TATAKELAKUAN UPM

TATAKELAKUAN UPM

Setiap pilihan penting

Tatakelakuan UPM 2

KOMITMEN KITAPengenalan daripada CEO 41. Komitmen kita terhadap integriti 5

WARGA DAN OPERASI KITA 2. Hormati orang dan hak asasi manusia 63. Ambil berat akan kesan terhadap alam sekitar dan keselamatan produk UPM 7

INTEGRITI PERNIAGAAN 4. Toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan sogokan 85. Ketahui dengan siapa anda berurus niaga 106. Pematuhan undang-undang persaingan 12

ASET KITA 7. Lindungi aset dan maklumat UPM 14

RANTAIAN BEKALAN KITA DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN8. Tanggungjawab terhadap sumber 169. Cara kita melibatkan diri dengan pemegang kepentingan kita dan masyarakat 17

SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA 10. Kepatuhan milik semua 18

Isi kandungan

Tatakelakuan UPM 3

Sekiranya berasa ragu terhadap tingkah laku

Tanya diri anda:

• Adakah ia konsisten dengan Tatakelakuan UPM?• Adakah ia mengikut undang-undang?•Adakah ia beretika?•Adakah saya mahu membacanya dalam

media sosial atau dalam akhbar? Jika jawapannya “Tidak” terhadap mana-mana satu soalan ini, maka jangan lakukannya.

Tanya orang lain: Talian Bantuan Tatakelakuan

Jika anda mempunyai sebarang soalan berkenaan Tatakelakuan, jangan teragak-agak untuk menghubungi: [email protected]

Untuk maklumat lanjut berkenaan integriti dan dasar-dasar UPM, sila lawati intranet UPM (untuk pekerja UPM): codeofconduct.upm.com atau laman web korporat UPM: www.upm.com/codeofconduct

Setiap pilihan penting

mailto:[email protected]

http://www.upm.com/codeofconduct

Tatakelakuan UPM 4

Rakan sekerja yang dihormati,

UPM telah menjalani pembaharuan ketara semenjak kita melancarkan Tatakelakuan kita pada tahun 2006. Pada hari ini, UPM beroperasi di seluruh dunia dalam beberapa bidang perniagaan. Kita telah menyemak Tatakelakuan kita untuk menyesuaikan diri dengan persekitaran dan rangka kerja kawal selia perniagaan yang begitu pesat berkembang.

Apabila kita menghadapi cabaran dalam kerja seharian kita, kita mesti ingat bahawa pematuhan undang-undang dan amalan bertanggungjawab dan beretika adalah asas semua perniagaan UPM. Nilai-nilai UPM dan Tatakelakuan ini mencerminkan piawai integriti kita – apa yang wajar dilakukan. Prinsip panduan kita ialah kita tidak berkompromi terhadap piawai integriti kita dalam sebarang keadaan.

Pematuhan UPM terhadap undang-undang dan peraturan – terutamanya undang-undang persaingan dan antirasuah – meletakkan asas yang teguh sebagai rakan niaga yang boleh dipercayai dan amalan kita yang bertanggungjawab dan beretika mencipta nilai jangka panjang bagi UPM dan pemegang kepentingannya.

Kita semua mempunyai peranan penting dalam mengamalkan piawai integriti kita. Saya mengharapkan agar anda akan membaca dengan teliti Tatakelakuan ini dan buatlah pilihan yang betul dalam kerja harian anda.

Yang ikhlas,

Jussi Pesonen Presiden & CEO

KOMITMEN KITA

Tatakelakuan UPM 5

KOMITMEN KITA

Nilai-nilai UPM menjadi titik mula kepada semua aktiviti kita. Kita mematuhi undang-undang dan peraturan yang terpakai dalam semua operasi UPM. Di UPM, kita mengiktiraf Matlamat Pembangunan Mampan Bangsa-bangsa Bersatu, yang selari dengan matlamat pembangunan mampan dan pembaikan berterusan kita. Sebagai ahli United Nations Global Compact, kita menghargai sepuluh prinsipnya yang berkaitan dengan hak asasi manusia, buruh, alam sekitar dan antirasuah.

Komitmen kita terhadap integriti1.

Integriti bermakna membuat perkara

yang betul

Pengetahuan lanjut• 10prinsipUnitedNationsGlobalCompact• MatlamatPembangunanMampanBangsa-bangsaBersatu

Percayadandipercayai

Capai bersama-

sama

Nilai-nilai UPM

Perbaharui dengan berani

https://www.unglobalcompact.org/what-is-gc/mission/principles

https://sustainabledevelopment.un.org/sdgs

Tatakelakuan UPM 6

UPM komited terhadap Deklarasi Universal Hak Asasi Manusia Pertubuhan Bangsa-bangsa Bersatu. Ini termasuk hak asasi manusia sejagat seperti kebebasan berfikir, berpendapat, mengeluarkan idea , beragama dan berhimpun secara aman serta kebebasan daripada sebarang diskriminasi berdasarkan bangsa, umur, kewarganegaraan, jantina atau orientasi seksual. UPM mempromosikan kesejahteraan dan kesihatan para pekerja. UPM bermatlamat untuk memberikan kuasa dan melibatkan diri dengan para pekerja daripada semua peringkat melalui kepimpinan yang bertanggungjawab.

Setiap orang hendaklah menghormati hak asasi manusia sebagaimana yang ditakrifkan oleh PBB dalam operasi dan usaha-usaha UPM sendiri untuk

mempromosikan pelaksanaannya dalam lingkungan pengaruh UPM. Dengan itu, anda tidak boleh membenarkan penggunaan buruh paksa atau kanak-

kanak dalam sebarang keadaan.

Semua orang berpeluang untuk menjadikan tempat kerja itu sumber ilham, pelbagai dan terangkum. Anda dikehendaki untuk berusaha bersungguh-sungguh untuk menyediakan tempat kerja yang menyihatkan untuk setiap orang yang bekerja di UPM.

Para pekerja digalakkan untuk mengambil bahagian dalam perkembangan dan pertumbuhan peribadi atau profesional untuk

memastikan kejayaan perniagaan kita.

Hormati orang dan hak asasi manusia

•Berusahalah sebaik mungkin untuk mempromosikan kepelbagaian kecekapan, pengalaman dan latar belakang dan janganlah mendiskriminasi sesiapa berdasarkan bangsa, usia, kewarganegaraan, jantina atau orientasi seksual.

•Bina dan galakkan budaya yang membenarkan pandangan berbeza dan tempat yang memberikan peluang kepada semua untuk menyumbang.

•Pertimbangkan cara anda boleh menambah baik suasana tempat kerja anda dan memberikan ilham kepada orang lain.

•Jaga kesejahteraan diri dan kesihatan anda di tempat kerja dan amalkan kepimpinan melalui teladan.

•Pastikan bahawa anda sentiasa sedar tentang keperluan keselamatan tempat kerja anda, bertindak sewajarnya dan mengamalkan kepimpinan melalui teladan. Keselamatan bermula dengan saya!

•Pikul tanggungjawab pembangunan diri dan kerjaya anda.

Apakah perkara yang wajar dilakukan?

2.

Pengetahuan lanjut• DeklarasiUniversalHakAsasiManusiaPBB

Berikan sumbangan dan libatkan orang lain

WARGA DAN OPERASI KITA

Tatakelakuan UPM 7

UPM mematuhi undang-undang alam sekitar yang terpakai dan mengakui kesannya kepada udara, air, tanah dan kepelbagaian hayat. UPM berhasrat untuk meminimumkan kesan buruk operasinya. Beban berserta kesan langsung dan tak langsung operasi UPM hendaklah diukur dan dinilai dengan berterusan.

Setiap orang dikehendaki untuk mengambil berat tentang isu alam sekitar sebagai sebahagian daripada kerja harian. Untuk mencapai hal ini, setiap orang dikehendaki untuk bertindak secara bertanggungjawab, berkongsi amalan terbaik dan mempromosikan penggunaan teknologi maju. Semua tindakan yang boleh memberikan kesan buruk terhadap manusia dan alam semula jadi hendaklah dipertimbangkan dengan teliti.

Para pekerja hendaklah mengurus beban UPM terhadap alam sekitar dengan sistematik mengikut prinsip pembaikan berterusan sebagaimana yang digariskan dalam sistem pengurusan alam sekitar yang diiktiraf antarabangsa.

UPM berusaha ke arah pengawasan produk yang mengambil kira keseluruhan kitaran hayat produk. Setiap orang bertanggungjawab untuk mengambil berat tentang keselamatan produk.

Ambil berat akan kesan terhadap alam sekitar dan keselamatan produk UPM

3.

Kurangkan, guna semula, kitar semula!

•Sedari kesan terhadap alam sekitar dan keperluan undang-undang dalam tugas dan tempat kerja anda.

•Elakkan risiko yang tak perlu dan bertindak sebelum timbulnya masalah.

•Kongsikan amalan terbaik anda dengan orang lain.

•Jalankan semua pengukuran dan analisis dengan jujur dan tepat.

•Jangan bazir sumber (air, tenaga, bahan mentah) dan gunakannya dengan cekap.

•Kendalikan bahan kimia dan semua bahan sisa dengan berhati-hati dan mengikut arahan.

•Laporkan mana-mana aktiviti yang berkemungkinan akan mengakibatkan risiko kepada alam sekitar.

•Pastikan bahawa produk memenuhi keperluan yang disasarkan (contohnya kriteria ekolabel).


WARGA DAN OPERASI KITA

Tatakelakuan UPM 8

Toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan sogokan

Interaksi dengan kerajaan•Jangan berikan, tawarkan atau terima

sesuatu yang berharga kepada atau daripada pegawai kerajaan tanpa terlebih dahulu mendapatkan nasihat daripada Bahagian Undang-undang.

•Fahami bahawa istilah “pegawai kerajaan” adalah meluas di bawah pelbagai undang-undang antirasuah dan selalunya termasuk mana-mana pegawai, pekerja, wakil, atau calon mana-mana jabatan, agensi, perusahaan milik negeri atau di bawah kawalan negeri; pihak berkuasa tempatan; kariah; parti politik; atau organisasi antarabangsa awam.


4. INTEGRITI PERNIAGAAN

Prinsip panduan kita adalah jelas: toleransi sifar terhadap amalan rasuah dan sogokan dalam apa-apa bentuk sekalipun. Kita tidak sekali-kali akan menawarkan atau membayar sogokan kepada pegawai kerajaan atau kepada orang perseorangan. Kita juga tidak sekali-kali akan meminta atau menerima sogokan.

Khususnya, anda mestilah secara langsung atau tak langsung – melalui pihak ketiga yang bertindak bagi pihak UPM – tidak memberikan, menawarkan, meminta atau menerima sesuatu yang berharga untuk tujuan mempengaruhi keputusan perniagaan dengan tidak wajar atau sebaliknya menawarkan atau mendapatkan kelebihan perniagaan yang tidak wajar.

Sesuatu yang berharga hendaklah difahami secara meluas dan termasuk bayaran, pinjaman, diskaun, sumbangan politik atau amal, pembayaran balik, hadiah, kad hadiah, makanan, hiburan, penggajian atau latihan amali, peluang perniagaan, perkhidmatan atau manfaat lain.

Tiada kompromi, tiada alasan,

tiada pengecualian!

Tatakelakuan UPM 9

•Senggarakan rekod perbelanjaan berkaitan dengan semua hadiah atau hospitaliti, makanan, perjalanan atau hiburan, termasuk nama dan jawatan orang yang hadir, tarikh dan jumlah perbelanjaan tersebut. UPM akan membayar perbelanjaan para pekerja kita yang berkaitan kerja dan sewajarnya dan bayaran perbelanjaan rakan niaga kita akan dibuat mengikut prosedur dalaman.

Sumbangan politik, penajaan dan derma amal•Patuhi dasar-dasar UPM bagi tajaan dan

derma. Pastikan bahawa setiap perjanjian tajaan mengandungi objektif yang ditakrif khusus dan bahawa ia telah dipenuhi. Mana-mana derma yang dibayar oleh UPM hendaklah mematuhi peruntukan undang-undang korporat dan undang-undang antirasuah.

•Jangan buat sumbangan politik atau sebaliknya menyokong calon, parti atau kumpulan politik bagi pihak UPM.

Kawalan kewangan•Tidak memalsukan mana-mana buku kira-

kira, rekod atau akaun syarikat.

Pihak ketiga•Jangan lupa bahawa anda dan UPM

boleh didakwa atas tingkah laku tidak wajar pihak ketiga, seperti ejen, perunding, penasihat, rakan kongsi usaha sama, rakan kongsi tempatan, pengedar atau pembekal yang bertindak bagi pihak UPM.

•Jalankan usaha wajar yang berpatutan dan sertakan syarat kontraktual sebagaimana yang dinyatakan dalam dasar-dasar UPM sebelum memasuki atau membaharui kontrak dengan mana-mana Pihak ketiga yang disebut di atas.

•Hanya bayar komisen dan yuran kepada orang tengah yang munasabah dan berjustifikasi.

Perbelanjaan untuk hadiah, hospitaliti, perjalanan dan hiburan•Jangan tawarkan, berikan atau terima

hadiah atau hospitaliti, makanan, perjalanan atau hiburan yang keterlaluan, yang digunakan untuk mempengaruhi keputusan perniagaan atau mendapatkan layanan utama, atau yang dapat menimbulkan pandangan yang tidak elok.

•Tidak merekodkan perbelanjaan tanpa dokumen penyokong atau justifikasi yang diperlukan oleh prosedur dalaman UPM.

•Melaporkan transaksi, bayaran atau perbelanjaan yang mencurigakan kepada wakil Audit Dalaman UPM atau Bahagian Undang-undang UPM.

Bentuk lain amalan rasuah atau penipuan•Ingatlah bahawa memberikan,

menawarkan atau menerima suapan, sogokan atau bayaran lain daripada pihak persendirian yang bertujuan untuk mempengaruhi keputusan perniagaan atau mendapatkan layanan istimewa adalah melanggar pelbagai undang-undang dan dasar syarikat.

•Elakkan diri daripada terjadinya kepentingan peribadi bercanggah dengan kepentingan UPM.

•Jangan ambil manfaat peribadi daripada peluang kepunyaan UPM atau menjalankan perniagaan yang bersaing dengan UPM.


INTEGRITI PERNIAGAAN

Tatakelakuan UPM 10


Tatakelakuan UPM 11

Ketahui pihak balas anda•Ketahui pelanggan dan rakan niaga anda.

Dengan itu, dapatkan dan kendalikan maklumat yang relevan dan dikemas kini tentang mereka dengan menjalankan usaha wajar, semakan kredit atau kewangan yang lain dan dengan menapis rakan niaga terhadap senarai sekatan yang berkaitan.

Transaksi•Simpan rekod yang lengkap dan tepat

tentang semua transaksi perniagaan.

•Jangan terima bayaran dalam bentuk tunai atau tunai setara tanpa mengikuti prosedur dalaman yang berkaitan.

•Jangan abaikan bendera merah seperti struktur pembayaran yang rumit atau luar biasa, bayaran berbilang daripada pelbagai pihak, permintaan bayaran kepada akaun atau pihak ketiga yang tidak berkaitan atau peningkatan yang banyak berbanding corak pesanan biasa pelanggan dan yang tidak jelas sebab urus niaganya.

•Hubungi Bahagian Undang-undang jika anda mempunyai sebarang soalan tentang urus niaga tertentu.


5. INTEGRITI PERNIAGAAN

Dengan mengenali pelanggan kita dan rakan niaga yang lain, kita dapat mengurangkan risiko terlibat dalam aktiviti perniagaan yang menyalahi undang-undang. Oleh itu, anda mesti memilih rakan niaga dengan teliti dan mengharapkan mereka menjalankan perniagaan mengikut undang-undang yang terpakai.

Patuhi sepenuhnya semua undang-undang pencegahan pengubahan wang haram dan rejim sekatan dagangan yang berkaitan dengan perniagaan kita. Apabila dipraktikkan, ini bermakna bahawa pelanggan dan rakan niaga kita yang lain hendaklah dipantau untuk mengelakkan sebarang transaksi dengan pihak yang disekat dan bahawa usaha wajar tambahan dijalankan untuk mengenal pasti dan menangani risiko pematuhan yang lain.

Ketahui dengan siapa anda berurus niaga

Adakah anda mengenali rakan

niaga anda?

Tatakelakuan UPM 12

Persaingan berkesan dilindungi dan dipromosikan oleh undang-undang persaingan. Undang-undang persaingan melarang perjanjian atau amalan lain yang menyekat persaingan. Undang-undang seumpamanya juga mengawal atur tingkah laku syarikat yang dominan. Akhirnya, tindakan kita mestilah selalu patuh kepada semua undang-undang yang terpakai yang mengawal atur persaingan.

Apabila dipraktikkan, ini bermakna:

•Kita mestilah tidak melibatkan diri dalam penetapan harga, penguntukan pasaran atau pelanggan, penipuan bida, pemulauan atau pengehadan pengeluaran dengan pesaing.

•Kita mestilah tidak membincangkan atau bertukar-tukar maklumat sensitif dengan pesaing yang melanggar undang-undang persaingan yang terpakai.

•Sebarang hubungan atau perjanjian komersial dengan pesaing di samping penyertaan dalam kesatuan perdagangan dan profesional mestilah mengikut garis panduan dalaman UPM.

•Kita mestilah tidak mengikat atau melibatkan diri dalam perjanjian atau amalan dagangan yang menghalang persaingan dengan pelanggan kita, pengedar, pembekal atau rakan niaga lain.

•Jika kita mempunyai kedudukan pasaran yang dominan, kita tidak boleh menyalahgunakan kedudukan tersebut.

Pematuhan undang-undang persaingan6.

Berurusan dengan pesaing•Elakkan semua hubungan yang tidak

perlu dengan pesaing. Semua hubungan dengan pesaing mestilah mempunyai tujuan yang jelas dan mengikut undang-undang.

•Jangan berikan maklumat, jangan bincangkan, jangan rundingkan atau memasuki mana-mana perjanjian dengan pesaing yang mempunyai kaitan dengan mana-mana subjek komersial seperti penetapan harga, kos, jumlah pengeluaran, diskaun, kadar operasi, peruntukan pasaran, penutupan kilang, dll. Halangan ini terpakai pada perbincangan dengan semua para pesaing UPM dalam semua keadaan, termasuk acara tak rasmi (sosial), pertemuan tak dirancang, dll.

•Jika pesaing memulakan perbincangan berkaitan sebarang perkara sensitif yang disebut di atas, tolak dengan serta-merta untuk menjawab atau memberikan ulasan, dan maklumi Bahagian Undang-undang.



Kejayaan perniagaan dibina

atas pematuhan

Tatakelakuan UPM 13

Pertukaran maklumat luaran•Jangan kongsikan maklumat komersial

dengan pihak ketiga luaran (seperti RISI) tanpa mendapatkan nasihat daripada Bahagian Undang-undang terlebih dahulu.

Pertukaran maklumat dalaman•Jika anda bekerja dalam bidang/unit

perniagaan UPM yang berurusan dengan pesaing sebagai pelanggan, jangan kongsikan maklumat dengan pesaing tentang bahagian lain perniagaan UPM atau harga produk lain selain produk yang sedang dibincangkan.

Pengumuman harga•Jangan umumkan kepada orang awam/

terbitkan kenaikan harga sebelum mendapatkan nasihat daripada Bahagian Undang-undang.

Penglibatan dalam kesatuan sekerja•Jangan ambil bahagian dalam

mesyuarat tanpa agenda.

•Semak agenda mesyuarat sebelum menghadirinya untuk memastikan bahawa topik-topiknya adalah sah. Sekiranya terdapat keraguan, hubungi Bahagian Undang-undang.

•Bantah dengan serta-merta sebaik sahaja mana-mana topik yang dilarang oleh undang-undang persaingan timbul dan – jika ini tidak berkesan – tinggalkan mesyuarat ini serta-merta dan maklumi Bahagian Undang-undang dengan segera. Apabila mungkin, pastikan bahawa bantahan dan/atau maklumat anda keluar dari mesyuarat itu dicatat dalam minit mesyuarat tersebut.

•Periksa sama ada minit mesyuarat mencerminkan dengan betul perbincangan dalam mesyuarat. Minta perubahan dan pindaan, jika perlu.

•Jangan kongsikan mana-mana maklumat persaingan yang mungkin sensitif dalam mesyuarat kesatuan sekerja tanpa terlebih dahulu mendapatkan nasihat daripada Bahagian Undang-undang.

•Ingatlah bahawa undang-undang persaingan terpakai pada semua mesyuarat sampingan/tak rasmi di samping mesyuarat rasmi.

Perhubungan dengan pengedar, pelanggan dan pembekal•Jangan sekat kebebasan pelanggan kita

dalam menetapkan harga jualan semulanya.

•Hubungi Bahagian Undang-undang sebelum memasuki sebarang perjanjian yang menyekat (seperti sifat eksklusif atau tidak bersaing) dengan pembekal atau pelanggan.

Penyalahgunaan kedudukan pasaran yang dominan•Hubungi Bahagian Undang-undang

sekiranya anda merasakan bahawa bahagian pasaran UPM melampaui 40% bagi produk dan kawasan geografi yang relevan, untuk menentukan sama ada terdapat risiko UPM berada pada kedudukan pasaran yang dominan dan sama ada ini akan memberi kesan kepada tingkah laku UPM.



Tatakelakuan UPM 14

ASET KITA

Tatakelakuan UPM 15

Dalam tugas harian kita, kita diamanahkan dengan aset dan maklumat sulit UPM dan rakan niaga kita dan kita diharapkan agar mengendalikannya dengan berhati-hati. Oleh itu, anda hendaklah tidak menggunakan aset UPM atau khidmat para pekerja lain untuk manfaat diri anda yang bercanggah dengan kepentingan UPM. Anda hendaklah juga mengambil tindakan bersesuaian untuk melindungi kerahsiaan dan keselamatan data dan maklumat, serta menangani dan menyenggarakan data peribadi mengikut undang-undang yang terpakai.

Sebagai syarikat tersenarai awam, semua pendedahan maklumat UPM kepada orang awam hendaklah dibuat dengan mematuhi undang-undang dan peraturan bursa saham yang terpakai. Kita mencegah penyalahgunaan pasaran dengan menetapkan sekatan dalam urus niaga, pendedahan dan penggunaan maklumat dalaman.

Keputusan kita hendaklah dibuat dengan memikirkan kepentingan UPM dan berdasarkan penilaian risiko yang bersesuaian. Prosedur penerimaan telah dilaksanakan di seluruh organisasi kita, termasuk untuk pelaburan dan penyahlaburan. Prosedur ini termasuk amalan pengurangan risiko, seperti peruntukan untuk orang yang diluluskan, had kewangan dan pengasingan tugas. Semua transaksi hendaklah direkodkan dengan tepat dan adil dalam buku kira-kira dan akaun kita.

Lindungi aset dan maklumat UPM7.

•Lindungi harta intelektual UPM seperti hasil reka cipta, paten, tanda dagangan dan nama domain dengan mengekalkan perlindungan undang-undang atau kerahsiaan yang secukupnya.

•Pertimbangkan sama ada anda mempunyai maklumat orang dalam dan patuhi mana-mana sekatan terhadap perdagangan dan pendedahan.

•Jangan bincangkan hal sulit di tempat awam atau dalam media sosial.

•Gunakan alatan IT yang bersesuaian dan patuhi dasar-dasar UPM berkenaan keselamatan maklumat untuk melindungi kerahsiaan maklumat dan untuk melindungi data daripada risiko siber.

•Patuhi prosedur penerimaan dan rangka kerja pentadbiran anak syarikat UPM semasa membuat keputusan dalam syarikat kumpulan UPM.

•Jangan ambil manfaat peribadi daripada peluang kepunyaan UPM atau menjalankan perniagaan yang bersaing dengan UPM.


ASET KITA

Cegah, lindungi,

perhatikan!

Tatakelakuan UPM 16

UPM komited terhadap amalan penyumberan yang bertanggungjawab dan mengharapkan agar para pembekalnya mematuhi undang-undang yang terpakai dan berkongsi prinsip yang digariskan dalam Tatakelakuan ini. UPM menetapkan keperluan dan mengharapkan para pembekalnya akan mempromosikannya lebih jauh lagi dalam rantaian bekalan mereka. Keperluan ini berkait dengan, contohnya, tempat asal bahan mentah, keadaan kerja yang saksama larangan buruh paksa dan kanak-kanak.

Setiap orang hendaklah menjaga kepentingan UPM semasa memilih dan beroperasi dengan para pembekal. Para pembekal hendaklah dinilaikan dengan sistematik dan berkala dari segi ekonomi, sosial dan alam sekitar.

Tanggungjawab terhadap sumber

•Pertimbangkan sama ada anda mempunyai maklumat yang mencukupi berkaitan pembekal itu.

•Sampaikan dengan jelas keperluan UPM kepada pembekal.

•Pilih pembekal hanya berdasarkan pada kriteria yang telah ditakrifkan lebih awal.

•Jangan buat sebarang komitmen jika anda mempunyai kebimbangan tentang tingkah laku beretika para pembekal.

•Ambil berat tentang maklumat sulit dan kongsi maklumat tentang prestasi atau harga produk berdasarkan perkara yang perlu sahaja.

•Awasi prestasi pembekal dan bertindaklah jika terdapat sebarang salah laku.


8. RANTAIAN BEKALAN KITA DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN

Setiap pilihan memang

bermakna!

Tatakelakuan UPM 17

Cara kita melibatkan diri dengan pemegang kepentingan kita dan masyarakat

9.


RANTAIAN BEKALAN KITA DAN PEMEGANG KEPENTINGAN LAIN

Dialog pemegang kepentingan

bermula dengan amanah

•Hubungi Bahagian Undang-undang sebelum memulakan kerjasama dengan mana-mana pihak berkuasa tempatan dalam suatu pelaburan atau projek pembangunan yang berkaitan dalam masyarakat setempat.

•Pastikan bahawa penajaan telah diluluskan mengikut dasar-dasar UPM berkenaan penajaan dan derma.

•Bersedia untuk mengadakan dialog membina dengan semua pemegang kepentingan mengikut dasar-dasar UPM berkenaan pendedahan.

Matlamat kita adalah untuk menjadi rakan kongsi yang dipercayai terhadap pemegang kepentingan kita yang utama. Kita bermatlamat untuk memahami jangkaan khusus pemegang kepentingan dan melibatkan diri dalam dialog dengan pelbagai pemegang kepentingan untuk membincangkan sasaran UPM, prinsip operasi dan cabaran yang dihadapinya. Kita menghormati hak terhadap pendapat berbeza dengan tujuan untuk menggalakkan dialog dengan pemegang kepentingan dan masyarakat kita.

Kita mengambil bahagian dalam pembangunan masyarakat setempat kita masing-masing melalui projek dan inisiatif yang berbeza. Apabila UPM bekerjasama dengan pihak berkuasa tempatan dalam projek atau inisiatif seumpamanya, kita memastikan integriti tindakan kita dan mematuhi sepenuhnya undang-undang antirasuah dan dasar syarikat yang terpakai.

Tatakelakuan UPM 18

SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA

Tatakelakuan UPM 19

Kita semua bertanggungjawab untuk mendukung piawai integriti dan etika UPM. Kita secara berterusan menyampaikan kepentingan tingkah laku pematuhan kepada semua para pekerja kita dan orang lain yang mewakili UPM. Jika kita mencurigai terdapat salah laku, kita akan mengemukakan isu ini dengan segera. Dengan bertindak begini, kita mempunyai peluang untuk menangani isu ini dan membetulkannya pada masanya.

Tatakelakuan ini membentuk platform untuk pelbagai program pematuhan kita yang menangani topik yang dibincangkan di sini dengan lebih terperinci. Sebagai sebahagian daripada Tatakelakuan, kita melaksanakan sistem yang menetapkan cara mengesan risiko kepatuhan: cara untuk bergerak balas terhadap risiko ini; dan cara untuk mengawal dan mengawasinya.

Semua para pekerja mestilah melaporkan sebarang pelanggaran yang dicurigai atau diperhatikan terhadap undang-undang, Tatakelakuan ini atau dasar-dasar UPM yang lain, kepada pengurus mereka atau wakil Bahagian Undang-undang UPM atau Audit Dalaman atau gunakan saluran Laporkan salah laku UPM. Laporan salah laku akan disemak dengan teliti, dan kerahsiaan yang berkaitan akan dikekalkan sedapat mungkin. Mana-mana orang, yang secara jujur melaporkan salah laku, tidak akan dikenakan tindakan balas kerana membuat laporan tersebut.

Mana-mana pelanggaran undang-undang yang terpakai, Tatakelakuan ini atau dasar-dasar syarikat boleh membawa kepada tindakan disiplin, daripada teguran hinggalah kepada penamatan pekerjaan.

Kepatuhan milik semua

•Kakitangan yang melanggar dasar-dasar UPM adalah tertakluk kepada tindakan disiplin sehingga dan termasuk penamatan pekerjaan. Tindakan disiplin lain termasuk teguran, amaran dan kehilangan insentif.

•Contoh salah laku yang boleh membawa kepada tindakan disiplin:

•Melanggar dasar-dasar UPM

•Meminta orang lain untuk melanggar dasar-dasar UPM

•Kegagalan untuk mengemukakan aduan pelanggaran dasar UPM yang diketahui atau disyaki

•Kegagalan untuk bekerjasama dalam siasatan UPM terhadap kemungkinan pelanggaran dasar

•Tindakan balas terhadap pekerja lain kerana melaporkan kebimbangan integriti.

•Akibat salah laku lain yang mungkin termasuklah sekatan sivil (contohnya ganti rugi, pelanggaran kontrak) dan sekatan jenayah (contohnya denda, penjara).

•Anda boleh melaporkan aduan atau kebimbangan anda berkaitan dengan pelanggaran Tatakelakuan UPM:

Akibat salah laku

Laporkan salah laku

10.

Web: www.upm.com/reportmisconduct E-mel: [email protected]

Mail: UPM-Kymmene Corporation Head of Internal Audit/Complaint PO Box 380 FI-00101 Helsinki, Finland

SUARAKAN KEBIMBANGAN ANDA

http://www.upm.com/reportmisconduct

mailto:[email protected]

www.upm.com Prin

ted

2016

. Cop

yrig

ht: U

PM-K

ymm

ene

Cor

pora

tion.

The

Cod

e of

Con

duct

is a

vaila

ble

in s

ever

al la

ngua

ges.

In c

ase

of a

con

flict

bet

wee

n th

e la

ngua

ge v

ersio

ns, t

he E

nglis

h la

ngua

ge v

ersio

n pr

evai

ls.

http://www.upm.com

Documents

TATAKELAKUAN UPM