SharePoint Gobernabilidad

Ariel García Sobrino

Senior Consultant - Microsoft

Community Manager – Comunidad

SharePoint de Argentina

Ariel García Sobrino

“Un veterano de la tecnología”

Trabajando con SharePoint desde la primera versión (2001)

Ha interactuado con la tecnología desde diferentes roles: soporte técnico, desarrollo, líder técnico. Analista funcional, líder de proyecto, coordinar de equipos de desarrollo, entrenador, consultor… y usuario final.

Trabajó tres años como Premier Field Engineer en Microsoft. Durante ese tiempo, entrenó administradores de SharePoint y usuarios finales en diversos países de Latinoamérica.

En 2009 fundó la Comunidad SharePoint de Argentina. Organiza reuniones periódicas con los miembros y comparte su conocimiento y experiencia con la Comunidad.

Actualmente se desempeña como Consultor Senior, Líder de Proyecto y Entrenador en Microsoft.

Presentación

Agenda

¿Qué es Gobernabilidad?

Beneficios

Plan de Gobernabilidad

Equipos

Roles y Responsabilidades

Gobernabilidad y Tipos de Sitios

Políticas

El día después

Entrenamiento

Resumen

No es una solución de hardware, de software o de recursos humanos.

Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de una organización cooperan para lograr objetivos empresariales.

Cada organización tiene necesidades y objetivos únicos que influirán en su enfoque de gobierno.

¿Qué es Gobernabilidad?

Definición

Asegura que el sistema sea administrado y usado de acuerdo a sus propósitos originales, y previene que la administración se torne compleja.

Simplifica la implementación de productos como SharePoint Server 2010.

Protege a la empresa ante amenazas de seguridad o responsabilidades por incumplimiento.

Garantiza el mejor rendimiento de la inversión en tecnología.

Aplicando prácticas recomendadas en la administración de contenido o arquitectura de la información.

Beneficios

¿Por qué invertir tiempo en Gobernabilidad?

Guía que define los roles, responsabilidades y políticas necesarias para soportar ambientes de Microsoft SharePoint Server 2010.

Crucial para todo proyecto SharePoint.

Identifica qué necesita ser gobernado.

Se establece el dominio de las personas del negocio y técnicas definiendo quién es responsable por cada área del sistema.

Incluye las funcionalidades de SharePoint utilizadas para el cumplimiento de las políticas.

Plan de Gobernabilidad

Definiciones

Optimización del uso de la plataforma

Mejora del acceso a la información

Administración

Mantenimiento

Escalabilidad

Rápida respuesta a requerimientos del negocio

Gobernabilidad en SharePoint

¿Para qué?

Equipos

Equipo de

Estrategia

(Comité)

Equipo Táctico

Gobernabilidad

Operaciones

Arquitectura

Infraestructura

Desarrollo

Funcional

Soporte

Usuarios

Proveer una visión estratégica y de dirección para las iniciativas a implementar sobre la plataforma.

También conocido como Comité de Gobernabilidad.

Tiene la responsabilidad de identificar qué objetivos de negocio pueden ser cumplidos con SharePoint.

Reuniones periódicas Políticas y su actualización.

Evolución del uso de la plataforma y nuevos requerimientos

Plan de acción

Comunicación de políticas y cambios

Equipo de estrategia

Roles y responsabilidades

Balance entre referentes del negocio y líderes de tecnología

Roles involucrados Coordinador que posea experiencia en Project Management.

Sponsor ejecutivo.

Si es un comité central, los propietarios de negocio de SharePoint de todos los departamentos deberían estar representados en este equipo.

Ejemplo: Área Usuarios

Tecnología

Arquitectura

Seguridad IT

Equipo de estrategia

¿Cómo constituir este equipo?

Brindar soporte a las directivas del equipo de estrategia.

Controlar la aplicación de las políticas definidas.

Definir y priorizar las soluciones tecnológicas basadas en los objetivos del negocio y las directivas del Comité.

Los miembros de este equipo están principalmente focalizados en operaciones, administración y mantenimiento de la plataforma, configuración, soporte, diseño funcional, y desarrollo de funcionalidades.

Equipo Táctico

Roles y responsabilidades

El equipo táctico consiste en 3 sub-equipos

Operaciones

Desarrollo

Soporte

Equipo Táctico

¿Cómo se constituye este equipo?

Provee soporte operacional y mantenimiento sobre la infraestructura del sistema.

¿Quiénes lo integran? Infraestructura, Redes, Administradores de AD, Servidores, Seguridad, Bases de datos, Administrador SharePoint.

Responsabilidades Asegurar el cumplimiento del Plan de Gobernabilidad

Plan de Disaster recovery

Almacenamiento y políticas de cuotas

Planes de Monitoreo

Planes de Mantenimiento

Acuerdos a nivel de servicio

Políticas de seguridad

Procesos de implementación, políticas y planificación

Equipo Táctico - Operaciones

Función, Integrantes y Responsabilidades

Personalizar, configurar, y usar SharePoint respondiendo a las oportunidades del negocio identificadas por el Comité.

¿Quiénes lo integran? Desarrolladores, Diseñadores, QA.

Responsabilidades Requerimientos de cambio, nuevas funcionalidades

Desarrollo de soluciones personalizadas

Guías de branding

Política de uso de SharePoint Designer

Políticas de Workflows

Estándares de programación (incluyendo OOTB vs. custom)

Políticas de ambientes de desarrollo

Requerimientos de testing

Procesos de implementación, políticas y planificación

Equipo Táctico - Desarrollo

Función, Integrantes y Responsabilidades

Provee soporte de las aplicaciones SharePoint a los usuarios finales.

¿Quiénes lo integran? Propietarios de Sitios, Funcionales, Mesa de Ayuda, Soporte.

Responsabilidades Clasificación de sitios

Proceso de provisión de sitios

Acuerdos de soporte

Entrenamiento y planes de comunicación

Políticas de sitios personales (fotos)

Administración de taxonomías

Políticas sociales

Estándares de contenido

Administración de la Búsqueda

Equipo Táctico - Soporte

Función, Integrantes y Responsabilidades

Propietarios del sitio Conocer y hacer aplicar las políticas de gobernabilidad en sus sitios

Direccionar los nuevos requerimientos

Administración de usuarios y permisos

Administración del contenido del sitio

Referente del sitio para los usuarios

Usuarios del sitio Conocer y aplicar las políticas de gobernabilidad en los sitios en los que son miembros

Utilizar los sitios para los objetivos para los cuales fueron definidos

Roles de Usuarios

Responsabilidades

Portal /

Intranet

Sitios Departamentales

Sitios de Colaboracion

Sitios de Proyectos

Sitios Personales

Gobernabilidad y Tipos de Sitios

Diferentes políticas

Políticas de

Gobernabilidad Impacto

+

- -

+

Políticas

Información

Construcción

Soporte

Despliegue

Operaciones

Políticas de Información

¿Qué definen?

Estructura de sitios

Asegurar el uso consistente de los sitios en el tiempo.

Web Applications, Application Pools, Site Collections / Sub-sites.

Administración de Permisos

Utilización de los grupos y niveles de permisos

Administradores de Sitios, Grupos, Niveles de permisos, herencia de permisos.

Auditoría

Define que acciones se auditarán

Abrir, Editar, Mover, Copiar, Borrar, etc. Reportes.

Plantillas para Cuotas

Define las plantillas de acuerdo al Tipo de Sitio.

Sitios Personales, Proyectos, Colaborativos, etc.

Creación de Sitios (auto creación)

Describe el proceso de creación de Sitios y Sub-Sitios.

Solicitar al administrador, auto-creación.

Políticas de Información

¿Qué definen?

Administración del ciclo de vida de los sitios

Describe el ciclo de vida de los sitios activos y los sitios en desuso

Reportes de actividad/uso de los sitios.

Servicio de Metadatos

Clasificación de contenidos, mantenimiento de taxonomías, navegación, filtros.

Cantidad de servicios de metadatos y taxonomías, clasificación por criterios de negocio y niveles de confidencialidad, administración de términos, idioma.

Administración de Registros

Qué es un registro, administración y tiempo retención.

Centro de Registros, Registros In-place, Organizador de contenido

Políticas de Información

¿Qué definen?

Política de Personalización

Soluciones OOB vs Personalización

Catálogo de soluciones personalizadas (páginas, plantillas, web parts)

Branding

Definición de patrones de diseño e implementación

Branding de sitios de acuerdo al uso. Edición de Páginas Maestras, CSS y Page layouts. Features. Uso de Temas.

Plantillas de Sitios

Define las reglas para el uso de Plantillas (OOB vs Personalizadas)

Elección de plantillas, características a activar en los sitios, Despliegue de personalizaciones.

Soluciones Sandboxed

Uso y ambiente en el cual se implementarán.

Disponibilidad en ambientes de Desarrollo. Administración.

Construcción, Soporte y Despliegue

Flujos de Trabajo

Escenarios de uso, reglas, herramientas de desarrollo.

OOB, SharePoint Designer, Visual Studio, otras herramientas.

Ambiente de Desarrollo

Características del ambiente de Desarrollo (soft, hard)

Desarrollo local, Desarrollo en servidor compartido, VMs.

Proceso de Desarrollo

Ciclo de vida del desarrollo

Desarrollo, despliegue de la solución, seguimiento y corrección de errores, pasaje entre ambientes.

Versionado y control de código fuente

Definición de estrategia y herramientas

Repositorio centralizado de código fuente y sus artefactos.

Features

Define como se implementarán las funcionalidades

Implementar como Features. Empaquetar como Soluciones. Utilizar feature stapling. Nivel de activación.

¿Qué definen?

Construcción, Soporte y Despliegue

Uso de SharePoint Designer

Ambientes y roles que lo utilizarán

Sólo disponible en Desarrollo. Migración de Soluciones a Visual Studio. Nivel de Permisos de Diseñador.

Responsables de Ambientes y pasajes entre Ambientes

Quién es el encargado de cada ambiente

Responsable del ambiente. Nivel de actualización. Implementación de soluciones mediante scripts. Prueba en Desarrollo y Testing.

Pruebas de soluciones personalizadas

Cómo se probarán

Pruebas con diferentes perfiles de usuarios. Ejecución con mínimos privilegios.

Registro (Log)

Filtro de eventos, retención de logs

Sólo eventos de prioridad alta. Almacenar los últimos 10 días.

Los componentes personalizados deben registrar sus eventos.

¿Qué definen?

Administración de Logs Responsables. Disponibilidad, crecimiento, retención.

Logs de respaldos, IIS, transacciones SQL, SMTP, etc.

Monitoreo Responsables. Objetos a monitorear. Estrategia.

Listas y archivos de gran tamaño. Sitios huérfanos.

Límites de tamaño de Sitios y Bases de contenido

Responsables. Estrategia.

Monitorear y direccionar la creación de colecciones de sitios en las distintas bases de contenido.

Backup y Restore Responsables. Estrategia. Componentes. Herramientas.

Respaldos completos de la granja semanales e incrementales diarios. Powershell.

Políticas de Operaciones

¿Qué definen?

Se revisan y actualizan las políticas proactivamente basados en datos de uso y necesidades de negocio.

Los usuarios de negocio tienen asegurada la protección de los datos, y el modelo de seguridad es conocido y se cumple.

Los acuerdos de Nivel de Servicios se encuentran definidos, el rendimiento de la plataforma es aceptable y cualquier código personalizado está probado.

Los sitios se crean utilizando plantillas de sitios.

El crecimiento de la granja de servidores (almacenamiento y servidores) es predecible.

El día después

¿Podemos realizar las siguientes afirmaciones?

Entrenamiento

Necesidad

La Gobernabilidad no funciona sin la adopción del usuario y su conformidad.

Entrenar a los usuarios en la utilización de SharePoint de acuerdo a las políticas de Gobernabilidad.

Es crítico explicar a los usuarios por qué esos estándares y prácticas son importantes.

1. Entender la necesidad de la Gobernabilidad

2. Armar los Equipos y definir responsabilidades

3. Entender cómo Es/Debería ser utilizado SharePoint

4. Definir las Políticas

5. Construir una guía práctica de implementación

6. Implementar y controlar el cumplimiento de las políticas

7. Iterar entre los pasos 2 y 6.

Resumen

Pasos para lograr una Gobernabilidad efectiva

Preguntas

Contacto

@arielgsobrino

Comunidad SharePoint de Argentina

Muchas gracias!!!