ESTUDO DE CASO SAP SAP RH Recursos Humanos SAP HR Human
ResourcesConsultora: Profa. Alice Ferruccio, D.Sc COPPE/POLI/UFRJ
[email protected] 21-93257423
Nada pode parar a automao
1
A sigla SAP alem
Fonte: SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung.- Sistemas,
Aplicaes e Produtos para Processamento de Dados)
Mdulos SAPAlguns mdulos podem ser implantados ou no de acordo
com a necessidade da empresa. A diviso dos mdulos malevel.Diviso
padro dos mdulos do SAP R/3:
Fonte: SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung.- Sistemas,
Aplicaes e Produtos para Processamento de Dados)
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SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung.- Sistemas, Aplicaes
e Produtos para Processamento de Dados) ORIGEM: 1972 OBJETIVO
INICIAL: criao de uma soluo nica, totalmente integrada, capaz de
automatizar todos os processos inerentes a uma empresa. FUNDADORES:
cinco engenheiros de sistemas ONDE: 50 pases EMPRESAS QUE J POSSUEM
O SISTEMA: Air France, Audi, Bayer, BMW, Bosch, Burger King,
Deutsche Bank, Heineken, Honda, KPMG, Lufthansa, Nestl, Nokia,
Pfizer, Siemens, Texaco, Petrobras etc.. Subsidiria brasileira est
no pas desde 1995.
Vantagens do SAP o fluxo de dados torna-se flexvel e integrado;
h uma considervel simplificao das anlises de negcios e dos processo
de tomada de decises; as decises de negcio tornam-se rpidas, fceis
e exatas, apresentando flexibilidade; o processamento de dados
passa a ser em tempo real; h um maior relacionamento com outros
grupos de informaes; os dados passam a ser disponibilizados para
todas as reas, no havendo limites organizacionais ou geogrficos. h
maior facilidade de integrao com as ferramentas Microsoft;
Incorpora-se regras e validaes de negcios visando aumentar a
integridade dos dados lanados; os perfis restringem a gama de dados
disponveis; passa-se a ter grande variedade de relatrios; h
gerenciamento de mltiplos planos de contas.
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Principais Benefcios esperados com a implantao do SAP RH
Padronizao global do processo de remunerao de longo prazo e das
ferramentas; Transparncia nas regras e critrios relacionados s
participaes nos benefcios e administrao de todas as empresas em
todo o mundo; Integrao das informaes em uma ferramenta nica de
gesto de pessoal; Flexibilidade para estabelecer comparaes de
salrios e pacotes de benefcios entre as empresas e as prticas no
mercado; Melhoria significativa na integridade dos dados mestres
dos funcionrios, com uma grande disponibilidade de conjuntos de
relatrios para o processo de tomada de decises e controles, bem
como para satisfazer os requisitos legais de divulgao de informaes;
Reduo significativa no processo manual
O projeto Um projeto SAP consiste de vrias etapas com a
participao de equipes multidisciplinares, distribuindo atividades
complexas que envolvem gesto do projeto, modelagem de processos,
tecnologia, parametrizao do sistema, testes unitrios e integrados,
suporte e gesto da mudana.
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A etapa de modelagem de processos a primeira do projeto e a mais
crtica como produto desta modelagem saem todos os requisitos e
funcionalidades que determinaro como o sistema ir funcionar e a
nova forma que as pessoas iro trabalhar.
modelagem de processos
Viso Funcional X Orientao por Processos Viso Viso por Funcional
Processos
X
O foco est nas reas da Organizao
O foco est nos processos da OrganizaoAdaptado de Prof. Rafael
Paim, GPI/UFRJ, 2006
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Necessidades
Necessidades
Viso por ProcessosFORNECEDOR
MATERIAIS INSUMOS SERVIOS SADA CLIENTE
Melhoria no desempenho : interfaces funcionais Viso dinmica da
cadeia de valor : entradas, cliente, processo e produto Comunicao
entre departamentos da empresa Empowerment : funcionrios tomam as
suas prprias decises
Retorno
Retorno
Diviso do Trabalho X Organizao do TrabalhoDIRETO R OPERAci n
GERENT E UP
UGB 1 FornecedorCOORD 1 ENCAR Insumo REGAD O 1.1
UGB 2COORD 2
UGB 3COORD 3 ENCAR Produto REGAD O 2.2
ENCAR REGAD O 1.2
ENCAR REGAD O 2.1
ENCAR REGAD O 2.2
ENCAR REGAD O 2.1
EQUIP E 1.1.1
EQUIP E 1.1.2
EQUIP E 1.2.1
EQUIP E 1.2.2
EQUIP E 2.1.1
EQUIP E 2.1.2
EQUIP E 2.2.1
EQUIP E 2.2.2
EQUIP E 2.1.1
EQUIP E 2.1.2
EQUIP E 2.2.1
EQUIP E 2.2.2
Fonte: GPI, 2003
Cliente
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Foco na MudanaOrganizao Funcional
MUDANA
Organizao por Processos
Como preparar a organizao para passar de um modelo para o
outro?
O que fazer para promover a mudana na cultura?iar val A
Pla nej ar
o Ac a mp nh ar
r u ta ec Ex
7
Como fazer acontecer a mudana estratgica?o ali AvCICLO PDCA DE
CONTOLE
(Action)Agir Adequadamente (aes corretivas)
A
PDefinir metas Definir mtodos
(Plan) Plane jo
Ac o
Cm (Check) pa nh o
Verificar os resultados da tarefa executada
Educar e treinar Executar a tarefa
D(Do) lem pIm
to en
Plano de ao para a mudana de viso funcional para viso
processualPONTO FRACO O QUE QUEM QUANDO ONDE POR QU COMO QUANTO
CUSTA
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O Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos contempla as
seguintes reas Administrao de Pessoal; Gesto da Organizao;
Desenvolvimento de Pessoal; Recrutamento e Seleo; Gerenciamento de
Freqncia; Gerenciamento de Remunerao; Planejamento de Custos; Folha
de Pagamento.
Um macroprocesso de GRH
Fonte: Rodrigues (2006)
9
Um macroprocesso de GRH
Fonte: Rodrigues (2006)
Um macroprocesso de GRHA Figura indica em verde, branco e azul,
as atividades tpicas de gesto de recursos humanos, tanto as de
natureza tcnica e rotineira quando aquelas de natureza estratgica.
As atividades em branco so crticas e de difcil automao As
atividades em verde so mais padronizveis e Atividade em azul
tipicamente multifuncional (RODRIGUES, 2006).
Fonte: Rodrigues (2006)
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Administrao de Pessoal Estrutura Empresarial Estrutura de
Pessoal Estrutura dos salrios normativos Rubricas Salariais
Infotipos Medidas
Gesto da Organizao Unidade Organizacional (O) Posio (S) Cargo
(C) Pessoa (P) Centro de Custo (K) Tarefa (T)
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Desenvolvimento de Pessoal Qualificaes e Requisitos Planejamento
de Carreiras e Substituies Sistemas de avaliaes Planos de
desenvolvimento Treinamentos
Funes na administrao de treinamentos
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Funes na administrao de treinamentos Preparao de Evento definio
de recursos necessrios (sala, material, instrutor) e de um catlogo
de eventos; Catlogo de Eventos definio da necessidade de eventos,
planejamento e programao das datas dos eventos, administrao de
recursos, clculo de custos do evento e preos. Atividades Dirias
Processar todos os tipos de atividades de inscrio: reservar,
inscrever, transferir, substituir e cancelar; Definir prioridades
das inscries e lista de espera; Inscrever participaes individuais e
em grupo; Verificar participantes em relao a prrequisitos de
participao, conflitos de horrio, etc; Enviar correspondncia
automtica ou manualmente. Alocao de Atividade e Faturamento -
Executar transferncia real de custos do evento e faturamento.
Atividades Repetitivas - Gerar listas de participaes e enviar
confirmao de notificaes de participao. Avaliaes - Avaliar
participantes; Avaliar eventos; Processar eventos posteriormente
(por exemplo, transferir qualificaes de participao
bem-sucedida).
Recrutamento e Seleo Necessidades de pessoal e publicidade
Recrutamento 3.4 Seleo de candidatos
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Recrutamento e Seleo O mdulo de Recrutamento do SAP inclui: da
criao de dados de candidato at o preenchimento de posies vagas.
Sub-componentes, que apiam fases diferentes do processo:
necessidades de pessoal e publicidade; recrutamento; seleo de
candidatos.
Exemplo: MacroprocessoMOMENTO DA EMPRESAMapeamento de Processos
Mapeamento de Competncias Descrio de Cargos Modelagem de Cargos
Recrutamento
Alocao
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O Processo de Proviso
Estratgia Da rea de Gesto de Pessoas
Estratgia da Empresa
Modelagem de Cargo
Alocao
Necessidade de Seleo identificada
MOMENTO DA EMPRESA
RH Gestor da rea Analisar cargo a ser aberto para recrutamento
Descrio do cargo
RH
Montar anncio para divulgao da vaga a ser aberta
Descrio do cargo
Anncio para recrutamento
O Processo de ProvisoRH Divulgar o recrutamento Anncio para
recrutamento
Recrutamento Divulgado
MOMENTO DA EMPRESA
RH Receber Currculos Currculo do candidato
Sistema de RH
Curriculos recebidos
Seleo
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O Macroprocesso de Seleo
MOMENTO DA EMPRESA
Recrutamento
Seleo
Treinamento
A Escolha do Mtodo de SeleoSimulao Anlise dos Currculos Os
Testes Escritos
Os Testes Prticos
Os Testes Psicolgicos A Dinmica de Grupo
A Entrevista
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O Processo de SeleoRH Sistema de RH Currculo atende desrio do
cargo
Recrutamento
Curriculos recebidos
Analisar currculos
Currculo do candidato
Descrio dos Cargos
Currculo no atende desrio do cargo
RH
MOMENTO DA EMPRESA
Consultoria de RH
Aplicar Prova
Prova de Conhecimentos Gerais
Prova de Ingls
Prova de Ingls
Candidato aprovado nas Provas Plano de Entrevistas Enntrevistar
Candidato Descrio dos Cargos Performance do Candidato Currculo de
Candidato
Candidato no aprovado nas provas
RH Consultoria de RH
Candidato Aprovado na Fase Final
Candidato no Aprovado na Fase Final
Currculo de Candidato Gestor da rea Enntrevistar Candidato
Performance do Candidato
Candidato Aprovado na Fase Final
Candidato no Aprovado na Fase Final
RH Gestor da rea
Escolher classificao dos candidatos
RH
Armazenar Currculo no banco de de Cadastro
Cadastro de Currculos
Candidato escolhido
Currculo armazenado
Recrutamento
O Processo de SeleoMOMENTO DA EMPRESARH Sistema de RH
Curriculos recebidos
Analisar currculos
Currculo do candidato
Descrio dos Cargos
Currculo atende desrio do cargo
Currculo no atende desrio do cargo
RH Consultoria de RH Aplicar Prova
Prova de Conhecimentos Gerais
Prova de Ingls
Prova de Ingls
Candidato aprovado nas Provas
Candidato no aprovado nas provas
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O Processo de SeleoRH
Candidato aprovado nas Provas Plano de Entrevistas Enntrevistar
Candidato Descrio dos Cargos Performance do Candidato Currculo de
Candidato
MOMENTO DA EMPRESA
Consultoria de RH
Candidato Aprovado na Fase Final
Candidato no Aprovado na Fase Final
Currculo de Candidato Gestor da rea Enntrevistar Candidato
Performance do Candidato
Candidato Aprovado na Fase Final
Candidato no Aprovado na Fase Final
O Processo de Seleo
Candidato Aprovado na Fase Final
Candidato no Aprovado na Fase Final
RH Gestor da rea
Escolher classificao dos candidatos
RH
Armazenar Currculo no banco de de Cadastro
Cadastro de Currculos
Candidato escolhido
MOMENTO DA EMPRESA
Currculo armazenado
Contratao
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Gerenciamento de Frequncia Plano de Horrio de Trabalho Calendrio
de Feriados Planejamento da Alocao de Pessoal Registro e
Administrao de Dados de Tempos Avaliao de Tempos
Gerenciamento de Frequncia Para representar e processar as
estruturas de tempos da empresa, o sistema SAP necessita das trs
informaes essenciais a seguir: Em quais horrios e padres de
trabalho os empregados devem trabalhar - possvel gravar informaes
sobre tempos e padres de trabalho em planos de horrio de trabalho.
Esses planos descrevem a durao terica do horrio de trabalho e do
padro de trabalho para um determinado perodo de calendrio. Ao
personalizar o sistema, pode-se definir diversas variantes de
horrio de trabalho para diferentes calendrios de feriados
regionais, subgrupos de empregados e agrupamentos de subreas de
recursos humanos. Quais os dias da semana e feriados em que os
empregados devem trabalhar - Com base no calendrio de feriados: O
calendrio de feriados se baseia em um ano real e permite aplicar os
modelos de horrio de trabalho em um perodo especfico. essencial
utilizar o calendrio de feriados para registrar as presenas e
ausncias dos empregados: o programa de clculo das folhas de
pagamento s pode ser executado corretamente se os domingos,
feriados, etc. forem considerados. O calendrio de feriados criado
com base nos feriados regionais e nacionais vlidos nas reas e
subreas de recursos humanos. Tambm possvel inserir os dias livres
especficos da sociedade no calendrio. Quais excees do plano de
horrio de trabalho devem ser registradas e como elas so processadas
- Pode-se representar as estruturas de horrios da empresa atravs
dos modelos de horrio de trabalho, do calendrio e da atualizao dos
infotipos de Gerenciamento de Tempos. Essas opes permitem a insero
de todos os dados de tempos e das informaes referentes aos
empregados. Esses dados de tempos incluem, por exemplo, tempos de
presena e de ausncia, tempos de disponibilidade, horas extras
etc.
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Gerenciamento de Frequncia A seguir so fornecidas apenas algumas
das possveis opes de personalizao que permitem controlar a insero e
o processamento de dados de tempos no sistema:
Alm dos tipos de ausncia comuns como frias e doena, possvel
inserir tipos de ausncia especiais como frias suplementares para
pessoas com deficincia grave, tempo livre para horas extras e
licena-maternidade. O sistema tambm fornece infotipos especiais
para a insero de ausncias que podem exigir processamento posterior
- ausncia por acidente de trabalho, por exemplo. possvel definir
controles de plausibilidade especficos para a insero de presenas e
ausncias. Dessa forma, possvel definir que apenas as empregadas tm
direito licenamaternidade e que somente as pessoas com deficincias
graves tm direito a frias suplementares, por exemplo. Alm disso,
possvel definir as horas reais, dias de semana, domingos e feriados
em que determinadas ausncias e presenas so permitidas. possvel
atribuir contingentes aos empregados para determinadas presenas e
ausncias. Os contingentes so atualizados automaticamente no
sistema. O mais comum o contingente de frias, em que possvel gravar
o nmero de dias de frias a que um empregado tem direito. O prprio
sistema tambm pode preparar contingentes de ausncia. Esse o caso,
por exemplo, da acumulao automtica de frias, dos modelos de horrio
flexvel e do tempo livre para horas extras. Os contingentes de
presena permitem controlar o montante de horas extras que os
empregados podem trabalhar e tambm quando eles tm permisso para
fazer hora extra. As ligaes temporais so usadas no Gerenciamento de
Tempos para impedir a sobreposio indesejada ou a coliso de presenas
e/ou ausncias. possvel definir por quanto tempo um empregado tem
direito a determinado tipo de presena ou ausncia quando ele tiver
de ser remunerado pela presena/ausncia, taxa e durao da remunerao.
possvel definir cdigos que so processados individualmente quando os
dados de tempos so avaliados no Clculo das folhas de pagamento.
Esses cdigos permitem definir como os empregados devem ser
remunerados, por exemplo, por trabalhar em dias livres ou
feriados.
Gerenciamento de Remunerao A remunerao um fator importante para
atrair e manter empregados e para assegurar que a firma tenha
margem de competio em um mundo cada vez mais competitivo. O
componente Gerenciamento de remuneraes permite que se diferenciem
as estratgias de remunerao daquelas dos competidores, ao mesmo
tempo em que possibilita flexibilidade, controle e eficcia de
custos. Fornece um conjunto de ferramentas para o planejamento
estratgico de remuneraes que reflete a cultura e as estratgias de
pagamento da organizao, dando poder aos superiores tcnicos dentro
de uma estrutura de controle de oramento flexvel. O Gerenciamento
de remuneraes permite o controle total das despesas e oferece
remunerao competitiva, seja para pagamento fixo, pagamento varivel,
opes em aes, aumentos de mrito ou promoo em outras palavras,
remunerao total. Em resumo, possvel utilizar esse componente para:
Criar oramentos centralizados e descentralizados; Planejar e
administrar reajustes de remunerao em nvel de gerncia; Planejar e
administrar reajustes de remunerao dentro do oramento; Realizar
avaliao monetria de cargo; Definir escalas de remunerao e
estruturas salariais para identificar o valor interno de cargos e
posies na empresa; Administrar participaes na empresa. O
Gerenciamento de remuneraes engloba os componentes a seguir:
Avaliao Monetria de Cargo - possvel usar esse componente para
gravar e manipular resultados de sistemas externos de avaliao de
cargos e dados de pesquisas externas de marketing. Em seguida, os
dados podem ser utilizados como ponto de partida para montagem de
estruturas de salrios a serem associadas aos cargos e posies na
firma. Esse componente permite identificar o valor interno de
cargos e posies na firma. Elaborao do Oramento - possvel usar esse
componente para alocar montantes monetrios ou no-monetrios, como,
por exemplo, uma quantidade de aes a um determinado departamento,
subsidiria ou rea de recursos humanos da firma. Tambm possvel
utiliz-lo como mecanismo de controle para assegurar que, ao
administrar reajustes de remunerao, permanea-se dentro do montante
de oramento alocado. Administrao de Remuneraes - possvel utilizar
esse componente para planejar e administrar ajustes de remunerao,
como aumentos salariais, bnus e participaes na empresa, extensivo a
todos ou de acordo com o motivo de ajuste e critrios de
elegibilidade. Esse componente tambm permite distribuir reajustes
ao empregado possibilitando que ele sobre grave manualmente o
ajuste proposto. As informaes adicionais do empregado fornecidas
apiam e facilitam o processo de tomada de deciso. Os mecanismos de
controle contidos no componente advertem imediatamente se o
planejamento estiver inconsistente ou se tiver excedido o oramento
alocado. Mudanas de Acordo Coletivo - O componente de Mudanas de
acordo coletivo fornece um conjunto de ferramentas para o
tratamento de reatribuies do nvel salarial e aumentos salariais que
refletem os termos e as condies definidas pelo acordo coletivo
predominante na firma. Em resumo, possvel utilizar esse componente
para: Re-atribuies automticas do nvel salarial com base em idade,
tempo de servio ou perodo de tempo em determinada faixa e nvel
salarial de um empregado; Re-atribuies automticas do nvel salarial
com base nas horas trabalhadas; Aumentos salariais automticos.
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Gerenciamento de Remunerao A remunerao um fator importante para
atrair e manter empregados e para assegurar que a firma tenha
margem de competio em um mundo cada vez mais competitivo. O
componente Gerenciamento de remuneraes permite que se diferenciem
as estratgias de remunerao daquelas dos competidores, ao mesmo
tempo em que possibilita flexibilidade, controle e eficcia de
custos. Fornece um conjunto de ferramentas para o planejamento
estratgico de remuneraes que reflete a cultura e as estratgias de
pagamento da organizao, dando poder aos superiores tcnicos dentro
de uma estrutura de controle de oramento flexvel. O Gerenciamento
de remuneraes permite o controle total das despesas e oferece
remunerao competitiva, seja para pagamento fixo, pagamento varivel,
opes em aes, aumentos de mrito ou promoo em outras palavras,
remunerao total. Em resumo, possvel utilizar esse componente para:
Criar oramentos centralizados e descentralizados; Planejar e
administrar reajustes de remunerao em nvel de gerncia; Planejar e
administrar reajustes de remunerao dentro do oramento; Realizar
avaliao monetria de cargo; Definir escalas de remunerao e
estruturas salariais para identificar o valor interno de cargos e
posies na empresa; Administrar participaes na empresa. O
Gerenciamento de remuneraes engloba os componentes a seguir:
Avaliao Monetria de Cargo - possvel usar esse componente para
gravar e manipular resultados de sistemas externos de avaliao de
cargos e dados de pesquisas externas de marketing. Em seguida, os
dados podem ser utilizados como ponto de partida para montagem de
estruturas de salrios a serem associadas aos cargos e posies na
firma. Esse componente permite identificar o valor interno de
cargos e posies na firma. Elaborao do Oramento - possvel usar esse
componente para alocar montantes monetrios ou no-monetrios, como,
por exemplo, uma quantidade de aes a um determinado departamento,
subsidiria ou rea de recursos humanos da firma. Tambm possvel
utiliz-lo como mecanismo de controle para assegurar que, ao
administrar reajustes de remunerao, permanea-se dentro do montante
de oramento alocado. Administrao de Remuneraes - possvel utilizar
esse componente para planejar e administrar ajustes de remunerao,
como aumentos salariais, bnus e participaes na empresa, extensivo a
todos ou de acordo com o motivo de ajuste e critrios de
elegibilidade. Esse componente tambm permite distribuir reajustes
ao empregado possibilitando que ele sobre grave manualmente o
ajuste proposto. As informaes adicionais do empregado fornecidas
apiam e facilitam o processo de tomada de deciso. Os mecanismos de
controle contidos no componente advertem imediatamente se o
planejamento estiver inconsistente ou se tiver excedido o oramento
alocado. Mudanas de Acordo Coletivo - O componente de Mudanas de
acordo coletivo fornece um conjunto de ferramentas para o
tratamento de reatribuies do nvel salarial e aumentos salariais que
refletem os termos e as condies definidas pelo acordo coletivo
predominante na firma. Em resumo, possvel utilizar esse componente
para: Re-atribuies automticas do nvel salarial com base em idade,
tempo de servio ou perodo de tempo em determinada faixa e nvel
salarial de um empregado; Re-atribuies automticas do nvel salarial
com base nas horas trabalhadas; Aumentos salariais automticos.
Planejamento de Custos Componentes de Custos Objetos de Custos
Componentes Salariais Infotipo de Planejamento de Custos (1015)
Custos Reais Planejamento de Custos Fluxo do processo Previso de
Custos Futuros Remunerao Projetada
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Folha de Pagamento rea de Processamento da Folha de Pagamento
Clculo Retroativo Rubricas salariais Pagamentos
Implantao de SAP HR Planejamento e Organizao do Projeto
Metodologia Fluxos de Trabalho (Frentes) Estgios 52 Objetivos e
Produtos das Frentes por Estgios
Anlise e Redesenho de Processos Questionrio para Levantamento
dos Processos
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Implementando a Viso por ProcessosOrganizao Funcional Organizao
por Processos Operar e gerir a organizao via processos de negcios
significa romper com os costumes e os hbitos gerenciais das
organizaesDE SORDI, 2005MUDANA
Gerentes Funcionais Controle total do trabalho e dos funcionrios
Responsveis pelos funcionrios Executam tarefas ao longo do
processo
Gestores de Processos Controle da gesto e operao do processo
Projetam, analisam e acompanham o desempenho No gerem os recursos
funcionais
Zonas de ConflitoDisputa pelo mesmo recursoORGANIZAO
Mudana nos papis e responsabilidades
FUNO A
FUNO B
FUNO C
PROCESSOS
Processo 1
O
O
O
O
O
O
Processo 2
O
O
O
O
O
O
VISO CLARA DO TRABALHO
MERCADO
ATIVIDADES OU OPERAES
MUDANA NA CULTURA DA ORGANIZAO
23
Trs fases durante a transio organizacional Fim, Zona neutra e
Incio da nova realidadeCurva de Aceitao MudanaFIM ZONA NEUTRA
Comprometimento AceitaoAceitao
Status Quo
Raiva
Entendimento
Teste
Comprometimento
ConhecimentoBarganha
Desconhecimento
Negao
Depresso
INCIO
TempoFonte: SELDIN, 2003Adaptao Paim (2006), baseado em Bridges,
2003
FIM
24
