CAPACIDADES EN ESTA SESIN

El participante al final de esta sesin:

Utiliza los distintos tipos de referencias en una hoja de clculo.

Trabaja eficientemente con frmulas.

Asigna nombres a los rangos de celdas.

Aplica formato condicional para resaltar la informacin deseada.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN

Frmulas en Excel.

Referencias de celdas.

Copiando frmulas.

mbito de referencias.

Nombres de celdas.

Formato Condicional.

Tipos de formatos condicionales.

Autoevaluacin

http://www.ucv.edu.pe/cis/

cisvirtual@ucv.edu.pe

SESIN

2 Referencias de Celdas y Frmulas bsicas.

P g i n a | 2

Estimado alumno: En esta sesin aprenderemos a construir y aplicar adecuadamente una frmula, identificar y utilizar

las referencias de celdas que puede usar una frmula en la hoja de clculo, asignar nombres a rangos

de celdas para ser utilizados en los mismos procesos de clculo, as como tambin a proteger las

celdas de la hoja de clculo. Es muy importante tu predisposicin al aprendizaje, ya que tocaremos

un tema medular del Excel.

Importante:

Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta Lectura.

Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus

virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

FRMULAS EN EXCEL

Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de las respectivas celdas dentro de

la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula

divide al resultado de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.

Ejemplo:

= 20+(10^2)/2

Elementos de una frmula:

Puedes crear su frmula (frmula bsica) o seleccionar de las ya creadas en el programa (funciones).

En cualquier caso estn conformadas por los siguientes elementos:

Operadores ms utilizados en una frmula:

Existen muchos operadores, pero entre los principales tenemos:

Operador aritmtico Significado Ejemplo

+ (signo ms) Suma A3 + B3

(signo menos) Resta , Negacin A3 - B3

! Hasta la Sesin 01, tenamos los datos ingresados y los formatos de celdas aplicados Recuerdas!, ahora debemos utilizar frmulas para obtener los resultados deseados. Pero las frmulas requieren de celdas referenciales para su creacin, es por ello que iniciaremos nuestro sesin conociendo sobre los tipos y mbitos referenciales que pueden asumir las celdas que conformen una formula.

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P g i n a | 3

* (asterisco) Multiplicacin A3 * B3

/ (barra oblicua) Divisin A3 / B3

^ (acento circunflejo) Exponenciacin A3 ^ B3

Operador de comparacin Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

P g i n a | 4

o Escriba la frmula a usar: =C5*D5 y pulse Enter.

o El resultado ser: 625

b) Referencias Absolutas:

El trmino Absoluto puede significar Fijo, por ello diremos que son aquellas

celdas que no cambian su referencia (posicin) al ser copiada la frmula que las

contiene.

Para explicar este tipo de referencia, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ahora crearemos la frmula para el Importe IGV.

o Hagamos clic en la celda donde se calcular el resultado: F5

o Escriba la frmula a usar: =E5*C11.

o A continuacin sobre la celda C11 pulsamos la tecla de funcin F4.

o Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 112.50

Como cada producto tiene sus propias Unidades Vendidas y Precio Unitario, entonces las celdas que conforman la frmula obtenida =C5*D5, son CELDAS RELATIVAS. El clculo para el resto de productos se generar al copiarse la dicha frmula (proceso que veremos posteriormente).

La celda C11, ser utilizada no solo por el primer producto, sino tambin por el resto de productos; por ello la digitamos como: $C$11 ya que es una referencia absoluta.

P g i n a | 5

COPIADO DE FRMULAS

Ahora que ya estn creadas las frmulas de Monto Vendido y de Importe IGV, para el primer

producto, debemos obtener lo mismo para los productos restantes, para ello copiaremos la frmula

en cada caso.

Para esto seguiremos trabajando con el ejercicio anterior:

o Seleccione la celda que contiene la frmula a copiar, para nuestro ejemplo: E5

o Apunte en el controlador de relleno y arrastre hacia donde desea se copie la frmula,

segn nuestro ejemplo ser verticalmente (hasta la celda E9).

o Siguiendo el mismo proceso en la celda F6, los resultados sern los siguientes:

Importante:

MUY BIEN!: Lo has logrado, pero debemos practicar ms, recuerda la prctica nos hace

diestros. Usa los archivos que se encuentran en la carpeta Recursos del campus virtual.

AMBITO DE LAS REFERENCIAS

Ahora que ya conoces como crear las frmulas y sus tipos de referencias que usan, debemos conocer

tambin donde pueden estar ubicadas las celdas referenciales: misma hoja, diferentes hojas y

diferentes libros.

4

Controlador de relleno

!

3

P g i n a | 6

As tenemos:

a) Referencias de celdas en la misma hoja de clculo.

Cuando las celdas se encuentran en la misma hoja de clculo.

Para comprender el mbito de esta referencia, usaremos el cuadro del ejercicio anterior.

Ahora crearemos la frmula para el Importe Vendido.

o Hagamos clic en la celda donde se calculara el resultado: G5

o Escriba la frmula a usar: =E5+F5 y pulse Enter.

o A continuacin copiamos la formula como en los casos anteriores.

Ahora crearemos la frmula para el Total Enero.

o Hagamos clic en la celda donde se calculara el resultado: G10

o Dentro de la ficha de Inicio, en el grupo Modificar debemos seleccionar el botn

Autosuma y a continuacin la funcin Suma.

o Ahora seleccione el rango de celdas a sumar: G5:G9 y pulsa la tecla Enter.

o Observa como nos queda finalmente el cuadro.

Importante:

FCIL Y SENCILLO!: Mira, nuestro cuadro Ventas de Enero est terminado y ya conocemos

bastante de frmulas, pero an nos falta ms.

Observe que las celdas E5 y F5 estn en la misma hoja de clculo donde se inserta la

frmula. A ello se le conoce como referencias de celdas en la misma hoja.

!

P g i n a | 7

b) Referencias de celdas desde otra hoja de clculo:

Cuando las celdas se encuentran en otras hojas de clculo, pero de un mismo libro.

La explicacin de esta referencia, lo haremos con el mismo ejercicio que hemos trabajado el

ejercicio anterior, adicionando un cuadro similar pero con los datos de las Ventas de Febrero

en la hoja Febrero.

As mismo en la hoja RESUMEN se nos pide mostrar el total de las ventas de Enero y Febrero.

A continuacin se menciona los cuadros a utilizar en este tipo de referencia.

Como los Totales de Enero y Febrero los encontramos en otras hojas el procedimiento para

realizarlo es el siguiente:

Obteniendo el Total Enero en la Hoja Resumen:

o Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se desea

obtener el resultado para este caso: E4

P g i n a | 8

o Escriba el signo =

o Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda referencial a

usar (G10).

o Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.

o Para el caso del Total Febrero seguimos los pasos anteriores. Observa como se

muestra los resultados.

Obteniendo el Total General en S/. en la Hoja Resumen:

o Hacer clic en la celda E8 de la hoja Resumen y luego ingresamos la frmula para

sumar el total de enero con el total de febrero la cual se muestra a continuacin:

=E4 + E6 luego pulsamos Enter.

c) Referencias de celdas externas o desde otro libro:

Cuando las celdas de referencia se encuentran en otro libro de Excel.

Siguiendo con el ejercicio que estamos trabajando, explicaremos el mbito de esta

referencia:

Obteniendo el Total General ($). Para obtener este resultado se requiere del tipo de cambio

del dlar ($) que est en una tabla de otro libro llamado Tabla-Cambios.

Referencia obtenida para el

Total de Enero.

P g i n a | 9

Los datos que usaremos en este ejercicio son:

a) El libro llamado Ejercicio2, hoja RESUMEN (que venimos trabajando)

b) El libro llamado Cambios, hoja PERU.

Muy fcil de desarrollar, ya lo veras; empecemos:

o Activa la hoja RESUMEN y la celda donde se desea obtener el resultado: E10

o Ingresamos la frmula a aplicar: =E8/

o Ahora necesitamos localizar el tipo de cambio del dlar, para ello debemos tener abierto

el libro CAMBIOS, hacer clic en etiqueta de hoja PERU y luego en la celda donde se

encuentra el valor del dlar: C5.

o Luego pulsar Enter, para obtener el resultado.

De lo expuesto deducimos que en la hoja RESUMEN, se ha referenciado a la celda C5 de la hoja PERU y del libro Cambios.xlsx.

P g i n a | 10

=E8/[Cambios.xlsx]Per!$C$5

Importante:

FELICITACIONES!: Estas mejorando, poco a poco vamos conociendo algo ms. Ya

conocemos sobre Frmulas y Referencias de celdas.

NOMBRES DE CELDAS

Otro de los temas bastante usuales en el manejo de frmulas es la asignacin de un nombre a un

rango de celdas, lo cual nos facilita la referencia rpida y absoluta de celdas locales y externas en los

Libros de Excel.

a) Asignando un nombre a un rango de celdas:

Trabajando con el mismo ejercicio anterior, necesitamos calcular el Promedio Unidades

Vendidas en el mes de Enero, el rango de celdas referenciales a usar ser: C5:C8, al cual lo

nombraremos como: unid_ene, que utilizaremos en la frmula.

A continuacin mencionamos los pasos:

o Seleccionar un rango a nombrar: C5:C9

o En el cuadro de nombres, escribir un nombre vlido (sin espacios): unid_ene y

pulsemos enter.

o Ahora vers cmo se usa este nombre de celdas, en la obtencin del Promedio Unidades

Vendidas:

5

Se refiere al libro

de Referencia.

Se refiere a la

hoja de clculo.

Se refiere a la

celda Referencial.

!

P g i n a | 11

o Hacer clic en la celda G12

o Digita la frmula: =PROMEDIO(), luego seleccionas las celdas o ingresas el nombre del

rango unid_ene y pulsemos enter para obtener el resultado.

Importante:

RECUERDA: unid_ene es el nombre asignado al rango de celdas de las Unidades

Vendidas de Enero. No olvides que el nombre asignado debe ser nico en el libro.

o El resultado es el siguiente:

b) Administrar nombres de celdas:

En muchos de los clculos, se tiene ya asignado un nombre al rango de celdas a usar (como

en nuestro caso), pero se requiere modificar o eliminar dicho rango. A continuacin

explicaremos con el siguiente ejercicio:

o Seleccionemos la ficha Frmulas, del grupo Nombres definidos elija el botn

administrador de nombres.

o En la ventana que se muestra a continuacin podemos observar los siguientes botones:

Botn Nuevo (para crear un nuevo nombre de celdas).

!

Es muy sencillo y prctico, usar frmulas con nombres de celdas, emplalo frecuentemente, te facilitar los procesos de clculo.

P g i n a | 12

Botn Editar (para modificar el nombre de celda seleccionado).

Botn Eliminar (para borrar el nombre de celdas seleccionado).

En nuestro caso, debemos eliminar el nombre de celdas: unid_ene. Observe lo que pasar:

o Hagamos clic en el nombre de celdas a borrar: unid_ene.

o Ahora haremos clic en el botn Eliminar y confirme la eliminacin.

o Finalmente clic en cerrar.

o Observe, el resultado que utilizaba el nombre de celdas: und_ene en su frmula,

muestra ERROR; ya que al no existir dicho nombre, la frmula no calcula nada.

Importante:

VISTE!: Es fcil, espero vuelvas a practicarlo hasta dominarlo. Puedes usar CRTL +Z

hasta mostrar nuevamente el resultado. !

P g i n a | 13

FORMATO CONDICIONAL

Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamao de fuente, as como los

bordes de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas condiciones.

El formato condicional es la manera de decirle a Excel que aplique formato a todas las celdas que

respondan a uno o ms criterios.

Dnde estn los formatos condicionales?

A continuacin se detalla los pasos:

Selecciona la ficha Inicio.

Grupo Estilos.

Finalmente en el botn Formato Condicional.

Los tipos de formato condicional que encontramos en

Excel son:

Resaltar reglas de celdas

Reglas superiores e inferiores

Barras de datos

Escalas de Color

Conjunto iconos

Repasemos a continuacin mediante ejemplos los diversos tipos de formatos condicionales.

a) Resaltar reglas de celdas.

Te sirve para dar formato a un rango de celdas especficas basado en un operador de

comparacin.

Ejercicio: En esta aplicacin tienes una planilla bsica de sueldos, donde debes aplicar un

formato condicional con relleno rojo claro a la columna Sueldo Bsico pero solo a los sueldos

que sean mayores a 800.

6

P g i n a | 14

Procedimiento:

Selecciona el rango donde aplicars el formato condicional para nuestro caso B3:B12.

En la cinta de opciones selecciona la ficha Inicio, el grupo Estilos y en el botn Formato

condicional, elige el tipo: Resaltar Reglas de Celdas.

Luego elige el operador de comparacin: Es Mayor que como se muestra a continuacin:

Establece los argumentos del formato:

o Valor del criterio: 800

o Formato de celda a aplicar: Relleno rojo claro

Los resultados se muestran a continuacin:

Importante:

Observa, como se ha coloreado todos los sueldos superiores a 800. Si tu cambias estos

valores por otros, se vuelve a evaluar el criterio y dependiendo del valor se colorea o

no la celda. MUY FCIL. Sigamos !

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b) Reglas superiores e inferiores.

Busca los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn criterio o valor de corte que

especifique.

Ejercicio: Continuando con el mismo ejercicio se desea aplicar un formato condicional de color

de relleno verde a los 3 sueldos netos ms altos.

Procedimiento:

Selecciona el rango F3:F12

En la Cinta de opciones, selecciona el botn Formato condicional.

Selecciona el tipo: Reglas superiores e inferiores y luego 10 superiores

Establece los argumentos del formato a aplicar:

Los resultados en la columna Sueldo Neto sern los siguientes:

En Formato Personalizado selecciona la Ficha relleno, luego indica color de fondo Verde.

P g i n a | - 16 -

Importante:

Ves, como se han coloreado 4 sueldos netos ms altos. Si tu cambias estos valores por

otros, se vuelve a evaluar el criterio y dependiendo del valor se colorea o no la celda.

MUY SENCILLO. Continuemos

c) Barras de datos.

Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos especialmente con

grandes cantidades de datos. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda.

Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor

ms bajo.

Ejercicio: Continuando con el ejercicio anterior ahora se desea aplicar un formato condicional

Barra de Datos a la columna Aporte Oblig.

Procedimiento:

Selecciona el rango de datos donde aplicars el formato condicional: C3:C12

Selecciona Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones

Selecciona el tipo: Barras de datos y elige el relleno a aplicar. Los resultados sern:

Importante:

Mira se han coloreado todos los aportes obligatorios, pero unos ms que otros,

dependiente del valor que contiene la celda. Continuemos

!

!

P g i n a | - 17 -

d) Escalas de color.

Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin

de datos.

Ejercicio: Ahora debes aplicar un formato condicional Escala de color a la columna Prima de

Seguro, utilizando el mismo ejercicio que vienes trabajando.

Procedimiento:

Selecciona el rango donde aplicars el formato condicional:D3:D12

Selecciona Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones

Selecciona el tipo: Escalas de color y elige el relleno a aplicar. Nos quedar as:

Importante:

Ya lo tienes, haz coloreado todos los valores de primas de seguro, pero con una

variedad de colores, dependiente del valor que contiene la celda.

CONTINUA, ya falta poco.

!

P g i n a | - 18 -

e) Conjunto de iconos.

Clasifica los datos de tres a cinco categoras que representa un rango de valores: valores ms

altos, valores medios y valores ms bajos.

Ejercicio: Aplicars un formato condicional Conjunto de conos de Flechas a la columna Total

Dsctos, pero a los resultados obtenidos debers personalizarlos con tus propios valores.

Selecciona el rango E3:E12

Selecciona Formato condicional y elija Conjunto de iconos de la Cinta de opciones.

Excel de manera determinada establece intervalos para valores altos, medios y bajos,

pero puede personalizar los valores:

Por ejemplo definir los siguientes nuevos intervalos:

o Valores altos : mayor o igual a 90

o Valores medios : entre 70 y 90

o Valores bajos : menores que 70

Selecciona el rango: E3:E12

En la opcin Formato condicional, selecciona Administrar reglas.

P g i n a | - 19 -

Al hacer un clic en el botn Aceptar, el resultado es:

Importante:

MUY BIEN! puedes comparar los valores predeterminados obtenidos anteriormente, y

los actuales; han cambiado al establecer nuevos valores en los intervalos. Ahora

veremos los formatos condicionales por FRMULAS, muy usuales tambin.

!

P g i n a | - 20 -

FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO UNA FRMULA

Estos formatos aplican sus cambios al evaluar el contenido de la celda, pero a travs de una frmula

o funcin.

Ejercicio 01: Se pide colorear de relleno amarillo, el nombre del empleado que tiene el sueldo ms

alto. Utiliza la funcin MAX para determinar el sueldo ms alto y poder aplicar formato al nombre.

Procedimiento:

Primero aplicaremos el formato condicional para resaltar el nombre del alumno con el promedio ms

alto. A continuacin se mencionan los pasos:

Seleccionar el rango A3:A12.

Elige la ficha Inicio/grupo Estilos/botn Formato

Condicional, luego ingresar a Nueva Regla.

Enseguida se mostrara la siguiente ventana:

o Selecciona el tipo de regla: Utilice una

frmula que determine las celdas aplicar

formato.

o Ingresar la frmula:

=Max($F$3:$F$12)=F3

o Y aplicar Formato, color de

relleno Amarillo.

o Hacer clic en el botn Aceptar.

o Observe los resultados:

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Importante:

FELICITACIONES! Hemos terminado la sesin de hoy, esperando que lo aprendido lo

vuelvas a practicar para poder dominarlo. La siguiente sesin desarrollaremos una

PRCTICA DIRIGIDA, donde resumiremos todo lo aprendido a la fecha. Hasta la

siguiente sesin..

AUTOEVALUACIN:

Ahora demuestra lo aprendido:

1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X: V F

a. La funcin MAX, puede usarse en un formato condicional ( ) ( )

b. Los formatos condicionales se usan sin criterios ( ) ( )

c. Pude editar un formato condicional ( ) ( )

2. Son criterios del formato condicional: RESALTAR REGLAS DE CELDAS

a. 10 mejores

b. Es mayor

c. Es menor que

d. NA.

3. Es tipo de regla de los formatos condicionales:

a. Aplicar formato a las celdas que contengan

b. Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato

c. Estilo de formato con relleno

d. NA.

!