Teams und mit Projekleiter. Meldung der Arbeitsfortschritte an den Projektleiter. ... Projektorganisation

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Text of Teams und mit Projekleiter. Meldung der Arbeitsfortschritte an den Projektleiter. ......

  • 01.03.2013

    1

    Projektmanagement Erfolg durch Zusammenarbeit

    Handeln in komplexen Situationen

    Ein Akteur in einer komplexen Handlungssituation gleicht einem Schachspieler, der mit Figuren spielt, die mit Gummifäden aneinander hängen, so dass es ihm unmöglich ist, nur eine Figur zu bewegen.

    Auch bewegen sich seine und des Gegners Figuren selbständig - nach Regeln, die er nicht kennt oder über die er falsche Annahmen hat.

    Und obendrein befindet sich ein Teil der eigenen und der fremden Figuren im Nebel und ist nicht oder nur ungenau zu erkennen.

  • 01.03.2013

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    Die Komplexität der Situation…

    …lässt sich reduzieren:

    � durch die Aufteilung in Projekte und � durch das gezielte und systematische Management der Projekte

    Projektmanagement bedeutet:

    � Planung � Überwachung � Koordination � Steuerung

    KostenZeit

    Qualität & Leistung

    Was charakterisiert ein Projekt?

    ...Ziele

    ...Indikatoren

    ...ein Projektmanagement

    ...Anfang und Ende...ein Budget

    ...Voraussetzungen u. Rahmenbedingungen, die unabhängig vom Projekt existieren

    ...ein Steuerungskonzept

    Ein Projekt hat...

  • 01.03.2013

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    Projektmanagement…

    ...mit den vor-gegebenern

    Mitteln (Personal, Geld…), …innerhalb der

    vereinbarten Zeit und…

    …Resultate

    in der geforderten Qualität erzielt werden!

    …unter Berücksichti- gung der Rahmen-

    bedingungen…

    …ist erfolgreich, wenn…

    Systemebenen identifizieren

    Vom Beobachter hängt es ab, ob etwas als System oder als Teil eines Systems wahrgenommen wird.

    System Mensch

    System Projektgruppe

    System Abteilung

    System Betrieb

  • 01.03.2013

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    Einflussfaktoren des Systems

    Grundsätzlich: In jedem sozialen System agieren Menschen und Institutionen. Von ihrer Wahrnehmung und ihrem Verhalten hängt es ab, ob, wie und wann sich das System verändert.

    Die Wahrnehmung und das Verhalten der Menschen, der von Menschen geschaffenen Institutionen und der sozialen Systeme werden durch Interessen, Werte und Normen geleitet.

    Menschen und Institutionen stellen die Energie für das System bereit und bestimmen somit, ob es in seinem Zustand beharrt oder sich verändert.

    Problemanalyse

    • Menschen und Institutionen haben

    • Informationen und

    • Wissen

    zum Problem und zu einer möglichen Problemlösung. Sie gilt es zu nutzen.

    • Die Berücksichtigung von verschiedenen Interessen und Potentialen erhöht die Qualität der Problemanalyse und trägt entscheidend zum späteren Lösungserfolg bei!

  • 01.03.2013

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    Perspektiven einnehmen

    Problemraum

    Kunde/Nutzer

    FinanzenMitarbeiterInnen

    Prozesse

    Politik

    UmweltMarkt

    Lobby

    Beteiligte identifizieren und bewerten

    Von einem Problem werden Menschen und Institutionen mittel- und unmittelbar betroffen. Diese Betroffenheit ist für einige �negativ; sie leiden am Problem �positiv; sie profitieren vom Problem

    Ein Problem zu lösen bedeutet somit �Unterstützer, aber auch �Ver- und Behinderer mit objektiven und subjektiven Motiven, Einstellungen, Interessen und Potentialen �zu erfassen und �einzubeziehen.

  • 01.03.2013

    6

    www.konsilo.de

    Beteiligtenanalyse

    Beteiligte Potentiale Folgerung AktivitätenInteressen

    Nutzung der Beteiligtenanalyse

    Aktivitäten

    Vorschalten einer Sensibili- sierungs- maßnahme

    Sollte möglichst früh einbezogen werden

    Betroffene sind wenig interessiert an einer Problemlösung

    Vorsehen für einen Beteilig- tenworkshop

    Kann die Finan- zierung unter- stützen

    Bekommt früh- zeitig das Projektkonzept

    Vorgeschalteter Beteiligten- workshop

    Einbau in die Projekt- konzeption

    Folgerung

    Beteiligte Potentiale Schluss- folgerung

    AktivitätenInteressen

  • 01.03.2013

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    Projektorganisation

    Projektmanagement − Dreieck Die angestrebten Ziele sollen in allen drei Zieldimensionen realisiert werden.

    Kosten

    Zeit

    Qualität & Leistung

  • 01.03.2013

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    Rolle des Auftraggebers

    Projektorganisation − Rollenverteilung

    � Initiator und Beauftrager des Projektes.

    � Ernennung des Projektleiters und Festlegung der Projekt- organisation. Kompetenz- regelung des Projektleiters.

    � Erarbeitung von Grobziel- formulierung und Projektauftrag.

    � Freigabe des Projekts und Abnahme von Projekt- ergebnissen / Meilensteinen.

    � Einbindung betroffener Abteilungen in das Projekt.

    Auftrag- geber

    Projektleiter

    Projekt- mitarbeiter

    Lenkungs- kreis

    Experte

    Unterstützer

    Rolle des Projektleiters

    Projektorganisation − Projektleiter

    � Leitung des Zielvereinbarungsprozeßes mit dem Auftraggeber.

    � Verantwortlich für das Erreichen der vereinbarten Projektergebnisse und Ziele.

    � Zuständig für operative Planung und Steuerung des Projektes hinsichtlich Aufbau, Ablauf, Terminen, Kapazität und Kosten.

    � Inhaltliche Entscheidungen fällen.

    � Weisungen und Aufträge an Projektmitarbeiten innerhalb des Projektrahmens geben.

    Auftrag- geber

    Projektleiter

    Projekt- mitarbeiter

    Lenkungs- kreis

    Experte

    Unterstützer

  • 01.03.2013

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    Rolle des Projektmitarbeiters

    Projektorganisation − Projektmitarbeiter

    � Verantwortlich für die Umsetzung der zugewiesenen Arbeitspakete und Aufgaben.

    � Fachliche und administrative Aufgaben.

    � Arbeitspakete fachgerecht und innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens fertigstellen.

    � Abstimmung innerhalb des Teams und mit Projekleiter.

    � Meldung der Arbeitsfortschritte an den Projektleiter.

    � Projektleiter zeitnah über Risiken und Soll-Ist-Abweichungen informieren.

    Auftrag- geber

    Projektleiter

    Projekt- mitarbeiter

    Lenkungs- kreis

    Experte

    Unterstützer

    Rolle des Lenkungskreises

    Projektorganisation − Lenkungskreis

    � Lenkungskreis bzw. Lenkungsausschuss als oberstes beschlussfassendes Gremium der Projektorganisation.

    � Als Projektunterstützer Hilfestellung der Projektleitung und - mitarbeiter bei der Planung und Steuerung des Projektes.

    � Treffen von Entscheidugnen, die außerhalb der Kompetenz des Projektleiters liegen.

    � Überwachung der Projektergebnisse und Fortschritte.

    � Ermittlung von Planabweichungen

    Lenkungs- kreis

    Auftrag- geber

    Experte Projektleiter

    Projekt- mitarbeiter

    Unterstützer

  • 01.03.2013

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    Rolle des Experten

    Projektorganisation − Experte

    � Je nach Projekt und Bedarf können zusätzliche Experten hinzugezogen werden.

    � Experten können Fachleute aus der eigenen Organisation sein, die zur Erreichung der Projektziele Know-How und Ressourcen zur Verfügung stellen.

    � Externe Experten haben den Vorteil des „freien Blicks“ und der guten Methodenkenntnis.

    Lenkungs- kreis

    Auftrag- geber

    Experte Projektleiter

    Projekt- mitarbeiter

    Unterstützer

    Rolle des Unterstützers / des Sponsors

    Projektorganisation − Unterstützer

    � Interne Unterstützung des Projektleiters und Projektteams

    � Minimierung von Akzeptanzschwierigkeiten und Widerständen.

    � Vertetung und Verteidigung des Projektes in Lenkungs-kreissitzungen, Gremien und Veranstaltungen.

    � Vertretung des Projektes in öffentlichen Projektaktivitäten und Publikationen.

    Lenkungs- kreis

    Auftrag- geber

    Experte Projektleiter

    Projekt- mitarbeiter

    Unterstützer

  • 01.03.2013

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    Projektmanagement − Phasenmodell

    Phase 1

    Projekt- definition

    Phase 2

    Projekt- planung

    Phase 3

    Projekt- steuerung

    Phase 4

    Projekt- abschluss

    Grobplanung Informationsaustausch / Meetings / Auftragsvergabe

    Projektabnahme / Abschluss-Meeting

    Ist-Analyse / Ausgangsanalyse

    Aktionsplan / Aktivitätenliste / Meilensteine

    Steuerung / Projektcontrolling

    Touchdown / RolloutZielfindung / Zieldefinition

    Projektorganisation / Team / Verantwortungsbereiche

    Dokumentationen / Berichterstattung

    Abweichungsanalyse Handlungsbereiche / Auftragsklärung

    Aktionsplanung / Zeitplanung Identifikation von Planabweichungen

    Erfahrungssicherung / Berichterstattung

    Machbarkeitsanalyse / Risiken

    Feinplanung Mitarbeitermotivation / Konfliktmanagement

    Nachkalkulation / Reviews / Weiterentwicklung

    Projektmarketing / Berichtswesen

    Projektplan Projekt-Abschlussbericht Übergabe-Dokumentation Projektabnahme Übergabe-Dokumentation Projektabnahme

    Projektauftrag / Kick-off

    Wirtschaftlichkeitsanalyse / Risikoanalyse

    Mitarbeitersteuerung / Teamentwicklung

    Auflösung der Projektorganisation

    Zeitrahmen und Ressourcenbedarf

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