MASTER LIST Quarterly Reporting List 2019 - Q1 2019.xlsxTable of Contents
Executive Summary ............................................................................................................................... 3
Report Structure ................................................................................................................................... 4
Executive Dashboard – Initiatives at a Glance................................................................................... 6-8
Initiatives Summaries ....................................................................................................................... 9-48
Goal 2: Foster a Collaborative Environment ...................................................................... 17-22
Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure ............................................................. 23-26
Goal 4: Responsible and Transparent Leadership & Governance .................................... 27-35
Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry ................................................... 36-41
Goal 6: Safe Communities .................................................................................................. 42-48
Page 2
Executive Summary
Vulcan County Council approved the 2018-2022 Vulcan County Strategic Plan: Growing Forward on
June 20, 2018, after conducting a series of meetings involving Administration and Council.
In an effort to remain transparent to ratepayers and to have a strategic plan that remains current to
the needs of Vulcan County, it is essential that Councils priorities be reviewed regularly. While
priorities are reported on throughout the year during Council meetings, implementing a quarterly
reporting mechanism will allow for better tracking of our goals.
The purpose of this report is to update Council on the status of initiatives identified as priorities in
the strategic plan. This report is not intended to be a complete description of work being
completed; rather, a high level overview on the status of current initiatives, with the hope that it
becomes a useful tool for Council, Administration and the public.
As stated in Vulcan County’s Strategic Plan, the strategic goals and initiatives provide the roadmap
and direction for what the County needs to achieve over the next few years.
Vulcan County has grouped initiatives into 6 key strategic goals:
Increased and Diversified Economic Development provide an atmosphere to foster
economic growth and development so long as development will be a positive contribution to
the financial and/or social well being of the County
Foster a Collaborative Environment commitment to enhance the relationship with our
rural and urban municipal neighbours, and ensure a mutual benefit for all
Maintain Road and Bridge Infrastructure continued development and maintenance
of municipal infrastructure
Responsible & Transparent Leadership and Governance strive to operate in a
transparent and responsible manner
Continue Support of Agricultural Industry commitment to support the agricultural
industry with programs and services initiated by our Agricultural Service Board
Safe Communities focus on emergency response, training, and collaboration with other
agencies
Page 3
Report Structure
Executive Dashboard: provides a snapshot of the current status of initiatives. The status reflects
whether any changes in objectives, scope, resources or timelines have occurred since Council was
last updated. Includes page reference to the initiative summary for easy referencing.
__________________________________________________________________________________
Vision Statement To provide opportunity and growth through cooperation,
progressive leadership, and accessible information
Guiding Principles To provide a transparent government that is fair and effective
A diligent Council and Administration that seek the best long term outcome for our ratepayers
Sound fiscal decisions that ensure the sustainability of the County into the future
Page 4
Highlights of Last Quarter
This update on the status of strategic initiatives is the first in a series which will now be provided to
Council on a quarterly basis. Since the approval of the 2018-2022 Vulcan County Strategic Plan,
Administration through the direction of Council have undertaken new initiatives to diversify revenue
streams to fund future operational and capital expenditures. Business attraction and engagement,
County owned land practices review, and preliminary investigation into industrial/commercial
development are activities which have been commenced to date. Recognizing the need for
innovative land use strategies which do not hinder growth is one of the primary attentions in the
Land Use Bylaw re-write, and will hopefully foster further development. Renewable energy
producers continue to find Vulcan County a prime location for expansion, with five different projects
having been proposed within our borders. Many of these initiatives are on the cusp of being
fruitful, and a continued focus will be needed to see them through to completion.
Completed Initiatives Since Last Report
Hiring an in-house Economic Development Officer to retain and attract business
development throughout Vulcan County;
Establish an Economic Development Reserve Fund;
Establish annual meetings with the Bow River Irrigation District to review capital projects and
maintenance priorities to determine if there are cost saving opportunities through
partnerships;
Develop a public participation policy which identifies the circumstances in which Vulcan
County engages its stakeholders;
Hire a second Community Peace Officer (CPO) to provide proactive patrols in all areas of the
County and create a greater law enforcement presence.
__________________________________________________________________________________
Date Third Party Services 
Page
1 Hiring an inhouse Economic Development Officer to retain and attract business  development throughout Vulcan County.
N. Petersen Completed Completed May 2018 No 9
2 Rewrite the Vulcan County Land Use Bylaw, to ensure good planning process  while recognizing the need for innovative land use strategies which do not  hinder growth.
A. Erickson In Progress   No change 
Unknown Yes 10
3 Establishing an Economic Development Reserve Fund. N. Petersen Completed Completed April 2018 No 11
4 Industrial/commercial park development. N. Petersen In Progress   No change 
Unknown No 12
5 Having a receptive environment to allow for renewable energy producers to  develop and expand operations. S. Poole
In Progress   Minor change
Ongoing No 13
6 Updating our Municipal Development Plan and Reservoir Area Structure Plan  which will once again keep in mind growth and good planning practices. A. Erickson Not Started Unknown No 14
7 Working with businesses to identify areas which may inhibit growth. S. Poole In Progress   Minor change
Ongoing No 15
8 Expanding our marketing presence and the reinstitution of a business directory  to show investors and potential new residents what our region has to offer. S. Poole
In Progress   Minor change
Ongoing No 16
9 Creation of InterMunicipal Development Plans with the Town of Vulcan and  the Villages of Carmangay, Champion, Lomond, Milo and Arrowwood. A. Erickson
In Progress   No change 
Unknown Yes 17
10 Amendment of existing InterMunicipal Development Plans with Newell County,  MD of Taber, Lethbridge County, MD of Willow Creek, MD of Foothills and  Wheatland County.
A. Erickson In Progress   No change 
December 2019 No 18
11 InterCollaborative Framework creation with our rural and urban neighbors. A. Erickson Not Started Unknown No 19
12 Establish annual meetings with the Bow River Irrigation District to review capital  projects and maintenance priorities to determine if there are cost saving  opportunities through partnerships.
N. Petersen Completed Completed January 2019 No 20
13 Review and establish cost sharing formulas for funding that are equitable to all  parties. N. Fai
In Progress   No change 
Summer 2019 No 21
14 Institute annual meetings with the Siksika Nation to investigate opportunities  for partnerships. N. Petersen
In Progress   No change 
Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Strategic Plan Quarterly Reporting- Executive Dashboard January - March 2019
Page 6
Date Third Party Services 
Strategic Plan Quarterly Reporting- Executive Dashboard January - March 2019
15 Continue refinement and review of the five and twenty year capital plans for  equipment and infrastructure construction and replacement. M. Kiemele
In Progress   No change 
Ongoing No 23
16 Review/approve four year road and bridge construction programs that  recognize efficiencies in engineering, construction, and project tendering. M. Kiemele
In Progress   No change 
Ongoing No 24
17 Continue capital equipment replacement based on life cycle asset management  that ensures a balance between maintenance costs and down time and allows  for a good overall service level.
M. Kiemele In Progress   No change 
Ongoing No 25
18 Further investigate potential new aggregate sources within the County to  secure surfacing gravel requirements. A strategically located aggregate supply  will reduce transportation cost associated with the gravelling program.
M. Kiemele In Progress   No change 
Ongoing No 26
19 Invest in and support a proficient and motivated workforce and be an employer  of choice. N. Petersen
In Progress   Minor change
Ongoing Yes 27
20 Provide levels of service that balance ratepayer needs with organizational  capacity. N. Petersen
In Progress   No change 
21 Build community confidence through responsible governance for long term  sustainability.
N. Petersen In Progress   Minor change
Ongoing No 29
L. Middleton In Progress   No change 
Ongoing No 30
23 Develop a public participation policy which identifies the circumstances in  which Vulcan County engages its stakeholders.
L. Middleton Completed Completed July 2018 No 31
24 Ensure timely compliance with regulatory and statutory document obligations. N. Petersen In Progress   Minor change
March 2020 Yes 32
25
Continue to promote excellence through the production and submission of  Annual Budget Reports and Annual Financial Reports to the Government  Finance Officers Association Canadian Award for Financial and Budget  Reporting.
N. Fai In Progress   No change 
May 2019, Annual No 33
26 Improve public communications through our website, social media accounts,  and print media. L. Middleton
In Progress   No change 
Ongoing No 34
27 Continued review of taxation rates as to remain competitive with our rural  neighbors. N. Fai
In Progress   No change 
Annual Review No 35
Page 7
Date Third Party Services 
Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry
28 Vulcan County will continue to have an active and engaged Agricultural Service  Board that reviews and investigates new programing and services which are of  benefit to our agricultural industry;
K. Malmberg In Progress   No change 
Ongoing No 36
29
Initiate delivery of the ALUS program (Alternative Land Use Systems) to the  County, develop a Partnership Advisory Committee (PAC) to oversee the ALUS  program, budget, and project approvals in 2018. In 2019, begin delivery of the  ALUS program to our ratepayers with proposed projects approval and startup  of projects.
K. Malmberg In Progress   No change 
Ongoing No 37
30 Work with the Vulcan and District Waste Commission on the collection of  herbicide/pesticide containers to find a solution that works for all stakeholders.
K. Malmberg In Progress   No change 
Ongoing No 38
31 Continue to support and participate in the Southern Alberta Weed Coordinator  Program. K. Malmberg
In Progress   No change 
Ongoing No 39
32 Increase weed control measures and awareness throughout the County. K. Malmberg In Progress   No change 
Ongoing No 40
33 Develop a digital weed database for Vulcan County. K. Malmberg In Progress   No change 
Ongoing No 41
34 Hire a second Community Peace Officer (CPO) to provide proactive patrols in all  areas of the County and create a greater law enforcement presence. D. Headrick Completed Completed June 2018 No 42
35 Continue with education as a primary value in regards to enforcement. D. Headrick Not Started Unknown No 43
36 Create a partnership with the RCMP to assist in providing a School Resource  Officer to area schools and create more education programs with a focus on  youth.
D. Headrick Not Started Unknown No 44
37 Complete all appendices for the Emergency Management Plan (EMP). D. Headrick
In Progress   Minor change
End of 2019 No 45
38 Ensure proper emergency management training is provided for all staff and  regional partners.
D. Headrick In Progress   Minor change
2020 No 46
39 Certify that all fire departments within Vulcan County are meeting the required  levels of training for our service levels, and reevaluate course delivery for the  next five years and scale the budget accordingly.
D. Headrick In Progress   No change 
Ongoing  year to year No 47
40 In conjunction with the local RCMP, implement a Community Crime Map which  will allow users to know where criminal activity is happening.
D. Headrick In Progress   No change 
Mid 2019 No 48
Goal 6: Safe Communities
Page 8
Initiative #1: 
A job description for the Economic Development Officer was complete late January of 2018.  Advertising for the position  was conducted through local print media, and online platforms such as Indeed, and RMA.  Interviews for the Economic  Development Officer position were conducted in late March, early April of 2018.  Interviews were performed by a panel  consisting of the CAO, Manager of Development Services and Executive Assistant.  The position was filled by Ms. Sherry  Poole, who began working with Vulcan County on May 22, 2018.
Has the objective or scope of the project  changed?
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Staff Comments: (Brief update since last report)
No
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Hiring an inhouse Economic Development Officer to retain and attract business  development throughout Vulcan County.
No
Administration
Completed
Page 9
Initiative #2:  Rewrite the Vulcan County Land Use Bylaw, to ensure good planning process while  recognizing the need for innovative land use strategies which do not hinder growth.
Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services
Staff Comments: (Brief update since last report) I believe Council will have a draft for review in second or third quarter of 2019.  The timeline on completion depends on  Council's feedback and direction once provided the draft. 
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? Yes, we are approximately 6 months behind schedule.  This is due to the high demands  of other planning projects in the region.  
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Unknown
Third Party Services Contracted: Yes, ORRSC
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Page 10
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: Corporate Services, CAO
Staff Comments: (Brief update since last report) As part of the 2018 Operating Budget, Vulcan County Council approved the establishment of a Economic Development  Reserve.  The intent of this reserve is to fund future economic development activities that will spur or foster increased  growth.  In 2018 $150,000 placed in this reserve for future use.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  Completed Estimated Completion Date: 20180423
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Page 11
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: CAO, Development, Economic Development
Staff Comments: (Brief update since last report) In 2018 $150,000 placed in the Economic Development Reserve.  Expenditures drawn from this reserve in 2018 amounted to $28,680 which was  used for a geotechnical investigation and topography modeling of potential industrial development sites.  This information will be utilized in  planning potential future development layout and provide the ability for interested developers to determine initial foundation requirements.   The geotechnical report also provides some insight into areas best suited for deep services.  A review of servicing costs is also being conducted  by Administration.  The Manager of Development Services has determined that an Area Structure Plan will best serve any future  industrial/commercial development site.  The Economic Development Officer continues to seek and engage possible businesses which may be  looking for commercial/industrial space.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed?
If preliminary findings determine that an industrial/commercial park be built,  Engineering Services will need to be procured to complete a full build out design.
Has the timeline for the project changed? At this time it is difficult to determine a completion date for this project.
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Unknown
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Page 12
Initiative #5:  Having a receptive environment to allow for renewable energy producers to develop and  expand operations.
Lead Staff: S. Poole Departments Involved: Administration, Planning & Development, Ec  Development
Staff Comments: (Brief update since last report) The County is actively pursuing more commercial marketing platforms such as Renewable Energy Development Attraction  tradeshows as well included Economic Development in the initial administrative interactions with renewable energy  development companies and site selectors. 
Back to Dashboard
No
Have the resources required to complete  the project changed?
The County has taken a more proactive role in attracting renewable energy development investment  and supply sector attraction as a result of the increased interest that has happened naturally within  the region but also with an increased interest in generating more economic impact from these type  investments. 
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  Minor change Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Page 13
Initiative #6:  Updating our Municipal Development Plan and Reservoir Area Structure Plan which will  once again keep in mind growth and good planning practices.
Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services
Staff Comments: (Brief update since last report) We are currently receiving quotes on the ASP project.  We must come up with an action plan regarding the MDP as It  requires an update in order to match the IDP's.  
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? Unknown
Has the timeline for the project changed? No
Status:  Not Started Estimated Completion Date: Unknown
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Page 14
Initiative #7:  Working with businesses to identify areas which may inhibit growth.
Lead Staff: S. Poole Departments Involved: Economic Development
Staff Comments: (Brief update since last report) As a result of implementing a BRE Program for Vulcan County, we are able to provide a level of service and assistance in  stewardship of County business strengths and been able to identify growth challenges. I have already been able to connect  several businesses to labour attraction programs, as well as Provincial and Federal funding streams that they can apply to   to upgrade water infrastructure and to help them to conceptualize their agriculture innovation through grant funding. For  others the solution has been as simple as connecting them with the Lethbridge College Business School to assist them in  development of a feasibility plan. 
Back to Dashboard
No
Have the resources required to complete  the project changed?
Yes, a Business Retention and Expansion (BRE) has been implemented as a result of hiring an Economic  Development Officer. To keep current and progressive this has to be reevaluated ongoing to ensure that the  business linkages and tools being used are the most effective to drive business outcomes. 
Has the timeline for the project changed? Yes as the first year of implementation of the program is used as a baseline for collection of data. 
Status:  In Progress  Minor change Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Page 15
Initiative #8:  Expanding our marketing presence and the reinstitution of a business directory to show  investors and potential new residents what our region has to offer.
Lead Staff: S. Poole Departments Involved: CAO, Economic Development and Information  Services.
Staff Comments: (Brief update since last report) The website will be presented to GPC on March 26, 2019 along with a Staff test of the site to ensure the functionality and  reliability of the site is tested before going live. Also a Trade Expo has been coordinated for April 13, 2019 and the County  will have participation in showcasing all departments, regional business, tourism operations, industry and agriculture. 
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed?
Yes, some of the marketing tools recommended have been more commercial than  utilized in the past such as the web development & GIS tools being implemented into  development of an Economic Tourism & Investment Attraction website, and focusing  on new programming such as business & industry tradeshow attraction. 
Has the timeline for the project changed? Yes, the website that includes a Business Directory was originally scheduled for  completion end February 2019 the date has been moved to end March 2019.
Status:  In Progress  Minor change Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development
Page 16
Initiative #9:  Creation of InterMunicipal Development Plans with the Town of Vulcan and the Villages of  Carmangay, Champion, Lomond, Milo and Arrowwood.
Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services
Staff Comments: (Brief update since last report) The Town of Vulcan and Vulcan County's IDP has been drafted and an open house was held.  An initial consultation has  been completed with the Village of Arrowwood, and the Village of Champions first meeting is scheduled. 
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Unknown
Third Party Services Contracted: Yes, ORRSC
Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment
Page 17
Initiative #10:  Amendment of existing InterMunicipal Development Plans with Newell County, MD of  Taber, Lethbridge County, MD of Willow Creek, MD of Foothills and Wheatland County.
Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services
Staff Comments: (Brief update since last report) Wheatland, Newell, and Taber's are complete. Lethbridge is inprogress.  We have not made initial contact with Willow  Creek or Foothills yet. 
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Dec19
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment
Page 18
Initiative #11:  InterCollaborative Framework creation with our rural and urban neighbors.
Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: All Departments
Staff Comments: (Brief update since last report) We have completed the ICF with Taber and have touched base with the MD of Newell and Lethbridge County who have  agreed to use the same formatting.  Once the urban municipalities IDP's are complete, we can focus on ICF's with them.  
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? no
Has the timeline for the project changed? no
Status:  Not Started Estimated Completion Date: Unknown
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment
Page 19
Initiative #12:  Establish annual meetings with the Bow River Irrigation District to review capital projects  and maintenance priorities to determine if there are cost saving opportunities through  partnerships.
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: CAO, Operations
Staff Comments: (Brief update since last report) Vulcan County and the Bow River Irrigation District are now having annual meetings to review capital projects and other  potential partnerships that could take place.  The first meeting was held on January 8, 2019 in conjunction with the  Governance Priorities Committee meeting.  Discussion was had on the following items:                                                                     importance of the reservoirs to the irrigation district;  BRID recognizing there are multiple uses for a water body, but need to keep in mind future variations of water levels are  not predictable;  future development within Vulcan County around reservoirs;  partnering on recreational development;   improved communication between Vulcan County and the BRID before planning infrastructure projects, meetings should  be held twice a year;  BRID inquired into a blanket permit for hauling equipment on County roads;  proposal of the Eyremore Dam Project, would be potential for recreational development and improve water  management for Southern Alberta.  Since this meeting the Director of Operations has created a blanket permit agreement  for the BRID while they haul equipment on Vulcan County Roads.  The Director of Operations has also forwarded a list of  bridge projects in the 20192023 capital plan which cross BRID infrastructure.  It should also be noted that at this time the  BRID does not have the capacity to partner on any recreational projects, but is not opposed to recreational development.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  Completed Estimated Completion Date: January 8, 2019
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment
Page 20
Initiative #13:  Review and establish cost sharing formulas for funding that are equitable to all parties.
Lead Staff: N. Fai Departments Involved: Corporate Services
Staff Comments: (Brief update since last report) To be reviewed after final budget and audit are completed
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Summer 2019
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment
Page 21
Initiative #14:  Institute annual meetings with the Siksika Nation to investigate opportunities for  partnerships.
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: CAO
Staff Comments: (Brief update since last report) A letter of engagement was sent to the Siksika Nation on November 29, 2018.  This open invitation spoke to some of the  common values shared by Siksika Nation and Vulcan County as well as the similar difficulties that both areas have  experienced the last two years with overland flooding and wildland fires.  At this time no response has been received from  Siksika Nation.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Unknown
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment
Page 22
Initiative #15:  Continue refinement and review of the five and twenty year capital plans for equipment  and infrastructure construction and replacement.
Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations
Staff Comments: (Brief update since last report)  With the purchase of extended warranty on all new divisional graders and gravel trucks we can extend the service life of  equipment from 5 years to 7 years if needed. We are still on schedule to replace scrapers MS 1 and MS 2 in 2023 and MS 3  in 2029.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure
Page 23
Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations
Staff Comments: (Brief update since last report) 4 year plans for road rebuild and culvert/bridge replacement are in place and approved by council. We are slightly behind  on the road rebuild due to the flooding in 2018. We will complete with 2018 projects before starting on 2019 projects.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure
Page 24
Initiative #17:  Continue capital equipment replacement based on life cycle asset management that  ensures a balance between maintenance costs and down time and allows for a good  overall service level.
Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations
Staff Comments: (Brief update since last report) We continue to replace light trucks on the 10 year/300,000 km cycle. We are replacing 2 light trucks in 2019. Gravel trucks  and trailers are replaced on an as needed basis based on equipment failure and down time. We are replacing 1 semi and 1  belly dump trailer in 2019. Divisional graders are currently on a 5 year cycle for replacement, with the addition of extended  warranty packages this can be extended to 7 years if needed. We are replacing 2 divisional graders in 2019.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure
Page 25
Initiative #18:  Further investigate potential new aggregate sources within the County to secure surfacing  gravel requirements. A strategically located aggregate supply will reduce transportation  cost associated with the gravelling program.
Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations
Staff Comments: (Brief update since last report) We are currently looking for a new source of aggregate to replace the County pit. We currently have enough inventory at  the County pit to last approximately 2 to 3 years. We are also exploring options to replace the Top Notch pit which  currently has an inventory to last approximately 2 years. The lease on the Ingraham pit was renewed in late 2018 for  another 5 years.
Back to Dashboard
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Unknown
Third Party Services Contracted: No
Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure
Page 26
Initiative #19: 
Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance
Invest in and support a proficient and motivated workforce and be an employer of choice.
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: All
Status:  In Progress  Minor change Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: Yes
Staff Comments: (Brief update since last report) Wage and salary review was scheduled for 2018, but was not completed prior to the 2019 Interim Budget.  Vulcan County  did participate in the 2018 AMSC wage and compensation survey which will be utilized as one of the comparators for  Vulcan County.  Council has also requested specifically that neighboring rural municipalities and rural municipalities with a  total assessment base +/ 15% be used as a comparator.  Reporting on this will be made available to Council ASAP. Education and training opportunities have been made available to staff in their respective budgets. Reengagement of more social activities is now taking place in hopes of allowing staff to associate and get to know each  other.  Total organizational staff meetings are being revisited, with research into topics which can be presented.  Further  work is still required on ensuring there is good communication throughout the organization.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? Yes
Page 27
Initiative #20: 
Provide levels of service that balance ratepayer needs with organizational capacity.
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: All
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) The balance of ratepayer needs with organizational capacity is an item that is in constant transition.  The following summarizes changes which have occurred:   Protective Services • Additional Community Peace Officer position was added to the department to increase the patrol presence throughout the County.  To increase this level of  service, an increase in the operational budget was required.  Some additional revenue has been recognised through fine collection, however the department  continues to work on an educative approach first. • The Vulcan and Area Fire District is now managed by Vulcan County with the Town of Vulcan contributing 40% to the district operating budget.  This model  has allowed for a reduction in expenditures by both Municipalities, thus resulting in lower district taxation.  Service level for the district remains high. • As of January 1, 2019, the Lomond and Area Fire District is now managed by Vulcan County.  Preliminary estimates show that district taxation will be nearly  identical for 2019.  It is expected that a reduction in operational expenditures will occur in 2020 after some maintenance issues have been addressed. • After the departure of the former Director of Protective Services, discussion between the Interim Director and CAO was had to determine if the department  could function without a Regional Deputy Fire Chief for the short term.  Since that time the Regional Deputy Fire Chief has been successful in his application to  become the Director of Protective Services for Vulcan County.  The short term plan is to continue operations without a Regional Deputy Fire Chief for 2019.   Some delegation of duties has been given to the District Fire Chiefs, and other staff within the Protective Services department.   Agricultural Services • Agricultural extension programs will  Administration • Addition of a Legislative and Development Administrative Assistant position was added to the organizational structure in August 2018.  Currently the  position continues to be refined to address the needs of both Legislative and Development services.  It is the hope that the position will allow for continued  assistance of duties, thus freeing up time for managing staff to conduct research, undertake bylaw and policy refinement, and address needs of ratepayers  and Council alike. • Summer student position will be utilized within the Administration building in 2019.  Position will mainly focus efforts within the Development Department,  with some potential cross over with Legislative Services and GIS.  The intent of this position is to assist in projects and day to day activities and allow senior  staff have additional time to complete major projects.  This position will also give students the ability to experience local government and determine if it is a  field they would be interested in pursuing. Operations • Level of staffing within the department has decreased over the last two years.  At retirement, positions have not been backfilled, and not all seasonal  positions have filled due to fiscal constraints.  Key services such as road grading have not yet been affected.  Road Construction and Road Graveling are now at  the point if further cuts are required, service levels would be negatively impacted.  Ratepayers are still generally happy with road conditions, but any further  reduction in service level would most likely change this perception. • Succession planning within Common Services is underway. This will allow for Fire Services and Public Works equipment to be repaired in house or in the  field, thus allowing for service levels to the public to remain at the current level. Summary Continued monitoring will be required to ensure staffing components meet current service level expectations.  Despite some perception that Vulcan County  may be heavily staffed, in comparison with other municipalities this is not the case and service level expectations are the same.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? Project is continually ongoing.  As ratepayer needs and availability of resources change,  so does finding the balance of the two.
Page 28
Initiative #21: 
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: All
Status:  In Progress  Minor change Estimated Completion Date: Continually Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) Long term sustainability of a municipality is recognized by balancing want versus need, and realizing the resources that are  available to achieve these aspirations.  Provisions for public input and consultation is a primary component of good  governance that allows elected officials to receive feedback in the decision making process.  The following is a list of long  term sustainability endeavours and their public engagement process: • Annual Budget Process – Both interim and final budget committee meetings are advertised and open for the public to  attend.  This process not only sets the course for the current year, but also identifies future year expenditures and  programs.  Short and long term operational and capital planning are vital to ensuring long term sustainability. • Governance Priorities Committee Meetings – This is a new initiative where Council as a whole focuses on the broader  and more strategic items. Matters requiring further action will be forwarded as a recommendation to Council.  The  committee meetings are still a work in progress, and some fine tuning is still required.  These meetings have allowed for  broader discussion, with input back to staff.  These meetings are also open to the public and are advertised accordingly. • Diversified Revenue Sources – Through the direction of Council, Administration continues to look for alternate sources of  revenue.  Investigation in commercial/industrial development, changes in County owned land practices, and engagement  of renewable energy producers have all been undertaken.  These initiatives if successful will create long term diversified  revenue thus creating longer term sustainability.  
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? This endeavor is a continually ongoing process.
Page 29
Initiative #22: 
Promote community engagement in decision making and planning.
Lead Staff: L. Middleton Departments Involved: Legislative
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Ongoing 
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) Community Engagement is an ongoing challenge for Vulcan County. Initiatives such as surveys with a prize have resulted  in good feedback on our Land Use Bylaw and Reservoir Communities. Vulcan County also held an open house for tax  recovery lands lessees regarding proposed plans for the management of our lands. Community engagement is something  that needs to be on the forefront when council is determining a new course of action. Administration is open to new ideas,  and will assess how community engagement can be improved in 2019. 
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? n/a
Page 30
Initiative #23: 
Develop a public participation policy which identifies the circumstances in which Vulcan  County engages its stakeholders.
Lead Staff: L. Middleton Departments Involved: Legislative Services
Status:  Completed Estimated Completion Date: Completed in July 2018.
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) The public participation policy officially captured what Vulcan County was doing in terms of soliciting public feedback.   Administration will continue to explore new ways of communicating decisions to the public and encouraging public input.    
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? n/a
Has the timeline for the project changed? n/a
Page 31
Initiative #24: 
Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: Administration, Development
Status:  In Progress  Minor change Estimated Completion Date: March 31, 2020
Third Party Services Contracted: Yes
Staff Comments: (Brief update since last report) Municipalities that share a common boundary must create an Intermunicipal Collaboration Framework (ICF) with each other.  The  ICF is a new legislated requirement that was introduced in the Modernized Municipal Government Act in 2016.  The MD of Taber is  one of twelve ICF’s have been completed to date.  Discussion has been had with Newell County and Lethbridge County and it has  been agreed that we will utilize the MD of Taber/Vulcan County document format for these ICF’s. Inter Municipal Development Plans continue to be developed with all of the urban municipalities within Vulcan County.  ORRSC is  the third party contracted to undertake this service.  The Town of Vulcan IDP is furthest along having recently completed the open  house component.  The Village of Arrowwood IDP draft is expected to be completed by the second week of May.  The Champion IDP  has the initial background document completed, with a meeting being held between the two municipalities on April 26th.  Other  urban IDP’s are still expected to be completed by the March 31, 2020 deadline. Rural to rural IDP’s are being amended as required to meet current legislative requirements.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 32
Initiative #25: 
Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance
Continue to promote excellence through the production and submission of Annual Budget  Reports and Annual Financial Reports to the Government Finance Officers Association  Canadian Award for Financial and Budget Reporting.
Lead Staff: N. Fai Departments Involved: Corporate Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: May 2019, annually
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) The annual financial report will be completed and submitted soon after the audit is complete. The Budget presentation will  be prepared after final budget is approved.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 33
Initiative #26: 
Improve public communications through our website, social media accounts, and print  media.
Lead Staff: L. Middleton Departments Involved: Legislative, Corporate Services, Economic Development
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Ongoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report)  In 2018, we finally launched social media as a means of communicating, and our website has had an overhaul over the last  few years. We've also dedicated a half page ad in the Vulcan Advocate weekly to share information. One of the challenges  that still remains is lack of information from departments about what can be communicated, we still often have to go  looking for information. Collaboration with community organizations also needs improvement. We will conduct a  'communications audit' in 2019 to see where we stand with traffic to our social media accounts and website. 
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? Staff training is recommended
Has the timeline for the project changed? n/a
Page 34
Initiative #27: 
Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance
Continued review of taxation rates as to remain competitive with our rural neighbors.
Lead Staff: N. Fai Departments Involved: Corporate Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: Ongoing, annual review
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) Rate comparisons will be done annually. Many of our neighbours do not make frequent changes to rates, but yearly  comparisons are still important. A list of 2018 mill rates has been compiled and reviewed with no significant changes  noted.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 35
Initiative #28: 
Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry
Vulcan County will continue to have an active and engaged Agricultural Service Board that  reviews and investigates new programing and services which are of benefit to our  agricultural industry;
Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: OnGoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) The Agricultural Service Board has been meeting regularly every two months.  Previous ASB Agenda packages can be  obtained from the Vulcan County website, issues such as Clubroot & Fusarium, conservation, weeds & pests, rental  equipment, government and industry correspondence, conferences & resolutions,  programming planning and review are  being discussed regularly, as well we have representation at the meetings from Alberta Agriculture.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 36
Initiative #29: 
Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry
Initiate delivery of the ALUS program (Alternative Land Use Systems) to the County,  develop a Partnership Advisory Committee (PAC) to oversee the ALUS program, budget,  and project approvals in 2018. In 2019, begin delivery of the ALUS program to our  ratepayers with proposed projects approval and startup of projects.
Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: OnGoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) We have recently hired our Rural Conservation Technician in March.  Our first Partnership Advisory Committee (PAC)  meeting will be held after our regularly scheduled Agricultural Service Board meeting on April 2nd.  Compensation rates,  project expectations for 2019 and general ALUS discussion will be taking place.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 37
Initiative #30: 
Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry
Work with the Vulcan and District Waste Commission on the collection of  herbicide/pesticide containers to find a solution that works for all stakeholders.
Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: OnGoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) Continuing to work with the VDWC to ensure our ratepayers have access to a location where they can environmentally  return their unwanted empty pesticide containers throughout Vulcan County.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 38
Initiative #31: 
Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry
Continue to support and participate in the Sothern Alberta Weed Coordinator Program.
Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: OnGoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) All of the municipalities including Vulcan County have entered into an agreement for the 2019 season with CoolPro  Solutions to continue with support and delivery of the Southern Alberta Weed Coordinator Program.  Areas that we will be  focusing on within Vulcan County is the Baby's Breath infestations around the Carmangay area, Russian Knapweed and  Leafy Spurge infestations on the Little Bow, Scentless Chamomile infestations within the Town of Vulcan and the Bow  River, and raising the awareness on Absinthe Wormwood throughout Vulcan County.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 39
Initiative #32: 
Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry
Increase weed control measures and awareness throughout the County.
Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: OnGoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) We will be adding our Rural Conservation Technician as Weed Inspector for Vulcan County.  We are planning to work with  the University of Lethbridge this year to release insects for the biological control of Leafy Spurge and Russian Knapweed  along the Little Bow east of the Little Bow Reservoir.  We are currently working with Alberta Transportation and Volker  Stevin to assist them with some of their weed control issues along their highways.  Our goal is to provide perennial weed  control this summer on Highways 534, 531, & 539.  As mentioned in the Weed Coordinator portion of the Quarterly  Reporting we will continue with control measures of Baby's Breath in the Carmangay areas as well as Scentless Chamomile  control in the Town of Vulcan and surrounding areas.  We will continue with our traditional programming in regards to our  Roadside Spraying program and Private land Spraying Program as well as raise awareness with the weed Absinthe  Wormwood and all invasive species.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources required to complete  the project changed? No
Has the timeline for the project changed? No
Page 40
Initiative #33: 
Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry
Develop a digital weed database for Vulcan County.
Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services
Status:  In Progress  No change  Estimated Completion Date: OnGoing
Third Party Services Contracted: No
Staff Comments: (Brief update since last report) The IT department assisted our department with the initialization of a phone application (collector for ArcGIS) that allows  us to locate and take a picture of a weed infestation, pinpoint its locations, input the size of infestation, and send back to  office with the ability to create a weed database on our county mapping system.  We started using this program late last  summer and were able to begin a database with about 2030 sites recorded of various weeds.  Our goal in 2019 is to use  two copies of this program and to focus on expanding our weed database throughout the summer.  We will likely locate  several hundred sites of weed infestations that will be added to our database.  Our final goal is to follow up on these sites  and control these infestations through chemical, mechanical or biological control measures.
Has the objective or scope of the project  changed? No
Have the resources&