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Soll & Haben
Buchführung einfach erklärt
Ein Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion
7. Auflage
Herausgeber: Günter D. Alt
Autoren: Günter D. Alt; Horst-Dieter Radke
Soll & Haben
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Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,
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Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu betrachten.
Lizenz durch ZDF Enterprises
Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH
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Inhalt
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InhaltLese-Ausflug 1
Vom Abakus zum „Blechtrottel“ ................................................................7 Auftragsbearbeitung – wer braucht so was? .............................................................10
Wie aus dem richtigen Leben ... ............................................................11Der Einzelgänger ........................................................................................................11
Das handwerkelnde Team ..........................................................................................12
Die Gewerbemannschaft aus Dresden ......................................................................13
Welche Maschine muss her? ..................................................................14
Nicht kompatibel? ....................................................................................15
Eine kurze Begriffsklärung ......................................................................15Übrigens ... .................................................................................................................16
Lese-Ausflug 2:
Risiken und Nebenwirkungen ... .............................................................19Was heißt eigentlich „Buchhaltung“? ..........................................................................19
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“? ........................................................................20
Alles, was Recht ist .....................................................................................................21
Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ....................23
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens ..........................................25Welche Buchhaltungssysteme gibt es? ......................................................................25
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen .................................26
Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung .........................................28
Die Bücher der Buchhaltung ......................................................................................28
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto ..............................................................31
Lese-Ausflug 3:
Erbsenzähler ... .......................................................................................33Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur ................................................................33
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars ........................................................36
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens ............................................................40
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Wie lange müssen alle Unterlagenaufbewahrt werden? .............................................47
Lese-Ausflug 4
Ordnungsmacht: Beleg, Satz und ... .......................................................49Was ist ein Beleg? ......................................................................................................49
Vom Beleg zur Buchung .............................................................................................50
Anwendung der GoS ..................................................................................................51
GoS (in Auszügen) ......................................................................................................52
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung .........................................................55
Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen .....................................56
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail ...................................................59
Lese-Ausflug 5
Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel ..................................................67Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto ................................................67
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten ......................................68
Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz .................................................75
Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht? ........................................................76
Lese-Ausflug 6
Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle ...........................................81Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen .............................................................81
Die Eine kommt, die Andere geht – die Problematik des Warenverkehrs ...................82
Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr ...............................................84
Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr .......................................86
Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin? ....................................88
Lese-Ausflug 7
Hau’ drauf: Umsatzsteuer und und und ... ............................................93Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung .....................................................93
Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? ...........................................................................94
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer .......................................................95
Gar nicht diebisch: Elster .........................................................................................101
Wie sicher ist das Verfahren? ....................................................................................108
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird .........................................................................116
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern .....................................................120
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Inhalt
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Lese-Ausflug 8
Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein? .......................................123Was Sie sonst noch können müssen: Spezielle Buchungstechniken .....................123
Besonderheiten auf Warenkonten .............................................................................123
Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten ..............................125
Wenn was nicht in Ordnung war: Rücksendungen und Gutschriften ......................126
Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni .......................................................127
Besonderheiten im Zahlungsverkehr ........................................................................129
Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen ....................................................129
Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen ....................131
Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto ................................................136
Die Buchführung im Einzelhandel ............................................................................138
Die Buchführung in der Industrie ..............................................................................140
Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb ....................................................140
Der Kontenrahmen der Industrie ..............................................................................141
Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb ................................................................141
Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung ...........................................142
Buchen im Industriebetrieb ......................................................................................143
Lese-Ausflug 9
Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben Rechnung .............147Vereinfachte Buchführung für wen? .........................................................................147
Unterschiede zur Doppelten Buchführung ...............................................................149
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung .......................................................150
Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung ....................................151
Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart .....................................152
Lese-Ausflug 10
Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende ...........................................155Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung ........................................155
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen .............................................................155
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung .......................................................161
Die hohe Kante: Rückstellungen .............................................................................163
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz ..............................................165
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Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung ...........................................................167
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik ...........................................................169
Glossar
Im Buch benutzte Konten ......................................................................193
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Lese-Ausflug 1Vom Abakus zum „Blechtrottel“Der Computer wurde erfunden, weil die Mathematiker und Statistiker es leid wa-ren, umfangreiche Berechnungen vorzunehmen. Diese Meinung zur Geschichte und „Erfindung“ des Computers hört man immer wieder - und sie ist ja zumindest nicht ganz falsch. Aber auch wieder nicht ganz richtig, denn im Wirtschaftsleben gab es ebenfalls eintönige Arbeit, die nach Automatisierung und Erleichterung verlangte und dies führte zu Automatisierung von Produktionsanlagen (der Jacquardsche Webstuhl mag als Beispiel dienen), zur Schreibmaschine und zu Buchungsappa-raten. Mechanische Rechenmaschinen fanden in den Büros und Fabriken eine viel größere Verbreitung als an Universitäten und wissenschaftlichen Instituten. 1970 hielten elektronische Tischrechner Einzug in die Bürowelt. Auf vielen Schreibti-schen standen aber noch mechanische Rechenmaschinen und die wurden oft in einer Geschwindigkeit und Perfektion benutzt, die beeindruckend war. Beide Rich-tungen - die wissenschaftliche und die praktische - führten zur Entwicklung und Perfektionierung des Computers.
In den dreißiger und vierziger Jahren war „überall“ eine Aufbruchsstimmung in der Welt hinsichtlich des Baues mechanischer und elektronischer Rechenmaschinen zu finden, die zur Realisierung des Computers nach dem zweiten Weltkrieg führte. Bereits 1937 stellte in Berlin Konrad Zuse seinen ersten, mechanischen Relaisrech-ner fertig: im Wohnzimmer seiner Eltern und ohne staatliche Unterstützung. Weit-gehend allein konzipiert, war dies der erste funktionsfähige Computer, der fertig gebaut wurde. Er funktionierte nicht sonderlich gut, was nicht verwunderlich war, da viele Bauteile noch nicht mit der nötigen Präzision hergestellt werden konnten. Konrad Zuse sägte viele Relaisbleche mit der Laubsäge selber aus - bei den restli-chen halfen ihm Freunde. Aber bereits die Variante Z3 war ein funktionierendes Modell, das leider bei einem Bombenangriff zerstört wurde. Unverdrossen baute Zuse ein weiteres Gerät, das er von Berlin – unter teils abenteuerlichen Umständen – in den Allgäu transportierte und erfolgreich vor den Alliierten in einem Pfer-destall versteckte. Hier führte er es auch Professoren von der berühmten ETH (Eid-genössischen Technischen Hochschule) in Zürich vor, die daraufhin den Rechner mieteten und bis 1959 einsetzten. In der ersten Zeit war es der einzige in Europa arbeitende Computer an einer Hochschule. In Frankreich wurde zur gleichen Zeit ebenfalls an einem mechanischen Relaisrechner gearbeitet, der aber nie fertig ge-stellt wurde.
In den USA und in England dagegen wurde bereits länger an elektronischen Rech-nervarianten gebastelt. Zu nennen wären hier Atanasoff, der ab 1937 ein Compu-
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termodel mit Röhren entwickelte (ABC, 1940 - USA), Mauchly und Eckert (ENIAC, 1945; UNIVAC 1951 - USA), von Neumann (EDVAC, 1952 - USA) und Wilkes (ED-SAC, 1949 - GB). Einen erheblichen Entwicklungsschub brachte die Erfindung des Transistors im Jahre 1947 durch das amerikanische Entwicklertrio Bardee, Brattain und Shockley. Die Computer, die in den fünfziger Jahren damit entwickelt wurden, waren schneller und etwas kompakter. Der richtige Durchbruch kam aber erst, als 1957/58 der integrierte Schaltkreis erfunden wurde. Immer mehr Transistoren und Bauelemente brachte man auf einem Chip unter, bis es 1971 gelang eine komplette Recheneinheit darauf zu platzieren.
Zunächst waren diese Computer nur an Forschungseinrichtungen zu finden. Sie wurden aber während des Krieges bereits beim Militär (für ballistische Berech-nungen) und später in der Industrie für spezielle (beispielsweise statische) Kalku-lationen eingesetzt. Nachdem die Geräte kleiner, fehlertoleranter und dabei auch preiswerter wurden, eroberten sie sich die Unternehmen, insbesondere die „Mittlere Datentechnik“ sorgte in den siebziger Jahren für den Einzug auch in Unternehmen mittlerer Größe und den Aufstieg des deutschen Computerpioniers Nixdorf. Die Erfindung des Personal Computer in den 80er Jahren brachte schließlich die elek-tronische Datenverarbeitung auch in den Kleinbetrieb.
Ein Computer ist nichts ohne Software. In der Anfangszeit musste für jede An-wendung ein Programm neu erstellt werden. Die Einsatzvarianten in den gro-ßen Unternehmen waren so unterschiedlich wie die Betriebe selbst und mussten deshalb individuell erarbeitet werden. Je mehr Betriebe Computer einsetzten und gebrauchten, umso mehr kamen Situationen vor, die sich wiederholten. Deshalb setzte bald die Standardisierung von Software ein. Für viele Fälle kann heute ein Programm erworben werden, das in zahlreichen Situationen auf die gleiche Art und Weise eingesetzt werden kann. Standardisierte Software heißt übrigens nicht, dass nicht individuelle Einstellungen möglich wären. Ein solches Produkt haben Sie mit WISO-Kaufmann oder WISO Buchhaltung vor sich. Sie können das gleiche Programm auf Ihrem Computer installieren wie viele andere Betriebe auch. Ihre Anwendung unterscheidet sich aber – je nachdem was Sie für einen Betrieb haben: Dienstleistung, Handwerk, Handel oder andere – doch von vielen Einsatzvarianten anderer Unternehmen.
Der Vorteil, der auch einem Kleinbetrieb aus der Computernutzung erwächst, ist erst nach einiger Zeit richtig einzuschätzen. Die ersten Lieferscheine und Rechnun-gen werden nicht unbedingt schneller geschrieben, als mit der Schreibmaschine. Wenn dann aber einmal ein Ordner voll ist und ein ganz bestimmter Beleg neu gesucht werden muss, wird der Nutzen vielleicht zum ersten Mal deutlich. Noch ef-fektiver ist aber die Weiterverarbeitung der Daten: etwa die automatische Übergabe
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Lese-Ausflug 1
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der Belegdaten an die Buchhaltung oder die Auswertung der Umsätze. Der Blick auf noch nicht gezahlte Rechnungen und die noch offenen Außenstände ist viel leichter möglich und so ergibt der Einsatz des Computers eine Effektivität für das kleine Unternehmen, das dieses auch dringend braucht, da der Einsatz von Personal doch in der Regel sehr begrenzt und kostenträchtig ist. Um diese Vorteile richtig zu nutzen, sind aber zwei Dinge Voraussetzung:
• dass die richtigen Geräte (der Fachmann spricht von Hardware) vorhanden sind und
• dass das Programm (die Software) passend eingerichtet wurde.
WISO-Kaufmann kann vieles, benötigt dafür aber auch die richtige Hardware. Es muss zwar nicht die allerneuste Technologie sein, aber eine Grenze sollte doch gezogen werden: Mindestens ein Pentium II Prozessor und eine nicht zu knappe Hauptspeicherausstattung (wenigstens 256 MByte) sowie genügend freier Festplat-tenplatz sollten vorhanden sein (siehe dazu auch die Ausführungen unter „Welche Maschine muss her?“). Stehen Sie vor einer Neuanschaffung, so sollten Sie sich nach einem preiswerten (nicht billigen!) Markengerät umsehen. Die in Zeitschriften angebotenen, selbst zusammengebauten Billig-Rechner diverser Werkstätten und Discounter sollten sie besser meiden. So etwas ist für Bastler durchaus geeignet, nicht aber für Ihren Betrieb, in dem der Computer einwandfrei und möglichst ohne Störungen laufen soll. Da ist einer der in regelmäßigen Abständen angebotenen Rechner mit Garantie aus dem Fachhandel oder einem Elektronikmarkt oft die bes-sere Wahl. PCs, die in Lebensmittelketten angeboten werden, zielen eher auf den privaten Anwender, da sie mit Funktionen voll gestopft sind, die im Büroalltag sel-ten gebraucht werden. Ein Markengerät im Fachhandel gekauft, ist meist eine gute Wahl, auch wenn es etwas teurer ist. Fachhandel ist aber nicht gleich Fachhandel. Wenn Sie den Eindruck haben, dass der „Fachhändler“ in ihrer Nähe nach der Devise arbeitet: „Der deutsche Handwerker bringt sich nicht durch Eile und über-triebenen Service in Gefahr!“, dann schauen Sie besser nach einem Direktanbieter mit einer „Vor-Ort-Garantie“, das heißt mit der Schadensbehebung durch einen Werkskundendienst innerhalb angemessener Zeit bei Ihnen im Büro – üblicherwei-se innerhalb von 48 Stunden.
Erfahrungsgemäß bleibt ein Computer nicht von alleine ohne Probleme arbeitsfähig. Es sind Wartungsaufgaben zu erfüllen und immer wieder auch kleinere Probleme zu bewältigen. Haben Sie ein Netzwerk installiert, so trifft dies in besonderem Maße zu. Kaum ein Kleinbetrieb wird eine EDV-Abteilung einrichten (können). Besser ist es, wenn eigene Mitarbeiter dies „nebenher“ übernehmen und sich entsprechend schulen und weiterbilden. Die Investition in diese Weiterbildung ist meist gut ange-legt und in der Regel nicht zu aufwendig. In den angelsächsischen Ländern gibt es
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kleine Serviceunternehmen, die die Betreuung solcher Installationen übernehmen. Ein Techniker kann sich leicht um vier bis sechs Unternehmen (je nach Größe) lang-fristig kümmern und für einen reibungslosen Betrieb sorgen. Diese Servicetechniker übernehmen dann in der Regel auch die Einrichtung der Software mit. Auch bei uns sind solche Dienstleistungsunternehmen immer häufiger zu finden. Schauen Sie ins Branchenbuch oder fragen Sie etwas im Kollegenkreis herum. Wahrscheinlich sind solche Servicefirmen auch schon in Ihrer Nähe zu finden.
WISO Tipp
Fragen Sie auch die Berufsvertretungen (Industrie- und Handelskammern so-wie die Handwerkskammern), die über solche Dienstleistungen oft gut infor-miert sind und die Informationen gerne weitergeben. Wenn gar nichts mehr geht, hilft häufig nur noch ein professioneller Computer-Notdienst- eine Art ADAC für den PC. Wo der nächste Notdienst ist, können Sie aus den Anzeigen in der örtlichen Tageszeitung, aus den „Gelben Seiten“ oder durch Nachfrage bei einem großen Händler erfragen (etwa MediaMarkt), die sich nicht selten selbst solcher Dienstleister bedienen.
Neben bundesweit agierenden Servicehotlines gibt es eine Reihe PC-Notdienste, deren Einsatzgebiet begrenzt ist oder die nur Computer reparieren, die bei ihnen gekauft wurden. Solche Notdienste sind selbstverständlich kostenpflichtig – eine Stunde kostet mindestens 50 Euro (bei Netzwerkproblemen auch mehr). Dazu kom-men eventuell Anfahrtspauschalen und bei einigen auch ein Schnellservicezu-schlag. Also: Vor dem Auftrag genau nachfragen!
Für die zweite Voraussetzung – die richtige Einstellung dieser Software – haben Sie dieses Begleitbuch. Sie finden im ersten Teil viele Hinweise auf die passende Einrichtung für unterschiedliche Situationen. Außerdem steht Ihnen aber in einem zweiten Teil eine detaillierte Beschreibung der Software samt Installation und Ein-richtung zur Verfügung. Wir haben uns bemüht, so zu schreiben, dass Sie auch ohne Informatik-Ausbildung mit den Handbüchern klar kommen. Wenn doch ein-mal ein Problem ungelöst bleibt, schauen Sie auf den Internet-Seiten von Buhl-Data Service (www.buhl.de) nach; möglicherweise liegt schon eine Lösung parat, beispielsweise bei den so genannten „FAQs“ – häufig gestellten Fragen.
Auftragsbearbeitung – wer braucht so was?Verflixt! Habe ich der Firma Meier nun eine Rechnung geschrieben, oder nicht? Ich wühlte meine Schreibtischschublade durch und konnte nichts finden. Mein Elba-Rechnungsdurchschreibebuch mit Blaupausen war auch nicht zu greifen. Sch ... so ist das eben, wenn man anfängt, sich selbstständig zu machen. Man hat den Kopf
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voll mit Aufträgen und Terminen und keine Zeit an etwas anderes zu denken. Ir-gendwann aber muss man doch die Kontoauszüge der Bank einsortieren und damit beginnt der Rückweg in die Realität.
Also ... sind nun alle Rechnungen tatsächlich geschrieben und an die Empfänger übermittelt? Und wenn, haben alle gezahlt? Und dann klingelt das Telefon und je-mand möchte noch ein paar Stück von Artikel „X“ bestellen und auf Anhieb kann man gar nicht sagen, ob noch was am Lager liegt.
Öde und schwarz lugt der Monitor des ausgeschalteten Computers vom Schreib-tisch herüber, als wolle er sagen „warum lässt du mich nicht machen?“
Um Gottes willen! Für meinen kleinen Betrieb? Die paar Aufträge und Rechnungen etwa mit dem Computer schreiben? Der Aufwand des Einrichtens ist viel zu groß, der Verwaltungsaufwand kaum kleiner, als wenn ich alles mit der Hand mache und wahrscheinlich ist die Software auch viel zu teuer ...
Alles falsch! Vorurteile! Natürlich kann man eine sinnvolle Organisation auch mit der Hand, der Schreibmaschine, mit einfachen Mitteln am Computer – Textverar-beitung und Tabellenkalkulation – erledigen. Dass es aber mit spezieller Software aufwendiger wäre, stimmt so grundsätzlich schon mal nicht. Außerdem gehen bei solch einer Argumentation ein paar ganz wesentlich Vorteile sofort unter: die stän-dig abrufbaren Informationen über Auftrag- und Lagerbestand etwa oder die Mög-lichkeit, die vorhandenen Daten direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Und das Programm WISO-Kaufmann ist der beste Beweis dafür, dass eine spezielle kaufmännische Software auch nicht teuer sein muss.
Damit Sie wissen, wie solch ein „Software-Vehikel“ sinnvoll eingesetzt werden kann und was alles damit anzustellen ist, werden wir die Einsatzmöglichkeiten aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln beschreiben. Im folgenden Abschnitt, der sich mit der Auftragsbearbeitung (Modul Auftrag) befasst, finden Sie drei Modelle, die sich auf fast alle denkbar anderen Einsatzmöglichkeiten übertragen lassen.
Wie aus dem richtigen Leben ...
Der EinzelgängerMario Felleisen ist Berater für kleine und mittlere Unternehmen. Er führt betriebs-wirtschaftliche Beratungen bei Gründung neuer Unternehmen sowie bei Problemen bestehender Unternehmen durch. Außerdem veröffentlicht er Fachbeiträge in ver-schiedenen Periodika (IHK Zeitschrift, Loseblattsammlungen etc.).
Er ist ein Einzelgänger, beschäftigt gelegentlich stundenweise eine Sekretärin, wenn es viele Berichtseiten zu schreiben gibt und mal allzu viele Beiträge für Zeitschrif-
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ten versprochen wurden. Ansonsten schreibt er seine Rechnungen über Berater- und Beitragshonorare mit einem einfachen Textprogramm. Alles wird ordentlich in Jahresordnern abgelegt, die durch Trennblätter in Einnahmen und Ausgaben aufgeteilt sind.
Jedes Jahr, wenn es an die Steuererklärung geht, addiert Mario mühsam alle Rech-nungen zusammen. Schon zweimal hat er dabei festgestellt, dass kleinere Rech-nungen nicht bezahlt waren. Er hat es nicht gemerkt, weil er keine Rechnungs-kontrollen durchführt. Große Rechnungsbeträge hat er im Kopf und mahnt auch gewissenhaft an, wenn es etwas zu lange dauert. Bei kleinen Beträgen – glaubt er – hat er noch den Überblick. Aber … so muss er zugeben: Dieses Jahr hat er eine Rechnung überhaupt nicht geschrieben. Jetzt, als er es merkt, ist’s zu spät ...
Das reicht Mario. Er hat WISO-Kaufmann erstanden und will die Verwaltung jetzt mit dem Computer erledigen. Das letzte Hindernis – die Installation der Software und die Einrichtung derselben – wird von seinem Sohn übernommen, der Betriebs-wirtschaft studiert und sich in den Semesterferien die Zeit dazu nimmt.
Wenn Sie Freiberufler sind oder Sie eine Auftragsbearbeitung für nebenberufliche Tätigkeiten (Kursleiter an der Volkshochschule, Kleingewerbe oder nebenberufliche Schriftstellerei) benötigen, so können Sie die Hinweise aus diesem Modell auf Ihre eigene Tätigkeit leicht übertragen.
Das handwerkelnde TeamDie Holzbaustelle KG ist ein kleiner Schreinerbetrieb, der vorwiegend Küchen und Ladeneinrichtungen im Einzelauftrag erstellt. Die Kunden für die Küchen sind meist Privathaushalte, Ladeneinrichtungen werden selbstverständlich für andere Geschäftskunden gebaut (vom Puppenladen für die Tochter des Schreinermeisters einmal abgesehen). Die grundverschiedenen Kundengruppen müssen nicht nur bei der Ansprache – in der Werbung und beim Angebot – sondern auch bei der Rech-nungsstellung und Zahlungsüberwachung unterschiedlich behandelt werden.
Zwei Schreinermeister, drei Gesellen und zwei Auszubildende sind in der Holzbau-stelle beschäftigt. Eine Halbtagskraft erledigt den Schriftverkehr, bedient das Tele-fon (wenn sie da ist) und hält auch laufend Kontakt mit dem Steuerberater (Belege hinbringen und so weiter).
Ein großes Problem sind die zögerlichen Zahlungseingänge. Privatkunden möch-ten immer erst zweimal gemahnt werden, gewerbliche Kunden berufen sich von vornherein auf längere Zahlungsziele und verlangen – aus den unterschiedlichsten Gründen – Abschläge auf den Preis. Beide Kundengruppen bestehen natürlich auf vorzeitige Lieferung! Das alles im Blick zu haben („sag mal Theo, wann sollte die
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Küche eigentlich geliefert werden?“) und die unterschiedlichen Zahlungsbedingun-gen nicht durcheinander zu bringen („gestern hat Karl-Heinz dem Dr. Hellmann die gleichen Zahlungsbedingungen versprochen, wie Reisebüro Schnatter sie hat!“) ist gar nicht so einfach. „Eine Auftragsbearbeitung muss her!“ sagt Peter Sägemöller, Meister der Holzbaustelle und sieht als Ergebnis dabei schon die Liquidität über den Rand des Kontos spritzen – mit Hilfe von WISO Kaufmann.
Sind Sie Handwerker oder haben Sie einen kleinen Produktionsbetrieb, dann fin-den Sie Anregungen für Einrichtung und Umgang mit WISO-Kaufmann in diesem Modell.
Die Gewerbemannschaft aus DresdenDie Porzella GmbH vertreibt Porzellanwaren kleiner Betriebe aus den neuen Bun-desländern (vorwiegend aus Meißen). Aufgebaut wurde das Unternehmen von ehe-maligen Ingenieuren und Technikern der Porzellanindustrie, die nach der Wende erst einmal arbeitslos geworden waren, mehrfach vom Arbeitsamt umgeschult wur-den – ohne wirklich für den neuen Beschäftigungsmarkt fit zu werden. Mit einem Schulungsleiter aus dem Westen an der Spitze und nach Abschluss eines Kurses haben sie sich in die Selbstständigkeit „gestürzt“.
Bereuen mussten Sie das nicht. Die Sachkenntnis der „Ossis“ kombiniert mit der Marktkenntnis des desertierten „Wessis“ brachte schnell den Einbruch in eine klei-ne Marktnische, die ständig ausgebaut wurde. Von Anfang an keine überzogenen Ansprüche, Improvisation kam vor Organisation: das Unternehmen konnte sich gut behaupten. Langsam stößt man allerdings an allen Ecken an Grenzen. Zwanzig Mitarbeiterinnen machen etwa 7 Millionen Euro Umsatz und ständig wird ein La-gerbestand von rund 0,8 Millionen Euro geführt.
Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden mit einem formularorientierten Textprogramm geschrieben und dann weitgehend per Hand und Ablage verwal-tet. Der Lagerist führt eine Bestandskartei mit bunten Kartons und aufgesteckten Reitern. Jeder wünscht sich eine Aushilfe (meist für Dauer) und die beiden Ge-schäftsführer fanden bei dem letzten verzweifelten Versuch, alle diese Anfragen abzulehnen, endlich eine Lösung: „Wir stellen jetzt um auf EDV Warenwirtschaft, aber richtig! Mit WISO Kaufmann.“
Haben Sie einen Handelsbetrieb oder einen kleinen Produktionsbetrieb, dann ist dieses Szenario für Sie besonders interessant.
Das sind unsere drei Ausgangssituationen. Sie können jedes Beispiel auch auf an-dere Situationen übertragen. So lässt sich Modell 1 auch von Buchführungshelfern,
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Steuerberatern, Seminaranbietern; Fall 2 von jedem anderen Handwerksbetrieb und Szenario 3 von allen anderen Gewerbe- und Handelsbetrieben nutzen.
Welche Maschine muss her?Natürlich braucht es nicht nur das Programm. Um dieses nutzen zu können, muss auch ein Computer vorhanden sein. Da in der Praxis noch die unterschiedlichsten Geräte zu finden sind und durchaus für bestimmte Aufgaben auch noch ihren Zweck erfüllen, sollte kurz darauf geschaut werden, was denn wirklich benötigt wird. Nicht immer wird man einen Computer neu anschaffen müssen, ebenso ist aber der alte nicht immer sinnvoll einzusetzen.
Wenn Sie einen alten Pentium II PC mit mindestens 450 MHz Taktfrequenz haben, der mit wenigstens 64 MB RAM ausgestattet ist, ein CD-ROM-Laufwerk enthält (diese Geräte hatten meist schon CD-ROM Laufwerke mit vierfacher oder höherer Geschwindigkeit) und etwa 150 MB freier Platz auf der Festplatte vorhanden ist - dann können Sie fast loslegen. Vielleicht ist es aber besser, vorher noch etwas nach-zudenken. Diese Mindestanforderungen reichen aus, das Programm zu installieren und zu nutzen. Nur ist zugegebenermaßen die Nutzung nicht sehr effektiv. Deshalb empfehlen wir als Voraussetzung für ein angenehmes Arbeiten mindestens:
• Einen PC mit Pentium II Prozessor (oder kompatibel) mit 450 MHz Taktfre-quenz, besser schneller
• Einen Hauptspeicher mit 256 MB
• Freien Festplattenplatz von mindestens 500 MB
• CD-ROM Laufwerk mit 24facher Lesegeschwindigkeit (oder schneller)
• Grafik: Super VGA mit mind. 1024 x 768 Bildpunkten Auflösung (und den dazu passenden Monitor)
Setzen Sie die Netzwerkversion ein, so sollten Sie noch etwas höhere Anforderun-gen an den Datenserver stellen:
• Hauptspeicher mit mindestens 512 MB
• Freier Festplattenplatz von mindestens 1 GB
Ach ja, Windows 98 SE (oder höher) sollte installiert sein (Windows NT ist ab Ser-vicepack 6 einsetzbar). Die Empfehlung lautet aber auch hier: Windows 2000 oder Windows XP (aus Sicherheitsgründen mit dem Servicepack 2) einzusetzen.
Einen Drucker brauchen Sie natürlich auch. Mit solch einer Ausstattung werden Sie gut mit WISO-Kaufmann arbeiten können. Passt es bei einzelnen Details nicht,
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so können Sie vor der Neuinvestition überlegen, ob Sie Ihr Gerät nicht aufrüsten. Arbeitsspeicher ist z.B. nicht sehr teuer. Auch eine zu kleine Festplatte kann mit wenig Kapital gegen eine größere ausgetauscht werden. Da werden Sie auch schnell merken, dass größere Platten im Verhältnis billiger sind, als kleine – hier zu knau-sern macht also keinen Sinn. Stimmt es aber in fast allen Details nicht (Prozessor zu langsam, Hauptspeicher zu knapp, die Festplatte war vorher schon überfüllt und das CD-ROM-Laufwerk ist eines von den alten, langsamen), dann sollten Sie nicht ans Aufrüsten denken, sondern an eine Neuinstallation. Das ist wenig teurer und hat mehr Zukunft.
Nicht kompatibel?Sie arbeiten mit einem Apple Computer und dem Betriebssystem Mac OS X oder haben auf Ihrem PC Linux installiert. Dann läuft WISO Kaufmann nicht, denn es wurde nur für das Betriebssystem Windows entwickelt. Das mag sich in der Zu-kunft vielleicht einmal ändern – vorläufig müssen Sie es aber als gegeben hinneh-men. Die beste Lösung ist es, einen PC mit Windows XP anzuschaffen, wenn Sie trotzdem mit WISO Kaufmann oder Buchhalter arbeiten möchten. Wenn Sie das aber nicht möchten, dann gibt es Alternativen: unter Mac OS X können Sie auch Windows und Windows-Software installieren, wenn Sie Virtual PC einsetzen, eine Emulationssoftware die von Microsoft vertrieben wird. Sie ist allerdings nicht ganz billig und Windows wird zusätzlich benötigt. Auf einem Linux-Rechner setzen Sie die Software OpenOffice ein, die vergleichsweise preiswert ist und die Installation von Windows-Software auf einem Linux-Rechner ermöglicht.
Eine kurze BegriffsklärungBevor es richtig losgeht, noch eine kurze Begriffsklärung. Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft, diese beiden Bezeichnungen für ein computergestütztes kaufmän-nisches Abrechnungssystem wurden bereits in den vorangegangenen Abschnitten erwähnt und spielen in der Praxis auch immer wieder eine Rolle. Handelt es sich um zwei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Oder gibt es tatsächlich Unterschiede?
Ganz abgesehen davon, dass normalerweise auch unterschiedliche Leistungska-tegorien damit gemeint sind, können wir uns für dieses Buch und die zugrunde liegende Software so einigen: Eine Auftragsbearbeitung speichert alle Daten, die nötig sind, um Aufträge zu verwalten und alle nötigen Belege (Angebote, Liefer-scheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und so fort) damit zu drucken. Natürlich lassen sich die dazu nötigen Daten (Kunden, Lieferanten, Artikel) auch entsprechend verwalten, so dass durchaus Merkmale einer Warenwirtschaft in der Auftragsverwaltung zu finden sind.
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Bei einem Warenwirtschaftssystem stehen die Daten im Mittelpunkt. Meist geht es um größere Mengen und die Verwaltung muss von einem leistungsfähigen Daten-banksystem übernommen werden. Möglicherweise hängt auch noch eine Produk-tion mit dran und es müssen unterschiedliche Waren (Fertigerzeugnisse, Halbfer-tigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) verwaltet werden. Natürlich kann solch eine Warenwirtschaft auch Angebote und Rechnungen schreiben. Die Mah-nungen kommen dann aber meist schon aus der Buchhaltung.
So gesehen handelt es sich bei dem Modul Auftragsverwaltung in WISO Kaufmann um eine Auftragsbearbeitung. Dass damit auch ganz komfortabel eine Lagerbuch-haltung geführt werden kann, wird noch gezeigt werden.
Übrigens ... ... finden Sie im gesamten Text dieses Buches immer wieder hervorgehobene Ab-schnitte, die Sie besonders beachten sollten.
WISO Tipp
Gibt Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie etwas besser oder schneller erledigen können, oder wo ein besonderer Vorteil im Umgang mit dem Programm für Sie liegt.
Weist Sie auf Fallen oder Schwierigkeiten im Umgang mit dem Programm hin. Nicht immer ist alles eindeutig und Software sowie Hardware längst nicht so transparent, wie das der Anwender erwarten könnte.
Hotkey zeigt Ihnen, wie Sie manchen Befehl und manche Funktion mit einfachen Tastenkombinationen ausführen können. Gerade bei der Eingabe über die Tastatur ist die Maus doch manchmal viel zu weit entfernt und stört die flüssige Arbeit. Innerhalb der Szenarien werden solche Hotkeys hier und da wiederholt, damit jeder Sie auch nutzen kann.
Check: An verschiedenen Stellen finden Sie Checklisten, die Ihnen bei der Reali-sierung verschiedener Vorhaben helfen (z.B. eine Auftragsverwaltung einzurichten, das zu einem bestimmten Szenario passt).
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WISO Tipp
Achten Sie auf die Einträge in den Pulldown-Menüs. Hier werden neben vielen Befehlen auch die zugehörigen Hotkeys angezeigt. Bei einigen Menü- oder Schaltbefehlen finden Sie einen unterstrichenen Buchstaben. Diese Buchsta-ben sind ebenfalls Hotkeys. Sie aktivieren ihn, wenn Sie die „Alt“-Taste ge-drückt halten und zusätzlich die Taste für den (unterstrichenen) Buchstaben betätigen.
In den folgenden Kapiteln zum Modul Auftrag aus WISO-Kaufmann er-fahren Sie Grundsätzliches zum Umgang mit einer Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft. Dabei wird auch auf das Programm Bezug genommen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Moduls finden Sie allerdings nur im Bedienerhandbuch.
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Lese-Ausflug 2:Risiken und Nebenwirkungen ...
Was heißt eigentlich „Buchhaltung“?Dass Buchhaltung etwas für Überpenible, für Beamte und Erbsenzähler ist und nor-male Menschen sich damit nicht abgeben mögen, das bekommt man allenthalben zu hören, wenn dies Thema in Gesprächen angerissen wird. Selbst in Kreisen von Unternehmensverantwortlichen halten sich penetrant drei Vorurteile:
• Dass Buchhaltung nur für das Finanzamt geführt werden muss,
• dass Buchhaltung und Jahresabschluss für den eigentlichen Betriebsablauf nicht so wichtig sind (allenfalls noch für die Bank),
• dass es – außer für steuerliche Zwecke – keine gesetzlichen Regelungen für die Buchhaltung gibt.
Diese Vorurteile treffen sämtlich nicht zu! Selbstverständlich gibt es gesetzliche Re-gelungen und sie gehen weit über die steuerlichen Aspekte hinaus. Buchhaltung ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung (unabhängig von der Größe des Unternehmens) und sie wird auch nicht für das Finanzamt und die Bank, sondern primär für den Unternehmer selbst geführt. Dass es für den Staat und die Banken wichtig ist, dass ein Geschäftsmann Bücher führt und diese zur Einsicht vorlegt, zeigt allerdings, dass ihr ein hoher Stellenwert beigemessen wird; in dem einen Fall, um eine korrekte Grundlage für die Besteuerung zu haben in dem anderen Fall, um zu sehen, ob sich die Kreditvergabe für das Unternehmen überhaupt lohnt.
Dabei ist das Bedürfnis, Aufzeichnungen über geschäftliche Vorgänge zu machen, so alt, wie es schriftliche Chroniken gibt. Keilschriftdokumente und ägyptische Pa-pyri belegen, dass Menschen über Verkäufe, Waren- und Geldbewegungen Auf-zeichnungen geführt haben und das sicherlich nicht, um damit literarischen An-sprüchen zu genügen. Auch im privaten Bereich ist das Bedürfnis, Überblick über Geld- und Vermögensvorgänge zu bekommen, nicht zu übersehen. Selbst der Wirt-schaft so fern stehende Menschen wie zum Beispiel Künstler können als Beispiel dienen. Eduard Mörike etwa hat Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt.
Der Buchhalter beziehungsweise die Buchhalterin ist heute eine spezialisierte Fach-kraft im kaufmännischen Umfeld, die eine verantwortungsvolle und vielseitige Tä-tigkeit ausübt. Grundlage ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung und die kontinuierliche Fortbildung, die bis zur Bilanzbuchhalterprüfung führen kann.
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Kurz gesagt ist Buchhaltung ein System, Einnahmen und Ausgaben so zu führen, dass ein Überblick über die augenblickliche Vermögenslage sowie über die Ertrags-situation Auskunft gegeben werden kann.
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“?So alt das Bemühen um geschäftliche Aufzeichnungen also ist, unsere heutige Form der „doppelten Buchführung“ wurde im Italien der Renaissance entwickelt. Die Führung von Konten kann bereits für das 13. Jahrhundert nachgewiesen wer-den, Hauptbücher von 1340 fand man beispielsweise in Genua. Das Jahr 1494 ist allerdings insofern für die Buchführung bedeutend, als in diesem Jahr der Fran-ziskanermönch Luca Pacioli ein Sammelwerk zur Darstellung der gesamten Ma-thematik veröffentlichte und in diesem eine Abhandlung über die Buchführung enthalten war. Diese Abhandlung war nicht nur ein systematischer Überblick über das System der doppelten Buchführung, sondern gleichzeitig eine praktische An-leitung für Kaufleute.
Luca Pacioli begründet dieses Kapitel folgendermaßen:
Pacioli sagt: Damit die verehrten Untertanen des erlauchten und großmütigen Her-zogs von Urbino einen vollständigen Begriff der ganzen Ordnung des Handels bekommen ... entschloss ich mich ... noch diese besondere, höchst notwen-dige Abhandlung zu verfassen ... Damit beabsichtige ich, ihnen ausreichende und genügende Anweisungen zur ordnungsmäßigen Führung aller ihrer Konten und Bücher zu geben.
Bis heute haben sich die von Pacioli aufgezeichneten Grundlagen der doppelten Buchführung nicht geändert. Und manchmal vermisst man in Lehrbüchern unserer Tage die Deutlichkeit und Prägnanz in der Darstellung der grundlegenden Prinzi-pien.
Pacioli begründet auch gleich zu Anfang, warum Buchhaltung für alle, die Handel treiben, so enorm wichtig ist:
Pacioli sagt: Die dritte und letzte notwendige Sache ist, dass man mit schöner Ordnung alle seine Geschäfte in gebührender Weise einträgt, damit man in aller Kürze von jedem Kenntnis haben kann, sowohl von den Schulden als auch von den Guthaben, denn auf anderes erstreckt sich der Handel nicht. Dieser Teil ist ihnen sehr nützlich, weil es unmöglich sein würde, ihre Geschäfte anders zu leiten, als ohne die gebührende Ordnung der Buchungen, und ohne irgendeine Ruhe wäre ihr Geist immer in großer Sorge.
Natürlich hat bis heute eine Spezialisierung stattgefunden. Unsere heutige Buch-haltung ist vielfältiger geworden und nur als Teil des „betrieblichen Rechnungs-wesens“ anzusehen. Diese Spezialisierung erfordert auch, dass die Buchhaltung professionell – das heißt von Spezialisten – ausgeführt wird. Kaufleute, die keine
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Buchhalter sind oder haben, geben diese Aufgabe deshalb gern an ihren Steuer-berater ab. Trotzdem sollte jeder Kaufmann Buchhaltung verstehen und in den Grundlagen erfassen können.
Alles, was Recht istEin eigenes Gesetz zur Buchführungspflicht gibt es nicht. Allerdings finden sich in einigen Gesetzbüchern Abschnitte und Paragrafen, welche die Pflicht zur Führung von Büchern eindeutig regeln. Das trifft insbesondere zu auf
• Das Handelsgesetzbuch (HGB)
• Die Abgabenordnung (AO)
• Das Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Das Gewerbesteuergesetz (GewStG)
• Das Einkommensteuergesetz (EStG) und
• Das Körpersteuergesetz (KStG)
Die wesentlichsten Vorschriften zur Führung von Büchern finden sich im Handels-gesetzbuch (HGB).
§ 238 Abs. 1 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Han-delsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ord-nungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemes-sener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Ent-stehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Die wichtigsten Merkmale, die sich daraus ableiten lassen sind:
• Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen
• und zwar nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
• Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit die Buchführung verstehen können.
• Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen „zeitlich“ eingeordnet werden.
Am 22.6.1998 wurde das Handelsrecht in Wesentlichen Teilen reformiert. Eine auch für die Buchführung wichtige Änderung betrifft die Kaufmannseigenschaft. Gab es bisher in einem komplizierten System den Muss- und Sollkaufmann sowie den
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Voll- und Minderkaufmann, so kennt das neue Recht nur noch den Kaufmann (Ist-kaufmann und Kannkaufmann).
§ 1 HGB
(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe be-treibt.
(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unter-nehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.
§ 2 HGB
Ein gewerbliches Unternehmen, dessen Gewerbebetrieb nicht schon nach § 1 Abs. 2 Handelsgewerbe ist, gilt als Handelsgewerbe im Sinne dieses Gesetz-buchs, wenn die Firma des Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist ...
§ 5 HGB
Ist eine Firma im Handelsregister eingetragen, so kann gegenüber demjenigen, welcher sich auf die Eintragung beruft, nicht geltend gemacht werden, dass das unter der Firma betriebene Gewerbe kein Handelsgewerbe sei.
Verkürzt kann gesagt werden:
• Kaufmann ist jeder, dessen Betrieb einen in kaufmännischer Weise organi-sierten Geschäftsbetrieb erfordert.
• Nichtkaufmann ist der nicht in das Handelsregister eingetragene Gewerbe-treibende, dessen Betrieb eine kaufmännische Betriebsführung nicht erfor-dert.
Alle Kaufleute sind verpflichtet, Bücher zu führen; lediglich Nichtkaufleuten ist dies also erlassen. Erfüllt allerdings ein Nichtkaufmann eine der folgenden Bedin-gungen, so muss auch er Aufzeichnungen in Form der Buchführung erstellen:
• Mehr als 350.000 Euro Umsatz jährlich
• Gewinn von mehr als 30.000 Euro jährlich
Auch Freiberufler sind von der Buchführungspflicht befreit. Sie müssen dem Fi-nanzamt gegenüber die Erlöse nur in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorlegen, welche die jährlichen Betriebserlösen die Betriebsausgaben gegenüber-stellt. Dies kann in Form eines Kassenbuchs oder einer speziellen Überschussrech-nung geschehen (AO § 140 f.). Dieses Verfahren wird auch vereinfachte Gewinner-mittlung genannt.
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Bei einer freiberuflichen Tätigkeit handelt es sich um eine wissenschaftliche, schriftstellerische, künstlerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit oder um einen der namentlich im Gesetz aufgeführten „Katalogberufe“. Dazu gehören zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und Journalisten.
Zwei Begriffe treten Ihnen entgegen, wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen mit WISO Kaufmann, die meist – aber nicht immer – deckungsgleich mit den vorange-gangenen Einstufungen sind: Soll- und Ist-Versteuerung.
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung fällig, bei der Ist-Versteuerung mit dem Zahlungseingang.
Bei der Anlage eines Mandanten wird die Art der Versteuerung bereits abgefragt.
Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Das HGB weist in § 238 Abs.1 auf die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buch-führung“ hin. Nun ist es leider nicht so, dass diese „Grundsätze“ irgendwo zu-sammenhängend in einem Gesetz niedergeschrieben sind. Vielmehr haben sie sich aus der Praxis und der Rechtsprechung ergeben und ihren Niederschlag in vielen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gefunden. Das Wesentliche davon findet man allerdings auch im Handelsgesetzbuch .
§ 239 HGB
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(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Auf-zeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ent-sprechen ...
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
• Führung der Bücher in einer „verständlichen“ Sprache.
• Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung der Geschäfts-vorfälle.
• Eintragungen dürfen nicht „unleserlich“ gemacht werden.
§ 242 HGB
(1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen ...
(2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrech-nung) aufzustellen.
(3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresab-schluss.
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
• Der Kaufmann muss eine Eröffnungsbilanz bei Beginn und weiter jährlich zum Abschluss eine Bilanz erstellen.
• Aufwendungen und Erträge sind in einer Gewinn- und Verlustrechnung zum Ende des Geschäftsjahres aufzustellen.
§ 243 HGB
(1) Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchfüh-rung aufzustellen.
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(2) Er muss klar und übersichtlich sein.
(3) Der Jahresabschluss ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäfts-gang entsprechenden Zeit aufzustellen.
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
• Nochmalige Berufung auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
• Klarheit und Übersichtlichkeit sowie
• zeitgerechte Aufstellung.
§ 246 HGB
(1) Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge zu enthalten, so-weit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist ...
(2) Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten verrechnet werden.
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
• Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung müssen vollständig sein
• Verrechnungsverbot.
Der Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung kann schwer wiegende Folgen haben. Das reicht von der Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch die Finanzämter – was wahrscheinlich zu einer ungünstigeren Besteuerungs-grundlage führt – bis hin zu Strafverfahren mit Geld- und Freiheitsstrafen. Dies vor allem dann, wenn Jahresabschlüsse verfälscht wurden oder im Konkursfall die Verschleierung der betrieblichen Finanzsituation nachgewiesen werden kann.
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens
Welche Buchhaltungssysteme gibt es?Sprechen wir heute von Buchhaltung, so ist immer die „doppelte Buchhaltung“ gemeint. Das bedeutet nicht, dass die Buchführung doppelt gemacht werden muss. Dieses System zeichnet sich vor allem dadurch aus,
• dass eine Buchung immer aus einer „Doppelbuchung“ besteht: einmal auf der Sollseite eines Kontos und einmal auf der Habenseite eines anderen Kon-tos,
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• sowie aus einer doppelten Gewinnermittlung: Betriebsvermögensvergleich am Anfang und Ende des Geschäftsjahres (Bilanz) und die Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) am Ende des Geschäftsjahres.
Es gibt noch ein zweites System: Die einfache Buchführung beziehungsweise Ge-winnermittlung, die etwa in Form eines Kassenbuches oder einer Einnahme-Über-schussrechnung geführt wird, weist je Vorgang nur eine Buchung auf. Mit der Überschussrechnung legen Sie dem Finanzamt über Ihre Einkunftssituation Rechen-schaft ab, wenn Sie von der doppelten Buchführung befreit sind. Diese Form der Buchhaltung unterscheidet sich von jener nicht nur durch die einfache Buchung je Vorgang, sondern auch noch durch die zeitliche Zuordnung der Geschäftsvorfälle:
• Bei der doppelten Buchführung werden die Geschäftsvorfälle nach ihrer Zu-gehörigkeit zu einer zeitlichen Periode gebucht. Wird etwa im Dezember schon die Miete für den Januar des folgenden Jahres gezahlt, so wird diese Zahlung für das laufende Jahr im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (man sagt dann, es wird „abgegrenzt“).
• Bei der Überschussrechnung zählt der Zahlungszeitraum. In diesem Fall würde die vorzeitige Mietzahlung den Überschuss mindern.
WISO Tipp
Da die doppelte Buchführung aussagekräftiger ist, als die einfache Buchfüh-rung in Form einer Überschussrechnung, empfiehlt sich auch dort die Füh-rung einer doppelten Buchführung, wo zeitaktuelle Informationen über den Geschäftsverlauf nötig sind, eine gesetzliche Anforderung aber eigentlich noch nicht gegeben ist. Hinzu kommt, dass Verluste aus vergangenen Jahren oder aus der Wertminderung von Geschäftsanteilen nur geltend gemacht wer-den können, wenn bilanziert wird.
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen Buchführung wird heute oft in einem Zusammenhang genannt, den man „betrieb-liches Rechnungswesen“ nennt. Dieses soll ein möglichst exaktes Abbild des ge-samten Unternehmensgeschehens liefern, sozusagen „ausrechnen“. Es sollen also nicht nur die Vermögensverhältnisse dargestellt werden, sondern lückenlos alle Vorgänge aufgezeichnet werden, die den Unternehmenserfolg bestimmen. Mit die-ser Aufzeichnung allein ist es aber nicht getan. Das Rechnungswesen soll die In-formationen auch „auswerten“ und damit zur „Überwachung“ der betrieblichen Prozesse beitragen. Da die Überwachung alleine aber wiederum nicht ausreicht, ist
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„Steuerung“ des Unternehmens angesagt und damit wird der Rahmen des Rech-nungswesens in Richtung Unternehmensleitung auch schon gesprengt.
Im Einzelnen besteht das betriebliche Rechnungswesen aus folgenden Komponen-ten:
Die Geschäfts- und Finanzbuchhaltung ist allerdings ein ganz wesentlicher Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Hier werden alle Bestände und Bestandsver-änderungen der Vermögens- und Kapitalteile des Unternehmens erfasst sowie der Werteverbrauch und -zuwachs aufgezeichnet. In der Summe ergibt diese Aufzeich-nung den – positiven oder negativen – Erfolg des Unternehmens, der in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert wird. Diese Aufzeichnungen sind immer zeitbezogen (für einen Monat, ein Quartal, ein Jahr und so weiter), man spricht deshalb auch von einer Zeitrechnung.
Ergänzt wird die Finanzbuchhaltung durch die Kosten- und Leistungsrechnung (man spricht auch manchmal von einer Betriebsbuchhaltung). Hier wird nur der Teil der betrieblichen Vorgänge erfasst, der zur Erfüllung der eigentlichen betrieb-lichen Tätigkeit nötig ist. Sämtliche Kosten werden neu in einer Kostenstellen-rechnung auf alle betrieblichen Kostenstellen verteilt und anschließend in der Kostenträgerrechnung stückbezogen über die Kalkulation und zeitbezogen in einer Erfolgsrechnung genutzt.
Die Betriebsstatistik wertet die Zahlen der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung aus und ergänzt diese gegebenenfalls durch Daten des allge-meinen Markt- und Wirtschaftsgeschehens. In der Planungsrechnung wird dann versucht, in einer Vorschaurechnung eine Orientierung für die künftige Unterneh-mensentwicklung zu geben und damit die Entscheidungsfindung für alle betriebli-chen Bereiche zu erleichtern.
Das Controlling wertet dann alle vorliegenden Informationen aus und erstellt dar-aus ein betriebliches Kontroll- und Steuerungssystem, das führungsrelevante Infor-mationen liefern soll.
Das alles hört sich zunächst so an, als gelte es nur für große Unternehmen. Was soll ein Handwerker oder ein Kleinbetrieb mit Kosten- und Leistungsrechnung, Be-triebsstatistik oder Planungsrechnung anfangen?
Betrachtet man es aber genauer, so ergibt sich ein anderes Bild. Die Geschäftsbuch-haltung gehört ja auf jeden Fall zu einem Unternehmen. Eine Kalkulation wird auch jeder vornehmen: der Handwerker, der Händler und auch der Dienstleister. In die Kalkulation sollten aber möglichst Daten einfließen, die sehr eng mit der Reali-tät verbunden sind. Fiktive, nur angenommene Werte in einer Kalkulation können bewirken, dass der Unternehmenserfolg negativ ist, das heißt, es kommt nicht das
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herein, was an Kosten und Aufwendungen herausgeht. Andererseits kann es aber auch zu unrealistischen Preisen führen, die am Markt nicht akzeptiert werden. Da-mit sind wir bei der Kostenträger-Stückrechnung und der Feststellung, dass eine Kosten- und Leistungsrechnung, zumindest in einer einfachen Form, zu fast jedem Unternehmen gehört.
Dass jeder Unternehmer den Betriebserfolg betrachtet und zu beurteilen versucht, ist selbstverständlich. Die Daten liefert die Buchhaltung, wenn sie zeitgemäß und im Sinne der Gesetzgebung geführt wird. Alles Zusätzliche erhöht die Sicherheit der Beurteilung. Daten der zugehörigen Branche helfen, den eigenen Betrieb in den Rahmen vergleichbarer anderer Betriebe einzuordnen. Ein gewisses Maß an Vorausschau, an Planung, hilft ebenfalls, den Betrieb auch durch schwierige Zeiten zu bringen.
In diesem Zusammenhang ist es interessant, auf eine Anmerkung von Luca Pacioli zu schauen, der etwas über den Zweck des kaufmännischen Handelns seiner Ab-handlung zur Buchführung voranstellt:
Pacioli sagt: Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder Han-delnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe. Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.
Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung Die weiteren Ausführungen in diesem Fachteil des Buches werden sich allerdings ausschließlich mit der „Finanzbuchhaltung“ beschäftigen, dem Teil des Rechnungs-wesens, in dem die Geschäftsvorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und abgebildet werden. Wie der Name schon andeutet, wird diese Buchhaltung in „Bü-chern“ erfasst, wobei die manuelle Buchführung heute immer mehr durch eine EDV-Buchführung abgelöst wird.
Die Bücher der BuchhaltungDa die Buchführung heute weitgehend über die EDV erledigt wird, ist es leider kaum noch im Bewusstsein, dass die Buchführung eigentlich aus verschiedenen „Büchern“ besteht. Es mag ketzerisch klingen bei einem Begleitbuch zu einer Buch-haltungssoftware: Wir empfehlen aber trotzdem jedem, der sich mit der Buchhal-tung vertraut macht, sich solche handgeschriebenen Buchhaltungen einmal anzu-sehen. Möglicherweise gibt es im eigenen Umfeld einen Kleinbetrieb, der die Bücher
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noch so führt oder noch aufbewahrt hat aus Zeiten, wo diese mit der Hand geführt wurden.
Eine andere Variante, sich der „Buchhaltung im wörtlichen Sinne“ anzunähern, ist, im Schreibwarengeschäft Vordrucke für Journal und Hauptbuch zu erstehen und die ersten Übungen mit der Hand durchzuführen. In einer Zeit, in der immer nach dem Vorteil einer Handlungsweise gefragt wird, darf die Begründung für diese Empfehlung natürlich nicht fehlen: Das Verständnis für die Zusammenhänge in der so genannten „Blackbox“ bei der elektronischen Buchhaltung wird wesentlich erleichtert.
Als Erstes ist das Grundbuch oder das Journal zu nennen, in das die laufenden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge eingetragen werden. Hier finden sich außerdem
• Die Eröffnungsbuchungen,
• die vorbereitenden Abschlussbuchungen und
• die Abschlussbuchungen.
Pacioli sagt: „Das zweite übliche Geschäftsbuch wird Journal genannt, auf dem, wie schon gesagt, dasselbe Zeichen, wie auf dem Memorial anzubringen ist und dessen Blätter zu nummerieren sind ... Im Journal kannst Du (da es Dein Geheimbuch ist) ausführlich berichten und alles buchen, was Du an Mobilien und Immobilien besitzest ... Aber die Posten des besagten Journals muss man zierlicher formen und einschreiben, wobei man weder zu ausführlich noch zu kurz sein darf ...“
Das Journal ist also wichtig, um die Geschäftsvorfälle zeitlich einordnen zu können. Durch die Angabe der Belegnummer ist eine Rückverfolgung zum Originalbeleg je-derzeit schnell möglich. Außerdem wird durch ein fortlaufend geführtes Journal die Lückenlosigkeit der Buchhaltung Gewähr leistet. Wesentliche Anforderungen des HGB sind durch ein sauber geführtes Journal schon mal erfüllt.
Allerdings ist es schwierig, aus dem fortlaufenden Journal den Stand des Vermö-gens und der Schulden zu ersehen. Deshalb wird ein Hauptbuch geführt, das alle Konten enthält, von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz.
Pacioli sagt: „Hast du ordnungsmäßig alle Deine Posten in das Journal eingetra-gen, so ziehe sie dann aus diesem und übertrage sie in das dritte Buch, das Hauptbuch, das man gewöhnlich mit doppelt soviel Blättern, wie das Journal anlegt ...“
Im Hauptbuch finden wir die Konten mit ihrer Soll- und Haben-Einteilung, die je-derzeit den gewünschten Überblick Gewähr leisten. Dabei gilt, dass diese Einteilung auch bei einer EDV-gestützten Buchhaltung noch vorhanden ist, selbst wenn die
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Bücher nicht in der Form geführt wurden, wie es übrigens schon bei Luca Pacioli beschrieben ist und es bei uns noch bis vor gar nicht so langer Zeit in vielen Klein-betrieben Realität war.
Und noch etwas ist beim Hauptbuch wichtig: Hier ist die Kontrolle der gesamten Buchhaltung möglich, indem die Soll- und Habenposten zusammenaddiert werden. Besteht keine Übereinstimmung, so ist die Buchhaltung fehlerhaft.
Pacioli sagt: „Die Bilanz des Hauptbuches muss gleich sein, das heißt, die Summe soll gleich sein, ich sage weder Debitoren noch Kreditoren, sondern die Summe des Habens muss gleich sein der Summe des Solls. Ist das nicht der Fall, so ist ein Fehler im Buch.“
Außerdem gibt es noch eine Reihe von Nebenbüchern. Die wichtigsten sind:
• Die Lagerbuchhaltung
• Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
• Das Wechselbuch
In der Lagerbuchhaltung werden Aufzeichnungen über Bestände, Zugänge und Abgänge der einzelnen Waren geführt. Die Zeit raubende Bestandsaufnahme (In-ventur) kann durch die sorgfältige Führung einer Lagerbuchhaltung rationalisiert werden oder gar ganz entfallen (etwa bei der permanenten Inventur, die das ganze Jahr über stichprobenweise durchgeführt wird, und zwar so, dass einmal im Jahr alle Artikel durchgeprüft wurden).
Bei der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, auch Offene-Posten-Buchhaltung genannt, handelt es sich um die Auflistung der Verbindlichkeiten (Kreditoren = Lieferanten) und Forderungen (Debitoren = Kunden), die noch nicht ausgeglichen sind. Hierbei werden keine echten Buchhaltungs-Konten geführt, sondern nur ein-zelne Positionen aus den Konten übernommen. Bei Ausgleich einer Position durch Zahlung verschwindet der Posten. Es stehen also nur „offene Posten“ in diesen Listen.
In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird die gesamte Lohn- und Gehaltsabrech-nung eines Betriebes geführt. Mit der Buchhaltung findet dann meist monatlich ein Abgleich der summierten Positionen statt.
Das Wechselbuch ist heute noch in vielen Betrieben üblich. Hier werden Besitz- und Schuldwechsel aufgeführt und verwaltet. Es korrespondiert mit den entsprechenden Konten der Buchhaltung, enthält aber mehr Informationen als dort aufgenommen werden können.
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Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto Der Begriff Konto ist heute jedem geläufig. Zumeist ist damit das Bankkonto ge-meint, das durchaus verschiedene Zustände haben kann (es ist ein positiver Geld-betrag darauf vermerkt, es ist nichts drauf oder es ist sogar ein negativer Geldbe-trag eingetragen, das heißt es werden Schulden gegenüber der Bank ausgewiesen). Wenn irgendjemand etwas angestellt hat, sagt man auch umgangssprachlich: „Das geht auf sein Konto!“ Hier wurde dann ein negativer Eindruck „verbucht“. Tatsäch-lich stammt dieser Begriff aus dem italienischen (conto = Rechnung).
Mit dem Konto ist es in der doppelten Buchführung wie im richtigen Leben: Es hat zwei Seiten! In Anlehnung an die italienische „Urbedeutung“ können wir sagen: Es wird eine zweiseitige Rechnung geführt. Auf die eine Seite kommen zum Beispiel die Einnahmen, auf die andere Seite die Ausgaben. Für die linke Seite hat sich im Deutschen die Bedeutung SOLL eingebürgert, für die rechte Seite HABEN. Wir können aber nicht grundsätzlich der Soll- und der Haben-Seite eine Bedeutung zuweisen. Das wird im Laufe dieses Buches noch herausgestellt werden.
SOLL und HABEN auf einem Konto sind zunächst für den Buchhalter Platzhalter, denen erst mit der Art des Kontos eine bestimmte Bedeutung zufällt.
WISO Tipp
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich das zu merken, benutzen Sie eine „Eselsbrücke“: Links ist die Seite mit dem „L“, also „SOLL“.
Im Gegensatz zum Konto ist der Kontokorrent eine laufende Rechnung in Listen-form (ital. Conto corrente = laufende Rechnung). Diese Form ist aus den Bank-kontoauszügen gut bekannt. Die Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung für Freiberufler und andere Nicht-Buchführungspflichtige wird ebenfalls oft noch in dieser Form geführt.
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Lese-Ausflug 3:Erbsenzähler ...
Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur Fängt man eine neue Sache an, ist es gut, zuvor eine Bestandsaufnahme zu ma-chen. Dadurch wird nicht nur die Ausgangssituation klar und deutlich beschrieben, sondern auch schnell erkannt, was aus der Vergangenheit noch zu bewältigen ist. Dies gilt ganz besonders für den Neubeginn einer geschäftlichen Tätigkeit und für das Ende einer Geschäftsperiode (meistens des Geschäftsjahres). Handelsrecht und Steuerrecht schreiben es dem Kaufmann vor, wann er eine solche Bestandsaufnah-me vorzunehmen hat.
§ 240 HGB
(1) Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.
(2) Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar aufzustellen. Die Dauer des Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten. Die Aufstellung des Inventars ist innerhalb der einem ordnungs-mäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken.
Weitere Vorschriften finden sich in: § 140 und § 141 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO). Zusammengefasst bedeutet dies:
• Das Inventar ist bei der Gründung oder Übernahme eines Unternehmens,
• am Schluss eines jeden Geschäftsjahres und
• bei der Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens aufzustellen.
In dieser Bestandsaufnahme geht es vor allem darum, Vermögen und Schulden des Unternehmens festzustellen. Dies geschieht durch eine mengen- und wertmä-ßige Bestandsaufnahme, die Inventur. Die Aufzeichnung dieser Bestandsaufnahme nennt man Inventar. Dieser Begriff entstammt wieder dem Lateinischen (inventa-rium = Verzeichnis des Vorgefundenen). Enthalten ist in diesem Verzeichnis nicht nur der Wert, sondern auch Art und Menge der Vermögensgegenstände.
Pacioli sagt: „Zuerst muss der Kaufmann sein sorgfältiges Inventar in der Weise abfassen, dass er immer zuerst auf ein Blatt oder in ein besonderes Buch das einschreibt, was er in der Welt an Immobilien und Mobilien zu besitzen glaubt, indem er immer mit den Dingen beginnt, die kostbar sind und leicht verloren gehen können, wie bares Geld, Edelsteine, Silbergeräte usw. ... Sodann muss
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man die anderen Vermögensteile der Reihe nach aufschreiben ... Dieses Inven-tar muss an ein und demselben Tage angefertigt werden, sonst würde es den zukünftigen Handel stören.“
Im ursprünglichen Sinne versteht man unter einer Inventur immer die körperliche Inventur, das heißt, es wird gezählt, was da ist. Möglich ist dies vor allem für alle körperlichen Gegenstände wie Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsaus-stattung, Warenbestände und so weiter.
Was nicht gezählt werden kann, sind alle nichtkörperlichen Gegenstände. Dazu gehören Bankguthaben und -schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten. Hier findet dann eine Buchinventur statt. Die Werte können auf Grund von Belegen (Kontoauszügen, Aufzeichnungen) ermittelt werden.
In der Praxis hat heute die Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens beim Ge-schäftsjahreswechsel die größte Bedeutung. Klassischer Fall ist die Stichtagsinven-tur. An einem bestimmten Termin (der übrigens auch über mehrere Tage gehen kann, wenn gewährleistet ist, dass keine sonstige Geschäftstätigkeit diesen Vorgang beeinträchtigen kann) wird eine komplette mengenmäßige Bestandsaufnahme vor-genommen. Termin ist in der Regel der tatsächliche Jahresabschluss (zum Beispiel 31.12.); man kann von diesem Termin jedoch auch geringfügig abweichen. Eine Frist von 10 Tagen vor oder nach diesem Abschlussstichtag wird im Allgemeinen toleriert. Zugänge und Abgänge in diesem Zeitraum müssen allerdings dokumen-tiert sein und in die Inventur eingerechnet werden.
Diese Art der Bestandsaufnahme ist aber oft arbeitsintensiv und aufwendig. Des-halb gibt es einige Vereinfachungsverfahren, die eine betriebsindividuelle Vorge-hensweise ermöglichen:
§ 241 Abs. 1 – Die Stichprobeninventur
(1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegen-stände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematisch-sta-tistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden ...
Die Stichprobeninventur ermittelt den Warenbestand also auf Grund anerkannter mathematisch statistischer Verfahren durch Stichproben, die allerdings körperlich aufgenommen werden müssen.
§ 241 Abs. 2 – Die permanente Inventur
(2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Geschäftsjahres bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert
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auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.
Die permanente Inventur ermöglicht eine Bestandsaufnahme ohne eine körperliche Gesamtaufnahme am Abschlussstichtag. Der Bestand wird dann aus einer laufend und aktuell geführten Lagerkartei (heutzutage meist EDV-gestützt) übernommen. Wichtig ist, dass im Laufe des Geschäftsjahres jeder Artikel einmal durch kör-perliche Bestandsaufnahme geprüft wurde. Richtig angewandt ist die permanente Inventur ein sehr rationelles Inventurverfahren. Die Inventur findet quasi nebenher das ganze Jahr über statt.
§ 241 Abs. 3 – Die verlegte Inventur
(3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres brauchen Vermö-gensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn
1. der Kaufmann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnah-me oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens ... in einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres aufgestellt ist, und
2. auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines ... entspre-chenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass der am Schluss des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegen-stände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.
Die verlegte Inventur ermöglicht eine Abweichung vom Abschlussstichtag von bis zu 3 Monaten vor oder 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag. Dabei können auch die verschiedenen Vermögensgruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenom-men werden. Eine „wertmäßige“ Fortschreibung zum Abschlussstichtag ist aber zwingend erforderlich.
Moderne Warenwirtschaftssysteme erleichtern die Inventuraufgaben heute unge-mein. Das beginnt mit dem Ausdruck von Zähllisten, die bei guter Lagerorgani-sation bereits so ausgedruckt werden, dass nicht jeder Artikel neu gesucht wer-den muss, sondern alles nach der Reihe kommt. Und mittels moderner Technik (Nutzung von EAN-Strichcode und Lesegeräten) kann die Zählaufgabe weitgehend automatisiert werden.
Solche Listen finden Sie im Modul Auftrag unter Abrechnung.
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Hier finden Sie Hilfe bei WISO-Kaufmann für die Inventur
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines InventarsDie Aufzeichnung eines Inventars kann nicht irgendwie auf einem Zettel erfolgen. Auch die Art und Weise der Aufzeichnung ist nicht beliebig. Heute haben sich fol-gende Regeln durchgesetzt:
Das Inventar ist dreigeteilt in:
A) Vermögen
B) Schulden
C) Reinvermögen oder Eigenkapital
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Das Vermögen ist geordnet nach der Flüssigkeit.
1. Zunächst kommt das langfristig genutzte Vermögen wie Grundstücke, Ge-bäude, Maschinen, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung und so weiter. Man spricht auch vom Anlagevermögen.
2. Dann kommt das Vermögen, das nur relativ kurzfristig im Unternehmen verweilt: Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertige und fertige Erzeugnisse, Forderungen und alle Geldmittel (Bar-, Bank- und Postgirogut-haben). Man spricht auch vom Umlaufvermögen.
Die Schulden werden nach der Fälligkeit geordnet:
1. An erster Stelle stehen hier die langfristigen Schulden (Hypotheken-, Dar-lehnsschulden).
2. Dann kommen die kurzfristigen Schulden (Lieferantenschulden, kurzfristige Bankschulden und so weiter).
Das Eigenkapital (der Reinerlös oder Festkapital) ergibt sich aus der einfachen Sub-traktion der beiden vorangegangenen Gruppen. Wenn man vom Vermögen die Schulden abzieht, bleibt das Eigenkapital übrig.
Bleibt nichts übrig oder ist das Eigenkapital gar negativ, so sind die Schulden größer als das Vermögen. Dies ist in jedem Unternehmen eine kritische Situation, zumindest dann, wenn sie über einen längeren Zeitraum anhält.
Soll & Haben
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Bereits mit dem Inventar kann eine einfache Erfolgsrechnung durchgeführt werden, und zwar durch einen so genannten Betriebsvermögensvergleich. Dazu wird vom Eigenkapital des aktuellen Inventars das Eigenkapital des vorangegangenen Inven-tars abgezogen. Die Differenz ergibt den Gewinn (falls der Betrag positiv ist) oder einen Verlust (bei einem negativen Ergebnis).
Das Einkommensteuergesetz (EStG) fasst die Definition, was Gewinn und Betriebs-vermögen ist und wer dieses zu ermitteln hat genau in den Paragrafen 4 und 5.
§ 4 EStG
(1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vo-rangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen ...
§ 5 EStG
(1) Bei Gewerbetreibenden, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, ist für den Schluss des Wirtschaftsjahrs das Betriebsvermögen anzusetzen (§ 4 Abs. 1 Satz 1), das nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist ...
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Beispiel: Inventar der Maschinenfabrik Schneider & Söhne, Stuttgart, zum 31. Dez. 200x
A Vermögen € €
I Anlagevermögen
1. Bebaute Grundstücke, Hauptstr. 77 340.000,00
2. Gebäude, Hauptstr. 77 2.917.000,00
3. Maschinen lt. Anlagenverz. 1 395.300,00
4. Fuhrpark lt. Anlagenverz. 2 215.200,00
5. Betriebs- und Geschäftsausstattung lt. Anlagenverz. 3 117.200,00
II Umlaufvermögen
1. Rohstoffe lt. Inventurliste 1 125.340,00
2. Hilfsstoffe lt. Inventurliste 2 35.207,00
3. Unfertige Erzeugnisse lt. Inventurliste 3 19.201,00
4. Fertigerzeugnisse lt. Inventurliste 4 490.709,00 670.457,00
5. Forderungen an Kunden, lt. OP-Aufst. 1 376.720,00
6. Bankguthaben
Raiffeisenbank Stuttgart 13.303,00
Südwestbank Stuttgart 27.007,00 40.310,00
Summe des Vermögens 5.072.187,00
B. Schulden
I Langfristige Schulden
1. Hypothek Südwestbank Stuttgart 2.130.000,00
2. Darlehn Südwestbank Stuttgart 907.000,00
3. Darlehn Raiffeisenbank Stuttgart 85.000,00 3.122.000,00
II Kurzfristige Schulden
1. Kontokorrent Deutsche Bank, Stuttgart 257.300,00
2. Verbindlichkeiten an Lieferanten lt. OP-Aufstellung 2 877.350,00 1.134.650,00
Summe der Schulden 4.256.650,00
C. Ermittlung des Eigenkapitals
Summe des Vermögens 5.072.187,00
– Summe der Schulden 4.256.650,00
= Eigenkapital (Reinvermögen) 815.537,00
Soll & Haben
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WISO Tipp
Die Inventarerstellung wird kaum von einem Buchhaltungsprogramm über-nommen. Meist lassen sich aber aus den Programmmodulen (zum Beispiel der Anlagenbuchhaltung) wesentliche Details für die Inventur herausholen. Mit einer Tabellenkalkulation bringen Sie die Inventur in eine ansprechende Form.
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens Wenn jemand sagt, dass eine Bilanz zu ziehen sei, so bedeutet das meist, sich dar-über klar zu werden, wie die augenblickliche Situation gerade ist. Dabei werden alle positiven den negativen Gegebenheiten gegenübergestellt und gegeneinander „abgewogen“. Wiegt die positive Seite schwerer, so ist das ein gutes Zeichen. Ist die Situation andersherum, so ist meist Anlass zur Veränderung gegeben. Die „Waage“ ist deshalb nicht nur als bildhafter Vergleich zu sehen; der Begriff selbst kommt tatsächlich aus dem Italienischen und bedeutet bilancia = Gleichgewicht der Waa-ge.
Die Bilanz in der Buchhaltung hat eine ähnliche Funktion. Anders als beim In-ventar werden Vermögen und Schulden einander gegenübergestellt. Besteht eine Differenz (der Buchhalter sagt dazu „Saldo“) auf der Seite der Schulden, so ist Ak-tivkapital (das heißt Eigenkapital) vorhanden. Findet sich der Saldo auf der Seite des Vermögens, so ist Passivkapital (das heißt Verlust) entstanden. Wem dies nicht sofort deutlich wird, behelfe sich wieder mit einem bildhaften Vergleich: Differenz bedeutet ja, es ist „weniger“ auf der Waagschale. Weniger auf der Waagschale Ver-mögen muss demnach bedeuten, das Vermögen reicht nicht aus, um die Schulden zu decken. Umgekehrt ist es natürlich besser.
Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die Art angeben, wie man von einem Buch in das andere überträgt, wenn man das Buch zu wechseln wünscht, weil es vollgeschrieben ist oder weil ein neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches.“
Die linke Seite der Bilanz wird als Aktiva, die rechte Seite der Bilanz als Passiva be-zeichnet. Die formelle Gliederung einer Bilanz ist im Handelsgesetzbuch festgelegt. Ebenso wie beim Inventar werden die Vermögenswerte nach ihrer Flüssigkeit und die Kapitalpositionen nach ihrer Verfügbarkeit (der Fälligkeit) geordnet.
§ 266 HGB
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(1) Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen. Dabei haben große und mittelgroße Kapitalgesellschaften ... auf der Aktivseite die in Absatz 2 und auf der Passiv-seite die in Absatz 3 bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebe-nen Reihenfolge auszuweisen. Kleine Kapitalgesellschaften ... brauchen nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen, in die nur die in den Absätzen 2 und 3 mit Buchstaben und römischen Zahlen bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge aufgenommen werden.
(2) Aktivseite:
A. Anlagevermögen:
I. Immaterielle Vermögensgegenstände:
1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte;
2. Geschäfts- oder Firmenwert;
3. geleistete Anzahlungen.
II. Sachanlagen:
1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten;
2. technische Anlagen und Maschinen;
3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung;
4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau.
III. Finanzanlagen:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen;
3. Beteiligungen;
4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsver-hältnis besteht;
5. Wertpapiere des Anlagevermögens;
6. sonstige Ausleihungen.
B. Umlaufvermögen:
I. Vorräte:
1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe;
2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen;
3. fertige Erzeugnisse und Waren;
Soll & Haben
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4. geleistete Anzahlungen.
II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:
1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen;
2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen;
3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungs-verhältnis besteht;
4. sonstige Vermögensgegenstände.
III. Wertpapiere:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. eigene Anteile;
3. sonstige Wertpapiere.
IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben,
Guthaben bei Kreditinstituten.
C. Rechnungsabgrenzungsposten
(3) Passivseite:
A. Eigenkapital:
I. Gezeichnetes Kapital;
II. Kapitalrücklagen;
III. Gewinnrücklagen:
1. gesetzliche Rücklage;
2. Rücklage für eigene Anteile;
3. satzungsmäßige Rücklagen;
4. andere Gewinnrücklagen.
IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag;
V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.
B. Rückstellungen:
1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen;
2. Steuerrückstellungen;
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3. sonstige Rückstellungen.
C. Verbindlichkeiten:
1. Anleihen, davon konvertibel;
2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten;
3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen;
4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;
5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel;
6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen;
7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsver-hältnis besteht;
8. sonstige Verbindlichkeiten,
davon aus Steuern,
davon im Rahmen der sozialen Sicherheit.
D. Rechnungsabgrenzungsposten.
Das Handelsgesetzbuch schreibt die Form der Bilanz also sehr genau vor:
• Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen
• Eine bestimmte Gliederung ist einzuhalten
Kleine Kapitalgesellschaften können aber eine vereinfachte Gliederung wählen: Dabei fallen die Positionen der 3. Gliederungsstufe heraus (also alles, was hinter arabischen Zahlen aufgeführt ist). Was sind aber kleine Kapitalgesellschaften?
§ 267 HGB Abs. 1
Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehen-den Merkmale nicht überschreiten:
1. Fünf Millionen dreihundertzehntausend Deutsche Mark Bilanzsumme nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags ...
2. zweiundvierzig Millionen vierhundertachtzigtausend Deutsche Mark Umsatzer-löse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag.
3. Im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer.
Vereinfacht bedeutet das:
• 5.310.000 DM Bilanzsumme (gegebenenfalls reduziert um den Verlust)
Soll & Haben
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• 42.480.000 DM Umsatzerlöse des Abschlussgeschäftsjahres
• 50 Arbeitnehmer beschäftigt im Jahresdurchschnitt.
Die Bezeichnungen Aktiva und Passiva (auch: Aktivseite und Passivseite) können Sie durchaus wörtlich nehmen: Die Aktivseite enthält Informationen darüber, wie die Mittel angelegt wurden (wie investiert wurde). Noch etwas deutlicher: was mit den zur Verfügung stehenden Mitteln „aktiv“ gemacht wurde. Die Passivseite gibt Auskunft darüber, wo die Mittel herkommen (wie finanziert wurde), oder anders gesagt: wer jetzt „passiv“ über dieses Mittel verfügt.
Bei genauerem Hinsehen werden Sie feststellen, dass die Bilanz nichts anderes ist als ein kurz gefasstes und anders aufgegliedertes Inventar, dessen Erstellung eben-so vom Gesetzgeber verlangt wird. Sie unterscheidet sich aber dadurch, dass im Inventar Mengen, Einzelwerte und Gesamtwerte aufgeführt werden. In der Bilanz genügt die Aufführung der Gesamtwerte der einzelnen Positionen.
Für die Erstellung der Bilanz gelten einige Grundsätze:
• Der Grundsatz der Bilanzwahrheit besagt, dass man weder etwas weglassen noch etwas hinzufügen darf.
• Der Grundsatz der Bilanzklarheit bedeutet, dass die Bilanz übersichtlich sein und Menschen mit Sachverstand einen Einblick in die Vermögensverhältnis-se des Unternehmens geben muss.
• Der Grundsatz der Bilanzkontinuität drückt aus, dass die verschiedenen Bilanzen eines Unternehmens einander in Aufbau und Inhalt entsprechen müssen.
Außerdem sind ständig gleiche Bewertungsgrundsätze zu benutzen. Der Gestal-tungsspielraum bei der Erstellung einer Bilanz ist also nicht allzu groß. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften sind immer zu berücksichtigen.
Ein wichtiger formaler Anspruch an eine Bilanz ist, dass sie immer vom Unterneh-mer unterzeichnet sein muss!
§ 245 HGB
Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unter-zeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so ha-ben sie alle zu unterzeichnen.
Die Bilanz ist Ausgangspunkt einer Buchführung (Eröffnungsbilanz) und Endpunkt einer Buchführung (Schlussbilanz). Sie wird zur Bestandsklärung auch in kürze-ren Zeiträumen, (etwa als Monats- oder Quartalsbilanz) erstellt oder für bestimmte
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Zwecke weiterentwickelt (so zum Beispiel die Bewegungsbilanz, um die Zahlungs-ströme zwischen zwei Bilanzzeitpunkten zu ermitteln).
Die Beispiel-Bilanz, die aus dem Beispiel-Inventar der Maschinenfabrik Schneider & Söhne entwickelt werden kann, sieht folgendermaßen aus:
Der Ausdruck einer Bilanz gehört heute zu den gängigen Merkmalen einer Buch-haltungssoftware. Bei WISO Kaufmann ist diese Option im Modul FiBu unter Ab-rechnung - Kontengliederungen drucken zu finden:
Soll & Haben
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Die Bilanz wird von Buchhaltungsprogrammen als „Auswertung“ geführt.
Wer keine Bilanz, sondern eine Einnahme- Überschussrechnung benötigt, findet diese im gleichen Menü.
WISO Tipp
Beachten Sie aber, dass der einfache Ausdruck der Bilanz zum Jahresende noch nicht unbedingt die sinnvoll richtige Bilanz für den Jahresabschluss ist. Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater und nehmen Sie Abschlussbu-chungen erst nach seinen Vorgaben vor!
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Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden?Dass Unterlagen der Buchhaltung nicht einfach vernichtet werden können, müsste auch ohne gesetzliche Regelung jedem deutlich sein. Einmal ist ja jeder Unterneh-mer trotz positiver Ausrichtung auf die Zukunft auch auf Daten der Vergangenheit angewiesen. Zum anderen interessiert sich auch das Finanzamt für diese Aufzeich-nungen, um bei Bedarf eine Prüfung vornehmen zu können, die feststellt, ob Steu-ererklärungen korrekt abgegeben wurden. Die Aufbewahrungsfrist ist allerdings begrenzt. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich wieder im Handelsgesetz-buch (HGB):
§ 257 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzube-wahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lagebe-richte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte ...
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Bü-chern (Buchungsbelege).
(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesand worden oder der Bu-chungsbeleg entstanden ist.
Dieser Paragraf regelt deutlich:
• 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und so weiter, sowie die Buchungsbelege
• 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von „Handelsbriefen“) be-ziehungsweise deren Kopien
aufzuheben.
In mittleren und großen Unternehmen mit erheblichem Beleganfall kann es Sinn machen, nicht die Belege selbst, sondern eine Kopie mittels Mikrofilm oder einem anderen Datenträger aufzubewahren. Auch hierzu hat das HGB etwas zu sagen:
Soll & Haben
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§ 257 HGB
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernab-schlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sicherge-stellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar ge-macht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit inner-halb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
Bilanzen und Jahresabschlüsse dürfen also nicht ausschließlich auf einem Daten-träger aufbewahrt werden. Auch das Original ist zehn Jahre lang vorzuhalten. Für den Rest der Buchhaltungsunterlagen gilt, dass ein Gerät zur jederzeitigen Sichtbar-machung der Belegkopien vorhanden ist. Die Aufbewahrung auf sonstigen Daten-trägern (Diskette, Festplatte, Magnetband, CD-ROM) ist zwar theoretisch möglich, scheitert momentan aber noch an der Sicherheit bei langfristiger Aufbewahrung. Kein (magnetischer und optischer) Datenträger kann bisher die Daten über die vor-geschriebene Zeit (6 beziehungsweise 10 Jahre) mit absoluter Sicherheit aufbewah-ren.
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Lese-Ausflug 4Ordnungsmacht: Beleg, Satz und ...
Was ist ein Beleg?In der Buchhaltung werden die Vorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und abgebildet. Aus ihnen ergibt sich der Zustand des Unternehmens in Vermögen und Schulden (statisch: Bilanz) und die Ertragslage des Unternehmens in Gewinn und Verlust (periodenbezogen: Gewinn- und Verlustrechnung). All diesen Vorgängen liegen Belege zugrunde. Oder anders gesagt: Alles, was Auswirkungen hat, spiegelt sich in einem Beleg wieder. Auf Grund dieser Belege wird gebucht. Einer der wich-tigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet deshalb:
Keine Buchung ohne Beleg
Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg) und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind zum Beispiel: Ein-gangsrechnungen und Gutschriften von Lieferanten, Kontoauszüge der Banken, Quittungen, Postbelege. Beispiele für Eigenbelege sind: Kopien von Ausgangsrech-nungen, Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine, Spesenabrechnungen, selbst ausgestellte Quittungen und so weiter. Fehlt für irgendeinen Vorgang ein Beleg, so kann ein Ersatzbeleg erstellt werden, der neben Datum, Grund und Höhe der Einnahme oder Ausgabe möglichst auch einen Hinweis auf den Grund für die Ausstellung des Ersatzbelegs angibt.
WISO Tipp
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen ein Beleg nicht zu erbringen ist – sei es an der Parkuhr, in der Telefonzelle und durchaus auch einmal im Geschäft, in dem Sie von der Bedienung unfreundlich angeschaut werden, weil hinter Ihnen eine Reihe anderer Kunden wartet. Dann nehmen Sie den Kassenbon für die belegten Brötchen mit und machen daraus einen Eigenbeleg, in dem Sie die nötigen Angaben ergänzen. Oder – wenn Sie gar nichts an „Beleg“ ha-ben – machen Sie Ihre Angaben auf einem weißen Blatt Papier. Am besten ist es, wenn Sie einen solchen „Eigenbeleg“ dann auch noch von einem Zeugen mit abzeichnen lassen. Vorsteuerabzug mit solch einem Beleg ist allerdings nicht möglich.
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Vom Beleg zur BuchungEin Beleg ist also immer der Ausgangspunkt für eine Buchung in der Buchhaltung. Der Weg des Belegs durch die Buchhaltung ist in der Regel folgender:
• Der Beleg wird zunächst geprüft, sowohl sachlich als auch rechnerisch.
• Dann werden die Belege für die Buchung vorbereitet. Sie erhalten eine fort-laufende Nummer und die Kontierung, das heißt, der Buchungssatz wird auf dem Beleg vermerkt in Form der Kontennummern.
• Oft werden die Belege noch sortiert (zum Beispiel nach dem Buchungsvor-gang, dem Ablagesystem).
• Nun werden die Belege gebucht. Um eine eindeutige Zuordnung zwischen Beleg und Buchung zu erzeugen, wird mindestens die Belegnummer und die Belegart bei der Buchung angegeben.
• Anschließend werden die Belege mit einem Buchungsvermerk versehen und abgelegt.
Eine übersichtliche Belegablage ist Grundvoraussetzung für eine ordnungsmäßige Buchführung.
EDV und Buchhaltung
Buchhaltung wird heute weitgehend mithilfe der EDV geführt. Die Vorteile liegen auf der Hand:
• Der Computer übernimmt aufwendige Zuordnungsaufgaben schneller und sicherer als der Mensch.
• Abschlüsse erledigt der Computer ebenfalls schneller und genauer, da es sich um systematisierbare Aufgaben handelt.
• Auswertungen können fast beliebig aus dem vorhandenen Zahlenmaterial und mit wenig Aufwand erstellt werden.
• Vorgänge können wiederholt werden. Sind Buchungen für einen Abschluss vergessen worden, so können diese eingegeben und der Abschluss wieder-holt werden, ohne dass viel Aufwand betrieben werden muss.
Es lassen sich aber auch Nachteile der EDV-Buchführung ausmachen. Der We-sentlichste ist, dass es sich um ein Blackbox-System handelt. Der Anwender sieht nicht mehr, wie es drinnen aussieht. Auch Fachwissen ist nur noch begrenzt für die Buchungserfassung nötig. Man braucht sich ja nur vom Programm leiten lassen, und die Buchhaltung „geschieht wie von selbst“. Das ist aber ein Trugschluss! Das Programm nimmt lediglich die Routinearbeiten und das Verbuchen ab. Was aber
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auf den Konten steht, wird nach wie vor von den buchenden Personen bestimmt. Auf gediegene Grundkenntnisse der doppelten Buchführung ist deshalb auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht zu verzichten.
Auch der Gesetzgeber trägt dem Trend zur EDV-Buchführung Rechnung und hat die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Speicherbuchführung“ (GoS) erlassen. Diese Grundsätze sind vom „Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung in Wirtschaft und öffentlicher Hand e.V. (AWV), Eschborn“ unter Mitwirkung einer Arbeitsgruppe „Speicherbuchführung“ der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder ausgearbeitet worden. Einige wesentliche Auszüge daraus werden in den folgenden Texten aufgeführt.
Zunächst gilt für die Anwendung der GoS:
Anwendung der GoSI. Rechtsgrundlage, Wesen und Anwendungsbereich
Nach § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung 1977 (AO) können die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buch-führung (GoB) entspricht ...
Mit den GoS sollen die allgemeinen GoB insbesondere für den Bereich der Speicherbuchführung ergänzt werden. Deren Ordnungsmäßigkeit richtet sich grundsätzlich nach den gleichen Vorschriften und Grundsätzen, die auch für die anderen Buchführungsformen maßgebend sind ...
II. Belegaufbereitung und Belegfunktion.
Bei ADV -Buchführung kann durch Programm sichergestellt werden, dass alle Vorgänge vergleichbarer Ausgangslage einheitlich verarbeitet werden. Es ist in einem solchen Fall nicht erforderlich, die Verarbeitung jedes einzelnen Vorgangs zu belegen, sondern es genügt, wenn der Nachweis für dieselbe Kategorie von Buchungsvorfällen nur einmal geführt wird ...
Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen.
III. Buchung
Eine „verarbeitungsfähige Speicherung“ eines Geschäftsvorfalls ... ist gege-ben, wenn nach der Organisation und Technik der jeweiligen Buchführung alle Voraussetzungen für die endgültige Verarbeitung der Angaben über den Ge-schäftsvorfall, insbesondere auch für seine sach- und personenkontenmäßige Verbuchung, vorliegen und die Daten außerdem gegen eine unbefugte oder unkontrollierbare Veränderung gesichert sind ...
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IV. Dokumentation und Prüfbarkeit
Für jedes ADV-Verfahren ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdoku-mentation). Unter einer Dokumentation ist im Zusammenhang mit ADV-Buchfüh-rungen eine Sammlung von Unterlagen zu verstehen, die sicherstellen soll, dass solche Buchführungen innerhalb angemessener Zeit prüfbar sind ...
Daraus ergibt sich, dass nicht irgendwie mit dem Computer Buchführung gemacht werden kann. Wer sich ein Buchführungsprogramm „bastelt“ – sei es durch direkte Programmierung oder über eine Anwendung wie eine Tabellenkalkulation – hat zunächst eine ausreichende Dokumentation darüber zu erstellen. Nur dann erkennt das Finanzamt diese Buchhaltungssoftware an. Bei Kauf eines Buchhaltungspro-gramms ist darauf zu achten, dass es den GoB/GoS entspricht. Bei WISO Buchhal-tung ist dies der Fall.
Auch wenn es sich im Text zur Anwendung der GoS so anhört: Auf Belege kann auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht verzichtet werden. Nur bei standardisierten Buchungsvorgängen kann auf „traditionelle“ Belege dann verzichtet werden, wenn über das Verfahren eine Dokumentation vorliegt, die belegt, dass der „Dauerbeleg“ den GoB entspricht.
GoS (in Auszügen)1. Einleitung
1.0 Die elektronische Datenverarbeitung (EDV) löst zunehmend die alten Buch-führungstechniken ab. So können die Handelsbücher, Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen mithilfe der Speichertechnik der EDV geführt werden (Speicherbuchführung). ...
1.2 Die Speicherbuchführung besteht darin, dass die Buchungen auf maschi-nell lesbaren Datenträgern aufgezeichnet (gespeichert) und bei Bedarf für den jeweils benötigten Zweck einzeln oder kumulativ (verdichtet) lesbar gemacht werden. Die Buchungen müssen insbesondere einzeln und geordnet nach Kon-ten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlusspositionen dargestellt werden können. Sie müssen jederzeit in ange-messener Frist lesbar gemacht werden können ...
1.3 Für die Speicherbuchführung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in gleicher Weise wie für andere Techniken der Buchführung ...
2. Belegaufbereitung und Belegfunktion
2.0 Buchungen müssen auch bei der Speicherbuchhaltung durch Einzel-, Sam-mel- oder Dauerbelege (Eigen-, Fremdbelege) nachgewiesen werden.
2.1 Die Belege sind so aufzubereiten, dass eine ordnungsmäßige Verarbeitung in der Speicherbuchführung möglich ist und die sachliche und zeitliche Zuord-nung der Geschäftsvorfälle nachgeprüft werden kann ...
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3.Buchung
3.0 Geschäftsvorfälle sind ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ord-nungsprinzip zeitgerecht erfasst und mit Zuordnungsmerkmalen (Kontenfunk-tion) und Identifizierungsmerkmalen (Belegfunktion) auf einem Datenträger ... verarbeitungsfähig gespeichert sind. Die Vollständigkeit und die formale Richtig-keit der Datenerfassung müssen gewährleistet sein.
3.1 Wird eine Buchung verändert, so muss ihr ursprünglicher Inhalt feststellbar bleiben, zum Beispiel durch Protokolle (Fehlerlisten) über durchgeführte Ände-rungen. Diese Änderungsnachweise sind aufzubewahren.
3.2 Werden Daten vor dem Abschluss der Buchungen, zum Beispiel wegen offenbarer Unrichtigkeit geändert, braucht der ursprüngliche Inhalt nicht fest-stellbar zu sein.
4. Kontrolle und Abstimmung
4.0 Die Vollständigkeit der auf Datenträgern aufgezeichneten Buchungen sind durch geeignete organisatorische Vorkehrungen, zum Beispiel durch program-mierte und/oder andere Kontrollen, sicherzustellen. Für Aufzeichnungen über Kontrollen und Abstimmungen gelten, soweit sie Buch- oder Belegfunktion er-füllen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
5. Datensicherung
5.0 Der Buchführungspflichtige ist während der Aufbewahrungsfristen für die sichere und dauerhafte Speicherung der Daten verantwortlich; er hat sie vor Verfälschung zu schützen ...
6. Dokumentation und Prüfbarkeit
6.0 Die Speicherbuchführung muss wie jede Buchführung von einem sachver-ständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit prüfbar sein.
Bei genauer Betrachtung dieser Grundsätze zeigt sich, dass auch bei der Buchfüh-rung mittels EDV nicht auf Grundsätzliches verzichtet werden kann. Das Programm mag einiges an Arbeit abnehmen. Fehler können aber auch hier nicht einfach un-geschehen gemacht werden.
An dieser Stelle bietet die EDV-Buchführung aber eine erhebliche und erlaubte Er-leichterung: Buchen ist nämlich auf zwei Arten möglich: im Dialog und als Stapel. Im ersten Fall fragt das Programm über eine Erfassungsmaske oder so genannte Dialogbox alle benötigten Details für eine Buchung (Konten, Belegnummer, Beleg-text, Beträge) ab und führt anschließend die Buchung aus. Jetzt gilt 3.1 der GoS: Eine Veränderung dieser Buchung ist „undokumentiert“ nicht mehr möglich.
Diese Art der Dialogbuchung bietet sich deshalb nur bei Einzelbuchungen und größtmöglicher Sicherheit, dass keine Fehler im Buchungssatz enthalten sind, an.
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Andernfalls – und das trifft sicherlich auf die meisten Buchungsvorgänge im Alltag zu – wählt man die Stapelbuchung. Hierbei werden alle anliegenden Buchungen ebenfalls über eine Erfassungsmaske oder Dialogbox erfasst. Diese werden dann aber nicht gleich verbucht, sondern in einem Stapel abgelegt. Es ist jetzt möglich, jede Buchung noch einmal zu prüfen und zu kontrollieren. Das kann am Bildschirm passieren oder auch auf einem Ausdruck des Stapels. Innerhalb dieses Stapels ist jede Korrektur „undokumentiert“ möglich (3.2 der GoS), zum Beispiel auch das Löschen kompletter Buchungssätze.
Die Art und Weise, wie zwischen Stapel und Dialog gewechselt wird, beziehungs-weise wie Stapelbuchungen in die eigentliche Buchhaltung übernommen werden, ist von Programm zu Programm unterschiedlich. Bei WISO Buchhaltung buchen Sie zunächst immer im Stapel.
Erst der Buchungslauf für das Hauptbuch übernimmt die Buchungen aus dem Stapel
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Der Buchungssatz – Grundlage jeder BuchungIm Verlauf dieses Buches wurde bereits mehrfach vom „Buchungssatz“ gesprochen. Es ist längst fällig, diesen Begriff zu erläutern. Vereinfacht gesagt ist ein Buchungs-satz eine Anweisung, auf welchen Konten – und auf welcher Kontoseite – bei einem Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Jedem Geschäftsvorgang liegt ein Beleg zu-grunde und von jeder Buchung wird ein Buchungssatz gebildet. Für den erfahrenen Buchhalter in der Praxis besteht der Buchungssatz in einer Eintragung der Konten auf dem Beleg (oder in eine Buchungsliste), der anschließend manuell oder per EDV ins Journal aufgenommen wird. Während des Erlernens (im Selbststudium oder in Lehrgängen und Schulen) werden die Buchungssätze ausformuliert.
Pacioli sagt: „Du musst wissen, dass von allen Posten, die Du im Journal gebucht hast, im Hauptbuch immer je zwei zu bilden sind, nämlich einer im Soll und einer im Haben ...“
Ein einfacher Buchungssatz hat immer die Form:
SOLL an HABEN, Betrag.
Solch ein Buchungssatz könnte sein:
Kasse an Bank, 2.000 Euro.
Für den Buchhalter bedeutet dies: 2.000 Euro in die Kasse gelegt (Buchung auf der Soll-Seite des Kontos), die zuvor von der Bank abgehoben wurden (Buchung auf der Habenseite des Kontos). Der zugrunde liegende Beleg ist in der Regel der Kon-toauszug der Bank.
„Moment!“ werden Sie vielleicht sagen. „Wieso steht der Betrag bei der Kasse im Soll und bei der Bank im Haben? In die Kasse haben wir doch gerade etwas hinein-gelegt und bei der Bank weggenommen? Auf dem Kontoauszug der Bank erschei-nen doch alle negativen Buchungen (also, wenn wir etwas abheben) im Soll und wenn etwas hinzukommt im Haben!“
Von diesem Vergleich müssen Sie sich zunächst befreien. Was wie auf den Konten innerhalb einer Buchführung gebucht wird, hängt davon ab, um welche Konten es sich handelt. Die Seiten der Bilanz heißen nicht SOLL und HABEN, wie bei den einzelnen Konten, sondern AKTIVA und PASSIVA. Entsprechend heißen die Konten, die aus der Aktivseite der Bilanz entwickelt werden, Aktivkonten. Bei den Aktivkonten stehen im Soll grundsätzlich der Anfangsbestand und die Zugänge. Im Haben werden die Abgänge eingetragen und der Endbestand ermittelt. Da Kasse und Bank beides Aktivkonten sind (die Bank zumindest in diesem Beispiel), müssen die Einträge entsprechend dem obigen Buchungssatz behandelt werden.
Die Kasse ist „Schuldner“ der Bank. Sie hat von dieser den Geldbetrag bekommen. Entsprechend findet eine Eintragung im Soll bei der Kasse und im Haben bei der Bank (sie ist „Gläubiger“) statt.
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Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und KlassenWas ein Konto ist, wurde in einem vorangegangenen Kapitel bereits knapp erläu-tert. Die Ausführungen zum „Buchungssatz“ machen aber bereits deutlich, dass es ein differenzierteres Bild der Konten in der Buchhaltung gibt.
Die Bilanz muss vor Beginn der eigentlichen Geschäftstätigkeit in Konten auf-gelöst werden, ganz gleich, ob bei Beginn der Geschäftstätigkeit überhaupt oder zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Aus dieser Auflösung resultieren bereits zwei Arten von Konten: die Aktivkonten – die im vorangegangenen Abschnitt zum Buchungssatz bereits erläutert wurden – und die Passivkonten. Diese Aktiv- und Passivkonten werden auch Bestandskonten genannt, da auf ihnen die Bestände des Unternehmens enthalten sind (also alles das, was im Inventar erwähnt wird).
Darüber hinaus gibt es aber auch noch die Erfolgskonten, auf denen die eigentli-chen Unternehmenserfolge sichtbar werden. Auf diesen Erfolgskonten werden die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens gebucht. Sind die Erträge größer als die Aufwendungen, ergibt sich ein Gewinn. Sind die Aufwendungen größer als die Erträge, so ergibt sich ein Verlust. Die Zusammenfassung aller Erfolgskonten findet (beim Monats- und Jahresabschluss) in der Gewinn- und Verlustrechnung (der so genannten GuV-Rechnung) statt.
Um die Buchhaltung möglichst einheitlich zu gestalten, wurden so genannte Kon-tenrahmen definiert, welche die verschiedenen Kontenarten in Gruppen (den so genannten Kontenklassen) zusammenfassen und nummerieren. Es gibt eine ganze Reihe Kontenrahmen für die verschiedenen Wirtschaftszweige wie Einzelhandel, Großhandel, Industrie, Banken und so weiter. Diese Kontenrahmen sind allerdings so weit generalisiert, dass jeder Betrieb sich daraus einen individuellen Rahmen zusammensetzen kann.
WISO Tipp
Grundsätzlich ist es auch möglich, einen eigenen Kontenrahmen zudefinieren, da ein bestimmter Rahmen ja nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings muss man dabei aufpassen, dass folgende gesetzliche Vorschrift eingehalten wird.
§ 238 HGB Abs. 1
... Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann ...
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Eine weite Verbreitung haben heute die standardisierten Kontenrahmen der DA-TEV (SKR 01, SKR 02, SKR 03 und SKR 04) gefunden. Diese Kontenrahmen sind weniger auf Branchen als auf Unternehmensformen ausgerichtet: SKR 01 für kleine Personengesellschaften, SKR 02 für kleine Kapitalgesellschaften. SKR 03 und SKR 04 sind wesentlich stärker untergliedert und erfüllen so eher die Erfordernisse des Bilanzrichtliniengesetzes vom 19.12.1985. Davon abgeleitet werden eine Reihe von branchenorientierten Kontenrahmen angeboten, die ebenfalls durch die DATEV standardisiert sind.
WISO Buchhaltung enthält mehrere standardisierte Kontenrahmen ...
Im Buchhaltungsmodul von WISO Kaufmann finden Sie eine ganze Reihe dieser Kontenrahmen. Bei der Neuanlage eines Mandanten können Sie den passenden Kontenrahmen auswählen. Jeder dieser Kontenrahmen kann noch einmal bearbei-tet und für eigene Zwecke angepasst werden.
Soll & Haben
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... die zusätzlich noch an eigene Erfordernisse angepasst werden können.
WISO Tipp
Bei eigener Anpassung ist es empfehlenswert, folgendermaßen vorzugehen:
• Alle Konten entfernen, die nicht benötigt werden. Dabei aber berücksichti-gen, ob nicht im Laufe des Geschäftsjahres doch ein Fall auftreten kann, der dieses Konto erfordert. Leere Konten werden bei Auswertungen bei Bedarf unterdrückt. Ein nachträglich falsch eingeordnetes Konto bringt aber unter Umständen das Bild der Buchhaltung etwas durcheinander.
• Kontenbezeichnungen anpassen, gegebenenfalls die Bezeichnung ver-kürzen, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Aber nicht Konten mit grundsätzlich anderen Bedeutungen belegen und so die Kontengliederung durcheinander zu bringen.
In diesem Buch beziehen wir uns auf den SKR 04, die Beispiele sind aber über die Kontenbezeichnungen auf alle anderen Kontenrahmen übertragbar.
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Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im DetailEine vereinfachte und komprimierte Übersicht des SKR 04 kann das Gliederungs-prinzip in Kontenklassen gut erläutern.
Die Kontenklassen 0 und 1 enthalten die Aktivkonten.
Klasse 0 enthält das Anlage- und Finanzvermögen und damit den langfristigen Finanzierungsbereich des Unternehmens:
Konten Bedeutung
0001 – 0089 Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital
0095 Aufwendung für die Ingangsetzung und Erweiterung des Ge-schäftsbetriebs
Anlagevermögen
0100 – 0170 Immaterielle Vermögensgegenstände (Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte, Lizenzen, Geschäfts- und Firmenwert u.a.)
Sachanlagen
0200 – 0398 Grundstücke, Bauten auf Grundstücken (eigene u. fremde) u.a.
0400 – 0460 Technische Anlagen und Maschinen
0500 – 0690 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
0700 – 0795 Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau
0800 – 0970 Finanzanlagen
0999 Aktiver Konsolidierungsausgleichsposten
Die Klasse 1 enthält das Umlaufvermögen und damit die Konten für den kurzfris-tigen Geldverkehr
Soll & Haben
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Konten Bedeutung
Vorräte
1000 – 1039 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
1040 – 1099 Unfertige Erzeugnisse und unfertige Leistungen
1100 – 1139 Fertige Erzeugnisse und Waren
1140 – 1179 Waren (Bestand)
1180 – 1197 Geleistete und erhaltene Anzahlungen
1180 – 1197 Geleistete und erhaltene Anzahlungen
1200 – 1295 Forderungen
1298 Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, eingefordert
1299 Eingeforderte Nachschüsse
1300 – 1450 Sonstige Vermögensgegenstände (einschl. Steuerrückforderungen)
1460 Geldtransit
1480 – 1498 Gegen- und Verrechnungskonten
1500 – 1550 Wertpapiere (einschl. Schecks)
1600 Kasse
1700 Postgiro
1800 Bank
1900 – 1950 Rechnungsabgrenzungsposten
Die Kontenklassen 2 und 3 enthalten die Passivkonten.
Die Klasse 2 enthält die Kapitalkonten.
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Konten Bedeutung
2000 – 2049 Kapital Vollhafter/Einzelunternehmer
2050 – 2099 Kapital Teilhafter
2100 – 2399 Privatkonten Vollhafter/Einzelunternehmer
2500 – 2799 Privatkonten Teilhafter
2900 – 2910 Gezeichnetes Kapital
2920 – 2929 Kapitalrücklagen
2930 – 2963 Gewinnrücklagen
2970 – 2976 Gewinnvortrag
2978 – 2979 Verlustvortrag
2980 – 2994 Sonderposten mit Rücklageanteil
Die Klasse 3 enthält die Konten für die Schulden des Unternehmens:
Konten Bedeutung
3000 – 3098 Rückstellungen (und sonstige Rückstellungen)
Verbindlichkeiten
3100 – 3130 Anleihen
3150 – 3200 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
3250 – 3285 Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
3300 – 3349 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
3350 – 3390 Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener und der Ausstel-lung eigener Wechsel
3400 – 3430 Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen
3450 – 3480 Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteili-gungsverhältnis besteht.
3500 – 3851 Sonstige Verbindlichkeiten
3900 – 3970 Rechnungsabgrenzungsposten
Die Kontenklassen 4 – 7 enthalten die Aufwands- und Ertragskonten.
Die Klasse 4 enthält die betrieblichen Erträge:
Soll & Haben
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Konten Bedeutung
4000 – 4449 Umsatzerlöse
4500 Provisionserlöse
4600 – 4680 Eigenverbrauch (einschließl. Unentgeltliche Leistungen an Gesell-schafter)
4690 Nicht steuerbare Umsätze
4695 Umsatzsteuervergütungen
4700 – 4729 Erlösschmälerungen
4730 – 4799 Gewährte Skonti, Boni, Rabatte
4800 – 4810 Bestandsveränderungen
4820 Andere aktivierte Eigenleistungen
4830 – 4955 Sonstige betriebliche Erträge
Klasse 5 enthält den betrieblichen Materialaufwand
Konten Bedeutung
5000 – 5099 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezo-gene Waren
5100 Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen
5200 – 5559 Einkauf von Waren / Warenbezug
5600 – 5659 Nicht anrechenbare Vorsteuer
5700 – 5729 Nachlässe
5730 – 5799 Erhaltene Skonti, Boni, Rabatte
5800 Anschaffungsnebenkosten
5820 Leergut
5840 Zölle und Einfuhrabgaben
5860 Verrechnete Stoffkosten
5860 Verrechnete Stoffkosten
5880 Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5900 Fremdleistungen
Die Klasse 6 enthält die sonstigen betrieblichen Aufwendungen:
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Konten Bedeutung
Personalaufwand
6000 – 6090 Löhne und Gehälter
6100 – 6170 Soziale Abgaben und Aufwendungen
Abschreibungen
6200 – 6268 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenst. Des Anlage-vermögens und Sachanlagen sowie auf aktivierte Aufwendungen für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs.
6270 – 1288 Abschreibungen auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermö-gens, soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschrei-bungen überschreiten.
Sonstige betriebliche Aufwendungen
6300 Sonstige betriebliche Aufwendungen
6305 – 6350 Raumkosten
6400 – 6430 Versicherungen, Beiträge, Sonstige Abgaben
6450 – 6490 Reparaturen und Instandhaltungen
6500 – 6570 Fahrzeugkosten
6600 – 6640 Werbekosten
6650 – 6690 Reisekosten
6700 – 6790 Kosten der Warenabgabe
6800 – 6830 Verwaltungskosten
6800 – 6830 Verwaltungskosten
6835 – 6840 Mieten, Leasing
6845 – 6850 Sonstiger Betriebsbedarf
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs
6860 – 6870 Nicht anrechenbare Vorsteuer
6878 Spenden
6885 – 6905 Erlöse und Verluste aus Anlageverkäufen und so weiter.
6910 – 6936 Abschreibungen und Verluste auf Umlaufvermögen
6970 – 6988 Kalkulatorische Kosten
6990 – 6999 Kosten bei Anwendung des Umsatzkostenverfahrens
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Die Klasse 7 enthält weitere Konten für Erträge und Aufwendungen:
Konten Bedeutung
7000 – 7019 Erträge aus Beteiligungen
7100 – 7149 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
7190 – 7194 Erträge aus Verlustübernahme und auf Grund einer Gewinnge-meinschaft ...
7200 – 7210 Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Um-laufvermögens
7300 – 7359 Zinsen und ähnliche Aufwendungen
7390 – 7394 Aufwendungen aus Verlustübernahme und auf Grund einer Ge-winngemeinschaft ...
7400 Außerordentliche Erträge
7500 Außerordentliche Aufwendungen
7600 – 7640 Steuern vom Einkommen und Ertrag
7650 – 7690 Sonstige Steuern (einschl. Steuernachzahlungen)
7700 Erträge aus Kapitalherabsetzung
7710 – 7716 Gewinnvortrag
7700 Erträge aus Kapitalherabsetzung
7710 – 7716 Gewinnvortrag
7718 Verlustvortrag
7720 Vorabausschüttung
7730 – 7750 Entnahmen aus Rücklagen
7760 – 7780 Einstellungen in Rücklagen
Die Kontenklasse 9 enthält Vortragskonten und statistische Konten.
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Konten Bedeutung
9000 – 9090 Vortragskonten
9120 – 9190 Statistische Konten für Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
9200 – 9219 Statistische Konten für den Kennziffernteil der Bilanz
9400 – 9490 Statistische Konten für den DATEV-Betriebsvergleich
9500 – 9799 Statistische Konten für die Kapitalkontenentwicklung
9800 – 9801 Lösch- und Korrekturschlüssel
9900 – 9990 Bestand an Forderungen bei Gewinnermittlung nach § 473 EStG
Die Abweichung bei den unterschiedlichen Kontenrahmen (SKR, IKR, GKR) ist für das Verstehen der doppelten Buchführung beziehungsweise die praktische Tätigkeit des Buchhalters nicht von Bedeutung. Wer sich in einem Kontenrahmen zurecht-findet, kann das ohne große Umstellung auch in jedem anderen. Dass man sich in solch einem Fall an neue Nummern und Bezeichnungen gewöhnen muss und von daher im Ablauf zunächst etwas behindert ist, ändert aber nichts an der identischen Systematik. Die Schwierigkeiten liegen eher darin, dass der Einzelhandels-Buch-halter mit ganz anderen Buchungsproblemen beschäftigt ist (stärkere Fixierung auf das Kassengeschäft), als der Buchhalter in einem Industriebetrieb (Verbuchung der industriellen Leistungserstellung).
Soll & Haben
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Lese-Ausflug 5Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel
Von der Eröffnungsbilanz zum EröffnungsbilanzkontoEs gibt verschiedene Fälle, in denen eine Eröffnungsbilanz aufzustellen ist:
• Wenn ein Unternehmen (Handelsgewerbe) neu gegründet wurde
• Wenn eine Unternehmensumwandlung stattgefunden hat (zum Beispiel wenn ein Kleingewerbe zu einem kaufmännischen Betrieb geworden ist)
• Wenn ein Unternehmen den Besitzer wechselt
• Wenn zwei Unternehmen zusammengehen (Verschmelzen)
• Wenn Gesellschafter aus einer OHG oder KG ausscheiden
• Wenn die Rechtsform wechselt
Außerdem wird eine Eröffnungsbilanz jeweils zu Beginn eines neuen Geschäftsjah-res erstellt. Dabei handelt es sich dann in der Regel um die Schlussbilanz des ab-geschlossenen und vorangegangenen Geschäftsjahres. Diese Eröffnungsbilanz wird nun für die laufende Buchungstätigkeit in einzelne Konten aufgelöst.
Dabei gilt:
Die Beträge der Aktivseite werden im Soll auf den Aktivkonten, die Beträge der Passivseite im Haben auf den Passivkonten gebucht.
Wenn wir aber nun das ernst nehmen, was bei der Erläuterung zum Buchungs-satz gesagt wurde, dann erscheint bei der Auflösung das System der doppelten Buchführung inkonsequent. Wir müssen ja buchen: SOLL an SOLL und HABEN an HABEN.
In manchen Schulbüchern zur Buchführung und auch in einigen Kontenrahmen (zum Beispiel dem GKR) wird das „Eröffnungsbilanzkonto“ erwähnt. Mithilfe dieses Kontos versucht(e) man diese Inkonsequenz zu beseitigen.
Zunächst bucht man
• Aktivposten der Bilanz an Haben des Eröffnungsbilanzkontos beziehungs-weise
• Soll des Eröffnungsbilanzkontos an Passivposten der Bilanz.
Soll & Haben
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Anschließend kann das Eröffnungsbilanzkonto aufgelöst werden mit folgenden Buchungssätzen:
• Soll Aktivkonto an Haben Eröffnungsbilanzkonto und
• Soll Eröffnungsbilanzkonto an Haben Passivkonto
In der Praxis spart man sich das heute meist. Wird die Buchhaltung per „EDV“ ge-macht, tritt dieses Eröffnungsbilanzkonto sowieso kaum in Erscheinung. Die so ge-nannten Eröffnungsbilanzbuchungen finden über so genannte Saldovorträge statt. Zu Beginn eines Geschäfts (oder zu Beginn der Arbeit mit der EDV-Buchhaltung) werden diese manuell aus der Bilanz (oder dem Inventar) übernommen. Später können Saldovorträge automatisch gebucht werden, denn eine Schlussbilanz ist dann ja bereits vorhanden.
Die Schlussbilanz hat auch gleichzeitig die Eröffnungsbilanz zu sein! Diese Dop-pelfunktion nennt man auch Bilanzzusammenhang, Bilanzidentität oder formelle Bilanzkontinuität. Der Gesetzgeber hat dies in den Bewertungsgrund-sätzen des HGB festgeschrieben.
§ 252 HGB
(1) Bei der Bewertung der im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensge-genstände und Schulden gilt insbesondere Folgendes:
1. Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs müssen mit de-nen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen.
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten Ist die Eröffnungsbilanz in Konten aufgelöst, so kann gebucht werden. Beim Bu-chen handelt es sich um das Erfassen der laufenden Geschäftsvorfälle. Dabei wer-den die Bestandskonten insofern verändert, dass immer zwei Konten gleichzeitig berührt werden, und zwar (mindestens) einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite eines Kontos. Ist eine Buchungsperiode beendet (Monat, Quartal, Jahr) oder soll ein Zwischenabschluss erstellt werden, so werden die Konten abgeschlos-sen und in die Schlussbilanz übertragen.
Als Beispiel soll der Vorgang dienen, der bereits zur Erläuterung des Buchungssat-zes herhalten musste: Von der Bank wurde ein Geldbetrag abgehoben und in die Kasse gelegt.
Der Buchungssatz lautet:
Kasse (Soll) an Bank (Haben) 1.000 Euro
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Auf den Konten tragen Sie – in der gleichen Reihenfolge: erst Soll, dann Haben – diese Vorgänge entsprechend ein. Ein kurzer Verweis auf das Gegenkonto er-leichtert die Übersicht und die Suche nach Fehlern.
Mit dem Programm WISO Buchhaltung ist ebenso einfach zu buchen. Das erste Konto, das in der Standardmaske abgefragt wird, muss das Konto sein, auf dessen Soll-Seite die Buchung erfolgen soll. Dann wird der Betrag und anschließend das Gegenkonto (Konto mit der Buchung auf der Habenseite) eingetragen. Ein Text dient zur besseren Identifizierung der einzelnen Buchung. Wer ganz ungeübt ist, kann den Buchführungshelfer einschalten (über Einstellungen - Buchführungshel-fer anzeigen). Darin sind viele standardisierte Buchungen bereits vorbereitet. Sie müssen dann nur noch individuell angepasst werden.
Eine einfache Buchung in der Buchungsmaske ist schnell mit dem Buchungssatz gefüllt.
Soll & Haben
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Pacioli sagt: „Nachdem wir dies zu Deiner Belehrung gesagt haben, werden wir nun den ersten Posten der Kasse im Soll und dann denjenigen des Kapitals im Haben in Ihrem Hauptbuch eintragen ...“
Buchen ist also gar nicht so schwierig. Haben Sie das Prinzip einmal begriffen, konzentrieren Sie sich fast ausschließlich auf die Frage „Wohin?“, das heißt, welche Konten werden berührt. Natürlich gibt es verzwickte Buchungsprobleme, die nicht mehr mit einer einfachen Buchungen gelöst werden können. Wenn das Prinzip an solchen einfachen Buchungen einmal verstanden ist, muss in den komplizierten Fällen nur noch das „Problem an sich“ gelöst werden.
Vor der Buchung stellen Sie sich drei systematische Fragen:
• Welche Konten müssen für diesen Fall benutzt werden?
• Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
• Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
Schließen wir an das vorangegangene Beispiel an und führen es weiter: Gebucht wurde die Transaktion, dass Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt wur-de. Nun kommt der Paketdienst und bringt die Sendung eines Lieferanten, die per Nachnahme zu zahlen ist (500,- Euro).
1.Frage: Welche Konten müssen in diesem Fall benutzt werden?
Ganz sicher wieder die Kasse, denn aus ihr wurde der Paketbote bezahlt. Bei der Lieferung handelt es sich um Waren, die anschließend ins Lager gelegt werden. Wir können als dafür ein Warenkonto benutzen.
2.Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
Deutlich ist, dass bei den Waren ein Zugang vorliegt. Hier kann also im Soll ge-bucht werden. Die Kasse wurde um den entsprechenden Betrag reduziert. Es han-delt sich also um einen Abgang und damit um eine Haben-Buchung.
3.Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
Kasse und Warenkonten sind Aktiv-Konten. Was das für eine Bedeutung für die Bilanz hat, werden Sie einige Seiten später kennen lernen.
Der Buchungssatz lautet also:
Warenkonto (Soll) an Kasse (Haben) 500,- Euro
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Mit der WISO-Buchhaltung ist das alles noch einfacher: Der Buchführungshelfer gibt auch hier schon wieder eine passende Buchung vor. Lediglich der Betrag muss noch angepasst werden.
Warenbuchung mit WISO Buchhaltung
Ein Klick auf OK übernimmt die Buchung und verbucht sie im Buchungsstapel. Wird später Buchungslauf für „Hauptbuch“ durchführen gewählt (sinnvoller Weise zum Monatsabschluss, nachdem alle Buchungen noch einmal kontrolliert wurden), werden die Buchungen „richtig“ verbucht. Ein Protokoll gibt über diese Buchungen Aufschluss.
Soll & Haben
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Beide Beispielbuchungen werden nach der Übernahme im Journal aufgeführt.
An diesem kleinen Beispiel kann jetzt auch die grundsätzliche Abschlusstechnik der Buchführung demonstriert werden. Es wird zunächst die größere Seite des Kontos ermittelt und die Summe unterhalb eingetragen. Dieser Endbetrag wird auf die andere Seite übertragen. Anschließend wird die Differenz (der Saldo) ermittelt und eingetragen. Dieser Saldo kommt nun (natürlich wieder über eine Buchung) in die Schlussbilanz.
Auf das bisher benutzte Beispiel angewandt sieht dies so aus :
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Die Buchungssätze für den Abschluss sehen für dieses Beispiel folgendermaßen aus:
Schlussbilanz (Soll) an Kasse (Haben) 675,90
Schlussbilanz (Soll) an Waren (Haben) 6.255,00
Schlussbilanz (Soll) an Bank (Haben) 20.033,05
Für die weiteren Ausführungen in diesem Buch gilt:
• Das Eröffnungsbilanzkonto wird unberücksichtigt gelassen (wird für die WISO-Buchhaltung sowieso nicht benötigt)
• Der Hinweis Soll und Haben beim Buchungssatz entfällt. Es diente hier – zu Beginn der Erläuterungen zum Buchen – nur zum besseren Verständnis. Da immer erst das Sollkonto und dann das Haben-Konto kommt, ist durch die Aufstellung des Buchungssatzes schon klar, wo gebucht wird.
Ein einfaches Beispiel für den Weg von der Eröffnungsbilanz über Buchungen zur Schlussbilanz könnte folgendermaßen aussehen:
Soll & Haben
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Die Geschäftsvorfälle und Buchungen:
1.Kauf von Waren auf Ziel, 5.000 Euro
Buchungssatz: Waren an Verbindlichkeiten, 5.000 Euro
2.Ein Kunde zahlt seine Rechnung, 4.000 Euro
Buchungssatz: Bank an Forderungen, 4.000 Euro
3.Zahlung an einen Lieferanten, 8.125 Euro
Buchungssatz: Verbindlichkeiten an Bank, 8.125 Euro
Die Konten werden in die Schlussbilanz abgeschlossen.
Die Buchungssätze lauten:
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1.Schlussbilanz an Waren, 155.000 Euro
2.Schlussbilanz an Forderungen, 53.000 Euro
3.Schlussbilanz an Bank, 18.875 Euro
4.Festkapital an Schlussbilanz, 55.000 Euro
5.Darlehn an Schlussbilanz, 115.000 Euro
6.Verbindlichkeiten an Schlussbilanz, 56.875,00 Euro
Damit ist ein – wenn auch kleiner – Buchungskreislauf geschlossen. In der nächsten Periode wird die Schlussbilanz als Eröffnungsbilanz übernommen und wiederum in Konten aufgelöst.
Dieses Beispiel eignet sich auch dazu, erste Erfahrungen mit der WISO-Buchhal-tung zu machen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Legen Sie einen neuen Mandanten an (Mandant öffnen) - dies geht aller-dings nur in der mandantenfähigen Netzwerkversion. Haben Sie die Einzel-platzversion, so arbeiten sie mit dem Testmandanten, bevor Sie eine eigene „echte“ Buchhaltung anlegen.
2. Buchen Sie die Geschäftsvorfälle nach den Buchungssätzen. Die Buchungs-maske rufen Sie durch die Schaltfläche Neu auf.
3. Schauen Sie sich das Buchungsjournal (Abrechnung - Buchungsprotokoll drucken) und bei Bedarf auch andere Auswertungen an (z.B. Konten Sum-men & Salden drucken)
4.Stellen Sie die Bilanz auf (Abrechnungen – Kontengliederungen drucken).
Haben Sie dies kleine Beispiel mit dem Programm „durchgespielt“, haben Sie nicht nur die Grundtechniken der Buchführung geübt, sondern auch gleichzeitig den Umgang mit dem Programm. Dabei müssen Sie kaum mehr als eine halbe Stunde für diese Übung einplanen.
Alles ändert sich: Werteveränderungen in der BilanzBei den Beispielen und der Übung auf den vorangegangenen Seiten ist Ihnen si-cherlich deutlich geworden, dass jeder Geschäftsvorfall zu einer Veränderung in der Bilanz führt. Dabei sind vier verschiedene Veränderungsarten auszumachen:
• Bei einem Aktivtausch verändern sich nur Positionen der Aktivseite. Pas-sivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Wenn eine neue
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Schreibmaschine gegen bar gekauft wird, verringert sich der Betrag in der Kasse und erhöht sich der Betrag bei der Geschäftsausstattung.
• Bei einem Passivtausch verändern sich nur Positionen der Passivseite. Ak-tivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Das Darlehn eines Anlegers wird in eine Beteiligung und damit in Eigenkapital (Festkapital) umgewandelt.
• Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung werden Positionen der Aktiv- und Passiv-seite erhöht. Die Bilanzsumme erhöht sich ebenfalls. Beispiel: Kauf von Wa-ren auf Ziel (Verbindlichkeiten).
• Bei einer Aktiv-Passiv-Minderung werden Positionen der Aktiv- und Passiv-seite vermindert. Beispiel: Banküberweisung an einen Lieferanten.
Für ein Verständnis der Buchführung und vor allem der Auswirkungen auf den Abschluss ist es wichtig, diese grundlegenden Prinzipien zu kennen.
WISO Tipp
Es ist immer darauf zu achten, dass das Gleichgewicht der Bilanz erhalten bleibt. Kein Geschäftsvorfall darf zu einem Ungleichgewicht der beiden Bi-lanzseiten (Aktiva – Passiva) führen!
Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht?Die bisherigen Buchungsvorgänge bezogen sich ausschließlich auf die direkten Bi-lanzkonten und haben keinen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Wenn Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt wird, verändert sich genauso wenig an den Vermögensverhältnissen wie beim Kauf von Waren.
Nun findet aber in einem Unternehmen auch ein Werteverzehr sowie ein Werte-zuwachs statt. Den Werteverzehr nennt man auch Aufwand oder Kosten, den Wertezuwachs Ertrag oder Erlös.
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Jeder Geschäftsvorfall, der einen Aufwand oder Ertrag bewirkt, verändert (indirekt) das Kapitalkonto. Aufwendungen schmälern das Kapital, Erträge erhöhen dieses. Damit nicht jedes Mal das Kapitalkonto berührt werden muss beim Buchen solcher Geschäftsvorfälle, werden so genannte Erfolgskonten eingerichtet. Es ist nicht falsch, sich diese als „Unterkonten des Kapitalkontos“ vorzustellen.
Jedes Erfolgskonto wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Das Ergebnis dieser Gewinn- und Verlustrechnung ist der Betriebserfolg. Dieser fließt in die Bilanz ein: über das Kapitalkonto.
Pacioli sagt: „Außer den schon erwähnten Dingen musst Du in allen Deinen Bü-chern folgende Konten einrichten, nämlich: Warenunkosten, gewöhnliche Aus-gaben des Hauses, außergewöhnliche Ausgaben, Einnahme und Ausgabe, Ge-winn und Schaden, oder, wie Du es auch nennen kannst, Vorteil und Nachteil, oder Nutzen und Schaden, Gewinn und Verlust, was gleich ist. Diese Konten sind für jedes kaufmännische Unternehmen höchst notwendig, um immer sein Kapital erkennen und zuletzt beim Abschluss erfahren zu können, wie viel das Geschäft abwirft.“
Das folgende Beispiel zeigt exemplarisch, wie eine einfache Gewinn- und Verlust-rechnung über das Kapitalkonto abgeschlossen wird:
Die Aufwands- und Ertragskonten werden abgeschlossen und der Saldo in das Ge-winn- und Verlustkontoübertragen. Die Buchungssätze dazu lauten.
• Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto
• Ertragskonto an Gewinn- und Verlustkonto
Der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos wird in das Kapitalkonto übertragen. Steht der Saldo auf der Soll-Seite, so liegt ein Gewinn vor, steht der Saldo auf der Haben-Seite, so ist ein Verlust entstanden. Die Buchungssätze lauten:
• Gewinn- und Verlustkonto an Kapitalkonto (bei Gewinn)
• Kapitalkonto an Gewinn- und Verlustkonto (bei Verlust)
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Dieses Beispiel stellt die wünschenswerte Situation dar, dass nach Abzug aller Kos-ten noch etwas übrig bleibt: der Gewinn.
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Damit ist das Prinzip der doppelten Buchführung bereits grob umrissen dargestellt. Sie wissen
• Wie ein Inventar und eine Bilanz erstellt wird.
• Sie kennen die wichtigsten rechtlichen Grundlagen.
• Sie können eine Eröffnungsbilanz in Konten auflösen.
• Sie können auf Bestandskonten buchen.
• Sie können auf Erfolgskonten buchen.
• Sie können die Erfolgskonten über das Kapitalkonto abschließen.
• Sie können die Schlussbilanz erstellen.
WISO Tipp
Natürlich fehlen Ihnen noch die Kenntnisse für viele buchungstechnische De-tails. Eine ganze Reihe davon werden in den nächsten Kapiteln dieses Buches dargestellt. Was Ihnen aber auch diese Kapitel nicht bringen können, ist die nötige Erfahrung. Die gewinnen Sie nur durch das „Tun“.
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Lese-Ausflug 6Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle
Nun aber richtig: Buchen mit KontenrahmenSie haben jetzt bereits einen guten Überblick über das System der doppelten Buch-führung. Auch die Technik des Buchens ist Ihnen inzwischen vertraut. Der Ein-fachheit halber ist in den vorangegangenen Abschnitten auf die Benutzung eines Kontenrahmens verzichtet worden (abgesehen von den Beispielen mit der WISO-Buchhaltung). In den folgenden Kapiteln und Beispielen wird aber konsequent auf den Kontenrahmen SKR 04 Bezug genommen, damit dieses Buch für Sie so praxis-relevant wie möglich ist.
Warum überhaupt Kontennummern? Die Buchhaltung wird dadurch doch nicht richtiger? Und wenn sowieso nur eine kleine Buchhaltung geführt wird, könnte man da nicht auf die Anwendung eines Nummernsystems verzichten? Wo doch sowieso heutzutage alles durchnummeriert ist!
Das ist richtig! Die Buchhaltung nach den bisher aufgeführten Prinzipien kann auf ein Nummernsystem bei den Konten durchaus verzichten. Was in der Renaissance ohne Nummern ging, funktioniert auch heute noch. Allerdings mehr schlecht als recht. Berücksichtigen Sie immer die gesetzliche Vorgabe:
§ 238 Abs. 1 HGB
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Zu individuell darf also eine Buchhaltung nicht gestaltet sein und der Verzicht auf ein aussagefähiges Nummernsystem kann leicht zur Unübersichtlichkeit führen. Aus einer kleinen Buchhaltung wird schon bei erträglichem Geschäftserfolg leicht eine große. Hinzu kommt, dass bei der Buchführung über EDV für Abschluss- und Bilanzzuordnungen auf ein Nummernsystem nicht mehr verzichtet werden kann.
Die Vorteile sind also:
• Ein Nummernsystem lässt eine übersichtliche und aussagefähige Gliederung der Konten zu.
• Ein Nummernsystem erlaubt eine sinnvolle Generalisierung von Kontenzu-sammenhängen (Kontenrahmen: SKR, GKR, IKR).
• Ein Nummernsystem ist für die EDV-Buchhaltung unerlässlich.
Soll & Haben
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In den folgenden Kapiteln können Sie sich mit wichtigen Details der Buchungs-technik auseinander setzen.
WISO Tipp
In jedem Kontenrahmen (IKR, GKR, SKR 04 ...) finden Sie freie Bereiche oder sogar eine ganze freie Kontenklasse. Die können Sie beliebig zur Einrichtung ihrer Kontenarten und/oder Kostenstellenrechnung nutzen!
Die Eine kommt, die Andere geht – die Proble-matik des WarenverkehrsDer Warenverkehr ist für den Handel und jeden anderen Gewerbebetrieb ein ganz wesentlicher Bereich, der sich entsprechend auch in der Buchhaltung widerspiegelt und an dieser Stelle vorrangig behandelt wird.
Pacioli sagt: „Für alle Waren, die Du Tag für Tag hineingibst, machst Du ihn [den Laden] in Deinen Büchern zum Schuldner und zum Gläubiger jener Waren, die Du ihm lieferst, eine nach der anderen.“
Warenbewegungen sind zum Beispiel:
• Einkauf von Waren (der Warenbestand nimmt zu).
• Verkauf von Waren (der Warenbestand nimmt ab).
• Warenbestandskorrekturen, zum Beispiel nach einer Inventur (der Bestand nimmt zu oder ab)
• Ware wird entnommen, zum Beispiel für Muster oder Eigenverbrauch (der Bestand nimmt ab)
• Ware wird hinzugefügt, zum Beispiel aus Rücklieferungen, aus Messeresten und so weiter (der Bestand nimmt zu).
Stellen Sie sich diese Vorgänge einmal für die Bilanz vor. Der Einkauf von Waren ist unproblematisch: Da erhöht sich der Warenbestand und Finanzkonten (Kasse, Bank) verringern sich oder auf der Passivseite werden die Verbindlichkeiten (Lie-ferantenschulden) erhöht. Spätestens beim Verkauf von Waren müssten Sie aber stutzig werden. Als richtiger Kaufmann haben Sie einen „angemessenen Gewinn“ eingeplant (wie Luca Pacioli so schön sagt). Wo wird der aber in der Bilanz unter-gebracht?
Warenverkäufe sind also nicht erfolgsneutral. In der Regel bewirken sie einen po-sitiven Erfolg (Ertrag), wenn sie über dem Einstandspreis verkauft werden. Gele-
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gentlich kann es aber auch vorkommen, dass ein negativer Erfolg (Verlust) eintritt, wenn ein Verkauf unter Einstandspreis erfolgt.
Der normale Vorgang einer Warenbewegung ist folgender:
• Die Ware wird gekauft zu einem bestimmten Preis (den Warenpreis laut Lis-te)
• Hinzu kommen Kosten, die nötig sind, die Ware zu besorgen (die Bezugskos-ten).
• Beides zusammen ergibt den Einstandspreis (oder auch: den Bezugspreis).
• Darauf wird ein Zuschlag gerechnet, der möglichst alle anfallenden Kosten (Lagerkosten, Verwaltungskosten, Vertriebskosten und so weiter) abdeckt.
• Außerdem wird ein Gewinnzuschlag gerechnet.
• Einstandspreis plus Zuschläge (Kalkulationszuschläge) ergeben den Ver-kaufspreis.
Eine solche Kalkulation könnte folgendermaßen aussehen:
So wichtig der Verkaufspreis für den Fortbestand des Unternehmens ist, so wichtig ist der Einstandspreis für den Buchhalter. Warenbestände und Wareneingang wer-den in der Buchhaltung zum Einstandspreis bewertet. Das heißt: Der Warenpreis plus aller Bezugskosten, aber ohne Kalkulationszuschläge wird zur Wertermittlung (zum Beispiel bei der Bilanz aber auch bei Unternehmensbewertungen) herangezo-gen. Außerdem verlangt der Gesetzgeber eine vorsichtige Bewertung der Vermö-gensgegenstände (dazu gehört auch das Vorratsvermögen).
Soll & Haben
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§ 252, Abs. 1 HGB
(4) Es ist vorsichtig zu bewerten, namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, zu berücksichti-gen, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt geworden sind ...
§ 253 HGB
(1) Vermögensgegenstände sind höchstens mit den Anschaffungs- oder Her-stellungskosten, vermindert um Abschreibungen ... anzusetzen. Verbindlichkei-ten sind zu ihrem Rückzahlungsbetrag ... anzusetzen.
Statt Einstandspreis (für das einzelne Produkt) spricht man auch von Anschaf-fungskosten. In Produktionsbetrieben ist die Bezeichnung Herstellungskosten üb-lich, da ja das zu verkaufende Produkt erst noch hergestellt werden muss.
Die Kalkulation von Waren ist Thema der Kostenträgerrechnung (genauer: der Kos-tenträger-Stückrechnung). Sie ist auch selten so einfach durchzuführen, wie das im obigen Beispiel dargestellt wurde. Tatsächlich hat auch in den wenigsten Fällen der Buchhalter die Aufgabe, Kalkulationen durchzuführen. Deshalb kann die Vertiefung dieses Themas hier ausgeklammert werden. Für die Buchungstechnik ist es kaum von Belang. Bei der intensiven Auseinandersetzung mit dem Thema Buchführung kommt aber auch der Buchhalter nicht darum herum, sich dieses Themas anzuneh-men, da er ja wesentliche Daten für die Kalkulation mit zur Verfügung stellt.
Aus dieser Situation ergibt sich noch ein anderes Problem. Wenn die Waren zu an-deren Preisen verkauft werden, als sie eingekauft wurden, dann kann ja nicht mehr direkt aus der Buchhaltung ersehen werden, was im Warenlager noch vorhanden ist.
Deshalb werden drei Arten von Konten geführt: Wareneingangskonten, Warenbe-standskonten und Warenverkaufskonten. Außerdem findet – wie schon ausführlich dargelegt – eine regelmäßige Zählung der Bestände durch die Inventur statt.
Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr Die vorangegangenen Ausführungen lassen vielleicht den Eindruck entstehen, dass die Buchungspraxis des Warenverkehrs ganz schön kompliziert ist. Das ist aber nicht der Fall, wenn man sich immer bildlich vergegenwärtigt, was gerade passiert. Es erleichtert übrigens immer das Verständnis der Buchführung, wenn man allen zu buchenden Vorgängen reale Vorgänge des Unternehmensalltags zuordnen kann. Wenn man weiß, was hinter einem banalen Buchungssatz steht, welche Wirklich-
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keit damit abgebildet wird, versteht man nicht nur die ganze Buchführung besser, sondern auch das, was im Unternehmen vorgeht.
Einfach ist der Fall bei Eröffnung der Buchführung – sei es bei Geschäftsbeginn oder bei Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Per Saldovortrag (direkte Eingabe oder Übergabe bei Jahreswechsel) wird der Bestand festgehalten. Der Buchungssatz lautet:
1140 Waren (Bestand) an 9000 Saldovortragskonto
Wareneingänge werden auf ein Wareneingangskonto gebucht. Abhängig von der Zahlung werden als Gegenkonto Verbindlichkeiten (Kauf auf Ziel/Rechnung) oder Geldkonten (Bank, Kasse, Postbank) benutzt.
5200 Wareneinkauf an 3310 Verbindlichkeiten
5200 Wareneinkauf an 1600 Kasse
Diese Wareneinkäufe erhöhen den Warenbestand, werden aber – zunächst – ge-trennt vom Warenbestand gebucht.
Warenverkäufe werden über das Warenverkaufskonto gebucht. Als Gegenkonto werden Forderungen (Lieferungen auf Ziel/Rechnung) oder Geldkonten (Bank, Kas-se, Postbank) benutzt.
1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse
1800 Bank an 4000 Umsatzerlöse
Diese Buchungen vermindern den Warenbestand. Da die Erlöse aber nicht eindeutig belegen, um wie viel der Warenbestand abgenommen hat, findet auch hierbei keine direkte Buchung auf dem Bestandskonto statt.
Das Buchen selbst ist – wie Sie sehen – unproblematisch. Wie sieht es aber mit dem Abschluss aus? Da alle Vorgänge auf unterschiedlichen Konten getrennt gebucht wurden, ist auch dies einfach durchzuführen.
Als Erstes wird nachgeschaut und gezählt, was noch vorhanden ist: Bei der In-ventur wird gezählt und bewertet, anschließend gebucht. Nun können folgende Situationen eintreten:
• Der Endbestand ist höher als der Anfangsbestand. Das Lager wurde also „aufgestockt“. Es wurde mehr eingekauft als verkauft. Man spricht auch von einer Warenbestandsmehrung.
• Der Endbestand ist niedriger als der Anfangsbestand. Das Lager wurde ab-gebaut. Es wurde also mehr verkauft als eingekauft. Man spricht auch von einer Warenbestandsminderung.
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Da die Konten und auch später die Bilanz ausgeglichen sein müssen, findet eine Buchung über das Wareneingangskonto statt. Im Falle der Bestandsmehrung bucht man:
1140 Waren (Bestand) an 5200 Wareneinkauf
Im Falle einer Warenbestandsminderung bucht man:
5200 Wareneinkauf an 1140 Waren (Bestand)
Auf dem Wareneingangskonto ergibt sich nun der so genannte Wareneinsatz. Das sind die Waren, die dann auch tatsächlich verkauft wurden. Aus der Differenz zwischen dem Warenverkauf und dem Wareneingangskonto (das korrekterweise jetzt eigentlich Wareneinsatzkonto heißen müsste) kann der Rohertrag ermittelt werden.
Warenverkauf minus Wareneinsatz = Rohertrag.
So geht man allerdings in der Praxis nicht vor. Gebucht wird über das Gewinn- und Verlustkonto:
GuV Konto an 5200 Wareneinkauf oder
5200 Wareneinkauf an GuV-Konto
Der eigentliche Warenbestand wird in die Schlussbilanz gebucht :
Schlussbilanzkonto an 1140 Waren (Bestand)
In der Gewinn- und Verlustrechnung wird dann die Differenz ermittelt. Da auch noch andere Erfolgskonten über die GuV abgeschlossen werden, ergibt sich aus dem Saldo das tatsächliche Betriebsergebnis. Das Gewinn- und Verlustkonto wird zuletzt über das Kapitalkonto abgeschlossen:
GuV an 2000 (Eigen)Kapital
2000 (Eigen)Kapital an GuV
So weit zunächst zu den Buchungen im Warenverkehr. Dass in der Praxis noch zahlreiche Details berücksichtigt werden müssen, bleibt hier unberücksichtigt. An anderer Stelle wird diese Thematik wieder aufgegriffen.
Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr Im letzten Abschnitt wurde es deutlich: Waren müssen auch bezahlt werden, so-wohl an Lieferanten als auch von Kunden. Dass es da verschiedene Arten und Möglichkeiten gibt, wurde ebenfalls bereits erwähnt. Zunächst sieht auch alles ganz
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einfach aus: Man kauft gegen Barzahlung (Gegenkonto ist die Kasse), oder man kauft auf Rechnung (Gegenkonto ist das Verbindlichkeitskonto) und irgendwann wird dann bezahlt (über die Bank).
Pacioli sagt: „Für die Einkäufe wird dies genügen, um Dich zu führen, sei es, dass sie ganz gegen bar erfolgen oder teils gegen bar und teils gegen Ziel, oder ge-gen bar und gegen Bankschein oder alles gegen Bank, oder bar und Bank, oder bar und Waren, oder Waren und Bankschein, oder alles auf Bankschein oder Ware und Ziel oder Ware und Bank oder Bank und Ziel, oder Bank und Bank-schein, oder Bank, bar, Bankschein und Waren, weil man auf alle diese Arten zu kaufen pflegst. Du wirst dies für Dich im Sinne des Vorhergehenden im Memorial buchen und von dort in das Journal und Hauptbuch übertragen.“
Leider gibt es da eine ganze Reihe Details, die mitberücksichtigt werden müssen. Da schreibt etwa ein Lieferant auf die Rechnung: Zahlungsziel 30 Tage netto, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Zwei Prozent Abzug von der Rech-nung sind nicht wenig. Es lohnt sich sogar die Überziehung des eigenen – zins-pflichtigen – Kontos. Wie wird so etwas aber gebucht?
Nehmen wir an, dass eine Rechnung über 8.000 Euro zur Zahlung ansteht.
Zunächst buchen wir die Rechnung (den Wareneingang) wie gehabt:
5200 Wareneingang an 3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro
Irgendwann später wird gezahlt. Geschieht das in der Frist, in der Skonto abge-zogen werden darf, so wird ein geringerer Betrag gezahlt, als mit der Rechnung gebucht. Es bleibt eine Differenz auf dem Verbindlichkeitskonto zurück. Wohin da-mit? Der Skonto schmälert den Warenwert und wird daher in der Klasse 5 gebucht. Der Buchungssatz bei der Zahlung lautet nun:
3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro
an 1800 Bank, 7840 Euro
an 5730 Erhaltene Skonti, 160 Euro
Hier haben wir es erstmals mit einem Buchungssatz zu tun, der mehr als zwei Konten anspricht. Das ist unproblematisch, wenn darauf geachtet wird, dass beide Seiten – Soll und Haben – in der Summe übereinstimmen.
Auf einem Konto wird im Soll gebucht, bei zwei Konten im Haben. Beide Seiten ergeben in der Summe jeweils die 8.000 Euro.
Beim Warenverkauf funktioniert es ähnlich. Wenn den Kunden als Anreiz zur schnelleren Zahlung ebenfalls Skonto angeboten wird, so kann das Konto „Ge-währte Skonti“ benutzt werden. Das Skonto schmälert ja unseren Verkaufserlös.
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Kauft ein Kunde auf Rechnung für 12.000 Euro Waren und gilt als Zahlungsfrist 8 Tage für die Nutzung von 1 % Skonto, so wird zunächst gebucht:
1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse, 12.000 Euro
Zahlt der Kunde innerhalb von 7 Tagen mit Abzug von 1 %Skonto, so buchen Sie nach erfolgter Zahlung:
1800 Bank, 11.880 Euro und
4730 Gewährte Skonti, 120 Euro
an 1210 Forderungen, 12.000 Euro
Wieder werden zwei Konten – diesmal im Soll – bebucht und ein Konto im Haben. Beide Seiten ergeben in der Summe jeweils 12.000 Euro.
Was aber, wenn ein Kunde weder bar noch durch Überweisung, sondern durch einen Scheck zahlt? Handelt es sich hierbei um seltene Fälle oder um ein kleines Unternehmen, bei dem die Zahl der Schecks überschaubar bleibt, so wird zunächst ebenfalls gegen Forderungen gebucht:
1210 Forderungen an 4000 Verkaufserlöse
Der Scheck wird bei der Bank eingereicht und nach Gutschrift auf dem Konto findet eine Verbuchung statt:
1800 Bank an 1210 Forderungen
Ebenso verhält es sich mit Schecks, die das Unternehmen ausstellt, um sie an Liefe-ranten weiterzugeben. Eine Buchung der Zahlung findet erst statt, wenn das Konto belastet wird. Es versteht sich von selbst, dass in beiden Fällen ein Scheckbuch ge-führt wird, in dem die Ausgabe beziehungsweise der Eingang von Schecks vermerkt wird. Dieses Scheckbuch zählt aber nicht zur eigentlichen Buchhaltung, sondern dient nur Kontrollzwecken.
In größeren Unternehmen oder wenn täglich viele Schecks eingehen, wird je ein be-sonderes Scheckkonto in der Klasse 1 eingerichtet. Buchungstechnisch bereitet das keine besonderen Probleme, da diese Konten lediglich an die Stelle von Forderun-gen und Verbindlichkeiten gesetzt werden. Sie bedingen auch immer eine zweite Buchung, wenn aus dem Scheck eine Zahlung auf dem Bankkonto wurde.
Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin?Fast jedes Unternehmen benötigt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die für die ver-schiedensten Tätigkeiten eingesetzt werden. Diese bekommen für ihre geleistete Ar-
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beit Lohn oder Gehalt. Der Buchhalter wird diese Aufwendungen auf entsprechend dafür eingerichteten Erfolgskonten buchen.
Der Arbeitgeber hat für seine Arbeiter und Angestellte die Pflichtversicherungs-beiträge (Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung) abzuführen und auch einen Teil davon zu übernehmen. Beiträge zur Unfallversicherung sind sogar in voller Höhe vom Arbeitgeber zu bezahlen.
Bei den folgenden Beispielen wurden die Berechnungen nach den aktuellen Tabel-len und Beitragssätzen durchgeführt und teilweise etwas vereinfacht. Da sich in diesem Bereich laufend etwas ändert, können wir in diesem Buch nie allzu aktuell sein. Das Programm WISO Lohn ist das allerdings sehr wohl – zumindest wenn Sie sich regelmäßig die bereitstehenden Updates holen.
Pacioli sagt: „Auch die Gehälter der Angestellten und Lehrlinge des Ladens wer-den in dieses Konto eingetragen. Einige errichten hierfür ein besonderes Konto, um zu wissen, was sie hierfür im Jahr ausgeben und saldieren es dann mit obigem Konto ...“
Der Ablauf (von der Gehaltsabrechnung bis in die Buchhaltung) sieht folgender-maßen aus:
Zunächst wird die Gehaltsabrechnung erstellt. Als Beispiel dient die folgende – ver-einfachte – Abrechnung:
Der Buchhalter bucht zunächst das Bruttogehalt, die Gehaltsauszahlung sowie die zurückgehaltenen Steuern und Versicherungen:
6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro
an 1800 Bank, 1.312,43 Euro
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an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro
Schließlich muss noch der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen gebucht werden:
6100 Soziale Abgaben und Aufwendungen
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro
Nicht lange nach der Gehaltsabrechnung werden die Beträge an das Finanzamt und die Sozialversicherung überwiesen. Es wird gebucht:
3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro und
1740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit, 637,-- Euro
an 1800 Bank, 756,07 Euro
Natürlich gibt es auch in diesem Bereich noch eine ganze Reihe an Besonderheiten – zum Beispiel der so beliebte „Vorschuss“. Hat Claus Meyer sich bereits vor dem Gehaltszahlungstermin 500 Euro auszahlen lassen, so ist folgende Buchungsweise angesagt:
Zunächst die Auszahlung:
1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro
an 1600 Kasse, 500 Euro
Dann die Buchung bei der Gehaltsabrechnung:
6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro
an 1800 Bank, 812,43 Euro
an 1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro
an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro
an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro
Eine andere Sache ist die so genannte „Vermögenswirksame Leistung“ nach dem Vermögensbildungsgesetz. Hier gibt es verschiedene Varianten: Der Arbeitgeber zahlt einen Betrag zur vermögenswirksamen Leistung – es erhöhen sich die Auf-wendungen für Personal. Der Arbeitnehmer zahlt einen Betrag zur vermögenswirk-samen Leistung – das Nettogehalt des Arbeitnehmers reduziert sich. Beide, Arbeit-nehmer und Arbeitgeber, zahlen einen Teil – Personalaufwendungen erhöhen sich, das Nettogehalt reduziert sich.
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WISO Tipp
Da es durch häufige Gesetzes- und Steueränderungen für den Buchhalter das Problem ergibt, Abrechnungs- und Buchungspraxis jeweils anpassen zu müs-sen, macht es gerade für kleine Betriebe Sinn, eine spezielle Software – wie WISO Lohn – einzusetzen oder die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrech-nung abzugeben. Oft übernimmt der Steuerberater diese Dienstleistung. Er liefert dann nicht nur die fertigen Abrechnungen samt Lohnzettel und Bankbe-lege, sondern auch noch gleich eine Buchungsliste, die dem Buchhalter die Arbeit wesentlich erleichtert.
Wer es selber machen möchte, sollte zwei Möglichkeiten nutzen:
• Einmal die regelmäßigen und – meist kostenlosen – Informationsveranstal-tungen der Krankenkassen, auf denen aktuelle Änderungen vorgestellt und meist auch erläutert werden.
• Die Lohnabrechnung über den Computer. Lohnabrechnungsprogramme (etwa WISO Lohn) sind durchaus erschwinglich geworden. Nutzen Sie dann ein Update, um immer die aktuellsten Anpassungen gleich umsetzen zu kön-nen. Auch diese Programme geben meist eine Buchungsliste mit aus.
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Lese-Ausflug 7Hau’ drauf: Umsatzsteuer und und und ...
Steuern im Unternehmen und in der BuchhaltungBisher wurden bei allen Erläuterungen und Erklärungen die Steuern weitgehend ausgeklammert (außer bei den Personalbuchungen). Im Alltag eines jeden Unter-nehmens – und damit auch in der Buchhaltung – spielen die Steuern eine nicht unwesentliche Rolle. Vor allem die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) kommt in den meisten Geschäftsvorfällen vor. Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung gehört zum Alltag (und die Handhabung zum Handwerkszeug) eines jeden Buchhalters. Hinzu kommen die Unternehmenssteuern, die jedes Unternehmen, abhängig von der Rechtsform, ein bis mehrmals im Jahr betreffen.
Interessieren soll aber in diesem Buch nicht die gängige Steuerpraxis einschließ-lich Vermeidungsstrategien. Für diesen Zweck gibt es spezielle Fachliteratur und Steuerberater. Allein was für die Buchungspraxis wichtig ist, wird in den folgenden Abschnitten aufgeführt.
Während dieses Handbuch überarbeitet wird, plant die Regierung eine Anhebung der Mehrwertsteuer ab 2007. Noch ist nichts in trockenen Tüchern, aber die Chance, dass dieser „Kelch an uns vorüber geht“ ist sehr gering. Vermutlich findet eine An-hebung von 16 % auf 19 % statt (der verminderte Steuersatz von 7 % soll bleiben). Sicherlich gehen auch noch einige Änderungen im Umsatzsteuergesetz damit ein-her. Eine Anpassung dieses Buches an die voraussichtlich neuen Regeln ist erst für die Version WISO Kaufmann 2008 möglich. Ergänzende Hinweise (und möglicher-weise auch Texte) finden Sie aber sicherlich auf der Homepage (http://buhl-data.de), sobald es genauere Informationen gibt.
Auch die Steuern sind keine Erfindung unserer Zeit. Luca Pacioli musste sich mit diesem Problem in seiner Abhandlung über die Buchhaltung ebenfalls beschäfti-gen.
Pacioli sagt: „Wenn Du mit solchen Ämtern [Finanzämtern] Konto führen willst, so wirst Du die Verwaltung der Staatsschulden zum Schuldner von allen Arten Kapital zu soundsoviel Prozent machen, indem Du die Stadtbezirke nennst, wo sei angelegt sind ...“
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Was heißt eigentlich Umsatzsteuer?Die heutige Form der Umsatzsteuer gibt es seit dem 1.1.1967. Vorher wurde ein ku-mulatives Bruttoumsatzsteuersystem genutzt, an das sich heute kaum noch jemand erinnert. Das Prinzip der heute benutzten Umsatz“ver“steuerung beruht darauf, dass auf jeder Produktions- oder Handelsstufe der Wert besteuert wird, der dem Produkt durch Weiterverarbeitung oder Weiterveräußerung zugeführt wird, den das Produkt also mehr wert wird. Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer.
Das klingt kompliziert, wird aber durch einen einfachen Trick geregelt: Jeder darf von seiner Umsatzsteuerschuld, die sich aus den Umsatzerlösen ermittelt, den Teil der Steuer, den er selbst im Zusammenhang seiner betrieblichen Tätigkeit entrichtet hat (Steuer auf Rohstoffe, Betriebsstoffe, Fertigprodukte, Handelsware und so wei-ter – daher auch Vorsteuer), von der Steuerschuld abziehen.
Ein einfaches Beispiel kann dieses Prinzip anschaulich verdeutlichen:
Juli 2000 Netto-Rechn. Betr. Umsatzsteuer
Verkaufserlöse netto 45.000,00
darauf entfallen 16 % Ust 7.200,00
Einkauf Handelswaren 27.500,00
darauf entfallen 16 % VSt 4.400,00
Sonstige Kostenrechnungen 2.800,00
darauf entfallen 16 % VSt 448,00
Sonstige Kostenrechnungen 1.250,00
darauf entfallen 7 % VSt 87,50
Vorsteuer gesamt 4.935,50
Umsatzsteuerschuld:
USt – VSt 2.264,50
Auf diese Weise entrichtet jede Produktions- oder Handelsstufe nur die Steuer auf den dort entstandenen „Mehrwert“. Der Letzte in der Kette – der Verbraucher – entrichtet keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Er verbraucht das Produkt (auf irgendeine Weise) und schafft keinen „Mehrwert“ mehr. Dafür zahlt er allerdings den Bruttobetrag; die Steuer wurde für ihn bereits auf den Produktions- und Han-delsstufen vorher an das Finanzamt entrichtet.
Für den Unternehmer ist die Umsatzsteuer somit kostenneutral. Es handelt sich um eine Verbrauchssteuer, die der Letzte in der Kette, der Verbraucher, zahlen muss.
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Die gesetzlichen Regelungen der UmsatzsteuerNiedergelegt sind die gesetzlichen Bestimmungen im umfangreichen Umsatzsteuer-gesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
WISO Tipp
So einfach das Prinzip erklärt werden kann, so kompliziert ist diese Regelung in der Praxis. Jeder, der eine unternehmerische Tätigkeit – sei es freiberuflich oder gewerblich – aufnehmen will, sollte sich zumindest in den Grundzügen damit beschäftigen. Eine ausführliche Beratung durch den Steuerberater oder das Finanzamt ist nicht der schlechteste Weg dafür.
Das Gesetz definiert als Erstes, was „Steuerbare Umsätze“ überhaupt sind:
§ 1, Abs. 1 UStG – Steuerbare Umsätze
(1) Der Umsatzsteuer unterliegen die folgenden Umsätze:
1.Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland ge-gen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt ...
2.Der Eigenverbrauch im Inland ...
3.Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die Körperschaften und Personen-vereinigungen ... im Rahmen ihres Unternehmens an ihre Anteilseigner, Gesell-schafter, Mitglieder, Teilhaber oder diesen nahe stehenden Personen ausführen, für die Leistungsempfänger kein Entgelt aufwenden,
4.die Einfuhr von Gegenständen aus dem Drittlandsgebiet in das Inland ...
5.der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland gegen Entgelt.
Der Fall 1. ist klar. Wo ein Unternehmen Leistungen erbringt, fällt Umsatzsteuer an. Dabei ist es noch nicht einmal wesentlich, ob der Unternehmer im Inland eine Betriebsstätte unterhält oder die Rechnung erstellt. Das ist ganz besonders wichtig für diejenigen, die zwar im Inland tätig werden wollen, aus steuerlichen Gründen aber den Firmensitz im Ausland planen. An der Mehrwertsteuer kommen sie da-durch nicht vorbei.
Was „Inland“ ist, hat der Gesetzgeber aber noch genauer definiert, als sich das der „Laie“ vorstellen kann:
§ 1 Abs. 2
Inland im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet der Bundesrepublik Deutsch-land mit Ausnahme des Gebiets von Büsingen, der Insel Helgoland, der Freihä-fen, der Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie sowie der deutschen Schiffe und der deutschen Luftfahrzeuge in Ge-bieten, die zu keinem Zollgebiet gehören. Ausland im Sinne dieses Gesetzes ist
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das Gebiet, das danach nicht Inland ist. Wird ein Umsatz im Inland ausgeführt, so kommt es für die Besteuerung nicht darauf an, ob der Unternehmer deut-scher Staatsangehöriger ist, seinen Wohnsitz oder Sitz im Inland hat, im Inland eine Betriebsstätte unterhält, die Rechnung erteilt oder die Zahlung empfängt.
Aber auch der Fall 2. darf nicht übersehen werden: Wenn ein Unternehmen selbst Leistungen verbraucht – für Zwecke, die nicht im Unternehmen selbst, sondern außerhalb liegen –, ist Umsatzsteuer fällig. Ebenso ist es mit Fall 3. Geschenke und Zuwendungen an Personen, die dem Unternehmen mehr oder weniger nahe stehen, unterliegen der Umsatzsteuer. Auch die Einfuhr von Waren unterliegt der Umsatzsteuer. Allerdings gibt es hierfür eine besondere Form der Umsatzsteuer mit der Bezeichnung Einfuhrumsatzsteuer.
Etwas komplizierter ist es mit 5., dem innergemeinschaftlichen Erwerb. Deshalb ist er gleich in einem Folgeparagrafen (§ 1a UStG) speziell geregelt:
§ 1 Abs. 2a
Das Gemeinschaftsgebiet im Sinne dieses Gesetzes umfasst das Inland im Sin-ne des Absatzes 2 Satz 1 und die Gebiete der übrigen Mitgliedstaaten der Eu-ropäischen Gemeinschaft, die nach dem Gemeinschaftsrecht als Inland dieser Mitgliedstaaten gelten (übriges Gemeinschaftsgebiet). Das Fürstentum Monaco gilt als Gebiet der Französischen Republik; die Insel Man gilt als Gebiet des Ver-einigten Königreichs Großbritannien und Nordirland. Drittlandsgebiet im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet, das nicht Gemeinschaftsgebiet ist.
§ 1a UStG
(1) Ein innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt liegt vor, wenn die folgen-den Voraussetzungen erfüllt sind:
1.Ein Gegenstand gelangt bei einer Lieferung an den Abnehmer (Erwerber) aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates ...
(2) Als innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt gilt
2.Das Verbringen eines Gegenstandes des Unternehmens aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet in das Inland durch einen Unternehmer zu seiner Verfü-gung ...
Es geht also um die steuerlichen Regelungen bei Bezug von Waren aus EG-Län-dern.
In den meisten Ländern gibt es ähnliche Umsatzsteuergesetze und -regelungen wie bei uns. Wird Ware ausgeführt (also bei uns eingeführt), so unterliegt sie nicht der Umsatzsteuer des Landes, das exportiert. Dafür wird aber bei der Einfuhr die Um-satzsteuer des eigenen Landes fällig. Dies ist Fall 4. – die Einfuhrumsatzsteuer.
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Einige Begriffe aus dem ersten Paragrafen des UStG bedürfen noch einer näheren Definition. So die Begriffe „Unternehmer, Unternehmen“ und „Lieferung, sonstige Leistung“.
§ 2 UStG
(1) Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbststän-dig ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tä-tigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.
(3) Die juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art ... und ihrer land- oder forstwirtschaftlichen Betriebe gewerblich oder beruflich tätig ...
WISO Tipp
Es gibt hier also kaum „Tricks“, dem Finanzamt und der „Umsatzbesteuerung“ zu entkommen. Zwar ist es möglich, sich in einigen Ausnahmefällen von der Umsatzsteuer befreien zu lassen, doch sind die Grenzen hier sehr eng ge-setzt.
Die wichtigsten Steuerbefreiungen sind:
• Ausfuhrlieferungen
• Lohnveredlungen für ausländische Auftraggeber
• Umsätze im Geld- und Kapitalverkehr
• Grundstücksumsätze
• Vermietungs- und Verpachtungsumsätze
• Umsätze im medizinischen Bereich
Auch der Kleinunternehmer kann unter bestimmten Umständen auf die Abführung von Umsatzsteuer verzichten.
§ 19 UStG
(1) Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 geschuldete Umsatz-steuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den §1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Um-satz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalender-jahr 32.500 Deutsche Mark nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Deutsche Mark voraussichtlich nicht übersteigen wird ...
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(2 )Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zur Unanfechtbarkeit der Steuer-festsetzung ... erklären, dass er auf die Anwendung des Absatzes 1 verzichtet ...
WISO Tipp
Da bei einer Befreiung eine Verrechnung mit der selbst gezahlten Vorsteuer nicht mehr möglich ist, sollten Sie genau überlegen, ob Sie von der Befreiung tatsächlich Gebrauch machen wollen. Nachrechnen kann sich lohnen!
Die Begriffe „Lieferungen und sonstige Leistungen“ sind sicherlich schon aufgefal-len beim Studium eines Kontenrahmens im Zusammenhang mit den Konten Forde-rungen und Verbindlichkeiten. Was der Gesetzgeber darunter versteht, beschreibt der § 3 UStG.
§ 3 UStG
(1) Lieferungen eines Unternehmers sind Leistungen, durch die er oder in sei-nem Auftrag ein Dritter den Abnehmer oder in dessen Auftrag einen Dritten befä-higt, im eigenen Namen über einen Gegenstand zu verfügen (Verschaffung der Verfügungsmacht).
(6) Wird der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder einen vom Lieferer oder vom Abnehmer beauftragten Dritten befördert oder ver-sendet, gilt die Lieferung dort als ausgeführt, wo die Beförderung oder Versen-dung an den Abnehmer oder in dessen Auftrag an einen Dritten beginnt ...
(7) Sonstige Leistungen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind. Sie können auch in einem Unterlassen oder im Dulden einer Handlung oder eines Zustan-des bestehen ...
Diese „Auszüge“ aus dem umfangreichen § 2 des UStG belegen sehr deutlich, dass der Gesetzgeber versucht, möglichst weitgehend alles, was ein Umsatz sein könnte, zu erfassen.
Auch der „Ort der sonstigen Leistung“ ist ein wichtiger Faktor innerhalb der Um-satzsteuerregelungen:
§ 3a UStG
( 1) Eine sonstige Leistung wird ... an dem Ort ausgeführt, von dem aus der Unternehmer sein Unternehmen betreibt. Wird die sonstige Leistung von einer Betriebsstätte ausgeführt, so gilt die Betriebsstätte als der Ort der sonstigen Leistung.
Unternehmer sind verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist die Steuer zu be-rechnen und an das Finanzamt abzuführen. Das Finanzamt spricht von einem Vo-ranmeldungszeitraum. Dieser beträgt in der Regel einen Monat, in Ausnahmefällen ein viertel Jahr. Die Meldefrist beträgt 10 Tage.
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§ 18 UStG
(1) Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungs-zeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzu-geben, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat ... Die Vorauszahlung ist am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig.
(2) Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 6.136 Euro, ist der Kalendermonat Vor-anmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 512 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Ver-pflichtung zur Abgabe der Voranmeldung und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien ...
WISO Tipp
Von den Finanzämtern wird inzwischen keine Überziehung mehr toleriert. Spätestens am 10. müssen also das Formular und die Zahlung beim Finanz-amt eingegangen sein. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie keine Einzugser-mächtigung erteilt haben! Es drohen Ihnen sonst Verzugszinsen oder sogar Strafgebühren. Mit dem Homebanking-Modul WISO Mein Geld können Sie Ihren Zahlungsverkehr fristgerecht organisieren.
Die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann um einen Monat verlän-gert werden. Der Gesetzgeber nennt dies Dauerfristverlängerung. Für Betriebe oder Personen, die nur quartalsweise zur Abgabe verpflichtet sind, lohnt sich das ganz besonders dann, wenn keine Sondervorauszahlungen nötig sind. Für alle anderen gilt, dass bei einer Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung zu Beginn des Kalenderjahres zu leisten ist, die 1/11 der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres entspricht.
§ 46 UStDV
Das Finanzamt hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Abgabe der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen ... um einen Mo-nat zu verlängern ...
§ 47 UStDV
(1) Die Fristverlängerung ist bei einem Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich abzugeben hat, unter der Auflage zu gewähren, dass dieser eine Sondervorauszahlung auf die Steuer eines jeden Kalenderjahres entrichtet. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr.
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§ 48 UStDV
(2) Der Unternehmer hat die Fristverlängerung für die Abgabe der Voranmeldung bis zu dem Zeitpunkt zu beantragen, an dem die Voranmeldung, für die die Fristverlängerung erstmals gelten soll, nach § 18 Abs.1, 2 und 2a des Gesetzes abzugeben ist.
Außer den Voranmeldungen muss einmal im Jahr eine Jahreserklärung (Umsatz-steuererklärung) abgegeben werden.
§ 3 UStG
Der Unternehmer hat für das Kalenderjahr oder für den kürzeren Besteuerungs-zeitraum eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzu-geben, in der er die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss, der sich zu seinen Gunsten ergibt ... selbst zu berechnen hat (Steueranmeldung) ... Die Steueranmeldung muss vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben sein.
Die WISO-Buchhaltung erstellt ...
Für Buchhalter, die mit einer EDV-Buchhaltung arbeiten (etwa der WISO-Buchhal-tung) ist die Umsatzsteuervoranmeldung kein Problem. Sind alle Buchungsvorgän-ge zeitlich richtig erfasst, wirft das Programm eine korrekte Umsatzsteuervoran-meldung aus, die gleich als – oder in das – Formular gedruckt werden kann.
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Diese Formulare werden allerdings bei den Finanzämtern nicht mehr gern gesehen. Offiziell ist es ab Januar 2005 Pflicht, die Umsatzsteuervoranmeldung online vor-zunehmen. Die Finanzämter stellen dafür die Software Elsterformular bereit, die das Ausfüllen der Formulare am Bildschirm und das anschließende versenden an Ihre Finanzbehörde ermöglicht.
WISO Tipp
Als Anwender von WISO Buchhalter benötigen Sie Elsterformular nicht. Das Programm erlaubt Ihnen das Erstellen und Versenden der Umsatzsteuererklä-rung direkt aus der laufenden Anwendung, weil ein sogenanntes „Elster-Mo-dul“ bereits integriert ist.
Den „diebischen Vogel“ des Finanzamts benötigen Sie als Anwender der WISO Software nicht!
Gar nicht diebisch: ElsterELSTER ist eine Erfolgsgeschichte: Bislang 230 Millionen Mal ist der elektronische Datenweg zum Finanzamt inzwischen genutzt worden – in der Öffentlichkeit weit-
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gehend unbemerkt. Sang- und klanglos, auch weil es fast nie Probleme mit ELSTER gab.
Verwirrend war und ist nur, dass der Kurzbegriff ELSTER in der Öffentlichkeit für drei verschiedene Verfahren oder Dienste der Finanzverwaltung verwandt wurde, die an sich nur das technische Übertragungsverfahren gemeinsam haben: ELSTER, ElsterFormular und neuerdings ElsterOnline.
ELSTER ist die Bezeichnung für eine Softwarekomponente des Fiskus, die in die meisten Steuer- und Finanzbuchhaltungsprogramme – etwa von WISO – eingebaut ist. So können die Anwender dieser Produkte alle Funktionen der elektronischen Steuerdatenübermittlung nutzen, vorausgesetzt ELSTER wird von dem jeweiligen Programm unterstützt.
Daneben hat die Steuerverwaltung selbst ein eigenes Ausfüllprogramm für Steuer-erklärungen entwickelt, quasi die Steuerformulare für den Bildschirm. Dieses Pro-gramm nennt sich ElsterFormular. Es hat eine einfache - an den Steuerformularen orientierte - Eingabeoberfläche und nutzt natürlich ebenfalls den Übertragungsweg ELSTER.
ElsterOnline, das neue Internet-Portal von ELSTER bündelt die Online-Dienstleis-tungen der Finanzverwaltung. ElsterOnline ist so eine Art elektronisches Finanz-amt. Da braucht man also kein spezielles Programm, ein Internetbrowser genügt, um teilnehmen zu können.
Einkommensteuer
Neu ist die Möglichkeit, Steuererklärungen nicht mehr als Ausdruck auf Papier, sondern als verschlüsselte Datei per Internet an das Rechenzentrum des Finanz-amtes zu schicken, nicht. Das Verfahren an sich – 1999 für jedermann freigegeben – nennt sich ELektronische STeuerERklärung. Es wurde zunächst für die Abga-be der Einkommensteuer konzipiert, später auf andere Steuerarten (Umsatz- und Lohnsteueranmeldung) ausgeweitet. Der Marktführer unter den Steuerprogrammen für den PC, das WISO-Sparbuch, war das erste Programm, das diesen komfortablen und vorteilhaften Weg ermöglichte. Schon im ersten Jahr machten mehr als 20.000 Steuerzahler davon Gebrauch, heute sind es Millionen.
Einziger Wehrmuttropfen: Weil das Gesetz auf der Einkommensteuererklärung eine Unterschrift verlangt und in den meisten Fällen auch die Steuerkarte vorgelegt werden musste, war es bisher notwendig, neben der Datenübertragung per Internet auch noch einen speziellen Ausdruck zu unterschreiben und ihn mit der Steuerkarte – und eventuell weiteren Unterlagen – an das Finanzamt zu schicken. Auch das ist jetzt zu Ende: Neuerdings ist die komplette Steuererklärung online möglich. Vo-raussetzung war die Einführung der elektronischen (also papierlosen) Steuerkarte
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für alle Arbeitnehmer und eine digitale Signatur (das Finanzamt muss ja sicher sein, dass nicht ein Fremder Ihre Steuererklärung abgibt).
Welche Vortei le hat die elektronische Steuererklärung?
Auf einen Nenner gebracht: Schnellere Rückzahlung, weniger Fehler, keine Belege mehr einrichen.
Die Bearbeitung beim Sachbearbeiter im Finanzamt erfolgt nicht mehr nach dem „first come, first serve“-Prinzip. In allen Ländern werden die elektronischen Erklä-rungen heute bevorzugt bearbeitet. Früher war das anders: wer zuerst abgab, kam als erster dran, egal auf welchem Wege die Abgabe erfolgte. Das ist heute einer der großen Vorteile von ELSTER: in vielen Fällen bereits nach 14 Tagen, längstens aber nach 4 Wochen ist das Geld auf dem Konto! Denn: bei der elektronischen Form entfallen für den Sachbearbeiter beim Finanzamt zeitraubende Überprüfungen und Einzelberechnungen. Dies hat sein „Kollege“ ELSTER schon auf dem PC des Ab-senders vorher durchgeführt. Und die Daten müssen im Finanzamt nicht noch ein-mal manuell von Papier in die EDV der Verwaltung übertragen werden (wodurch manchmal auch Fehler entstanden und immerhin jeder vierte bis fünfte Bescheid falsch war). Dieser gesamte Zeitaufwand entfällt beim Online-Verfahren. Zu gut Deutsch: Auch wenn Ihre Steuererklärung online nicht bevorzugt würde, ginge es einfach schneller.
Und dann verzichten alle Finanzämter bei der elektronischen Abgabe auch noch darauf, dass Sie Belege mitschicken. Trotzdem müssen Quittungen und Unterlagen aufgehoben werden – sollte etwas unklar sein, kann der Sachbearbeiter nämlich doch noch Einsicht in Ihre Dokumente verlangen. Aber zunächst einmal brauchen Sie keine Nachweise einzureichen. Wenn Sie nicht schon signieren nur einen so genannten „Kurzausdruck“ mit Ihrer Unterschrift, gegebenenfalls die Lohnsteuer-bescheinigung des Arbeitgebers (früher die Lohnsteuerkarte, normalerweise werden die Daten heute elektronisch ans Finanzamt geschickt), Spendenquittungen und übrige Steuerabzugsbescheinigungen (beispielsweise Erträgnisaufstellungen Ihrer Bank zu Zinseinkünften oder Dividenden).
Lohnsteuerbescheinigungen auf Papier gabs noch bis Ende 2004. Seither müssen Arbeitgeber alle Daten papierlos an die Finanzverwaltung übermitteln, der Arbeit-nehmer bekommt nur noch eine Bescheinigung über die übermittelten Werte, auf der die so genannte eTIN („Electronic Taxpayer Identification Number“) vermerkt ist, unter der die Werte ans Finanzamt gegangen sind. Die eTIN ist sozusagen der Personalausweis für Ihren Lohnsteuerdatensatz im Rechenzentrum der Finanzbe-
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hörden. Formal brauchen Sie heute mit Ihrer Steuererklärung also keine Lohnsteu-erbescheinigung mehr mit einzureichen.
WISO Tipp
Sie können trotzdem ein Duplikat Ihrer Lohnsteuerbescheinigung mit ans Fi-nanzamt schicken. Denn ein Feldversuch in Berlin hat gezeigt, dass es mit der eTIN Probleme geben kann. Sie ist eine errechnete Kombination, die sich aus dem Namen und den Geburtsdaten ergibt. Es hat sich gezeigt, dass es mehrere „Thomas Becker“ oder „Maria Maier“ gibt, die denselben Geburtstag haben. Klartext: mehrere Lohnsteuerbescheinigungen, die überhaupt nichts miteinander zu tun haben, können dieselbe eTIN aufweisen. Und dann geht die Suche los. Wenn Sie Ihre eigene Bescheinigung mit einreichen, ist die Sache schneller klar, welcher Datensatz nun wirklich zu Ihnen gehört.
Neuerdings können Sie sogar darauf verzichten, den so genannten „Kurzausdruck“ ans Finanzamt zu schicken. Voraussetzung, sie nutzen die digitale Signatur, um Ihre elektronisch übermittelten Daten zu „unterschreiben“ – mehr zu diesem Ver-fahren weiter unten.
Allerdings: Spendenquittungen und übrige Steuerabzugsbescheinigungen, sofern überhaupt vorhanden, müssen Sie trotzdem weiter einreichen, weil die bisher nicht elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden (können). Daran wird noch ge-arbeitet.
Was passiert mit den Daten beim Finanzamt?
Fall eins: Sie signieren noch nicht digital und schicken nach der elektronischen Übertragung den so genannten „Kurzausdruck“ ans Finanzamt. Solange dem Sach-bearbeiter Ihr unterschriebener Kurzausdruck nicht vorliegt „schlummern“ Ihre Da-ten. Erst mit der individuellen „Telenummer“ auf Ihrem Ausdruck kann der Sachbe-arbeiter – und niemand sonst – Ihren Fall „aufschließen“ und auf seinen Bildschirm holen. Dann prüft er kurz Ihre Ihrer Angaben und schickt den Datensatz per Knopf-druck wieder in das Rechenzentrum zurück. Dort wird dann sofort und automatisch Ihr Bescheid gedruckt.
Fall zwei: Sie nehmen an dem Verfahren mit der digitalen Signatur teil. Dann bekommt der Sachbearbeiter in einigen Ländern wie bei einer neu eintreffenden E-Mail einen Hinweis auf seinen Bildschirm, dass Sie Ihre Erklärung eingereicht ha-ben und er sie bearbeiten soll. In anderen Ländern druckt der Finanzamtscomputer ein dem Kurzausdruck ähnliches Papier aus und das bekommt Ihr Sachbearbeiter als Arbeitsauftrag. Der kann sich Ihre Daten dann ebenso wie bei der Variante
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„Kurzausdruck“ auf den Bildschirm holen, die Angaben prüfen und per Knopfdruck den Versand Ihres Bescheides veranlassen.
In beiden Fällen haben Unbefugte keine Möglichkeit, in Ihre Daten Einblick zu nehmen – auch wenn Ihr Nachbar die Telefonleitung anzapfen würde: auf diesem Wege könnte er nicht herausbekommen, wie Sie finanziell gestellt sind.
Wie sicher ist die Übertragung?
So sicher, dass das Verfahren – wegen des Vorbehalts der Sicherheitsbehörden, auch verschlüsselte Daten in begründeten Fällen einsehen zu können – in USA oder in unserem Nachbarland Frankreich beispielsweise nicht freigegeben würde. Ihr Datensatz wird „hybrid“ verschlüsselt: zunächst Triple DES (112bit Schlüssel) und anschließend RSA (1024bit Schlüssel). Da werden also die besten Chiffrierver-fahren kombiniert. Diese Verfahren sind weltweit noch nicht „geknackt“ worden. Sie brauchen also absolut keine Bedenken zu haben, dass Hacker in Ihre sensiblen persönlichen Daten sehen können. Die Unversehrtheit der Daten wird über einen so genannten Hash-Code gewährleistet.
Übrigens: Es werden auch nur die Daten ans Finanzamt übertragen, die Sie selbst eingegeben haben. Der Fiskus kann nicht etwa gleichzeitig Ihren Computer aus-schnüffeln. Nur, was Sie selbst wollen, landet im Rechenzentrum der Finanzbehör-den.
Die ELSTER-Infrastruktur wurde durch übrigens den TÜV-IT überprüft und mit dem Sicherheitszertifikat der TÜV Informationstechnik GmbH bestätigt.
Daten weg und dach Fehler entdeckt
Kein Problem, wenn Sie nicht digital signieren. Dann verbessern Sie den Fehler ein-fach und versenden die Daten erneut. Und dem Finanzamt schicken Sie den zweiten (oder dritten, oder vierten …) Kurzausdruck. Durch die spezielle „Telenummer“ ist der neue Datensatz mit dem jeweils entsprechenden neuen Ausdruck fest verbun-den. Das bedeutet, dass der Sachbearbeiter beim Finanzamt nur den Datensatz von Ihnen „aufschließen“ kann, der mit dem vorliegenden Ausdruck übereinstimmt. Die anderen Datensätze – wie viele auch immer – werden dann automatisch gelöscht.
Wenn Sie digital signieren – egal mit welchem technischen Verfahren – geht das nicht mehr. Mit dem Absenden der Daten einschließlich elektronischer „Unter-schrift“ haben Sie Ihre Steuererklärung rechtlich „abgegeben“. Eine Änderung ist dann nur noch nach vorheriger (und wohl schwieriger) Abstimmung mit Ihrem Sachbearbeiter vom Finanzamt denkbar. In diesem Punkt ist die Abgabenordnung (AO) bisher gnadenlos – das Problem ist dem Fiskus aber bewusst und an einer Lösung wird gearbeitet. Wann sie kommt ist aber ungewiss.
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Was passiert , wenn mein Finanzamt die „komprimierte Steuererklä-rung“ ablehnt?
Das dürfte eigentlich gar nicht passieren: alle Bundesländer haben sich dem elek-tronischen Verfahren angeschlossen. Dennoch erhalten wir in Einzelfällen immer mal wieder Beschwerden von Zuschauern, dass ihr Finanzamt (oder der Sachbear-beiter) die Annahme des Kurzausdrucks verweigert hätte. Klartext: Sie haben ein Recht darauf, dass Ihre per ELSTER übergebene Steuererklärung bearbeitet und beschieden wird, auch wenn Ihr Sachbearbeiter seinen Bildschirm, die Tastatur oder vielleicht auch nur Sie persönlich nicht mag
Was bietet die kostenlose CD vom Finanzamt?
Mit einem Wort: wenig! Die Finanzbehörden sprechen im Zusammenhang mit Els-terFormular von einem „Programm“, mit Softwareprodukten zur Steuererklärung – wie etwa dem Marktführer WISO-Sparbuch – ist das aber nicht vergleichbar. Aus-gewachsene Programme beraten den Anwender in Steuerfragen, zeigen ihm Wege, wie er am meisten von seinem zu viel bezahlten Steuergeld wieder zurückholen kann und geben ihm die Möglichkeit, im Streitfall auf Urteile und Anweisungen zu verweisen, die vielleicht noch nicht mal der Sachbearbeiter im Finanzamt kennt (oder nicht kennen will).
ElsterFormular dagegen ist im Prinzip nichts anderes, als eine elektronische Form der Steuerformulare, die auf dem Bildschirm angezeigt und ausgefüllt werden können. Als „Hilfe“ bekommt der Anwender nicht mehr, als er auch als gedruck-tes Heftchen bekommt, wenn er sich die Papierformulare beim Finanzamt holt. Eine steuerliche Beratung findet nicht statt – ganz zu schweigen etwa von legalen „Tricks“, wie man Steuern sparen kann. Der Anwender muss im Prinzip selber wissen, welche Formulare er einreichen kann und wo er etwas eintragen muss. Einziger Service: ElsterFormular rechnet am Ende aus, ob etwas nachzuzahlen oder eine Rückerstattung zu erwarten ist und schickt die Daten anschließend (wie oben beschrieben) digital ans Finanzamt.
Anmeldesteuern
Für die so genannten Anmeldesteuern – etwa die Lohn- und Umsatzsteuervoran-meldung – ist rechtlich keine Unterschrift nötig (die Anmeldung erfolgt ja nur vor-läufig). Deshalb wurde das Verfahren der elektronischen Datenübermittlung – das auch dem Fiskus eine Menge Arbeit (und Personal) spart – schnell ausgeweitet und die WISO-Buchhaltung war wieder einmal eines der ersten Programme, die die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung nutzen konnte. Statt einen Ausdruck per Post oder Boten (und rechtzeitig) an das Finanzamt zu schicken, konnte der Anwender seine Anmeldung per Internet direkt an das Rechenzentrum seines Fi-
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nanzamtes übermitteln. Ein spezieller Ausdruck ist auch hier möglich, dient aber nur der Kontrolle – und für die eigene Ablage.
Seit 1. Januar 2005 ist die elektronische Abgabe der Umsatzsteuer Pflicht für alle – auch Kleingewerbetreibende, Freiberufler, Ich-AGs und andere müssen ihre Vo-ranmeldungen jetzt auf elektronischem Wege abliefern. Für Härtefälle gab’s eine Übergangsfrist, in der „… auf Antrag“ noch Papier akzeptiert wurde. Aber auch das ist längst vorbei und nur noch in Sonderfällen und nach zäher Einzelabstimmung mit dem Finanzamt, kann man von der zwangsweisen Vorschrift der elektronischen Übermittlung (vorübergehend) befreit werden.
Auch dieses Verfahren hat mehrere Vorteile: Buchstäblich noch in letzter Minu-te kann die Voranmeldung abgegeben werden – die Datenübertragung „drückt“ der verschlüsselt übertragenen Datei einen elektronischen Zeitstempel auf, der für die Fristwahrung maßgeblich ist. Also kann man auch noch kurz vor Mitternacht dafür sorgen, dass keine Säumniszuschläge fällig werden (auf dem Postwege ist dieses Risiko nicht immer ganz auszuschalten). Außerdem kommt zu viel bezahlte Vorsteuer schnell zurück: In vielen Fällen entfällt eine förmliche Prüfung und der Finanzamtscomputer veranlasst postwendend die Auszahlung. Im besten Fall hat man schon zwei Tage nach Abgabe der Voranmeldung sein Geld auf dem Konto.
Technische Voraussetzung zur Datenübermittlung ist natürlich auch hier ein PC mit Internetzugang beziehungsweise ein ISDN- oder DSL-Anschluss oder wenigstens ein Modem.
Um die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch abgeben zu können, waren ur-sprünglich allerdings auch noch einige Vorbereitungen nötig: Als „Datenlieferer“ musste man einmalig einen Antrag auf Zulassung zur Datenübermittlung gemäß § 8 Steueranmeldungs-Datenübermittlungs-Verordnung (StADÜV) ausfüllen. Zwin-gend erforderlich war es auch, neben der gültigen Genehmigungsnummer (des Pro-gramms) auch den Namen des eingesetzten Softwareproduktes anzugeben! Und neben diesem Antrag musste jeder – ebenfalls einmalig – eine Teilnahmeerklärung beim Finanzamt abgeben. Darin versicherte man, dass die Unterlagen und An-gaben, die für die Datenübermittlung erforderlich sind, nach bestem Wissen und Gewissen vollständig und richtig zur Verfügung gestellt werden, die übermittelten Daten überprüft und eine berichtigte Steueranmeldung abgegeben wird, wenn eine „Unrichtigkeit“ festgestellt würde. Außerdem verpflichtete man sich, die übermit-telten Daten aufzubewahren.
Auch das ist passé, spätestens seit der Verpflichtung für jeden Anmelder, den elek-tronischen Weg zu nehmen.
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In der Praxis müssen Sie sich um das meiste davon gar nicht kümmern – das tut die WISO-Buchhaltung (oder eines der anderen Buchhaltungsprogramme). Wichtig ist, dass Sie wenigstens den Kontrollausdruck aufheben, falls die Daten auf Ihrem PC mal verloren gehen.
Und jedes Mal, wenn Sie eine Anmeldung abgeben wollen, ist eine weitere kleine „Hürde“ zu überwinden: Das so genannte „ELSTER-Modul“, das Ihre Daten aus dem Buchhaltungsprogramm zusammenstellt und an den Finanzamts-Zentralrechner schickt, muss die neueste Version sein. Diese Software wird von der Finanzverwal-tung selbst programmiert und kostenlos zur Verfügung gestellt. Um sicherzustellen, dass nicht versehentlich veraltete (und möglicherweise fehlerhafte oder überholte) Programmteile verwendet werden, wird die auf Ihrem PC vorhandene Version onli-ne überprüft, ob sie noch aktuell ist und gegebenenfalls aktualisiert. Folge: Da Sie in der Regel einmal im Vierteljahr oder im Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, müssen Sie möglicherweise jedes Mal vor der Übertragung Ihrer eigenen Daten das neueste Modul von „Elster“ beziehungsweise Teile davon vom Rechner der Finanzverwaltung downloaden und aktivieren. Die WISO-Buchhaltung macht das automatisch, aber...
WISO Tipp
Die dafür notwendige Zeit (je nach verwendeter Übertragungstechnik unter-schiedlich) sollten Sie einkalkulieren – vor allem dann, wenn Sie die Anmel-dung „auf den letzten Drücker“ abgeben. Im schlechtesten Fall könnte näm-lich genau die für das Downloaden benötigte Zeit dazu führen, dass Sie die Abgabefrist überschreiten. Also lieber nicht erst zwei Minuten vor Mitternacht damit anfangen!
Wie sicher ist das Verfahren?Um die Jahreswende 2004/2005, als vielen Firmen zum ersten Mal klar wurde, dass sie bald kein Papier mehr abgeben durften, machten Horrormeldungen die Runde, dass ELSTER Unternehmen in den Ruin treiben könnte. Selbst der renommierte Branchenverband BITKOM e.V. ließ sich vor den Karren spannen und warnte öf-fentlich: „Damit wird dem Schindluder Tür und Tor geöffnet“. Den Unternehmen in Deutschland wurde gar geraten, ihre Einzugsermächtigungen für Steuerzahlungen bei den Finanzämtern zu kündigen. Dran war an allem nichts, dahinter steckten womöglich gigantische Interessen. Erst nach WISO-Recherchen, die alle Vorwürfe widerlegten, zog BITKOM kleinlaut zurück. Trotzdem fragen immer wieder mal be-sorgte Steuerzahler nach, ob denn da alles mit rechten Dingen zugehe.
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BITKOM und andere hatten behauptet, es sei möglich, „… Steuerdaten fremder Un-ternehmen ohne technische Hürden zu manipulieren und finanzielle Schäden an-zurichten“, da sich „… die Unternehmen nicht authentifizieren“ müssten und somit „… böswillige Wettbewerber oder Kunden mit wenigen Mausklicks völlig überhöhte Umsatzsteuern oder Lohnsteuern melden“ könnten. Da die Finanzämter meist Ein-zugsermächtigungen für die Steuervorauszahlungen besäßen drohe „… Unterneh-men der vorübergehende Verlust von Liquidität“.
Die Fakten sehen frei l ich anders aus:
Die von BITKOM zitierten „Steuerexperten“ hatten sowohl die steuerlichen Fach-begriffe als auch die dazugehörenden datentechnischen Prozesse verwechselt. So wurde in der Pressemitteilung immer vom ELSTER-Verfahren gesprochen, gemeint war aber das so genannte ElsterFormular – zwei völlig unterschiedliche Paar Schu-he. Das ELSTER-Verfahren zur Übertragung von Steuerdaten wird (siehe oben) im Wesentlichen bei der Einkommensteuererklärung verwendet und dort ist selbstver-ständlich eine Authentifizierung (Unterschrift) vorgeschrieben.
Auch beim bisherigen „Papierverfahren“ konnten die Steuerdaten fremder Unter-nehmen manipuliert und abgegeben werden. Durch das schon vor Jahren einge-führte, aber erst seit 2005 für alle „Anmeldesteuern“ verbindliche ElsterFormular, änderte sich die Situation nur in einem einzigen Punkt: Bisher konnte der Absender einer falschen Erklärung (auf Papier) seine Identität sicher verbergen; beim elektro-nischen ElsterFormular-Verfahren ist jetzt zumindest seine IP-Adresse rückverfolg-bar. Die Fälschungshürde wurde also deutlich heraufgesetzt.
Im Übrigen würde eine erfolgreiche Manipulation voraussetzen, dass der echte Steuerpflichtige just in diesem Monat und entgegen seiner Verpflichtung selbst keine Anmeldung abgibt … und sein böswilliger Widersacher das auch noch weiß. Nur dann nämlich hätte der Fremde überhaupt Chancen zu manipulieren – treffen nämlich zwei Anmeldungen für denselben Meldepflichtigen (Steuernummer) und denselben Anmeldungszeitraum (Monat, Vierteljahr) bei den Finanzbehörden ein, wird automatisch eine Prüfung veranlasst, bevor eine Abbuchung des Geldbetrages angestoßen wird.
Und auch die Aussage „…Bis der Fehler festgestellt und der Betrag rücküberwiesen ist, kann es gerade bei mittelständischen Firmen eng werden. Betriebliche Schä-den sind nicht ausgeschlossen“, war blanker Unsinn und eine rein theoretische Gefahr. Es würde nämlich weiter voraussetzen, dass der geschädigte Unternehmer eine fälschlich eingezogene Steuersumme in seinen Kontobelegen nicht erkennt. Denn beim Einzugsverfahren reicht üblicherweise ein Anruf bei der kontoführen-den Bank, um den Transfer mit gleicher Wertstellung rückgängig zu machen.
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Interessant ist, dass bisher weder beim Papierverfahren noch bei den bis bisher eingereichten rund 245 Millionen (ja schon länger möglichen) elektronischen An-meldungen keine einzige derartige versuchte oder vollendete Falschabgabe bekannt geworden ist. Zudem ist nicht erkennbar, wo angesichts jetzt drohender Enttarnung (IP-Adresse) eine erhöhte Motivation für eventuelle Täter zu suchen wäre, etwas zu tun, wovon sie selbst keinen direkten Vorteil haben.
Es ist ein einziger Fall bekannt, in dem zwei befreundete Steuerberater in Abspra-che mit dem zuständigen Finanzamt diesen krummen Weg technisch ausprobiert und danach Alarm geschlagen haben. Einen solchen konstruierten Vorgang als Be-leg heranzuziehen, das neue Verfahren werde womöglich Unternehmen in die Plei-te führen, könnte man fast als „Vorsatz“ werten. Zumal, wenn man bedenkt, dass exakt im zeitlichen Zusammenhang damit in der Tagespresse Anzeigen erschienen, in denen Steuerberater und die DATEV darauf hinwiesen, dass Steuerberater mit der neuen Gesetzeslage am besten umgehen könnten. Vielleicht lohnte es sich, da einmal nach den wirtschaftlichen Interessen zu fragen...
Im Kommen: die elektronische Signatur
In zwei Punkten hatten die Kritiker allerdings auch nicht ganz Unrecht: Sie bemän-gelten, dass die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Anwendungen nur Computer aus der Windowswelt kannten, folglich beispielsweise Apple-User keine Chance hatten, ihre Steueranmeldungen papierlos abzugeben. Und: dass eine Authentifizierung, etwa durch eine digitale Signatur, letztlich doch besser wäre.
Beidem hat die Finanzverwaltung durch das so genannte Elster-Portal Rechnung getragen: wer keine vernünftige Softwarelösung für seinen Macintosh-Rechner fin-det, kann seine Anmeldungen online über das Portal der Finanzbehörden abgeben. Und zum Thema digitale Signatur haben sich die Elster-Programmierer eine pfif-fige eigene, vor allem aber für den Anwender kostenlose Lösung einfallen lassen: ELSTERonline
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Die drei Möglichkkeiten der digitalen Signatur
Natürlich: wer schon eine digitale Signaturkarte besitzt (beispielsweise medisign, Datev-Card, S-TRUST, SignTrust und D-TRUST), kann auch die anmelden und da-mit jetzt seine Steueranmeldungen und -erklärungen elektronisch „unterschreiben“, das Verfahren heißt ELSTERPlus. Einem inzwischen von einem großen Sicherheits-unternehmen entwickelten USB-Stick ELSTERSpezial, der das digitale Zertifikat fest eingegossen hat, gaben Fachleute dagegen nur wenig Chancen auf dem Markt. Grund: Der 40 Euro teure USB-Stecker ist zurzeit nur für ELSTER einsetzbar. Prinzi-piell ist freier Speicherplatz auf dem Stick vorhanden. Um diesen zu verwenden ist jedoch spezielle Software nötig. Und für andere Signaturen müsste der Käufer ein zweites Mal investieren. Verständlich, dass sich bislang nur ein Vermarkter fand, der das Risiko eingehen wollte, zehntausende solcher Sticks auf Lager zu legen und womöglich auf ihnen sitzen zu bleiben.
Für die Masse der Steuerzahler wird wohl die dritte Variante, das so genannte ELS-TERBasis, die interessanteste sein. Der Anwender meldet sich mit seinen persönli-chen Daten und seiner eigenen Steuernummer am Portal an.
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Wenn Steuernummer und Geburtsdatum übereinstimmen, kann’s losgehen
Stimmen die Daten mit den im System der Finanzverwaltung hinterlegten überein, erhält er daraufhin per E-Mail einen Teil und per Brief – an die zu der Steuernum-mer passende Adresse – den zweiten Teil der Aktivierungsdaten. Nur wer über beide „Schlüssel“ verfügt kann folglich den Zugang aktivieren und ein vorläufiges Zertifikat erzeugen.
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Die Aktivierungsdaten bestehen aus zwei Teilen
Mit diesem vorläufigen Zertifikat kann er sich dann auf seine persönliche Seite im Portal einloggen und erhält erst von dort wieder automatisch das endgültige Zertifikat überspielt, das auf seiner Festplatte abgelegt wird. Und mit diesem Soft-wareschlüssel auf seinem PC kann er sich künftig in sein Konto bei ELSTERonline einloggen, wo bevorstehende Aufgaben aufgelistet werden – etwa die Anmeldung von Umsatz- oder der Lohnsteuer – aber auch Mitteilungen des Finanzamts im eigenen Postfach landen. .
WISO Tipp
Mit intelligenten Programmen – wie etwa WISO Kaufmann oder WISO Spar-buch – muss der Anwender aber gar nicht erst das Portal der Finanzbehörden ansteuern. Er kann mit dem Softkey dann direkt aus der jeweiligen Anwen-dung digital signieren.
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Über das private Steuerkonto lassen sich alle Aufgaben regeln
Das Verfahren ist sicherheitstechnisch klug durchdacht und hat vor allem einen Vorteil: es kostet nichts. Einziges Problem: bei Computerproblemen, etwa einen Festplattencrash, oder bei einem Wechsel des Rechnersystems könnte das gespei-cherte Zertifikat verloren gehen. Deshalb:
WISO Tipp
Kopieren Sie sich Ihr Zertifikat zur Sicherheit ein- oder zweimal, beispiels-weise auf eine CD-ROM und bewahren Sie die an einem sicheren Ort auf. Im Ernstfall können Sie dann auf einer neuen Festplatte mit der Kopie weiterar-beiten.
Die Zukunft : Ein Portal mit durchschlagender Wirkung
ELSTER wird in Zukunft weitere für die Besteuerung relevante Daten wie etwa Ka-pitalertragsteuern, vermögenswirksame Leistungen und ähnliche sowie notwendige Anlagen zur Steuererklärung (beispielsweise Bilanzen, GuV-Rechnungen) in das Projekt einbeziehen.
Das große Ziel von ELSTER ist die durchgehende Realisierung einer personalisierten ELSTER-Portalseite, mit deren Hilfe die Kommunikation zwischen Bürger, Unter-nehmen und Finanzamt individuell, papierlos und sicher auf elektronischem Wege erfolgt. Der Steuerbürger kann dann beispielsweise seine virtuelle Lohnsteuerkarte aufrufen und bestimmte Daten (Steuerklasse, Adresse, Bankverbindung) selbst än-
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dern. Gleichzeitig hat er die Möglichkeit, seinem Arbeitgeber den elektronischen Zugriff auf die virtuelle Lohnsteuerkarte einzuräumen, so dass dieser schnell und problemlos die neuen Besteuerungsgrundlagen erhält.
Auch Unternehmen sollen von den Vorteilen einer direkten Kommunikation pro-fitieren: Sie können dann, um nur ein Beispiel zu nennen, ihre per Mausklick er-stellte Bilanz mit Hilfe des Portals an das Finanzamt weiterleiten und festlegen, ob und wie zu erwartende Erstattungsbeträge mit anderen, zu zahlenden Steuern verrechnet werden sollen.
Auch Steuerberater werden sich ein Arbeiten ohne ELSTER bald nicht mehr vor-stellen können. Sie haben in Zukunft unter anderem die Möglichkeit, sich über das ELSTER-Portal eine Übersicht der von den eigenen Mitarbeitern im letzten Monat erstellten Steueranmeldungen und Steuererklärungen zu beschaffen und sich auto-matisch anzeigen zu lassen, in welchen Fällen das Finanzamt abgewichen ist.
Seit dem Startschuss realisierte das mittlerweile auf vier Standorte verteilte Ent-wicklerteam der Steuerverwaltung eine schon breite Palette an steuernahen Dienst-leistungen. Dazu gehören die Jahressteuererklärungen (Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung), die Bescheiddatenbereitstellung (durch sie lässt sich die abgegebene Steuererklärung mit dem von der Steuerverwaltung bereitgestellten elektronischen Bescheid automatisiert vergleichen), Umsatzsteuer-Vor- und Lohn-steuer- Anmeldungen und die elektronische Übermittlung der auf der Rückseite der Steuerkarte befindlichen Lohnsteuerbescheinigungsdaten.
Noch nicht komplett realisiert ist der System„Baustein“ Steuerkontoabfrage: Zur Entlastung von Routineanfragen zum Steuerkonto bietet ELSTER seit März 2004 im Rahmen eines Pilotprojekts in Hessen ein Online-Auskunftssystem, mit dem Bürger und Steuerberater zeit- und ortsunabhängig aktuelle Informationen zum Steuerkonto einholen können. Dazu gehören beispielsweise Auskünfte zu offenen Forderungen oder über eingegangene Zahlungen.
Neben den genannten Diensten für Steuerbürger, Berater und Arbeitgeber bietet ELSTER inzwischen auch zeit- und kostensparende Verfahren für die Kommu-nikation zwischen der Finanzverwaltung und Städten, Gemeinden, Landkreisen, Kammern und Verbänden. Webbasierte Transferkomponenten ersetzen dabei den althergebrachten Datenaustausch mittels Disketten, Magnetbandkassetten oder Pa-pierformularen. Beispielsweise können die Kfz-Zulassungsstellen der Kommunen und Landkreise die Zulassungsdaten online an die Steuerverwaltung übermitteln. Zwar nur einmal im Monat, dafür aber mit einem hohen Datenvolumen rufen die Industrie- und Handelskammern (IHK) als auch die Handwerkskammern (HWK) die zur Beitrags- und Gebührenerhebung erforderlichen Daten mittels ELSTER bei den Finanzbehörden ab.
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Dem Steuersünder auf der Spur
Mit ELSTER verfolgt der Fiskus aber auch noch andere Ziele: Mehr denn je ist heute die Ermittlung so genannter „risikorelevanter Fälle“ zur Eindämmung des Steuerbetrugs eine zentrale Aufgabe der Finanzverwaltung. Im Rahmen eines mo-dularen und stufenweise einsetzbaren EDV-Risiko-Managementsystems realisierte ELSTER parallel zum bürgernahen Meldeverfahren eine länderübergreifende Onli-ne-Datenabfrage. Auf deren Basis können die Bundesländer per Mausklick bundes-weite Namensabfragen durchführen – mit einer Geschwindigkeit, die bisher nicht denkbar war. Auf diese Weise wollen die Finanzämter vor allem auch Steuersünder aufspüren und damit ihren vom Bundesrechnungshof eingeforderten Aufgaben zur Ermittlung risikobehafteter Fälle effizient nachkommen.
So weit zu den Grundlagen und gesetzlichen, beziehungsweise datentechnischen Regelungen von Lohn- und Umsatz- und anderen Steuern. Sie genügen, um die buchungspraktischen Grundsätze in den folgenden Abschnitten zu verstehen.
Wie die Umsatzsteuer gebucht wirdDa die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, sollte der gewissen-hafte Buchhalter Konten für diese Steuer einrichten und sie aus allen Belegen „he-rausrechnen“. In der Regel werden die Bruttopreise (incl. Mehrwertsteuer) angege-ben (zwingend vorgeschrieben laut Preisauszeichnungsverordnung vom 18.9.1969, neu gefasst am 14.3.1985). In Angeboten an gewerbliche Kunden können aber auch Nettopreise (excl. Mehrwertsteuer) angegeben werden. Hier ist immer auf die entsprechenden Zahlungsbedingungen zu schauen.
Zu berücksichtigen ist auch, dass es im Wesentlichen drei Steuersätze in der Bun-desrepublik Deutschland gibt (in anderen Staaten ist das unterschiedlich geregelt), wenn man von einigen zusätzlichen Sonderfällen einmal absieht:
• Der allgemeine Steuersatz von zurzeit 16 %. Dieser Steuersatz gilt im We-sentlichen für Lieferungen und Leistungen, Eigenverbrauch und Einfuhren.
• Der ermäßigte Steuersatz von zurzeit. 7 %. Er ist hauptsächlich auf bestimm-te Gegenstände bezogen (zum Beispiel Lebensmittel, Bücher, Holz, Vieh- und Pflanzenzucht, Tierzucht, künstlerische Leistungen).
• Die Steuerbefreiung von 0 %.
Wie wird nun die Steuer ermittelt, wenn sie nicht gesondert ausgewiesen ist?
• Bei Nettobeträgen: Betrag * 16/100 = Umsatzsteuer (16 %), Betrag * 7/100 = Umsatzsteuer (7%).
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• Bei Bruttobeträgen: Betrag * 13,7931/100 = Umsatzsteuer (16 %), Betrag * 6,54/100 = Umsatzsteuer (7 %).
Zwei Beispiele verdeutlichen diese Berechnungsmethoden:
1. Lieferung eines Buches über 55,89 Euro netto:
55,89 * 7 / 100 = 3,91 Euro (USt.)
Der Bruttobetrag beträgt: 55,89 + 3,91 = 59,80 Euro.
2. Warenlieferung über 2500,00 Euro brutto:
2500 * 13,7931 / 100 = 344,83 Euro (USt)
Der Nettobetrag beträgt: 2500,00 – 344,83 = 2155,17 Euro.
Eigentlich könnte man alle Umsatzsteuerbuchungen (Vorsteuer und Mehrwert-steuer) über ein Konto laufen lassen. Am Ende käme schon das korrekte Ergebnis – die Zahllast an das Finanzamt – heraus (soweit keine Fehler bei den Buchungen gemacht wurden). Die Übersicht wäre dadurch doch sehr erschwert und die Feh-lersuche im Bedarfsfall recht schwierig. Außerdem verlangt das Finanzamt in den amtlichen Formularen den getrennten Ausweis der Steuerbeträge, sodass eine ge-trennte Verbuchung unumgänglich ist.
Es wird in der Buchhaltung sowohl ein Konto für die Vorsteuer als auch für die Umsatzsteuer eingerichtet. Das Vorsteuerkonto schließt man dann über das Um-satzsteuerkonto ab und ermittelt so die Zahllast.
Die Buchung für einen Wareneingang sieht unter Berücksichtigung der Umsatz-steuer folgendermaßen aus:
5200 Wareneinkauf 4.000 Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 % 640 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten 4.640 Euro.
Die Buchung für einen Warenverkauf sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteu-er folgendermaßen aus:
1200 Forderungen 9.860 Euro
an 4000 Umsatzerlöse 8.500 Euro und
3805 Umsatzsteuer 16 % 1.360 Euro
Abgeschlossen wird:
3805 Umsatzsteuer 16 % 640 Euro
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an 1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 % 640 Euro
Der Saldo, der sich auf dem Konto 3805 Umsatzsteuer beim Abschluss ergibt, ist die Zahllast an das Finanzamt. Auf T-Konten sieht das Beispiel folgendermaßen aus:
Diese Form der Umsatzsteuerverbuchung wird auch als Nettoverfahren bezeich-net. Das Bruttoverfahren verzichtet auf eine Einzelberechnung der Umsatzsteu-er. Hier werden alle Beträge brutto auf den entsprechenden Konten verbucht und erst zum Ende des Voranmeldungszeitraums aus den Konten herausgezogen. Dies ist nur sinnvoll bei kleineren Betrieben mit wenigen Rechnungen beziehungsweise im Einzelhandel dort, wo die Umsatzsteuer noch nicht gesondert herausgerechnet wird.
Umsatzsteuer ist natürlich nicht nur bei Warenbuchungen zu berücksichtigen. Jede Rechnung, die in einem Unternehmen geschrieben wird (Ausgangsrechnungen) oder hereinkommt (Eingangsrechnungen), ist auf Umsatzsteuer hin zu prüfen.
Zahlungen an das Finanzamt sind relativ zügig zu leisten. Nicht ganz so zügig geht der umgekehrte Weg. In beiden Fällen kann es vorkommen, dass zu einem Abschlusszeitpunkt (Monats-, Quartals-, Jahresende) eine Zahllast an das Finanz-amt noch offen steht oder vom Finanzamt noch Zahlungsüberhänge zu erwarten sind. Dann wird die Zahllast an das Finanzamt über sonstige Verbindlichkeiten, der Zahlungsüberhang über sonstige Forderungen in der Bilanz abgeschlossen.
Die Verbuchung der Zahllast auf sonstige Verbindlichkeiten nennt man auch Pas-sivierung (nach der Passivseite der Bilanz, auf der hier gebucht wird), die Verbu-
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chung des Überhangs auf sonstige Forderungen nennt man auch Aktivierung (nach der Aktivseite der Bilanz).
Eine spezielle Kontierung für die Umsatzsteuer muss bei der WISO-Buchhaltung nicht vorgenommen werden. Bei der Buchungseingabe muss aber vermerkt werden, um welchen Steuersatz es sich handelt (bei der so genannten „Standardbuchung“ kann das für jeden Satz permanent vergeben werden).
Die vorgegebenen Steuersätze sind bereits festen Konten zugeordnet. Über Bearbei-ten - Parameter - Sonstige - Umsatzsteuer können diese Zuordnungen angepasst werden. Dazu ist nur der jeweilige Steuersatz durch Doppelklick auszuwählen. Im folgenden Dialog kann auf der Registerkarte FiBu die Kontenzuordnung geändert werden.
Kontenzuordnungen lassen sich anpassen.
Beim Buchen kann der passende Umsatzsteuersatz - wenn er nicht sowieso schon richtig vorgegeben wurde - aus einer Liste auswählen. Die vorgegebene Kontenzu-ordnung wird dabei natürlich berücksichtigt.
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Der Umsatzsteuersatz kann aus einer Liste ausgewählt werden.
Eine Abgrenzung der gezahlten oder nicht gezahlten Umsatzsteuer am Ende einer Periode muss nicht mehr durch Umbuchungen erfolgen, da die WISO-Buchhaltung dies automatisch berücksichtigt.
Auch das noch: Sonstige UnternehmenssteuernJedes Unternehmen muss sich mit einer Vielzahl von Steuern auseinander setzen. Die Umsatzsteuer ist die gängigste neben den Einkommenssteuern. Man unter-scheidet grundsätzlich in:
• Aktivierungspflichtige Steuern (zum Beispiel Grunderwerbssteuer).
• Aufwandsteuern (u.a. Gewerbesteuer, KfZ-Steuer, Wechselsteuer)
• Personensteuern (Einkommen- und Kirchensteuer, Vermögenssteuer, Kör-perschaftssteuer).
Aktivierungspflichtige Steuern werden über die Bilanz abgeschlossen zum Beispiel die Grunderwerbssteuer wird folgendermaßen gebucht:
0200 Grundstücke an 1800 Bank
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Aufwandsteuern sind Aufwendungen des Unternehmens, die den Gewinn min-dern (oder den Verlust vergrößern). Sie sind erfolgsbeeinflussend und daher auch auf Erfolgskonten zu buchen und über die Gewinn- und Verlustrechnung ab-zuschließen. Die Kfz-Steuer wird folgendermaßen verbucht:
6570 Kfz-Steuer an 1800 Bank
Bei den Personensteuern ist das nicht so einfach festzulegen. Sie betreffen die Person des Unternehmers und werden über das Privatkonto abgeschlossen. Deswe-gen werden sie auch Privatsteuern genannt. Die Buchung der Einkommensteuer für den Unternehmer lautet:
2100 Privatkonto an 1800 Bank
Kapitalgesellschaften (wie die AG oder GmbH) zahlen keine Einkommensteuer, da-für aber Körperschaftssteuer. Da bei Kapitalgesellschaften kein Kapitalkon-to vorhanden ist, wird über ein besonderes Abgrenzungskonto zwischengebucht. Auch hier findet dann ein Abschluss über die Gewinn- und Verlustrechnung statt.
Die Vermögenssteuer kann sowohl bei Personen- als auch bei Kapitalgesell-schaften anfallen. Entsprechend wird dann auch gebucht: im ersten Fall über das Privatkonto, im zweiten Fall über das Zwischenkonto.
Zusammenfassend kann gesagt werden:
• Aktivierungspflichtige Steuern sind kein Aufwand, sondern Anschaffungs-nebenkosten. Sie erhöhen den Wert einer Sache.
• Aufwandsteuern gehen in die Kalkulation der Erzeugnisse ein. Sie mindern den Gewinn, andererseits aber auch den Aufwand an Personensteuern.
Personensteuern dürfen nicht den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Sie sind „aus dem Gewinn“ zu zahlen.
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Lese-Ausflug 8Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein?
Was Sie sonst noch können müssen: Spezielle Buchungstechniken Wer sich durch die vorangegangenen Kapitel gearbeitet hat, besitzt schon grundle-gendes Wissen über die doppelte Buchführung. Bevor wir aber zum Jahresabschluss kommen, sollen noch einige spezielle Buchungstechniken und Buchungsfälle an-geschaut werden:
• Besonderheiten auf Warenkonten (Rabatte und Boni, Rücksendungen, Gut-schriften)
• Besonderheiten im Zahlungsverkehr (Wechselbuchungen, Rückbuchungen)
• Das Privatkonto
• Probleme bestimmter Unternehmensformen (Einzelhandel, Industrie)
In allen Fällen handelt es sich um Themen, die bereits behandelt wurden und in diesem Kapitel hinsichtlich erweiterter Problemfälle betrachtet werden.
Besonderheiten auf WarenkontenDie Warenkonten gehören in den Unternehmen aus Einzel-, Großhandel und In-dustrie sicherlich zu den wichtigsten Konten überhaupt. Schließlich dreht sich ja der ganze Geschäftsverkehr um die Waren, die hergestellt, weiterverarbeitet oder gehandelt werden.
Achten Sie auf das Kleingedruckte: Warenbezugsnebenkosten
Es ist in der Praxis so, dass neben dem reinen Warenpreis beim Kauf eines Pro-duktes weitere Kosten anfallen – die so genannten Warenbezugskosten oder, ge-nauer die Anschaffungsnebenkosten. Das sind je nach Fall Transportkosten, Zölle, Vermittlungsgebühren, Mindermengenzuschläge, Versicherungen und so fort. Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass diese Kosten zu den Anschaffungskosten (also zum Warenpreis) zuzurechnen sind.
§ 255 HGB
(1) Anschaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet wer-den können. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie
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die nachträglichen Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen sind abzusetzen.
(2) Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermö-gensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Dazu gehören die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung ...
(3) Zinsen für Fremdkapital gehören nicht zu den Herstellungskosten. Zinsen für Fremdkapital, das zur Finanzierung der Herstellung eines Vermögensgegen-stands verwendet wird, dürfen angesetzt werden, soweit sie auf den Zeitraum der Herstellung entfallen ...
Dieses Thema wurde bereits bei der Preiskalkulation angesprochen, die buchungs-technische Abwicklung blieb aber außen vor. Das soll nun nachgeholt werden.
Gebucht werden diese Kosten nach dem SKR 4 auf dem Konto 5800 Anschaffungs-nebenkosten . Abgeschlossen wird es über das Konto 5200 Wareneingang.
Beispiel: Eine Warenrechnung enthält die Posten: 500,- Euro Warenwert (netto), Mindermengenzuschlag 5 % auf den Nettopreis, Verpackungskosten 10,- Euro (net-to). Transportversicherung 3,50 Euro. Der Transporteur kassiert bei der Anlieferung 10,- Euro brutto.
Folgende Buchungssätze ergeben sich aus diesem Fall:
1. 5200 Wareneingang, 500,- Euro und
1405 anrechenbare Vorsteuer, 80,- Euro
an3310 Verbindlichkeiten, 580,- Euro
2.5800 Anschaffungsnebenkosten, 38,50 Euro
1405 anrechenbare Vorsteuer, 5,60 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten, 44,10 Euro
3.5800 Anschaffungsnebenkosten, 8,62 Euro
1405 anrechenbare Vorsteuer, 1,38 Euro
an 1600 Kasse, 10,- Euro
Die vorbereitende Abschlussbuchung lautet:
4.5200 Wareneingang, 47,12 Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten, 47,12 Euro
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Auf den Warenkonten sieht dies folgendermaßen aus:
Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten Ähnlich wie beim Wareneinkauf können auch beim Warenverkauf Nebenkosten entstehen. Wenn sich diese auf den Kunden abwälzen lassen, so entstehen „Ver-kaufserlöse“. Werden diese Nebenkosten – auf Grund von Verträgen und Lieferbe-dingungen – aber selbst getragen, müssen diese Kosten separat gebucht werden. Die Kontengruppe 6700 – 6790 des SKR 4 Kosten der Warenabgabe enthält alle dazu nötigen Konten:
6700 Kosten der Warenabgabe
6710 Verpackungsmaterial
6740 Ausgangsfrachten
6760 Transportversicherungen
6770 Verkaufsprovisionen
6780 Fremdarbeiten
6790 Aufwand für Gewährleistung
Sie sehen, das neben den direkten Bezugskosten wie „Verpackungsmaterial“, „Aus-gangsfrachten“ und „Transportversicherungen“ auch „Verkaufsprovisionen“ und „Fremdarbeiten“ – soweit sie im Zusammenhang mit dem Verkauf stehen – zu den Warenverkaufsnebenkosten gerechnet werden. Fremdarbeiten können zum Bei-spiel Installationskosten sein; irgendein nicht direkt zum Unternehmen gehörender Dienstleister baut das Produkt auf oder installiert es beim Kunden.
Beispiel:
In Rechnung gestellt werden: Warenverkauf 2.500 Euro (netto), Pauschale für Ver-sandkosten 15,- Euro (netto). Kosten für Verpackungsmaterial 15,- Euro (brutto) werden selbst übernommen.
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Die Buchungssätze lauten:
1.1200 Forderungen, 2917,40 Euro
an 4000 Umsatzerlöse, 2515,- Euro
und 3805 Umsatzsteuer 16%, 402,40 Euro
2.6710 Verpackungsmaterial, 12,93 Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 %, 2,07 Euro
an 1600 Kasse, 15.00 Euro
Wenn was nicht in Ordnung war: Rücksendungen und Gutschriften Immer wieder kann es vorkommen, dass Waren zurückgeschickt werden, sowohl von Kunden als auch an Lieferanten. Oder es erfolgen Gutschriften, weil die Ware nicht dem Angebot entsprach, teilweise wertgemindert war oder aus sonstigen Gründen. Auch damit muss sich der Buchhalter auseinander setzen und die Vor-gänge in der Buchhaltung transparent machen.
Beim Wareneinkauf sind folgende Konten zu bebuchen:
5710 Nachlässe 7 %
5720 Nachlässe 16 %
Wieder handelt es sich um Unterkonten des Wareneingangskontos. Abgeschlossen wird also wieder über das Wareneinkaufskonto.
Auf der Warenverkaufsseite sind folgende Konten zu bebuchen:
4700 Erlösschmälerungen
Es handelt sich um Unterkonten zum Warenverkaufskonto. Entsprechend wird auch über dieses Konto abgeschlossen. Wichtig in allen Fällen ist, dass eine Korrektur der Umsatzsteuer stattfindet.
Beispiel:
1. Wir bekommen von einem Lieferanten eine Gutschrift über 20 % auf eine vorausgegangene Lieferung über 20.000,- Euro (netto), da die Qualität der Ware nicht der Bestellung entsprach.
2. Ein Kunde sendet Waren zurück. Wir schreiben ihm gut: 1.000 Euro (net-to).
Die Buchungssätze lauten:
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1.3310 Verbindlichkeiten, 4.640,- Euro
an 5720 Nachlässe, 4.000,- Euro und
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer, 640,- Euro.
2.4700 Erlösschmälerungen, 1.000,- Euro und
3805 Umsatzsteuer, 160,- Euro
an 1200 Forderungen, 1.160,- Euro.
Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni Mit Nachlässen auf den Rechnungsbetrag – so genannte Skonti – haben wir uns schon bei den Buchungen zum Zahlungsverkehr beschäftigt. Mit Rabatten hat es der Buchhalter einfacher: sie dürfen sofort abgezogen werden. Eine Buchung er-übrigt sich.
Beispiel:
Warenpreis lt. Preisliste 7.500,-- Euro
- 3 % Rabatt 225,-- Euro
Nettopreis 7.275,-- Euro
+ 7 % MwSt. 509,25 Euro
Rechnungsbetrag 7.784,25 Euro
Gebucht wird lediglich:
Fall 1: Wir haben bestellt (eine Eingangsrechnung liegt vor):
5200 Wareneinkauf, 7.275,-- Euro und
1401 Anrechenbare Vorsteuer 7 %, 509,25 Euro,
an 3310 Verbindlichkeiten, 7.784,25 Euro
Im Kontenrahmen SKR 04 sind allerdings Rabattkonten vorgesehen. Wer eine Aus-wertung der erzielten Rabatte benötigt, kann diese auch buchen lassen. Auch für nachträglich gewährte Rabatte werden sie benötigt, da der Nachlass auf eine einmal gebuchte Rechnung ja nicht einfach aus der Buchhaltung verschwinden kann. Man kann zwar die Buchung stornieren – das heißt löschen – und mit dem neuen Rech-nungsbetrag wiederholen. Das ist allerdings umständlicher als von vornherein eine Rabattbuchung vorzunehmen. Die Konten liegen im SKR 04 von
5770 Erhaltene Rabatte bis
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5794 Erhaltene Rabatte 15 % Vorsteuer
Fall 2: Ein Kunde hat bestellt (wir haben eine Ausgangsrechnung geschrieben):
1200 Forderungen, 7.784,25 Euro
an 4000 Umsatzerlöse, 7.275,-- Euro und
an 3801 Umsatzsteuer 7%, 509,25 Euro
Auch für gewährte Rabatte gibt es Konten im SKR 04 von
4770 Gewährte Rabatte bis
4794 Gewährte Rabatte 15 % Vorsteuer
Etwas komplizierter – aber kaum schwieriger – ist die Verbuchung der so genann-ten Boni. Dabei handelt es sich um nachträglich gewährte Nachlässe; etwa einen umsatzbezogenen Nachlass am Jahresende. Diese Boni verändern die Verkaufs- beziehungsweise Einkaufspreise und damit die Bemessungsgrundlage für die Um-satzsteuer. Deshalb kommen wir in der Buchhaltung um eine spezielle Buchung nicht herum.
Es handelt sich wiederum um Unterkonten des Wareneinkaufs- beziehungsweise Warenverkaufskontos:
4740 bis 4764 Gewährte Boni
5740 bis 5764 Erhaltene Boni
Beispiel:
1. Wir bekommen von einem Lieferanten einen Bonus von 1,5 % auf den Jahresumsatz von 125.370,-- Euro (netto).
2. Wir gewähren einem Kunden einen Bonus von 2 % auf den Jahresumsatz von 370.000,-- Euro (netto).
Die Buchungssätze lauten:
1. 3310 Verbindlichkeiten, 2.181,44 Euro
an 5740 Erhaltene Boni, 1.880,55 Euro und
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer 16%, 300,89 Euro.
2. 4740 Gewährte Boni, 7.400,-- Euro und
3805 Umsatzsteuer, 1.184,-- Euro
an 1200 Forderungen, 8.584,-- Euro.
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Beachten Sie, dass bei allen „Korrekturen“ – sei es im Wareneinkauf oder -verkauf – auch die Umsatzsteuer mit korrigiert werden muss.
Besonderheiten im ZahlungsverkehrNeben den Buchungen im Warenbereich sind die Buchungen zum Zahlungsverkehr im Buchhaltungsalltag fest verankert. Schließlich hat ein Unternehmen, das nicht mehr zahlungsfähig ist, keine dauerhafte Überlebenschance mehr. Die Zahlungen spiegeln sich aber nicht nur auf den Bank- und Kassenkonten wieder. Eine wichtige und gängige Zahlungsart ist die mit „Wechsel“. Wie das buchhalterisch zu regeln ist, soll in diesem Kapitel geklärt werden. Zuvor müssen wir uns aber auch noch mit Zahlungen beschäftigen, bei denen nicht alles „glatt gegangen“ ist.
Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen Es kann immer wieder vorkommen, dass beim Einzug per Lastschrift eine Zahlung nicht akzeptiert wird. Dabei können unterschiedliche Gründe vorliegen:
• Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil das Konto nicht ausreichend ge-deckt ist.
• Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil er unvollständig oder ungenau ist.
• Der Kontoinhaber akzeptiert den Einzug nicht und widerspricht, sodass die Bank den Einzug ebenfalls zurückgehen lässt.
• Das Konto existiert nicht (mehr).
In den meisten Fällen ist es aber so, dass bereits eine Buchung auf dem eigenen Konto stattgefunden hat. Jetzt taucht nachträglich eine Belastung auf, die jene bereits vorgenommene Buchung revidiert.
Beispiel: Wir buchen auf Grund einer vorliegenden Einzugsermächtigung am 1.6.2000 vom Kundenkonto 5.220,- Euro (brutto) ab. Drei Tage später belastet uns die Bank mit diesem Betrag, weil ein Widerspruch der Bank des Kunden erfolgt ist. Außerdem wird unser Konto mit 5,-- Euro Gebühren belastet.
Die Buchungen lauten:
am 1.6.2000: 1800 Bank an 1200 Forderungen, 5.220,- Euro
am 4.6.200: 1200 Forderungen an 1800 Bank, 5.225,- Euro
Die Gebühren für die Rücklastschrift werden selbstverständlich dem Kunden ange-lastet. Sollte allerdings diese Rücklastschrift durch einen eigenen Fehler veranlasst
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sein (z.B. falsche Kontonummer oder Bankleitzahl), dann geht das so nicht. Die Rückbuchung sieht dann folgendermaßen aus:
1200 Forderungen, 5.220,-- Euro und
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs, 5,-- Euro
an 1800 Bank, 5.225,-- Euro
So etwas kann nicht nur einem Kunden passieren. Zahlungsschwierigkeiten können in jedem Betrieb auftreten (aus unterschiedlichsten Gründen). Oder eine Zahlung an einen Lieferanten soll rückgängig gemacht werden (so lange das noch geht), weil Probleme mit der gelieferten Ware aufgetreten sind und eine schnelle Regelung über den Lieferer nicht zu erwarten ist.
Beispiel:
Ein Lieferant bucht am 3.6.2004 einen Rechnungsbetrag über 8.700,-- Euro (brutto) vom Bankkonto ab. Fünf Tage später widersprechen wir dem Einzug, da sich her-ausgestellt hat, dass die Ware wegen eines versteckten Mangels nicht zu verkaufen ist. Die Bank belastet uns mit 5,-- Euro Gebühren .
Die Buchungen lauten:
am 3.6.2004: 3310 Verbindlichkeiten an 1800 Bank, 8.700,-- Euro
am 8.6.2004: 1800 Bank, an 3310 Verbindlichkeiten, 8.700,- Euro,
und 6855 Nebenkosten des Geldverkehrs an 1800 Bank, 5,-- Euro
Selbstverständlich sollte man einen Widerspruch gegen eine Einzugsermächtigung nicht leichtfertig vornehmen. Die anfallenden Gebühren sind nur der kleine Teil der Probleme, die dadurch entstehen können. Auch sollte man sich gut überlegen, wem man eine Bankeinzugsermächtigung gibt. Die Vorteile sind allerdings nicht von der Hand zu weisen:
• Man braucht sich um eine pünktliche Zahlung von Rechnungen nicht zu kümmern und man verpasst so auch keine Skontoertrag.
• Lieferanten geben manchmal ein besonderes Skonto bei Vorliegen einer Ein-zugsermächtigung.
Der Nachteil ist aber auch nicht zu übersehen:
• Die Steuerung der Zahlungsausgänge ist nur bedingt möglich, wenn weitge-hend Einzugsermächtigung gegeben wurden.
Auf der anderen Seite sind aber Einzugsermächtigungen von Kunden für das Un-ternehmen interessant, weil der Zahlungseingang auf den eigenen Konten jetzt
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besser geregelt werden kann und das aufwendige Mahnen an schlechte Zahler sich deutlich reduziert.
WISO Tipp
Haben Sie gegen Ihre Kunden häufig größere Beträge als Forderung und müs-sen Sie oft mahnen, bis die Zahlung auf ihrem Konto gutgeschrieben wird? Dann versuchen Sie mit Ihren Kunden den Bankeinzug (Einzugsermächti-gung) zu vereinbaren. Allerdings besteht dann trotzdem das Risiko, das inner-halb von sechs Wochen nach Bankeinzug der Kunde oder die Bank diesem Einzug widersprechen können. Gerade bei großen Rechnungsbeträgen ist die Abbuchungserlaubnis trotzdem die bessere Lösung. Denn hier ist dieser Wi-derspruch nur innerhalb von zwei Wochen nach Abbuchung möglich.
Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen Bereits in der Kindheit wurde so manchem von einem Lehrer „alter Schule“ vermit-telt: „Schreibe hin, schreibe her, aber schreibe niemals quer“ – womit der Wechsel gemeint war, der „quer“, das heißt, wenn man ihn hochkant legte, unterschrieben wurde. Der Wechsel hatte einen schlechten Ruf, dessen Spur auch in der deutschen Literatur zu finden war. In den Novellen des ausgehenden 19. und beginnenden 20. Jahrhunderts finden sich immer wieder Bankrotteure, die Wechsel gezeichnet hatten, und irgendwann die Einlösung verweigern mussten, weil sie pleite waren. Diese Stimmung findet sich in der populären Meinung bis heute. Selbst in der kauf-männischen Berufsschule wurde verhalten vor dem Wechsel gewarnt. Dabei hat er das eigentlich gar nicht verdient.
Beim Kauf von Waren treffen zwei unterschiedliche Interessen aufeinander. Der Lieferant möchte möglichst früh sein Geld haben, da er ja Vorleistung auf unter-schiedliche Weise erbracht hat (er hat die Waren auf eigene Kosten hergestellt, wei-terverarbeitet oder beschafft). Der Abnehmer möchte möglichst spät bezahlen, da er ja noch für den Absatz der Waren sorgen muss und das Geld von seinen Kunden erst später bekommt. Beide Interessen sind sicherlich berechtigt. Eine Lösung für dieses Problem ist der Wechsel.
Der Wechsel ist eine Urkunde, in der sich ein Schuldner (= der Bezogene) schriftlich verpflichtet, an einem genau definierten Tag und Ort einen bestimmten Geldbetrag an eine bestimmte Person (= der Aussteller) zu zahlen.
Der Wechsel entstand im 12. Jahrhundert in Italien. Die Kaufleute wollten das Ri-siko, ihr Geld auf Reisen durch Raub und Unfall zu verlieren, vermindern. Deshalb
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hinterlegten sie Geld bei einem Geldwechsler oder einer Bank und bekamen darüber eine Urkunde, den „Wechselbrief“, mit dem sie in einer fremden Stadt den darauf vermerkten Geldbetrag eintauschen konnten.
Pacioli sagt: Dasselbe Verfahren sollst du beobachten, um Wechsel anderswohin zu senden, wie nach London, Brügge, Rom, Lyon und so weiter und auf andere zu ziehen, indem du die Briefe und Fälligkeiten nennst, nämlich entweder auf Sicht oder auf einen bestimmten Tag oder nach deinem Belieben, wie es der Brauch ist.
Der Wechsel ist aber nicht nur Zahlungsmittel, sondern vor allem auch ein Kre-ditmittel. Wenn der Gläubiger nicht wartet, bis der Schuldner nach Vorlage seines Wechsels bezahlt, so kann er den Wechsel selbst zur Zahlung an seinen Lieferanten weiterreichen oder zu einer Bank gegen und sich den Wechselbetrag auszahlen lassen. In beiden Fällen wird natürlich eine Gebühr und ein Zinsabschlag (Diskont) fällig.
Pacioli sagt: „Für deine Tinte, Papier, Miete, Mühe und Zeit ziehst Du eine beschei-dene Provision ab, die beim Wechsel immer erlaubt ist, wenn auch keine Gefahr der Reise oder Übergabe in die Hand dritter Personen besteht und so weiter, wie beim Wechsel in diesem Werke an seiner Stelle ausführlich gesagt worden ist.“
Außerdem besteht ein weitest möglicher Rechtschutz im Wechselverkehr. Kann der Bezogene (der Schuldner) die Wechselsumme nicht rechtzeitig aufbringen, so kann der Wechsel relativ schnell eingeklagt werden. Dabei haftet nicht nur der Bezogene, sondern alle die den Wechsel weitergegeben haben.
Die Vorgehensweise noch einmal im Detail:
1. Der Schuldner erhält Ware von seinem Lieferanten, der für ihn so zum Gläu-biger wird.
2. Der Gläubiger übersendet (nach Absprache) an den Schuldner einen Wech-sel. Der Wechsel ist auf den Schuldner „bezogen“, daher der Sprachgebrauch: Bezogener.
3. Der Schuldner (Bezogener) versieht den Wechsel mit seiner Unterschrift, das heißt, er akzeptiert ihn (daher: Akzept und Akzeptant) und sendet ihn an den Gläubiger (den Aussteller, auch Remittent) zurück.
4. Am Verfalltag wird der Wechsel vom Gläubiger (oder einem Anderen) vor-gelegt und sicherlich in den meisten Fällen auch eingelöst.
Der Wechsel ist aber erst dann ein Wechsel, wenn er bestimmten Formvorschriften genügt. Der Wechsel muss enthalten:
1. Die Bezeichnung Wechsel im Text der Urkunde.
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2. Die Anweisung, eine bestimmte Geldsumme zu zahlen.
3. Die Angabe des Bezogenen.
4. Die Angabe der Verfallszeit.
5. Die Angabe des Zahlungsortes.
6. Die Angabe des Tages und des Ortes der Ausstellung.
7. Die Angabe des Remittenten, das ist derjenige, an den oder an dessen Order zu zahlen ist.
8. Die Unterschrift des Ausstellers.
Fehlen die Angaben Verfallszeit, Zahlungsort oder Ausstellungsort, so gilt der Wechsel trotzdem. Der Gesetzgeber geht dann von einem Sichtwechsel (zahlbar, wenn er vorgelegt wird) und vom angegebenen Ort (bei Bezogener oder Aussteller) aus. Fehlt eine andere Angabe, so ist der Wechsel ungültig.
Beispiel:
Von einem Lieferanten werden Waren im Werte von 10.000,-- Euro (netto) gekauft. Gezahlt wird mit einem Drei-Monats-Wechsel.
Zunächst ist der Wareneingang wie üblich zu buchen:
5200 Wareneinkauf, 7.000,-- Euro und
1405 Vorsteuer 16 %, 1.120,-- Euro
an 3310 Verbindlichkeiten, 8.120,-- Euro
Wurde der Wechsel dann akzeptiert, wandelt sich die Verbindlichkeit in eine Wech-selschuld:
3310 Verbindlichkeit, 8.120,-- Euro
an 3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln, 8.120,-- Euro
Wird der Wechsel gleich beim Warenempfang ausgegeben, so kann auch direkt auf das Konto Wechselverbindlichkeiten gebucht werden.
Am Verfallstag legt der Gläubiger den Wechsel über seine Bank zur Zahlung vor. Im Normalfall findet die Zahlung auch statt.
3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln, 8.120,-- Euro
an 1800 Bank, 8.120,-- Euro
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Beispiel:
Ein Kunde hat Waren im Werte von 13.920,-- Euro (brutto) bezogen. Er bitte um eine Zahlung durch Wechsel mit drei Monaten Laufzeit und akzeptiert die zuge-sandte Tratte . Der Wechsel wird einen Monat vor Ablauf an die Bank zum Diskont weitergegeben.
Auch hier wird der Warenverkauf ganz normal gebucht:
1200 Forderungen, 13.920,-- Euro
an 4000 Umsatzerlöse, 12.000,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer, 1.920,-- Euro
Dann erfolgt die Umbuchung als Wechselforderung:
1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen, 13.920,-- Euro
an 1200 Forderungen, 13.920,-- Euro
Der Wechsel kann weitergereicht werden. Die Forderungen daraus kann dann der neue Besitzer geltend machen. Diese Abtretung muss schriftlich auf der Rücksei-te des Wechsels vermerkt werden. Diesen Eintrag nennt man Indossament, der Remittent wird zum Indossanten und der neue Wechselbesitzer (Empfänger) zum Indossatar.
Wird der Wechsel zum Diskont an die Bank gegeben, so berechnet diese den so genannten Diskontsatz – das sind die Zinsen für die Zeit, die der Wechsel noch läuft – und zieht diesen vom Wechselbetrag ab. Dieser verminderte Betrag wird ausgezahlt.
Wechselbetrag = 13.920,-- Euro
- Diskont 8 % für 30 Tage = 92,80 Euro
Auszahlungsbetrag 13.827,20 Euro
Der Diskont wird folgendermaßen berechnet:
= Bruttobetrag * Tage/360 * Diskontsatz/100
Gebucht wird:
1800 Bank, 13.827,20 Euro und
7340 Diskontaufwendungen, 80,-- Euro und
3805 Umsatzsteuer, 12,80 Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen, 13.920,-- Euro
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WISO Tipp
Beachten Sie, dass die Umsatzsteuer in diesem Fall korrigiert und aus dem Diskontbetrag herausgerechnet werden muss; denn der Diskont verringert ja den ursprünglichen Umsatzbetrag. Vergessen Sie nicht, das auch Ihrem Kun-den mitzuteilen.
§ 14 UStG
Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leis-tung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen, so schuldet er auch den Mehrbetrag. Berich-tigt er den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, so ist § 17 Abs. 1 entsprechend anzuwenden.
Die Korrektur der Umsatzsteuer ist aber nur möglich, wenn wir dies auch gleich-zeitig dem Kunden mitteilen, damit dieser ebenfalls eine entsprechende Korrektur vornehmen kann.
§ 17 UStG
Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz im Sinne des § 1 Abs. 1. Nr. bis 3 geändert, so haben
1. Der Unternehmer, der diesen Umsatz ausgeführt hat, den dafür geschuldeten Steuerbetrag und
2. Der Unternehmer, an den dieser Umsatz ausgeführt worden ist, den dafür in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug
Entsprechend zu berichtigen ... Die Berichtigung des Vorsteuerabzugs kann un-terbleiben, soweit ein dritter Unternehmer den auf die Minderung des Entgelts entfallenden Steuerbetrag an das Finanzamt entrichtet; in diesem Fall ist der dritte Unternehmer Schuldner der Steuer.
Zahlt der Kunde bei Vorlage des Wechsels am Fälligkeitstag nicht, so geht der Wechsel zu Protest. Dieser wird durch eine öffentliche Urkunde eines Notars oder Gerichtsvollziehers festgelegt. Der Besitzer des Wechsels kann auf einen Vorder-mann Rückgriff nehmen – wenn der Wechsel indossiert, das heißt, weitergereicht wurde – oder aber direkt auf den Aussteller.
Beispiel: Der Wechsel aus dem vorangegangen Beispiel wird vom Kunden nicht eingelöst und geht zu Protest. Für die Protesturkunde entstehen Kosten in Höhe von 40,-- Euro. Die Bank belastet uns zusätzlich mit 10 Euro.
Gebucht wird:
1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen, 13.920,-- Euro
Soll & Haben
136 136
an 1800 Bank, 13.920,-- Euro
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs, 50,-- Euro und
1405 Vorsteuer, 8,-- Euro
an 1800 Bank, 58,-- Euro
An den Kunden werden zusätzlich zu den Protestkosten eigene Auslagen (z.B. Ein-schreibegebühren) in Höhe von 10,-- Euro und Verzugszinsen (10 % für 14 Tage von 13.920,-- Euro = 38,67 Euro) in Rechnung gestellt. Diese Posten unterliegen nicht der Umsatzsteuer:
1200 Forderungen, 14.026,67-- Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen, 13.920,-- Euro, und
an 4830 Sonstige Erträge, 68,-- Euro und
an 7100 Sonstige Zinserträge, 38,67
WISO Tipp
Können Sie voraussichtlich einen Wechsel nicht einlösen, so kümmern Sie sich rechtzeitig vorher um eine Wechselverlängerung. Der Fachmann spricht in solch einem Fall von einer Prolongation. Für diesen Fall sind nachträglich noch Diskontzinsen zu zahlen, keinesfalls aber die hohen Kosten, die bei einem Wechselprotest fällig werden; ganz abgesehen davon, dass darunter auch die Zahlungswürdigkeit leidet. Schwierig wird es allerdings, wenn der Aussteller den Wechsel bereits weitergegeben hat, etwa an seine Bank oder an eigene Lieferanten. Dann gibt es die Möglichkeit, das der Aussteller einen neuen Wechsel ausstellt und darüber einen Scheck oder eine Überweisung tätigt. Damit kann dann der ursprüngliche Wechsel eingelöst werden.
Die in diesen Beispielen behandelten Wechsel sind so genannte Warenwechsel, da immer ein Warengeschäft zugrunde liegt. Wird ein Wechsel lediglich zur Finan-zierung genutzt, spricht man von einem Finanzwechsel.
Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto Ein Privatkonto gibt es eigentlich nur bei Einzelfirmen und bei Personengesell-schaften. Es dient dazu, dass Einlagen und Entnahmen des Unternehmers und/oder der Gesellschafter richtig verbucht werden können. Für ein Einzelunternehmen reicht die Führung eines Kontos, über das alle Buchungen laufen, aus. Bei einer
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Personengesellschaft mit mehreren Gesellschaftern sollten Unterkonten für ver-schiedene Vorgänge angelegt werden.
Im DATEV-Kontenrahmen SKR 04 gibt es in der Klasse 2 (Passiva) einige Gruppen von Privatkonten:
2100 – 2399 Privat Vollhafter/Einzelunternehmer
2500 – 2799 Privat Teilhafter
darin enthalten sind Konten wie:
2500 Privatentnahmen allgemein
2530 Eigenverbrauch
2550 Privatsteuern
2580 Privateinlagen
2650 Privatspenden
In Personengesellschaften werden für jeden Gesellschafter ein Privatkonto (mit ent-sprechenden Unterkonten) angelegt. Bei einem kleinen Einzelunternehmen genü-gen dagegen folgende drei Unterkonten:
• Allgemeine Privatentnahmen
• Privatsteuern
• Privateinlagen
Grundsätzlich sind zwei Arten von Vorgängen zu unterscheiden:
• Privatentnahmen und
• Privateinlagen
Privateinlagen werden vorgenommen, um das Eigenkapital zu erhöhen (oder über-haupt einzuzahlen, zum Beispiel bei einem neuen Gesellschafter). Für Privatent-nahmen sind verschiedene Vorgänge denkbar:
• Geldentnahmen (beispielsweise für den Lebensunterhalt)
• Auszahlung von Kapitalanteilen (etwa bei ausscheidenden Gesellschaftern)
• Eigenverbrauch oder unentgeltliche Leistungen und sonstige Leistungen (siehe dazu auch das Kapitel über die Umsatzsteuer!).
Beispiele:
Soll & Haben
138 138
1. Eine Einzahlung auf das Bankkonto zum haftenden Gesellschaftskapital in Höhe von 10.000,-- Euro
2. Entnahme von Waren zum Eigenverbrauch in Höhe von 300,-- Euro (netto)
3. Der Geschäftsführer entnimmt einen Firmen-Pkw komplett für private Zwe-cke. Der Buchwert beträgt 7.500,-- Euro. Der Tageswert dagegen 10.000,-- Euro.
Die Buchungen lauten wie folgt:
1800 Bank, 10.000 Euro
an 2180 Privateinlagen, 10.000 Euro.
2130 Eigenverbrauch, 348,-- Euro
an 4600 Eigenverbrauch, 300,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer, 48,-- Euro
2130 Eigenverbrauch, 11.600,--Euro
an 0520 PKW, 8.000,-- Euro und
an 4846 Erlöse aus Anlageverkäufen, 2.000,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer, 1.600,-- Euro.
Abgeschlossen werden die verschiedenen Konten über das Privatkonto
2100 Privatkonto
Das Privatkonto (oder auch alle Unterkonten) wird (werden) über das Konto Eigen-kapital abgeschlossen, und zwar wenn die Einlagen die Entnahmen übersteigen:
2000 Festkapital (Eigenkapital)
an 2100 Privatkonto
Wenn die Entnahmen die Einlagen übersteigen:
2100 Privatkonto
an 2000 Festkapital (Eigenkapital)
Die Buchführung im EinzelhandelFür den Einzelhandel gibt es einen standardisierten Kontenrahmen: den so ge-nannten EKR. Er wurde von der Hauptgemeinschaft des Deutschen Einzelhandels (HDE) herausgegeben und wird von dort auch immer wieder angepasst. Der EKR
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entspricht in seinem Aufbau der Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnungs-Glie-derung nach dem HGB.
Im Mittelpunkt des Einzelhandels stehen die Warenbuchungen (Einkauf von Wa-ren) und das Kassengeschäft (Verkauf der Waren, meist gegen Bareinnahme).
Die folgenden Beispiele simulieren Vorfälle, wie sie an einem Tag bei einem Einzel-handelsgeschäft zur Buchung anstehen können :
Beispiel:
1. Ein Lieferant schickt Waren im Werte von 5.500 Euro (netto). Es handelt sich ausschließlich um Lebensmittel (MwSt. 7%). Zahlbar innerhalb 7 Tagen mit 2 % Skonto oder 21 Tage netto. Die Wareneingangskontrolle ergibt, dass Waren im Werte von 800,- Euro verdorben sind. Sie werden zurückge-schickt. Nach Rücksprache mit dem Lieferanten kann der Betrag direkt bei der Zahlung abgezogen werden. Eine Gutschrift wird separat zugeschickt.
2. Eine andere Rechnung (aus der Woche zuvor) 2.675,-- Euro (brutto) wird zur Zahlung angewiesen, um das Skonto von 2 % auszunutzen.
3. Die Tageseinnahmen von 3.399,39 Euro (brutto) werden zur Bank gebracht.
4. Einem Kunden werden Waren ins Haus geliefert. Der Rechnungsbetrag be-trägt 145,50 Euro (brutto).
Die Buchungssätze lauten:
1.5200 Wareneinkauf, 4.700,-- Euro und
1401 Vorsteuer 7 %, 329,-- Euro
an 3310 Verbindlichkeiten, 5.029,-- Euro
2.3310 Verbindlichkeiten, 2.675,-- Euro
an 1800 Bank, 2.621,50 Euro und
an 5730 Erhaltene Skonti 53,50 Euro
3.1800 Bank 3.399,39 Euro
an 1600 Kasse, 3.399,39 Euro
4.1200 Forderungen, 145,50 Euro
an 4000 Umsatzerlöse, 135,98 Euro und
an 3801 Umsatzsteuer 7 %, 9,52 Euro.
Soll & Haben
140 140
Bei Buchungssatz 2. ist zu beachten, das hier ja nur der Vorgang „Bargeld wurde der Kasse entnommen und zur Bank gebracht“ zu buchen ist. Der eigentliche Um-satz ist möglicherweise aus dieser Kassenentnahme überhaupt nicht zu ersehen. Einmal, weil vielleicht Wechselgeld für den nächsten Tag zurückbehalten wurde. Dann können ja auch laufend schon Beträge aus der Kasse entnommen worden sein: für den Post- oder Paketdienst, für die Zahlung an Aushilfen in bar. Oder es sind Einzahlungen ohne einen konkreten Umsatz erfolgt, etwa durch Anzahlung eines Artikels, der erst noch geliefert werden muss. Die Umsätze ergeben sich erst aus den konkreten Buchungen des Kassenbuchs.
Die Buchführung in der IndustrieIm Vordergrund eines Industriebetriebes steht die Produktion von Gütern. Bevor, wie beim Großhandel, die Waren verkauft werden, müssen diese erst hergestellt werden. Dazu werden Roh- und Hilfsstoffe eingekauft und diese in einem betriebli-chen Leistungsprozess zu Fertigprodukten verarbeitet. Dadurch ist die Kostenstruk-tur eines Industriebetriebes vielfältiger als etwa die eines Großhandelsbetriebes.
Kosten und Leistungen in einem IndustriebetriebIn einem Industriebetrieb gilt ein besonderer Kostenbegriff: Man versteht unter Kosten den Verzehr an Gütern, Geld und Dienstleistungen, die bei der Erstellung von betrieblichen Leistungen entstehen. Mit diesen Leistungen sind in der Regel die zu fertigenden Produkte sein. Das reicht von einfachen Schrauben und Nägeln bis hin zu komplexen Anlagen oder Fahrzeugen.
Folgende Kostenarten entstehen in einem Industriebetrieb:
• Stoffkosten: Dahinter steht der Verbrauch an Roh-, Hilfs- und Betriebs-stoffen. Rohstoffe sind die Hauptbestandteile eines zu fertigenden Produkts. Hilfsstoffe sind Nebenstoffe wie Nägel und Schrauben. Betriebsstoffe gehen nicht unmittelbar in das Produkt ein (zum Beispiel Brennstoffe).
• Arbeitskosten: Fertigungslöhne, Hilfslöhne, Gehälter sowie Sozialkosten.
• Abschreibungen
• Sonstige Kosten (Raumkosten, Steuern, Vertriebs- und Verwaltungskos-ten und so weiter)
Es gibt noch weitere Differenzierungen der Kosten, etwa in fixe und variable Kos-ten (nach der Abhängigkeit von der Produktion) oder in Einzel- und Gemeinkosten (nach der Verrechnung auf das Produkt). Diese sollen uns aber an dieser Stelle nicht interessieren, da sie vordringlich die Kosten- und Leistungsrechnung betreffen .
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Auf der anderen Seite stehen die Leistungen (Erlöse) des Unternehmens. Es werden ja nicht nur Güter und Produkte erzeugt, sondern anschließend auch verkauft. Die Leistungen können differenziert werden in:
• Absatzleistungen: alle Erlöse aus dem Verkauf der produzierten Fertiger-zeugnisse, dem Verkauf von Halbfertigerzeugnissen sowie von Lizenzen und Patenten. Auch der Erlös aus Dienstleistungen ist in einem Industriebetrieb denkbar.
• Lagerleistungen: Wird mehr produziert als verkauft, entsteht ebenfalls eine Leistung. Anders als im Großhandel findet ja bei der Produktion eine Wert-schöpfung statt. Roh- und Hilfsstoffe (zu einem bestimmten Wert) werden dem Lager entnommen. Daraus entsteht ein neues Produkt, das wieder auf Lager gelegt wird (zu einem neuen Wert).
• Eigenleistungen: innerbetriebliche Leistungen für selbst hergestellte Anla-gen.
Der Kontenrahmen der IndustrieDass die bisher beschriebenen Eigenarten eines Industriebetriebes in der Buchhal-tung nach einem besonderen Kontenrahmen verlangt, ist sicherlich gleich deutlich geworden. Der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI) hat demgemäß einen Industriekontenrahmen (IKR) herausgegeben, der in der Differenzierung den Erfordernissen eines Industriebetriebes angepasst ist.
Das Betriebsergebnis im IndustriebetriebZur Ermittlung des Betriebsergebnisses gibt es zwei unterschiedliche Verfahren: das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren.
Beim Gesamtkostenverfahren werden die „gesamten Kosten“ den erstellten Leistun-gen unter Einbeziehung der Bestandsveränderungen gegenübergestellt. Man ver-fährt dabei nach folgendem Schema:
Umsatzerlöse
+/- Erhöhung oder Verminderung des Bestandes von Halb- und Fertigfa-brikaten
- Selbstkosten der produzierten Leistungen
= Betriebsergebnis
Soll & Haben
142 142
Beim Umsatzkostenverfahren werden den Erlösen für die abgesetzten Leistungen die Selbstkosten der zugehörigen Leistungen gegenübergestellt. Das folgende Sche-ma:
Umsatzerlöse
- Selbstkosten der abgesetzten Leistungen
= Betriebsergebnis
sieht wesentlich einfacher aus als das des Gesamtkostenverfahrens. Dieser Eindruck täuscht aber. Für das Umsatzkostenverfahren ist eine aussagefähige und funktio-nierende Kosten- und Leistungsrechnung nötig.
Das Gesamtkostenverfahren ist zwar einfacher in die Buchhaltung zu integrieren; immer dann aber, wenn eine differenzierte Aussage über den Erfolg von Produkten oder Produktgruppen gemacht werden soll, ist das nach diesem Verfahren nur mit Schwierigkeiten – wenn überhaupt – möglich. Allen Unternehmen, die mit meh-reren Produkten oder Produktgruppen arbeiten, kann deshalb nur geraten werden, das Umsatzkostenverfahren einzuführen.
Zweikreissystem: Die Kosten- und LeistungsrechnungWie bereits in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben, liegen die Besonder-heiten des Industriebetriebs in der Leistungserstellung. Deshalb sind diese beson-deren Anforderungen auch weniger in der Finanzbuchhaltung als in einer Kosten- und Leistungsrechnung, also außerhalb der Finanzbuchhaltung, einzurichten.
Stärker als in anderen Unternehmensformen ist diese Kosten- und Leistungsrech-nung in einem Industrieunternehmen gefordert . Da mit der Kosten- und Leistungs-rechnung ein „zweiter Buchungskreis“ aufgebaut wird, spricht man auch von einem Einkreissystem (Buchhaltung ohne Kosten- und Leistungsrechnung) und einem Zweikreissystem (mit Kosten- und Leistungsrechnung). Sämtliche Kosten werden in der Kontenklasse 6 nach Kostenarten gegliedert gebucht. Diese Kosten werden aber in einem Zweikreissystem noch einmal gebucht; diesmal nach Kostenstellen gegliedert.
• Eine Kostenart ist eine Gruppe, die Kosten einer ganz bestimmten Art aufnimmt (zum Beispiel Personalkosten), ganz gleich, „wo“ diese angefallen sind.
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• Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung. So nimmt die Kos-tenstelle Materialeinkauf alle Kosten auf, die hier entstehen (Personal- und Sachkosten).
Eine doppelte Verbuchung der Geschäftsvorfälle – einmal in der Buchhaltung und einmal in der Kostenrechnung – ist trotzdem heute kaum noch üblich. Der Buch-halter gibt bei der eigentlichen Buchung die Kostenstellen an, auf die dann auto-matisch die Beträge weitergereicht werden. Bei bestimmten Kostenarten kann man manchmal sogar bestimmte Kostenstellen – oder Verteilungsschlüssel für verschie-dene Kostenstellen – hinterlegen, sodass die manuelle Eingabe entfallen kann. Mit der Weiterverarbeitung hat der Buchhalter aber selten zu tun. Dies ist Aufgabe des Kostenrechners und / oder Controllers. In Kleinbetrieben kann diese Funktion auch der Buchhalter übernehmen. Besser ist es aber, wenn die Funktionen getrennt sind.
Die weitere Auswertung der Kostenstellenrechnung führt zum so genannten Be-triebsabrechnungsbogen, in dem letztendlich Zuschlagssätze für die Kalkulation (Kostenträger-Stückrechnung) und Beträge für die kurzfristige Ergebnisrechnung (Kostenträger-Zeitrechnung) ermittelt werden.
WISO Tipp
Mit der WISO-Buchhaltung kann eine einfache Kostenarten- und Kostenstel-lenrechnung eingerichtet werden. Dazu müssen aber bei der Stammdatenan-lage bereits Kostenstellen definiert werden. Dann stehen allerdings umfang-reiche Auswertungen zur Verfügung.
Buchen im IndustriebetriebBeschaffung heißt in einem Industriebetrieb nicht einfach nur „Waren einkaufen“. Zunächst sind die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe zu beschaffen, die zur Herstellung der eigenen Fertigerzeugnisse benötigt werden.
Beispiel: Rohstoffe im Wert von 5.000,-- Euro (netto) wurden eingekauft. Zusätz-lich entstehen Kosten für Fracht 150,-- Euro (netto) und Verpackung 50,-- Euro (netto).
Zu buchen ist:
5100 Einkauf von Rohstoffen, 5.000,-- Euro und
5800 Anschaffungsnebenkosten, 200,-- Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 %, 832,-- Euro
Soll & Haben
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an 3310 Verbindlichkeiten, 6.032,-- Euro
Beim Abschluss werden die Bezugskosten über das Rohstoffkonto abgeschlossen:
5100 Einkauf von Rohstoffen, 200,-- Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten, 200,-- Euro.
Selbst wenn die Leistungserstellung im Industriebetrieb im Vordergrund steht, so kann doch auf eine Absatzleistung nicht verzichtet werden. In der Kontenklasse 4 (SKR 04) wird die Gesamtleistung gebucht, die sich aus folgenden Komponenten zusammensetzt:
• Umsatzerlöse für abgesetzte Leistungen
• Lagerleistungen
• Innerbetriebliche Leistungen
Dabei setzen sich die Umsatzerlöse manchmal nicht nur aus solchen zusammen, die mit eigenen Erzeugnissen erzielt wurden, sondern durchaus auch aus Umastzerlö-sen mit Handelswaren oder sonstigen Umsätzen.
Merkwürdig erscheinen zunächst die Lagerleistungen. Wenn Herstell- und Absatz-menge immer gleich sind, dann fallen diese Lagerleistungen nicht an. Theoretisch gibt es dann keinen Lagerbestand, weil immer gleich alles verkauft wird, was pro-duziert ist. Zum Stichtag ist das Lager leer. In der Praxis ist das aber nicht so. Es wird entweder mehr produziert, als abgesetzt wird – dann spricht man von einem Mehrbestand; das Lager wurde „aufgebaut“. Oder es wird mehr verkauft in einer Periode, als produziert werden konnte. Dann spricht man von einem Minderbe-stand; das Lager wurde „abgebaut“.
Diese Bestandsveränderungen müssen am Ende einer Periode berücksichtigt wer-den, da sie eine Leistung darstellen, welche die Gesamtleistung beeinflusst. Hierzu wird das Konto Bestandsveränderungen genutzt.
Beispiel:
Der Anfangsbestand an Fertigerzeugnissen beträgt 50.000,-- Euro.
1. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von 57.000,-- Euro.
2. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von 47.000,-- Euro
Zu buchen ist folgendermaßen:
1. Schlussbilanz 57.000,-- Euro
an 1100 Fertigerzeugnisse 57.000,-- Euro
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Der Mehrbestand von 7.000,-- Euro wird in die Gewinn- und Verlustrechnung übernommen. Er stellt sozusagen einen betrieblichen Erfolg dar:
1100 Fertigerzeugnisse, 7.000,-- Euro
an 4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse, 7.000,-- Euro
Das Konto Bestandsveränderungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen:
4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse, 7.000,-- Euro
an Gewinn- und Verlustrechnung, 7.000,-- Euro.
2. Schlussbilanz 47.000,-- Euro
an 1100 Fertigerzeugnisse 47.000,-- Euro
4800 Bestandsveränderungen, 3.000,-- Euro
an 1100 Fertigerzeugnisse 3.000,-- Euro
Gewinn- und Verlustrechnung, 3.000,-- Euro
an 4800 Bestandsveränderungen.
Die innerbetrieblichen Eigenleistungen sind alle Leistungen, die im Betrieb selbst erstellt wurden und zur eigenen Nutzung vorgesehen sind. Verlegt beispielsweise der Betriebselektriker die Verkabelung für das neue Computernetzwerk, so ist von solch einer Eigenleistung zu sprechen. Aktiviert werden hier alle Kosten, die bei der Herstellung der Eigenleistung anfallen. Der Gesetzgeber spricht entsprechend nicht mehr von Anschaffungs-, sondern von Herstellungskosten.
§ 33 EStR
Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes sind alle Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Her-stellung des Wirtschaftsguts, seine Erweiterung oder für eine über seinen ur-sprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Dazu gehören die Materialkosten, einschließlich der notwendigen Materialge-meinkosten, die Fertigungskosten, insbesondere Fertigungslöhne, einschließ-lich der notwendigen Fertigungsgemeinkosten, die Sonderkosten der Fertigung und der Wertverzehr von Anlagevermögen, soweit er durch die Herstellung des Wirtschaftsgutes veranlasst ist. Kosten der allgemeinen Verwaltung sowie Auf-wendungen für soziale Einrichtungen des Betriebes brauchen nicht in die Her-stellungskosten einbezogen werden. Auch der so genannte Unternehmerlohn (Wert der eigenen Arbeitsleistung) erhöht die Herstellungskosten nicht ...
Soll & Haben
146 146
Die Kosten werden in der Klasse 4 (SKR 04) gebucht. Zum Ausgleich dieser Kosten ist das Ertragskonto „4820 Andere aktivierte Eigenleistungen“ zu benutzten. Über dieses Konto wird dann auch aktiviert:
0400 Maschinen und Anlagen
an 4820 Andere aktivierte Eigenleistungen
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Lese-Ausflug 9
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Lese-Ausflug 9Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben Rechnung
Vereinfachte Buchführung für wen? Für bestimmte Berufsgruppen und bei kleinen Unternehmen, die bestimmte Grenz-werte nicht übersteigen, kann eine vereinfachte Buchführung – die so genannte Einnahme-Überschussrechnung geführt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür gibt das Einkommensteuergesetz (EStG):
§ 4 EStG
(3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Über-schuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung eines Anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten). Die Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung oder Substanzver-ringerung sind zu befolgen. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind erst im Zeitpunkt der Veräußerung oder Entnahme dieser Wirtschaftsgüter als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind unter Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der An-schaffungs- oder Herstellungskoten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen.
Der Gewinn wird demnach nach einer einfachen Formel ermittelt:
Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
= Gewinn
Trotzdem ist noch auf weitere Details Rücksicht zu nehmen:
• Es gibt so genannte „durchlaufende Posten“, das heißt Einnahmen und Aus-gaben, die in Rechnung und für „Andere“ gemacht werden.
• Güter des Anlagevermögens dürfen nicht bei Anschaffung mit dem vollen Wert berücksichtigt werden, sondern sind entsprechend ihrer Nutzungsdauer abzuschreiben (Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung).
Soll & Haben
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• Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter werden erst bei Veräußerung abgesetzt. Außerdem ist ein detailliertes Verzeichnis darüber zu führen.
Weiterhin gilt:
§ 11 EStG
(1) Einnahmen sind innerhalb des Kalenderjahres bezogen, in dem sie dem Steuerpflichtigen zugeflossen sind. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendi-gung des Kalenderjahrs, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen sind, gelten als in diesem Kalenderjahr bezogen ...
(2) Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind. Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gilt Absatz 1 Satz 2 entspre-chend ...
Dieser Paragraf beschreibt wohl einen der wesentlichsten Unterschiede zur doppel-ten Buchführung:
• Bei einem Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG muss der Ge-winn periodengerecht ermittelt werden, das heißt, das Einnahmen und Aus-gaben der Periode zugerechnet werden müssen, zu der sie gehören. Eine Zahlung im alten Jahr, die aber in das Neue gehört, muss entsprechend ab-gegrenzt werden, ebenso die Ausgabe im folgenden Jahr, die aber eigentlich noch das laufende Jahr betrifft.
• Bei einer Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zählt das Prinzip der Vereinnahmung und Verausgabung. Nur das, was in einer Periode einge-nommen oder ausgegeben wurde, wird ihr auch zugerechnet. Eine kleine Einschränkung gibt der § 11 EStG aber doch: ... kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres ... müssen die Einnahmen und Ausgaben noch der sie betreffenden Periode zugeordnet werden. Nur was ist mit „kurze Zeit“ gemeint? Eine genaue Definition fehlt zwar im Ge-setz, doch kann man davon ausgehen, dass ein Zehn-Tage-Zeitraum den Spielraum ausreichend kennzeichnet.
Beispiel:
1. Zahlen Sie die Miete für den Januar des folgenden Jahres bereits am 28. Dezember, so können Sie diese Ausgabe nicht mehr dem alten Jahr zurech-nen.
2. Bekommen Sie ein regelmäßiges Honorar statt am 28. Dezember erst am 3. Januar des folgenden Jahres auf Ihr Konto gebucht, so müssen Sie es noch in das alte Jahr hineinnehmen.
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WISO Tipp
Abgesehen von den zwanzig Tagen um den Jahreswechsel herum bietet die Einnahme-Überschussrechnung eine praktische Möglichkeit, die Steuern zu beeinflussen: Haben Sie bereits zu viel Gewinn im laufenden Jahr gemacht, so schreiben Sie die letzten Rechnungen einfach erst im Januar oder realisie-ren Sie Ausgaben, die erst für das nächste Jahr geplant sind, so weit, wie das möglich ist, noch im alten Jahr (keine laufenden Ausgaben!).
Konnten Sie über Einnahmen verfügen, haben Sie diese aber nicht abgeru-fen, so gilt der Betrag trotzdem als zugeflossen und muss in der zugehöri-gen Periode zugeordnet werden. Das gilt vor allem dann, wenn Ihnen etwa ein Honoraranspruch mitgeteilt und zum Abruf gestellt wurde. Das gilt aber nicht, wenn der Anlass zur Zahlung – die Rechnungsstellung – von Ihnen noch nicht geschaffen wurde.
Unterschiede zur Doppelten BuchführungWeitere Unterschiede zwischen doppelter Buchführung (Betriebsvermögensver-gleich) und Überschussrechnung sind:
Doppelte Buchführung Überschussrechnung:
Bilanz und GuV-Rechnung sind aufzu-stellen
Keine Bilanz und GuV Rechnung nö-tig
Kassenbuch muss geführt werden Auf ein Kassenbuch kann verzichtet werden
Inventur Keine Inventur nötig
Aufzeichnung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (Dopik) zwingend
Einfache Aufzeichnungen
Allerdings darf der Begriff „Einfache Aufzeichnung“ nicht in dem Sinne missver-standen werden, dass Aufzeichnungen nach Gutdünken möglich sind. Auch hier sind Betriebseinnahmen und vor allem Betriebsausgaben so aufzuzeichnen, dass ein sachverständiger Dritter sie leicht und vollständig überprüfen kann. Eine fort-laufende Aufzeichnung unter Angabe des Datums und des Verwendungszwecks ist unumgänglich.
Soll & Haben
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WISO Tipp
Eine so genannte „Schuhkarton-Buchhaltung“ – also das Sammeln von Bele-gen in Kartons oder ähnlichen Behältnissen – mag für einen kurzen Zeitraum durchaus mal möglich sein. Auf Dauer empfiehlt sich aber eine „ordentliche“ Ablage, beispielsweise in Aktenordnern: Dort werden die Unterlagen der Rei-he nach (etwa nach Datum) abgeheftet. Kassenstreifen, Parkquittungen und ähnlich kleine Belege werden am besten auf DIN-A4-Blätter geklebt. Eine Nummerierung ist nicht unbedingt nötig, kann aber hilfreich sein, wenn Sie mit der Nummerierung im Buchungsjournal korrespondiert.
Dass ein Kassenbuch nicht geführt werden muss, ist in den Fällen, wo kaum Kas-senein- und Auszahlungen stattfinden eine echte Erleichterung. Dort aber, wo ständig Kassenbewegungen stattfinden, ist dies auch bei einer Überschussrechnung dringend anzuraten.
Ebenso sollte auf eine Anlagenbuchführung – wenn auch in einfachster Form – schon deshalb nicht verzichtet werden, um die regelmäßigen Abschreibungen ermitteln und berücksichtigen zu können.
Durch die Form der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung ist schon bedingt, dass Privatentnahmen und -einlagen nicht unbedingt aufgezeichnet werden müssen. Ausgenommen sind davon die Barentnahmen und Bareinlagen (im Kassenbericht aufzuzeichnen) und die Sachentnahmen.
Die Umsatzsteuer in der ÜberschussrechnungEin besonderes Augenmerk muss auf die Umsatzsteuer bei der Überschussrech-nung gerichtet werden. Die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge aus den erzielten Erlösen gehören mit zu den Betriebseinnahmen und stellen keinen durchlaufenden Posten dar. Andererseits liegen zum Zeitpunkt der Zahlung an das Finanzamt wie-derum Betriebsausgaben vor. Im Ergebnis bleibt als Gewinn der Nettoerlös.
Zu beachten ist die Umsatzsteuer auch bei Entnahmen aus dem Unternehmen.
Beispiel: Sie entnehmen einen PC samt Zubehör (Drucker, Modem, Monitor) zu einem Gebrauchtwert von 2.200,-- Euro (netto). Da Sie beim Kauf des PC Vor-steuerabzug in Anspruch genommen haben, muss für diese Entnahme jetzt wie-der Umsatzsteuer abgeführt werden. In unserem Beispiel sind das 352,-- Euro. Als Betriebseinnahme sind 2.552,-- Euro zu erfassen. Hätten Sie den PC allerdings gebraucht von Privat gekauft und keinen Vorsteuerabzug geltend gemacht, dann würde die Privatentnahme auch nicht zu einer Umsatzversteuerung führen.
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Grenzenlose Freiheit? Die Form der Über-schussrechnung Die Ausführungen in den vorangegangenen Abschnitten deuten schon darauf hin, dass nicht irgendwie in zwei Schuhkartons (einer für Ausgaben, einer für Einnah-men) die Überschussrechnung geführt werden kann. Um eine Form zu gewährleis-ten, die jedem „sachverständigen Dritten“ einen Einblick in die Überschussrech-nung ermöglicht, gibt es zwei Empfehlungen:
1. Haben Sie ein geringes Belegaufkommen, sodass wenig Aufzeichnungen überhaupt anfallen, dann wählen Sie die Form eines amerikanischen Jour-nals. Sie können dafür Formblätter im Schreibwarenhandel kaufen oder die-se adäquat in einer Tabellenkalkulation (Lotus 1-2-3 oder MS-Excel) umset-zen.
Die Vorteile sind:
• wenig Kosten für die Aufzeichnung (falls Sie dafür nicht extra einen PC und/oder eine Tabellenkalkulation kaufen müssen )
• wenig zeitlicher Aufwand, weil die überschaubaren Aufzeichnungen schnell erstellt sind.
Die Nachteile sind:
• dass sie alle Auswertungen per Hand erstellen und errechnen müssen und
• dass sie bei zunehmendem Geschäftserfolg (und damit auch zunehmenden Buchungsvorgängen) schnell an die Grenzen kommen.
2. Gehen Sie schon von einem größeren Anfall an Buchungsvorgängen aus und steht möglicherweise sogar irgendwann der Wechsel zur doppelten Buchfüh-rung an (auch wenn das erst in ein paar Jahren realisiert werden wird), lohnt sich der Einsatz einer Software für die Überschussrechnung. Diese bieten heute fast so viel Komfort wie richtige Buchführungsprogramme. Lediglich in den Auswertungen unterscheiden Sie sich.
Die Vorteile sind:
• dass Ihnen umfangreiche Auswertungen per Menüaufruf zur Verfügung ge-stellt werden
• dass Sie bereits mit einer Buchungstechnik (auch hierbei sind zwei Konten anzugeben, ein Geldkonto und ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto) ver-traut gemacht werden, die später bei einer doppelten Buchhaltung sowieso angewandt werden muss.
Soll & Haben
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Die Nachteile sind:
• dass der Buchungsaufwand höher ist und Sie sich mit der Software erst noch vertraut machen müssen.
Die WISO-Buchhaltung steht nur als „vollwertige Buchhaltung“ zur Verfügung, das heißt, Sie buchen immer in der Variante „doppelte Buchführung“. Erst bei der Auswertung entscheiden Sie, ob Sie eine Bilanz oder eine Einnahme-Überschuss-rechnung erstellen wollen.
Die Einnahme-Überschussrechnung ist kein eigenes Modul sondern nur eine Auswertung
in WISO-Buchhaltung
Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart Freiberufler können unbegrenzt lange bei der Überschussrechnung bleiben. Eine Verpflichtung zum Wechsel gibt es auch bei steigenden Einnahmen nicht. Anderer-seits ist aber ein freiwilliger Wechsel durchaus möglich.
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Entwickelt sich die Praxis eines Freiberuflers durch einen fachfremden Partner zu einem Gewerbebetrieb, kann aus steuerrechtlichen Gründen die Verpflichtung zur Bilanzierung gegeben sein. Ganz sicher ist das der Fall, wenn die in § 141 AO (= Abgabenordnung) genannten Grenzen überschritten werden.
§ 141 AO
(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Fest-stellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb
1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze ... von mehr als 260.000 Euro im Kalenderjahr oder
2. Selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirt-schaftswert ... von mehr als 20.500 Euro oder
3. Einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 25.000 Euro im Wirtschafts-jahr oder
4. Einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 25.000 Euro im Kalenderjahr
gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt ....
(2) Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahres an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbe-hörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen.
Damit unterliegen gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte die einen der Grenzwerte überschreiten der steuerrechtlichen Buchführungspflicht, Freiberuf-ler jedoch nicht.
Wird der Betrieb oder die Praxis veräußert, so ist zwingend zum Betriebsvermö-gensvergleich, also zur doppelten Buchführung zu wechseln. Der Veräußerungs-gewinn muss auf Basis der zu erstellenden Eröffnungsbilanz ermittelt werden.
Wird der Gewinn vom Finanzamt geschätzt, so wird diese Schätzung nach den Grundsätzen von § 4 Abs. 1 EStG vorgenommen. Somit liegt auch in solch einem Fall ein Wechsel der Gewinnermittlung – sozusagen zwangsweise – vor.
Bei einem Wechsel von der Einnahme-Überschussrechnung zur doppelten Buch-führung sind zwei Schritte zu vollziehen:
Soll & Haben
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1. Es ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Unter Umständen bedeutet dies auch die vorherige Inventur. Dabei sind die allgemeinen Bilanzierungs-grundsätze zu berücksichtigen.
2. Es ist in eine Gewinnkorrektur nötig, da jetzt eine andere zeitliche Zuord-nung der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgt.
Wird der Vorgang in der anderen Richtung vollzogen (also von der doppelten Buchführung zur Einnahme-Überschussrechnung) so ist analog zu verfahren.
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Lese-Ausflug 10Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende
Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung Es wurde in den vorangegangenen Kapiteln immer wieder Bezug genommen auf den Jahresabschluss in die dazu nötige Schlussbilanz sowie die zu erstellende Ge-winn- und Verlustrechnung. Dass vor diesem Abschluss aber eine Reihe notwendi-ger Arbeiten vorgenommen werden müssen, wurde bisher unterschlagen. Die Pro-bleme, mit denen wir uns jetzt noch beschäftigen müssen sind:
• Abschreibungen
• Zeitliche Abgrenzungen
• Rückstellungen
• Bewertung
• Gewinnverwendung
Einige dieser Aufgaben müssen nicht unbedingt erst vor dem eigentlichen Jah-resabschluss erledigt, sondern können in den Buchungsalltag integriert werden (zum Beispiel Abschreibungen). Das hat den Vorteil, dass der Aufwand für den Abschluss verringert und die Ergebnisaussage zu jedem möglichen Zeitpunkt „ge-nauer“ wird.
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen „Das hat der ja längst abgeschrieben!“ ist eine, eher negativ gefärbte Bemerkung, die man immer wieder in bestimmten Situationen zu hören bekommt, wenn über Unternehmen und das zugehörige Anlagevermögen gesprochen wird. Manchmal wird auch süffisant behauptet, jemand „schreibt seine Freundin von der Steuer ab“, das hat dann mit Buchführung weniger zu tun.
Wenn wir im Zusammenhang mit der Buchhaltung von Abschreibung reden, mei-nen wir in der Regel die „Abschreibung auf Sachanlagen“ und die „Abschreibungen auf Forderungen“. Mit den Abschreibungen auf Sachanlagen (AfA) beschäftigen wir uns an dieser Stelle ausführlicher. Sachanlagen sind in der Bilanz im Anlage-vermögen erfasst. Nun gibt es zwei Arten von Anlagevermögen, die auch unter-schiedlich betrachtet werden müssen:
Soll & Haben
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• Sachanlagen mit zeitlich nicht begrenzter Nutzung (Grund und Boden, Fi-nanzanlagen)
• Sachanlagen mit zeitlich begrenzter Nutzung (abnutzbare Anlagegüter).
Für die erste Gruppe gibt es keine regelmäßige Abschreibung. Hier tritt eher eine „Bewertungsproblematik“ auf, die ebenfalls später betrachtet werden soll. Uns inte-ressiert in diesem Kapitel eigentlich nur die zweite Gruppe, bei der eine regelmäßige Abschreibung (planmäßige Abschreibung) vorgenommen wird.
§ 253 HGB
(2) Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Der Plan muss die Anschaffungs- oder Her-stellungskosten auf die Geschäftsjahre verteilen, in denen der Vermögensge-genstand voraussichtlich genutzt werden kann. Ohne Rücksicht darauf, ob ihre Nutzung zeitlich begrenzt ist, können bei Vermögensgegenständen des Anlage-vermögens außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden, um die Vermögensgegenstände mit dem niedrigeren Wert anzusetzen, der ihnen am Abschlussstichtag beizulegen ist; sie sind vorzunehmen bei einer voraussicht-lich dauernden Wertminderung.
Ein Teil der Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens unterliegt also der Abnutzung. Durch ständigen Gebrauch tritt eine Wertminderung ein. Diese Wertminderung ist in der Buchhaltung zu erfassen. Normalerweise tritt die Wertminderung planmäßig und regelmäßig ein. Es kann aber auch zu einer außerordentlichen Abnutzung kommen. Wird ein PKW für den Außendienst ständig genutzt, so verliert er im Lau-fe der Zeit und je nach Einsatz an Wert. Diese Abnutzung kann durch regelmäßige Abschreibung gleicher Beträge oder aber auch durch Abschreibung abhängig von der Nutzung (zum Beispiel der km-Leistung) erfasst werden. Da die Lebensdauer eines Pkws nicht unbegrenzt ist und einigermaßen genau angegeben werden kann, ist es nicht schwer, in diesem Fall einen regelmäßigen Abschreibungsmodus zu fin-den. Findet ein Unfall statt, bei dem der PKW geschädigt oder gar zerstört wird, so findet auch eine größere Wertminderung als normalerweise statt. Diese kann durch eine Sonderabschreibung ebenfalls erfasst werden.
WISO Tipp
Welche Güter in welchen Zeiträumen abgeschrieben werden dürfen, regelt eine amtliche Tabelle (siehe Anhang), von der im Normalfall nicht abgewichen werden kann. Beachten Sie, dass sich diese amtlichen AfA-Tabellen häufig än-dern. Im Zweifel lohnt es, beim Finanzamt nachzufragen oder sich die gerade gültige Tabelle im Buchhandel zu besorgen.
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Die Abschreibungen werden als Aufwand erfasst und in der Gewinn- und Verlust-rechnung gebucht. Als Gegenbuchung findet eine Wertminderung in der Bilanz statt.
Beispiel:
Ein neuer Firmen-Pkw, 19.800,-- Euro (brutto) wird am 15.7. angeschafft. Die voraussichtliche Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre.
Zunächst wird die Anschaffung gebucht:
0520 PKW, 17.068,97 Euro
und 1405 Vorsteuer 16 %, 2.731,03 Euro
an 1800 Bank, 19.800,-- Euro
Abgeschrieben werden soll dieser PKW also über einen Zeitraum von 5 Jahren. Wir nehmen die lineare Abschreibung (Abschreibung in gleich bleibenden Beträgen). Das macht für ein Jahr: 17.068,97 Euro / 5 = 3.413,79 Euro, und damit gleich bleibend 20 %. Da der PKW erst in der 2. Jahreshälfte angeschafft wurde, wird im ersten Jahr auch nur eine „halbe Abschreibungsrate“ gebucht: 1.706,89 Euro.
Der Buchungssatz zum 31.12. lautet:
6220 Abschreibungen auf Sachanlagen, 1.706,89 Euro
an 0520 PKW, 1.706,89 Euro
Das Konto Abschreibungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abge-schlossen. Damit geht der Abschreibungsbetrag in das Ergebnis ein. Das Konto Fuhrpark wird um den Abschreibungsbetrag reduziert und das Anlagevermögen (und damit auch die Bilanzsumme) somit entsprechend verringert.
WISO Tipp
Für eine korrekte Bilanzerstellung reicht es aus, am Jahresende alle Abschrei-bungen einmal zu buchen. Will man aber das Jahr über monats- oder quar-talsweise Ergebnisrechnungen haben, die eine aussagefähige Information über den Unternehmenserfolg geben, so sollte die Abschreibung auch mo-nats- oder quartalsweise gebucht werden. Da die Abschreibungsbeträge sich selten ständig ändern, ist das auch mit wenig Aufwand machbar. Wird eine EDV-Buchführung mit integrierter oder verbundener Anlagenbuchhaltung ge-führt, ist das noch einfacher, weil die Abschreibungen auf Menübefehl durch-geführt und verbucht werden.
Soll & Haben
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Die im Beispiel benutzte lineare Abschreibung ist zwar die gängigste Form der Abschreibung, aber nicht die einzig mögliche. An weiteren Abschreibungsarten gibt es:
• die geometrisch degressive Abschreibung (Abschreibung in fallenden Beträ-gen)
• die arithmetisch degressive (oder digitale) Abschreibung (Abschreibung in fallenden Beträgen)
• die progressive Abschreibung (Abschreibung in steigenden Beträgen)
• die Leistungsabschreibung (Abschreibung nach Leistungseinheiten)
Zunächst ist festzuhalten, dass die digitale und die progressive Abschreibung nach unserem Steuerrecht nicht zulässig sind.
§ 7 EStG
Bei beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann der Steuer-pflichtige statt der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen die Ab-setzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen bemessen. Die Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen kann nach einem unveränderlichen Hundertsatz vom jeweiligen Buchwert (Restwert) vorgenommen werden; der dabei anzuwendende Hundertsatz darf höchstens das Dreifache des bei der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen in betracht kommenden Hundertsatzes betragen und 30 vom Hundert nicht übersteigen ...
Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen zur Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen ist zulässig. In diesem Fall bemisst sich die Absetzung für Abnutzung vom Zeitpunkt des Übergangs an nach dem dann noch vorhandenen Restwert und der Restnutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen zur Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträ-gen ist nicht zulässig.
Bei der linearen Abschreibung gehen wir von einem Abschreibungsbetrag aus, der nach einem gleich bleibenden Prozentsatz vom Anschaffungswert berechnet wur-de. Bei der degressiven Abschreibung haben wir ebenfalls einen Prozentsatz, der sich nicht verändert. Berechnet wird der Betrag aber vom jeweiligen Restwert. Wür-de der PKW aus dem letzten Beispiel degressiv abgeschrieben mit einem jährlichen Satz von 20 %, so sähe das im ersten Jahr so aus:
Anschaffungswert: 17.068,97 Euro
./. Abschreibung 1. Jahr 1.706,89 Euro
(1/2 Abschreibungsbetrag)
Restbuchwert 31.12. 15.362,08 Euro
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Die Abschreibung im zweiten Jahr wird nun nicht vom Anschaffungswert, sondern vom Restwert berechnet. 20 % von 15.362,08 Euro sind: 3.072,42 Euro:
Restbuchwert 1.1. 15.362,08 Euro
./. Abschreibung 2. Jahr 3.072,42 Euro
Restbuchwert 31.12. 12.289,66 Euro
Diese Methode führt nie zu einem Restwert von Null, selbst wenn der Abschrei-bungssatz erhöht wird (etwa auf 25 %). Mehr als 30 % kann als Abschreibung sowieso nicht gewählt werden, wie das Zitat aus dem Einkommensteuergesetz be-legt. Wird das Anlagegut irgendwann unbrauchbar, ausgemustert, verkauft oder zerstört, dann wird der vorhandene Restbuchwert ausgebucht.
Beispiel:
Ein 4 Jahre alter PKW hat einen Restbuchwert von 5.000,-- Euro. Wie ist zu buchen, wenn:
1. Der PKW zu einem Preis von 3.500,-- Euro verkauft wird,
2. der PKW zu einem Preis von 6.000,-- Euro verkauft wird,
3. der PKW einen Totalschaden hat und keine Vollkaskoversicherung be-steht?
Die Buchungssätze lauten wie folgt:
1. Zunächst wird der Verkauf gebucht:
1800 Bank 4.060,-- Euro
an 0520 PKW, 3.500,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer 16 %, 560,-- Euro.
Anschließend findet eine Wertberichtigung statt. Auf dem PKW-Konto steht der PKW ja noch mit 1.500,-- Euro, obwohl er gar nicht mehr vorhanden ist.
7500 Außerordentliche Aufwendungen, 1.500,-- Euro
an 0520 PKW, 1.500,-- Euro
2. 1800 Bank, 6.960,-- Euro,
an 0520 PKW, 5.000,-- Euro und
an 7400 Außerordentliche Erträge, 1.000,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer, 960,-- Euro
Soll & Haben
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Eine Wertberichtigung muss in diesem Fall nicht stattfinden, dafür aber ein außer-ordentlicher Ertrag gebucht werden.
3. 7500 Außerordentlicher Aufwand, 5.000,-- Euro
0520 PKW, 5.000,-- Euro
Zu erwähnen ist noch die Leistungsabschreibung. Sie findet überall dort Einsatz, wo eine Leistung gemessen werden kann und diese Leistung auch der Maßstab für eine Abnutzung oder Wertminderung des Anlagegutes ist. Als Beispiel mag ein LKW dienen, der für den betrieblichen Gütertransport eingesetzt wird. Hier kann die Abschreibung nach km-Leistung bemessen sein. Geht man von einer Ge-samt-km-Leistung von 750.000 km aus, so kann am Jahresende die Abschreibung nach gefahrenen Kilometern festgelegt werden. Sind am Ende des ersten Jahres beispielsweise 102.055 km mit dem LKW gefahren worden, so ergibt sich folgende Rechnung bei einem Anschaffungswert von 485.000,-- Euro:
485.000 / 750.000 * 102.055 = 65.995,56 Euro
Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass der tatsächliche Wertverbrauch und der buchhalterische Wertverbrauch viel näher beieinander liegen als bei den anderen Abschreibungsarten. Bei der Buchung ergeben sich keine Eigenheiten
Eine Besonderheit sind die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG).
§ 6 EStG
(2) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ... von abnutzbaren bewegli-chen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nut-zung fähig sind, können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstel-lungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag ... für das einzelne Wirtschaftsgut 410 Euro nicht übersteigen. Ein Wirtschaftsgut ist einer selbstständigen Nutzung nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweck-bestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermö-gens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefüg-ten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind ...
Wenn der Anschaffungsbetrag also 410 Euro (netto, also ohne Mehrwertsteuer) nicht überschreitet, besteht nach § 6 EStG so genannte Bewertungsfreiheit. Dann darf der volle Betrag sofort komplett, also innerhalb eines Jahres, abgeschrieben werden, auch wenn die voraussichtliche Nutzungsdauer länger ist. Zu beachten ist allerdings dabei, dass es sich um ein Wirtschaftsgut handelt, das selbstständig ge-nutzt werden kann. Bei einem Drucker ist das zum Beispiel nicht möglich, da dieser ja ohne den PC nicht arbeiten kann.
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WISO Tipp
Wenn Sie anstelle eines normalen Druckers ein Kombigerät gekauft haben, das auch allein stehend als Fax eingesetzt werden kann, können sie es im Jahr der Anschaffung gleich voll abschreiben. Sie dürfen es dann allerdings – zumindest offiziell – nicht als Drucker oder Scanner mit benutzen.
Auch das Umlaufvermögen kann „abgeschrieben“ werden. Und zwar dann, wenn eine Beteiligung nicht mehr ihren Wert hat (das Unternehmen macht Verluste oder es droht sogar der Konkurs), oder wenn für eine Forderung angenommen wird, dass sie vollständig oder zum Teil ausfallen wird oder wenn für Warenbestände nicht mehr der normale Erlös erzielt werden kann (Ware ist verdorben oder beschädigt). In solchen Fällen muss dann auch hier abgeschrieben werden.
§ 253 HGB
Bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens sind Abschreibungen vor-zunehmen, um diese mit einem niedrigeren Wert anzusetzen, der sich aus ei-nem Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag ergibt. Ist ein Börsen- oder Marktpreis nicht festzustellen und übersteigen die Anschaffungs- oder Herstel-lungskosten den Wert, der den Vermögensgegenständen am Abschlussstichtag beizulegen ist, so ist auf diesen Wert abzuschreiben. Außerdem dürfen Abschrei-bungen vorgenommen werden, soweit dies aus vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendig sind, um zu verhindern, dass in der nächsten Zukunft der Wertansatz dieser Vermögensgegenstände auf Grund von Wertschwankungen geändert werden muss.
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung Als Einsteiger in das Gebiet der Buchführung sind manche komplexen Probleme der doppelten Buchführung noch nicht im Blick. Erst bei näherer Betrachtung tau-chen diese dann auf. So wird vielen erst deutlich, dass Buchführung immer zeitbe-zogen ist, wenn sie sich konkret damit auseinander setzen. Es reicht nicht, einen Vorgang irgendwie gebucht zu haben, der Vorgang muss auch in einem richtigen Zusammenhang stehen. Damit kommen wir zu der Problematik der zeitlichen Ab-grenzungen .
Ein wichtiger zeitlicher Rahmen ist das Geschäftsjahr. Dieser hält sozusagen die gesamte Buchhaltung zusammen. Am Ende des Geschäftsjahres steht der Jahresab-schluss, der mit seiner Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung gleichzeitig wieder den Start für das neue bildet. Quartale und Monate sind weitere zeitliche Rahmen innerhalb des Geschäftsjahres. Soll die Buchhaltung aussagefähig sein, so müssen alle Vorfälle auf diesen Rahmen abgestimmt sein. Dass dies nicht immer leicht ist, zeigt das folgende Beispiel:
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Beispiel:
• Am 1.6. wird die Kfz-Steuer (450,-- Euro) für „ein“ ganzes Jahr bezahlt.
• Am 15.1. bekommen wir die Darlehenszinsen (375,-- Euro) für das letzte Quartal des vorangegangenen Jahres.
In beiden Fällen gerät bei einer normalen Buchung der zeitliche Rahmen durch-einander. Im ersten Fall zahlen wir im laufenden Geschäftsjahr mehr, als dafür eigentlich anfällt. Wir haben für das folgende Geschäftsjahr bereits für fünf Monate Kfz-Steuer vorausgezahlt. Im zweiten Beispiel fallen Erträge an, die in das vorange-gangene Geschäftsjahr gehören. Wird in beiden Fällen nichts unternommen, treten Verfälschungen des tatsächlichen Jahresergebnisses auf.
Deshalb muss im ersten Fall ein halbes Jahr Steuer herausgerechnet und vom ei-gentlichen Betriebsergebnis „abgegrenzt“ werden. Im zweiten Fall muss im alten Jahr noch eine Buchung erfolgen, obwohl die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Im ersten Beispiel liegen eine Zahlung und ein Aufwand vor, die nicht nur das lau-fende Geschäftsjahr betreffen, sondern auch schon das Folgende. Im zweiten Fall haben wir einen Ertrag, aber noch keine Zahlung im alten Geschäftsjahr.
Damit haben wir zwei verschiedene Vorfälle erfasst, die uns eine Differenzierung der zeitlichen Abgrenzungen ermöglichen:
• Einnahmen und Ausgaben erfolgen im „alten Jahr“ – also vor dem Bilanz-stichtag -, der Ertrag oder der Aufwand liegen aber eigentlich im „folgenden Jahr“ – nach dem Bilanzstichtag. Hier spricht man von „Sonstigen Forde-rungen“ oder „Sonstigen Verbindlichkeiten“.
• Ist es genau umgekehrt – Ausgaben und Einnahmen liegen im alten Jahr (vor dem Bilanzstichtag) -, so müssen diese Vorgänge per „Rechnungsab-grenzung“ in der Bilanz ergebnisneutral untergestellt werden. Je nachdem, ob die Aktiv- oder die Passivseite betroffen ist, spricht man von „aktiver Rechnungsabgrenzung“ oder „passiver Rechnungsabgrenzung“.
Beispiel:
Für die erste Variante, Kfz-Steuer für Januar bis Juli des folgenden Jahres wurde bereits bezahlt, muss eine aktive Rechnungsabgrenzung vorgenommen werden. Der Buchungssatz lautet:
7685 Kfz-Steuer 455,-- Euro
an 1800 Bank, 450,-- Euro
1900 Aktive Rechnungsabgrenzung, 187,50 Euro
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an 7685 Kfz-Steuer, 187,50 Euro
Im neuen Jahr wird dann diese Forderung gegen das Konto Kfz-Steuer aufgelöst :
7685 Kfz-Steuer, 187,50 Euro
an 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung.
Im zweiten Fall liegt eine Sonstige Forderung vor. Uns stehen Zinsen für einen Zeitraum im alten Jahr zu. Das Geld kommt aber erst im neuen Jahr. Die Buchungs-sätze lauten:
1220 Sonstige Forderungen, 375,-- Euro
an 7100 Zinserträge, 375,-- Euro
Schlussbilanz an 1220 Sonstige Forderungen, 375,-- Euro
Das Konto Sonstige Forderungen wird über die Eröffnungsbilanz im neuen Jahr aufgelöst und bei Zahlung wird gebucht:
1800 Bank an 1220 Sonstige Forderungen, 375,-- Euro.
Das genaue Prüfen von Vorgängen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abzugren-zen sind, ist eine wichtige Aufgabe für den Buchhalter (und / oder Steuerberater) beim Jahresabschluss. Auch monatlich oder quartalsweise sollten wichtige Posten abgegrenzt werden, wenn das Monats- oder Quartalsergebnis einigermaßen aussa-gefähig sein soll.
Die hohe Kante: Rückstellungen Nehmen wir einmal an, Sie haben einen Autounfall verschuldet . Die Sachkos-ten des Schadens des Unfallgegners übernimmt die Kfz-Versicherung. Den eigenen Schaden trägt die Kaskoversicherung ebenfalls. Sie haben aber ein Strafverfahren abzuwarten. Auf Grund der Rechtslage müssen Sie mit einer Strafe rechnen. Sie können sagen: „Vielleicht geht es ja gut“. Sicher ist das aber nicht. Das Beste wird sein, dass Sie sich für den negativen Fall schon etwas Geld beiseite legen. Dann machen Sie eine Rückstellung.
Es gibt viele Fälle, in denen eine solche private Rückstellung von Geldmitteln sinn-voll ist. Auch der Unternehmer muss bei der Bilanzerstellung an Rückstellungen denken. Das schreibt sogar der Gesetzgeber vor.
§ 249 HGB
(1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für:
Soll & Haben
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1.Im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im fol-genden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden.
2.Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.
Rückstellungen dürfen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung auch gebildet werden, wenn die Instandhaltung nach Ablauf der Frist nach Satz 2 Nr. 1 innerhalb des Geschäftsjahres nachgeholt werden.
(2) Rückstellungen dürfen außerdem für ihrer Eigenart nach genau umschriebe-ne, dem Geschäftsjahr oder einem früheren Geschäftsjahr zuzuordnende Auf-wendungen gebildet werden, die am Abschlussstichtag wahrscheinlich oder si-cher, aber hinsichtlich ihrer Höhe oder des Zeitpunkts ihres Eintritts unbestimmt sind.
(3) Für andere als die in den Absätzen 1 und 2 bezeichneten Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst wer-den, soweit der Grund hierfür entfallen ist.
Demnach gibt es zwei Arten von Rückstellungen:
• Rückstellungen mit bestehenden Verpflichtungen Dritten gegenüber. Das können zum Beispiel Steuerrückstellungen oder Prozesskostenrückstellun-gen sein.
Rückstellungen ohne bestehende Verpflichtung Dritten gegenüber – die Rückstel-lungen sind in der Höhe und auch hinsichtlich des Empfängers nicht bekannt (etwa Garantierückstellungen).
Nach § 249 Abs.1 HGB besteht also eine Passivierungspflicht für die aufgeführten Rückstellungen, das heißt, sie müssen auch in der Bilanz erscheinen (natürlich auf der Passivseite). Es gibt aber auch Rückstellungen, die man bilden „darf“ (ebenfalls § 249 Abs.1 HGB, letzter Satz), zum Beispiel für Instandhaltungsaufwendungen. Ein Passivierungswahlrecht besteht auch bei solchen Rückstellungen, die Aufwen-dungen für das alte Geschäftsjahr betreffen. (§ 249 Abs.2 HGB). Anders als bei den Sonstigen Verbindlichkeiten stehen Sachverhalt und / oder Betrag nicht so eindeutig fest.
Sobald der Grund für die Bildung entfällt oder der erwartete Fall eintritt, sind die Rückstellungen aufzulösen. Idealerweise werden die Buchungen von Rückstellun-gen erst beim Jahresende vorgenommen. Erst beim Ablauf des alten Jahres ist ja klar, dass in diesem Geschäftsjahr der Fall, für den die Rückstellung bestimmt ist, nicht mehr eintritt.
Beispiel: Eine Lohnsteuerprüfung des Finanzamtes hat im Dezember stattgefun-den. Das Ergebnis der Prüfung lässt eine Nachzahlung in Höhe von 1.500,-- Euro
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erwarten. Zulasten des Kontos Gesetzliche Soziale Aufwendungen ist eine Rück-stellung in die Bilanz aufzunehmen.
6110 Gesetzliche Soziale Aufwendungen, 1.500,-- Euro
an 3070 Sonstige Rückstellungen, 1.500,-- Euro.
Die Gesetzlichen Sozialen Aufwendungen fließen über die Gewinn- und Verlust-rechnung in das Ergebnis ein, die Rückstellungen werden über die Schlussbilanz abgeschlossen.
Im neuen Jahr wird die Bilanz wieder in Konten aufgelöst. Folgt beispielsweise am 12. Februar dann der Steuerbescheid über 1.200,-- Euro, so wird wie folgt ge-bucht:
3070 Sonstige Rückstellungen, 1.500,-- Euro
an 1800 Bank, 1.200,-- Euro
und an 7400 außerordentliche Erträge, 300,-- Euro
Die tatsächliche Steuerschuld war also niedriger. Wäre sie höher ausgefallen, etwa 1.800,-- Euro, so müsste folgendermaßen gebucht werden:
3070 Sonstige Rückstellungen, 1.500,-- Euro
und 7500 Außerordentliche Aufwendungen, 300,-- Euro
an 1800 Bank, 1.800,-- Euro
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz Die Bilanz wurde bereits in einem einführenden Kapitel – zusammen mit der In-ventur – besprochen. Das Thema Bewertungen kam in einigen Abschnitten bereits einige Male zur Sprache. Im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss muss es aber noch einmal aufgegriffen werden.
Folgende Fragen zeigen exemplarisch, welche Überlegungen beim Jahresabschluss angestellt werden müssen:
• Die Artikel am Lager stammen aus unterschiedlichen Lieferungen, die zu unterschiedlichen Preisen bezogen wurden. Welchen Preis nimmt man für die Bewertung des Lagerbestandes an?
• Wie werden Wertpapiere und Devisen behandelt? Welcher Kurs ist hier an-zunehmen?
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• Es gibt Kunden, die schon lange nicht mehr zahlen. Bei einigen läuft mögli-cherweise schon das Mahnverfahren. Wie sind diese Forderungen zu bewer-ten?
Für Luca Pacioli war das vor 500 Jahren noch verhältnismäßig einfach:
Pacioli sagt: „Alle Juwelen und Waren, die Dir eigen gehören und die Du erworben hast, oder die Dir durch Testament zurückgelassen oder Dir geschenkt wurden, müssen, eins von dem anderen gesondert, in barem Gelde geschätzt werden ...
Alle Immobilien, die Du besitzt und die Dein Eigentum sind, z.B. Häuser, Liegen-schaften, Läden, hast Du, wie z.B. besagtes Haus, zum Schuldner zu machen und den Wert nach Deinem Gutdünken in barem Gelde zu schätzen ...“
Das HGB gibt in den Paragrafen 252 – 256 Bewertungsvorschriften. Einige Stellen daraus wurden bereits zitiert. Eine vollständige Wiedergabe macht wenig Sinn, dafür aber eine Zusammenfassung der wichtigsten Regeln:
1. Die Eröffnungsbilanz des neuen Jahres und die Schlussbilanz müssen über-einstimmen.
2. Bei der Bewertung ist von der Fortführung der Unternehmenstätigkeit aus-zugehen (wenn nicht eindeutig etwas Anderes abzusehen oder beschlossen ist).
3. Alle Vermögensgegenstände müssen „einzeln“ bewertet werden.
4. Es muss vorsichtig bewertet werden. Alle am Abschlussstichtag bekannten oder entstandenen Risiken sind in die Bewertung einzubeziehen.
5. Gewinne dürfen nur berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind.
6. Aufwendungen und Erträge sind unabhängig von den Zeitpunkten der ent-sprechenden Zahlungen zu berücksichtigen (siehe dazu den Abschnitt „Zeit-liche Abgrenzungen“ in diesem Kapitel)
7. Einmal angewandte Bewertungsmethoden müssen auch in Zukunft beibe-halten werden.
Bei der Bewertung selbst sind darüber hinaus verschiedenen „Prinzipien“ zu be-achten:
• Das strenge Niederstwertprinzip: Die Bewertung zum niedrigsten Wert ist zwingend vorgeschrieben. Dies gilt für das Umlaufvermögen.
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• Das gemilderte Niederstwertprinzip: Es wird grundsätzlich wie beim stren-gen Niederstwertprinzip gehandhabt. Eine vorübergehende und nicht nach-haltige Wertminderung muss aber nicht berücksichtigt werden. Dies gilt für das Anlagevermögen.
• Das Höchstwertprinzip: Gilt für die Passivseite der Bilanz und bezieht sich wesentlich auf die Schulden.
Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung Wenn die Geschäfte oder Unternehmungen erfolgreich verlaufen sind, schließt das Geschäftsjahr mit einem Gewinn ab. Nun ist zwar heute die Gewinnerzielung nicht die einzige Motivation, unternehmerisch tätig zu werden, mindestens aber zur Un-ternehmenserhaltung sollte sie mit im Vordergrund stehen.
Pacioli sagt: „Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder Han-delnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe. Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.“
Aber nicht nur der Unternehmer, der Kapitalgeber oder der Inhaber eines Betriebes ist am Gewinn interessiert – auch der Staat. Schließlich ist dieser Gewinn Grundla-ge für die „Einkommensbesteuerung“.
§ 4 EStG
(1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahrs und dem Betriebsvermögen am Schluss des vor-angegangenen Wirtschaftsjahrs, vermehrt um den Wert der Entnahmen und ver-mindert um den Wert der Einlagen ...
(3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen ...
Bei einer Einzelunternehmung ist die Buchung des Gewinns für den Buchhalter kein Problem. Das Gewinn- und Verlustkonto wird über das Privatkonto abge-schlossen. Das Privatkonto ist ein Unterkonto des Kapitalkontos, und so wirkt sich die Veränderung des Privatkontos direkt in der Bilanz auf der Passivseite aus. Die Gewinnverteilung in anderen Gesellschaften ist etwas komplizierter und soll zu-mindest ansatzweise an dieser Stelle betrachtet werden.
Sind mehrere Gesellschafter vorhanden (zum Beispiel in einer OHG oder KG), so muss das in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelte Kapital auf die Konten der Gesellschafter verteilt werden. Diese Gesellschafterkonten sind sozusagen Un-
Soll & Haben
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terkonten des Kapitalskontos. Wie die Verteilung des Kapitals vorgenommen wird, regelt entweder der Gesellschaftervertrag oder das Gesetz. Bei der OHG schreibt dieses zum Beispiel vor:
§ 121 HGB
(1) Von dem Jahresgewinne gebührt jedem Gesellschafter zunächst ein Anteil in Höhe von vier vom Hundert seines Kapitalanteils. Reicht der Jahresgewinn hierzu nicht aus, so bestimmen sich die Anteile nach einem entsprechend nied-rigeren Satze.
(2) Bei der Berechnung des nach Absatz 1 einem Gesellschafter zukommen-den Gewinnanteils werden Leistungen, die der Gesellschafter im Laufe des Geschäftsjahrs als Einlage gemacht hat, nach dem Verhältnisse der seit der Leistung abgelaufenen Zeit berücksichtigt. Hat der Gesellschafter im Laufe des Geschäftsjahrs Geld aus seinem Kapitalanteil entnommen, so werden die ent-nommenen Beträge nach dem Verhältnis der bis zur Entnahme abgelaufenen Zeit berücksichtigt.
(3) Derjenige Teil des Jahresgewinns, welcher die nach den Absätzen 1 und 2 zu berechnenden Gewinnanteile übersteigt, sowie der Verlust eines Geschäfts-jahres wird unter die Gesellschafter nach Köpfen verteilt.
Es wird also zunächst eine Verzinsung der Kapitaleinlage von 4 % vorgenommen. Der Rest des Gewinns – oder auch der Verlust – wird nach Köpfen verteilt.
Beispiel:
Vier Gesellschafter sind an einer OHG mit folgenden Einlagen beteiligt:
• Weber mit 20.000 Euro
• Schmitz mit 30.000 Euro
• Schumann mit 35.000 Euro und
• Keller mit 15.000 Euro. Keller ist außerdem Geschäftsführer und erhält vorab aus dem Gewinn 10.000 Euro.
Die folgende Tabelle zeigt, wie ein Gewinn von 80.000,-- Euro aufgeteilt wird und das Kapital verändert unter der Voraussetzung, dass keine „Entnahme“ stattgefun-den hat (siehe dazu § 121 Abs. 2 HGB):
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Gesell-schaf-ter
An-fangs-Kapital
Ge-schäfts-
führer-
anteil
Verzin-sung der Einlage mit 10 %
Rest-vertei-lung
Ge-samt-Gewinn-anteil
End-kapi-tal
Weber 20.000 800 16.500 17.300 37.300
Schmitz 30.000 1.200 16.500 17.700 47.700
Schu-mann
35.000 1.400 16.500 17.900 52.900
Keller 15.000 10.000 600 16.500 27.100 42.100
Die Buchungen, die zum Jahresende stattfinden, lauten folgendermaßen:
Gewinn- und Verlustkonto, 80.000,-- Euro
an 2001 Kapitalkonto Weber, 17.300,-- Euro und
an 2002 Kapitalkonto Schmitz, 17.700,-- Euro und
an 2003 Kapitalkonto Schumann, 17.900,-- Euro und
an 2004 Kapitalkonto Keller, 27.100 Euro.
Bei Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) sieht es etwas anders aus. Es gibt keine Ge-sellschafterunterkonten innerhalb des Eigenkapitals der Bilanz. Geführt wird ein Eigenkapitalkonto, das die Kapitaleinlagen zum Nennwert (bei der AG) enthält. Au-ßerdem gehören dazu Konten für Rücklagen. In diese Rücklagen werden Gewinne, die im Laufe des Jahres entstehen, eingestellt. Der Gesetzgeber unterscheidet zwi-schen gesetzlichen Rücklagen (siehe dazu § 150 AktG) und freien Rücklagen (siehe dazu § 58 AktG). In die gesetzlichen Rücklagen müssen beispielsweise jährlich 5 % des Jahresüberschusses eingestellt werden., und zwar so lange, bis 10 % des gezeichneten Kapitals erreicht sind. Bei der GmbH gibt es diese Auflage allerdings nicht. Rücklagen sind zusätzliches Haftungskapital.
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik Wer Buchführung in der Schule oder in Kursen erlernen durfte, hat sicher noch die Erinnerung daran, dass bei umfangreichen Übungsaufgaben der Abschluss mit viel Aufwand verbunden war. Es mussten Striche gezogen, Salden ermittelt über Zwischenkonten auf die Gewinn- und Verlustrechnung und in die Schlussbilanz abgeschlossen werden. Und wenn man Glück hatte, ging es auch noch auf.
Soll & Haben
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Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die Art angeben, wie man von einem Buch in das andre überträgt, wenn man das Buch zu wechseln wünscht, weil es voll geschrieben ist oder weil ein neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen, immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches. Willst Du dies befolgen, so ist größte Sorgfalt notwendig ...“
Diejenigen, die noch die Buchhaltung ohne Computer gepflegt haben, mussten ei-nen ähnlich hohen Aufwand treiben, um einen Abschluss durchzuführen. Heute ist das mit dem Computer einfacher. Es ist – alle vorbereitenden Abschlussarbeiten als durchgeführt vorausgesetzt! – nur ein Menübefehl aufzurufen und wenig später ist der Abschluss durchgeführt.
Gerade weil der eigentliche Abschluss nun sehr leicht durchzuführen ist, sollte viel Sorgfalt auf die vorbereitenden Arbeiten verwandt werden. Grundsätzlich ist fol-gendes Vorgehen beim Jahresabschluss anzuraten:
1. Buchen aller vorhandenen Belege.
2. Prüfen ob noch Belege zu erwarten sind (notfalls anfordern oder Ersatzbele-ge erstellen und buchen)
3. Anlagenbuchhaltung aktualisieren und Abschreibungen buchen (falls dies nicht schon während des Jahres laufend passiert ist).
4. Geschäftsvorfälle auf zeitliche Abgrenzungen prüfen.
5. Rückstellungen bilden wo nötig.
6. Den Abschluss durchführen (probehalber)
7. Mit dem Steuerberater diesen Abschluss durchsprechen und prüfen.
8. Abschließende Buchungen vornehmen
9. Den endgültigen Abschluss durchführen.
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WISO Tipp
Insbesondere wenn Sie mit einem DATEV-Kontenrahmen buchen und nicht selbst sehr solide Buchhaltungs- und Jahresabschlusskenntnisse haben, führen Sie den Abschluss nur bis Schritt 7 durch und überlassen Sie alles Weitere ihrem Steuerberater. Wenn Sie unsicher sind, übergeben Sie ihm eine Diskette mit Ihren Buchhaltungsdaten schon nach Schritt 3 oder 4.
Soll & Haben
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Glossar
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GlossarAbbuchungsverfahren
Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Dieses Verfahren muss der Bank gegenüber dokumentiert werden, das heißt, der Kontoinhaber muss eine schriftli-che Einwilligung gegeben haben. Einer Abbuchung kann der Kontoinhaber inner-halb zwei Wochen nach Abbuchung widersprechen.
Abfindung
Entschädigungszahlungen des Arbeitgebers, die für den Verlust des Arbeitsplatzes durch eine Kündigung geleistet werden. Nicht selten gibt es Abfindung im Rahmen eines Sozialplans.
Abgrenzungen
In der Finanzbuchhaltung werden auch Aufwendungen und Erträge verbucht, die nicht unmittelbar etwas mit der eigentlichen Betriebsleistung zu tun haben. Sol-che betriebs- oder periodenfremden außerordentlichen Aufwendungen oder Erträge müssen von den betriebsbedingten Aufwendungen und Erträgen abgegrenzt wer-den, um eine Verfälschung des Betriebsergebnisses zu vermeiden.
Absatz
auch: Vertrieb. Die letzte Stufe im betrieblichen Leistungsprozess.
Absatzplan
Teil des Gesamtplans eines Unternehmens. Er berücksichtigt die Ziele auf dem Ab-satzmarkt unter Berücksichtigung der realen Marktchancen. Der Absatzplan ist ei-nem permanenten Soll-Ist Vergleich zu unterziehen, um kurzfristig Anpassungen erarbeiten zu können.
Abschreibungen
Vermögensgegenstände werden in der Finanzbuchhaltung abgeschrieben. Man un-terscheidet zwischen planmäßiger Abschreibung, außerplanmäßiger Abschreibung
Soll & Haben
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und steuerrechtlicher Abschreibung. Bei allen Methoden werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die geschätzte Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung verteilt. Üblich sind die lineare Abschreibung, die degressive Abschrei-bung sowie die Leistungsabschreibung.
Akkordarbeit
Wird ein Arbeitsentgelt nicht an der geleisteten Arbeitszeit, sondern an der geleis-teten Arbeitsmenge bemessen, so liegt Akkordarbeit vor.
Aktivierung
Die Buchung auf der Sollseite eines aktiven Bestandskontos in der Buchführung und dem Ansatz eines Aktivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Aktivierung.
Aktivkonto
Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Aktivkonto ist ein Vermögenskonto. Es wird über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen.
Algorithmus
Ein Rechenvorgang mit wiederholender Gesetzmäßigkeit. Insbesondere bei der Pro-grammierung werden Algorithmen für bestimmte Funktionen (beispielsweise Such-vorgänge) eingesetzt.
Anhang
Kapitalgesellschaften müssen in ihrem Jahresabschluss neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung in einem Anhang Erläuterungen zu den Posten der Bilanz und der GuV aufführen. Je nach Größe der Gesellschaft sind auch noch weitere Angaben zu machen (z.B. ausstehende Einlagen, Sonderposten mit Rück-lagenanteil).
Anlagenbuchführung
Das Anlagevermögen eines Unternehmens besteht aus Sachanlagen, Finanzanlagen und immateriellen Vermögensgegenstände. Die Anlagenbuchführung erfasst die
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Glossar
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Sachanlagen eines Unternehmens und führt dieses solange auf, wie es im Unter-nehmen enthalten und/oder eingesetzt ist. Ein Anlagespiegel mit einer Übersicht der Abschreibungen und des Restwertes gehört in den Anhang zur Bilanz.
Anlagevermögen
Das Anlagevermögen eines Unternehmens wird auf der Aktivseite der Bilanz auf-geführt.
Anschaffungskosten
Mit Anschaffungskosten bezeichnet man die Aufwendungen, die geleistet werden müssen, um ein Wirtschaftsgut zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.
Anwesenheitsprämie
Eine Sondervergütung, die der Arbeitnehmer neben seiner vertraglich oder tariflich vereinbarten Vergütung dafür enthält, dass er während eines bestimmten Zeitrau-mes eine tatsächliche Arbeitsleistung erbringt.
Arbeitgeber
Arbeitgeber ist, wer mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigt. Er ist Gläubiger des Anspruchs auf Arbeitsleistung und Schuldner des Arbeitsentgelts gegenüber dem Arbeitnehmer.
Arbeitnehmer
Wer aufgrund eines privatrechtlichen Vertrages oder eines gleichgestellten Rechts-verhältnisses zur Arbeit verpflichtet ist, wird als Arbeitnehmer bezeichnet. Neben der wirtschaftlichen herrscht auch eine persönliche Abhängigkeit durch die Einbin-dung in die betriebliche Organisation.
Arbeitsentgelt
Alle laufenden und/oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung zählen zum Arbeitsentgelt.
Soll & Haben
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Arbeitslosenversicherung
Alle Arbeiter und Angestellte sind grundsätzlich in der Arbeitslosenversicherung versicherungspflichtig.
Arbeitspapiere
Dazu gehören die Lohnsteuerkarte, der Sozialversicherungsausweis, das Arbeits-zeugnis, die Arbeitsbescheinigung und ggf. die Unterlagen über vermögenswirksa-me Leistungen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Papiere (außer Zeugnisse und Arbeitsbescheinigungen) dem Arbeitgeber vorzulegen, der sie während der Dau-er der Beschäftigung verwahren muss. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber sie herausgeben. Er haftet bei schuldhaftem Verlust.
Arbeitstage
Die Tage, an denen der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung zur Arbeitsleistung nachkommen muss. Sie sind nicht identisch mit dem Begriff Werktage. Welche Tage als Arbeitstage gelten, ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag.
Arbeitsunfähigkeit
Eine Erkrankung des Arbeitnehmers, die ihn an der Ausübung seiner Tätigkeit hin-dert. Sie führt zur Entgeltfortzahlung und bei längerer Dauer (mehr als 6 Wochen) zur Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse.
Arbeitsvertrag
Dienstvertrag über eine unselbstständige Arbeitsleistung. Parteien sind der Arbeit-geber und der Arbeitnehmer.
Arbeitszeit
Sie ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder kann vom Arbeitgeber einseitig festge-legt werden. Ein Betriebsrat hat dazu ein Mitbestimmungsrecht.
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Glossar
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Aufbewahrungsfristen
Buchführungsunterlagen müssen innerhalb bestimmter Fristen aufbewahrt werden (lt. § 257 HGB). 10 Jahre müssen aufbewahrt werden: Handelsbücher (Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse), Lageberichte, Konzernabschlüsse und Kon-zernlageberichte. 6 Jahre müssen aufbewahrt werden: empfangene Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
Außerordentliche Erträge
Diese Erträge fallen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit an. Sie beruhen auf Ereignissen, die ungewöhnlich in der Art sind und selten vorkommen. Dazu gehören u.a.: Erträge aus dem Verkauf von Betriebsteilen, Erträge aus dem Verkauf von Beteiligungen, einmalige Zuschüsse der öffentlichen Hand.
Bankeinzugsverfahren
Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Natürlich muss der Kontoinhaber damit einverstanden sein. Er kann dieser Abbuchung innerhalb von 6 Wochen nach Abbuchung widersprechen.
Beitragsbemessungsgrenzen
Arbeitsentgelte die die Beitragsbemessungsgrenze, die jährlich neu angepasst wird, übersteigen, werden bei der Beitragsermittlung zu den Sozialversicherungen nicht mitberücksichtigt.
Beleg
Schriftstück, das dem zu buchenden Geschäftsvorfall zugrunde liegt und dieses „belegt“. Eine Regel aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ist: Keine Buchung ohne Beleg.
Beschaffung
Die Tätigkeiten des Unternehmens zur Deckung der durch die Unternehmenstätig-keit entstehenden materiellen Bedürfnisse. Die Beschaffung von Waren (Rohstoffen
Soll & Haben
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und so weiter) ist nur ein Teil, die Beschaffung von Personal (Arbeitskräften) und Finanzmitteln (Finanzierung) gehört ebenfalls dazu.
Beschaffungspreis
auch: Bezugspreis, Einstandspreis. Der Rechnungspreis einer Ware zuzüglich der Beschaffungskosten (Bezugskosten) wie zum Beispiel Transportkosten, Verpa-ckungskosten, Versicherungen.
Bestandskonten
Entstehen aus der Auflösung der Bilanz zu Beginn eines Geschäftsjahres. Sie neh-men die Anfangsbestände aus der Bilanz auf.
Bestandsveränderungen
Die Umsatzerlöse einer Periode entsprechen nicht den gesamten betrieblichen Leis-tungen. Es sind auch Bestandsveränderungen bei Beständen an noch nicht ver-kauften eigenen Erzeugnissen zu berücksichtigen. Wurde mehr verkauft, als an produzierten Waren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer negativen (Lagerbestand wurde abgebaut), wurde weniger verkauft, als an produzierten Wa-ren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer positiven Bestandsveränderung (Lagerbestand wurde aufgebaut).
Bestellmenge, optimale
Die Warenmenge, bei deren Höhe am kostengünstigsten eingekauft wird. Dabei ist aber nicht nur der Preis je Einheit zu berücksichtigen, sondern auch die Lagersitu-ation (Lagerfläche, Lagerkosten und so weiter).
Bestellpunkt
Der Zeitpunkt, der bei einer optimalen Lagerhaltung unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Bestellmengen und der Widerbeschaffungszeit eine neue Bestel-lung aufgegeben werden muss.
Betriebsanalyse
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Glossar
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Eine kritische Untersuchung eines Betriebs sowohl intern als auch extern. Ziel ist eine verbesserte Organisation (intern) und ein besseres Erscheinungsbild des Un-ternehmens (extern).
Betriebsergebnis
Das Betriebsergebnis ergibt sich aus der Gewinn- oder Verlustrechnung. Es kann nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren ermittelt werden.
Betriebsprüfung
Die ordnungsmäßige Einbehaltung der Lohnsteuer wird vom Finanzamt in regelmä-ßigen Abständen in Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung geprüft. Der Arbeit-geber hat eine Mitwirkungspflicht bei der Prüfung. Die Sozialversicherungsbeiträge werden von den Rentenversicherungsträgern (seit 1996) geprüft. Diese Prüfungen finden mindestens alle vier Jahre statt.
Betriebsstoffe
Güter, die im betrieblichen Produktionsprozess verbraucht werden und dabei nicht Bestandteil des erzeugten Produkts werden (Heizöl, Öl für Maschinen, Büromaterial und so weiter).
Bilanz
Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unterneh-mens an einem bestimmten Tag (Stichtag) in Form eines Kontos. Anders als beim Inventar sind nur die Gesamtwerte der Vermögensteile und Schulden aufgeführt. Die Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses (zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung und des Lageberichts). Die Bilanz wird in der Form eines T-Kontos ausgeführt. Die linke Seite heißt Aktiva und enthält das Vermögen, die rechte Seite heißt Passiva und enthält die Schulden. Man sagt auch: Die Passivseite zeigt die „Mittelherkunft“, die Aktivseite die „Mittelverwendung“ an.
Break-Even-Point
Soll & Haben
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Die Nutzschwelle vor Erreichen des Gewinns. Bei seinem Erreichen sind sowohl die fixen als auch die variablen Kosten durch die Erlöse gedeckt.
Buchführung
Gemeint ist in der Regel die doppelte Buchführung. Sie ist eine lückenlose Aufzeich-nung aller Geschäftsvorfälle. Auf diese Weise kann der Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden ständig ermitteln. Der Gesetzgeber schreibt die Buchführung ab einem bestimmten Rahmen vor. Trifft die Buchführungspflicht nicht zu, so kann auch eine vereinfachte Aufzeichnung zur Gewinnermittlung geführt werden (so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung).
Buchung
Eine Buchung ist in der Finanzbuchhaltung das schriftliche Festhalten eines Ge-schäftsvorfalls auf den Konten. Es werden (bei der doppelten Buchhaltung) immer zwei Konten berührt.
Debitor
Kunde. Begriff aus der Buchhaltung. Unter Debitoren versteht man heute alle For-derungen (also die Schuldner des Unternehmens). Sie werden in der so genannten Debitorenbuchführung verwaltet. Dabei handelt es sich um Unterkonten zum For-derungskonto.
Direktversicherung
Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer eine Lebensversicherung auf das Leben des Arbeitnehmers ab, dann liegt eine Direktversicherung vor. Sie dient der langfristigen Altersvorsorge und sie ist in der Regel steuerlich begünstigt.
Dumpingpreise
Preise, die so gestaltet sind, dass sie durch ihren extrem niederen Ansatz Kon-kurrenzprodukte gefährden. Sie liegen oft unter den Einstandspreisen und werden eingesetzt, um einen Marktanteil zu gewinnen. Anschließend sollen die Preise sich wieder am Markt orientieren, was oft aber nicht so leicht wieder zu realisieren ist.
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Glossar
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Einführungsrabatt
Wird bei der Einführung eines neuen Produkts dem Handel gewährt, um verstärkte Verkaufsaktivitäten anzuregen.
Einnahmen-Überschussrechnung
Wenn nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften die Verpflichtung besteht, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, so kann die Einnahmen-Über-schussrechnung zur Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG angewandt werden.
Einzelhandel
Der Einzelhändler bezieht seine Waren vom Großhändler oder Hersteller und ver-kauft Sie an private Haushalte (Endverbraucher). Einzelhandelsgeschäfte gibt es in vielen Facetten: das Fachhandelsgeschäft, Supermärkte, Kaufhäuser. Eine besonde-re Form des Einzelhandels ist der Versandhandel.
Entnahmen
Wirtschaftsgüter, die der Steuerpflichtige dem Betrieb entnimmt (Barmittel, Waren oder Leistungen), zählen zu den Entnahmen und müssen als Einkünfte versteuert werden (EStG § 4 Abs.1).
Erfolgskonten
Die Aufwendungen und Erträge werden im Laufe des Geschäftsjahres auf den Auf-wands- und Ertragskonten – den sog. Erfolgskonten – gebucht. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Salden dieser Konten als Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Ersatzkassen
Zu den gesetzlichen Krankenkassen gehören neben den Allgemeinen Ortskranken-kassen (AOK), Betriebs- und Innungskrankenkassen, Seekrankenkassen, landwirt-schaftlichen Krankenkassen und der Bundesknappschaft die Ersatzkassen. Sie füh-ren die Krankenversicherung nach den gleichen Rechtsvorschriften.
Soll & Haben
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Erträge
Erträge sind der in Geld bewertete Wertzugang in einer Periode. Sie erhöhen das Reinvermögen eines Unternehmens.
Fertigprodukt
Ein Fertigprodukt hat den betrieblichen Produktionsprozess (in einem Industrie- oder Handwerksbetrieb) durchlaufen und wird zum Verkauf angeboten. In einem anderen Unternehmen kann es aber ein Bestandteil für eine weitere Fertigung sein.
Forderungen
Bezeichnet das Recht von einem anderen, aufgrund eines Schuldverhältnisses eine Leistung zu fordern (BGB § 241).
Geldwerter Vorteil
Wenn einem Arbeitnehmer Lohn nicht in Form von Barlohn, sondern in Form von Sachlohn zufließt, spricht man vom geldwerten Vorteil.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens können dann vollständig im Jahr der Anschaffung oder Her-stellung als Betriebsausgabe abgeschrieben werden, wenn der Wert des einzelnen Wirtschaftsgutes 410 Euro nicht übersteigt. Solche Güter werden geringwertige Wirtschaftsgüter genannt.
Gesamtkostenverfahren
Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkosten-verfahren aufgestellt werden. Beim Gesamtkostenverfahren werden die Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Gesamtumsatzrabatt
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Glossar
183
Wird dem Wiederverkäufer am Ende eines Jahres auf den Gesamtumsatz gewährt. Oft mit der Erreichung eines Mindestumsatzzieles verbunden.
Gewerbe
Jede auf Dauer angelegte selbstständige wirtschaftliche Tätigkeit mit der Absicht, Gewinn zu erzielen.
Gewinn
Die positive Differenz zwischen Umsatz (Erlös) und Kosten. In einer differenzier-teren Betrachtung wird vom Umsatz zunächst der Wareneinsatz abgezogen (das heißt, die Produkte, die zuvor selbst eingekauft wurden. Bei einem Industriebetrieb sind es die Herstellungskosten). Dann sind die sonstigen betrieblichen Kosten (ein-schließlich der Personalkosten) zu subtrahieren. Was bleibt, ist der Gewinn.
Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres. Sie bildet zusammen mit der Bilanz den Jahres-abschluss.
Gratifikation
Sonderzuwendungen des Arbeitgebers zu bestimmten Anlässen (z.B. Jubiläen) die zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt werden.
Großhandel
Dienstleistungsbetrieb und eine dem Einzelhandel vorgeschaltete Handelsstufe. Der Großhandel kauft von Herstellern und Produzenten große Warenmengen und gibt sie in kleineren Einheiten an Wiederverkäufer (Einzelhandelsbetriebe) ab.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Das Handelsgesetzbuch schreibt vor (HGB § 238), dass die kaufmännische Buch-führung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu führen ist. Wichtige Grundsätze sind:
Soll & Haben
184 184
• Keine Buchung ohne Beleg
• Die Belege sind zeitnah zu erfassen (zu buchen)
• Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht geordnet und verständlich sein.
• Wenn Buchungen und Aufzeichnungen verändert (korrigiert) werden, so muss dies erkennbar und nachvollziehbar sein.
Handelsbetriebe
(allgemein) sind Dienstleistungsbetriebe zur Beschaffung und Verteilung von Wa-ren.
Handelsregister
Ein beim Amtsgericht geführtes Verzeichnis, in das sich alle Vollkaufleute eintra-gen lassen müssen, deren Unternehmen zur Buchführung verpflichtet sind.
Handelsspanne
Differenz zwischen Beschaffungspreis und Verkaufspreis (im Handelsbetrieb).
Handelsvertreter
Selbstständige Gewerbetreibende, die ständig damit betraut sind, anderen Unter-nehmern Geschäfte zu vermitteln oder im Namen der Unternehmer abzuschließen ($ 84 – 92 c HGB).
Herstellungskosten
Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten entstehen. Sie setzen sich zusammen aus den Einzelkosten der Ferti-gung und den Fertigungsgemeinkosten.
Industriebetrieb
185
Glossar
185
Dient der Herstellung (Produktion) von Gütern. In der Grundstoffindustrie werden Güter für ihr nachfolgende Produktionsstufen hergestellt. In der Investitionsgüter-industrie werden Maschinen, Fahrzeuge, Schiffe und andere hergestellt, also Gü-ter, die in der Konsumgüterindustrie zur Fertigung von Verbrauchsgütern benötigt werden.
Inventur/Inventar
Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres hat jeder Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden genau zu verzeichnen. Den Vorgang nennt man Inventur, die tabellarische Auflistung das Inventar. Es bildet die Grundlage für die Bilanz.
Investition
Langfristige Verwendung von Kapital zur Beschaffung von Sachanlagevermögen.
Jahresabschluss
Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres muss ein das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellender Abschluss an-gefertigt werden. Dieser besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrech-nung, in manchen Fällen aus einem zusätzlichen Anhang und Lagebericht.
Kalkulation
Preisfindung für einen Artikel. Dem Einstandspreis werden verschiedene interne Kostenfaktoren und eine Gewinnspanne zugerechnet. Berücksichtigt werden sollten auch Zahlungsvorteile, die den Kunden gewährt werden, etwa Skonti.
Konditionen
Bedingungen, zu denen ein Geschäft zwischen Kaufleuten abgeschlossen wird.
Konkurs
Gerichtliches Verfahren zur zwangsweisen Aufteilung des gesamten Vermögens eines zahlungsunfähigen Schuldners an seine Gläubiger.
Soll & Haben
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Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ist ein Organisations- und Gliederungsplan für das Rechnungs-wesen. Diese Kontenrahmen liegen heute in standardisierten Formen vor (z.B. In-dustriekontenrahmen IKR, Kontenrahmen der DATEN SKR 01, 02, 03, 04).
Konto
Zweiseitige Aufstellung, auf der in der doppelten Buchführung die einzelnen Ge-schäftsvorfälle gebucht werden. Die linke Seite wird als Sollseite, die rechte Seite als Habenseite bezeichnet. Zu- und Abgänge werden immer auf verschiedenen Sei-ten dargestellt.
Kosten
Die für die betriebliche Leistungserstellung (Beschaffung, Produktion, Absatz) not-wendigen und in Geld bewerteten Aufwendungen.
Krankengeld
Arbeitnehmer bekommen ab dem Zeitpunkt, ab dem die Entgeltfortzahlung des Ar-beitgebers entfällt Krankengeld von ihrer gesetzlichen oder privaten Krankenkas-se, wenn eine Krankheit vorliegt oder eine Rehabilitationsmaßnahme durchgeführt wird.
Kreditoren
Unter dem Begriff Kreditoren werden alle kreditgewährenden Gläubiger zusam-mengefasst. Den größten Teil machen in einem Unternehmen die kreditgewäh-renden (Waren-) Lieferanten aus. Sie werden in der sog. Kreditorenbuchführung verwaltet.
Lagerbuchhaltung
Nebenbuchhaltung, die eine Übersicht über (Waren-) Bestände und deren Verän-derung führt.
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Glossar
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Lagerhaltung
Vorübergehende Lagerung materieller Güter. Industriebetriebe lagern Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, sowie die fertigen Erzeugnisse vor dem Abverkauf an Groß-händler und Verbraucher. Der Handel lagert Fertigprodukte zur Abgabe an andere Händler oder Verbraucher.
Lieferbedingungen
Konditionen, die Einzelheiten der Vertragsabwicklung zwischen den Vertragspartei-en festlegen. Sie regeln insbesondere die Art und Weise der Lieferung einer Ware.
Liquidität
Die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens.
Lohn
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer eine Leistungsvergütung zu zahlen – den Lohn. Dieser Begriff wird allerdings in der Regel für die Vergütung an Arbeiter benutzt. Für Angestellte wird der Begriff Gehalt verwendet.
Lohnkonto
Hauptbestandteil der Lohnunterlagen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Zu verstehen ist darunter eine Aufstellung der persönlichen Daten des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit seiner Arbeits-tätigkeit und der dafür gezahlten Arbeitsvergütung.
Lohnsteuer
Einkommensteuer, die bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit durch direk-ten Abzug vom Arbeitslohn erhoben wird.
Lohnsteueranmeldung
Nach § 41 a EStG muss der Arbeitgeber regelmäßig die einbehaltene oder pauscha-lierte Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt anmelden und abführen.
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Lohnsteuerkarte
Wird von der Wohnsitzgemeinde des Arbeitnehmers bis Ende Oktober des laufen-den Jahres für das Folgejahr ausgestellt und zugesandt. Sie enthält die wesentlichen Merkmale für die Lohnversteuerung (Lohnsteuerklasse, Familienstand, Kinderzahl, Religionsgemeinschaft) und ist beim Arbeitgeber vorzulegen.
Mängelrüge
Anzeige des Käufers an den Verkäufer, dass die gelieferte Ware einen Mangel hat.
Markenartikel
Güter, die mit einem Markenzeichen (Firmenname, Logo) ausgestattet sind und in gleich bleibender Aufmachung und Qualität über einen längeren Zeitraum verkauft werden.
Marktanteil
Der Anteil am gesamten Volumen eines Marktes, den eine Firma mit ihren Produk-ten hat.
Mutterschutz
Für Arbeitnehmerinnen gewährt das Mutterschutzgesetz einen besonderen arbeits-rechtlichen Schutz für die Zeit vor und nach der Geburt. Es muss vom Arbeitgeber an geeigneter Stelle im Betrieb zur Aussicht ausliegen.
Nachfrage
Menge an Gütern, die der Käufer bei unterschiedlichen Preisen bereit und in der Lage ist, zu erwerben.
Nettoumsatz
Umsatz abzüglich aller Nachlässe und Erlösschmälerungen. Dieser „bereinigte“ Umsatz wird auch als Reinumsatz bezeichnet.
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Glossar
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Neutrale Aufwendungen
Die neutralen Aufwendungen dienen nicht dem eigentlichen Betriebszweck. Zu diesen Aufwendungen gehören: betriebsfremde, kreditgewährende und außerge-wöhnliche Aufwendungen.
Neutrale Erträge
Entstehen nicht durch den eigentlichen Betriebszweck. Darunter fallen u.a. Steuer-erstattung aus dem Vorjahre (periodenfremd), Erträge aus Beteiligungen (betriebs-fremd), Gewinn aus dem Verkauf eines Anlagegutes (außerordentlich). Sie sind das Gegenstück zu den neutralen Aufwendungen.
Passivierung
Buchung auf der Habenseite eines passiven Bestandskontos und der Ansatz eines Passivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Passivierung.
Passivkonto
Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Passivkonto ist ein Schuldenkonto. Es wird über die Schlussbilanz abgeschlossen.
Preis
gibt den Wert eines Gutes in Geld an. Die Preisfindung ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers.
Privatentnahme
Eine Privatentnahme liegt vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter aus dem betrieblichen in den privaten Bereich überführt.
Privatkonto
Soll & Haben
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Bei Einzelfirmen und Personengesellschaften werden für den Einzelunternehmer bzw. die vollhaftenden Gesellschafter so genannte Privatkonten geführt. Auf diesen werden alle Einlagen und Entnahmen gebucht.
Quittung
Schriftliche Empfangsbestätigung des Gläubigers einer Leistung (meist eines Geld-betrags) an den Schuldner.
Rabatt
Preisnachlass beim Einkauf von Waren oder bei der Inanspruchnahme von Dienst-leistungen. Er wird entweder als feststehender Betrag oder als Prozentsatz ange-geben.
Rechnungsabgrenzung
Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Ab-schlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwendungen für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. Auf der Passivseite sind Einnahmen vor dem Ab-schlussstichtag auszuweisen, soweit sie Erträge für eine bestimmte Zeit nach die-sem Tag darstellen.
Rendite
Der Ertrag aus dem angelegten Kapital, in Prozentsätzen ausgedrückt.
Rentenversicherung
Die gesetzliche Rentenversicherung gehört neben der Kranken-, Pflege- und Ar-beitslosenversicherung zu den Sozialversicherungen. Versicherungspflichtig sind grundsätzlich alle, die gegen Arbeitsentgelt oder zu ihrer Berufsausbildung be-schäftigt sind. Auch die freiwillige Versicherung in der gesetzlichen Rentenversi-cherung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Rücklagen
191
Glossar
191
Rücklagen wurden bei Kapitalgesellschaften aus rechtlichen und betriebswirtschaft-lichen Gründen zur Deckung noch nicht entstandener Verbindlichkeiten gebildet. Sie sind Bestandteil des Eigenkapitals und steuerlich nicht abzugsfähig.
Rückstellungen
Durch die Bildung von Rückstellungen werden Ausgaben und Verluste, die wirt-schaftlich das abgelaufene Jahr betreffen, periodengerecht abgegrenzt. Es erfolgt keine endgültige Gewinnkorrektur, sondern lediglich eine Gewinnverlagerung auf das Jahr, das wirtschaftlich mit diesem Aufwand belastet werden soll.
Sachbezüge
Das sind Lohnbestandteile, die nicht in Geld, sondern in Naturalien gewährt wer-den. Sie sind steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Skonto
Für die Zahlung einer Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist wird oftmals ein Abzug gewährt, der Skonto genannt wird. Damit soll ein Anreiz zur frühzeitigen Zahlung gegeben werden.
Sonstige Forderungen
Bei den Sonstigen Forderungen erfolgt der Ertrag im alten Jahr, während die Ein-nahme erst im neuen Jahr erfolgt.
Sonstige Verbindlichkeiten
Bei den Sonstigen Verbindlichkeiten handelt es sich um Aufwendungen, die im alten Jahr entstanden sind und deren Zahlungen erst im neuen Jahr erfolgen.
Sortiment
Warenangebot und –auswahl eines Unternehmens. Das Sortiment eines Händlers umfasst alle von ihm angebotenen Waren.
Soll & Haben
192 192
Sozialversicherungsausweis
Einen Sozialversicherungsausweis erhalten alle Arbeitnehmer in der Bundesrepu-blik Deutschland, um dem Missbrauch von Sozialleistungen vorzubeugen. Er wird von der gesetzlichen Rentenversicherung ausgestellt.
Stornobuchung
Unter einer Stornobuchung versteht man das Rückgängigmachen einer Buchung. Dabei muss die ursprüngliche Buchung kenntlich bleiben. Am sichersten ist es, die Stornobuchung in der Form einer Umbuchung zu machen. (Die ursprüngliche Bu-chung wird mit umgekehrtem Buchungssatz wiederholt. Anschließend erfolgt die neue, richtige Buchung.
Teilzeitarbeit
Sie liegt vor, wenn die regelmäßige Arbeitszeit kürzer ist als die regelmäßige Wo-chenarbeitszeit vergleichbarer vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer.
Umsatz
(auch: Erlös). Wert, der innerhalb einer Periode (Monat, Jahr) die verkauften Pro-dukte eines Unternehmens in Geld bewertet.
Umsatzkostenverfahren
Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkostenver-fahren aufgestellt werden. Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen die Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen gegenübergestellt.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auf jeder Wirtschaftsstufe auf eine Ware oder Leistung er-hoben. Durch den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer, die auf einer Vorstufe ent-standen ist, wird jeweils nur der Mehrwert der Ware oder Leistung besteuert. Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer.
193
Glossar
193
Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten sind Schulden Dritten gegenüber. Es wird zwischen langfristigen (z.B. Darlehnsverbindlichkeiten) und kurzfristigen Verbindlichkeiten (Lieferanten-verbindlichkeiten) unterschieden.
Zahlungsbedingungen
Konditionen, die die Art und Weise der Zahlungsabwicklung zuwischen Käufer und Verkäufer regeln. Dazu gehören vor allem die Vereinbarungen über die Fälligkeit der Zahlungen.
Zeitlohn
Der Arbeitnehmer wird rein nach der geleisteten Arbeitszeit bezahlt.
Im Buch benutzte KontenDie in den Beispielen benutzten Konten sind im Folgenden noch einmal in einer Übersicht aufgelistet. Diese Kontenzusammenstellung entspricht in keinster Weise einem kompletten Kontenrahmen, wie er für die Praxis zu gebrauchen ist. Für die Beispiele und zur Einführung in die Buchführung ist diese Zusammenstellung aber ausreichend. Die Gliederung wurden dem SKR 04 angelehnt.
0200 Grundstücke
0400 Maschinen und Anlagen
0520 PKW
1100 Fertigerzeugnisse
1200 Forderungen
1220 Sonstige Forderungen
1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen
1401 Anrechenbare Vorsteuer 7 %
1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 %
1600 Kasse
1800 Bank
Soll & Haben
194 194
1900 Aktive Rechnungsabgrenzung
2000 Festkapital (Eigenkapital)
2100 Privatkonto
2130 Eigenverbrauch
2180 Privateinlagen
3070 Sonstige Rückstellungen
3310 Verbindlichkeiten
3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln
3801 Umsatzsteuer 7 %
3805 Umsatzsteuer 16 %
4000 Umsatzerlöse
4600 Eigenverbrauch
4700 Erlösschmälerungen
4740 Gewährte Boni
4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse
4820 Andere aktivierte Eigenleistungen
4830 Sonstige Erträge
4846 Erlöse aus Anlagenverkäufen 16 %
5100 Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5200 Wareneinkauf
5720 Nachlässe
5730 Erhaltene Skonti
5740 Erhaltene Boni
5800 Anschaffungsnebenkosten
6110 Gesetzliche soziale Aufwendungen
6220 Abschreibungen auf Sachanlagen
6570 KfZ-Steuer
6710 Verpackungsmaterial
195
Glossar
195
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs
7100 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
7340 Diskontaufwendungen
7400 Außerordentliche Erträge
7500 Außerordentliche Aufwendungen
7685 Kfz-Steuer
Soll & Haben
196 196
197
Index
197
Index
AAbgabenordnung ............................................................................... 21, 33, 51, 153Abgrenzung ........................................................................................................... 25Absatzleistungen ................................................................................................. 141ADV ...................................................................................................................... 51AfA .............................................................................................................. 155, 156AG ............................................................................................................... 121, 169Aktiva ................................................................................................ 40, 44, 76, 179Aktivierung ................................................................................................. 119, 174Anfangsbestand ....................................................................................... 55, 85, 144Anlagenbuchführung ........................................................................................... 174Anlagevermögen ........................................................................................... 41, 175Anschaffungskosten ............................................................................................ 175Anschaffungsnebenkosten .................................................................... 62, 121, 123AO ..................................................................................................... 22, 33, 51, 153Arbeitsentgelt ...................................................................................................... 175Arbeitskosten ...................................................................................................... 140Arbeitslosenversicherung .............................................................................. 89, 176Arbeitsunfähigkeit ............................................................................................... 176Arbeitsvertrag ..................................................................................................... 176Arbeitszeit ........................................................................................................... 176Aufbewahrungsfrist ................................................................................. 47, 53, 177Auftrag .................................................................................................................. 98Auftragsbearbeitung .................................................................................. 10, 15, 16Aufwand ........................................................................................ 76, 121, 125, 157Aufwandsteuern .......................................................................................... 120, 121Aufzeichnungen ............................................................ 19, 24, 30, 47, 52, 149, 151
BBarlohn ................................................................................................................ 182Beitragsbemessungsgrenze ................................................................................. 177Beleg ................................................................................................. 15, 49, 51, 177Belegart ................................................................................................................. 50Belegnummer ............................................................................................ 29, 50, 53Bestand .......................................................................................... 34, 35, 68, 82, 85Bestandsaufnahme .................................................................................... 30, 33, 34Bestandsveränderungen .......................................... 27, 62, 141, 144, 145, 178, 194Bestellmenge ....................................................................................................... 178Beteiligungen .................................................................................................. 41, 64
Soll & Haben
198 198
Betriebsausgaben ................................................................ 147, 149, 150, 160, 167Betriebseinnahmen .............................................................................. 147, 149, 167Betriebsprüfung ................................................................................................... 179Betriebsvermögen ......................................................................................... 38, 167Betriebsvermögensvergleich ........................................................... 26, 38, 148, 153Bewertung ..................................................................................... 68, 155, 165, 166Bezeichnung .......................................................................................................... 58Bilanz ................ 24, 30, 40, 43, 44, 45, 55, 67, 68, 75, 76, 119, 149, 152, 165, 179Bilanzklarheit ........................................................................................................ 44Bilanzkontinuität ............................................................................................. 44, 68Bilanzwahrheit ...................................................................................................... 44Bonus .................................................................................................................. 128Bruttopreis ........................................................................................................... 116Bruttoverfahren ................................................................................................... 118Buchhaltung .................................... 19, 20, 25, 28, 40, 50, 136, 141, 152, 161, 170Buchinventur ......................................................................................................... 34Buchung .................................................................... 47, 49, 50, 51, 53, 55, 69, 180Buchungsliste ........................................................................................................ 91Buchungssatz ............................................................................................ 53, 55, 56
CCD ....................................................................................................................... 114Controlling ............................................................................................................ 27
DDauerfristverlängerung ......................................................................................... 99Debitorenbuchhaltung ........................................................................................... 30Direktversicherung .............................................................................................. 180Dokumentation ................................................................................................ 52, 53doppelte Buchhaltung ........................................................................................... 25durchlaufende Posten .......................................................................................... 147
EEDV-Buchführung .......................................................................................... 50, 53Eigenkapital ...................................................................................... 36, 39, 42, 137Eigenleistungen ........................................................................................... 141, 145Eigenverbrauch ............................................................................................. 62, 137einfache Buchführung ........................................................................................... 26Einfuhrumsatzsteuer ............................................................................................. 96Einkommensteuergesetz ....................................................................... 38, 147, 159Einkreissystem .................................................................................................... 142
199
Index
199
Einnahme-Überschussrechnung .................................... 26, 147, 149, 150, 152, 153Einstandspreis ................................................................................................. 82, 83Einzelhandel .......................................................................................... 56, 138, 181Elster ................................................................................................................... 101Elster-Modul ....................................................................................................... 101Endbestand ...................................................................................................... 55, 85Erfolgskonto .......................................................................................................... 77Erfolgsrechnung .............................................................................................. 27, 38Erlös ........................................................................................ 22, 76, 141, 161, 192Ertrag ..................................................................................................................... 76EStG ........................................................................ 21, 38, 147, 148, 158, 160, 167
FFinanzanlagen ....................................................................................................... 41Firmensitz im Ausland .......................................................................................... 95Forderungen .............................................................. 37, 42, 98, 119, 182, 191, 193Freiberufler .............................................................................................. 12, 22, 152freie Rücklage ..................................................................................................... 169
GGehalt .................................................................................................................... 89Gehaltsabrechnung ................................................................................................ 30Geldwerter Vorteil ............................................................................................... 182Geringwertige Wirtschaftsgüter .......................................................................... 182Gesamtkostenverfahren ............................................................................... 141, 182Geschäftsjahr ....................................................... 24, 26, 33, 34, 161, 162, 164, 167Geschäftskunden ................................................................................................... 12Geschäftsvorfälle .............................................. 21, 24, 26, 29, 52, 53, 77, 143, 170gesetzlichen Rücklage ......................................................................................... 169Gestaltungsspielraum ............................................................................................ 44Gewerbebetrieb ....................................................................................... 22, 82, 153Gewerbesteuergesetz ............................................................................................. 21Gewinn ...................................................... 38, 49, 77, 147, 148, 153, 167, 168, 183Gewinn- und Verlustrechnung .............................. 24, 26, 56, 77, 86, 121, 155, 183GoB ............................................................................................................... 25, 183GoS ....................................................................................................................... 51Grundbuch ............................................................................................................. 29Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ................................................... 23, 49Gutschrift ............................................................................................................ 126GWG ................................................................................................................... 160
H
Soll & Haben
200 200
Handelsgesetzbuch ........................................................................................ 21, 183Handelsvertreter .................................................................................................. 184Hauptbuch ....................................................................................................... 29, 55Herstellungskosten .............................................................................................. 184HGB .................................................................................................................... 139Höchstwertprinzip ............................................................................................... 167
IIdea ...................................................................................................................... 164Immaterielle Vermögensgegenstände ................................................................... 41Industriebetrieb ........................................................................................... 140, 184Industriekontenrahmen ............................................................................... 141, 186innergemeinschaftlicher Erwerb ........................................................................... 96
JJahresabschluss ......................................................... 19, 25, 46, 123, 155, 165, 185Journal ............................................................................................... 29, 55, 87, 151
KKalkulation ................................................................................................ 27, 83, 84Kapitalkonto ............................................................................ 77, 86, 121, 167, 169Kassengeschäft .............................................................................................. 65, 139KG ......................................................................................................................... 12Kontenklasse ................................................................................................... 56, 59Kontenrahmen ............................................................................... 56, 138, 171, 186Kontokorrent ......................................................................................................... 31Körperschaftssteuer ............................................................................................. 120Körpersteuergesetz ................................................................................................ 21Kosten ......................................................................................................... 123, 140Kosten- und Leistungsrechnung ......................................................................... 140Kostenarten ................................................................................................. 140, 143Kostenstellen ........................................................................................... 27, 82, 143Kostenstellenrechnung .................................................................................. 82, 143Kostenträger .......................................................................................................... 27Kostenträger-Stückrechnung ................................................................... 28, 84, 143Kostenträger-Zeitrechnung ................................................................................. 143Kostenträgerrechnung ..................................................................................... 27, 84Krankengeld ........................................................................................................ 186Krankenkasse .............................................................................................. 176, 186Krankheit ............................................................................................................. 186KStG ..................................................................................................................... 21Kunde .............................................................................................. 49, 86, 125, 131
201
Index
201
LLagerbestand ....................................................................................................... 178Lagerbuchhaltung ......................................................................................... 30, 186Lagerhaltung ............................................................................................... 178, 187Lagerleistungen ................................................................................................... 144Leistungsrechnung ........................................................................................ 27, 142Lieferant ................................................................................................ 87, 126, 136Lieferungen ..................................................................................................... 85, 98Lieferungen und sonstige Leistungen ................................................................... 98Lohn- und Gehaltsabrechnung .............................................................................. 91Lohnbestandteile ................................................................................................. 191Lohnkonto ........................................................................................................... 187Lohnsteuer ........................................................................................................... 187Lohnsteuerkarte ................................................................................................... 188Lohnsteuerprüfung .............................................................................................. 164
MMahnung ............................................................................................................... 15Mehrbestand ........................................................................................................ 144Mehrwertsteuer ..................................................................................... 93, 116, 160Minderbestand ..................................................................................................... 144Monatsabschluss ................................................................................................... 71Mutterschutz ....................................................................................................... 188
NNettopreis .................................................................................................... 116, 124Nettoverfahren .................................................................................................... 118Niederstwertprinzip ............................................................................................. 167
Ooffene Posten ......................................................................................................... 30OHG .............................................................................................................. 67, 167
PPASSIVA ............................................................................................................... 55Passiva ............................................................................................. 40, 76, 137, 179Passivierung ........................................................................................ 118, 164, 189Personensteuern .......................................................................................... 120, 121Planungsrechnung ................................................................................................. 27Positionen ........................................................................................................ 30, 75Preisauszeichnungsverordnung ........................................................................... 116
Soll & Haben
202 202
Preisfindung ................................................................................................ 185, 189Privateinlagen ..................................................................................................... 137Privatentnahmen ................................................................................................. 137Privatkonto .......................................................................................... 138, 167, 189Protokoll ................................................................................................................ 71
RRabatt .................................................................................................................. 181Rabattkonten ....................................................................................................... 127Rechnung ........................................................................................ 10, 87, 147, 149Rechnungsabgrenzung ................................................................................ 162, 190Rechnungswesen ................................................................................................... 26Religionsgemeinschaft ........................................................................................ 188Rentenversicherung ............................................................................................. 190Rohertrag ............................................................................................................... 86Rückbuchung ...................................................................................................... 129Rücklage ............................................................................................... 42, 169, 190Rücklastschrift .................................................................................................... 129Rückstellung ....................................................................................... 155, 163, 191
SSachanlagen ................................................................................................ 155, 174Sachentnahme ..................................................................................................... 150Saldo ........................................................................................... 40, 68, 77, 85, 118Saldovortrag .......................................................................................................... 85Schätzung ...................................................................................................... 25, 153Scheck ................................................................................................................... 88Semesterferien ....................................................................................................... 12Skonto ........................................................................................................... 87, 191SOLL ..................................................................................................................... 31Soll ............................................................................................................ 55, 67, 87Soll-Versteuerung .................................................................................................. 23Sonderabschreibung ............................................................................................ 156sonstige Leistungen ....................................................................................... 98, 137Sozialversicherungsausweis ........................................................................ 176, 192Stammdaten ......................................................................................................... 143steuerkarte ........................................................................................................... 188Steuersatz ............................................................................................................ 116Stoffkosten .......................................................................................................... 140Substanzverringerung ......................................................................................... 147
U
203
Index
203
Überschussrechnung ................................................... 22, 26, 31, 46, 147, 149, 181Umlaufvermögen .................................................................................. 39, 161, 166Umsatzkostenverfahren ............................................................................... 141, 192Umsatzsteuer ....................................................................................................... 192Umsatzsteuererklärung ....................................................................................... 101Umsatzsteuergesetz ......................................................................................... 21, 95Umsatzsteuerkonto .............................................................................................. 117Umsatzsteuervoranmeldung ............................................................................ 93, 99Unfallversicherung ................................................................................................ 89Unternehmer ................................................................................................... 19, 47unternehmer ........................................................................................................ 137UStDV ................................................................................................................... 95UStG ..................................................................................................................... 95
VVerbindlichkeiten .................................................... 43, 61, 74, 82, 85, 98, 191, 193Verbrauchssteuer ................................................................................................... 94verkauf ................................................................................................................ 125Verlust ............................................................................................... 26, 49, 77, 155Vermögenssteuer ................................................................................................. 120vermögenswirksame Leistungen ......................................................................... 176Voranmeldungszeitraum ............................................................................... 98, 118Vorgang ............................................................................................................... 161Vorgänge ................................................................................... 26, 49, 84, 126, 137vorgänge ................................................................................................................ 76Vorräte ................................................................................................................... 60Vorratsvermögen ............................................................................................. 34, 83Vorschuss .............................................................................................................. 90Vorsteuer ......................................................................................................... 94, 98Vorsteuerabzug ...................................................................................... 49, 135, 150Vorsteuerkonto .................................................................................................... 117
WWarenbestand ............................................................................................ 34, 82, 86Warenbestandsmehrung ........................................................................................ 85Warenbestandsminderung ..................................................................................... 85Warenbewegungen ................................................................................................ 82Warenbezugskosten ............................................................................................. 123Wareneingang .............................................................................................. 124, 139Wareneingangskonto ............................................................................... 85, 86, 126Wareneinkauf ........................................................................................ 86, 125, 126Wareneinsatz ................................................................................................. 86, 183
Soll & Haben
204
Warenkonto ........................................................................................................... 70Warenverkauf .................................................................................... 84, 86, 87, 125Warenverkaufskonto ..................................................................................... 85, 128Warenverkaufsnebenkosten ................................................................................ 125Warenwirtschaft ........................................................................................ 13, 15, 35Wechsel ................................................................................................................. 30Wertermittlung ...................................................................................................... 83Werteverzehr ......................................................................................................... 76Wertezuwachs ....................................................................................................... 76
ZZahlungen ........................................................................................................... 193zahlungen ............................................................................................................ 173Zahlungsbedingungen ........................................................................... 13, 116, 193Zahlungsziel .................................................................................................... 12, 87Zeugen ................................................................................................................... 49Zuschlag .............................................................................................................. 143Zuschläge .............................................................................................................. 83Zweikreissystem ................................................................................................. 142
