Sesi%C3%B3n 2 Access 2010 valido

Todo profesor representa autoridad,

disciplina, orden, dedicación y

verdadero interés por las personas,

y partiendo de esta base, el ser

coherente supone trasladar a la vida

personal las mismas actitudes que

se exigen en el salón de clase.

Tablas

Objetivo

Crear una tabla de datos

Asignar propiedades a los campos de datos

Contenido

Definición de una tabla

Los campos de datos

Propiedades de los campos

Tablas Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado

Página: 32

1. Definición de una tabla Una tabla es una colección estructurada de datos que tienen

relación entre sí, y está dividida en registros.

Ejemplo. Una planilla, registros de facturación, compras, ventas,

control de almacén, etc.

Veamos nuestra base de datos BDAudio, la cual permite almacenar

registros de títulos de CD.

La base de datos Audio se compone de 4 tablas:

Artista. Almacena los datos del cantante o grupo musical

Musica. Guarda los registros de los títulos de CD

MMiiccrroossoofftt AAcccceessss 22001100

Página: 33

Disquera. Registra la disquera que elabora el CD

Genero. Describe el género de la música

Estructura de una tabla

La estructura de una tabla se compone por filas y columnas, donde

cada columna representa un campo y cada fila un registro.

Campo 1 Campo 2

Registro 1

Registro 2


Página: 34

Características de los elementos de una tabla

Una tabla contiene los siguientes elementos: nombre campo, tipo

de datos, propiedades de los campos

2. Los campos de datos Los campos de datos representan una columna de datos en un

registro

Convenciones de nombres para los campos

Los nombres pueden tener una longitud máxima de 64 caracteres y

pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios

en blanco y caracteres especiales, con la excepción del punto (.),

un signo de admiración (!), un acento grave (`) y corchetes ([ ]).

No puede haber nombres duplicados

Tipos de datos de los campos

La siguiente tabla resume todos los tipos de datos para campos

disponibles en Microsoft Access, sus usos y el espacio de

almacenamiento que requieren.

Nombre de campo

Propiedades del campo

Tipo de datos


Página: 35

a. Texto

Texto o combinaciones de texto y números

Soporta hasta 255 caracteres. El tamaño predeterminado de un

campo de Texto es de 50 caracteres.

b. Memo

Texto y números largos, tales como notas o descripciones. Soporta

hasta 64 000 caracteres.

c. Número

Datos numéricos para cálculos matemáticos.

Soporta 1, 2, 4, u 8 bytes (16 bytes sólo para el “Identificador de

Réplicas”).

Tamaño del campo numérico

Byte Almacena números desde 0 hasta 255 (fracciones

no). Ocupa 1 byte.

Entero Almacena números desde -32.768 hasta 32.767

(fracciones no). Ocupa 2 bytes.

Entero largo Almacena números desde -2.147.483.648 hasta

2.147.483.647 (fracciones no). Ocupa 4 bytes.

Simple Almacena números con seis dígitos de precisión,

desde -3,402823E38 hasta 3,402823E38. Ocupa 4

bytes.

Doble (Predeterminada) Almacena números con diez

dígitos de precisión, desde -1,79769313486232E308

hasta 1,79769313486232E308. Ocupa 8 bytes.

d. Fecha/Hora

Guardar las fechas y horas en un campo de Fecha/Hora. Ocupa por

defecto 8 bytes

e. Moneda

Utilice el tipo de datos Moneda para evitar que los cálculos se

redondeen. Tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la

coma y 4 dígitos a la derecha. Ocupan 8 bytes.


Página: 36

f. Autonumérico

Números únicos y secuenciales (en incrementos de 1) o aleatorios

insertados automáticamente cuando se agrega un registro. Ocupa 4

bytes (16 bytes sólo para el “Identificador de Réplicas”).

g. Sí/No

Campos que sólo contendrán un valor de dos posibles, tales como:

Sí/No, Verdadero/Falso o Encendido/Apagado. Ocupan 1 byte

h. Objeto de OLE

Objetos (tales como documentos de Microsoft Word o Microsoft

Excel, hojas de cálculo, imágenes, sonidos u otros datos binarios)

creados en otros programas utilizando el protocolo OLE y que

pueden ser vinculados a o incrustados en una tabla de Microsoft

Access.

i. Hipervínculo

Campo que almacena hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una

ruta de acceso UNC o una dirección URL. Hasta 64.000 caracteres.

j. Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una

lista de valores mediante un cuadro combinado.

Crearemos el siguiente modelo de datos

¿Cómo crear base de datos relacional?


Página: 37

Creando la base de datos

1. Hacer clic en el botón Office ,

2. Elegir

3. Escribir un nombre para la base de datos

4. Hacer clic en el botón

5. Se presenta el cuadro de diálogo para crear las tablas de la

base de datos

Creando la tabla Artista

1. Hacer clic en el botón ,

2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo


Página: 38

3. Escribir como nombre de tabla: Artista

4. Hacer clic en el botón se presenta el cuadro de

diálogo para definir los campos de datos

5. Cuando termine de definir sus campos hacer clic en el

botón ,

6. Del cuadro de diálogo presentado hacer clic en el botón

7. Ingrese los registros mostrados en la gráfica


Página: 39

Creando la tabla Disquera

1. Hacer clic en la ficha ,



Página: 40

3. Definir los campos de datos


botón ,



Página: 41

6. Escriba como nombre de tabla la palabra disquera y hacer

clic en el botón


Creando la tabla Genero




Página: 42



botón ,



clic en el botón



Página: 43

Creando la tabla Musica





Página: 44


botón ,



clic en el botón



Página: 45

1. Copiaremos la tabla Artista

2. Hacer clic derecho sobre la tabla Artista

3. Hacer clic sobre la opción Copiar

4. Si desea copiar el objeto a otra base de datos, abra la base

¿Cómo copiar una tabla de la base de datos?


Página: 46

de datos de destino

5. Hacer clic derecho en un área libre y elegir la opción Pegar

6. Escriba un nombre para la nueva tabla

7. Elegir una opción de pegado

8. Finalmente hacer clic sobre el botón

Operaciones con los campos

A continuación se describe el procedimiento para realizar

operaciones con los campos de una tabla.

1. Adicionaremos un campo a la tabla Artista

2. Hacer doble clic sobre la tabla Artista

¿Cómo agregar un campo a la tabla?


Página: 47

3. Hacer clic sobre el botón diseño

4. Agregue el campo país, tipo de datos texto, longitud 50

5. Hacer clic en el botón Guardar


Página: 48

1. Utilizaremos la tabla Artista

2. Hacer doble clic sobre la tabla Artista

3. Hacer clic sobre el botón diseño

4. Realice una acción según su requerimiento

¿Cómo cambiar el nombre, tipo de datos de un campo?

Hacer clic para seleccionar la fila

Presione la tecla Supr para eliminar el campo

Hacer clic y escriba el nuevo

nombre

Hacer clic para

mostrar los

tipos de datos

Elegir su nuevo

tipo de dato


Página: 49

3. Propiedades de los campos Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden

utilizarse para personalizar la forma de guardar, manejar o mostrar

los datos de un campo.

Las propiedades disponibles para cada campo son determinadas por

los tipos de datos seleccionados para el campo.

A continuación se describe las propiedades de un campo

a. Propiedad Indexado

Establece un índice de campo único.


Página: 50

b. Propiedad número de lugares decimales a mostrar para un campo Numérico o Moneda

La propiedad lugares decimales proporciona una configuración

predeterminada Automático y la opción de especificar, entre 0 y 15,

el número de lugares decimales.

c. Propiedad Formato del campo

Permite definir cómo se muestran los datos

Puede usar los siguientes símbolos en formatos definidos por el

usuario para cualquier tipo de datos.

Símbolo Significado

(Espacio) Presenta espacios como caracteres literales.

"ABC" Presenta cualquier cosa dentro de comillas como

caracteres literales.

! Fuerza la alineación a la izquierda en lugar de la

alineación a la derecha.

* Llena el espacio disponible con el siguiente carácter.

\ Presenta el siguiente carácter como un carácter literal.

Puede usar comillas alrededor de los caracteres

literales.


Página: 51

[color] Presenta en el color indicado entre corchetes. Colores

disponibles: negro, azul, verde, cyan, rojo, magenta,

amarillo, blanco.

c1. Propiedad Formato Tipos de datos Numérico y Moneda

La tabla siguiente muestra las configuraciones de la propiedad

Formato

Configuración Descripción

Número general Presenta el número tal como se introdujo.

Moneda Utiliza el separador de miles

Fijo Presenta por lo menos un dígito

Estándar Usa el separador de millares

Porcentaje Multiplica el valor por 100; agrega un signo de

porcentaje.

Científico Usa la notación científica estándar.

c2. Los formatos definidos por el usuario

Para los campos que contienen números pueden incluir de una a

cuatro secciones utilizando un signo de punto y coma como

separador de lista. Las secciones para los formatos de números

definidos por el usuario tienen los siguientes significados.

Sección Significado

Primera Números positivos

Segunda Números negativos

Tercera Valores de cero


Página: 52

Cuarta Valores Nulo o Vacíos

Por ejemplo, el formato Moneda estándar es así:

$#,##0.00;($#,##0.00)[Rojo]

Este formato de número contiene dos secciones separadas por un

signo de punto y coma y utiliza formatos distintos para los números

positivos (determinado por la primera sección) que para los

números negativos (determinado por la segunda sección).

c3. Códigos para formatos numéricos definidos por el usuario


, (coma) Separador decimal. Los separadores decimales se

establecen en la sección Internacional del Panel de

control de Microsoft Windows.

. (punto) Separador de miles.

0 Posición reservada para una cifra. Muestra un dígito

o 0.

# Posición reservada para una cifra. Muestra un dígito

o nada.

$ Muestra el carácter literal $.

% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se

agrega el signo de porcentaje.

E- o e- Notación científica con un signo menos (-) junto a

los exponentes

negativos. Debe usarse con otros símbolos como,

por ejemplo, 0,00E- 00.

E+ o e+ Notación científica con un signo menos (-) junto a

los exponentes negativos y un signo más (+) junto

a los exponentes positivos. Debe usarse con otros

símbolos como, por ejemplo, 0,00E+00.

c4. Propiedad Formato (Format)Tipos de datos Fecha/Hora

La tabla siguiente muestra las configuraciones de la propiedad

Formato para los tipos de datos Fecha/Hora.


Página: 53


Fecha general Se muestra la fecha/hora según lo ingresado.

Ejemplos: 3/4/93 05:34 PM, 3/4/93 y 05:34

PM.

Fecha larga Muestra en formato fecha larga Ejemplo:

Sábado 4 de Abril de 1993.

Fecha mediana Ejemplo: 03-Abr-93.

Fecha corta Muestra en formato fecha corta Ejemplo:

3/4/93.

Hora larga Formato hora larga. Ejemplo: 5:34:23 PM.

Hora mediana Ejemplo: 05:34 PM.

Hora corta Ejemplo: 17:34.

Ejemplos de formatos de Fecha/Hora

Configuración Mostrar

ddd", "mmm d", "aaaa Lun, Jun 2, 1996

mmmm dd", "aaaa Junio 02, 1996

"Esta es la semana número "ss Esta es la semana número 22

"Hoy es " dddd Hoy es Martes

c5. Propiedad formato (Format) Tipos de datos Sí/No

La tabla siguiente muestra la configuración de la propiedad Formato

para los datos de tipo Sí/No.


Página: 54


Sí/No (Configuración predeterminada) Sí = -

1, No = 0

Verdadero/Falso Verdadero = -1, Falso = 0

Activado/Desactivado Activado = -1, Desactivado = 0

El siguiente ejemplo muestra las palabras ''siempre'' en texto azul

para Sí, Verdadero o Activado y la palabra ''nunca'' en rojo para

No, Falso o Desactivado.

;"siempre"[Azul];"nunca"[Rojo]

d. Propiedad máscara de entrada

Una máscara de entrada consta de caracteres literales de

presentación y caracteres de máscara que especifican dónde deben

introducirse los datos, qué tipo de datos están permitidos y cuántos

caracteres se permiten.


Página: 55

La máscara puede contener hasta tres partes, separadas por signos

punto y coma (por ejemplo, (###) 000-0000!;0;" "):

La primera parte.

Especifica la máscara de entrada propiamente dicha (por ejemplo,

(###) 000-0000!).

La segunda parte

Especifica almacenar los caracteres de la máscara de entrada en la

tabla al introducir los datos.

La tercera parte

Especifica el carácter que debe mostrar donde haya espacios.

Tabla de valores:

Carácter Descripción

0 Dígito (0-9, entrada requerida, signos más [+] y

menos [-] no permitidos).

# Dígito o espacio (entrada no requerida, las

posiciones en blanco se convierten en espacios, y se

permiten los signos más y menos).

9 Dígito o espacio (entrada no requerida, signos más

y menos no permitidos).

L Letra (A-Z, entrada requerida).

? Letra (A-Z, entrada opcional).

A Letra o dígito (entrada requerida).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o espacio (entrada requerida).

C Cualquier carácter o espacio (entrada opcional).

. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de

miles, fecha y hora. (El carácter que se utilice

depende de lo establecido en la sección

Internacional del Panel de control de Microsoft

Windows).


Página: 56

< Pasa todos los caracteres que vengan a continuación

a minúsculas.

> Pasa todos los caracteres que vengan a continuación

a mayúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se rellene de

derecha a izquierda, en lugar de de izquierda a

derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la

máscara de entrada son opcionales. Puede incluir el

signo de admiración en cualquier lugar de la

máscara de entrada.

\ Hace que el carácter que viene a continuación se

presente como carácter literal ASCII (por ejemplo,

\A se muestra como A).

e. Propiedad Título

Puede definirse un nombre distinto para servir de encabezado de la

columna para el campo cuando la tabla o consulta se encuentra en

el modo de ver Hoja de datos.

f. Propiedad valor predeterminado

Especifica el valor predeterminado para un campo

g. Propiedad regla de validación

Establece la expresión que se evalúa cuando se agregan o cambian

los datos de un campo, o cuando se guarda un registro.


Página: 57

h. Propiedad requerido

Especifica si un valor es o no obligatorio en un campo.

Documents

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