STRUKTUR - siulp.lkpp.go.id NSPM... · BAB IV LANDASAN FILOSOFIS, SOSIOLOGIS, DAN YURIDIS 1. Landasan Filosofis Secara umum landasan filosofis memuat pandangan hidup, kesadaran dan

STRUKTUR

1.1.1. Naskah Akademik

1.1.2. Format sistematika peraturan

untuk K/L Pemda

1.1.3. Template dan contoh laporan

evaluasi struktur organisasi

1.1. Struktur

1.1.1. Naskah Akademik

1.1.1.a. Naskah Akademik Pembentukan Unit Layanan Pengadaan

1.1.1.b. Naskah Akademik Perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja

PETUNJUK UMUM:

Naskah Akademik adalah naskah hasil penelitian atau pengkajian hukum

dan hasil penelitian lainnya terhadap suatu masalah tertentu yang dapat

dipertanggungjawabkan secara ilmiah mengenai pengaturan masalah

tersebut dalam suatu Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan

Daerah Provinsi, Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota, sebagai

solusi terhadap permasalahan dan kebutuhan hukum masyarakat

Naskah akademik ini disusun dalam rangka menambahkan organisasi/

bagian pengadaan sebagai bagian dari struktur organisasi tata kerja

(SOTK) sebuah instansi.

Dengan asumsi bahwa hampir semua instansi pemerintah sudah memiliki

peraturan mengenai SOTK, instansi yang bersangkutan cukup merevisi

peraturan tersebut dengan terlebih dahulu menyusun naskah akademik

untuk memaparkan rasionalitas dan tujuan perlunya membentuk

organisasi pengadaan yang bersifat struktural.

Jika instansi yang bersangkutan akan melakukan reorganisasi secara

signifikan untuk unit yang lain (bukan hanya ULP), maka dapat merujuk

pada bukti dukung “Naskah Akademik Perubahan SOTK“

Bukti dukung yang dilampirkan dalam modul ini adalah contoh dan

bersifat fleksibel. Setiap instansi diperbolehkan mengisi sesuai dengan

kebutuhan masing-masing dengan catatan memenuhi syarat minimal

sebuah naskah akademik.

Template naskah akademik berikut disusun dengan berpedoman pada

Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2011 Tentang

Pembentukan Peraturan Perundang–Undangan

1.1.1.a. Naskah Akademik tentang Pembetukan Unit/Organisasi Pengadaan

Naskah Akademik

Pembentukan Unit/Organisasi Pengadaan

Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi ….

JUDUL

Peraturan Menteri/Kepala/Gubernur/Bupati/Walikota … tentang

Pembentukan Unit/Organisasi Pengadaan …..

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN

Pendahuluan secara umum terdiri atas latar belakang, sasaran yang akan

diwujudkan, identifikasi masalah, tujuan dan kegunaan, serta metode pelaksanaan

kajian.

A. Latar Belakang

Latar belakang berisi penjelasan alasan perlunya penyusunan Naskah Akademik

sebagai acuan pembentukan Rancangan Peraturan tentang Pembentukan Unit

Layanan/Organisasi Pengadaan di instansi terkait. Alasan tersebut dapat memuat

data, informasi, dan kajian empirik atas pengadaan barang/jasa sehingga bagian

pengadaan perlu menjadi bagian yang berdiri sendiri atau melekat pada unit yang

sudah ada. Latar belakang juga berisi paparan perlunya kajian yang mendalam dan

komprehensif mengenai teori atau pemikiran ilmiah yang berkaitan dengan materi

muatan Rancangan Peraturan yang akan dibentuk. Pemikiran ilmiah tersebut

mengarah kepada penyusunan argumentasi filosofis, sosiologis serta yuridis guna

mendukung perlu atau tidak perlunya penyusunan Rancangan Peraturan.

B. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah memuat rumusan mengenai masalah apa yang akan ditemukan

dan diuraikan dalam Naskah Akademik. Pada dasarnya identifikasi masalah dalam

suatu Naskah Akademik mencakup 4 (empat) pokok masalah, yaitu sebagai berikut:

1. Permasalahan apa yang dihadapi dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

evaluasi kegiatan pengadaan barang/jasa.

2. Mengapa perlu Rancangan Peraturan sebagai dasar pemecahan masalah

tersebut di atas.

3. Apa yang menjadi pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis

pembentukan Rancangan Peraturan tentang pembentukan unit/organisasi

pengadaan.

4. Apa sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan, jangkauan,

dan arah pengaturan.

C. Tujuan dan Kegunaan Kegiatan Penyusunan Naskah Akademik

Sesuai dengan ruang lingkup identifikasi masalah yang dikemukakan di atas, tujuan

penyusunan Naskah Akademik dirumuskan sebagai berikut:

1. Merumuskan permasalahan yang dihadapi dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan pengadaan barang/jasa.

2. Merumuskan permasalahan hukum yang dihadapi sebagai alasan

pembentukan Rancangan Peraturan sebagai dasar hukum penyelesaian atau

solusi permasalahan dalam kegiatan pengadaan barang/jasa.

3. Merumuskan pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis

pembentukan Rancangan Peraturan

4. Merumuskan sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan,

jangkauan, dan arah pengaturan dalam Rancangan Peraturan

Sementara itu, kegunaan penyusunan Naskah Akademik adalah sebagai acuan atau

referensi penyusunan dan Rancangan Peraturan.

D. Metode

Penyusunan Naskah Akademik pada dasarnya merupakan suatu kegiatan penelitian

yang berbasiskan metode penelitian hukum atau penelitian lain. Penelitian hukum

dapat dilakukan melalui metode yuridis normatif dan metode yuridis empiris.

Metode yuridis empiris dikenal juga dengan penelitian sosiolegal. Metode yuridis

normatif dilakukan melalui studi pustaka yang menelaah (terutama) data sekunder

yang berupa Peraturan Perundang-undangan, putusan pengadilan, perjanjian,

kontrak, atau dokumen hukum lainnya, serta hasil penelitian, hasil pengkajian, dan

referensi lainnya. Metode yuridis normatif dapat dilengkapi dengan wawancara,

diskusi (focus group discussion), dan rapat dengar pendapat. Metode yuridis

empiris atau sosiolegal adalah penelitian yang diawali dengan penelitian normatif

atau penelaahan terhadap Peraturan Perundang-undangan (normatif) yang

dilanjutkan dengan observasi yang mendalam serta penyebarluasan kuesioner untuk

mendapatkan data faktor nonhukum yang terkait dan yang berpengaruh terhadap

Peraturan Perundang-undangan yang diteliti.

BAB II

KAJIAN TEORITIS DAN PRAKTIK EMPIRIS

Bab ini memuat uraian mengenai materi yang bersifat teoretis, asas, praktik,

perkembangan pemikiran, serta implikasi sosial, politik, dan ekonomi,

keuangan negara dari pengaturan dalam suatu Undang-Undang, Peraturan Daerah

Provinsi, atau Peraturan Daerah Kabupaten/Kota. Bab ini dapat diuraikan dalam

beberapa sub bab berikut:

A. Kajian teoretis berisi teori-teori yang relevan dengan kegiatan pengadaan

barang/jasa. Dengan memilih teori yang tepat, diharapkan analisis atas

permasalahan lebih mendalam sehingga menjadi dasar yang kuat bagi

peraturan yang akan dirancang.

B. Kajian terhadap asas/prinsip yang terkait dengan penyusunan norma.

Analisis terhadap penentuan asas-asas ini juga memperhatikan berbagai

aspek bidang kehidupan terkait dengan Peraturan Perundang-undangan

yang akan dibuat, yang berasal dari hasil penelitian.

C. Kajian terhadap praktik penyelenggaraan, kondisi yang ada, serta

permasalahan yang dihadapi oleh organisasi dalam pelaksanaan kegiatan

pengadaan barang/jasa.

D. Kajian terhadap implikasi penerapan peraturan pengadaan yang akan diatur

dalam Peraturan terhadap aspek manajerial organisasi.

BAB III

EVALUASI DAN ANALISIS PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN

TERKAIT

Bab ini memuat hasil kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan terkait

yang memuat kondisi hukum yang ada, keterkaitan Undang-Undang dan Peraturan

Daerah baru dengan Peraturan Perundang-undangan lain, harmonisasi secara

vertikal dan horizontal, serta status dari Peraturan Perundang-undangan yang

ada, termasuk Peraturan Perundang-undangan yang dicabut dan dinyatakan tidak

berlaku serta Peraturan Perundang-undangan yang masih tetap berlaku karena

tidak bertentangan dengan Undang-Undang atau Peraturan Daerah yang baru.

Kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan ini dimaksudkan untuk

mengetahui kondisi hukum atau peraturan perundang-undangan yang mengatur

mengenai kegiatan pengadaan barang/jasa. Dalam kajian ini akan diketahui posisi

dari peraturan yang akan dirancang. Analisis ini dapat menggambarkan tingkat

sinkronisasi, harmonisasi Peraturan yang ada serta posisi dari Undang-Undang dan

Peraturan Daerah untuk menghindari terjadinya tumpang tindih pengaturan. Hasil

dari penjelasan atau uraian ini menjadi bahan bagi penyusunan landasan filosofis

dan yuridis dari pembentukan Peraturan Menteri, peraturan Kepala Lembaga

atau Instansi, Peraturan Daerah Provinsi, atau Peraturan Daerah Kabupaten/Kota

yang akan dibentuk.

BAB IV

LANDASAN FILOSOFIS, SOSIOLOGIS, DAN YURIDIS

1. Landasan Filosofis

Secara umum landasan filosofis memuat pandangan hidup, kesadaran dan cita-

cita hukum serta cita-cita moral yang luhur yang meliputi suasana kebatinan

serta watak dari bangsa Indonesia yang termaktub dalam Pancasila dan

Pembukaan UUD 1945. Dalam konteks perlunya pembentukan bagian/unit

pengadaan, landasan filosofis dapat berisi alasan bahwa bagian/unit pengadaan

dibentuk sebagai upaya menata kegiatan pengadaan secara lebih tersruktur,

akuntabel, dan bersih dari korupsi.

2. Landasan Yuridis

Landasan ini memuat suatu tinjauan terhadap peraturan perundang-undangan

yang berkaitan dengan Naskah Akademik yang akan disusun. Dalam rangka

memasukkan pengadaan sebagai bagian dari SOTK di instansi tertentu,

landasan yuridis yang dapat digunakan antara lain:

a. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015;

b. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Nomor 77 Tahun 2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa;

c. Peraturan Bersama Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 Tahun 2013

dan Nomor 14 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor

77 Tahun 2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa;

d. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan sebagaimana telah

diubah dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015;

e. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Nomor 6 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70

Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54

Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

f. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

3. Landasan Sosiologis

Landasan sosiologis memuat suatu tinjauan terhadap gejala-gejala sosial-

ekonomi-politik yang berkembang di masyarakat yang mendorong perlu

dibuatnya Naskah Akademik. Landasan/alasan sosiologis sebaiknya juga

memuat analisis kecenderungan sosiologis-futuristik tentang sejauh mana

tingkah laku sosial itu sejalan dengan arah dan tujuan pembangunan hukum

nasional yang ingin dicapai. Dalam konteks pembentukan bagian/unit

pengadaan, landasan ini dapat berisi masalah-masalah yang muncul dalam

kegiatan pengadaan seperti kepanitiaan yang masih bersifat ad-hoc sehingga

rentan terhadap intervensi dari berbagai pihak, kelompok kerja yang tidak

independen karena masih berasal dari satker/Organisasi Perangkat Daerah

(OPD) lain, kurangnya mekanisme akuntabilitas, dan belum terintegrasinya

kegiataan pengadaan jika bagian pengadaan tidak dibentuk.

BAB V

JANGKAUAN, ARAH PENGATURAN DAN RUANG LINGKUP MATERI

MUATAN

Naskah Akademik pada akhirnya berfungsi mengarahkan ruang lingkup materi

muatan Rancangan Peraturan Menteri/Kepala, Rancangan Peraturan Daerah

Provinsi, atau Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten/Kota, Rancangan Peraturan

Kepala Daerah yang akan dibentuk. Dalam Bab ini, sebelum menguraikan ruang

lingkup materi muatan, dirumuskan sasaran yang akan diwujudkan, arah dan

jangkauan pengaturan.

Materi didasarkan pada ulasan yang telah dikemukakan dalam bab sebelumnya.

Selanjutnya mengenai ruang lingkup materi pada dasarnya mencakup:

A. ketentuan umum memuat rumusan akademik mengenai pengertian istilah,

dan frasa;

B. materi yang akan diatur;

C. ketentuan sanksi; dan

D. ketentuan peralihan.

BAB VI

PENUTUP

Bab penutup terdiri atas subbab simpulan dan saran.

A. Simpulan

Simpulan memuat rangkuman pokok pikiran yang berkaitan dengan praktik

penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, pokok elaborasi teori, dan asas yang telah

diuraikan dalam bab sebelumnya.

B. Saran

Saran memuat antara lain:

1. Perlunya penyusunan peraturan tentang pembentukan unit/organisasi

pengadaan.

2. Kegiatan lain yang diperlukan untuk mendukung penyempurnaan

penyusunan Naskah Akademik lebih lanjut.

DAFTAR PUSTAKA

Daftar pustaka memuat buku, Peraturan Perundang-undangan, dan jurnal

yang menjadi sumber bahan penyusunan Naskah Akademik.

LAMPIRAN NASKAH AKADEMIK: RANCANGAN PERATURAN

MENTERI/KEPALA LEMBAGA

PERATURAN MENTERI/KEPALA LEMBAGA

NOMOR …. TAHUN ….

TENTANG PEMBENTUKAN BIRO/BAGIAN/SUB BAGIAN

PENGADAAN

DI KEMENTERIAN/LEMBAGA …..

Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :

BAB I KETENTUAN UMUM

BAB II PEMBENTUKAN

BAB III STRUKTUR ORGANISASI

……………………………….

Pasal ….

Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:

a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan pengadaan

b. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan

c. Menyusun anggaran dan program kerja pengadaan

dst…..

BAB IV ……

Dst.


DAERAH

PERATURAN DAERAH


TENTANG PEMBENTUKAN BADAN PENGADAAN

DI PROVINSI/KABUPATEN/KOTA …..

Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :


BAB II PEMBENTUKAN

BAB III SEKRETARIAT DAERAH

Pasal ….

Badan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:




dst…..

BAB IV ……

Dst.


KEPALA DAERAH

PERATURAN GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA


TENTANG PEMBENTUKAN BIRO/BAGIAN/SUB BAGIAN

PENGADAAN


Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :


BAB II PEMBENTUKAN


Pasal ….





dst…..

BAB IV ……

Dst.

1.1.1.b. Naskah Akademik tentang Perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja

Naskah Akademik

Perubahan Struktur Organisasi Tata Kerja

Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi ….

JUDUL

Peraturan Menteri/Kepala/Gubernur/Bupati/Walikota … tentang Perubahan

Struktur Organisasi Tata Kerja …..

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN

Pendahuluan secara umum terdiri atas latar belakang, sasaran yang akan

diwujudkan, identifikasi masalah, tujuan dan kegunaan, serta metode pelaksanaan

kajian.

A. Latar Belakang

Latar belakang berisi penjelasan alasan perlunya penyusunan Naskah Akademik

sebagai acuan pembentukan Rancangan Peraturan tentang Struktur Organisasi Tata

Kerja di instansi terkait. Alasan tersebut dapat juga memuat data, informasi, dan

kajian empirik atas perlunya penambahan unit/bagian dari struktur organisasi

instansi yang bersangkutan, termasuk di dalamnya unit/bagian pengadaan

barang/jasa. Latar belakang juga berisi paparan perlunya kajian yang mendalam dan

komprehensif mengenai teori atau pemikiran ilmiah yang berkaitan dengan materi

muatan Rancangan Peraturan yang akan dibentuk. Pemikiran ilmiah tersebut

mengarah kepada penyusunan argumentasi filosofis, sosiologis serta yuridis guna

mendukung perlu atau tidak perlunya penyusunan Rancangan Peraturan.

B. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah memuat rumusan mengenai masalah apa yang akan ditemukan

dan diuraikan dalam Naskah Akademik. Pada dasarnya identifikasi masalah dalam

suatu Naskah Akademik mencakup 4 (empat) pokok masalah, yaitu sebagai berikut:

1. Permasalahan apa yang dihadapi oleh instansi dalam konteks perlunya

penambahan unit/bagian baru dalam instansi yang bersangktan, serta

bagaimana permasalahan tersebut dapat diatasi.

2. Mengapa perlu Rancangan Peraturan sebagai dasar pemecahan masalah

tersebut.

3. Apa yang menjadi pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis

pembentukan Rancangan Peraturan.

4. Apa sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan, jangkauan,

dan arah pengaturan.

C. Tujuan dan Kegunaan Kegiatan Penyusunan Naskah Akademik

Sesuai dengan ruang lingkup identifikasi masalah yang dikemukakan di atas, tujuan

penyusunan Naskah Akademik dirumuskan sebagai berikut:

1. Merumuskan permasalahan yang dihadapi oleh instansi sehingga

membutuhkan penambahan unit/bagian baru untuk menangani masalah

tersebut.

2. Merumuskan permasalahan hukum yang dihadapi sebagai alasan

pembentukan Rancangan Peraturan sebagai dasar hukum penyelesaian atau

solusi permasalahan dalam kehidupan berbangsa, bernegara, dan

bermasyarakat.

3. Merumuskan pertimbangan atau landasan filosofis, sosiologis, yuridis

pembentukan Rancangan Peraturan.

4. Merumuskan sasaran yang akan diwujudkan, ruang lingkup pengaturan,

jangkauan, dan arah pengaturan dalam Rancangan Peraturan

Sementara itu, kegunaan penyusunan Naskah Akademik adalah sebagai acuan atau

referensi penyusunan dan Rancangan Peraturan.

D. Metode

Penyusunan Naskah Akademik pada dasarnya merupakan suatu kegiatan penelitian

yang berbasiskan metode penelitian hukum atau penelitian lain. Penelitian hukum

dapat dilakukan melalui metode yuridis normatif dan metode yuridis empiris.

Metode yuridis empiris dikenal juga dengan penelitian sosiolegal. Metode yuridis

normatif dilakukan melalui studi pustaka yang menelaah (terutama) data sekunder

yang berupa Peraturan Perundang-undangan, putusan pengadilan, perjanjian,

kontrak, atau dokumen hukum lainnya, serta hasil penelitian, hasil pengkajian, dan

referensi lainnya. Metode yuridis normatif dapat dilengkapi dengan wawancara,

diskusi (focus group discussion), dan rapat dengar pendapat. Metode yuridis

empiris atau sosiolegal adalah penelitian yang diawali dengan penelitian normatif

atau penelaahan terhadap Peraturan Perundang-undangan (normatif) yang

dilanjutkan dengan observasi yang mendalam serta penyebarluasan kuesioner untuk

mendapatkan data faktor nonhukum yang terkait dan yang berpengaruh terhadap

Peraturan Perundang-undangan yang diteliti.

BAB II

KAJIAN TEORITIS DAN PRAKTIK EMPIRIS

Bab ini memuat uraian mengenai materi yang bersifat teoretis, asas, praktik,

perkembangan pemikiran, serta implikasi sosial, politik, dan ekonomi, keuangan

negara dari pengaturan dalam suatu Peraturan Daerah Provinsi atau Peraturan

Daerah Kabupaten/Kota. Bab ini dapat diuraikan dalam beberapa sub bab berikut:

A. Kajian teoretis berisi teori-teori yang relevan dengan permasalahan yang

sedang dikaji. Dengan memilih teori yang tepat, diharapkan analisis atas

permasalahan lebih mendalam sehingga menjadi dasar yang kuat bagi

peraturan yang akan dirancang.

B. Kajian terhadap asas/prinsip yang terkait dengan penyusunan norma.

Analisis terhadap penentuan asas-asas ini juga memperhatikan berbagai

aspek bidang kehidupan terkait dengan Peraturan Perundang-undangan

yang akan dibuat, yang berasal dari hasil penelitian.

C. Kajian terhadap praktik penyelenggaraan, kondisi yang ada, serta

permasalahan yang dihadapi masyarakat.

D. Kajian terhadap implikasi penerapan peraturan dan pembentukan unit/bagian

baru dalam struktur organisasi sebuah intansi.

BAB III

EVALUASI DAN ANALISIS PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN

TERKAIT

Bab ini memuat hasil kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan terkait

yang memuat kondisi hukum yang ada, keterkaitan peraturan yang baru dengan

Peraturan Perundang-undangan lain, harmonisasi secara vertikal dan horizontal,

serta status dari Peraturan Perundang-undangan yang ada, termasuk Peraturan

Perundang-undangan yang dicabut dan dinyatakan tidak berlaku serta Peraturan

Perundang-undangan yang masih tetap berlaku.

Kajian terhadap Peraturan Perundang-undangan ini dimaksudkan untuk

mengetahui kondisi hukum atau peraturan perundang-undangan yang mengatur

mengenai substansi atau materi yang akan diatur. Dalam kajian ini akan diketahui

posisi dari peraturan yang akan dirancang. Analisis ini dapat menggambarkan

tingkat sinkronisasi, harmonisasi Peraturan yang ada serta posisi dari Peraturan

untuk menghindari terjadinya tumpang tindih pengaturan. Hasil dari penjelasan

atau uraian ini menjadi bahan bagi penyusunan landasan filosofis dan yuridis

dari pembentukan Peraturan Menteri, peraturan Kepala Lembaga atau Instansi,

Peraturan Daerah Provinsi, atau Peraturan Daerah Kabupaten/Kota yang akan

dibentuk.

BAB IV

LANDASAN FILOSOFIS, SOSIOLOGIS, DAN YURIDIS

1. Landasan Filosofis

Secara umum landasan filosofis memuat pandangan hidup, kesadaran dan cita-

cita hukum serta cita-cita moral yang luhur yang meliputi suasana kebatinan serta

watak dari bangsa Indonesia yang termaktub dalam Pancasila dan Pembukaan

UUD 1945. Bagian ini berisi alasan perlunya menambah unit/bagian baru atas

struktur organisasi sebuah instansi sehingga suatu tujuan bernegara dapat

tercapai melalui pembentukan unit/bagian tersebut. Dalam konteks perlunya

pembentukan bagian/unit pengadaan, landasan filosofis dapat berisi alasan

bahwa bagian/unit pengadaan dibentuk sebagai upaya menata kegiatan

pengadaan secara lebih tersruktur, akuntabel, dan bersih dari korupsi.

2. Landasan Yuridis

Landasan ini memuat suatu tinjauan terhadap peraturan perundang-undangan

yang berkaitan dengan Naskah Akademik yang akan disusun. Dalam rangka

memasukkan pengadaan sebagai bagian dari SOTK di instansi tertentu, landasan

yuridis yang dapat digunakan antara lain:

a. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2016 tentang

Perangkat Daerah;

b. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2015 tentang

Organisasi Kementerian Negara

c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017

tentang Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Provinsi dan Daerah

Kabupaten/Kota yang Melaksanakan Fungsi Penunjang Penyelenggaraan

Urusan Pemerintahan;

d. Peraturan tentang SOTK masing-masing instansi

e. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan

Presiden Nomor 4 Tahun 2015;

f. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Nomor 77 Tahun 2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa;

g. Peraturan Bersama Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 Tahun 2013

dan Nomor 14 Tahun 2013 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 77 Tahun

2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa;

h. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan sebagaimana telah

diubah dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015;

i. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Nomor 6 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70

Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54

Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

j. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

3. Landasan Sosiologis

Landasan sosiologis memuat suatu tinjauan terhadap gejala-gejala sosial-

ekonomi-politik yang berkembang di masyarakat yang mendorong perlu

dibuatnya Naskah Akademik. Landasan/alasan sosiologis sebaiknya juga

memuat analisis kecenderungan sosiologis-futuristik tentang sejauh mana

penambahan unit/bagian baru dalam struktur organisasi sebuah instansi dapat

mendukung pencapaian tujuan organisasi tersebut. Secara khusus dalam konteks

pembentukan bagian/unit pengadaan, landasan ini dapat berisi masalah-masalah

yang muncul dalam kegiatan pengadaan seperti kepanitiaan yang masih bersifat

ad-hoc sehingga rentan terhadap intervensi dari berbagai pihak, kelompok kerja

yang tidak independen karena masih berasal dari satker/Organisasi Perangkat

Daerah (OPD) lain, kurangnya mekanisme akuntabilitas, dan belum

terintegrasinya kegiataan pengadaan jika bagian pengadaan tidak dibentuk.

BAB V

JANGKAUAN, ARAH PENGATURAN DAN RUANG LINGKUP MATERI

MUATAN

Naskah Akademik pada akhirnya berfungsi mengarahkan ruang lingkup materi

muatan Rancangan Undang-Undang, Rancangan Peraturan Menteri/Kepala,

Rancangan Peraturan Daerah Provinsi, atau Rancangan Peraturan Daerah

Kabupaten/Kota, Rancangan Peraturan Kepala Daerah yang akan dibentuk.

Materi didasarkan pada ulasan yang telah dikemukakan dalam bab sebelumnya.

Selanjutnya mengenai ruang lingkup materi pada dasarnya mencakup:

A. ketentuan umum memuat rumusan akademik mengenai pengertian

istilah, dan frasa;

B. materi yang akan diatur;

C. ketentuan sanksi; dan

D. ketentuan peralihan.

BAB VI

PENUTUP

Bab penutup terdiri atas subbab simpulan dan saran.

A. Simpulan

Simpulan memuat rangkuman pokok pikiran yang berkaitan dengan praktik

penyelenggaraan, pokok elaborasi teori, dan asas yang telah diuraikan dalam bab

sebelumnya.

B. Saran

Saran memuat antara lain:

1. Perlunya pemilahan substansi Naskah Akademik dalam suatu Peraturan

Perundang-undangan atau Peraturan Perundang-undangan di bawahnya.

2. Rekomendasi tentang skala prioritas penyusunan Rancangan Undang-

Undang/Rancangan Peraturan Daerah dalam Program Legislasi

Nasional/Program Legislasi Daerah

3. Kegiatan lain yang diperlukan untuk mendukung penyempurnaan

penyusunan Naskah Akademik lebih lanjut.

DAFTAR PUSTAKA

Daftar pustaka memuat buku, Peraturan Perundang-undangan, dan jurnal

yang menjadi sumber bahan penyusunan Naskah Akademik.


MENTERI/KEPALA LEMBAGA

PERATURAN MENTERI/KEPALA LEMBAGA


TENTANG PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA

DI KEMENTERIAN/LEMBAGA …..

Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :


BAB II PEMBENTUKAN

BAB III STRUKTUR ORGANISASI

……………………………….

Pasal ….

Biro/Bagian/Sub Bagian ….. mempunyai tugas:

a. ……

b. Dst.

Pasal ….





dst…..

BAB IV ……

Dst.


DAERAH

PERATURAN DAERAH




Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :


BAB II PEMBENTUKAN


Pasal ….

Badan ….. mempunyai tugas:

a. ……

b. Dst.

Pasal ….

Badan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas:




dst…..

BAB IV ……

Dst.


KEPALA DAERAH

PERATURAN GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA




Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :


BAB II PEMBENTUKAN


Pasal ….

Biro/Bagian/Sub Bagian ….. mempunyai tugas:

a. ……

b. Dst.

Pasal ….





dst…..

BAB IV ……

Dst.

1.1.2. FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN UNTUK K/L DAN PEMDA

PETUNJUK UMUM:

Format sistematika peraturan ini disusun dalam rangka menunjukkan posisi

organisasi/bagian pengadaan dalam struktur organisasi sebuah instansi.

Secara substansi dan teknis, urutan dan pengaturan unit pengadaan

disesuaikan dengan kebutuhan dan SOTK yang telah disusun di instansi

masing-masing.

Aturan mengenai bagian pengadaan sebagai bagian dari SOTK minimal

mencakup tugas, fungsi, dan sub-sub bagian pengadaan tersebut.

Nama “bagian/subbagian“ yang tercantum dalam template berikut adalah

contoh. Nomenklatur bagian/subbagian pengadaan dapat diubah sesuai

kebutuhan masing-masing instansi.

FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN MENTERI/KEPALA

LEMBAGA

TENTANG STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA

Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :

BAB I. KETENTUAN UMUM

BAB II. KEDUDUKAN, TUGAS, DAN FUNGSI

BAB III. SUSUNAN ORGANISASI

BAB IV. ……

BAB V. …….

Pasal ….





dst…..

Pasal …

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal ….,

Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan bahan penyusunan program dan kegiatan pengadaan barang/jasa

sesuai kebutuhan dan melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan

pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa

b. Dst

Pasal …

Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas: (contoh)

1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa

2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;

3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa;

Pasal … (contoh)

1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas ...

2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas

…

3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa

mempunyai tugas ….

Pasal … (contoh)

1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi ...

2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi

…


mempunyai fungsi ….

BAB V ……

BAB VI …..

BAB VII ….

BAB …… KETENTUAN PERALIHAN

BAB …… KETENTUAN PENUTUP

Ditetapkan di …..

pada tanggal ….

MENTERI/KEPALA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

……

Diundangkan di ……

pada tanggal …….

…………………………….

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

…………………………..

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN … NOMOR …

FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN DAERAH


Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :




BAB IV. SEKRETARIAT DAERAH

BAB V. BADAN PENGADAAN BARANG/JASA

Pasal ….

Badan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan

pengadaan barang/jasa. ………

Pasal …

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal …., Badan

Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi:

a. koordinasi dan pengelolaan pengadaan barang/jasa lingkup ..

b. Dst

Pasal …

Badan Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas: (contoh)

a. Bidang/Subbidang Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa

b. Bidang/Subbidang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;

c. Bidang/Subbidang Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa;

Pasal … (contoh)

a. Bidang/Subbidang Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas

….

b. Bidang/Subbidang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas

…;

c. Bidang/Subbidang Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa

mempunyai tugas …..;

Pasal ….. (contoh)

a. Bidang/Subbidang Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi

…

b. Bidang/Subbidang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi

…;

c. Bidang/Subbidang Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa

mempunyai fungsi …;

BAB V ……

BAB VI …..

BAB VII ….



Ditetapkan di …..

pada tanggal ….

GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

……



…………………………….

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

…………………………..


FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN

GUBERNUR/WALIKOTA/BUPATI


Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :




BAB IV. SEKRETARIAT DAERAH

Pasal …

Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan pengadaan barang/jasa. ………

Pasal …

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal ….,

Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan Barang/Jasa menyelenggarakan fungsi:

a. koordinasi dan pengelolaan pengadaan barang/jasa lingkup ..

b. Dst

Biro/Bagian/Sub Bagian Pengadaan Barang/Jasa terdiri atas: (contoh)

1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa

2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;

3. Bagian/Subbagian Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa;

Pasal … (contoh)

1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas ...

2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai tugas

…


mempunyai tugas ….

Pasal … (contoh)

1. Bagian/Subbagian Pembinaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi ...

2. Bagian/Subbagian Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa mempunyai fungsi

…


mempunyai fungsi ….

BAB V ……

BAB VI …..

BAB VII ….



Ditetapkan di …..

pada tanggal ….

GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

……



…………………………….

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

…………………………..


Bukti dukung (tambahan) – sistematika peraturan untuk ULP yang bersifat

ad-hoc (level 2)

FORMAT SISTEMATIKA PERATURAN

MENTERI/KEPALA/GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA

TENTANG UNIT LAYANAN PENGADAAN

Menimbang :

Mengingat :

Menetapkan :


BAB II. PEMBENTUKAN, TUGAS, DAN KEWENANGAN ULP

Bagian Kesatu – Pembentukan

Bagian Kedua - Tugas dan Kewenangan

BAB III. ORGANISASI

Bagian Kesatu – Umum

Bagian Kedua - Kepala ULP

Bagian Ketiga - Sekretariat ULP

Bagian Keempat - Pokja ULP

BAB IV – PEMBERHENTIAN

BAB V - TATA HUBUNGAN KERJA ULP

BAB VI – PEMBIAYAAN

BAB VII - KETENTUAN PERALIHAN

BAB VIII - KETENTUAN PENUTUP

Ditetapkan di …..

pada tanggal ….

MENTERI/KEPALA LEMBAGA/GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

……



…………………………….

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

…………………………..


1.1.3. TEMPLATE LAPORAN EVALUASI STRUKTUR ORGANISASI

PENGADAAN

PETUNJUK UMUM:

Evaluasi struktur organisasi pengadaan perlu dilakukan untuk

mengidentifikasi dan menganalisis apakah struktur yang terbentuk sudah

sesuai dengan kebutuhan dan beban kerja kegiatan pengadaan di masing-

masing instansi.

Indikator yang terlampir dalam formulir berikut ini sudah mencakup

kebutuhan untuk mengevaluasi struktur, tugas dan fungsi, beban kerja,

alokasi anggaran, dan mekanisme koordinasi antar bagian dalam organisasi

pengadaan.

Berdasarkan evaluasi yang dilakukan secara rutin setiap tahun, masing-

masing instansi diharapkan dapat menentukan dan melakukan langkah

tindak lanjut dalam rangka memperbaiki struktur organisasi pengadaan

sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Jika indikator yang terdapat dalam formulir dinilai kurang, masing-masing

instansi dapat menambahkan sesuai kebutuhan.

Evaluasi dilakukan oleh kepala unit/bagian/pimpinan organisasi pengadaan

di masing-masing instansi.

Petunjuk Pengisian Tabel:

Tulisan yang berwarna biru adalah contoh

Kotak abu-abu tidak perlu diisi

Kolom 1 sudah jelas

Kolom 2 sudah jelas

Kolom 3 diisi sesuai dengan kondisi organisasi pengadaan masing-

masing

Kolom 4 diisi sesuai dengan kondisi organisasi pengadaan masing-

masing

Kolom 5 diisi dengan deskripsi capaian jika pada kolom sebelumnya

dijawab “Ya/Ada” atau deskripsi permasalahan jika pada

kolom sebelumnya dijawab “Tidak/Tidak Ada

Kolom 6 Diisi dengan rencana tindak lanjut untuk menyelesaikan

permasalahan yang sudah diidentifikasi

LAPORAN EVALUASI STRUKTUR ORGANISASI PENGADAAN

KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMERINTAH DAERAH ….

TAHUN ……

No Pertanyaan Evaluasi Jawaban Deskripsi

Capaian/Permasalahan

Tindak

Lanjut

Target

Waktu

Penyelesaian

Tindak

Lanjut

Keterangan

Ya/

Ada

Tidak/

Tidak

Ada

1 2 3 4 5 6 7 8

1. Apakah struktur

organisasi pengadaan

sudah sesuai dengan

ketentuan peraturan

perundangan yang

berlaku?

√ Organisasi pengadaan

bersifat struktural

berupa Badan

Pengadaan Barang/Jasa

yang bertugas

mengkoordinasikan

seluruh kegiatan

pengadaan di

lingkungan pemerintah

daerah

- - -

2. Apakah tugas dan

fungsi seluruh

bagian/subbagian dalam

organisasi pengadaan

sudah dibagi habis?

(Keterangan: tugas dan

fungsi merujuk pada

√ Tugas dan fungsi terkait

dengan pengelolaan

informasi pengadaan

barang/jasa masih

menyatu dengan

pelaksanaan pengadaan

barang/jasa

Perlu dibentuk

subbagian

yang khusus

bertugas

mengelola

informasi

pengadaan

barang/jasa

Maret 2018 Sudah ada SDM yang

kompeten untuk tugas

pengelolaan informasi

sehingga proses

pementukan subbagian

pengelolaan informasi

akan lebih mudah.



Tindak

Lanjut

Target

Waktu

Penyelesaian

Tindak

Lanjut

Keterangan

Ya/

Ada

Tidak/

Tidak

Ada

Perpres Nomor 4 Tahun

2015 tentang Pengadaan

Barang/Jasa

Pemerintah)

3. Apakah sudah

dilakukan penghitungan

beban kerja untuk unit

kerja yang menangani

pengadaan?

4. Apakah eselonisasi

yang ada sudah sesuai

dengan beban kerja?

5. Apakah bentuk

kelembagaan sesuai

dengan kebutuhan

kegiatan pengadaan?

6. Apakah tata kelola yang

sudah disusun

mendukung kegiatan

pengadaan yang

berjalan?

7. Berapa alokasi

anggaran yang



Tindak

Lanjut

Target

Waktu

Penyelesaian

Tindak

Lanjut

Keterangan

Ya/

Ada

Tidak/

Tidak

Ada

disediakan untuk unit


pengadaan?

(alokasi anggaran yang

dimaksud adalah

alokasi total untuk

kebutuhan operasional,

honor, biaya pelatihan,

dll)

8. Apakah alokasi tersebut

sudah sesuai dengan

kebutuhan untuk unit


pengadaan?

9. Bagaimana mekanisme

laporan pelaksanaan

kegiatan pengadaan

yang berjalan selama

ini?

10. Apakah sudah disusun

mekanisme evaluasi

atas seluruh kegiatan

pengadaan?



Tindak

Lanjut

Target

Waktu

Penyelesaian

Tindak

Lanjut

Keterangan

Ya/

Ada

Tidak/

Tidak

Ada

11. Apakah sudah disusun

SOP tentang tata

hubungan kerja di

organisasi pengadaan?

12. Bagaimana mekanisme

koordinasi dengan unit

kerja lain yang selama

ini berjalan?

Tempat, Tanggal

Kepala Biro/Bagian/Subbagian Pengadaan

(nama lengkap)

41

1.2.1 Rekapitulasi pembagian paket

1.2.2 Pembagian paket pada personil

pokja

1.2.3 Laporan monitoring dan evaluasi

distribusi pekerjaan

1.2. Tugas dan Fungsi

42

1.2.1. REKAPITULASI PEMBAGIAN PAKET

PETUNJUK UMUM:

Rekapitulasi berisi daftar seluruh paket pengadaan di sebuah instansi untuk

periode satu tahun anggaran

Rekapitulasi ini berpedoman pada Rencana Umum Pengadaan yang disusun

oleh masing-masing instansi

Dengan disusunnya rekap diharapkan monitor atas kinerja masing-masing

pokja dapat dilakukan dengan lebih baik.

Masing-masing instansi dapat menambahkan informasi lain dalam template

tabel rekapitulasi yang telah disusun.

43


Kolom 1 diisi dengan nomor urut

Kolom 2 diisi dengan nomor identitas (ID) paket yang bersangkutan sesuai dengan

yang tercantum dalam Rencana Umum Pengadaan

Kolom 3 diisi dengan nama paket pengadaan yang dilakukan, misalnya “Paket

Penyediaan Alat Tulis Kantor”, “Paket Belanja Jasa Konsultasi Penelitian”

Kolom 4 diisi dengan nama kegiatan pengadaan yang secara spesifik akan dilakukan

merujuk pada nama paket yang sudah dituliskan di Kolom 2, misalnya

“Penyediaan Kertas dan Tinta Printer”, “Studi Kelayakan Pembangunan

Pasar”

Kolom 5 diisi dengan jumlah pagu anggaran untuk kegiatan pengadaan yang

dilakukan

Kolom 6 diisi dengan unit kerja yang menjadi user atas kegiatan pengadaan yang

dilakukan

Kolom 7 diisi dengan nama PPK atas pengadaan yang dilakukan

Kolom 8 diisi dengan jenis pengadaan yang relavan dengan kegiatan yang

dilakukan, misalnya “Barang”, “Konsultansi”

Kolom 9 diisi dengan tanggal diterimanya dokumen pengadaan oleh badan/biro/unit

pengadaan

Kolom 10 diisi dengan tanggal ditetapkannya pokja pengadaan

Kolom 11 diisi dengan nama pokja yang bertanggungjawab atas kegiatan pengadaan

yang bersangkutan, misalnya “Pokja Umum Setda“, “Pokja Dinas

Lingkungan Hidup“

Kolom 12 diisi dengan nama ketua pokja

Kolom 13 diisi dengan nama sekretaris pokja

Kolom 14 diisi dengan nama anggota pokja

44

REKAPITULASI PEMBAGIAN PAKET MASING-MASING POKJA

BAGIAN PENGADAAN BARANG/JASA

KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMERINTAH DAERAH ……

TAHUN ……

No ID

RUP

Nama

Paket

Nama

Kegiatan

Pagu

Anggaran

Unit

Kerja

Nama

PPK

Jenis

Pengadaan

Proses Administrasi

Ketua Sekretaris Anggota Tanggal

Terima

Dokumen

Tanggal

Penetapan

Pokja

Nama

Pokja

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Tempat, Tanggal


(nama lengkap)

45

1.2.2. PEMBAGIAN PAKET PADA PERSONIL POKJA

PETUNJUK UMUM:

Tabel pembagian paket pada personil pokja memberikan informasi jumlah paket

pengadaan yang menjadi tanggaungjawab masing-masing personil pokja, baik sebagai

ketua maupun anggota, dalam kurun waktu satu tahun anggaran

Tabel ini juga dapat menjadi pedoman/dasar untuk menganalisis apakah seorang personil

pokja mendapatkan jumlah paket yang seimbang dibandingkan dengan personil pokja

yang lain

Sampai dengan modul ini diterbitkan, belum ada peraturan yang mengatur jumlah paket

pengadaan maksimal per personil pokja dalam satu tahun

Kriteria “seimbang” yang dimaksud dalam modul ini merujuk pada konsep statistic yang

umum digunakan dalam mentoleransi kesalahan data/ jumlah responden yaitu sebesar

5%. Hal ini berarti bahwa seorang personil pokja mendapatkan jumlah paket yang

seimbang jika total keterlibatan personil yang bersangkutan baik sebagai ketua maupun

anggota plus minus 5% dari rata-rata jumlah paket yang diterima personil yang lain.

Contoh: Suatu instansi memiliki total 100 paket pengadaan dengan jumlah total 7

personil pokja. Rata-rata jumlah paket pengadaan untuk masing-masing personil yaitu

100/7 = 14.3 (dibulatkan menjadi 14). Nilai toleransi: 5% x 14 = 0.7 (dibulatkan menjadi

1). Dengan berpedoman pada angka ini, maka seorang personil pokja dinilai

mendapatkan pembagian kerja seimbang jika paket pengadaan yang ditangani berjumlah

13 – 15 paket (14 -1 --- 14 +1).

46

Pembagian Paket Pada Personil Pokja

Bagian Pengadaan Barang/Jasa

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah ……

Tahun ….

No Nama Personil Posisi dalam Pokja Jumlah

Paket Ketua Sekretaris Anggota

1 Agus 5 7 5 17

2 dst

Tempat, Tanggal


(nama lengkap dan gelar)

Keterangan:


“Posisi dalam Pokja” diisi jumlah keterlibatan pegawai yang bersangkutan sebagai ketua dan anggota dalam kegiatan

pengadaan pada tahun berjalan

Kolom “Jumlah Paket” diisi dengan jumlah total paket pengadaan dimana pegawai yang bersangkutan terlibat, baik sebagai

ketua maupun anggota

47

1.2.3. LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI DISTRIBUSI PEKERJAAN (PER

TRIWULAN)

Petunjuk Pengisian: (Monev Distribusi Pekerjaan Berbasis Personil)



Kolom 2 diisi dengan nama personil

Kolom 3 diisi dengan jumlah total paket pengadaan yang ditugaskan kepada personil

yang bersangkutan dalam periode satu tahun anggaran

Kolom 4-7 diisi dengan jumlah pengadaan yang ditugaskan kepada personil yang

bersangkutan untuk masing-masing jenis pengadaan

Kolom 8-10 diisi dengan jumlah keterlibatan personil yang bersangkutan dalam pokja

untuk masing-masing posisi

Kolom 11 diisi dengan total nilai pengadaan yang ditugaskan kepada personil yang

bersangkutan untuk periode satu tahun anggaran

Kolom 12 diisi dengan hasil monitoring pimpinan atas kinerja personil untuk periode

tiga bulanan

Kolom 13 diisi dengan tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan dari hasil

monitoring

Petunjuk Umum:

Laporan monitoring dan evaluasi ini disusun dengan mengacu pada rencana

umum pengadaan yang telah disusun

Laporan disusun setiap tiga bulan sehingga permasalahan yang mungkin

muncul dalam kegiatan pengadaan dapat dimonitor sedini mungkin. Dengan

demikian, dapat segera ditentukan tindak lanjut untuk menyelesaikan

permasalahan tersebut

Kepala ULP/Bagian Pengadaan Barang/Jasa bertanggungjawab untuk

melakukan monitoring dan evaluasi distribusi pekerjaan setiap tiga bulan.

Untuk ULP dimana posisi dalam pokja tidak berubah selama satu tahun

anggaran, maka dapat menggunakan template evaluasi berbasis pokja.

48

Monitoring dan Evaluasi Distribusi Pekerjaan Bidang Pengadaan (berbasis personil)

Di Kementerian/Lembaga/Daerah ….

Periode: Triwulan …. Tahun ….

No

Nama

Personil

Paket

Pengadaan

(jumlah)

Jenis Pengadaan

(jumlah)

Posisi dalam Pokja

(jumlah)

Total Nilai

Pengadaan

Deskripsi

Hasil

Monitoring

Tindak

Lanjut

Barang Pekerja

an

Konstr

uksi

Jasa

Konsul

tasi

Jasa

Lainnya

Ketua Sekret

aris

Anggota

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

1 Agus 17 5 3 0 9 10 0 7 950.000.00

0

Beberapa

paket

pengadaan

sudah mulai

berjalan.

Namun

demikian,

personil

yang

bersangkuta

n belum

sama sekali

memegang

jasa

konsultasi

dan menjadi

sekretaris

dalam

pokja

Pada

tahun

anggara

n

selanjut

nya,

perlu

pembag

ian jasa

konsult

asi dan

pember

ian

posisi

sekretar

is

kepada

personil

yang

49

bersang

kutan

dst

Tempat, Tanggal

Penilai,


50

Petunjuk Pengisian: (Monev Distribusi Pekerjaan Berbasis Pokja)



Kolom 2 diisi dengan nama pokja

Kolom 3 diisi dengan jumlah total paket pengadaan

Kolom 4-7 diisi dengan jumlah paket pengadaan berdasarkan jenis yang

ditangani oleh pokja yang bersangkutan selama periode satu tahun

anggaran

Kolom 8 diisi dengan total nilai pengadaan yang ditugaskan kepada personil

yang bersangkutan untuk periode satu tahun anggaran

Kolom 9 diisi dengan hasil monitoring pimpinan atas kinerja personil untuk

periode tiga bulanan

Kolom 10 diisi dengan tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan dari

hasil monitoring

51

Monitoring dan Evaluasi Distribusi Pekerjaan Bidang Pengadaan (berbasis pokja)

Di Kementerian/Lembaga/Daerah ….

Periode: Triwulan …. Tahun ….

No

Nama

Pokja

Paket Pengadaan

(jumlah)

Jenis Pengadaan

(jumlah)

Total Nilai

Pengadaan

Deskripsi

Hasil

Monitoring

Tindak Lanjut

Barang Pekerjaan

Konstruksi

Jasa

Konsultasi

Jasa

Lainnya

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 Pokja 1 17 5 3 0 9 950.000.000 Beberapa

paket

pengadaan

sudah mulai

berjalan.

Namun

demikian,

pokja yang

bersangkutan

belum sama

sekali

memegang

jasa

konsultasi

Pada tahun

anggaran

selanjutnya,

perlu pembagian

jasa konsultasi

kepada

pokjayang

bersangkutan

dst

Tempat, Tanggal

Penilai,


52

1.3.1 Dokumen nilai-nilai organisasi

1.3.2 Dokumen penetapan nilai-nilai

organisasi

1.3.3 Dokumen program internalisasi

1.3.4 Laporan evaluasi dan tindak lanjut

implementasi budaya organisasi

1.3. Budaya

53

1.3.1. DOKUMEN NILAI-NILAI ORGANISASI DAN DESKRIPSINYA (TANPA

PENGESAHAN)

PETUNJUK UMUM:

Nilai-nilai organisasi merupakan nilai-nilai yang sudah disepakati dan

disadari bersama oleh seluruh pimpinan dan anggota organisasi yang

bersangkutan dalam menjalankan tugas dan mencapai tujuan organisasi.

Dalam kondisi sebuah organisasi belum memiliki nilai-nilai yang disepakati

bersama, maka perlu strategi penciptaan nilai-nilai. Strategi tersebut dapat

dilakukan misalnya melalui survei kepada para pegawai mengenai nilai-nilai

apa yang mereka inginkan, diskusi bersama antara pimpinan dan pegawai,

dan lain sebagainya.

Bukti dukung berikut hanya menyediakan template dan contoh nilai-nilai

organisasi yang umum ditemukan di sejumlah instansi. Setiap instansi dapat

mengubah dan/atau mengembangkan sesuai dengan kebutuhan masing-

masing.

Nilai-nilai organisasi perlu diketahui, dipahami, dan diterapkan oleh setiap

pegawai sehingga perlu dituliskan dalam sebuah dokumen yang kemudian

dibagikan ke setiap pegawai di instansi yang bersangkutan.

54

Contoh Template Dokumen tentang Nilai-nilai Organisasi

Nilai-nilai Organisasi di Lingkungan Kementerian/Lembaga/

Pemerintah Daerah ……………………

I. PENDAHULUAN

Pendahuluan secara umum dapat mencakup latar belakang organisasi serta

visi dan misi yang akan dicapai sehingga perlu penetapan nilai-nilai yang

perlu disepakati bersama dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

II. NILAI-NILAI ORGANISASI

Bagian ini berisi nilai-nilai yang ditetapkan beserta deskripsi jelas dari

masing-masing nilai tersebut. Deskripsi nilai harus dibuat sejelas mungkin

sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan multi interpretasi.

III. PEDOMAN PERILAKU ATAU KODE ETIK

Dalam rangka melaksanakan nilai-nilai yang telah ditetapkan, pedoman

perilaku atau kode etik perlu dijabarkan di bagian ini untuk mendukung

pelaksanaan masing-masing nilai.

Sehubungan dengan ditetapkannya nilai-nilai tersebut, setiap pegawai diharapkan

dapat memahami dan mengamalkan setiap nilai dalam menjalankan tugas dan

fungsi masing-masing.

Demikian hal ini disampaikan agar nilai-nilai yang ditetapkan dapat menjadi

pedoman bersama.

55

1.3.2. DOKUMEN PENETAPAN NILAI-NILAI ORGANISASI DAN

DESKRIPSINYA

PETUNJUK UMUM:

Nilai-nilai organisasi merupakan nilai-nilai yang sudah disepakati dan

disadari bersama oleh seluruh pimpinan dan anggota organisasi yang

bersangkutan dalam menjalankan tugas dan mencapai tujuan

organisasi.

Dalam kondisi sebuah organisasi belum memiliki nilai-nilai yang

disepakati bersama, maka perlu strategi penciptaan nilai-nilai. Strategi

tersebut dapat dilakukan misalnya melalui survei kepada para pegawai

mengenai nilai-nilai apa yang mereka inginkan, diskusi bersama antara

pimpinan dan pegawai, dan lain sebagainya.

Bukti dukung berikut hanya menyediakan template dan contoh nilai-

nilai organisasi yang umum ditemukan di sejumlah instansi. Setiap

instansi dapat mengubah dan/atau mengembangkan sesuai dengan

kebutuhan masing-masing.

Penetapan nilai-nilai dapat dilakukan misalnya dalam bentuk surat

keputusan atau peraturan yang ditetapkan minimal oleh Sekretaris

Jenderal/Sestama/Sekretaris Daerah. Konten surat keputusan atau

peraturan tentang nilai-nilai organisasi minimal mencakup nilai-nilai

yang disepakati beserta deskripsinya, serta perilaku atau kode etik

pegawai dalam menerapkan nilai-nilai tersebut.


56

Template Surat Keputusan Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris

Daerah/Peraturan Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah tentang

Penetapan Nilai-nilai Organisasi

Keputusan/Peraturan ……………….

Nomor … Tahun ….

Tentang Nilai-Nilai Organisasi Pengadaan Barang/Jasa di

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah

……………………….

Menimbang :

Mengingat :

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : Keputusan/Peraturan Menteri/ Kepala Lembaga/ Gubernur/

Walikota/ Bupati/ Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris

Daerah tentang Nilai-nilai Organisasi Pengadaan Barang/Jasa di

Kementerian/Lembaga/Daerah ……

PERTAMA : Menetapkan Nilai-nilai Organisasi Pengadaan Barang/Jasa di

Kementerian/Lembaga/Daerah … sebagai berikut: (contoh)

1. Profesional

Dalam Profesional terkandung makna bahwa ….

2. Akuntabel

Dalam Akuntabel terkandung makna bahwa ….

3. Inovatif

Dalam Inovatif terkandung makna bahwa ….

4. Integritas

Dalam Integritas terkandung makna bahwa …..

5. Dst….

57

KEDUA : Pelaksanaan nilai-nilai sebagaimana dimaksud dalam diktum

PERTAMA diwujudkan dalam kaidah-kaidah Perilaku Utama

sebagai berikut:

1. Profesional

Perilaku Utama Profesional adalah:

a. Memiliki pengetahuan dan kemampuan yang tepat

untuk bekerja secara efektif dan efisien.

b. Dst..

2. Akuntabel

Perilaku Utama Akuntabel adalah:

a. Bertanggungjawab terhadap hasil kerja dan

menyelesaikannya sesuai sasaran yang telah

ditetapkan

b. Dst..

3. Inovatif

Perilaku Utama Inovatif adalah:

a. Siap melakukan perubahan yang lebih baik

b. Dst..

4. Integritas

Perilaku Utama Integritas adalah:

a. Bersikap jujur, transparan, dan dapat dipercaya.

b. Dst..

5. Dst….

KETIGA : Biaya yang timbul akibat keputusan ini dibebankan pada …

sesuai tahun berjalan.

KEEMPAT : Keputusan/Peraturan Menteri/Kepala Lembaga/ Gubernur/

Walikota/ Bupati/ Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris

Daerah ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di ……….

pada tanggal ………..

Menteri/Kepala Lembaga/Gubernur/Walikota/Bupati/ Sekretaris

Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris Daerah

………………………………………………………

58

1.3.3. DOKUMEN PROGRAM INTERNALISASI

PETUNJUK UMUM:

Internalisasi secara umum diartikan sebagai adalah suatu proses memasukkan

nilai atau memasukkan sikap ideal yang sebelumnya dianggap berada di luar, agar

tergabung dalam pemikiran seseorang dalam pemikiran, keterampilan dan sikap

pandang hidup seseorang (LyceumID, 2017)

Program internalisasi bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan penerapan

nilai-nilai organisasi yang telah ditetapkan.

Agar nilai-nilai dapat dipahami dan diterapkan dengan baik oleh masing-masing

pegawai dalam rangka mencapai tujuan organisasi, program internalisasi

setidaknya perlu mencakup tiga aspek yaitu bahwa setiap pegawai harus

mengetahui (knowing), melakukan apa yang diketahui (doing), dan menjadi

seperti yang ia ketahui (being) (Tafsir, 2006).

Internalisasi dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, baik yang bersifat kegiatan

maupun non-kegiatan misalnya melalui poster atau perlengkapan yang digunakan

sehari-hari dengan tujuan agar setiap nilai masuk ke alam bawah sadar setiap

pegawai sehingga menjadi bagian dari perilaku mereka dalam melaksanakan tugas

dan fungsi.

Bentuk internalisasi yang berupa kegiatan dapat dilakukan misalnya melalui sessi

sharing di pagi hari, coffee morning, diskusi informal yang diselenggarakan satu

kali dalam sepekan, dsb.

59

Contoh Program Internalisasi Nilai-nilai

Tas Kerja

Kementerian Perdagangan

Pin KPK

Poster Budaya Organisasi Pemkot Padang

60

Marchandise LKPP

61

1.3.4. LAPORAN EVALUASI DAN TINDAK LANJUT IMPLEMENTASI BUDAYA

ORGANISASI

Petunjuk Pengisian:



Kolom 2 diisi dengan nilai-nilai organisasi seperti yang telah ditetapkan melalui surat

keputusan/peraturan

Kolom 3 diisi dengan perilaku utama yang menjadi turunan dari setiap nilai-nilai

organisasi yang telah ditetapkan

Kolom 4 diisi dengan penilaian pimpinan terhadap penerapan perilaku para personil

pengadaan. Penilain ini dapat diisi misalnya dengan kategori “baik”, “kurang

baik”, “sangat kurang”

Kolom 5 diisi dengan permasalahan dan/atau capaian yang muncul dalam penerapan

nilai-nilai organisasi dan perilaku utama

Kolom 6 diisi dengan tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan dalam ärangka

memperbaiki perilaku personil pengadaan

PETUNJUK UMUM:

Evaluasi atas implementasi budaya organisasi yang berupa nilai-nilai dan perilaku

utama perlu dilakukan dalam rangka memastikan perilaku personil pengadaan

sesuai dengan nilai-nilai yang telah ditetapkan.

Evaluasi dilakukan oleh pimpinan terhadap semua personil pengadaan

Penilaian dilakukan dengan memberikan hasil penerapan perilaku utama secara

umum melalui kategorisasi yang telah ditetapkan misalnya “baik”, “cukup baik”,

“kurang baik”, atau “sangat kurang” serta deskripsi secara kualitatif dengan

penjabaran permasalahan dana/atau capaian yang ada.

Hasil evaluasi menjadi dasar untuk tindak lanjut perbaikan budaya organisasi di

masing-masing instansi.

62

LAPORAN EVALUASI DAN TINDAK LANJUT

TERKAIT IMPLEMENTASI BUDAYA ORGANISASI

DI LINGKUNGAN ……………….

No Nilai-nilai

Organisasi

Perilaku

Utama

Penilaian

terhadap

Penerapan

Perilaku Utama

Capaian/

Permasalahan

Tindak Lanjut

1 2 3 4 5 6

1. Profesional Memiliki

pengetahuan

dan

kemampuan

yang tepat

untuk bekerja

secara efektif

dan efisien.

Kurang Pegawai belum

sepenuhnya

memiliki

pengetahuan

yang

komprehensif

terkait dengan

detail kegiatan

pengadaan

Perlu lebih

banyak

pelatihan untuk

pegawai bidang

pengadaan

2.

3.

dst

Tempat, Tanggal



63

SUMBER DAYA

MANUSIA

64

3.1.1 Format Sistematika Keputusan

Menteri/Kepala Lembaga / Kepala

Daerah Tentang Penunjukan

Personil Unit Layanan Pengadaan

Barang/Jasa Kementerian/

Lembaga / Daerah

3.1.2 Format Sistematika Surat

Keputusan Kepala ULP

Tentang Penetapan Struktur

Organisasi dan Anggota

Kelompok Kerja Unit Layanan

Pengadaan

3.1.3 Format Sistematika Keputusan

Menteri/Kepala Lembaga/

Kepala Daerah Tentang Mutasi

Pegawai Negeri Sipil

3.1.4 Template Perhitungan Formasi

Jabatan Fungsional Pengelola

Barang/Jasa Pertama, Muda

Dan Madya (Versi 1)

3.1.5 Template Perhitungan Formasi

Jabatan Fungsional Pengelola

Barang/Jasa Pertama, Muda

Dan Madya (versi 2)

3.1. Status Kepegawaian Anggota ULP

65

3.1.1 FORMAT SISTEMATIKA KEPUTUSAN MENTERI / KEPALA LEMBAGA /

KEPALA DAERAH TENTANG PENUNJUKAN PERSONIL UNIT LAYANAN

PENGADAAN BARANG/JASA KEMENTERIAN / LEMBAGA / DAERAH

PETUNJUK UMUM:

1. Format sistematika peraturan ini disusun hanya untuk menetapkan para

personil yang menjadi pegawai di Unit Layanan Pengadaan. Sementara untuk

jabatan personil tersebut diatur dalam peraturan Kepala ULP lainnya yang

terdapat pada format sistematikan 3.1.2.

2. Format sistematikan ini mencakup Judul Surat Keputusan, Nomor Surat

Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang, Meningat, Memperhatikan,

Menetapakan, Tempat dan Tanggal Penetapan, Pejabat yang menetapkan,

Tembusan dan Lampiran.

3. Dari segi substansi, seluruh bagian yang tercantum pada poin 2 (Judul Surat

Keputusan, Nomor Surat Keputusan, Nama Surat Keputusan, Menimbang,

Meningat, Memperhatikan, Memutuskan, Tempat dan Tanggal Penetapan,

Pejabat yang menetapkan, Tembusan dan Lampiran) dapat disesuaikan isinya

berdasarkan kebutuhan dan relevansi bagi Unit Layanan Pengadaan Jasa.

4. Tabel yang terdapat dalam lampiran dapat disuaikan dengan tambahan kolom

informasi lainnya bila diperlukan.

PETUNJUK PENGISIAN TABEL LAMPIRAN

1. Kolom No. diisi dengan nomor urut.

2. Kolom Nama diisi dengan Nama Pegawai yang akan ditugaskan menjadi

Pegawai ULP

3. Kolom NIP diisi dengan NIP Pegawai yang akan ditugaskan menjadi

pegawai ULP

4. Kolom Jabatan diisi dengan Jabatan yang diemban oleh pegawai di instansi

asal.

5. Kolom Instansi Asal diiisi dengan nama instansi asal dari pegawai yang

ditugaskan di ULP

66

KEPUTUSAN MENTERI / KEPALA LEMBAGA / KEPALA DAERAH

NOMOR: (Diisi sesuai ketentuan penomoran Surat Keputusan yang berlaku)

TENTANG

PENUNJUKAN PERSONIL UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA

KEMENTERIAN / LEMBAGA / PEMERINTAH DAERAH

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjamin kelancaran pelaksanaan

pengadaan barang/jasa melalui Unit Layanan Pengadaan

Barang/Jasa (ULP) di lingkungan .......(di isi dengan nama

Kementerian / Lembaga / Daerah)....... sebagaimana yang

diamanatkan dalam Pasal 14 ayat (1) Peraturan Presiden

Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010, maka dipandang

perlu untuk menunjuk Personalia Unit Layanan Pengadaan

(ULP) Barang/Jasa (ULP) .......(di isi dengan nama Kementerian

/ Lembaga / Daerah).......

b. bahwa untuk melaksanakan sebagaimana dimaksud dalam huruf

a di atas, perlu ditetapkan dengan Keputusan (Menteri/Kepala

Lembaga/Kepala Daerah)

c. (dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan relevansi bagi ULP)

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Negara;

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan

Peraturan Perundang-undangan;

4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah sebagaimana

telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden

Nomor 70 Tahun 2012;

5. Peraturan Kepala LKPP No. 5 Tahun 2012 jo Perka LKPP No.

5 Tahun 2015 tentang Unit Layanan Pengadaan

6. Peraturan (Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah) tentang

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja di

(Kementerian/Lembaga/Pemda)

67

7. (Peraturan lainnya yang relevan dan berlaku di

Kementerian/Lembaga/Daerah)

8. Dst

Memperhatikan : Keputusan (Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah) tentang

Pembentukan Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa

MEMUTUSKAN :

Menetapkan :

KESATU : Menunjuk Personil Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa (Disii

dengan nama ULP) sebagaimana tercantum dalam Lampiran

Keputusan ini.

KEDUA : Personil sebagaimana dimaksud diktum Kesatu, mempunyai

tugas sebagai berikut :

a. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;

b. Menetapkan Dokumen Pengadaan;

c. Menetapkan besaran nominal jaminan penawaran;

d. Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa

e. Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui

prakualifikasi atau pascakualifikasi;

f. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap

penawaran yang masuk;

g. (Dapat ditambahkan / disesuaikan dengan tugas-tugas

lainnya yang akan diberikan)

h. Dll

KETIGA : Personil Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa (ULP) dalam

melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada ....................

KEEMPAT : Segala biaya yang dikeluarkan akibat ditetapkan Keputusan ini

dibebankan kepada .................................

Ditetapkan di...............

pada tanggal

(Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah)

NAMA LENGKAP

68

Tembusan:

1. Biro Kepegawaian / Badan Kepegawaian Daerah (disesuaikan dengan organisasi yang

relevan)

2. Kepala Instansi Terkait (disesuaikan dari asal instansi masing-masing pegawai)

3. (Dapat ditambahkan/disesuaikan berdasarkan pertimbangan instansi)

Lampiran : Keputusan

Nomor : Diisi seuai nomor SK

Tanggal : Disi sesuai tanggal

penetapan SK

SUSUNAN PERSONALIA UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA (ULP)

(KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH)

No. Nama NIP Jabatan Asal Instansi

(1) (2) (3) (4) (5)

Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah)

NAMA LENGKAP

69

3.1.2 FORMAT SISTEMATIKA SURAT KEPUTUSAN KEPALA ULP TENTANG

PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI DAN ANGGOTA KELOMPOK KERJA

UNIT LAYANAN PENGADAAN

PETUNJUK UMUM:

1. Format sistematika peraturan ini disusun hanya untuk menetapkan

posisi/jabatan para personil yang ditempatkan/ditugaskan di ULP. Format

sistematika ini digunakan untuk melengkapi bila Surat Keputusan / Surat

Tugas tentang Personil ULP belum mencantumkan penempatan/jabatan dari

pegawai yang ditugaskan di ULP.

2. Format sistematikan ini mencakup Judul Surat Keputusan, Nomor Surat




3. Dari segi substansi, seluruh bagian yang tercantum pada poin 2 (Judul Surat





4. Format sistematika SK ini hanya merupakan alat bantu bagi ULP untuk

menyusun SK. Bila terdapat kebutuhan untuk merubah format sistematika,

ULP dapat melakukan perubahan dan penyesuaian.

5. Jumlah Kelompok Kerja dan julah anggotanya dapat disesuaikan dengan

kebutuhan masing-masing ULP. Diharapkan penyusunan pokja tidak

dilakukan berdasarkan jenis pengadaan barang/jasa, sehingga semua

pokja dapat melakukan semua jenis pengadaan barang/jasa.

6. Tabel yang terdapat dalam lampiran dapat disuaikan dengan tambahan kolom


70


1. Kolom Nama diisi dengan Nama Pegawai yang akan ditugaskan menjadi

Pegawai ULP

2. Kolom NIP diisi dengan NIP Pegawai yang akan ditugaskan menjadi pegawai

ULP

3. Kolom Jabatan diisi dengan Jabatan yang diemban oleh pegawai di instansi

asal.

4. Kolom Instansi Asal diiisi dengan nama instansi asal dari pegawai yang

ditugaskan di ULP

71

SURAT KEPUTUSAN KEPALA ULP (NAMA ULP)

TENTANG PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI DAN ANGGOTA

KELOMPOK KERJA UNIT LAYANANAN PENGADAAN (NAMA ULP)

Menimbang : a. bahwa berdasarkan ketentuan Pasal 14 ayat (1) dan Pasal 130

ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, maka (Nama

Kementerian/Lembaga/Pemda) membentuk Unit Layanan

Pengadaan (ULP) sebagai lembaga yang memberikan

pelayanan di bidang Pengadaan Barang / Jasa di lingkungan

(Nama Kementerian/Lembaga/Pemda)

b. bahwa berdasarkan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015

tentang Unit Layanan Pengadaan (ULP) ditentukan tentang

pembentukan ULP paling kurang memiliki fungsi pimpinan,

ketatausahaan dan kelompok kerja

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

dalam huruf a, dan b, perlu menetapkan Keputusan Kepala

Unit Layanan Pengadaan tentang Penetapan Anggota

Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di

lingkungan (Nama Kementerian/Lembaga/Pemda)

d. (dapat ditambahkan/disesuaikan dengan relevansi yang

dimiliki oleh ULP)

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara;

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;

72

4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012;

5. Peraturan Kepala LKPP No. 5 Tahun 2012 jo Perka LKPP

No. 5 Tahun 2015 tentang Unit Layanan Pengadaan

6. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 99 Tahun 2014

Tentang Pedoman Pembentukan Unit Layanan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah Di Lingkungan Pemerintah Provinsi

Dan Kabupaten/Kota

Memperhatikan : 1. Keputusan (Menteri/Kepala Lembaga/ tentang Pembentukan

Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA ULP (NAMA ULP) TENTANG

PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI DAN

ANGGOTA KELOMPOK KERJA UNIT LAYANANAN

PENGADAAN (NAMA ULP)

KESATU : Mengangkat dan menunjuk Kelompok Kerja Unit Layanan

Pengadaan (Nama Kementerian/Lembaga/Pemda) untuk

pengadaan barang dan jasa tahun anggaran (tahun) dengan

susunan Kelompok Kerja sebagaimana tercantum dalam

lampiran Keputusan ini

KEDUA : Unit Layanan Pengadaan terdiri atas:

(Disesuaikan dengan struktur organisasi ULP)

KETIGA : Kelompok Kerja bertugas:

1. Melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga

Perkiraan Sendiri paketpaket yang akan dilelang/seleksi.

2. Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri,

Kerangka Acuan Kerja/spesifikasi teknis pekerjaan dan

rancangan kontrak kepada PPK.

73

3. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan

menetapkan dokumen pengadaan;

4. Dst atau disesuaikan dengan kebutuhan

KEEMPAT : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal disahkan dengan

ketentuan apabila terdapat kekeliruan akan diadakan

perbaikan sebagaimana mestinya;

Ditetapkan di...............

pada tanggal

KEPALA ULP (NAMA ULP),

NAMA LENGKAP

Tembusan:

1. Biro Kepegawaian / Badan Kepegawaian Daerah (disesuiakan dengan organisasi yang

relevan)

2. Kepala Instansi Terkait (disesuaikan dari asal instansi masing-masing pegawai)

3. Pihak-pihak lain yang relevan dengan surat keputusan ini.

74

Lampiran : Keputusan

Nomor : Diisi seuai nomor SK

Tanggal : Disi sesuai tanggal

penetapan SK

PENETAPAN ANGGOTA KELOMPOK KERJA

UNIT LAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA (NAMA

KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA)

1. Kelompok Kerja (Nama Kelompok Kerja Disesuaikan dengan Kebutuhan ULP)

Nama NIP Jabatan Asal Instansi

Ketua

Anggota



Ketua

Anggota



Ketua

Anggota

KEPALA ULP (NAMA ULP)

NAMA LENGKAP

75

3.1.3 FORMAT SISTEMATIKA KEPUTUSAN MENTERI / KEPALA LEMBAGA /

KEPALA DAERAH TENTANG MUTASI PEGAWAI NEGERI SIPIL

PETUNJUK UMUM:

Format sistematika peraturan ini disusun dalam rangka memberikan

penempatan kepada pegawai sebagai pegawai tetap / penuh waktu yang

ditempatkan di Unit Layanan Pengadaan.

Format sistematikan ini mencakup Judul Surat Keputusan, Nomor Surat




Dari segi substansi, seluruh bagian yang tercantum pada poin 2 (Judul Surat





Jumlah Kelompok Kerja dan julah anggotanya dapat disesuaikan dengan

kebutuhan masing-masing ULP.

Tabel yang terdapat dalam lampiran dapat disuaikan dengan tambahan kolom



Kolom Nama diisi dengan Nama Pegawai yang akan ditugaskan menjadi

Pegawai ULP.

Kolom NIP diisi dengan NIP Pegawai yang akan ditugaskan menjadi pegawai

ULP.

Kolom Jabatan diisi dengan Jabatan yang diemban oleh pegawai di instansi

asal.

Kolom Instansi Asal diiisi dengan nama instansi asal dari pegawai yang

ditugaskan di ULP.

76

KEPUTUSAN MENTERI / GUBERNUR / WALIKOTA / BUPATI / KEPALA

Nomor : (Diisi sesua dengan ketentuan penomoran SK yang berlaku)

TENTANG

MUTASI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN (Nama

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah)

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI / KEPALA LEMBAGA / KEPALA DAERAH (Nama

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah)

Menimbang : a. bahwa untuk menyelenggarakan kegiatan pengadaan barang dan jasa

di (Nama Kementerian / Lembaga / Pemda) dipandang perlu untuk

melakukan mutasi Pegawai Negeri Sipil dengan nama yang tersebut

dalam diktum dari unit lama ke unit baru.

b. bahwa Pegawai Negeri Sipil dengan nama yang tersebut dalam diktum

telah ditugaskan untuk melakukan kegiatan Pengelolaan Barang dan

Jasa selama ... (disi dengan jumlah tahun penugasa dalam kegiatan

Pengelolaan Barang/Jasa)... tahun (untuk PNS yang pernah menjadi

anggota pokja ULP atau panitia pengadaan)

c. (Pertimbangan lainnya yang sesuai dengan kondisi Kementerian /

Lembaga / Pemda)

Mengingat : 1. (Peraturan Perundang-undangan tentang Pembentukan Kementerian /

Lembaga / Pemda)

2. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

3. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat

Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah

77

4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen

Pegawai Negeri Sipil

5. (Peraturan Menteri /Kepala tentang Unit Organisasi di Lingkungan

Kementerian / Lembaga) / Peraturan Peraturan Daerah / Peraturan

Kepala Daerah tentang Organisasi Perangkat Daerah) (untuk ULP yang

sudah berada pada level 3 / permanen struktural)

6. Keputusan Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah tentang

Pembentukan ULP di lingkungan Kementerian / Lembaga / Pemerintah

Daerah (untuk ULP yang masih bersifat Adhoc / ex-officio)

7. Peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku dan sesuai di

lingkungan Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah

8. (Peraturan lain yang berlaku dan relevan bagi masing-masing ULP)

MEMUTUSKAN

Menetapkan

PERTAMA : Pegawai Negeri Sipil tersebut di bawah

Nama :

NIP :

Tempat, Tanggal Lahir :

Pendidikan Terakhir :

Pangkat / Golongan :

Jabatan Lama :

Unit Kerja Lama :

Instansi :

Terhitung mulai tanggal ditetapkannya Surat Keputusan ini dipindahkan

menjadi (Jabatan Baru) di (Unit Kerja Baru/ Instansi Baru )

78

KEDUA : Kepada yang bersangkutan agar segera melaksanakan tugas pokok dan

fungsinya dengan penuh tanggungjawab.

KETIGA : Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan, keputusan ini akan diperbaiki

sebagaimana mestinya.

Asli keputusan ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan dengan

sebaik-baiknya.

Ditetapkan di .............

pada tanggal ..............

Menteri / Kepala Lembaga / Kepala Daerah

NAMA LENGKAP

Tembusan*:

1. Kepala Badan Kepegawaian Negara

2. Kepala Kantor Regional (Provinsi) Badan Kepegawaian Negara

3. Kepala Lembaga Kebijakan Pendagaan Barang/Jasa Pemerintah

4. (Kepala Badan / Biro Kepegawaian yang berada di lingkungan instansi )

5. Kepala Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di (Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah)

*Pihak-pihak yang akan mendapatkan tembusan dapat disesuaikan dengan relevansi

dan kebutuhan masing-masing ULP

79

3.1.4 TEMPLATE PERHITUNGAN FORMASI JABATAN FUNGSIONAL PENGELOLA

BARANG/JASA PERTAMA, MUDA DAN MADYA (VERSI 1)

PETUNJUK UMUM :

1. Untuk menghitung Formasi Jabatan Fungsional, ULP dapat menggunakan template

perhitungan versi 1 (dokumen 3.1.4) maupun dokumen versi 2 (dokumen 3.1.5). Bagi

ULP yang sudah melakukan perhitungan formasi Jabatang Fungsional PBJ dengan

menggunakan salah satu format (dokumen 3.1.4 atau dokumen 3.1.5) bisa

mengklaim dokumen tersebut sebagai bukti dukung level 4.

2. Perbedaan dokumen versi 1 dan versi 2 adalah penyederhanaan sub unsur dan hasil

kerja yang ada pada dokumen versi 2.

3. Perhitungan Formasi JFPP pada ULP dilakukan hanya untuk kegiatan pemilihan

penyedia;

4. Perhitungan jumlah formasi menggunakan metode analisis jabatan dan penghitungan

beban kerja.

5. Dokumen minimal yang diperlukan dalam perhitungan Formasi Jabatan Fungsional

Pengelola Pengadaan Barang/Jasa pada ULP, antara lain:

a. jumlah satker/SKPD yang dilayani;

b. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Satker

Kementerian/Lembaga/Institusi atau Daftar Pelaksanaan Anggaran pada

SKPD;

c. data jumlah paket pekerjaan seluruh Satker/SKPD yang tertuang di dalam

Rencana Umum Pengadaan (RUP); Dokumen tersebut adalah dokumen yang

berisi kegiatan yang dilaksanakan selama 1 (satu) Tahun Anggaran sebelum

tahun pengajuan Formasi JFPP.

6. Formasi JFPP pada ULP, dihitung berdasarkan informasi kegiatan sebagaimana

disebut diatas dengan rumus sebagai berikut:

a. Formasi JFPP = ∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun

∑ Jam Kerja Efektif per Tahun

80

Keterangan:

Formasi JFPP = Jumlah formasi yang tersedia untuk Pejabat Fungsional

Pengelola Pengadaan Barang/Jasa pada ULP Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah/Institusi.

∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun = Jumlah Waktu Penyelesaian setiap kegiatan

pengadaan untuk seluruh paket pengadaan barang/jasa dalam 1 (satu) Tahun.

∑ Jam Kerja Efektif = Jumlah jam kerja efektif Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa dalam setahun, yakni 1.250 jam.

Jumlah waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan pengadaan barang/jasa dalam

1 tahun (∑ Waktu Penyelesaian) merupakan penjumlahan waktu penyelesaian

semua butir kegiatan (sub unsur) yang dilaksanakan pada kegiatan pengadaan

barang/jasa tersebut.

7. Adapun perhitungan Formasi JFPP per jenjang jabatan dilakukan dengan pendekatan

kompleksitas paket, yaitu: a) Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Pertama melakukan

kegiatan pengadaan barang/jasa untuk paket sederhana; b) Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa Muda melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa untuk paket semi

kompleks; c) Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Madya melakukan kegiatan

pengadaan barang/jasa untuk paket kompleks.

8. Hubungan antara jenjang kualifikasi, kompleksitas paket, dan kriteria kompleksitas

dapat dilihat pada tabel berikut:

Jenjang

Kualifikasi

Kompleksitas

Paket

Kriteria Kompleksitas

Nilai Paket Metode

Pengadaan

Jenis Perikatan

Kontrak

Pengelola

Pengadaan

Barang/Jasa

Pertama

Sederhana s.d Rp.

200.000.000

atau s.d Rp.

50.000.0000

(jasa

konsultansi)

Pengadaan

Langsung

Penunjukan

Langsung

Swakelola

Bukti

Pembelian

Kwitansi

SPK

Perjanjian

untuk

81

Pekerjaan

Tunggal

s.d Rp.

5.000.000.000

Pelelangan

Sederhadan,

Seleksi

Sederhanan,

Pemilihan

Langsung

Penunjukan

Langsung

Swakelola

Surat

Perjanjian

untuk

Pekerjaan

Tunggal

atau

Terintegrasi

Pengelola

Pengadaan

Barang/Jasa

Muda

Semi Kompleks

(Rp.

5.000.000.000

Rp.

5.000.000.000

s.d Rp.

5.000.000

Pelelangan atau

Seleksi Umum

Penunjukan

Langsung

Swakelola

Surat Perjanjian

untuk Pekerjaan

Tunggal atau

Terintegrasi

Pengelola

Pengadaan

Barang/Jasa

Madya

Semi Kompleks

(di atas Rp.

50.000.000.000

s.d Rp.

100.000.000.000

di atas Rp.

50.000.000.000

s.d Rp.

100.000.000.000

Pelelangan atau

Seleksi Umum

Penunjukan

Langsung

Swakelola

Pengadaan

Secara

Internasional

(International

Competitive

Bidding)

Surat Perjanjian

untuk Pekerjaan

Tunggal atau

Terintegrasi

Kompleks di atas Rp.

100.000.000.000

Rp.

5.000.000.0000

s.d Rp.

100.000.000.000

menggunakan

teknologi,

mempunyai

resiko tinggi,

82

dan/atau

menggunakan

alat yang

didesain khusus

9. Jika angka jumlah Pejabat Fungsional yang diperoleh tidak bulat, maka tata cara

pembulatannya sebagai berikut:

a) jika angka jumlah Pejabat Fungsional yang diperoleh tidak bulat

(ada desimal dibelakang koma), maka pembulatannya ke bawah.

Contoh: diperoleh kebutuhan Pejabat Fungsional Pertama 1,83

orang, maka dibulatkan menjadi 1 orang.

b) jika angka jumlah Pejabat Fungsional yang diperoleh kurang dari 1

(<1), maka dibulatkan menjadi 1 (satu).

PETUJUNJUK PENGISIAN DOKUMEN:

1. Dokumen ini sudah mencakup perhitungan kebutuhan 3 jenjang JFPP, yaitu Pratama,

Muda dan Madya.

2. Untuk menghitung formasi ketiga JFPP tersebut, ULP harus mengisi kolom no. 6.

3. Kolom no. 6 diisi dengan volume hasil (jumlah pekerjaan) yang akan dikerjakan dalam

proses pengadaan barang dan jasa tiap tahunnya.

4. Setelah kolom no. 6 diisi, kolom no.9 secara otomatis akan menampilkan jumlah jam

penyelesaian dari pekerjaan tersebut.

5. Setelah kolom no. 6 dan no. 9 terisi, maka dalam baris (A) akan memperlihatkan

jumlah waktu penyelesaian pekerjaan yang akan dilakukan dalam waktu satu tahun.

6. Pada bari (B) sudah terisi perhitungan jam kerja efektif dalam satu tahun.

7. Kolom C akan menampilkan jumlah kebutuhan dari JFPP Pratama, Muda dan Madya.

Pembulatan jumlah kebutuhan formasi JFPP dapat merujuk pada poin 10 Petunjuk

Umum.

83

DOKUMEN PERHITUNGAN FORMASI JABATAN FUNGSIONAL

PENGELOLA BARANG/JASA PERTAMA, MUDA DAN MADYA

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN

KOMPLESITAS PAKET UNSUR SUB UNSUR

VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN

(JAM) (Diisi oleh ULP)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8

1 JFPP Pertama Sederhana

- nila paket s.d Rp. 200.000.000 atau s.d Rp.

50.000.0000 untuk jasa konsultansi

- nilai paket s.d Rp. 5.000.000.000 untuk jasa

non konsultansi

Perencanaan

Kegiatan

1. Penyusunan Dokumen Rencana Kebutuhan Barang/Jasa Dokumen 4 0

2. Analisis Pasar Barang/Jasa Laporan 4.50 0

3. Penyusunan Rencana Anggaran/Biaya Pengadaan Barang/Jasa RAB 4.50 0

- Penyusunan RAB Pengadaan Barang RAB 2 0

- Penyusunan RAB Pengadaan Konstruksi RAB 8 0

- Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Lainnya RAB 2 0

- Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Konsultansi RAB 2 0

4. Penyusunan Rencana Pemaketan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0

5. Penyusunan Organisasi Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0

6. Penyusunan Dokumen Rencana Umum Pengadaan Barang/Jas Laporan 2.50 0

7. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Laporan 0.50 0

8. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Barang/Jasa Laporan 2 0

9. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 7 0

10. Penetapan Strategi Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0

11. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.50 0

12. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 8.50 0

13. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 5.70 0

14. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Perencanaan Laporan 6.40 0

0 Total Waktu Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh JFPP PERTAMA

Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa

1. Penyusunan Rencana Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Laporan 1.75 0

2. Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa

- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang Laporan 1 0

- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Konstruksi Laporan 5 0

- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Lainnya Laporan 1 0

- Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Konsultansi Laporan 3 0

84

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8

3. Pembuatan Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 1 0

4. Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Barang/Jasa Laporan 0.75 0

5. Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3.25 0

6. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang Laporan 2 0

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Barang (Lelang Ulang) Laporan 2 0

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi Laporan 4 0

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Laporan 4 0

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya Laporan 2 0

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Laporan 2 0

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi Laporan 4 0

- Evaluasi Dokumen Kualifikasi Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Laporan 4 0

7. Pembuatan Pengumuman Pelaksanaan Pengadaan Materi 0.25 0

8. Penjelasan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0

9. Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa Laporan 2.50 0

10. Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa*

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang Berita Acara 2 0

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Barang (Lelang Ulang Berita Acara 2 0

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi Berita Acara 4 0

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Konstruksi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya Berita Acara 2 0

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Lainnya (Lelang Ulang) Berita Acara 2 0

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi Berita Acara 4 0

- Evaluasi Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Konsultansi (Lelang Ulang) Berita Acara 4 0

11. Penetapan dan Pengumuman Pemenang Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Surat 2 0

12. Pengelolaan Sanggahan Peserta Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Jawaban

Sanggahan 0.50 0

13. Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa Berita Acara 1 0

- Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Jasa Konsult Berita Acara 3 0

14. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa Surat Penunjukan 0.25 0

15. Pengadaan Barang/Jasa dengan Sistem e-Procurement Dokumen 0.25 0

85

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8

16. Pengadaan Barang dengan Sistem e-Purchasing Laporan 1.25 0

17. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 6.50 0

18. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12.50 0

19. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 12 0

20. asi kinerja pengadaan untuk Tahap Pemilihan Penyedia Laporan 9 0

0 Total Waktu Pemilihan Penyedia Barang/Jasa oleh JFPP PERTAMA

Manajemen

Kontrak

1. Verifikasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 3 0

2. Persiapan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 8 0

3. Pengelolaan Program Manajemen Mutu Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0

4. Pengelolaan Program Manajemen Risiko Pengadaan Barang/Jasa Laporan 5.50 0

5. Pengendalian dan Pengawasan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Laporan 1 0

6. Penilaian Prestasi Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang dan Jasa Laporan 2 0

7. Pengendalian Keuangan Pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4 0

8. Pengelolaan Jaminan Kontrak Pengadaan Barang/Ja Laporan 1.75 0

9. Penyelesaian Perbedaan/Perselisihan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 3 0

10. Pembuatan Perubahan Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Dokumen 2 0

11. Penanganan Kegagalan Teknis Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2.50 0

12. Pemutusan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Berita Acara 2 0

13. Penerimaan Hasil Pengadaan Barang/Jasa Daftar SIMAK 2.50 0

14. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 0.50 0

15. Penyerahan Barang Hasil Pengadaan Menjadi Barang Milik Negara/Daerah Laporan 1 0

16. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola Laporan 2 0

17. Pengawasan dan Evaluasi Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Swakelola Laporan 2 0

18. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0

19. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 12 0

20. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontra Laporan 13 0

21. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Kontrak Laporan 9 0

0

Total Waktu Manajemen Kontrak oleh JFPP PERTAMA

86

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8

Manajemen

Informasi Aset

1. Penyampaian Informasi Aset Hasil Pengadaan Barang/Jasa Laporan 4.75 0

2. Inventarisasi Kebutuhan Aset Dalam Rangka Pengadaan Barang/Jasa Laporan 2 0

3. Pengelolaan Data dan Informasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0

4. Komunikasi dan Koordinasi Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 12 0

5. Pengelolaan/Penataan Dokumen Pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi

Aset Laporan 12 0

6. Evaluasi kinerja pengadaan untuk Tahap Manajemen Informasi Aset Laporan 9 0

0 Total Waktu Manajemen Informasi Aset oleh JFPP PERTAMA

0 Total Waktu Kerja JFPP PERTAMA (A)

1250 Jam Kerja Efektif dalam 1 Tahun (B)

0 Kebutuhan JFPP PERTAMA (C)

(jika menghasilkan angka di belakang koma maka dibulatkan pada angka terendah dan jika mendapatkan angka kurang dari 1 maka dibulatkan menjadi 1)

2 JFPP MUDA Semi Kompleks

(nilai paket Rp. 5 Miliar s.d Rp. 50 Miliar)

Perencanaan

Kegiatan

1. Penyusunan Dokumen Rencana Kebutuhan Barang/Jasa Dokuemn 4 0



4. Penyusunan RAB Pengadaan Barang RAB 2 0

5. Penyusunan RAB Pengadaan Konstruksi RAB 8 0

6. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Lainnya RAB 2 0

7. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Konsultansi RAB 2 0





87

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8









0 Total Waktu Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh JFPP MUDA

Pemilihan

Penyedia

Barang/Jasa


2. Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang Laporan 1 0

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Konstruksi Laporan 5 0

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Lainnya Laporan 1 0

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Konsultansi Laporan 3 0




6. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa*











88

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8


10. Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa*











Sanggahan 0.50 0










0 Total Waktu Pemilihan Penyedia Barang/Jasa oleh JFPP MUDA

Manajemen

Kontrak







89

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8


8. Pengelolaan Jaminan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 1.75 0














0 Total Waktu Manajemen Kontrak oleh JFPP MUDA

Manajemen

Informasi Aset






Aset Laporan 12 0


0 Total Waktu Manajemen Informasi Aset oleh JFPP MUDA

0 Total Waktu Kerja JFPP Muda (A)

90

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8


0 Kebutuhan JFPP MUDA (C)


3 JFPP MADYA - Semi Kompleks (nilai paketRp. 50 Miliar s.d

Rp. 100 Miliar

- Kompleks (nilai paket di atas Rp. 100 Miliar)

Perencanaan

Kegiatan

1. Penyusunan Dokumen Rencana Kebutuhan Barang/Jasa Dokuemn 4 0



4. Penyusunan RAB Pengadaan Barang RAB 2 0

5. Penyusunan RAB Pengadaan Konstruksi RAB 8 0

6. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Lainnya RAB 2 0

7. Penyusunan RAB Pengadaan Jasa Konsultansi RAB 2 0













0 Total Waktu Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa oleh JFPP MADYA

Pemilihan

Penyedia

Barang/Jasa


2. Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa 0

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang Laporan 1 0

91

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Konstruksi Laporan 5 0

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Lainnya Laporan 1 0

Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Jasa Konsultansi Laporan 3 0




6. Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa* 0












10. Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa* 0











Sanggahan 0.50 0


92

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8









0 Total Waktu Pemilihan Penyedia Barang/Jasa oleh JFPP MADYA

Manajemen

Kontrak








8. Pengelolaan Jaminan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa Laporan 1.75 0













93

NO

JENJANG

KUALIFIKASI

JABATAN


VOLUME HASIL SATUAN

HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

PER SATUAN HASIL

(JAM)

JUMLAH PENYELESAIAN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 = 6x8


Total Waktu Manajemen Kontrak oleh JFPP MADYA 0

Manajemen

Informasi Aset






Aset Laporan 12 0


0 Total Waktu Manajemen Informasi Aset oleh JFPP MADYA

0 Total Waktu Kerja JFPP MADYA (A)


0 Kebutuhan JFPP MADYA (C)


94

3.1.5 TEMPLATE PERHITUNGAN FORMASI JABATAN FUNGSIONAL PENGELOLA

BARANG/JASA PERTAMA, MUDA DAN MADYA (VERSI 2)

PETUNJUK UMUM:

1. Untuk menghitung Formasi Jabatan Fungsional, ULP dapat menggunakan template

perhitungan versi 1 (dokumen 3.1.4) maupun dokumen versi 2 (dokumen 3.1.5). Bagi

ULP yang sudah melakukan perhitungan formasi Jabatang Fungsional PBJ dengan

menggunakan salah satu format (dokumen 3.1.4 atau dokumen 3.1.5) bisa mengklaim

dokumen tersebut sebagai bukti dukung level 4.

2. Perbedaan dokumen versi 1 dan versi 2 adalah penyederhanaan sub unsur dan hasil kerja

yang ada pada dokumen versi 2.

3. Dokumen versi 2 tersedia untuk menghitung beban kerja proses pengadaan barang dan

jasa di unit kerja atau Organisasi Perangkat Daerah dan di Unit Layanan Pengadaan.

4. Perhitungan Formasi JFPP pada ULP dilakukan hanya untuk kegiatan pemilihan

penyedia;

5. Perhitungan jumlah formasi menggunakan metode analisis jabatan dan penghitungan

beban kerja.

6. Dokumen minimal yang diperlukan dalam perhitungan Formasi Jabatan Fungsional

Pengelola Pengadaan Barang/Jasa pada ULP, antara lain:

a. jumlah satker/SKPD yang dilayani;

b. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Satker Kementerian/Lembaga/Institusi

atau Daftar Pelaksanaan Anggaran pada SKPD;

c. data jumlah paket pekerjaan seluruh Satker/SKPD yang tertuang di dalam

Rencana Umum Pengadaan (RUP); Dokumen tersebut adalah dokumen yang

berisi kegiatan yang dilaksanakan selama 1 (satu) Tahun Anggaran sebelum

tahun pengajuan Formasi JFPP.

7. Formasi JFPP pada ULP, dihitung berdasarkan informasi kegiatan sebagaimana disebut

diatas dengan rumus sebagai berikut:

a. Formasi JFPP = ∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun

∑ Jam Kerja Efektif per Tahun

95

Keterangan:

Formasi JFPP = Jumlah formasi yang tersedia untuk Pejabat Fungsional Pengelola

Pengadaan Barang/Jasa pada ULP Kementerian/Lembaga/Pemerintah

Daerah/Institusi.

∑ Waktu Penyelesaian 1 Tahun = Jumlah Waktu Penyelesaian setiap kegiatan

pengadaan untuk seluruh paket pengadaan barang/jasa dalam 1 (satu) Tahun.

∑ Jam Kerja Efektif = Jumlah jam kerja efektif Pengelola Pengadaan

Barang/Jasa dalam setahun, yakni 1.250 jam.

Jumlah waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan pengadaan barang/jasa dalam 1

tahun (∑ Waktu Penyelesaian) merupakan penjumlahan waktu penyelesaian

semua butir kegiatan (sub unsur) yang dilaksanakan pada kegiatan pengadaan

barang/jasa tersebut.

96

PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN

KERJA PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA DI UNIT KERJA /

ORGANIASI PERANGKAT DAERAH:

1. Mengisi identitas dokumen berupa nama Kementerian/Lembaga/Daerah.

2. Mengisi identitas dokumen berupa nama Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah.

3. Kolom 4 diisi dengan jumlah volume hasil dari sub unsur yang dilakukan oleh ULP.

4. Kolom 8 diisi dengan hasil perkalian kolom 4 dan kolom 7. Perhitungan tersebut dapat

dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy

dengan format Excel yang disediakan.

5. Kolom Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan merupakan hasil penjumlahan dari

total waktu perencanaan pengadaan barang/jasa ditambah total waktu pemilihan

penyedia barang/jasa ditambah total waktu manajemen kontrak ditambah total waktu

manajemen informasi aset. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis

dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang

disediakan.

6. Kolom Jumlah Kebutuhan Personil di unit kerja / organisasi perangkat daerah diisi

dengan hasil pembagian Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan dengan Jam Kerja

Efektif dalam waktu 1 tahun. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis

dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang

disediakan.

7. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Pertama adalah 45% dari Jumlah Kebutuhan Personil.

Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen

tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.

8. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Muda adalah 35% dari Jumlah Kebutuhan Personil.



9. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Madya adalah 20% dari Jumlah Kebutuhan Personil.



97

SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN KERJA

PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DI UNIT KERJA/OPD

Nama Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Instansi :

Nama Unit

Kerja/OPD :

No UNSUR SUB UNSUR

VOLUME

HASIL

(1 TAHUN)

HASIL KERJA SATUAN

HASIL

WAKTU

PENYELESAIAN

PER SATUAN

HASIL

(JAM)

JUMLAH

(JAM)

1 2 3 4 5 6 7 8 = 4 x 7

1

PERENCANAAN

PENGADAAN

BARANG/JASA

1. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Barang

Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan

Barang

Laporan 30.50

-

2. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Pekerjaan

Konstruksi


yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan

Pekerjaan Konstruksi

Laporan 36.50

-

3. Kegiatan Perencanaan Pengadaan Jasa

Lainnya


yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa

Lainnya

Laporan 30.50

-

98


Konsultansi


yang dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa

Konsultansi

Laporan 30.50

-

TOTAL WAKTU PERENCANAAN

PENGADAAN BARANG/JASA

-

2

PEMILIHAN

PENYEDIA

BARANG/JASA

1. Kegiatan Pemilihan Penyedia Barang

Dokumen Pemilihan Pengadaan Barang/Jasa yang

dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Barang di

bawah Rp 200 Juta (selain e-purchasing)

Laporan 27.00

-

2. Kegiatan Pemilihan Penyedia Pekerjaan

Konstruksi


dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Pekerjaan

Konstruksi di bawah Rp 200 Juta (selain e-

purchasing)

Laporan 39.00

-

3. Kegiatan Pemilihan Penyedia Jasa Lainnya


dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa

Lainnya di bawah Rp 200 Juta (selain e-purchasing)

Laporan 27.00

-

4. Kegiatan Pemilihan Penyedia Jasa

Konsultansi


dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan Jasa

Konsultansi di bawah Rp 50 Juta (selain e-

purchasing)

Laporan 39.00

-

5. Kegiatan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

melalui E-purchasing


dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan

Barang/Jasa melalui E-purchasing

Laporan 21.25

-

99

TOTAL WAKTU PEMILIHAN PENYEDIA

BARANG/JASA

-

3 MANAJEMEN

KONTRAK Kegiatan Manajemen Kontrak

Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang

dilakukan untuk seluruh paket Pengadaan

Barang/Jasa

Laporan 46.75

-

TOTAL WAKTU MANAJEMEN

KONTRAK

-

4

MANAJEMEN

INFORMASI

ASET

Kegiatan Manajemen Informasi Aset

Dokumen Informasi Aset Hasil Pengadaan

Barang/Jasa (Barang belanja modal dan aset tak

berwujud misal software, aplikasi, hak

paten/cipta/merk)

Laporan 6.75

-

TOTAL WAKTU MANAJEMEN

INFORMASI ASET

-

TOTAL WAKTU PENYELESAIAN KESELURUHAN ( 1 + 2 + 3 + 4 )

-

JAM KERJA EFEKTIF DALAM 1 TAHUN

1.250.00

JUMLAH KEBUTUHAN PERSONIL DI UNIT KERJA/SKPD

-

JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ PERTAMA

-

JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MUDA

-

JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MADYA

-

100

Dokumen yang diperlukan dalam melakukan perhitungan Analisis Beban Kerja

(ABK), antara lain:

Mengetahui,

a. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Unit Kerja Kementerian/Lembaga/Institusi atau Daftar Pelaksanaan Anggaran pada OPD; Kepala ULP

b. Data jumlah paket pekerjaan seluruh Unit Kerja/OPD yang tertuang di dalam

Rencana Umum Pengadaan (RUP).

Dokumen di atas ialah dokumen selama 3 (tiga) tahun terakhir sehingga diperoleh jumlah rata-rata kegiatan yang dilaksanakan

dalam 1 (satu) tahun. (ttd)

Nama

NIP

101

PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN KERJA

PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DI UNIT LAYANAN PENGADAAN

BARANG DAN JASA:

1. Mengisi identitas dokumen berupa nama Kementerian/Lembaga/Daerah.

2. Mengisi identitas dokumen berupa jumlah Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah yang

dilayani.

3. Kolom 4 diisi dengan jumlah volume hasil dari sub unsur yang dilakukan oleh ULP.

4. Kolom 8 diisi dengan hasil perkalian kolom 4 dan kolom 7. Perhitungan tersebut dapat

dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy

dengan format Excel yang disediakan.

5. Kolom Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan merupakan hasil penjumlahan dari total

waktu perencanaan pengadaan barang/jasa ditambah total waktu pemilihan penyedia

barang/jasa. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi

dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.

6. Kolom Jumlah Kebutuhan Personil di unit kerja / organisasi perangkat daerah diisi dengan

hasil pembagian Total Waktu Penyelesaian Keseluruhan dengan Jam Kerja Efektif dalam

waktu 1 tahun. Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi

dokumen tersebut dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.

7. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Pertama adalah 45% dari Jumlah Kebutuhan Personil.

Perhitungan tersebut dapat dilakukan secara otomatis dengan mengisi dokumen tersebut

dalam bentuk sofcopy dengan format Excel yang disediakan.

8. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Muda adalah 35% dari Jumlah Kebutuhan Personil.



9. Jumlah kebutuhan JF PPBJ Madya adalah 20% dari Jumlah Kebutuhan Personil.



102

SIMULASI PERHITUNGAN BEBAN KERJA

PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DI UNIT LAYANAN PENGADAAN

Nama Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi :

Jumlah Unit Kerja/OPD yang dilayani :

No UNSUR SUB UNSUR

VOLUME

HASIL

(1 TAHUN)

HASIL KERJA SATUAN

HASIL

WAKTU

PENYELESAIAN

PER SATUAN

HASIL

(JAM)

JUMLAH

(JAM)

1 2 3 4 5 6 7 8 = 4 x 7

1

PERENCANAAN

PENGADAAN

BARANG/JASA

1. Kegiatan Perencanaan Pengadaan

Barang

Dokumen Perencanaan Pengadaan

Barang/Jasa yang dilakukan untuk

seluruh paket Pengadaan Barang

Laporan 30.50 -

2. Kegiatan Perencanaan Pengadaan




seluruh paket Pengadaan Pekerjaan

Konstruksi

Laporan 36.50 -


Lainnya



seluruh paket Pengadaan Jasa Lainnya

Laporan 30.50 -

103


Konsultansi



seluruh paket Pengadaan Jasa

Konsultansi

Laporan 30.50 -

TOTAL WAKTU PERENCANAAN

PENGADAAN BARANG/JASA -

2

PEMILIHAN

PENYEDIA

BARANG/JASA

1. Kegiatan Pemilihan Penyedia Barang

Dokumen Pemilihan Pengadaan


seluruh paket Pengadaan Barang di atas

Rp 200 Juta (selain e-purchasing)

Laporan 27.00 -

2. Kegiatan Pemilihan Penyedia




seluruh paket Pengadaan Pekerjaan

Konstruksi di atas Rp 200 Juta (selain e-

purchasing)

Laporan 39.00 -


Lainnya



seluruh paket Pengadaan Jasa Lainnya di

atas Rp 200 Juta (selain e-purchasing)

Laporan 27.00 -


Konsultansi



seluruh paket Pengadaan Jasa

Konsultansi di atas Rp 50 Juta (selain e-

purchasing)

Laporan 39.00 -

TOTAL WAKTU PEMILIHAN

PENYEDIA BARANG/JASA -

TOTAL WAKTU PENYELESAIAN KESELURUHAN ( 1 + 2 ) -

104

JAM KERJA EFEKTIF DALAM 1 TAHUN 1.250.00

JUMLAH KEBUTUHAN PERSONIL DI ULP -

JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ PERTAMA -

JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MUDA -

JUMLAH KEBUTUHAN JF PPBJ MADYA -

Dokumen yang diperlukan dalam melakukan perhitungan Analisis Beban

Kerja (ABK), antara lain:

Mengetahui,

a. Jumlah Unit Kerja/OPD yang dilayani; Kepala ULP

b. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran pada Unit Kerja Kementerian/Lembaga/Institusi atau Daftar Pelaksanaan Anggaran

pada OPD;

c. Data jumlah paket pekerjaan di Unit Layanan Pengadaan yang tertuang di dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP). (ttd)

Dokumen di atas ialah dokumen selama 3 (tiga) tahun terakhir sehingga diperoleh jumlah rata-rata kegiatan yang

dilaksanakan dalam 1 (satu) tahun.

Nama

NIP

105

3.2.1 Dokumen Rekapitulasi Pegawai Yang

Mengikuti Kegiatan Pengembangan

Kompetensi ULP

3.2.2 Dokumen Rencana Pengembangan

Kompetensi Pegawai ULP

3.2.3 Dokumen Monitoring Pelaksanaan

Rencana Pengembangan

Kompetensi Pegawai ULP

3.2. Pengembangan Kompetensi

106

3.2.1 DOKUMEN REKAPITULASI PEGAWAI YANG MENGIKUTI KEGIATAN

PENGEMBANGAN KOMPETENSI UNIT LAYANAN PENGADAAN

PETUNJUK UMUM:

1. Dokumen disusun untuk mengetahui kegiatan pengembangan kompetensi yang

diikuti oleh pegawai yang bertugas di ULP.

2. Kegiatan pengembangan kompetensi yang diikuti oleh pegawai dapat

diselenggarakan oleh LKPP, Lembaga Pelatihan Swasta maupun ULP.

3. Kegiatan pengembangan kompetensi yang diikuti oleh pegawai diharapkan dapat

mengembangkan kompetensi pegawai yang relevan dan dapat mendukung proses

pengadaan barang dan jasa, baik yang menyasar pada unit kompetensi yang termuat

dalam SKKNI atau SK3 PBJP maupun komptensi lainnya yang tidak termuat dalam

SKKNI atau SK3 PBJP.

PETUJUK PENGISIAN DOKUMEN REKAPITULASI PEGAWAI YANG

MENGIKUTI KEGIATAN PENGEMBANGAN KOMPETENSI

1. Kolom no. 1 diisi dengan nama lengkap beserta gelar akademik yang dimiliki oleh

pegawai.

2. Kolom no. 2 diisi dengan Nomor Induk Kepegawaian (NIP) yang dimiliki oleh

pegawai PNS. Bagi pegawai Non-PNS, tidak perlu mencantumkan NIP.

3. Kolom no. 3 diisi dengan Pangkat dan Golongan yang dimiliki oleh pegawai PNS.

Bagi pegawai Non-PNS, tidak perlu mencantumkan Pangkat dan Golongan.

4. Kolom no. 4 diisi dengan jabatan yang dimiliki oleh pegawai tersebut dalam struktur

organisasi ULP.

5. Kolom no. 5 diisi dengan kegiatan pengembangan kompetensi yang diikuti oleh

pegawai yang tertera pada kolom no. 1.

6. Kolom no. 6 diisi dengan unit kompetensi yang sesuai dengan SKKNI PBJ atau SK3

PBJP atau kompetensi lainnya yang mendukung kinerja.

7. Kolom no. 7 diisi dengan materi yang didapatkan dari kegiatan pengembangan

kompetensi.

8. Kolom no. 8 diisi dengan Penyelenggara Kegiatan atau Narasumber bila kegiatan

dilakukan oleh ULP.

107

9. Kolom no. 9 diiisi dengan waktu (hari, tanggal dan tahun serta pukul kegiatan dimulai

dan diakhiri) dan

10. Kolom no. 10 diisu dengan tempat pelaksanaan (nama ruang/gedung, kota

dilaksanakannya kegiatan pengembangan kompetensi)

11. Kolom yang diberikan tanda (*) diperbolehkan untuk diisi lebih dari satu kegiatan.

12. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP

13. Tulisan warna biru merupakan contoh pengisian dokumen.

108

DOKUMEN REKAPITULASI PEGAWAI YANG MENGIKUTI KEGIATAN PENGEMBANGAN KOMPETENSI

ULP.......................

TAHUN.................(Diiisi dengan Tahun Pelaksanaan Kegiatan)

No Nama NIP

Pangkat /

Golongan Jabatan

Kegiatan

Pengembangan

Kompetensi Yang

Dilakukan/Diikuti

Pegawai*

Kompetensi Yang

Dikembangkan

Sesuai SKKNI

PBJ atau SK3

PBJP atau

kompetensi

lainnya*

Materi

Pengembangan

Kompetensi Yang

Didapatkan*

Penyelenggara

Kegiatan /

Narasumber

Pengembangan

Kompetensi*

Waktu

(Hari dan

Tanggal)

Tempat

Pelaksanaan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

1 Bambang

(Contoh)

1973091019991203006 III/C Ketua Pokja I Pelatihan Penentuan

Spesifikasi dan HPS

Menyusun Harga

Perkiraan (Unit

Kompetensi 6

dalam SKKNI)

1. Pengantar

Spesfikasi

2. Menyusun

Spesifikasi

3. Hubungan

Perencanaan

Pengadaan Dengan

Spesifikasi

4. Total Biaya

Kepemilikan

5. Penyusunan HPS

6. Latihan Penyusunan

Spesifikasi dan

HPS

LKPP 13 Maret

2017

Kantor LKPP,

Jakarta

109

No Nama NIP

Pangkat /

Golongan Jabatan

Kegiatan

Pengembangan

Kompetensi Yang

Dilakukan/Diikuti

Pegawai*

Kompetensi Yang

Dikembangkan

Sesuai SKKNI

PBJ atau SK3

PBJP atau

kompetensi

lainnya*

Materi

Pengembangan

Kompetensi Yang

Didapatkan*

Penyelenggara

Kegiatan /

Narasumber

Pengembangan

Kompetensi*

Waktu

(Hari dan

Tanggal)

Tempat

Pelaksanaan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Pelatiahan

Penyelesaian

Sengketa Hukum

Penyelesaian

Sengketa Hukum

(Tidak terdapat

dalam SKKNI atau

SK3 PBJP

1. Pengantar dasar

hukum kontrak

2. Peranan dan

tanggung jawab para

pihak

3. Sengketa Hukum

4. Pencegahan

sengketa

5. Penyelesaian

sengketa kontrak

atau perjanjian

6. Mekanisme

penyelesaian

sengketa non litigasi

7. Mekanisme

penyelesaian

sengketa melalui

pengadilan (litigasi)

Lembaga

Pelatihan XYZ

20 Juli

2017

Hotel ABC,

Jakarta

2

3

110

No Nama NIP

Pangkat /

Golongan Jabatan

Kegiatan

Pengembangan

Kompetensi Yang

Dilakukan/Diikuti

Pegawai*

Kompetensi Yang

Dikembangkan

Sesuai SKKNI

PBJ atau SK3

PBJP atau

kompetensi

lainnya*

Materi

Pengembangan

Kompetensi Yang

Didapatkan*

Penyelenggara

Kegiatan /

Narasumber

Pengembangan

Kompetensi*

Waktu

(Hari dan

Tanggal)

Tempat

Pelaksanaan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

4

5

Kota ditetapkan, Tanggal Penetapan

KEPALA ULP..........

NAMA

NIP

111

3.2.2 DOKUMEN RENCANA PENGEMBANGAN KOMPETENSI PEGAWAI UNIT

LAYANAN PENGADAAN

PETUNJUK UMUM:

1. Dokumen ini disusun untuk merencanakan pengembangan kompetensi pegawai ULP

berdasarkan kegiatan kompetensi pengembangan yang dapat diikuti oleh pegawai

tersebut.

2. ULP diharapkan dapat merencanakan kegiatan pengembangan kompetensi yang

dapat diikuti oleh pegawai untuk meningkatkan kualitas proses pengadaan

barang/jasa.

3. Perencanaan tersebut dilakukan pada tahun sebelumnya (paling telat setiap tanggal

31 bulan Desember) untuk dilaksanakan pada tahun berikutnya. Contoh: ULP

membuat rencana pengembangan kompetensi pegawai ULP di tahun 2017, rencana

tersebut dilaksanakan untuk tahun 2018. Dokumen tersebut diberi nama Dokumen

Perencanaan Pegawai ULP Tahun 2018.

4. ULP dapat mencari kegiatan pengembangan kompetensi yang diselenggarakan oleh

lembaga lain maupun menyelenggarakan kegiatan pengembangan kompetensi secara

mandiri.

PETUJUK PENGISIAN DOKUMEN:

1. Kolom no. 1 diisi dengan usulan kegiatan kompetensi yang akan diikuti oleh pegawai

ULP.

2. Kolom no. 2 diisi dengan kompetensi yang ingin diperoleh, baik yang tercantum

dalam SKKNNI PBJ/SK3 PBJP maupun yang tidak tercantum namum relevan dan

dapat membantu proses pengadaan barang/jasa.

3. Kolom no. 3 diisi dengan pihak penyelenggara pengembangan kompetensi atau

narasumber bila kegiatan diselenggarakan oleh ULP secara mandiri.

4. Kolom no. 4 diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan kegiatan

pengembangan kompetensi.

5. Kolom no. 5 diisi dengan tempat pelaksanaan (nama gedung dan kota

dilaksanakannya kegiatan pengembangan kompetensi).

112

6. Kolom no. 6 diisi dengan rencana jumlah anggaran yang digunakan untuk

mengikuti/mengadakan kegiatan pengembangan kompetensi tersebut.

7. Kolom no. 7 diisi dengan jumlah pegawai ULP yang akan diikutsertakan dalam


8. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangani oleh Kepala ULP.

113

DOKUMEN RENCANA PENGEMBANGAN KOMPETENSI PEGAWAI ULP .................

TAHUN (Diiisi dengan Tahun Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan)

No

Nama Kegiatan

Pengembangan

Kompetensi

Kompetensi Yang Ingin

Diperoleh (sesuai Unit

Kompetensi SKKNI PBJ atau

SK3 PBJP atau kompetensi

lainnya)

Penyelenggara

Kegiatan / Narasumber

Pengembangan

Kompetensi

Waktu

Pelaksanaan

Tempat

Pelaksanaan

Rencana

Anggaran dan

Biaya (Rp)

Jumlah Pegawai Yang

akan Diikutsertakan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 Pelatihan Penyusunan

Harga Perkiraan (Contoh)

Menyusun Harga Perkiraan (Unit

Kompetensi SKKNI PBJ No.

M.749020.006.02)

Lembaga Pelatihan ABC April 2018 Jakarta 15.000.000 3

2

3

4

5

Kota ditetapkan, Tanggal ditetapkan

Kepala ULP ..................

NAMA LENGKAP

NIP

114

3.2.3 DOKUMEN MONITORING PELAKSANAAN RENCANA PENGEMBANGAN

KOMPETENSI PEGAWAI ULP

PETUNJUK UMUM:

1. Dokumen ini disusun untuk melakukan motiroring pada perencanaan

pengembangan kompetensi pegawai ULP.

2. Pada akhir tahun (paling telat setiap tanggal 31 bulan Desember), ULP

diharapkan dapat melakukan monitoring terhadapat kegiatan

pengembangan kompetensi yang sudah direncanakan di tahun sebelumnya.

Contoh: ULP telah membuat rencana pengembangan kompetensi pegawai

di tahun 2017 untuk dilaksanakan tahun 2018, maka rencana pengembangan

kompetensi tersebut harus dimonitoring di akhir tahun 2018. Dokumen

tersebut diberi nama Dokumen Monitoring Pelaksanaan Rencana

Pengembangan Kompetensi Pegawai ULP Tahun 2018.

3. ULP dapat melakukan penilaian mandiri terhadap kegiatan yang

direncanakan, baik yang dapat dilaksanakan maupun yang tidak dapat

dilaksanakan.

4. Dokumen monitoring ini pelaksanaan rencana pengembangan kompetensi

pegawai diharapkan menjadi pertimbangan dalam menyusun rencana

pengembangan kompetensi pegawai ULP untuk tahun berikutnya.

PETUJUK PENGISIAN DOKUMEN:

1. Kolom no. 1 diisi dengan nama pegawai yang mengikuti pelatihan.

2. Kolom no. 2 diisi dengan usulan kegiatan kompetensi yang akan diikuti oleh

pegawai ULP.

3. Kolom no. 3 diisi dengan kompetensi yang ingin diperoleh, baik yang

tercantum dalam SKKNNI PBJ/SK3 PBJP maupun yang tidak tercantum

namum relevan dan dapat membantu proses pengadaan barang/jasa.

4. Kolom no. 4 diisi dengan pihak penyelenggara pengembangan kompetensi

atau narasumber bila kegiatan diselenggarakan oleh ULP secara mandiri.

5. Kolom no. 5 diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan kegiatan


115

6. Kolom no. 6 diisi dengan tempat pelaksanaan (nama gedung dan kota

dilaksanakannya kegiatan pengembangan kompetensi).

7. Kolom no. 7 diisi dengan rencana jumlah anggaran yang digunakan untuk

mengikuti/mengadakan kegiatan pengembangan kompetensi tersebut.

8. Kolom no. 8 diiisi dengan keterangan dilaksanakan untuk rencana kegiatan

yang dilaksanakan dan keterangan tidak dilaksanakan untuk rencana

kegiatan yang tidak dilaksanakan.

9. Kolom no. 9 diisi hanya untuk kegiatan yang dilaksanakan untuk

memberikan keterangan hasil kegiatan pengembangan kompetensi dengan

kategori lulus atau tidak lulus.

10. Kolom no. 10 diisi hanya untuk kegiatan yang tidak dilaksanakan. Kolom

ini diisi dengan menguraikan alasan tidak dilaksanakannya rencana kegiatan

tersebut.

11. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangani oleh Kepala ULP.


116

DOKUMEN MONITORING PELAKSANAAN RENCANA PENGEMBANGAN KOMPETENSI PEGAWAI ULP...................

TAHUN (Disii dengan tahun Pelaksanaan Kegiatan)

No Nama Pegawai

Nama Kegiatan

Pengembangan

Kompetensi

Yang

Direncanakan

Kompetensi Yang

Ingin Diperoleh

(sesuai Unit

Kompetensi SKKNI

PBJ atau SK3 PBJP

atau kompetensi

lainnya)

Penyelenggara

Kegiatan /

Narasumber

Pengembangan

Kompetensi

Waktu

Pelaksanaa

n

Tempat

Pelaksanaa

n

Rencana

Anggaran dan

Biaya (Rp)

Dilaksanakan /

Tidak

Dilaksanakan

Lulus/Tidak

Lulus

Alasan Tidak

Dilaksanakan*

*

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

1

Pelatihan

Penyusunan

Harga Perkiraan

(Contoh)

Menyusun Harga

Perkiraan (Unit

Kompetensi SKKNI

PBJ No.

M.749020.006.02)

Lembaga Pelatihan

ABC

April 2018 Jakarta 15.000.000

2

3

4

5

Kota ditetapkan, tanggal ditetapkan

Kepala ULP ..................

NAMA LENGKAP

NIP

117

3.3.1 Perjanjian Kinerja Pegawai ULP

3.3.2 Monitoring Kinerja Pegawai ULP

3.3. Kinerja Pegawai

118

3.3.1 PERJANJIAN KINERJA PEGAWAI ULP

PETUJUNJUK UMUM:

1. Dokumen ini disusun dalam rangka menetapkan target kinerja pegawai ULP di tiap

tahunnya. Format dokumen ini disusun berdasarkan format kontrak kinerja pegawai

pemerintahan.

2. Bagi pegawai ULP yang telah memiliki kontrak kinerja yang sesuai dengan

ketentuan yang berlaku di lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah,

dapat menjadikan dokumen kontrak kinerja sebagai bukti dukung.

3. Bagi pegawai ULP belum memiliki dokumen penetapan kinerja berupa kontrak

kinerja, namun memiliki SKP sebagai Pengelola Barang dan Jasa (bukan hanya

sebagai tugas tambahan) dapat melampirkan SKP tersebut sebagai bukti dukung.

4. Bagi pegawai ULP yang penetapan kinerjanya masih berdasarkan instansi asal atau

berstatus adhoc, maka diharuskan mengisi dokumen berikut.

PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN:

1. Judul dokumen dilengkapi dengan tahun dilakukannya perjanjian kinerja.

2. Yang disebut pihak pertama adalah pegawai yang melakukan perjanjian kinerja

3. Pada bagian nama dan jabatan pihak pertama diisi dengan nama dan jabatan pegawai.

4. Yang disebut sebagai pihak kedua adalah Kepala ULP selaku atas pegawai yang

membuat perjanjian kinerja.

5. Pada bagian nama pihak kedua diisi dengan nama Kepala ULP

6. Dokumen tersebut disahkan dengan ditandatangi oleh pegawai dan Kepala ULP

7. Kolom 2 diiisi dengan Sasaran Strategis yang tercantum dalam Rencana Strategis

ULP. Bila ULP tidak mempunyai Dokumen Rencana Strategis, isian data Sasaran

Strategis dapat mengacu pada Sasaran Strategis Kepala ULP dalam Perjanjian

Kinerja yang dimiliki oleh Kepala ULP dengan atasan Kepala ULP.

8. Kolom no 3 diisi dengan indikator kinerja untuk mencapai sasaran strategis di kolom

no. 2.

9. Kolom no 4. Diisi dengan taget (kuantitas pekerjaan) yang ingin dicapai untuk

indikator kinerja yang ingin dicapai.

10. Dokumen lampiran juga disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP dan

pegawai yang membuat perjanjian kinerja.

119

PERJANJIAN KINERJA TAHUN........

Dalam rangka mewujudkan manajemen pemerintahan yang efektif, transparan dan akuntabel

serta berorientasi pada hasil, kami yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Jabatan :

Selanjutnya disebut Pihak Pertama

Nama :

Jabatan : Kepala ULP ...................

Selaku atasan langsung Pihak Pertama, selanjutnya disebut Pihak Kedua

Pihak Pertama berjanji akan mewujudkan target kinerja yang seharusnya sesuai lampiran

perjanjian ini, dalam rangka mencapai target kinerja tahunan seperti yang telah ditetapkan

dalam dokumen perencanaan. Keberhasilan dan kegagalan pencapaian target kinerja tersebut

menjadi tanggung jawab kami. Pihak Kedua akan memberikan supervisi yang diperlukan serta

akan melakukan evaluasi terhadap capaian kinerja dari perjanjian ini dan mengambil tindakan

yang diperlukan.

Tempat, Tanggal dan Tahun

Pihak Kedua, Pihak Pertama

(NAMA LENGKAP) (NAMA LENGKAP)

NIP NIP

120

LAMPIRAN PERJANJIAN KINERJA

PERJANJIAN KINERJA TAHUN......

No Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target

(1) (2) (3) (4)

1

2

3

4

5

Tempat, Tanggal dan Tahun

Pihak Kedua, Pihak Pertama

(NAMA LENGKAP) (NAMA LENGKAP)

NIP NIP

121

3.3.2 MONITORING KINERJA PEGAWAI ULP

PETUJUNJUK UMUM:

1. Dokumen ini disusun dalam rangka melakukan monitoring terhadap target kinerja

pegawai ULP.

2. Bagi pegawai ULP yang telah memiliki dokumen monitoring kontrak kinerja yang

sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, dapat menjadikan dokumen monitoring

tersebut sebagai bukti dukung.


1. Judul dokumen dilengkapi dengan tahun dilakukannya kegiatan monitoring kinerja.

2. Kolom 2 diiisi dengan Sasaran Strategis yang tercantum dalam Rencana Strategis

ULP. Bila ULP tidak mempunyai Dokumen Rencana Strategis, isian data Sasaran

Strategis dapat mengacu pada Sasaran Strategis Kepala ULP dalam Perjanjian

Kinerja yang dimiliki oleh Kepala ULP dengan atasan Kepala ULP. Isian ini harus

sesuai dengan dokumen perjanjian kinerja yang telah dibuat sebelumnya.

3. Kolom no 3 diisi dengan indikator kinerja untuk mencapai sasaran strategis di kolom

no. 2. Isian ini harus sesuai dengan dokumen perjanjian kinerja yang telah dibuat

sebelumnya.

4. Kolom no 4. Diisi dengan taget (kuantitas pekerjaan) yang ingin dicapai untuk

indikator kinerja yang ingin dicapai. Isian ini harus sesuai dengan dokumen

perjanjian kinerja yang telah dibuat sebelumnya.

5. Kolom no. 6 diisi dengan capaian di tiap-tiap triwulan.

6. Kolom no. 9 diiisi dengan tindaklanjut yang berupa rekomendasi dari Kepala ULP.

7. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP dan pegawai yang

membuat perjanjian kinerja.

122

MONITORING KINERJA INDIVIDU

Nama Pegawai :

NIP :

No Sasaran

Strategis

Indikator

Kinerja Target Periode Capaian Tindaklanjut

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (9)

1

Triwulan 1

Triwulan 2

Triwulan 3

Triwulan 4

2

Triwulan 1

Triwulan 2

Triwulan 3

Triwulan 4

TTD

Kepala ULP

(NAMA LENGKAP)

NIP

123

3.4.1 Rencana Strategis Unit Layanan

Pengadaan

Kementerian/Lembaga/Pemda

3.4.2 Rencana Kerja Unit Layanan

Pengadaan


3.4.3 Dokumen Target Kinerja Unit

Layanan Pengadaan


3.4.4 Dokumen Monitoring Rencana Kerja

Organisasi Unit Layanan Pengadaan


3.4.5 Dokumen Monitoring Target Kinerja

Organisasi Unit Layanan Pengadaan


3.4. Kinerja Organisasi ULP

124

3.4.1 RENCANA STRATEGIS UNIT LAYANAN PENGADAAN

KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA

PETUNJUK UMUM:

1. Format sistematika Rencana Strategis ULP disusun untuk memberikan acuan kepada

ULP terkait dengan arahan strategis yang akan dilakukan ULP dalam kurun waktu 5

tahun ke depan.

2. Secara substansi, dengan membuat dokumen ini ULP diharapkan dapat

mengidentifikasi kondisi yang ada di ULP terkait dengan sumber daya, kendala dan

tantangan, serta menentukan hal-hal prioritas yang akan dilaksanakan oleh ULP

selama lima tahun mendatang.

3. Bagi ULP yang sudah memiliki Renstra tidak perlu membuat ulang. Renstra yang

sudah dibuat dapat dijadikan bukti dukung untuk mengukur tingkat kematangan

ULP.

4. Bagi ULP yang berada pada Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah dan tidak

memiliki Renstra, isian data yang dibutuhkan dalam dokumen Renstra dapat

mengacu pada Renstra Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah.


125

TEMPLATE RENCANA STRATEGIS



KATA PENGANTAR

Bagian ini berisikan penjelasan secara umum dan ikhtisar dari Kepala ULP mengenai

penyusuan Rencana Strategis Kepala ULP.

DAFTAR ISI

Berisikan struktur dan posisi halaman dari setiap komponen rencana strategis.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menguraikan latar belakang dari pembuatan Rencana Strategis ULP.

1.2 Landasan Hukum

Menjabarkan landasan hukum pembuatan Rencana Strategis ULP.

1.3 Maksud dan Tujuan

Menguraikan maksud dan tujuan dari pembuatan Rencana Strategis ULP.

BAB II GAMBARAN PELAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA

1.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi

Uraian mengenai tugas, fungsi dan struktur organisasi ULP.

1.2 Sumber Daya

Uraian mengenai sumber daya (manusia, pendanaan, bangunan dan inventarisasi

peralatan) yang dimiliki oleh ULP.

1.3 Kinerja Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa

Uraian mengenai kinerja pelayanan pengadaan barang/jasa yang telah

dilakukan/dicapai.

1.4 Tantangan dan Peluang Pengadaan Barang dan Jasa

Uraian mengenai tantangan dan peluangan bagi ULP dalam menyelenggaraan

pelayanan pengadaan barang/jasa di lingkungan instansi kerja ULP.

BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

1.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi

126

Uraian mengenai isu-isu strategis yang dihadapi oleh ULP berdasarkan tugas dan

fungsi ULP.

1.2 Telaah Visi, Misi dan Program Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah

Dalam menyusun rencana strategis, ULP perlu melakukan telaah terhadap Visi,

Misi dan Program dari Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah agar rencana

strategis yang disusun sesuai dan mendukung Visi, Misi dan Program

Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah. Kesesuaian dan dukungan terhadap Visi,

Misi dan Program Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah dapat diuraikan pada

bagian ini.

1.3 Telaah Renstra Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah

Selain melakukan telaah terhadap Visi, Misi dan Program Menteri/Kepala

Lembaga/Kepala Daerah, ULP juga perlu melakukan telaah terhadap Renstra

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah agar apa yang direncakan oleh ULP

dapat mendukung rencana strategis Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.

Renstra Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dijadikan sebagai acuan ULP

untuk menyusun sasaran strategis yang mendukung renstra Renstra

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.

1.4 Identifikasi Isu-Isu StrategisKontirbusi Kinerja bagi Pencapaian Indikator

Kinerja Utama

Menguraikan

1.4.1 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan

1.4.2 Perkembangan Penawaran

1.4.3 Perkembangan Wanprestasi

1.4.4 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan

1.4.5 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa

1.4.6 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan

1.4.7 Tanggapan atas Sanggahan

1.4.8 Penanganan Pengaduan

1.4.9 Dst. (dapat disesuaikan dengan relevansi dan kebutuhan masing-

masing ULP)

127

BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN

Menjelaskan pernyataan Visi dan Misi, Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah serta Strategi

dan Kebijakan Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa.

4.1 VISI dan MISI ULP

4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah

4.3 Strategi dan Kebijakan

128

BAB V

RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF

(CONTOH)

Tujuan Sasaran Indikator

Sasaran Kode

Program Dan

Kegiatan

Indikator

Kinerja

Program

(Outcome) Dan

Kegiatan

(Output)

Satuan

Capaian pada

Tahun Awal

Perencanaan

Target Kinerja Program dan Kerangka Pendanaan Indikatif

Kondisi Kinerja

pada Akhir

Periode Renstra

Unit

Kerja

Yang

Bertangg

ung

Jawab

Lokassi

Tahun

ke-1

Rp Tahun

ke-2

Rp Tahun

Ke-3

Rp Tahun

ke-4

Rp Tahun

ke-5

Rp Target Rp

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22)

Meningkatkan

kompetensi

pegawai di

bidang

pengadaan

barang/jasa

Meningkatnya

kompetensi

pegawai di

bidang

pengadaan

barang/jasa

Jumlah

pegawai yang

kompeten

Pelatihan dan

Sertifikasi

Pengadaan

Barang/Jasa

Terlaksananya

bimbingan

teknis

kompetensi

kelompok kerja

dan pejabat

fungsional

pengelola

pengadaan

barang/jasa

orang 2 5 50.000.

000

5 50.000.

000

5 50.000.

000

5 50.000.

000

5 50.000.

000

25 250.00

0.000

ULP

129

BAB VI INDIKATOR KINERJA ULP YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN SASARAN RENSTRA K/L / RPJMD

(CONTOH)

No Indikator

Kondisi

Kinerja pada

awal Periode

RPJMD /

Renstra K/L

Target Capaian Setiap Tahun Kondisi

Kinerja pada

akhir periode

Renstra K/L /

RPJMD

Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3 Tahun ke-4 Tahun ke-5

1 Terlaksananya

bimbingan teknis

kompetensi kelompok

kerja dan pejabat

fungsional pengelola

pengadaan barang/jasa

2 5 5 5 5 5 27

2

3

4

5

BAB VII PENUTUP

130

3.4.2 RENCANA KERJA UNIT LAYANAN PENGADAAN


PENTUJUK UMUM:

1. Format sistematika dokumen rencana kerja ULP disusun dalam rangka

merealisasikan rencana strategis yang sudah disusun untuk fase 5 tahun menjadi

acuan kerja tiap tahun yang sudah mencakup program dan anggaran.

2. Secara substansi, dengan membuat dokumen ini ULP diharapkan dapat

merencanakan program dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh ULP dalam kurun

waktu satu tahun kerja untuk mencapai sasaran strategis yang sudah direncanakan

dalam Renstra ULP.

3. Bagi ULP yang sudah memiliki dokumen Rencana Kerja tidak perlu membuat ulang.

Renja yang sudah dibuat dapat dijadikan bukti dukung untuk mengukur tingkat

kematangan ULP.

4. Bagi ULP yang berada pada Unit Kerja / Organisasi Perangkat Daerah, isian data

yang dibutuhkan dalam dokumen Renja dapat mengacu pada Renja Unit Kerja /

Organisasi Perangkat Daerah.


131

RENCANA KERJA



KATA PENGANTAR

Bagian ini berisikan penjelasan secara umum dan ikhtisar dari Kepala ULP mengenai

penyusuan Rencana Kerja Kepala ULP.

DAFTAR ISI

Berisikan struktur dan posisi halaman dari setiap komponen rencana kerja.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Landasan Hukum

1.3 Maksud dan Tujuan

1.4 Sistematika Penulisan

BAB II EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA KERJA ULP TAHUN (TAHUN

SEBELUMNYA) (Dibuat bila sudah memiliki rencana kerja pada tahun sebelumnya)

BAB III TUJUAN, SASARAN, PROGRAM DAN KEGIATAN

MenjelaskanTujuan dan Sasaran Jangka Menengah serta Strategi dan Kebijakan Unit

Layanan Pengadaan Barang/Jasa

1.1 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah

1.2 Rencana Program dan Kegiatan

BAB IV PENUTUP

132

BAB II EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA KERJA ULP TAHUN (TAHUN SEBELUMNYA)

(Dibuat bila sudah memiliki rencana kerja pada tahun sebelumnya)


Sasaran Kode

Program

Dan

Kegiatan

Indikator Kinerja

Program (Outcome)

Dan Kegiatan

(Output)

Satua

n

Target

Capaian

Kinerja

Pada

Renstra

Realisasi

Capaian

Kinerja

Renstra Ulp

Sampai

Dengan

Renja

Tahun Ke- (

)

Target Kinerja Dan

Anggaran Renja Tahun

Yang Dievaluasi

Realisasi Kinerja Pada Tahun Yang Dievaluasi

Realisasi Kinerja Dan Anggaran

Renja Yang Dievaluasi

Target Rp Triwul

an 1 Rp

Triwul

an 2 Rp

Triwul

an 3 Rp

Triwul

an 4 Rp

=

12+14+16+

18

=

13+15+17+

19

=

20:10 X

100%

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22)

Meningkatkan

kompetensi pegawai di

bidang pengadaan

barang/jasa

Meningkatny

a kompetensi

pegawai di

bidang

pengadaan

barang/jasa

Jumlah

pegawai yang

kompeten

Pelatihan

dan

Sertifikasi

Pengadaan

Barang/Jasa

Terlaksananya

bimbingan teknis

kompetensi kelompok

kerja dan pejabat

fungsional pengelola

pengadaan

barang/jasa

orang 25 15 5 50.000.000

133

3.2 Rencana Program dan Kegiatan


Sasaran Kode

Program Dan

Kegiatan

Indikator Kinerja

Program (Outcome)

Dan Kegiatan

(Output)

Satuan

Target

Capaian

Kinerja

Pada

Renstra

Realisasi Capaian

Kinerja Renstra Ulp

Sampai Dengan

Renja Tahun Ke- ( )

Target Kinerja

Dan Anggaran

Renja Tahun

(Tahun Rencana)

Prakiraan Maju

Rencana Tahun

(Tahun Berikutnya)

TARGET

PAGU

INDIK

ATIF

(RP)

TARGET

PAGU

INDIK

ATIF

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Meningkatkan

kompetensi

pegawai di

bidang

pengadaan

barang/jasa

Meningkatnya

kompetensi

pegawai di

bidang

pengadaan

barang/jasa

Jumlah pegawai

yang kompeten

Pelatihan dan

Sertifikasi

Pengadaan

Barang/Jasa

Terlaksananya

bimbingan teknis

kompetensi

kelompok kerja dan

pejabat fungsional

pengelola

pengadaan

barang/jasa

orang 25 15 5 50.000.

000

134

3.4.3 DOKUMEN TARGET KINERJA UNIT LAYANAN PENGADAAN


PETUNJUK UMUM:

1. Dokumen target kinerja ULP dibuat khusus untuk menetapkan kinerja ULP dalam

proses pengadaan barang. Hal ini berbeda dengan proses penetapan kinerja yang

terdapat pada dokumen Rencana Strategis dan Rencana Kerja ULP yang mencakup

seluruh aspek keorganisasian ULP.

2. Dalam menetapkan target kinerja ULP berdasarkan proses pengadaan, terdapat 8

indikator yang mencakup:

a. Ketepatan Waktu

b. Variasi Selisih Harga Barang

c. Kualitas Rencana Pengadaan

d. Partisipasi Penyedia Barang/Jasa

e. Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan

f. Kesesuaian dengan Spesifikasi Kontrak

g. Kepuasan Pelanggan Internal

h. Kepuasan Penyedia Barang/Jasa

Indikator Ketepatan Waktu diukur dari persentase ketepatan waktu paket pengadaan (dari

segi nilai dan jumlah paket) yang telah dilaksanakan (mulai dari pengumuman sampai

dengan pembuatan berita acara hasil seleksi/lelang) sesuai jadwal perkiraan pada RUP

(Rencana Umum Pengadaan). Berikut ini adalah rumus untuk mengukur indikator ketepatan

waktu.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑑𝑖𝑠𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑘𝑎𝑛 𝑡𝑒𝑝𝑎𝑡 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖 𝑑𝑒𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑗𝑎𝑑𝑤𝑎𝑙 𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑅𝑈𝑃

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑥 100

135

3. Indikator Variasi Selisih Harga barang diukur dari rata-rata variasi selisih harga

antara harga per unit pada kontrak dengan harga rata-rata industri/harga pasar per

unit untuk barang tertentu selama periode tahunan pengadaan. Berikut ini adalah

rumus untuk mengukur indikator variasi selisih harga barang.

Pertama, tentukan selisih harga per unit barang.

|𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑘𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑘 − ℎ𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑎𝑠𝑎𝑟 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡|

𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑎𝑠𝑎𝑟 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑥 100

Kedua, hitung rata-rata vasiasi selisih harga.

𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑉𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠𝑖 𝑆𝑒𝑙𝑖𝑠𝑖ℎ 𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 =∑ 𝑠𝑒𝑙𝑖𝑠𝑖ℎ ℎ𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑝𝑒𝑟 𝑢𝑛𝑖𝑡 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔

∑ 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔

4. Indikator Kualitas Perencanaan diukur dari presentase rencana pengadaan yang

memenuhi standar kualitas sebagai berikut:

a. Rencana jadwal pengadaan pada yang direncanakan selaras antara RUP dan

rencana program kerja (RKA/DPA)

b. jadwal proses seleksi/pemilihan/lelang yang direncanakan memenuhi standar

minimum

c. RUP diterbitkan dalam waktu yang sesuai dengan ketetapan

Berikut ini adalah rumus untuk menghitung pencapaian pada indikator Kualitas

Perencanaan.

a.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑚𝑖𝑙𝑖𝑘𝑖 𝑗𝑎𝑑𝑤𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑠𝑒𝑙𝑎𝑟𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑡𝑎𝑟𝑎 𝑅𝑈𝑃 𝑑𝑎𝑛 𝑟𝑒𝑛𝑐𝑎𝑛𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎


b.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑑𝑖 𝑚𝑎𝑛𝑎 𝑑𝑢𝑟𝑎𝑠𝑖 𝑝𝑟𝑜𝑠𝑒𝑠 𝑠𝑒𝑙𝑒𝑘𝑠𝑖/𝑝𝑒𝑚𝑖𝑙𝑖ℎ𝑎𝑛/𝑙𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑚𝑒𝑚𝑒𝑛𝑢ℎ𝑖 𝑠𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑢𝑚


c.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑎𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑎𝑑𝑎𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑛𝑒𝑟𝑏𝑏𝑖𝑡𝑘𝑎𝑛 𝑅𝑈𝑃𝑝𝑎𝑑𝑎 𝑡𝑎𝑛𝑔𝑔𝑎𝑙 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖 𝑑𝑒𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑘𝑒𝑡𝑒𝑡𝑎𝑝𝑎𝑛


136

5. Indikator Partisipasi Penyedia Barang/Jasa diukur berdasarkan rata-rata jumlah

penyedia barang/jasa yang memasukkan penawaran dalam pelelangan umum.

Berikut ini adalah rumus untuk menghitung pencapaian indikator partisipasi

penyedia barang/jasa.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔 𝑗𝑎𝑠𝑎 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑚𝑎𝑠𝑢𝑘𝑘𝑎𝑛 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑤𝑎𝑟𝑎𝑛

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑙𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑎𝑛 𝑢𝑚𝑢𝑚

6. Indikator Kesesuaian Dengan Persyaratan Pelelangan diukur daripresentase jumlah

penawaran yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis. Berikut ini adalah

rumus untuk mengukur indikator kesesuaian dengan persyaratan pelelangan.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑤𝑎𝑟𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑒𝑚𝑒𝑛𝑢ℎ𝑖 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑦𝑎𝑟𝑎𝑡𝑎𝑛

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑤𝑎𝑟𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑚𝑎𝑠𝑢𝑘𝑥 100

7. Indikator Kesesuaian dengan Persyaratan Kontrak diukur dari persentase barang dan

jasa yang diselesaikan sesuai dengan kriteria kualitas kinerja atau spesifikasi kontrak

pada pengiriman pertama atau tidak ada catatan/surat penolakan dari personil yang

menerima/melakukan inspeksi. Berikut ini adalah rumus untuk mengukur indikator

kesesuaian dengan persyaratan kontrak.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑘𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑘 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑠𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑘𝑎𝑛 𝑡𝑎𝑛𝑝𝑎 𝑝𝑒𝑛𝑎𝑙𝑡𝑖 ∗

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑘𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑘 × 100

8. Indikator Kepuasan Pelanggan Internal diukur dari persentase pelanggan internal

yang disurvey (seluruh SKPD atau Direktorat) yang menyatakan kepuasan terhadap

layanan yang diberikan oleh ULP. Berikut ini adalah rumus untuk mengukur

indikator kepuasan pelanggan internal.

137

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑔𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑝𝑢𝑎𝑠 (𝑖𝑛𝑡𝑒𝑟𝑛𝑎𝑙)

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑙𝑎𝑛𝑔𝑔𝑎𝑛 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖 𝑠𝑢𝑟𝑣𝑒𝑦𝑥 100

9. Indikator Kepuasan Penyedia Barang/Jasa diukur dari persentasi penyedia

barang/jasa yang di survey yang menyatakan kepuasan terhadap layanan yang

diberikan oleh ULP. Berikut ini adalah rumus untuk mengukur indikator kepuasan

penyedia barang/jasa.

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔/𝑗𝑎𝑠𝑎 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑝𝑢𝑎𝑠

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔/𝑗𝑎𝑠𝑎 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖 𝑠𝑢𝑟𝑣𝑒𝑦 𝑥 100

138

PETUNJUK PENGISIAN:

1. Terdapat formula yang sudah dibuat dalam format excel untuk dapat memudahkan

ULP mengisi dokumen ini. Diharapkan ULP dapat mengisi dokumen ini pada format

excel yang sudah disediakan.

2. Lengkapi identitas dokumen dengan menuliskan nama ULP dan tahun dokumen.

3. Data yang perlu diisi oleh ULP adalah kolom no. 3 (data) dan no.5 (target).

4. Untuk dapat menentapkan target kinerja dalam proses pengadaan barang dan jasa,

ULP perlu mengukur baseline (kondisi awal) kinerja ULP dalam proses pengadaan

barang dan jasa berdasarkan 8 indikator yang disebutkan di atas. Berdasarkan rumus-

rumus yang sudah dirancang seperti dipetunjuk umum, bila ULP dapat mengisi

kolom no. 3 (data), maka kolom no. 4 (kondisi awal) akan terhitung secara otomatis.

Berdasarkan kondisi awal tersebut, ULP dapat menetapkan target yang terukur dan

dapat dicapai.

5. Dalam dokumen ini, terdapat contoh untuk mengisi kolom no. 3 dan menampilkan

hasil perhitungan kondisi awal.

6. Khusus untuk indikator variasi selisih harga, jenis barang yang memiliki variasi

harga tidak terbatas pada 3 jenis barang (2.1-2.3), melainkan jumlah tersebut dapat

kurang maupun lebih. ULP dapat menyesuaikan dengan jenis barang yang memiliki

variasi selisih harga barang sesuai dengan data yang dimiliki oleh ULP.

7. Semakin tinggi nilai hasil perhitungan kondisi awal dan target, maka kinerja ULP

dalam proses pengadaan barang semakin baik.


139

DOKUMEN TARGET KINERJA

UNIT LAYANAN PENGADAAN ..................................

TAHUN ..........................

No Indikator Kinerja Data Kondisi Awal Target

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Ketepatan Waktu

1.1 Jumah Paket Pengadaan Tepat Waktu berdasarkan SIRUP

83

83% 85%

1.2 Total Keseluruhan Paket

100

2 Variasi Selisih Harga Barang

2.1 Jenis Barang

Harga Per Unit Pada Kontrak Rp 2.000.000

11% 15%

Harga Pasar Per Unit Rp 2.100.000

Variasi Selisih Harga Barang 4.76

2.2 Jenis Barang




2.3

Jenis Barang




2.4

Dst. Diisi sesuai

dengan Jumlah Jenis

Barang Yang

mengalami selisih

harga

Harga Per Unit Pada Kontrak

Harga Pasar Per Unit

Variasi Selisih Harga Barang

140


(1) (2) (3) (4) (5)

Jumlah Variasi Selisih Harga Per Unit Barang 13.70

Jumlah Jenis Barang (seluruh paket) 125

3 Kualitas Perencanaan

3.1 Jumlah Paket Pengadaan yang memiliki jadwal pengadaan selaras antara RUP dan RKA/DPA

82 82% 85%

3.2 Jumlah Paket Pengadaan dimana durasi proses seleksi/pemilihan/lelang memenuhi standar minimum

83 83% 85%

3.3 Jumlah Paket Pengadaan yang menerbitkan RUP pada tanggal yang sesuai dengan ketepatan

80 80% 85%

3.4 Jumlah Paket Pengadaan

100

4 Partisipasi Penyedia Barang/Jasa

4.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Memasukan Penawaran

123

246% 100%

4.2 Jumlah Pelelangan Umum

50

5 Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan

5.1 Jumlah Penawaran Yang Memenuhi Persyaratan

200

76% 80%

5.2 Jumlah Penawaran Yang Masuk

263

6 Kesesuaian dengan Persyaratan Kontrak

6.1 Jumlah Kontrak Yang Diselesaikan tanpa penalti 88 88% 90%

141


(1) (2) (3) (4) (5)

6.2 Total Jumlah Kontrak

100

7 Kepuasan Pelanggan Internal

7.1 Jumlah Pelanggan Yang Puas

30

81% 90%

7.2 Jumlah Pelanggan Yang Disurvei

37

8

Kepuasan Penyedia Barang/Jasa

8.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Puas

88

88% 90%

8.2 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Disurvei

100

142

3.4.4 DOKUMEN MONITORING RENCANA KERJA ORGANISASI UNIT LAYANAN

PENGADAAN (KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA)

PETUNJUK UMUM:

1. Format sistemarika dokumen ini disusun dalam rangka melakukan monitoring

terhadap rencana kerja (dokumen 3.4.2) yang sudah dibuat oleh ULP.

2. Secara subtansi, dokumen ini akan memberikan gambaran mengenai capaian target

kinerja yang sudah direncanakan oleh ULP pada rencana strategis dan rencana kerja

setiap triwulan serta tindaklanjut yang akan dilakukan oleh ULP untuk mencapai

target kinerja tersebut.


1. Kolom no, 1 diisi dengan tujuan yang sudah dicanangkan oleh ULP dalam dokumen

recana strategis dan rencana kerja.

2. Kolom no. 2 diisi dengan sasaran yang sudah dicanangkan oleh ULP dalam dokumen

recana strategis dan rencana kerja.

3. Kolom no. 3 diisi dengan indikator sasaran yang sudah dicanangkan oleh ULP dalam

dokumen recana strategis dan rencana kerja.

4. Kolom no. 4 diisi dengan kode yang disusun berdasarkan ketentuan yang berlaku di

ULP.

5. Kolom no. 5 diisi dengan program dan kegiatan yang sudah direncanakan dalam

dokumen rencana kerja.

6. Kolom no. 6 diisi dengna indikator kinerja program, baik outcome mupun otuput

yang direncanakan dalam dokumen rencana kerja.

7. Kolom no. 7 diisi dengan satuan ukuran untuk indikator kinerja program.

8. Kolom no. 8 diiisi dengan jumlah target capaian kinerja yang direncanakan dalam

rencana strategis.

9. Kolom no. 9 diiis dengan capaian jumlah target yang berhasil dicapai sampai tahun

sebelum rencana dibuat.


11. Kolom no.10 diiisi dengan target capaian yang ingin dicapai pada tahun rencana kerja

dibuat.

143

12. Kolom no. 11 diiis dengan pagu indikatif yang dialokasikan untuk melakukan

program.

13. Kolom no. 12 diiis dengan perdiode triwulan 1 hingga triwulan 4.

14. Kolom no. 13 diisi dengan capaian target di tiap triwulan.

15. Kolom no. 14 diisi dengan tindaklanjut yang akan dilakukan tiap triwulan

berdasarkan kondisi pencapaian target.

16. Dokumen ini disahkan dengan ditandatangi oleh Kepala ULP.

144

DOKUMEN MONITORING KINERJA ORGANISASI

UNIT LAYANGAN PENGADAAN ...........................

TAHUN ............


Sasaran Kode

Program Dan

Kegiatan

Indikator Kinerja

Program

(Outcome) Dan

Kegiatan (Output)

Satuan

Target

Capaian

Kinerja Pada

Renstra

Realisasi

Capaian Kinerja

Renstra

ULPSampai

Dengan Renja

Tahun Ke- ( )

Target Kinerja Dan

Anggaran Renja Tahun

(Tahun Rencana) Realisasi Tindaklanjut

Target Pagu Indikatif

(Rp)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

Meningkatkan

kompetensi

pegawai di bidang

pengadaan

barang/jasa

Meningkatnya

kompetensi

pegawai di bidang

pengadaan

barang/jasa

Jumlah pegawai

yang kompeten

Pelatihan dan

Sertifikasi

Pengadaan

Barang/Jasa

Terlaksananya

bimbingan teknis

kompetensi

kelompok kerja

dan pejabat

fungsional

pengelola

pengadaan

barang/jasa

Orang 25 15 5 50.000.000 Triwulan 1

Triwulan 2

Triwulan 3

Triwulan 4

Kota Ditetapkan, Tanggal Ditetapkan

KEPALA ULP ......................

NAMA

NIP

145

3.4.5 DOKUMEN MONITORING TARGET KINERJA ORGANISASI UNIT LAYANAN

PENGADAAN (KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA)

PETUNJUK UMUM:

1. Format sistemarika dokumen ini disusun dalam rangka melakukan monitoring

terhadap target kinerja organisasi ULP dalam proses pengadaan barang/jasa

(dokumen 3.4.3).

2. Secara subtansi, dokumen ini akan memberikan gambaran mengenai capaian target

kinerja yang sudah direncakan oleh ULP pada dokumen 3.4.3 setiap triwulan serta

tindaklanjut yang akan dilakukan oleh ULP untuk mencapai target kinerja tersebut.

3. Seluruh indikator dan tatacara penghitungan capaian target merupakan hal yang sama

dengan apa yang sudah diatur dalam dokumen 3.4.3.

PETUNJUK PENGISIAN:

1. ULP akan mendapatkan format dokumen tersebut dalam bentuk excel.

2. Lengkapi identitias dokumen dengan menuliskan nama ULP dan tahun dokumen.

3. ULP

4. ULP hanya perlu mengisi kolom no. 3, 4, 5, 6, 7 dan 9.

5. Kolom no. 1-2 merupakan indikator yang sudah ditetapkan.

6. Kolom no. 3 diisi dengan capaian target pada triwulan 1.




10. Kolom no. 7 (target) diisi sesuai dengan target yang direncanakan pada dokumen

3.4.3.

11. Kolom no. 8 secara otomatis terisi sesuai dengan pehitungan rumus tiap-tiap

indikator.

12. Kolom no. 9 diisi dengan tindaklanjut yang akan dilakukan oleh ULP berdasarkan

realisasi target yang dicapai.

13. Dokumen disahkan dengan ditandatangani oleh Kepala ULP.

146

DOKUMEN MONITORING TARGET KINERJA ORGANISASI

UNIT LAYANAN PENGADAAN....................

TAHUN .........................

No Indikator Kinerja

Data Tahun .........

Target Realisasi Tindaklanjut

Triwulan

1

Triwulan

2

Triwulan

3

Triwulan

4

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1

Ketepatan Waktu

1.1 Jumah Paket Pengadaan Tepat Waktu berdasarkan SIRUP 20 10 50 13

85% 93%

1.2 Total Keseluruhan Paket 100

2


2.1 Jenis Barang


15% 20%



2.2 Jenis Barang



147




Triwulan

1

Triwulan

2

Triwulan

3

Triwulan

4

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)


2.3 Jenis Barang




2.4

(Dst. Diisi sesuai dengan Jumlah

Jenis Barang Yang mengalami

selisih harga)

Harga Per Unit Pada Kontrak

Harga Pasar Per Unit


Jumlah Variasi Selisih Harga Per Unit Barang 24.96

Jumlah Jenis Barang (seluruh paket) 125

3 Kualitas Perencanaan

3.1

Jumlah Paket Pengadaan yang memiliki jadwal pengadaan selaras

antara RUP dan RKA/DPA

20 30 18 20 85% 88%

148




Triwulan

1

Triwulan

2

Triwulan

3

Triwulan

4

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

3.2

Jumlah Paket Pengadaan dimana durasi proses seleksi/pemilihan/lelang

memenuhi standar minimum

20 17 20 30 85% 87%

3.3

Jumlah Paket Pengadaan yang menerbitkan RUP pada tanggal yang

sesuai dengan ketepatan

20 27 28 18 85% 93%

3.4 Jumlah Paket Pengadaan 100

4 Partisipasi Penyedia Barang/Jasa

4.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Memasukan Penawaran

15 35 20 40

100% 220%

4.2

Jumlah Pelelangan Umum

50

5 Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan

5.1 Jumlah Penawaran Yang Memenuhi Persyaratan

57 48 50 80

80% 90%

5.2

Jumlah Penawaran Yang Masuk

260

6 Kesesuaian dengan Persyaratan Kontrak

6.1 Jumlah Kontrak Yang Diselesaikan tanpa penalti

18 33 37 12

90% 100%

6.2 Total Jumlah Kontrak

100

149




Triwulan

1

Triwulan

2

Triwulan

3

Triwulan

4

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

7 Kepuasan Pelanggan Internal

7.1 Jumlah Pelanggan Yang Puas

33

90% 94%

7.2 Jumlah Pelanggan Yang Disurvei

35

8 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa

8.1 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Puas

92

90% 92%

8.2 Jumlah Penyedia Barang/Jasa Yang Disurvei

100

Kota Ditetapkan, Tanggal Ditetapkan

KEPALA ULP

NAMA

NIP

150

MANAJEMEN

151

4.1.1. Daftar risiko pemilihan penyediaan

barang/jasa

4.1.2. Rencana mitigasi risiko

4.1.3. SOP mitigasi risiko

4.1.4. Laporan monitoring & evaluasi

mitigasi risiko

4.1. Manajemen Risiko

152

4.1.1. Daftar Risiko Pemilihan Penyediaan Barang/Jasa

PETUNJUK UMUM:

Sebagai kegiatan yang memiliki risiko tinggi, perlu dilakukan identifikasi

atas kemungkinan risiko dan dampak yang terjadi dalam setiap tahapan

kegiatan pengadaan.

Dengan adanya daftar risiko yang potensial terjadi, setiap ULP diharapkan

dapat memetakan penyebab dan tingkat dampak yang terjadi dengan tujuan

untuk meminimalkan dampak buruk yang mungkin terjadi.

Dokumen berikut menyediakan sebuah template untuk ULP dalam

membuat identifikasi kejadian risiko yang mungkin terjadi sebelum,

selama, dan setelah pemilihan penyedia, identifikasi penyebab dan dampak

risiko, serta prioritas mitigasi risiko.

Tingkat dampak risiko ditentukan oleh masing-masing ULP sesuai dengan

penilaian mandiri ULP apakah risiko yang bersangkutan masuk dalam

kategori “rendah”, “sedang”, atau “tinggi”

ULP diperkenankan menambahkan informasi lain yang relevan.

153


Kolom 1 diisi dengan nomor urut sesuai dengan tahapan pemilihan penyedia (sebelum,

selama, dan setelah pemilihan) serta nama kegiatan. Angka Romawi I untuk tahap

sebelum pemilihan, dilanjutkan nomor 1 untuk nama kegiatan, maka nomor urut

nama kejadian risiko yang pertama yaitu I.1.1.

Kolom 2 diisi dengan nama kegiatan dan kejadian risiko.

Kolom 3 diisi dengan unit kerja tempat dimana risiko terjadi.

Kolom 4 diisi dengan risiko lain yang berhubungan dengan terjadinya risiko yang sedang

diidentifikasi


Kolom 6 diisi dengan identifikasi penyebab terjadinya risiko

Kolom 7 diisi dengan identifikasi faktor lain yang juga berpotensi menjadi penyebab

munculnya risiko

Kolom 8 diisi dengan akibat yang muncul jika risiko terjadi

Kolom 9 diisi dengan “rendah”, “sedang”, “tinggi” sesuai dengan identifikasi akibat risiko

yang ada pada kolom 8. Penilain “rendah”, “sedang”, “tinggi” ditentuan oleh masing-

masing ULP

Kolom 10 diisi dengan tingkatan prioritas mitigasi risiko yang ditentukan oleh masing-masing

ULP. Tingkatan prioritas diisi dengan 1, 2, dst. Angka 1 menunjukkan mitigasi risiko

yang bersangkutan mendapatkan prioritas yang paling tinggi. Semakin besar angka

menunjukkan semakin rendah prioritasnya.

154

DAFTAR RISIKO PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

LOGO INSTITUSI

NOMOR DOKUMEN :

INSTITUSI : K/L/D/I TANGAL PENYUSUNAN : UNIT KERJA : Unit Layanan Pengadaan

TANGGAL EFEKTIF :

IDENTIFIKASI KEJADIAN RISIKO IDENTIFIKASI SEBAB-AKIBAT RISIKO EVALUASI

Nomor Risiko

Kejadian Risiko Tempat Risiko Terjadi Kejadian

Risiko lain yang terkait

Nomor Penyebab

Penyebab Risiko Penyebab lain

terkait Akibat Risiko

Tingkat Dampak

Risiko

Prioritas Mitigasi Risiko

1 2 3 4 5 6 7 8 10

I. TAHAP SEBELUM PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

I.1. [NAMA KEGIATAN]

I.1.1. [Nama Kejadian Risiko]

I.1.1.1.

I.1.1.2.


I.1.2.1.

I.1.2.2.



I.2.1.1.

I.2.1.2.


I.2.2.1.

I.2.2.2.

II. TAHAP SELAMA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

155

II.1. [NAMA KEGIATAN]

II.1.1. [Nama Kejadian Risiko]

II.1.1.1.

II.1.1.2.


II.2.1.1.

II.2.1.2.

III. TAHAP SETELAH PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

III.1. [NAMA KEGIATAN]

III.1.1. [Nama Kejadian Risiko]

III.1.1.1.

III.1.1.2.


III.1.2.1.

III.1.2.2.

Disusun oleh, Mengesahkan,

(Nama Jabatan) Kepala ULP,

(Nama Lengkap dan Gelar) (Nama Lengkap dan Gelar)

NIP NIP

156

4.1.2. Rencana Mitigasi Risiko

PETUNJUK UMUM:

Rencana mitigasi risiko dibuat dengan tujuan untuk meminimalkan

dampak buruk atas risiko yang mungkin muncul dalam proses pengadaan

barang/jasa, termasuk di dalamnya dalam tahapan pemilihan penyedia.

Rencana mitigasi perlu dibuat berdasarkan identifikasi risiko yang muncul

dalam masing-masing kegiatan pada tahap sebelum, selama, dan setelah

pemilihan penyedia barang/jasa.

Selain pemetaan terhadap kejadian risiko yang muncul dan cara

mitigasinya, ULP juga perlu mengidentifikasi faktor pendukung

keberhasilan pelaksanaan rencana mitigasi yang telah disusun.

Dokumen ini menyediakan template yang dapat mengakomodasi berbagai

kebutuhan di atas.


157



selama, dan setelah pemilihan) serta nama kegiatan. Angka Romawi I untuk

tahap sebelum pemilihan, dilanjutkan nomor 1 untuk nama kegiatan, maka

nomor urut nama kejadian risiko yang pertama yaitu I.1.1.


Kolom 3 diisi dengan nama unit kerja dimana risiko terjadi.

Kolom 4 diisi dengan “rendah”, “sedang”, “tinggi” sesuai dengan identifikasi akibat jika

risiko yang diidentifikasi terjadi.

Kolom 5 diisi dengan cara mitigasi risiko yang sudah ditentukan oleh ULP.

Kolom 6 diisi dengan faktor pendukung keberhasilan atas cara mitigasi yang telah

ditentukan.

Kolom 7 diisi dengan waktu pelaksanaan mitigasi risiko.

Kolom 8 diisi dengan nama koordinator pelaksana mitigasi. Koordinator yaitu pegawai

yang ditunjuk untuk mengkoordinasikan pelaksanaan masing-masing rencana

mitigasi risiko.

158

RENCANA MITIGASI RISIKO PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

LOGO INSTITUSI

NOMOR DOKUMEN :

INSTITUSI : K/L/D/I TANGGAL PENYUSUNAN :

UNIT KERJA : Unit Layanan Pengadaan

TANGGAL EFEKTIF :

Nomor Risiko

Kejadian Risiko Unit Kerja

Tempat Risiko Terjadi

Tingkat Dampak

Risiko Cara Mitigasi Risiko

Faktor Pendukung

Keberhasilan

Waktu Pelaksanaan

Koordinator

1 2 3 4 5 6 7 8













Disusun oleh, Mengesahkan,


(Nama Lengkap dan Gelar) (Nama Lengkap dan Gelar)

NIP NIP

159

4.1.3. SOP mitigasi risiko

PETUNJUK UMUM:

Sebagai kegiatan yang berisiko tinggi, perlu dibuat standarisasi kegiatan

pengadaan.

Untuk meminimalkan dampak buruk, mitigasi risiko perlu dibuat menjadi sebuah

SOP.

Penyusunan SOP ini mengacu pada Peraturan Menteri PAN RB No. 35 Tahun

2012 tentang SOP Administrasi Pemerintahan.

Setiap ULP diperkenankan menyesuaikan SOP sesuia dengan kebutuhan masing-

masing.

160

LOGO DAN NAMA KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTANSI

NOMOR SOP :

TGL. PEMBUATAN :

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

DISAHKAN OLEH Pengesahan oleh Pejabat yang Berkompeten

Nama Kementerian/Lembaga/daerah/Instansi

Nama:

NIP

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) NAMA SOP Mitigasi Risiko

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1 2 3 4 5 6

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah kedua kalinya dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan; Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan, sebagaimana telah diperbaiki dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.

1 2 3 4 5 6 7

Kepala ULP Pejabat Pembinaan/ Monitoring-Evaluasi (Monev) ULP Pejabat Pelaksana Kegiatan Pengadaan/ Kelompok Kerja (Pokja) ULP Sekretariat ULP PPK unit-unit kerja lain Inspektur Jenderal/Daerah Aparat Pengawasan Internal Pemerintah

Mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP. Mampu melakukan tugas dan fungsi pembinaan, pengembangan, pengendalian, pengawasan, monitoring dan evaluasi atas kegiatan pengadaan. Mampu melaksanakan rangkaian proses pelaksanaan kegiatan pengadaan. Mampu mengelola dokumentasi arsip beserta koridor kerahasiaan dan keterbukaannya. Memahami prosedur pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan berkemampuan menyusun usulan rencana pengadaan. Mampu mengkoordinasi dan mengambil keputusan dalam hal perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring-evaluasi bersama jajaran aparat pengawas internal pemerintah (APIP). Mampu membuat perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring-evaluasi dengan berbagai instrumen atau alat ukur yang diperlukan untuk mencapai tujuan pengendalian dan pengawasan internal.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1 SOP tentang Pemilihan Penyedia 1 Dokumen Kegiatan Pengadaan

2 SOP Penyimpanan Dokumen 2 Kertas Kerja/ Laporan

161

3 SOP audit internal

Matriks daftar/peta risiko

Matriks mitigasi risiko

Laporan hasil pengawasan

Daftar APIP yang berkualifikasi sebagai auditor internal.

Kuesioner untuk survei kepuasan unit kerja pengguna hasil pengadaan

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1 Pelaksana bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan aktivitas yang telah disiapkan dan dibakukan.

Berkas-berkas kegiatan didokumentasikan secara elektronik.

2 Segala bentuk penyimpangan atas baku mutu dapat dikategorikan sebagai kegagalan yang mesti dipertanggungjawabkan oleh pelaksana aktivitas, kecuali yang ditetapkan lain dari itu sesuai diskresi atas peraturan perundang-undangan yang berlaku.

162

4.1.4. Laporan monitoring & evaluasi mitigasi risiko

PETUNJUK UMUM:

Sebagai tindak lanjut penyusunan rencana mitigasi risiko, setiap ULP perlu

melakukan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan mitigasi risiko.

Melalui pelaksanaan monitoring dan evaluasi, ULP juga dapat

menganalisis dampak hasil mitigasi dan menentukan rencana tindak lanjut

jika ditemukan permasalahan dalam pelaksanaan mitigasi.

Selain itu, ULP juga dapat menganalisis hasil mitigasi dengan

membandingkan tingkat dampak risiko antara yang diidentifikasi di tahap

rencana dengan yang diidentifikasi setelah dilakukannya mitigasi.

Penyusunan laporan monitoring dan evaluasi juga bertujuan untuk

mengantisipasi sedini mungkin permasalahan yang terjadi agar tidak

terulang pada periode berikutnya.


163



selama, dan setelah pemilihan) serta nama kegiatan. Angka Romawi I untuk

tahap sebelum pemilihan, dilanjutkan nomor 1 untuk nama kegiatan, maka

nomor urut nama kejadian risiko yang pertama yaitu I.1.1.


Kolom 3 diisi dengan tingkat dampak risiko dengan kategori “rendah”, “sedang”, atau

“tinggi” sesuai yang tercantum dalam formulir “Rencana Mitigasi Risiko

Pemilihan Penyedia Barang/Jasa”

Kolom 4 diisi dengan realisasi pelaksanaan monitoring mitigasi risiko

Kolom 5 diisi dengan dampak dari mitigasi risiko yang telah ditentukan

Kolom 6 diisi dengan tingkat dampak risiko setelah adanya pelaksanaan monev. Kisaran

tingkat yaitu rendah”, “sedang”, atau “tinggi”

Kolom 7 diisi dengan rencana tindak lanjut monev

Kolom 8 diisi dengan tenggat waktu rencana tindak lanjut monev mitigasi risiko

Kolom 9 diisi dengan status perkembangan atas tindak lanjut monev (sudah

berjalan/belum berjalan)

Kolom 10 diisi dengan nama koordinator pelaksana monev mitigasi risiko. Koordinator

yaitu pegawai yang ditunjuk untuk mengkoordinasikan pelaksanaan masing-

masing monev mitigasi risiko.

164

MONITORING & EVALUASI (MONEV) MITIGASI RISIKO PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA

LOGO INSTITUSI

NOMOR DOKUMEN :

INSTITUSI : K/L/D/I TANGGAL PENYUSUNAN :

UNIT KERJA : Unit Layanan Pengadaan

TANGGAL EFEKTIF :

Nomor Risiko

Kejadian Risiko Tingkat Dampak

Risiko (lama)

Realisasi Pelaksanaan

Monitoring Mitigasi Risiko

Evaluasi Perkembangan Mitigasi Risiko Rencana Tindak Lanjut Monev Mitigasi Risiko

Waktu

Status Perkembangan Tindak Lanjut

Monev

Koordinator Dampak Hasil Mitigasi

Risiko Tingkat Dampak

Risiko (baru)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10













Mengesahkan,

165

Disusun oleh,


(Nama Lengkap dan Gelar)

(Nama Lengkap dan Gelar)

NIP NIP

166

4.2.1. Keputusan tentang pembagian

kewenangan pengelolaan informasi

4.2.2. SOP manajemen informasi

4.2.3. Laporan monitoring & evaluasi

manajemen informasi

4.2. Manajemen Informasi

167

4.2.1. Keputusan tentang pembagian kewenangan pengelolaan informasi

PETUNJUK UMUM:

Setiap ULP perlu menerbitkan keputusan baik berbentuk surat tugas maupun

surat keputusan terkait dengan pembagian kewenangan pengelolaan informasi

di lingkungan ULP.

Penerbitan keputusan menjadi dasar bagi pelaksanaan tugas dan fungsi masing-

masing biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian yang berwenang dalam

mengelola informasi pengadaan barang/jasa.

Penggunaan nomenklatur biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian dalam

template yang disediakan bersifat fleksibel. Setiap ULP dimungkinkan

menggunakan nomenklatur lain sesuai kebutuhan.

Keputusan diterbitkan minimal oleh Kepala ULP.

168

KEPUTUSAN

KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTITUSI (K/L/D/I)

NOMOR …… TAHUN ………………..

TENTANG

PEMBAGIAN KEWENANGAN PENGELOLAAN INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA

PEMERINTAH DI LINGKUNGAN UNIT LAYANAN PENGADAAN

KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTITUSI

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN

Menimbang : a. bahwa implementasi kebijakan dan penyelenggaraan pelayanan

pengadaan barang/jasa pemerintah memerlukan pengelolaan

informasi sehingga tersedia secara berimbang bagi berbagai pihak

pengampu kepentingan serta memenuhi asas-asas umum

pemerintahan yang baik;

b. bahwa keterbukaan informasi publik merupakan hak, baik bagi internal

kementerian/lembaga/pemerintahan daerah/institusi, bagi pihak

penyedia barang/jasa pemerintah, maupun masyarakat secara umum;

c. bahwa untuk memenuhi pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam

huruf a dan b di atas, perlu pembagian kewenangan pengelolaan

informasi di lingkungan unit layanan pengadaan (ULP) yang diatur

dalam sebuah keputusan kepala ULP.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang

Pelayanan Publik;


Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah kedua kalinya

dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015;

169


Administrasi Pemerintahan;

5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 61 Tahun 2010

tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik;

6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 106 Tahun 2007 tentang

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 80 Tahun

2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;

9. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah (LKPP) Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 tentang

Unit Layanan Pengadaan, sebagaimana telah diperbaiki dengan

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015.

MEMUTUSKAN

Menetapkan :

PERTAMA : Informasi terkait pengadaan barang/jasa pemerintah (selanjutnya disebut

sebagai “informasi pengadaan”) dikelola secara berimbang antarpemangku

kepentingan dalam rangka menjamin pelaksanaan pengadaan barang/jasa

lebih terpadu sesuai dengan nilai dan norma pengadaan, menurut

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

KEDUA : Kewenangan mengelola informasi, sebagaimana disebutkan dalam Diktum

Pertama di atas, dibagi antar-biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian

sesuai tugas dan fungsi masing-masing.

170

KETIGA : Menetapkan nama-nama berikut atas nama masing-masing

biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian sebagai penanggung jawab

pengelolaan informasi pengadaan:

Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pembinaan dan monitoring-

evaluasi:

1. …

2. … dst.

Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pelaksanaan kegiatan

pengadaan/ kelompok kerja (pokja):

1. …

2. … dst.

Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pengelolaan sistem informasi:

1. …

2. … dst.

KEEMPAT : Kepala ULP selaku pengarah/atasan pengelolaan informasi berwenang

dalam:

1. (contoh: membuat kebijakan dalam memecahkan masalah

pengelolaan informasi pengadaan barang/jasa);

2. (contoh: mengkoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan

informasi, pengklasifikasian informasi, pendokumentasian

informasi, pelayanan informasi, serta mendayagunakan informasi

menjadi pengetahuan bagi penyusunan kebijakan pengadaan

barang/jasa);

3. …;

4. …; dst.

KELIMA : Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pembinaan dan monitoring-

evaluasi berwenang mengelola informasi dalam hal:

171

1. (contoh: mengolah data hasil kegiatan pembinaan dan monitoring-

evaluasi sebagai informasi yang dapat didayagunakan kemudian

sebagai pengetahuan bagi pembuatan kebijakan pengadaan

barang/jasa);

2. (contoh: memberikan pertimbangan kepada Kepala ULP dalam

menjalin kerjasama dengan pihak di luar ULP dalam rangka

memperluas asupan informasi dan membangun pengetahuan bagi

kebijakan pengadaan barang/jasa);

3. …;

4. …; dst.

KEENAM : Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pelaksanaan kegiatan

pengadaan barang/jasa ULP dan/atau pokja ULP berwenang mengelola

informasi dalam hal:

1. (contoh: mengelola data dan informasi untuk mengkaji ulang

spesifikasi dan harga perkiraan sendiri (HPS), spesifikasi teknis

pekerjaan atau kerangka acuan kerja, serta rancangan kontrak atas

paket-paket pengadaan);

2. (contoh: menginformasikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa

dan penetapan pemenangnya kepada Pengguna Anggaran [PA]/

Kuasa Pengguna Anggaran [KPA] melalui Kepala ULP);

3. …;

4. …; dst.

KETUJUH : Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pengelolaan sistem informasi

pengadaan berwenang mengelola informasi dalam hal:

1. (contoh: mengumpulkan data dan informasi, mengklasifikan dan

mendokumentasikan informasi, serta memberikan pelayanan

informasi terbuka bagi publik);

2. (contoh: menggunakan Sistem Pengadaan secara Elektronik [SPSE]

dalam mengelola informasi pengadaan dan menghubungkan

pengelolaannya dengan SPSE pusat serta Portal Pengadaan

Nasional);

3. …;

4. …; dst.

172

KETUJUH : Biaya penggunaan kewenangan yang dijelaskan dalam keputusan ini

termuat dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran ULP.

KEDELAPAN : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

KESEMBILAN : Keputusan ini dimungkinkan mengalami perubahan sesuai dengan

perkembangan peraturan perundangan-undangan yang berlaku serta

mengikuti tuntutan perubahan situasi dan kondisi di lingkungan internal

ULP dan/atau K/L/D/I.

Ditetapkan di (nama kota)

Pada Tanggal (tanggal bulan tahun

lengkap)

Kepala ULP K/L/D/I


NIP …

173

4.2.2. SOP manajemen informasi

PETUNJUK UMUM:

Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) mengacu pada Peraturan

Menteri PAN RB No. 035 Tahun 2012 tentang SOP Administrasi

Pemerintahan

Dalam rangka standarisasi pengelolaan informasi pengadaan barang/jasa,

setiap ULP perlu membuat SOP manajemen informasi.

SOP ini mencakup alur informasi beserta pejabat yang berwenang atas

masing-masing tahapan alur yang ada di dalamnya, serta mutu baku

manajemen informasi tersebut.

174

LOGO DAN NAMA KEMENTERIAN/LEMBAGA/DAERAH/INSTANSI

NOMOR SOP :

TGL. PEMBUATAN :

TGL. REVISI :

TGL. EFEKTIF :

DISAHKAN OLEH Pengesahan oleh Pejabat yang Berkompeten

Nama Kementerian/Lembaga/daerah/Instansi

Nama:

NIP

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) NAMA SOP Manajemen Informasi

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

175

1 2 3 4 5

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah kedua kalinya dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015; Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan; Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan, sebagaimana telah diperbaiki dengan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015.

1 2 3 4 5

Kepala ULP Pejabat Pembinaan/ Monitoring-Evaluasi (Monev) ULP Pejabat Pelaksana Kegiatan Pengadaan/ Kelompok Kerja (Pokja) ULP Pejabat Pengelola Sistem Informasi Pengadaan ULP Sekretariat

Mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP. Mampu melakukan tugas dan fungsi pembinaan, pengembangan, pengendalian, pengawasan, monitoring dan evaluasi atas kegiatan pengadaan. Mampu melaksanakan rangkaian proses pelaksanaan kegiatan pengadaan. Mampu mengelola sistem informasi manajemen terkait pengadaan dan berkoordinasi dengan pihak lain yang berwenang terkait informasi tersebut. Mampu mengelola dokumentasi arsip beserta koridor kerahasiaan dan keterbukaannya.

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1 SOP tentang Pemilihan Penyedia 1 Dokumen Kegiatan Pengadaan

2 SOP Penyimpangan Dokumen 2 Kertas Kerja/ Laporan

3 SOP pengelolaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE).

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

1 Pelaksana bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan aktivitas yang telah disiapkan dan dibakukan.

Berkas-berkas kegiatan didokumentasikan secara elektronik.

176

2 Segala bentuk penyimpangan atas baku mutu dapat dikategorikan sebagai kegagalan yang mesti dipertanggungjawabkan oleh pelaksana aktivitas, kecuali yang ditetapkan lain dari itu sesuai diskresi atas peraturan perundang-undangan yang berlaku.

177

DIAGRAM ALUR SOP MANAJEMEN INFORMASI

Pejabat Pelaksanaan

Kegiatan Pengadaan/ Pokja

ULP

Pejabat Pembinaan/ Monev ULP

Pejabat Pengelola Sistem Informasi

ULP Sekretariat ULP Kepala ULP Perlengkapan Waktu Output

1 3 4 5 6 7 9 10 11 12 1

a. memperoleh masukan/usulan kegiatan pengadaan, berikut lingkup kegiatan paket, kerangka acuan kegiatan (KAK), dan rencana anggaran biaya (RAB) dari unit kerja (calon) pengguna, PA/KPA;

b. mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan harga/biayanya melalui media elektronik, termasuk dari e- catalogue, dan/atau nonelektronik;

c. membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 ( dua) sumber informasi yang berbeda;

d. mengkaji lalu, jika diperlukan, menginformasikan usulan perubahan metode pelaksanaan kegiatan pengadaan, spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri (HPS);

e. menginformasikan hasil kegiatan pengadaan;

f. menyampaikan informasi lain-lain sesuai tugas dan fungsinya.

2

dokumen penawaran, kertas kerja/ laporan

umum, disesuaikan.

Kertas Kerja/ Laporan

Pelaksana

Keterangan

Kertas Kerja/ Laporan

umum, disesuaikan.

Menghimpun dan merumuskan informasi, mencakup tapi tak terbatas pada:

Meninjau, memilah, serta menambahkan hasil penghimpunan dan perumusan informasi kegiatan pengadaan: a) hasil tinjauan atas informasi yang dianggap memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut diteruskan kepada Kepala ULP; b) informasi yang setelah ditinjau ternyata belum memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut dikembalikan kepada pejabat pelaksanaan kegiatan pengadaan/ pokja ULP.

Dokumen Penawaran, Kertas Kerja/ Laporan

Kegiatan

Mutu Baku

2

a

b

178

3

dokumen penawaran, kertas kerja/ laporan

umum, disesuaikan.

Kertas Kerja, memo dinas.

4 kertas kerja/ laporan

umum, disesuaikan.

Arsip

5 kertas kerja/ laporan, user ID/ password, sistem informasi manajemen terkait pengadaan

umum, disesuaikan.

Kertas Kerja/ Laporan, screeshot untuk pelaporan.

Total Waktu Penyelesaian Disesuaikan dengan kebutuhan.

Memeriksa hasil peninjauan dan pemilahan atas hasil penghimpunan dan perumusan informasi kegiatan pengadaan. a) informasi yang telah terbukti telah memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut diteruskan kepada Sekretariat ULP agar diarsipdan dipersiapkan untuk publikasi dalam sistem informasi pengadaan. b) informasi yang belum terbukti memenuhi seluruh kriteria jelas, sahih, lengkap, dan bermanfaat tersebut dikembalikan kepada pejabat pembinaan dan monev ULP agar ditelaah kembali dan/atau diteruskan kembali untuk disempurnakan oleh pejabat pelaksanaan kegiatan engadaan/ pokja ULP.

Melakukan pendokumentasian arsip informasi yang relevan setelah mendapat persetujuan Kepala ULP.

Melakukan pemuatan informasi yang relevan pada sistem informasi manajemen terkait pengadaan, seperti Portal Pengadaan Nasional melalui sistem pengadaan secara elektronik ( INAProc), sistem informasi rencana umum pengadaan (SiRUP), sistem informasi unit layanan pengadaan (SiULP), website ULP, dsb, dengan tautan/ tembusan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi.

a

b

179

4.2.3. Laporan monitoring & evaluasi manajemen informasi

PETUNJUK UMUM:

Laporan monitoring dan evaluasi ini perlu disusun dengan tujuan untuk

mengidentifikasi capaian dan permasalahan atas pengelolaan informasi

pengadaan barang/jasa dan informasi lain terkait dengan kewenangan ULP.

Penyusunan laporan ini juga dimaksudkan untuk menentukan rencana tindak

lanjut atas permasalahan yang ditemukan dan pemantauan atas perkembangan

pelaksanaan tindak lanjut tersebut.

Dengan adanya unsur rencana tindak lanjut dan status perkembangannya,

diharapkan permasalahan yang ada tidak terulang pada periode berikutnya.

Laporan monev disusun pada akhir tahun anggaran sebagai evaluasi atas

pengelolaan informasi yang sudah berjalan dan perbaikan bagi pengelolaan

informasi di tahun berikutnya.

Template yang disediakan ini bersifat fleksibel. ULP diperkenankan mengubah

atau menambah informasi lain sesuai kebutuhan.

180



Kolom 2 diisi dengan kewenangan pengelolaan informasi sesuai dengan yang tertera

dalam Surat Keputusan

Kolom 3 diisi dengan capaian atas pengelolaan informasi yang sudah berjalan atau

permasalahan yang ditemukan dalam proses pengelolaan informasi

Kolom 4 diisi dengan rencana tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan

Kolom 5 disii dengan tenggat waktu untuk menyelesaikan tindak lanjut yang tercantum

pada kolom 4

Kolom 6 diisi dengan status perkembangan atas rencana tindak lanjut yang ditetapkan

181

LAPORAN MONITORING-EVALUASI (MONEV) MANAJEMEN INFORMASI

LOGO INSTITUSI

Institusi : K/L/D/I Tanggal Penyusunan : Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan Tanggal Efektif : Nomor SK : Tanggal Evaluasi berikutnya :

Nomor Kewenangan Pengelolaan Informasi Capaian dan Permasalahan Rencana Tindak Lanjut

Perbaikan Waktu Status Perkembangan

1 2 3 4 5 6

I. Kepala ULP

I.1.

I.2.

I.3.

II. Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pembinaan dan monitoring-evaluasi

II.1.

II.2.

II.3.

III. Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pelaksanaan kegiatan pengadaan (Pokja)

III.1.

III.2.

III.3.

IV. Biro/bidang/bagian/subbidang/subbagian pengelolaan sistem informasi pengadaan

IV.1.

IV.2.

IV.3.

182

Kepala ULP,


NIP …

183

4.3.1. Dokumen perencanaan kegiatan yang

terstandar

4.3.2. Laporan evaluasi dokumen

perencanaan terhadap SIRUP dan

perencanaan anggaran

4.3. Perencanaan Kegiatan

184

4.3.1. Dokumen perencanaan kegiatan yang terstandar

PETUNJUK UMUM:

Perencanaan kegiatan pengadaan disusun di awal tahun oleh masing-masing

ULP sebagai pedoman kegiatan selama tahun berjalan.

ULP menghimpun usulan pengadaan dari masing-masing unit, kemudian

melakukan review apakah masing-masing kegiatan pengadaan yang diusulkan

sejalan dengan tujuan yang ditetapkan organisasi.

Kegiatan pengadaan harus dilihat sebagai kegiatan bersifat strategis, bukan

hanya teknis, yang mendukung pencapaian tujuan organisasi sehingga setiap

rencana kegiatan perlu dihubungkan dengan sasaran strategis yang sudah

ditentukan oleh masing-masing organisasi.

Selain keterhubungan dengan sasaran strategis, setiap kegiatan pengadaan juga

perlu diukur ouput dan outcome masing-masing sehingga pelaksanaan kegiatan

pengadaan memiliki indikator kinerja yang jelas.

185



Kolom 2 diisi dengan sasaran strategis dan nama program kegiatan pengadaan untuk

masing-masing sasaran tersebut

Kolom 3 diisi dengan pagu anggaran untuk masing-masing kegiatan

Kolom 4 diisi dengan sumber dana untuk masing-masing kegiatan

Kolom 5 diisi dengan waktu pelaksanaan kegiatan pengadaan

Kolom 6 diisi dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelaksanaan masing-

masing kegiatan pengadaan

Kolom 7 diisi dengan indikator kinerja berupa output atas kegiatan pengadaan yang telah

direncanakan

Kolom 8 diisi dengan indikator kinerja berupa outcome atas kegiatan pengadaan yang

telah direncanakan

186

DOKUMEN PERENCANAAN KEGIATAN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) YANG TERSTANDAR

LOGO INSTITUSI

Institusi : K/L/D/I

Nomor Dokumen :

Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan

Tanggal Penyusunan :

Tanggal Efektif :

Nomor Sasaran Strategis & Program Kegiatan Pagu Anggaran (Rp) Sumber

Dana Waktu

Pelaksanaan Pihak-Pihak terkait

Indikator Kinerja

Output Outcome

1 2 3 4 5 6 7 8

I. Pembinaan dan Monitoring-Evaluasi

I.1 Sasaran Strategis

I.1.1 (Nama Program Kegiatan)


dst. (Nama Program Kegiatan)

II. Unsur Unit Kerja Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan

II.1 Sasaran Strategis

II.1.1 (Nama Program Kegiatan)



II. Unsur Unit Kerja Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan

III.1 Sasaran Strategis

III.1.1 (Nama Program Kegiatan)



187

Disusun oleh Mengetahui,

(jabatan), Kepala ULP,

(nama lengkap dan gelar) (nama lengkap dan gelar)

NIP NIP …

188

4.3.2. Laporan evaluasi dokumen perencanaan terhadap SIRUP dan perencanaan anggaran

PETUNJUK UMUM:

Sebelum kegiatan pengadaan dilaksanakan, ULP perlu melakukan evaluasi atas

perencanaan kegiatan pengadaan yang telah disusun.

Evaluasi ini perlu dilakukan dengan tujuan untuk menilai apakah rencana yang

telah disusun sesuai dengan standar kegiatan pengadaan dan mendukung

pencapaian tujuan organisasi.

Masing-masing instansi dapat menambahkan informasi lain dalam template

evaluasi yang telah disusun.

Evaluasi dilakukan oleh kepala unit layanan pengadaan di masing-masing instansi.

189



Kolom 2 diisi dengan sasaran strategis dan nama program kegiatan pengadaan untuk

masing-masing sasaran tersebut

Kolom 3 diisi dengan deskripsi singkat mengenai cara untuk mengatasi masalah

teknis yang ditemui dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan

Kolom 4 diisi dengan deskripsi singkat mengenai cara untuk meningkatkan efisiensi

anggaran kegiatan pengadaan

Kolom 5 diisi dengan deskripsi singkat mengenai rentang waktu pelaksanaan

pengadaan yang realistis sesuai dengan kondisi yang berjalan

Kolom 6 diisi dengan deskripsi singkat mengenai pemenuhan prinsip good

governance dalam proses pengadaan

Kolom 7 diisi dengan deskripsi mengenai relevansi antara kegiatan pengadaan

yang dilakukan dengan sasaran strategis yang ditetapkan

Kolom 8 diisi dengan rencana tindak lanjut atas permasalahan yang ditemukan

dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan

Kolom 9 diisi dengan status perkembangan atas pelaksanaan tindak lanjut

190

LAPORAN EVALUASI DOKUMEN PERENCANAAN KEGIATAN UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) TERHADAP SIRUP DAN PERENCANAAN ANGGARAN

LOGO INSTITUSI

Institusi : K/L/D/I

Nomor Dokumen :

Unit Kerja

: Unit Layanan Pengadaan

Tgl. Penyusunan :

Tgl. Efektif :

Nomor Sasaran Strategis & Program Kegiatan

Deskripsi Singkat Pemenuhan Indikator Evaluasi atas Program Kegiatan terhadap SIRUP dan Perencanaan Anggaran

Rencana Tindak Lanjut

Status Perkembangan

Mengatasi Permasalahan Teknis Kegiatan Pengadaan

Meningkatkan Efisiensi Anggaran

Kegiatan Pengadaan

Rentang Waktu Pelaksanaan

Realistis

Memenuhi Prinsip Good Governance

Relevan dengan Sasaran

Strategis

1 2 3 4 5 6 7 8 9

I. Pembinaan dan Monitoring-Evaluasi

I.1 Sasaran Strategis




II. Unsur Unit Kerja Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan

II.1 Sasaran Strategis




II. Unsur Unit Kerja Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan

III.1 Sasaran Strategis

191




Kepala ULP,


NIP …

192

4.4.1. Dokumen hasil pengawasan oleh

Kepala ULP

4.4.2. Prosedur pengawasan.

4.4.3. Laporan tindak lanjut hasil

pengawasan oleh Kepala ULP

4.4. Pengawasan Kegiatan

193

4.4.1. Dokumen Hasil Pengawasan oleh Kepala ULP

PETUNJUK UMUM:

Kerangka kerja ini disusun sebagai panduan bagi ULP dalam mengawasi

pelaksanaan kegiatan pengadaan agar berjalan sesuai dengan perencanaan

yang telah disusun oleh organisasi dan sesuai dengan peraturan perundanng-

undangan yang berlaku.

Kerangka kerja ini juga bermanfaat bagi pengawas untuk menjamin tidak

terjadinya penyimpangan dalam proses pelaksanaan kegiatan pengadaan.

Kerangka kerja pengawasan kegiatan pengadaan secara umum mencakup

pengawasan atas kapabilitas fungsi, pengawasan atas sistem pelaksanaan,

dan pengendalian kinerja.

Dalam kondisi sebuah ULP sudah menyusun kerangka kerja pengawasan,

maka ULP yang bersangkutan dapat menggunakan kerangka kerja tersebut.

Jika dokumen tersebut dinilai belum cukup, maka ULP dapat merujuk pada

dokumen bukti dukung ini untuk menambahkan unsur yang belum ada.

Setiap ULP diperkenankan untuk menambahkan informasi lain yang mungkin

belum tercantum dalam template ini sesuai dengan kebutuhan.

194

Logo

Institusi

No. Dokumen :


(Nama Institusi K/L/D/I)

Dokumen Hasil Pengawasan oleh Kepala Unit

Layanan Pengadaan (ULP)

Periode Pengawasan:

Bulan ………………….. - ……………………….. Tahun …………………………

Kepala ULP,


NIP….

195

Daftar Isi

Petunjuk Umum …………………………………………

Ikhtisar Pengawasan …………………………………………

I. Pengawasan atas Kapabilitas Fungsi

I.1 Distribusi Tugas …………………………………………

I.2 Penyampaian Informasi …………………………………………

I.3 Kesesuaian Kualifikasi …………………………………………

I.4 Sertifikasi Kompetensi …………………………………………

I.5 Pengembangan Kompetensi …………………………………………

II. Pengawasan atas Sistem Pelaksanaan

II.1 Kesesuaian Kebutuhan …………………………………………

II.2 Kesesuaian Biaya Transaksi …………………………………………

II.3 Kesesuaian Metode Pengadaan …………………………………………

II.4 Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE) …………………………………………

II.5 Simetri Informasi …………………………………………

II.6 Kepatuhan Prosedural …………………………………………

II.7 Isu Baru dan Penting dalam Pengelolaan Kontrak …………………………………………

196

III. Pengendalian Kinerja

III.1 Kontribusi bagi Pencapaian IKU …………………………………………

III.2 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan …………………………………………

III.3 Perkembangan Jumlah Penawaran …………………………………………

III.4 Daftar Hitam (Black List) Penyedia …………………………………………

III.5 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan …………………………………………

III.6 Perkembangan Wanprestasi …………………………………………

III.7 Perkembangan Gagal Lelang …………………………………………

III.8 Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan …………………………………………

III.9 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa …………………………………………

III.10 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan …………………………………………

III.11 Jawaban atas Sanggahan …………………………………………

III.12 Penanganan Pengaduan …………………………………………

III.13 Pelibatan APIP …………………………………………

III.14 Tindak Lanjut Rekomendasi APIP …………………………………………

Catatan Tambahan …………………………………………

Petunjuk Umum

197

198

Ikhtisar Pengawasan

199

(kota), (tanggal-bulan-tahun lengkap)

Kepala ULP,


NIP …


Pengawasan atas rentang kemampuan administratif sebuah unit layanan

pengadaan dalam menyelenggarakan kegiatan pengadaan:

1. Distribusi tugas

2. Penyampaian informasi

3. Kesesuaian kualifikasi

4. Sertifikasi kompetensi

5. Pengembangan kompetensi

200

201


I.1 Distribusi Tugas

Apakah distribusi tugas antarpegawai bagian pengadaan barang dan jasa telah dilakukan secara

jelas berikut tanggung jawab dan mode koordinasinya?

(berikan tanda centang [] pada hanya salah satu kolom paling kanan berikut)

1 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara sangat tidak jelas.

2 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara kurang jelas.

3 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara cukup jelas.

4 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara jelas.

5 Distribusi tugas antarpegawai dilakukan secara sangat jelas dan tegas.

Uraian Penjelasan:

Jelaskan berdasarkan uraian analisis jabatan menurut tugas dan fungsi, dan/atau analisis

beban kerja.

202

Bukti-Bukti:

Contoh:

- Dokumen analisis jabatan no. ………………….

- Dokumen analisis beban kerja no. ………………


I.2 Penyampaian Informasi

Bagaimanakah tingkat kualitas (kejelasan, kelengkapan, kesahihan, ketepatan waktu, ketiadaan

jeda/selingan waktu) informasi kegiatan pengadaan disampaikan/diumumkan pegawai bagian

pengadaan?


1 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas sangat rendah.

2 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas rendah.

3 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas sedang/cukup.

4 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas tinggi.

5 Informasi yang disampaikan/diumumkan berkualitas sangat tinggi.

203

Uraian Penjelasan:

Contoh:

Informasi dinilai berkualitas sedang/cukup (skala 3): seara umum pengumuman lelang dan

informasi publik terbuka lainnya telah secara regular dimuat ke dalam sistem informasi

umum pengadaan, sistem pengadaan secara elektronik, serta laman ULP secara jelas,

lengkap, teruji kesahihannya, tetapi biasanya dimuat pada tempo yang terlalu dekat dengan

tenggat waktu pelelangan, biasanya baru sepekan setelah Kepala ULP mengeluarkan memo

dinas agar informasi tersebut dimuat.

Bukti-Bukti:

Contoh:

- laporan monitoring pengelolaan sistem informasi semester … tahun ….


I.3 Kesesuaian Kualifikasi

Bagaimanakah tingkat kesesuaian antara kualifikasi kompetensi pegawai bidang pengadaan

yang tersedia dan kebutuhan kegiatan pengadaan yang dilaksanakan?


204

1 Kualifikasi kompetensi pegawai sangat tidak sesuai dengan kebutuhan.

2 Kualifikasi kompetensi pegawai tidak sesuai dengan kebutuhan.

3 Kualifikasi kompetensi pegawai cukup sesuai dengan kebutuhan.

4 Kualifikasi kompetensi pegawai sesuai dengan kebutuhan.

5 Kualifikasi kompetensi pegawai sangat sesuai dengan kebutuhan.

Uraian Penjelasan:

(Penjelasan dapat mengacu pada SKKNI terkait pengadaan barang/jasa; lihat Peraturan

Menteri Tenaga Kerja Nomor 70 Tahun 2016.)

Bukti-Bukti:

205

Contoh:

- daftar pegawai anggota kelompok kerja (pokja) dan kualifikasi masing-masing


I.4 Sertifikasi Kompetensi

Apakah kegiatan pengadaan dilaksanakan oleh pegawai bersertifikasi kompetensi dalam bidang

pengadaan?


1 Kegiatan pengadaan dilaksanakan tanpa pegawai bersertifikasi.

2 Kegiatan pengadaan dilaksanakan oleh sebagian pegawai bersertifikasi

dan sebagian lainnya belum mengikuti proses sertifikasi.

3 Kegiatan pengadaan dilaksanakan oleh sebagian pegawai bersertifikasi

dan ada sebagian lainnya yang sedang mengikuti proses sertifikasi.

4 Kegiatan pengadaan dilaksanakan seluruh pegawai bersertifikasi.

5 Kegiatan pengadaan dilaksanakan seluruh pegawai bersertifikasi dan

sebagian/seluruhnya telah berpengalaman dalam kegiatan sebelumnya.

Uraian Penjelasan:

(Sertifikasi sekurang-kurangnya mencakup keahlian dasar (sertifikat Pengadaan

Barang/Jasa); penguasaan keahlian khusus pengadaan lebih baik.)

206

Bukti-Bukti:

Contoh:

- daftar pegawai yang bersertifikasi keahlian dasar pengadaan barang/jasa

- daftar pegawai yang bersertifikasi keahlian khusus pengadaan barang/jasa


I.5 Pengembangan Kompetensi

Apakah kualifikasi kompetensi pegawai bidang pengadaan dikembangkan secara sistematis?


1 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi tidak ada.

2 Pengembangan kualifikasi kompetensi dilakukan hanya dengan

permintaan pegawai (on demand) atau ada kesempatan (insidental).

207

3 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi dilakukan dalam kurun

satu tahun terakhir tanpa rencana pengembangan berikutnya.

4 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi sudah dilakukan dalam

kurun satu tahun terakhir dengan ketersediaan rencana pengembangan

jangka menengah (minimum 3 hingga 5 tahun) berikutnya.

5 Realisasi pengembangan kualifikasi kompetensi sudah dilakukan dalam

kurun satu tahun terakhir dengan ketersediaan rencana pengembangan

jangka panjang (di atas 5 tahun) berikutnya.

Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:

Contoh:

- dokumen manpower planning

- laporan penyelenggaraan pelatihan

- laporan pengembangan kompetensi pegawai

208


Pengawasan atas pelaksanaan proses sistemik dan sistematis dalam

menyelenggarakan kegiatan pengadaan:

1. Kesesuaian Kebutuhan

2. Kesesuaian Biaya Transaksi

3. Kesesuaian Metode Pengadaan

4. Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)

5. Simetri Informasi

6. Kepatuhan Prosedural

7. Isu Baru dan Penting dalam Pengelolaan Kontrak

209


II.1 Kesesuaian Kebutuhan

Apakah telah dilakukan analisis atas kesesuaian (jumlah, waktu, jenis) usulan/permintaan unit

kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa tertentu untuk diadakan terhadap

kebutuhan dalam menjalankan tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut?


1 Usulan/permintaan unit kerja calon pengguna mengenai jenis barang/jasa

tertentu untuk diadakan sangat tidak sesuai dengan kebutuhan dalam

menjalankan tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut.


tertentu untuk diadakan tidak sesuai dengan kebutuhan dalam



tertentu untuk diadakan cukup sesuai dengan kebutuhan dalam



tertentu untuk diadakan sesuai dengan kebutuhan dalam menjalankan

tugas dan fungsi unit kerja calon pengguna tersebut.


tertentu untuk diadakan sangat sesuai dengan kebutuhan dalam


Uraian Penjelasan:

(Berikan penjelasan secara spesifik dengan kesesuaian jumlah, jenis, dan waktu, dsb.)

210

Bukti-Bukti:

Contoh:

- Peraturan pimpinan K/L/D/I mengenai tugas-fungsi unit kerja/organisasi perangkat daerah

- rencana umum pengadaan yang diusulkan masing-masing unit kerja


II.2 Kesesuaian Biaya Transaksi

Bagaimanakah kesesuaian antara biaya transaksi total cost of ownership (TCoO, misalnya biaya

produk, ongkos survei/perjalanan dinas, honor narasumber, biaya rapat, honor pokja, dsb.)

yang direalisasikan dan yang diestimasi untuk suatu kegiatan pengadaan yang dilaksanakan?


1 Biaya transaksi TCoO yang direalisasikan untuk suatu kegiatan pengadaan

berbeda ≥75% dari estimasi sebelumnya.


berbeda 50%≤X<75% dari estimasi sebelumnya.


berbeda pada kisaran ≤≥25%≤X<50% dari estimasi sebelumnya.


berbeda pada kisaran 5%≤X<25% dari estimasi sebelumnya.


berbeda hanya <5% dari estimasi sebelumnya.

Uraian Penjelasan:

211

(Berikan penjelasan dengan mengacu pada hasil perhitungan TCoO yang digunakan)

Bukti-Bukti:

Contoh:

- laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengadaan (yang memuat perhitungan TCoO)


II.3 Kesesuaian Metode Pengadaan

Bagaimanakah kesesuaian antara metode pengadaan dengan jenis barang/jasa?


1 Metode pengadaan yang dilaksanakan sangat tidak sesuai dengan jenis

barang/jasa yang diperlukan.

2 Metode pengadaan yang dilaksanakan tidak sesuai dengan jenis


212

3 Metode pengadaan yang dilaksanakan cukup sesuai dengan jenis

barang/jasa yang diperlukan tapi perlu alternatif metode lain.

4 Metode pengadaan yang dilaksanakan sesuai dengan jenis barang/jasa

yang diperlukan.

5 Metode pengadaan yang dilaksanakan sangat sesuai dengan jenis


Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:

213


II.4 Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)

Sejauhmana Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE) digunakan secara optimal dengan daya

dukung tata kelola (regulasi, sumber daya manusia, SOP, dll) ULP?


1 Penggunaan SPSE tidak optimal dengan daya dukung tata kelola ULP

selama ini.

2 Penggunaan SPSE belum optimal meski sudah ada perkembangan dengan

daya dukung tata kelola ULP selama ini.

3 Penggunaan SPSE cukup optimal dengan daya dukung tata kelola ULP

selama ini.

4 Penggunaan SPSE sudah optimal dengan daya dukung tata kelola ULP

selama ini.

5 Penggunaan SPSE sudah sangat optimal dengan daya dukung tata kelola

ULP selama ini.

Uraian Penjelasan:

214

Bukti-Bukti:


II.5 Simetri Informasi

Sejauhmana manajemen informasi pengadaan telah dilakukan hingga informasinya tersedia

secara berimbang antarberbagai pihak yang berkepentingan (a. antarunit kerja internal ULP;

antara ULP dan unit kerja lain internal institusi K/L/Pemda/I calon pengguna hasil pengadaan;

c. antara ULP dan calon penyedia)?


1 Proporsi informasi disediakan secara sangat tidak berimbang antarapihak

yang berkepentingan.

2 Proporsi informasi disediakan secara tidak berimbang antarapihak yang

berkepentingan.

3 Proporsi informasi disediakan secara cukup berimbang antarapihak yang

berkepentingan.

4 Proporsi informasi disediakan secara berimbang antarapihak yang

berkepentingan.

5 Proporsi informasi disediakan secara sangat berimbang antarapihak yang

berkepentingan.

Uraian Penjelasan:

215

Bukti-Bukti:


II.6 Kepatuhan Prosedural

Apakah kegiatan pengadaan telah dilaksanakan sesuai dengan regulasi/SOP/petunjuk teknis?


1 Kegiatan pengadaan belum mematuhi regulasi/SOP/petunjuk teknis.

216

2 Kegiatan pengadaan mematuhi sebagian ketentuan pokok atau aspek

prinsipil dalam regulasi/SOP/petunjuk teknis.

3 Kegiatan pengadaan cukup mematuhi ketentuan pokok atau aspek

prinsipil dalam regulasi/SOP/petunjuk teknis.

4 Kegiatan pengadaan sudah mematuhi semua ketentuan dalam

regulasi/SOP/petunjuk teknis.

5 Kegiatan pengadaan sudah mematuhi semua ketentuan dalam

regulasi/SOP/petunjuk teknis dan menghasilkan umpan balik bagi

perbaikan/pengembangan prosedur pengadaan ke depan.

Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:

217


II.7 Isu Baru dan Penting dalam Pengelolaan Kontrak

Apakah ada isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan pengadaan yang

dibicarakan dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak pengadaan?


1 Isu-isu baru yang penting bagi perbaikan/pengembangan kegiatan

pengadaan belum muncul dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak

pengadaan.


pengadaan sudah muncul dalam rapat-rapat pengelolaan kontrak

pengadaan tetapi belum ada rencana tindak lanjut.



pengadaan dan sudah ada rencana tindak lanjut tetapi belum

direalisasikan.



pengadaan dan sudah ada realisasi atas rencana tindak lanjut.



pengadaan dan realisasi atas rencana tindak lanjut telah menghasilkan

umpan balik bagi perbaikan/pengembangan.

Uraian Penjelasan:

218

Bukti-Bukti:


Pengawasan melalui pengendalian kinerja pada tataran strategis dan taktis

ke arah perbaikan/pengembangan secara berkelanjutan:

1. Kontribusi bagi Pencapaian IKU

2. Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan

3. Perkembangan Jumlah Penawaran

4. Daftar Hitam (Black List) Penyedia

5. Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan

6. Perkembangan Wanprestasi

7. Perkembangan Gagal Lelang

8. Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan

9. Kepuasan Penyedia Barang/Jasa

10. Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan

11. Jawaban atas Sanggahan

12. Penanganan Pengaduan

13. Pelibatan APIP

14. Tindak Lanjut Rekomendasi APIP

219


III.1 Kontribusi bagi Pencapaian IKU (Indikator Kinerja Utama)

Sejauhmana kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian IKU institusi secara umum?


1 Kegiatan pengadaan belum sama sekali berkontribusi bagi pencapaian IKU institusi secara umum.

2 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian sebagian kecil IKU institusi secara umum.

3 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian separuh IKU institusi secara umum.

4 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian sebagian besar IKU institusi secara umum.

5 Kegiatan pengadaan berkontribusi bagi pencapaian seluruh IKU institusi secara umum.

Uraian Penjelasan:

Contoh: Kegiatan pengadaan barang/jasa menunjang pencapaian sebagian besar dan/atau memunculkan efek berganda yang menunjang pencapaian IKU dengan cara ….

Bukti-Bukti:

Contoh: - dokumen perencanaan strategis (renstra) - laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa per program kerja


220

III.2 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan

Bagaimana usaha perbaikan/pengembangan telah dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan

pengadaan tanpa keluar dari substansi pengaturan dalam regulasi/SOP/petunjuk teknis

(juknis)?


1 Usaha perbaikan/pengembangan belum sama sekali dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan.

2 Usaha perbaikan/pengembangan telah sedikit dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan tetapi sebagiannya kurang sesuai dengan regulasi/SOP/juknis.

3 Usaha perbaikan/pengembangan telah sedikit dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan tanpa keluar dari substansi pengaturan dalam regulasi/SOP/juknis.

4 Usaha perbaikan/pengembangan telah banyak dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan tanpa keluar dari substansi pengaturan dalam regulasi/SOP/juknis.

5 Usaha perbaikan/pengembangan telah banyak dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan serta menyediakan umpan-balik bagi perbaikan/pengembangan substansi pengaturan regulasi/SOP/juknis.

Uraian Penjelasan:

Contoh: Untuk memudahkan para calon penyedia/peserta lelang mendapatkan informasi utuh mengenai rencana umum pengadaan, ULP membangun sebuah aplikasi berbasis android yang menyalin informasi yang termuat pada laman SIRUP secara lengkap, dilengkapi kolom yang memuat pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan (frequently asked questions/FAQ) tanpa para calon penyedia/peserta lelang mesti mengunjungi laman SIRUP pada tampilan desktop.

Bukti-Bukti:

Contoh:

221

- SOP pemuatan RUP pada SIRUP - screenshot aplikasi SIRUP berbasis android

222


III.3 Perkembangan Jumlah Penawaran

Bagaimanakah perkembangan rata-rata jumlah penawaran (bidding, proposal, dsb) per paket

pengadaan dibandingkan periode sebelumnya?


1 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan justru mengalami penurunan (<0%)

2 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan mengalami peningkatan 0%≤X<5%.

3 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan mengalami peningkatan 5%≤X<25%.

4 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan secara keseluruhan mengalami peningkatan 25%≤X<50%.

5 Rata-rata jumlah penawaran per paket pengadaan secara keseluruhan mengalami peningkatan ≥50%.

Uraian Penjelasan:

Jelaskan dengan perbandingan dengan baseline berupa jumlah penawaran per paket pengadaan pada periode sebelumnya.

Bukti-Bukti:


223

III.4 Daftar Hitam (Black List) Penyedia

Bagaimanakah perkembangan jumlah penyedia yang masuk daftar hitam (black list)

dibandingkan periode sebelumnya?


1 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami peningkatan ≥50%.

2 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami peningkatan 25%≤X<50%.



5 Rata-rata jumlah penyedia yang masuk daftar hitam mengalami penurunan (<0%).

Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:


III.5 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan

224

Sejauhmana penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan melalui penyusunan

strategi pengadaan (konsolidasi pengadaan, kontrak payung, e-catalogue, dsb.) telah dicapai?


1 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan belum tercapai.

2 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan tercapai <5% tanpa mengurangi kualitas barang/jasa.

3 Penghematan/pengurangan biaya kegiatan pengadaan tercapai 5%≤X<15% tanpa mengurangi kualitas barang/jasa.



Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:


III.6 Perkembangan Wanprestasi

225

Bagaimanakah secara keseluruhan perkembangan jumlah wanprestasi, khususnya kelalaian

(gagal, terlambat, tidak sesuai kontrak, dsb) penyampaian deliverables barang/jasa dari

penyedia?


1 Jumlah wanprestasi terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.

2 Jumlah wanprestasi terjadi pada sebagian besar kegiatan pengadaan.

3 Jumlah wanprestasi terjadi pada separuh kegiatan pengadaan.

4 Jumlah wanprestasi terjadi pada sebagian kecil kegiatan pengadaan.

5 Jumlah wanprestasi tidak terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.

Uraian Penjelasan:

(Sebagai tambahan penjelasan, cantumkan hasil koordinasi dengan PPK pengguna barang/jasa.)

Bukti-Bukti:

Contoh: - laporan pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa - notulensi/minuta rapat koordinasi dengan PPK pengguna barang/jasa


III.7 Perkembangan Gagal Lelang

Bagaimanakah secara keseluruhan perkembangan jumlah gagal lelang dalam proses

pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa?

226


1 Jumlah gagal lelang terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.

2 Jumlah gagal lelang terjadi pada sebagian besar kegiatan pengadaan.

3 Jumlah gagal lelang terjadi pada separuh kegiatan pengadaan.

4 Jumlah gagal lelang terjadi pada sebagian kecil kegiatan pengadaan.

5 Jumlah gagal lelang tidak terjadi pada seluruh kegiatan pengadaan.

Uraian Penjelasan:

(Jelaskan jumlah kejadian gagal lelang, berikut penyebab dan akibat gagal lelang selama periode ini. Cantumkan pula hasil koordinasi dengan PPK pengguna barang/jasa.)

Bukti-Bukti:


III.8 Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan

Sejauhmana pencapaian kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan?


227

1 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan sangat rendah.

2 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan rendah.

3 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan sedang.

4 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan tinggi.

5 Kepuasan unit kerja pengguna hasil kegiatan sangat tinggi.

Uraian Penjelasan:

(Kegiatan ini memerlukan survei kepuasan yang melibatkan pengguna hasil kegiatan pengadaan barang/jasa; dalam proses ini dimungkinkan ULP menerima umpan-balik dari unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan barang/jasa.)

Bukti-Bukti:


III.9 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa

Sejauhmana pencapaian kepuasan penyedia barang/jasa dalam mengikuti kegiatan

pengadaan?


228

1 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan sangat rendah.

2 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan rendah.

3 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan sedang.

4 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan tinggi.

5 Kepuasan penyedia barang/jasa atas proses kegiatan pengadaan sangat tinggi.

Uraian Penjelasan:

(Kegiatan ini memerlukan survei kepuasan yang melibatkan penyedia barang/jasa; dalam proses ini dimungkinkan ULP menerima umpan-balik dari penyedia barang/jasa.)

Bukti-Bukti:


III.10 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan

Bagaimanakah tindak lanjut atas umpan-balik dari unit kerja pengguna hasil kegiatan

pengadaan?


229

1 Belum ada umpan-balik dari unit kerja pengguna atas hasil kegiatan yang ditindaklanjuti sama sekali oleh ULP.

2 Sebagian kecil umpan-balik dari unit kerja pengguna atas hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti oleh ULP.

3 Separuh umpan-balik dari unit kerja pengguna atas hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti oleh ULP.

4 Sebagian besar umpan-balik dari unit kerja pengguna atas sebagian kecil hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti ULP.

5 Seluruh umpan-balik dari unit kerja pengguna atas sebagian kecil hasil kegiatan sudah ditindaklanjuti ULP.

Uraian Penjelasan:

(Dalam proses ini dimungkinkan ULP menerima umpan-balik dari unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan barang/jasa. Kegiatan ini diisi jika ada umpan-balik dari III.8.)

Bukti-Bukti:


III.11 Jawaban atas Sanggah

Bagaimanakah kemampuan dalam menjawab sanggah kegiatan pengadaan?


1 Semua sanggah dalam kegiatan pengadaan tidak mampu dijawab.

230

2 Sebagian kecil sanggah dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.

3 Separuh sanggahan dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.

4 Sebagian besar sanggahan dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.

5 Seluruh sanggahan dalam kegiatan pengadaan mampu dijawab.

Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:


III.12 Penanganan Pengaduan

Bagaimanakah penanganan pengaduan dari pemangku kepentingan (unit kerja internal ULP,

unit kerja lain di K/L/Pemda/I, penyedia, masyarakat umum, dsb) atas suatu kegiatan

pengadaan?


231

1 Belum ada pengaduan atas kegiatan pengadaan yang ditangani secara efektif.

2 Sebagian kecil pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.

3 Separuh pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.

4 Sebagian besar pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.

5 Seluruh pengaduan atas kegiatan pengadaan ditangani secara efektif.

Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:


III.13 Pelibatan APIP

Bagaimanakah secara umum aparat pengawasan internal pemerintah (APIP) dilibatkan dalam

pemilihan penyediaan barang/jasa?


1 APIP belum dilibatkan sama sekali dalam pemilihan penyedia barang/jasa.

232

2 APIP dilibatkan hanya setelah pemilihan penyedia barang/jasa selesai.

3 APIP dilibatkan di tengah proses pemilihan penyedia barang/jasa berlangsung.

4 APIP dilibatkan sejak tahap awal proses pemilihan penyedia barang/jasa setelah rencana kegiatan pengadaan dibuat.

5 APIP dilibatkan sejak tahap perencanaan kegiatan pengadaan dibuat.

Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:


III.14 Tindak Lanjut Rekomendasi APIP

Bagaimanakah hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP ditindaklanjuti ULP?


1 Belum ada hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP yang ditindaklanjuti sama sekali oleh ULP.

233

2 Sebagian kecil hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti oleh ULP.

3 Separuh hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti oleh ULP.

4 Sebagian besar hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti ULP.

5 Seluruh hasil dan rekomendasi audit/pemeriksaan dari APIP sudah ditindaklanjuti ULP.

Uraian Penjelasan:

Bukti-Bukti:

Catatan Tambahan:

4.4.2. Prosedur Pengawasan

234

PETUNJUK UMUM:

Prosedur Pengawasan ini mendukung kerangka kerja pengawasan yang telah

disusun sebelumnya.

Prosedur ini disusun sebagai panduan bagi Kepala ULP dalam melakukan

pengawasan atas kegiatan pengadaan yang berjalan.

Dokumen prosedur pengawasan secara umum mencakup uraian umum, ruang

lingkup, dan langkah-langkah pengawasan yang dilakukan oleh Kepala ULP.

Tulisan yang berwarna merah dan/atau bertanda bintang dapat diganti sesuai

dengan nomenklatur yang digunakan oleh masing-masing ULP.

Masing – masing ULP dapat menambahkan informasi lain sesuai kebutuhan

organisasi yang bersangkutan.

Pengawasan atas kegiatan pengadaan dilakukan secara ad interim setiap 12

(dua belas) bulan.

235

PROSEDUR PENGAWASAN OLEH UNSUR KEPALA UNIT LAYANAN

PENGADAAN

Institusi : K/L/D/I* Nomor Dokumen :

Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan (ULP)* Tanggal Penyusunan :

Tanggal Efektif :

1. Pengawasan dilakukan oleh Unsur Kepala ULP* dengan berbasis pada

a. rencana strategis (renstra) ULP* dan/atau renstra institusi di atasnya;

b. manajemen risiko ULP*;

c. dokumen perencanaan kegiatan, khususnya rencana umum pengadaan, baik yang

sudah maupun yang belum/tidak termuat di dalam sistem informasi rencana

umum pengadaan (SIRUP); serta

d. dokumen pelaksanaan hasil pelaksanaan kegiatan pengadaan.

2. Pengawasan dilakukan terhadap 3 (tiga) sasaran utama:

a. kapabilitas fungsi,

b. sistem pelaksanaan, dan

c. pengendalian kinerja,

yang masing-masing diuraikan rinci ke dalam subsasaran-subsasaran berupa kuesioner dalam

dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*”.

3. Unsur Kepala ULP* mengumumkan dan menjelaskan kepada pejabat yang menangani

kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monitoring & evaluasi (monev), serta Aparat

Pengawas Internal Pemerintah (APIP) mengenai isi “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur

Kepala ULP* atas Kegiatan Pengadaan” agar diketahui bersama sebagai taraf ekspektasi yang

mesti dipenuhi.

4. Pengawasan dilakukan melalui penilaian mandiri dan pembuktian terbalik. Unsur Kepala ULP*

menyampaikan dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*” kepada

pejabat yang menangani kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monev agar yang

236

bersangkutan melakukan penilaian mandiri, penulisan uraian penjelasan, serta bukti-bukti

dukung yang diperlukan.

5. Setelah penilaian mandiri dilakukan pejabat kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monev

yang bersangkutan, Unsur Kepala ULP* memerintahkan APIP untuk melakukan penilaian dan

verifikasi lalu hasilnya diserahkan kepada Unsur Kepala ULP*.

6. Sesuai dengan keperluannya, Unsur Kepala ULP* memerintahkan pejabat kesekretariatan

dan/atau pembinaan dan monev yang bersangkutan untuk melakukan (a) survei kepuasan

unit kerja pengguna hasil kegiatan pengadaan dan (b) survei kepuasan penyedia barang/jasa

dalam mengikuti proses kegiatan pengadaan.

7. Unsur Kepala ULP* memeriksa dan menilai penilaian mandiri dan hasil verifikasi APIP atas isian

dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*”.

8. Hasil isian dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*” dikomunikasikan

dalam suatu rapat kerja bersama pejabat kesekretariatan dan/atau pembinaan dan monev,

serta APIP untuk mengklarifikasi dan merumuskan langkah-langkah tindak lanjut dalam

bentuk pengisian “Laporan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*”.

9. Pengawasan ini dilakukan Unsur Kepala ULP* secara ad interim setiap 12 (dua belas) bulan.

10. Hasil isian dokumen “Kerangka Kerja Pengawasan oleh Unsur Kepala ULP*” beserta rencana

langkah-langkah tindak lanjutnya disampaikan kepada pimpinan institusi K/L/D/I* dan

diunggah ke aplikasi SIULP Variabel Manajemen - Subvariabel Pengawasan Kegiatan secara ad

interim setiap 12 (dua belas) bulan.

Ditetapkan,

(kota, tanggal)

Unsur Kepala ULP*,


NIP

237

4.4.3. Laporan tindak lanjut hasil pengawasan oleh Kepala ULP

PETUNJUK UMUM:

Sebagai tindak lanjut atas pengawasan kegiatan pengadaan yang

dilakukan oleh kepala ULP, perlu disusun laporan tindak lanjut hasil

pengawasan.

Laporan ini perlu disusun dengan tujuan untuk mengetahui langkah

tindak lanjut atas temuan hasil pengawasan sehingga permasalahan atau

kesalahan tidak terulang di tahun berikutnya.

Laporan tindak lanjut hasil pengawasan disusun berdasarkan unsur

sasaran pengawasan yang tertuang dalam “Kerangka Kerja

Pengawasan”, yaitu pengawasan atas kapabilitas fungsi, pengawasan

atas sistem pelaksanaan, dan pengendalian kinerja.

Dalam menyusun laporan tindak lanjut hasil pengawasan, setiap ULP

secara self-assessment perlu membuat penilaian atas hasil pengawasan

yang dilakukan.

Penilaian dilakukan dalam rentang skor 1 – 5. Skor 1 berarti sangat

buruk dan skor 5 berarti sangat baik.

238



Kolom 2 sudah jelas

Kolom 3 diisi dengan dengan skor penilaian atas masing-masing unsur pengawasan

yang tercantum pada kolom 2. Nilai 1 menunjukkan skor terkecil dan nilai

5 menunjukkan skor terbesar

Kolom 4 diisi dengan rencana tindak lanjut jika ditemukan permasalahan dari hasil

pengawasan yang dilakukan

Kolom 5 diisi dengan target skor baru atas masing-masing unsur pengawasan

Kolom 6 diisi dengan tenggat waktu untuk pengawasan berikutnya

Kolom 7 diisi dengan nama koordinator atas masing-masing rencana tindak lanjut

pengawasan

239

LAPORAN TINDAK LANJUT HASIL PENGAWASAN KEPALA ULP

Logo Institusi

Nomor Dokumen :

Tgl. Penyusunan :

Institusi :

Tgl. Efektif :


No. Sasaran Pengawasan Skor Lama (Skala 1-5)

Rencana Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

Target Skor Baru (Skala 1-5)

Tenggat Waktu untuk Evaluasi Berikutnya

Koordinator

1 2 3 4 5 6 7


I.1 Distribusi Tugas

I.2 Penyampaian Informasi

I.3 Kesesuaian Kualifikasi

I.4 Sertifikasi Keterampilan

I.5 Pengembangan Keterampilan


II.1 Kesesuaian Kebutuhan

II.2 Kesesuaian Biaya Transaksi

II.3 Kesesuaian Metode Pengadaan

II.4 Penggunaan Sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)

II.5 Simetri Informasi

240

II.6 Kepatuhan Prosedural

II.7 Isu Baru yang Penting dalam Pengelolaan Kontrak


III.1 Kontribusi bagi Pencapaian IKU

III.2 Perbaikan/Pengembangan Kegiatan Pengadaan

III.3 Perkembangan Penawaran

III.4 Daftar Hitam (Black List) Penyedia

III.5 Penghematan Biaya Kegiatan Pengadaan

III.6 Perkembangan Wanprestasi

III.7 Perkembangan Gagal Lelang

III.8 Kepuasan Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan

III.9 Kepuasan Penyedia Barang/Jasa

III.10 Umpan-Balik dari Unit Kerja Pengguna Hasil Pengadaan

III.11 Tanggapan atas Sanggahan

III.12 Penanganan Pengaduan

III.13 Pelibatan APIP

III.14 Tindak Lanjut Rekomendasi APIP

Disusun Oleh, Mengetahui,

(jabatan) Kepala ULP,

(nama lengkap dan gelar) (nama lengkap dan gelar)

NIP NIP

241

4.5.1. Laporan sarana dan prasarana

berupa daftar inventaris Barang Milik

Negara (BMN)

4.5.2. Laporan evaluasi berdasarkan

analisis kebutuhan terbaru menurut jangka

waktu (timeline) tertentu

4.5. Sarana dan Prasarana

242

4.5.1. Laporan Sarana dan Prasarana berupa Daftar Inventaris Barang Milik Negara (BMN)

PETUNJUK UMUM:

Bukti dukung ini menyediakan sebuah template yang berisi daftar sarana dan

prasarana yang dimiliki oleh masing-masing unit layanan pengadaan.

Agar setiap sarana dan prasarana terdokumentasi dengan baik, setiap ULP

diharapkan mengisi tabel daftar inventaris yang secara umum mencakup

spesifikasi barang, nilai barang dan kondisinya, serta riwayat perolehan.

Dokumen bukti dukung ini bersifat fleksibel. Setiap ULP diperkenankan

menambah informasi lain yang relevan (jika dibutuhkan).

Daftar inventaris ini diisi oleh staf ULP dan diketahui oleh Kepala ULP.

243


Kolom 1 diisi dengan dengan nomor/kode barang milik ULP

Kolom 2 diisi dengan jenis/nama barang

Kolom 3 diisi dengan type/merek barang yang ada pada kolom 2

Kolom 4 diisi dengan keterangan lain terkait dengan identitas barang

Kolom 5 diisi dengan jumlah barang yang bersangkutan di masing-masing ruangan

Kolom 6 diisi dengan harga beli barang yang bersangkutan

Kolom 7 diisi dengan keadaan barang apakag “baik”, “kurang baik”, atau “rusak”

Kolom 8 diisi dengan presentase penyusutan barang per tahun

Kolom 9 diisi dengan nilai baku barang yang bersangkutan

Kolom 10 diisi dengan asal/cara perolehan barang yang bersangkutan

Kolom 11 diisi dengan tahun perolehan barang

Kolom 12 diisi dengan unit kerja/personil yang menggunakan barang yang bersangkutan

244

LAPORAN SARANA DAN PRASARANA (DAFTAR INVENTARIS BARANG MILIK NEGARA, BMN)

LOGO INSTITUSI

Institusi : K/L/D/I

Nomor Dokumen :



Periode : Tanggal Efektif :

Nomor/ Kode

Barang

Spesifikasi Barang Nilai Barang Riwayat Perolehan

Jenis/Nama Barang Type/ Merek Keterangan Jumlah Barang/ Ruangan

Harga Beli/ Perolehan

(Rp)

Keadaan: Baik (B),

Kurang Baik (KB), (Rusak Berat)

% Penyusutan

Nilai Baku (Rp)

Asal/Cara Perolehan

Tahun Perolehan

Unit Kerja/Personel

Pengguna

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

01 TANAH

01.01.

02 GEDUNG/BANGUNAN/RUANGAN

02.01. Gedung/Bangunan

02.01.01.

03 PERALATAN, PERLENGKAPAN, MESIN

03.01. Alat Angkutan Darat Bermotor

03.01.01.

03.02. Peralatan Kantor dan Rumah Tangga

03.02.01.

245

04 ASET TETAP LAINNYA

04.01.

JUMLAH

Disusun oleh,

Disahkan oleh,

(jabatan),

Kepala ULP,

(nama lengkap dan gelar) (nama lengkapdan gelar)

NIP … NIP …

246

4.5.2. Laporan evaluasi berdasarkan analisis kebutuhan terbaru menurut jangka waktu

(timeline) tertentu

PETUNJUK UMUM:

Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi ULP, perlu

ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang dan sesuai dengan

kebutuhan kegiatan pengadaan. Dengan demikian, setiap ULP perlu

membuat analisis kebutuhan pengadaan sarana dan prasarana.

Analisis kebutuhan ini juga disusun dengan asumsi bahwa sarana dan

prasarana yang ada mengalami penyusutan, atau terdapat kegiatan

pengadaan yang membutuhkan sarana prasarana baru yang sebelumnya

tidak ada.

Analisis kebutuhan sarana prasarana minimal mencakup spesifikasi barang

yang dibutuhkan, nilai barang, dan rencana perolehannya.

Template ini sudah menyediakan daftar jenis sarana prasarana yang umum

digunakan oleh ULP. Namun, dalam proses pengisiannya, setiap ULP

diperkenankan mengubah sesuai kebutuhan.

Setelah dilakukan analisis kebutuhan, setiap ULP juga perlu melakukan

evaluasi atas penggunaan sarana dan prasarana yang ada.

Evaluasi ini perlu disusun dengan tujuan untuk memetakan rencana

penggunaan setiap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh ULP.

Berdasarkan evaluasi yang dilakukan, ULP dapat memutuskan rencana

pengunaan lanjutan masing-masing sarana dan prasarana apakah akan tetap

digunakan, dimutasi ke unit lain, disewakan, dijual, atau disimpan dalam

durasi waktu tertentu.

247


248

249

LAPORAN EVALUASI SARANA DAN PRASARANA BERDASARKAN ANALISIS KEBUTUHAN TERBARU

LOGO INSTITUSI

Institusi : K/L/D/I Nomor Dokumen : Unit Kerja : Unit Layanan Pengadaan Tanggal Penyusunan :

Tanggal Efektif :

Nomor/ Kode

Barang

Barang yang Dibutuhkan Analisis Kebutuhan Terbaru Evaluasi Kebutuhan

Spesifikasi Barang Nilai Barang Rencana Perolehan Efektivitas Efisiensi Prioritas

Jenis/Nama Barang Keterangan Jumlah Barang/ Ruangan

Perkiraan Harga Beli/ Perolehan

Masa Manfaat (Tahun)

Asal/Cara Perolehan

Tahun Perolehan

Unit Kerja/ Personel

Calon Pengguna

Kesesuaian dengan

kebutuhan aktual

Kesesuaian dengan

Kemampuan Anggaran dan Masa Manfaat

Prioritas (skala 1-5)

1=sangat penting, 5=sangat tidak

penting

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

01 TANAH 01.01. 02 GEDUNG/BANGUNAN/RUANGAN 02.01. Gedung/Bangunan 02.01.01. Bangunan Kantor 02.02. Ruangan 02.02.01. Ruang Penerima Tamu

250

02.02.02. Ruang Pertemuan dengan Penyedia

02.02.03. Ruang Rapat Internal 02.02.04. Ruang Pejabat ULP

02.02.05. Ruang Kerja Pegawai

02.02.06. Ruang Arsip

02.02.07. Gudang

03 PERALATAN, PERLENGKAPAN, MESIN

03.01. Alat Angkutan Darat Bermotor 03.01.01. Kendaraan Dinas Jabatan/Dinas

Lapangan

03.01.02.

03.02. Peralatan Kantor dan Rumah Tangga

03.02.01. Alat Tulis Kantor

03.02.01. Komputer Desktop/Laptop/Notebook

03.02.01. LAN/internet router

03.02.01. mesin pencetak (printer)

03.02.01. mesin pemindai (scanner)

03.02.01. mesin penghancur kertas

03.02.01. mesin fotokopi

03.02.01. pesawat telepon

251

03.02.01. mesin faksimili

03.02.01. micropohone

03.02.01. sound system

03.02.01. LCD/LED projector

03.02.01. layar visual 03.02.01. TV LCD/LED 03.02.01. papan informasi 03.02.01. papan tulis (black/white board) 03.02.01. spidol/kapur 03.02.01. paku tindis 03.02.01. penghapus karet 03.02.01. perlengkapan medis P3K 03.02.01. meja kerja 03.02.01. meja rapat 03.02.01. meja tamu/tunggu 03.02.01. kursi kerja 03.02.01. kursi rapat 03.02.01. kursi tamu/tunggu 03.02.01. lemari buku 03.02.01. lemari arsip (file cabinet) 03.02.01. brankas

03.02.01. alarm sistem

03.02.01. alat deteksi asap

03.02.01. hydrant

252

03.02.01. alat pemadam kebakaran

03.02.01. CCTV (closed circuit television)

03.02.01. AC (air conditioner)

03.02.01. jam dinding

03.02.01. kalender ruangan

03.02.01. video recorder

03.02.01. tape recorder

03.02.01. digital camera

03.02.01.

04 ASET TETAP LAINNYA 04.01.

JUMLAH

Disusun oleh, Disahkan oleh,

(jabatan), Kepala ULP,

(nama lengkap dan gelar) (nama lengkapdan gelar)

NIP … NIP …

Documents

STRUKTUR - siulp.lkpp.go.id NSPM... · BAB IV LANDASAN FILOSOFIS, SOSIOLOGIS, DAN YURIDIS 1. Landasan Filosofis Secara umum landasan filosofis memuat pandangan hidup, kesadaran dan