5
A. STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) KEGIATAN HARIAN UPT.
PUSDALOPS PB PROVINSI BALI
I.
LATAR BELAKANG
Kejelasan tugas sehari-hari yang harus dilaksanakan oleh UPT.
PUSDALOPS PB adalah sebuah aspek yang harus benar-benar dipahami
oleh staf UPT. PUSDALOPS PB. Rumusan tugas sehari-hari harus
mengatur apa yang harus dikerjakan oleh Kepala UPT, Kepala Seksi
dan operator setiap hari, mulai dari menerima tugas sampai dengan
menyerahkan tugas kepada operator yang baru. Isi dari tugas
sehari-hari harus mencerminkan jabatan staf itu sendiri dan
kompetensi yang dimiliki. Kata kunci kesuksesan pelayanan UPT.
PUSDALOPS PB adalah seberapa jauh kualitas kinerja staf UPT.
PUSDALOPS PB. Kesan membosankan bahwa orang-orang yang bekerja
dengan waktu piket dan hanya menunggu permintaan pelayanan dari
masyarakat akan menjadi tidak terbukti apabila tersedia Prosedur
Tetap (Protap) atau Standard Operating Procedure (SOP) yang
mengatur kegiatan harian staf UPT. PUSDALOPS PB. Dengan uraian
tugas yang jelas, tegas dan mutlak harus dilaksanakan, maka staf
UPT. PUSDALOPS PB diharapkan mampu melaksanakan tugasnya dengan
maksimal dan memberikan pelayanan prima. Untuk hal tersebut diatas,
maka dianggap perlu disusunnya Standard Operating Procedure (SOP)
yang menguraikan tugas harian staf UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali.
II. MAKSUD DAN TUJUAN
Standard Operating Procedure (SOP) ini bermaksud menguraikan
tugas sehari-hari staf UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali dalam
mendukung operasional yang diatur dalam Pedoman UPT. PUSDALOPS
PB.
Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ini bertujuan
untuk meningkatkan kinerja staf UPT. PUSDALOPS PB yang bermuara
pada pelayanan yang prima sesuai dengan fungsi-fungsi UPT.
PUSDALOPS PB.
6
III.
STRUKTUR ORGANISASI
5
0100090000037800000002001c000000000004000000030108000500
00000b0200000000050000000c025a0ef913040000002e0118001c000
000fb021000070000000000bc02000000000102022253797374656d0
00ef913000044870000c043110004ee8339e8e41a020c020000040000
002d01000004000000020101001c000000fb029cff000000000000900
1000000000440001254696d6573204e657720526f6d616e000000000
0000000000000000000000000040000002d010100050000000902000
000020d000000320a59009600010004009600000082145b0e202b2d0
0040000002d010000030000000000 IV. PEMBAGIAN JAM KERJA PETUGAS
CRISIS CENTRE UPT. PUSDALOPS PB Operasional UPT. PUSDALOPS PB
dilakukan selama 24 jam sehari 7 hari seminggu (24/7) yang
dilaksanakan dalam 3 shift, yaitu: 1. Shift pagi : pukul 07.00
14.00 wita 2. Shift siang : pukul14.00 21.00 wita 3. Shift malam :
pukul 21.00 -07.wita. Catatan Walaupun telah diatur sistem dan jam
kerja, apabila terjadi kasus kedaruratan, maka jam kerja di atas
dapat berubah merujuk pada Standard Operating Procedure (SOP)
Tanggap Darurat Bencana. V. URAIAN TUGAS HARIAN STAF UPT. PUSDALOPS
PB
Untuk mendukung tugas-tugas operasional yang telah diatur dalam
pedoman UPT. PUSDALOPS PB Provinsi Bali, maka tugas sehari-hari
staf UPT. PUSDALOPS PB adalah sebagai berikut : Kepala UPT.
PUSDALOPS PB. 1. Memberikan pengarahan yang dilaksanakan pada saat
serah terima tugas dari operator piket malam kepada operator piket
pagi. 2. Memberikan pengarahan dan pendelegasian tugas kepada
kepala seksi sesuai dengan kompetensi masing-masing. 3. Memeriksa
laporan harian dan menindaklanjuti sesuai catatan laporan yang
dimaksud. 4. Melakukan koordinator pemantauan piket, terhadap
kesiapan pendukung regu piket kepada dan peralatan operasional,
menindaklanjuti apabila diperlukan.
6
5. Membuka direspons,
email,
meresponnya akses
apabila BNPB,
ada
hal-hal dan
yang situs
harus yang
membuka
situs
BMKG
menyediakan informasi kebencanaan. 6. Memberikan arahan kepada
operator serta memastikan operator memahami dan bekerja sesuai
dengan Standard Operating Procedure (SOP). 7. Dibantu oleh Kepala
Sub Bagian Tata Usaha menyiapkan laporan harian yang ditujukan
kepada Kepala Badan Kesbang Pol dan Linmas. 8. Menyampaikan laporan
kejadian bencana kepada Gubernur melalui Kepala Badan Kesbang Pol
dan Linmas. 9. Melakukan evaluasi kegiatan UPT. PUSDALOPS PB secara
umum. Kepala Sub Bagian Tata Usaha. 1. Memeriksa dan memberi
catatan kelengkapan laporan harian piket dan menyampaikan kepada
Kepala UPT. PUSDALOPS PB. 2. Menindaklanjuti surat-surat yang masuk
dan disposisi Kepala UPT. PUSDALOPS PB. 3. Memeriksa sistem
pengarsipan seperti surat, dokumen-dokumen penunjang kegiatan rutin
dan operasional baik dalam bentuk hard copy dan soft copy dan data
base administrasi. 4. Menyusun jadwal piket operator UPT. PUSDALOPS
PB. 5. Menyiapkan dan mendukung kegiatan administrasi personil di
masingmasing seksi di UPT. PUSDALOPS PB. 6. Menyiapkan
konsep-konsep surat dan diteruskan kepada Kepala UPT. PUSDALOPS PB
untuk mendapatkan persetujuan. 7. Membuka direspon, email,
meresponnya akses apabila BNPB, ada hal-hal dan yang situs harus
yang membuka situs BMKG
menyediakan informasi kebencanaan. 8. Menerima dan
menindaklanjuti laporan pemeriksaan peralatan. 9. Mengelola
keuangan rutin UPT. PUSDALOPS PB. 10.Membantu kepala UPT. PUSDALOPS
PB menyusun konsep perencanaan kegiatan UPT. PUSDALOPS PB. Kepala
Seksi Kebencanaan. 1. Menyusun laporan harian yang berkaitan dengan
peringatan dini dan informasi kebencanaan. 2. Membantu Kepala UPT
menyusun laporan kejadian bencana Peringatan Dini, Pelayanan Data
dan Informasi
7
3. Memeriksa kesiapan peralatan untuk penyampaian peringatan
dini dan memastikan peralatan siap digunakan. 4. Memutakhirkan
informasi yang berkaitan dengan sistem peringatan dini dan
mendokumentasikan informasi yang penting dalam bentuk hard copy dan
soft copy. 5. Membuka akses komunikasi terus menerus dengan
institusi yang terlibat dalam sistem peringatan dini. 6. Membuat
laporan apabila ada hal-hal yang perlu dilaporkan yang berkaitan
dengan pemutakhiran peralatan teknologi atau personil. 7.
Memberikan dini. 8. Khusus untuk Tsunami, memantau uji coba sirine
yang dilaksanakan setiap tanggal 26 setiap bulan, menyiapkan
laporan dan melaksanakan pemeliharaan. 9. Membuka dan merespons
email apabila ada hal-hal yang harus ditanggapi, membuka akses
situs BNPB, BMKG dan situs lain yang menyediakan informasi
kebencanaan. 10.Membantu Kepala UPT. PUSDALOPS PB menyusun laporan
harian dan kejadian bencana yang ditujukan kepada Kepala Badan.
11.Memastikan operator UPT. PUSDALOPS PB mampu bekerja sesuai
dengan SOP. Kepala Seksi Tanggap Darurat Bencana dan Pelayanan
arahan kepada operator yang berkaitan dengan pemutakhiran data dan
informasi kebencanaan dan sistem peringatan
Kegawatdaruratan. 1. Menyusun laporan harian berkaitan dengan
pelayanan kedaruratan dan operasi tanggap darurat. 2. Membantu
Kepala UPT menyusun laporan kejadian bencana 3. Melaksanakan
petunjuk-petunjuk teknis dari kepala UPT. PUSDALOPS PB terutama
terhadap kegiatan tanggap darurat bencana dan pelayanan
kegawatdaruratan. 4. Memeriksa kesiapan personil dan peralatan
tanggap darurat dan yang ada di Kesbang demikian pula
mengkoordinasikan dengan lintas sektoral yang lain. 5. Memeriksa
kelengkapan administrasi tanggap darurat bencana seperti formulir
kaji cepat (form assesment), rencana operasional (Renop), formulir
logistik dan sebagainya.
8
6. Membuka dan merespons email apabila ada hal-hal yang harus
ditanggapi, membuka akses situs BNPB, BMKG dan situs lain yang
menyediakan informasi kebencanaan. 7. Membantu kepala UPT.
PUSDALOPS PB menyusun konsep perencanaan kegiatan UPT. PUSDALOPS
PB. 8. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan instansi terkait.
Operator. 1. Memeriksa kondisi peralatan yang akan digunakan dalam
tugasnya (komputer, telepon, radio, internet, dan sebagainya). 2.
Melakukan tindakan penanganan kerusakan teknis ringan jika
ditemukan peralatan yang tidak berfungsi. 3. Melakukan koordinasi
dan komunikasi dengan staf-staf dari instansiinstansi yang
melakukan deteksi bencana ( seperti BMKG, PU, Badan Vulkanologi dan
Mitigasi Bencana Geologi, dan sebagainya) dan instansi lainnya yang
memiliki data terkait kebencanaan. 4. Melakukan koordinasi dan
komunikasi dengan operator RU UPT. PUSDALOPS PB kabupaten/kota
terkait kondisi daerah masing-masing. 5. Mencari informasi dari
media cetak, media massa (radio, televisi, internet, dan
sebagainya) dan CCTV terkait kebencanaan dan bila diperlukan tindak
lanjut dimuat dalam laporan. 6. Memutakhirkan database kebencanaan
berdasarkan informasi yang diperoleh dari instansi dan lembaga
terkait serta media. 7. Mencatat informasi yang diperoleh dari
masyarakat dan instansi terkait. 8. Melakukan triangulasi 9.
Menyusun laporan dan analisa informasi yang masuk dan diserahkan
kepada Kepala UPT. memberikan tanggapan kepada instansi terkait.
piket untuk PUSDALOPS PB melalui Kepala Seksi. 10.Mempersiapkan
informasi dan data kebencanaan serta menyusun laporan lain yang
dibutuhkan oleh Kepala UPT. PUSDALOPS PB. 11.Memberikan penjelasan
mengenai laporan piket harian kepada tim piket selanjutnya pada
saat serah terima piket. 12.Melakukan pemantauan dan pelacakan
armada ESR serta koordinasi dengan tim ESR untuk memberikan
pelayanan kepada masyarakat. 13.Memberikan pelayanan terhadap
permintaan layanan kebencanaan dan kegawatdaruratan dari
masyarakat.
9
Seluruh operator UPT. PUSDALOPS PB menjalankan tugasnya sesuai
alur berikut ini (silahkah lihat halaman berikutnya). Pada alur
tersebut, para operator melaksanakan piket secara bergiliran setiap
harinya termasuk melakukan identifikasi akan pentingnya
melaksanakan peringatan dini dan atau tanggap darurat. Lebih lanjut
mengenai pelaksanaan peringatan dini dan tanggap darurat dapat
dilihat pada Standard Operating Procedure (SOP) Kesiapsiagaan dan
Peringatan Dini serta Standard Operating Procedure (SOP) Tanggap
Darurat Bencana.
SOP Kegiatan Harian Pusdalops PB Provinsi BaliPeralihan PiketTim
yang mengakhiri piket
11Pelaksanaan Peringatan Dini Pelaksanaan Tanggap Darurat
Pelaksanaan Piket HarianSerah terima piket (laporan piket &
logbook) Tim yang memulai piket
Tidak ada kejadian khusus yang perlu ditindaklanjuti
Ada kejadian/informasi khusus yang perlu ditindaklanjuti
Kondisi Rutin
Operator Periksa peralatan (komputer, telepon, radio, internet,
server), jaringan, serta koneksi internet, dan menangani kerusakan
teknis, jika ada. Periksa logbook masing-masing dan tindaklanjuti
Koordinasi dan komunikasi dengan staf-staf dari instansi-instansi
yang melakukan deteksi bencana (BMKG, PU, BPPTK, dan sebagainya),
instansi lainnya yang memiliki data terkait kebencanaan, termasuk
RUPUSDALOPS kabupaten/kota. Memutakhirkan database kebencanaan
berdasarkan informasi yang diperoleh dari instansi dan lembaga
terkait serta media. Mencatat informasi yang diperoleh dari
masyarakat dan melakukan triangulasi informasi. Mengembangkan check
list dan daftar kontak dari beragam instansi dan organisasi.
Informasi kejadian (tanpa bencana) Misalnya: informasi dari
BMKG, temuan dari media, catatan log book/ laporan piket, dsb.
Kondisi dengan kejadian bencana
Pusdalops diaktifkan menjadi Pos Komando Tanggap Darurat
Meningkatkan Kesiapsiagaan (lihat SOP ESR dan SOP Peringatan
Dini)
Tanggap Darurat (lihat SOP Tanggap Darurat dan SOP ESR)
Kepala UPT Pusdalops PB
Laporan Piket
Aman
Terjadi bencana
Briefing penutup piket Gambar 2. Prosedur Tetap Kegiatan Harian
Personel UPT. PUSDALOPS PB
12
Untuk lebih rinci mengenai apa yang harus dilakukan operator
setiap pergantian piket, silahkan lihat gambar pada halaman
berikutnya. VI. PENUTUP
Demikian Prosedur Tetap Kegiatan Harian UPT. PUSDALOPS PB
Provinsi Bali yang dapat dijadikan acuan dalam menjalankan tugas
dan fungsinya.
13
0100090000037800000002001c00000000000400000003010800050000000b0200000000050000000c025a0ef913040000002e0118001c000000fb0
21000070000000000bc02000000000102022253797374656d000ef913000044870000c043110004ee8339e8e41a020c020000040000002d01000004
000000020101001c000000fb029cff0000000000009001000000000440001254696d6573204e657720526f6d616e0000000000000000000000000000
000000040000002d010100050000000902000000020d000000320a59009600010004009600000082145b0e202b2d00040000002d01000003000000
0000
