07-04-2016 Vanaf SAP Business One versie 9.2

Succesvol project management in SAP

Business One 9.2 Lang- of kortlopende projecten; een gestructureerde planning biedt houvast om gewenste resultaten

te behalen en deze naderhand te analyseren. Heeft u bijvoorbeeld te maken met een extern klant

project waarbij bouwmaterialen geleverd moeten worden gedurende een periode volgens een

bepaalde fasering en planning? Organiseert u een bedrijfsevenement en stelt u vooraf een

stappenplan samen waarin u taken toewijst aan verschillende medewerkers? De vernieuwde project

module in SAP Business One 9.2 biedt u de mogelijkheid om deze projecten effectief te managen.

Project management in SAP Business One 9.2 Met de vernieuwde project module in SAP Business One 9.2 kunt u projecten beheren vanuit één

overzicht. U kunt deelprojecten toevoegen, gerelateerde SAP Business One documenten koppelen en

bijlagen toevoegen. Op deze manier kunt u alle relevante project informatie raadplegen vanaf één

locatie. Daarnaast kunt u financiële data koppelen en hiermee gemakkelijker budgetten beheren en

analyseren.

Project management activeren Om gebruik te maken van project management in SAP Business One 9.2 volgt u de volgende stappen:

Open het venster Bedrijfsdetails via Beheer > Systeeminstellingen. U activeert vervolgens het veld

Projectmanagement inschakelen zoals wordt weergegeven in het overzicht op de volgende pagina.

07-04-2016 Vanaf SAP Business One versie 9.2

De module Projectmanagement zal vanaf dit moment zichtbaar zijn in uw hoofdmenu in SAP

Business One.

07-04-2016 Vanaf SAP Business One versie 9.2

Om een nieuw project te creëren kiest u Project. U kunt diverse rapporten raadplegen via

Projectrapporten.

U kunt met deze rapporten onder anderen projecten opvragen per projectfase, zakenpartner of

projecten binnen een bepaalde periode. Daarnaast kunt u gemakkelijk filteren op Openstaande

problemen of projecten die zijn toegewezen aan een specifieke Resource om snel een overzicht op

te vragen van de gegevens die u nodig heeft.

Projecten managen vanuit SAP Business One

Hoe gaat u te werk met projecten in SAP Business One?

Zodra u een nieuw project opent zal onderstaand venster verschijnen. Zoals u ziet bevat dit overzicht

verschillende tabbladen waar u diverse zaken kunt instellen.

U kunt hier aangeven of u een extern of intern project wilt creëren.

In de header van het projectvenster geeft u alle basis informatie als Code zakenpartner, Owner,

Projectnaam, Begin- en vervaldatum en Status op. Als uw project uit meerdere deelprojecten

bestaat kunt u de optie Project met deelprojecten aanvinken.

07-04-2016 Vanaf SAP Business One versie 9.2

Vervolgens kunt u in de verschillende tabbladen de details van uw project beschrijven. De

verschillende fasen van het project kunnen worden vastgelegd in het tabblad Niveaus. Hier kunt u

een tijdsverdeling per fase aangeven, een omschrijving toevoegen en (verwachte) financiële

implicaties definiëren.

Praktische toepassing

Hoe kunt u de project module toepassen in SAP Business One 9.2?

Laten we kijken naar het voorbeeld waarbij uw bedrijf een beurs organiseert. Dit project zal uit

diverse fasen bestaan. Denk hierbij aan een voorbereidende fase waarin u logistieke zaken regelt,

leveranciers benadert en beursstands ontwerpt en inricht. Hierna volgt een uitvoerende fase waarbij

de beurs daadwerkelijk plaatsvindt. Vervolgens zullen alle zaken afgerond en opgeruimd moeten

worden waarna eventueel nog een evaluatiefase zou kunnen plaatsvinden. Al deze fasen kunt u

vastleggen in één project in SAP Business One 9.2.

Vanzelfsprekend zullen deze stappen kosten met zich meebrengen zoals transportkosten, kosten

voor geleverde diensten, vliegtickets, hotelovernachtingen etc. Door per fase een budget op te

stellen en gemaakte kosten te boeken op dit project ontstaat een helder kostenoverzicht. Daarnaast

kunnen orders die gemaakt worden op de beurs gekoppeld worden aan dit project, zodat ook de

opbrengsten inzichtelijk worden.

Documenten koppelen

U kunt acties en/of aandachtspunten per fase bijhouden. Zo kunt u bijvoorbeeld bijlagen toevoegen

of SAP Business One documenten koppelen. Dit kunt u doen door de fase te selecteren waaraan u

een document wilt toevoegen om vervolgens een document te selecteren.

Stel, u wilt een SAP Business One activiteit koppelen aan uw project. Selecteert u dan de fase

waaraan u een activiteit wilt toevoegen. Klik vervolgens op het zwarte pijltje met daarachter

Activiteiten. Vanuit de eerste lege regel kunt u een opgeslagen activiteit selecteren of een nieuwe

activiteit creëren zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld.

07-04-2016 Vanaf SAP Business One versie 9.2

Hetzelfde kunt u doen met andere SAP Business One documenten waaronder een uitgaande factuur

zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding.

07-04-2016 Vanaf SAP Business One versie 9.2

Op deze manier kunt u project management informatie combineren met financiële data en daarmee

alle project gerelateerde transacties raadplegen vanuit één overzicht. Deze functionaliteit maakt het

mogelijk om verschillende typen projecten te managen, voortgang te monitoren en optimaal samen

te werken aan een project met alle betrokken partijen.

Met alle informatie op één centrale locatie ben u een stap dichterbij het succesvol realiseren van uw

projecten.

Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via:

http://www.serac.nl/kennisbank/276