Strategien zur Kostensenkung in der Technischen Dokumentation

Was etablierte Methoden leisten 05

Mit Standardisierung geht viel – ohne fast nichts 09

Tools und Automatisierung 13

Prozessorientierung 19

Übersetzungsmanagement istauch Kostenmanagement 25

Inhalt

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten zählt jeder Euro. In wirt-schaftlich erfreulichen sollte dies nicht viel anders sein. Um so besser, wenn etablierte Konzepte verfügbar sind, um Kosten zu senken. In der Technischen Dokumentation gibt es bereits eine Vielzahl Kosten senkender Methoden und Technologien, die in der Praxis umfassend erprobt und deren nachhaltige Wirksam-keit belegt sind.

Ein Standard-Vorgehensmodell gibt es allerdings nicht. Die Einsparungen lassen sich nur realisieren, wenn Unternehmen das Vorgehen an ihre spezifischen Rahmenbedingungen anpassen. Das ist im ersten Schritt aufwendig, macht sich jedoch rasch bezahlt. Langfristig ist es alternativlos. Zu berücksichtigen sind bei der unternehmensspezifischen Ausgestaltung des Vorgehens eine Vielzahl von Aspekten: Produkte und Varianten, Kunden und Märkte, Prozesse und Abläufe, Informationsprodukte und Perspektiven.

Auf den folgenden Seiten sind fünf zentrale Strategien skizziert, mit denen sich erhebliche Kosteneinsparungen in der Tech-nischen Dokumentation erzielen lassen.

01Die wirtschaftliche Erstellung Technischer Dokumentation basiertauf etablierten Methoden. Das Einsparpotenzial ist umso größer,je komplexer das Produkt ist, je umfangreicher die Dokumentationund je größer die Anzahl Sprachen, in die übersetzt wird.

Was etablierte Methoden leisten

Keine Information ohne vorab definierte Funktion!

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Methodische Optimierungen rechnen sich vor allem bei hohen Pflegeaufwänden, neuen Märkten oder CMS- Einführungen.

Was etablierte Methoden leisten

Methoden für die Texterstellung

Im Bereich der Texterstellung setzt TANNER seit bald 20 Jahren auf die Methode Funktionsdesign®. Vereinfacht geht es dabei um Folgendes: Mit dem Funktionsdesign® lassen sich alle Informationen nach ihrer Funktion klassifizieren.

In Anleitungen gibt es beispielsweise Infor-mationen, die vor Gefahren warnen (Warn-hinweise), zum Handeln anleiten (Hand-lungsanleitungen), Orientierung vermitteln (Überschriften), zu anderen Handbuchteilen führen (Querverweise) etc. Für jede Informati-on wird im Funktionsdesign® genau definiert, an welcher Stelle sie verwendet wird, wie man sie formuliert und wie man sie gestaltet.

Durch den Einsatz einer Methode wie dem Funktionsdesign® sparen Unternehmen gleich mehrfach: Die Erstellung der Informationen läuft schneller und reibungsloser, da nicht im-mer wieder diskutiert wird, wie Informationen aufgebaut, formuliert und gestaltet werden.

Die Wahrscheinlichkeit nimmt deutlich zu, dass Texte mehrfach für unterschiedliche Produkte und in verschiedenen Dokumenten verwendet werden. Die Texte sind kürzer und übersetzungsfreundlicher. Der Aufwand für Qualitätssicherung und „Feinschliff“ sinkt.

Standardisierte, zukunftssichere,planbare Informationen:So ist Kostensenkung kalkulierbar

Vor allem aber sind die einmal erstellten Infor-mationen standardisiert und zukunftssicher. Die kontinuierliche Pflege und Verbesserung der Informationen gehört der Vergangenheit an.

Zudem wird die Informationserstellung planbar: Die Erstellung und Bearbeitung der Informationen nach einer definierten Vorgabe lässt sich deutlich besser kalkulieren als der kreative Prozess des „Schreibens“ der Texte.

Auch wenn Sie Ihre Produkte bereits umfassend dokumentiert haben, lohnt sich eine methodische Optimierung der Texter-stellung, um den Aufwand für die Pflege der Informationen und die Erstellung zukünftiger Informationen zu reduzieren.

Ein idealer Zeitpunkt ist der Eintritt in neue Märkte oder die Einführung neuer Produk-te mit umfangreichen neuen oder erheblich geänderten Funktionen. Wenn ein Content-Management-System eingeführt wird, ist die methodische Standardisierung der Inhalte sogar zwingend. Denn der Wert eines CMS wird nicht zuletzt bestimmt von der Qualität der in ihm abgelegten Informationen.

Methoden für die Grafikerstellung

Auch für Grafiken wurden in den letzten Jah-ren Methoden entwickelt, um den Erstellungs- und Pflegeaufwand zu senken.

Ein wesentlicher Aspekt ist, Grafiken auf die relevanten Bestandteile zu reduzieren. Aus einer Grafik lassen sich häufig 80 Prozent der Details entfernen, ohne dass ein Informations-verlust entsteht.

Wie so oft: Weniger ist mehr

Nicht selten ist die reduzierte Grafik eindeu-tiger als die detaillierte Variante. Das gilt besonders dann, wenn die Grafik „nur“ die genaue Position oder das Aussehen eines Bau-teils verdeutlichen soll.

Von der reduzierten Grafik ist der Schritt zur generischen Grafik nicht weit. Hier werden für ähnliche Produkte Abbildungen auf Aus-schnitte reduziert, die teilweise noch einmal vereinfacht werden.

Generische Grafiken lassen sich unverändert für ähnliche, aber im Design leicht unterschied-liche Produkte verwenden. Dieses Vorgehen bietet sich besonders an für Produkte mit vielen Designvarianten, aber standardisierten Bestand-teilen (Steckbuchsen, Schalter, Anzeigen).

Funktionsdesign® für Grafiken

Das Grundprinzip der Methode Funktionsde-sign® lässt sich auch auf Grafiken anwenden. Schließlich haben auch grafische Informati-onen eine definierte Funktion. Pfeile bei-spielsweise verdeutlichen Maße, zeigen auf relevante Teile oder stehen für Bewegungen.

Für diese unterschiedlichen Funktionen lassen sich unterschiedliche Pfeildarstellungen defi-nieren und in Formaten hinterlegen. Ähnliches gilt für Linien und Flächen.

Bei einer Überarbeitung muss das Vorgehen dem Einzelfall angepasst sein. Eine Optimie-rung kann durchaus iterativ umgesetzt werden, nicht selten ist allerdings ein radikaler Schritt sinnvoller und unter dem Strich weniger aufwendig.

Die Entscheidung für die Anwendung etab-lierter Methoden ist eine Entscheidung für die Werterhaltung der erstellten Informationen.

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Gerne prüfen wir das Optimierungspoten-zial Ihrer Dokumentation durch eine Anwendung der Methode Funktionsdesign®. Anhand von Vorher-Nachher-Beispielen können Sie direkt nachvollziehen, welchen Nutzen Sie erschließen, wenn Sie Ihre Infor-mationen auf den Ebenen Standardisierung und Verständlichkeit optimieren.

Methodische Verbesserungen sind ein Gewinn für jedes Unternehmen und jede Dokumentation. Sie stellen sicher, dass Informationen schnell und in hoher Qualität erarbeitet werden.

Ob in der Text- oder der Grafikerstellung: Methodische Optimierungen zahlen sichimmer aus.

02Prozesse benötigen standardisiertes Material, damit in einem standar-disierten Ablauf ein Ergebnis mit defi nierter Qualität erzeugt wird.In Fertigungsprozessen kommen zum Beispiel Normteile zum Einsatz,in verfahrenstechnischen Prozessen defi nierte Rohmaterialien. Für denProzess „Technische Dokumentation“ gilt Ähnliches.

Mit Standardisierung geht viel –ohne fast nichts

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Standardisierung und Modularisierung sind die Grundlage unserer erfolgreichsten Kundenbeziehungen. Für Unternehmen wie Voith, Aesculap und Fujitsu haben wir umfangreiche Dokumentationen in effizient handhabbare Einzelteile zerlegt. Auf dieser Basis und mit geringen Änderungen und Ergänzungen pflegen wir dauerhaft mit mi-nimalem Aufwand auch große Dokumente.

Standardisierung kann sehr weit gehen.

Mit Standardisierung geht viel – ohne fast nichts

Standardisierung erschließt umfassende Kostenvorteile

Idealerweise besteht eine fertige Dokumen-tation zu einem Großteil aus standardisierten Warnhinweisen, Anleitungen, Abbildungen, Tabellen usw. Das Standardisierungspoten-zial in der Technischen Dokumentation geht jedoch sehr viel weiter.

Standardisieren lassen sich in der Techni-schen Dokumentation zum Beispiel folgende Aspekte:

n Informationsstrukturen: Anleitungen, Kapitel, Abschnitten Informationseinheiten: Standardabschnitte, Warnhinweise, Anleitungssequenzenn Gestaltung: Papier- und Onlinelayout, Symbolsprache, Tabellenn Inhalte: Formulierungsmuster, Elemente in Abbildungen

Standardisierte Informationen lassen sich rascher erstellen und bearbeiten. Die pro-duktübergreifende Wiederverwendung der Informationen steigt. Und natürlich werden dieÜbersetzungskosten reduziert.

Hinzu kommt der willkommene Zusatznutzen, dass die Qualität der Dokumentation rapide zu-nimmt, wenn standardisierte qualitätsgesicherte Informationsmodule verwendet werden. Das gilt auch und gerade für Übersetzungen.

Zusätzlich wird die Durchlaufzeit bei der Erstellung der Dokumentation reduziert. Es werden nur noch die Bestandteile und Informa-tionen bearbeitet, die aufgrund der technischen Änderung des Produkts tatsächlich bearbeitet werden müssen.

Der nächste Schritt: Modularisierung

Modularisierung ist der nächste Schritt, um Potenziale zu heben, die sich aus einer Standardisierung der Informationen für eine wirtschaftliche Erstellung von Dokumentatio-nen ergeben.

Wieder zeigt der Blick zum Produktionspro-zess wesentliche Parallelen. Exemplarisch sei die Automobilindustrie genannt, in der Kom-ponenten unterschiedlichster Größe von den Herstellern mit geringer Fertigungstiefe zum Fahrzeug zusammengestellt werden.

Auch in der Dokumentation wird der Prozess erheblich beschleunigt, wenn Module definiert sind, die wieder verwendet werden. Mögli-cherweise ist es erforderlich, Varianten der Module zu bilden. Das schmälert die grund-sätzliche Wirksamkeit dieses Ansatzes jedoch in keiner Weise.

Keine einfache Frage: Was ist ein Modul?

Größe und Inhalte der Module zu definieren, kann eine knifflige Angelegenheit werden. Häufig ist es sinnvoll, mit Modulen völlig unterschiedlicher Größe zu arbeiten So kann zum Beispiel ein ganzes Kapitel – speziell die „Grundlegenden Sicherheitshinweise“ – ein Modul sein, ebenso ein spezifischer Warnhinweis.

Der durch die Modularisierung erschlossene Nutzen steht und fällt mit der Möglichkeit, die Module regelbasiert zusammenzustellen.

Gleiches gleich benennen – aber bitte mit Augenmaß

Wer sich intensiv mit Standardisierung und Modularisierung auseinandersetzt, landet frü-her oder später auf der Wortebene – und damit beim Thema Terminologie.

Schon ein oberflächlicher Blick in eine Dokumentation zeigt, ob hier Handlungsbe-darf besteht. Wenn Produkte und Komponen-ten innerhalb einer Dokumentation uneinheit-lich bezeichnet sind, ist es höchste Zeit, sich diesen Bereich näher anzuschauen. Ein ande-res Beispiel ist die Verwendung von Synony-men. So bezeichnen in manchen Anleitungen die Begriffe Knopf, Taste, Taster, Schalter etc. ein und dasselbe Betätigungselement.

Auch Handlungsverben können relevant sein. Um beim Beispiel zu bleiben:

Wenn ein Betätigungselement sowohl „ge-drückt“ wird als auch „betätigt“, „geschaltet“ oder „verwendet“, so sind dies verschiedene Formulierungen für den gleichen Sachverhalt. Das ist aufwendig bei der Erstellung der Infor-mationen und besonders bei der Übersetzung. Saubere Terminologie kann hier die Menge zu übersetzender Texte durchaus halbieren.

Durchgängige Terminologie fällt nicht vom Himmel

Häufig muss die Terminologie mit anderen Abteilungen im Unternehmen abgestimmt werden. Nicht selten unterscheidet sich die intern verwendete Terminologie von der ex-ternen. Auch die erforderliche kontinuierliche Pflege der Terminologie führt zu einem nicht zu unterschätzenden Aufwand. Vor diesem Hintergrund ist sorgfältig abzuwä-gen, ob Terminologie-Arbeit betrieben werden soll und – fällt die Antwort positiv aus – in welchem Umfang.

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Wie steht es um die Terminologie in Ihrer Dokumentation? Welche Einsparpotenziale erschließt eine Verschlankung und Verein-heitlichung? Eine Terminologie-Extraktion ist schnell gemacht und liefert unbestech-liche Ergebnisse. Im Anschluss diskutieren wir gerne mit Ihnen Möglichkeiten der Terminologie-Optimierung und in welchem Aufwand-Nutzen-Verhältnis sie stehen.

03„Ein Mann, der recht zu wirken denkt, muss auf das beste Werkzeug halten“, wusste schon Johann Wolfgang von Goethe. Der Markt für Werkzeuge,die bei der Erstellung Technischer Dokumentationen unterstützen, ist heuteebenso differenziert wie unübersichtlich. Und manch ein Entscheider denktzum Beispiel bei Redaktionssystemen wohl weniger an Goethe als vielmehran das bekannte Lied vom Hämmerchen und vom Sparschwein.

Tools & Automatisierung

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Bisweilen machen Zerti-fizierungsanforderungen ein CMS unumgänglich.

Tools & Automatisierung

Übersicht und Leistungsfähigkeit vorhandener Tools

Werkzeuge zur Erstellung und Pflege Techni-scher Dokumentationen sind in den letzten Jah-ren immer leistungsfähiger geworden. Nahezu ständig kommen Tools hinzu, die zusätzliche Funktionen bereit stellen. Um hier eine grund-legende Orientierung zu geben, haben wir die folgende Übersicht zusammengestellt:

Bereits einfachere Editoren machen typi-scherweise Funktionen verfügbar, mit denen recht komfortabel Textbausteine und Variablen verwendet werden können. Sie unterstützen Automatismen – wie zum Beispiel das Erzeu-gen von Verzeichnissen, die Gestaltung der Informationen, die Reihenfolge von Absätzen oder die Nummerierung von Elementen. Die Er-stellung der Texte wird erheblich beschleunigt, Redakteure werden entlastet und die Qualität der erstellten Informationen wird verbessert.

Translation Memories stellen sicher, dass einmal übersetzte Informationen für kommen-de Übersetzungen zur Verfügung stehen. Sie funktionieren nicht nur bei absolut gleichen Texten, sondern schlagen auch bei ähnlichen Informationen Übersetzungsmöglichkeiten vor. Idealerweise werden im Zusammenhang mit dem Einsatz von Translation Memories nur noch die geänderten Bestandteile einer neuen oder angepassten Dokumentation im Überset-zungsprozess bearbeitet.

Grafik-Tools machen es möglich, vorhan-dene CAD-Daten zur Erstellung technischer Zeichnungen für die Dokumentation zu nutzen. Standardisierte gestalterische Vorgaben lassen sich für Grafiken im Erstellungswerkzeug hinterlegen, ähnlich den Vorgaben für die Gestaltung der Texte in den Editoren. Auch für die Grafikerstellung lässt sich so ein effizientes Produktionsverfahren etablieren.

Mit Sprach-Checkern lassen sich zumindest englische und deutsche Texte automatisch auf die Einhaltung von Formulierungsregeln und Terminologievorgaben prüfen. Sie sind insbesondere in großen Redaktionen bzw. bei der Pflege umfangreicher Dokumente wertvoll und in Branchen wie der Luftfahrtindustrie, in denen sich Sprachstandards etabliert haben.

Content Management Systeme (CMS) schließlich unterstützen die effiziente Verwal-tung der Informationen. Informationsbausteine unterschiedlicher Größe werden im CMS gespeichert und in verschiedenen Informations-produkten verwendet.

CMS lohnen sich besonders bei umfangreichen Dokumentationen mit vielen einzelnen Infor-mationsprodukten, häufiger Änderung der Dokumente, Varianten und vielen Sprachen. Häufig können auch Anforderungen von Nor-mungs- oder Zertifizierungsorganisationen nur mit einem CMS mit vertretbarem Aufwand er-füllt werden, zum Beispiel bezüglich der Rück-verfolgbarkeit der Informationsbearbeitung.

Auf dem Markt findet man CMS mit unter-schiedlichstem Funktionsumfang und entspre-chend breitem Preisspektrum. Die Anpassung eines CMS an spezifische Anforderungen ist im Einzelfall aufwendiger und kostspieliger als die die Systemauswahl und die Beschaffung eines Systems mit seinen Standardfunktionalitäten. Entscheidend ist die Antwort auf die Frage: Was soll das CMS langfristig leisten?

Ein CMS stellt unter anderem sicher, dass ein-mal erstellte Informationen für die Bearbeitung neuer Informationsprodukte jederzeit komfor-tabel zur Verfügung stehen. Leistungsfähige CMS verfügen über einen immensen Funkti-onsumfang, der Redakteure erheblich entlastet. Beispielhaft seien hier die Unterstützung bei Übersetzung und Publikation genannt, Unter-stützung und Nachweis der Wiederverwendung von Informationen sowie ein komfortables Arbeiten mit Varianten.

Entscheidungskriterium Zukunftssicherheit

Bereits diese kurze Übersicht macht deutlich: Der Tool-Markt ist für Außenstehende kaum noch überschaubar. Welches Werkzeug das richtige ist – vor allem auch, welches sich für ein Unternehmen lohnt –, hängt von einer Viel-zahl von Faktoren ab.

Die Tool-Landschaft ist alles andere als sta-tisch. Die Erfahrung lehrt, dass für nahezu jede denkbare Anforderung in kurzer Zeit auch eine Lösung auf den Markt kommt – sei es durch Weiterentwicklung bestehender Tools oder durch neue Werkzeuge. Wichtig ist vor allem, bei den Entscheidungen für oder gegen ein Werkzeug auf Zukunftssicherheit und Nach-haltigkeit zu achten. Untrennbar mit dieser Anforderung verbunden ist die Nutzung der eXtended Mark-up Language – XML.

XML ermöglicht es, Informationen Struktur zuzuweisen. Ein Text besteht aus einzelnen Informationseinheiten, die sich mit XML kennzeichnen lassen.

Informationen nachhaltig nutzbar machen

XML ist unabhängig von Editoren und anderen Werkzeugen. Damit ist die Entscheidung für XML besonders eine Entscheidung für die nachhaltige Nutzbarkeit der Daten. XML macht die Frage obsolet, ob beispielsweise zukünftige Versionen eines Editors aktuelle Dateien noch lesen können.

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Der Tool-Markt ist extrem dyna-misch und schwer zu überblicken.

Welche Tools für welchen Zweck? Diese Entscheidung wird von vielen Faktoren be-einflusst. Gerne zeigen wir Ihnen auf, über welche Funktionen die aktuellen Tools ver-fügen, welche Sie davon wirklich brauchen und welche nicht. TANNER unterstützt seine Kunden auch bei der Auswahl und Anpassung eines geeigne-ten CMS. Auf Wunsch betreiben und warten wir das CMS für den Kunden und stellen lediglich eine Nutzungsgebühr in Rechnung.

16 Tools & Automatisierung

Probleme mit unterschiedlichen Formaten gehören der Vergangenheit an. Auch leis-tungsfähige CMS und Translation Memories machen sich die Vorteile von XML zu Nutze. Dieser Trend wird sich ohne jeden Zweifel fortsetzen.

Automatisierung gegen Monotonie und hohe Kosten

Wird die Dokumentation entlang eines definierten Prozesses erstellt, werden wie-derkehrende Tätigkeiten augenfällig. Ein nicht geringer Teil dieser Tätigkeiten ist eher anspruchslos und monoton, schon dadurch fehleranfällig und drängt sich für eine Auto-matisierung geradezu auf.

Insbesondere Layout und Publikation sollten geradezu zwingend automatisch erstellt wer-den. Ansonsten steht der Aufwand, der hier häufig betrieben wird, in keinem Verhältnis zu dem Nutzen, den der Kunde bzw. Anwender wahrnimmt. Auch im Übersetzungsbereich lässt sich Vieles automatisieren.

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Bei Layout und Publikation ist Automatisierung ein Muss.

Welche Abläufe sind bei Ihnen automatisier-bar? Welche Tätigkeiten wiederholen sich im Zusammenhang mit Ihrer Dokumentation immer wieder? Wie schnell rechnet sich die Investition in eine Automatisierung, zum Beispiel für die Publikation? Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Situation und ermitteln Ihren individuellen Return On Investment.

XML unterstützt vor allem die Automati-sierbarkeit der Datenverarbeitung. XML-Elementen können Eigenschaften (Attribute) zugewiesen werden, die sich für spätere Prozessschritte nutzen lassen, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Zusammenstellung, Publikation und Verwaltung der Daten.

XML als Schlüssel zur Automatisierung

Hier ins Detail zu gehen, würde den Umfang dieser Broschüre sprengen. Insbesondere bei umfangreichen Informationssammlungen ist XML unverzichtbar, um Struktur in die Infor-mationen zu bringen und sie beherrschbar zu machen.

In einigen Branchen – namentlich in der Luftfahrtindustrie – hat sich XML als Struk-turierungsstandard für Informationen bereits etabliert. Hier kommt zum Tragen, dass sich XML-Daten aus unterschiedlichen Quellen komfortabel zusammenstellen lassen.

XML auch für Sie? Lohnt der Umstieg? Wie aufwendig wäre der Umstieg überhaupt für Sie und Ihre Daten? Was kommt da auf Sie zu? Wie sieht es mit Lizenzkosten aus für die Editoren und Schulungen für die Mitarbei-ter? Auf diese und weitere Fragen geben wir Ihnen gerne die passenden Antworten.

04Technische Dokumentation ist ein Prozess. So einfach diese Feststellung,so weitreichend unter Umständen die Konsequenzen, die sich aus derProzesssicht ergeben – nicht zuletzt für den Faktor „Kosten“.

Prozessorientierung

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Prozesssicht macht deutlich, wie viel in welchen Schritt investiert wird und wo es Potenziale gibt.

Prozessorientierung

Planbar, steuerbar, messbar

Im Idealfall wird eine Dokumentation chrono-logisch in sauber definierten Schritten erstellt. Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt und individuell organisiert. Deshalb hier eine Auf-listung der charakteristischen Prozessschritte in der Technischen Dokumentation:

n Planung n Informationsbeschaffungn Redaktionelle Aufbereitung n Grafikerstellung und -bearbeitungn Zusammenstellen der Informationen n Publikation n Übersetzungn Qualitätssicherung/Freigabe

Zu jedem Prozessschritt sind unter anderem folgende Aspekte verbindlich festzulegen:

n Wer hat die Verantwortung für welche Aufgabe? n Welcher Input wird für welchen Arbeits- schritt benötigt?n Welcher Output wird bei welchem Arbeits- schritt erzeugt?n Welche Termine/Meilensteine müssen eingehalten werden?n Wie hoch ist der Aufwand bzw. wie lang die Bearbeitungszeit für welche Tätigkeit?

Mit Prozessen wird die Erstellung und Bear-beitung der Informationen planbar, steuerbar und gewinnt erheblich an Effektivität.

In aller Regel werden bei einer Analyse der Prozesse auch Schritte identifiziert, die sich sinnvoll automatisieren lassen. Parallel dazu werden nicht wertschöpfende Aufwände und unnötige Schleifen aufgedeckt und lassen sich systematisch eliminieren.

Identifizierung der Informationsquellen

Eine Dokumentation besteht aus einer Viel-zahl unterschiedlicher, genau voneinander abgrenzbarer Informationen – technische Daten, Funktionsbeschreibungen, Informatio-nen über Gefahrenstellen, Fehlfunktionen und deren Behebung, Bestellinformationen und viele weitere.

Für jede dieser Informationen lässt sich eine Quelle benennen, an der sie entsteht oder definiert wird bzw. ihren endgültigen Zustand erreicht.

Hier sind die folgenden Aspekte relevant:

n Zeitpunkt, zu dem die Information stabil istn Ort im System, an dem eine Information möglicherweise verfügbar istn Mitarbeiter, der die Stabilität einer Information als erster verifizieren kann oder herstellt

Wer an einer Informationsquelle sitzt, hat eine Bringschuld

Für einen wirtschaftlichen Ablauf muss sichergestellt sein, dass die Information direkt von ihrer Quelle für die Beteiligten verfügbar gemacht wird. Für diese Information muss es also eine Bringpflicht geben.

Dazu genügt es meist, dass die Information an einer definierten Stelle in einem abgestimmten Format abgelegt wird. Besonderes Augenmerk ist darauf zu legen, dass der Status der Informa-tion eindeutig und erkennbar ist. Nur so lässt sich die nicht wertschöpfende Bearbeitung von Zwischenständen vermeiden.

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Nicht nur in historisch gewachsenen Prozes-sen schlummern erhebliche Potenziale. Eine Prozessanalyse mit allen Beteiligten vor Ort gibt Aufschluss über praktikable Verbes-serungsmöglichkeiten. In der Regel bewir-ken umgesetzte Maßnahmen sofort eine belegbare Verbesserung. Jede vermiedene Schleife und Rückfrage schlägt sich unmittel-bar als Quick-Win nieder.

Mitarbeiter stärkenorientiert einsetzen

Nicht unwesentlich im Zusammenhang mit einer Prozesssicht ist die Frage: Wer schreibt eigentlich die Technische Dokumentation in einem Unternehmen? Technische Redakteure mit umfassender Tool- und Methoden-Kom-petenz oder Mitarbeiter, die in erster Linie das Produkt und seine Anwender gut kennen – oder zu kennen glauben?

Wenn der Prozess nachhaltig effizient gestaltet werden soll, ist eine zwingende Vorausset-zung, dass er von Mitarbeitern betreut und gelebt wird, die entsprechende Kompeten-zen und einen gewissen beruflichen Ehrgeiz mitbringen. Mitarbeiter, die Dokumentation „nebenher“ erstellen, haben ganz andere Fähigkeiten. Nur diese Fähigkeiten machen die Mitarbeiter für das Unternehmen wertvoll, aber in der Regel nicht die Aufgaben rund um die Technische Dokumentation.

Neue Entwicklungen verfolgen und nutzbar machen

In produzierenden Unternehmen ist es in der Regel nicht sinnvoll, einen kompetenten Technischen Redakteur oder gar ein Redak-tionsteam dauerhaft einzusetzen. Der Haupt-grund ist, dass das Erstellen Technischer Dokumentation nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens gehört. Ein weiterer Aspekt liegt darin, dass der Bedarf nach Dokumenta-tion stark zyklisch geprägt ist.

Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister ist in jedem Fall sinnvoll. Dort wird genau die Dienstleistung in dem Volu-men eingekauft, das benötigt wird. Auf diese Weise fangen Unternehmen auch Spitzen wir-kungsvoll ab. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass der Dienstleister sich ausschließlich mit der Dokumentation und dem Informationsma-nagement befasst, neue Entwicklungen ver-folgt und deren Nutzen für den Auftraggeber verfügbar macht.

22 Prozessorientierung

Dokumentationsprozesse brauchen Treiber mit hoher Fachkompetenz.

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05Übersetzungen sind dem redaktionellen Prozess in der Regelnachgelagert. Die Weichen für den Übersetzungsaufwandund die Qualität des übersetzten Textes werden bei der Erstellungdes Originaltextes gestellt. Die verfügbaren Werkzeuge – Editoren,CMS, Translation Memories – stellen hierzu äußerst leistungsfähigeFunktionen zur Verfügung.

Übersetzungsmanagement ist auch Kostenmanagement

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Die Ersterfassung der Informa-tionen beeinflusst maßgeblich spätere Übersetzungskosten.

Übersetzungsmanagement ist auch Kostenmanagement

Realität versus Idealprozess

Zu Beginn von Optimierungsvorhaben im Bereich des Übersetzungsmanagements lohnt es sich, zunächst den jeweiligen tatsächlichen Übersetzungsprozess einem idealisierten Vor-gehen gegenüberzustellen.

Im besten Fall wird der zu übersetzende Text dem Übersetzer weitgehend automatisch verfügbar gemacht. Der Übersetzer übersetzt anschließend nur die neu erstellten oder ge-änderten Passagen mit Hilfe eines Translation Memorys. Die vollständige Übersetzung wird anschließend in einem automatischen Prozess mit dem korrekten Zeichensatz gestaltet.

Ein automatisierter Workflow übernimmt die Kommunikation und verteilt die benötigten Daten. Dazu können außer dem zu übersetzen-den Text und bereits vorhandenen Übersetzun-gen auch Terminologie-Informationen und Musterdokumente gehören.

Translation Memorys erinnern nur, womit wir sie „füttern“

Nach einer abschließenden Prüfung – zum Bei-spiel in einer Auslandsniederlassung – muss sichergestellt sein, dass Änderungen auch ins Translation Memory einfließen und für zukünf-tige Übersetzungen zur Verfügung stehen.

Die Übersetzung muss bereits bei der Ein-richtung der Redaktionsumgebung und der Erfassung von redaktionellen Inhalten in der Ausgangssprache berücksichtigt werden. Auf der redaktionellen Ebene spielen kurze, präzi-se Texte, standardisierte Formulierungsmuster und eine durchgängige Terminologie eine zentrale Rolle.

Grafiken können helfen, Übersetzungs-kosten zu reduzieren

Gerade einfachere Produkte lassen sich gut mit grafischen Anleitungen beschreiben. Solche Produkte werden häufig nur montiert oder sind sofort gebrauchsfertig. Ein typisches Beispiel sind die Produkte einer bekannten schwedischen Möbelkette.

Ein anderes Beispiel sind Produkte, die auf immer gleiche Art und Weise in ein größeres Produkt eingebaut werden – häufig von Personen, die auf diese Aufgabe spezialisiert sind. Zu diesen Produkten gehören Armaturen, Ventile, Pumpen, Längen- und Winkelmesssysteme usw.

Grafische Anleitungen reduzieren Überset-zungskosten drastisch. Nicht selten beschrei-ben sie Sachverhalte unmissverständlich, die in Textform nur schwierig zu vermitteln sind. Sie finden auch bei Menschen Akzeptanz, die mit geschriebenen Anleitungen Schwierigkei-ten haben. Häufig lassen sich grafische Anlei-tungen mit geringem Anpassungsaufwand für verschiedene Produkte nutzen.

Redaktion und Übersetzung müssen als Einheit betrachtet werden, um zu optimalen Ergebnissen zu kommen. Jeder erstellte Text ist das Rohmaterial für die Übersetzung. TANNER arbeitet für die Übersetzungen mit hoch spezialisierten Partnern zusammen – von Anfang an und nicht erst, wenn der Text erstellt ist.

„Das Dringende schlägt das Wichtige!“ Diese Erkenntnis hat nicht zuletzt in der Technischen Dokumentation ihre Gültigkeit. Der Erfolg der Verantwortlichen in der Tech-nischen Dokumentation wird vorrangig unter kurzfristigen Gesichtspunkten definiert.

Die nächste Dokumentation muss zum de-finierten Termin in einer gewissen Qualität vorliegen. Budgets werden mit Blick auf Pro-jekte und Berichtszeiträume vorgegeben. Alles dreht sich ums Tagesgeschäft. „Irgendwie“ hat es noch immer funktioniert und der Kunde beschwert sich auch nicht.

Wie lange es mit dieser Einstellung gut geht, steht auf einem anderen Blatt. Jeder Doku-mentationsverantwortliche kann bestätigen, dass die Anforderungen sich dramatisch ge-wandelt haben. Ein Ende ist nicht abzusehen.

Der Schlüssel für dauerhaften Erfolg liegt da-rin, Maßnahmen umzusetzen, so lange Hand-lungsspielraum besteht. Und diese Maßnah-men müssen sinnvoll aufeinander abgestimmt sein und aufeinander aufbauen.

Auch in der Technischen Dokumentation trifft die Binsenweisheit zu: „Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört, gut zu sein.“ Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Aufga-ben und – bleiben Sie „gut“!

27Fazit

TANNER AGKemptener Straße 99D-88131 Lindau (B)

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