Lucrare de Sinteza cu Privire la Stagiul de Practica Efectuat la
SC Alfa SRL
Colegiul Economic Ion Ghica,BacuProiect la
PracticModulul:Utilizarea softurilor specifice n inerea
contabilitii
Elev:Dudu Adrian-MarianClasa:a XII-a G
Profesor
Coordonator:
Tecuceanu tefan-Ioan
An colar
2014-2015
CUPRINS
Cap. 1.Prezentarea societii comerciale
1.1.Forma
societii.....................................................................3
1.2. Obiectul de
activitate...........................................................3
1.3. Sistemul de documente privind constituirea i funcionarea
unitii
economice..................................................3
1.4. Funcionarea societii
comerciale.......................................3
1.5. Organizarea i tinerea
contabilitii...................................4
Cap.2.Prezentarea teoretic a problematicii evidenei
contabile
2.1. Prezentarea principalelor registre de
contabilitate...............5
2.2. Prezentarea documentelor justificative i formularelor
financiar contabile, forme de nregistrare contabil, metode de
conducere a contabilitii analitice a
bunurilor...........................5
2.3. Organizarea contabilitii
imobilizrilor..............................6
2.4. Organizarea contabilitii materialelor
...............................8
2.5. Organizarea contabilitii mijloacelor
bneti.....................10
2.6. Contabilitatea drepturilor
salariale.......................................11
2.7. Gestionarea, folosirea i evidenta formularelor cu regim
special.............................................................................................12
2.8. Organizarea contabilitii
generale.........................................13
2.9. Organizarea inventarierii
patrimoniului..................................14
2.10. Prezentarea bilanului
contabil..............................................16
Cap. 3.nregistrarea unei monografi contabile in programul
SAGA
3.1. Prezentarea programului
SAGA.............................................18
3.2. Configurarea unei societi
comerciale...................................18
3.3. Introducerea unor operaii economice legate modificrilor
capitalului
propriu..........................................................................19
3.4. Introducerea unor operaii economice legate de
imobilizri20
3.5. Introducerea unor operaii economice ce afecteaz
stocuri22
3.6. Introducerea unor operaii economice ce afecteaz mijloacele
bneti...........................................................................
25
3.7. Evidenierea salariailor i realizarea nregistrrilor
contabile aferente drepturilor
salariale...........................................25
3.8. Evidenierea nregistrrilor aferente nchiderii de
lun...........24
3.9. Vizualizarea
nregistrrilor.....................................................28
3.10. Listarea principalelor
documente..........................................29
Bibliografie....................................................................................31
Capitolul 1
Prezentarea societii comerciale1.1. Forma societii SC Tricotaj
SRL, cu un capital de 60.000 RON fost nfiinat n 4 Februarie 2014 i
este nmatriculat la Registrul Comerului cu nr. J11/342/04.02.2014.
1.2. Obiectul de activitateSC Tricotaj SRL se dorete a fi o firm
care s promoveze bunul gust i noile tendine n domeniul confeciilor
de brbai pe piaa din Bacu i chiar din jude, tiindu-se faptul c
numrul societilor cu acelai profil este unul redus.Sediul firmei va
fi ultra central, fiind situat n aproprierea km 0 al Bacului,
municipiu reedin a judeului Bacu. Mai precis sediul firmei va fi
situat la urmtoarea adres: Str.22 Decembrie,nr.131,BacuObiectul de
activitate al SC Tricotaj SRL este producerea, pe comand, a
diferitelor sortimente de confecii de brbai, dintre care amintim:
costume, pantaloni, bluze, cmi etc., acestea fiind destinate n mic
parte comercializrii n magazinul de prezentare, cea mai mare parte
a produciei fiind destinat comercializrii pe baz de comand, firma
avnd doar calitatea de executant al acesteia, materia prim fiind ,
n acest caz, a clientilor.1.3. Sistemul de documente privind
constituirea i funcionarea unitii economicePentru constituirea
societii au fost necesare urmtoarele documente:
cerere de nmatriculare-declaraie de nregistrare; copie
autorizaie emisa de Primria municipiului Bacu; copie act doveditor
de sediu, respectiv contract de vnzare-cumprare;
declaraie pe propria rspundere pentru nregistrare, dat de
fondatori, prin care atest calitatea de a fi demni de profesia de
comerciani (original); actul constitutiv al societii contract de
societate si statut, redactat la notariat; copii de pe actele de
identitate ale asociailor, actele privind activitatea comerciala
anterioara, dar n cazul nostru s-a depus actul de studiu pentru
ambii asociai; declaraie pe propria rspundere cu privire la averea
deinuta si la modul de evaluare a acesteia (original)
dovada depunerii capitalului social - chitana CEC
specimenul de semntura, depus la Oficiul Registrului Comerului i
certificat prin semnarea unui document tip n prezenta judectorului
delegat
Dosarul pentru nmatriculare a fost depus la Camera de Comer i
Industrie a Romniei.
A dobndit calitatea de comerciant odat cu nmatricularea la
Registrul Comerului i publicarea documentelor constitutive n
Monitorul Oficial.
1.4. Funcionarea societii comercialeFirma este proprietate a
trei asociai, Florescu Ionel, Ionescu Andrei i Gheorghiu Mihai,
proporia prilor sociale pe care le dein fiind urmtoarea:
Florescu Ionel - 27,28% din capitalul social;
Ionescu Andrei- 27,28% din capitalul social;
Gheorghiu Mihai - 45,44% din capitalul social.
n primi trei ani de funcionare, firma a desfurat activiti de
comer en-gros cu produse de mbrcminte, precum i activitatea de
producie a acestora. Rezultatele financiare prezentndu-se: cifr de
afaceri medie de 200.000 RON/ lunar;
rat medie a profitului brut de 30%;
firma a contractat un credit pe termen scurt, care a fost
integral rambursat, iar n prezent nu are nici un credit n
derulare;
n prezent firma are un numr de 45 de angajai.1.5. Organizarea i
inerea contabilitiiPentru tinerea contabilitii folosete un program
computerizat autorizat (SAGA). Evidena contabil se desfoar conform
standardelor ISA i IAS, se elaboreaz lunar statele de plat, se ine
evidena personalului, a materialelor, a facturilor pe clieni
(stocuri, facturi emise, facturi achitate), evidena contabil a
produselor, etc, Pentru o mai bun exemplificare a structurii
organizatorice a societii, raporturile ierarhice i funcionale ntre
posturi i compartimente, anexez organigrama societii. Diagrama
organizaional a societii este schema care reglementeaz cooperarea i
controlul in cadrul firmei, sarcini, responsabiliti, autoritate
etc.
Contabilitatea societii este inut de Mihai Alexandrescu,
contabil angajat cu contract de munc, n programul de contabilitate
SAGA. n acest program nregistrndu-se toate documentele primare i
actele justificative, la data la care au fost emise: Intrri:
facturi de cumprare de marfa si servicii, cheltuieli diverse;
Ieiri: facturi de vnzare, emise de firma ctre clieni persoane
juridice si persoane fizice;
Registrul de cas chitanele de ncasare de la clieni persoane
juridice, ncasrile aferente bonurilor de casa de marcat, bonuri
fiscale de cheltuieli diverse;
Jurnalul de banc ordine de plata, bilete la ordin, CEC, (ncasri
i pli prin banc); Bon de consum;
Producie.Capitolul 2
Prezentarea teoretic a problematicii evidenei contabile2.1.
Prezentarea principalelor registre de contabilitatePrincipalele
registre de contabilitate, obligatorii pentru orice societate
comerciala sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Cartea mare
sah
Registrul Jurnal document contabil obligatoriu in care se
inregistreaza in mod cronologic, toate operatiile
economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in
acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi
recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal
auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul- jurnal.
Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa
si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii
facturilo etc. Orice inregistare in Registrul-jurnal trebuie sa
cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data
documentului justificativ, explicatii privind operatiunile
respective si conturile sintetice debitoare si creditoare, in care
s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.
Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in
Registru-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste
jurnale,
Registrul-inventar document contabil obligatoriu in care se
inregistreaza toate elementele de activ si pasiv, grupate in
functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin
o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia
fuziunii,divizarii sau incatarii activitatii, precum si alte
situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic. Se scriu,
intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura
lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul
fiecarui post al bilantului. Se completeaza pe baza inventarierii
faptice a fiecarui cont de activ si pasiv. Elementele de activ si
de pasiv inscrise, au la baza listele de inventariere sau alte
documente care justifica continutul lor. Daca inventarierea are loc
pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza
soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga
rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data
inventarierii pana la data incheierii exercitiului financiar.
Cartea mare sah registru contabil obligatoriu in care se
inregistreaza lunar si sistematic, prin gruparea conturilor,
miscarea si esistenta tuturor elemetelor de activ si pasiv, la un
moment dat. Este un document contabil de sinteza si sistematizeaza
si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare
corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul
contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare
poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de
unitate Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Poate fi inlocuit cu fisa de cont pentru operatiuni diverse.
Editarea Cartii mari se efectueaza numai la cererea organelor de
control sau in functie de necesitatile proprii.
Termenul de pastrare a registrelor este de 10 ani, arhivandu-se
in unitate.
2.2. Prezentarea documentelor justificative i formularelor
financiar contabile, forme
de nregistrare contabil, metode de conducere a contabilitii
analitice a bunurilor
Documentele justificative sunt dovezi scrise ale faptelor
economice si financiare si constituie, de regula sursele de
informatii pentru toate formele evidentei, reprezentand tabloul de
bord al managementului financiar contabil. Inscrisurile dobandesc
calitatea de documente justificative in momentul efectuarii unei
operatii patrimoniale, daca furnizeaza toate informatiile prevazute
in normele legale in vigoare, daca provin din relatiile de
cumparare a unor bunuri de la persoane si pot fi inregistrate cand
se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective, iar
daca se refera la cheltuieli de prestari servicii, acestea trebuie
sa aiba la baza contracte sau conventii intocmite in acest
scop.
Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative
se pastreaza in arhiva, timp de 10 ani, cu exceptia statelor de
salarii care se pastreaza timp de 50 de ani, in forma lor
originala, grupate in functie de natura operatiilor si in ordine
cronologica. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure
pastrarea si consultarea acestora in ternenele prevazute de lege si
respectand urmatoarele reguli:documentele se grupeaza in dosare,
numerotate, snuruite si parafate, aceasta grupare facandu-se
cronologic si sistematic in cadrul fiecarui exercitiu financiar la
care se refera, documentele se pastreaza in spatii ferite
degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de
prevenire a incendiilor.,evidenta lor la arhiva se tine cu
ajutorul. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor
documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora
in termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de
registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care
servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in
contabilitate a operatiunilor economice si financiare.principalele
forme de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economice si
financiare sunt: pe jurnale, maestru-sah si forma combinata maestru
sah cu jurnale.
Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia
din urmatoarele metode : operativ contabila, cantitativ valorica,
global valorica. Metoda operativ contabila se poate aplica pentru
contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor
consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar,
semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale,
marfurilor si ambalajelor. Metoda cantitativ valorica se poate
folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor,
produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si
ambalajelor. Metoda global valorica se poate utiliza pentru
contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile
de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor,
materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura
obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie in folosinta,
etc
2.3. Organizarea contabilitii imobilizrilorImobilizarile
corporale si necorporale, respectiv mijloacele fixe intrate in
societate se inregistreaza in contabilitate pe baza facturii de
cumparare. Pentru evidenta mijloacelor fixe se folosesc urmatoarele
documente:
1. Registrul numerelor de inventar document de atribuire a
numerelor de inventar mijloacelor fixe intrate in unitate, in
vederea identificarii lor. Se intocmeste pe grupe de mijloace fixe,
prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in
unitate . In cadrul unitatii prezentate aceasta evidenta se tine
computerizat prin modulul de mijloace fixe, rezultand Lista
amortizarilor lunare pe grupe si numar de inventar.
2. Fisa mijlocului fix document de evidenta analitica a
mijloacelor fixe, se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul
financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe
mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceeasi
cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna. Nu
circula, fiind document de inregistrare contabila, se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil.
3. Bon de miscare a mijloacelor fixe document justificativ de
predare-primire a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta
ale unitatii (sectie, serviciu, brigada, atelier etc., insoteste
mijlocul fix in timpul transportului de la subunitatea predatoare
la cea primitoare, este tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe
si in contabilitate, de aceea se intocmeste in doua exemplare, un
exemplar circula de la o sectie la alta, unul la compartimentul
financiar- contabil pentru inregistrare, unde se si arhiveaza.
Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este
urmatorul:
denumirea formularului;
numarul documentului; data eliberarii; predator, primitor;
numarul curent;denumirea mijlocului fix si caracteristici
tehnice; numarul de inventar; bucati; valoarea de inventar;
subunitatea predatoare; numele si prenumele; semnatura;
subunitatea primitoare; numele si prenumele si semnatura;
aprobat: data si semnatura.
Societatea nu foloseste acest document.
4. Proces-verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe, a
unor bunuri materiale serveste ca document de constatare a
indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor
fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de
inventar in folosinta si de declasare a altor bunuri materiale
decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale, document de
consemnare a scoaterii efective din functiune, document de predare
la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si
materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a
mijloacelor fixe, document justificativ de inregistrare in evidenta
magaziilor si in contabilitate. Se intocmeste in doua
exemplare.
Documentul circula:
la persoana fizica autorizata sa aprobe scoaterea din functiune;
(ambele exemplare)
la sectie pentru inregistrarea in evidenta (ambele
exemplare);
la magazie pentru descarcarea gestiunii (ambele exemplare);
la magazia primitoare pentru primirea in gestiune a ansamblelor,
subanasamblelor mijloacelor fixe dezasamblate (ambele
exemplare);
la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrare
(exemplarul 1), unde se si arhiveaza;
la compartimentul care a facut propunerile, pentru inregistrare
(exemplarul 2);
Exemplarul 2 se arhiveaza la departamentul care tine evidenta
mijloacelor fixe.
Continutul minimal obligatoriu:
denumirea unitatii;
denumirea, numarul si data intocmirii formularului;
aprobat;data;
predatorul;
constatarile si concluziile comisiei;
mijloacele fixe scoase din functiune sau bunurile materiale
declasate;
numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul
unitar; valoarea; amortizarea pana la scoaterea din functiune;
ansamble, subansamble, piese, componente si materiale
rezultate;
numarul si data documentului;
predatorul;
primitorul;
numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul
unitar; valoarea;
numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei si a
gestionarului pentru primire.
Alte documente folosite in organizarea contabilitatii
imobilizarilor:
Proces-Verbal de receptie
Proces-Verbal de receptie provizorie
Proces-Verbal de punere in functiune
2.4. Organizarea contabilitii materialelor
Se face cu ajutorul documentelor:
Nota de receptie si constatare de diferente serveste ca document
pentru receptia bunurilor aprovizionate, este document justificativ
pentru incarcarea in gestiune, act de proba in litigiile cu
carausii, furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;
document justificativ de inregistrare in contabilitate. Serveste ca
document distinct de receptie in cazul:
bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire
a marfii, care face parte din gestiuni diferite;
bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in
pastrare;
bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de
livrare;
bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la
pret de vanzare cu amanuntul sau en gros.
Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in
unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In
situatia in care la receptie se constata diferente, se intocmeste
in trei exemplare de catre comisia de receptie legal
constituita.
Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand
se constata diferente de receptie.
Circula:
- la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a materialelor
receptionate (toate exemplarele)
la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor
privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele),
si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si
analitica;
la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de
transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor
stabilite.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabile.
Bon de primire in consignatie serveste ca dovada de
primire/predare a obiectului spre vanzare in consignatie; act de
plata catre deponent; document de inregistrare in contabilitate. Se
intocmeste la unitatile de consignatie in doua exemplare. La
primirea obiectului se face descierea caracteristicilor obiectului
si se stabileste pretul de vanzare in functie de pretul de evaluare
sau de achizitie. Exemplarul al doilea constituie fisa de evidenta
pentru inregistrarea in contabilitatea unitatii de consignatie.
Circula la deponent (exemplarul 1), la casierie pentru plata
sumei (exemplarul 1), la compartimentul financiar-contabil
(exemplarul 2). Se arhiveaza la compartimentul financiar-conatbil
(exemplarele 1 si2).Bon de consum serveste ca document de eliberare
din magazie pentru consumul materialelor, document justificativ de
scadere din gestiune, de inregistrare in evidenta magaziei si in
contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii,
respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de
compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de
productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale
unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate. In
conditiile folosirii tehnicii de calcul se poate intocmi intr-un
exemplar.
Circula:
- la persoanele autorizate se semneze pentru acordarea vizei de
necesitate (ambele exemplare)
- la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale,
in cazul materialelor inlocuitoare;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor
prevazute, semnanadu-se de predare de catre gestionar si de primire
de catre delegatul care primeste materialele (ambele exemplare)
- la compartimentul financiar- contabil, pentru efectuarea
inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (ambele
exemplare)
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.Fisa limita de
consum document de stabilire a cantitatii limita dintr-un material
sau pentru mai multe materiale necesare executarii unui produs
(comanda sau a unei lucrari,Lista zilnica de alimente serveste la
stabilirea meniurilor zilniceDispozitie de livrare serveste ca
document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau
altor valori materiale destinate vanzarii, document justificativ de
scadere din gestiunea magaziei predatoare, document de baza pentru
intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa
caz.
Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul
desfacere.
Circula:
- la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor
valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei,
semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile
livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor
livrate acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii
sau facturii, dupa caz (exemplarul 2)
Se arhiveaza la magazie (exemplarul 1), la compartimentul
desfacere (exemplarul 2)
Fisa de magazie serveste ca document de evidenta la locul de
depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una
sau doua unitati de masura, dupa caz. Este folosit ca document de
contabilitate analitica, sursa de informatii pentru controlul
operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale. Se
intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material
si se completeaza de compartimentul financiar-contabil la
deschiderea fisei, si de gestionar, cu intarile si iesirile, stocul
de marfa. Se intocmeste obligatoriu zilnic. Se pastreaza la locul
de depozitare a valorilor materiale. Se verifica inopinat , cel
putin o data pe luna, de persoane desemnate de la compartimentul
financiar-contabil. Nu circula fiind document de inregistrare. Se
arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.Fisa de evidenta a
materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta
Serveste ca document de evidenta a materialelor de natura
obiectelor de inventar, a echipamentelor si materialelor de
protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor din
uz.
Se intocmeste intr-un exemplar, pe masura darii in folosinta a
bunurilor pe fiecare persoana, de gestionarul care elibereaza
obiectele respective sau de persoana desemnata sa tina evidenta
acestora.
Formularul se completeaza in mod diferit, in functie de
organizarea depozitarii acestora si anume:
- la eliberarea obiectelor noi direct personalului muncitor, pe
baza bonului de consum si pe baza bonului de restituire
- la eliberarea din magazia de exploatare. Atat eliberarea cat
si restituirea obiectelor date in folosinta peronalului se fac pe
baza de semnatura direct din fisa. Nu circula, se arhiveaza la
compartimentul financiar- contabil.
Registrul stocurilor este un document ce serveste pentru
evaluarea stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei
inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.
Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul
fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si
produse, grupate pe magazii, conturi, grupe, subgrupe sau in ordine
alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si
evaluarea lor la preturi de inregistrare. Nu circula, se arhiveaza
la compartimentul financiar-contabil.
2.5. Organizarea contabilitii mijloacelor bneti
Pentru organizarea contabilitatii mijloacelor banesti se
folosesc documentele:
Chitanta pentru operatiuni in valuta - document ce se intocmeste
la unitatile care efectueaza operatiuni in valuta si serveste ca
document justificativ pentru incasarile si platile in valuta
efectuate in numerar si se inregistreaza in registrul de casa in
valuta si in contabilitate. Exemplarul 1 , cu stampila unitatii
merge la platitor, iar exemplarul 2 este folosit ca document de
verificare a operatiunile inregistrate in registrul de casa.se
arhiveaza la compartimentul financiar contabil, dupa utilizarea
completa a carnetului.
Proces verbal de plati - document justificativ pentru sumele
predate de casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea
efectuarii platilor, un document justificativ al sumelor primite de
mandatarul platitor, un document de inregistrare in contabilitate a
salariilor si altor drepturi neachitate.Se intocmeste intr-un
singur exemplar astfel:fata formularului se completeaza se casieria
unitatii, care semneaza de predare a sumelor si a actelor de plata,
si de casierul platitor pentru primirea acestora; verso
formularului se completeaza la restituirea sumelor neachitate,
impreuna cu actele de plati Se arhiveaza la compartimentul
financiar contabil.
Dispozitie de plata/incasare catre casierie ( sau colectiva)-
serveste pentru achitarea in numerar a unor sume( avansuri aprobate
pentru cheltuieli de deplasare) si a incasari in numerar a unor
sume (sume care nu reprezinta venituri din activitatea de
exploatare, a diferentei de incasat de catre titularul de avans ).
Acest document se intocmeste intr-un singur exemplar de
compartimentul financiar contabil in cazul utilizarii ca dispozitie
de plata cand nu exista alte documente prin care se dispune plata,
ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuieli de
deplasare, iar ca dispozitie de incasare cand nu exista alte
documente prin care se dispune incasarea. Se arhiveaza la
departamentul financiar contabil, anexa la registrul de casa.
Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare. Este un
document justificativ al sumelor achitate cu cecuri de decontare si
un document de predare la contabilitate a documentelor in baza
carora s-au emis cecuri.Se intocmeste de catre gesationarul
carnetului de cecuri pe masura utilizarii filelor din
carnet.Borderoul se intocmeste separate pe feluri de cecuri.
Registrul de casa document de inregistrare operativa a
incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria
unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la
sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de
inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa. Se
intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza
actelor justificative. Soldul de casa al zilei precedente se
reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in
curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din
contabilitate care primeste exemplarul 2 si toate actele
justificative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2
la departamentul financiar contabil.
Registrul de casa in valuta serveste ca document de inregistrare
a incasarilor si platilor in valuta, efectuate prin casieria
unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la
sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de
inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa in valuta.In
antetul coloanelor se inscrie fiecare fel de valuta care se
incaeaza sau se plateste.In coloanele formularului se inregistreaza
sumele in valuta, iar in ultima coloana echivalentul acestora in
lei, la cursul de schimb din data operatiunilor. Se intocmeste
zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza actelor
justificative. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe
primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza
de catre casier si de catre persoana din contabilitate care
primeste exemplarul 2 si toate actele justificative.Se arhiveaza
exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul financiar
contabil.
Extras de cont. Serveste la comunicarea si solicitarea de la
debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii
economico-financiare, precum si ca instrument de conciliere
prearbitrala.Se intocmeste in trei exemplare, de catre
compartimentul financiar-contabil al unitatii beneficiare, pe baza
datelor din contabilitatea analitica.Merge la conducatorul
compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii
emitente, pentru semnare (toate exemplarele) si la unitatea
debitoare (exemplare 1 si 2), care restituie unitatii emitente
exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul unitatii si
conducatorul compartimentului financiar-contabil, pentru
confirmarea debitului in vederea decontarii prin posta sau prin
banca, atunci cind se depune ordinul de plata. Eventualele obiectii
asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-o
nota explicativa semnata de catre conducatorul unitatii si
conducatorul compartimentului financiar-contabil, care se anexeaza
la exemplarul 2 al extrasului de cont.Se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil al unitatii emitente (exemplarul
3, precum si exemplarul 2) si la compartimentul financiar-contabil
al unitatii debitoare (exemplarul 1).
2.6. Contabilitatea drepturilor salarialeSocietatile comerciale
care au personal angajat trebuie sa incheie contracte individuale
de munca, in temeiul cauia persoana fizica , denumita salariat, se
obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea societatii, in
schimbul unei remuneratii denumite salariu. Societatea are
obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a
salariatilor. Totodata pentru evidenta salariatilor si remuneratia
lunara acordata acestora de intocmesc unele din urmataorele
formulare:
Stat de salarii. Este un document pentru calculul drepturilor
banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al
altor sume datorate; document justificativ de inregistrare in
contabilitate.Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe sectii,
ateliere, etc, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a
timpului efectiv lucrat, a documentelor de centralizare a
salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord, a
evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor
de avans chenzinal, a concediilor de odihna, certificatelor
medicale. Circula la persoanele autorizate sa exercite controlul
financiar si sa aprobe plata; la casieria unitatii pentru
efectuarea platilor, la compartimentul contabilitate pentru
inregistrare, la compartimentul care a intocmit statele de salarii.
Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, separat de
celelalte acte justificative de plati si la compartimentul care a
intocmit statele de salarii.Lista de avans chenzinal. Serveste ca
document pentru calculul drepturiulor banesti cuvenite salariatilor
ca avansuri chenzinale; ca document pentru retinerea prin statele
de salarii a avnasurilor chenzinale platite, ca document
justifocativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste lunar.
Se arhiveaza la contabilitate si la compartimentul care a intocmit
lista de avans.Ordin de deplasare. Serveste ca dispozitie catre
persoana delegata sa efectueze deplasarea; ca document pentru
decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate si
ca document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de
restituit de titularul de avans; este un document justificativ de
inregistrare in contabilitate. Se intocmeste intr-un exemplar,
pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua
deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in
vederea procurarii de valori materiale in numerar. Se arhiveaza la
departamentul financiar contabilOrdin de deplasare in strainatate.
Serveste ca dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze
transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii, ca document
de stabilire a avansului in valuta , document pentru justificarea
valutei ridicate de la casierie, document justificativ de
inregistrare in registrul de casa in valuta si in contabilitate.Se
intocmeste la societatile care efectueaza transporturi in
strainatate, in doua exemplare, pentru fiecare deplasare. Se
arhiveaza la departamentul financiar-contabil.Decont de cheltuieli
pentru deplasari externe document pentru decontarea de catre
titularul de avans a cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii
in strainatate. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de
avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a
deplasarii.Decont de cheltuieli valutare(transporturi
internationale) Document pentru decontarea de catre titularul de
avans a cheltuielilor efectuate in valuta si in lei, cu ocazia
deplasarii in strainatate. Se intocmeste la unitatile care executa
transporturi in strainatate, intr-un exemplar, de catre titularul
de avans.2.7. Gestionarea, folosirea i evidenta formularelor cu
regim special
Formularele tipizate cu regim special se asigura de catre Regia
Autonoma "Imprimeria Nationala" sau de alte unitati tipografice sub
supravegherea acesteia, selectate pe baza criteriilor stabilite
prin ordin al ministrului finantelor. Necesarul de formulare
tipizate cu regim special se stabileste anual de catre fiecare
societate, care va transmite comenzi ferme si administratiilor
financiare ale sectoarelor de pe raza caruia isi au sediu.
Formularele tipizate cu regim special se distribuie
utilizatorilor, contra cost, prin unitatile teritoriale ale
Ministerului Finantelor sau prin unitati agreate de acestea.
Evidenta operativa a formularelor tipizate cu regim special se tine
cu ajutorul Fisei de magazie a formularelor cu regim special .
Aviz de insotire a marfii este un formular cu regim special de
tiparire, inseriere si numerotare. Tiparit in blocuri cu cate 150
de file, formate din 50 de seturi a cate trei file, in culori
diferite albastru, exemplarul 1, rosu, exemplarul 2, verde,
exemplarul 3. Serveste ca document de insotire a marfii pe timpul
transportului; ca document ce sta la baza intocmirii facturii; ca
dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la
alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati; ca document de
primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din
cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.Se completeaza in
trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea
intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau
altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu
totul exceptionale. In cazul transferului de bunuri intre
gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial,
avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura".Se
emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care
semneaza pentru intocmire. Circula la furnizor: la delegatul
unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de
primire (exemplarul 1);la compartimentul desfacere, pentru
inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru
intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3); la compartimentul
financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3); Circula la
cumparator: la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor,
marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea
receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea
rezultatelor (exemplarul 1); la compartimentul aprovizionare,
pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta
acestuia (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil,
pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica,
atasat la factura (exemplarul 1). Se arhiveaza ,la furnizor, la
compartimentul desfacere (exemplarul 2); la compartimentul
financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul
3); si la cumparator, la compartimentul financiar-contabil, atasat
la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1).
Chitanta este un formular cu regim special de tiparire,
inseriere si numerotare.Tiparit in carnete cu cate 100 de file.
Serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in
numerar la casieria unitatii si ca document justificativ de
inregistrare in registrul de casa (cu respectarea Regulamentului
operatiunilor de casa) si in contabilitate. Se intocmeste in doua
exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii
si se semneaza de acesta pentru primirea sumei. Circula la
depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane
in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor
efectuate in registrul de casa. Se arhiveaza la compartimentul
financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului
(exemplarul 2).Factura fiscala este un formular cu regim special de
inseriere si de numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de file,
formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite:
albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3.
Serveste ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de
decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor
executate sau a serviciilor prestate; ca document de insotire a
marfii pe timpul transportului; ca document de incarcare in
gestiunea primitorului;ca document justificativ de inregistrare in
contabilitatea furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste
manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la
livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la
prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt
compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de
insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta
executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de
compartimentul. Circula la furnizor la compartimentul in care se
efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru
acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar
preventiv se acorda numai pe exemplarul 3; la persoanele autorizate
sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate
exemplarele); la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii
in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale
clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza
dispozitia de livrare); la compartimentul financiar-contabil,
pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3); la cumparator
la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii,
avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a
insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de
receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a
fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1); la
compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar
preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul
de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de
diferente, dupa caz); la compartimentul financiar-contabil, pentru
acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate
(exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv
nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz). Se
arhiveaza: la furnizor la compartimentul desfacere (exemplarul 2)
si la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3); iar la
cumparator la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
2.8. Organizarea contabilitii generaleContabilitatea generala se
tine cu ajutorul unor documente de inregistrare.
Nota de debitare-creditare document de inregistrare a
operatiunilor de decontare intervenite intre unitate si subunitati
care tin contabilitate proprie si intre subunitati ale aceleiasi
unitati care tin contabilitate proprie, se intocmeste in doua
exemplare, este un document care circula, se arhiveaza la
compartimentul financiar-contabil al partilor participante la
operatiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar si exemplarul
2 la emitent)
Nota de contabilitate document justificativ de inregistrare in
contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru
operatiunile care nu au la baza documente justificative (stornari
etc). Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul
financiar-contabil.
Circula:
- la peroana autorizata se verifice si sa semneze documentul
la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica
in cadrul compartimentului financiar-contabil.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Acest document se foloseste si in societatea analizata, in urma
inregistrarii notelor rezultand Jurnal privind operatiuni
diverse.
Extras de cont
Jurnal privind operatiunule de casa si banca
Jurnal privind decontarile cu furnizorii
Situatia incasarii-achitarii facturilor se genereaza automat din
program, conturile de clienti si furnizori avand create analitice
pentru fiecare client si furnizor in parte.
Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri
Jurnal privind salariile, contributia pentru asigurari sociale,
protectia sociala a somerilor si asigurarile de sanatate
Borderou de primire a obiectelor in consignatie
Borderou de iesire a obiectelor din consignatie
Jurnal privind operatiuni diverse serveste ca jurnal auxiliar
pentru inregistrarea operatiunilor, in creditul conturilor fara
dezvoltare analitica sau a caror dezvoltare se asigura pe fise
separate, dar care nu sunt cuprinse in alte jurnale, la unitatile
care aplica forma de inregistrare pe jurnale, la completarea
jurnalului Cartea mare.
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective de
productie
Fisa de cont analitic pentru cheltuieli- document de
inregistrare in contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune
ale sectiei, cheltuielilor generale de administratie, pe sectii si
feluri de cheltuieli, dupa natura lor, a cheltuielilor de desfacere
(la intern), a cheltuielilor de circulatie. Se intocmeste intr-un
exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli, se
completeaza pe baza documentelor justificative,la sfarsitul
fiecarei perioade se totalizeaza in vederea intocmirii balantei
analitice de verificare a operatiunilor inregistrate in
contabilitatea de gestiune. Nu circula, se arhiveaza la
compartimentul financiar contabil.
Fisa de cont pentru operatiuni diverse- serveste la tinerea
contabilitatii analitice a conturilor de clienti, debitori,
furnizori, creditori etc.. la tinerea contabilitatii sintetice a
operatiunilor economice si financiare.
Document cumulativ document de centralizare a datelor din mai
multe documente justificative care reflecta operatiuni economice si
financiare de acelasi fel dintr-o anumita perioada, document
justificativ centralizator de inregistrare in contabilitatea
sintetica si analitica.
Balanta de verificare, document de verificare, utilizat pentru
verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul
concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica,
precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc
situatiile financiare. Balanta de verificare a conturilor
sintetice, precum si balanta de verificare ale conturilor analitice
se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar
sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice,
la alte perioade prevazute de acele acte normative in vigoare, si
de cate ori se considera necesar. Nu circula fiind document de
sinteza, si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Exista mai multe tipuri de balanta : cu patru egalitati, cu cinci
egalitati , cu sase egalitati, balanta analitica a stocurilor.
2.9. Organizarea inventarierii patrimoniului
Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor
prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de
pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in
patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a
patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele
patrimoniale, precum si bunurile si valorile detinute cu orice
titlu, apartinind altor persoane juridice sau fizice, in vederea
intocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine
fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei financiare
si a rezultatelor obtinute.
Societatile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a
patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de
regula la sfirsitul anului, pe parcursul functionarii sale, in
cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in
urmatoarele situatii: in cazul modificarii preturilor; la cererea
organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a
altor organe prevazute de lege; ori de cite ori sint indicii ca
exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite
cert decit prin inventariere; ori de cite ori intervine o
predare-primire de gestiune; cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta
majora sau in alte cazuri prevazute de lege.
La inceputul activitatii unitatii patrimoniale, inventarierea
are ca scop principal stabilirea si evaluarea elementelor
patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social. Elementele
patrimoniale aduse ca aport la capitalul social se inscriu in
registrul-inventar, grupate pe conturi.Inventarierea anuala a
elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia incheierii
exercitiului financiar, avindu-se in vedere si specificul
activitatii unitatilor patrimoniale.In situatia inventarierii unor
gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se va cuprinde
valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de
inventariere, actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din
perioada cuprinsa intre data inventarierii si data de 31
decembrie.
Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de
inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin
decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate In decizia de numire
se mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele
responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii,
gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si terminare a
operatiunilor.La unitatile mici, inventarierea poate fi efectuata
de catre o singura persoana. Comisia de inventariere raspunde de
efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit
prevederilor legale. Din comisia de inventariere nu pot face parte
gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii
care tin evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitatilor mici
prevazute in prezentele norme.
Dupa primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de
inventariere ridica, sub semnatura directorului economic, a
contabilului-sef sau a altei persoane numite sa indeplineasca
aceasta functie, listele de inventariere, vizate si parafate de
catre acesta, dupa care comisia se prezinta la sediul gestiunii ce
urmeaza a fi inventariata in vederea efectuarii inventarierii
fizice.
Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul
gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate
si sigilate. Sigiliul se pastreaza, pe durata inventarierii, de
catre responsabilul comisiei de inventariere.
Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de
inventariere care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de
depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri Disponibilitatile
aflate in conturi la banci se inventariaza prin confruntarea
soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din
contabilitate. Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de
activ si pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea
soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti
se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele
respective, dupa primirea confirmarii. Listele de inventariere se
semneaza, pe fiecare fila, de catre membrii comisiei de
inventariere si de catre gestionar. Lista de inventariere serveste
ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori
materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din
listele de inventariere numai a pozitiilor cu diferente.
Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta
valori materiale este suficienta prezentarea lor in situatii
analitice distincte care sa fie totalizate si sa justifice soldul
conturilor sintetice respective in care acestea sint cuprinse, si
care se preiau in centralizatorul listelor de inventariere.
Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la
baza listele de inventariere centralizatoare si procesele-verbale
de inventariere care justifica continutul fiecarui post din
bilantul contabil. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin
compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de
inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de
magazie) si din contabilitate.Constatarile comisiei de inventariere
privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale
inventariate si stabilirea diferentelor, se consemneaza in listele
de inventariere. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre
comisia de inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul
de contabilitate a soldurilor scriptice, intr-un
proces-verbal.Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii
trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data
intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere;
numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere;
gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de
inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile
comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor
constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri
in legatura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fara
miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata
si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul
economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si
declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea,
depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din
gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii
inventariate.Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile
constatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea
termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia
de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la
persoanele care au raspunderea gestionarii.
Lista de inventariere serveste ca document pentru inventarierea
elementelor patrimoniale aflate in gestiunile unitatii ; este un
document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de
valori materiale (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori
(elemente de trezorerie etc; este un document justificativ de
inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in
contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate ; este un
document pentru intocmirea registrului-inventar ; este un document
pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri ; este un
document centralizator al operatiunilor de inventariere. Se
intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula
anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de
comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale,
eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale si
mijloacele fixe ale unitatii si separat pentru cele in custodie,
aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite
pentru prelucrare etc. si se semneaza de catre membrii comisiei de
inventariere si de catre gestionar.Se arhiveaza la compartimentul
financiar-contabil.
2.10. Prezentarea bilanului contabil
Persoanele juridice, indiferent de forma de organizare, tipul de
proprietate si de reglementarile contabile aplicate, inclusiv
persoanele juridice aflate in curs de lichidare, pana la terminarea
lichidarii, au obligatia sa intocmeasca si sa depuna situatii
financiare anuale la unitatile teritoriale ale Ministerului
Finantelor Publice.
Situatiile financiare anuale se vor intocmi avandu-se in vedere
urmatoarele formate:
Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile
armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene
si cu Standardele Internationale de Contabilitate, aprobate prin
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu modificarile
si completarile ulterioare, formatul din aceste reglementari,
precum si formularele cod 30 si cod 40;
Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile
simplificate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 306/2002, cu
modificarile ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum
si formularele cod 30 si cod 40.
Microintreprinderile utilizeaza aceleasi formate, cu exceptia
formularului cod 40.
Persoanele juridice vor completa formatele situatiilor
financiare, in functie de reglementarile contabile aplicabile
fiecarei categorii.
Situatiile financiare anuale sunt semnate de persoanele in
drept. Pentru asigurarea informatiilor destinate sistemului
institutional al statului, un exemplar al situatiilor financiare
anuale se depune la unitatile teritoriale ale finantelor publice,
astfel:
a persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile
armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene
si cu Standardele Internationale de Contabilitate, aprobate prin
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu modificarile
si completarile ulterioare, in termen de 150 de zile de la
incheierea exercitiului financiar;
persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile
simplificate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 306/2002, cu
modificarile ulterioare, inclusiv microintreprinderile, in termen
de 120 de zile de la incheierea exercitiului financiar;
persoanele care, de la constituire, nu au desfasurat activitate
vor depune o declaratie in acest sens, in termen de 60 de zile de
la incheierea exercitiului financiar.Capitolul 3.nregistrarea unei
monografi contabile in programul SAGA
3.1. Prezentarea programului SAGASAGA este un alt soft de
contabilitate, structurat pe trei module: SAGA C - Program integrat
pentru evidena contabil i de stocuri.
SAGA B - Program integrat pentru evidena contabil i de stocuri
destinat instituiilor bugetare.
SAGA PS - Program integrat pentru evidena contabil n partid
simpl, destinat persoanelor fizice autorizate - cabinete de
avocatur i notariat, cabinete medicale, experi financiari i alte
profesii liberale.3.2. Configurarea unei societi comercialeLa
deschiderea programului, la fel ca la programul CIEL, se va
configura societatea comercial, creia i se va ine evidena contabil
cu ajutorul acestui program.
Configurarea societii presupune introducerea datelor de
identificare, respectiv date generale, configurarea conturilor
utilizate (conturi automate), stabilirea persoanelor ndreptite
pentru a semna diferitele documentaii (semnturi pentru rapoarte),
precum i diverse setri privind modul de numerotare, tipul de calcul
al datelor scadente etc.
3.3. Introducerea unor operaii economice legate modificrilor
capitalului propriuNr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
1.Actul constitutiv01.03.NSubscriere
capital456101.140.00040.000
2.Chitana nr. 1201.03.NDepunere capital512.145640.00040.000
3.Chitana nr. 1201.03.NVrsare capital101.1101.240.00040.000
Pentru a introduce datele aferente primei aplicaii, vom accesa
meniul Operaii Articole contabile. Aici vor fi introduse
nregistrrile 1 i 3, cea de-a doua nregistrare efectundu-se n
Operaii Jurnal banc.
3.4. Introducerea unor operaii economice legate de
imobilizriNr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
4.Factura nr. 10102.03 NAchiziie utilaj%4048.211
2126.900
44261.311
5.Ordinul de plat nr. 143202.03.NPlata facturii nr.
10140451218.2118.211
Pentru efectuarea acestei aplicaii vom intra n meniul Operaii
Intrri pentru a nregistra achiziia i n Operaii Jurnal banc pentru a
opera plata facturii.
Pentru a nregistra plata facturii, vom merge n meniul Operaii
Jurnal banc, adugm o nou operaie, selectm furnizorul i factura pe
care o achitm.
Fiind vorba de imobilizri, se vor crea i fiele mijlocului fix
pentru fiecare intrare, acest lucru fiind posibil prin meniul
Operaii Imobilizri. n cele ce urmeaz vom exemplifica pentru unul
din echipamentele achiziionate.
Din aceast fereastr poate fi listat:
Recepia;
Fia mijlocului fix;
Registrul Imobilizrilor.
3.5. Introducerea unor operaii economice ce afecteaz
stocuriNr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
6.Factur fiscal
nr. 12303.03. NAchiziie materiale consumabile%
302
442.6401190
36,1226,1
7.Bon de consum
nr.1203.03. NDare n consum materiale consumabile602302132132
Pentru a realiza aceast aplicaie trebuie s realizm o nregistrare
la intrri pentru achiziie, dar i darea n consum.
Nr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
10.Factur fiscal
nr. 512307.03. NAchiziie mrfuri%
371
442.6401845
160,551005,55
11.NIR
Nr. 1207.03. Nnregistrare adaos comercial371%
378
442.8261
84,5
176
Pentru a nregistra i diferenele de pre trebuie s stabilim
adaosul comercial cu ajutorul butonului .
Nr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
12.Monetar
nr.207.03. NVnzare mrfuri531.1%
707
442.710890,75
17,25
Pentru a nregistra vnzarea de mrfuri vom realiza o nregistrare n
meniul Operaii Ieiri, privind bonul de cas emis i o nregistrare
privind ncasarea.
Nr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
15.Raport de producie10.03. Nnregistrare producie
realizat345711150150
Pentru a realiza aceast aplicaie vom merge n meniul Operaii
Producie:
3.6. Introducerea unor operaii economice ce afecteaz mijloacele
bnetiNr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
8.Ridicare numerar04.03. NRidicare numerar5815.1211.5001.500
531.15811.5001.500
9.Ridicare numerar / Liste avans05.03. NAchitare avans
chenzinal425531.11.1001.100
3.7. Evidenierea salariailor i realizarea nregistrrilor
contabile aferente drepturilor salarialeNr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
18.Stat de plata martie N20.03. NCheltuieli cu
salariile64142131743174
19.Stat de plata martie N20.03. NReineri salariai421%
425
431.2
437.2
431.4
4441.9441100
302
29
208
305
20.Stat de plata martie N20.03. NReineri angajator645%
431.1
431.3
437.1872,85618,93
190,44
63,48
Prima etap n ceea ce privete salariile este introducerea datelor
privind salariile, din meniul Fiiere salariai:
n cadrul acestei ferestre vom introduce datele legate de:
Date personale salariat;
Salariul;
Persoane aflata n ntreinere;
Contractul de munc i carnet de munc;
Sporuri;
Fie fiscale;
Concedii de odihn.
Pentru a realiza calculul salariilor i a reinerilor aferente
acestor salarii vom merge n meniul Operaii State salariai
permaneni. De aici vom putea lista statul de plata, precum i toate
declaraiile lunare privind reinerile salariale ce trebuie depuse la
Direcia Finanelor Publice, Direcia de Sntate, ITM i AJOFM.:
Declaraie CAS;
Declaraie omaj;
Declaraie Sntate;
Declaraie ITM;
Declaraie concedii i Indemnizaii.
3.8. Evidenierea nregistrrilor aferente nchiderii de
lunNr.crt.Document
(felul, nr., data)Data operaieiExplicaiiSimbolul
contuluiSume
DCDC
21.30.03. NRegularizare TVA%
442.7
442.4442.6
48,73
1480,251528,98
22.30.03. NDescrcare gestiune la mrfuri%
607
378
442.837180,39
8,10
16,81105,3
23.30.03. Nnchidere conturi de cheltuieli121%
601
602
607
641
6454313,7454,5
132
80,39
3174
872,85
24.30.03. Nnchidere conturi de venituri%
711
707
70112110
88,49
168266,49
n cadrul acestei ferestre pe lng validarea nchiderii de lun se
mai pot vizualiza i imprima urmtoarele declaraii:
Declaraia 100;
Declaraia 102;
Declaraia 103;
Declaraia privind impozitul pe venit.
Acestea vor fi listate n funcie de caracteristicile firmei.
3.9. Vizualizarea nregistrrilor
Pentru a putea vizualiza nregistrrile aferente unei anumite
perioade de timp, vom merge n meniul Operaii articole
contabile;
3.10. Listarea principalelor documente
Despre listarea documentelor am mai vorbit pe parcursul temei,
dar acum n acest subcapitol ne vom opri doar asupra documentelor
centralizatoare, pentru care vom accesa meniul Situaii-Listri:
Din multitudinea de opiuni, n cele ce urmeaz ne vom opri
asupra:
Registrul Jurnal;
Registrul de banc;
Registrul de cas;
Balan;
Fie de cont;
Bilan.
Registrul jurnal
Balan
Fie de cont
Pentru exemplificare vom vizualiza situaia contului 1012 Capital
subscris vrsat
Bilan
Bibliografie
1. Clin, O., Ristea, M., Bazele contabilitii, Editura Didactic i
Pedagogic, Bucureti, 2004.2. Epuran, M., Bbi, V., Bazele
contabilitii, Editura de Vest, Timioara, 1997.3. Pere Ion, Mate
Dorel, Pere Cristian, Bazele contabilitii, Editura Mirton,
Timioara, 2005.4. Ristea Mihai (coordonator), Contabilitatea
financiar a ntreprinderii, Editura Universitar, Bucureti, 2005. 5.
Legea contabilitii nr. 82/19916. ww.ciel.ro
7. www.sagasoft.ro8. Bibliografie minim obligatorie recomandat
de facultate
Configurarea societii.
nregistrare Factur;
Bon de consum;
Bonul de cas;
Incasarea.
Ridicare Numerar de la banc;
Depunere numerar n casierie;
Plata avans chenzinal.
