Studierea Microsoft AccesScopul lucrrii:Studierea principiilor generale de lucru n Microsoft Acces. 1 PARTEA TEORETIC1.1 Noiuni generale Microsoft Access este aplicaia de management al bazelor de date pus la dispoziie de suita Microsoft Office.Spre deosebire de Excel,Access ne permite s stocm i s administrm volume mari de date organizate n uniti numite nregistrri.O baz de date Access const din urmtoarele obiecte: Tabele conin toate nregistrrile Interogri localizeaz nregistrri specifice Formulare afieaz nregistrrile din tabele, una cte una Rapoarte tipresc loturi de nregistrri Pagini de acces la date pun la dispoziie date prin intermediul paginilor Web Macrocomenzi aciuni automate uzuale Module stocheaz declaraii i proceduri Visual Basic,care ne permit s scriem programe pentru bazele de date,astfel nct acestea s poat interaciona cu alt software. Utilitarele de asisten din aplicaia Access asigur un proces simplu,pas cu pas,de configurare a tabelelor,formularelor,paginilor de acces la date,rapoartelor i interogrilor.Baz de date (BD) reprezint o colecie de date integrat, anume structurat i dotat cu o descriere a structurii i a relaiilor dintre date.1.2 Crearea i accesarea unei baze de date Dup cum am mai menionat,elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele.Dar o baz de date poate conine i alte elemente care se creeaz pe baza tabelelor (interogri, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, mpreun cu tabelele, formeaz aa-numitele clase de obiecte ale bazei de date. Pentru a crea o baz de date nou, n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1.1 alegem opiunea Create a new file,iar n caseta urmatoare alegem opiunea Blank Database.Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Fig. 1.1 Fereastra Microsoft Acces Pentru a deschide o baz de date existent n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1.1 executm un click pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectm opiunea More pentru a accesa o baz de date amplasat pe un dispozitiv de memorie auxiliar.n caseta de dialog care apare indicm numele bazei de date (de ex., BIBL) i localizarea ei (discul, dosarul).Obinem o fereastr n care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

Fig. 1.2 Fereastra cu clasele de obiecte Access 1.3 Crearea tabelelor Dup ce am deschis o baz de date , eveniment confirmat prin apariia ferestrei cu cele 7 clase de obiecte, putem crea diferite obiecte n oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i Modules se definesc n baza tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create n primul rnd. Cu alte cuvinte, dac o baz de date nu conine cel puin un tabel,crearea altor clase de obiecte devine lipsit de sens. Pentru a crea un tabel nou,de exemplu, Comenzi, selectm clasa de obiecte Tables, apoi acionm butonul .Caseta de dialog New Table care apare ne ofer 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Fig. 1.3.1 Moduri de definire a structurii unui tabel

Dac selectm opiunea Design View i acionm butonul OK, obinem o fereastr n care definim cmpurile tabelului i caracteristicile lor. 1.4 Stabilirea cheilor primare Dac valorile unui cmp sunt unice (nu se repet), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidental a dou valori identice.Aceast procedur poart denumirea de stabilire a cheii primare,n cazul tabelului CITITORI,cheia primar poate fi stabilit pe cmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea repetrii identificatorului crii (n bibliotec nu pot exista dou cri cu acelai identificator).Cheia primar poate fi stabilit i pe cteva cmpuri.Pentru a stabili cheia primar, selectm cmpul respectiv,apoi executm un clic pe butonul din bara cu instrumente.Ca rezultat,n partea din stnga a cmpului respectiv apare semnul cheii. Dup ncheierea procedurii de descriere a cmpurilor i de stabilire a cheii primare, salvm tabelul (descrierea lui), selectnd comanda Save din meniul File i indicnd numele tabelului.Dac nu am stabilit o cheie primar (acest lucru nu este obligatoriu),sistemul ne va avertiza, sugerndu-ne stabilirea cheii pe un cmp de tip AutoNumber.Pentru a confirma,acionm butonul Yes.n acest caz sistemul stabilete automat cheia primar pe un cmp AutoNumber (dac el exist) sau creeaz suplimentar un asemenea cmp (dac el nu exist), stabilind pe el cheia primar.Pentru a renuna la stabilirea cheii primare,acionm butonul No. 1.5 Relaii dintre tabele. Integritatea datelor Relaiile dintre dou tabele se stabilesc, de regul, prin intermediul unor cmpuri identice (cu aceeai denumire, de aceeai lungime, cu aceleai proprieti) prezente n ambele tabele. n cazul relaiei de tipul unu la muli n tabelul primar (din partea cruia se realizeaz relaia "unu") trebuie s existe un cmp,numit cheie primar,n care nu se admit valori care se repet,iar n tabelul secundar (din partea cruia se realizeaz relaia "muli") trebuie s existe un cmp analogic cu cel din tabelul primar,numit cheie strin,care poate admite valori care se repet. Relaia muli la muli poate fi transformat n dou relaii de tipul unu la muli prin definirea unui tabel intermediar,n care se introduc,n calitate de chei strine, cheile primare ale primelor dou tabele.Astfel, pentru a evita relaia muli la muli dintre tabelele CRI i CITITORI, a fost definit tabelul COMENZI n care au fost incluse cmpurile IdCarte i IDCit din tabelele respective. Relaia de tipul unu la unu presupune existena n ambele tabele a unei chei primare cu aceleai caracteristici, n fond, dou tabele ntre care exist o relaie de tipul unu la unu pot fi oricnd unite ntr-un singur tabel; la fel,orice tabel poate fi divizat n dou sau mai multe tabele ntre care se stabilete o relaie de tipul unu la unu. Divizarea unui tabel n modul menionat mai sus poate fi util n cazul unui tabel cu un numr foarte mare de cmpuri (un tabel Access, de exemplu, nu poate conine mai mult de 255 de cmpuri), dar i n situaia cnd o parte din informaia care se refer la o entitate are un caracter confidenial, sau se utilizeaz foarte rar. Dei relaiile de tipul unu la unu nu sunt caracteristice unei baze de date de tip relaional,totui n unele situaii acest tip de relaii este preferabil sau chiar necesar.Dac la proiectarea tabelelor inem cont de principiile expuse mai sus, atunci Access stabilete automat relaiile dintre tabelele care conin cmpuri comune.Totui putem stabili relaii ntre tabelele bazei de date i n mod explicit, utiliznd comanda Relationships din meniul Tools.n acest caz apare o fereastr n care indicm tabelele ntre care se stabilesc relaii,apoi cu ajutorul mouse-ului trasm legturile ntre cmpurile respective.

Fig. 1.5.1 Relaiile dintre tabelele bazei de date BIBL

Dac unul din cmpurile de legtur este de tip cheie primar(el are oculoare mai pronunat),trasarea se face pornind de la acest cmp.Tabelulde la care se traseaz legtura se numete tabel primar (principal),iarcellalt - secundar (subordonat).Ca rezultat, apare o caset de dialog n care putem specifica proprietile relaiei (legturii).

Fig. 1.5.2 Stabilirea proprietilor relaiilor Pentru relaia dintre dou tabele pot fi stabilite urmtoarele proprieti:1. Tipul relaiei (Relationship Type)poate fi stabilit ca unu la unu(one to one)sau unul la muli (one to many);2. Impune integritatea referenial (Enforce Referential Integrity)3. Modificarea n cascad a nregistrrilor (Cascade Update RelatedFields)4. Excluderea n cascad a nregistrrilor (Cascade Delete RelatedRecords). Includerea parametrului doi asigur integritatea datelor n procesulintroducerii,modificrii sau tergerii nregistrrilor din tabelele legate.Acestlucru este posibil doar n cazul cnd cmpul din tabelul principal este de tipcheie primar, iar cmpul de legtur din tabelul subordonat are acelai tip dedate.Atunci cnd introducem date n cmpul de legtur al tabeluluisubordonat,sunt acceptate doar acele valori care se conin n cmpulrespectiv al tabelului principal.De exemplu,dac nu exist un cititor cuidentificatorul 0472 n tabelul CITITORI,sistemul nu va admite apariiaacestui cod n cmpul respectiv al tabelului COMENZI.n acest caz estenecesar s introducem mai nti datele despre cititorul n cauz n tabelulCITITORI,apoi s utilizm identificatorul cititorului n tabelul COMENZI. La fel, nu putem exclude o nregistrare din tabelul principal,dac valoareacmpului de legtur a acestei nregistrri se conine n una sau mai multenregistrri ale tabelului subordonat.. Dac este inclus parametrul trei,sistemul va modifica toate valorilecmpului de legtur ale tabelului subordonat n cazul cnd valoarea cmpuluirespectiv al tabelului principal se modific. De exemplu, dac un cititor a pierdutcarnetul de cititor cu numrul 0519 (identificatorul cititorului) i i se remite un noucarnet cu numrul 1465, aceast valoare trebuie s se modifice n toatenregistrrile tabelului COMENZI n care figureaz valoarea veche. In caz contrar,mprumuturile de cri fcute de cititorul cu identificatorul 0519 nu sunt valide,deoarece nu se cunoate nici o informaie despre cititorul n cauz. Dac este activ parametrul trei,atunci excluderea unei nregistrridin tabelul principal implic excluderea tuturor nregistrrilor din tabelulsubordonat,n care valoarea cmpului de legtur coincide cu cea a cmpuluirespectiv din tabelul principal.De cele mai multe ori asemenea excluderisunt fireti,deoarece existena unor nregistrri n tabelul subordonat,pentrucare valoarea cmpului de legtur nu se conine i n tabelul principal,ducela pierderea integritii datelor.

2 PARTEA PRACTIC 2.1 Tabele Tabelul 2.1.1 Locaia

Tabelul 2.1.2 Operatori

Tabelul 2.1.3 Clieni

Tabelul 2.1.4 Servicii

Tabelul 2.1.5 Sponsorizarea

Tabelul 2.1.6 Piaa de desfacere

2.2 Legturi dintre date

Fig. 2.2.1Toate legturile dintre tabelele bazei de date 2.3 Rapoarte

Fig. 2.3.1 Raportul care prezint toate datele n legtur cu locaia

Fig. 2.3.2 Raportul care prezint toat informaia n legtur cu operatorii

Fig. 2.3.3 Raportul ce privete informaia despre operatori i serviciile oferite de catre acetia 2.4 Interogri

Fig. 2.4.1Date despre operatori

Fig. 2.4.2 Date despre servicii i operatori

Fig. 2.4.3 ara i numele firmelor sponsorizate

Concluzie: Efectund lucrarea de laborator am facut cunotine cu Microsoft Acces.Astfel am nvat nc o metod de creare a bazei de date pe lng cea pe care am aflat-o la programare n C++.Pot spune c prin intermadiul Accesului s creezi o baz de dateeste un pic mai simplu pentru utilizatorii nceptori.Astfel putem afirma c lucrarea de laborator va fi o lucrare cu cunotine utile pentru toat viaa.