TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI

  • Published on
    24-Feb-2016

  • View
    108

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

TAKLIMAT KEWANGAN JABATAN BENDAHARI. 11 Disember 2012. SAGA SYSTEM FOR BUDGET. PENGURUSAN PEROLEHAN. GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN. PRINSIP PEROLEHAN. i . Perancangan Perolehan ii. Memastikan peruntukan diluluskan iii. Penyediaan Spesifikasi Tidak - PowerPoint PPT Presentation

Transcript

PENGURUSAN PEROLEHAN

TAKLIMAT KEWANGANJABATAN BENDAHARI11 Disember 201212ALLOCATION FOR HIR-MOHENoFacultyProposed & Approved by MOHE No. of projects Allocation for Cycle 1 ExpenditureBalance% SPENTNo. of projects Allocation for Cycle 2 ExpenditureBalance% SPENTNo. of projects RM RM RMRMRM RMRM1MEDICINE 129,697,0002072,919,33018,522,87354,396,45725.401718,677,8001,100,65717,577,1435.8952ENGINEERING 200,000,0006252,837,46913,485,72139,351,74825.522365,108,1203,998,07061,110,0506.14273SCIENCE 79,904,1301360,014,50319,350,57740,663,92632.2412000.0004DENTAL 28,287,3302213,194,7534,323,0218,871,73232.76815,092,3511,214,78213,877,5698.05135COMP. SCIE. 27,268,000139,126,4901,538,8887,587,60216.8663,201,200626,8722,574,32819.5866CHANCELLORY 125,000,00010104,341,94842,380,41261,961,53640.6296,289,250382,2485,907,0026.0827SOC. SCIE. - - - - - - 8BUILT ENV. - - - - - - Secretariat (Balanced Revised 68% )4,329,517 Balance of Cycle 3TOTAL : 590,156,460140316,764,01099,601,492212,833,00131.4475108,368,7217,322,629101,046,0926.76533EXAMPLESACCOUNTYEARALLOCATIONEXPENDITUREBALANCESTATUSJ-00000-735582010-2011420,500.00 352,244.30 68,255.70 CLOSEDACCOUNTYEARALLOCATIONCOMMITMENTEXPENDITUREBALANCESTATUSH-50001-A000032011 1,056,140.00 461,065.93 352,244.30 49,301.95 ACTIVE 193,527.82 2012 4,994,720.00 511,970.31 1,206,236.60 815.04 ACTIVEC/F 2011 49,301.95 5,044,021.95 VM LAB (3,325,000.00)TOTAL BUDGET 1,719,021.95 ACCOUNTYEARALLOCATIONCOMMITMENTEXPENDITUREBALANCESTATUSB-50001-A000032012 3,325,000.00 - - 3,325,000.00 ACTIVESAGA SYSTEM FOR BUDGET4PENGURUSAN PEROLEHANBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari5GOVERNAN KEWANGAN DALAM PEROLEHAN KERAJAANBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari6PRINSIP PEROLEHANBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari7PERANAN KETUA PTJ/PIBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari8 i. Perancangan Perolehan ii. Memastikan peruntukan diluluskan iii. Penyediaan Spesifikasi Tidak Menjurus Kepada Sesuatu Jenama/Model iv. Proses Perolehan Yang Betul v. Jaminan/Warranti vi. Penyelenggaraan vii. Kesediaan Tempat/Ruang Kontrak Panel Rujuk www.treasury.gov.myBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari9KAEDAH PEROLEHAN Pembelian Terus SPP 12/2007Sebutharga AP 170.1/AP190(b)/SPP 5/2009Tender Terbuka AP 171.1/190(c)/181(a)/SPP 5/2007Kontrak Pusat AP178/SPP 5/1974Rundingan Terus SAP 2002/2008Panjar Wang Runcit SPP 2/2002

Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari10SEBUTHARGA & TENDERRujuk Procurement FrameworkBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari11Carta Alir Sebutharga Jumlah tempoh masa setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari12

Carta Alir Sebutharga Jumlah tempoh masa setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari13

Carta Alir Sebutharga Jumlah tempoh masa setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari14

Carta Alir Sebutharga Jumlah tempoh masa setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari15

Carta Alir Tender Jumlah tempoh masa bagi setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari16

Carta Alir Tender Jumlah tempoh masa bagi setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari17

Carta Alir Tender Jumlah tempoh masa bagi setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari18

Carta Alir Tender Jumlah tempoh masa bagi setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari19

Carta Alir Tender Jumlah tempoh masa bagi setiap prosesBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari20

RUNDINGAN TERUSPerolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor / pembekal SETELAH MENDAPAT KELULUSAN KHAS Perbendaharaan Malaysia (MOF)Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari21ISU DAN CABARAN..Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari22PerkaraIsu TindakanLaporan penilaian teknikal & harga Penyediaan laporan ambil masa yang lama, lewat diterima dan tidak lengkap, tidak tandatangan secara bersama -JK Penilaian bermesyuarat/sediakan laporan penilaian dalam tempoh 2 minggu dari tarikh tutup iklan-Jadual perbandingan spesifikasi/harga

Tempat dan lokasi peralatan Peralatan yang telah diterima tidak dapat dipasang kerana tiada tempat yang sesuaiPastikan kesediaan tempat dan lokasi yang sesuai utk menempatkan peralatan sebelum proses pembelianKerja-kerja renovasi dan pembelian perabotTidak mendapat kelulusan dari Jkuasa Renovasi dan PerabotKelulusan JK Renovasi dan Perabot sebelum membuat panggilan sebutharga Penyediaan syarat/spesifikasi perlu merujuk kepada JPPHB ISU DAN CABARAN..Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari23PerkaraIsu TindakanPembelian untuk item yang sama dibuat secara berasinganPecahkecil perolehanMerancang perolehan terlebih dahulu dan mengelakkan dari memecahkecil perolehanBarangan ImportPembelian tanpa mendapat kelulusan MITI bagi barangan import >RM50 ribu Mengemukakan surat permohonan, borang A dan katalog asal kepada Bhg Perolehan untuk dihantar kepada MITI

Penyediaan spesifikasiSpesifikasi adalah menjurus kepada jenama/model -JK Penyediaan Spesifikasi-rujuk contoh2 spesifikasi JPPHB/PTM/PerolehanBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari24PerkaraIsu TindakanPembelian tertumpu kepada pembekal/kontraktor yang tertentu sahajaPihak PTj seringkali memilih pembekal/kontraktor yang sama sahaja bagi setiap perolehanSykt tidak mempunyai kelayakanPemilihan pembekal/kontraktor mestilah dibuat secara telus berdasarkan syarat kod bidang memenuhi spesifikasi dan best value for money Rundingan TerusPerolehan secara rundingan terus >RM50 ribu dilaksanakan tanpa mendapat kelulusan MOF terlebih dahulu

Kenalpasti perolehan secara rundingan terus Kemukak permohonan dan justifikasi, Borang Lampiran K dan dokumen yang berkaitan kepada Bhg Perolehan untuk kelulusan MOFPerolehan secara SebuthargaPermohonan tidak lengkapTiada sebutharga dari pembekal, warrantiTiada surat permohonanTidak melalui sistem eProcurementTiada borang syor setuju terimaTiada jadual perbandingan yang terperinciTempoh sahlaku sebutharga yang telah tamatTiada surat lantikan sah daripada syarikat prinsipalMengemukakan permohonan lengkap kepada Bhg Perolehan berdasarkan checklistBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari25PerkaraIsu TindakanPerancangan perolehanPihak PTj tidak membuat perancangan perolehan bagi setiap barangan hendak dibeliJadual pelaksanaan perolehanKajian pasaran, importTentukan kaedah perolehan

Penilaian prestasi pembekalPihak PTj tidak membuat penilaian prestasi pembekal dengan betulMembuat penilaian prestasi pembekal dengan betul dan tepat supaya pembekal/kontraktor yang berprestasi baik sahaja akan disyorkanPeruntukan Peruntukan tidak lulus dan mencukupiSemak kelulusan peruntukan terlebih dahulu sebelum membuat sesuatu pembelianPenyediaan spesifikasi dalam e-procurementBahagian Perolehan, Jabatan Bendahari26jelas dan mudah difahami supaya pembekal mendapat gambaran mengenai kehendak Universiti;

keupayaan minimum barangan itu perlu dinyatakan

Nama dagangan/jenama atau buatan (model) tidak boleh digunakan. Jika tidak dapat dielakkan, ungkapan atau persamaan hendaklah digunakan

Naiktaraf kepada jenama sedia ada- tajuk perolehan perlu jelas agar tidak memberi anggapan perolehan menjurus kepada jenama

Menentukan dan keperluan dokumen yang diminta dinyatakan dengan jelas cth. katalog,sebutharga, perincian warranti dan penyelenggaraan

Muatnaik surat akuan pembida semasa permohonan dibuat

Surat lantikan sah yang masih sah laku daripada agen prinsipal perlu dilampirkan PENTING agar peralatan yang diterima adalah original dan warranti dan penyelenggaran diberikan

BAHAGIAN PEMBAYARAN & PERBELANJAAN

PEKELILINGPROSES BAYARANPEMULANGAN INBOISDOKUMEN BAYARAN HINGGA 50 RIBUDaftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap) Nota hantaran yang telah disah penerimaan Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-PerolehanSkrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan) Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan) Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) HIR.INVOIS.BAWAH.RM50K.pdfDOKUMEN BAYARAN > 50 RIBUDaftar inbois dari Sistem Kewangan kecuali perolehan aset Inbois asal yang telah dicop pengesahan untuk pembayaran.(Pastikan maklumat pada cop lengkap) Nota hantaran yang telah disah penerimaan Borang Pesanan yang telah dicop & ditandatangani oleh Ketua PTj Borang Syor Setuju Terima Sebutharga E-PerolehanSkrin shot item tag bagi perolehan aset melebihi RM3,000 seunit Surat pemfaktoran (jika berkenaan)Surat Pengedar Tunggal (jika berkenaan) Surat kelulusan peruntukan (jika berkenaan) Surat Pemangkuan ( jika berkenaan) Surat kelulusan dari Bahagian Perolehan Dokumen Perjanjian yang telah dimatikan stem Surat tawaran & Surat Setuju Terima Tawaran Sijil Pentauliahan bagi perolehan peralatan melebihi RM 200,000 HIR.INVOIS.MELEBIHI.RM50K.pdfDOKUMEN BAYARAN KAKITANGANBorang pendahuluan/ tuntutan perjalanan yang telah diluluskan oleh Ketua PTj Surat kelulusan peruntukan/Dokumen sokongan perjalanan Surat kelulusan dari Bahagian Sumber Manusia bagi perjalanan luar negara staf Surat kelulusan dari Timbalan Naib Canselor( A& A) bagi perjalanan luar negara pelajar Resit asal Onlineumportaltuntutan modul pendahuluan diriUmportaltuntutanmodul tuntutan perjalananHIR.Claim.pdfMODUL ONLINEALIRAN PROSES PEMBAYARAN36Report Reconciliation

3738Sample Of ReportMoving ForwardSAP System Application & ProductE-Procurement39 SAP AG 2009. All rights reserved. / Page 40

Project Progress and Key ActivitiesSet-up of project planningProject proceduresProject kick-offTechnical infrastructure planningDevelop system environmentSAP OverviewDefine business structureBusiness process definitionUser rolesBlueprint Sign-OffBaseline configurationSystem managementDetailed configurationDevelopment of programs, interfaces, etc.Data migration Strategy and PlanTraining DocumentationFinal integration TestUser Acceptance testUser roles and authorizationsTrain the Trainer Training System managementFinalized Actual Cut Over PlanHandoverProduction supportContinuous KPI managementProject close-out100%80%20%UMFMIS SAP Module Scope Finance and Performance ManagementProcurementPayrollPayrollStaff LoanPurchasingGeneral LedgerAccounts PayableAccounts ReceivableAsset AccountingTreasury/Cash ManagementCost Centre AccountingProfit Centre AccountingInternal OrderFund Management

iHRIS, OT System, WOB and UM Portal41UMFMIS Project Kick OffeProcurementStudent Loan, EFT (banks), ISIS, e-Advance and RGMSReceiptingBilling1.UMFMIS Applications OverviewAccount PayableAccount ReceivableAssetAccountingCash ManagementTreasuryManagementGeneral LedgerCost CenterAccountingProfit CenterAccountingProjectSystemFundManagementPayroll

Purchasing

E-ProcurementPortalUserPortalGL Account(Expense)Cost Element(Expense)Cost CenterAccount(Expense)Profit Center

Cost Element GroupCost Center GroupReporting________________________________________________________

AccountGroupProfitCenter GroupReporting________________________________________________________

Commitment ItemFund Center

Commitment Item GroupFundCenter GroupReporting________________________________________________________

FMDERIVERBUDGET

CHECKCOMPANY CODECONTROLLING AREAFINANCIAL MANAGEMENT AREADEBIT

POSTINGGL Account(Reconciliation)Account(Reconciliation)Profit Center (Doc. Split)Commitment ItemFund CenterFMDERIVERBUDGET

CHECKCREDIT

POSTINGVendor(AP Subledger)GENERAL LEDGERVIEWCOST CENTER ACCOUNTINGFUND MANAGEMENTPROFIT CENTER ACCOUNTINGB221001B221001ADA12020B221001ADA12020B221001ADA12020B221000B221000B221000B221000

FinancialStatementVersionReporting________________________________________________________

2.Financial Data Flow (Example Posting of An Expense)3.Purchasing Data Flow (General)Request or Application to Purchase

Commit the budget for the request

REQUESTERADMINISTERPurchaseRequisitionCreatedApprovethe request to purchase

APPROVER(Depending Rules)PurchaseOrderCreatedEnter GR information. Indicator updated by RequesterSUPPLIER+REQUESTERInvoice Posting

Enter INV information. Requester to confirm. Finance to approve.

SUPPLIER+REQUESTER+FINANCECheck the request & the budget availableADMINISTERBudgetAvailabilityCheckedFUND MANAGEMENTPURCHASINGACCOUNT PAYABLE*Continue to Financial DataflowE-Procurement Portal...

Recommended

View more >