No. Ruj : UMS/BN3.1/P5/4 (13) Tarikh : 23 Jun 2008

PEKELILING

BENDAHARI

Semua Dekan Sekolah / Pusat,

Semua Pengarah Institut/Jabatan

Semua Ketua Unit/ Bahagian

Semua Pemegang Waran Pusat Tanggungjawab.

PEKELILING BENDAHARI BIL 2 TAHUN 2008

GARIS PANDUAN BAGI PERBELANJAAN SECARA BERHEMAT

1.0 Tujuan

1.1 Surat Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan semua ketua Pusat

Tanggungjawab (PTJ) mengenai langkah-langkah yang perlu diambil bagi

perbelanjaan secara berhemat serta mengawal dan mengurangkan

perbelanjaan awam untuk dilaksanakan di Universiti Malaysia Sabah (UMS).

2.0 Latarbelakang

2.1 Selaras dengan konsep Let Managers Manage dalam pelaksanaaan Sistem

Belanjawan Diubahsuai (MBS) di UMS, ketua PTJ adalah bertanggungjawab

untuk memastikan segala dasar dan perbelanjaan agensi dilakukan secara

teliti, cekap, berkesan, mempunyai value for money, berjimat dan berpegang

kepada amalan-amalan yang terbaik supaya pengurusan kewangan berada

pada tahap yang terkawal dan telus.

2.2 Pada bulan Jun 2008, disamping langkah penstrukturan semula subsidi

minyak dan gas Negara, Kerajaan juga telah mengumumkan pelaksanaan

langkah-langkah penjimatan perbelanjaan awam untuk memberi fokus yang

lebih kepada people centric program dan projek.

2.3 Semua Kementerian/ Jabatan / Badan Berkanun Kerajaan dikehendaki untuk

mematuhi dan melaksanakan dengan lebih tegas Pekeliling-pekeliling

Perbendaharaan yang telah dikeluarkan mengenai Garis Panduan Bagi

Perbelanjaan Secara Berhemat dan mengambil Langkah-langkah

penjimatan bagi memantapkan lagi amalan perbelanjaan secara berhemat di

agensi masing-masing.

3.0 LANGKAH-LANGKAH MENGAWAL PERBELANJAAN AWAM SERTA

MEMANTAPKAN AMALAN BELANJA SECARA BERHEMAT

3.1 Kawalan Perbelanjaan

3.1.1 Ketua PTJ hendaklah memastikan pengurusan kewangan di PTJ

dikendalikan berdasarkan sistem kawalan dalaman yang kukuh dan

mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan. Adalah menjadi

amalan pengurusan yang baik untuk berbelanja secara berhemat dan

value for money.

3.1.2 Ketua PTJ juga hendaklah memastikan pelaksanaan sesuatu program/

aktiviti/ projek adalah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah

diluluskan. Peruntukan tambahan tidak akan disediakan/diberikan

kecuali dalam keadaan tertentu. Tanggungan tahun lalu yang masih

belum dijelaskan atau pelaksanaan sesuatu keputusan baru mestilah

ditampung melalui penjimatan peruntukan tahun semasa atau

dilakukan secara trade-off dengan Dasar Sedia Ada.

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 2 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

3.1.3 Jadual pelan tindakan hendaklah disediakan bagi semua peruntukan

yang diluluskan agar dapat dibelanjakan mengikut perancangan

sebelum akhir tahun. Perbelanjaan secara bunching pada penghujung

tahun hendaklah dielakkan.

3.2 Elaun Lebih Masa

3.2.1 Ketua PTJ hendaklah mengawal perbelanjaan bagi kerja lebih masa

oleh kakitangan di bawah seliaan sekolah/pusat/institut/jabatan/unit.

Ketua PTJ dan pegawai yang mengarahkan kerja lebih masa hendaklah

berpuas hati bahawa kerja lebih masa itu benar-benar mustahak untuk

disiapkan atau dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.

3.2.2 Semua arahan kerja lebih masa hendaklah dikeluarkan secara

bertulis sebelum sesuatu tempoh kerja lebih masa dimulakan.

Arahan kerja lebih masa tersebut perlu disertakan bersama

borang tuntutan kakitangan semasa membuat tuntutan elaun

kerja lebih masa ke jabatan Bendahari UMS.

3.2.3 Ketua PTJ mestilah menyediakan anggaran awal bagi keperluan elaun

lebih masa kakitangan yang terlibat dalam program/ aktiviti tahunan

universiti seperti Minggu Suai Mesra, Majlis Konvokesyen,

perkhidmatan kawalan keselamatan dan lain-lain program/aktiviti.

Anggaran ini akan digunakan bagi membantu pihak Pengurusan UMS

membuat perancangan peruntukan dan perbelanjaan elaun lebih masa

tahunan universiti dengan lebih tepat.

3.3 Perbelanjaan Perjalanan Di Dalam Negeri

3.3.1 Perbelanjaan bagi perjalanan di dalam negeri hendaklah dihadkan

kepada perjalanan yang benar-benar perlu sahaja dengan bilangan

pegawai yang minima dan cara perjalanan yang menjimatkan,

tertakluk kepada jumlah peruntukan yang diluluskan. Permohonan

peruntukan tambahan bagi tujuan perbelanjaan perjalanan akan

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 3 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

dipertimbangkan dengan lebih teliti dan tertakluk kepada baki

peruntukan sedia ada UMS.

3.3.2 Perbelanjaan perjalanan secara berkumpulan mestilah

menggunakan syarikat penerbangan yang termurah dan kos

penginapan yang terendah.

3.3.3 Peruntukan Mengurus Sedia Ada yang telah diagihkan kepada

PTJ hanya untuk membiayai perbelanjaan perjalanan di dalam

Negeri dan tidak boleh digunakan bagi membiayai perbelanjaan

perjalanan ke luar Negara. Peruntukan khusus bagi

perbelanjaan Ke luar Negara tahunan UMS adalah secara one-

off dan dikawal di pusat.

3.4 Perbelanjaan Ke Luar Negara

3.4.1 Semua perjalanan ke luar Negara hendaklah dirancang dengan teliti.

Tugas rasmi ke luar Negara hendaklah dihadkan kepada

persidangan dan mesyuarat antarabangsa yang penting sahaja

atau mesyuarat di antara Kerajaan. Bilangan pegawai yang

diluluskan hendaklah tidak melebihi tiga (3) orang pegawai

UMS bagi setiap perjalanan.

3.4.2 Pegawai yang diberi kelulusan ke luar Negara hendaklah

pegawai yang terlibat secara langsung bagi tujuan perjalanan

tersebut dan perbelanjaan yang terlibat hendaklah pada kos

yang berpatutan dan termurah.

3.4.3 Semua perjalanan ke luar Negara bagi tujuan Lawatan Sambil

Belajar dan Lawatan berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu

kontrak atau projek yang dibiayai dengan mana-mana

peruntukan Mengurus dan Pembangunan adalah tidak

dibenarkan kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan. Kertas

cadangan keperluan perjalanan tersebut hendaklah

dikemukakan kepada Bahagian Belanjawan, Jabatan Bendahari

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 4 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

UMS untuk perakuan Naib Canselor UMS sebelum dikemukakan

kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.

3.5 Sewaan / Pengubahsuaian Pejabat

3.5.1 Semua cadangan untuk menyewa ruang baru/ tambahan

sewaan ruang/ pengubahsuaian pejabat sedia ada tidak

dibenarkan kecuali pertimbangan khas untuk keperluan

mendesak sahaja.

3.5.2 Cadangan keperluan yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada

Bahagian Belanjawan, Jabatan Bendahari UMS untuk pertimbangan

selanjutnya.

3.6 Penggunaan Utiliti dan Bahan

3.6.1 Usaha penjimatan penggunaan utiliti seperti air, elektrik, alat

perhubungan dan bahan bakar serta bahan-bahan lain hendaklah

dipertingkatkan. Peraturan dalaman bagi usaha penjimatan

penggunaan utiliti hendaklah dikuatkuasakan dengan lebih

ketat.

3.7 Penganjuran Persidangan/ Seminar/ Pameran/ Mesyuarat/ Kursus/

Bengkel/ Retreat

3.7.1 Penganjuran persidangan/ seminar/ pameran/ mesyuarat/

kursus/ bengkel/ retreat adalah dihadkan kepada yang perlu

sahaja dan hendaklah diadakan dengan keutamaan diberi

kepada premis UMS dan agensi Kerajaan yang sedia ada.

3.7.2 Penggunaan kemudahan hotel hanya dibenarkan bagi

persidangan/ seminar/ pameran/ bengkel/ mesyuarat

antarabangsa yang melibatkan bilangan peserta yang lebih

besar dan memerlukan kemudahan logistik yang lebih baik.

Dalam hubungan ini, hendaklah dipastikan bahawa premis yang

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 5 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

digunakan adalah memadai dan bersesuaian dengan matlamat

penganjuran persidangan/seminar/pameran/ mesyuarat/ retreat

tersebut.

3.7.3 Semua kursus/ latihan dan bengkel dalaman yang dianjurkan

oleh PTJ dan universiti untuk kakitangan hendaklah dihadkan

dan diadakan menggunakan kemudahan yang sedia ada di

UMS.

3.7.4 Perbelanjaan yang terlibat dalam penganjuran persidangan/

seminar/ pameran/ mesyuarat/ kursus/ bengkel/ retreat

hendaklah dibuat secara sederhana pada kadar yang diluluskan

dan tanpa perbelanjaan yang keterlaluan untuk perhiasan,

acara persembahan, cenderamata dan jamuan makan.

3.7.5 Pengurus PTJ hendaklah mengamalkan perbelanjaan berhemah bagi

tempahan jamuan makan dan minum mesyuarat/ seminar/ bengkel/

kursus dan program/aktiviti universiti.

3.8 Penganjuran Acara Majlis / Upacara/ Keraian

3.8.1 Majlis, upacara dan keraian seperti pembukaan pejabat/

persidangan/ mesyuarat/ penyampaian hadiah/ perasmian/

penutupan bengkel/kursus hendaklah dihadkan.

3.8.2 Sekiranya perlu diadakan, penganjuran majlis/ upacara

keraian hendaklah secara sederhana dan perbelanjaan yang

terlibat dihadkan kepada yang benar-benar penting dan tidak

melibatkan perbelanjaan yang besar seperti mengadakan

sambutan besar-besaran dan pertunjukan pentas. Perhiasan dan

jamuan hendaklah ditahap sederhana dan majlis hendaklah

dibuat menggunakan kemudahan sedia ada universiti.

3.8.3 Bekalan pakaian bagi majlis/upacara pelancaran/ perasmian

tidak dibenarkan.

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 6 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

3.8.4 Pemberian cenderahati tidak digalakkan tetapi sekiranya

benar-benar perlu, hendaklah mematuhi kadar dan syarat

peraturan kewangan yang ditetapkan dan dihadkan kepada

buku, kraf tangan tempatan atau produk makanan tempatan.

3.8.5 Amalan pemberian cenderamata/ doorgift kepada tetamu

upacara rasmi / majlis keraian seperti majlis penganugerahan/

perasmian/ pelancaran/ persidangan/ makan malam/

mesyuarat dan sebagainya tidak digalakkan dan hendaklah

mematuhi kadar dan syarat peraturan kewangan yang

ditetapkan.

3.8.6 Sekiranya PTJ menggunakan Event Manager bagi

menganjurkan acara majlis/ upacara keraian atau program-

program seperti di para 3.7 di atas, hendaklah dipastikan

bahwa item-item perbelanjaan yang termasuk dalam pakej dan

akan dibayar kepada Event Manager adalah mengikut kadar

yang ditetapkan oleh Kerajaan serta mematuhi semua

peraturan yang berkuatkuasa.

3.9 Pelaksanaan kempen dan aktiviti publisiti

3.9.1 Pelaksanaan kempen dan aktiviti publisiti hendaklah diadakan

bersesuaian dengan kumpulan sasaran yang dikenal pasti.

Keberkesanannya hendaklah dinilai bagi memastikan tujuan

kempen/ aktiviti publisiti memenuhi impak yang hendak

dicapai.

3.9.2 Langkah-langkah penjimatan hendaklah diambil dalam

pelaksanaan kempen dan aktiviti publisiti seperti dengan

menghadkan penggunaan banner dan banting kepada jumlah

minima serta mengurangkan kos-kos pengiklanan dan cetakan

brosur.

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 7 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

3.10 Bayaran Bil dan Tuntutan

3.10.1 Semua ketua PTJ hendaklah memastikan tiada tunggakan

bayaran bil dan tuntutan ke atas bekalan dan perkhidmatan

yang telah diberi oleh pembekal dan kontraktor. Hendaklah

dipastikan bahawa semua bil dan tuntutan bagi sesuatu tahun

dijelaskan sebelum berakhirnya tahun kewangan berkenaan.

3.11 Pembelian Aset Dan Perkakasan Komputer

3.11.1 Sebarang cadangan pembelian baru bagi aset termasuk

pembelian kereta, perabot, perkakasan komputer, alat-alat

pengajaran/ penyelidikan dan lain-lain kelengkapan pejabat

yang belum komited akan ditangguhkan. Sementara itu,

pembelian bahan-bahan kecil keperluan pejabat termasuk

bahan percetakan dan alat tulis hendaklah dikurangkan.

3.11.2 Bagi aset-aset universiti sedia ada, kerja-kerja

penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan secara optimum

supaya dapat menjimatkan tenaga dan mengurangkan

perbelanjaan dalam tempoh jangka masa akan datang.

3.12 Pewujudan Jawatan

3.12.1 Semua pewujudan jawatan baru dan lantikan kakitangan

kontrak/ sambilan/ pekerja khidmat singkat hendaklah

diproses melalui jabatan Pendaftar Universiti Malaysia Sabah.

3.12.2 Lantikan bagi kakitangan pensyarah/ demonstrator/ jurulatih

bagi tujuan pengajaran hendaklah dihadkan mengikut

keperluan sebenar PTJ dan dikurangkan kepada bilangan

minima.

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 8 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

4.0 ANGGARAN PERBELANJAAN MENGURUS 2008

4.1 Selaras dengan keputusan Kerajaan untuk mengawal perbelanjaan

awam, pemotongan sebanyak 10% akan dikenakan ke atas semua

agensi kerajaan bagi Objek Am 20000 (Perkhidmatan dan bekalan)

dan Objek Am 30000 (Aset) di bawah perbelanjaan Mengurus 2008.

Namun, begitu jumlah sebenar akan ditentukan oleh Perbendaharan

setelah dimuktamadkan. Sehubungan dengan itu, pihak UMS mungkin

akan membuat pemotongan peruntukan dan akan dimaklumkan

secara berasingan kepada PTJ yang berkaitan.

4.2 Semua perolehan bagi peruntukan yang telah diluluskan

hendaklah selesai di proses di peringkat PTJ atau cadangan

perolehan dikemukakan ke Bahagian Perolehan, Jabatan

Bendahari (bagi proses perolehan secara tender/ sebutharga)

selewat-lewatnya sebelum 31 Julai 2008. Peruntukan yang

tidak digunakan menjelang tarikh tersebut mungkin akan

ditarik balik untuk diselaraskan semula.

5.0 PEMATUHAN DAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN

5.1 Ketua PTJ hendaklah mengawasi dengan rapi setiap perbelanjaan dan

sentiasa mengingatkan pegawai bawahannya bahawa tindakan surcaj

dan tatatertib boleh diambil sekiranya didapati garis panduan dan

syarat-syarat yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling ini dan juga

peraturan pengurusan kewangan yang sedia ada tidak dipatuhi.

5.2 Langkah-langkah mengawal perbelanjaan ini adalah terpakai

bagi semua peruntukan/ aktiviti / program universiti

termasuklah yang telah diluluskan sebelum tarikh Surat

Pekeliling Bendahari ini namun belum dilaksanakan.

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 9 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat

6.0 TARIKH KUAT KUASA

6.1 Surat pekeliling ini berkuatkuasa serta merta mulai tarikh

ianya dikeluarkan.

Sekian, terima kasih.

s.k

Y. Bhg. Naib Canselor UMS Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) Pendaftar Bahagian Audit Dalam Bahagian/ Seksyen/ Unit, Jabatan Bendahari

Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2008 m.s 10 drpd 10 - Garis Panduan Bagi Perbelanjaan Secara Berhemat