need to Know

Before Using Inventory Control  

This chapter contains general information about how Inventory Control processes receipt, shipment, adjustment, transfer, and item assembly transactions. 

The chapter discusses how you create, post, and review transactions, and it describes how to use various Inventory Control reports and carry out the day‐end and periodic tasks and procedures that are part of your normal routine. 

For details on using Inventory Control, see the following chapters: 

• Chapter 3, “Maintaining Setup Information.” 

• Chapter 4, “Maintaining Item and Price List Information.”  

• Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions.” 

• Chapter 6, “Day End and Periodic Processing.”  

• Chapter 7, “Reports.” 

For information about setting up an Inventory Control system and adding records and inventory items, see Chapters 2 and 3 of the Getting Started guide.  

The chart on the next page outlines the steps in a normal Inventory Control processing cycle. 

Page 20: Sage Accpac IC User Guide

Overview of Inventory Control Processing

2–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Overview of Inventory Control Processing

Process daily transactions

Post transactions for: • Receipts • Shipments • Internal usage

• Stock transfers • Item assemblies • Adjustments

   

  • Check data integrity and make a backup copy of the data • Run day-end processing • Print and file posting journals

  Do you create G/L transactions during posting or day end processing?

Do periodic processing No Yes

  • Print the G/L Transactions report • Create outstanding general ledger

transactions

  Do you automatically post general ledger transaction batches?

Do periodic processing No Yes

  • Post the G/L batches in General Ledger

 

Update Inventory Control records

As needed: • Print stock control reports, price lists, and sales analysis reports • Assign an inactive status to records you plan to delete • Delete inactive records for inventory items, account sets,

categories, and locations • Clear outdated transactions and sales statistics, transaction

history, printed posting journals and labels, and the serial numbers of shipped items

• Add new records and make changes to existing records • Reconcile your physical inventory

Page 21: Sage Accpac IC User Guide

Transaction Processing

User Guide 2–3

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Transaction Processing This section presents a brief overview of how posting, day‐end processing, and audit trails relate to transaction processing in Inventory Control. The types of transactions in Inventory Control are receipts, shipments, returns, internal usage, adjustments, stock transfers, and item assemblies and disassemblies.  

As well as posting transactions to the current session date and reporting period, you can post transactions to past or future dates and reporting periods. 

Immediate posting or batch processing

Inventory Control lets you choose between online transaction processing and batch processing for posting all kinds of transactions. You can either post each transaction when you enter it, or save transactions after entering them for later editing and posting (using the Post Entries form).  

Posting always updates quantities

When you post a transaction, the program immediately updates  item quantities, so you always know your inventory levels. This is  especially important when you are using Order Entry and need to know whether an item is in stock.  

Posting can also update item costs, create G/L transactions, and update audit info.

Depending on your program settings, you can also update the cost of goods in stock during posting, and you can have the program create general ledger transactions arising from inventory transactions and update audit information at the same time. 

If program performance is important to you, you can update item costs during Day End Processing, and create G/L transactions either during Day End Processing or by using the Create G/L Batch form in Periodic Processing folder. 

Day End Processing also updates statistical information. 

Note: Day End Processing lets you improve program performance by running time‐consuming tasks at night. 

Page 22: Sage Accpac IC User Guide

Transaction Processing

2–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Costing options in the I/C Options form

You use the Costing Options in the I/C Options form to choose : 

• When Inventory Control will re‐cost items based on newly posted transactions. 

You can cost items when you post transactions, or later, when you run Day End Processing. 

• When the program will create subledger transactions and audit information. 

− If you cost inventory items during Day End Processing, you can choose to create subledger transactions during Day End Processing, or you can select the option in G/L Integration to create transactions periodically by using the Create G/L Batch icon.  

− If you cost inventory items during posting, you can choose to create subledger transactions during posting, during Day End Processing, or by using the Create G/L Batch icon. 

Posting in I/C can create G/L transactions, and even post in G/L

If you cost inventory during posting (depending on your settings in the G/L Integration form), posting can also generate transactions to update the general ledger — and automatically post the G/L transaction batches in the Sage Accpac General Ledger module. 

Note: Processing takes time, and more processing during posting will slow down each transaction.  

If you have a large Order Entry transaction volume, we suggest that you cost items and create subledger batches during Day End Processing. 

Day End updates everything else

You must always run Day End Processing to update item and sales statistics. Depending on your settings, Day End processing may also perform item costing and generate general ledger transactions. 

Run Day End as often as you like

If necessary, you can run Day End Processing several times a day to keep this information more current. 

Page 23: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

User Guide 2–5

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Printing the audit trail

To view your audit trail for transactions, print the posting journal for the type of transaction you want after running Day End Processing. 

If you selected the Keep Transaction History option in the I/C Options form, the program keeps another copy of the audit trail information that is printed on the posting journal. You can then print the Transaction History report to list audit trail information that you may have cleared from the posting journal.  

For information about the Transaction History report, see Chapter 7, “Reports.” 

Drill down from G/L You can also display posted transactions using the various transaction entry forms, and you can drill down to Inventory Control transactions from the open or posted entries in General Ledger (provided that you do not clear the I/C transaction data). 

Day-end processing For information about day‐end processing, see the section “Day End Processing,” on page 2‐56. See also Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this guide. 

Processing Receipts Use Inventory Control’s Receipts form to receive items into inventory and to return items to suppliers. 

Using Inventory Control with Purchase Orders

If you use Sage Accpac Purchase Orders, you can process receipts either in Inventory Control or Purchase Orders. For more information, see “Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs,” on page 2‐64. 

For detailed instructions on entering receipts, receipt returns, and receipt adjustments, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

For descriptions and samples of the journal entries the program creates for receipt transactions, see the section “Journal Entries Generated by Day End Processing,” on page 2‐64. 

Page 24: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

2–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Entering Receipts, Receipt Returns, and Receipt Adjustments

This section contains an overview of Receipts. It describes the information you enter for receipts, receipt returns, and receipt adjustments. You can enter returns and adjustments on posted receipts that you have not yet set as “complete.” Once receipts are completed, you cannot adjust or return them. 

Information Entered with Receipt Transactions

This section lists and describes the information you enter with receipts, receipt returns, and receipt adjustments. The information is presented in the order in which it appears when you first open the Receipts form. 

For information on any of these fields while using the Receipts form, press F1, then click the Field List button on the Help screen that appears. 

General information

For receipt transactions, you enter the following information on the Receipts form.  

Receipt Number. (a unique number, up to 22 characters in length, to distinguish the transaction from other receipts for audit control purposes) 

The program automatically assigns the receipt number if you leave “*** NEW ***” in the Receipt Number field. The program‐generated receipt number is determined by settings in the I/C Options form. 

Receipt numbers can contain letters, numbers, and special characters (for instance, *, &, and #). Letters automatically appear in uppercase when you type them. 

Type. (select Return, Adjustment, or Complete) 

This field appears only if you have recalled a posted, incomplete receipt. Incomplete receipts are described in the next section, “Complete and Incomplete Receipts.” 

Page 25: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

User Guide 2–7

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Type: Return • Select Return to record the return of some or all of the items on a receipt. For information about receipt returns, see “Receipt Returns” on page 2‐16. 

Type: Adjustment • Select Adjustment to change some information on the receipt. For information about receipt adjustments, see “Receipt Adjustments,” on page 2‐15. 

Type: Complete • Select Complete to complete the receipt without making any modifications. After selecting Complete, you must post the receipt to complete it. 

Description. (add any information you want about the receipt; optional) 

Reference. (for example, an invoice number; optional) 

Receipt Date. (the document date) 

Posting Date. (the transaction date for General Ledger; it also determines the year and period for G/L posting)

Year/Period. (the year and period for the posting date) 

Vendor Number. (the number you use to identify the supplier; optional) 

If using Accounts Payable

If you use Sage Accpac Accounts Payable, you can select the vendor number from the Finder. 

PO Number. (the number of the purchase order being filled by the receipt; optional) 

Receipt Currency; Exchange Rate. (the currency of the invoice in which you will enter unit costs; the rate of exchange between the receipt currency and the functional currency)  

The program displays the Exchange Rate field only if the receipt currency you specify is not the functional currency.  

You can override the receipt currency’s exchange rate displayed by the program. The program warns you if you specify an exchange 

Page 26: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

2–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

rate that exceeds the rate spread your company allows for the receipt currency.  

 

Zoom button To select a different exchange rate or rate type for the receipt currency, open the Rate Selection form using the Zoom button beside the Exchange Rate field. 

For information about currency exchange rates in Inventory Control, see the System Manager User Guide. 

Additional Cost. (the total of all additional receipt costs)  

You can include an additional cost amount on receipts so the goods you receive into inventory are recorded at their true landed cost. The program calculates true landed costs by proportionally distributing the additional cost across all extended costs on receipts. Examples of additional costs are: 

• Lump sums included on invoices. 

• Custom brokerage fees. 

• An invoice, such as a freight invoice, that is separate from the invoice listing the inventory items. 

When you cost items (either when you post receipts or when you post and then run Day End Processing), the program apportions the additional cost across all items, based on each item’s extended cost as a percentage of the receipt’s total cost. 

Example  As an example of how Inventory Control apportions additional costs, consider the following invoice information: 

Item Quantity Unit Cost Amount A1-010 10 10.00 100.00 A1-320 5 20.00 100.00 A2-240 2 50.00 100.00 Subtotal 300.00 Freight 80.00 Total Invoice 380.00

Page 27: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

User Guide 2–9

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

When you enter the item costs and the additional cost (freight) from the preceding invoice information using the Receipts form, Inventory Control apportions the additional cost as shown in the following table. 

Item #

Extended Cost

Apportioning Calculation for the Additional Cost

A1-010 100.00 100.00 x 80.00 = 26.67 300.00

A1-320 100.00 200.00 x 80.00 - 26.67 = 26.66 300.00

A2-240 100.00 300.00 x 80.00 - 26.67 - 26.66 = 26.67 300.00

The additional costs apportioned to the items in the preceding example add up 80.00, which is the amount of the total additional cost for freight on the sample invoice. 

Prorate/Leave Additional Cost. (for receipt returns, specifies whether the additional cost assigned to the goods being returned is prorated to the remaining goods on the receipt; this field does not appear if you are creating a new receipt)  

This field appears only when you are entering receipt returns. You can set the default to Prorate or to Leave on the Processing Options tab of the I/C Options form. 

Select the Prorate option to have the program prorate the additional cost to the remaining goods on the receipt when you cost the receipt return—either when you post or when you run Day End Processing. 

Select the Leave option if you do not want the program to prorate the additional cost to the remaining goods on the receipt. You may then want to use the Adjustments form to write off the additional cost to a general ledger write‐off account. 

If you return all of the items on a receipt, you must use the Adjustments form if you want to write off the additional cost from the receipt to a general ledger write‐off account. 

Page 28: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

2–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

To determine the additional cost amount assigned to items on receipts, print the Receipts Posting Journal. For information about the Receipts Posting Journal, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

For more information about returning goods from incomplete receipts, see “Receipt Returns,” on page 2‐16. 

Addtl. Cost Currency. (additional cost currency; the currency in which you enter an additional cost for a receipt in multicurrency ledgers)  

The additional cost currency must be the same as either the receipt currency or the functional currency. 

Require Labels. Click the Require Labels option if you want to print exactly one item label for each item being received. When you select Require Labels, the program automatically enters the Qty Received in the Labels field, but you can enter any number in the labels field—whether or not you select Require Labels. 

The program automatically generates item labels (that you can later print) for items on posted receipts when you run Day End Processing. 

For information about printing labels, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Optional Fields. (click the zoom button to select receipt header optional fields) 

Total Cost. (provided by the program, the sum of all the extended costs plus the additional cost on the receipt or adjustment) 

If you specify the same currency for the receipt currency and the additional cost currency, the program displays the total cost in that currency. For example, if the receipt currency and the additional cost currency are both in the source currency, the total cost appears in the source currency. 

If you specify different currencies for the receipt currency and the additional cost currency, the program displays the total cost in the 

Page 29: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

User Guide 2–11

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

functional currency. For example, if the receipt currency is the source currency, and the additional cost currency is the functional currency, the total cost appears in the functional currency. 

Total Return Cost. (provided by the program for returns, the sum of all the costs for the goods being returned) 

This field appears only when you are entering receipt returns (additional cost is not included). 

In multicurrency ledgers, the program displays this cost in the receipt currency. 

Total Extended Cost. (provided by the program, the sum of all the extended item costs on the receipt) 

This field does not appear when you are entering receipt returns. 

In multicurrency ledgers, the program displays this cost in the receipt currency. 

Detail information For each detail line on a receipt transaction, you enter the following information.  

  Note that you can highlight a line, and then click the Detail button (or press F9) to open the Receipt Details form, where you can enter the details into fields instead of tabbing from column to column in the detail grid. 

Item Number. (of the item being received) 

You can also enter manufacturers’ item numbers in this field (such as bar codes) that have been added to Inventory Control. Once you press the Tab key, the program replaces the field contents with the inventory item number, and places the manufacturers’ item numbers that you used in the Manuf. Item No. field (by default the second last field in the grid). 

Item Description. (supplied by the program from the item record) 

Location. (the inventory location at which you are receiving the units)  

Page 30: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

2–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Locations in Inventory Control are either physical locations or logical locations. You can only receive goods at a physical location. (Logical locations are mainly used for goods in transit.)  

Each item being received must also be allowed at the selected inventory location. If you did not select the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form, you must have used the Locations form or the Location Details form to specify where items are allowed. 

Quantity Received. (the number of units being received) 

Unit of Measure. (the unit of measure for the quantity being received) 

If you have defined multiple units of measure for the item, choose the unit that is most appropriate. 

Unit Cost. (cost of the item and item unit of measure that you selected for the receipt) 

Extended Cost. (the cost of the item times the quantity received) 

Labels. (supplied by the program if you selected the Require Labels option for the receipt, the number of item labels to print; optional)  

If you select the Require Labels option

The number supplied in this field by the program matches the number you entered in the Quantity Received field. You can change the number provided by the program. 

You can also enter a number in this field if you did not select the Require Labels option. 

Comments. (add any comments you want to appear on the receipts posting journal regarding the detail line; you can change comments if you enter a return or an adjustment; optional)  

Manuf. Item No. (enter the item number used by the manufacturer or the bar code associated with this item; optional) 

This number is mainly used as an alternative code for entry in the Item Number field. 

Page 31: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

User Guide 2–13

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Optional Fields.  (click the zoom button to select receipt detail optional fields) 

Enter this only on a Return

Quantity Returned. (the number of units to return to the supplier) You can return up to the number of units you specified in the Quantity field.  

Return Cost. (supplied by the program, the extended cost of the units being returned to the supplier) 

This field appears only when you enter receipt returns. In multicurrency ledgers, the Return Cost is displayed in the receipt currency. 

Enter these only on an Adjustment

Cost Adjustment; Average Cost. (for modifying costs on receipt adjustments, the cost adjustment and the average cost, respectively, of the units that were received) 

If you adjust the unit cost, the program calculates the adjusted extended cost. If you adjust the extended cost, the program calculates the adjusted unit cost. 

If you use multicurrency accounting, you enter these costs in the receipt currency. 

There are no restrictions on the number of detail lines you can enter on receipt transactions. 

Save or Post Receipts, Returns, and Adjustments

You can choose the Save button or the Post button after entering a receipt or after entering returns or adjustments to a receipt.  

If you choose Save, you can edit the transaction later, or you can post it later using the Post Entries form. 

If you choose Post, you can: 

• Enter returns on the receipt later. 

• Adjust or complete the receipt later. 

Page 32: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

2–14 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

You cannot add detail lines to a receipt once it is posted. You can only change quantities and costs by entering and posting returns or adjustments. 

Item Costing During Posting or During Day-End

With Inventory Control, you can choose in I/C Options whether you want the program to re‐cost items based on newly posted transactions, or whether it should wait until you run Day End Processing to cost items. 

If you have a large transaction volume, we suggest that you cost items during Day End Processing. 

Completing and Deleting Receipts

There are three ways to complete receipts. You can: 

• Use the Receipts form to complete a single receipt. 

You complete receipts by setting the type to Complete on the Receipts form. Once you complete a receipt, you cannot recall it for returns or adjustments. 

• Delete receipts when you post them. 

When you post receipts, the program can ask you whether you want to delete them (if you choose the option in the I/C Options form to Prompt To Delete During Posting). 

If you delete receipts on posting: 

− The program completes them and deletes the transaction, and you will not be able to recall them for returns or adjustments. 

− You will not be able to drill down to receipt information from the General Ledger program if you delete the receipt. 

• Delete receipts using the Clear History form. 

Page 33: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

User Guide 2–15

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

You can enter returns and you can enter adjustments on incomplete receipts.  

For information about receipt returns and receipt adjustments, see “Receipt Returns” on page 2‐16 and “Receipt Adjustments,” below. 

For instructions about using the Receipts form to complete receipts, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

For instructions about using the Clear History form to complete receipts, see the “Clearing History” section in Chapter 6, and “Day End Processing,” on page 2‐56. 

Receipt Adjustments

You can enter adjustments to change the following fields in incomplete, posted receipts: 

• Type.  (Choose Adjustment to adjust costs on the receipt.) 

• Description. 

• Receipt Date, Year/Period. 

• Additional Cost. 

• Comments for each detail. 

• Adjusted Unit Cost for each detail. 

• Total Adjusted Cost (adjusted extended cost for each detail). 

• Optional Fields (header and detail). 

Receiving goods before getting the invoice

The adjustment feature lets you receive goods into inventory before you get the invoice by posting an incomplete receipt that does not contain the cost of the goods. When you know the cost of the goods, you enter it as an adjustment to the receipt. 

Page 34: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts

2–16 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

For instructions about using the Receipts form to record receipt adjustments, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

Note: Do not confuse the Adjustment option on the Receipts form with the Adjustments form in Inventory Control. You use the Adjustments form to change (adjust) item quantities and costs for the items in your inventory, whereas you use the Adjustment option on the Receipts form to make changes to incomplete receipts. 

This also means that if a receipt is complete and you want to adjust the quantities and costs of items received, you must enter an adjustment transaction using the Adjustments form. 

For information about adjustment transactions and the Adjustments form, see “Processing Adjustments,” on page 2‐23. 

Receipt Returns

If you return items to a supplier from an incomplete receipt, you can use the Receipts form to record the transaction. If the receipt is complete, you must enter an adjustment using the Adjustments form to record the return. 

When entering receipt returns, you can change the following fields in the Receipts form: 

• Type (choose Return to return goods from the receipt). 

• Description. 

• Receipt Date, Year/Period. 

• Exchange Rate (if multicurrency). 

• Prorate/Leave Additional Cost. 

• Optional Fields (header and detail). 

• Comments. 

Page 35: Sage Accpac IC User Guide

Processing Shipments

User Guide 2–17

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

• Quantity Returned. 

For instructions about using the Receipts form to record receipt returns, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

Processing Shipments Use Inventory Control’s Shipments form for shipping items out of inventory and for returning items to inventory (sales returns). 

Using Inventory Control with Order Entry

If you use the Sage Accpac Order Entry program, you can process shipments and sales returns either in Inventory Control or Order Entry. For more information, see “Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs,” on page 2‐64. 

Note, however, that Order Entry shipments and sales returns refer to particular orders and include customer information and pricing, where shipments and returns in Inventory Control do not. 

For detailed instructions on entering shipments and sales returns, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

For descriptions and samples of the journal entries the program creates for shipments, see the section “Journal Entries Generated by Day End Processing,” on page 2‐64. 

Entering Shipments and Sales Returns

This section provides an overview of the Shipments form, and describes the data you enter for shipments and for sales returns. 

You cannot change posted shipments or sales returns. 

Information Entered with Transactions

This section lists the shipments and sales returns information in the order in which you enter it using the Shipments form. For 

Page 36: Sage Accpac IC User Guide

Processing Shipments

2–18 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

information on any of these fields while using the Shipments form, press F1, and then click the Field List button on the Help screen that appears.  

General information

For each transaction, you enter the following information: 

Shipment Number. (a number to distinguish the transaction from other shipments and sales returns for audit control purposes) 

The program automatically assigns the shipment number if you leave “*** NEW ***” in the Shipment Number field. The program‐generated shipment number is determined by settings in the I/C Options form. 

Entry Type. (select Shipment or Return) 

Returns do not refer to particular shipments. 

Ship Date. (the document date) 

Posting Date. (the transaction date for General Ledger; it also determines the year and period for G/L posting)

Year/Period. (the year and period for the posting date) 

Description. (add any information you want about the shipment or return; optional) 

Reference. (optional) 

Customer Number. (the number you use to identify the customer; optional) 

Sage Accpac Accounts Receivable

If you use Accounts Receivable, you can select the customer number using the Finder. If the customer record you specify exists in Accounts Receivable, Inventory Control displays the contact and price list, and, in multicurrency ledgers, the currency from that record, and the exchange rate. You can change all of these fields, including the currency for the shipment. 

Contact. (the contact person or position for the customer) 

Page 37: Sage Accpac IC User Guide

Processing Shipments

User Guide 2–19

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Price List. (the code identifying the price list from which the program displays prices on the detail lines) 

If you want item prices on detail lines to automatically come from one price list, you specify the desired price list in this field before you start to enter transaction details. The price list you specify here is used by default, but you can specify a different price list for detail lines. 

To use the default price list from the item record, leave this field blank.  

If you specify default price lists in the Accounts Receivable customer records, the price list for the customer will appear in the Price List field when you select a customer. 

Currency; Exchange Rate. (the currency in which you will enter prices; the rate of exchange between the price currency and the functional currency)  

The program displays the Exchange Rate field only if the price currency you specify is not the functional currency. 

You can override the price currency’s exchange rate displayed by the program. The program warns you if you specify an exchange rate that exceeds the rate spread your company allows for the price currency. 

To select a different exchange rate or rate type for the price currency, open the Rate Selection form using the Zoom button beside the Exchange Rate field, if it is available. 

For information about currency exchange rates in Inventory Control, see the System Manager User Guide. 

Optional Fields. (click the Zoom button to choose optional fields for the whole shipment or return) 

Note that you must assign optional fields to transactions using the Optional Fields form in Inventory Control before you can enter optional field information. 

Page 38: Sage Accpac IC User Guide

Processing Shipments

2–20 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

You can also add optional fields to individual detail lines. 

Detail information For each detail line on a transaction detail grid, enter the data described below.  

Note that you can press F9 or click the Detail button to open the Shipments Details form where you enter the details on a form that displays all fields for a single detail. 

Item Number. (the number of the item being shipped or returned)

You can also enter manufacturers’ item numbers in this field (such as bar codes) that have been added to Inventory Control. Once you press the Tab key, the program replaces the field contents with the inventory item number, and places the manufacturers’ item numbers that you used in the Manuf. Item No. field (by default the second last field in the grid). 

Item Description. (supplied by the program from the item record) 

Category. (the category is supplied by the program, from the item record, but you can specify a different category) 

For more information about categories, see “Setting Up Categories,” in Chapter 2 of the Getting Started guide. 

Location. (the inventory location from which you are shipping or to which you are returning the units) 

If you did not select the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form, you must have previously used the Location Details form to specify that each item being shipped is allowed at the selected inventory location. 

Locations in Inventory Control are either physical locations or logical locations. You can only receive goods at a physical location. (Logical locations are mainly used for goods in transit.)  

Non-stock items You do not specify an inventory location for non‐stock items. 

Quantity. (the number of units to ship or return) 

Page 39: Sage Accpac IC User Guide

Processing Shipments

User Guide 2–21

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Allowing negative quantities

To ship more units of an item than the quantity in stock at a location, you must have turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

Unit of Measure. (the unit of measure for the quantity being shipped or returned) 

If the item units have serial numbers, you must select the item’s stocking unit (which has a conversion factor of one) for the Shipping Unit. 

Price List. (the code identifying the price list from which the program displays prices) 

If you specified a price list for the shipment in the shipment header field, that price list appears here.  

If you did not specify a default price list for the shipment, I/C displays the default price list for the item record. You can change the price list for each detail line. 

Unit Price; Extended Price. (the item’s prices) 

The unit price is the price per the specified unit of measure in the Unit Of Measure field. The extended price is the unit price multiplied by the number of units. 

The program automatically displays prices when you enter the item number, unless the item is not on the currently selected price list. 

You can override prices from price lists. If you enter a unit price, the program calculates the extended price. If you enter an extended price, the program calculates the unit price. 

If you use multicurrency accounting, enter prices in the currency selected for the shipment (by default the customer’s currency). The program will not display item prices unless the price list you specify lists prices in the currency specified in the Currency field. 

Unit Cost; Extended Cost. (for all sales returns, and for shipping items that use the user‐specified costing method) 

Page 40: Sage Accpac IC User Guide

Processing Shipments

2–22 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

When you enter an item number for a sales return, the program automatically displays the item’s most recent cost in terms of the unit of measure you specify, unless the item uses the user‐specified costing method. 

You can override the most recent cost displayed. If you enter a unit cost, the program recalculates the extended cost. If you enter an extended cost, the program recalculates the unit cost. 

If you use multicurrency accounting, enter costs in your functional (home) currency. 

Serial Numbers. (check this option to indicate that you have serial numbers for the item)  

You can enter serial numbers only if the Serial Number option is selected for this item record. You can enter as many serial numbers as you need, including none or more than one per unit. 

Comments. (add any comments you want to appear on the Shipments Posting Journal regarding the detail line; optional)  

There are no restrictions on the number of detail lines you can enter on shipments and sales returns. 

Contract / Project / Category / WIP Account. These fields appear if you have Sage Accpac Project and Job Costing.  

If you use Project and Job Costing to assign goods to jobs, the shipment transactions created by Project and Job Costing will appear in Inventory Control. Note, however, that you cannot use these fields in the Inventory Control program. 

Manuf. Item No. (enter the item number used by the manufacturer or the bar code associated with this item; optional) 

This number is mainly used as an alternative code for entry in the Item Number field. 

Optional Fields. (click the Zoom button to add shipments detail optional fields) 

Page 41: Sage Accpac IC User Guide

Processing Internal Usage Transactions

User Guide 2–23

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Save or Post Shipments

You can choose the Save button or the Post button after entering a shipment or a return.  

If you choose Save, you can edit the transaction later, or you can post it later using the Post Entries form. 

You cannot add more detail lines to a shipment or return once it is posted. 

Calculating the Cost of Goods Shipped and Returned

Depending on the “Cost Items During” setting in the I/C Options form, you can calculate the cost of goods sold when you post shipments or when you run Day End Processing.  

Inventory Control determines costs according to an item’s costing method:  weighted moving average, standard, FIFO, LIFO, most recent cost, or user‐specified. 

For information about the costing methods available in Inventory Control, see “Costing Methods,” in Chapter 2 of Getting Started. 

Processing Internal Usage Transactions Use Inventory Control’s Internal Usage form for taking items out of inventory for use in your own business and debiting an appropriate expense or asset account (depending on the type of item) with the cost of the inventory item.  

If you use Sage Fixed Assets (FAS) to manage the fixed assets in your company, you can also mark goods that are taken out of inventory for internal use as fixed assets, and Sage Accpac ERP will transfer the asset information to FAS. 

Page 42: Sage Accpac IC User Guide

Processing Internal Usage Transactions

2–24 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Using Inventory Control with Purchase Orders

If you use the Sage Accpac Purchase Orders module, you can also mark goods that you receive as fixed assets. For more information, see “Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs,” on page 2‐64. 

For detailed instructions on entering internal usage transactions, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

For descriptions and samples of the journal entries the program creates for internal usage transactions, see the section “Journal Entries Generated by Day End Processing,” on page 2‐64. 

Entering Internal Usage Transactions

This section provides an overview of the Internal Usage form, and describes the data you enter for internal usage transactions. 

You cannot change posted internal usage transactions. 

Information Entered with Transactions

This section lists the transaction information in the order in which you enter it using the Internal Usage form. For information on any of these fields while using the Internal Usage form, press F1, and then click the Field List button on the Help screen that appears.  

General information

For each transaction, you enter the following information: 

Internal Usage Number. (a number to distinguish this transaction from other transactions for audit control purposes) 

The program automatically assigns the internal usage number if you leave “*** NEW ***” in the Internal Usage Number field. The program‐generated number is determined by settings in the I/C Options form. 

Internal Usage Date. (the document date) 

Page 43: Sage Accpac IC User Guide

Processing Internal Usage Transactions

User Guide 2–25

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Posting Date. (the transaction date for General Ledger; it also determines the year and period for G/L posting)

Year/Period. (the year and period for the posting date) 

Description. (add any information you want about the internal usage; optional) 

Reference. (optional) 

Used By. (the employee name or number; optional) 

Sage Accpac Payroll

If you use Canadian or US Payroll, you can select the employee number using the Finder. 

Optional Fields. (click the Zoom button to choose optional fields for the whole internal usage transaction) 

Note that you must assign optional fields to transactions using the Optional Fields form in Inventory Control before you can enter optional field information. 

You can also add optional fields to individual detail lines. 

Detail information For each detail line on a transaction detail grid, enter the data described below.  

Note that you can press F9 or click the Detail button to open the Internal Usage Details form where you enter the details on a form that displays all fields for a single detail. 

Item Number. (the number of the item being shipped or returned)

You can also enter manufacturers’ item numbers in this field (such as bar codes) that have been added to Inventory Control. Once you press the Tab key, the program replaces the field contents with the inventory item number, and places the manufacturers’ item numbers that you used in the Manuf. Item No. field (by default the second last field in the grid). 

Item Description. (supplied by the program from the item record) 

Page 44: Sage Accpac IC User Guide

Processing Internal Usage Transactions

2–26 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Category. (the category is supplied by the program, from the item record, but you can specify a different category) 

For more information about categories, see “Setting Up Categories,” in Chapter 2 of the Getting Started guide. 

Location. (the inventory location from which you are taking the items) 

Quantity. (the number of units to ship or return) 

Allowing negative quantities

To take more units of an item than the quantity in stock at a location, you must have turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

Unit of Measure. (the unit of measure for the quantity being shipped or returned) 

If the item units have serial numbers, you must select the item’s stocking unit (which has a conversion factor of one) for the Shipping Unit. 

Unit Cost; Extended Cost. You can override the most recent cost displayed. If you enter a unit cost, the program recalculates the extended cost. If you enter an extended cost, the program recalculates the unit cost. 

Serial Numbers. (check this option to indicate that you have serial numbers for the item)  

You can enter serial numbers only if the Serial Number option is selected for this item record. You can enter as many serial numbers as you need, including none or more than one per unit. 

Comments. (add any comments you want to appear on the Shipments Posting Journal regarding the detail line; optional)  

There are no restrictions on the number of detail lines you can enter on shipments and sales returns. 

Usage Account and Description. (the expense or asset account to which you are debiting this entry) 

Page 45: Sage Accpac IC User Guide

Processing Internal Usage Transactions

User Guide 2–27

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Manuf. Item No. (the item number used by the manufacturer or the bar code associated with this item; optional) 

This number is mainly used as an alternative code for entry in the Item Number field. It appears here if you used it instead of the item number in the item number field. 

Fixed Assets. (select this option if you use Sage Fixed Assets to manage the fixed assets in your company, and then fill in the asset information) 

Sage FAS Template. (the template in Sage FAS that matches the asset type) 

Description. (the description for the asset in Sage FAS) 

Separate Assets. (creates separate asset records if the quantity is greater than 1) 

Sage FAS Quantity. (the number of items) 

Sage FAS UOM. (the unit of measure for the items) 

Sage FAS Value. (the value to book in Sage FAS) 

Optional Fields. (click the Zoom button to add shipments detail optional fields) 

Save or Post Internal Usage Transactions

You can choose the Save button or the Post button after entering a transaction.  

If you choose Save, you can edit the transaction later, or you can post it later using the Post Entries form. 

You cannot add more detail lines to a transaction once it is posted. 

Page 46: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

2–28 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Calculating the Cost of Goods

Depending on the “Cost Items During” setting in the I/C Options form, you can calculate the cost of goods sold when you post transactions or when you run Day End Processing.  

Inventory Control determines costs according to an item’s costing method:  weighted moving average, standard, FIFO, LIFO, most recent cost, or user‐specified. 

For information about the costing methods available in Inventory Control, see “Costing Methods,” in Chapter 2 of Getting Started. 

Processing Adjustments Inventory Control provides several forms for adjusting item costs and quantities: 

• The Adjustments form in the I/C Transactions folder (discussed in this section). 

• The Process Adjustments form in the Periodic Processing folder. 

• The Post Inventory Reconciliation form in the Physical Inventory folder. 

Adjustment form You use the Adjustments form to change item costs and quantities as needed. Some examples of when you would want to use the Adjustments form are: 

• To update the quantity on hand at a location to agree with your physical inventory count. 

• To return goods to a vendor after you have completed the receipt. 

• To remove additional cost remaining on a receipt when you return the total quantity received for an item at a location to the vendor. 

Page 47: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

User Guide 2–29

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Process Adjustments

The Process Adjustments form lets you automatically create adjustments to: 

• Write off the cost of groups of items with zero quantities. 

• Write off the quantities of groups of items with zero cost. 

• Adjust the total costs of items with non‐zero quantities and zero total cost to a new cost. 

For more information on the Process Adjustments form, see page 2‐61. 

Post Inventory Reconciliation

The Post Inventory Reconciliation form lets you post the counts and costs that you entered in the Physical Inventory Quantities form. The program creates adjustment transactions when you post inventory reconciliations. 

For more information on the creating adjustments using the Inventory Reconciliation form, see page 2‐58. 

Entering Adjustments Using the Adjustments Form

Use Inventory Control’s Adjustments form in the I/C Transactions folder to change item costs and quantities as needed. Some examples of when you would want to use the Adjustments form are: 

• To update the quantity on hand at a location to agree with your physical inventory count. 

• To return goods to a vendor after you have completed the receipt. 

• To remove additional cost remaining on a receipt when you return the total quantity received for an item at a location to the vendor. 

Like receipts and shipments, you can choose the Save button or the Post button after entering an adjustment. 

Page 48: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

2–30 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

If you choose Save, you can edit the transaction later, or you can post it later using the Post Entries form. 

You cannot change posted adjustments. 

For detailed instructions on entering adjustments, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

For descriptions and samples of the journal entries the program creates for adjustments, see the section “Journal Entries Generated by Day End Processing,” on page 2‐64. 

Types of Adjustments

You can enter six types of item adjustments using the Adjustments entry form:  

• Quantity Increase. Increases the item quantity on hand at the location by the number you specify.  

Quantity increase adjustments affect the item’s unit cost, but the extended cost does not change. 

The program does not create general ledger transactions for this type of adjustment because the value of the inventory does not change. 

• Quantity Decrease. Decreases the item quantity on hand at the location by the number you specify. 

Quantity decrease adjustments affect the item’s unit cost, but the extended cost does not change. 

The program does not create general ledger transactions for this type of adjustment. 

• Cost Increase. Increases the extended item cost at the location by the amount you specify. Inventory Control recalculates the unit cost based on the increased extended cost.  

Page 49: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

User Guide 2–31

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

• Cost Decrease. Decreases the extended item cost at the location by the amount you specify. Inventory Control recalculates the unit cost based on the decreased extended cost. 

• Both Increase. Increases both the item quantity on hand and the extended item cost at the location by the increases you specify. Inventory Control recalculates the unit cost based on the increases.  

• Both Decrease. Reduces both the item quantity on hand and the extended item cost at the location by the decreases you specify. Inventory Control recalculates the unit cost based on the decreases. 

Information Entered with Adjustments

The information in this section appears in the order in which you enter it using the Adjustments form.  

For information on any of these fields while using the Adjustments form, press F1, then click the Field List button on the Help screen that appears. 

General information

For each transaction, you enter the following information: 

Adjustment Number. (a number to distinguish the transaction from other adjustments for audit control purposes) 

The program automatically assigns the adjustment number if you leave “*** NEW ***” in the Adjustment Number field. The program‐generated adjustment number is determined by settings in the I/C Options form. 

Adjustment Date. (the date the adjustment was made) 

Posting Date. (the transaction date for General Ledger; it also determines the year and period for G/L posting)

Year/Period. (the year and period for the posting date) 

Page 50: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

2–32 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Description.  (add any information you want about the adjustment; optional) 

Reference.  (for example, the reason why you are making the adjustment or the purchase order number or invoice number; optional) 

Detail information The costing method used by an item record determines the detail information you will need to enter. For each detail line on a transaction, enter the data as described next. 

Note that you can press F9 to open the Adjustment Details form, where you enter the details into fields instead of in the columnar grid. 

Item Number. (of the stock or non‐stock item for which you are entering an adjustment) 

You can also enter manufacturers’ item numbers in this field (such as bar codes) that have been added to Inventory Control. Once you press the Tab key, the program replaces the field contents with the inventory item number, and places the manufacturers’ item numbers that you used in the Manuf. Item No. field (by default the second last field in the grid). 

Item Description. (supplied by the program from the item record) 

Adjustment Type. (the type of adjustment you want to make for the item: quantity increase, quantity decrease, cost increase, cost decrease, both increase, or both decrease) 

For information about adjustment types, see the previous section, “Types of Adjustments.” 

Location. (the inventory location at which to make the adjustment) 

Locations in Inventory Control are either physical locations or logical locations. You can only adjust goods at a physical location. (Logical locations are used for goods in transit.)  

Page 51: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

User Guide 2–33

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

For items that use FIFO or LIFO costing

Bucket Type. (for items using the FIFO or LIFO costing method, you can specify the way in which you want the program to process the adjustment)  

You specify one of the following FIFO/LIFO processing types: 

• Offset Bucket  

• Specific Bucket 

• Prorate 

For information about how Inventory Control processes these FIFO/LIFO bucket types, see the next section, “Adjustments to Items Using FIFO or LIFO Costing.” 

Document Number. (for items using the FIFO or LIFO costing method for which you select Specific Bucket in the Bucket Type field) 

If you know the receipt number of the transaction used to enter item units into inventory, you can adjust the FIFO or LIFO bucket the program created to store the quantity and cost of the units. The receipt number you specify must appear in the Finder for this field. 

For information about how Inventory Control processes these FIFO/LIFO bucket types, see the next section, “Adjustments to Items Using FIFO or LIFO Costing.” 

Cost Date. (supplied by the program, the transaction date for the receipt number you specify in the Receipt Number field) 

Quantity. (the number of units by which to adjust the item quantity) 

Negative inventory levels

To decrease the quantity of an item in stock to below zero, you must have turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

Cost Adjustment. (the amount by which to adjust the item cost) 

Unit of Measure. (the unit of measure for the item) 

Page 52: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

2–34 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

You specify a unit of measure only for adjustments affecting the item’s quantity. 

Average Cost. (the average cost of the item as of the last day‐end) 

Cost UOM. (the unit of measure for the cost) 

Adjustment/Write-Off Account. (supplied by the program from the item record’s account set, but you can specify a different account) 

This is the general ledger account to which you post cost adjustments and write‐offs for the item. 

You specify an account number only for adjustments affecting the item’s cost (the program does not create general ledger transactions for adjustments that affect only the item quantity). 

For information about account sets, see “Setting Up Account Sets,” in Chapter 2 of Getting Started. 

Comments.  (add any comments you want to appear on the adjustments audit list regarding the detail line; optional)  

Contract / Project / Category / Overhead. These fields appear if you have Sage Accpac Project and Job Costing.  

If you enter materials adjustments through Project and Job Costing, the transactions created by Project and Job Costing will appear in Inventory Control. Note, however, that you cannot use the job costing fields in the Inventory Control program. 

Manuf. Item No. (enter the item number used by the manufacturer or the bar code associated with this item; optional) 

This number is mainly used as an alternative code for entry in the Item Number field. 

Optional Fields.  (click the Zoom button to select adjustment detail optional fields) 

There are no restrictions on the number of detail lines you can enter on adjustment transactions. 

Page 53: Sage Accpac IC User Guide

Processing Adjustments

User Guide 2–35

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Adjustments to Items Using FIFO or LIFO Costing

FIFO/LIFO buckets For items using the FIFO or LIFO costing method, the program keeps track of the order in which units arrive at a location by storing each item’s receipt date, receipt number, quantity, and extended cost in individual “buckets.”  

For information about FIFO, LIFO, and the other costing methods available in Inventory Control, see “Costing Methods,” in Chapter 2 of Getting Started. 

You can select from three options in the Bucket Type field on detail lines to specify how to make adjustments to items that use the FIFO or LIFO costing method: Offset Bucket, Specific Bucket, or Prorate.  

Offset Bucket If you select Offset Bucket, then adjustments affect only the offset bucket.  

For each item at each location, there is an “offset” bucket that the program uses for special cases, such as when you ship more items than there are in stock from a location (you must have turned on the Allow Negative Inventory Levels option in order to do this). Offset buckets contain a quantity and a cost, but do not contain a date or receipt number, like other buckets. 

Specific Bucket If you select Specific Bucket, you can specify a receipt number to select the cost and quantity information for a particular receipt. The number of the receipt from which a bucket is created is contained in the bucket. 

Prorate If you select Prorate, the program will prorate the adjustment across all buckets (including the offset bucket) for the item at the location. The number of units and the amount of cost prorated to each bucket is based on the quantity in each bucket. 

The program determines which buckets to adjust by whether the costing method is FIFO or LIFO. For descriptions of the FIFO and LIFO costing methods, see the “Costing Methods” section in Chapter 2 of the Getting Started manual. 

Page 54: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

2–36 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Processing Transfers If you store inventory items at more than one location, use Inventory Control’s Transfers form to record stock transfers between physical inventory locations.  

Transfers change item quantities at locations without changing the total number of items in inventory or the inventory valuation. When you run Day End Processing, the program generates journal entries for transfers to track the movement of stock, because inventory costing is done by location. 

For detailed instructions on entering transfers, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

For descriptions and samples of the journal entries the program creates for transfers, see the section “Journal Entries Generated by Day End Processing,” on page 2‐64. 

Goods-in-Transit Locations

Inventory Control lets you create goods‐in‐transit locations and use them when transferring goods. Goods‐in‐transit locations can reflect more accurately how goods move between inventory locations. 

With Inventory Control, you can transfer goods:  

• Directly (and immediately) to another location using a single transfer transaction.  

• Via a goods‐in‐transit location to another location. One transfer transaction moves the goods into transit, and a second transaction receives them at the destination location. 

Because goods in transit are separately received at the destination location, they can travel on different trucks and be received in separate lots. 

Page 55: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

User Guide 2–37

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

When you process goods through a goods-in-transit location, you:

• At the “From” location: 

a. Create a new document.  

b. Choose Transit Transfer as the document type, and fill in the other information on the top part of the form. 

c. Add the items being transferred, specifying the from location, goods‐in‐transit location, and to location. 

d. Post or save the transfer for later posting. 

e. Note the Transfer Number (document number) assigned to the transfer. This number will be used when the destination location enters the transit receipt. 

• At the “To” location: 

a. Create a new document.  

b. Choose Transit Receipt as the document type. 

c. Select the transit number from the Finder. 

d. Fill in the other information on the top part of the form. 

e. Enter the quantities received from the transfer. 

f. Post or save the transit receipt for later posting. 

A goods‐in‐transit location is treated just like any other inventory location, so you can check item quantities in transit. 

Logical and physical inventory locations

Note: Although goods‐in‐transit locations can be logical or physical inventory locations, we suggest that you use only logical locations for this purpose.  

Logical locations cannot receive or ship goods; they can only be used as goods‐in‐transit locations. 

Page 56: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

2–38 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Entering Transfers

This section provides an overview of the Transfers form, and it describes the information you enter for stock transfers. 

As with other transactions, you can choose the Save button or the Post button after entering a transfer. 

Save or Post If you choose Save, you can edit the transaction later, or you can post it later using the Post Entries form. 

You cannot add more detail lines to a transfer once you post it, but you can add to the number of items transferred if there were outstanding amounts previously (in other words, if the amount transferred was less than the amount requested, you can transfer the remaining, outstanding amount). 

Information Entered with Transfers

This section lists the stock transfers information in the order that you enter it using the Transfers form.  

For information on any of these fields while using the Transfers form, press F1, then click the Field List button on the Help screen that appears. 

Before you can post transfer transactions, you must allow the items being transferred to be stocked at the locations to which you are transferring them. You must also allow items to be stocked at the goods‐in‐transit location if you are using one. 

For information about allowing items at locations, see the following sections of the Getting Started manual: 

• “Assigning Items to Locations,” in Chapter 2. 

• “Allow Items at Locations,” in Chapter 3. 

Page 57: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

User Guide 2–39

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

General information

For each transaction, you enter the following information: 

Document (Transfer) Number.  (a number to distinguish the transaction from other transfers for transit receipt and audit control purposes) 

If you are transferring goods into transit, you will use this document number when you receive the goods from transit at the destination location. 

The program automatically assigns the transfer number if you leave “*** NEW ***” in the Document Number field. The program‐generated transfer number is determined by settings in the I/C Options form. 

Status. (posted documents only) 

Posted documents can have a status of Posted or Costed. If you do costing during posting, all documents will go directly to the costed status. If you do costing at day end, posted documents will have a posted status until you run Day End Processing. 

Document Type. (the type of transfer you are recording) 

The program provides three different document types: 

• Transfer.  Immediately transfers goods from one location to another. 

• Transit Transfer.  Transfers goods to a goods‐in‐transit location. 

• Transit Receipt.  Receives goods from a goods‐in‐transit location. 

Transfer Number.  (the number of a prior transit transfer, so you can increase the quantities transferred on a previous transit transfer and can receive goods previously placed in the goods‐in‐transit location) 

For example, if you are transferring a large shipment of goods in several trucks, each load can be a new transfer that references the first shipment — and updates the outstanding quantity and the transferred quantity to date. Note, however, that you cannot add new detail lines if you are referencing a previous transfer. 

Page 58: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

2–40 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Document Date.  (the transfer date) 

Posting Date. (the transaction date for General Ledger; it also determines the year and period for G/L posting)

Year/Period. (the year and period for the posting date) 

Expected Arrival Date.  (especially useful if recording a transit transfer) 

Additional Cost. (to include any additional costs incurred because of the item transfers) 

Proration Method. Choose one of the following methods to prorate the additional cost to the items in the transfer: by quantity, by weight, by cost, equally or manually.  

Description.  (add any information you want about the transfer; optional) 

Reference.  (for example, the reason for making the stock transfer; optional) 

Optional Fields. (click the Zoom button to add transfer header optional fields) 

Detail information For each detail line on a transaction, enter the data described below.  

Note that you can press F9 to open the Transfer Details form where you enter the details into fields instead of rows of a grid. 

Item Number. (of the stock item for which you are transferring units) 

You can also enter manufacturers’ item numbers in this field (such as bar codes) that have been added to Inventory Control. Once you press the Tab key, the program replaces the field contents with the inventory item number, and places the manufacturers’ item numbers that you used in the Manuf. Item No. field (by default the second last field in the grid). 

Item Description. (supplied by the program from the item record) 

Page 59: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

User Guide 2–41

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

From Location; Description. (the location from which you are transferring stock; the location description is supplied by the program from the location record) 

GIT Location; Description. (the goods‐in‐transit location through which you are transferring stock; the location description is supplied by the program from the location record) 

To Location; Description. (the location to which you are transferring stock; the location description is supplied by the program from the location record) 

If you did not select the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form, you must have previously specified that the item be allowed at the inventory location to which you are transferring stock. 

Requested Quantity. (the number of units that you were requested to transfer between locations) 

The transferred quantity must be equal to or less than the requested quantity. 

Unit of Measure. (the unit of measure for the quantity requested) 

You can choose from any units that have been assigned to the item. 

Outstanding Quantity. (the number of units left to transfer between locations) 

If you create a new transit transfer and reference a previous one, this field will provide information from the previous transit transfer (showing you how much is left to transfer). 

Transfer Quantity. (the number of units to transfer between locations) 

This is the number of units in this transfer transaction. You can transfer more items than are in stock at locations if you selected the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

Page 60: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

2–42 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

If you are updating a previous transfer with a new transaction, enter the additional number of items you are transferring. (This amount cannot exceed the requested quantity.) 

Transfer Unit. (the unit of measure for the quantity transferred) 

You can post transfers in any unit of measure defined for the item, unless the item units have serial numbers; in which case, you must select the item’s stocking unit (which has a conversion factor of one) for the Transfer UOM. 

Receipt Quantity. (the number of units being received in this transit receipt transaction) 

This is the number of units being received in the shipment.  

Receipt Unit. (the unit of measure for the quantity being received) 

You can post receipts in any unit of measure defined for the item, unless the item units have serial numbers; in which case, you must select the item’s stocking unit.  

Transferred To Date.  If you referenced a previous transit transfer, this field will show the quantity that has already been shipped to the goods‐in‐transit location. 

Received To Date.  If you referenced a previous transit transfer or transit receipt, this field will show the quantity that has already been received from the original shipment. 

Manual Proration. (a dollar amount to cover the item’s portion of the additional costs of the transfer)  

This column will always appear, but you can only enter an amount if you selected “prorate manually” as your proration method.  

Unit Weight, Extended Weight. These fields are filled in by the program with the weight from the item record. However, you can modify them manually. If you enter a unit weight, the program calculates the extended weight; if you enter an extended weight, it calculates the unit weight. 

Page 61: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

User Guide 2–43

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Make sure that this information is correct when transferring items that use cost proration by weight. 

Weight Unit of Measure. (from the item record) 

The program uses the default weight unit of measure from the item record. You cannot change it. 

Unit Cost; Extended Cost. (for transferring items that use the user‐specified costing method) 

If you enter a unit cost, the program calculates the extended cost. If you enter an extended cost, the program calculates the unit cost. 

If you use multicurrency accounting, enter costs in your functional (home) currency. 

Completed. (if you are looking up the transfer, it shows whether this transfer is complete) 

Comments. (add any comments you want to appear on the Transfers Posting Journal regarding the detail line; optional) 

Manuf. Item No. (enter the item number used by the manufacturer or the bar code associated with this item; optional) 

This number is mainly used as an alternative code for entry in the Item Number field. 

Optional Fields.  (click the Zoom button to add transfer detail optional fields.) 

There are no restrictions on the number of detail lines you can enter on stock transfer transactions. 

Transferring Stock Items that Use FIFO or LIFO Costing

This section describes how Inventory Control processes transfers for items using the FIFO and LIFO costing methods.  

Page 62: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

2–44 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

FIFO/LIFO buckets The program keeps track of the order in which units arrive at a location by storing their receipt date, receipt number, quantity, and extended cost in individual “buckets.” 

When you transfer units between locations, Inventory Control creates a bucket at the receiving location and stores the transfer number in the bucket. If some time later you want to adjust the item quantity or cost in a specific bucket created by a transfer, you can identify the bucket by the transfer number, which you will find on the Transfers Posting Journal. 

For information about FIFO, LIFO, and the other costing methods available in Inventory Control, see “Costing Methods,” in Chapter 2 of Getting Started. 

Viewing FIFO/LIFO Information

Use the LIFO/FIFO Inquiry function in the I/C Statistics and Inquiries folder.  

1. Select the account set or sets (LIFO or FIFO) for which you want to view information. 

2. Choose an item number or range of item numbers. 

3. Select a location or locations. 

  Go button 4. Once you have made your selections, click the Go button (or press F7). A screen similar to this example appears: 

Page 63: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers

User Guide 2–45

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

 

5. Click the Details button to view further information about the highlighted item. A screen similar to the one below appears: 

 

Page 64: Sage Accpac IC User Guide

Processing Assemblies and Disassemblies

2–46 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Processing Assemblies and Disassemblies Use Inventory Control’s Assemblies form (found in the I/C Transactions folder) to record assemblies of or repackaging of component items from inventory into master items for resale. Conceptually, assembling is like shipping component items and receiving master items. 

You can also use this form to disassemble items that were previously assembled.  

Bills of material You must set up bills of material to define master items before you can enter assembly transactions to build the master items.  

A bill of material specifies: 

• The number of master items (called the build quantity) you want to produce from one assembly of the bill of material. 

• The component items to use, including the number of units of each item needed to produce the build quantity. 

• Fixed and variable costs associated with assembling the master items on the bill of material. 

For background information about bills of material, see “Adding Bills of Material,” in Chapter 2 of the I/C Getting Started guide. 

For information about setting up bills of material, see “Step 12: Add Bills of Material,” in Chapter 3 of the I/C Getting Started guide. 

Disassembling master items

Disassembly also uses the same bills of material, but it allows you to add disassembly costs when processing transactions.  

For detailed instructions on entering assemblies and disassemblies, see Chapter 5, “Processing Inventory Control Transactions,” in this guide. 

For descriptions and samples of the journal entries the program creates for assemblies, see the section “Journal Entries Generated by Day End Processing,” on page 2‐64. 

Page 65: Sage Accpac IC User Guide

Processing Assemblies and Disassemblies

User Guide 2–47

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Difference between kitting items and items assembled using bills of materials

Inventory Control supports unlimited levels of assemblies and sub‐assemblies in a single bill of materials. In addition, Inventory Control provides the transaction processing functions to assemble bills of material and to disassemble earlier assemblies. 

Normally, bills of material and item assembly are used by manufacturing companies.  

Kits instead of item builds

If you are simply grouping items together for sale — and don’t have manufacturing costs or need to track assembled items — you should use Inventory Control’s kitting features instead. 

• Kitting items allow you to group items for special promotions and sell them as a single item. Kits do not have build costs, and the kitting item is not treated as a stock item (so there are no stocked quantities of the kit — only of the components).  

• Bills of material, on the other hand, are designed for manufacturing items from other items or subassemblies, and for stocking the new items. 

For both kinds of assemblies, you must add the master item record and all of the component item records before you can define the kit or BOM. 

For information on setting up kitting items and bills of material, see the Inventory Control Getting Started Guide. 

Entering Assemblies and Disassemblies

This section provides an overview of the Assemblies/Disassemblies form, and it describes the information you enter for assembling or disassembling master items. 

As with other transactions, you can choose the Save button or the Post button after entering an assembly or disassembly. 

Page 66: Sage Accpac IC User Guide

Processing Assemblies and Disassemblies

2–48 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

If you choose Save, you can edit the transaction later, or you can post it later using the Post Entries form. 

You cannot change assembly transactions after you post them. 

Information Entered with Assemblies and Disassemblies

The information you enter with assemblies and disassemblies is presented in the order in which it appears in the Assemblies/ Disassemblies form. 

For information on any of these fields while using the Assemblies/Disassemblies form, press F1, and then click the Field List button from the Help screen that appears. 

General information

For each transaction, you enter the following: 

Assembly Number. (a number to distinguish the transaction from other assemblies or disassemblies for audit control purposes) 

The program automatically assigns the assembly number if you leave “*** NEW ***” in the Assembly Number field. The program‐generated assembly number is determined by settings in the I/C Options form. 

If you are entering a disassembly, you reference the previous assembly number in the From Assembly field.  

Details button You can review the details of a posted assembly by entering the assembly number (or choosing it from the Finder), and clicking the Details button at the bottom of the form. 

Transaction Type. (either an assembly or a disassembly)

From Assembly Number. (the Assembly Number for the assembly that you are disassembling) 

Inventory Control provides the build information when you choose the assembly. This means that the program will use the costing information from the assembly to put individual items back into inventory. 

Page 67: Sage Accpac IC User Guide

Processing Assemblies and Disassemblies

User Guide 2–49

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

You can disassemble master items without referencing a particular assembly. This allows you (for example) to build items using a BOM with a 25 unit build quantity, then use a different BOM with a 5 unit build quantity to disassemble 10 units. 

Status. (posted documents only) 

Posted documents can have a status of Posted or Costed. If you do costing during posting, all documents will go directly to the costed status. If you do costing at day end, posted documents will have a posted status until you run the Day End program. 

Description.  (add any information you want about the assembly; optional) 

Reference.  (for example, the reason you are disassembling the master items; optional) 

Date.  (the assembly or document date) 

Posting Date. (the transaction date for General Ledger; it also determines the year and period for G/L posting) 

Year/Period. (the year and period for the posting date) 

Master Item Number. (of the master stock item for which you are assembling or disassembling units) 

You must have already added the master item using the I/C Items form. You cannot enter assemblies for non‐stock items. 

BOM Number. (the number of the bill of material to use for assembling or disassembling units of the master item) 

  Zoom button You can view and edit the bill of material you specify by choosing the Zoom button beside this field to open the Bills Of Material form. 

The program allows you to post assemblies for which there are insufficient item quantities in stock only if you turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

Page 68: Sage Accpac IC User Guide

Processing Assemblies and Disassemblies

2–50 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

You cannot change the BOM if you are disassembling a previous assembly. 

Component Assembly Method.  (whether you should also assemble components of the master item) 

If the bill of material contains subassemblies (component master items), you can choose to assemble: 

• No subassemblies. (If you do not have enough components already built, the assembly will not be completed unless you allow negative inventory quantities.) 

• As many subassemblies as are listed in the build quantity for the master item. 

• Only the number of subassemblies required to complete the master item build quantities. (If enough subassemblies exist, no new ones will be built.) 

Location.  (the inventory location of the component items and the location where the assembled master items will be stocked) 

If you did not turn on the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form, you can post the transaction only if you previously allowed the master item and its component items to be stocked at the specified inventory location. 

Build Quantity. (the number of master items that is produced from one assembly of the bill of material; supplied by the program from the bill of material record) 

Disassembly Cost.  (the cost of disassembling the master items) 

This cost is posted to the Disassembly Expense account for the item’s account set. 

Quantity.  (the number of master items to assemble or disassemble, which must be a multiple of the build quantity) 

The quantity must be a multiple of the number in the Build Quantity field. For example, if the build quantity for the bill of material is 25, 

Page 69: Sage Accpac IC User Guide

Processing Assemblies and Disassemblies

User Guide 2–51

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

then you must specify some multiple of 25 (such as 25, 50, or 75) for the quantity, or the program will not allow you to post the assembly. 

Optional Fields.  (click the Zoom button to add assemblies/ disassemblies optional fields) 

Assembly Quantity.  (for a disassembly, the number of master items which were assembled previously) 

Verify Quantities button

You can click the Verify Quantities button to check whether you have enough components and component assemblies to complete the build. 

Assembling Master Items that Use FIFO or LIFO Costing

This section describes how Inventory Control processes assemblies for items using the FIFO and LIFO costing methods.  

FIFO/LIFO buckets The program keeps track of the order in which units arrive at a location by storing their receipt date, receipt number, quantity, and extended cost in individual “buckets.” 

When you assemble units of a master item, the program removes each of the components from inventory (at the location you specified) and costs them according to their item costing methods. The component costs are added to the fixed cost and variable cost of the master item. Inventory Control then creates a bucket at the same location and stores the assembly number in the bucket. If at some time later you want to adjust the item quantity or cost in a specific bucket created by an assembly, you can identify the bucket by the assembly number, which you will find on the Assemblies Posting Journal. 

For information about FIFO, LIFO, and the other costing methods available in Inventory Control, see “Costing Methods,” in Chapter 2 of Getting Started. 

Page 70: Sage Accpac IC User Guide

Reporting Inventory Control Data

2–52 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Check component item quantities and locations

Before posting assemblies, you can use the Verify Quantities button in the Assemblies/Disassemblies form to display a list of component items having insufficient quantity in stock to assemble the quantity of master items you specified in the Quantity field. 

If you did not turn on the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form, the Verify Quantities button also displays a list of component items not stocked at the location specified in the Location field. 

Reporting Inventory Control Data Inventory Control prints a variety of reports to help you manage your inventory. Printed reports also serve as a source of backup information in case any of the data gets damaged on your computer.  

For detailed information about Inventory Control reports, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Printing Reports

There are four ways you can print reports in Inventory Control. You can print: 

• Directly from the program to the printer to obtain permanent copies of the information. 

• To your screen for quick review.  

• To a file for printing later, importing into another program, or transferring to a diskette.  

• To e‐mail to send the report as an attachment to an e‐mail.  

Inventory Control reports can be printed on laser or dot matrix printers with 8½ʺ x 11ʺ (US letter) or A4 (metric) paper. 

Page 71: Sage Accpac IC User Guide

Reporting Inventory Control Data

User Guide 2–53

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Setup Reports

You can print reports showing the information entered to define each of the records you create when setting up or updating your Inventory Control system. The reports you can print show the following information:  

  • Account sets  • Manufacturers’ items 

  • Alternate items  • Optional fields 

  • Bills of material  • Options 

  • Categories  • Price list codes 

  • Customer details  • Reorder quantities 

  • G/L integration options  • Segment codes 

  • Item structures  • Units of measure 

  • Kitting items  • Vendor details 

  • Location details  • Weight units of measure 

  • Locations   

Any time you add, delete, or change any of these records, you should print and file the corresponding reports to keep your printed records up to date. 

Choose from the icons in the Setup Reports folder to print these reports. See Chapter 7, “Reports,” in this guide for information about individual reports. 

Stock Control Reports

Inventory Control provides reports that give you detailed information about your inventory items that include stock prices, costs, quantities, labels, and stock movement information to help you manage your inventory.  

Page 72: Sage Accpac IC User Guide

Reporting Inventory Control Data

2–54 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

You can print reports showing the following information: 

  • Aged inventory  • Overstocked items 

  • Bin/shelf labels  • Reorder report 

  • Inventory movement  • Serial numbers 

  • Item labels  • Slow moving items 

  • Item status  • Transfer slips 

  • Item valuation   

Choose from the icons in the Stock Control Reports folder to print these reports. See Chapter 7, “Reports,” in this guide for information about individual reports. 

Price/Sales Analysis Reports

Inventory Control provides reports you can use to analyze item sales and prices. There are also reports about the Inventory Control transactions you post (transactions include: receipts, shipments, transfers, adjustments, and assemblies), and the general ledger transactions created by the program.  

You can print reports showing the following information: 

  • Contract pricing  • Sales statistics 

  • G/L transactions  • Selling price/margin analysis 

  • Markup analysis  • Transaction history 

  • Posting journals  • Transaction statistics 

  • Price lists   

Choose from the icons in the Price/Sales Analysis Reports folder to print these reports. See Chapter 7, “Reports,” in this guide for information about individual reports. 

Page 73: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 2–55

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Physical Inventory Reports

Inventory Control provides two reports to use for reconciling your actual inventory quantities to your computerized records. You can print physical inventory worksheets on which to record your actual quantities on hand as you count them, and you can print the  Inventory Reconciliation report before posting reconciliations to check the data that will be posted, and after posting reconciliations to check for any items that the program could not post.  

Choose from the icons in the Physical Inventory folder to print these reports. See Chapter 7, “Reports,” in this guide for information about individual reports. 

For instructions on reconciling your inventory, see “Taking Physical Inventory Counts”, on page 2‐60 (in the next section). 

Periodic Processing Inventory Control provides you with several facilities you should use periodically to process transactions and keep your inventory system up to date, including: 

• Day‐end processing. 

• Creating transaction batches for your general ledger (unless you create them during posting or when you run day‐end processing). 

• Taking physical inventory counts and reconciling the results to your system counts. 

• Clearing historical data. 

• Deleting inactive records. 

• Processing adjustments. 

Page 74: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

2–56 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Make sure you have posted all inventory transactions, and run Day End Processing to update your Inventory Control system, before you use any of the periodic processing facilities. 

Day End Processing

What posting does When you post Inventory Control transactions, the program performs the following actions: 

• Updates item quantities in your system. 

• Optionally updates item costs if you do item costing during posting (by choosing the option in I/C Options). 

• Optionally creates G/L transactions and posts them in the General Ledger if you update item costs during posting, and 

− You choose to create G/L transactions during posting. (Option in I/C Options.)  

− You choose to create and post batches in G/L automatically. (Option in G/L Integration.) 

Note: If performance is an issue, you should cost items during Day End Processing and create G/L transactions during Day End Processing or by using the Create G/L Batch icon. 

If you automatically create and post G/L batches during posting, Inventory Control will create a G/L batch and post it in the General Ledger each time you post an inventory transaction. 

What Day End Processing does

Day End Processing completes all transaction processing tasks that are skipped when posting transactions. 

Page 75: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 2–57

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Each time you run Day End Processing, the program processes all of the transactions that you posted since the last time you ran Day End Processing. 

Depending on your settings in the I/C Options form and in G/L Integration form, Day End Processing: 

• Recalculates inventory costs from posted receipts, shipments, returns, assemblies, and disassemblies. 

Alternatively, you can choose to perform costing during posting. 

• Creates a batch of general ledger transactions for posting to the General Ledger program, and optionally posts it automatically to the General Ledger. 

Alternatively: 

− You can create the general ledger batch when you want, using the Create G/L Batch form (depending on your selections for the Create G/L Transactions option). 

− You can create and post a G/L transaction batch each time you post an Inventory Control transaction. (See G/L Integration options in Chapter 2 of the Getting Started guide.) 

If you do not use Sage Accpac General Ledger, or if it is in a different location and database from Inventory Control, Day End Processing creates a batch you can import into another program, or print and then enter manually into your general ledger. 

For information about creating the general ledger batch, see “Creating General Ledger Batches,” in Chapter 6. 

Day End Processing also does the following: 

• Updates audit trail data, which you print using the Posting Journals form. 

Assigns the day‐end number (that is displayed in the Next Day End Number field on the Integration tab of the I/C Options form) to all the Inventory Control transactions being processed, and 

Page 76: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

2–58 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

then increases the day‐end number to prepare for the next time you run Day End Processing. 

• Updates statistics and history used by the analysis reports. 

− If you are showing costs, you must perform day‐end processing if you want an accurate reflection of costs for labels. 

− Note that the G/L Transactions report is updated by day‐end processing only if you create the general ledger batch manually, using the Create G/L Batch form. Note also that if you create the general ledger batch during day‐end processing, you cannot print this report. 

Checking data integrity

Run Day End Processing before using the Data Integrity icon in Administrative Services to check your Inventory Control data. (For information about checking data integrity, see the System Manager User Guide.) 

Day End Processing also updates O/E and P/O

Day End Processing also updates transaction and audit data for Sage Accpac Order Entry and Purchase Orders, if you use those programs. 

You must run Day End Processing as part of your daily routine to keep your Inventory Control audit trail and reports up to date. You can run Day End Processing as many times during the day as you want.  

Create G/L Batch

Inventory Control lets you create and post General Ledger transactions at three different times during the transaction processing cycle: 

• When you post transactions. 

− Choose in I/C Options to cost inventory during posting and to create G/L transactions during posting. 

Page 77: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 2–59

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

− Choose in the G/L Integration form to create G/L transactions during posting.  

You can choose to create a new batch with each transaction and post it to the General Ledger (if you have Sage Accpac G/L) or append to an existing batch and post it later in the General Ledger program. 

• When you do day‐end processing. 

Choose in I/C Options to create transactions during day end processing, and then choose in the G/L Integration form to create G/L transactions during day‐end processing. 

Again, you can post batches automatically to General Ledger, or review and post batches in the General Ledger program. 

• Use the Create G/L Batch form to create batches of G/L transactions when you choose. 

In the G/L Integration form, choose to create G/L transactions “on request using Create G/L Batch icon.” You can choose to create a new batch and automatically post it in G/L, or post it later with other G/L batches.  

Warning: If you want to print the G/L Transactions report in Inventory Control, you must print it before you create the general ledger batch. When you create the general ledger batch, Inventory Control deletes the information in the G/L Transactions report. 

If you do not have Sage Accpac General Ledger, you can post transactions manually to another general ledger. 

For more information about creating general ledger batches, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing.” 

Page 78: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

2–60 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Taking Physical Inventory Counts

Inventory Control’s Physical Inventory forms let you enter the results of physical counts into your system and help you reconcile the differences between quantities on hand in your Inventory Control system, and the physical inventory count:  

• Use the Generate Inventory Worksheet form to generate inventory worksheets that specify the locations, account sets, and items for which you want to count inventory.  

• Use the Inventory Worksheet form to print copies of the inventory worksheets you generate, if you want to write the physical counts on them while taking stock. 

• Use the Physical Inventory Quantities form to enter counted item quantities and, where needed, to assign an adjustment unit cost for items. You can also view, edit, and delete inventory worksheets that you created (using the Generate Inventory Worksheets form).  

• Use the Inventory Counts form to view a more simplified Physical Inventory Quantities form. The Inventory Counts form is useful for remote locations or if you have many items with different units of measure for which you need to record counts. (Note that you cannot use this form to enter adjustment unit costs or to change posting status.)  

• Use the Inventory Reconciliation form to print a report of the counts and costs that will be posted when you reconcile your inventory counts. After posting a reconciliation, print the report to check for any items that the program could not post.  

• Use the Post Inventory Reconciliation form to post the counts and costs that you entered in the Physical Inventory Quantities form. The program creates adjustment transactions when you post inventory reconciliations.  

The icons for these forms are located in the I/C Physical Inventory folder. 

Page 79: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 2–61

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

For more information about inventory reconciliation, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing.” 

Processing Adjustments

Use Inventory Control’s Process Adjustments form in the Periodic Processing folder to change item costs and quantities for groups of items.  

The Process Adjustments form lets you automatically: 

• Write off the cost of items with zero quantities. 

• Write off the quantities of items with zero cost. 

• Adjust the total costs of items with non‐zero quantities and zero total cost to a new cost. 

Usually, you process adjustments after printing the Item Valuation Report and finding that your costs are out of balance with inventory amounts. (In other words, you use this form to automatically fix problems that you find by checking your inventory.) 

For example, you can use the Process Adjustments form to fix the following problems: 

• Zero costs that arise when user‐specified costs are not entered properly on shipments or receipts, or when adjustments are entered incorrectly.  

• Zero quantities that appear after physical inventory counts — or improperly entered adjustments. 

Information Entered to Process Adjustments

For information on any of these fields while using the Process Adjustments form, press F1, then click the Field List button on the Help screen that appears. 

Page 80: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

2–62 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

You enter the following information to process adjustments: 

From Item Number/To Item Number. (the range of item numbers for which you want to create adjustments) 

From Location/To Location. (the range of locations for which you want to create adjustments) 

The program will skip logical locations. 

Adjustment. (the type of adjustment that you want to create) 

Each time you run Process Adjustments, you can generate one of the following types of adjustments: 

• Adjust the total cost to zero for items with zero quantities. 

• Adjust the total quantity to zero for items with zero total cost. 

• Adjust the total cost for items with non‐zero quantities and zero total cost. 

Cost to Use. (the cost to use for adjusting the total cost of items with non‐zero quantities) 

If you choose the third type of adjustment (to add a total cost for items with non‐zero quantities), you must also choose the type of cost to use for the adjustment: 

• Standard cost. 

• Most recent cost (includes the tax). 

• Last Unit cost (does not include the tax). 

• User defined cost 1. 

• User defined cost 2. 

Page 81: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 2–63

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Clear History

You can clear the transaction and sales data you no longer need by choosing the Clear History icon from the Periodic Processing folder and specifying the data to be cleared.  

You can clear the following data: 

• Transaction history. 

• Transaction statistics. 

• Sales statistics. 

• Printed posting journals. 

• Serial numbers of shipped units. 

• Printed labels (for items received from suppliers). 

• Expired contract prices. 

• Transactions. 

For more information about clearing transaction and sales data, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing.” 

Delete Inactive Records

You can delete inactive records from your Inventory Control system by choosing the Delete Inactive Records icon from the Periodic Processing folder and specifying ranges of the records you want to clear.  

You can delete the following types of inactive records: 

• Items. 

• Account sets. 

• Categories. 

• Locations. 

Page 82: Sage Accpac IC User Guide

Journal Entries Generated by Inventory Control

2–64 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

• Bills of material. 

For more information about deleting inactive records, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing.” 

Journal Entries Generated by Inventory Control This section describes the journal entries that are created for your general ledger when you post Inventory Control transactions or run Day End Processing. If your Inventory Control ledger is not set to generate general ledger batches during posting or day‐end processing, make sure you create General Ledger batches as part of your period‐end procedures using the Create Batch icon. 

If you do not use Sage Accpac General Ledger, Inventory Control creates its general ledger transactions in a file called icgltran.csv in the directory holding your company database. The file can be imported by a Sage Accpac General Ledger at another site or transferred to another general ledger that you use. The file is in a Comma Separated Values (CSV) format. 

Note that Inventory Control does not create invoices for Sage Accpac Accounts Payable and Accounts Receivable. To generate invoices with your Inventory Control receipts and shipments, you must use the Sage Accpac Purchase Orders and Order Entry programs. 

Receipts. Assigned source code IC‐RC on the G/L Transactions report. Receipt returns are assigned IC‐RR, and receipt adjustments are assigned IC‐RA.  

Receipt transactions debit the general ledger inventory control account, and credit the item’s payables clearing account. 

Sage Accpac Accounts Payable

When you enter the related vendor invoices in Sage Accpac Accounts Payable, you will debit the payables clearing account for the value of the invoice, and credit the vendor’s payables account.  The debit to the payables clearing account clears the balance that is left in this account from posting receipts. 

Page 83: Sage Accpac IC User Guide

Journal Entries Generated by Inventory Control

User Guide 2–65

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Sage Accpac General Ledger

If you do not enter a vendor invoice in Accounts Payable (such as when no vendor is specified on the posted receipt), you enter a cash transaction in the General Ledger that debits the payables clearing  account for the cost of the goods on the receipt, and credits the cash account. The debit to the payables clearing account clears the balance that is left in this account from posting receipts. 

Receipts The following example records a receipt of inventory items. 

General Ledger Account Debit Credit Inventory Control X Payables Clearing X

In Accounts Payable (when you enter the vendor invoice): 

General Ledger Account Debit Credit Payables Clearing X Vendor's Payables X

Or 

In General Ledger (when you enter a cash transaction): 

General Ledger Account Debit Credit Payables Clearing X Cash X

Receipt returns  The following example records a return of inventory items to a supplier for an incomplete receipt. 

General Ledger Account Debit Credit Payables Clearing X Inventory Control X

Shipments. Assigned source code IC‐SH on the G/L Transactions report. Sales returns are assigned IC‐SR.  

Shipment transactions debit the item’s cost of goods sold account and credit the general ledger inventory control account. If an item’s costing method is the standard method or the most recent cost method, the item’s cost variance account is debited or credited with 

Page 84: Sage Accpac IC User Guide

Journal Entries Generated by Inventory Control

2–66 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

the difference between the standard or most recent cost and the weighted average cost of the items shipped. 

Sage Accpac Accounts Receivable

When you enter the related customer invoices in Sage Accpac Accounts Receivable, you must credit the sales accounts and the necessary tax accounts, and debit your customer accounts. 

Shipments The following example records a shipment of inventory items. 

General Ledger Account Debit Credit Cost of Goods Sold X Inventory Control X

Standard costing The following example records a shipment of inventory items for an item that uses the standard costing method. 

General Ledger Account Debit Credit Cost of Goods Sold X Cost Variance X Inventory Control X

Sales returns The following example records a sales return. 

General Ledger Account Debit Credit Inventory Control X Cost of Goods Sold X

Non-stock shipments The following example records a shipment of non‐stock items.  

General Ledger Account Debit Credit Cost of Goods Sold X Non-stock Clearing X

Adjustments. Assigned source code IC‐AD on the G/L Transactions report.  

An adjustment cost increase debits the inventory control account and credits the adjustment write‐off account you specify when you enter the adjustment.  

Page 85: Sage Accpac IC User Guide

Journal Entries Generated by Inventory Control

User Guide 2–67

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

An adjustment cost decrease credits the inventory control account and debits the adjustment write‐off account you specify when you enter the adjustment. 

Quantity adjustments do not create journal entries. 

Cost increase The following example records an adjustment cost increase. 

General Ledger Account Debit Credit Inventory Control X Adjustment Write-Off X

Transfers. Assigned source code IC‐TF on the G/L Transactions report.  

Stock transfer transactions both debit and credit the inventory control account specified in the item’s account set, although you can set up location records in Inventory Control to override general ledger account segments that appear in the item’s inventory control account. 

Overriding account segments

For example, assume that an item’s general ledger inventory control account is 1300‐00, where the second segment is the location segment, and that you set up location 1 and location 2 to override the location segment of the account with 01 and 02, respectively. 

If you transfer an item from location 1 to location 2, the program credits account 1300‐01 and debits account 1300‐02. 

For information about overriding general ledger account segments, see “Setting Up Locations,” in Chapter 2 of Getting Started. 

Transfer The following example records a stock transfer from inventory location 1 to inventory location 2. 

General Ledger Account Debit Credit Inventory Control (to loc. 2)

X

Inventory Control (from loc. 1)

X

Page 86: Sage Accpac IC User Guide

Journal Entries Generated by Inventory Control

2–68 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Assemblies. Assigned source code IC‐AS on the G/L Transactions report.  

Assembly transactions debit the master item’s inventory control account, and credit the inventory control account of each component item on the bill of material being assembled. If a fixed or variable cost is specified on the bill of material, then the master item’s assembly cost credit account is credited. 

Assembly The following example records an assembly. 

General Ledger Account Debit Credit Inventory Control (for master)

X

Inventory Control (for parts)

X

Assembly Cost Credit X

Transactions Involving Order Entry

Shipping goods from Order Entry

The following example records a shipment from the Order Entry program, with the Shipment Clearing account taking the place of the Cost of Goods Sold. 

General Ledger Account Debit Credit Shipment Clearing Acct. X Inventory Control X

 Invoicing goods from Order Entry

The transaction created during invoicing transfers the amount in the Shipment Clearing account to the Cost of Goods Sold account, as in the following example: 

General Ledger Account Debit Credit Receivables Control X Cost of Goods Sold X Shipment Clearing Acct. X Tax Liability X Sales X

The Damaged Goods account is used with Order Entry returns. 

Page 87: Sage Accpac IC User Guide

Journal Entries Generated by Inventory Control

User Guide 2–69

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Items returned to inventory

The following example records a credit note transaction for items returned to inventory. 

General Ledger Account Debit Credit Inventory Control X Sales Returns X Tax Liability X Receivables Control X Cost of Goods Sold X

Damaged items The next example records a credit note transaction for damaged items. 

General Ledger Account Debit Credit Damaged Goods X Tax Liability X Receivables Control X

In this case, the Damaged Goods account is debited instead of the Sales Returns account, and, because the goods are not returned to inventory, no entries are made for the Inventory Control account or the Cost of Goods Sold. 

G/L Source Codes Used by Inventory Control

By default, Inventory Control creates journal entries with the following source codes: 

G/L Source Code Description IC-AD I/C Adjustments IC-AS I/C Assemblies IC-CO I/C Consolidated Entry IC-DA I/C Disassemblies IC-RA I/C Receipt Adjustments IC-RC I/C Receipts IC-RR I/C Receipt Returns IC-SH I/C Shipments

Page 88: Sage Accpac IC User Guide

Printing Audit Trail Reports

2–70 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

G/L Source Code Description IC-SR I/C Shipment Returns IC-TF I/C Transfers IC-IN I/C Internal Usage transactions

If necessary, you can change the source type code (the last two characters) for these source codes on the G/L Integration form in the I/C Setup folder. 

Printing Audit Trail Reports You can trace any transaction from its source to the general ledger entry if you:  

• Carefully maintain and identify source documents. 

• Print and file each posting journal as it is created. 

• Print the G/L Transactions report after running Day End Processing, but before you create the general ledger batch. (This does not apply if your Inventory Control system is set up to create general ledger batches when you run Day End Processing.) 

Posting journals  Each time you run Day End Processing, Inventory Control creates a journal of the entries from the transactions you posted since the last time you ran Day End Processing. These posting journals provide a record of all posted details and of the general ledger distributions they generated. 

See Chapter 7, “Reports,” for information on posting journals and the G/L Transactions report. 

Drill down from G/L  Remember: You can also drill down from any unconsolidated I/C transaction in a General Ledger batch to the original Inventory Control transaction as long as you do not delete the transaction in Inventory Control. 

Page 89: Sage Accpac IC User Guide

Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs

User Guide 2–71

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs

Inventory Control functions as a stand‐alone inventory system or as the central component in a full inventory management system. You can combine Inventory Control with Order Entry to automate order processing, with Purchase Orders to handle inventory purchasing, and with Project and Job Costing to handle material usage.  

General Ledger

If you use the General Ledger module in the same database as Inventory Control, Inventory Control creates batches of general ledger transactions in General Ledger when you post transactions or run Day End Processing, or when you use the Create G/L Batch form.  

Inventory Control also displays and validates General Ledger account numbers in Inventory Control.  

The summary at the end of each Inventory Control posting journal lists the general ledger accounts that will be debited and credited when you post the Inventory Control batch of general ledger entries in General Ledger. 

If you use the Create G/L Batch form to create the General Ledger batch, then, after running Day End Processing, the G/L Transactions report also shows the general ledger accounts that will be debited and credited. Inventory Control deletes the G/L Transactions report when you use the Create G/L Batch feature. 

In the I/C Options form, you specify whether to consolidate transaction details for the same general ledger account into a single detail. (Note that if you consolidate transactions, you cannot drill down from general ledger entries to the source transactions in Inventory Control.)  

Page 90: Sage Accpac IC User Guide

Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs

2–72 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

General ledger accounts used in Inventory Control

Inventory Control uses the following general ledger accounts: 

• Inventory Control (defined with account sets). 

• Payables Clearing (defined with account sets). 

• Adjustment Write‐Off (defined with account sets). 

• Assembly Cost Credit (defined with account sets). 

• Non‐stock Clearing (defined with account sets). 

• Transfer Clearing (defined with account sets). 

• Shipment Clearing (defined with account sets and used by Sage Accpac Order Entry). 

• Disassembly Expense (defined with account sets). 

• Physical Inventory Adjustment (defined with account sets). 

• Credit/Debit Note Clearing (defined with account sets and used by Sage Accpac Order Entry). 

• Sales (defined with categories and used by Sage Accpac Order Entry). 

• Returns (defined with categories and used by Sage Accpac Order Entry).  

• Cost of Goods Sold (defined with categories). 

• Cost Variance (defined with categories). 

• Damaged Goods (defined with categories and used by Sage Accpac Order Entry). 

• Internal Usage (defined with categories). 

Exporting General Ledger batches

If you do not use Sage Accpac General Ledger — or if your Sage Accpac General Ledger system is at another location, Inventory Control appends its general ledger transactions to a file called  

Page 91: Sage Accpac IC User Guide

Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs

User Guide 2–73

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

icgltran.csv, which can be imported by a remote‐site Sage Accpac General Ledger, or transferred to another general ledger that you use. The file is in a Comma Separated Values (CSV) format, in the same directory as your company database.  

Note that all general ledger transactions are placed in the same CSV file, and that each time Inventory Control creates transactions it will ask whether you want to add to the existing file or replace it. (Inventory Control creates general ledger transactions when you run Day End Processing.) 

Always append You should always append to the CSV file. If you overwrite it, you will destroy all transactions that are already in the file. 

When you are ready to transfer the batch to your general ledger, copy the file to the computer or directory where your general ledger is located and delete the original CSV file from your Sage Accpac company database. Then make a backup copy of the CSV file from the computer or directory where your general ledger is located. 

If you delete the original CSV file, the next time Inventory Control creates general ledger transactions, it creates a new icgltran.csv file. 

Order Entry

The Sage Accpac Order Entry program provides a fully‐featured sales order and invoice processing system that works with Inventory Control.  

You must install and activate Inventory Control and Sage Accpac Accounts Receivable before you can activate Order Entry, because Order Entry is not a stand‐alone Sage Accpac accounting program. 

Price lists Order Entry displays item numbers and price list information such as prices and pricing units, sale prices, and discounted prices from Inventory Control when you enter sales orders. 

Page 92: Sage Accpac IC User Guide

Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs

2–74 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Order Entry transactions affect Inventory Control data as follows:  

• Sales orders posted in Order Entry increase the item quantities on sales order in Inventory Control. 

• Invoices posted in Order Entry decrease the item quantities on sales order and the item quantities on hand in Inventory Control. 

• Credit notes posted in Order Entry that return items to inventory increase item quantities on hand in Inventory Control. 

Inventory Control keeps item quantities updated online, which means that stock quantities affected by Order Entry transactions are always up‐to‐date, although changes in item costs can be calculated during posting or during day‐end processing. 

Posting or day‐end processing also creates Accounts Receivable invoices from the invoices you enter in Order Entry — and optionally posts them automatically.  

Purchase Orders

The Sage Accpac Purchase Orders program provides a fully‐featured purchase orders system that works with Inventory Control.  

You must install and activate Inventory Control and Sage Accpac Accounts Payable before you can activate Purchase Orders, because Purchase Orders is not a stand‐alone accounting module. 

Purchase Orders displays inventory item information from Inventory Control when you enter purchase orders, and can generate purchase orders automatically when inventory item quantities fall below the minimum quantity or projected sales quantity that you specify in the Reorder Quantities form in Inventory Control. 

Purchase Orders transactions affect Inventory Control data as follows:  

• Purchase orders update the item quantities on purchase order in Inventory Control. 

Page 93: Sage Accpac IC User Guide

Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs

User Guide 2–75

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Before U

sing Inventory C

ontrol

• Receipts, returns, and invoices update the item quantities on hand in Inventory Control. 

Inventory Control keeps item quantities updated online, which means that stock quantities affected by Purchase Orders transactions are always up to date, although changes in item costs can be calculated during posting or during day‐end processing. 

Posting or day‐end processing also creates Accounts Payable invoices from the invoices you enter in Purchase Orders.  

Project and Job Costing

Inventory Control accounts are affected by  material usage and material returns in Project and Job Costing.  

When you post a material usage or material return transaction in Project and Job Costing, the program sends a transaction to Inventory Control specifying the work‐in‐progress account to be adjusted. 

When you run Day End Processing in Inventory Control, Day End also creates journal entries debiting the work‐in‐progress account and crediting the inventory control account for material usage. The debits and credits are reversed in the journal entries for material returns. 

Sage Fixed Assets (FAS)

Inventory Control lets you record fixed assets entries for the Sage Fixed Assets system (FAS) when taking items out of inventory for internal use.  

During transaction entry, you can assign one asset record for all items or create separate asset records for each inventory item, assign the asset unit of measure, and assign a book value for the asset in FAS.  

Page 94: Sage Accpac IC User Guide

Where To Now?

2–76 Sage Accpac Inventory Control

icug-2.doc, printed on 3/4/2008, at 3:44:23 PM. Last saved on 3/4/2008 3:43:00 PM.

Sage Software Confidential

Where To Now? If you have not yet set up your Inventory Control system, refer to Chapter 3, “Setting Up Your Inventory Control system,” in the Getting Started guide. 

If you are new to using Inventory Control, you should do the lessons in the Sage Accpac Workbook for practice in using the program before you begin to work with your own data. 

For information on using various aspects of the Inventory Control program, see the remaining chapters of this guide. 

Page 95: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 3–i

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Chapter 3 Maintaining Setup Information

 

Icons for Maintaining Setup Information .........................................3–2 Setup Maintenance .........................................................3–2 Setup Reports ..............................................................3–3

Changing Inventory Control Options.............................................3–4 Changing Company Options ................................................3–5 Changing Processing Options................................................3–5 Changing Items Options ...................................................3–10 Changing Documents Options ..............................................3–11 After Changing Options....................................................3–12

Changing G/L Integration Options ..............................................3–14 Changing Options on the Integration Tab ....................................3–15 Changing Options on the Transactions Tab ..................................3–17 After Changing Options....................................................3–19

Adding, Editing, and Deleting Item Structures ...................................3–19 Adding Item Structures ....................................................3–20 Editing Item Structures.....................................................3–20 Deleting Item Structures ...................................................3–20 Selecting or Changing the Default Item Structure .............................3–21 After Changing Item Structure Records ......................................3–21

Adding, Editing, and Deleting Segment Codes ...................................3–22 Adding Segment Codes ....................................................3–22 Editing Segment Codes ....................................................3–23 Deleting Segment Codes ...................................................3–23 After Changing Segment Code Records......................................3–24

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations...............................3–24 Adding Locations .........................................................3–25 Editing Locations..........................................................3–25

Page 96: Sage Accpac IC User Guide

3–ii Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Effects of Changes......................................................... 3–26 Assigning Several Items to a Location ................................... 3–26 Disallowing Transactions for Items at Locations .......................... 3–27

Deleting Locations ........................................................ 3–28 After Changing Location Records........................................... 3–28

Adding, Editing, and Deleting Categories ....................................... 3–29 Adding Categories ........................................................ 3–29 Editing Categories ........................................................ 3–30 Deleting Categories ....................................................... 3–31 After Changing Category Records .......................................... 3–31

Adding, Editing, and Deleting Account Sets ..................................... 3–32 Adding Account Sets ...................................................... 3–33 Editing Account Sets ...................................................... 3–33 Deleting Account Sets ..................................................... 3–34 After Changing Account Set Records........................................ 3–34

Adding, Editing, and Deleting Price List Codes .................................. 3–35 Adding Price Lists ........................................................ 3–35 Editing Price Lists......................................................... 3–36 Deleting Price Lists........................................................ 3–36 After Changing Price Lists ................................................. 3–36

Adding, Editing, and Deleting Optional Fields................................... 3–37 Adding Optional Fields.................................................... 3–37 Editing Optional Fields .................................................... 3–38 Deleting Optional Fields ................................................... 3–38 After Changing Optional Fields ............................................ 3–39

Adding, Editing, and Deleting Units of Measure ................................. 3–39 Adding Units of Measure .................................................. 3–39 Editing Units of Measure .................................................. 3–40 Deleting Units of Measure ................................................. 3–41 After Changing Units of Measure Records................................... 3–41

Adding, Editing, and Deleting Weight Units of Measure.......................... 3–41 Adding Weight Units of Measure........................................... 3–42 Editing Weight Units of Measure ........................................... 3–43

Page 97: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 3–iii

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Deleting Weight Units of Measure...........................................3–43 After Changing Weight Units of Measure Records ............................3–44

Printing Setup Reports.........................................................3–44 Importing and Exporting Setup Record Information ..............................3–46

Page 98: Sage Accpac IC User Guide
Page 99: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 3–1

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Chapter 3 Maintaining Setup Information

 

This chapter explains how to maintain Inventory Control options and setup records. The following topics are discussed: 

• Changing Inventory Control options in the I/C Options form and the G/L Integration form. 

• Adding, editing, and deleting: 

− Item structures − Segment codes − Locations − Categories − Account sets − Price list codes − Optional fields − Units of measure − Weight units of measure 

• Printing setup record information.  

• Importing and exporting records.  

 Further information

See Chapter 2 of the Inventory Control Getting Started guide for explanations of all Inventory Control options and records. See Chapter 3 of the Getting Started guide for step‐by‐step instructions on setting up Inventory Control and adding setup records. 

Help key To display online help about a form, field, or message you see on 

your screen, press the F1 key or click the Help button (if one is displayed).  

Page 100: Sage Accpac IC User Guide

Icons for Maintaining Setup Information

3–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Icons for Maintaining Setup Information You maintain setup records and Inventory Control options by choosing icons from the I/C Setup folder. 

Setup maintenance icons

 

Setup Maintenance

Options Use the I/C Options form to select transaction processing options and enter general information about how your Inventory Control system operates.  

G/L Integration Use the G/L Integration form to change how Inventory Control creates general ledger batches and sends transaction information to the general ledger. 

Item Structures Use Item Structures to add and update the formats you use for your item numbers.  

Segment Codes Use Segment Codes to specify the codes you permit in particular sections (segments) of item numbers.  

Locations Use Locations to add and update information about the locations where you stock inventory items.  

Categories Use Categories to define the codes you assign to group together inventory items with common characteristics.  

Page 101: Sage Accpac IC User Guide

Icons for Maintaining Setup Information

User Guide 3–3

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Account Sets Use Account Sets to specify the general ledger accounts that Inventory Control uses when you post transactions for your items. 

Price List Codes Use Price List Codes to add or update the codes that identify price lists for your inventory items, as well as to enter default discount or markup and tax information for each price list.  

Optional Fields Use the I/C Optional Fields form to assign optional fields to Inventory Control transactions and transaction details. (Optional fields must first be added to the Sage Accpac database in Common Services, so they are available to all subledgers.) 

Units of Measure  Use Units of Measure to add or update all the quantities in which you buy, sell, price, and stock your goods. 

Weight Units of Measure

Use Weight Units of Measure to add or update all of the different units that you use for measuring item weights for purchasing, selling, and shipping (such as pounds, tons, or kilograms). 

Setup Reports

Inventory Control provides a comprehensive set of reports for listing setup records. You print reports of setup information using the icons in the I/C Setup Reports folder: 

 

Page 102: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

3–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

 Further information

See “Printing Setup Reports,” on page 3‐37, for information on printing setup reports. For a more complete discussion of Inventory Control reports, see Chapter 7, “Reports.” 

Changing Inventory Control Options

This section lists the Inventory Control options you can select in the I/C Options form, and includes some points to consider when changing your choices for particular options. 

Topics are listed in the order in which the corresponding options appear in the Options form. 

 Further information

For descriptions of all Inventory Control options, see the Getting Started guide. Chapter 2 of the Getting Started guide explains the purpose of each option, while Chapter 3 guides you through the steps for choosing options and setting up Inventory Control. 

Help key To display online help about a form, field, or message you see on 

your screen, press the F1 key or click the Help button. 

Before you start • Make sure no one else is using Inventory Control when you change options. 

You can update some information while others are using Inventory Control (such as the company information or default item structure), but most options can be changed only if no one else is using the system and no other Inventory Control forms are open on your computer. 

If you are changing when item costing is done, you will have to run Day End before changing the setting. 

 Further information

For information on the restrictions that apply when you are making changes in I/C Options, see “Multiuser Considerations” in Appendix D, “Technical Information.” 

Page 103: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

User Guide 3–5

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

• Print the Options report using the I/C Options icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Options form. 

You can change the following options: 

• Company contact information.  

• Processing settings.  

• Item code segments.  

• Document numbering. 

• Costing options. 

Use the G/L Integration form to change how Inventory Control creates general ledger batches and sends transaction information to the general ledger. 

Changing Company Options

The Company Options tab contains the contact name and telephone and fax numbers for the inventory control functions in your company. You can change this information at any time. 

Changing Processing Options

The Processing tab contains options that specify how your Inventory Control system works, and the types of statistical information kept for items.  

Multicurrency.  Select this option when you first set up I/C if you want to use more than one currency in your Inventory Control system.  

You can select this option only if you have already selected the Multicurrency option for the company in Common Services. 

Page 104: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

3–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Important! Once you select the multicurrency option, you cannot turn it off. 

Allow Fractional Quantities.  Select this option if you want to enter decimal places for quantities and units of measure while entering transactions. Do not select this option if you want to simplify transaction entry by eliminating the need to enter decimal places for quantities and units of measure. 

BOM masters If you will be creating bills of material that use fractional quantities, you must select this option. 

Important! Once you select this option, you cannot turn it off. 

You can change any of the following options when necessary:

Default Rate Type.  If you selected the multicurrency option in the Company Profile in Common Services, use the Finder in this field to identify the set of rates, such as spot rates, you normally use to convert source‐currency amounts to functional‐currency equivalents.  

Allow Items at All Locations.  Select this option to allow inventory items to be stocked at all locations. If you do not use this option, you must specify each location at which an item can be stocked before you can generate transactions involving the item and location. 

You can change your selection for this option at any time. 

Allow Negative Inventory Levels.  Select this option if you want to allow the quantities of items “on hand” to go below zero. To prevent the posting of transactions that would cause inventory levels to go below zero, do not select this option.  

You can change your selection for this option at any time. 

 Further information

For a discussion on when to use this option, see “Allowing Transactions Resulting in Negative Quantities,” in Chapter 2 of the Getting Started guide. 

Allow Receipt of Non-Stock Items.  This option, if selected, allows you to receive and report on non‐stock items, with last cost and vendor costing information updated. It enables you to maintain a list 

Page 105: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

User Guide 3–7

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

of items that are regularly purchased, but for which you do not maintain an inventory quantity. 

Services, kitting items, or specially ordered items which are not normally kept in inventory are added as non‐stock items. 

The setting is used by Inventory Control, Order Entry, and Purchase Orders. 

Keep Transaction History.  To keep detailed transaction records for reporting, select this option. 

You can change your selection for this option at any time, but if you turn it off after having used it, Inventory Control immediately stops saving transaction history, although it retains those records already collected until you delete them using the Clear History feature. If you turn the option on again, there will be a gap in the records corresponding to the period when the option was not used, and you will not be able to drill down to I/C transaction details from General Ledger to missing transactions. 

Prompt to Delete During Posting.  This option lets you delete individual transactions after posting if you do not want to save the transaction information. Inventory Control will display a message stating that posting is complete and asking if you want to delete the transaction information. 

If you want to keep all transaction information, make sure that you turn off this option. 

Note: If you delete transactions after posting, you will not be able to view posted transactions in Inventory Control or drill down to them from General Ledger. 

Only Use Defined Units of Measure. Select this option to use only the units of measure that are defined in the Units Of Measure form for inventory items. 

Inventory Control lets you define all of the buying, stocking, and selling units of measure that you require for inventory items using 

Page 106: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

3–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

the Units Of Measure form in the Setup folder, and set up default conversion factors between each of the units. This setting lets you enforce consistency for all items added after you select this option. 

Alternate Amount 1 Name and Alternate Amount 2 Name.  If you enter names in these fields, optional columns are added to the Location Details form and to several Inventory Control reports. You can use these costs as the base for discount pricing (marking up an alternate cost by percentages or by amounts), and they can be used by Sage Accpac Order Entry as a basis for tax calculations. See the Sage Accpac Order Entry Getting Started manual and User Guide for more information. 

You can change your selection for this option at any time. If you delete an Alternate Amount name, its column disappears from the Location Details form. 

Default Weight Unit of Measure.  Choose the weight unit of measure which is the basic or standard unit that you use for measuring the weight of your inventory items — such as pounds or kilograms. 

Order Entry uses the weights in inventory item records to estimate the total weight of each order in the unit of weight you specify here. 

Additional Cost for Items on Receipt Returns.  To prorate any additional costs on receipt returns, such as freight and duty, to the remaining items on the receipt, select Prorate. If you select Leave, you enter adjustments to handle additional costs on the goods being returned. 

You can change your selection for this option at any time. 

 Further information

For a discussion on how to use this option, see “Handling Additional Costs on Receipt Returns,” in Chapter 2 of Getting Started. 

Default Goods in Transit Location. Inventory Control lets you transfer goods between locations either directly or via a goods‐in‐transit location to reflect more accurately the process of moving goods between locations.  

Page 107: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

User Guide 3–9

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

This field lets you specify the location that you use most often as the goods‐in‐transit location. 

Default Posting Date. This option lets you choose which date the program displays by default for the Posting Date when you enter receipt, shipment, internal usage, adjustment, transfer, and assembly transactions. 

You can choose from two settings: 

• Document/Transaction Date. 

Select this choice if you usually want the posting date and fiscal period to match the document date. 

• Session Date. 

Select this choice if you usually want the posting date and fiscal period to match the current session date. 

The Posting Date lets you to specify the date when a document/ transaction is posted to General Ledger. The Fiscal Year and Period are based on the Posting Date. 

Keep Item Statistics.  To have Inventory Control accumulate transaction and sales statistics from posted transactions, select this option. 

You can change this option at any time, but if you turn it off, Inventory Control immediately stops saving statistics, although it retains those records already collected until you delete them using the Clear History feature. If you turn the option on again, there will be a gap in the records corresponding to the period when the option was not used. 

Allow Edit of Statistics.  Select this option to allow adding, editing, and deleting of transaction and sales statistics. 

This option applies only if you also select the Keep Item Statistics option. 

Page 108: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

3–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

You can change this option at any time, but changing or deleting statistics can cause inconsistencies in your reports. 

Exporting and importing item statistics

Turning this option off causes the Import command to disappear from the File menu of the Sales Statistics and Transaction Statistics forms. You will not be able to import statistics records, but you will still be able to export existing statistics. 

Accumulate by and Period Type.  You can change the type of year between calendar and fiscal and the length of the period for which you accumulate statistics, but such changes will invalidate comparisons with prior periods.  

These options apply only if you also select the Keep Item Statistics option. 

If you need to change the type of year or period by which Inventory Control reports statistics, either do so at the end of your reporting year, or edit the statistics for earlier periods. 

 Further information

See “Accumulating Item Statistics for Reporting” in Chapter 2 of Getting Started.  

Changing Items Options

The Items tab allows you to define the different parts of your item numbers and specify how these segments are used. (The item number structures determine which segments appear in each item number.)  

You must define at least one segment before you can create an item structure and add item records. 

Default Item Structure.  Use the Finder to change the default item number format for new inventory items. 

Segment Name.  Type a name for each segment in the item number. For example, you might have a segment for region, size, or color. 

Page 109: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

User Guide 3–11

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Length.  Type a number, between one and 24, for the number of characters in that segment of the item number. 

You cannot change the length of a segment if item structures use the segment. 

Validate.  Set this option to Yes if you want to restrict item numbers to using the codes you add for this segment. (Press the Spacebar to toggle between Yes and No.) 

Separators Used in Item Structures.  You can allow or make invalid any of the characters that are for separating item number segments. (For example, if you use a special character within a particular item segment, set that character to “No” so it can’t be used as a separator.) 

Changing Documents Options

The Documents tab lets you decide how you want your inventory transactions numbered, and it lets you set the default aging periods for the Aged Inventory report. 

Document Numbers. You can change your choices for length, prefix, and next number for assemblies, disassemblies, transfers, adjustments, shipments, shipment returns, receipts, transfer receipts, and internal usage document numbers. The maximum length of document numbers is 22 characters.  

If you want to change the next document number to a lower number, you should also change the prefix for the document type. This will prevent Inventory Control from assigning the same document number twice. You cannot post two documents with identical document numbers. 

Page 110: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

3–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Duplicate adjustments Note: When an inventory worksheet is posted using 

inventory reconciliation, separate adjustments will be created for every 100 items, and ‐1, ‐2, ‐3, etc. will be appended to the end of the document number. Therefore, if the number of items adjusted is greater than 100, multiple adjustments will be created. 

When you run Post Inventory Reconciliation, you only specify one document number, and the reconciliation will add ‐2, ‐3, ‐4, etc. to the end to avoid creating duplicate adjustments. (Note that this is a rare occurrence.) 

Aging periods Aging Periods. Use these fields to set the default time periods into which Inventory Control groups outstanding net changes in item quantities and costs on the Aged Inventory report. 

Changing Costing Options

The Costing tab lets you decide when you want to cost items in inventory that are affected by receipts, shipments, transfers, and adjustments, and when you want to create G/L transactions arising from inventory changes. 

Note: These settings let you choose between processing speed and keeping your inventory data up‐to‐date. 

Cost Items During Posting or Day End Processing.  This inventory option lets you choose whether to cost items as soon as transactions are posted, or at day end when you run Day End Processing. 

• If you cost inventory items at posting, every shipment, receipt, and transfer will update item costs—although this also means that posting orders from Order Entry can take longer.  

• If you process a lot of transactions, you may choose to update costs at day end—especially if you also create G/L transactions when items are costed. 

Page 111: Sage Accpac IC User Guide

Changing Inventory Control Options

User Guide 3–13

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

In either case, Inventory Control updates inventory counts when you post transactions, so you always know your inventory levels. 

Note: Run Day End Processing before switching from costing items during Day End Processing to costing items during transaction posting. 

Create Subledger Transactions and Audit Info. During Posting or Day End Processing. If you cost items during posting, you can also choose when to create subledger transactions and audit information—during posting or when you run Day End Processing. 

• If you cost inventory items during Day End Processing, the program will also create subledger transactions then. (You will not be able to choose the ʺDuring Postingʺ option.) 

If you want to speed up order processing, you should create subledger transactions and cost inventory when you run Day End Processing. 

After Changing Options

• Print the Options report using the Options icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in I/C Options.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for more information about the Options report. 

Page 112: Sage Accpac IC User Guide

Changing G/L Integration Options

3–14 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Changing G/L Integration Options

You use the G/L Integration form to: 

• Specify when to create general ledger transactions. 

• Choose whether to create new batches for G/L transactions (and optionally post them) or to add them to existing G/L batches. 

Note: This choice can have a large impact on the speed of processing inventory transactions and transactions in Order Entry. If you are costing inventory during posting, you may want to create transactions at a later date.  

• Choose whether and how you want to consolidate transactions. 

• Change source codes for general ledger transactions added to G/L batches. 

New source codes are automatically added to G/L, but you will have to update G/L source journal profiles to include transactions on source journals. 

• Specify the inventory control information that is passed to the general ledger in transaction entry descriptions, transaction detail reference fields, detail description fields, and comment fields. 

 Further information

For descriptions of all G/L Integration options, see the Getting Started guide. Chapter 2 of the Getting Started guide explains the purpose of each option, while Chapter 3 guides you through the steps for choosing options and setting up Inventory Control. 

Help key To display online help about a form, field, or message you see on 

your screen, press the F1 key or click the Help button. 

Before you start • Print the G/L Integration report using the G/L Integration icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the G/L Integration form. 

Page 113: Sage Accpac IC User Guide

Changing G/L Integration Options

User Guide 3–15

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

 Further information

For information on the restrictions that apply when you are making changes in I/C Options, see “Multiuser Considerations” in Appendix D, “Technical Information.” 

The G/L Integration form displays the following tabs: 

• Integration 

• Transactions 

Changing Options on the Integration Tab

The Integration tab determines when and how inventory transactions are created for your general ledger. You can change your selections for these options at any time. Any changes you make apply only to general ledger transactions produced after the change. 

Create G/L Transactions.  This setting specifies when to create transaction batches for the general ledger.  

• During Posting or During Day End Processing. The choice that appears here depends on the settings on the I/C Options Costing tab. You can choose on the I/C Options form whether you want to create transactions during posting or when you run day‐end processing. 

Select this option to have the program automatically create general ledger transactions when you post inventory control transactions or run day‐end processing (depending on the settings in I/C Options). 

Note: If you cost items during Day End Processing you cannot create general ledger transactions during posting. 

• On Request Using Create G/L Batch Icon.  Select this option if you want to use the Create G/L Batch form to create general ledger transactions. You must select this option if you want to be able to consolidate general ledger transaction details and print Inventory Control’s G/L Transactions report. 

Page 114: Sage Accpac IC User Guide

Changing G/L Integration Options

3–16 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Selecting this option enables you to consolidate transactions using the Consolidate G/L Batches option. 

Create G/L Transactions by.  Inventory Control lets you choose to: 

• Add general ledger transactions to an existing Sage Accpac General Ledger batch. 

Do not select this option if you want to create a new General Ledger batch each time you produce general ledger transactions. (You might do this for auditing purposes.) 

• Create a new General Ledger batch each time you generate G/L transactions. 

This choice will isolate the general ledger transactions you create while setting up (so you can easily delete them after setup to ensure that you do not accidentally post general ledger transactions twice). 

• Create a new General Ledger batch each time you generate G/L transactions, and automatically post the batch in the General Ledger program. 

Note: If you create G/L transactions when you post, this option will post a G/L batch each time you post a transaction in Inventory Control, Order Entry, or Purchase Orders that generates a general ledger transaction. 

If you do not use Sage Accpac General Ledger

This option has an effect only if you use Sage Accpac General Ledger with the same database as Inventory Control. 

If you use another general ledger or if your Sage Accpac General Ledger system is at another location, Inventory Control places all general ledger transactions into a single batch file that you can import into your general ledger system. 

Consolidate G/L Batch.  Select whether you want transactions consolidated in the general ledger batch.  

Page 115: Sage Accpac IC User Guide

Changing G/L Integration Options

User Guide 3–17

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

You must choose On Request Using Create G/L Batch Icon as your method of creating general ledger batches if you want Inventory Control to consolidate general ledger batches.  

Choose from: 

• Do Not Consolidate. 

• Consolidate Transaction Details By Account. 

• Consolidate Transaction Details By Account And Fiscal Period. 

• Consolidate Transaction Details By Account, Fiscal Period, And Source.  

Partial consol. during posting or day-end processing

If you create batches of G/L transactions during posting or day‐end processing, the program can only consolidate the details within transactions; it cannot consolidate the details from different transactions. 

Create G/L Batch lets you fully consolidate details

If you use the On Request Using Create G/L Batch Icon option, you can consolidate transaction details from all transactions for each general ledger account if you choose Consolidate by Account and Fiscal Period or Consolidate by Account, Fiscal Period, and Source. 

For more details about these four options, please see Chapter 3 in the Getting Started guide. 

G/L Source Codes. This option allows you to change the source type code (this last two characters) for each type of transaction created by the Inventory Control module.   

The combination of source ledger code and source type code is called a source code in the General Ledger module.  

You cannot change the source ledger code—the first two characters of G/L source codes.  

If you change the source type code for source codes, the new source codes are automatically added to the General Ledger module, but you will have to update G/L source journal profiles to include transactions on source journals. 

Page 116: Sage Accpac IC User Guide

Changing G/L Integration Options

3–18 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Changing Options on the Transactions Tab

The Transactions tab lets you specify the inventory control information that is passed in G/L transactions to the general ledger in transaction entry descriptions, transaction detail reference fields, detail description fields, and detail comment fields.  

You can change your selections for these options at any time. Any changes you make apply only to general ledger transactions produced after the change. 

To edit G/L transaction information:

1. In the grid, double‐click the G/L transaction field for the particular transaction type that you want to define.  

For example, double‐click the G/L Entry Description field for Receipt transactions. 

A detail form appears that displays the transaction type and the G/L transaction field you selected on the Transactions tab.  

2. Specify information for the selected G/L transaction field, as follows:  

Segment separator a. Select a character to separate segments of information. (The separator is used only if you assign more than one segment to a field. The default separator is a hyphen.) 

Choose Segments From List

b. Select segments from the Choose Segments From List, and then click Include. 

You can assign a maximum of five segments to a G/L transaction field, providing that the combination does not exceed 60 characters. If the assigned information exceeds this number of characters (including separators), it will be truncated when the transaction is posted. 

3. Click Save to record your selections for the field in the G/L Integration Detail form. 

Page 117: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Structures

User Guide 3–19

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

After Changing Options

• Print the G/L Integration report using the G/L Integration icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in G/L Integration.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for more information about the G/L Integration report. 

Adding, Editing, and Deleting Item Structures

Double‐click the Item Structures icon in the Setup folder to add, edit, or delete item structures. 

Item structures allow you to use different item number formats for different items in your inventory. 

Finding detailed instructions 

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on item structures. For step‐by‐step instructions on using the Item Structures form and descriptions of all the fields, see “Add Item Structures” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

  Help key You can also press F1 to display Help information while working in the form. 

Before you start

Print the Item Structures report for the records you want to edit or delete. Choose the Item Structures icon from the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Item Structures form. 

Page 118: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Structures

3–20 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Adding Item Structures

You must add at least one item structure to Inventory Control before you can add item records.  

To add an item structure:

1. Click the New icon next to the Structure Code field, then enter a code for the new item structure. 

2. Fill in the fields and add the record as described in the “Add Item Structures” section of Chapter 3 in the Getting Started guide. 

Editing Item Structures

Restrictions You cannot edit an item structure if: 

• Existing inventory item numbers use the item structure.  

• It is the default item structure (see “Selecting or Changing the Default Item Structure,” on page 3‐21).  

When an item structure is not used in item numbers, you can change its description, prefix, and segments. 

To edit an item structure:

1. Type the structure code for the item structure, or select it from the Finder. 

2. Make the changes you need. 

For descriptions of all of the fields in the Item Structures form, see “Add Item Structures” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

3. Click Save to record the changes. 

Deleting Item Structures

Restrictions You cannot delete an item structure if: 

Page 119: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Structures

User Guide 3–21

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

• Existing inventory item numbers use the item structure. 

• It is the default item structure (see “Selecting or Changing the Default Item Structure,” on page 3‐21).  

To delete an item structure:

1. Type the structure code for the item structure, or select it from the Finder. 

2. Click the Delete button. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Selecting or Changing the Default Item Structure

You can choose an item structure as the default for new items by selecting it in the Default Item Structure field on the Items tab of the I/C Options form. 

When you add an item to Inventory Control, the default item structure then appears automatically in the Structure field on the Items tab of the I/C Items form, but you can choose another item structure for the item number.  

After Changing Item Structure Records

• Print the Item Structures report using the Item Structures icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Item Structures form.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

• If you changed the item numbers of the items that were assigned to the structures you changed, you should also print new copies of the Item Structures report. 

Page 120: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Segment Codes

3–22 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for more information about the Item Structure report. 

Adding, Editing, and Deleting Segment Codes

Double‐click the Segment Codes icon in the Setup folder to add, edit, or delete the lists of valid entries for item number segments.  

Adding segment codes is optional, as is using them once they are entered. 

You can turn the option to use segment codes on and off for individual segments at any time by using the Validate column found on the Items tab of the I/C Options form. 

Finding detailed instructions

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on segment codes. For step‐by‐step instructions on using the Segment Codes form and descriptions of all the fields, see “Add Segment Codes” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

  Help key You can also press F1 to display Help information while working in the form. 

Before you start Print the Segment Codes report for the records you want to edit or delete. Double‐click the Segment Codes icon in the Setup Reports folder or choose Print from the File menu in the Segment Codes form. 

Adding Segment Codes

To add a segment code:

1. Select the segment using the drop‐down arrow in the Segment Name field.  

2. Fill in the fields and add the record as described in the “Add Segment Codes” section of Chapter 3 in the Getting Started guide. 

Page 121: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Segment Codes

User Guide 3–23

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Editing Segment Codes

Restrictions You cannot edit a segment code if it is used by item numbers in your inventory unless you first delete the item numbers. 

You can change segment code descriptions, but you cannot change segment names or codes. 

To edit a segment code:

1. Select the segment from the Segment Name list. 

2. Select the segment code you want to edit. 

3. Make your changes in the Description column. 

4. Click Save to record the changes. 

Deleting Segment Codes

Restrictions You cannot delete a segment code if it is used by item numbers in your inventory unless you first delete the item numbers. 

Tip: In the I/C Items form, use the Set Criteria option of the Item Number Finder to list all the item numbers that use the segment code you want to delete. For instructions on how to use this feature, see the System Manager User Guide. 

To delete a segment code:

1. Select the segment from the Segment Name list. 

2. Select the segment code you want to delete. 

3. Press the Delete key on your keyboard. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Page 122: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations

3–24 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

After Changing Segment Code Records

Print the Segment Codes report using the Segment Codes icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Segment Codes form. 

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

• If you changed or deleted segment codes used by items, you should also print new copies of the Item Status report for the item records you changed. 

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations

Double‐click the Locations icon in the Setup folder to add, edit, or delete locations. 

Locations are the separate stores or warehouses where you stock inventory items. You can also create a goods‐in‐transit location to house goods while they are being transferred between physical locations. 

If you did not select the Allow Items At All Locations option during setup, you can assign and remove items from a location using the Items tab of the Locations form, and you can also prevent any of the items stored at the location from being used in transactions. 

Finding detailed instructions

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on locations. For step‐by‐step instructions on using the  Locations form and descriptions of all the fields, see “Add Inventory Locations” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

  Help key You can also press F1 to display Help information while working in the form. 

Page 123: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations

User Guide 3–25

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Before you start Print the Locations report for the records you want to edit or delete, using the Locations icon in the Setup Reports folder, or by choosing Print from the File menu in the Locations form. 

Adding Locations

You must add at least one location before you can add inventory items.  

To add a location:

1. Click the New icon next to the Location field, then type the code for the new location. 

2. Fill in the fields and save the record as described in the “Add Inventory Locations” section of Chapter 3 in the Getting Started guide.  

Editing Locations

You can change the information in all fields except the Location field.  

To edit a location:

1. Type the location code or select it from the Finder. 

2. Make the changes you need. 

For descriptions of all of the fields in the Locations form, see “Add Inventory Locations” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

3. Click Save to record the changes. 

Page 124: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations

3–26 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Effects of Changes

If you set the location to inactive, you can still assign it to new items. However, if you attempt to post transactions for the inactive location, an error message will warn you that processing cannot be completed. 

If you change your selection for the Override G/L Account Segments, on the Integration tab, the change does not affect existing  general ledger transactions. Make any corrections you need to existing transactions in Sage Accpac General Ledger, if you use it, or in your other general ledger. 

 Further information

For more information about this option, see “Setting Up Locations” in Chapter 2 of the Getting Started guide. 

Assigning Several Items to a Location

If you turned off the Allow Items At All Locations option in I/C Options, you can specify the items to stock at each location. After entering items in inventory, stock your locations by using the Items tab in the Locations form.  

Note that the Items tab does not appear in the I/C Locations form when the Allow Items at All Locations option has been selected. 

When you assign items to a location, you allow transactions at the location for the items you assign. 

If you just want to assign a single item to one or more locations, use the Location Details form. 

To assign several items to a location:

1. Type the code for a location where you want to assign items, or select it from the Finder. 

2. Click the Items tab. 

Page 125: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations

User Guide 3–27

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

3. Turn on the Allow Items At This Location option, if it is not already selected. 

4. Select the range of items you want to assign to the location. 

  Go button 5. Click the Go button to assign the selected items to the location (or press F7). 

For each item you assign to the location, the value in the Allowed column is set to Yes. These items can now be used in transactions at this location. 

6. Repeat steps 4 and 5 for each range of items you want to add to the location. 

7. Click Save to record the changes. 

8. Repeat steps 1 to 7 for each location where you want to add items. 

Disallowing Transactions for Items at Locations

If you do not use the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form, you can use the Items tab to specify the items that can be used in transactions at the location. The Allow Items At This Location option is “on” by default when you add a location.  

Note: The Items tab appears only if you do not select the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form. 

To disallow transactions for items at a location:

1. Type the location code or select it from the Finder. 

2. Click the Items tab. 

3. Turn off the Allow Items At This Location option, if it is not already turned off. 

4. Select the range of items for which you want to disallow transactions. 

Page 126: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations

3–28 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

  Go button 5. Click the Go button to display the item information for the location (or press F7). 

For each item in the range you selected, the value in the Allowed column will read No. These items now cannot be used in transactions posted for the location. 

6. Click Save to record the changes. 

To allow transactions for items, follow the instructions in the section “Assigning Several Items to a Location,” on page 3‐18. 

Deleting Locations

Restrictions You cannot delete a location if items are assigned to it or if a physical inventory worksheet exists for the location. To delete a  location, you must first delete any assigned items and any physical inventory worksheets.  

 Further information

See the section “Deleting Item Records” in Chapter 4 of this guide for instructions on removing items from an inventory location.  

To delete a location:

1. Type the location code or select it from the Finder. 

2. Click the Delete button. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Location Records

• Print the Locations report using the Locations icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Locations form.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes.  

Page 127: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Categories

User Guide 3–29

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Adding, Editing, and Deleting Categories

Double‐click the Categories icon in the Setup folder to add, edit, or delete categories. Categories allow you to classify items into logical groups for processing and reporting purposes, and to allocate the sales, returns, costs of goods sold, cost variances, and damaged goods for each group to the general ledger accounts you specify. 

Finding detailed instructions 

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on categories. For step‐by‐step instructions on using the Categories form and descriptions of all the fields, see “Add Categories” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start • Print the Categories report for the records you want to edit or delete. Double‐click the Categories icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Categories form. 

• If you are changing account numbers, check that your general ledger contains the accounts you want to assign for these general ledger accounts: 

− Sales − Returns − Cost of Goods Sold − Cost Variance − Damaged Goods − Internal Usage 

If you do not use Sage Accpac General Ledger, Inventory Control will not verify any general ledger account numbers. You will have to check the numbers you specify against your general ledger. 

Adding Categories

Every inventory item must be assigned to a category. You must add at least one category to Inventory Control before you can add item records.  

Page 128: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Categories

3–30 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

To add a category:

1. Click the New icon next to the Category Code field, then type the new code. 

2. Fill in the fields and add the record as described in the “Add Categories” section of Chapter 3 in the Getting Started guide.  

Editing Categories

Restrictions You can change the information in all fields of the Categories form except the category code.  

To edit a category:

1. Type the category code or select it from the Finder. 

Make the changes you need. 

For descriptions of all of the fields in the Categories form, see “Add Categories” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

2. Click Save to record the changes. 

Effects of changes If you change G/L accounts, the new accounts are used only for transactions posted after the change. The same is true when you change the setting for Allow Commissions, or change the maximum commission rate. 

Changing the default price list, tax authorities, or tax classes only changes the default choices for new items you add to the category. To change tax information in existing item records, use the Taxes tab in the Items form. 

If you set the category to inactive, you cannot assign it to new items, but you can still edit and save item records that use the category. 

You can post receipts, adjustments, transfers, and assemblies for items in an inactive category, but you cannot post shipments. 

Page 129: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Categories

User Guide 3–31

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Deleting Categories

Restrictions You cannot delete a category if items are assigned to it. To delete a category, you must first assign the items to a different category, or delete the assigned items. 

Note that Inventory Control does not prevent you from deleting an item which belongs to a category. 

 Further information

See “Deleting Item Records” in Chapter 4 of this guide for instructions on removing item numbers from your inventory control system.  

Before you start  Assign a different category code to item records that use the category code you want to delete. 

To delete a category:

1. Type the category code or select it from the Finder. 

2. Click the Delete button. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Category Records

• Print the Categories report using the Categories icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Categories form.  

• Compare the report you printed before making changes to the report that you printed afterwards to verify that you made all changes correctly. 

• If you changed the categories assigned to items, you should also print new copies of the Item Status report for the records you changed. 

Page 130: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Account Sets

3–32 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Adding, Editing, and Deleting Account Sets

Double‐click the Account Sets icon in the Setup folder to add, edit, or delete account sets. Account sets are groups of general ledger accounts to which you post Inventory Control transactions. (Note that sales and COGS accounts are defined with the item category records.)  

Finding detailed instructions 

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on account sets. For step‐by‐step instructions on using the Account Sets form and descriptions of all the fields, see “Add Account Sets” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start • Print the Account Sets report for the records you want to edit or delete. Double‐click the Account Sets icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Account Sets form. 

• If you are changing account numbers, check that your general ledger contains the accounts you want to assign for these general ledger accounts: 

− Inventory Control − Payables Clearing − Adjustment Write‐Off − Assembly Cost Credit − Non‐Stock Clearing − Transfer Clearing − Shipment Clearing − Disassembly Expense − Physical Inventory Adjustment − Credit/Debit Note Clearing 

If you do not use Sage Accpac General Ledger, Inventory Control will not verify any general ledger account numbers. You will have to check the numbers you specify against your general ledger. 

Page 131: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Account Sets

User Guide 3–33

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Adding Account Sets

You must add at least one account set to Inventory Control before you can add item records.  

To add an account set:

1. Click the New icon next to the Account Set Code field, and then enter a code for the new set. 

2. Fill in the fields and add the record as described in the “Add Account Sets” section of Chapter 3 in the Getting Started guide.  

Editing Account Sets

You can change the description, active status, costing method, and general ledger account numbers for an account set.  

To edit an account set:

1. Enter the code for the account set or select it from the Finder. 

2. Make the changes you need. 

For descriptions of all of the fields in the Accounts Sets form, see “Add Account Sets” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

3. Click Save to record the changes. 

Effects of changes New G/L account assignments are used only in transactions that you add after the change. Existing transactions in the G/L batch use the previous account numbers. Make any corrections you need for existing transactions in your general ledger. 

If you make an account set inactive, you cannot assign it to a new item record. You can post transactions for and make changes to item records that were assigned to the account set before you made it inactive. 

Changing the costing method will affect cost calculations for all items using the account set. 

Page 132: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Account Sets

3–34 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Deleting Account Sets

Restrictions You cannot delete an account set that is assigned to an item number. Before deleting an account set, delete any item numbers that are assigned to the account set, or assign them to other account sets.  

To delete an account set:

1. Enter the code in the account set field or select the code using the Finder. 

2. Click the Delete button. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

 Further information

For information about restrictions on moving items between account sets, see “Editing Item Records” in Chapter 4 of this guide. 

After Changing Account Set Records

• Print the Account Sets report using the Account Sets icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Account Sets form.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

• If you changed the account set codes assigned to items, you should also print new copies of the Item Status report for the records you changed. 

Page 133: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Price List Codes

User Guide 3–35

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Adding, Editing, and Deleting Price List Codes

Double‐click the Price Lists Codes icon in the Setup folder to add, edit, or delete price lists.  

Price list codes set the defaults for Item Pricing. You enter the actual pricing and discount/markup information and assign items to price lists in the Item Pricing form. 

To add items or change the assignment of items to particular price lists, click the Item Pricing icon in the Items And Price Lists folder. See “Assigning Items to Price Lists” in Chapter 4, for more information. 

An item can be assigned to many different price lists. 

Finding detailed instructions

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on price list codes. For step‐by‐step instructions on using the Price List Codes form and descriptions of all the fields, see “Add Price List Codes” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start Print the Price List Codes report for the records you want to edit or delete. Double‐click the Price List Codes icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Price List Codes form. 

Adding Price Lists

You can create as many price lists as you want.  

To add a price list:

1. Click the New icon next to the Price List Code field, then enter a code for the new price list. 

2. Fill in the description, and add the record as described in “Add Price List Codes” in Chapter 3 in the Getting Started guide. 

Page 134: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Price List Codes

3–36 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Editing Price Lists

You can change all the fields in the Price List Codes form except the code that identifies the price list.  

To edit a price list:

1. Enter the code for the price list or select it from the Finder. 

2. Make the changes you need. 

For descriptions of fields in the Price List Codes form, see “Add Price List Codes” in Chapter 3 in the Getting Started guide. 

3. Click Save to record the changes. 

Effects of changes Changes affect the defaults in the Item Pricing form only for items assigned to the price list code after the change. 

Deleting Price Lists

Restrictions You cannot delete a price list if it has items assigned to it. 

 Further information

See “Deleting Items from Price Lists” in Chapter 4 of this guide for instructions on how to remove items from a price list.  

To delete a price list:

1. Enter the code for the price list or select it from the Finder. 

2. Click the Delete button. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Price Lists

• Print the Price List Codes report using the Price List Codes icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Price List Codes form.  

Page 135: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Optional Fields

User Guide 3–37

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

Adding, Editing, and Deleting Optional Fields

Optional fields are available if you use Transaction Analysis and Optional Field Creator, a separately licensed package available for Sage Accpac ERP. Optional Fields let you store custom information with records and transactions. 

Click Optional Fields in the Setup folder to add, edit, or delete optional fields that you use in your Inventory Control system. 

See Chapter 2 in the Getting Started manual for background information on optional fields. For step‐by‐step instructions on using the Optional Fields form and descriptions of all the fields, see Chapter 3 in the Getting Started manual. 

Adding Optional Fields

To add a new optional field:

1. Choose Optional Fields from the I/C Setup folder. 

2. In the Optional Field For field, select the type of record or transaction to which you are adding the optional field. 

3. Use the Finder to select the optional field codes you want to use for each type, and then enter the default entries for the optional fields, and indicate whether the fields will be automatically inserted on new records or transactions that you enter.  

4. For an optional field you are defining for a transaction, click the Settings button, then select the type of General Ledger accounts to which optional field entries can be passed. 

5. Click Add (or Save) to add the optional field. 

Page 136: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Optional Fields

3–38 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Editing Optional Fields

You can change the default value and Auto Insert status for an optional field at any time. If the field is validated, however, you must select a blank or a value that is defined for the optional field in Common Services. 

To change an optional field:

1. Choose the Optional Fields icon from the Setup folder. 

2. In the Optional Field For field, select Items or select the type of transaction or transaction detail line for which you want to edit optional fields. 

3. Make the changes you need on the grid. 

4. Use the Settings button to select the type of General Ledger accounts to which optional field information can be passed. 

5. Click Save to record the changes. 

Effects of changes  Changes will only affect new item records or transactions.  

Deleting Optional Fields

You can only delete optional fields that are not assigned to records or transactions. 

To delete an optional field:

1. In the Optional Field For field, select Items or select the type of transaction or transaction detail line from which you want to delete optional fields. 

2. Select (highlight) the optional field that you want to remove. 

3. Click the Delete button, or press the Delete key on the keyboard. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Page 137: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Units of Measure

User Guide 3–39

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

After Changing Optional Fields

• Print the Optional Fields report to check the new record information and to update your printed records. 

Adding, Editing, and Deleting Units of Measure

Double‐click the Units Of Measure icon in the Setup folder to add, edit, or delete units of measure. Units of measure (abbreviated as UOMs) are the quantities in which you buy, sell, price, and stock your goods. Inventory Control lets you define all of your units of measure in a single place so you can add them more easily to item records.  

Finding detailed instructions 

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on units of measure. For step‐by‐step instructions on using the Units Of Measure form and descriptions of all the fields, see “Add Units Of Measure” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start • Print the Units Of Measure report. Double‐click the Units Of Measure icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Units Of Measure form. 

• Calculate the conversion factors between the stocking units of measure and new units you are adding. 

• Choose what to call each of the units of measure. The names you use appear on data entry screens. 

Adding Units of Measure

Every inventory item must have a stocking unit of measure. If you use only defined units of measure for items, you must add at least one unit of measure before you can add item records.  

Page 138: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Units of Measure

3–40 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

To add a unit of measure:

Insert key 1. Use the Insert key on your keyboard to start a new line on the Units Of Measure form. 

2. Type a name for the unit of measure, press the Tab key, and then type the conversion factor between this unit of measure and the stocking unit of measure. 

This is a default conversion factor. You can change it when you add units of measure to item records. 

Note the following points:

• The conversion factor for a stocking unit of measure is always 1. 

• If you did not select the Allow Fractional Quantities option in the I/C Options form, the stocking unit is the smallest unit of measure that you can specify for shipping or selling the item. All other units of measure for an item are based upon the stocking unit of measure. 

Editing Units of Measure

Restrictions You cannot change the name of a unit of measure. If you want to change the unit of measure name, you must delete it, and then add the UOM with the new name. 

You can change the default conversion factor for units of measure at any time.  

To edit a unit of measure:

1. Double‐click the Default Conversion Factor that you want to change, and type a new conversion factor. 

2. Click Save to record the changes. 

Effects of changes Changing conversion factors here has no effect on existing item records. 

Page 139: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Weight Units of Measure

User Guide 3–41

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

Deleting Units of Measure

Restrictions You can delete a unit of measure at any time without affecting any item records.  

Note that Inventory Control does not prevent you from deleting a unit of measure that is used by an item record. 

To delete a unit of measure:

1. Highlight the unit of measure that you want to delete. 

2. Press the Delete key. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Units of Measure Records

• Print the Units of Measure report using the Units of Measure icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Units of Measure form.  

• Compare the report that you printed before making changes to the report that you printed afterwards to verify that you made all changes correctly. 

Adding, Editing, and Deleting Weight Units of Measure

Double‐click the Weight Units Of Measure icon in the Setup folder to add, edit, or delete units of measure. Weight units of measure are the different units that you use for measuring the weight of items — such as pounds, tons, kilograms, and metric tons. 

Weight units of measure are all defined in terms of a default weight unit of measure, which is the unit used to express total order weights in Order Entry. You specify the default weight unit of measure in the I/C Options form.   

Page 140: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Weight Units of Measure

3–42 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Finding detailed instructions 

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on weight units of measure. For step‐by‐step instructions on using the Weight Units Of Measure form and descriptions of all the fields, see “Add Weight Units Of Measure” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start • Print the Weight Units Of Measure report. Double‐click the Weight Units Of Measure icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Weight Units Of Measure form. 

• Calculate the conversion factors between the default weight unit of measure and all other weight units of measure. 

You set the default weight unit of measure on the I/C Options form after adding it to the Weight Units Of Measure form. 

• Choose what to call each of the weight units of measure. The names you use appear on data entry screens. 

Adding Weight Units of Measure

Every inventory item record can store a unit weight and a weight unit of measure. You must add at least one weight unit of measure before you can specify a weight unit of measure in item records.  

To add a weight unit of measure:

Insert key 1. Use the Insert key on your keyboard to start a new line on the Weight Units Of Measure form. 

2. Type a name for the weight unit of measure, and press the Tab key 

3. Type the weight conversion factor for converting this weight unit to the default weight unit of measure. For example, if “pound” is the default weight unit of measure (with a conversion factor of 1), the conversion factor for “ton” would be 2,000. 

Page 141: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Weight Units of Measure

User Guide 3–43

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

You can use fractions in weight conversion factors even if you do not use fractional inventory quantities. For example, the factor to convert kilograms to pounds would be 2.2. 

The default weight unit of measure is set in the I/C Options form. It is also the unit in which the total order weight is expressed in Order Entry.  

Editing Weight Units of Measure

Restrictions You cannot change the name of a weight unit of measure. If you want to change the weight UOM name, you must delete the weight unit of measure, and then add the new weight UOM with the new name. 

You can change the conversion factors for weight units of measure at any time.  

To edit a weight unit of measure:

1. Double‐click the Default Conversion Factor that you want to change, and type a new conversion factor. 

2. Click Save to record the changes. 

Effects of changes Changing conversion factors will affect the shipping weight of orders that use the weight unit of measure. 

Deleting Weight Units of Measure

Restrictions You cannot delete the default weight unit of measure, and you cannot delete any weight unit of measure that is used by an item. 

If you want to delete the default weight unit of measure, you must first set a different weight unit of measure as the default unit (in the I/C Options form). 

To delete a weight unit of measure:

1. Highlight the weight unit of measure that you want to delete. 

Page 142: Sage Accpac IC User Guide

Item Mappings

3–44 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

2. Press the Delete key. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Weight Units of Measure Records

• Print the Weight Units of Measure report using the Weight Units Of Measure icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Weight Units Of Measure form.  

• Compare the report you printed before making changes to the report that you printed afterwards to verify that you made all changes correctly. 

Item Mappings The Item Mappings form provides a mapping table for third‐party programs to map item numbers maintained in a non‐Sage Accpac ERP system to item numbers and descriptions in Sage Accpac ERP. The item mapping table is not used in a standard Sage Accpac Inventory Control system.  

For example, you might use these item mappings for importing transactions into Sage Accpac ERP, or for importing items. 

To enter item mappings

1. Double‐click the Item Mappings icon in the I/C Setup folder to open the Item Mappings form. 

2. Either enter your non‐Sage Accpac item numbers and descriptions or import them from your non‐Sage Accpac Inventory Control data. 

3. Select the item structure that you want to use in Sage Accpac ERP for each item number. 

4. Type the item number to use in Sage Accpac ERP for each non‐Sage Accpac item number. 

Page 143: Sage Accpac IC User Guide

Printing Setup Reports

User Guide 3–45

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining

Setup Information

When you are finished, click Close to save the item mappings and close the Item Mappings form. 

Printing Setup Reports You can print reports for each of the icons in the Setup folder, using the Print selection on the File menu in each of the forms or the corresponding icons in the Setup Reports folder. 

You should print new reports and file them each time you change Inventory Control setup records or options.  

To print setup reports:

1. On the File menu in the following forms, click Print: 

• Options  

• G/L Integration 

• Item Structures 

• Segment Codes 

• Locations 

• Categories 

• Account Sets 

• Price List Codes 

• Optional Fields 

• Units of Measure 

• Weight Units of Measure 

• Item Mappings 

Page 144: Sage Accpac IC User Guide

Importing and Exporting Setup Record Information

3–46 Sage Accpac Inventory Control

icug-3.doc, printed on 11/26/2007, at 5:14:44 PM. Last saved on 11/23/2007 2:52:00 PM.

Sage Software Confidential

2. Select the range of records for which you want to print the report, and select information you want included, if options for information and ranges are available. 

3. Click the Print button. 

 Further information

For details about these reports, and more information about printing them, see Chapter 7 in this guide.  

Importing and Exporting Setup Record Information

Use the Import and Export commands on the File menu to transfer information between your Inventory Control system and another Sage Accpac Inventory Control database or non–Sage Accpac program.  

For example, you may want to import records when setting up a new Inventory Control system. You may also want to export records to make changes in them, and then re‐import them into Inventory Control. 

You can import and export all setup records except the contents of the I/C Options form. 

Use the Display Import Fields command on the Import form to display the name, type, and length of each field in the record that you want to import. The report also indicates key fields. 

 Further information

For more information about importing and exporting Inventory Control records, see Appendix B, “Importing and Exporting,” in this guide. Refer also to the System Manager User Guide.  

After importing  •  Check data integrity. 

• Print reports of the records to verify imported data. 

• If necessary, delete files containing imported records in the program where you created them. 

Page 145: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 4–i

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Chapter 4 Maintaining Item and Price List Information

 

Icons for Maintaining Item and Price List Information .............................4–2 Item and Price List Maintenance .............................................4–2 Item and Price List Setup and Reports ........................................4–4

Adding, Editing, and Deleting Item Records ......................................4–5 Adding Item Records Using the Items Wizard.................................4–5 Adding Item Records Using the Items Form...................................4–6 Editing Item Records........................................................4–7 Deleting Item Records ......................................................4–9 After Changing Item Records ...............................................4–10

Linking Vendors to Items ......................................................4–10 Adding a Vendor to an Item ................................................4–11 Deleting a Vendor from an Item.............................................4–11 Editing Vendors ...........................................................4–11

Adding, Editing, and Deleting Customer Details .................................4–12 Adding Customer Details ..................................................4–12 Editing Customer Details...................................................4–13 Deleting Customer Details..................................................4–13 After Changing Customer Details ...........................................4–14

Maintaining Price Lists ........................................................4–14 Viewing Price List Information .............................................4–15 Assigning Items to Price Lists...............................................4–15 Editing Price Lists .........................................................4–16 Deleting Items from Price Lists..............................................4–17 Copying Items to Other Price Lists ..........................................4–17 Adding Contract Pricing for Customers......................................4–21 Editing Contract Prices.....................................................4–22

Page 146: Sage Accpac IC User Guide

4–ii Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Deleting Contract Prices ................................................... 4–23 Updating Price Lists....................................................... 4–23 After Changing Price Lists ................................................. 4–26

Adding, Editing, and Deleting Location Details .................................. 4–26 Assigning Items to Locations............................................... 4–28 Editing Location Details ................................................... 4–28 Removing Items from Locations ............................................ 4–29 After Changing Location Details............................................ 4–30

Adding, Editing, and Deleting Manufacturers’ Items ............................. 4–30 Adding Manufacturers’ Items .............................................. 4–31 Editing Manufacturers’ Items .............................................. 4–31 Deleting Manufacturers’ Items ............................................. 4–31 After Changing Manufacturers’ Items....................................... 4–32

Adding, Editing, and Deleting Reorder Quantities ............................... 4–32 Adding Reorder Quantities ................................................ 4–33 Editing Reorder Quantities................................................. 4–34 Deleting Reorder Quantities................................................ 4–35 After Changing Reorder Quantities ......................................... 4–35

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material .................................. 4–36 Adding Bills of Material Records ........................................... 4–36 Editing Bills of Material Records............................................ 4–37 Deleting Bills of Material Records........................................... 4–37 Copying Bills of Material .................................................. 4–37 Updating Bills of Material.................................................. 4–39 After Changing Bills of Material Records .................................... 4–41

Adding, Editing, and Deleting Kitting Items..................................... 4–42 Before Setting Up Kitting Items............................................. 4–42 Adding Kitting Item Records............................................... 4–43 Editing Kitting Items ...................................................... 4–43 Deleting Kitting Item Records .............................................. 4–44

Maintaining Item Statistics..................................................... 4–44 Updating Sales Statistics ................................................... 4–46 Deleting Sales Statistics .................................................... 4–46

Page 147: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 4–iii

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

After Changing Sales Statistics ..............................................4–47 Updating Transaction Statistics .............................................4–47 Deleting Transaction Statistics ..............................................4–48 After Changing Transaction Statistics........................................4–49

Printing Item and Price List Information.........................................4–49 Importing and Exporting Item and Price List Information .........................4–51

Page 148: Sage Accpac IC User Guide
Page 149: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 4–1

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Chapter 4 Maintaining Item and Price List Information

 

This chapter explains how to maintain Inventory Control item records and price list information. The topics covered are: 

• Adding, editing, and deleting item records. 

• Assigning items to price lists, and editing price list information. 

• Copying items from one price list to another price list. 

• Updating prices on a range of price lists. 

• Assigning or removing items from locations, and adding, editing, and deleting location details. 

• Adding, editing, and deleting manufacturers’ item numbers. 

• Adding, editing, and deleting reorder quantities. 

• Adding, editing, and deleting bills of material. 

• Adding, editing, and deleting sales and transaction statistics. 

• Printing item record and price list information. 

• Importing and exporting item records and price lists. 

• Adding, editing, and deleting kitting items. 

 Further information

See Chapter 2 of the Getting Started guide for explanations of the Inventory Control records discussed in this chapter. See Chapter 3 of the Getting Started guide for step‐by‐step instructions on adding records to Inventory Control.  

Page 150: Sage Accpac IC User Guide

Icons for Maintaining Item and Price List Information

4–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Help key To display online help about a form, field, or message that you see 

on your screen, press the F1 key or click the Help button (if one is displayed).  

Icons for Maintaining Item and Price List Information Choose icons from the Items And Price Lists folder to add and update item records and price lists 

Item and price list maintenance icons

 

Item and Price List Maintenance

Items Wizard Use the Items Wizard to streamline item setup by entering all item set up information within a single item wizard. 

The Items Wizard lets you add new item records or update existing ones, specify item locations and costs, assign items to vendors, set up item pricing, add customers’ and manufacturers’ item numbers, and set up reorder information. 

If you prefer, you can enter all of this information using the individual forms in the I/C Items and Price Lists folder. 

Page 151: Sage Accpac IC User Guide

Icons for Maintaining Item and Price List Information

User Guide 4–3

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Items Use Items to add, edit, and delete item records.  

Vendor Details Use Vendor Details to specify the vendor(s) for each item and the default item cost for the vendor(s). (Purchase Orders will then allow you to use the cost as a default and will update the vendor’s cost for the item.)  

Customer Details Use Customer Details to specify the item numbers that your customers use for your inventory items. Customer item numbers provide more accuracy when identifying specific items on sales order. Customer item numbers are automatically translated during data entry to your inventory item numbers. 

Item Pricing Use Item Pricing to edit pricing information for items and to assign or remove price list items.  

Copy Item Pricing Use Copy Item Pricing to copy a range of items from one price list to another price list.  

Update Item Pricing Use Update Item Pricing to update prices or costs in a range of items for one or more price lists.  

Contract Pricing Use Contract Pricing to set up and edit contract pricing arrangements, by item or category, for individual customers.  

Location Details If you did not select the Allow Items At All Locations option in the I/C Options form, use Location Details to edit location details and to assign or remove price list items from locations.  

Manufacturers’ Items

Use Manufacturers’ Items to set up bar codes (e.g. UPC and ISBN codes) for entering transactions in Inventory Control, Order Entry, and Purchase Orders and to create shortcut numbers for your most popular items. Manufacturers’ item numbers are automatically translated during data entry to your inventory item numbers. 

Reorder Quantities Use Reorder Quantities to specify maximum, minimum, reorder, and projected sales quantities for each item at each location where you stock the item.  

Page 152: Sage Accpac IC User Guide

Icons for Maintaining Item and Price List Information

4–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Bills of Material Use Bills Of Material to specify the costs, quantities, units, and components included when you assemble or repackage inventory items to create a supply of “master items” for sale.  

Copy Bills of Material

Use Copy Bills Of Material to create a new bill of material based on an existing BOM. The new BOM can be for the same master item or for a new one. 

Update Bills of Material

Use Update Bills Of Material to change the fixed or variable costs for a range of bills of material by a percent or an amount, or to add, remove, or replace particular components in a range of BOMs. 

Kitting Items Use Kitting Items to group items for special promotions and sell them as a single item. Unlike BOM master items, kitting items are not treated as stock items, so there are no stocked quantities of kits — only of the components. 

Item and Price List Setup and Reports

Inventory Control provides a comprehensive set of reports for listing the item records and price lists discussed in this chapter. Unless otherwise noted, the following reports are in the Setup Reports folder:  

• Item Status report (in the Stock Control Reports folder). 

• Price Lists report (in the Price/Sales Analysis Reports folder). 

• Contract Pricing report (in the Price/Sales Analysis Reports folder). 

• Alternate Items report. 

• Vendor Details report. 

• Customer Details report. 

• Location Details report. 

• Manufacturers’ Items report. 

Page 153: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Records

User Guide 4–5

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

• Bills of Material report. 

• Kitting Items report. 

• Reorder Quantities report. 

 Further information

See “Printing Item and Price List Information,” on page 4‐49, for information on printing item reports and price lists.  

For a more complete discussion of Inventory Control reports, see Chapter 7, “Reports.”  

Adding, Editing, and Deleting Item Records

Use the Items form or the Items Wizard in the Items And Price Lists folder to add item records to Inventory Control, and to modify or delete existing item records. 

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on items. For step‐by‐step instructions on using the Items form and descriptions of all the fields, see “Step 7: Add Inventory Items” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start Print the Item Status report for the records you want to edit or delete. Click the Item Status icon in the Stock Control Reports folder or choose Print from the File menu in the Items form. 

Adding Item Records Using the Items Wizard

To add an item record:

1. Double‐click the Items Wizard icon.  

2. Click the New icon next to the Item Number field, and then 

enter a code for the item record that you want to add. 

3. Fill in the fields on the first page, and then click the Next button to move through the remaining pages on the form. 

Page 154: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Records

4–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Click the Done button to add the item record

4. You can add the record by clicking the Done button when you have added the required item information (after you add the stocking unit of measure on page 3 of the item information). 

For more information, see “Step 7: Add Inventory Items” in Chapter 3 in the Getting Started guide.  

Click the Cancel button to save your work

If you have to leave the wizard while adding an item, just click the Cancel button, and you will have the chance to save your entries. The next time you start the Items Wizard, you can continue from the last entry by entering the same Item Number. 

Adding Item Records Using the Items Form

To add an item record:

1. Double‐click the Items icon.  

2. Click the New icon next to the Item Number field, and then 

enter a code for the item record you want to add. 

3. Fill in the fields and add the record as described in “Step 7: Add Inventory Items” in Chapter 3 in Getting Started.  

Copying an existing record to a new item record

To create a new item record using some of the information entered for another item record, follow these steps: 

1. Double‐click the Items icon. 

2. In the Item Number field, enter the number of the item record you want to copy, or select it from the Finder. 

3. When the item record is displayed, enter the new item number in the Item Number field, then press the Tab key. 

4. Edit any of the fields requiring changes for the new record. 

5. Specify the stocking unit and any other units of measure for the new item on the Units tab. 

6. Click Save to add the new item record. 

Page 155: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Records

User Guide 4–7

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Editing Item Records

You can change most of the information in an item record at any time, with these restrictions:  

• You cannot directly change an item number. You must first create a new item record with a new item number, copy the item information to the new record, and then delete the old item record. See the previous section for instructions on copying existing item record information to new item records. 

• You cannot change an item’s structure code. 

• You cannot assign an item to an inactive category or account set. 

• You cannot change an item’s account set to one that uses the user‐specified costing method if the item is a master or component item in a bill of material. 

• You cannot change a stock item to a non‐stock item unless: 

− The total cost and quantity for the item is zero at all locations, and the item number is removed from all location records, using the Location Details form. 

− The account set and category codes for the item are active. 

− The item is assigned to an account set that uses the user‐specified costing method. 

• You cannot choose an inactive item as an alternate item. 

• You cannot change a stock item to a kitting item unless you change the Account Set Code entry to “User Specified Cost.” 

Changing an item’s category or account set

We do not recommend that you change the category or account set assigned to an item record for which you have posted transactions. If you change the category, the new category may not distribute  COGS (cost of goods sold) and cost variance amounts to the same general ledger accounts as the old category, invalidating statistical comparisons between reporting periods.  

Page 156: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Records

4–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

If you change to a new account set which uses a different costing method, all subsequent transactions posted for the item number will be posted to the set of general ledger accounts linked to the new account set code. 

Inventory Control warns you if you attempt to change an item’s account set while there are posted transactions for the item for which Day End Processing has not been run. 

You can change the category, account set, and tax group assigned to an item, but only to another category, account set, or tax group that uses the same currency. 

Optional Fields in Inventory Control

Use the I/C Optional Fields form to set which optional fields appear in the item records. 

Optional Fields in Common Services

Use the Optional Fields form in Common Services to change the list of valid entries for each optional field that has a Finder button. 

Edit All Aspects of an Item Record Using the Items Wizard

The Items Wizard lets you change any of the information associated with an item, including location information, item pricing, vendors, customer’s and manufacturer’s item numbers, reorder quantities, bills of material, and kitting item components. 

1. Double‐click the Items Wizard icon. 

2. Enter the code for the item record you want to edit or select it from the Finder. 

3. Use the Next button to move to information that you want to change. 

4. Make the changes you need in the item record, item vendors, item pricing, alternative item numbers, bills of material, kitting items, or reorder quantities. 

Page 157: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Item Records

User Guide 4–9

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

For descriptions of all of the fields in the Items Wizard form, press F1 or see “Step 7: Add Inventory Items,” in Chapter 3 of the Getting Started guide.  

5. When you are finished, click Save to record your changes. 

Effects of changes  

Once you make an item inactive, you cannot use it in transactions (receipts, shipments, transfers, assemblies, or adjustments) unless you make it active again. 

Edit an Item Record Using the Items Form

1. Double‐click the Items icon. 

2. Enter the code for the item record you want to edit or select it from the Finder. 

3. Make the changes you need in the record. 

For descriptions of all of the fields in the Items form, press F1 or see “Step 7: Add Inventory Items,” in Chapter 3 of the Getting Started guide. Press F1 for help on any of the Items fields. 

4. When you are finished, click Save to record your changes. 

Effects of changes  

Once you make an item inactive, you cannot use it in transactions (receipts, shipments, transfers, assemblies, or adjustments) unless you make it active again. 

Deleting Item Records

Before you can delete an item record, make sure that:  

• The quantity of the item stored at each location is zero. 

• The total cost of the item at each location is zero. 

• You have run day‐end processing if you have posted any transactions for the item since the last day‐end processing, and have completed all receipts involving the item. 

Page 158: Sage Accpac IC User Guide

Linking Vendors to Items

4–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

• The item is not a master item or component item for a bill of material. 

To delete an item record:

1. Double‐click the Items icon. 

2. Enter the item number for the item you want to delete or select it from the Finder. 

3. Click Delete. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

 Further information

You can also use the Delete Inactive Records form to delete inactive item records. See “Deleting Inactive Records” in Chapter 6 for information about using the Delete Inactive Records form.  

After Changing Item Records

• Print the Item Status report, using the Item Status icon in the Stock Control Reports folder, or choose Print from the File menu in the Items form. 

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for information about the Item Status report and other item reports. 

Linking Vendors to Items

Use the Vendor Details form in the Items And Price Lists folder to specify vendors and their default costs for inventory items.  

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on vendors. For step‐by‐step instructions on using the  Vendor Details form see “Step 10: Assign Vendors to Items” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Page 159: Sage Accpac IC User Guide

Linking Vendors to Items

User Guide 4–11

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Adding a Vendor to an Item

To add a vendor:

1. Double‐click the Vendor Details icon in the Items And Price Lists folder. 

2. Enter an item number in the Item Number field, use the Finder to choose an item from the list, or use the navigation buttons to move up and down through the list. 

3. Fill in the fields as described in “Step 10: Assign Vendors to Items” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

4. Click Save to record your changes when you are finished. 

Deleting a Vendor from an Item

To delete a vendor:

1. Double‐click the Vendor Details icon.  

2. Enter an item number in the Item Number field, use the Finder to choose an item from the list, or use the navigation buttons to move up and down through the list. 

3. Select a vendor record using the Finder in the Vendor Number field. 

4. Press the Delete key on your keyboard. Click Yes if you are asked to confirm the deletion. 

Editing Vendors

You can change any of the details for a vendor except for the vendor’s currency. 

Page 160: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Customer Details

4–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Adding, Editing, and Deleting Customer Details

Use the Customer Details form in the Items And Price Lists folder to view, add, change, or delete inventory numbers that your customers use for your inventory items. 

Customer item numbers are particular to the customer and also specify the customer’s unit of measure, so different customers can use the same number for different items.  

Customer item numbers are often required for large customers, where the customer uses their stock numbers when ordering from you. They also make the order entry process more reliable because items are more precisely identified by the buyer. 

For information about all the fields in the Customer Details form and step‐by‐step instructions for assigning customer item numbers to items, see “Step 15: Add Customer Details” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Adding Customer Details

You can add customers’ item numbers for all items. 

To add a customer’s item number:

1. Double‐click the Customer Details icon.  

2. Enter an item number or select it from the Finder. 

3. Tab to the Customer Number column and press the Insert key to add a new line, if necessary. 

4. Enter the customer number or select it from the Finder. 

5. Tab to the Customer’s Item Number field and enter the item code that you want to identify this inventory item for this customer. 

6. Enter the customer’s description for this item. 

Page 161: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Customer Details

User Guide 4–13

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

7. Choose the unit of measure for this code.  

8. Enter any comments—such as why or when this code is used. 

9. Click the Save button to add the alternative item number. 

Editing Customer Details

You can change customers’ item numbers at any time. 

To edit customers’ item numbers:

1. Double‐click the Customer Details icon. 

2. Enter the item number or select it from the Finder.  

3. Move to the lines and fields that you want to change. 

4. Click Save to record the changes. 

Deleting Customer Details

You can delete customers’ item numbers at any time. 

To delete customers’ item numbers:

1. Double‐click the Customer Details icon.  

2. Enter the item number or select it from the Finder. 

3. Select the number that you want to delete. 

4. Press the Delete key to remove the complete line. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Page 162: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

4–14 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

After Changing Customer Details

Print the Customer Details report, using the Customer Details icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Customer Details form.  

Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for more information about the Customer Details report. 

Maintaining Price Lists Inventory Control includes the following icons for creating and maintaining all the price lists you need for your inventory items. 

Item Pricing Use Item Pricing to assign items to price lists, to edit pricing information for items, and to remove items from price lists. 

Copy Item Pricing Use Copy Item Pricing to add a range of items to one price list from another price list. 

Update Item Pricing

Use Update Item Pricing to change prices or costs for a range of items on one or more price lists. 

Contract Pricing Use Contract Pricing to set up pricing arrangements for specific customers. 

Price List Codes Use Price List Codes (located in the Setup folder) to add or update the codes that identify price lists for your inventory items, as well as to enter default discount (or markup) and tax information for each price list. 

Further information See “Setting Up Price Lists” in Chapter 2 of the Getting Started guide for an explanation of how price lists work in Inventory Control. For  step‐by‐step instructions on creating price lists and for a description of all the fields in the Price Lists Codes form, see “Add Price List Codes” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Page 163: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

User Guide 4–15

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

For instructions on deleting price lists, see “Deleting Price Lists” in Chapter 3 in this guide. 

Viewing Price List Information

Use the Item Pricing form in the Items And Price Lists folder to view pricing, discount or markup, price check, and tax information for items.  

To see which price lists an item is assigned to:

1. Double‐click the Item Pricing icon. 

2. Enter or select the number of the item that you want to view. 

3. Double‐click a price list if you want more information or if you need to edit the details. 

Assigning Items to Price Lists

Use the Item Pricing form in the Items And Price Lists folder to assign items to price lists or to edit price lists.  

If you are assigning groups of items to more than one price list, it may be faster to use the Copy Item Pricing form, as described in “Copying Items to Other Price Lists,” on page 4‐12. 

You must assign inventory items to at least one price list if you want pricing information for the items to appear on the Price Lists report and in Sage Accpac Order Entry (if you use it), and if you want item pricing information to appear in the Shipments form when adding detail lines. 

For step‐by‐step instructions on setting up price lists and for descriptions of all the fields in the Item Pricing form, see “Step 9: Assigning Items to Price Lists” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Page 164: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

4–16 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Tip: If you need to make the same change to a number of item pricing records, use Sage Accpac’s macro feature, as described in the System Manager User Guide. For example, you can use a macro to change the rounding method used for discounts and markups on all your item records. 

Before you start Print the Price Lists report for the price lists you want to change. Double‐click the Price Lists icon in the Price/Sales Analysis Reports folder or choose Print from the File menu in the Item Pricing form. 

To assign an item to a price list:

1. Double‐click the Item Pricing icon. 

2. Enter or select the number of the item that you want to add to a price list, and click the New button at the bottom of the form. 

3. If you use multicurrency accounting, enter the currency code or 

select it from the Finder. 

4. Enter the price list code for the price list you want or select it from the Finder next to the Price List Code field. 

5. Fill in the fields and add the record as described in “Step 9: Assigning Items to Price Lists” in Chapter 3 of the Getting Started guide.  

Editing Price Lists

To edit an item pricing record:

1. Double‐click the Item Pricing icon.  

2. Enter or select the number of the item that you want to edit. 

3. Double‐click the price list that you want to change. 

4. Make the changes you need. 

Page 165: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

User Guide 4–17

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

For descriptions of all of the fields in the Item Pricing form, press F1 or see “Step 9: Assigning Items to Price Lists” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

5. When you are finished, click Save to record your changes. 

Deleting Items from Price Lists

Use the Item Pricing form to delete items from price lists.  

Before deleting items from a price list, print the Price Lists report from the Price/Sales Analysis Reports form. 

Tip: If you want to delete a number of items from a price list, use Sage Accpac’s macro facility, as described in the System Manager User Guide. For an example of a macro that deletes all items from the price list before deleting the selected price list code, see “Creating Macros for Inventory Control” in Appendix D of this guide. 

To delete an item from a price list:

1. Double‐click the Item Pricing icon. 

2. Enter or select the number of the item with the prices that you want to delete. 

3. Select (highlight) the price list. 

4. Click Delete. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Copying Items to Other Price Lists

Use the Copy Item Pricing form in the Items And Price Lists folder to add items from one price list to another price list.  

You can copy new items to an existing price list or to a new price list. You can copy the pricing information exactly as assigned to  

Page 166: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

4–18 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

items on the original price list, or you can choose to adjust base prices, sale prices, markup costs, and markup factors, specify the number of decimal places to use, and add sale dates, tax information, and discount/markup information for the items you copy. 

Restrictions You cannot copy a range of items if any of the items already appear on the list you are copying to. Use the Update Item Pricing icon to change existing price list information. 

Before you start If you have not already done so, use the Price List Codes form to add price list code records for the price lists you need. 

To copy items from one price list to another:

1. Double‐click the Copy Item Pricing icon in the Items And Price Lists folder. 

 

 2. If you use multicurrency accounting, specify the From and To 

currency codes. 

Page 167: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

User Guide 4–19

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

3. Specify the source and destination price lists by entering the From and To price list codes. 

4. Specify the method for selecting the range of items that you want to copy. 

• Item Number. Select items by item number. 

• Category. Select items by their item category codes. 

• Item Segment. Select items that contain the specified segment in their item numbers, within the range of segment codes you specify. 

• Vendor Number. Select items by the vendor from whom you buy the item. 

• Optional Field Entries. Select by optional fields which have been assigned to item records. Optional fields appear after the Vendor Number selection. 

5. Select the range of records that you are copying. 

6. Select the information that you want to copy. Choose as much information as you need. You can copy each item’s: 

• Base Price. The normal or suggested selling price. 

• Sale Price. The sale price, if any. 

• Markup Cost. The cost on which markups are based. 

• Discount/Markup Information. The discount or markup information for the item specified on the Discounts tab of the Item Pricing form. 

• Price Check Information. The price check information includes item and employee‐specific rules for checking price override amounts entered in Order Entry.  

• Tax Information. The tax information for the item specified on the Taxes tab of the Item Pricing form. 

Page 168: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

4–20 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

You can also specify: 

• Decimal Places. The number of decimal places to use when displaying or printing the base and sale prices. 

• Sale Starts [ ] Ends [ ]. Beginning and ending dates for a sale period during which sale prices apply. 

• Markup Factor. The number by which to multiply the markup costs to calculate the selling prices for items on the new price list. 

Fields you do not select when you copy items to a price list will still be included in the new item pricing records, but their values will be set to zero by default. 

7. Choose whether to increase or decrease the values of the selected fields, and then specify the percentage. 

If you use multicurrency accounting, choose the method of creating the selected fields. You can: 

• Increase or decrease the values of the fields and specify the percentage of the change. 

Or 

• Multiply costs and prices by a rate of exchange. 

8. Click the Copy button to copy the selected range of items to the price list. 

After copying price lists

Edit the new price list if you want to add information not included in the original, or want to edit information copied over from the original. Use the Update Item Pricing form to make the same change to several item pricing records, and use the Item Pricing form to change single item pricing records. 

Page 169: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

User Guide 4–21

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Adding Contract Pricing for Customers

Use the Contract Pricing form to set up pricing arrangements for specific customers based on individual items or entire categories of items. You can set up any number of contracts for a given customer.  

If you use Sage Accpac Order Entry, it will use relevant contract prices as the default prices for customers (unless a lower price is available and you selected the Use Lowest Price option). 

To set up contract pricing for a customer, double‐click the Contract Pricing icon in the Items And Price Lists folder to open the Contract Pricing form. 

 

You can choose whether to price by item number or category code, and the Contract Price Type field provides a number of pricing options.  

See the Getting Started guide for a more detailed overview of Contract Pricing and a step‐by‐step guide to using the Contract Pricing form. 

To add contract pricing for a customer:

1. Double‐click the Contract Pricing icon. 

2. Enter the customer number for the customer you want to set up a contract price for, or select the number using the Finder.  

Page 170: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

4–22 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

3. Choose the pricing method you prefer (by item number or by category code). Fields in the lower portion of the form are activated according to the pricing method chosen in the upper portion. 

4. Fill in the fields as described in “Step 11:  Set up Contract Pricing” in Chapter 3 of the Getting Started guide.  

5. Check the expiration date for the contract. You can leave this field blank if you want the contract to be open‐ended. 

6. Click the Add button to add the contract pricing to your data. You will later be able to edit this contract or add another for the same customer by using the Finder or the navigation buttons. You can also clear expired contract prices by using the Clear History form. 

Editing Contract Prices

To change contract pricing for a customer:

1. Double‐click the Contract Pricing icon. 

2. Use the Finder or the navigation buttons to select the customer and contract pricing that you want to change. 

3. Change the pricing method, if necessary. Fields in the lower portion of the form will change if you change this field. 

4. Fill in the remaining fields as described in “Step 11:  Set up Contract Pricing” in Chapter 3 of the Getting Started guide.  

5. Click the Save button to save your changes to the contract pricing information.  

Page 171: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

User Guide 4–23

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Deleting Contract Prices

To delete contract pricing for a customer:

1. Double‐click the Contract Pricing icon. 

2. Use the Finder or the navigation buttons to select the customer and contract pricing that you want to change. 

3. Click Delete. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

You can also clear expired contract prices by using the Clear History form. 

Updating Price Lists

Use the Update Item Pricing form to change prices or costs for a range of items on one or more price lists.  

You can update base prices, sale prices, or markup costs by a percentage, an amount, or an exchange rate (in multicurrency ledgers). You can also change base prices and sale prices by a markup factor or margin percentage. 

Before you start Print the Price Lists report for the price lists you want to edit or delete. Double‐click the Price Lists icon in the Price/Sales Analysis Reports folder or choose Print from the File menu in the Item Pricing form. 

Page 172: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

4–24 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

To update a price list:

1. Double‐click the Update Item Pricing icon in the Items And Price Lists folder.  

 

2. If you use multicurrency accounting, enter the currency code or 

select it from the Finder. 

  Use the Finder

3. Enter the range of price lists to update or specify the range using the Finder. 

4. Specify the method for selecting the item records to update: 

• Item Number. Select items by item number. 

• Category. Select items by their category codes. 

• Item Segment. Select items that contain the specified segment in their item numbers, within the range you specify. 

• Vendor Number. Select items by vendor number. 

• Optional Field Entries. Select by optional fields which have been assigned to item records. Optional fields appear after the Vendor Number selection. 

5. Select the range of records that you are updating. 

Page 173: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Price Lists

User Guide 4–25

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

6. Select the price or cost that you want to update (for example, the base price, sale price, or markup cost), and then specify the update method: 

Change base price

• Base Price. Choose whether to change base prices by: 

− An amount or a percentage, then choose whether to increase or decrease base prices and specify the amount or percentage of the change. 

− Entering a new markup factor or margin percentage. 

− Specifying an exchange rate (multicurrency ledgers only), selecting the currency code and rate type, and then entering the exchange rate. 

Change sale price • Sale Price. Choose whether to change sale prices by: 

− An amount or percentage reduction from base prices. 

− An increase on the markup cost by a markup factor or margin percentage. 

− An exchange rate (multicurrency ledgers only), for a price list with prices in more than one currency. 

Specify the amount, percentage, markup factor, or margin, or the currency code, rate type, and exchange rate (if updating by exchange rate). 

Specify the beginning and ending dates of the sale period. 

Change markup cost

• Markup Cost. Choose whether to change markup costs by: 

− An increase or reduction of the markup cost by an amount or percentage. 

− An exchange rate (multicurrency ledgers only), for a price list with prices in more than one currency. 

Specify the amount or percentage, or the currency code, rate type, and exchange rate (if updating by exchange rate). 

Page 174: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Location Details

4–26 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Change price check

• Price Check. Turn off price checks or choose whether they should generate a warning, an error message, or require approval. 

7. Click the Update button. 

After Changing Price Lists

• Print the Price Lists report, using the Price Lists icon in Price/Sales Analysis Reports folder, or choose Print from the File menu in the Item Pricing form.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for information about the Price Lists report. 

Adding, Editing, and Deleting Location Details

Use the Location Details form in the Items And Price Lists folder to add single items to specific locations and to add, edit, or delete information about items at each location. 

Use the Location Details form to specify or edit location details for items such as: 

• Picking sequence code. 

• Whether the item is allowed at the location. 

• Cost unit of measure. 

• Standard cost. 

• Most recent cost. 

Page 175: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Location Details

User Guide 4–27

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

• Last unit cost. 

• Alternate amounts (if you named these fields in the I/C Options form). 

All other information in the Location Details form is supplied from your entries in other forms or other Sage Accpac programs, and you cannot change it in the Location Details form. 

Allow Items At All Locations option

If you do not use the Allow Items At All Locations option, you use the Locations form to assign groups of items to specific locations.  You then use the Location Details form to add single items to locations, to edit location details for items, and to remove items from locations. 

If you use the Allow Items At All Locations option, Inventory Control adds a location detail record to the Location Details form the first time you post a transaction for an item at a location. 

 Further information

For more information about the Allow Items At All Locations option, see “Allowing Every Inventory Item at All Storage Locations” in Chapter 2 of the Getting Started guide.  

For step‐by‐step instructions on setting up locations, and for a description of all the fields in the Location Details form and Locations form, see Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start • Select the Allow Items At All Locations option. 

• Add groups of items to locations using the Locations form if you did not select the Allow Items At All Locations option. 

• Print the Location Details report for the item and location records you want to edit or delete. Double‐click the Location Details icon in the Setup Reports folder or choose Print from the File menu in the Location Details form. 

Page 176: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Location Details

4–28 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Assigning Items to Locations

Use the Location Details form in the Items And Price Lists folder to assign single items to specific locations.  

You can assign an item to as many locations as you want, but, if you did not select the Allow Items At All Locations option, you must assign it to at least one location before you can post transactions for that item. 

Assigning a range of items to a location

For a discussion of the different ways to assign items to locations, see “Assigning Items to Locations” in Chapter 2 of the Getting Started guide. 

To assign an item to a location:

1. Double‐click the Location Details icon. 

2. Enter the number of the item you want to assign to the location, or select the number from the Finder. 

3. Enter the location code, or select it from the Finder. 

If the item is already assigned to one or more locations, press the Insert key on your keyboard to start a new detail line, and then select the location code. 

4. Fill in the remaining fields as described in “Step 8:  Add Items to Locations and Add Location Details” in Chapter 3 of the Getting Started guide.  

5. Repeat steps 3 and 4 for each location where you want to keep the item. 

6. Click Save to record your changes. 

Editing Location Details

You can change the picking sequence code, cost unit of measure, and some costing amounts. You can also specify whether to allow an 

Page 177: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Location Details

User Guide 4–29

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

item at a location, if you use the Allow Item At All Locations option. You cannot change the other information in this form. 

To edit location details:

1. Double‐click the Location Details icon.  

2. Enter the number of the item you want to assign to the location, or select it from the Finder. 

3. Enter the location code, or select it from the Finder. 

4. Make the changes you need. 

For descriptions of all of the fields in the Location Details form, press F1 or see “Step 8:  Add Items to Locations and Add Location Details,” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

5. Click Save to record the changes. 

Removing Items from Locations

Before you start Before trying to remove an item from a location, make sure that:  

• The quantity available to ship, the quantity on purchase order, and the quantity on sales order for the item at the location are zero. 

Tip: If one or more of the quantities do not equal zero, you may be able to transfer the items to another location, adjust the quantities to zero, or ship the entire quantity. 

All transactions involving the item at the location are processed using Day End Processing. 

To remove an item from a location:

1. Double‐click the Location Details icon 

2. Enter the item number and the location code of the item you want to remove or select them from the Finder. 

Page 178: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Manufacturers’ Items

4–30 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

3. Press the Delete key on your keyboard to remove the item from 

the location. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Location Details

• Print the Location Details report, using the Location Details icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Location Details form.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for information about the Location Details report. 

Adding, Editing, and Deleting Manufacturers’ Items

Use the Manufacturers’ Items form in the Items And Price Lists folder to view, add, change, or delete bar codes or other numbers that match the items in your inventory. 

You maintain Manufacturers’ Items if you want to use other item numbers or codes for inventory items. 

You can specify as many alternative codes or numbers for your inventory items as you want — so you can use UPC codes, the manufacturer’s bar codes, or other shortcut codes that make sense for your business. 

For information about all the fields in the Manufacturers’ Items form and step‐by‐step instructions for assigning Manufacturers’ Item numbers to items, see “Step 14: Add Manufacturers’ Items” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Page 179: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Manufacturers’ Items

User Guide 4–31

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Adding Manufacturers’ Items

You can add manufacturers’ item numbers for all items. 

To add a manufacturers’ item number:

1. Double‐click the Manufacturers’ Items icon.  

2. Enter an item number or select it from the Finder. 

3. Enter the bar code or other item code that you want to use with this inventory item. 

4. Enter a description. 

5. Choose the unit of measure for this code.  

6. Enter any comments—such as why or when this code is used. 

7. Click the Save button to add the alternative item number. 

Editing Manufacturers’ Items

You can change manufacturers’ item numbers at any time. 

To edit manufacturers’ item numbers:

1. Double‐click the Manufacturers’ Items icon. 

2. Enter the item number or select it from the Finder.  

3. Move to the lines and fields that you want to change. 

4. Click Save to record the changes. 

Deleting Manufacturers’ Items

You can delete manufacturers’ item numbers at any time. 

To delete manufacturers’ item numbers:

1. Double‐click the Manufacturers’ Items icon.  

Page 180: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Reorder Quantities

4–32 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

2. Enter the item number or select it from the Finder. 

3. Select the number that you want to delete. 

4. Press the Delete key to remove the complete line. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Manufacturers’ Items

Print the Manufacturers’ Items report, using the Manufacturers’ Items icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Manufacturers’ Items form.  

Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for more information about the Manufacturers’ Items report. 

Adding, Editing, and Deleting Reorder Quantities

Use the Reorder Quantities form in the Items And Price Lists folder to view, add, change, or delete reorder information for your inventory items. 

You maintain reorder quantities if you want to use the Overstocked Items report and the Reorder Report to assist you in managing your inventory, and if you use Sage Accpac Purchase Orders and want to generate reorder purchase orders automatically. 

You can specify the minimum, maximum, reorder, and projected sales quantities for each active item at all locations or at each location where you stock the item. 

You enter reorder quantities information for reorder periods which you define. A reorder period starts on the day and month you enter and ends on the day before the next reorder period. If you specify 

Page 181: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Reorder Quantities

User Guide 4–33

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

only one reorder period, the reorder information refers to the entire year. 

 Further information

For more information about reorder quantities, see “Adding Reorder Information” in Chapter 2 of the Getting Started guide. 

For information about all the fields in the Reorder Quantities form and step‐by‐step instructions for assigning reorder quantities to items, see “Step 16: Add Reorder Information” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start Print the Reorder Quantities report for the items and locations for which you want to edit or delete information. Double‐click the Reorder Quantities icon in the Setup Reports folder or choose Print from the File menu in the Reorder Quantities form. 

Adding Reorder Quantities

You can add reorder quantities for all items (except inactive items) and for any reorder periods you define. 

To add a reorder quantity:

1. Double‐click the Reorder Quantities icon.  

2. Enter an item number or select it from the Finder associated with the field. 

The Finder displays items in ascending order, with the locations for each item listed in the Location column. 

3. Choose whether you want to specify reorder quantities for a specific location or for all locations. 

4. If you choose Specific Location, enter a location in the field that appears after the field where you made the choice. 

5. If you want to add optional fields, click the Zoom button beside the Optional Fields label, then use the Finder to select optional fields that were assigned for Reorder Quantities.  

Page 182: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Reorder Quantities

4–34 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

6. Click the Go button. 

7. Select the line containing the item and location you want. 

Press the Insert key on your keyboard to start a new reorder period detail line. 

8. Fill in the fields and add the record as described in “Step 16: Add Reorder Information” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Editing Reorder Quantities

You can change all the information for a reorder record except the item number and location code. 

You cannot edit reorder quantities for inactive items. 

To edit reorder quantities:

1. Double‐click the Reorder Quantities icon. 

2. Enter the item number or select it from the Finder. 

3. Choose Specific Location or All Locations. If deleting reorder information for a specific location, enter the location code or select it from the Finder. 

4. Click the Go button. 

5. Move to the detail line that you want to edit and make your changes. 

For descriptions of all of the fields in the Reorder Quantities form, press F1 or see “Step 16: Add Reorder Information” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Note that you can add new optional fields or delete ones that are not required. 

6. Click Save to record the changes. 

Page 183: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Reorder Quantities

User Guide 4–35

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Deleting Reorder Quantities

You cannot delete reorder quantities for inactive items. Make the item active before attempting to delete its reorder information. 

To delete reorder quantities:

1. Double‐click the Reorder Quantities icon.  

2. Click the navigation buttons beside the Reorder Quantities label or use the Finder to select the reorder information that you want to delete. 

3. If you want to edit or delete optional fields, click the Zoom button beside the Optional Fields label, then use the Finder to select optional fields that were assigned for Reorder Quantities. 

4. Click the Go button (if necessary). 

5. Select the reorder period detail line that you want to delete. 

6. Press the Delete key to remove the detail line. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

7. Click Save to record your changes. 

After Changing Reorder Quantities

Print the Reorder Quantities report, using the Reorder Quantities icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Reorder Quantities form.  

Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” for more information about the Reorder Quantities report. 

Page 184: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material

4–36 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material

Use the Bills Of Material form in the Items And Price Lists folder to add, edit, or delete bills of material. 

You create a bill of material to define the component items and quantities and the fixed and variable costs required to assemble a specific number of units (build quantity) of a master item. 

Finding detailed instructions

See Chapter 2 of the Getting Started guide for background information on bills of material. For step‐by‐step instructions on  using the Bills Of Material form and descriptions of all the fields, see “Step 12: Add Bills of Material (Optional)” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Before you start Print the Bills Of Material report for the records you want to edit or delete. Double‐click the Bills Of Material icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Bills Of Material form. 

Adding Bills of Material Records

Adding bills of material records is optional.  

Fractional quantities Note: If you will be including fractional quantities, make 

sure that you have selected the “Allow Fractional Quantities” option on the Processing tab of the I/C Options form. 

To add a bill of material:

1. Enter the master item number in the Item Number field, or choose it from the Finder.  

2. Enter the BOM number for the new bill of material. 

  Go button 3. Click the Go button (or press F7), then add the record as described in “Step 12: Add Bills of Material (Optional)” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Page 185: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material

User Guide 4–37

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Editing Bills of Material Records

You can change all the information in a bill of material record except the BOM number and item description.  

To edit a bill of material:

1. Enter the item number and the BOM number, and then click the Go button. 

2. Make the changes you need. 

For descriptions of all of the fields in the Bills Of Material form, see “Step 12: Add Bills of Material (Optional)” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

3. Click Save to record the changes. 

Deleting Bills of Material Records

To delete a bill of material:

1. Enter the item and BOM numbers, then click the Go button.  

2. Click the Delete button. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Copying Bills of Material

Use the Copy Bills of Material form in the Items And Price Lists folder to create new bills of material by copying and changing existing ones.  

This is useful if you have several BOMs that differ by just a few component items. 

Page 186: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material

4–38 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

To copy bills of material:

1. Double‐click the Copy Bills of Material icon in the Items And Price Lists folder. 

 

   Go button 

2. Specify the source and destination master item numbers and BOM numbers by entering the From and To price list codes, and then click the Go button. 

3. Fill in the following information for the BOM that you are creating. 

• BOM Description. Enter a description to identify the bill of material you are creating. The description is important if you use several alternative BOMs to create the same master item. 

• Fixed Cost.  Enter the setup cost for assembling the new bill of material. The cost from the original BOM appears by default. 

• Build Quantity. Enter the number of master items that one assembly of the bill of material produces. The build quantity from the original BOM appears by default. 

Page 187: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material

User Guide 4–39

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

• Variable Cost. Enter the cost for one assembly of the bill of material. (In other words, one assembly produces the “build quantity” of master items.) 

• Unit of Measure. Enter the unit of measure or use the Finder to select the unit of measure that you want to assign to the master items you create when you assemble the bill of material. The UOM from the original BOM appears by default. 

• Start Date / End Date. This is the period of time during which the new master item can be assembled.  

• Comments. Enter comments that you want to save with the new BOM. 

• Copy Detail. By default, all component items from the old bill of material will be copied to the new BOM. If you do not want to copy a particular component, double‐click the Copy column to change the entry to No. 

If you want to add items, you must edit the new BOM using the Bill Of Materials form. 

4. Click the Create button to copy the selected BOM. 

After copying bills of material

Use the Bills Of Material form if you want to add, remove, or replace item details, or want to edit information copied over from the original.   

Updating Bills of Material

Use the Update Bills Of Material form to change the fixed or variable costs for a range of bills of material by a percent or an amount, and to add, remove, or replace particular components in a range of bills of material. 

Before you start Print the Bills Of Material report for the BOMs that you want to update. Double‐click the Bills Of Material icon in the Setup Reports 

Page 188: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material

4–40 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

folder, or choose Print from the File menu in the Bills Of Material form. 

To update bills of material:

1. Double‐click the Update Bills of Material icon in the Items And Price Lists folder.  

 

  Use the Finder

2. Enter the range of bills of material and BOM numbers that you want to update or specify the range using the Finder. 

3. Specify whether you are updating a cost or adding, removing or replacing a bill of material component: 

For a component update

Fill in the following fields: 

• Type. Choose whether you are adding a component, removing a component, or replacing one component with another one. 

• Component Item Number. Select the item number for the component that you want to add, remove, or replace. 

• BOM Number (component). If the component is also a master item, select the BOM that you are using to assemble the component item. 

Page 189: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Bills of Material

User Guide 4–41

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

• Replace by Item Number. If you are replacing a component, enter of select the replacement item number. 

• BOM Number (replacement). If the replacement component is a master item, specify the BOM for assembling the item. 

• Quantity. Enter the number or items that are being added to the build, in the unit of measure displayed on the form. 

• Unit Cost. If you are adding an item or replacing one item with another that uses user‐specified costing, enter the cost for one unit (in the UOM that you chose). 

For a cost update

Fill in the following fields: 

• Type. If you are updating a cost on one or more BOMs, choose whether you are updating fixed costs or variable costs. 

• Using. If you are updating costs, choose whether you are changing costs by an amount or by a percent. 

• Base. If you are updating costs, choose whether this is an increase or a decrease. 

• Amount/Percent. Specify the amount or percent that the cost is being increased or decreased. 

4. Click the Update button. 

After Changing Bills of Material Records

• Print the Bills Of Material report using the Bills Of Material icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Bills Of Material form.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

Page 190: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Kitting Items

4–42 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Adding, Editing, and Deleting Kitting Items Kitting items are collections of items that are priced and sold through Order Entry as a single item, and are often collected together at sale time — such as a particular computer, keyboard, and monitor combination, or a back‐to‐school binder, pencil case, and felt pen set. 

The cost of a kit is based on the individual items in the kit. 

Please note the following: 

• Kitting items are added, modified, and deleted in Inventory Control, but they are used in Order Entry.  

• Non‐stock items can be included in a kitting item.  

• A master item can be a part of a kitting item.  

Before Setting Up Kitting Items

Before creating a kit: 

1. Open the Items form and select the Item code. 

This will be the master item for the kit. 

2. Choose an account set code that was created with a costing method of “User Specified Cost.”  

3. Do not select the Stock Item option. Kitting items are non‐stock items. 

4. Choose the Kitting Item option for the item. (Note that if you did not choose an account set code that has been defined as a User Specified Cost, the Kitting Item option cannot be selected.) 

You must take the above steps to be able to choose the item as a master item for a kit in the Kitting Items form.  

Page 191: Sage Accpac IC User Guide

Adding, Editing, and Deleting Kitting Items

User Guide 4–43

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Adding Kitting Item Records

To add a kitting item:

1. Enter the master item number in the Item Number field, or choose it from the Finder.  

2. Enter a number for the kitting item assembly that you are creating. 

You could have several alternative sets of components for building the same kitting item. (For example, you might have black, red, or green binders in back‐to‐school kits.) 

  Go button 3. Click the Go button (or press F7), and then add the record as described in “Step 13: Add Kitting Items (Optional)” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Editing Kitting Items

You can change all the information in a kitting item record except the kitting number.  

To edit a kitting item:

1. Enter the item number and the kitting number, and then click the Go button. 

2. Make the changes you need. 

For descriptions of all of the fields in the Bills Of Material form, see “Step 13: Add Kitting Items (Optional)” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

3. Click Save to record the changes. 

Page 192: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Item Statistics

4–44 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Deleting Kitting Item Records

To delete a kitting item:

1. Enter the item and kitting numbers, and then click the Go button.  

2. Click the Delete button. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Maintaining Item Statistics Inventory Control can accumulate sales and transaction statistics from transactions posted for your inventory items.  

Adding and editing item stats

If you select the Keep Item Statistics option in the I/C Options form, Inventory Control automatically generates your sales and transaction statistics when you run day‐end processing. 

Sales Statistics • Use the Sales Statistics form to view sales statistics by item, location, and reporting period. You can also add sales data for reporting periods from the current and previous years. 

Transaction Statistics

• Use the Transaction Statistics form to view transaction data by reporting period. You can also add transaction data for reporting periods from the current and previous years. 

Warning • Editing or deleting statistics can cause gaps or inconsistencies to 

appear in your reports. We recommend that you leave the Allow Edit Of Statistics option in the I/C Options form off, turning it on only when setting up records or when you feel you have a valid reason to turn it on.  

 Further information

For more information about item statistics, see “Accumulating Item Statistics for Reporting” in Chapter 2 of the Getting Started guide. 

For step‐by‐step instructions on adding statistics for current or previous years, see steps 14, 15 and 16 in Chapter 3 of the Getting Started guide.  

Page 193: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Item Statistics

User Guide 4–45

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Before you start Print the Sales Statistics or Transaction Statistics report for the periods for which you want to add, enter, or delete statistical information. 

Viewing sales statistics

Use the Sales Statistics icon in the Statistics and Inquiries folder to view sales data by item number, location, and reporting period.  

You can view the quantity, count, amount, cost, and margin for both sales and returns for a single reporting period. The margin is calculated using the formula: 

Margin = (Sales Amount - Sales Cost) - (Returns Amount - Returns Cost)

To view sales statistics for a range of item numbers, locations, and reporting periods: 

• Double‐click the Sales Statistics icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

Or 

• Choose Print from the File menu in the Sales Statistics form. 

Viewing transaction statistics

Use the Transaction Statistics form in the Statistics and Inquiries folder to view transactions by reporting period.  

You can view the count, actual cost, and sales amount for such transactions as receipts, receipt adjustments, receipt returns, shipments, shipment returns, adjustments, and transfers.  

To view transaction statistics for a range of reporting periods: 

• Double‐click the Transaction Statistics icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

Or 

• Choose Print from the File menu in the Transaction Statistics form. 

Page 194: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Item Statistics

4–46 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Updating Sales Statistics

If you use the Allow Edit Of Statistics option in the I/C Options form, you can use the Sales Statistics form to add and update sales data.  

Permissions Note: To edit sales data, you need security rights for Day End Processing and/or Item Maintenance. 

To update sales statistics:

1. Double‐click the Sales Statistics icon in the Statistics and Inquiries. 

2. Enter the item number or select it from the Finder. 

3. Enter the location code or select it from the Finder. 

4. Enter the year or select it from the Finder, then use the Period field’s Next/Previous buttons to select the reporting period. 

  Go button 5. Click the Go button (or press F7) to display the period statistics for the item at the chosen location.  

6. Make the changes you need to the record. 

For information about all the fields in the Sales Statistics form, press F1 or see “Step 18: Add Sales Statistics” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

7. Click Save to record the changes. 

Deleting Sales Statistics

If you use the Allow Edit Of Statistics option in the I/C Options form, you can use the Sales Statistics form to delete sales statistics records.  

Permissions Note: To edit sales data, you need security rights for Day End Processing and/or Item Maintenance. 

Page 195: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Item Statistics

User Guide 4–47

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

To delete sales statistics:

1. Double‐click the Sales Statistics icon in the Statistics and Inquiries folder. 

2. Enter the item number and location code or select them from the Finder. 

3. Enter the year or select it from the Finder next to the Year field, then use the Period field’s Next/Previous buttons to select the reporting period. 

4. Click Delete. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

After Changing Sales Statistics

• Print the Sales Statistics report, using the Sales Statistics icon in the Price/Sales Analysis Reports folder, or choose Print from the File menu in the Sales Statistics folder.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See “Chapter 7, “Reports,” for information about the Sales Statistics report. 

Updating Transaction Statistics

If the Allow Edit Of Statistics option is selected in the I/C Options form, you can add and update transaction data.  

Permissions Note: To edit transaction data, you need security rights for Day End Processing and/or Item Maintenance. 

Page 196: Sage Accpac IC User Guide

Maintaining Item Statistics

4–48 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

To add or update transaction statistics:

1. Double‐click the Transaction Statistics icon in the Statistics and Inquiries folder. 

2. Enter the year or select it from the Finder, and then enter or select the reporting period. 

3. Make the changes you need to the record. 

For information about all the fields in the Transaction Statistics form, press F1 or see “Step 19: Add Transaction Statistics” in Chapter 3 of the Getting Started guide. 

Deleting Transaction Statistics

If the Allow Edit Of Statistics option is on in the I/C Options form, you can use the Transaction Statistics form to delete transaction statistics.  

Permissions Note: To edit transaction data, you need security rights for Day End Processing and/or Item Maintenance. 

To delete transaction statistics:

1. Double‐click the Transaction Statistics icon in the Statistics and Inquiries folder. 

2. Enter the year or select it from the Finder, then use the Next/Previous buttons to select the reporting period. 

  Go button 3. Click the Go button (or press F7) to display the period statistics for the item at the chosen location. 

4. Click Delete. If a message appears asking you to confirm the deletion, click Yes. 

Page 197: Sage Accpac IC User Guide

Printing Item and Price List Information

User Guide 4–49

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

After Changing Transaction Statistics

• Print the Transaction Statistics report, using the Transaction Statistics icon in the Price/Sales Analysis Reports folder, or choose Print from the File menu in the Transaction Statistics form.  

• Verify that you made all changes correctly by comparing the new printout to the report you printed before making the changes. 

 Further information

See “Chapter 7, “Reports,” for information about the Transaction Statistics report. 

Printing Item and Price List Information You can print reports for each of the icons in the Items And Price Lists folder, using the Print selection on the File menu in each of the forms, or the corresponding icons in the Setup Reports, Stock Control Reports, and Price/Sales Analysis Reports folders.  

You should print new reports and file them each time you change your Inventory Control records. 

 Further information

See Chapter 7, “Reports,” in this guide for more information on all reports listed in this section.  

Setup reports Location Details. Lists information for items at each location where you allow the items to be stocked. 

Reorder Quantities. Lists the maximum and minimum item quantities you want at Inventory locations during each period, as well as the number of units you expect to order and sell in each period. The report includes only items for which you have entered reorder information in the Reorder Quantities form. 

Vendor Details. Lists vendors from whom you purchase inventory items and the items that each vendor supplies.  

Page 198: Sage Accpac IC User Guide

Printing Item and Price List Information

4–50 Sage Accpac Inventory Control

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Manufacturers’ Items. Lists the information for manufacturers’ item numbers (such as bar codes) that have been added for your inventory items. 

Customer Details. Lists customer item numbers and the inventory item numbers and units of measure that they identify. 

Bills of Material. Lists by item number, category, item segment, or optional fields all of the component items and quantities required to build the master items in your Inventory Control system. 

Kitting Items. Lists by item number, category, or item segment all the kitting items in the range you select. You can also include costs for each item. 

Stock control reports Item Status. Lists the information entered for items in the Items form, as well as the quantities on hand at your inventory locations. If you use the Keep Item Statistics option, the report also shows shipment and receipt statistics for each item. 

Price/sales analysis reports

Price Lists. Lists price, markup, discount, price check, and tax information for items in the range of price lists, items, and currencies you select. 

Sales Statistics. Lists the figures for sales and returns by the statistical reporting periods you specify in the I/C Options form. Make sure that you run Day End Processing before printing the report. 

Transaction Statistics. Lists statistics from posted transactions for the current year and all the previous years for which you keep statistics. Make sure that you run Day End Processing before printing the report. 

Page 199: Sage Accpac IC User Guide

Importing and Exporting Item and Price List Information

User Guide 4–51

icug-4.doc, printed on 11/26/2007, at 5:15:43 PM. Last saved on 11/23/2007 5:23:00 PM.

Sage Software Confidential

Maintaining Item

s and Price Lists

Importing and Exporting Item and Price List Information

Use the Import and Export commands on the File menu to transfer information between your Inventory Control system and another Sage Accpac Inventory Control database or non–Sage Accpac program.  

For example, you may want to import records when setting up a new Inventory Control system. You may also want to export  records to make changes to them, then re‐import them into Inventory Control. 

You can import and export from the following forms in the Items And Price Lists folder: Items, Location Details, Vendor Details, Reorder Quantities, Manufacturers’ Items, Bills of Material, Item Pricing, and Contract Pricing. 

You can also import and export from the Sales Statistics and Transaction Statistics forms in the Statistics and Inquiries folder. 

Restrictions If you do not select the Keep Item Statistics option, you cannot import sales or transaction statistics. 

 Further information

For more information about importing and exporting Inventory Control records, see Appendix B, “Importing and Exporting,” in this guide. Refer also to the System Manager User Guide.  

After importing  •  Check data integrity. 

• Print reports of the records to verify imported data. 

• If necessary, delete files containing the imported records in the program where you created them. 

 

Page 200: Sage Accpac IC User Guide
Page 201: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 5–i

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Chapter 5 Processing

Inventory Control Transactions  

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage ...............................5–1 Entering and Posting Receipts, Receipt Returns, Receipt Adjustments,  

Shipments, Sales Returns, and Internal Usage .............................5–2 Running Day End Processing ................................................5–2 Reporting Receipts, Receipt Returns, Receipt Adjustments, Shipments,  

Sales Returns, and Internal Usage ........................................5–2 Using the Receipts Form ....................................................5–3

Adding Receipts ........................................................5–4 Editing Receipts .......................................................5–12

Entering Receipt Returns .......................................... 5–14 Entering Receipt Adjustments...................................... 5–15 Completing Receipts .............................................. 5–17

Using the Shipments Form .................................................5–18 Entering Shipments and Sales Returns ...................................5–18

Using the Internal Usage Form..............................................5–26 Entering Internal Usage Transactions ....................................5–27

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies ..............................5–34 Running Day End Processing and Printing Posting Journals ...................5–34

Day End Processing....................................................5–35 Posting Journals .......................................................5–35

Using the Transfers Form ..................................................5–36 Using the Adjustments Form ...............................................5–44

Types of Adjustments ..................................................5–45 Using the Assemblies/Disassemblies Form ...................................5–51

Posting Inventory Control Transactions .........................................5–58 Printing Posting Journals.......................................................5–60

Page 202: Sage Accpac IC User Guide

5–ii Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Importing Transactions........................................................ 5–61 Retrieving Transaction History................................................. 5–63 Viewing Current Transactions ................................................. 5–66

Page 203: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 5–1

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Chapter 5 Processing

Inventory Control Transactions  

This chapter contains instructions for entering, posting, and reporting all types of Inventory Control transactions. 

The first part of the chapter covers receipts of items into inventory (including receipt returns and adjustments), shipments of items out of inventory (including sales returns), and internal usage transactions. 

The second part of the chapter covers stock transfers between physical inventory locations, adjustments to item quantities and costs, and assemblies of master items from component items. 

Make sure you have the proper security rights for these tasks. 

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage The following topics are discussed in this section:  

• Using the Receipts form. 

• Using the Shipments form. 

• Using the Internal Usage form. 

For an overview of receipts, receipt returns, shipments, sales returns, and internal usage transactions, see Chapter 2, “What You Need to Know Before Using Inventory Control,” in this guide. 

Page 204: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Entering and Posting Receipts, Receipt Returns, Receipt Adjustments, Shipments, Sales Returns, and Internal Usage

 Receipts Use Receipts to enter and post receipts and receipt returns, adjust 

incomplete receipts, and import receipt transactions. 

Shipments Use Shipments to enter and post shipments and sales returns, and to 

import shipment transactions. 

Internal Usage

Use Internal Usage to enter and post transactions for taking goods out of inventory to use in your business. 

Running Day End Processing

 Day End Processing

Run Day End Processing to create posting journals of the Inventory Control transactions posted since the last time you ran Day End Processing. 

Reporting Receipts, Receipt Returns, Receipt Adjustments, Shipments, Sales Returns, and Internal Usage

Use the Posting Journals icon in the Price/Sales Analysis Reports folder to print posting journals.  

Posting Journals icon in the Price/Sales Analysis Reports folder

 

Page 205: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–3

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Posting Journals Posting journals list the entries from transactions you posted since the last time you ran Day End Processing. You can also reprint previously printed journals. 

Using the Receipts Form

You use the Receipts form to enter, save, and post receipts for items you take into inventory, and to edit existing receipts. 

Using Inventory Control with Purchase Orders

If you use the Sage Accpac Purchase Orders program, you can process receipts either in Inventory Control or Purchase Orders. For more information, see “Using Inventory Control with Other Sage Accpac Programs,” in Chapter 2 of this guide. 

To open the Receipts form, double‐click the Receipts icon in the I/C Transactions folder. 

You can change the order and width of columns, and hide columns in the Receipts form, so that it best meets your requirements.  

Read the “Processing Receipts” section in Chapter 2 of this guide for background information about receipts. 

Practice with the tutorial

Use the sample data to do Lessons 3 and 4 in Chapter 5 of the Sage Accpac Workbook to practice using the Receipts form without affecting your own data. 

Note the following points regarding receipts: 

Save or post transactions

• When you have finished entering a receipt, you can post it immediately or save it for posting later. 

Recall posted receipts for returns or adjustments

• If you don’t delete receipts on posting, you can recall the posted receipts at a later time to enter returns or adjustments to the original receipt. 

Deleting receipts during posting

• If you selected the Prompt To Delete During Posting option, Inventory Control allows you to delete transactions immediately after posting them.  

Page 206: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Note: If you delete transactions, you will not be able to recall receipts to add returns or adjustments, and you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger. 

Incomplete and complete receipts

• When you first post a receipt, Inventory Control marks it as “incomplete” and allows you to later add returns or adjustments. You can continue to return items or adjust the receipt until you delete the receipt or mark it as complete.  

You can complete receipts by recalling them, choosing Complete as the transaction type, and then posting them, or by using the Clear History form. See “Completing Receipts” on page 5‐17. 

Adding Receipts

This section lists the steps for receiving items into Inventory Control.  

To add a receipt:

1. Double‐click the Receipts icon in the I/C Transactions folder. 

 

Page 207: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–5

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

The Receipt Currency and the Additional Cost Currency fields appear only in multicurrency ledgers. 

2. Press the Tab key to start a new receipt. 

The program automatically assigns the receipt number if you leave “*** NEW ***” in the Receipt Number field. The program‐generated receipt number is determined by settings in the I/C Options form. 

You can also assign your own receipt numbers—for example, based on the date and PO or vendor number. In any case, the receipt number must be unique (and a maximum of 22 characters long) to distinguish the new receipt from other receipts. 

Receipt numbers can contain letters, numbers, and special characters (such as *, &, or #). Letters automatically appear in uppercase when you type them. 

3. Enter a description for the receipt (optional). 

4. Enter a reference, such as an invoice number (optional). 

5. If you want to change the receipt date, select a new one or type over it. Inventory Control automatically displays the session date for new receipts. 

6. Change the posting date for the transaction if necessary. This is the date for transactions being posted to the General Ledger, so it also determines the contents of the fiscal Year/Period field. 

Depending on your settings in the I/C Options form, Inventory Control automatically displays the session date or the receipt date by default in this field. 

7. Enter a vendor number (optional). 

Sage Accpac Accounts Payable

If you use Accounts Payable, you can select a vendor number from the Finder. 

Page 208: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

8. Enter the number of the purchase order being filled by the receipt (optional). 

If you do not use multicurrency accounting, skip the next step. 

9. If you use multicurrency accounting, fill in the currency 

information as follows: 

Receipt Currency.  If you want to change the currency in which you will enter item costs on the receipt, type over the currency code displayed or select a code from the Finder. Note, however, that you cannot change the currency code for a vendor which exists in your Accounts Payable database. 

Sage Accpac Accounts Payable

If you entered the number of an existing Accounts Payable vendor in the Vendor Number field, the vendor’s currency code is automatically displayed. 

If the vendor number you entered does not exist in Accounts Payable, or if you do not use Accounts Payable, or you did not enter a vendor number, the program displays your company’s functional (home) currency by default. 

Exchange Rate.  The program automatically displays the current exchange rate for the receipt currency from the Currency Rates form in Common Services. (Inventory Control displays the Exchange Rate field only if the receipt currency you specify is not the functional currency.) 

You can type over the displayed exchange rate if you want to change it, or you can select a different exchange rate from the Rate Selection dialog box by clicking the Zoom button or by selecting the Exchange Rate field, and then pressing F9. 

Addtl. Cost Currency.  Choose the currency in which you will enter any additional cost. The additional cost currency must be either the functional currency or the receipt currency. 

Page 209: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–7

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Sage Accpac Accounts Payable

If you entered the number of an existing Accounts Payable vendor in the Vendor Number field, the program automatically displays the vendor’s currency code. 

If the vendor number you entered does not exist in Accounts Payable, or if you do not use Accounts Payable or did not enter a vendor number, then the program automatically displays your company’s functional (home) currency. 

10. Enter the amount of any additional cost. 

Examples of additional costs are lump sums included on invoices and custom brokerage fees. 

11. If you want to print exactly one item label for each item being received, turn on the Require Labels option (click it with your mouse, or tab to it and then press the Spacebar). 

If you turn on the Require Labels option, as you enter receipt details, the program will automatically insert the number from the Quantity Received column in the Labels column on each receipt detail line.  

If you want to print more or fewer labels, type over the number in the Labels column. 

Turn off the Require Labels option (if it is turned on) if you do not want to print item labels, or if you always want to enter the number of labels that you want to print for each detail line. 

When you turn off the Require Labels option, the program automatically displays zero in the Labels column on each item’s detail line. If you want to print labels for items, type over the zero displayed in the Labels column when you enter receipt details. 

The program automatically generates item labels (that you can later print) when you post the receipt and then run Day End Processing. 

Page 210: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

For information about printing labels, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

12. Add Receipt optional fields:  

a. Click the optional fields Zoom button to open the following: 

 b. Use the Finder in the Optional Field column to choose an 

optional field. 

Accounts Payable vendor optional fields

If Vendor optional fields in Accounts Payable match Inventory Control Receipts optional fields, vendor optional field data is automatically inserted in Receipts. 

If the optional fields defined for the vendor do not match, the default optional field values specified for Receipts optional fields will be inserted. You can accept or change the value. 

Receipt header optional fields are for I/C reporting purposes only, and are not passed to General Ledger. 

Detail information 13. Enter the following information for each detail line on a receipt (press the Insert key to start a new detail line). 

Click the Detail button or press F9

You can also click the Detail button or press F9 to display receipt detail fields on a form instead of in columns. 

Note: If you have used the Receipts form before, the order in which some columns appear in the table on your computer might be different from the order which is presented here, and some columns might be hidden. 

Page 211: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–9

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

• Item Number and Description.  Enter the item number of the item being received, or select the number from the Finder. You can also enter manufacturers’ item numbers if you use them. The Item Description field appears automatically. 

• Location.  Enter the code of the inventory location at which you are receiving the units, or select the code from the Finder. 

• Quantity Received.  Enter the number of units being received. 

• Unit of Measure.  Enter the unit of measure for the quantity of items being received, or select the unit from the Finder. 

• Unit Cost, Extended Cost.  Type over the unit cost or the extended cost if you want to change them. Inventory Control automatically displays the item’s most recent cost in the Unit Cost field. 

If you type a new unit cost, the program recalculates the extended cost. If you type an extended cost, the program recalculates the unit cost. 

If you use multicurrency accounting, enter these costs in the receipt currency. 

• Labels.  Enter the number of labels that you want to print for this item, if any. Inventory Control automatically displays the number you entered in the Quantity Received field if you selected the Require Labels option (see step 9, above). 

• Comments.  Enter comments to appear on the Receipts Posting Journal regarding the detail line (optional). 

• Manufacturers’ Item Number. If you entered a manufacturers’ item number in the Item Number field, the program replaces the Item Number field contents with your inventory item number, and places the manufacturers’ item number that you used in this field. 

Page 212: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

• Optional Fields.  Click the Optional Fields Zoom button to 

select optional fields for the Receipt details.

When a receipt is posted that contains Receipt Details optional field information, the optional field information can be passed to General Ledger, depending on your settings for the field in the I/C Optional Fields form. 

To delete detail lines

To delete a detail line, select the line by clicking it with a mouse or by using the Up Arrow or Down Arrow key, then press the Delete key on your keyboard. 

 

14. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later, and displays the following message: 

 

The message provides you with the receipt number and reminds you that receipts will not be costed until they are posted. (You can choose in I/C Options whether costing takes place when you post or when you perform day end processing.) 

• If you choose Post, Inventory Control posts the receipt.  

Note the following points regarding posting: 

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control displays the following message: 

Page 213: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–11

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

 

If you delete the posted transaction, you will not be able to drill down to the I/C transaction details from the General Ledger module. 

Also, if you delete the transaction, you will not be able to recall the receipt for returns or adjustments. 

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End Processing to update item costs for inquiries, reports, etc. 

15. After recording the receipt number that appears, click Close. 

After using  •  Run Day End Processing to update Inventory Control’s audit data, costing data, and item statistics after adding receipts. 

If you cost items during posting, you do not need to run Day End to update this information. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing.” 

• Print the Receipts Posting Journal to check your posted receipt transactions. 

For information on printing the Receipts Posting Journal, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Page 214: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Editing Receipts

This section explains how you use the Receipts form to: 

• Edit saved receipts. 

• Edit incomplete receipts when you want to return goods to suppliers (receipt returns) or modify some receipt information (receipt adjustments), such as item costs and the additional cost.  

• Complete receipts. 

Inventory Control lets you perform three types of actions with posted receipts: 

• Enter and post returns. 

• Enter and post adjustments. 

• Complete the receipt. 

You should complete receipts that you do not expect to edit again. 

You should also periodically use the Receipts form to check whether any incomplete receipts exist that you are not going modify. For information on completing receipts, see page 5‐17. 

To edit an existing receipt:

1. Double‐click the Receipts icon in the I/C Transactions folder. 

2. When the Receipts form appears: 

• Click the Finder or press F5 to list existing receipts. 

• Click the navigation buttons to display the next receipt. 

• Enter the number for the receipt that you want to edit. 

Page 215: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–13

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

 

3. Proceed to edit the receipt as follows: 

Editing saved receipts

• If you are editing an unposted receipt, you can add more receipt detail lines or change any of the information on the receipt. Refer to the previous set of instructions on Adding Receipts. 

Note that the Type field shown above will not appear for an uposted receipt. 

• If you are editing a posted receipt, select the type of edit you want to perform (return, adjustment, complete). 

The next three sections contain instructions for the different ways you can edit posted receipts. Follow the instructions that cover the type of editing you require. 

Page 216: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–14 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Entering Receipt Returns

After selecting Return as the type of edit you want to perform on the displayed receipt, do the following:  

1. From the Prorate/Leave Additional Cost list, select either: 

• Prorate. To specify that the additional cost assigned to the goods being returned is prorated to the remaining goods on the receipt. 

• Leave. To specify that the additional cost is left assigned to the items to which it was originally prorated. 

Note: If you return all of the items on the receipt, you must use the Adjustments form if you want to write off the additional cost from the receipt to a general ledger write‐off account, even if you select the Prorate option. 

2. Enter the number of units of an item being returned in the Quantity Returned column on the item’s numbered detail line (press the Tab key to move to the next detail line or click it with your mouse). 

You can return units from as many detail lines as there are on the receipt, but you cannot return more items on any given detail line than were received on that line (see the Quantity Received column to check the number of items received). 

Other changes you can make

You can change the information or selection in the Description, Receipt Date, and Year/Period fields and in the Comments column on detail lines. 

 

3. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later. 

As with receipt entry, the program displays a message with the receipt number, and reminds you that receipts will not be costed until they are posted.  

Page 217: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–15

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

• If you choose Post, Inventory Control posts the receipt.  

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the I/C transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Also, if you delete the transaction, you will not be able to recall the receipt for more returns or adjustments. 

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End to update item costs for inquiries, reports, etc. 

4. After recording the receipt number that appears, click Close. 

Entering Receipt Adjustments

After selecting Adjustment as the type of edit you want to perform on the displayed receipt, do the following: 

1. If necessary, change the amount of the additional cost by typing over it. 

Examples of additional costs are lump sums included on invoices and custom brokerage fees. 

Change receipt detail costs

2. In the detail section, change the cost of any items received by typing over the amount displayed in either the Adjusted Unit Cost column or the Adjusted Cost column. 

Note: The adjusted cost fields appear as new columns when you choose the Adjustment transaction type. You cannot change the original Unit Cost or Extended Cost fields. 

Page 218: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–16 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

• If you type over the unit cost in the Adjusted Unit Cost column, the program recalculates the extended cost in the Adjusted Cost column, and vice‐versa. 

• If you use multicurrency accounting, enter unit costs and 

extended costs in the receipt currency. 

Other changes you can make

You can change the header information for Description, Receipt Date, Year/Period, and Optional Fields, and, in the details grid, you can change the Comment and Optional Fields entries. 

 

3. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later. 

As with receipt entry, the program displays a message with the receipt number, and reminds you that receipts will not be costed until they are posted.  

• If you choose Post, Inventory Control posts the receipt.  

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Also, if you delete the transaction, you will not be able to recall the receipt for more returns or adjustments. 

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End Processing to update item costs for inquiries, reports, etc. 

Detail optional fields

If the optional fields defined for receipt details match the General Ledger Transaction Details optional fields defined  

Page 219: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–17

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

for the Inventory Control, Non‐stock Clearing, and Payables Clearing accounts (based on item’s account set) of the items specified, the optional field information will be passed to General Ledger and will be included in the journal entry for each detail. 

The program displays a message that provides you with the receipt number. 

Completing Receipts

If you select Complete as the type of edit you want to perform on the displayed receipt, you can either post the receipt to complete it, or close the form to cancel. 

You cannot edit any information on a receipt when you select Complete as the type of edit. 

You can display a completed receipt after posting, but you can’t add returns or adjustments to the receipt. 

Complete the receipt as follows:

1. Select Complete as the transaction type. 

2. Click the Post button.  

Choose To Delete During Posting

• If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Cost Items During Posting

• If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

• If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End Processing to update item costs for inquiries, reports, etc. 

3. After recording the receipt number that appears, click Close. 

Page 220: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–18 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

After using  After editing receipts, do the following: 

• Run Day End Processing to update Inventory Control’s audit data, costing data, and item statistics. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this manual. 

• Print the Receipts Posting Journal to check the receipt returns or adjustments you posted. 

For information on printing the Receipts Posting Journal, see “Posting Journals” in Chapter 7, “Reports,” in this manual. 

Using the Shipments Form

You use the Shipments form for shipping items out of inventory and for returning items to inventory (sales returns).  

Using Inventory Control with Order Entry

If you use the Order Entry program, you can process shipments and sales returns in either Inventory Control or Order Entry. For more information, see “Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs” in Chapter 2 of this guide. 

To open the Shipments form, double‐click the Shipments icon in the I/C Transactions folder. 

You can change the order and width of columns, and hide columns in the Shipments form, so that it best meets your requirements. See “Moving Columns of Data” in the System Manager User Guide. 

Read the “Processing Shipments” section in Chapter 2 for background information about shipments. 

Entering Shipments and Sales Returns

You use the Shipments form to enter, save, and post shipments of items from inventory and returns of items (sales returns) to inventory. You can edit shipments and returns until you post them. 

Page 221: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–19

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

To enter a shipment or sales return:

1. Double‐click the Shipments icon in the I/C Transactions folder. 

 

2. Press the Tab key to start a new shipment. 

The program automatically assigns the shipment number if you leave “*** NEW ***” in the Shipment Number field. The program‐generated shipment number is determined by settings in the I/C Options form. 

You can also assign your own shipment numbers—for example, based on the date and customer number. In any case, the shipment number must be unique, and up to 22 characters long to distinguish the new shipment from other, existing shipments. 

Shipment numbers can contain letters, numbers, and special characters (such as *, &, or #). Letters automatically appear in uppercase when you type them. 

3. For Entry Type, select Shipment if you are entering a shipment, or Return if you are entering a sales return. 

4. If you want to change the date in the Ship Date field, type over it or click the calendar button to display the calendar. Inventory Control automatically displays the session date. 

Page 222: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–20 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Posting date 5. Change the posting date for the transaction, if necessary. This is the date for transactions being posted to the General Ledger, so it also determines the contents of the fiscal Year/Period field.  

Depending on your settings in the I/C Options form, Inventory Control automatically displays the session date or the ship date by default in this field  

6. Enter a description for the shipment or sales return (optional). 

7. Enter a reference, such as a purchase order number (optional). 

8. Enter a customer number (optional). 

Sage Accpac A/R If you use Accounts Receivable, you can select a customer number from the Finder. 

9. Enter the name of the customer’s contact person or position (optional). 

If a contact name or position is displayed (from an Accounts Receivable customer record), you can type over it if you want. 

Price list code 10. Enter or change the price list code (if there is one), or select one from the Finder. This code identifies the default price list for item detail lines.  

If you want all item prices on detail lines to automatically come from one price list, specify the price list you want in this field before you start to enter transaction details.  

To use the default price list specified in each item record, leave this field blank.  

Accounts Receivable customer price list

If you specify default customer price lists in Accounts Receivable customer records, the customer price list will appear in the Price List field when you select a customer. You can change the price list code that appears. 

11. Click the Optional Fields Zoom button to add one or more optional fields assigned to Shipments. 

Page 223: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–21

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

A checkmark appears in the check box next to the Optional Fields label to let you know that one or more optional fields have been added to the shipment header. 

The Shipments header optional fields are for reporting purposes only, and will not be passed to General Ledger. 

12. If you use multicurrency accounting, fill in the currency 

information as follows: 

Currency.  Enter the currency code for item prices on the shipment or sales return, or select the code from the Finder. The program displays the customer’s currency by default, but you can change it. (The Currency field appears only in multicurrency ledgers.) 

Exchange Rate.  The program automatically displays the current exchange rate for the shipment currency.  

You can type over the displayed exchange rate if you want to change it, or you can select a different exchange rate from the Rate Selection dialog box. Open the Rate Selection dialog box by clicking the Zoom button or by pressing the F9 key when your cursor is in the Exchange Rate field. 

Inventory Control displays the Exchange Rate field only if the currency you specify is not the functional currency. 

Detail information 13. Enter the following information for each detail line on a shipment or sales return (press the Tab key or the Insert key to move to a new detail line). 

Click the Detail button or press F9

You can also click the Detail button or press F9 to display the detail fields in a form instead of in columns. 

Note: If you have changed the column order, the order in which some columns appear on your computer will be different than what is presented here. You may also find that some columns have been hidden. 

Page 224: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–22 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

• Item Number.  Enter the item number of the item being shipped or returned, or select the number from the Finder. You can also enter manufacturers’ item numbers if you use them. The description appears automatically. 

• Category.  If you want to change the category code, type over it or select one from the Finder. Inventory Control automatically displays the category code from the item record of the item being shipped or returned. 

• Location.  Enter the code for the inventory location from which you are shipping the units (or to which you are returning the units), or select the code from the Finder. 

• Quantity.  Enter the number of units being shipped or returned. 

You can ship more units than are in stock if you turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

• Unit of Measure.  If you want to change the unit of measure, type over it or select one from the Finder. Inventory Control automatically displays the stocking unit for the items being shipped or returned (or the unit of measure specified by the manufacturers’ item number). 

• Price List.  Use the Finder to choose a code from the list of price lists for that item. 

By default, the program displays the price list code from the field in the shipment header, or from the item record if the price list field is blank.  

• Unit Price, Extended Price.  To change prices, type over the unit price or the extended price of the item. 

The program automatically displays prices when you enter the item number, unless the item is not on the price list selected for the detail line. 

Page 225: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–23

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

If you enter or change a unit price, the program calculates the extended price. If you enter or change an extended price, the program calculates the unit price. 

If you use multicurrency accounting, enter prices in the source (customer’s) currency. The program will not display  item prices automatically unless the price list you specify lists prices in the currency specified in the Currency field. 

• Unit Cost, Extended Cost.  When shipping items that use the user‐specified costing method, enter the unit or extended cost. You cannot enter costs when shipping items that do not use user‐specified costing. 

For all sales returns, the program automatically displays the item’s most recent cost, which you can change. 

If you enter or change the unit cost, the program calculates the extended cost. If you enter or change the extended cost, the program calculates the unit cost. 

If you use multicurrency accounting, enter costs in your functional (home) currency. 

• Serial Numbers.  Select Yes if you want to enter serial numbers for the item being shipped or returned; otherwise, select No. (Double‐click the field with a mouse, or tab to the field and then press the Spacebar to toggle between Yes and No.) You have this choice only if the default has been set to Yes. 

If you select Yes in the Serial Numbers column, you can click the Zoom button in the Serial Numbers column heading (or press Shift +F9) or click the Zoom button beside the Serial Numbers field in the Details form to add a serial number to the record.  

Page 226: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–24 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

 

Enter as many serial numbers as you need for the units being shipped or returned. Serial numbers can contain up to 22 characters, including numbers, letters, punctuation marks (such as ! and ?), and symbols (such as @ and $). Press the Tab key or the Insert key to start a new line in the Serial Numbers form. 

• Comments.  Enter any comments you want to appear on the Shipments Posting Journal regarding the detail line (optional). 

• Contract / Project / Category / WIP Account & Description. These fields appear if you have Sage Accpac Project and Job Costing.  

If you use Project and Job Costing to assign goods to jobs, the shipment transactions created by Project and Job Costing will appear in Inventory Control. Note, however, that you cannot use these fields in the Inventory Control program. 

• Manufacturers’ Item Number. If you entered a manufacturers’ item number in the Item Number field, the program replaces the Item Number field contents with your inventory item number, and places the manufacturers’ item number that you used in this field. 

• Optional Fields.  Click the Zoom button in the column heading (or beside the field in the detail form) to open the 

Page 227: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–25

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Optional Fields selection form, and then click the Optional Field Finder to select a Shipment Details optional field. 

Accounts Receivable optional fields

If Customer optional fields in Accounts Receivable match the optional fields in Inventory Control Shipments, Customer optional fields data is automatically inserted in Inventory Control Shipments. 

If the optional fields assigned to customer records do not match the I/C optional fields, the default optional field values specified for I/C Shipments optional fields will be inserted. You can accept or change the field information.  

If you use the Sage Accpac Project and Job Costing module

If the transaction and detail optional fields for Project and Job Costing material usage and material return match the Inventory Control Shipment header and detail optional fields, the optional fields data is automatically passed to I/C Shipments. Inventory Control will then pass the data to General Ledger if appropriate. 

To delete detail lines

To delete a detail line, select the line by clicking it with the mouse or by using the Up Arrow or Down Arrow key, and then press the Delete key. 

 

14. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later. 

The program displays a message with the shipment number, and reminds you that shipments will not be costed until they are posted.  

• If you choose Post, Inventory Control posts the shipment.  

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Page 228: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–26 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Also, if you delete the transaction, you will not be able to recall the shipment to enter returns. 

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End to update item costs for inquiries, reports, etc. 

Posting shipments having optional fields

If the optional fields defined for Shipment details match the General Ledger Transaction details optional fields defined for the Inventory Control, Non‐stock Clearing, Cost of  Goods Sold, and Cost Variance accounts of the items specified, the optional field information will be passed to General Ledger and will be included in the journal entry for each account. 

15. After recording the shipment number that appears, click Close. 

After using  •  After posting your shipments, run Day End Processing to update Inventory Control’s audit data, costing data, and item statistics. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this manual. 

• Print the Shipments Posting Journal to check the shipment and sales return transactions you posted. 

For information on printing the Shipments Posting Journal, see “Posting Journals” in Chapter 7, “Reports.”  

Using the Internal Usage Form

You use the Internal Usage form to move items out of inventory for use in your business.  

If you use Sage Fixed Assets (FAS) to manage the fixed assets in your company, you can mark goods that are taken out of inventory for 

Page 229: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–27

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

internal use as fixed assets. Sage Accpac ERP will transfer the asset information to FAS. 

Using Inventory Control with Purchase Orders

If you use the Purchase Orders program, you can process receipts for goods used by your company. However, if you already received goods into inventory, you must use the Internal Usage form to reduce the inventory value and add the cost of the item as an expense or an asset (depending on the type of item). 

For more information, see “Using Inventory Control with Other Sage Accpac Accounting Programs” in Chapter 2 of this guide. 

To open the Internal Usage form, double‐click the Internal Usage icon in the I/C Transactions folder. 

You can change the order and width of columns, and hide columns in the Shipments form, so that it best meets your requirements. See “Moving Columns of Data” in the System Manager User Guide. 

Read the “Processing Shipments” section in Chapter 2 for background information about shipments. 

Entering Internal Usage Transactions

You use the Internal Usage form to enter, save, and post movements of items from inventory for use in your business, and debit an appropriate expense or asset account (depending on the type of item) with the cost of the inventory item. You can edit internal usage transactions until you post them. 

To enter an internal usage transaction:

1. Double‐click the Internal Usage icon in the I/C Transactions folder. 

Page 230: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–28 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

 

2. Press the Tab key to start a new transaction. 

The program automatically assigns the document number if you leave “*** NEW ***” in the Internal Usage Number field. The program‐generated number is determined by settings in the I/C Options form. 

You can also assign your own document numbers—for example, based on the date and department number. In any case, the number must be unique, and up to 22 characters long to distinguish the new internal usage transaction from other, existing transactions. 

Document numbers can contain letters, numbers, and special characters (such as *, &, or #). Letters automatically appear in uppercase when you type them. 

3. If you want to change the date in the Internal Usage Date field, type over it or click the calendar button to display the calendar. Inventory Control automatically displays the session date.  

Posting date 4. Change the posting date for the transaction, if necessary. This is the date for transactions being posted to the General Ledger, so it also determines the contents of the fiscal Year/Period field.  

Page 231: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–29

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Depending on your settings in the I/C Options form, Inventory Control automatically displays the session date or the document date by default in this field  

5. Enter a description for the internal usage transaction, such as which department ordered the items (optional). 

6. Enter a reference, such as a requisition number (optional). 

7. Enter or select the person in your company who ordered the goods. (optional). 

Sage Accpac US/Canadian P/R

If you use the US or Canadian Payroll module, you can choose employees from the Finder. 

8. Click the Optional Fields Zoom button to add one or more optional fields assigned to internal usage transactions. 

A checkmark appears in the check box next to the Optional Fields label to let you know that one or more optional fields have been added to the transaction header. 

The Internal Usage header optional fields are for reporting purposes only, and will not be passed to General Ledger. 

Detail information 9. Enter the following information for each detail line on an internal usage transaction (press the Tab key or the Insert key to move to a new detail line). 

Click the Detail button or press F9

You can also click the Detail button or press F9 to display the detail information in a form instead of in the columnar grid. 

Note: If you have changed the column order, the order in which some columns appear on your computer will be different than what is presented here. You may also find that some columns have been hidden. 

• Item Number.  Enter the item number of the item you are removing from inventory, or select the number from the Finder. You can also enter manufacturers’ item numbers if you use them. The description appears automatically. 

Page 232: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–30 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

• Category.  If you want to change the category code, type over it or select one from the Finder. Inventory Control automatically displays the category code from the item record. 

• Location.  Enter the code for the inventory location from which you are taking the units, or select the code from the Finder. 

• Quantity.  Enter the number of units. You can take more units than are in stock if you turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

• Unit of Measure.  If you want to change the unit of measure, type over it or select one from the Finder. Inventory Control automatically displays the stocking unit for the items being shipped or returned (or the unit of measure specified by the manufacturers’ item number). 

• Unit Cost, Extended Cost.  When taking items that use the user‐specified costing method, enter the unit or extended cost. You cannot enter costs for items that do not use user‐specified costing. 

If you enter or change the unit cost, the program calculates the extended cost. If you enter or change the extended cost, the program calculates the unit cost. 

• Serial Numbers.  Select Yes if you want to enter serial numbers for the item; otherwise, select No. (Double‐click the field with a mouse, or tab to the field and then press the Spacebar to toggle between Yes and No.) You have this choice only if the default has been set to Yes. 

If you select Yes in the Serial Numbers column, you can click the Zoom button in the Serial Numbers column heading (or press Shift +F9) or click the Zoom button beside the Serial Numbers field in the Details form to add a serial number to the record.  

Page 233: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–31

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

 

Enter as many serial numbers as you need. Serial numbers can contain up to 22 characters, including numbers, letters, punctuation marks (such as ! and ?), and symbols (such as @ and $). Press the Tab key or the Insert key to start a new line in the Serial Numbers form. 

• Comments.  Enter any comments you want to appear on the Shipments Posting Journal regarding the detail line (optional). 

• Usage Account and Description. Enter the expense or asset account to which you are debiting this entry. For example, this transaction might debit the Office Supplies expense account. 

• Fixed Asset. This field appears if you have Sage Fixed Assets (FAS). 

If you use Sage Fixed Assets to manage the fixed assets in your company, you can mark goods that are taken out of inventory for internal use as fixed assets. 

− Double‐click the Fixed Assets column of the entry grid to display Yes, and then click the Fixed Assets column heading to display the Fixed Assets form. 

− On the zoomed form, select the Fixed Assets checkbox and click the Zoom button to display the Fixed Assets form. 

Page 234: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

5–32 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Complete these fields on the Fixed Assets form:

Sage FAS Template. If you want to use a different template from the one displayed on the Fixed Assets form, use the Finder for the Sage FAS Template field to select a different one. Otherwise, either accept the default template code that appears or clear the entry from this field. (You do not have to use a template to create the asset in Sage FAS.) 

Description. Use the Description field to enter the description that you want to use for the asset in Sage FAS. 

Separate Assets. If the quantity is more than one, and you want to create separate asset records for each item in Sage FAS, select the Separate Assets option. 

The program allocates the Sage FAS value entered on the Fixed Assets form proportionately to each Sage FAS record it creates. For example, for a quantity of 10 and a value of $25,000, the program creates 10 asset records with a value of $2,500 each. 

Sage FAS Quantity. Enter the quantity of asset items you are removing for internal use. 

Sage FAS UOM. Type the unit of measure for the quantity you entered. 

Sage FAS Value. Type the value to book for the asset in Sage FAS. 

• Manufacturers’ Item Number. If you entered a manufacturers’ item number in the Item Number field, the program replaces the Item Number field contents with your inventory item number, and places the manufacturers’ item number that you used in this field. 

• Optional Fields.  Click the Zoom button in the column heading (or beside the field in the detail form) to open the Optional Fields selection form, and then click the Optional 

Page 235: Sage Accpac IC User Guide

Processing Receipts, Shipments, and Internal Usage

User Guide 5–33

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Field Finder to select an Internal Usage Details optional field. 

To delete detail lines

To delete a detail line, select the line by clicking it with the mouse or by using the Up Arrow or Down Arrow key, and then press the Delete key. 

 

10. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later. 

The program displays a message with the internal usage number, and reminds you that transactions will not be costed until they are posted.  

• If you choose Post, Inventory Control posts the transaction.  

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End to update item costs for inquiries, reports, etc. 

Posting transactions with optional fields

If the optional fields defined for transaction details match the General Ledger Transaction details optional fields defined for the Inventory Control, Internal Usage, Non‐stock Clearing, and Cost Variance accounts of the items specified, the optional field information will be passed to General Ledger and will be included in the journal entry for each account. 

11. After recording the transaction number that appears, click Close. 

Page 236: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–34 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

After using  •  After posting your internal usage transactions, run Day End Processing to update Inventory Control information that is not updated during posting. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this manual. 

• Print the Internal Usage Posting Journal to check the transactions you posted. 

For information on printing the Internal Usage Posting Journal, see “Posting Journals” in Chapter 7, “Reports.”  

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies This section describes the forms you use to enter and post transfers, adjustments, assemblies and disassemblies, run day‐end processing, and print the posting journal report.  

The Transfers, Adjustments, and Assemblies icons are found in the Transactions folder, the Day End Processing icon is located in the Periodic Processing folder, and the Posting Journals icon is located in the Price/Sales Analysis Reports folder.  

Transfers If you store items at more than one location, use Transfers to enter and post stock transfers between physical inventory locations and to import transfer transactions. 

Adjustments Use Adjustments to enter and post adjustments to item quantities and costs and to import adjustment transactions. 

Assemblies Use Assemblies to enter and post assemblies and disassemblies of master items and to import assembly transactions. 

Running Day End Processing and Printing Posting Journals

Run Day End Processing to create posting journals of the Inventory Control transactions posted since the last time you ran Day End 

Page 237: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–35

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Processing (and to generate general ledger transactions), and then print the Posting Journal report.  

Day End Processing

1. Double‐click the Day End icon in the Periodic Processing folder. 

 

2. Click the Process button. 

Cost Items During Day End

• If you selected the option to Cost Items During Day End, running Day End also updates item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Posting

• If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control calculates and updates item costs for inquiries, reports, etc. when you post transactions. 

Posting Journals

Posting journals list the entries from transactions you posted since the last time you ran Day End Processing. You can also reprint previously printed journals. 

1. Double‐click the Posting Journals icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

Page 238: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–36 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

 

2. Select the posting journal that you want to print, the order for listing transactions, and the Day End numbers that you want to include.  

Accept the default Day End numbers to print all unprinted transactions. 

Using the Transfers Form

You use the Transfers form to enter and post stock transfers between physical inventory locations if you store items at more than one location.  

Inventory Control lets you transfer goods between locations using two different methods: 

• Directly (and immediately) to the destination location.  

• Via a goods‐in‐transit location to the destination location, and specifying a transfer number to track the shipment. 

− Goods in transit are shipped using one transaction at the shipping location and are separately received at the destination location.  

− Goods‐in‐transit locations should be defined as logical inventory locations, rather than physical ones. 

Page 239: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–37

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

− Because items are separately shipped and received, goods from a single shipment can travel on different trucks and be received in separate lots at different times. 

Read the “Processing Transfers” section in Chapter 2 of this guide for background information about transfers. 

To enter a transfer:

1. Double‐click the Transfers icon in the I/C Transactions folder. 

 

2. Press the Tab key to start a new transfer. 

The program automatically assigns the document number if you leave “*** NEW ***” in the Document Number field. The program‐generated transfer document number is determined by settings in the I/C Options form. 

You can also assign your own document number—for example, based on the date and waybill number. In any case, the document number must be unique, and up to 22 characters long to distinguish the new transfer from other, existing transfers. 

Page 240: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–38 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Transfer document numbers can contain letters, numbers, and special characters (such as *, &, or #). Letters automatically appear in uppercase when you type them. 

3. Select the type of transfer transaction you are entering. 

• Transfer. Lets you move goods directly and instantly between two locations—without using a goods‐in‐transit location. 

• Transit Transfer. Lets you move goods from one location into transit. 

• Transit Receipt. Lets you receive goods currently in transit at the destination location. 

4. Enter the transfer number from a previously entered transit transfer if you are receiving the goods at a destination location or if you are adding to the goods being moved into transit. 

5. Type over the Document Date if you want to change it (or click the Calendar button to select a new date). Inventory Control automatically displays the session date. 

6. Change the posting date for the transaction if necessary. This is the date for transactions being posted to the General Ledger, so it also determines the contents of the fiscal Year/Period field. 

Depending on your settings in the I/C Options form, Inventory Control automatically displays the session date or the transfer date by default in this field. 

7. Enter an expected arrival date for the goods you are transferring. 

Additional costs 8. If the transfer involves additional costs—that is, costs beyond those of the items themselves—you can enter the amount in the additional cost field.  

9. In the proration method field you can select from a number of ways of dividing the costs between the items in the transfer: 

Page 241: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–39

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

 

If you select the “prorate manually” option, you must enter an amount in the manual proration column when you enter detail information. If you choose any other option, the program will calculate the item’s share of the additional costs and show it in the extended costs column. 

10. Enter a description for the transfer (optional). 

11. Enter a reference, such as the reason for making the stock transfer (optional). 

12. Click the Optional Fields Zoom button to fill in one or more optional fields assigned to Transfers. 

Header optional fields

The optional fields from the transfer header are for I/C reporting purposes only and will not be passed to General Ledger. 

Detail information 13. Enter the following information for each numbered detail line on a transfer (press the Tab key or the Insert key to move to a new detail line). 

Click the Detail button or press F9

You can also click the Detail button or press F9 to display the detail fields using a form instead of in columns. 

Note: If you have used the Transfers form before, the order in which some columns appear may be different from what is presented here, and some columns could be hidden. 

Also note: Some columns appear only if you are moving items through a goods‐in‐transit (GIT) location. 

• Item Number.  Enter the item number of the item being transferred, or select the number from the Finder. You can also enter manufacturers’ item numbers if you use them (such as UPC bar codes).  

Page 242: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–40 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

• From Location.  Enter the code of the inventory location from which you are transferring stock, or select the code from the Finder. 

If you are entering a transit receipt (receiving goods from a goods‐in‐transit location), you cannot change this field. 

• GIT Location.  If you are entering a transit transfer, enter the code for the goods‐in‐transit inventory location. 

If you are entering a transit receipt (receiving goods from a goods‐in‐transit location), you cannot change this field. 

• To Location.  Enter the code of the inventory location to which you are transferring stock, or select the code from the Finder. You cannot change this location when you are receiving goods. 

If you did not turn on the Allow Items At All Locations option in the Options form, you must have specified that the item is allowed at the inventory location to which you are transferring stock. 

• Requested Quantity.  This field appears only if you are using a goods‐in‐transit location, and is useful when you are adding to a transfer over some period of time (for example, loading several trucks over a period of days). 

The transfer quantity cannot exceed the amount requested. 

• Unit of Measure.  Enter or select the unit of measure for the requested quantity. 

• Outstanding Quantity.  This is the amount still required to meet the requested quantity. 

• Transfer Quantity.  Enter the number of units to transfer between locations. 

Page 243: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–41

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

You can transfer more units than are in stock if you turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the Options form. 

• Transfer Unit.  If you want to change the unit of measure, type over it or select one from the Finder. Inventory Control automatically displays the stocking unit for the items being transferred. 

• Transferred to Date.  This is the number of units previously entered for this transfer to the GIT location. 

• Manual Proration.  If you chose Prorate Manually as the proration method, enter the portion of additional cost attached to this item. 

• Received to Date.  This is the number of units received from the GIT location for this transfer. 

• Unit Weight, Extended Weight.  Make sure that you enter this information when transferring items that use cost proration by weight. Check that you are using the correct weight unit of measure. 

• Weight Unit of Measure.  This is the unit of measure for the weight of each transfer unit. (For example, this may be pounds or kilograms for each box of nails.) 

• Weight Conversion Factor.  This is the factor for converting between the weight unit of measure that you chose and the default weight unit of measure used by Inventory Control.  

• Unit Cost, Extended Cost.  When transferring items that use the user‐specified costing method, enter the unit cost or the extended cost. You cannot enter costs when transferring items that do not use user‐specified costing. 

If you enter or change the unit cost, the program calculates the extended cost. If you enter or change the extended cost, the program calculates the unit cost. 

Page 244: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–42 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

If you use multicurrency accounting, enter costs in your functional (home) currency. 

• Completed.  Check the completed field to complete the transaction.   

Completing lines before full receipt Note: Generally, you will complete a line for a GIT 

transfer on receipt of all goods. If you complete it before all goods are received, the unreceived items will remain in the GIT location, and you will have to create a new transfer to move them to the destination location. 

• Comments.  Enter any comments you want to appear on the Transfers Posting Journal regarding the detail line (optional). 

• Manufacturers’ Item Number. If you entered a manufacturers’ item number in the Item Number field, the program replaces the Item Number field contents with your inventory item number, and places the manufacturers’ item number that you used in this field. 

• Optional Fields.  Click the Zoom button in the column heading (or beside the field in the detail form) to add Transfer Details optional fields.  

If the optional fields defined for the item match the optional fields defined for Transfer Details, the optional field values for the items will be inserted automatically in the Transfers details grid. If the optional fields defined for the item do not match, the default optional field values specified for Transfer Details optional fields will be inserted. You can accept or change the value.  

To delete detail lines

If you want to delete a detail line for any reason, select the line by clicking it with a mouse or by using the Up Arrow or Down Arrow key, then press the Delete key. 

Page 245: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–43

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

 

14. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later. 

The program displays a message with the transfer number, and reminds you that transfers will not be costed until they are posted.  

• If you choose Post, Inventory Control posts the transfer.  

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End to update item costs for inquiries, reports, etc. 

Detail optional fields

If the optional fields defined for Transfer details match the General Ledger Transaction details optional fields defined  for the Inventory Control account for the item specified (from and to locations) and the Transfer clearing account, the optional field information will be passed to General Ledger and will be included in the journal entry for each account. 

Printing a transfer slip

15. Record the transfer number that appears, and click Close in response to the “Posting completed” message. Inventory Control will ask if you want to print a transfer slip. 

 

Page 246: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–44 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

16. Click Yes to print the transfer slip, or click No if you do not want to print a transfer slip now. 

Note: Inventory Control provides two transfer slips — ICTRNS01.RPT and ICTRNS02.RPT. Report ICTRNS01.RPT always prints blanks in the “Quantity Received” column. ICTRNS02.RPT prints blanks for a Transfer transaction, the total of all transit receipts to date for a Transit Transfer, and the receipt quantity for a Transit Receipt.  

After using  •  After posting your transfers, run Day End Processing to update Inventory Control’s audit data, costing data, and item statistics. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this guide. 

• Print the Transfers Posting Journal to check the transfer transactions you posted. 

For information on the Transfers Posting Journal, see “Posting Journals” in Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Using the Adjustments Form

You use the Adjustments form to enter and post adjustments to item quantities and costs.  

To open the Adjustments form, double‐click the Adjustments icon in the I/C Transactions folder. 

You can change the order and width of columns, and hide columns in the Adjustments form, to suite your requirements.  

Read the “Processing Adjustments” section in Chapter 2 of this guide for background information on adjustments. 

Automatic adjustment processing

Inventory Control also provides a form in the Periodic Processing folder that lets you write off item costs or item quantities for ranges of items, or adjust the total costs of items to a new cost. 

Page 247: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–45

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

See chapter 6 for more information on periodic processing. 

Types of Adjustments

You specify the type of adjustment you want for each item you add to an adjustment transaction. You can enter six types of adjustments:  

• Quantity Increase, Quantity Decrease.  Increases or decreases, respectively, the item quantity on hand at the location by the number you specify. 

Quantity increase and quantity decrease adjustments affect the item’s average unit cost at the location, but the item’s extended cost does not change. 

The program does not create general ledger transactions for these types of adjustments because the value of the inventory does not change. 

• Cost Increase, Cost Decrease.  Increases or decreases the extended item cost at the location by the amount you specify. Inventory Control recalculates the average unit cost at the location based on the item’s adjusted extended cost. 

• Both Increase.  Increases both the item quantity on hand and the extended item cost at the location by the increases you specify. Inventory Control recalculates the item’s average unit cost at the location based on the increases. 

• Both Decrease.  Reduces both the item quantity on hand and the extended item cost at the location by the decreases you specify. Inventory Control recalculates the item’s average unit cost at the location based on the decreases. 

Page 248: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–46 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

To enter an adjustment:

1. Double‐click the Adjustments icon in the I/C Transactions folder. 

 

2. Press the Tab key to start a new adjustment. 

The program automatically assigns the transfer number if you leave “*** NEW ***” in the Adjustment Number field. The program‐generated adjustment number is determined by settings in the I/C Options form. 

You can also assign your own adjustment numbers—for example, based on the date—as long as the number is unique to distinguish it from other, existing adjustments. 

Adjustment numbers can contain letters, numbers, and special characters (such as *, &, or #). Letters automatically appear in uppercase when you type them. 

3. To change the adjustment date, type over it or select a new one from the calendar. Inventory Control automatically displays the session date. 

4. Change the posting date for the transaction, if necessary. This is the date for transactions being posted to the General Ledger, so it also determines the contents of the fiscal Year/Period field. 

Page 249: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–47

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Depending on your settings in the I/C Options form, Inventory Control automatically displays the session date or the adjustment date by default in this field. 

5. Enter a description for the adjustment (optional). 

6. Enter a reference, such as the reason for making the adjustment (optional). 

  Zoom Button  7. Click the Optional Fields Zoom button to add information to one or more optional fields assigned to Adjustments. 

Header optional fields are for I/C reporting purposes only and will not be passed to General Ledger. 

Detail information 8. Enter the following information for each item on an adjustment (press the Insert key to move to a new detail line). 

Click the Detail button or press F9

You can also click the Detail button or press F9 to display the adjustment detail fields in a form instead of in columns. 

Note: If you have used the adjustments entry form before, the order in which some columns appear in the table on your computer might be different from what is presented here, and some columns might be hidden. 

• Item Number.  Enter the item number of the item being adjusted, or select the number from the Finder. 

• Adjustment Type.  If you want to change the adjustment type, select one from the list. Inventory Control automatically displays Quantity Increase. 

For information about the types of transactions, see “Types of Adjustments,” earlier in this section. 

• Location.  Enter the code of the inventory location at which to make the adjustment for the item, or select the code from the Finder. 

Page 250: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–48 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Items using FIFO or LIFO costing

• If the item uses the FIFO or LIFO costing method, fill in the following information: 

Bucket Type.  Select a bucket type from the list to specify the way in which the program is to process the adjustment. Inventory Control automatically displays Offset Bucket. 

For information about bucket types, see “Adjustments to Items Using FIFO or LIFO Costing,” in Chapter 2 of this guide. 

Document No.  If you selected Specific Bucket in the Bucket Type column, enter the number of the transaction used to enter item units into inventory, or select the number from the Finder. 

The number you specify must appear in the Finder for this field. 

Cost Date.  If you want to change the date, type over it. Inventory Control automatically displays the transaction date for the number you specify in the Document Number field. 

Adjustments affecting quantity

• When the Adjustment Type is Quantity Increase, Quantity Decrease, Both Increase, or Both Decrease, fill in the following information: 

Quantity.  Enter the number of units by which to adjust the item quantity. 

Negative inventory levels

To decrease the quantity of an item in stock to below zero, you must have turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

Unit of Measure.  Enter the unit of measure for the item, or select the unit from the Finder. 

Page 251: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–49

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Adjustments affecting cost

• When the Adjustment Type is Cost Increase, Cost Decrease, Both Increase, or Both Decrease, fill in the following information: 

Cost Adjustment.  Enter the amount by which to adjust the extended item cost. 

Adjustment/Write-Off Account.  To change the account number, type over it or select another account from the Finder. Inventory Control automatically displays the general ledger adjustment write‐off account from the item record’s account set. 

• Comments.  Enter any comments you want to appear on the Adjustments Posting Journal regarding the detail line (optional). 

• Contract / Project / Category / Overhead. These fields appear if you have Sage Accpac Project and Job Costing.  

If you enter materials adjustments through Project and Job Costing, the transactions created by Project and Job Costing will appear in Inventory Control. Note, however, that you cannot use the job costing fields in the Inventory Control program. 

• Manufacturer’s Item Number. If you entered a manufacturer’s item number in the Item Number field, the program replaces the Item Number field contents with your inventory item number, and places the manufacturer’s item number that you used in this field. 

• Optional Fields.  Click the Zoom button in the column heading (or beside the field in the detail form) to add optional fields. 

If the optional fields that were added to the Item record match the optional fields you assigned for Adjustment Details (in the I/C Optional Fields form), the optional field values for the Item will be inserted automatically in the 

Page 252: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–50 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Adjustment details grid. If the optional fields added to the Item do not match, the default values specified for Adjustment Details optional fields will be inserted. You can accept or change these entries. 

Posting If the optional fields defined for Adjustment Details match the General Ledger Transaction Details optional fields defined for the Inventory Control account for the item specified and the Inventory Adjustment and Write‐off account specified, the optional field information will be passed to G/L (depending on your settings in the I/C Optional Fields form), and will be included in the journal entry for each account. 

If you use Project and Job Costing

If Adjustment optional fields in Project and Job Costing match the transaction and detail optional fields in Inventory  Control Adjustments, the optional field data automatically passes to Inventory Control Adjustments for material usage and material transactions. Inventory Control then passes the data to General Ledger if appropriate. 

To delete detail lines

To delete a detail line, select the line by clicking it with a mouse or by using the Up Arrow or Down Arrow key, then press the Delete key. 

 

9. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later. 

The program displays a message with the adjustment number, and reminds you that adjustments will not be costed until they are posted.  

• If you choose Post, Inventory Control posts the adjustment.  

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Page 253: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–51

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End to update item costs for inquiries, reports, etc. 

Posting Adjustments containing optional fields

When an adjustment is posted that contains Adjustment Details optional field information, the optional field information will be passed to G/L. 

10. After recording the adjustment number that appears, click Close. 

After using  •  Run Day End Processing to update audit and costing data and item statistics after posting adjustments. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this manual. 

• Print the Adjustments Posting Journal to check the adjustment transactions you posted. 

For information on printing the Adjustments Posting Journal, see “Posting Journals” in Chapter 7, “Reports.” 

Using the Assemblies/Disassemblies Form

You use the Assemblies/Disassemblies form in the Transactions folder to enter and post assemblies or disassemblies of master items from component items. 

Read the “Processing Assemblies/Disassemblies” section in Chapter 2 for background information about assemblies. 

Bills of Material You must set up bills of material to define master items before you can enter assembly transactions. 

For background information about bills of material, see the following sections in the Inventory Control Getting Started guide: “Adding Bills 

Page 254: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–52 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

of Material,” in Chapter 2, and “Step 9: Add Bills of Material,” in Chapter 3.  

For information about setting up bills of material in Inventory Control, see the Getting Started manual. 

To enter an assembly:

1. Double‐click the Assemblies icon in the I/C Transactions folder. 

 

2. Press the Tab key to start a new assembly or disassembly. 

The program automatically assigns the assembly number if you leave “*** NEW ***” in the Assembly Number field. The program‐generated assembly number is determined by settings in the I/C Options form. 

You can also assign your own assembly numbers—for example, based on the date and item number. The assembly number must be unique, and up to 22 characters long to distinguish the new assembly from other, existing assemblies. 

Assembly numbers can contain letters, numbers, and special characters (such as *, &, or #). Letters automatically appear in uppercase when you type them. 

Page 255: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–53

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

If you are browsing through assemblies and display a posted assembly with subassemblies, click the Details button to see the assembly numbers and quantities for built components. 

Transaction Type 3. Choose the transaction type—either Assembly or Disassembly. 

From Assembly Number

4. If you are entering a disassembly, select the assembly that you are disassembling in the From Assembly field. Leave the field blank if the From Assembly transaction no longer exists. 

Note:  If you are disassembling a previous assembly, you can only specify the quantity being disassembled and a disassembly cost. 

5. Enter a description for the assembly/disassembly (optional). 

6. Enter a reference, such as the reason for assembling or disassembling the master items (optional). 

7. To change the date, type over it or select a different date from the calendar. Inventory Control automatically displays the session date. 

8. Change the posting date for the transaction if necessary. This is the date for transactions being posted to the General Ledger, so it also determines the contents of the fiscal Year/Period field. 

Depending on your settings in the I/C Options form, Inventory Control automatically displays the session date or the assembly date by default in this field. 

Master Item Number

9. Enter or select the item number of the master item being assembled or disassembled (unless you specified an assembly in the From Assembly field). 

If you are disassembling a specific assembly (specified in the From Assembly field), you cannot change the item number. 

Note that if you select the item number from the Finder, you choose the Item Number and BOM number, which will then appear in the BOM Number field. 

Page 256: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–54 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

BOM Number 10. Enter a number or type over the existing BOM number for the bill of material to use for assembling or disassembling units of the master item, or select the number from the Finder. 

You can view (and edit) the bill of material you specify, by clicking the Zoom button beside the BOM Number field (or press F9) to open the Bills Of Material form for the selected master item, (then click Close to return to the Assemblies form).  

If you are disassembling a specific assembly, you cannot change the BOM number. 

For information on bills of material, see “Adding, Editing, and Deleting Bills of Material,” in Chapter 3 of this guide. 

Component Assembly/ Disassembly Method

11. If this is a multi‐level bill of material, choose how you want components assembled or disassembled. 

For assemblies, choose: 

• None. Do not assemble any subassemblies. 

• All Component Master Items. Assemble as many subassemblies as are listed in the build quantity for the master item. 

• Component Master Items With Insufficient Quantity.  Assembly only the number of subassemblies required to complete the master item build quantities. (If enough subassemblies exist, no new ones will be built.) 

For disassemblies, choose: 

• None. No subassemblies. 

• All Component Master Items. Disassemble all subassemblies that are listed in the build quantity for the master item. 

12. Enter the code of the inventory location of the component items and the assembled master items, or select the code from the Finder. 

Page 257: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–55

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Disassembly Cost 13. If you are disassembling items, enter a disassembly cost (optional). 

Quantity 14. To change the number displayed in the Quantity field, type over it. Inventory Control automatically displays the bill of material’s build quantity in the bill of material’s unit of measure. 

Note: The quantity must be a multiple of the number in the Build Quantity field. For example, if the build quantity for the bill of material is 25, then you must specify a multiple of 25 (such as 25, 50, or 75) for the quantity, or the program will not allow you to save or post the assembly. 

Fractional quantities

To specify fractional quantities, you must first select the “Allow Fractional Quantities” option on the Processing tab of the I/C Options form. 

15. Click the Verify Quantities button to check whether sufficient quantities of component items are in stock. This lets you see if  you have enough quantity of the item to build the number of master items entered in the Quantity field, and make sure that Inventory Control will allow each component item to be stocked at the inventory location you specified in the Location field. 

 

The program allows you to post assemblies for which there are insufficient numbers of component items in stock only if you turned on the Allow Negative Inventory Levels option in the I/C Options form. 

Page 258: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

5–56 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

If you did not turn on the Allow Items At All Locations option, you can post the transaction only if you allowed the component items and the master item to be stocked at the specified inventory location. 

Click the OK button or press Enter to close the Error/Warning dialog box. 

Optional fields 16. Click the Optional Fields Zoom button to add optional fields. 

If the optional fields defined for the Bills of Material master item match the optional fields defined for Assemblies, the optional field values for the master item will be inserted automatically. If the optional fields defined for the master item do not match, the default optional field values specified for Assemblies optional fields will be inserted. You can accept or change the values. 

 

17. When you are finished, click the Save or Post button.  

• If you choose Save, Inventory Control saves the transaction so you can edit and post it later. 

The program displays a message with the assembly/ disassembly number, and reminds you that assemblies and disassemblies will not be costed until they are posted.  

• If you choose Post, Inventory Control posts the assembly/disassembly.  

Choose To Delete During Posting

− If you selected the option Prompt To Delete During Posting, Inventory Control warns you that you will not be able to drill down to the transaction details from General Ledger if you delete the transaction. 

Cost Items During Posting

− If you selected the option to Cost Items During Posting, Inventory Control will calculate and update item costs for inquiries, reports, etc. 

Page 259: Sage Accpac IC User Guide

Processing Transfers, Adjustments, and Assemblies

User Guide 5–57

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

Cost Items During Day End

− If you selected the option to Cost Items During Day End, you will have to run Day End to update item costs for inquiries, reports, etc. 

When an assembly is posted, the optional field information will be passed to General Ledger for the master and component items, fixed and variable costs (assembly cost credit), and disassembly cost.  

Master Item If the optional fields defined for Assemblies match the General Ledger Transaction Details optional fields defined for the master item’s inventory control account, the optional field information will be passed to General Ledger. 

Component Items If the optional fields defined for Assemblies match the General Ledger Transaction Details optional fields defined for the component item inventory control accounts, the optional field information will be passed to General Ledger. 

Assembly Cost Credit

If the Bills of Material contain fixed and/or variable costs and the optional fields defined for Assemblies match the General Ledger Transaction Details optional fields defined for the Assembly Cost Credit account, the optional field information will be passed to General Ledger. 

Disassembly Expense

If the Bill of Material is being disassembled, and a disassembly cost is specified, and if the optional fields defined for Assemblies match the General Ledger Transaction Details optional fields defined for the Disassembly Expense account, then the optional field information will be passed to G/L. 

18. After recording the assembly/disassembly number that appears, click Close. 

After using  •  Run Day End Processing to update Inventory Control’s audit data, costing data, and item statistics after posting assemblies. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this manual. 

Page 260: Sage Accpac IC User Guide

Posting Inventory Control Transactions

5–58 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

• Print the Assemblies Posting Journal to check the assembly/ disassembly transactions you posted. 

For information about printing the Assemblies Posting Journal, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Posting Inventory Control Transactions Posting updates quantities and (optionally) costs

When you enter and post a transaction in Inventory Control, the program immediately updates item quantities so you always know your inventory levels.  

Depending on your program settings, the program will also update the cost of goods in stock and the cost of goods that you’ve sold. It may also create general ledger transactions and, optionally, post them to the Sage Accpac General Ledger program. 

Posting, however, does not update accounting and statistical information—those procedures are performed by Day End Processing. 

Note: With Inventory Control, you can choose in I/C Options whether you want the program to recost items when posting transactions, or wait until you run day‐end to cost items. 

You choose in the G/L Integration form when to create General Ledger transactions. 

If you have a large transaction volume, we suggest that you cost items during day‐end. 

Inventory Control provides two ways to enter and post transactions: 

• Online transaction processing—where you post the transaction as soon as you enter it. 

• Batch processing—where you enter and save transactions, and then post them using the Post Transactions form in the I/C Transactions folder. 

Page 261: Sage Accpac IC User Guide

Posting Inventory Control Transactions

User Guide 5–59

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

You can also use a combination of these approaches, entering and posting some transactions, while entering and saving others for later posting. 

If you choose Save, you can continue to edit the transactions later and post them using the transaction entry form, or you can post groups of transactions using the Post Transactions form. 

To post transactions using the Post Transactions form:

1. Double‐click the Post Transactions icon in the I/C Transactions folder.  

 

2. Select the types of transactions that you want to post. 

3. Specify ranges of transaction numbers for posting if you wish. 

4. Click the Process button. 

After using  •  Run Day End Processing to update Inventory Control’s audit data, costing data (if you cost at day end), and item statistics after posting assemblies. 

For information on running Day End Processing, see Chapter 6, “Day End and Periodic Processing,” in this manual. 

• Print the Posting Journal to check the transactions you posted. 

Page 262: Sage Accpac IC User Guide

Printing Posting Journals

5–60 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Printing Posting Journals Day End Processing creates journal entries

Each time you run Day End Processing, Inventory Control creates a journal of the entries from each of the types of transactions you posted since the last time you did day‐end processing. These posting journals provide a record of all posted details and of the general ledger distributions they generated. 

You can print posting journals at any time after running Day End Processing, but you must print them before you can clear (erase) them from Inventory Control. Use the Clear History icon in the Periodic Processing folder to clear printed posting journals. 

Posting journals list the entries from transactions you posted since the last time you ran Day End Processing. You can also reprint previously printed journals. 

See Chapter 7, “Reports,” for more information on posting journals. 

Before you start  •  Run Day End Processing. 

• Select printing options in the Print Destination dialog box. 

To print the posting journals:

1. Double‐click the Posting Journals icon in the Price/Sales Analysis Reports folder.  

 

2. Select the journal type. 

Page 263: Sage Accpac IC User Guide

Importing Transactions

User Guide 5–61

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

3. Select a sorting order for the posting journal. 

4. Enter the lowest and highest numbers in the range of day‐end sequence numbers for which you want to print the report. 

Normally, you would accept the default range of day‐end numbers to print all journals that you have not yet printed. 

5. Choose whether to include journals that you have already printed. 

You cannot reprint journals that have been cleared. 

6. Click Print. 

After using  If you want to clear the posting journals you printed, use the Clear History form.  

Importing Transactions Use the Import command on the File menu in the Receipts, Shipments, Internal Usage, Transfers, Adjustments, or Assemblies forms to transfer transactions created in non‐Sage Accpac applications to Inventory Control.  

Note: You can also export any receipt, shipment, internal usage, transfer, adjustment, and assembly transactions that have not been cleared from Inventory Control. 

Imported transactions are posted by Inventory Control, and the original file of transactions is retained until you delete it outside of Sage Accpac ERP. 

You cannot import multicurrency transactions into a single‐currency ledger. Edit import files to remove multicurrency fields before importing. 

Page 264: Sage Accpac IC User Guide

Importing Transactions

5–62 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

For more information about importing transactions, see Appendix B, “Importing and Exporting,” in this guide. Refer also to the System Manager User Guide. 

Before you start  •  Create the transaction file with the non‐Sage Accpac application. 

Guidelines for importing

The easiest way to construct an import file is to export transactions and use them as models. If import files do not contain valid data, Inventory Control will not import them. 

Listing the import fields

You can display a list of the import fields by choosing the Import command from the File menu on the transaction entry  form, and then choosing the Display Import Fields command from the File menu on the import form. 

Transaction numbers must be unique

Make sure that the transactions that you import contain unique transaction numbers. You cannot import a transaction that uses a number you have posted and not yet cleared from Inventory Control. 

• Note that Inventory Control can either save or post imported transactions, which means that you can edit them further after importing them. 

• Back up your data. 

To import transactions:

1. Double‐click the Receipts, Shipments, Internal Usage, Transfers, Adjustments, or Assemblies icons in the Transactions folder. 

2. Click Import from the File menu.  

3. Follow the instructions in the System Manager User Guide for importing. 

Note that the file you specify for importing must exist and be located on the drive and in the directory that you select. If you are on a network, you must have access rights to the import file and the directory. 

After using  •  Check data integrity. 

Page 265: Sage Accpac IC User Guide

Retrieving Transaction History

User Guide 5–63

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

• Run Day End Processing to create journal entries from the imported data. 

• Print the posting journal for the type of transactions imported and use it to check the posted details and the general ledger distributions generated by Inventory Control. 

Editing receipts If necessary, you can edit imported receipts to return goods or to adjust cost information. See “Editing Receipts” on page 5‐12. 

Clearing receipts Note that imported receipts remain in Inventory Control until you delete them. Also, you can enter returns or adjustments until you mark them as “complete.” See “Completing Receipts,” earlier in this chapter. 

• Unless you need to use it again, delete the file from which you imported the transactions. 

Retrieving Transaction History Use the Transaction History Inquiry form in the Statistics and Inquiries folder to view transactions created in Inventory Control, Purchase Orders, or Order Entry.  

Note that you can look up transactions by year/period, location range and account set range.  

Note: You must run Day End Processing before you can drill down for transaction history. 

You can view the following transactions: 

Module Transactions Inventory Control Receipts

Shipments Adjustments Internal Usage Transfers Assemblies

Page 266: Sage Accpac IC User Guide

Retrieving Transaction History

5–64 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Module Transactions Order Entry Invoices

Credit Notes Debit Notes

Purchase Orders Receipts Invoices Returns Credit Notes Debit Notes

To drill down:

1. Double‐click the Transaction History Inquiry form in the I/C Statistics and Inquiries folder. 

2. To change the year or period, type over the default entries or select a new one from the calendar. This is the year and fiscal period to which the general ledger transaction will be posted, no matter what date you enter. 

3. To set a range of items to include in the inquiry, enter the beginning and ending item numbers, or select them using the Finder. 

4. To set a range of locations to include in the inquiry, enter the numbers for the beginning and ending locations, or select them using the Finder. 

  Go button 5. When you are satisfied with your inquiry criteria, click the Go button (or press F7). 

6. A list of transactions appears in the lower portion of the screen: 

Page 267: Sage Accpac IC User Guide

Retrieving Transaction History

User Guide 5–65

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

 

7. To view further details about a transaction, highlight an item and click the Details button or double‐click the transaction.  

8. A screen similar to the following appears: 

 

9. To drill down to the original entry, highlight the transaction and click the column heading with the Drilldown button. 

The original transaction is displayed (in this case, a P/O receipt) if it is still available.  

Page 268: Sage Accpac IC User Guide

Viewing Current Transactions

5–66 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

 

Viewing Current Transactions This section provides instructions for viewing the status of current sales orders or purchase orders for the items in your inventory.  

Note: You can only retrieve information about sales orders if you are using the Order Entry module, and information about purchase orders if you use the Purchase Orders module. 

To view information about current transactions:

1. Double‐click the Current Transactions Inquiry icon in the I/C Statistics and Inquiries folder. 

2. Enter an item number in the Item Number field or select one by using the Finder. 

3. Choose whether to inquire about Purchase Orders or Sales Orders by using the drop‐down list. 

Page 269: Sage Accpac IC User Guide

Viewing Current Transactions

User Guide 5–67

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

Processing Transactions Processing

Transactions

4. Enter either: 

• The range of expected shipping dates for sales orders. 

Or 

• The range of expected arrival dates for purchase orders. 

  Go button 5. Click the Go button when you are satisfied with your selections. 

 

6. Information about sales orders appears under these headings: 

• Order number 

• Customer number 

• Customer name 

• Expected ship date 

• Location 

• Original quantity ordered 

• Unit of measure 

• Quantity shipped 

• Quantity outstanding 

7. Information about purchase orders appears under these headings: 

• Purchase order number

• Vendor number 

• Quantity ordered 

• Unit of measure 

Page 270: Sage Accpac IC User Guide

Viewing Current Transactions

5–68 Sage Accpac Inventory Control

icug-5.doc, printed on 11/26/2007, at 5:16:41 PM. Last saved on 11/26/2007 11:41:00 AM.

Sage Software Confidential

• Vendor name 

• Expected arrival date 

• Location 

• Quantity received 

• Quantity outstanding 

8. To drill down to the original entry, highlight the transaction and then click the Details button. 

Click the Clear button to start a new inquiry.  

Page 271: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 6–i

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

Chapter 6 Day End and Periodic Processing

 

Day End Processing ............................................................6–1 Running Day End Processing ................................................6–2

Periodic Processing.............................................................6–4 Processing Physical Inventory ...............................................6–4

Generating Inventory Worksheets ........................................6–6 Entering Physical Inventory Counts and Editing Inventory Worksheets .....6–10 Posting Inventory Reconciliations .......................................6–16 Deleting Inventory Reconciliations ......................................6–21

Processing Adjustments....................................................6–23 Clearing History...........................................................6–25 Creating General Ledger Batches............................................6–30 Deleting Inactive Records ..................................................6–32

 

 

 

 

 

Page 272: Sage Accpac IC User Guide
Page 273: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 6–1

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

Chapter 6 Day End and Periodic Processing

 

This chapter contains instructions for using Inventory Control to perform the daily and periodic tasks you do as part of processing your transactions and keeping your inventory system updated. 

Day End Processing This section contains instructions for using the Day End Processing form.  

Day End Processing processes all transactions that you have posted in Inventory Control, Order Entry, and Purchase Orders since the last time you ran Day End Processing. 

Depending on your settings in I/C Options and the G/L Integration form, Day End Processing may update general ledger transactions, item statistics, transaction history, and item costing. 

For an overview of day‐end processing, see “Day‐End Processing” in Chapter 2, “What You Need to Know Before Using Inventory Control,” in this guide. 

Sage Accpac Order Entry and Purchase Orders

Note: Inventory Control’s Day End Processing also updates Sage Accpac Order Entry and Purchase Orders data, if you use those programs. 

Checking Data Integrity

You should run Day End Processing before using the Data Integrity form in Administrative Services to check your Inventory Control data. 

For information about checking data integrity, see the System Manager User Guide. 

Page 274: Sage Accpac IC User Guide

Day End Processing

6–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Before you start  •  Post all the transactions that you want to process using Day End Processing. If you saved transactions, you can post them using the Post Entries form in the I/C Transactions folder.  

Note: Any transactions you post while Day End Processing is running will be excluded if processing has been completed for the transaction type.  

To make sure that you process all of the day’s transactions, post them all before you start Day End Processing. Inventory Control processes receipts first, followed in order by adjustments, transfers, assemblies, and then shipments. 

• Back up your Inventory Control data. For information about making backups, see the System Manager User Guide. 

Running Day End Processing

Use Day End Processing to update your audit trail, costing data (if you cost items during Day End Processing), item statistics, and general ledger transactions (and Sage Accpac Order Entry and Purchase Orders data if you use them with the same database). 

Day end can take a long time WARNING! The time it takes to complete Day End Processing 

varies according to your computer and the number of transactions you entered since the last time you ran Day End Processing. We recommend that you run Day End Processing when you do not need to use your computer/ server for other tasks. If your company processes a lot of transactions, you might want to run it overnight. 

If you want to practice using Day End Processing with the sample data, do Lesson 5, “Run Day End Processing and Print a Posting Journal,” in the Inventory Control chapter of the Sage Accpac Workbook.  

You can find the Workbook listed with the System Manager online documentation in the Help menu for the Sage Accpac Desktop. 

Page 275: Sage Accpac IC User Guide

Day End Processing

User Guide 6–3

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

To run Day End Processing:

1. Double‐click the Day End Processing icon in the Inventory Control folder. 

 

2. Click Process. The following message appears after Day End Processing is complete: 

 

3. Click Close or press the Enter key after reading the message. 

After running Day End Processing

Before you post any transactions after running Day End Processing, do the following: 

• Print the posting journals. 

You can also print the G/L Transactions report if you create the general ledger batch manually (using the Create G/L Batch form).  

Note: You cannot print the G/L Transactions report in Inventory Control if you use the option to create the general ledger batch during Posting or during Day End Processing. 

Print any other reports, such as Item Valuation, Transaction Statistics, Sales Statistics, or Transaction History, that you want for updating your records. 

Page 276: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Modify Inventory Control account sets, categories, and other records that could affect costing, as needed. 

Periodic Processing This section contains instructions for using Inventory Control forms to perform the tasks that are part of your regular period‐end procedures.  

The following topics are discussed in this section: 

• Reconciling physical inventory. 

• Processing adjustments. 

• Clearing history. 

• Creating general ledger batches. 

• Deleting inactive records. 

For an overview of periodic processing, see the “Periodic Processing” section of Chapter 2, “What You Need to Know Before Using Inventory Control,” in this guide. 

Processing Physical Inventory

Discrepancies between item quantities maintained by the program (quantities on hand) and your physical inventory count can occur for various reasons, such as shrinkage, missing receipts, or theft. 

The physical inventory feature lets you enter the results of physical counts into your system and reconcile physical inventory totals with the totals in Inventory Control. 

Page 277: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–5

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

To enter physical counts into your system and to reconcile differences between the quantities on hand and the physical counts, use the forms in the Physical Inventory folder, as follows: 

• Generate Inventory Worksheet.  Use this form to generate inventory worksheets that specify the locations, account sets, and items for which you want to count inventory. Note that you must do this step first. 

For step‐by‐step instructions, see “Generating Inventory Worksheets,” on page 6‐6. 

• Inventory Worksheet.  Use this form to print copies of the inventory worksheets you generated, if you want to write the physical count on them while taking stock. You do not have to print the worksheets if you prefer to use another method of recording item quantities. You can print worksheets for a range of locations and you can include the unit cost and quantity on hand, and a comment line for each item. 

For information about and instructions on printing inventory worksheets, see Chapter 7, “Reports,” in this manual. 

• Physical Inventory Quantities or Inventory Counts.  Use either the Physical Inventory Quantities form or the Inventory Counts form to enter the physical count for each item on a worksheet. 

Physical Inventory Quantities form

The Physical Inventory Quantities form lets you enter inventory counts and, where needed, assign an adjustment unit cost for items for which you counted a different quantity than the quantity on hand calculated for the item in Inventory Control. You can also view, edit, and delete inventory worksheets that you created earlier (using Generate Inventory Worksheet). 

Inventory Counts form

The Inventory Counts form is a simpler version of the Physical Inventory Quantities form, where you enter only the inventory counts after taking inventory. 

Use the Physical Inventory Quantities form instead of Inventory Counts if you want to compare calculated quantities to actual 

Page 278: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

counts, or to enter adjustment unit costs or change the posting status for individual items. 

For step‐by‐step instructions, see “Entering Physical Inventory Counts and Editing Inventory Worksheets,” on page 6‐10. 

• Inventory Reconciliation.  Use this form to print a report of the data that will be posted when you reconcile your inventory totals. After posting a reconciliation, print the report to identify errors that could not be posted. 

For information about and instructions on printing the Inventory Reconciliation report, see Chapter 7, “Reports,” in this manual. 

• Post Inventory Reconciliation.  Use this form to post the data you entered in Physical Inventory Quantities, and to post an adjustment to Inventory Control, if needed, to reconcile your physical count to the totals in your Inventory Control system. 

For step‐by‐step instructions on posting inventory reconciliations, see “Posting Inventory Reconciliations” on page 6‐16. 

Generating Inventory Worksheets

Use the Generate Inventory Worksheet form to create inventory worksheets of item quantities on hand for all inventory locations for which you are taking inventory. You can optionally print worksheets for recording your physical inventory counts prior to entering the data in the Physical Inventory Quantities or Inventory Counts forms and posting it to your Inventory Control system.  

You can create inventory worksheets for: 

• A range of locations. 

• A range of accounts sets. 

• A range of items sorted by item number, category, item segment, picking sequence, or any optional fields assigned to inventory item records.  

Page 279: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–7

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

You can choose to include on each worksheet: 

• Only the items in the specified item range that are assigned to the location(s) for which you are generating worksheets.  

• Only the items in the specified item range that have been used in one or more transactions at the location(s) for which you are generating worksheets. 

• All the items in the specified item range, regardless of whether they are assigned to the location(s) for which you are generating worksheets. 

Note: Items are included regardless of whether they are currently allowed to be used in Inventory Control transactions. 

New worksheets replace existing ones

Note also that if you generate an inventory worksheet for a location that already has a worksheet, the program replaces the old worksheet with a new one. The program warns you if there are  existing worksheets for locations and lets you choose whether or not to replace them. 

Do not post while taking inventory WARNING! To ensure quantities and costs on worksheets are 

current, do not post transactions (receipts, shipments, internal usage, transfers, adjustments, or assemblies) and then run Day End Processing between the time you generate inventory worksheets and the time you post the inventory reconciliation. 

Before you start •  Run Day End Processing to update the company’s Inventory Control data if you have posted transactions since the last time you ran Day End Processing. 

• Decide on the inventory locations, account sets, and items for which you want to generate worksheets. 

• Decide on the sorting order in which to list items on the worksheets. 

Page 280: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

• Make sure that no one else is using Inventory Control or has any forms open. 

To generate inventory worksheets:

1. Double‐click the Generate Inventory Worksheet icon in the Physical Inventory folder.  

 

2. Enter the range of location codes whose items you want to include on the inventory worksheets, or use the Finder to select the first and last locations in the range. 

3. Enter the range of account set codes whose items you want included on the inventory worksheets, or use the Finder to select the first and last account sets in the range. 

4. To change the type of range in which to list items on the worksheets, select another type from the Sort By list. 

You can select from Item Number, Category, Item Segment, Picking Sequence, and any optional fields assigned to item records in your Inventory Control system. If you select Item Segment, a Segment field appears with a list from which you select the segment by which you want to sort and select. 

5. Enter a code or use the Finder (if available) to select the beginning and ending codes for the type of range you selected in the Sort By field. 

Page 281: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–9

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

6. Enter any comments (up to 60 characters) that you want to appear at the top of each inventory worksheet page when you print them (optional). 

7. Specify items you want included on the worksheets by selecting one of the following options from the Include list: 

• Items from Location Only to select only the items in the Sort By range that are assigned to the location(s) for which you are generating worksheets. 

• In Use Items Only to select only the items in the Sort By range that are assigned to and have been used in one or more transactions at the location(s) for which you are generating worksheets. 

• All Items from Inventory List to select all the items in your inventory that are in the Sort By range. 

Note: Items are included regardless of whether they are currently allowed to be used in Inventory Control transactions. 

8. Choose whether you want to print the quantity on hand maintained by Inventory Control or leave this column blank. 

You might leave it blank to make sure that warehouse employees always do a full count. 

9. When you are finished, click Generate. The following message appears: 

 

10. Click Close or press the Enter key after reading the message. 

Page 282: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

After using • You can use the Inventory Worksheet form to print inventory worksheets on which to record physical inventory counts. 

For information on printing inventory worksheets, see Chapter 7, “Reports,” in this manual. 

• Use the Physical Inventory Quantities form or the Inventory Counts form to enter physical inventory counts for inventory worksheets. 

For information and instructions about entering physical inventory counts, see the next section, “Entering Physical Inventory Counts and Editing Inventory Worksheets.” 

Entering Physical Inventory Counts and Editing Inventory Worksheets

Use the Physical Inventory Quantities form or the Inventory Counts form to enter inventory counts and later to edit inventory worksheets (if needed) in preparation for posting reconciliations.  

• Use the Physical Inventory Quantities form if you want to compare calculated quantities to actual counts, or to enter adjustment unit costs or change the posting status for individual items. 

• Use the Inventory Counts form to enter only the inventory counts after taking inventory. (The form does not display calculated quantities.) 

Counted quantities are all zero on newly generated worksheets. 

Before you start Use the Generate Inventory Worksheet form to create inventory worksheets. 

• Count inventory quantities, check unit costs, and determine whether you want to place any items “on hold.” (Use the Inventory Worksheet to print worksheets on which to record counted quantities, unit costs, and posting status.) 

Page 283: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–11

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

To enter physical inventory counts using the Physical Inventory Quantities form:

1. Double‐click the Physical Inventory Quantities icon in the Physical Inventory folder. 

 

Note: If you have made changes to column order or column widths, or have hidden any columns, the table displayed on your screen might be different than what is presented here. 

2. Select an inventory worksheet to display, as follows: 

Location.  Enter a location code or use the Finder to select the code for the inventory worksheet you want to display. The worksheet is displayed automatically, with the first item number highlighted. 

Starting Item Number.  Enter an item number or use the Finder to select the number. The item number you select is highlighted in the list. You can leave this field blank to display numbers from the first item in the list. 

Optional Fields.  Click the Optional Fields Zoom button to select optional fields that were assigned to Adjustments in the I/C 

Page 284: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Optional Fields setup form. Those that were set as Auto Insert appear automatically.  

The Status field (dimmed) displays the message “Not Posted” if all items on the worksheet have either the status “Ready to post” or the status “On hold.” This field displays the message “Errors on Posting” if the program assigned any items on the worksheet a status from the following list: 

• Item does not exist. 

• Non‐stock item. 

• Item not allowed at location. 

• Insufficient quantity. 

• Item not active. 

The Comment field (dimmed) displays comments that you entered in the Comments field on the Generate Inventory Worksheet form when you created the worksheet. 

3. Enter the physical count, adjustment unit cost, and status for each item on the worksheet (or edit the displayed figure), as follows:  

Quantity Counted. Enter the number of units counted for the item. 

If you have more than one unit of measure defined for an item, you can enter counted quantities in any unit or combination of units, as follows: 

a. Tab to the item’s Quantity Counted field. 

Page 285: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–13

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

b. Press the F9 key when your cursor is in the field to display the units of measure defined for the item in the Quantities form, as in the following example:  

A sample Quantities form

 

c. In the Quantity Counted field, enter the count for each unit of measure. 

d. When you are finished, click the Close button to save your changes and close the Quantities form. This changes the entry in the Quantity Counted field of the Physical Inventory Quantities worksheet. 

Adjustment Unit Cost. Type over the displayed cost if you need to change it. 

Only if you change the quantity

Note that you can change the displayed cost only if the counted quantity you enter differs from the item’s quantity on hand.  

The Adjustment Unit Cost field and the Estimated Unit Cost field contain the same cost when you generate worksheets. You can compare the costs displayed in these two fields to check whether you changed the adjustment unit cost and, if so, by what amount. 

For items using the moving average, FIFO, LIFO, or user‐specified costing method, the program displays the item’s average cost per stocking unit. For items using the standard or the most recent cost costing method, the program displays the item’s standard cost or most recent cost per stocking unit, respectively. 

Page 286: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–14 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Status. To change an item’s posting status, take the following steps: 

a. Tab to the item’s Status field in the table. 

b. Click the status field (or click the column heading), and then click the down arrow to open the status list. 

c. Highlight a status to select it from the list. 

Posting status When you generate worksheets, the program assigns a “Ready to post” status to all items, except for those having an estimated  unit cost of zero or less and a non‐zero quantity on hand, to which the program assigns an “On hold” status. 

You can change the posting status of any item. Assign the status “Ready to post” to items you want to post, and assign the status “On hold” to items you do not want to post. 

Note that when you post reconciliations, the program changes the status of any items it cannot post. For a description of each posting status, see the section “Posting Inventory Reconciliations,” on page 6‐16. 

Optional Fields. You must assign optional fields to Adjustments in order to be able to enter optional field information. 

These fields can have default values if the optional fields defined for the Item match the optional fields defined for Adjustment Details and if the setting in the I/C Optional Fields setup form was Yes for Auto Insert.  

If the optional fields defined for the Item do not match the optional fields defined for Adjustment Details, the default optional field values specified for Transfer Details optional fields will be inserted instead. You can accept or change values inserted automatically. 

If the setup option for Auto Insert was No (and if you have Transaction Optional Fields security access) you can click the Zoom button to manually select optional fields.  

Page 287: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–15

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

Display fields  You cannot edit the information displayed in any of the following fields (the program shows negative quantities, costs, and variances in brackets): 

Item Number. Shows the item numbers in the range you selected for the worksheet. 

Item Description. Displays the item descriptions. 

Picking Sequence. Shows each item’s picking‐sequence code, if any. 

Quantity on Hand. Displays the item quantities (in stocking units) maintained by the program. 

Quantity Variance. Shows the result of subtracting the quantity on hand from the quantity counted. (Note that quantity variances are negative when the quantity on hand in Inventory Control is greater than the physical count.) 

If the counted quantity equals the quantity on hand, the program displays zero in the Quantity Variance field. 

Stocking Unit of Measure. Displays the stocking unit of measure for each item. 

Estimated Unit Cost. For items using the moving average, FIFO, LIFO, or user‐specified costing method, the program displays the item’s average cost per stocking unit. For items using the standard or the most recent cost costing method, the program shows the item’s standard cost or most recent cost per stocking unit, respectively. 

Cost Variance. Displays the result of multiplying the quantity variance by the adjustment unit cost. The cost variance is the amount by which the program updates the item’s inventory value when you post the reconciliation. 

For example, if an item’s adjustment unit cost is $5.00 and the quantity counted is 2 more than the quantity on hand, the program multiplies 2 by $5.00 and displays $10.00 in the Cost 

Page 288: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–16 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Variance field. (Note that cost variances are negative amounts when the counted quantity is less than the quantity on hand.) 

If the quantity variance is zero (the counted quantity equals the quantity on hand in the Inventory Control system), the program displays zero in the Cost Variance field. 

4. When you are finished, click Close. This saves any changes you made. 

After using • Use the Inventory Reconciliation form to print the Inventory Reconciliation report, and then check the report before posting the reconciliation (optional). 

For information about and instructions on printing the Inventory Reconciliation report, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

• Use the Post Inventory Reconciliation form to post the inventory reconciliation. 

Posting Inventory Reconciliations

Use the Post Inventory Reconciliation form to post inventory counts and costs that you entered in Physical Inventory Quantities. When you post an inventory reconciliation, the program creates adjustment transactions for any discrepancies between your physical inventory count and the figures calculated by Inventory Control.  

For information about adjustment transactions, see Chapter 2 “What You Need to Know Before Using Inventory Control” in this guide. 

Posting inventory reconciliations with optional fields

When an Inventory Reconciliation is posted that contains Adjustment Details optional fields, the optional field information will be passed to General Ledger if the Adjustment Details optional  fields match the General Ledger Transaction Details optional fields defined for the accounts being debited and credited. Posting will be the same as for Adjustments. 

Posting updates quantities

When you post an inventory reconciliation the program immediately updates item quantities so you always know your  

Page 289: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–17

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

inventory levels, and, if you update costing during posting, it will update your inventory costs. 

Day End updates everything else

You must run Day End Processing to update costing information (if you update it at day end), item statistics, and audit information, and to generate general ledger transactions (if you create transactions at day end). 

If necessary, you can run Day End Processing several times a day to keep costing, accounting, and statistical information more current. 

As well as posting inventory reconciliations to the current session date and reporting period, you can post them to past or future dates and reporting periods. 

FIFO/ LIFO costed items

For items that use the FIFO or LIFO costing method, the program adjusts the item’s offset bucket for Inventory reconciliation  transactions. See “Costing Methods,” in Chapter 2 of the Getting Started guide for information about the FIFO and LIFO costing methods. See also “Processing Adjustments,” in Chapter 2 of this guide. 

For descriptions and samples of the adjustment journal entries the program creates for reconciliation (adjustment) transactions, see the section “Journal Entries Generated by Day End Processing,” in Chapter 2 of this guide. 

Before you start  •  Print the Inventory Reconciliation report (optional) before posting to check that the information you entered in Physical Inventory Quantities is accurate for each location.  

The Inventory Reconciliation report lists the quantities and costs that the program will post the next time you use Post Inventory Reconciliation. The only items that will be posted are those that have the status “Ready to post.” 

You can also check the status by displaying the worksheet in the Physical Inventory Quantities form as described in “Entering Physical Inventory Counts and Editing Inventory Worksheets,” on page 6‐10. 

Page 290: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–18 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

For information about and instructions on printing the Inventory Reconciliation report, see Chapter 7, “Reports,” in this manual. 

To post an inventory reconciliation:

1. Double‐click the Post Inventory Reconciliation icon in the Physical Inventory folder. The following form appears:  

 

2. Enter the beginning and ending codes in the range of locations for which you want to post reconciliation adjustments (or use the Finder to select the codes). 

3. To change the date, type over the default entry or select a new one from the Calendar. This is the date for each transaction. 

4. To change the year or period, type over the default entry or select a new one. This is the year and fiscal period to which the general ledger transaction will be posted, no matter what date you enter. 

5. Enter a reconciliation number of up to 22 numbers and uppercase letters to distinguish the reconciliation from other adjustment transactions on the Adjustments Posting Journal. 

Note that reconciliation numbers do not have to be unique. 

6. Enter a reference up to 60 characters long, such as the reason for adjusting the quantities (optional). 

The reference appears on the Adjustments Posting Journal and on the G/L Transactions report (if you selected it for the G/L 

Page 291: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–19

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

Reference Field option on the Integration tab of the I/C Options form). 

7. Enter a description up to 60 characters long, such as comments you want to appear on reports (optional).  

The description appears on the Adjustments Posting Journal and on the G/L Transactions report (if you selected it for the G/L Description Field option on the Integration tab of the I/C Options form). 

8. When you are finished, click Post. The following message appears: 

 

9. Click Close or press the Enter key after reading the message. 

10. Click Close to close the Post Inventory Reconciliation form. 

After using • Open the Physical Inventory Quantities form to check that all adjustments were posted and to see what you have to do to post outstanding items. 

When you post reconciliations, the program changes the “Ready to post” status of any items it cannot post to a status that indicates the problem. 

To post items to which the program assigned one of the following statuses, make the changes described, then use the Physical Inventory Quantities form to set the item’s status to “Ready to post”: 

− Item does not exist.  The item record was deleted between the time you generated the worksheet and the time you posted the worksheet. 

Page 292: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–20 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Before you can post the item: Add the item record back into Inventory Control. 

For information on adding item records, see Chapter 4 in this guide. 

− Non-stock item.  The item is a non‐stock item. Inventory Control does not maintain quantities and costs for non‐stock items. 

Before you can post the item: Select the Stock Item option on the item record in I/C Items. 

For information on editing item records, see Chapter 4 in this guide. 

− Item not allowed at location.  You have not assigned the item to the worksheet’s inventory location. (If the Allow Items At All Locations option is turned on, the program does not assign this status.) 

Before you can post the item: Either allow the item to be stocked at the worksheet’s location or turn on the Allow Items At All Locations option on the Processing tab of I/C Options. 

For information on allowing items at locations, see Chapters 2 and 3 in the Getting Started manual. 

− Insufficient quantity.  Reconciling the on‐hand and counted quantities entered in the Physical Inventory Quantities form will reduce the item’s on‐hand quantity to below zero in the Inventory Control system. (If the Allow Negative Inventory Levels option is turned on, the program does not assign this status.) 

Before you can post the item: Either turn on the Allow Negative Inventory Levels option on the Processing tab of I/C Options, or replace the number in the Quantity Counted column in the Physical Inventory Quantities form so that the 

Page 293: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–21

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

sum of the quantity counted and the quantity on hand is zero or greater. 

For information on editing inventory worksheets, see “Entering Physical Inventory Counts and Editing Inventory Worksheets,” on page 6‐10. 

− Item not active.  The Inactive option is selected in the item record. Inventory Control allows transactions to be posted only for active items. 

Before you can post the item. Clear (uncheck) the Inactive option in the item record in I/C Items.  

For information on editing item records, see Chapter 4 in this guide. 

• Run Day End Processing to update the company’s costing and statistical data. (Depending on the options you chose, costing is updated during transaction posting or during day‐end processing.) 

• Print the Adjustments Posting Journal to check the adjustment transactions posted by the program for the reconciliation. 

For information on printing the Adjustments Posting Journal, see “Posting Journals” in Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

• Delete inventory worksheets that you do not need. 

For example, delete worksheets that contain only items that you do not want to post. 

For step‐by‐step instructions on deleting inventory worksheets, see the next section, “Deleting Inventory Reconciliations.” 

Deleting Inventory Reconciliations

Use the Physical Inventory Quantities form to delete inventory worksheets that you do not need, such as worksheets you 

Page 294: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–22 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

accidentally generated for the wrong location or worksheets with leftover items you do not want to post.  

Before you start Decide which worksheets you do not need. 

To delete an inventory worksheet:

1. Double‐click the Physical Inventory Quantities icon in the Physical Inventory folder.  

2. Select an inventory worksheet to delete by entering the location code for the worksheet that will be deleted. 

 

Check that you are about to delete the correct worksheet. 

3. Click Delete. The following message appears: 

 

4. Click Yes, and then close the Physical Inventory Quantities form. 

Page 295: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–23

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

Processing Adjustments

Use the Process Adjustments form to automatically create adjustments to: 

• Write off the cost of items with zero quantities. 

Zero quantities can appear after physical inventory counts, or they can result from improperly entered adjustments. 

• Write off the quantities of items with zero cost. 

Zero costs can arise if user‐specified costs are not entered properly on shipments or receipts, or if adjustments are entered incorrectly.  

• Adjust the total costs of items with non‐zero quantities and zero total cost to a new cost. 

Usually, you use the Process Adjustments form after printing the Item Valuation Report and finding that your costs are out of balance with inventory amounts. (In other words, you use the Process Adjustments form to fix problems in your costs or quantities.) 

Before you start  •  Run Day End Processing to update the company’s Inventory Control data. 

• Print the Item Valuation Report. 

• Physically check inventory quantities to make sure that the items will be adjusted properly. 

Page 296: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–24 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

To process adjustments automatically

1. Double‐click the Process Adjustments icon in the Periodic Processing folder. The following form appears. 

 

2. Enter the range of item numbers for which you want to create adjustments. 

3. Enter the range of locations for which you want to create adjustments. 

Adjustment type 4. Choose one of the following types of adjustments: 

• Total cost to zero for items with zero quantities. 

• Total quantity to zero for items with zero total cost. 

• Total cost for items with non‐zero quantities and zero total cost. 

If assigning a new total cost, you must also choose the type of cost to which you want the cost adjusted: 

− Standard cost. − Most recent cost (includes the tax). − Last Unit cost (does not include the tax). − User defined cost 1. − User defined cost 2. 

5. Click Process. 

Page 297: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–25

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

After using • Print the Item Valuation Report and compare it to the report that you printed earlier. 

• Print the Adjustment Posting Journal to check the actual posted adjustments.  

Clearing History

Use the Clear History form to selectively clear (delete) data you no longer want to keep in your Inventory Control system. You can clear the following types of data using this form:  

• Transaction history. 

• Transaction statistics. 

• Sales statistics. 

• Printed posting journals. 

• Serial numbers assigned to shipped and returned items. 

• Printed item labels. 

• Expired contract pricing. 

• Transactions. 

You can clear one or more types of data at the same time. 

For information about the transaction history and item statistics you can keep in Inventory Control, see “Saving Transaction History for Reporting” and “Accumulating Item Statistics for Reporting” in Chapter 2 in the Getting Started guide. 

Before you start  •  Run Day End Processing to update the company’s Inventory Control data. 

• Determine the fiscal year and period through which to clear transaction statistics, sales statistics, and transaction history. 

Page 298: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–26 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

• Determine the day‐end number through which to clear printed posting journals, the date through which to clear serial numbers, and the receipts for which to clear printed item labels. 

• Decide on the date up to which you want to clear posted transactions. 

• Print reports of the data you want to clear. For example: 

Before clearing transaction history

− Print the Transaction History report for the transaction history you plan to clear. 

For instructions on printing the Transaction History report, see “Transaction History” in Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Before clearing transaction stats

− Print the Transaction Statistics report for the statistics you plan to clear. 

For instructions on printing the Transaction Statistics report, see “Transaction Statistics” in Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Before clearing sales statistics

− Print the Sales Statistics report for the statistics you plan to clear. 

For instructions on printing the Sales Statistics report, see “Sales Statistics” in Chapter 7, “Reports.” 

Before clearing printed posting journals

− Print a copy of each posting journal you want to clear. If you use the Create G/L Batch icon to create the general ledger batch, print the G/L Transactions report for the journals.  Note that you must print the G/L Transactions report before you use the Create G/L Batch icon. 

For instructions on printing posting journals and the G/L Transactions report, see the “Posting Journals” section and the “G/L Transactions” section, respectively, in Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Page 299: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–27

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

Before clearing serial numbers

− Print the Serial Numbers report for the serial numbers you plan to clear. 

For instructions on printing the Serial Numbers report, see “Serial Numbers” in Chapter 7, “Reports.”  

Before clearing printed labels

− Check that you have the labels you need. If necessary, use the Item Labels form in the I/C Stock Control Reports folder to reprint labels before clearing them. 

Before clearing expired contract prices

− Print the Contract Pricing report in the Price/Sales Analysis Reports folder to see which contract prices have expired, and to see which you want to keep. 

Before clearing transactions

− Print all outstanding posting journals. Usually, you will keep transactions for a set number of months to make sure that you can recall the details (when required) in Inventory Control or from General Ledger. 

To clear history:

1. Double‐click the Clear History icon in the Periodic Processing folder. 

If you select all the options on the Clear History form, it looks like this: 

 

Page 300: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–28 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Clear history and statistics

2. To clear transaction history, transaction statistics, or sales statistics, specify the fiscal year and fiscal period through which you want to clear the history or statistics. 

History and statistics are cleared not only for the period you specify, but also for the previous periods in the specified year, and for all periods in previous years. 

To clear transaction history, select the Transaction History option, and then: 

• To change the fiscal year and period, type over the displayed year and period or select another from the calendar. 

To clear transaction statistics, select the Transaction Statistics option, and then: 

• To change the fiscal year, type another year over the displayed year or select the year from the Finder. 

• To change the fiscal period, type another period over the displayed period or select the period from the Finder. 

To clear sales statistics, select the Sales Statistics option, and then: 

• To change the fiscal year, type another year over the displayed year or select the year from the Finder. 

• To change the fiscal period, type another period over the displayed period or select the period from the Finder. 

• To change the type of record in the Select By field, select from the list. 

You can select from Item Number, Category, Item Segment, and any optional field names defined for your Inventory Control system. If you select Item Segment, a Segment field appears with a list from which you select the segment you want. 

Page 301: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–29

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

In the From and To fields, type the first and last numbers or codes in the range for which you wish to clear sales statistics, or use the Finders to select the first and last records in the range. 

3. To clear printed posting journals, select the Printed Posting Journals option, then: 

• To change the day‐end number through which the program clears printed posting journals, type over the number in the Through Day End Number field. The field displays the most recent day‐end number. 

• Select the type(s) of posting journals you want to clear—Receipts, Adjustments, Assemblies, Shipments, Transfers, and/or Internal Usage. 

Clear History clears journal data for the day‐end number you specified and for earlier day‐end numbers, provided that you have printed the journals to a printer or file. After clearing the journals, you can no longer print them. 

For information on selecting a print destination, see the System Manager User Guide. 

4. To clear serial numbers assigned to shipped and returned items, select the Serial Numbers option. 

• To change the date in the Through field, type another date. The Through field displays the session date you entered to start Sage Accpac ERP. 

Clear History clears serial numbers for all items shipped and returned up to and including the date you specify in the Through field. After clearing the serial numbers, you can no longer print them on the Serial Numbers report. 

5. To clear item labels that you printed from receipts, select the Printed Labels option, and then specify the range of receipt 

Page 302: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–30 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

numbers in the From Receipt No. field and the To field for which you wish to clear printed labels, or use the Finder to select the first and last receipts in the range. 

After clearing printed item labels for a receipt, you can no longer print labels for the receipt. See “Item Labels” in Chapter 7, “Reports,” for information about printing item labels. 

6. To clear expired contract prices, select the Expired Contract prices option, and then specify the date up to which you want the data cleared.  

7. To clear transactions, select the Transactions option, and then specify the date up to which you want transaction data cleared. The program will clear all posted transactions—receipts, shipments, adjustments, assemblies, transfers, and internal usage.  

8. To clear the specified information, click the Process button. When processing is finished, the following message appears: 

 

9. Click Close or press the Enter key after reading the message. 

10. To clear other data, repeat steps 2 through 8. 

11. To close the Clear History form, click Close in the form. 

Creating General Ledger Batches

Use the Create G/L Batch feature to produce a batch of general ledger transactions (or append to an existing general ledger batch) from the receipt, shipment, internal usage, transfer, adjustment, and assembly transactions you posted in Inventory Control.  

Page 303: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–31

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

If Posting or Day End doesn’t create a G/L batch

You use this feature only if you do not use the option to create the general ledger batch during posting or day‐end processing. 

If you do not use Sage Accpac General Ledger, or if your Sage Accpac General Ledger system is at another location, Inventory Control appends its general ledger transactions to a file called icgltran.csv, which can be imported by a remote site Sage Accpac General Ledger, or transferred to another general ledger that you use. The file is in a Comma Separated Values (CSV) format, and is created in the same directory as your company database. 

Note that all general ledger transactions are placed in the same CSV file, and that each time Inventory Control creates transactions it asks whether to add to the file or replace it. 

Always append You should always append to the CSV file. If you overwrite it, you will destroy all transactions that are already in the file. 

Before you start  •  Select options on the Integration tab of the I/C Options form. 

• Run Day End Processing to update the company’s Inventory Control data. 

• Print the G/L Transactions report, and then file it with your audit trail reports. 

To create the general ledger batch:

1. Double‐click the Create G/L Batch icon in the Periodic Processing folder. The following dialog box opens:  

 

2. Enter the day‐end number assigned to the last day‐end run for which you want to create the general ledger batch, or accept the displayed number. 

Page 304: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–32 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

When you create the general ledger batch, the last day‐end number processed is entered in the G/L Transactions Generated Through Day End Number field on the Integration tab of the I/C Options form, as well as the next day‐end number the program will assign. 

3. To create the batch, click the Process button. 

4. A message appears when processing finishes. 

5. Click Close or press the Enter key after reading the message. 

6. When you are finished, click Close to close the Create G/L Batch form. 

After using • If you do not use Sage Accpac General Ledger—or if your Sage Accpac General Ledger uses a different database than Inventory Control, import the icgltran.csv file into your general ledger, and then delete the file from Inventory Control. 

• Post the batch in Sage Accpac General Ledger, if you use it. 

Deleting Inactive Records

Use the Delete Inactive Records form to remove obsolete item, account set, category, and location records from Inventory Control. The process removes records only if they currently have an inactive status and were set to inactive within the range of dates you specify.  

Before you start • Print reports. 

• Update records. 

• Assign Inactive status to all records you want to delete. 

Deleting items Before you can delete an item record, make sure that: 

• The quantity of the item in stock at each location, on sales order, and on purchase order is zero. 

• The total cost of the item at each location is zero. 

Page 305: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–33

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

• The item is not a master item or a component item on any bills of material. 

• You have run day‐end processing if you have posted any transactions for the item since the last day‐end processing. 

Use the Items form to make items inactive, as described in the section “Adding, Editing, and Deleting Item Records” in Chapter 4, “Maintaining Item and Price List Information,” in this guide. 

Print the Item Status report to identify inactive item records and their quantities on hand, on purchase order, and on sales order. Select the Inactive Items option from the list beside the Print field. Select also the Profile option and the Quantity By Location option. For more information on printing the Item Status report, see Chapter 7, “Reports,” in this guide. 

Print the Item Valuation report to determine the total cost of each inactive item on the Item Status report. For more information on printing the Item Valuation report, see Chapter 7, “Reports.”  

Deleting account sets

To delete an account set, first assign its item records to another account set or delete them. 

Use the Account Sets form to make account sets inactive. For information about how to make account sets inactive, see the section “Adding, Editing, and Deleting Account Sets” in Chapter 3, “Maintaining Setup Information,” in this guide. 

Print the Account Sets report to identify inactive account sets. If an account set is inactive, the date it was made inactive appears on this report in the Inactive On field. For more information about printing the Account Sets report, see Chapter 7, “Reports.” 

Deleting categories

To delete a category, first assign its item records to another category or delete them. 

Use the Categories form to make categories inactive. For information about how to make categories inactive, see the section “Adding, Editing, and Deleting Categories” in Chapter 3, “Maintaining Setup Information.” 

Page 306: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–34 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Print the Categories report to identify inactive categories. If a category is inactive, the date it was made inactive appears on this report in the Inactive On field. For more information about printing the Categories report, see Chapter 7, “Reports.” 

Deleting locations To delete a location, first transfer its item records to another location or delete the items. If an inventory worksheet exists for the location, delete it also. 

Use the Locations form to make locations inactive. For information about how to make locations inactive, see the section “Adding, Editing, and Deleting Inventory Locations” in Chapter 3, “Maintaining Setup Information.” 

Print the Locations report to identify inactive locations. If a location is inactive, the date it was made inactive appears on this report below the Last Maintained date in the Telephone/Fax column. For information about printing the Locations report, see Chapter 7, “Reports.” 

Deleting BOMs To delete bills of material, first make sure that inactive BOMs are not used as component items in multilevel bills of material. You cannot delete BOMs which are also subassemblies.  

Print the Bills of Material report or browse bills of material to view inactive records. You can also use the BOM Component Usage Inquiry form to see where component assemblies are used. 

Page 307: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

User Guide 6–35

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

Periodic Processing

Periodic Processing

To delete inactive records:

1. Double‐click the Delete Inactive Records icon in the Periodic Processing folder. 

 

2. Select the records to delete, as follows: 

Delete These Records.  Select the types of inactive records to delete. You can select items, account sets, categories, and locations. 

From and To.  Enter the range of codes or numbers to delete for each record type you selected, or use the Finder to select the ranges. 

Inactive Dates.  Enter a range of dates to indicate when a record must have been made inactive to be deleted. Inventory Control selects records that have a status of Inactive and a corresponding “inactive” date within the range of dates you specify. 

By default, the To date is the current session date. 

If you do not want to delete all the records for the same range of inactive dates, process each set of records separately. 

3. Click Process to delete the inactive records. 

4. Repeat steps 2 and 3 to delete other ranges of records. 

5. When you are finished, click Close. 

Page 308: Sage Accpac IC User Guide

Periodic Processing

6–36 Sage Accpac Inventory Control

icug-6.doc, printed on 11/26/2007, at 5:17:41 PM. Last saved on 11/26/2007 12:21:00 PM.

Sage Software Confidential

After using  Print reports for the types of records you deleted to update your files with current information. For information about printing reports, see Chapter 7, “Reports.” 

Page 309: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 7–i

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Chapter 7 Reports

 

Standard Report Features .......................................................7–1 Printing Reports................................................................7–1 Account Sets ...................................................................7–3 Aged Inventory ................................................................7–4 Alternate Items ................................................................7–6 Bills of Material ................................................................7–8 Bin/Shelf Labels ................................................................7–9 Categories ....................................................................7–11 Contract Pricing...............................................................7–12 Customer Details..............................................................7–13 G/L Integration ...............................................................7–14 G/L Transactions ..............................................................7–15 Inventory Movement ..........................................................7–17 Inventory Reconciliation .......................................................7–20 Inventory Worksheet ..........................................................7–22 Item Labels ...................................................................7–24 Item Mappings................................................................7–28 Item Status ...................................................................7–28 Item Structures................................................................7–31 Item Valuation ................................................................7–32 Kitting Items..................................................................7–37 Location Details...............................................................7–38 Locations .....................................................................7–40 Manufacturers’ Items ..........................................................7–40 Markup Analysis..............................................................7–41 Optional Fields................................................................7–44 Options ......................................................................7–45

Page 310: Sage Accpac IC User Guide

7–ii Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Overstocked Items ............................................................ 7–46 Posting Journals .............................................................. 7–49 Price List Codes .............................................................. 7–54 Price Lists.................................................................... 7–54 Reorder Report ............................................................... 7–58 Reorder Quantities............................................................ 7–60 Sales Statistics ................................................................ 7–62 Segment Codes ............................................................... 7–64 Selling Price and Margin Analysis .............................................. 7–65 Serial Numbers ............................................................... 7–68 Slow Moving Items ........................................................... 7–69 Transaction History ........................................................... 7–72 Transaction Listing ........................................................... 7–74 Transaction Statistics .......................................................... 7–76 Transfer Slips................................................................. 7–77 Units of Measure ............................................................. 7–78 Vendor Details ............................................................... 7–79 Weight Units of Measure ...................................................... 7–80

Page 311: Sage Accpac IC User Guide

User Guide 7–1

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Chapter 7 Reports

 

This chapter provides descriptions of Inventory Control reports, and includes instructions on when and how to print them. 

Standard Report Features

All Inventory Control reports include: 

Report contents • The date and time the report was printed. 

• The report title. 

• The company name, as entered in the company profile. 

• The page number. 

• The selection criteria for the report, if applicable. 

• Optional fields, for those reports that include them. 

Printing Reports All Inventory Control reports fit on 8½” by 11” (U.S. letter) or A4 (metric) paper. Most reports are printed in landscape (wide) orientation, but some use portrait (long) orientation. 

Print destination You can print reports to a printer, to a file, to your screen, or to an e‐mail message. Sage Accpac ERP updates the report status to “printed” after printing to any print destination. 

To specify the print destination, click Print Destination from the File menu in the company desktop and then select a destination to which to print reports. 

Page 312: Sage Accpac IC User Guide

Printing Reports

7–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

 

Paper.  Set your print options to match your printer: 

• Report Paper Size.  Select this option if you use a laser printer and want to print each report using its predefined paper size (number of lines per page). 

Do not select this option if you use a dot matrix printer or if you want to select the paper size before printing each report. 

• Report Orientation. Select this option if you use a laser printer or other type of printer that can print in landscape and in portrait. This choice ensures the report will be printed in its intended orientation, even if another orientation is specified in the Windows Control Panel.  

Do not select this option if you use a continuous‐feed printer. 

• Use A4 in Place of Letter. Select this option if you use A4 paper (European paper size) instead of the North American letter size. 

Default Paper Size.  This setting works with reports that are available in letter and legal paper widths.  

Clearing posting journals

Some reports must be printed before you can perform other steps in the program. For example, you must print a copy of each posting  journal, using any print destination, before you can clear the data for the journal in Clear History.  

Page 313: Sage Accpac IC User Guide

Account Sets

User Guide 7–3

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Security permissions and report availability

The number of report icons available on the company desktop depends on the security permissions you have been granted. For information about the security permissions in Inventory Control, see Appendix C of this guide. 

 

Further information

For information about setting up or selecting printers, see the System Manager User Guide.  

Account Sets The Account Sets report lists descriptions and numbers of the general ledger accounts in your Inventory Control account sets, and the costing method used by each account set.  

When to print Print the report when you add, change, or delete account sets. 

How to print Double‐click the Account Sets icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the Account Sets form, then select a range of account sets to print. 

Features For each account set, the report lists the costing method and the account numbers for the Inventory Control, Payables Clearing, Adjustment Write‐Off, Assembly Cost, Non‐Stock Clearing, Transfer Clearing, Shipment Clearing, Disassembly Expense, and Physical Inventory Adjustment accounts. The report also lists the date on which each account set was last edited (Last Maintained). 

If an account set is inactive, the date it became inactive appears in the Inactive On column. You cannot assign inactive account sets to items or post transactions for items using an inactive set. 

Page 314: Sage Accpac IC User Guide

Aged Inventory

7–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Aged Inventory The Aged Inventory report prints the net changes in item quantities and costs for a set of four aging periods specified when you print. 

Depending on the options chosen at print time, the report can be printed in a detailed or summary version. The detailed version prints all individual transactions affecting item quantities and costs. The summary version prints only the totals of the net changes for each period.  

Note: The costs of the items received in inventory are the actual costs of the items. The costs of the items shipped from inventory are calculated according to the costing method used for each item.  

When to print You can print this report to review the age of the stock in different locations. 

How to print 1. Choose the Aged Inventory Report icon from the Stock Control Reports folder. 

 

Page 315: Sage Accpac IC User Guide

Aged Inventory

User Guide 7–5

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

2. Make your selections in the following fields: 

Age Transactions As Of. Specify the date on which to report the inventory. The program uses this date to assign transactions to aging periods. For example, if you print the report by due date, the program assigns each transaction to an aging period by calculating the number of days between its due date and the Age As Of date. 

Cutoff By. The report includes only those transactions that have a document date or a fiscal period before or on the cutoff date you specify. There are two methods for selecting a cutoff date. 

• Document Date. Use this method if you want to include all transactions up to a specific date that is not the fiscal period end date. Enter a date in the Cutoff Date field. If you enter zeros for the month, day, and year, the report includes all transactions, regardless of date. 

• Year/Period. Use this method if you want to include all transactions up to the end of a fiscal period. Make your selections in the Year and Period fields. 

Print Separate or Consolidated Locations. If you select Separate Locations, the report prints each location on a new page. If you select Consolidated Locations, the report prints a single total for each item for all locations (within the range you specify).  

Print Transactions In. Indicate whether to print a summary or detailed report (one that prints only one line per item, or one that includes all transactions). 

Start Date. Specify the date of the oldest transactions that you want to have printed on a detail report. 

Include. Specify whether you want all net totals to be printed, or print only positive, negative, zero, or non‐zero net changes in costs and in quantities. 

Page 316: Sage Accpac IC User Guide

Alternate Items

7–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

From/To. Indicate the ranges of account sets, locations, and item numbers that you want to include in the report. You can also select a range of values for the field that you use to sort the report.  

Sort By. You can choose to sort the report by item category, item segment, or by optional field value. You can also choose a range of values for the sort field. 

Use Aging Periods. The aging periods entered in the I/C Options form appear here, but you can assign different periods for the report, if you wish.  

3. Click Print. 

Features The report features the following: 

• The quantities and costs for four aging periods. Period 1 uses the “As of” date as the starting point. 

• The opening balances, net changes, and closing balances for quantities and costs in each of the aging periods. 

• Subtotals by the sorting order field (category, item segment, or optional field). 

• The option to print the report for separate locations, consolidated locations, or items by location. 

The summary version of the report includes one line for each item number, listing the net change in item quantities and costs in each of four periods. 

Alternate Items The Alternate Items report lists the item numbers to which alternate items are assigned, together with the numbers and descriptions of the corresponding alternate items.  

Page 317: Sage Accpac IC User Guide

Alternate Items

User Guide 7–7

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

When to print Print the report when you add, change, or delete the alternate items you assigned to your item numbers in the I/C Items form, or when you want to review the alternate items you use. 

How to print 1. Double‐click the Alternate Items icon in the Setup Reports folder. 

 

2. Make your selections as described below: 

Sort by.  Specify the order in which to list item numbers that include alternate items. You can choose: 

• Item Number.  Lists items that have alternates in order by the primary item numbers. 

• Category.  Groups all items that have alternates by the item categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists only items that contain the specified segment in their item numbers and that have alternate items, grouped by each of the segment codes in the specified range. 

• Optional Field Entries.  Lists all items that have alternates by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [    ] to [    ].  Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

Page 318: Sage Accpac IC User Guide

Bills of Material

7–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Bills of Material The Bills Of Material report lists the component items and quantities required to build the master items in your Inventory Control system.  

When to print Print the Bills Of Material report after you add, delete, or edit bills of material, or when you need to review the records. 

How to print 1. Double‐click the Bills Of Material icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Bills Of Material form.  

 

2. Make your selections in the following fields: 

Sort by.  Specify the order in which to list bills of material records. You can choose: 

• Item Number.  Lists bills of material in order by the master item numbers. 

• Category.  Groups all bills of material by the item categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all bills of material by item numbers that contain the specified segment, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  Lists bills of material by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you have added optional fields to the Bills of Material form using the Optional Fields Setup form. 

Page 319: Sage Accpac IC User Guide

Bin/Shelf Labels

User Guide 7–9

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

From [    ] To [    ].  Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries for the report. 

Include Costs for Each Item.  Select this option to show the unit cost and assembly cost for each of the component items, and the total assembled cost. The amounts shown on the report for unit cost are, in most cases, just estimates. 

Each component item’s costing method determines how its cost is estimated. LIFO/FIFO and Moving Average costing methods use average costing to estimate the unit cost, Standard Costing uses standard cost, and Most Recent Cost uses the most recent cost.  

 Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must remember to run Day End Processing before printing the report to include the latest costing information. 

Location.  If you chose the Include Costs for Each Item option, type or select the location for the report.  

Include Component BOMs. Select this option to list all of the components for items that are themselves built from subassemblies. Components of subassemblies are listed immediately below the master component item. 

Features The report includes item numbers and descriptions for master and component items, the bill of material number, the build quantity, and the unit of measure for each master and component item. 

The report also shows the fixed and variable costs of the master item. With the Include Costs For Each Item option selected, the report lists the unit costs of component items, and the total assembled cost of the master item. 

Bin/Shelf Labels You can print labels for the bins or shelves where you store inventory items, specifying the information to be printed on your 

Page 320: Sage Accpac IC User Guide

Bin/Shelf Labels

7–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

labels, either adapting the sample format that comes with Inventory Control, or creating your own formats.  

To print labels for your individual items, use the Item Labels form, as described later in this chapter. 

 Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must remember to run Day End Processing if you want to include the latest costing information on the labels. 

How to print 1. Double‐click the Bin/Shelf Labels icon in the Stock Control Reports folder. 

 

2. Make your selections for the following fields: 

Location.  Select the location. 

Use Label.  Accept the default label file or type the name of the file (including the RPT file extension) that contains the format for the labels you want to print, or click the Browse button to navigate through your directories and select the file. 

Price List.  Select a price list for the labels. 

Currency.  If you use multicurrency accounting, select the currency of the price list for which you want to print labels. 

Sort by.  Specify the order in which to generate labels, choosing: 

• Item Number.  Generates labels in order by item numbers. 

Page 321: Sage Accpac IC User Guide

Categories

User Guide 7–11

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Category.  Generates labels sorted by the item categories specified for the report. 

• Item Segment.  Generates labels sorted by items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Picking Sequence.  Generates labels in order of item bin locations. 

• Optional Field Entries.  Generates labels sorted by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [    ] to [    ].  Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the label run. 

3. Click Print to print the labels after you make your selections. 

To print a test sheet of labels to check the alignment of the forms in your printer, click the Align button. You can choose this button only if the printing destination is Printer. 

Categories The Categories report lists the information entered to define the category codes you use to group inventory items.  

When to print Print the report after adding, changing, or deleting category records, or when you need to check on commission rates, general ledger account numbers, or tax information for a category. 

How to print Double‐click the Categories icon in the Setup Reports folder or choose File, Print from the Categories form, and then select a range of category codes to print. 

Page 322: Sage Accpac IC User Guide

Contract Pricing

7–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

 

Features The report displays: 

• The default price list for the category, if one has been assigned. The code of the default price list appears automatically in item records you add which use the category, but you can assign other price lists to items. 

• The commission rate allowed on sales from the category.  

− The commission rate appears only if you selected the Allow Commissions option for the category. 

− This rate is used by Sage Accpac Order Entry for commissions unless it is 0.0000. 

If this rate is zero, Order Entry will use the salespersons’ rates specified in the Salesperson Commission Rates form in the Order Entry program. 

• The general ledger accounts to which you post transactions for each category. 

• The tax authorities and tax classes applicable to each category. Category tax information appears as the default information in new item records you assign to the category. 

Contract Pricing The Contract Pricing report lists the contract pricing arrangements you set up using the Contract Pricing form. 

When to print Print the report after adding, changing, or deleting contract pricing arrangements, or when you need to check on existing arrangements for particular customers. 

Page 323: Sage Accpac IC User Guide

Customer Details

User Guide 7–13

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

How to print Double‐click the Contract Pricing icon in the Price/Sales Analysis Reports folder, or choose File, Print from the Contract Pricing form.  

 

Features The report includes details of the contract pricing for each customer in the range you selected, sorted by customer number. Whether or not certain columns have any contents depends on the particular contract.  

Customer Details The Customer Details report lists the inventory items numbers that your customers use to refer to the goods that you sell, together with the numbers and descriptions of the corresponding item numbers. 

When to print Print the report to see which item numbers have been assigned to customers, or when you add, change, or delete numbers that your customers use for your items in the Customer Details form. 

How to print 1. Double‐click the Customer Details icon in the Setup Reports folder. 

 

2. Make your selections as described below: 

Sort by.  Specify the order in which to list item numbers that include alternate items. You can choose: 

Page 324: Sage Accpac IC User Guide

G/L Integration

7–14 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• Item Number.  Lists each item number, along with each customer item number that has been assigned to it (in customer number order). 

• Customer Number.  Lists each customer and each of the customer item numbers used by the customer. 

From [ ] to [ ]. Specify the range of item numbers and customer numbers that you want to include in the report. 

Features The report features the following: 

• The item numbers used by your customers to identify items in your inventory system, along with the inventory item numbers that they identify. 

• The descriptions entered with each customerʹs item number, and the unit of measure used by the item number. 

G/L Integration The G/L Integration report lists the selected options and other information you entered in the G/L Integration form to specify how your Inventory Control system sends transactions to General Ledger.  

When to print Print the report before and after changing options. 

How to print Double‐click the G/L Integration icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the G/L Integration form. 

 

Features The report displays: 

• General ledger integration options. 

Page 325: Sage Accpac IC User Guide

G/L Transactions

User Guide 7–15

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Information transferred from source transaction fields to G/L transaction fields (for description, reference and comment fields). 

G/L Transactions The G/L Transactions report is a list of the general ledger journal entries created from all transactions posted in Inventory Control since the last time you created the general ledger batch.  

Select On Request Using G/L Batch Icon for the Create G/L Trans. option

To print this report, you must select On Request Using G/L Batch Icon for the Create G/L Transactions option in the I/C Options form. If you use the option to create transactions during Posting or Day End Processing, you cannot print the G/L Transactions report. 

You can print detailed or summary versions of the report. 

If you use multicurrency accounting, you can print amounts either in the functional currency or in the source currencies in which you posted the transactions in Inventory Control.  

When to print Print the report before you use the Create G/L Batch form to produce general ledger transactions. When you create the general ledger batch, the program erases the data for the G/L Transactions report. 

Run Day End Processing

Remember to run Day End Processing before you create the general ledger batch, if you want to include the latest costing information in the report (unless you do costing during posting). 

How to print 1. Double‐click the G/L Transactions icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

 

Page 326: Sage Accpac IC User Guide

G/L Transactions

7–16 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

2. Make your selections in the following fields: 

Through Posting Sequence.  Type the latest day‐end processing number for which you want to report general ledger transactions. The report then lists all transactions produced in Inventory Control since the last time you created the general ledger batch, up to and including the day‐end number you specify. 

Report Format.  Select the kind of report you want.  

• Detail.  Lists details of all general ledger transactions for each general ledger account or for each reporting period. 

• Summary.  Lists one total for each account number.  

Sort by.  Specify the order in which to list general ledger transactions. You can sort by: 

• Account.  Lists general ledger transactions in order by the general ledger account numbers. 

• Year and Period.  Lists general ledger transactions in order by the year and period in which they occurred. 

Report Currency.  If you have a multicurrency ledger, select either functional or source currency. 

Features The Detail report includes, for each transaction: 

• The posting sequence number, which is the number of the day‐end processing run during which the transaction was created. 

• The entry number indicating the order in which the transaction was processed by Day End Processing. There are no batches in Inventory Control so the batch number is always 0 (zero). 

• The source code that identifies the source program (Inventory Control) and the type of transaction in your general ledger. Unless you change them in G/L Integration, Inventory Control source codes are: 

Page 327: Sage Accpac IC User Guide

Inventory Movement

User Guide 7–17

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

IC‐AD ⎯ adjustments IC‐AS ⎯ assemblies IC‐CO ⎯ consolidated transactions IC‐DA ⎯ disassemblies IC‐RA ⎯ adjustments to receipts IC‐RC ⎯ receipts IC‐RR ⎯ returns posted to receipts IC‐SH ⎯ shipments IC‐SR ⎯ shipment returns IC‐TF ⎯ transfers IC‐IN ⎯ internal usage 

• The data in the Reference, Description, and Comments columns depends on your selections for G/L fields in the G/L Integration form. 

• Totals by sorting option. 

• The debit and credit totals of the transactions listed on the report. 

The Summary report lists a single line for each general ledger account number, with the total debit and credit amount for the account. 

Inventory Movement The Inventory Movement report shows the quantities and extended costs of inventory items that were received into stock and shipped out of stock during the period that you specify. 

The report displays the stock activity showing each transaction in and out of stock for the period. Users can group items in all locations together or display items in each location separately. 

Page 328: Sage Accpac IC User Guide

Inventory Movement

7–18 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Note: The costs of the items received in inventory are the actual costs of the items. The costs of the items shipped from inventory are calculated according to the costing method used for each item.  

When to print To see how stock moves between warehouses (for example, to see how efficiently items are delivered to locations). 

How to print 1. Choose the Inventory Movement icon from the Stock Control Reports folder. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

Select Transactions By. There are two methods for selecting a cutoff date. 

• Document Date. Use this method if you want to specify transactions for a specific range of dates. 

• Year/Period. Use this method if you want to include all transactions up to the end of a fiscal period. Make your selections in the Year and Period fields. 

Print Separate Locaitons, Items By Location, or Consolidated Locations. If you select Separate Locations, the report prints each location on a new page. If you select Consolidated 

Page 329: Sage Accpac IC User Guide

Inventory Movement

User Guide 7–19

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Locations, the report prints a single total for each item for all locations (within the range you specify).  

Report Currency. In a multicurrency ledger, choose whether you want to see amounts in source and functional currency. 

From/To. Indicate the ranges of account sets, locations, and item numbers that you want to include in the report. You can also select a range of values for the field that you use to sort the report.  

Sort By. You can choose to sort the report by item category, item segment, or by optional field value. You can also choose a range of values for the sort field. 

3. Click Print. 

Features The report prints the following information: 

• Transactions for a particular period of time, specified using transaction dates or fiscal periods. 

• Item opening and closing balances, as well as inventory‐in and inventory‐out item totals in functional currency. 

• For each transaction, the document number, source ledger (e.g. Order Entry, Purchase Orders, Project and Job Costing), inventory location, unit of measure, inventory‐in or inventory‐out quantity and cost (optionally, in source and functional currencies), and running balances. 

• Subtotals by the sorting order field (category, item segment, or optional field). 

• Information for separate locations, consolidated locations, or items by location. 

Page 330: Sage Accpac IC User Guide

Inventory Reconciliation

7–20 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Inventory Reconciliation The Inventory Reconciliation report lets you compare actual physical inventory totals with the totals in your Sage Accpac Inventory Control system. The report identifies discrepancies between item quantities and costs, and shows what will be posted by the Post Inventory Reconciliation form.  

When to print Print the report after generating an Inventory Worksheet, counting inventory, and entering the counted totals in the Physical Inventory Quantities form. You can also print the report after posting an inventory reconciliation to list transactions that had errors and were not posted. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing before using the Generate Inventory Worksheet feature to include the latest costing information on the Inventory Worksheet. 

How to print 1. Double‐click the Inventory Reconciliation icon in the Physical Inventory folder. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

From Location [    ] to [    ].  Specify the range of locations to include in the report. 

Show Only Items with Quantity Variance.  Select this option to list only those items that show a variation between the quantity on hand recorded in Inventory Control and the physical count you entered in the Physical Inventory Quantities form. The 

Page 331: Sage Accpac IC User Guide

Inventory Reconciliation

User Guide 7–21

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

report then excludes items for which the totals are the same in Inventory Control as in your physical count. 

Include Comment for Each Item.  Select this option to print a blank comment line for each item listed in the report. 

Include [    ].  Select from two types of reports: 

• All Units of Measure.  The report lists quantities counted for each unit of measure. 

• Stocking Unit Only.  The report lists total quantities counted in the stocking unit of measure only. 

Features The Include All Units Of Measure version of the report displays: 

• The ranges of account sets and item numbers selected when you generated the Inventory Worksheet. 

• The adjusted unit cost, which is the Adjustment Unit Cost you entered for each item in the Physical Inventory Quantities form after taking inventory. 

• The quantities on hand, calculated by Inventory Control from the transactions posted for each item. 

• The physical count (quantity counted) that you entered in the Physical Inventory Quantities form for each item’s units of measure. 

• The variance, if any, between the quantity calculated by Inventory Control and the counted quantity you entered. 

• The cost variance that Inventory Control calculates by multiplying the adjusted unit cost by the quantity variance. 

• The status code of each item, indicating whether the item information can be posted using the Post Inventory Reconciliation form. 

• Comment lines for remarks. 

Page 332: Sage Accpac IC User Guide

Inventory Worksheet

7–22 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• Possible status codes include: 

1   The item is ready to post and will be deleted from the report when you post the inventory reconciliation. 

2   The item is not ready to post. Information for on‐hold items is not updated when you post an inventory reconciliation, and the item is not deleted from the report when you post the reconciliation. 

3   The item record was deleted from Inventory Control after you generated the Physical Inventory Worksheet.  

4   This status identifies non‐stock items.  

5   This status identifies items at a location which are not allowed to be used in transactions. 

6   This status applies only when you do not use the Allow Negative Inventory option. The status identifies items whose quantity on hand would fall below zero if you posted the reconciliation.  

7   The item’s status has been set to Inactive on the item record.  

The Include Stocking Unit Only version of the report includes a single line for each item that shows information for only the stocking unit of measure, rather than for all units defined for the item. The report also includes comment lines if you selected this option. 

Inventory Worksheet The Inventory Worksheet provides an organized form which you can fill out when taking a physical count of inventory. Use the report to enter total quantities for each unit of measure into Inventory Control to prepare for inventory reconciliation. 

The report also shows the range and order of item numbers for the Inventory Reconciliation report. 

Page 333: Sage Accpac IC User Guide

Inventory Worksheet

User Guide 7–23

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

When to print You can print the worksheet to assist you when doing a physical inventory count. 

How to print 1. Double‐click the Inventory Worksheet icon in the Physical Inventory folder. 

 

2. Make your selections as follows: 

From Location [    ] to [    ].  Type the range of locations at which you want to count inventory or select the range with the Finder. 

You must first generate a worksheet for each location you want to include in the report, using the Generate Inventory Worksheet form. 

Include. Select the information to include in the report. 

• Unit Cost.  Prints the unit cost for each item on the worksheet. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must remember to run Day End Processing if you want to include the latest costing information in the report. 

• Quantity on Hand. Prints the quantity on hand for each unit of measure defined for each selected item. 

• Comment. Select this option to include a comment line for each item. Use the comment line to record remarks while doing the physical count. 

Features The report displays: 

Page 334: Sage Accpac IC User Guide

Item Labels

7–24 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• The date on which you generated the worksheet and the comment you entered for the worksheet in the Inventory Worksheet form. 

• The unit cost (appears if you selected Unit Cost for the report). If you use the most recent cost or standard cost costing methods, the unit cost is the same as that displayed in the Location Details form. For average and LIFO/FIFO costing, Inventory Control calculates the average unit cost by dividing the actual cost by the quantity on hand. 

• The column where you record the inventory count for each item and corresponding unit of measure. You later enter these figures in the Physical Inventory Quantities form. 

• A column where you can record a temporary status of On Hold or Ready To Post for items whose status you want to change for reconciliation purposes. You then use the Physical Inventory Quantities form to assign the temporary status to affected items. Use the On Hold status to prevent items from being updated when you post the inventory reconciliation. Use the Ready To Post status to allow on‐hold items to be updated when you post the reconciliation. 

• An optional blank line you can include for writing comments or remarks about each item for your own information (appears if you selected Comment for the report). You do not enter these comments in Inventory Control. 

Item Labels Inventory Control allows you to print labels such as price tags that you can attach to items as you receive them from your suppliers, and to items already in your inventory. 

You can specify the information to be included on your item labels, either adapting the sample format that comes with Inventory Control or creating your own label formats. 

Page 335: Sage Accpac IC User Guide

Item Labels

User Guide 7–25

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

To print labels for the bins or shelves where you store items at your inventory locations, use the Bin/Shelf Labels form, as described earlier in this chapter. 

When to print Print labels when you are receiving new items into stock and want to attach price tags or other labels to the items. You specify the number of labels to print for each item when you post the receipts. 

At any time, print labels for items already in your inventory such as to replace damaged labels or to update item descriptions and pricing information. 

How to print 1. Double‐click the Item Labels icon in the Stock Control Reports folder. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

For Each Item [ ]. Use this field to select the kind of labels you want to print, choosing from: 

• Received.  Select this option to print labels for the items included on receipts you have posted, after having specified the number of labels in the Receipts form. 

• On File.  Select this option to print labels for all or any of the items that are included in your inventory, whether or not you currently have them in stock. 

• In Stock.  Select this option to print labels for items that are currently in stock. 

Page 336: Sage Accpac IC User Guide

Item Labels

7–26 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• Non-Stock. Select this option to print labels for non‐stock items. 

Use Label.  Use the default label or enter the name of the file (including the RPT file extension) for the labels you want to print, or use the Browse button to search for the file. 

Price List.  Type the price list code assigned to the items for which you want to print labels, or select it from the Finder. 

Currency. If you use multicurrency accounting, type the currency code used with the price list from which you are printing labels, or select it from the Finder. 

Printing Received Labels

From Receipt Number [ ] To Receipt Number [ ]. Specify the range of receipt numbers for which to print labels. You see this field only if you selected Received in the For Each Item list box. 

This option prints the number of labels for each item that was specified on the receipt. 

Reprint Previously Printed Items.  Select this option if you want to print a new set of labels that you printed previously, for example because the first set was damaged. This option also prints labels you have not previously printed, if you included any in the range of item numbers you selected. 

Printing On File or In Stock Labels

If you select On File or In Stock for the For Each Item field, you see this form: 

 

Page 337: Sage Accpac IC User Guide

Item Labels

User Guide 7–27

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Specify the label format in the Use Label field as described earlier, then: 

Print [ ] Labels. Type the number of copies to print of each label. 

Use Label.  Type the name of the file that contains the format for the labels you want to print. Include the RPT file extension. You can also use the Browse button to search for the file. 

Price List.  Type the code for the price list that contains the items for which you want labels, or select it from the Finder. 

Currency. For multicurrency ledgers, type the code for the currency of the price list to use, or select it from the Finder. 

Location.  Type the location code for which to print labels, or select it from the Finder. 

Sort by.  Specify the order in which to generate labels: 

• Item Number.  Generates labels in order by item numbers. 

• Category.  Generates labels sorted by the item categories specified for the report. 

• Item Segment.  Generates labels sorted by items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Picking Sequence.  Generates labels in order of item picking sequence codes (used, for example, to specify the bin or shelf where the item is stored at your locations). 

• Optional Field Entries.  Generates labels sorted by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [ ] To [ ]. Specify the range of item numbers, categories, segments, picking sequences, or optional field entries to include in the label run. 

Page 338: Sage Accpac IC User Guide

Item Mappings

7–28 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

3. Click Print to print the labels after you make your selections. 

To print a test sheet of labels to check the alignment of the forms in your printer, click the Align button. You can choose this button only if the printing destination is Printer. 

Item Mappings The Item Mappings report lists all non‐Sage Accpac item numbers that you have mapped to items in your inventory system using the Item Mappings form. 

The item mapping table is not used in a standard Sage Accpac Inventory Control system. It’s designed to provide a mapping table for third‐party programs to map item numbers maintained in a non‐Sage Accpac ERP system to item numbers and descriptions in Sage Accpac ERP.  

How to print Double‐click the Item Mappings icon in the I/C Setup folder, choose File, Print from the Item Mappiings form, and then select a range of non‐Sage Accpac item numbers. 

 

Item Status Use the Item Status report to print the information entered for each item in the Items form, as well as the quantities on hand at your inventory locations. If you use the Keep Item Statistics option, the report also shows shipment and receipt statistics for each item. 

When to print Print the Item Status report when you need a quick‐reference list of item information such as quantities on hand or the names of 

Page 339: Sage Accpac IC User Guide

Item Status

User Guide 7–29

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

suppliers. You should also print a new copy for your files after adding, deleting, or changing item records. 

How to print 1. Double‐click the Item Status icon in the Stock Control Reports folder, or choose Print from the File menu in the I/C Items form. 

 

2. Make your selection in the following fields: 

From Account Set [ ] to [ ]. Type the range of account sets for the report, or select a range using the Finder. 

Print. Specify the type of items to include on the report. You can choose all items, only active items, or only inactive items. 

Sort by. Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number.  Lists items in order by item numbers. 

• Category. Groups all items by the categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  Lists all items by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you 

Page 340: Sage Accpac IC User Guide

Item Status

7–30 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [ ] To [ ]. Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

Include.  For each item included in the report, print all or a combination of the information entered in the item record (Profile, Unit Of Measure, Taxes, Additional Item Information, Optional Fields, Vendor Information), as well as the quantities on hand at each location, total quantities on hand, item statistics (such as the date of last shipment and the date of last receipt) and FIFO or LIFO costing information. 

All these options are described in the “Features” section that follows. 

Features The Item Status report can include the following information:  

• Profile.  Lists the information entered on the Items tab of the I/C Items form. 

• Units of Measure.  Lists all defined units of measure, as entered on the Units tab of the Items form, including the stocking unit, and the corresponding conversion factors for each non‐stocking unit. 

• Taxes.  Lists the authorities and other tax information entered on the Taxes Classes tab of the I/C Items form. 

• Vendors. Lists item vendor information from the Vendor Details form, including vendor type, vendor number, vendor name, vendor item number, and vendor cost. 

• Additional Item Information.  Lists text entered in the Additional Item Information fields on the Items tab of the I/C Items form. 

• Optional Fields.  Lists the field name, description, and settings for any optional fields that appear on the Optional Fields tab of the I/C Items form. 

Page 341: Sage Accpac IC User Guide

Item Structures

User Guide 7–31

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Quantity by Location.  Lists quantities on hand, on purchase order, and on sales order for each location. 

• Total Quantities.  Lists total quantities on hand, on purchase order, and on sales order for the item. 

• Statistics.  Lists locations, date of last item shipment, date of last receipt of the item, average days between shipments, and average units shipped by location. 

• FIFO/LIFO Costing.  For each location and item, lists the receipt number and date for each bucket, and the quantity and extended cost for items received, shipped, and available. Quantities and costs of items in the offset bucket are also given for each location, as well as the quantities of items not costed (entered since the last time you ran Day End Processing). 

Item Structures The Item Structures report lists the information you entered in your Inventory Control system for formatting item numbers. 

When to print Print the report when you add, change, or delete item structures. 

How to print Double‐click the Item Structures icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the Item Structures form, then select a range of item structures. 

Page 342: Sage Accpac IC User Guide

Item Valuation

7–32 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Item Valuation The Item Valuation report shows the value of inventory quantities on hand, calculated for the items, locations, costs, or optional fields you select for the report. 

When to print Print the report when you want to calculate inventory values. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Double‐click the Item Valuation icon in the Stock Control Reports folder. 

 

2. Choose the type of valuation report that you want to print.  

Use:

• Location Detail Costs. This report prints the current value of your inventory using all data stored in costing buckets. 

Or  

Page 343: Sage Accpac IC User Guide

Item Valuation

User Guide 7–33

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Transaction Costs. This report provides all transactions and item costs for the period you specify (from receipts, shipments, transfers). For each item, it prints opening inventory costs, transaction amounts and costs, and closing inventory costs. 

Select Transactions by Cutoff Date or Fiscal Year/Period.  If you select Transaction Costs, you also select the date range or period range for printing transaction information. 

3. Make your selections for the following fields: 

Print [ ] in [ ].  Select the method of presenting the information on the report. 

• Separate Locations.  Select this option to list item valuation information for all items at specific locations. This option begins a new page for each location. 

• Items by Location.  Select this option to list item valuation information about each specified item at all selected locations where the item is permitted. 

• Consolidated Locations.  Select this option to consolidate information for an item across all locations. A single total is then printed for each item number, as well as for each category, segment, or optional field entry, depending on the choice you made to sort the report. 

For each of these options, you can set the report type as: 

• Detail.  The detail report lists quantity and costing information for each location or selected range of items, depending on which print option you selected. 

• Summary.  The summary report lists cost and quantity totals for each location or selected range of items, depending on which print option you selected. 

Print Transaction Details (if using transaction costs). If you selected Transaction Costs instead of Location Detail Costs in the 

Page 344: Sage Accpac IC User Guide

Item Valuation

7–34 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

first field, you can print the details for all of the transactions in the range that you specified. 

Include [ ] Quantities and Costs. Select either: 

• All.  Show all items with costs and quantities less than, equal to, or greater than zero. 

• Only Positive.  Include all items that have costs and quantities that are greater than zero. 

• Only Zero.  Include all items that have costs and quantities that are equal to zero. 

• Only Negative.  Include all items that have costs and quantities that are less than zero. 

• Non Zero.  Include all items that have costs and quantities that are not equal to zero. 

From Account Set [ ] to [ ]. Type the range of account sets by which to select items for the report, or select the range with the Finder. 

From Location [ ] to [ ]. Type the range of locations from which to include items on the report, or select the range with the Finder. 

Sort by.  Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number.  Lists items in order by their item numbers. 

• Category.  Groups all items by the item categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  Lists items by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you 

Page 345: Sage Accpac IC User Guide

Item Valuation

User Guide 7–35

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [ ] to [ ]. Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

Select up to 4 Costing Methods for Valuation.  Each costing method that you select adds a column to the report. Select from:

• Actual Cost.  The total actual cost posted for an item and location on receipts and other transactions (such as transfers and adjustments). The average unit value is calculated by dividing the actual cost by the quantity on hand. 

• Most Recent Cost.  The item quantity on hand at a location multiplied by the cost of the most recently acquired unit of the item. 

• Standard Cost.  The item quantity on hand at a location multiplied by the standard cost entered for the item in the Location Details form. 

• Last Cost.  The last recorded cost without the tax. 

• Default Item Price List.  The item quantity on hand at a location multiplied by the price of the item on the default item price list. 

• Alternate Costing Methods. The item quantity on hand at a location multiplied by any alternate amounts entered for the item in the Alternate Amount fields you can assign in the Options form. (The Landed field in the sample data is an alternative costing method.) 

Features The Location Detail Costs report provides the following features when printing Items by Location in Detail: 

• The costing method that is assigned to the item by its account set. 

Page 346: Sage Accpac IC User Guide

Item Valuation

7–36 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• The average unit value and the cost per costing unit for each costing method. If you include costs entered in the optional amount field, unit values in the optional amount column are expressed in stocking units. 

• A column in the “Valuation” section for each costing method you selected for the report. 

• The totals for all items on the report. The Print Items by Location in Detail option displays totals for all the costing methods you selected, as well as total quantities on hand. 

− The Print Consolidated Locations in Detail version of the report prints the item number, description, and costing method for each item across all locations. It also prints the quantity on hand and costing information totals for each item.  

− The Print Consolidated Locations in Summary version consists of a single line showing the total costs for all inventory items included in the range of items and locations you select. 

The Separate Locations in Detail version of the report includes: 

• The location code and location description. 

• The totals for all items at the location. This line is what is printed when you choose the Print Separate Locations in Summary option. 

The report starts a new page for each location you select. 

The Transaction Costs version of the report includes: 

• The location code and location description. 

• The totals for all items at the location. This line is what is printed when you choose the Print Separate Locations in Summary option. 

Page 347: Sage Accpac IC User Guide

Kitting Items

User Guide 7–37

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Kitting Items The Kitting Items report prints all or a range of kits defined in the Inventory Control system. 

When to print Print the Kitting Items report after you add, delete, or edit kitting items, or when you need to review the records. 

How to print 1. Double‐click the Kitting Items icon in the Setup Reports folder, or choose Print from the File menu in the Kitting Items form.  

 

2. Choose the field that you want to use to sort the report. The choices are:  

• Item Number. 

• Category. 

• Item Segment. 

• An Optional Field that has been assigned to Kitting Items. 

3. Choose the range of kits that you want to print for the report.  

If you selected Item Segment for sorting the report, you must then choose the item segment that you want to use for sorting and for defining the print range. 

4. Choose whether you want to print costs for each item (optional). 

If you selected Costs For Each Item, you must also select a Location for the item costs. 

5. Click Print. 

Page 348: Sage Accpac IC User Guide

Location Details

7–38 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Features The report displays the following information: 

• The components of each kit in the range you select. 

• The component quantity and unit of measure. 

• The cost of components if you included costs for each item. 

Location Details The Location Details report lists information for items at each location where you allow the items to be stocked. 

When to print Print the report before and after using the Location Details form to add or remove items from locations, or to change location detail records. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Choose File, Print in the Location Details form, or double‐click the Location Details icon in the Setup Reports folder. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

Sort by.  Specify the order in which to list location detail records. You can choose: 

• Item Number.  Lists records in order by item number. 

• Location.  Lists records in order by location code. 

Page 349: Sage Accpac IC User Guide

Location Details

User Guide 7–39

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

From [ ] to [ ]. Specify the range of item numbers or locations to include in the report. 

Item Number/Location From [ ] To [ ]. Select a range of items or locations to include in the report. 

Print.  Set your record selection criterion. 

• Location Details with Items Not Allowed.  Lists only items that are in stock but which cannot be used in transactions at one or more of the selected locations. 

• Location Details with Items Allowed.  Lists only items that are in stock and that can be used in transactions at one or more of the selected locations. 

• All Location Details.  Lists all items stocked at the selected locations. 

Features The report displays the following information: 

• Whether the item is allowed to be used in transactions at a location. 

• Whether any transactions have been posted involving the item. “Yes” indicates that transactions have been posted for the item. 

• The last cost for purchasing the item. This does not include any additional costs or taxes. This cost can be used as a default by Purchase Orders. 

• An alternate cost (“Landed” is used in the sample data) for which you can enter amounts in the Location Details form. You can assign the name for up to two alternate amounts in the I/C Options form. The amounts can also be used by Sage Accpac Order Entry and Purchase Orders as the basis of tax calculations. 

Page 350: Sage Accpac IC User Guide

Locations

7–40 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Locations The Locations report lists the information entered to define the inventory locations used in your Inventory Control system. 

When to print Print the report when you add, change, or delete locations, or when you want to refer to the address, phone numbers, and contacts for each location. 

How to print 1. Double‐click the Locations icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the Locations form. 

2. Select a range of locations and then click Print. 

Manufacturers’ Items The Manufacturers’ Items report lists the inventory items to which manufacturers’ item numbers (such as bar codes or part numbers) are assigned, together with the numbers and descriptions of the corresponding item numbers. 

When to print Print the report when you add, change, or delete numbers that you assigned to your items in the Manufacturers’ Items form, or when you want to review the manufacturers’ item numbers that you use. 

How to print 1. Double‐click the Manufacturers’ Items icon in the Setup Reports folder. 

Page 351: Sage Accpac IC User Guide

Markup Analysis

User Guide 7–41

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

 

2. Make your selections as described below: 

Sort by.  Specify the order in which to list item numbers that include alternate items. You can choose: 

• Item Number.  Lists each item number together with all assigned manufacturers’ item numbers. 

• Manufacturers’ Item Number.  Lists each manufacturers’ item number along with the inventory item number with which it is associated. 

From [ ] to [ ]. Specify the range of item numbers and manufacturers’ item numbers that you want to include in the report. 

Features The report includes: 

• The manufacturers’ item numbers and inventory item numbers that they identify. 

• The descriptions entered with each manufacturers’ item number, and the unit of measure assigned to the item number (so you can have different codes for individual items, boxes, or pallet loads). 

Markup Analysis The Markup Analysis report lists each item that has a base price varying from a desired selling price by more than the percentage you specify for the report. 

Page 352: Sage Accpac IC User Guide

Markup Analysis

7–42 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

When to print Use the report to help you identify products that do not meet the desired markup. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Double‐click the Markup Analysis icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

 

2. Make your selection in the following fields: 

Price List [ ] to [ ]. Type the range of price lists for the report, or select the range with the Finder. 

Sort by.  Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number.  Lists items in order of item numbers. 

• Category.  Groups items by item categories. 

• Item Segment.  Lists items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  Lists items by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you 

Page 353: Sage Accpac IC User Guide

Markup Analysis

User Guide 7–43

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [ ] To [ ].  Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

Location [ ] to [ ]. Type the range of locations for the report, or select the range with the Finder. 

Calculate Markup Based on.  Select a costing method for calculating the desired selling price and variance from the base price. Choose from: 

• Most Recent Cost.  Select this option to use the cost of the most recently acquired units of the item. 

• Standard Cost.  Select this option to use the standard cost. 

• Markup Cost.  Select this option to use the markup cost you entered in the Item Pricing form. 

• Alternate Costing Methods.  Select this option to use any alternate amounts entered for the item in the two optional alternate amount fields you can activate in the I/C Options form. (The names you assign to these fields appear in the list displayed for the Calculate Markup Based On field.) 

Print Items with Absolute Variance over [ ] %. Enter an amount to use as the cut‐off point for your analysis. The report then lists only those items having a base and desired selling price varying by the specified percentage or more. 

Currency.  If you use multicurrency accounting, type the currency in which to report figures, or select it from the Finder. 

 Rate Type.  If you use multicurrency accounting and choose a non‐functional crrency, type the rate type to use to calculate currency amounts for the report, or select it from the Finder.

 Exchange Rate.  If you use multicurrency accounting, type an exchange rate for the report, or select it from the Finder.

Page 354: Sage Accpac IC User Guide

Optional Fields

7–44 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Features The report features the following: 

• The most recent cost entered for the item in the Location Details form. 

• The costing unit assigned in the Location Details form. 

• The markup factor entered on the Prices tab of the Item Pricing form. 

• The desired selling price, calculated by multiplying the item’s markup factor by the selected cost. 

• The pricing unit specified in the Item Pricing form. 

• The base price entered for the item on the Prices tab of the Item Pricing form. 

• The percentage variance between the desired selling price and the base price, calculated as: 

Base - Desired

Desired X 100

 

Optional Fields The Optional Fields report lists the optional fields assigned to records and transactions in your Inventory Control system. 

When to print Print the report when you add, delete, or modify optional field setup records.  

How to print Choose the Optional Fields icon from the Setup Reports folder. If you wish to include optional field settings saved with each record, select the Show Settings option. 

 

Page 355: Sage Accpac IC User Guide

Options

User Guide 7–45

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Click Print to print the report to your usual print destination. 

Features The report includes the following information for each type of optional field: 

• The optional field code, description, and default entry. 

• Whether the code is set for automatic insertion in the type of record for which it is defined. 

• If you selected the Show Settings option, the accounts to which optional field entries can be passed to General Ledger.  

• If you use Project and Job Costing, whether the optional field entries can be passed to Project and Job Costing. 

Options The Options report lists the selected options and other information you entered in the I/C Options form to specify how your Inventory Control system operates.  

When to print Print the report before and after changing options. 

How to print Double‐click the Options icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the I/C Options form. 

 

Features The report displays: 

• Company options. 

• Processing options. 

• Segment definitions. 

• Document numbering for inventory transactions. 

Page 356: Sage Accpac IC User Guide

Overstocked Items

7–46 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• Aging periods for the Aged Inventory report. 

Overstocked Items The Overstocked Items report lists each item at each location for which the quantity on hand (plus the quantity on PO minus the quantity on sales order) exceeds the maximum or projected sales quantity assigned for the item and location. 

You can report item quantities for locations that are over the maximum level or over the projected sales figures entered for the items in the Reorder Quantities form. You can include cost figures on the report to see the costs of carrying the extra inventory items. 

Use the Annualized Turn And Earn Ratio version of this report to find out how many times your company’s average inventory was sold during the year to date. The report also shows the profit margin, total sales, and total cost for each item in the year to date. 

To print meaningful data on some versions of this report, you must first enter figures for the items in Reorder Quantities. 

When to print Print the Overstocked Items report when you want to estimate the cost of excess stock, or when you want to determine whether to redistribute overstocked items to other locations. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Double‐click the Overstocked Items icon in the Stock Control Reports folder. 

Page 357: Sage Accpac IC User Guide

Overstocked Items

User Guide 7–47

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

 

2. Make your selections as follows: 

Sort by.  Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number.  Lists items in order of item numbers. 

• Category.  Groups all items by the item categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  Lists items by the contents of the selected optional field. These choices appear only if you have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [ ] To [ ]. Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

From Location [ ] to [ ]. Type a range of locations, or select a range with the Finder. 

Print Items with.  Select the criterion you want to use to determine whether items are overstocked. Select from: 

• Quantity Greater Than Maximum Level.  Lists items for which the quantities on hand are more than a specified 

Page 358: Sage Accpac IC User Guide

Overstocked Items

7–48 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

percentage higher than the maximum levels entered for the items in the Reorder Quantities form. 

• Quantity Greater Than Projected Sales.  Lists items for which the quantities on hand are greater over the number of days you specify than the projected sales quantities entered for the period in the Reorder Quantities form. 

• Annualized Turn and Earn Ratio.  Lists items for which the ratio of the inventory turnover rate to the profit margin is less than the percentage you specify. 

• Average Cost of Excess Quantity.  Lists items with an actual cost that is greater than the amount you specify in the Greater Than field. 

• Most Recent Cost of Excess Quantity.  Lists items whose most recent cost is greater than the amount you specify in the Greater Than field. 

Features The report’s features differ according to the criterion you select for determining whether items are overstocked. For example, you can  select overstocked items by their annualized turn and earn ratios, and include the following information: 

• The quantities on purchase order and sales order (entered and updated by Sage Accpac Purchase Orders and Order Entry). 

• The quantity sold, total sales, and cost amounts posted for the item in the year to date, from the Sales Statistics form. 

• The number of times the company’s average inventory has been sold in the year to date, calculated as: 

Quantity sold of all items in the year to date X 365

Number of days gone by in the year X Quantity on hand

YTD Turnover =

 

Inventory Control calculates the number of days gone by in the year by subtracting the session date from the first day in the current fiscal year. 

Page 359: Sage Accpac IC User Guide

Posting Journals

User Guide 7–49

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• The margin percentage, calculated as: 

Sales - Costs

Sales  

• The turn and earn ratio, calculated by multiplying the YTD turnover by the margin. The ratio may not exactly equal the YTD turnover multiplied by the margin percentage because the report rounds figures to two decimal places. 

Most Recent Cost of Excess Quantity

You can also use the most recent cost of excess quantity for the report criterion, and include: 

• The starting and ending dates for the reorder period, as defined in the Reorder Quantities form. 

• The date of the last shipment and receipt of the item. 

• The maximum quantity specified for the item and period in the Reorder Quantities form. 

• The amount by which the item quantity on hand exceeds the maximum quantity entered for the item, location, and period in the Reorder Quantities form. 

• The excess cost (excess quantity multiplied by the most recent cost per unit). 

You can print this version of the report only if you entered reorder information in the Reorder Quantities form. 

Posting Journals A posting journal is the printed record of the transactions that were processed together during day‐end processing. 

You can print six types of posting journals, one for each transaction type that you can post in Inventory Control: adjustments, assemblies, receipts, shipments, internal usage, and stock transfers.  

Page 360: Sage Accpac IC User Guide

Posting Journals

7–50 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

When to print You should print posting journals after each day‐end processing, then file them with your other audit trail records. You must print posting journals before you can clear the data for them in the Clear History form. 

Run Day End Processing

Remember to run Day End Processing if you want to print the most current posting journals. 

How to print 1. Double‐click the Posting Journals icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

Select Posting Journal.  Select the type of posting journal to print: Adjustments, Assemblies, Receipts, Shipments, Internal Usage, or Stock Transfers. 

Sort By.  Specify the order in which to list transactions on the posting journal. 

• Day End Number.  Lists transactions in order by the day‐end and entry numbers they were assigned when you processed them. 

• Transaction Date.  Lists transactions in order by the dates you entered with them. 

Page 361: Sage Accpac IC User Guide

Posting Journals

User Guide 7–51

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Adjustment/Assembly/Receipt/Shipment/Transfer Number.  Lists transactions in order by the document numbers that you entered with the transactions.  

From Day End Number and To Day End Number.  Enter the lowest and highest numbers in the range of day‐end numbers to be included in the journal. A unique day‐end number is assigned each time you run Day End Processing. 

These fields automatically display the lowest and highest day‐end numbers in your Inventory Control system for the type of journal you select. 

Reprint Previously Printed Journals.  Select this option to print additional copies of journals that were printed earlier but that have not yet been cleared. 

Include Optional Fields.  Select this option to print optional fields added to transactions and transaction details. 

Features The Receipts Posting Journal includes: 

• The day‐end number and the entry number assigned by Day End Processing form a unique set of numbers that identifies each transaction on all Inventory Control posting journals. 

If you use the Source Code/Day End Number/Entry Number option for the G/L Description or Reference fields, these numbers appear with unconsolidated transactions in the general ledger batch. 

• The item’s extended cost (unit cost multiplied by the quantity). This column also includes the item’s prorated additional cost. 

Extended costs are expressed in source currency in the multicurrency version of the report. 

• If you use multicurrency accounting, the Receipts Posting Journal shows the currency code for each detail and prorated additional cost on the report. 

Page 362: Sage Accpac IC User Guide

Posting Journals

7–52 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• The invoice cost (per unit cost in functional currency). This column also includes the new unit cost (in functional currency), which is the invoice cost plus any allocated portion of an additional cost. 

• The general ledger accounts affected by each transaction and the amount debited or credited to each account. (This information appears on all I/C posting journals.) 

• The cost amounts in the Debit and Credit columns are calculated by multiplying the quantity by the new unit cost. On multicurrency journals, the results are in functional currency. 

• A summary which lists separate totals for receipts, receipt returns, and receipt adjustments in the posting journal. 

In multicurrency versions of the report, the totals are shown in each currency used in transactions in the posting journal. 

• A general ledger summary which lists the totals for the transactions that were created for each general ledger account by the transactions listed on the posting journal. (This information appears on all I/C posting journals.) 

In multicurrency versions of the report, amounts are expressed in both source and functional currencies. 

The Shipments Posting Journal includes: 

• The price list code for each transaction. 

• In multicurrency ledgers, the rate and rate type for each transaction. 

• In multicurrency ledgers, the currency code for each transaction. 

• The price of the shipped item in source currency, in multicurrency ledgers. 

• The extended price of the shipped item in functional currency. 

Page 363: Sage Accpac IC User Guide

Posting Journals

User Guide 7–53

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

The Adjustments Posting Journal includes: 

• The type of adjustment (Cost Increase, Cost Decrease, Quantity Increase, Quantity Decrease, Both Increase, Both Decrease). 

If you make an adjustment to a LIFO or FIFO item, this column also specifies the bucket type (Offset Bucket, Specific Bucket, or Prorate). 

• The Debit and Credit columns show changes in functional currency to adjustment/write‐off accounts when you adjust costs. A change in quantity only will not affect these accounts. 

The Assemblies Posting Journal includes: 

• The type of transaction (either assembly or disassembly). 

• The previous assembly number (if a disassembly). 

• The Bill Of Material (BOM) number and type of item (master or component). 

• The build quantity for the bill of material used in the assembly. 

• The quantity in stock, in the stocking unit of measure. 

• The unit cost for each item in functional currency, in multicurrency ledgers. 

• The fixed and variable costs for the assembly. 

• The disassembly cost (if a disassembly). 

The Internal Usage Posting journal includes: 

• The item number. 

• The item category and location from which the item was taken. 

• The quantity and unit or measure. 

• The extended cost. 

• The asset or expense G/L account being debited, and the amount. 

Page 364: Sage Accpac IC User Guide

Price List Codes

7–54 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

The Stock Transfers Posting journal includes: 

• The transaction type (whether a transfer, a transit transfer, or a transit receipt). 

• The source and destination locations for the stock transfer. 

• The expected arrival date. 

• The requested quantity and the transferred quantity. 

• The goods‐in‐transit location (if used). 

• An optional comment you entered with the transfer. 

Price List Codes The Price List Codes report lists the codes you defined to identify your company’s price lists. 

When to print Print the report after adding, changing, or deleting price list codes in Inventory Control. 

How to print 1. Double‐click the Price List Codes icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print in the Price Lists Codes form. 

2. Enter a range of price list codes, or select with the Finder. 

Price Lists The Price Lists report lists price, markup, discount, and tax information for items in the range of price lists you select. 

Page 365: Sage Accpac IC User Guide

Price Lists

User Guide 7–55

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

There are four versions of the report: Price List, Detail, Price List Summary, and Item Number Summary. 

When to print Print the Price List version of the report when you need a list of item base prices and markup or discount prices on one or more price lists. Print the Detail report when you want to check price decimals, previous prices and costs, and the tax authorities and classes assigned to each item on a price list. Print the Price List Summary or Item Number Summary when you need a list of current base prices. 

How to print 1. Double‐click the Price Lists icon in the Price/Sales Analysis Reports folder, or choose File, Print in the Item Pricing form. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

Print.  Select the type of report you want to print. 

• Price List.  Prints the base and sale prices and units, markup cost and factor, and discount or markup prices for each item. 

• Detail. Prints the item numbers, descriptions, and number of price decimals. You can also then select pricing, discount, and tax information from the Include box that appears. 

• Price List Summary. Prints base prices and pricing units for items, grouped by their price lists. 

Page 366: Sage Accpac IC User Guide

Price Lists

7–56 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• Item Number Summary. Prints the same information as the Price List Summary but in order of item number, rather than by price list. 

From Price List [ ] to [ ]. Select a range of price list codes to include in the report. 

From Currency [ ] to [ ]. If you use multicurrency accounting, select the currencies for which you want to print prices.  

Display Price Calculated Using a Cost. This choice applies only to Inventory Control items that have the Base or Sale Price specified as Base/Sale Price Calculated Using a Cost in the price list. 

Select this option if you want to calculate item prices based on costs as the report is being printed. (This option does not appear for a Detail report.) 

Use Cost Base for Specific Location or All Locations.  If you choose All Locations, the report will calculate the price based on the Base/Sale Cost of an item for each location where the item exists. Otherwise, choose the location for which you want to calculate prices. 

Sort by.  Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number.  Lists items in order by item numbers. 

• Category.  Groups all items by the categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  These choices appear only if you have added optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. Lists all items by the contents of the selected optional field. 

Page 367: Sage Accpac IC User Guide

Price Lists

User Guide 7–57

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

From [ ] To [ ].  Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

Include.  When printing the Detail report, you can also select the following information: 

• Prices.  Prints pricing and markup information, as entered for the items on the Prices tab of the Item Pricing form, and includes any previous prices and costs. 

• Discounts.  Prints the discount or markup information entered for the items on the Discount Or Markup Information tab of the Item Pricing form, and the rounding method used when calculating a discount or markup. 

• Price Checks. Prints the conditions of item price checks for users entering price changes. 

• Tax.  Prints the tax authorities and classes assigned to the items on the Taxes Included tab of Item Pricing. 

Features The contents of the Item Pricing report differ depending on the report type you select to print. 

The Price Lists version of the report displays: 

• In multicurrency ledgers, the currency code for each set of 

pricing information. A single price list can have more than one currency. 

• The base price and sale price (if any) assigned for the item, and the corresponding units. 

• The markup cost, factor, and costing unit for the item. 

• The discount or markup prices calculated for the item. 

Page 368: Sage Accpac IC User Guide

Reorder Report

7–58 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

The Detail report includes most of the information entered in the Item Pricing form, and also includes: 

• The previous price and previous (markup) cost. If the current base price and markup cost are the first ones you entered for the item, the previous price or markup will be zero. 

• The date of the last change made to the base price and markup cost. If the current base price and markup cost are the first ones you entered for the item, the date of the change will be zeroes. 

The Price List Summary and Item Number Summary reports include the current base price and pricing unit for each item. 

Reorder Report The Reorder report lists the stock of items on hand, on purchase order, and on sales order at specific locations or at all locations, as well as the cost of replenishing stock. 

When to print Print the report whenever you need to check your stock levels against your set reorder quantities or to review the costs of replenishing your stock levels. 

 

How to print 1. Double‐click the Reorder Report icon in the Stock Control Reports folder, making choices in the following fields: 

Report Type. Choose whether you want to list reorder information for specific locations or for all locations.  

Page 369: Sage Accpac IC User Guide

Reorder Report

User Guide 7–59

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

From location If you choose specific locations, select a range of locations to include in the report. 

Show location quantities

If you select All Locations, you have the option to print quantities at each location. 

For Quantities. Decide which inventory levels you want the report to reflect: less than minimum, less than or equal to zero, less than sales projected, or equal to zero.  

Cost. Decide which cost to use to calculate the cost of replenishing your stock — most recent cost or vendor cost. 

Sort by. Decide how to sort the report — by vendor number, item number, category, item segment or any of the optional fields assigned to item records.  

Choose the range of item records in the fields that appear below the “Sort By” field. These fields appear according to the sorting criterion you have chosen. 

2. Click the Print button or select File, Print from the Reorder Report menu. 

Features The report displays: 

• The date of the report and the selections you have made, especially whether the report is for specific locations or for all locations. 

• The criteria by which the report is sorted.  

• The location where the item is stocked. 

• The quantities on hand, on purchase order, and on sales order. 

• The stocking unit of measure for each item. 

• The starting and ending dates of the reorder period you selected. 

• The minimum stocking level and unit for each item selected. 

Page 370: Sage Accpac IC User Guide

Reorder Quantities

7–60 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• The projected sales (if you choose to print quantities less than projected sales). 

• The Reorder Quantity and Most Recent Cost columns show the number of items that should be ordered and the items’ costs, using either vendor cost or most recent cost. 

The Reorder Quantity is calculated as follows: 

− If the total quantity on hand is added to the reorder quantity you established and the total exceeds the minimum you set, then the reorder quantity printed on the report is the same as the set reorder quantity. 

− If the total is less than the set minimum, then the difference between the total quantity on hand and the reorder quantity appears on the report as the reorder quantity. 

• The Cost to Replenish is the simple product of the reorder quantity and the cost per costing unit. The column also includes: 

− The total cost of replenishing all the items purchased from a particular vendor. (Items without assigned vendors are listed first on the report.) 

− The total cost of replenishing all items listed on the report. 

Reorder Quantities The Reorder Quantities report lists the maximum and minimum item quantities you want to permit at your locations during each period. The report also shows the number of units you usually order at a time and the number of units you expect to sell in each period. 

The report includes only items for which you have entered reorder information in the Reorder Quantities form. 

When to print Print the report when you are ready to reorder inventory items and want to determine the quantities to order. You can also use the report to review inventory and projected sales levels by period, to 

Page 371: Sage Accpac IC User Guide

Reorder Quantities

User Guide 7–61

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

see whether you need to adjust figures in the Reorder Quantities form. 

When you add, change, or delete information in the Reorder Quantities form, print a new copy of the report for your permanent Inventory Control files. 

How to print 1. Double‐click the Reorder Quantities icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print in the Reorder Quantities form.  

2. Select a range of item numbers to include in the report. 

3. Select whether to report reorder quantities for specific locations, all locations, or both. 

If you chose “specific locations” or “both,” enter a range of locations to include in the report. 

4. Choose whether to print optional fields assigned in the Optional Fields form to the reorder quantity records for each item. 

Features • The criteria you selected for the report. 

• Item numbers and descriptions. 

• The location for which reorder quantities have been set for the selected item. This column will include either a location code or the word “All,” for items with reorder quantities set for all locations. 

• Reorder optional fields, if you selected them. 

Page 372: Sage Accpac IC User Guide

Sales Statistics

7–62 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Sales Statistics The Sales Statistics report lists figures for sales and returns by the statistical reporting periods you specify in the I/C Options form. 

When to print Print the report when you need to review the sales figures for items, or to help identify trends and determine profit margins. The report includes current statistics only if you use the Keep Item Statistics option in the I/C Options form. 

Run Day End Processing

You must run Day End Processing to include the latest statistics (and costing, if you cost during Day End Processing) on the report. 

How to print 1. Double‐click the Sales Statistics icon in the Price/Sales Analysis folder or choose File, Print from the Sales Statistics form. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

Sort by.  Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number. Lists items by item numbers. 

• Category.  Groups all items by the categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

Page 373: Sage Accpac IC User Guide

Sales Statistics

User Guide 7–63

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Optional Field Entries.  Lists all items by the entries in the selected optional field. These choices appear only if you  assigned optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. 

From [ ] To [ ]. Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

From Location [ ] To [ ]. Select a range of locations to include in the report. 

From Year [ ] and Period [ ], To Year [ ] and Period [ ]. Specify the range of reporting periods for the report. 

[ ] for Each Period Selected.  Specify how the item information will appear on the report: 

• Consolidate Items.  Select this option if you want to show only the total sales and return amounts, cost of goods sold and goods returned, and margin and margin percentage for each item and period, grouped according to your selection in the Sort By field. 

• Show Every Item.  Select this option if you want to show the quantities sold and returned, and the number of sales and returns, in addition to the information listed with the Consolidate Items option. This option also includes separate statistics for each item, location, and period. 

Features The unconsolidated (Show Every Item) report shows sales and returns information by item, location, and period, including: 

• The year and period as determined by what you selected in the Accumulate By and Period Type fields on the Processing tab in Options. 

• Quantities of the item that were sold or returned, by location and period. 

Page 374: Sage Accpac IC User Guide

Segment Codes

7–64 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• The number of sales and returns transactions for the item, by location and period. 

• The total sales and return amounts for the item. In multicurrency ledgers, these amounts are shown only in the functional currency. 

• Margin figures for each item, calculated as: 

(Sales - Cost of goods sold) - (Returns - Cost of goods returned)  

• Margin percentage, calculated as: 

Margin X 100

Sales - Returns  

• Subtotals by item numbers, which is what you see when you print the Consolidate Items version of the report. 

Segment Codes The Segment Codes report lists the segments used in your Inventory Control system and the segment codes and corresponding descriptions used with each segment. 

When to print Print the report after adding, changing, or deleting segments or segment codes. 

How to print Double‐click the Segment Codes icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the Segment Codes form, then select All Segments, or select Specific Segment to specify the range of codes assigned to the segment. 

Page 375: Sage Accpac IC User Guide

Selling Price and Margin Analysis

User Guide 7–65

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

Selling Price and Margin Analysis The Selling Price And Margin Analysis report lists items whose base prices or discount or markup prices have a gross profit margin that is less than the percentage you specify. 

Use the report to identify items with unusually low or high profit margins. 

When to print Print the report when you want to analyze item profit margins or compare base price margins with the margins on discounted or marked‐up prices. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Double‐click the Selling Price/Margin Analysis icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

Sort by.  Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number.  Lists items in order by item numbers. 

Page 376: Sage Accpac IC User Guide

Selling Price and Margin Analysis

7–66 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• Category.  Groups all items by the categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  These choices appear only if you assigned optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. Lists all items by the entries in the selected optional field. 

From [ ] To [ ]. Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

From Price List [ ] To [ ].  Select a range of price lists to include in the report. 

From Location [ ] To [ ]. Select a range of locations to include in the report. 

Print Items with Margin Less than [ ] Percent.  Specify the largest margin percentage for the report. Items whose margins fall below this amount will be included. 

Calculate Margin by.  Select a method for calculating the margin. 

• Average Cost.  Use the item’s total actual cost, divided by the number of units on hand. 

• Most Recent Cost. Use the cost of the most recently acquired units of the item (from the Location Details form) to calculate the margin. 

• Standard Cost. Use the item’s standard cost (from the Location Details form) to calculate the margin. 

• Markup Cost. Use the markup cost entered for the item in the Item Pricing form to calculate the margin. 

Page 377: Sage Accpac IC User Guide

Selling Price and Margin Analysis

User Guide 7–67

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Alternate Costing Methods. Use the costs you entered in the optional Alternate Amount 1 and Alternate Amount 2 fields, if you use them, in the Location Details form. 

The following fields appear only if you use multicurrency accounting: 

Currency.  If you use multicurrency accounting, type the currency for the report, or select it from the Finder. If you select the functional currency, skip the Rate Type, Rate Date, and Exchange Rate fields. 

Rate Type.  If you use multicurrency accounting, type the rate type to use when converting source‐currency amounts to the functional currency, or select it from the Finder. 

Rate Date.  If you use multicurrency accounting, the date for the exchange rate is displayed. 

Exchange Rate.  If you did not select the functional currency, type the exchange rate for the currency on the report or select it from the Finder. 

Features The Selling Price And Margin Analysis report includes: 

• Amounts in the currency and at the exchange rate you specify, if 

you use a multicurrency ledger. Note that the markup cost is always in the functional currency. 

• The unit cost for each type of costing method selected for the report. 

• The base price, from the Prices tab of the Item Pricing form. 

• The margin percentage, calculated as: 

Base price - Unit cost

Base price  

• The discount or markup prices as specified for the item on the Discount Or Markup Information tab of the Item Pricing form. 

Page 378: Sage Accpac IC User Guide

Serial Numbers

7–68 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• The quantity that must be purchased for each discount level to apply, if the prices vary by the volume purchased. 

• The margin percentage for each discount or markup price, calculated as: 

Discount or markup price - Unit cost

Discount or markup price  

Serial Numbers The Serial Numbers report lists the serial numbers assigned to items that were shipped or returned. 

When to print Print the report when you assign serial numbers to shipped items or process returns of items with serial numbers. File the report as your audit trail of serial numbers. 

How to print Double‐click the Serial Numbers icon in the Stock Control Reports folder. 

 

Sort by and Then by. Select up to six key fields to specify the order in which to list items with serial numbers:  

• None.  Orders serial numbers starting with the most recent one entered into Inventory Control. 

• Item Number.  Orders serial numbers by item numbers. 

• Category Code.  Orders item numbers with serial numbers by the item categories. 

Page 379: Sage Accpac IC User Guide

Slow Moving Items

User Guide 7–69

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Location.  Groups item numbers with serial numbers by location code. 

• Transaction Type.  Lists shipped items with serial numbers, followed by returned items with serial numbers. 

• Customer Number.  Groups item numbers with serial numbers by the customer numbers on shipments and returns. 

• Item Segment.  Orders all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified segment code. 

• Date.  Orders items with serial numbers by the date the shipment or return was posted. 

Slow Moving Items The Slow Moving Items report lists items that are not selling well according to the criteria you select when you print the report. 

Select “Keep Item Statistics” in I/C Options

The Slow Moving Items report uses data from the Sales Statistics form to make its calculations. You must use the Keep Item Statistics option in order to use the report. The settings you choose in the Accumulate By and Period Type options will determine the dates the report uses to make its calculations. 

When to print Print the report to identify problem items. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Double‐click the Slow Moving Items icon in the Stock Control Reports folder. 

Page 380: Sage Accpac IC User Guide

Slow Moving Items

7–70 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

 

2. Make your selections in the following fields: 

Sort by.  Specify the order in which to list item records. You can choose: 

• Item Number.  Lists items in order by item numbers. 

• Category.  Groups all items by the categories specified for the report. 

• Item Segment.  Lists all items that contain the specified segment in their item numbers, grouped by the specified range of segment codes. 

• Optional Field Entries.  These choices appear only if you have assigned optional fields to the I/C Items form using the Optional Fields Setup form. Lists all items by the entries in the selected optional field. 

From [ ] To [ ]. Specify the range of item numbers, categories, segments, or optional field entries to include in the report. 

Include Items with.  Specify any of the following criteria for your report: 

• No Sales for More than [ ] Days. Include items for which no shipments were posted in Inventory Control or Sage Accpac Order Entry (if you use it) during the number of 

Page 381: Sage Accpac IC User Guide

Slow Moving Items

User Guide 7–71

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

days you specify. Inventory Control subtracts the last shipment date from the session date and compares the results to the number of days you enter. 

• Year-To-Date (YTD) Turnover Less than [ ] Times. Include items with sales that were less than the year‐to‐date turnover compared to the number of times you specify. The year‐to‐date turnover is calculated as: 

Year-to-date sales X 365

Days gone by in current year X Qty available YTD turnover =

 

• Period-To-Date (PTD) Turnover Less than [ ] Times. Include items with sales that were less than the period‐to‐date turnover compared to the number of times you specify. The period‐to‐date turnover is calculated as: 

Period-to-date sales X 365

Days gone by in current period X Qty availablePTD turnover =

 

• PTD Units Sold Less than YTD Average by More than [ ] Percent.  Include items with fewer sales in the current period than the year‐to‐date average, by the percent you specify. The percentage is calculated as: 

(Daily avg. sales up to last per. - Daily avg. sales for per.)

Daily average sales up to last period X 100

 

The daily average sales up to last period is calculated as: 

(Year-to-date sales - Period-to-date sales)

(Days gone by in current year - Days gone by in period)  

The daily average sales for the current period is calculated as: 

Period-to-date sales

Days gone by in period  

• YTD Units Sold Less than Last Year’s Average by More than [ ] Percent. Include items with lower average sales in the current year than the last year’s average amount, by the percent you specify. The percentage is calculated as: 

Page 382: Sage Accpac IC User Guide

Transaction History

7–72 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

B – A

B X 100 

with A and B derived as follows: 

Year-to-date sales X 365

Days gone by in current year A = B = Last year’s sales

 

• Average Days between Shipments Greater than [ ] Days. Include items for which no quantities were shipped in the average number of days you specify. 

Features The report displays the following: 

• The criteria you selected to identify slow moving items. 

• The reasons each item was included in the report. The numbers in this column correspond to the criteria you selected to identify slow moving items. 

Transaction History The Transaction History report lists all transactions posted for the items assigned to the account sets that you select, within the period you specify. The report shows the net change to the inventory control account for the account set and period.  

Transaction history is accumulated and reported according to the settings in the Fiscal Calendar (in Common Services). Transactions are accumulated for this report only if you use the Keep Transaction History option in the I/C Options form. 

Transactions cleared in the Clear History form will not be included in the report. 

When to print Print the report when you want to review transaction history by item or list transactions from all posting journals. 

The report can also be used at the end of an accounting period to check the balance of your general ledger control account, since the 

Page 383: Sage Accpac IC User Guide

Transaction History

User Guide 7–73

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

total for the account sets on the report should match the total for the general ledger control account. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Double‐click the Transaction History icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

 

2. Make your selections in the following fields: 

As at Year/Period. Select the ending period for the range of transactions you want to print. Inventory Control lists all transactions occurring before and during the specified period, excluding those you cleared in the Clear History form.  

Sort By.  Specify the method of sorting transactions. Choose either Account Set Code or Item Number. 

From Account Set [ ], To Account Set [ ]. Select a range of account sets to include in the report. 

From Item Number [ ], To Item Number [ ].  If you chose to sort by item number, select a range of item numbers to include in the report. 

Features The report displays: 

• The date, fiscal year, and fiscal period of each transaction. 

• The document number entered with the transaction. 

Page 384: Sage Accpac IC User Guide

Transaction Listing

7–74 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

• Day‐end numbers, assigned sequentially each time Day End Processing is run, and entry numbers indicating the order in which each transaction was processed by Day End Processing. 

• If you use multicurrency ledgers, the source currency and 

exchange rate for each transaction. 

• The amount of the transaction in source currency. Amounts that credit the general ledger inventory control account (such as shipments) are displayed as negative numbers. 

• Debit or credit amounts for each transaction, to be posted to the account set’s general ledger inventory control account. In multicurrency ledgers, these amounts are in functional currency. 

• The opening and ending balances for the item’s inventory control account when you sort the report by account set. 

• The net change posted to the inventory control account from all transactions posted for the item. 

• The opening and ending balances and the net change for each location and account set when you sort by account set. 

If you sort by item number, the report shows only the net change for each location and account set. 

Transaction Listing The Transaction Listing lets you print the details of any saved or posted transactions that have not been cleared from the Inventory Control system. 

You can print five types of transaction listings, one for each transaction type that you can post in Inventory Control: adjustments, assemblies, receipts, shipments, and stock transfers.  

When to print Use this report to match the way you process transactions. 

If you save transactions after entry instead of posting them directly: 

Page 385: Sage Accpac IC User Guide

Transaction Listing

User Guide 7–75

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

• Print listings of Entered transactions. 

• Check transactions to source documents. 

• Correct entries, and then use the Post Transactions form. 

• Print the posted transactions, and file reports with your other audit trail records.  

If you post transactions immediately after entry: 

• Print the posted transactions. 

• Check transactions to source documents. 

• File reports with your other audit trail records.  

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

How to print 1. Double‐click the Transaction Listing icon in the I/C Transactions folder. 

 

2. Choose the type of transaction that you want to list (receipts, shipments, internal usage, adjustments, transfers, or assemblies). 

3. Choose whether to reprint previously printed transactions. 

Page 386: Sage Accpac IC User Guide

Transaction Statistics

7–76 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

4. Choose whether to show comments entered with each transaction (doesn’t apply to assemblies). 

5. Choose whether to show serial numbers with shipments and shipment returns. 

6. Choose whether to include optional fields. 

7. Specify the range of transaction numbers and transaction dates that you want on the report. 

8. Select the status of transactions that you want to appear. You can print both unposted and posted transactions. 

Features The report displays: 

• The document number entered with the transaction. 

• The date, fiscal year, and fiscal period of each transaction. 

• All of the header information for the transaction (the status, description, reference number, vendor or customer information, if applicable, etc.). 

• Details for each item on the receipt, shipment, internal usage transaction, transfer, or adjustment. 

Transaction Statistics This report lists statistics from posted transactions for the current year and for previous years for which you keep history. 

Transaction statistics are accumulated according to the selections you made for the Accumulate By and Period Type fields in the I/C Options form. You must choose the Keep Item Statistics option if you want to print the Transaction Statistics report. 

Run Day End Processing

If you cost items during Day End Processing, you must run Day End Processing to include the latest costing information in the report. 

Page 387: Sage Accpac IC User Guide

Transfer Slips

User Guide 7–77

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

How to print 1. Double‐click the Transaction Statistics icon in the Price/Sales Analysis Reports folder. 

2. Specify the range of years and periods for the report. 

 

Transfer Slips Inventory Control lets you print transfer slips when you post transfers to accompany goods to the receiving location (either carried by the driver or attached to the goods by way of a clear packing envelope or window envelope). 

Transfer slips provide a column where the receiver can check whether the goods received (items and quantities) match the goods shipped. 

When to print Print transfer slips when you are posting stock transfers and want to attach transfer slips to the transfer shipment. 

You can also enter transfer transactions first, and then print transfer slips at a later time by choosing the Transfer Slips icon in the Stock Control Reports folder. 

How to print 1. Save or post a new transfer transaction and choose ʺYesʺ when I/C displays the transfer number and asks if you want to print transfer slips. 

Or, choose the Transfer Slips icon in the Stock Control Reports folder. 

Page 388: Sage Accpac IC User Guide

Units of Measure

7–78 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

 

2. Select the transfer slip that you want to use. 

I/C ships with two transfer slips: one prints the Quantity Received on the slip, and the other leaves this field blank.  

3. If you used the Transfer Slips icon to open the print form, select the range of inventory transfers for which you want to print transfer slips.  

• If you are printing transfer slips after entering a transfer transaction, you can only print a slip for the transaction that you just saved or posted. 

4. Select Include Transfer Slips Already Printed if you want to reprint a transfer slip. 

5. Click the print button 

Features The transfer slip includes: 

• Shipping and receiving plant information, including contact names and phone numbers. 

• Item number, item description, quantity transferred, and the unit of measure. 

• Space to write the quantity received and comments concerning the receipt. 

Units of Measure The Units of Measure report lists the information entered to define the units of measure used in your Inventory Control system.  

Page 389: Sage Accpac IC User Guide

Vendor Details

User Guide 7–79

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

When to print Print the report when you add, change, or delete units of measure, or to provide people setting up items with a list of the units that have already been added. 

How to print Double‐click the Units of Measure icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the Units of Measure form. To begin printing, click the Print button. 

 

Features The report lists the units of measure along with their default conversion factors. 

Vendor Details The Vendor Details report lists vendors from whom you purchase inventory items, and the items each vendor supplies. The report includes only the vendors you have assigned to Inventory Control item numbers. 

The report will be blank if no vendors are assigned to items. 

When to print Print the report when you need to review the vendors from whom you buy inventory, or when you change the vendor information in item records. 

How to print 1. Double‐click the Vendor Details icon in the Setup Reports folder. 

 

2. Make selections in the following fields: 

Page 390: Sage Accpac IC User Guide

Weight Units of Measure

7–80 Sage Accpac Inventory Control

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Sort by.  Specify the order in which to list vendor information for item records. You can print by the vendor numbers, or you can print vendor information by item category codes, Inventory Control item numbers, segment codes, or the entries in any of the optional fields you assigned to items in the I/C Optional Fields form. 

From [ ] To [ ].  Specify the range of vendor numbers, categories, item numbers, segments, or optional field entries to include in the report. 

Features The order in which the information appears on the Vendors report depends on your sorting selections. For example, you can order the report by vendor number or by the Inventory Control item number, followed by any additional sorting options. 

• The number you assign to identify the vendor in Inventory Control. If you use Sage Accpac Accounts Payable, you can select vendor numbers from Finders in Inventory Control. 

• The number you use to identify the item in Inventory Control. 

• The vendor type, which reflects the vendor’s priority or status as a supplier of the item. 

• The code or number used by the vendor to identify the item. 

Weight Units of Measure The Weight Units of Measure report lists the information entered to define the inventory weight units of measure used in your Inventory Control system. 

When to print Print the report when you add, change, or delete weight units of measure, or to provide people setting up items with a list of the weight UOMs that have already been added. 

Page 391: Sage Accpac IC User Guide

Weight Units of Measure

User Guide 7–81

icug-7.doc, printed on 11/26/2007, at 5:18:33 PM. Last saved on 11/26/2007 3:33:00 PM.

Sage Software Confidential

Reports

How to print Double‐click the Weight Units of Measure icon in the Setup Reports folder, or choose File, Print from the Weight Units of Measure form. To begin printing, click the Print button. 

 

Features The report lists the weight units of measure along with their descriptions and weight conversion factors. It also identifies the default weight unit of measure (used as the UOM for the total order weights in Order Entry and Purchase Orders). 

Page 392: Sage Accpac IC User Guide
Page 393: Sage Accpac IC User Guide

User Guide A–i

icug-A.doc, printed on 11/26/2007, at 5:20:18 PM. Last saved on 11/26/2007 3:48:00 PM.

Sage Software Confidential

Messages

Appendix A Errors, Warnings and Confirmations

 

Using Online Message Help .................................................... A–1  

 

 

Page 394: Sage Accpac IC User Guide
Page 395: Sage Accpac IC User Guide

User Guide A–1

icug-A.doc, printed on 11/26/2007, at 5:20:18 PM. Last saved on 11/26/2007 3:48:00 PM.

Sage Software Confidential

Messages

Appendix A Errors, Warnings and Confirmations

 

There are three types of messages that appear in Sage Accpac ERP:  errors, warnings, and confirmations.  

In most cases, the descriptions for these messages start with a message category such as “System error” or “Incorrect procedure” or “Invalid input,” followed by a sentence that describes the problem more specifically. 

Error Error messages identify conditions that prevent the program from proceeding. In some cases, the message includes suggestions for action. 

Warning Warning messages indicate that you are about to perform a procedure that could damage your data.  

Confirmation A confirmation message indicates a completed process. 

For more information, see the System Manager User Guide, or click the online Help button in the message to look up details.  

Using Online Message Help To look up an error message online:

1. Click the Help button if you receive an error message while working in Sage Accpac ERP.  

 

Page 396: Sage Accpac IC User Guide

Using Online Message Help

A–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-A.doc, printed on 11/26/2007, at 5:20:18 PM. Last saved on 11/26/2007 3:48:00 PM.

Sage Software Confidential

2. Look for a topic with similar words to the error message.   

 

3. Click the error message you want to find out more about. This action will link you to more detailed information: 

 

Page 397: Sage Accpac IC User Guide

User Guide B–i

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting

Appendix B Importing and Exporting

 

Importing and Exporting Data — Tips and Reminders ............................ B–2 Importing Records......................................................... B–2 Options for Importing ..................................................... B–2 Errors During Importing ................................................... B–3 Exporting from Records with Multiple Record Types ......................... B–4 Setting Selection Criteria to Export Records .................................. B–5

I/C Import and Export Data .................................................... B–5 Importing ACCPAC Plus Utilities Fields..................................... B–6 Exporting Items and Price Lists Fields ....................................... B–6 Importing and Exporting Physical Inventory Fields ........................... B–7 Importing and Exporting Setup Fields ....................................... B–8 Importing and Exporting Statistics and Inquiries Fields ....................... B–9 Importing Transaction Fields ............................................... B–9

 

 

Page 398: Sage Accpac IC User Guide
Page 399: Sage Accpac IC User Guide

User Guide B–1

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting

Appendix B Importing and Exporting

 

This appendix describes the Inventory Control data you can import and export.  

With the Import and Export commands you can: 

• Import setup information from a spreadsheet or text file that was previously exported from another Sage Accpac ERP or non‐Sage Accpac ERP database. 

• Import inventory records from a spreadsheet or text file that was created from another inventory database. 

• Import transactions from non‐Sage Accpac applications and remote Sage Accpac subledgers. 

• Export Inventory Control data to a spreadsheet for analysis. 

• Export data to a spreadsheet for editing, and then import the data back into Inventory Control. (For example, you could export a standard set of receipts, shipments or transfers, and then import them again as needed.) 

 Further information

For information about file formats, templates, and the steps you follow to import and export data, see the System Manager User Guide. 

Help key Press F1 to display Help screens when using the Import or Export 

commands. 

Page 400: Sage Accpac IC User Guide

Importing and Exporting Data — Tips and Reminders

B–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting Data — Tips and Reminders

Importing Records

Use sample data first

To see exactly how to format records for importing, we suggest that you export records from the sample data that comes with Inventory Control, specifying the format in which you plan to import.  

Display and print import file layouts

You can also display record fields by choosing Display Export Fields or Display Import Fields from the Export or Import File menu.  

Back up your data Experiment with the Inventory Control sample data, and then back up your accounting data before attempting to import records. For instructions, see the System Manager User Guide. 

Importing may damage data

Do not import accounting data without appropriate manual accounting control and verification procedures. 

Options for Importing

To select import options, choose the Import command from the File menu of an Inventory Control form (such as Item Pricing). The Import dialog box appears:  

The Import dialog box for Item Pricing

Choose File, Display Import Fields to view and print the import record fields.

 

Page 401: Sage Accpac IC User Guide

Importing and Exporting Data — Tips and Reminders

User Guide B–3

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting

You can choose one of the following three options when importing item pricing records: 

Insert.  Adds new records without changing existing records. 

Update. Updates existing records, but does not add new records.  

Insert / Update. Adds new records and updates those currently in the database. 

Transactions can only be inserted

Most Inventory Control records allow all three options, but the following records can be inserted only: 

• Bills of Material. 

• Receipts. 

• Shipments. 

• Internal Usage. 

• Adjustments. 

• Transfers. 

• Assemblies. 

Errors During Importing

If importing stops due to errors, Inventory Control: 

• Creates a restart record, which marks the point where importing stopped. 

• Identifies the error by task, date, time, and user (the person performing the task). 

• Describes any action which must be taken. 

 Restart records

For information on restarting an import operation and on working with restart records, see Chapter 8, “Working with Restart Records,” in the System Manager Administrator Guide. 

Page 402: Sage Accpac IC User Guide

Importing and Exporting Data — Tips and Reminders

B–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Exporting from Records with Multiple Record Types

Inventory Control uses more than one database table for the following types of records: 

• Categories. 

• Optional fields. 

• Bills of material. 

• Kitting items. 

• Price list codes. 

• Items. 

• Item pricing records. 

• Receipts. 

• Shipments. 

• Internal Usage. 

• Adjustments. 

• Transfers. 

• Assemblies (for optional fields). 

When you export these records, the Export dialog box displays a list of the tables that you can export for the record. In order for these tables to appear, you first must select the following: 

• In the Type field, an export file type (for example, Excel 2000, Single CSV File, and so on). 

• In the File field, the file to which to export the data. 

For example, after entering your choices in the Type and File fields, the following Item Pricing Export dialog box shows four data tables: Item_Pricing, Price_List_Tax_Authorities, Pricing_Price_Checks, and Item_Pricing_Details. 

Page 403: Sage Accpac IC User Guide

I/C Import and Export Data

User Guide B–5

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting

Export dialog box with more than one database table

 

Click the plus sign beside the table name to view the fields you can choose for exporting. The example above shows fields in the Price_List_Tax_Authorities table. 

Fields marked with a star in the checkbox are fields that are required for export. You must include all required fields from each of the tables listed to be able to complete an export.  

Setting Selection Criteria to Export Records

You can use the Set Criteria option to specify a range of records to export. For information on how to use this powerful selection tool, see the section, “Setting Up Criteria for Selecting Records,” in the System Manager User Guide. 

You cannot select records to import

You cannot use the Set Criteria option to select records to import from an import file. You must import all records contained in an import file at the same time. 

I/C Import and Export Data This section lists the fields you can select using the Import and Export commands on the File menu. Note that the fields listed here 

Page 404: Sage Accpac IC User Guide

I/C Import and Export Data

B–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

may not follow the same order as those presented in the Import and Export dialog boxes for the records you choose. 

Export-only records

You can export transaction statistics and sales statistics, but you cannot import them, unless you select the Keep Item Statistics and Allow Edit Of Statistics options in the I/C Options form. 

Key fields Sage Accpac ERP uses key fields to look up records.  

All records have at least one key field, but some have more than one. For example, Unformatted Item Number is the key field for item records, while Item Number, Location, and Period Start are the key fields for Reorder Quantities records. 

In Sage Accpac ERP, the Finder is active for every key field. 

Export-only fields For purposes of auditing and data security, some fields can be exported but not imported.  

For example, if you export a record into a spreadsheet, edit it, and then attempt to import it back into Sage Accpac Inventory Control, the export‐only fields will not be imported. 

Multicurrency fields

Fields used only in multicurrency databases appear in the import and export dialog boxes for single‐currency databases and can be included in your export or import files, but are not used. 

Importing Item Mappings

• Item Mappings. You can import the following fields: Non‐Sage Accpac Item Number and Description, and Sage Accpac ERP Item Number and Structure.  

Exporting Items and Price Lists Fields

• Items. You must include at least one field from each of the following tables to export item records: 

− Items 

Page 405: Sage Accpac IC User Guide

I/C Import and Export Data

User Guide B–7

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting

− Units of Measure − Item Tax Authorities 

• Vendor Details 

• Item Pricing. You must include at least one field from each of the following tables to export item pricing records: 

− Item Pricing − Price List Tax Authorities − Pricing Price Checks − Item Pricing Details 

• Manufacturers’ Items 

• Customer Details (item numbers) 

• Contract Pricing 

• Location Details

• Reorder Quantities  

− Reorder Quantities − Reorder Quantities Details 

Importing and Exporting Physical Inventory Fields

• Physical Inventory Quantities. Fields from the following tables can be imported and exported: 

− Inventory Worksheet Headers − Inventory Worksheet Details − Worksheet Detail Optional Fields − Inventory Worksheet − Worksheet Optional Fields 

Page 406: Sage Accpac IC User Guide

I/C Import and Export Data

B–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting Setup Fields

You can import and export the following setup records: 

• Item Structures 

• Segment Codes 

• Locations 

• Categories. You must include at least one field from each of the following tables to export categories: 

− Categories − Category Tax Authorities 

• Account Sets 

• Units of Measure 

• Weight Units of Measure 

• Bills of Material. You must include at least one field from each of the following tables to export bills of material: 

− Bills of Material  − Bills of Material Components 

• Kitting Items. You must include at least one field from each of the following tables to export kitting items: 

− Kitting Items − Kitting Items Components 

• Price List Codes. You must include at least one field from each of the following tables to export price list code records. 

− Price List Codes − Price List Code Tax Authorities − Price List Code Checks 

Page 407: Sage Accpac IC User Guide

I/C Import and Export Data

User Guide B–9

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

Importing and Exporting

Importing and Exporting Statistics and Inquiries Fields

You can import and export Inventory Control statistics; however, to import these fields, make sure you select the Keep Item Statistics and Allow Edit of Statistics options in the I/C Options form. (If these options are not selected, the Import command will not appear in the File menu.) 

• Sales Statistics. 

• Transaction Statistics. 

Importing Transaction Fields

You can import and export transactions. Note the following points regarding importing of transaction records: 

• Receipts.  You must include at least one field from each Receipts table to import receipts. 

− Receipts Headers  − Receipts Details  

• Shipments.  Include at least one field from each of the following tables to export shipments:  

− Shipment Headers − Shipment Details 

• Internal Usage.  Include at least one field from each of the following tables to export shipments:  

− Internal Usage Headers − Internal Usage Details 

• Adjustments.  Include at least one field from each of the following tables to import adjustments: 

− Adjustment Headers − Adjustment Details 

Page 408: Sage Accpac IC User Guide

I/C Import and Export Data

B–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-B.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:19 PM. Last saved on 11/26/2007 4:07:00 PM.

Sage Software Confidential

• Transfers. Include at least one field from each of the following tables to import transfers: 

− Transfer Headers − Transfer Details 

 

Page 409: Sage Accpac IC User Guide

User Guide C–i

icug-C.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:59 PM. Last saved on 11/26/2007 4:20:00 PM.

Sage Software Confidential

Security

Appendix C Inventory Control Security

 

Basic Permission and Rights.................................................... C–1 Additional Permissions and Rights.............................................. C–2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 410: Sage Accpac IC User Guide
Page 411: Sage Accpac IC User Guide

User Guide C–1

icug-C.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:59 PM. Last saved on 11/26/2007 4:20:00 PM.

Sage Software Confidential

Security

Appendix C Inventory Control Security

 

This appendix describes the Inventory Control tasks to which you can assign security (password protection).  

Turn on security

To restrict access to Inventory Control data, you must first turn on security for the system database using Database Setup. 

Set up groups and assign to users

Sage Accpac ERP uses security groups to restrict user access to data. Use the Security Groups icons in Administrative Services to define security groups for Inventory Control and assign them to users.  

Further information

For information on activating security and setting up security groups, see the System Manager Administrator Guide. 

Print Destination To enable the File / Print Destination command, you must select “Change Print Destination,” in the Administrative Services list in Security Groups when you assign I/C permissions. 

Basic Permission and Rights The following table describes the basic security permission and rights granted when you enable Inventory Control security:  

Permission Inventory Control Icons Rights All Setup icons, Items, Location Details*, Reorder Quantities, Bills of Material*, Kitting Items*, Vendor Details, Customer Details, Manufacturers’ Items

View Common Inquiry

Reports — Alternate Items, Vendor Details, Customer Details, Options, G/L Integration, Item Structures, Segment Codes, Locations, Categories, Account Sets, Units of Measure, Weight Units of Measure, Bills of Material*, Kitting Items*, Price List Codes, Reorder Quantities, Item Status*, Location Details*, Manufacturers’ Items

Preview, Print

* Costing information will not appear unless you also grant Cost Inquiry permission.

Page 412: Sage Accpac IC User Guide

Additional Permissions and Rights

C–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-C.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:59 PM. Last saved on 11/26/2007 4:20:00 PM.

Sage Software Confidential

Additional Permissions and Rights To allow users in a security group to edit records or perform processing tasks, you must grant the group access to additional tasks from the following list.  

Permissions Inventory Control Icons Rights Price/Sales Analysis Inquiry

Report — Price Lists, Contract Pricing Preview, Print

Stock Control Inquiry

Reports — Overstocked Items (available print options: Quantity Greater than Maximum Level, Quantity Greater Than Projected Sales), Reorder Report, Slow Moving Items, Inventory Movement, Aged Inventory, Bin/Shelf Labels, Item Labels, Serial Numbers

Preview, Print

Transaction Inquiry

Receipts, Shipments, Adjustments, Transfers, Assemblies, Internal Usage, Transaction History Inquiry Sales Statistics, Transaction Statistics Reports — Sales Statistics, Transaction Statistics, Transaction History, Posting Journals, G/L Transactions, Transfer Slips, Transaction Listing

View Preview, Print

Cost Inquiry* Icons visible as for Common Inquiry plus: Costing information in Location Details, Bills of Material, Kitting Items, LIFO/FIFO costing information on Item Status report

View

* Cost Inquiry permission must always be combined with Common Inquiry permission.

Permissions Inventory Control Icons Rights Icons visible as for Common Inquiry plus: LIFO/FIFO Inquiry

View Cost Inquiry* and Stock Control Inquiry Reports — Item Valuation, Overstocked Items (all

available print options), Reorder Report, Slow Moving Items, Inventory Movement, Aged Inventory, Bin/Shelf Labels, Item Labels, Serial Numbers, Location Details (includes cost information)

View, Preview, Print

Cost Inquiry* and Price/Sales Analysis Inquiry

Icons visible as for Common Inquiry plus: Reports — Price Lists, Contract Pricing, Selling Price/Margin Analysis, Markup Analysis, Location Details (includes cost information), Bills of Material / Kitting Items / BOM Component Usage Inquiry (includes costing information), Item Status (includes LIFO/FIFO costing information)

Preview, Print

Page 413: Sage Accpac IC User Guide

Additional Permissions and Rights

User Guide C–3

icug-C.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:59 PM. Last saved on 11/26/2007 4:20:00 PM.

Sage Software Confidential

Security

Permissions Inventory Control Icons Rights Setup Maintenance

Items, Vendor Details, Customer Details, Location Details, Reorder Quantities, Manufacturers’ Items

View

Options, G/L Integration, Item Mappings, Item Structures, Segment Codes, Locations, Categories, Account Sets, Units of Measure, Weight UOMs, Bills of Material, Copy BOMs, Update BOMs, Kitting Items, Price List Codes,

Add, Update, Delete

Reports — Alternate Items, Vendor Details, Customer Details, Options, G/L Integration, Item Mappings, Item Structures, Segment Codes, Locations, Categories, Account Sets, Units of Measure, Weight UOMs, Bills of Material , Kitting Items , Price List Codes, Reorder Quantities, Item Status , Location Details , Manufacturers’ Items, BOM Component Usage Inquiry, Item Status

Preview, Print

Transaction Optional Fields

Allows you to add or delete optional fields in adjustments, assemblies, receipts, shipments, transfers, and other Inventory Control functions that create transactions automatically.

Add, Update, Delete

Item Maintenance

Items, Item Wizard, Vendor Details, Customer Details, Location Details, Reorder Quantities, Manufacturers’ Items

Add, Update, Delete

Reports – Alternate Items, Vendor Details, Customer Details, Location Details , Reorder Quantities, Item Status , Manufacturers’ Items

Preview, Print

* Cost Inquiry permission must always be combined with Common Inquiry permission. Costing information will not appear unless Cost Inquiry permission is granted.

Permissions Inventory Control Icons Rights Price List Maintenance

Item Pricing, Contract Pricing View, Add, Update, Delete

Copy Item Pricing Copy Update Item Pricing Update Reports — Price Lists, Contract Pricing Preview, Print

Reports — Inventory Worksheet, Inventory Reconciliation

Preview, Print

Generate Inventory Worksheet Generate Physical Inventory Quantities Update, Delete

Physical Inventory Maintenance

(gives Cost Inquiry rights)

Post Inventory Reconciliation Inventory Counts

Post Update, Delete

Adjustments, Post Transactions (adjustments only) Post Adjustment Posting Location Details View, Add,

Update, Delete

Page 414: Sage Accpac IC User Guide

Additional Permissions and Rights

C–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-C.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:59 PM. Last saved on 11/26/2007 4:20:00 PM.

Sage Software Confidential

Permissions Inventory Control Icons Rights Reports – Location Details, Trans. Listing (adj. only) Preview, Print

Assemblies, Post Transactions (assemblies only) Post Assembly Posting Location Details View, Add,

Update, Delete Reports – Location Details, Trans. Listing (assms. only) Preview, Print

Internal Usage Transactions, Post Transactions (internal usage only)

Post Internal Usage Posting

Location Details View, Add, Update, Delete

Reports – Location Details, Trans. Listing (usage only) Preview, Print Receipts, Post Transactions (receipts only) Post Update Receipt Posting Location Details View, Add,

Update, Delete Reports – Location Details, Trans. Listing (rcpts. only) Preview, Print

Shipments, Post Transactions (shipments only) Post Shipment Posting Location Details View, Add,

Update, Delete Reports – Location Details, Trans. Listing (shpmts. only) Preview, Print

Transfers, Post Transactions (transfers only) Post Transfer Posting Location Details View, Add,

Update, Delete Reports – Location Details, Trans. Listing (trnsfrs. only) Preview, Print

Day End Processing Process Day End Processing Create G/L Batch Create Sales Statistics, Transaction Statistics View, Add,

Update Transaction History Inquiry View Location Details View, Add,

Update, Delete Reports — Transaction History, Posting Journals, G/L

Transactions, Sales Statistics, Transaction Statistics, Location Details

Preview, Print

Delete Inactive Records (account sets, categories, items, locations, and BOMs)

Delete Clear History/ Inactive Records Clear History (transaction history, transaction statistics,

sales statistics, printed posting journals, serial numbers, printed labels, receipts, expired contract prices, transactions)

Clear

Page 415: Sage Accpac IC User Guide

Additional Permissions and Rights

User Guide C–5

icug-C.doc, printed on 11/26/2007, at 5:21:59 PM. Last saved on 11/26/2007 4:20:00 PM.

Sage Software Confidential

Security

Permissions Inventory Control Icons Rights Import I/C Data (combine with other security rights)

Import records (import into: Receipts, Shipments, Adjustments, Transfers, Assemblies, Items, Vendor Details, Customer Details, Item Pricing, Contract Pricing, Location Details, Reorder Quantities, Sales Statistics, Transaction Statistics, Item Structures, Segment Codes, Locations, Categories, Account Sets, Bills of Material, Price List Codes, Physical Inventory Quantities, Item Mappings, Manufacturer’s Items, Kitting Items, Units of Measure, Weight Units of Measure)

Import

Export I/C Data (combine with other security rights)

Export records (export from: Receipts, Shipments, Adjustments, Transfers, Assemblies, Items, Vendor Details, Customer Details, Item Pricing, Contract Pricing, Location Details, Reorder Quantities, Sales Statistics, Transaction Statistics, Item Structures, Segment Codes, Locations, Categories, Account Sets, Bills of Material, Price List Codes, Physical Inventory Quantities, Item Mappings, Manufacturer’s Items, Kitting Items, Units of Measure, Weight Units of Measure)

Export

 

Page 416: Sage Accpac IC User Guide
Page 417: Sage Accpac IC User Guide

User Guide D–i

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

Appendix D Technical Information

 

Creating Macros for Inventory Control .......................................... D–1 Running Visual Basic Macros in Inventory Control ........................... D–1

Multiuser Considerations ...................................................... D–2 Global Locks .............................................................. D–2 Single‐User Processes ...................................................... D–3 Multiuser Processes........................................................ D–4 Multiuser Data Protection .................................................. D–4

 

 

 

 

 

 

 

Page 418: Sage Accpac IC User Guide
Page 419: Sage Accpac IC User Guide

User Guide D–1

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

Appendix D Technical Information

 

This appendix provides information for macro developers and for administrators of multiuser environments. 

Creating Macros for Inventory Control The easiest way to write a macro is to record one first, performing the tasks that you will want the macro to perform. Then edit the macro, adding the special features you need. 

For information on how to record macros and write the code to add special features, see “Using Macros” and “Writing Visual Basic Macros” in the System Manager User Guide. 

For information about fields used in Sage Accpac ERP views, click the Windows Start menu, and then click Sage Accpac, Tools, U.I. Info. You can also choose AccpacViewInfo.exe from the  Sage Accpac\Runtime folder. Sage Accpac System Manager must be running to use U.I. Info. 

Running Visual Basic Macros in Inventory Control

Sage Accpac System Manager provides full support for Microsoft Visual Basic for Applications, allowing Inventory Control to integrate smoothly with Microsoft’s entire Office suite.  

You can record, edit, and run VBA macros from within Sage Accpac ERP. You can also run VBA macros for another application that includes VBA (such as Microsoft Excel). 

Page 420: Sage Accpac IC User Guide

Multiuser Considerations

D–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Multiuser Considerations Because Sage Accpac ERP can be run on local area networks, there may be times when more than one user needs to use the same Inventory Control database.  

Inventory Control uses three record access types to protect data in a multiuser environment: 

Global Locking.  While you run a globally locked process, no other process can be run in Inventory Control.  

Single-User Processes.  While you run any one of the processes in this group, no other form in the folder can be used. However, users may work in other Inventory Control forms not included in that folder.  

Multiuser Data Protection (Passive Concurrency). You can run any of these processes while others are using them, but Inventory Control protects data by preventing more than one user from making changes to the same record at the same time.  

All forms in Inventory Control use multiuser data protection, unless they are listed in the “Global Locking” or “Single‐User Processes” sections. 

Global Locks

The following processes lock out all other users from Inventory Control until processing is finished:  

• Options. 

• Clear History. 

• Delete Inactive Records. 

If other users are working in Inventory Control or if you have other Inventory Control forms open while you attempt to run any of these 

Page 421: Sage Accpac IC User Guide

Multiuser Considerations

User Guide D–3

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

processes or save changes, you will receive a message similar to the following: 

 

After other users close Inventory Control forms and you begin processing, they will not be able to open those forms until processing is finished. 

Single-User Processes

There are two single‐user process groups in Inventory Control:  

• Day End Processing and Create G/L Batch. 

• Physical Inventory, including Generate Inventory Worksheet, Inventory Worksheet, Physical Inventory Quantities, Inventory Reconciliation, and Post Inventory Reconciliation. 

When one user runs either Day End Processing or Create G/L Batch, other users will not be able to run either process. In order to prevent data corruption only one instance of these processes can be run at a time. 

When one user runs either Generate Inventory Worksheet or Post Inventory Reconciliation, other users will not be able to use any Physical Inventory forms until processing is completed.  

While one user is printing either the Inventory Worksheet or Inventory Reconciliation report, or is entering data in the Physical Inventory Quantities form, other users will not be able to generate inventory worksheets or post inventory reconciliations.  

When single‐user processes are running, other users can work in forms not included in the folder, but if they are updating records 

Page 422: Sage Accpac IC User Guide

Multiuser Considerations

D–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

used by the process another user is running, they may be unable to save their work. 

One single‐user group can run processes without restricting the use of processes in another group. 

Multiuser Processes

The following Inventory Control processes allow unrestricted use by multiple users: 

• Inventory Worksheet. 

• Physical Inventory Quantities. 

• Inventory Reconciliation. 

Users should be aware that they cannot run Generate Inventory Worksheet or Post Inventory Reconciliation when the above processes are running. 

Multiuser Data Protection

Apart from the restrictions listed in the previous two categories (global locks and single‐user processes), all other processes and functions in Inventory Control use passive concurrency.  

Passive concurrency protects data integrity in a multiuser environment by letting you save changes to a record only if the record has not changed since it was read.  

To allow efficient data entry, Inventory Control does not lock records in advance. Rather, it prevents two workstations from saving changes to the same record at the same time. If two users are editing the same entry, for example, the first one to click the Save button succeeds in updating the file. The second user receives an error message when attempting to save, and will have to re‐do their work in that entry. 

Page 423: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

User Guide D–5

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

For a more detailed example of how passive concurrency works, see “How Multiuser Data Protection Works” in Chapter 2 of the System Manager Administrator Guide. 

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

Inventory Control provides datapiped and non‐datapiped versions of the Item Valuation Report. 

Datapiped reports generally print more quickly than the non‐datapiped versions; however, because the non‐datapiped reports use a standard ODBC connection to the I/C database, you can customize them more easily.  

To use the non‐datapiped versions of the Item Valuation report, you must replace sections ICVAL01 to ICVAL13 in ICRPT.INI with the following sections: 

[ICVAL01] heading=51150 crystal=ICVALUN1 orientation=landscape paper size=1 optparams=26 2=HOMEDECIMAL STRING 51153 3=SORT1 STRING 51154 4=SORT1MIN STRING 51155 5=SORT1MAX STRING 51156 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=FRACTIONAL STRING 51160 10=REPORTTYPE STRING 51161 11=ACCOUNTMIN STRING 51162 12=ACCOUNTMAX STRING 51163 13=VALU1 STRING 51164 14=VALU2 STRING 51165 15=VALU3 STRING 51166 16=VALU4 STRING 51167 17=VALU1NAME STRING 51168

Page 424: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

D–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

18=VALU2NAME STRING 51169 19=VALU3NAME STRING 51170 20=VALU4NAME STRING 51171 21=INCLUDEQTY STRING 51172 22=INCLUDECOST STRING 51173 23=SORTDESC STRING 51174 24=FROMFMT STRING 51175 25=TOFMT STRING 51176 26=HOMECUR STRING 51177 27=SORTOPT STRING 51178 [ICVAL02] heading=51151 crystal=ICVALUN2 orientation=landscape paper size=1 optparams=26 2=HOMEDECIMAL STRING 51153 3=SORT1 STRING 51154 4=SORT1MIN STRING 51155 5=SORT1MAX STRING 51156 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=FRACTIONAL STRING 51160 10=REPORTTYPE STRING 51161 11=ACCOUNTMIN STRING 51162 12=ACCOUNTMAX STRING 51163 13=VALU1 STRING 51164 14=VALU2 STRING 51165 15=VALU3 STRING 51166 16=VALU4 STRING 51167 17=VALU1NAME STRING 51168 18=VALU2NAME STRING 51169 19=VALU3NAME STRING 51170 20=VALU4NAME STRING 51171 21=INCLUDEQTY STRING 51172 22=INCLUDECOST STRING 51173 23=SORTDESC STRING 51174 24=FROMFMT STRING 51175 25=TOFMT STRING 51176 26=HOMECUR STRING 51177 27=SORTOPT STRING 51178

Page 425: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

User Guide D–7

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

[ICVAL03] heading=51152 crystal=ICVALUN3 orientation=landscape paper size=1 optparams=26 2=HOMEDECIMAL STRING 51153 3=SORT2 STRING 51157 4=SORT2MIN STRING 51158 5=SORT2MAX STRING 51159 6=SORT1 STRING 51154 7=SORT1MIN STRING 51155 8=SORT1MAX STRING 51156 9=FRACTIONAL STRING 51160 10=REPORTTYPE STRING 51161 11=ACCOUNTMIN STRING 51162 12=ACCOUNTMAX STRING 51163 13=VALU1 STRING 51164 14=VALU2 STRING 51165 15=VALU3 STRING 51166 16=VALU4 STRING 51167 17=VALU1NAME STRING 51168 18=VALU2NAME STRING 51169 19=VALU3NAME STRING 51170 20=VALU4NAME STRING 51171 21=INCLUDEQTY STRING 51172 22=INCLUDECOST STRING 51173 23=SORTDESC STRING 51174 24=FROMFMT STRING 51175 25=TOFMT STRING 51176 26=HOMECUR STRING 51177 27=SORTOPT STRING 51178 [ICVAL04] heading=51147 crystal=ICVALUN4 orientation=landscape paper size=1 optparams=38 2=PATH COMPANY 3=EXT FILEEXT 4=SYSPATH SYSTEM 5=HOMEDECIMAL STRING 51153 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159

Page 426: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

D–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

9=SORT1 STRING 51154 10=SORT1MIN STRING 51155 11=SORT1MAX STRING 51156 12=FRACTIONAL STRING 51160 13=REPORTTYPE STRING 51161 14=ACCOUNTMIN STRING 51162 15=ACCOUNTMAX STRING 51163 16=VALU1 STRING 51164 17=VALU2 STRING 51165 18=VALU3 STRING 51166 19=VALU4 STRING 51167 20=VALU1NAME STRING 51168 21=VALU2NAME STRING 51169 22=VALU3NAME STRING 51170 23=VALU4NAME STRING 51171 24=INCLUDEQTY STRING 51172 25=INCLUDECOST STRING 51173 26=SORTDESC STRING 51174 27=FROMFMT STRING 51175 28=TOFMT STRING 51176 29=HOMECUR STRING 51177 30=SELECTBY STRING 51178 31=FROMDATE STRING 51179 32=TODATE STRING 51180 33=TRANSDETAIL STRING 51181 34=FROMYR STRING 51182 35=FROMPR STRING 51183 36=TOYR STRING 51184 37=TOPR STRING 51185 38=USE STRING 51186 39=SORTOPT STRING 51187 [ICVAL05] heading=51148 crystal=ICVALUN5 orientation=landscape paper size=1 optparams=38 2=PATH COMPANY 3=EXT FILEEXT 4=SYSPATH SYSTEM 5=HOMEDECIMAL STRING 51153 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=SORT1 STRING 51154 10=SORT1MIN STRING 51155 11=SORT1MAX STRING 51156 12=FRACTIONAL STRING 51160

Page 427: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

User Guide D–9

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

13=REPORTTYPE STRING 51161 14=ACCOUNTMIN STRING 51162 15=ACCOUNTMAX STRING 51163 16=VALU1 STRING 51164 17=VALU2 STRING 51165 18=VALU3 STRING 51166 19=VALU4 STRING 51167 20=VALU1NAME STRING 51168 21=VALU2NAME STRING 51169 22=VALU3NAME STRING 51170 23=VALU4NAME STRING 51171 24=INCLUDEQTY STRING 51172 25=INCLUDECOST STRING 51173 26=SORTDESC STRING 51174 27=FROMFMT STRING 51175 28=TOFMT STRING 51176 29=HOMECUR STRING 51177 30=SELECTBY STRING 51178 31=FROMDATE STRING 51179 32=TODATE STRING 51180 33=TRANSDETAIL STRING 51181 34=FROMYR STRING 51182 35=FROMPR STRING 51183 36=TOYR STRING 51184 37=TOPR STRING 51185 38=USE STRING 51186 39=SORTOPT STRING 51187 [ICVAL06] heading=51149 crystal=ICVALUN6 orientation=landscape paper size=1 optparams=38 2=PATH COMPANY 3=EXT FILEEXT 4=SYSPATH SYSTEM 5=HOMEDECIMAL STRING 51153 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=SORT1 STRING 51154 10=SORT1MIN STRING 51155 11=SORT1MAX STRING 51156 12=FRACTIONAL STRING 51160 13=REPORTTYPE STRING 51161 14=ACCOUNTMIN STRING 51162 15=ACCOUNTMAX STRING 51163 16=VALU1 STRING 51164

Page 428: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

D–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

17=VALU2 STRING 51165 18=VALU3 STRING 51166 19=VALU4 STRING 51167 20=VALU1NAME STRING 51168 21=VALU2NAME STRING 51169 22=VALU3NAME STRING 51170 23=VALU4NAME STRING 51171 24=INCLUDEQTY STRING 51172 25=INCLUDECOST STRING 51173 26=SORTDESC STRING 51174 27=FROMFMT STRING 51175 28=TOFMT STRING 51176 29=HOMECUR STRING 51177 30=SELECTBY STRING 51178 31=FROMDATE STRING 51179 32=TODATE STRING 51180 33=TRANSDETAIL STRING 51181 34=FROMYR STRING 51182 35=FROMPR STRING 51183 36=TOYR STRING 51184 37=TOPR STRING 51185 38=USE STRING 51186 39=SORTOPT STRING 51187 [ICVAL07] heading=51147 crystal=ICVALUN7 orientation=landscape paper size=1 optparams=39 2=PATH COMPANY 3=EXT FILEEXT 4=SYSPATH SYSTEM 5=HOMEDECIMAL STRING 51153 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=SORT1 STRING 51154 10=SORT1MIN STRING 51155 11=SORT1MAX STRING 51156 12=FRACTIONAL STRING 51160 13=REPORTTYPE STRING 51161 14=ACCOUNTMIN STRING 51162 15=ACCOUNTMAX STRING 51163 16=VALU1 STRING 51164 17=VALU2 STRING 51165 18=VALU3 STRING 51166 19=VALU4 STRING 51167 20=VALU1NAME STRING 51168

Page 429: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

User Guide D–11

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

21=VALU2NAME STRING 51169 22=VALU3NAME STRING 51170 23=VALU4NAME STRING 51171 24=INCLUDEQTY STRING 51172 25=INCLUDECOST STRING 51173 26=SORTDESC STRING 51174 27=FROMFMT STRING 51175 28=TOFMT STRING 51176 29=HOMECUR STRING 51177 30=SELECTBY STRING 51178 31=FROMDATE STRING 51179 32=TODATE STRING 51180 33=TRANSDETAIL STRING 51181 34=FROMYR STRING 51182 35=FROMPR STRING 51183 36=TOYR STRING 51184 37=TOPR STRING 51185 38=USE STRING 51186 39=OPTTYPE STRING 51187 40=SORTOPT STRING 51188 [ICVAL08] heading=51148 crystal=ICVALUN8 orientation=landscape paper size=1 optparams=39 2=PATH COMPANY 3=EXT FILEEXT 4=SYSPATH SYSTEM 5=HOMEDECIMAL STRING 51153 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=SORT1 STRING 51154 10=SORT1MIN STRING 51155 11=SORT1MAX STRING 51156 12=FRACTIONAL STRING 51160 13=REPORTTYPE STRING 51161 14=ACCOUNTMIN STRING 51162 15=ACCOUNTMAX STRING 51163 16=VALU1 STRING 51164 17=VALU2 STRING 51165 18=VALU3 STRING 51166 19=VALU4 STRING 51167 20=VALU1NAME STRING 51168 21=VALU2NAME STRING 51169 22=VALU3NAME STRING 51170 23=VALU4NAME STRING 51171

Page 430: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

D–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

24=INCLUDEQTY STRING 51172 25=INCLUDECOST STRING 51173 26=SORTDESC STRING 51174 27=FROMFMT STRING 51175 28=TOFMT STRING 51176 29=HOMECUR STRING 51177 30=SELECTBY STRING 51178 31=FROMDATE STRING 51179 32=TODATE STRING 51180 33=TRANSDETAIL STRING 51181 34=FROMYR STRING 51182 35=FROMPR STRING 51183 36=TOYR STRING 51184 37=TOPR STRING 51185 38=USE STRING 51186 39=OPTTYPE STRING 51187 40=SORTOPT STRING 51188 [ICVAL09] heading=51149 crystal=ICVALUN9 orientation=landscape paper size=1 optparams=39 2=PATH COMPANY 3=EXT FILEEXT 4=SYSPATH SYSTEM 5=HOMEDECIMAL STRING 51153 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=SORT1 STRING 51154 10=SORT1MIN STRING 51155 11=SORT1MAX STRING 51156 12=FRACTIONAL STRING 51160 13=REPORTTYPE STRING 51161 14=ACCOUNTMIN STRING 51162 15=ACCOUNTMAX STRING 51163 16=VALU1 STRING 51164 17=VALU2 STRING 51165 18=VALU3 STRING 51166 19=VALU4 STRING 51167 20=VALU1NAME STRING 51168 21=VALU2NAME STRING 51169 22=VALU3NAME STRING 51170 23=VALU4NAME STRING 51171 24=INCLUDEQTY STRING 51172 25=INCLUDECOST STRING 51173 26=SORTDESC STRING 51174

Page 431: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

User Guide D–13

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

27=FROMFMT STRING 51175 28=TOFMT STRING 51176 29=HOMECUR STRING 51177 30=SELECTBY STRING 51178 31=FROMDATE STRING 51179 32=TODATE STRING 51180 33=TRANSDETAIL STRING 51181 34=FROMYR STRING 51182 35=FROMPR STRING 51183 36=TOYR STRING 51184 37=TOPR STRING 51185 38=USE STRING 51186 39=OPTTYPE STRING 51187 40=SORTOPT STRING 51188

[ICVAL11] heading=51150 crystal=ICVALUN11 orientation=landscape paper size=1 optparams=27 2=HOMEDECIMAL STRING 51153 3=SORT1 STRING 51154 4=SORT1MIN STRING 51155 5=SORT1MAX STRING 51156 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=FRACTIONAL STRING 51160 10=REPORTTYPE STRING 51161 11=ACCOUNTMIN STRING 51162 12=ACCOUNTMAX STRING 51163 13=VALU1 STRING 51164 14=VALU2 STRING 51165 15=VALU3 STRING 51166 16=VALU4 STRING 51167 17=VALU1NAME STRING 51168 18=VALU2NAME STRING 51169 19=VALU3NAME STRING 51170 20=VALU4NAME STRING 51171 21=INCLUDEQTY STRING 51172 22=INCLUDECOST STRING 51173 23=SORTDESC STRING 51174 24=FROMFMT STRING 51175 25=TOFMT STRING 51176 26=HOMECUR STRING 51177

Page 432: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

D–14 Sage Accpac Inventory Control

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

27=OPTTYPE STRING 51178 28=SORTOPT STRING 51179 [ICVAL12] heading=51151 crystal=ICVALUN12 orientation=landscape paper size=1 optparams=27 2=HOMEDECIMAL STRING 51153 3=SORT1 STRING 51154 4=SORT1MIN STRING 51155 5=SORT1MAX STRING 51156 6=SORT2 STRING 51157 7=SORT2MIN STRING 51158 8=SORT2MAX STRING 51159 9=FRACTIONAL STRING 51160 10=REPORTTYPE STRING 51161 11=ACCOUNTMIN STRING 51162 12=ACCOUNTMAX STRING 51163 13=VALU1 STRING 51164 14=VALU2 STRING 51165 15=VALU3 STRING 51166 16=VALU4 STRING 51167 17=VALU1NAME STRING 51168 18=VALU2NAME STRING 51169 19=VALU3NAME STRING 51170 20=VALU4NAME STRING 51171 21=INCLUDEQTY STRING 51172 22=INCLUDECOST STRING 51173 23=SORTDESC STRING 51174 24=FROMFMT STRING 51175 25=TOFMT STRING 51176 26=HOMECUR STRING 51177 27=OPTTYPE STRING 51178 28=SORTOPT STRING 51179 [ICVAL13] heading=51152 crystal=ICVALUN13 orientation=landscape paper size=1 optparams=27 2=HOMEDECIMAL STRING 51153 3=SORT2 STRING 51157

Page 433: Sage Accpac IC User Guide

Using Non-Datapiped Versions of the Item Valuation Report

User Guide D–15

icug-D.doc, printed on 3/4/2008, at 3:49:00 PM. Last saved on 3/4/2008 3:38:00 PM.

Sage Software Confidential

Technical Inform

ation

4=SORT2MIN STRING 51158 5=SORT2MAX STRING 51159 6=SORT1 STRING 51154 7=SORT1MIN STRING 51155 8=SORT1MAX STRING 51156 9=FRACTIONAL STRING 51160 10=REPORTTYPE STRING 51161 11=ACCOUNTMIN STRING 51162 12=ACCOUNTMAX STRING 51163 13=VALU1 STRING 51164 14=VALU2 STRING 51165 15=VALU3 STRING 51166 16=VALU4 STRING 51167 17=VALU1NAME STRING 51168 18=VALU2NAME STRING 51169 19=VALU3NAME STRING 51170 20=VALU4NAME STRING 51171 21=INCLUDEQTY STRING 51172 22=INCLUDECOST STRING 51173 23=SORTDESC STRING 51174 24=FROMFMT STRING 51175 25=TOFMT STRING 51176 26=HOMECUR STRING 51177 27=OPTTYPE STRING 51178 28=SORTOPT STRING 51179  

Page 434: Sage Accpac IC User Guide
Page 435: Sage Accpac IC User Guide

User Guide Index–1

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

ACCPAC INTERNATIONAL Confidential

Index

Index  

 

A

Account sets adding, 3–33 editing, 3–33 printing, 3–45 

Account Sets report, 7–3 Adding 

account sets, 3–33 categories, 3–29 customer details, 4–12 customers’ item numbers, 4–12 item records, 4–5, 4–6 item structures, 3–20 kitting item records, 4–43 locations, 3–25 manufacturers’ item numbers, 4–31 price list codes, 3–35 price lists, 3–35 reorder quantities, 4–33 segment codes, 3–22 units of measure, 3–39 weight units of measure, 3–42 

Additional costs adding to receipts, 2–8 apportioning on receipt returns, 2–9 apportioning on transfers, 2–40, 2–42 delivery charges, 2–8 handling charges, 2–8 prorating on receipt returns, 2–9 prorating on receipts, 2–8 prorating on transfers, 2–40, 2–42 selecting the currency code, 2–10 service charges, 2–8 

Adjustment number, changing, 3–11 Adjustment processing, overview, 2–61 Adjustments 

adding comments, 2–34 G/L transactions from, 2–66 information entered on the Process 

Adjustments form, 2–61 information entered with transactions, 

2–31 Posting Journal, 7–49 specifying the bucket type for FIFO or 

LIFO adjustments, 2–33 to items using FIFO or LIFO costing,  

2–35 types, 2–30, 5–45 

Aged Inventory report, 7–4 Aging Periods option, selecting, 3–12 Allowing items at locations, 3–27 Alternate Items report, 7–6 APGLTRAN.CSV 

G/L transactions file, 2–73 Assemblies 

G/L transactions from, 2–68 items using FIFO or LIFO costing, 2–51 Posting Journal, 7–49 

Assembling master items. See Assemblies Assembly number, changing, 3–11 Assigning items to locations, 3–26,  

See also:  Getting Started guide Assigning items to price lists 

using the Price Lists form, 4–15 Assigning receipt numbers, 2–6 Audit trail reports, overview, 2–70 

Page 436: Sage Accpac IC User Guide

Index–2 Sage Accpac Inventory Control

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

B

Batches, General Ledger entries, 2–64 Bills of material 

after changing, 4–41 copying, 4–37 deleting, 4–37 editing, 4–37 printing, 3–45 updating, 4–39 

Bills of Material report, 7–8 Bin/shelf labels, 7–10 Bucket type 

specifying for FIFO or LIFO adjustments, 2–33 

Bucket types, overview, 2–35 Buckets. See also:  Offset bucket 

C

Categories adding, 3–29 after changing, 3–31 deleting, 3–31 editing, 3–30 printing, 3–45 

Categories report, 7–11 Changing 

account set records, 3–33 bills of material records, 4–37 category records, 3–30 item pricing records, 4–16 item records, changing the category or 

account set, 4–7 item structure records, 3–20 kitting item records, 4–43 location details, 4–29 location records, 3–25 manufacturers’ item numbers, 4–31 price list code records, 3–36 

price lists, 4–16 reorder quantities, 4–34 units of measure records, 3–40 weight units of measure records, 3–43 

Clearing history, 6–25 overview, 2–63 step‐by‐step instructions, 6–27 

Comments adding to adjustments, 2–34 adding to receipts, receipt returns, and 

receipt adjustments, 2–12 entering on shipments and sales returns 

overview, 2–22, 2–26 Company options 

allowing negative quantities, 3–6 changing selections, 3–5 

Completing receipts, 2–14 Confirmation messages, A–1 Consolidate G/L Batches option 

changing the selection, 3–17 Contents of the User Guide, 1–1 Contract Pricing report, 7–12 Copying bills of material records, 4–37 Cost adjustment processing 

overview, 2–61 Cost adjustments, overview, 2–30 Cost of goods sold 

calculating on internal usage transactions, 2–28 

calculating on shipments and sales returns, 2–23 

Costing options, changing, 3–12 Costs 

additional, adding to receipts, 2–8 specifying on receipts, 2–12 

Create G/L batch form, 2–58 Create G/L transactions 

during day‐end processing, 2–59 during posting, 2–58 timing, 2–58 

Create G/L Transactions By option changing the selection, 3–15 

Page 437: Sage Accpac IC User Guide

User Guide Index–3

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Index

Creating G/L batches, overview, 2–58 Creating general ledger transactions using 

the Create G/L Batch form, 6–31 Currency information 

selecting for additional costs, 2–10 selecting the currency and exchange rate 

on multicurrency receipts, 2–7 specifying for multicurrency shipments 

and sales returns, 2–19 Customer details 

adding, 4–12 after changing, 4–14 deleting, 4–13 editing, 4–13 

Customer Details report, 7–13 Customerʹ item numbers 

adding, 4–12 after changing, 4–14 deleting, 4–13 editing, 4–13 

D

Damaged items journal entry, 2–69 

Day End Processing effects on Sage Accpac Order Entry,  

2–74 effects on Sage Accpac Purchase Orders, 

2–75 timing, 2–58 using before checking data integrity,  

2–58 Day end processing or posting 

selecting the Create G/L Transactions option, 3–15 

Day‐end processing running, 6–2 time to complete, 6–2 

Default Item Structure option selecting or changing, 3–21 

Deleting bills of material, 4–37 categories, 3–31 customers’ item numbers, 4–13 item records, 4–9 items from price lists, 4–17 kitting items, 4–44 manufacturers’ item numbers, 4–31 optional fields, 3–38 reorder quantities, 4–35 sales statistics, 4–46 transaction statistics, 4–48 units of measure, 3–41 weight units of measure, 3–43 

Deleting inactive records, overview, 2–63 Deleting receipts, 2–14 Delivery charges. See:  Additional costs Disassembling master items. See:  Assemblies Disassembly number, changing, 3–11 Document numbering 

changing, 3–11 

E

Edit G/L Integration options, 3–14,  See:  G/L Integration 

Editing account set records, 3–33 bills of material records, 4–37 category records, 3–30 customer details, 4–13 customers’ item numbers, 4–13 item pricing records, 4–16 item records, changing the category or 

account set, 4–7 item structure records, 3–20 kitting item records, 4–43 location details, 4–29 location records, 3–25 manufacturers’ item numbers, 4–31 optional fields, 3–38 

Page 438: Sage Accpac IC User Guide

Index–4 Sage Accpac Inventory Control

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Editing (continued) price list code records, 3–36 price lists, 3–36, 4–16 reorder quantities, 4–34 units of measure records, 3–40 weight units of measure records, 3–43 

Entering item mappings, 3–44 Entering physical inventory quantities 

overview, 2–60 Error messages, looking up online, A–1 Exchange rate 

on multicurrency receipts, 2–7 on multicurrency shipments, 2–19 

Exporting item and price list information,  4–51 

Exporting data item mappings, B–6 item sales statistics, B–9 items, B–7 reorder quantities, B–9 specifying a range using the Set Criteria 

option, B–5 Exporting setup records, 3–46 

F

FIFO costing.  assembling items, overview, 2–51 calculating on adjustments, 2–35 calculating on transfers, 2–43 viewing FIFO/LIFO information, 2–44 See also:  Getting Started Guide 

Flowchart, Inventory Control processing, 2–2 

G

G/L Integration options after changing selections, 3–19 changing, 3–14 

G/L Integration report, 7–14 G/L source codes used by I/C, 2–69 G/L transactions,  

creating, overview, 2–58 creating using the Create G/L Batch 

form, 6–31 existing or new batch, 3–16 

G/L Transactions report, 7–15 General Ledger 

accounts posted to, 2–64 integrating with Inventory Control, 2–71 

Generating inventory worksheets overview, 2–60 instructions, 6–5, 6–8 

Global locks, D–2 

H

Handling charges. See Additional costs History, clearing 

overview, 2–63 step‐by‐step instructions, 6–27 

I

ICGLTRAN.CSV G/L transactions file, 2–64 

Icons for maintaining setup information, 3–2 for printing item and price list reports, 

4–4 for printing setup reports, 3–3 

Importing item and price list information,  4–51 

Importing data import options, B–2 item mappings, B–6 item sales statistics, B–9 items, B–7 

Page 439: Sage Accpac IC User Guide

User Guide Index–5

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Index

Importing data (continued) practicing with sample data, B–2 reorder quantities, B–9 setup records, 3–46 

Inactive records, deleting, overview, 2–63 Internal usage 

calculating cost of goods sold, 2–28 details entered with transactions, 2–25 entering serial numbers, 2–26 information entered with transactions, 

2–24 information entered with details, 2–25 Posting Journal, 7–49 

Internal Usage form, 5–26 Internal usage number, changing, 3–11 Inventory adjustments 

processing automatically step‐by‐step instructions, 6–24 

Inventory Control integration with Sage Accpac General 

Ledger, 2–71 integration with Sage Accpac Order 

Entry, 2–73 integration with Sage Accpac Project 

and Job Costing, 2–75 integration with Sage Accpac Purchase 

Orders, 2–74 manuals, 1–1, 1–2 

Inventory Control processing flowchart, 2–2 Inventory Control reports. See Reports Inventory Counts form, 6–5 Inventory locations. See:  Locations,  Inventory Movement report, 7–17 Inventory reconciliation 

overview, 2–60 posting instructions, 6–18 posting overview, 2–60 printing, 7–20 

Inventory Reconciliation form, 6–6 Inventory Worksheet report, 7–22 Inventory Worksheet form, 6–5 Inventory worksheets 

entering and editing, 6–10 generating, instructions, 6–8 

Item information exporting, 4–51 importing, 4–51 

Item labels, printing, 7–24 Item mappings 

entering, 3–44 importing and exporting, B–6 

Item mappings report, 7–28 Item pricing. See: Price lists Item Pricing form 

viewing price lists, 4–15 Item pricing records 

editing, 4–16 printing reports, 4–49 

Item records adding, 4–5, 4–6 adding a vendor to, 4–10 changing the category or account set,  

4–7 deleting, 4–9 editing, 4–7 removing a vendor from, 4–11 

Item reports, icons used to print, 4–4 Item sales statistics 

importing and exporting data, B–9 Item Status report, 7–28 Item structures 

adding, 3–20 after changing, 3–21 editing, 3–20 printing, 3–45 selecting or changing the default item 

structure, 3–21 Item Structures report, 7–31 Item Valuation report, 7–32 Items  

assigning to locations, 4–28 importing and exporting, B–7 printing reports, 4–49 See also:  Item records 

Page 440: Sage Accpac IC User Guide

Index–6 Sage Accpac Inventory Control

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

J

Journal entries, 2–64 damaged item, 2–69 returned item, 2–69 

Journals, posting, 7–49 

K

Kitting items adding, 4–43 deleting, 4–44 editing, 4–43 

Kitting Items report, 7–37 

L

Labels bin/shelf, 7–10 printing item labels, 7–24 selecting for receipts, 2–10 

Leave option, on receipt returns, 2–9 LIFO costing.  

assembling items, overview, 2–51 calculating on adjustments, 2–35 calculating on transfers, 2–43 viewing FIFO/LIFO information, 2–44 See also:  Getting Started guide 

Location details after changing, 4–30 editing, 4–29 printing reports, 4–49 

Location Details report, 7–38 Locations.  

adding, 3–25 after changing, 3–28 assigning items to, 4–28 assigning items to locations, 3–26 

disallowing transactions for items at locations, 3–27 

editing, 3–25 overriding account segments, 2–67 printing, 3–45 selecting on receipts, 2–11 See also:  Getting Started guide 

Locations report, 7–40 

M

Macros, VBA, D–1 Maintaining 

optional field records, 3–37 price list codes, 3–35 segment codes, 3–22 

Manufacturers’ item numbers adding, 4–31 after changing, 4–32 deleting, 4–31 editing, 4–31 

Manufacturers’ Items report, 7–40 Mapping non‐Accpac item numbers to Sage 

Accpac ERP, 3–44 Markup Analysis report, 7–41 Master item assemblies. See:  Assemblies Messages 

confirmation, error, and warning, A–1 Multicurrency information 

receipt currency and exchange rate, 2–7 currency for additional costs, 2–10 shipments or sales returns, 2–19 

Multicurrency option, selecting, 3–5 Multiuser information 

global locks, D–2 multiuser data protection, D–2 single‐user processes, D–2 

Multiuser processes, D–4 

Page 441: Sage Accpac IC User Guide

User Guide Index–7

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Index

N

Negative quantities allowing in company options, 3–6 

Negative quantities in Physical Inventory Quantities form, 6–15 

Non‐Sage Accpac item numbers, importing and exporting item mappings, B–6 

Non‐stock items, G/L transactions from, 2–66 

O

Offset bucket, adjustments to items using FIFO or LIFO costing, 2–35 

Online help messages, A–1 Optional fields 

deleting, 3–38 editing, 3–38 maintaining, 3–37 

Optional Fields report, 7–44 Options 

after changing selections, 3–13 printing, 3–45 Statement Processing Options 

Aging Periods, 3–12 See:  Getting Started guide 

Options report, 7–45 Order Entry 

effects of Day End Processing in Inventory Control, 2–74 

effects on Inventory Control, 2–74 integrating with Inventory Control, 2–73 

Overriding account segments, 2–67 Overstocked Items report, 7–46 

P

Passive concurrency, D–2 

Periodic processing clearing history, 2–63 creating general ledger batches, 2–58 deleting inactive records, 2–63 physical inventory, 2–60 processing adjustments, 2–61 

Periodic Processing clearing history, 6–25 processing adjustments, 6–23 

Physical inventory processing, 6–4 

Physical inventory processing, 2–60 Physical inventory quantities, 2–60 

Physical Inventory Quantities form, 6–5 negative quantities, 6–15 

Physical inventory reports overview, 2–55 Inventory Reconciliation, 7–20 Inventory Worksheet, 7–22 

Post Inventory Reconciliation form, 6–6 Posted transactions, journal entries, 2–64 Posting inventory reconciliations 

overview, 2–60 instructions, 6–18 

Posting journals adjustments, 7–49 assemblies, 7–49 internal usage, 7–49 receipts, 7–49 shipments, 7–49 transfers, 7–49 

Posting or day end processing, selecting the Create G/L Transactions option, 3–15 

Posting status assigned by the program, 6–19 Price list codes 

adding, 3–35 after changing, 3–36 editing, 3–36 maintaining, 3–35 printing, 3–45 

Price List Codes form, 3–35 Price List Codes report, 7–54 

Page 442: Sage Accpac IC User Guide

Index–8 Sage Accpac Inventory Control

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Price list information exporting, 4–51 importing, 4–51 

Price list reports, 4–4 Price lists 

adding, 3–35 after changing, 3–36, 4–26 assigning items to, 4–15 deleting items from, 4–17 editing, 3–36, 4–16 removing items from, 4–17 viewing, 4–15 

Price Lists form, assigning items to price lists, 4–15 

Price Lists report, 7–54 Price/Sales Analysis reports 

Contract Pricing, 7–12 G/L Transactions, 7–15 Markup Analysis, 7–41 overview, 2–54 Posting Journals, 7–49 Price Lists, 7–54 Sales Statistics, 7–62 Selling Price and Margin Analysis, 7–65 Transaction History, 7–72 Transaction Statistics, 7–76 

Printers, selecting and setting up, 7–3 See also:  System Manager User Guide 

Printing Account Sets report, 3–45, 7–3 Aged Inventory report, 7–4 Alternate Items report, 7–6 Bills of Material report, 3–45, 7–8 Bin/Shelf Labels, 7–10 Categories report, 3–45, 7–11 Contract Pricing report, 7–12 Customer Details report, 7–13 G/L Integration report, 7–14 G/L Transactions report, 7–15 Inventory Movement report, 7–17 Inventory Reconciliation report, 7–20 Inventory Worksheet, 7–22 

Item Labels, 7–24 Item Mappings report, 7–28 item pricing reports, 4–49 Item Status report, 7–28 Item Structures report, 3–45, 7–31 Item Valuation report, 7–32 Items report, 4–49 Kitting Items, 7–37 Location Details report, 4–49, 7–38 Locations report, 3–45, 7–40 Manufacturers’ Items report, 7–40 Markup Analysis report, 7–41 Optional Fields report, 7–44 Options report, 3–45, 7–45 Overstocked Items report, 7–46 Posting Journals report, 7–49 Price List Codes report, 3–45, 7–54 Price Lists, 7–54 Reorder Quantities report, 4–49, 7–60 Reorder report, 7–58 Sales Statistics report, 4–49, 7–62 Segment Codes report, 3–45, 7–64 selecting printers, 7–3, also see:  System 

Manager User Guide  Selling Price and Margin Analysis 

report, 7–65 Serial Numbers report, 7–68 setup records, 3–45 Slow Moving Items report, 7–69 specifying the print destination, 7–1 Transaction History report, 7–72 Transaction Listing report, 7–74 Transaction Statistics report, 4–49, 7–76 Transfer slips, 7–77 Units of Measure report, 7–78 Vendor Details report, 7–79 Weight Units of Measure report, 7–80 See also:  Reports, 7–1 

Printing destination, 7–1 Printing item and price list reports,  

icons, 4–4 Printing labels, selecting for receipts, 2–10 

Page 443: Sage Accpac IC User Guide

User Guide Index–9

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Index

Printing setup reports, icons, 3–3 Processing 

day‐end, time to complete, 6–2 physical inventory, 6–4 

Processing adjustments, 2–61, 6–23 overview, 2–61 

Processing adjustments automatically step‐by‐step instructions, 6–24 

Processing options changing selections, 3–5 

Project and Job Costing integrating with Inventory Control, 2–75 

Prorating additional costs on receipt returns, 2–9 on receipts, 2–8 on transfers, 2–40, 2–42 

Purchase Orders effects of Day End Processing in 

Inventory Control, 2–75 effects on Inventory Control, 2–74 integrating with Inventory Control, 2–74 

Q

Quantity adjustment processing overview, 2–61 

Quantity adjustments overview, 2–30 

Quantity and cost adjustments overview, 2–31 

R

Receipt adjustments information entered with details, 2–11 overview, 2–15 

Receipt numbers assigning, 2–6 changing, 3–11 

Receipt returns allocating additional costs, 2–9 G/L transactions from, 2–65 information entered with details, 2–11 overview, 2–16 returning all items on a receipt, 2–9 specifying quantities and costs, 2–13 

Receipts adding comments, 2–12 completing, 2–14 deleting, 2–14 details entered with receipts, receipt 

returns, and receipt adjustments,  2–11 

entering vendor invoices in Accounts Payable, 2–64 

G/L transactions from, 2–64 Posting Journal, 7–49 processing overview, 5–1 selecting the location, 2–11 selecting the receipt currency and 

exchange rate, 2–7 specifying costs, 2–12 specifying labels for receipts, 2–10 

Reconciling inventory, 2–60 Reorder quantities 

adding, 4–33 after changing, 4–35 deleting, 4–35 editing, 4–34 importing and exporting data, B–9 

Reorder Quantities report, 4–49, 7–60 Reorder report, 7–58 Reporting 

receipts, 5–2 shipments, 5–2 

Reports, Chapter 7 Account Sets, 7–3 Aged Inventory report, 7–4 Alternate Items, 7–6 Bills of Material, 7–8 Bin/Shelf Labels, 7–10 

Page 444: Sage Accpac IC User Guide

Index–10 Sage Accpac Inventory Control

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Reports (continued) Categories, 7–11 Contract Pricing, 7–12 Customer Details, 7–13 G/L Integration report, 7–14 G/L Transactions, 7–15 Inventory Movement report, 7–17 Inventory Reconciliation, 7–20 Inventory Worksheet, 7–22 Item Labels, 7–24 Item Mappings, 7–28 Item Status, 7–28 Item Structures, 7–31 Item Valuation, 7–32 Kitting Items, 7–37 Location Details, 7–38 Locations, 7–40 Manufacturers’ Items, 7–40 Markup Analysis, 7–41 Optional Fields, 7–44 Options report, 7–45 Overstocked Items, 7–46 overview of audit trail reports, 2–70 Posting Journals, 7–49 Price List Codes, 7–54 Price Lists, 7–54 Reorder, 7–58 Reorder Quantities, 7–60 Sales Statistics, 7–62 Segment Codes, 7–64 Selling Price and Margin Analysis, 7–65 Serial Numbers, 7–68 Slow Moving Items, 7–69 Transaction History, 7–72 Transaction Listing, 7–74 Transaction Statistics, 7–76 Transfer slips, 7–77 Units of Measure, 7–78 Vendor Details, 7–79 Weight Units of Measure, 7–80 

Require Labels option selecting on receipts, 2–10 

Returns  journal entry, 2–69 See also:  Sales returns, Receipt returns 

S

Sage Fixed Assets (FAS) integrating with Inventory Control, 2–75 

Sales returns  calculating cost of goods sold, 2–23 entering serial numbers 

overview, 2–22 G/L transactions from, 2–66 information entered with details, 2–20, 

2–40 information entered with transactions, 

2–18 See also:  Returns 

Sales statistics deleting, 4–46 importing and exporting data, B–9 printing reports, 4–49 updating, 4–46 

Sales Statistics report, 7–62 Sales Statistics form, using, 4–46 Sample reports. See:  Reports Security 

additional permissions and rights, C–2 basic permission and rights, C–1 

Segment codes adding, 3–22 printing, 3–45 

Segment Codes report, 7–64 Segment Definition options 

changing, 3–10 Selling Price and Margin Analysis report,  

7–65 Serial numbers 

for internal usage transactions, 2–26 for shipments and sales returns, 2–22 

Page 445: Sage Accpac IC User Guide

User Guide Index–11

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

Index

Serial Numbers report, 7–68 Service charges. See:  Additional costs Setup information, icons used to update, 3–2 Setup maintenance 

account sets, 3–3 categories, 3–2 G/L integration, 3–2 item structures, 3–2 locations, 3–2 options, 3–2 price list codes, 3–3 segment codes, 3–2 units of measure, 3–3 weight units of measure, 3–3 

Setup records exporting, 3–46 importing, 3–46 printing, 3–45 

Setup reports Account Sets, 7–3 Alternate Items, 7–6 Bills of Material, 7–8 Categories, 7–11 Customer Details, 7–13 G/L Integration, 7–14 icons used to print, 3–3 Item Structures, 7–31 Kitting Items, 7–37 Location Details, 7–38 Locations, 7–40 Manufacturers’ Items, 7–40 Optional Fields, 7–44 Options, 7–45 overview, 2–53 Price List Codes, 7–54 Reorder Quantities, 7–60 segment codes, 7–64 Units of Measure, 7–78 Vendor Details, 7–79 Weight Units of Measure, 7–80 

Shipment number, changing, 3–11 Shipment return number, changing, 3–11 Shipments 

calculating cost of goods sold, 2–23 details entered with transactions, 2–20 details entered withtransactions, 2–40 entering serial numbers, overview, 2–22 G/L transactions from, 2–65 information entered with transactions, 

2–18 Posting Journal, 7–49 processing, overview, 5–1 selecting the currency and exchange 

rate, 2–19 Shipments window, using, 5–18 Single‐user processes, D–3 Slow Moving Items report, 7–69 Source codes used in G/L transactions, 2–69 Statement options, selecting aging periods,  

3–12 Statistics, importing and exporting sales 

statistics, B–9 Status, posting, assigned by the program,  

6–19 Stock Control reports 

Aged Inventory report, 7–4 Bin/Shelf Labels, 7–10 Inventory Movement report, 7–17 Item Labels, 7–24 Item Status, 7–28 Item Valuation, 7–32 Overstocked Items, 7–46 overview, 2–53 Reorder, 7–58 Serial Numbers, 7–68 Slow Moving Items, 7–69 Transfer slips, 7–77 

Stock transfers. See:  Transfers 

Page 446: Sage Accpac IC User Guide

Index–12 Sage Accpac Inventory Control

icug-INX for PDF.doc, printed on 3/5/2008, at 10:17:38 AM. Last saved on 3/5/2008 10:17:00 AM.

Sage Software Confidential

T

Technical information. Appendix D Transaction History report, 7–72 Transaction Listing report, 7–74 Transaction processing 

options, 2–3 overview, 2–3 

Transaction source codes used by I/C, 2–69 Transaction statistics 

deleting, 4–48 updating, 4–47 viewing, 4–45 

Transaction Statistics report, 4–49, 7–76 Transaction Statistics window, 4–47 Transaction types 

adjustments, 2‐28, 5–44 assemblies, 2‐46, 5–51 internal usage, 2‐23, 5–26 receipts, 2‐5, 5–3 returns, 2‐17, 5–18 shipments, 2‐17, 5–18 transfers, 2‐36, 5–36 

Transactions APGLTRAN.CSV, 2–73 ICGLTRAN.CSV, 2–64 journal entries, 2–64 sample posted transactions, 2–64 

Transfer number, changing, 3–11 Transfer Reciept number, changing, 3–11 Transfer slips, 7–77 Transfers 

allocating additional costs, 2–40, 2–42 G/L transactions from, 2–67 goods‐in‐transit location, 2–36 information entered with transactions, 

2–38 Posting Journal, 7–49 processing overview, 2–36 using FIFO or LIFO costing, 2–43 

Types of adjustments, 5–45 

U

Units of measure adding, 3–39 after changing, 3–41 deleting, 3–41 editing, 3–40 

Units of Measure report, 7–78 Updating 

bills of material records, 4–39 sales statistics, 4–46 transaction statistics, 4–47 

Updating setup information, icons, 3–2 User Guide, chapters, 1–1 Using the User Guide, 1–1 

V

Vendor details linking to items, 4–10 removing from item records, 4–11 

Vendor Details report, 7–79 Viewing 

price lists, 4–15 transaction statistics, 4–45 

Visual Basic Macros in Inventory Control, D–1 

W

Warning messages, A–1 Weight units of measure 

adding, 3–42 after changing, 3–44 deleting, 3–43 editing, 3–43 

Weight Units of Measure report, 7–80