Tabele i funkcje przestawne - ?· 2 Pomoc programu Excel 2007 . 8 grupy zdefiniowano już na etapie…

Embed Size (px)

Text of Tabele i funkcje przestawne - ?· 2 Pomoc programu Excel 2007 . 8 grupy zdefiniowano już na...

Tabele i funkcje przestawne Tabele przestawne dla zaawansowanych Opracowanie przykadowych zada z zakresu tabel przestawnych w Excel 2007 dla studentw Informatyki i Ekonometrii Kamil Kasprzak 2012-04-20

2

Spis treci 1. Wstp .................................................................................................................................. 3

2. Teoria .................................................................................................................................. 3

a. Tabela przestawna .............................................................................................................. 3

b. Przykad tabeli przestawnej ................................................................................................ 4

c. Jakie dane nadaj si do przetwarzania za pomoc tabel przestawnych? ......................... 6

d. Wybieranie danych do analizy ............................................................................................ 6

e. Sowniczek poj ................................................................................................................. 7

f. Metody pracy z raportem tabeli przestawnej .................................................................... 8

3. Zadanie praktyczne ........................................................................................................... 10

a. Zadanie nr 1 przygotowanie bazy .................................................................................. 10

b. Zadanie nr 2 utworzenie tabeli przestawnej ................................................................. 12

c. Zadanie nr 3 formatowanie tabeli przestawnej ............................................................. 13

d. Zadanie nr 4 poszukiwanie informacji ........................................................................... 15

4. Zadania do samodzielnego wykonania ............................................................................. 17

3

1. Wstp

Celem niniejszego projektu jest przedstawienie wiczenia do samodzielnego wykonania

z zakresu Tabel przestawnych w programie Excel 2007. Projekt zawiera kompletny zakres

informacji potrzebnych do wykonania proponowanych zada, tj. zarwno cz teoretyczn

jak i wyjanienie schematw dziaania na przykadach. Zamieszczone przykady oparte s

o zagadnienia i problemy, z ktrymi spotka si mona na co dzie w pracy banku, zatem

ukazuj niewtpliwie olbrzymie moliwoci praktycznego wykorzystania tabel przestawnych,

w tym przypadku w obszarze bankowoci korporacyjnej.

2. Teoria

a. Tabela przestawna

Tabela przestawna (terminologia w arkuszu Microsoft Excel; ang. Pivot Table) -

narzdzie analityczne arkusza kalkulacyjnego pozwalajce wybiera i przestawia kolumny

i wiersze z danymi w arkuszu kalkulacyjnym, aby uzyska odmienny od pierwotnego ukad

danych, bez naruszania oryginalnej tabeli.

Technika ta umoliwia uzyskanie informacji niewidocznych na og

w skomplikowanym i wielowymiarowym oryginalnym ukadzie tabeli i sprawienie, e s one

bardziej czytelne dla uytkownika. Dziki temu technika tabel przestawnych jest ceniona jako

narzdzie analityczne, szczeglnie w rodowisku biurowym.1

W praktyce tabela przestawna umoliwia swobodne przestawianie danych, tak

aby mc obejrze/zbada dany problem, zakres danych, z rnych stron, tak aby uzyska

potrzebne odpowiedzi. Zalet tego przestawiania jest brak ingerencji w oryginaln tabel

danych. Moemy przestawia i sprawdza bez obaw o utrat lub naruszenie danych.

1 http://pl.wikipedia.org/wiki/Tabela_przestawna

b. Przykad tabeli przestawnej

Aby zrozumie istot tabel przestawnych, najlepiej posuy si prostym przykadem. Posugujc si plikiem prosty_przykad.xlxs

przeanalizujemy tabel z danymi dotyczcymi sprzeday produktw przemysowych w 3 rnych kategoriach w 2011 roku w poszczeglnych

miesicach. Dane w kolumnach zawieraj informacje:

Nazwa produktu

Kategoria produktu

Miesic

Sprzeda w sztukach

Po otwarciu pliku od razu mona zauway, e dane na pierwszy rzut oka nie przekazuj nam adnych istotnych informacji, gdy sposb ich

prezentacji tego nie umoliwia, jest to tylko zbir nieuporzdkowanych rekordw. Na potrzeby przykadu chcemy szybko ustali jaka bya

sumaryczna sprzeda w kadym miesicu w podziale na kategori produktw, sum sprzeday kadego produktu z osobna oraz sumaryczn

sprzeda wszystkich produktw w 2011 roku.

Tworzc tabel przestawn, konieczne jest sprawdzenie, czy nasza tabela zawiera nagwki, inaczej niemoliwe bdzie jej prawidowe

sporzdzenie. Nagwki naley przyporzdkowa do odpowiednich pl tabeli przestawnej. W tym przypadku:

filtr raportu puste (cho moglibymy wrzuci tu kategori produktu),

etykiety kolumn miesic

etykiety wierszy produkt_kategoria oraz produkt_nazwa

wartoci sprzeda

5

Dziki temu uzyskalimy ponisz tabel przestawn (patrz Tabela 1). Dane prezentowane s zdecydowanie bardziej czytelnie, produkty

zostay posortowane zgodnie z kategori, wyboldowane zostay sumy (miesiczne, dla poszczeglnych kategorii, etc.)

Sprzeda 2011 Ilo sprzedanych sztuk w podziale na miesice

Kategoria 01.2011 02.2011 03.2011 04.2011 05.2011 06.2011 07.2011 08.2011 09.2011 10.2011 11.2011 12.2011

Suma

kocowa

mydo 183 132 110 164 121 172 239 116 139 190 213 251 2030

bambino 0 0 4 5 4 2 5 3 1 8 9 6 47

biay jele 56 57 54 46 43 37 32 43 43 35 55 50 551

fa 117 64 37 103 58 113 185 56 83 127 137 183 1263

olio 10 11 15 10 16 20 17 14 12 20 12 12 169

proszek 224 272 257 249 278 269 254 258 536 554 572 517 4240

ariel 54 67 58 55 66 60 61 57 51 64 67 55 715

bonux 61 78 84 71 86 84 76 66 90 81 147 117 1041

e 54 67 58 55 66 60 61 57 51 64 99 99 593

vizir 55 60 57 68 60 65 56 78 344 345 358 345 1891

szampon 508 515 420 497 416 559 476 432 488 532 508 446 5797

elseve 151 137 127 131 138 150 151 137 131 158 150 156 1717

gliss-kur 108 84 100 111 79 115 124 118 83 83 79 85 1169

head&shoulders 82 63 59 112 56 88 57 71 85 78 105 69 925

palmolive 113 123 74 51 71 121 83 55 115 96 99 70 1071

shauma 54 108 60 92 72 85 61 51 74 117 75 66 915

Suma kocowa 915 919 787 910 815 1000 969 806 1163 1276 1293 1214 12067 Tabela 1 Przykadowa tabela przestawna

Powyszy przykad to tylko jeden z wielu moliwoci, ale do tego w szczegach zagbimy si w dalszej czci pracy.

c. Jakie dane nadaj si do przetwarzania za pomoc tabel

przestawnych?

Praktycznie kady rodzaj danych numerycznych pozwala na przetwarzanie w tabelach

przestawnych. Tabela przestawna wymaga jednak aby dane miay posta prostoktnej bazy

danych. W przykadzie, ktry przytoczyem wczeniej wida, e dane miay wanie tak

posta. Dodatkowo dane w niej zawarte przyporzdkowa mona do 2 typw:

Kategorie Pola tekstowe, jak nagwki, opisujce z jakimi danymi mamy

do czynienia w danej kolumnie

Dane tutaj zawarte s informacje lub dane, ktre chcemy przetwarza

i zestawia w tabelach przestawnych.

W prostym przykadzie kategoriami byy pola nazwa, kategoria, miesic oraz

sprzeda a danym, ktre przetwarzalimy miesiczna sprzeda w sztukach danych

produktw przemysowych.

d. Wybieranie danych do analizy

Mamy zatem ju na oku dane, ktre chcemy przeanalizowa, jak si zatem za nie

zabra? Etap pierwszy wybieranie danych do analizy.

Wybieranie danych do analizy

1. Kliknij opcj Zaznacz tabel lub zakres.

2. W polu Tabela/zakres wpisz odwoanie do nazwy tabeli lub zakresu komrek, np. =ZyskiKwartalne.

Jeli zostaa wybrana komrka w zakresie komrek lub punkt wstawiania znajdowa si w tabeli

przed uruchomieniem kreatora, odpowiednie odwoanie do nazwy tabeli lub zakresu komrek

zostanie wywietlone w polu Tabela/zakres.

Mona te zaznaczy zakres komrek lub tabel. W tym celu naley klikn przycisk Zwi okno

dialogowe , co spowoduje tymczasowe ukrycie okna dialogowego, a nastpnie zaznaczy

zakres w arkuszu i klikn przycisk Rozwi okno dialogowe .

PORADA Warto rozway uycie odwoania do nazwy tabeli zamiast zakresu komrek, poniewa

po odwieeniu danych wiersze dodane do tabeli s automatycznie uwzgldniane w raporcie

tabeli przestawnej.

7

UWAGA Jeli zakres znajduje si w innym arkuszu tego samego skoroszytu lub w innym

skoroszycie, naley wpisa nazwy skoroszytu i arkusza, stosujc nastpujc skadni:

([nazwa_skoroszytu]nazwa_arkusza!zakres).

Uywanie danych zewntrznych

1. Kliknij pozycj Uyj zewntrznego rda danych.

2. Kliknij przycisk Wybierz poczenie.

W programie Excel zostanie wywietlone okno dialogowe Istniejce poczenia.

3. W polu listy rozwijanej Poka u gry okna dialogowego wybierz kategori pocze, z ktrej chcesz

wybra poczenie, lub wybierz opcj Wszystkie istniejce poczenia (jest to ustawienie domylne).

4. Wybierz poczenie w polu listy Wybierz poczenie, a nastpnie kliknij przycisk Otwrz.

UWAGA Wybranie poczenia z kategorii Poczenia w tym skoroszycie spowoduje ponowne

uycie lub wspuytkowanie istniejcego poczenia. Wybranie poczenia z kategorii Pliki

pocze w sieci lub Pliki pocze na tym komputerze spowoduje skopiowanie przez

program Excel pliku poczenia do skoroszytu jako n