49
Strategic Plan Quarterly Progress Report JANUARY – MARCH 2019

Strategic Plan Quarterly Progress Report

  • Upload
    others

  • View
    11

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Strategic Plan Quarterly Progress Report JANUARY – MARCH 2019

Table of Contents

Executive Summary ............................................................................................................................... 3

Report Structure ................................................................................................................................... 4

Corporate Values, Vision & Guiding Principles .................................................................................... 4

Chief Administrative Officer’s Comments ............................................................................................ 5

Executive Dashboard – Initiatives at a Glance................................................................................... 6-8

Initiatives Summaries ....................................................................................................................... 9-48

Goal 1: Increased and Diversified Economic Development ................................................ 9-16

Goal 2: Foster a Collaborative Environment ...................................................................... 17-22

Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure ............................................................. 23-26

Goal 4: Responsible and Transparent Leadership & Governance .................................... 27-35

Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry ................................................... 36-41

Goal 6: Safe Communities .................................................................................................. 42-48

Page 2

Executive Summary

Vulcan County Council approved the 2018-2022 Vulcan County Strategic Plan: Growing Forward on

June 20, 2018, after conducting a series of meetings involving Administration and Council.

In an effort to remain transparent to ratepayers and to have a strategic plan that remains current to

the needs of Vulcan County, it is essential that Councils priorities be reviewed regularly. While

priorities are reported on throughout the year during Council meetings, implementing a quarterly

reporting mechanism will allow for better tracking of our goals.

The purpose of this report is to update Council on the status of initiatives identified as priorities in

the strategic plan. This report is not intended to be a complete description of work being

completed; rather, a high level overview on the status of current initiatives, with the hope that it

becomes a useful tool for Council, Administration and the public.

As stated in Vulcan County’s Strategic Plan, the strategic goals and initiatives provide the roadmap

and direction for what the County needs to achieve over the next few years.

Vulcan County has grouped initiatives into 6 key strategic goals:

Increased and Diversified Economic Development provide an atmosphere to foster

economic growth and development so long as development will be a positive contribution to

the financial and/or social well being of the County

Foster a Collaborative Environment commitment to enhance the relationship with our

rural and urban municipal neighbours, and ensure a mutual benefit for all

Maintain Road and Bridge Infrastructure continued development and maintenance

of municipal infrastructure

Responsible & Transparent Leadership and Governance strive to operate in a

transparent and responsible manner

Continue Support of Agricultural Industry commitment to support the agricultural

industry with programs and services initiated by our Agricultural Service Board

Safe Communities focus on emergency response, training, and collaboration with other

agencies

__________________________________________________________________________________

Page 3

Report Structure

Executive Dashboard: provides a snapshot of the current status of initiatives. The status reflects

whether any changes in objectives, scope, resources or timelines have occurred since Council was

last updated. Includes page reference to the initiative summary for easy referencing.

Initiative Summaries: contains summaries of each initiative, and explanation of the status.

__________________________________________________________________________________

Vulcan County’s Values

Accountability | Leadership | Integrity | Fiscal Responsibility | Collaboration | Accessibility

Vision Statement To provide opportunity and growth through cooperation,

progressive leadership, and accessible information

Guiding Principles To provide a transparent government that is fair and effective

A diligent Council and Administration that seek the best long term outcome for our ratepayers

Sound fiscal decisions that ensure the sustainability of the County into the future

Page 4

Chief Administrative Officer’s Comments

Highlights of Last Quarter

This update on the status of strategic initiatives is the first in a series which will now be provided to

Council on a quarterly basis. Since the approval of the 2018-2022 Vulcan County Strategic Plan,

Administration through the direction of Council have undertaken new initiatives to diversify revenue

streams to fund future operational and capital expenditures. Business attraction and engagement,

County owned land practices review, and preliminary investigation into industrial/commercial

development are activities which have been commenced to date. Recognizing the need for

innovative land use strategies which do not hinder growth is one of the primary attentions in the

Land Use Bylaw re-write, and will hopefully foster further development. Renewable energy

producers continue to find Vulcan County a prime location for expansion, with five different projects

having been proposed within our borders. Many of these initiatives are on the cusp of being

fruitful, and a continued focus will be needed to see them through to completion.

Completed Initiatives Since Last Report

Hiring an in-house Economic Development Officer to retain and attract business

development throughout Vulcan County;

Establish an Economic Development Reserve Fund;

Establish annual meetings with the Bow River Irrigation District to review capital projects and

maintenance priorities to determine if there are cost saving opportunities through

partnerships;

Develop a public participation policy which identifies the circumstances in which Vulcan

County engages its stakeholders;

Hire a second Community Peace Officer (CPO) to provide proactive patrols in all areas of the

County and create a greater law enforcement presence.

__________________________________________________________________________________

Page 5

Tracker ID Initiative Lead Staff StatusEstimated Completion 

DateThird Party Services 

Required?Document 

Page

1 Hiring an in‐house Economic Development Officer to retain and attract business development throughout Vulcan County.

N. Petersen Completed Completed May 2018 No 9

2Re‐write the Vulcan County Land Use Bylaw, to ensure good planning process while recognizing the need for innovative land use strategies which do not hinder growth.

A. EricksonIn Progress ‐ No change 

Unknown Yes 10

3 Establishing an Economic Development Reserve Fund. N. Petersen Completed Completed April 2018 No 11

4 Industrial/commercial park development. N. PetersenIn Progress ‐ No change 

Unknown No 12

5Having a receptive environment to allow for renewable energy producers to develop and expand operations. S. Poole

In Progress ‐ Minor change

Ongoing No 13

6Updating our Municipal Development Plan and Reservoir Area Structure Plan which will once again keep in mind growth and good planning practices. A. Erickson Not Started Unknown No 14

7 Working with businesses to identify areas which may inhibit growth. S. PooleIn Progress ‐ Minor change

Ongoing No 15

8Expanding our marketing presence and the reinstitution of a business directory to show investors and potential new residents what our region has to offer. S. Poole

In Progress ‐ Minor change

Ongoing No 16

9Creation of Inter‐Municipal Development Plans with the Town of Vulcan and the Villages of Carmangay, Champion, Lomond, Milo and Arrowwood. A. Erickson

In Progress ‐ No change 

Unknown Yes 17

10Amendment of existing Inter‐Municipal Development Plans with Newell County, MD of Taber, Lethbridge County, MD of Willow Creek, MD of Foothills and Wheatland County.

A. EricksonIn Progress ‐ No change 

December 2019 No 18

11 Inter‐Collaborative Framework creation with our rural and urban neighbors. A. Erickson Not Started Unknown No 19

12Establish annual meetings with the Bow River Irrigation District to review capital projects and maintenance priorities to determine if there are cost saving opportunities through partnerships.

N. Petersen Completed Completed January 2019 No 20

13Review and establish cost sharing formulas for funding that are equitable to all parties. N. Fai

In Progress ‐ No change 

Summer 2019 No 21

14Institute annual meetings with the Siksika Nation to investigate opportunities for partnerships. N. Petersen

In Progress ‐ No change 

Unknown No 22

Goal 2: Foster a Collaborative Environment

Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Strategic Plan Quarterly Reporting- Executive Dashboard January - March 2019

Page 6

Tracker ID Initiative Lead Staff StatusEstimated Completion 

DateThird Party Services 

Required?Document 

Page

Strategic Plan Quarterly Reporting- Executive Dashboard January - March 2019

15Continue refinement and review of the five and twenty year capital plans for equipment and infrastructure construction and replacement. M. Kiemele

In Progress ‐ No change 

Ongoing No 23

16Review/approve four year road and bridge construction programs that recognize efficiencies in engineering, construction, and project tendering. M. Kiemele

In Progress ‐ No change 

Ongoing No 24

17Continue capital equipment replacement based on life cycle asset management that ensures a balance between maintenance costs and down time and allows for a good overall service level.

M. KiemeleIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 25

18 Further investigate potential new aggregate sources within the County to secure surfacing gravel requirements. A strategically located aggregate supply will reduce transportation cost associated with the gravelling program.

M. KiemeleIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 26

19Invest in and support a proficient and motivated workforce and be an employer of choice. N. Petersen

In Progress ‐ Minor change

Ongoing Yes 27

20Provide levels of service that balance ratepayer needs with organizational capacity. N. Petersen

In Progress ‐ No change 

Ongoing No 28

21Build community confidence through responsible governance for long term sustainability.

N. PetersenIn Progress ‐ Minor change

Ongoing No 29

22Promote community engagement in decision making and planning.

L. MiddletonIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 30

23 Develop a public participation policy which identifies the circumstances in which Vulcan County engages its stakeholders.

L. Middleton Completed Completed July 2018 No 31

24 Ensure timely compliance with regulatory and statutory document obligations. N. PetersenIn Progress ‐ Minor change

March 2020 Yes 32

25

Continue to promote excellence through the production and submission of Annual Budget Reports and Annual Financial Reports to the Government Finance Officers Association Canadian Award for Financial and Budget Reporting.

N. FaiIn Progress ‐ No change 

May 2019, Annual No 33

26Improve public communications through our website, social media accounts, and print media. L. Middleton

In Progress ‐ No change 

Ongoing No 34

27Continued review of taxation rates as to remain competitive with our rural neighbors. N. Fai

In Progress ‐ No change 

Annual Review No 35

Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure

Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Page 7

Tracker ID Initiative Lead Staff StatusEstimated Completion 

DateThird Party Services 

Required?Document 

Page

Strategic Plan Quarterly Reporting- Executive Dashboard January - March 2019

Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry

28Vulcan County will continue to have an active and engaged Agricultural Service Board that reviews and investigates new programing and services which are of benefit to our agricultural industry;

K. MalmbergIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 36

29

Initiate delivery of the ALUS program (Alternative Land Use Systems) to the County, develop a Partnership Advisory Committee (PAC) to oversee the ALUS program, budget, and project approvals in 2018. In 2019, begin delivery of the ALUS program to our ratepayers with proposed projects approval and start‐up of projects.

K. MalmbergIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 37

30 Work with the Vulcan and District Waste Commission on the collection of herbicide/pesticide containers to find a solution that works for all stakeholders.

K. MalmbergIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 38

31Continue to support and participate in the Southern Alberta Weed Coordinator Program. K. Malmberg

In Progress ‐ No change 

Ongoing No 39

32 Increase weed control measures and awareness throughout the County. K. MalmbergIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 40

33 Develop a digital weed database for Vulcan County. K. MalmbergIn Progress ‐ No change 

Ongoing No 41

34Hire a second Community Peace Officer (CPO) to provide proactive patrols in all areas of the County and create a greater law enforcement presence. D. Headrick Completed Completed June 2018 No 42

35 Continue with education as a primary value in regards to enforcement. D. Headrick Not Started Unknown No 43

36Create a partnership with the RCMP to assist in providing a School Resource Officer to area schools and create more education programs with a focus on youth.

D. Headrick Not Started Unknown No 44

37 Complete all appendices for the Emergency Management Plan (EMP).D. Headrick

In Progress ‐ Minor change

End of 2019 No 45

38 Ensure proper emergency management training is provided for all staff and regional partners.

D. HeadrickIn Progress ‐ Minor change

2020 No 46

39Certify that all fire departments within Vulcan County are meeting the required levels of training for our service levels, and re‐evaluate course delivery for the next five years and scale the budget accordingly.

D. HeadrickIn Progress ‐ No change 

Ongoing ‐ year to year No 47

40 In conjunction with the local RCMP, implement a Community Crime Map which will allow users to know where criminal activity is happening.

D. HeadrickIn Progress ‐ No change 

Mid 2019 No 48

Goal 6: Safe Communities

Page 8

Initiative #1: 

A job description for the Economic Development Officer was complete late January of 2018.  Advertising for the position was conducted through local print media, and online platforms such as Indeed, and RMA.  Interviews for the Economic Development Officer position were conducted in late March, early April of 2018.  Interviews were performed by a panel consisting of the CAO, Manager of Development Services and Executive Assistant.  The position was filled by Ms. Sherry Poole, who began working with Vulcan County on May 22, 2018.

Has the objective or scope of the project changed?

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Staff Comments: (Brief update since last report)

No

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Hiring an in‐house Economic Development Officer to retain and attract business development throughout Vulcan County.

No

Administration

Third Party Services Contracted:

Lead Staff:

Status:  (select from drop down list)

Completed

N. Petersen Departments Involved:

May 22, 2018Estimated Completion Date:

Page 9

Initiative #2:  Re‐write the Vulcan County Land Use Bylaw, to ensure good planning process while recognizing the need for innovative land use strategies which do not hinder growth.

Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services

Staff Comments: (Brief update since last report)I believe Council will have a draft for review in second or third quarter of 2019.  The timeline on completion depends on Council's feedback and direction once provided the draft. 

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed?Yes, we are approximately 6 months behind schedule.  This is due to the high demands of other planning projects in the region.  

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: Yes, ORRSC

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Page 10

Initiative #3:  Establishing an Economic Development Reserve Fund.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: Corporate Services, CAO

Staff Comments: (Brief update since last report)As part of the 2018 Operating Budget, Vulcan County Council approved the establishment of a Economic Development Reserve.  The intent of this reserve is to fund future economic development activities that will spur or foster increased growth.  In 2018 $150,000 placed in this reserve for future use.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  Completed Estimated Completion Date: 2018‐04‐23

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Page 11

Initiative #4:  Industrial/commercial park development.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: CAO, Development, Economic Development

Staff Comments: (Brief update since last report)In 2018 $150,000 placed in the Economic Development Reserve.  Expenditures drawn from this reserve in 2018 amounted to $28,680 which was used for a geotechnical investigation and topography modeling of potential industrial development sites.  This information will be utilized in planning potential future development layout and provide the ability for interested developers to determine initial foundation requirements.  The geotechnical report also provides some insight into areas best suited for deep services.  A review of servicing costs is also being conducted by Administration.  The Manager of Development Services has determined that an Area Structure Plan will best serve any future industrial/commercial development site.  The Economic Development Officer continues to seek and engage possible businesses which may be looking for commercial/industrial space.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed?

If preliminary findings determine that an industrial/commercial park be built, Engineering Services will need to be procured to complete a full build out design.

Has the timeline for the project changed? At this time it is difficult to determine a completion date for this project.

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Page 12

Initiative #5: Having a receptive environment to allow for renewable energy producers to develop and expand operations.

Lead Staff: S. Poole Departments Involved: Administration, Planning & Development, Ec Development

Staff Comments: (Brief update since last report)The County is actively pursuing more commercial marketing platforms such as Renewable Energy Development Attraction trade‐shows as well included Economic Development in the initial administrative interactions with renewable energy development companies and site selectors. 

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed?

No

Have the resources required to complete the project changed?

The County has taken a more pro‐active role in attracting renewable energy development investment and supply sector attraction as a result of the increased interest that has happened naturally within the region but also with an increased interest in generating more economic impact from these type investments. 

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Page 13

Initiative #6: Updating our Municipal Development Plan and Reservoir Area Structure Plan which will once again keep in mind growth and good planning practices.

Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services

Staff Comments: (Brief update since last report)We are currently receiving quotes on the ASP project.  We must come up with an action plan regarding the MDP as It requires an update in order to match the IDP's.  

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? Unknown

Has the timeline for the project changed? No

Status:  Not Started Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Page 14

Initiative #7:  Working with businesses to identify areas which may inhibit growth.

Lead Staff: S. Poole Departments Involved: Economic Development

Staff Comments: (Brief update since last report)As a result of implementing a BRE Program for Vulcan County, we are able to provide a level of service and assistance in stewardship of County business strengths and been able to identify growth challenges. I have already been able to connect several businesses to labour attraction programs, as well as Provincial and Federal funding streams that they can apply to ‐ to upgrade water infrastructure and to help them to conceptualize their agriculture innovation through grant funding. For others the solution has been as simple as connecting them with the Lethbridge College Business School to assist them in development of a feasibility plan. 

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed?

No

Have the resources required to complete the project changed?

Yes, a Business Retention and Expansion (BRE) has been implemented as a result of hiring an Economic Development Officer. To keep current and progressive this has to be re‐evaluated ongoing to ensure that the business linkages and tools being used are the most effective to drive business outcomes. 

Has the timeline for the project changed? Yes as the first year of implementation of the program is used as a baseline for collection of data. 

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Page 15

Initiative #8: Expanding our marketing presence and the reinstitution of a business directory to show investors and potential new residents what our region has to offer.

Lead Staff: S. Poole Departments Involved: CAO, Economic Development and Information Services.

Staff Comments: (Brief update since last report)The website will be presented to GPC on March 26, 2019 along with a Staff test of the site to ensure the functionality and reliability of the site is tested before going live. Also a Trade Expo has been coordinated for April 13, 2019 and the County will have participation in showcasing all departments, regional business, tourism operations, industry and agriculture. 

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed?

Yes, some of the marketing tools recommended have been more commercial than utilized in the past such as the web development & GIS tools being implemented into development of an Economic Tourism & Investment Attraction website, and focusing on new programming such as business & industry tradeshow attraction. 

Has the timeline for the project changed?Yes, the website that includes a Business Directory was originally scheduled for completion end February 2019 the date has been moved to end March 2019.

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 1: Increased and Diversified Economic Development

Page 16

Initiative #9: Creation of Inter‐Municipal Development Plans with the Town of Vulcan and the Villages of Carmangay, Champion, Lomond, Milo and Arrowwood.

Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services

Staff Comments: (Brief update since last report)The Town of Vulcan and Vulcan County's IDP has been drafted and an open house was held.  An initial consultation has been completed with the Village of Arrowwood, and the Village of Champions first meeting is scheduled. 

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: Yes, ORRSC

Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment

Page 17

Initiative #10:  Amendment of existing Inter‐Municipal Development Plans with Newell County, MD of Taber, Lethbridge County, MD of Willow Creek, MD of Foothills and Wheatland County.

Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: Development Services

Staff Comments: (Brief update since last report)Wheatland, Newell, and Taber's are complete. Lethbridge is in‐progress.  We have not made initial contact with Willow Creek or Foothills yet. 

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Dec‐19

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment

Page 18

Initiative #11:  Inter‐Collaborative Framework creation with our rural and urban neighbors.

Lead Staff: A. Erickson Departments Involved: All Departments

Staff Comments: (Brief update since last report)We have completed the ICF with Taber and have touched base with the MD of Newell and Lethbridge County who have agreed to use the same formatting.  Once the urban municipalities IDP's are complete, we can focus on ICF's with them.  

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? no

Has the timeline for the project changed? no

Status:  Not Started Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment

Page 19

Initiative #12: Establish annual meetings with the Bow River Irrigation District to review capital projects and maintenance priorities to determine if there are cost saving opportunities through partnerships.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: CAO, Operations

Staff Comments: (Brief update since last report)Vulcan County and the Bow River Irrigation District are now having annual meetings to review capital projects and other potential partnerships that could take place.  The first meeting was held on January 8, 2019 in conjunction with the Governance Priorities Committee meeting.  Discussion was had on the following items:                                                                   ∙ importance of the reservoirs to the irrigation district;∙ BRID recognizing there are multiple uses for a water body, but need to keep in mind future variations of water levels are not predictable;∙ future development within Vulcan County around reservoirs;∙ partnering on recreational development; ∙ improved communication between Vulcan County and the BRID before planning infrastructure projects, meetings should be held twice a year;∙ BRID inquired into a blanket permit for hauling equipment on County roads;∙ proposal of the Eyremore Dam Project, would be potential for recreational development and improve water management for Southern Alberta.  Since this meeting the Director of Operations has created a blanket permit agreement for the BRID while they haul equipment on Vulcan County Roads.  The Director of Operations has also forwarded a list of bridge projects in the 2019‐2023 capital plan which cross BRID infrastructure.  It should also be noted that at this time the BRID does not have the capacity to partner on any recreational projects, but is not opposed to recreational development.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  Completed Estimated Completion Date: January 8, 2019

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment

Page 20

Initiative #13:  Review and establish cost sharing formulas for funding that are equitable to all parties.

Lead Staff: N. Fai Departments Involved: Corporate Services

Staff Comments: (Brief update since last report)To be reviewed after final budget and audit are completed

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Summer 2019

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment

Page 21

Initiative #14: Institute annual meetings with the Siksika Nation to investigate opportunities for partnerships.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: CAO

Staff Comments: (Brief update since last report)A letter of engagement was sent to the Siksika Nation on November 29, 2018.  This open invitation spoke to some of the common values shared by Siksika Nation and Vulcan County as well as the similar difficulties that both areas have experienced the last two years with overland flooding and wildland fires.  At this time no response has been received from Siksika Nation.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 2: Foster a Collaborative Environment

Page 22

Initiative #15: Continue refinement and review of the five and twenty year capital plans for equipment and infrastructure construction and replacement.

Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations

Staff Comments: (Brief update since last report) With the purchase of extended warranty on all new divisional graders and gravel trucks we can extend the service life of equipment from 5 years to 7 years if needed. We are still on schedule to replace scrapers MS 1 and MS 2 in 2023 and MS 3 in 2029.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure

Page 23

Initiative #16: Review/approve four year road and bridge construction programs that recognize efficiencies in engineering, construction, and project tendering.

Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations

Staff Comments: (Brief update since last report)4 year plans for road rebuild and culvert/bridge replacement are in place and approved by council. We are slightly behind on the road rebuild due to the flooding in 2018. We will complete with 2018 projects before starting on 2019 projects.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure

Page 24

Initiative #17: Continue capital equipment replacement based on life cycle asset management that ensures a balance between maintenance costs and down time and allows for a good overall service level.

Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations

Staff Comments: (Brief update since last report)We continue to replace light trucks on the 10 year/300,000 km cycle. We are replacing 2 light trucks in 2019. Gravel trucks and trailers are replaced on an as needed basis based on equipment failure and down time. We are replacing 1 semi and 1 belly dump trailer in 2019. Divisional graders are currently on a 5 year cycle for replacement, with the addition of extended warranty packages this can be extended to 7 years if needed. We are replacing 2 divisional graders in 2019.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure

Page 25

Initiative #18: Further investigate potential new aggregate sources within the County to secure surfacing gravel requirements. A strategically located aggregate supply will reduce transportation cost associated with the gravelling program.

Lead Staff: M. Kiemele Departments Involved: Operations

Staff Comments: (Brief update since last report)We are currently looking for a new source of aggregate to replace the County pit. We currently have enough inventory at the County pit to last approximately 2 to 3 years. We are also exploring options to replace the Top Notch pit which currently has an inventory to last approximately 2 years. The lease on the Ingraham pit was renewed in late 2018 for another 5 years.

Back to Dashboard

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: No

Strategic Plan Goal 3: Maintain Road and Bridge Infrastructure

Page 26

Initiative #19: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Invest in and support a proficient and motivated workforce and be an employer of choice.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: All

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: Yes

Staff Comments: (Brief update since last report)Wage and salary review was scheduled for 2018, but was not completed prior to the 2019 Interim Budget.  Vulcan County did participate in the 2018 AMSC wage and compensation survey which will be utilized as one of the comparators for Vulcan County.  Council has also requested specifically that neighboring rural municipalities and rural municipalities with a total assessment base +/‐ 15% be used as a comparator.  Reporting on this will be made available to Council ASAP.Education and training opportunities have been made available to staff in their respective budgets.Re‐engagement of more social activities is now taking place in hopes of allowing staff to associate and get to know each other.  Total organizational staff meetings are being revisited, with research into topics which can be presented.  Further work is still required on ensuring there is good communication throughout the organization.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? Yes

Page 27

Initiative #20: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Provide levels of service that balance ratepayer needs with organizational capacity.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: All

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)The balance of ratepayer needs with organizational capacity is an item that is in constant transition.  The following summarizes changes which have occurred:  Protective Services• Additional Community Peace Officer position was added to the department to increase the patrol presence throughout the County.  To increase this level of service, an increase in the operational budget was required.  Some additional revenue has been recognised through fine collection, however the department continues to work on an educative approach first.• The Vulcan and Area Fire District is now managed by Vulcan County with the Town of Vulcan contributing 40% to the district operating budget.  This model has allowed for a reduction in expenditures by both Municipalities, thus resulting in lower district taxation.  Service level for the district remains high.• As of January 1, 2019, the Lomond and Area Fire District is now managed by Vulcan County.  Preliminary estimates show that district taxation will be nearly identical for 2019.  It is expected that a reduction in operational expenditures will occur in 2020 after some maintenance issues have been addressed.• After the departure of the former Director of Protective Services, discussion between the Interim Director and CAO was had to determine if the department could function without a Regional Deputy Fire Chief for the short term.  Since that time the Regional Deputy Fire Chief has been successful in his application to become the Director of Protective Services for Vulcan County.  The short term plan is to continue operations without a Regional Deputy Fire Chief for 2019.  Some delegation of duties has been given to the District Fire Chiefs, and other staff within the Protective Services department.  Agricultural Services• Agricultural extension programs will Administration• Addition of a Legislative and Development Administrative Assistant position was added to the organizational structure in August 2018.  Currently the position continues to be refined to address the needs of both Legislative and Development services.  It is the hope that the position will allow for continued assistance of duties, thus freeing up time for managing staff to conduct research, undertake bylaw and policy refinement, and address needs of ratepayers and Council alike.• Summer student position will be utilized within the Administration building in 2019.  Position will mainly focus efforts within the Development Department, with some potential cross over with Legislative Services and GIS.  The intent of this position is to assist in projects and day to day activities and allow senior staff have additional time to complete major projects.  This position will also give students the ability to experience local government and determine if it is a field they would be interested in pursuing.Operations• Level of staffing within the department has decreased over the last two years.  At retirement, positions have not been backfilled, and not all seasonal positions have filled due to fiscal constraints.  Key services such as road grading have not yet been affected.  Road Construction and Road Graveling are now at the point if further cuts are required, service levels would be negatively impacted.  Ratepayers are still generally happy with road conditions, but any further reduction in service level would most likely change this perception.• Succession planning within Common Services is underway. This will allow for Fire Services and Public Works equipment to be repaired in house or in the field, thus allowing for service levels to the public to remain at the current level.SummaryContinued monitoring will be required to ensure staffing components meet current service level expectations.  Despite some perception that Vulcan County may be heavily staffed, in comparison with other municipalities this is not the case and service level expectations are the same.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed?Project is continually ongoing.  As ratepayer needs and availability of resources change, so does finding the balance of the two.

Page 28

Initiative #21: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Build community confidence through responsible governance for long term sustainability.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: All

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: Continually Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)Long term sustainability of a municipality is recognized by balancing want versus need, and realizing the resources that are available to achieve these aspirations.  Provisions for public input and consultation is a primary component of good governance that allows elected officials to receive feedback in the decision making process.  The following is a list of long term sustainability endeavours and their public engagement process:• Annual Budget Process – Both interim and final budget committee meetings are advertised and open for the public to attend.  This process not only sets the course for the current year, but also identifies future year expenditures and programs.  Short and long term operational and capital planning are vital to ensuring long term sustainability.• Governance Priorities Committee Meetings – This is a new initiative where Council as a whole focuses on the broader and more strategic items. Matters requiring further action will be forwarded as a recommendation to Council.  The committee meetings are still a work in progress, and some fine tuning is still required.  These meetings have allowed for broader discussion, with input back to staff.  These meetings are also open to the public and are advertised accordingly.• Diversified Revenue Sources – Through the direction of Council, Administration continues to look for alternate sources of revenue.  Investigation in commercial/industrial development, changes in County owned land practices, and engagement of renewable energy producers have all been undertaken.  These initiatives if successful will create long term diversified revenue thus creating longer term sustainability.  

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? This endeavor is a continually ongoing process.

Page 29

Initiative #22: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Promote community engagement in decision making and planning.

Lead Staff: L. Middleton Departments Involved: Legislative

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing 

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)Community Engagement is an on‐going challenge for Vulcan County. Initiatives such as surveys with a prize have resulted in good feedback on our Land Use Bylaw and Reservoir Communities. Vulcan County also held an open house for tax recovery lands lessees regarding proposed plans for the management of our lands. Community engagement is something that needs to be on the forefront when council is determining a new course of action. Administration is open to new ideas, and will assess how community engagement can be improved in 2019. 

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? n/a

Page 30

Initiative #23: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Develop a public participation policy which identifies the circumstances in which Vulcan County engages its stakeholders.

Lead Staff: L. Middleton Departments Involved: Legislative Services

Status:  Completed Estimated Completion Date: Completed in July 2018.

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)The public participation policy officially captured what Vulcan County was doing in terms of soliciting public feedback.  Administration will continue to explore new ways of communicating decisions to the public and encouraging public input.    

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? n/a

Has the timeline for the project changed? n/a

Page 31

Initiative #24: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Ensure timely compliance with regulatory and statutory document obligations.

Lead Staff: N. Petersen Departments Involved: Administration, Development

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: March 31, 2020

Third Party Services Contracted: Yes

Staff Comments: (Brief update since last report)Municipalities that share a common boundary must create an Intermunicipal Collaboration Framework (ICF) with each other.  The ICF is a new legislated requirement that was introduced in the Modernized Municipal Government Act in 2016.  The MD of Taber is one of twelve ICF’s have been completed to date.  Discussion has been had with Newell County and Lethbridge County and it has been agreed that we will utilize the MD of Taber/Vulcan County document format for these ICF’s.Inter Municipal Development Plans continue to be developed with all of the urban municipalities within Vulcan County.  ORRSC is the third party contracted to undertake this service.  The Town of Vulcan IDP is furthest along having recently completed the open house component.  The Village of Arrowwood IDP draft is expected to be completed by the second week of May.  The Champion IDP has the initial background document completed, with a meeting being held between the two municipalities on April 26th.  Other urban IDP’s are still expected to be completed by the March 31, 2020 deadline.Rural to rural IDP’s are being amended as required to meet current legislative requirements.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 32

Initiative #25: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Continue to promote excellence through the production and submission of Annual Budget Reports and Annual Financial Reports to the Government Finance Officers Association Canadian Award for Financial and Budget Reporting.

Lead Staff: N. Fai Departments Involved: Corporate Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: May 2019, annually

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)The annual financial report will be completed and submitted soon after the audit is complete. The Budget presentation will be prepared after final budget is approved.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 33

Initiative #26: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Improve public communications through our website, social media accounts, and print media.

Lead Staff: L. Middleton Departments Involved: Legislative, Corporate Services, Economic Development

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report) In 2018, we finally launched social media as a means of communicating, and our website has had an overhaul over the last few years. We've also dedicated a half page ad in the Vulcan Advocate weekly to share information. One of the challenges that still remains is lack of information from departments about what can be communicated, we still often have to go looking for information. Collaboration with community organizations also needs improvement. We will conduct a 'communications audit' in 2019 to see where we stand with traffic to our social media accounts and website. 

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? Staff training is recommended

Has the timeline for the project changed? n/a

Page 34

Initiative #27: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 4: Responsible & Transparent Leadership and Governance

Continued review of taxation rates as to remain competitive with our rural neighbors.

Lead Staff: N. Fai Departments Involved: Corporate Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing, annual review

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)Rate comparisons will be done annually. Many of our neighbours do not make frequent changes to rates, but yearly comparisons are still important. A list of 2018 mill rates has been compiled and reviewed with no significant changes noted.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 35

Initiative #28: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry

Vulcan County will continue to have an active and engaged Agricultural Service Board that reviews and investigates new programing and services which are of benefit to our agricultural industry;

Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: On‐Going

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)The Agricultural Service Board has been meeting regularly every two months.  Previous ASB Agenda packages can be obtained from the Vulcan County website, issues such as Clubroot & Fusarium, conservation, weeds & pests, rental equipment, government and industry correspondence, conferences & resolutions,  programming planning and review are being discussed regularly, as well we have representation at the meetings from Alberta Agriculture.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 36

Initiative #29: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry

Initiate delivery of the ALUS program (Alternative Land Use Systems) to the County, develop a Partnership Advisory Committee (PAC) to oversee the ALUS program, budget, and project approvals in 2018. In 2019, begin delivery of the ALUS program to our ratepayers with proposed projects approval and start‐up of projects.

Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: On‐Going

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)We have recently hired our Rural Conservation Technician in March.  Our first Partnership Advisory Committee (PAC) meeting will be held after our regularly scheduled Agricultural Service Board meeting on April 2nd.  Compensation rates, project expectations for 2019 and general ALUS discussion will be taking place.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 37

Initiative #30: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry

Work with the Vulcan and District Waste Commission on the collection of herbicide/pesticide containers to find a solution that works for all stakeholders.

Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: On‐Going

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)Continuing to work with the VDWC to ensure our ratepayers have access to a location where they can environmentally return their unwanted empty pesticide containers throughout Vulcan County.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 38

Initiative #31: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry

Continue to support and participate in the Sothern Alberta Weed Coordinator Program.

Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: On‐Going

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)All of the municipalities including Vulcan County have entered into an agreement for the 2019 season with CoolPro Solutions to continue with support and delivery of the Southern Alberta Weed Coordinator Program.  Areas that we will be focusing on within Vulcan County is the Baby's Breath infestations around the Carmangay area, Russian Knapweed and Leafy Spurge infestations on the Little Bow, Scentless Chamomile infestations within the Town of Vulcan and the Bow River, and raising the awareness on Absinthe Wormwood throughout Vulcan County.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 39

Initiative #32: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry

Increase weed control measures and awareness throughout the County.

Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: On‐Going

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)We will be adding our Rural Conservation Technician as Weed Inspector for Vulcan County.  We are planning to work with the University of Lethbridge this year to release insects for the biological control of Leafy Spurge and Russian Knapweed along the Little Bow east of the Little Bow Reservoir.  We are currently working with Alberta Transportation and Volker Stevin to assist them with some of their weed control issues along their highways.  Our goal is to provide perennial weed control this summer on Highways 534, 531, & 539.  As mentioned in the Weed Coordinator portion of the Quarterly Reporting we will continue with control measures of Baby's Breath in the Carmangay areas as well as Scentless Chamomile control in the Town of Vulcan and surrounding areas.  We will continue with our traditional programming in regards to our Roadside Spraying program and Private land Spraying Program as well as raise awareness with the weed Absinthe Wormwood and all invasive species.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 40

Initiative #33: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 5: Continued Support of our Agricultural Industry

Develop a digital weed database for Vulcan County.

Lead Staff: K. Malmberg Departments Involved: Agricultural Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: On‐Going

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)The IT department assisted our department with the initialization of a phone application (collector for ArcGIS) that allows us to locate and take a picture of a weed infestation, pinpoint its locations, input the size of infestation, and send back to office with the ability to create a weed database on our county mapping system.  We started using this program late last summer and were able to begin a database with about 20‐30 sites recorded of various weeds.  Our goal in 2019 is to use two copies of this program and to focus on expanding our weed database throughout the summer.  We will likely locate several hundred sites of weed infestations that will be added to our database.  Our final goal is to follow up on these sites and control these infestations through chemical, mechanical or biological control measures.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 41

Initiative #34: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 6: Safe Communities

Hire a second Community Peace Officer (CPO) to provide proactive patrols in all areas of the County and create a greater law enforcement presence.

Lead Staff: D. Headrick Departments Involved: Protective Services

Status:  Completed Estimated Completion Date: June 4 2018

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)Since the last reporting period, CPO Vallee was hired as the second peace officer for Vulcan County with a start date of June 4th 2018.  Since his hire, CPO Vallee finished the year having actioned 67 files of complaints and 74 tickets/warnings.  It is important to note that the listed files represent the timeframe from August to December 31st, 2018 as CPO Vallee was waiting for his appointment from the SOLGEN.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? No

Page 42

Initiative #35: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 6: Safe Communities

Continue with education as a primary value in regards to enforcement.

Lead Staff: D. Headrick Departments Involved: Protective Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)In regards to this initiative it is important to note that education in relation to traffic violations is conducted through warnings.  CPO's did participate in experiential week with the local high school, as well Sgt Pintkowski continues with community engagement through instructing first aid courses as well as safety courses.  CPO Vallee now has his CVSA inspector and will be hosting clinics to ensure safe commercial vehicle operation and maintenance is being adhered to.  The office has seen an increase in commercial vehicle related question.  Education will also be front and center once the school resource officer partnership with the RCMP is established.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? no

Has the timeline for the project changed? This is going to be an ongoing initiative.

Page 43

Initiative #36: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 6: Safe Communities

Create a partnership with the RCMP to assist in providing a School Resource Officer to area schools and create more education programs with a focus on youth.

Lead Staff: D. Headrick Departments Involved: Protective Services (Regulatory)

Status:  Not Started Estimated Completion Date: Unknown

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)With regards to this initiative, CPO Vallee has been assigned the project as of March 14 2019.  He will liaise with the RCMP as well as look outward towards other communities with similar programs already in place.  May 15 2019 CPO Vallee will come back with a update as to the progress.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed? Yes

Page 44

Initiative #37: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 6: Safe Communities

Complete all appendices for the Emergency Management Plan (EMP).

Lead Staff: D. Headrick Departments Involved: Protective Services

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: End of 2019

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)Since the last update, Vulcan County and Arrowwood CAO's approached Mark Murphy‐ Emergency Management Consulting to build upon the emergency plan that was created by Sandhurst Consulting.  Mark Murphy is creating the regional plan to include but not limited to creating the regional bylaw, the emergency management committee, staff training and exercises(both tabletop and functional) he will also layout a recommended training plan for the years following.  The plan and training should all be completed by December 2019 with the exercises happening in January 2020.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No

Has the timeline for the project changed?Yes as the plan needed a little more development to meet the needs of the regional framework.

Page 45

Initiative #38: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 6: Safe Communities

Ensure proper emergency management training is provided for all staff and regional partners.

Lead Staff: D. Headrick Departments Involved: Protective Services

Status:  In Progress ‐ Minor change Estimated Completion Date: 2020

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)The training portion of emergency management is quite extensive to ensure our members are confident and competent in running an EOC.  This will  see to a favorable and well documented outcome to an incident located within the county.  The training required is ICS 100,200, 300, EOC, as well as position specific training.  Although the ICS courses are offered through AEMA the schedules don’t necessarily line up with those of Vulcan County and often times would require our staff to travel to attend.   The Justice Institute of British Columbia offers position specific training and will send an instructor to our location to conduct the training.  The training that would be needed is listed     EOC ESSENTIALS 2 Days, EOC OPERATIONS 1day, EOC PLANNING 1 Day, EOC LOGISTICS 1 day, EOC Finance 1 day.                                                         

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? yes more funding is needed to complete the required training.

Has the timeline for the project changed? Yes as discussed in initiative 37

Page 46

Initiative #39: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 6: Safe Communities

Certify that all fire departments within Vulcan County are meeting the required levels of training for our service levels, and re‐evaluate course delivery for the next five years and scale the budget accordingly.

Lead Staff: D. Headrick Departments Involved: All Fire Departments Located in Vulcan County

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Ongoing year to year

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)We continue to run training cycles year after year, alternating between 1001 level one and two.  As well as all the other level courses to ensure we are able to provide the level of service expected of the fire departments.  We are also training in specialized fields such as water rescue, ice rescue, as well as advanced vehicle extrication, 1051 wildland training and starting to train to the FMR level on the medical side.  This year we are sending 5 members to Colorado for the CRUDE BY RAIL training funded by CP Rail.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? Yes we will now be utilizing the training officers in Vulcan County More.

Has the timeline for the project changed? This will be an ongoing project.

Page 47

Initiative #40: 

Back to Dashboard

Strategic Plan Goal 6: Safe Communities

In conjunction with the local RCMP, implement a Community Crime Map which will allow users to know where criminal activity is happening.

Lead Staff: D. Headrick Departments Involved: Protective Services

Status:  In Progress ‐ No change  Estimated Completion Date: Unknown mid 2019

Third Party Services Contracted: No

Staff Comments: (Brief update since last report)Speaking with Sgt Dobson of the RCMP in relation to this initiative, once the Gleichen mapping is done, the IT department of the RCMP in conjunction with our IT department will publish the map as a whole.

Has the objective or scope of the project changed? No

Have the resources required to complete the project changed? No resources required

Has the timeline for the project changed? Will be completed once Gleichen is ready to post.

Page 48

Vulcan CountyBox 180

102 Centre Street, Vulcan, AB T0L 2B0