Инструкция по работе с программой

«Сводная отчетность».

2

Инструкция по работе с программой «Сводная отчетность».

Содержание:

УСТАНОВКА ПРОГРАММЫ.....................................................................................................................................3

1.1.ИНСТАЛЛЯЦИЯ.....................................................................................................................................................31.2 ОТКРЫТИЕ ДОСТУПА...........................................................................................................................................3

2.НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ..............................................................................................................................4

2.1 НАСТРОЙКА СТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.............................................................................................................42.2 МЕНЮ «ДОВІДНИКИ»..........................................................................................................................................5

2.2.1 Справочник «Організації».......................................................................................................................62.2.2 Справочник «Типи звітів».........................................................................................................................72.2.3 Справочник «Плановий кошторис на рік»...............................................................................................82.2.4 Удаление ненужных записей в справочниках........................................................................................9

3. МЕНЮ «БАЛАНС»................................................................................................................................................9

3.1 ЗАПОЛНЕНИЕ БАЛАНСА.......................................................................................................................................93.2 РАСШИФРОВКА ПО ЗАБАЛАНСОВЫМ СЧЕТАМ..................................................................................................103.3 ПЕЧАТЬ ОТЧЁТОВ...............................................................................................................................................11

4. МЕНЮ «Д (ДЕРЖАВНІ)» И «М (МІСЦЕВІ)»................................................................................................11

5. МЕНЮ «ДОДАТКИ КВАРТАЛЬНІ»...............................................................................................................13

5. МЕНЮ «РІЧНІ»....................................................................................................................................................13

6. МЕНЮ «РЕЄСТР»................................................................................................................................................14

7. МЕНЮ «ГОСПРОЗРАХУНОК»........................................................................................................................14

8. МЕНЮ «ІНШІ ЗВІТИ»........................................................................................................................................15

9.МЕНЮ «СЕРВІС».................................................................................................................................................16

10.СВЕДЕНИЕ ДАННЫХ ПО ВСЕМ ОРГАНИЗАЦИЯМ...............................................................................20

11.Установка новой версии программы. Обновление программы........................................................................21

3

Установка программы

1.1.ИнсталляцияДля установки программы необходима программа инсталляции setup.exe. При

запуске этой программы начинается подготовка к установке программы. Следует дождаться появления окна Вас приветствует программа InstalShield Wizard для бюджет. После этого следует нажать кнопку «Далее».

Должно появится окно выбора папки назначения. По умолчанию программа предлагает папку c:\ZvedenaZvitnist. Если вы хотите установить программу в другую папку, следует нажать кнопку «Изменить» и выбрать другую папку. Если вы укажете папку, которая еще не существует, то она будет создана. После этого следует нажать кнопку «Далее».

После этого появится окно Готова к установке программы. Чтобы начать установку, следует нажать кнопку «Установить». До нажатия этой кнопки можно в любой момент вернуться на предыдущий этап, чтобы поменять параметры установки.

После нажатия кнопки «Установить» начнется установка программы. Ход установки отражается в окне Установка Сводная отчётность. Процесс инсталляции можно в любой момент прервать, нажав кнопку «Отмена» и на вопрос Прервать установку? ответить «Да». В этом случае установку программы придется начать с самого начала.

По завершении установки появится окно Программа InstallShieldWizard завершена. Следует нажать кнопку «Готово». На данном этапе отменить инсталляцию уже нельзя – можно удалить программу через меню «Пуск», «Панель управления», «Установка и удаление программ».

После завершения установки программы на рабочем столе появится ярлык программы «Зведена звітність», через который программа запускается.После установки программы ее требуется авторизировать.При переустановке Windows потребуется повторная авторизация программы.

1.2 Открытие доступаПри запуске программы появится окно выбора организации. При первом запуске

оно содержит единственную организацию – Моя организация. Следует нажать кнопку .После этого при первом запуске программы откроется окно Введите регистрационный ключ для активации программы. Следует нажать кнопку «Редактировать».Появится окно ввода регистрационных данных, в котором следует указать:

Наименования организации: название организации; Город: город или село, в котором находится организация; № рабочего места: как правило 1; если программа устанавливается на

несколько машин, то присваиваются номера по порядку от 1 и далее.

После ввода этих параметров следует сообщить эти параметры по тел. (0652) 51-68-77, а также дату установки, тип лицензии и дополнительный параметр, разработчикам программы. Затем нажать кнопку «Применить», на вопрос «Сохранить изменения?» ответить «Да» и ввести код, который сообщат разработчики программы. Если все параметры и код будут введены верно, то доступ к программе должен быть открыт, о чем засвидетельствует сообщение Вы успешно зарегистрировались. После этого с программой можно работать в обычном режиме.

4

2.Настройка программы

2.1 Настройка структуры организацийЕсли в вашем подчинении есть подотчётные организации, то вам обязательно надо

ознакомиться с этим разделом. Если вы одна единая организация или подотчётная головной организации, то этот раздел можете пропустить.

Первое, что следует настроить после установки программы, – справочник организаций (меню «Довідники» - «Організації»).

Этот справочник имеет древовидную структуру: в корне дерева находится главная организация, которая может содержать подотчетные организации, которые, в свою очередь, могут иметь свои подотчетные организации. Структура организаций может иметь, например, следующий вид:

Туровлянский сельский советаппаратсады

сад Туровлясад Заозерьесад Емельяновка

клубыДК Туровляклуб Заозерьеклуб Семенец

амбулаторияФАПы

ФАП ТуровляФАП СеменецФАП Заозерье

Пример 2.1 – Дерево организаций

Здесь организация «сельский совет» имеет пять нижестоящих организаций: «аппарат», «сады», «клубы», «амбулатория» и «ФАПы»; организация «сады» имеет три нижестоящие организации: «сад Туровля», «сад Заозерье», «сад Емельяновка» и т.д.Смысл такой классификации состоит в том, что в организациях нижнего уровня вносятся отдельные сметы расходов, затем они передаются «снизу вверх», и в конечном итоге на главной организации, то есть организации самого верхнего уровня, «собирается» вся смета.

Если же вас не интересуют цифры по отдельным садам, ФАПам, клубам и т.п., то, возможно, более целесообразной, будет упрощенная классификация.

Туровлянский сельский советаппаратсадыклубыамбулаторияФАПы

Пример 2.2 – Дерево организаций

Следует заметить, что такая классификация соответствует функциональной классификации расходов, а разбивку по КФК нужно делать независимо от того, какое дерево организаций вы выстроите. Поэтому достоин рассмотрения и самый простой вариант – всего одна организация: «Сельский совет».На дерево организаций накладывается единственное ограничение: в нем может быть одна и только одна главная организация. Количество вложенных организаций и глубина вложенности не ограничивается.При внесении дерева организаций следует учитывать, что:

создание организаций производится через меню Сервис, Одерження даних або

створення нових кнопкой ;

5

можно создать только организацию, подотчетную текущей. Чтобы создать организацию, подотчетную другой, не текущей организации, нужно предварительно сделать ее текущей (через меню Сервіс, Зміна поточної організації);

все новые организации создаются по стандартному шаблону; в частности, им присваивается название «Сельский совет». Менять реквизиты организаций можно через меню Справочники, Организации.

Опишем внесение дерева организаций из примера 2.1.1. Входим в меню Справочники, Организации.2. Непосредственно после установки программы дерево организаций содержит

единственную организацию под названием «Сельский совет». Следует нажать кнопку Показать, отредактировать название организации и другие параметры (адрес, ОКПО и т.д.), после чего нажать кнопку Применить.

3. Выходим из справочника организаций и входим в меню Сервис, Одерження даних або створення нових.

4. Нажимаем кнопку .5. Указываем название каталога базы данных: можно оставить без изменения, а

можно ввести какое-либо название (латинскими буквами и без пробелов), после чего нажать кнопку OK.

6. В списке подотчетных организаций (под надписью Дані якої організації ви бажаєте видалити або обновити?) должен появиться Сельский совет – всем новым организациям программа по умолчанию присваивает такое название. Далее следует повторить операции 4 – 5 несколько раз, чтобы создалось несколько новых подотчетных организаций – в нашем случае пять.

7. Снова идем в меню Справочники, Организации и корректируем только что созданные подотчетные организации («сельские советы») – исправляем наименования на «аппарат», «сады» и т.д. Если эти организации являются самостоятельными учреждениями, то следует внести также и их реквизиты (ОКПО и прочие).

8. Теперь следует внести организации, подотчетные организации «сады». Однако при создании новой организации программа автоматически «подчиняет» ее текущей. Поэтому предварительно нужно сделать «сады» текущей организацией. Для этого заходим в меню Сервис, Зміна поточній організації, выбираем (левой кнопкой мыши) «сады» из списка организаций и нажимаем

кнопку .9. Появится сообщение Для изменения текущей организации программа должна

закрыть все окна. Продолжить? Нажать кнопку Да.10. Вносим организации, подотчетные организации «Сады» (см. операции 3 – 7).11. Снова меняем текущую организацию, вносим ФАПы, затем – клубы.

2.2 Меню «Довідники»

Все справочники находятся в меню «Довідники». В программе существуют следующие виды справочников:

6

Справочник «КЕКВ-рядки» используется при изменении казначейских форм и заполняется программистами.

Справочник «Плановий кошторис на рік» вносится плановая смета.Справочник «Організації» вводятся название организации и его подразделений, их

реквизиты и специальные настройки для работы в программе.Справочник «Типи звітів» отражает типы фондов. Справочник «КПК» содержит все КПК, применяемые на территории Украины. Для

удобства пользования программой можно удалить КПК, не применяемые в вашей организации. В случае необходимости их в дальнейшем можно добавить, написав код КПК, наименование и нажав «Добавить».

2.2.1 Справочник «Організації».

Справочник «Організації» вводятся название организации и его подразделений, их реквизиты и специальные настройки для работы в программе.

7

При использовании этого режима открывается окно выбора организации, выбираете необходимую, и нажимаете «Показать». Далее открывается окно «Организации», состоящая из 2-х закладок: «Данные организации» и «Настройки».

На странице «Данные организации» проставляете название организации (можно сокращенно), адрес, банк.

Страница «Настройки» имеет 2 колонки: в левой – определения и подсказки, а в правой вводятся реквизиты организации и настройки. При заполнении настроек следует обратить внимание на строки:

«0- госбюджет, 1 – местный бюджет» - если вы относитесь к госбюджету, то здесь должен стоять - 0, местный бюджет – 1.

«1 – В форме 4-2 используются материалы, 0- в форме 4-2 материалов нет» - если форма 4-2 разбивается отдельно на материалы и денежные ср-ва, а потом делается общий свод, то ставите – 1.

«В отчётах 1- проставлять 0 когда нулевое значение; 0 – оставлять пустое место» – должен стоять 0.

«КВК» – указываете КВК, тогда при заполнении форм будут открываться КПК (КФК) только по указанному КВК. Если ничего не заполнять, то будут открываться все КПК (КФК) из справочника.

«Кто бухгалтер», «Кто директор» – пишете ФИО главного бухгалтера и руководителя для подписи на документах.

«Наименование КВК (Кода вiдомчої класіфікації)» – прописью пишете полное название КВК, которое попадает в шапку отчёта.

«Перезаписывать десятые КЕКРы в форме 2, колонка 5 (1-да, 0-нет)» – должен стоять 0.

«Текущая дата» – указывается последний календарный день месяца и год отчётного периода. При формировании отчётов по умолчанию будет стоять дата, указанная в этой строке. Рекомендуется изменять дату каждый отчётный период.

«Тип отчета (0-свободный, 1-принужденный)» - если поставить 0 – свободный, то при формировании отчётов программа предлагает все типы отчётов, которые есть в справочнике (бюджет, спецсчёт и др.); если – 1, то при формировании Ф №2 будет открываться тип отчёта бюджет, для Ф №4 - только спецсчёт. Для подотчётных организаций рекомендуем ставить – 1.

«УТОГ (1-да, 0- нет)» – 1 ставят только организации типа УТОГ. «Что будет показываться на месте «Головний бухгалтер» в отчётах», «Что

будет показываться на месте «Керівник» в отчётах» - пишете название должности в соответствующих строках.

Не забудьте нажать «Применить» после занесения всех данных. Для того, чтобы все изменения отразились в казначейских отчетах (например, после изменения текущей даты или ФИО должностных лиц) закройте программу (т.е. нажмите «Выход») и войдите в нее опять или воспользуйтесь меню «Сервіс» - «Зміна поточної організації».

Если ваша организация имеет подотчётные, то эту настройку надо проделать с каждой подотчётной организацией отдельно.

2.2.2 Справочник «Типи звітів»

Справочник «Типи звітів» отражает источники финансирования. Если вы сдаёте отчёты головной организации , то этот справочник вы не имеете право изменять без согласования с головной. Обратите внимание, чтобы у Вас была заполнена колонка «Класс». Пояснения к этой колонке написаны внизу окна.

8

Если возникла необходимость добавить новые источники финансирования:1. В поле «Введите код» добавьте следующий по порядку номер источника

финансирования.2. В поле «Введите наименование типа» напишите название источника. 3. Нажмите «Добавить». Укажите пароль, который можно узнать у разработчиков

по тел. (0652) 51-68-77.4. Укажите класс.

2.2.3 Справочник «Плановий кошторис на рік» В справочник «Плановий кошторис на рік» вносится смета и изменения к ней. Данные из справочника выбираются в казначейские формы. Если вы начали работать с программой в конце года, то мы не рекомендуем заполнять этот справочник. Начнёте его вести с начала следующего года. Данные сметы вносите пока «руками» в формы отчётов.

Плановую смету можно перенести из программы «ЧИЖ-бухгалтерия», «ЧИЖ – Казна». Для заполнения «Планового кошториса на рік» вручную:

1. Меню «Довідники» - «Плановий кошторис на рік».2. С помощью мышки выбираете тип фонда (бюджет, спецсчет) и форму отчёта.

3. Добавляете запись 4. Номер для свода – 05. Тип отчета – уже стоит выбранный вами.6. Ставите год, за который заносите смету.7. Проставляете КПК (КФК) и КЕКВ.Общий фонд:8. По общему фонду смета заполняется помесячно. Передвигаясь с помощью

полосы прокрутки вправо заполняете колонки «по смете» и «план» за каждый месяц. Чтобы просуммировать общий итог внизу окна нажимаете на кнопку «Посчитать сумму на год по смете», «Посчитать сумму на год по плану».

Спецфонд:9. По спецфонду смета вносится общей суммой на год в колонке «Сумма на год по

смете» напротив соответствующего КЭКРа. Остаток на начало года вносится отдельной строкой: указываете КЕКВ – 0, в колонке «Остаток на начало года» ставите сумму.

Изменения к смете:

9

10. Изменение к смете вносится также, только надо поставить галочку в поле «Изменение к смете». Также надо проставить дату изменения и номер. Можно заполнить поле «Підстава». Проставляется только сумма изменения.

Можно распечатать смету в различных вариантах. Для этого надо нажать на кнопку «Отчеты» внизу окна и выбрать подходящую форму.

2.2.4 Удаление ненужных записей в справочниках.

1. В каждом окне, где существует возможность добавления новых записей, есть возможность их удаления. Для этого: вы хотите удалить.

2. Воспользуйтесь кнопкой 3. Слева от этой записи появится черный прямоугольник.

4. Если вы передумали удалять эту запись, снова выделите ее и нажмите 5. Окончательное удаление записи с экрана: меню «Сервіс» - «Пакування БД

(видалення помічених на видалення записів)».6. Удаление записей во всех организациях сразу – используйте режим «Пакування БД

по всіх оргаізаціях (видалення помічених на видалення записів)».

7. Кнопка удаляет все записи в справочниках. Перед удалением появляется запрос на удаление.

3. Меню «Баланс»

Меню «Баланс» построено следующим образом:

«Довідник – групи форми Баланс» содержит наименования групп «Баланса» активу и пассива. Заполняются при каждом измененении формы баланса программистом. «Довідник – баланс» содержит полный перечень всех статей формы баланса и их формулу, т.е. суммирование итоговых строк. «Форма №1 Баланса» - заполнение баланса вашей организации. «Розшифровка позабалансових рахунків» - внесение данных по забалансовым счетам. «Друк форми №1 Баланс» предназначен для печати формы баланса и расшифровки.

3.1 Заполнение баланса

Открываете меню «Баланс» - «Форма №1 (баланс)». В открывшемся окне указываете тип формы баланса (бюджет) и дату (последнее календарное число отчётного месяца) и нажимаете кнопку «ОК». В результате откроется окно баланса. Для заполнения используются кнопки, расположенные внизу окна.

10

Для того, чтобы у появились строки нажмите «Додати списком». На вопрос: «Вставить данные из Справочниками», - отвечаете «Да». Далее заполняете форму вручную или выбираете из «Чижа» с помощью «Взяти з Чиж-бухгалтерії». При заполнении формы можно проставить данные на начало года, ориентируясь на прошлый квартал (т.е. если, например, в первом квартале вы заполняли графу «На початок звітного періоду», то в следующих кварталах вы можете заполнить эту графу автоматически, нажав в левом верхнем углу «Проставить на начало»). В форме Баланс со строки 490 начинаются коды «Довідок до рахунку 71»: «Доходи загального фонду» и «Доходи спеціального фонду». Данные заносятся в графу «На кінець звітного періоду».

После внесения данных, необходимо просуммировать отчет, воспользовавшись . При необходимости данные отчета можно отразить в тысячах. Для этого на верхней

панели нажмите . Для округления данных до единиц нажмите . Можете воспользоваться системой поиска необходимых данных (сумм, слов и т.д.) –

нажмите . В открывшемся окне впишите данные для поиска. Если таких значений

может быть несколько, воспользуйтесь повторным поиском .

Удаление одной записи (строки) производится при помощи .

Удаление всех записей (строк) - .

3.2 Расшифровка по забалансовым счетам

Данные расшифровки забалансовых счетов вносятся в режиме «Розшифровка позабалансових рахунків». Работа с расшифровками аналогична заполнению «Баланса».При формировании дату отчёта указываете такую же, как в балансе.

1. При отсутствии каких-либо строк для заполнения используйте «Додати списком».

11

2. Заполняете необходимые поля и нажимаете для выведения остатков и итоговой суммы.

3.3 Печать отчётов

Режим «Друк форми №1 Баланс» предназначен для печати формы №1 «Баланс», «Расшифровка по забалансовым счетам» и справки к счету 71.

Сначала выводится на экран Баланс, затем, после нажатия Esc или отправки на

печать (кнопка вверху панели), выводятся на печать остальные формы.

4. Меню «Д (державні)» и «М (місцеві)»

Меню «Д» имеет следующий вид: Меню «М» имеет следующий вид:

Выбираете форму, с которой собираетесь работать. Появляется следующее окно:

Если в настройке указано, что форму 4-2 разделять на материальные и денежные

ср-ва, то в окне добавляются ещё поля . 1. Выбираете тип отчёта (бюджет, спецфонд), соответствующий казначейской

форме, КПК. 2. Проставляете дату конца отчетного периода.3. Выбираете периодичность формы.4. Нажимаете ОК.5. В открывшейся форме нажимаете «Додати списком» для появления на экране

строк.6. Если вы вносили плановую смету, то на верхней панели нажимаете на кнопку

«Затверджено» для формы № 2 и № 4-3. Это позволит автоматически заполнить графу «Затверджено кошторисом на рік».

7. Для формы № 4-1, № 4-2 и № 4-3 нажимаетена кнопку «Затверджено» и «Залишок». Если вы вносили остаток на начало года в «Плановий кошторис на рік», то он обязательно выберется из сметы в форму при нажатии на кнопку «Залишок».

12

8. Далее заполняете форму вручную или выбираете из «Чижа» при помощи нижнего меню «Взяти з «Чиж-бухгалтерії». При заполнении вручную следует заполнять только «единичные» КЕКРы (а именно: 1111, 1120, 1131, 1132 и т.д.). Итоговые КЕКРы и остаток на конец периода будут просуммированы

после нажатия . А также при попытке закрыть форму – программа запросит «Забыли просуммировать! Просуммировать?»

9. На верхней панели есть кнопки , которые используются для следующего:

а) - для округления данных после перенесения их из «Чиж-бухгалтерии». Округлять данные можно до суммирования КЕКРов и после (результат может быть разным).

б) используется в том случае, когда вам необходимо показать результат в тысячах.

в) применяется для обнуления всех данных этой формы.

г) используется для копирования колонок в случае, если они совпадают. Для этого станьте мышкой на колонке (графе), которую

собираетесь копировать, затем нажмите на , далее щелкните левой

мышкой на колонке, которая должна быть идентичной первой и нажмите .

д) используйте в том случае, если вы носите в Казначейство готовые формы в виде электронных носителей. При нажатии на режим, он

запросит «путь к каталогу, куда требуется сохранить файл», нажмите на и выберите путь (например, диск А). Отметьте в виде галочки необходимость передачи отчетности в тысячах.

е) найти нужную сумму или КЕКР можно, воспользовавшись режимом .

Повторный поиск (в случае, если значений несколько) - .

10. Печать формы при помощи . При нажатии у вас появится следующее окно:

Первоначально выберите «Печатать как есть», затем, если на последней странице остались только подписи, вернитесь к режиму «Звіт» и укажите количество переносимых на последнюю страницу строк (например, 2), нажмите

«Применить». Для вывода на принтер

13

Все формы отличаются друг от друга только внешним видом, условием выборки данных из «Чиж-бухгалтерии» и необходимостью выборки данных из сметы. Для форм № 7 и № 7.1 существует удобный режим в верхнем меню

, который автоматически повторяет данные предыдущего отчетного периода на начало.

5. Меню «Додатки квартальні»

Для работы с квартальными приложениями:1. Зайдите в меню «Додатки квартальні».2. Выберите необходимый додаток.3. Укажите тип отчета. Выборка КПК не работает, т.к. приложения предоставляются

по всем КПК.4. Проверьте правильность даты.5. Для того, чтобы на экране отразилась форма для заполнения, нажмите

. 6. Далее внесите необходимые данные, кроме итоговых строк. Суммирование

итоговых строк – режим . 7. При работе с Додатком № 14 для его формирования используйте режим

отдельно для каждого кода программной классификации и единичного КЕКРа (т.е. 1111, 1120 и т.д.). Для создания и суммирования итоговых КЕКРов

нажмите . На запрос «Выполнить корректировку перед суммированием?» отвечайте «Да».

8. Печать приложений при помощи и

5. Меню «Річні»

Меню содержит годовые формы № 5, № 6, № 9, № 15 и годовые приложения. Для форм № 5, №6, № 9, № 15 имеются Справочники, которые также находятся в меню «Річні» и могут применяться пользователем для написания формул и добавления строк. Если Вы не уверены, справитесь ли, дождитесь изменений от программиста. Формы № 5 и № 6 имеют по 2 части. Это позволяет формировать и печатать отдельно первые и вторые листы форм. Для создания форм:

1. Выберите нужную форму или Приложение.2. Укажите тип отчета, проверьте правильность даты.

3. Добавьте строки для заполнения с помощью .

4. Внесите данные, выберите .

5. Нажмите .

6. Для печати и (вывод на принтер). 6. Меню «Реєстр»

В меню «Реєстр» имеется следующий вид реестров:

14

Их используют при наличии большого количества КПК для получения общей информации по каждой из казначейских форм, а именно: итоговые суммы по каждому КПК и источнику финансирования (типу отчетов). Для создания реестра необходимо:

1. Выбрать реестр по определенной форме.2. Оставить тип отчета, предлагаемый программой.3. Указать дату (конец отчетного периода).

4. Нажать .5. Вывести на печать при необходимости. Ведомость нельзя корректировать

вручную! Исправляйте данные в формах! После исправления с помощью удалите данные и снова «Додайте списком».

7. Меню «Госпрозрахунок» Данное меню предназначено для составления отчетности хозрасчетных предприятий, в том числе находящихся на упрощенной системе сдачи отчетов. Как правило, применяется в многоструктурной организации, которая сводит единый баланс и прочие отчеты. Справочник в данном меню служит для внесения формул расчета. Работа с отчетами следующая: 1. Выберите форму. 2. Тип отчета должен быть спецсчет. 3. Проверьте правильность даты.

3. Нажмите «Додати списком».4. Внесите данные (можете не разносить итоговые строки – они просуммируются

автоматически при нажатии )5. Распечатайте отчет при необходимости.6. Форма № 5 состоит из пяти частей, каждая из которых является отдельным

листом отчетной ведомости. Для формирования выберите нужную часть, настройте дату и нажмите «Создать».

7. В дальнейшем можете выбирать готовую ведомость на экране, для

редактирования, просмотра или печати нажимая .

8. Меню «Інші звіти»

Меню «Інші звіти» используется для создания отчетов по зарплате в Пенсионный Фонд, Фонд страхования от несчастных случаев, Фонд социального страхования от

15

временной нетрудоспособности, Фонд социального страхования на случай безработицы, комунального налога, а также Декларация НДС. Также отдельными режимами идут «Расшифровка расходов по оплате труда и денежному обеспечению» и «Численность и денежное содержание». Принцип формирования отчетов следующий:

1. Выбираете необходимый отчет.2. Указываете дату (в данном случае – это дата начала отчетного периода).3. Нажмите «Создать» и, если отчет с такой датой уже существует, то

«Редактировать». Заполните необходимые для отчета реквизиты на экране (например, регистрационный код страховщика).

4. Если Вы работаете с программой «Чиж-бухгалтерия», то нажмите «Взяти з Чиж-бухгалтерії». В противном случае заносите все данный вручную. В первом случае укажите:

- балансовый счет с субсчетами или без них – для выбора остатка на начало года по фонду соц.страхования в раздел III. стр.1 или стр.13

- коды операций, которые определяют перечисления оплаты в Фонд соц.страха по кредиту банковских счетов (раздел III. Р.15) ( « в фонд »)

- коды операций, которые определяют перечисления оплаты от Фонда соц.страха по дебету банковских счетов (раздел III. Р.9) ( « від фонду »)

- коды видов начислений, входящие соответствено в раздел IV ч. 1 стр. 1, 1.1, …6.Если в строку входит несколько видов начислений, их коды перечисляются через « , ». После последнего кода в строке никакие знаки не ставятся. Однажды занесенные условия выборки сохраняются до тех пор, пока не будут изменены пользователем.

- код налога с работника - 366 по виду удержания в з\пл- корректировку кода налога с работника - 367 по виду удержания в з\пл( обычно не

используется, позиция пустая).

5. Нажмите для выведения итогов.

6. Используйте для перехода на следующие страницы отчета.7. Значок округления в верхнем меню используется для округления всего отчета в

целом. справа округляет только первую часть «Среднесписочную численность работников».

9.Меню «Сервіс»

Меню «Сервіс» имеет следующие режимы:

16

1. «Зміна поточної організації» используется в случае, когда Вам необходимо изменить текущую организацию. Аналогично выходу и входу в программу.

2. «Архівація» используется для сохранения данных в конце каждого отчетного периода.

3. «Пакування БД (видалення помічених на видалення записів)» применяется для

полного удаления данных, которые Вы отметили или .

4. «Пакування БД по всіх організаціях (видалення помічених на видалення записів)» аналогичен предыдущему режиму, только упаковывает данные сразу во всех организациях.

5. «Передавання та отримання даних» используется для передачи данных между базами, не имеющими сетевой поддержки.

6. «Перевірити звіти» применяется после формирования всех отчетных данных для проверки правильности их внесения. Работает на основании казначейских рекомендаций к заполнению форм.

Чтобы осуществить проверку:- выберите этот режим;- в поле «КПК» выберите «По всем КПК с учетом типа отчета и периода»;- «Тип отчета» укажите «Бюджет»;- укажите дату для проверки отчетов;- нажмите «Проверить»;- если в отчетах есть несовпадения с «Рекомендацией», то программа укажет на них,

если нет – появится сообщение «Ошибок нет»;- ошибки для удобства их обнаружения можно распечатать с помощью кнопки

«Печать».

17

7. «Передати дані на диск» используется для передачи данных от подотчетных организаций главной. Для этого можно использовать любой электронный носитель (диск, дискету, передачу данных через Интернет).

Для формирования данных:- выберите этот режим;- укажите путь к архиву (по умолчанию - дискета);

- если вы хотите сохранить в другое место – нажмите и выберите путь.

- После этого - .

8. «Одержання даних або створення нових» используется в главной организации, которая «собирает» данных своих подотчетных структурных подразделений. Т.е. для принятия данных вам необходимо зайти в данные вышестоящей организации, а не в организацию, данные которой вы принимаете. Есть несколько способов принятия данных, которые используются в зависимости:

- существует ли данная организация в вашей базе данных, т.е. вы не в первый раз принимаете данные этой организации. Если такой организации пока нет – укажите путь к архиву (вверху) и поставьте галочку на «Прийняти дані нової організації» (внизу), в поле, которое станет доступным, английскими буквами без пробелов, различных символов напишите короткое название новойорганизации или оставьте предлагаемое программой. Нажмите «Одержати». Новая организация с готовой заполненной базой принята.

- если данные этой организации вы принимаете не впервые – просто укажите путь к архиву и выберите организацию из списка. Нажмите «Одержати».

18

- В случае, если данные новой организации Вы не принимаете с дискеты, а

собираетесь занести вручную, сделайте следующее: нажмите . Появится окно с запросом как будет называться каталог для новой организации – впишите туда короткое название организации английскими буквами без пробелов и символов или используйте предлагаемое. Нажмите ОК.

Необходимо учитывать, где именно Вы создаете новую организацию или принимаете данные старой. Подотчетная организация должна создаваться (приниматься) строго под вышестоящей. Будьте внимательны, если ваша организация с многоуровневой структурой!

9. «Перегляд транспортних файлів» позволяет просмотреть файлы, сформированные

в меню «Д» или «М» в каждой из форм с помощью режима «Передати». Для просмотра файлов в режиме «Перегляд транспортних файлів» выберите путь и нажмите «Показать».

10. «Протокол даних» позволяет увидеть отчет по выбранной организации в разрезе каждой формы, источника финансирования и КПК. Для просмотра выберите дату.

11. «Імпорт даних з “Чиж-бухгалтерії» позволяет переносить справочники КПК, КЕКРов и плановую смету на год с программы «Чиж-бухгалтерия».

12. «Калькулятор Windows» - для удобства работы с программой. Этот режим можно вызвать в любом месте работы с программой, нажав Ctrl + F4.

13. «Інформація про зміни» содержит информацию про необходимые изменения в режиме «Небезпечний режим» при изменении программ.

14. «Виправлення настроювання otc.ini» позволяет изменить пути настройки для перенесения данных из программы «Чиж-бухгалтерия», а также сделать следующие настройки для организаций:

- при закрытии казначейских форм делать запрос на суммирование всех данных;- при многоуровневой структуре подотчетные организации сортировать по алфавиту;- при многоуровневой структуре использовать общий файл рекомендаций (проверки)

для всех организаций;- при многоуровневой структуре использовать только один общий справочник для

всех организаций, находящийся в главной организации.15. «Небезпечний режим» используется для изменения структуры программ после

установки новой версии. Что именно при этом изменять указано в режиме «Інформація про зміни».

Вам может понадобиться режим «Лечить системную базу» в случае, если программа неправильно суммирует данные подотчетных организаций. Режим «Настройка рекомендаций» используется в том случае, если вам необходимо изменить настройку рекомендаций для проверки ваших отчетов. В данный момент рекомендация является стандартной, составленной согласно требованиям Госказначейства. Если вам необходимо их поменять:

- заходите в режим «Настройка рекомендаций»;- для добавления новой рекомендации

19

в справочнике форм выберите название формы для бухгалтера, затем из справочника граф графу в данной форме.

Это позволит Вам сформировать левую часть Вашей рекомендации. Для ее отражения

нажмите в левой части формулы. Если формула сложная и состоит из нескольких сумм, то справа от окна отражения формулы в левой части нажмите + или - и снова из справочника форм и справочника граф составьте

формулу и нажмите .

Составьте формулу для правой части рекомендации и нажмите «Взять из записей с указанием справочника». Когда в левой и правой части отразится вся полная формула, нажмите «Сгенерировать из формулы увязку в текстовом формате». И Ваша рекомендация появится в общем списке рекомендаций. Для редактирования рекомендаций щелкните дважды мышкой на нужной рекомендации на записи Memo. Очищение окон «Увязка в виде формулы» и «Генерация новой увязки с

использованием справочников»- при помощи режима .

Режим используется, если вам нет необходимости автоматически составлять название рекомендации (т.е. Ваша увязка попадет в базу без генерации ее названия).

Режим используется для замены выбранной в базе увязки. Для этого заполняете левую и правую часть формулы, выбираете увязку в базе и нажимаете «Заменить…».

20

10.Сведение данных по всем организациям.

Если у вас многоструктурная организация и вам необходимо сдавать отчет с суммированием данных всех ваших подотчетных организаций. Для получения сводных отчетов:

1. Примите данные ваших организаций с дискет или других носителей с помощью режима «Одержання даних або створення нових».

2. Сделайте проверку занесенных данных каждой из подотчетных организаций согласно Рекомендациям Казначейства. Для этого необходимо в каждой казначейской форме (2, 4-1, 4-2 и т.д.):

- сформировать отчеты по всем КПК (т.е в поле КПК указать «По всем КПК с учетом типа отчета и периода);

- добавить списком и нажать (этот режим не будет активирован, если вы не сформируете отчет «По всем КПК»). Эта операция для правильной проверки данных должна проводиться даже в том случае, если в этой организации один КПК.

- В меню «Сервис» выбрать режим «Перевірити звіти», указать КПК «По всем КПК», тип отчета «Бюджет», указать дату формирования отчетов и нажать «Проверить». Заполненные данные в форме верны, если «Ошибок нет».

3. После того, как вы убедились, что ошибок в подотчетных организациях нет, можно формировать сводные отчеты по главной организации. Для этого:

- через меню «Сервис» и режим «Зміна поточної організації» зайдите в главную организацию;

- зайдите в меню «Баланс». Нажмите (это означает суммирование данных всех подотчетных организаций в данной форме). Появится итоговый Баланс.

- в меню «Д» поочередно выберите формы, укажите тип отчета и КПК, которые

используются в подотчетных организациях. Нажмите . Повторите для каждого КПК, который Вы используете.

- для получения в главной организации форм по всем КПК выберите форму, необходимый тип отчета, по всем КПК с учетом типа отчета и периода. Далее

и .

4. Если вам необходимо внести какие-либо изменения в данные подотчетной организации уже после составления отчета, сделайте следующее:

- зайдите в подотчетную организацию, внесите изменения;- если Вы хотите сделать проверку данных («Перевірити звіти») данной организации,

то переделайте эту форму по всем КПК. Для этого удалите или обнулите

все данные этой формы и снова нажмите .

- в главной организации в верхнем меню нажмите (она означает вычитание данных всех подотчетных организаций). Обнулите отчет или удалите из него все данные.

- снова нажмите .

5. Сделайте проверку данных для главной организации после формирования всех форм и Приложений.

21

11. Установка новой версии программы. Обновление программы.

1. Скачать с сайта chizh.ua файл otc.rar2. Зайти на С : (либо на другой жесткий диск на котором лежит программа Сводная отчетность), найти папку Zvedena Zvitnist.3. В папке Zvedena Zvitnist удалить папку db_template, файлы db_regeneration.krt, db_regeneration.sys.krt, otc.exe4. Затем скопировать в папку Zvedena Zvitnist файл, который Вы скачали otc.rar.5. Разархивировать фаил otc.rar.6.Воити в программу с ярлыка, на рабочем столе.7.Заходим в режим «Сервис» - «НЕБЕСПЕЧНИЙ РЕЖИМ», пароль hzihc8. Запускаем первый режим «Исправление структуры БД», на все вопросы отвечаем «Да».9. После того, как программа напишет «Исправление структур успешно завершено», можно входить в программу и работать.

Желаем Вам удачи !!!

Если у Вас возникают вопросы, звоните :

тел (0652)52-71-05