Stellenprofil „Verantwortliche Mitgliederdienste &
Organisation“ 70%
Bezeichnung der Stelle
Verantwortliche Mitgliederdienste & Organisation
Die Stelle ist Teil der Geschäftsstelle der Genossenschaft
Kalkbreite.
Arbeitstage/-zeiten In der Regel ist eine Präsenz am Dienstag,
Mittwoch und Donnerstag zu den Telefonöffnungszeiten erforderlich,
sowie vor und nach der Generalversammlung
Direkte/r Vorgesetzte/r
Co-Geschäftsleiterin (Valérie Clapasson)
Anforderungen Ausbildung KV-Abschluss Kenntnisse Buchhaltung,
Liegenschaftenbewirtschaftung sowie im Projektmanagement
Berufserfahrung
mindestens fünf Jahre praktische Erfahrung
Fähigkeiten
Ausgesprochenes Dienstleistungsdenken, Drehscheibenfunktion Sehr
gute Office-Anwenderkenntnisse Anwender*innenkenntnisse der
Bewirtschaftsungssoftware Erfahrung im Umgang mit Mac Fehlerfreies
Deutsch Freude am Formulieren von Texten Sehr gute Umgangsformen
Organisationstalent Fähigkeit für Projektmanagement
Stellenziele • Sicherstellen einer guten Mitgliederbetreuung •
Drehscheibe für alle Mitgliederanliegen sowie alle
organisatorischen Anliegen
innerhalb der Genossenschaft. • Sicherstellen des Sekretariats •
Unterstützung aller Stellen der Genossenschaft in Organisations-
und
Projektmanagementfragen • Stellvertretung der Buchhaltung und
der Bewirtschaftung bei Abwesenheiten
Aufgaben
Mitgliederdienste & Sekretariat
• Mitgliederadministration, Mitgliedermutation
• Anteilscheinverwaltung
• Depositen- und Darlehensverwaltung
• Sicherstellen der Öffnungszeiten der Geschäftsstelle
• Bearbeitung des allgemeinen Maileingangs [email protected]
sowie Entgegennahme und Beantwortung der Anfragen via Telefon
• Allgemeine Korrespondenz • Verwalten der eingehenden Post •
Dokument- und Datenablage • Büromaterialeinkauf für die
Geschäftsstelle • Organisation der Geschäftsstelle und weiterer
Büroräumlichkeiten der
Genossenschaft • Allgemeine Assistenzarbeiten
Anlässe • Verantwortung für die Anlässe der Genossenschaft
(Generalversammlung, Plenen, Retraiten, Personalanlässe)
• Mithilfe bei Anlässen mit Bezug zum Zollhaus, so lange dieses
in der Projektphase ist
• Unterstützung bei der Organisation von
Vorstandsangelegenheiten (Verpflegung, Raumorganisation, etc.)
Projektarbeit • Projektleitung für Projekte aus allen Bereichen
der Genossenschaft (zB Bewirtschaftung, Kommunikation, IT,
Betriebsunterhalt, Pension, Personal, Geschäftsleitung, etc.)
• Aufgaben im Rahmen der 2000-Watt-Zertifizierung (gemäss
jährlicher Aufstellung)
Bewertungs-instrumente
• Auf Wunsch und nach Bedarf finden Qualifikationsgespräche
statt. Ein Standortbestimmungsgespräch findet jährlich statt.
Zusammenarbeit und Schnittstellen
Der/die Stelleninhaber/in arbeitet den Aufgaben entsprechend mit
allen Personen der Geschäftsstelle, des Betriebsteams sowie des
Pensions/Deskteams zusammen.
Verantwortung Der/die Stelleninhaber/in trägt für alle ihm/ihr
übertragenen Aufgaben die Verantwortung der qualitativ korrekten
und zielgerichteten Ausführung und Einhaltung der terminlichen
Vorgaben.
Kompetenzen Der oder die Stelleninhaber*in ist im Rahmen der in
ihrem Stellenprofil festgehaltenen Aufgaben unterschrifts- und
finanzberechtigt.
Es gelten die Regelungen der Submissionsordnung und der
Unterschriftenregelung, und zwar pro Ereignis wie folgt:
- Beträge bis CHF 1000.- pro Ereignis: Einzelfreigabe/-ausgabe
im Rahmen des Stellenprofils und des Jahresbudgets.
- CHF 1'001.- bis 5'000.- zu zweien mit Mitarbeiter*in,
mindestens 1 Offerte und schriftliche Auftragsbestätigung, im
Rahmen des Jahresbudgets
- CHF 5'001.- bis 15'000.-: zu zweien mit Mitarbeiter*in mit
Linienvorgesetztenfunktion, min. 1 Offerte und schriftliche
Auftragsbestätigung innerhalb Rahmenvertrag oder min. 2 Offerten
und schriftliche Auftragsbestätigung. Der Auftrag muss mit einer
Doppelunterschrift bestätigt werden, im Rahmen des
Jahresbudgets.
Beträge über CHF 15‘000.-: keine Auftrags- oder
Ausgabekompetenz.
Stellvertretung Bei Abwesenheiten wird der/die Stelleninhaberin
durch diverse Mitarbeiter*innen vertreten. Er/sie ist
verantwortlich für eine fachgerechte Übergabe der pendenten
Angelegenheiten und die korrekte Planung der Abwesenheiten.
Diese Stellenbeschreibung tritt mit dem Tag der Unterzeichnung
in Kraft. Sie gibt den gegenwärtigen Stand wieder. Die
Geschäftsleitung behält sich vor, die Stelle an die sich
verändernden Bedingungen anzupassen.
Dieses Stellenprofil ist nicht abschliessend und begründet
keinen vertraglichen Anspruch.
Datum:
Unterschrift Stelleninhaberin:
