__________________________________________________________________________________

Ruj: JBN No. A/100-4/1149/(75)

10 Oktober 2000

Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Setiausaha Tetap Kementerian

Semua Ketua Jabatan

Semua Pegawai Daerah

Semua Penolong Pegawai Daerah, Daerah Kecil

Semua Bendahari Daerah

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI BILANGAN 10 TAHUN 2000 –JADUAL PEMBAYARAN SARAAN DAN PENCEN BULANAN BAGI TAHUN 2001

1. TUJUAN

Tujuan surat pekeliling ini ialah untuk :-

1.1 Mengumumkan tarikh pembayaran gaji dan pencen bulanan bagi tahun 2001.

1.2 Mengumumkan tarikh akhir penghantaran/penerimaan borang-borang inputpengemaskinian tunggakan saraan bagi tahun 2001.

1.3 Menjelaskan garis panduan penyediaan pembayaran saraan yang dibuat melaluiSistem Gaji Pusat ( SGP ) dan Sistem Baucar Berasingan (SBB) yang lebih sempurnadan sistematik.

1.4 Menjelaskan peraturan-peraturan lain yang berkaitan dengan pembayaran saraan.

2. JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN PENCEN BULANAN SERTA JADUALPENGHANTARAN/PENERIMAAN BORANG-BORANG INPUT BAGI TAHUN 2001

Tarikh pembayaran gaji dan pencen bulanan bagi tahun 2001 adalah seperti di Lampiran Amanakala tarikh akhir penghantaran/penerimaan borang-borang input pengemaskiniantunggakan saraan bagi tahun 2001 adalah seperti di Lampiran B yang dikepilkan.

..2/-

Telefon : 088-257111Faks : 088-212655E-mail : bn.jbn@sabah.gov.my

JABATAN BENDAHARI NEGERIWisma KewanganBeg Berkunci No. 205888595 Kota KinabaluSabah, Malaysia

- 2 -JBN : A/100-4/1149/( 75 ) 10 OKTOBER 2000

3. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PEMBAYARAN GAJI BULANAN

Untuk memastikan gaji bulanan dapat diproses dengan licin dan dibayar mengikut jadual,panduan-panduan seperti berikut hendaklah dipatuhi :-

3.1 Mengisi borang-borang input pengemaskinian dengan betul dan lengkap. Initermasuklah penggunaan kod-kod komputer yang betul seperti kod bayaran, kodpotongan, kod bank serta nombor pekerja, nombor ahli/rujukan KWSP, nombor cukaipendapatan dan sebagainya.

3.2 Menghantar borang-borang input tersebut lengkap dengan dokumen-dokumenpenyokong pada atau sebelum tarikh akhir penghantaran/penerimaan borang inputseperti di Lampiran B. Borang-borang input yang lewat diterima tidak akandiproses.

3.3 Menyemak dan membetulkan borang-borang input yang ditegur serta mengembalikanborang-borang tersebut dengan segera.

3.4 Menyemak baucar bayaran dan laporan-laporan lain yang berkaitan dengan penuhteliti sebelum menjadualkan ke dalam Buku Vot dan menghantar kembali untukpembayaran. Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan sebarang kesilapan,kesalahan atau maklumat yang tertinggal secara bertulis dengan serta merta danmengambil tindakan sewajarnya seperti yang dikehendaki di perenggan 3.1 .

3.5 Menyediakan baucar bayaran gaji bulanan yang dibuat melalui SBB dengan betul danlengkap termasuk pengisian Borang PAY-B ( PIN.96 ) dan menghantar dokumen-dokumen tersebut ke pejabat pembayar 7 hari sebelum tarikh pembayaran gajibulanan.

3.6 Menyediakan baucar bayaran gaji kakitangan yang bergaji hari dengan bersih, betuldan lengkap dan menghantar baucar tersebut pada hari bekerja pertama bulanberikutnya.

4. PANDUAN-PANDUAN LAIN YANG BERKAITAN DENGAN PEMBAYARAN SARAAN

Ketua Jabatan diingatkan supaya mengambil perhatian sepenuhnya kepada peraturan-peraturan berikut supaya pengendalian pembayaran saraan dapat berjalan dengan licin danteratur :-

4.1 Memaklumkan serta membuat pengemaskinian dengan menggunakan borang inputtertentu bagi kakitangan yang gaji mereka dihentikan/ditangguhkan akibatpemberhentian kerja, peletakan jawatan, bersara, meninggal dunia, tindakan tatatertibatau sebagainya dengan serta merta.

4.2 Mendapatkan nombor ahli KWSP bagi pekerja baru dengan segera sertamemaklumkan melalui pengisian borang input untuk diproses pada bulan berikutnya.

..3/-

- 3 -JBN : A/100-4/1149/( 75 ) 10 OKTOBER 2000

4.3 Mengutip balik sebarang lebih bayaran akibat kelewatan pemberhentian kes-kes yangdinyatakan di perenggan 4.1 di atas dengan segera mengikut ArahanPerbendaharaan 327. Gaji yang terlebih dibayar hendaklah dikutip balik berasaskangaji kasar pekerja.

4.4 Semua resit yang dikeluarkan oleh Seksyen Gaji Dan Pencen akibat pembatalan,pembetulan atau penyelarasan gaji yang melibatkan vot-vot di bawah kawalan jabatan,hendaklah diakaunkan ( dikreditkan ) ke vot jabatan masing-masing.

4.5 Ketua Jabatan dinasihatkan supaya tidak menggunakan kod komputer bagi sebarangjenis potongan baru sekiranya kod akaun amanah bagi potongan tersebut belumdiwujudkan untuk Jabatannya. Untuk mendapatkan kod akaun amanah tersebut,Ketua Jabatan hendaklah terlebih dahulu memohon daripada Bahagian Akaun Pusat,Jabatan Bendahari Negeri.

4.6 Untuk mengelakkan pertambahan beban kerja penyediaan dan pemprosesan inputbagi bayaran-bayaran tunggakan saraan serta mengelakkan daripada dikenakandenda bayaran dividen KWSP maka kerjasama adalah dipohon supaya semuapegawai yang terlibat dapat mempercepatkan pengeluaran Surat Akuan PergerakanGaji Tahunan -JPAN(SP)G1 ( Pin. GEN.4 ), surat lantikan memangku,menanggung kerja dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

5. PENGGUNAAN BORANG INPUT DAN SURAT AKUAN PERGERAKAN GAJI TAHUNANYANG BARU

5.1 Borang input pengemaskinian dan surat akuan pergerakan gaji tahunan yanglama tidak akan diterima lagi dalam urusan pembayaran saraan Tahun 2001. Olehyang demikian sila gunakan borang yang terkini yang dikeluarkan oleh Jabatan CetakKerajaan seperti berikut :-

( a ) PAY - A1 ( PIN.96 )

( b ) PAY - A2 ( PIN.96 )

( c ) PAY - A2.1 ( PIN.96 )

( d ) PAY - A3 ( PIN.96 )

( e ) PAY - B ( PIN.96 )

( f ) PAY - PI ( PIN.96 )

( g ) Surat Akuan Pergerakan Gaji Tahunan - JPAN(SP)G1 ( Pin.GEN.4 )

..4/-

- 4 -

JBN : A/100-4/1149/( 75 ) 10 OKTOBER 2000

5.2 Senarai Kod yang terdapat di belakang Borang PAY - B ( PIN.96 ) tidak lagidigunakan. Sila gunakan Senarai Kod Saraan/Potongan Dan Kod BankBerkomputer yang diedarkan oleh Jabatan ini melalui surat bilangan JBN :E/400-0/2146/A/(28) bertarikh 11 April 2000 dan lain-lain Kod yang dikeluarkandari masa ke masa.

6. PERKARA-PERKARA LAIN

6.1 Mengemaskini Daftar Induk Gaji ( Payroll Master )

6.1.1. Ketua Jabatan disarankan supaya menyemak secara menyeluruh DaftarInduk Gaji ( Payroll Master ) kakitangan di bawah kawalannya. Daftar IndukGaji tersebut hendaklah sentiasa dikemaskinikan. Maklumat-maklumatpekerja yang harus dikemaskini itu termasuklah butir-butir peribadi,perkhidmatan, akademik, bayaran saraan dan sebagainya yang sudahlapuk, tidak lengkap atau yang tertinggal.

6.1.2. Ketua Jabatan juga diminta untuk mengemaskini nombor kad pengenalanlama pekerja kepada nombor kad pengenalan baru dengan serta merta.

6.2 Pembayaran Tunggakan Saraan

6.2.1 Memandangkan terdapat beberapa anggota perkhidmatan awam memohondibayar tunggakan saraan mereka melalui Sistem Baucar Berasingan (SBB )dan untuk mengelakkan daripada disalah gunakan maka Jabatan ini inginmenambah perenggan 3.5.1 dan 3.5.2 di bawah perenggan 3.5 dalamPekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil. 5 Tahun 1997 ( JBN:No. A/2146/A/Vol. Vl/169 bertarikh 18 Julai 1997 ) seperti berikut:

“ 3.5.1 Pembayaran tunggakan saraan bagi anggota perkhidmatanyang memerlukan kewangan untuk kecemasan sama ada untuk sendiri ataukeluarga seperti perubatan, sakit/meninggal dunia boleh dibuat melalui SBBtetapi permohonan mestilah dibuat oleh Ketua Jabatan sendiri kepadaBendahari Negeri untuk dipertimbangkan/diluluskan. Suratpermohonan/pengesahan bagi pihak Ketua Jabatan tidak akan dilayan.Surat pengesahan hendaklah dikemukakan bersama bukti.”

“ 3.5.2 Bayaran tunggakan saraan untuk tempoh sebelum lima tahunkebelakangan ( tidak termasuk tahun semasa ) yang memerlukan pengiraanteliti hendaklah dibuat melalui sistem baucar berasingan.”

..5/-

- 5 -

JBN : A/100-4/1149/( 75 ) 10 OKTOBER 2000

6.3 Bayaran Gaji ( Saraan ) Melalui Akaun Bank Atau Institusi Kewangan

Selaras dengan kehendak surat pekeliling Kementerian Kewangan Bil. F.118/10/7bertarikh 12 Mac 1993 yang mana telah menetapkan satu kaedah pembayaran gaji( saraan ) bulanan untuk semua Anggota Perkhidmatan Awam ( termasuk AnggotaPentadbiran dan Ahli Dewan Undangan Negeri ) akan hanya dikendalikan melaluisatu kaedah sahaja iaitu melalui perkreditan ke Akaun Bank/Institusi Kewangan.Untuk melaksanakan seratus peratus kehendak pekeliling tersebut diminta kerjasamadaripada semua pihak Kementerian/Jabatan yang masih membuat bayaran gaji dalambentuk wang tunai dan cek individu supaya menukar cara bayaran ke akaunbank/Institusi Kewangan secepat mungkin. Berkuatkuasa 01 Januari 2001 saraananggota yang dibayar dalam wang tunai/cek individu tidak dapat diproses selaginombor akaun bank belum diberi ke Seksyen Gaji dan Pencen Jabatan ini.

7. PENUTUP

Jika ada sebarang kemusykilan dalam pelaksanaan pekeliling ini, sila berhubung terus kepadaSeksyen Gaji Dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri melalui nombor telefon 088-255628,257111 atau E-mail Sabah Net acc.f.jbn@sabah.gov.my untuk mendapatkan maklumat ataupenjelasan lanjut.

Sekian dan Terima Kasih.

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAH ”“ BERJIMAT DAN MENABUNG AMALAN MULIA ”

(PHILIP N. K. CHIU)Bendahari Negeri

..6/-

- 6 -JBN : A/100-4/1149/( 75 ) 10 OKTOBER 2000

s.k. PengarahJabatan Kerja RayaJalan SembulanPeti Surat 12888592 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

( u.p. : Encik Denis Mijin )

PengarahJabatan PertanianMenara Khidmat88632 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

( u.p. : Cik Phak Shiu Len )

PengarahJabatan PerhutananBeg Berkunci 6890009 SANDAKAN

( u.p. : Encik Justine Sinsoi )

PengarahJabatan Tanah Dan UkurBeg Berkunci 204488576 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

( u.p. : Encik Ag. Hashim Hj. Mohd. Yusof )

PengarahJabatan Perkhidmatan Komputer NegeriTingkat 1, Blok AWisma Kewangan88999 BANDAR RAYA KOTA KINABALU

( u.p. : Cik Cecilia Chang / Puan Chia Pit Hah / Cik Elizabeth Tai )

MGAR/ljeJ10501010

LAMPIRAN A

JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN PENCEN BULANAN BAGI TAHUN 2001MENGIKUT ARAHAN PERBENDAHARAAN 105 (A) DAN (B) DI MANA HARI KELEPASAN MINGGU ADALAH HARI AHAD

(Ruj: Perenggan 2, JBN:A/100-4/1149/(75) bertarikh 10 Oktober 2000)

TARIKH PEMBAYARAN GAJI TARIKH PEMBAYARANINSTITUSI KEWANGAN

BENDAHARI DAERAH TIDAKADA KEMUDAHAN BANK

CEK PERSENDIRIAN(TUNAI)

PENCEN ANGGOTANPENTADBIRAN DAN ADUN

(TUNAI)HARI KELEPASAN AM

BULAN TARIKH HARI TARIKH HARI TARIKH HARI TARIKH HARI CATATANJANUARI 18.01.2001 KHAMIS 22.01.2001 ISNIN 17.01.2001 RABU 01.01.2001

24.01.200125.01.2001

ISNINRABU

KHAMIS

HARI TAHUN BARUTAHUN BARU CINA

FEBRUARI 26.02.2001 ISNIN 28.02.2001 RABU 23.02.2001 JUMAAT - - -MAC 29.03.2001 KHAMIS 30.03.2001 JUMAAT 28.03.2001 RABU 06.03.2001

26.03.2001SELASA

ISNINHARI RAYA QURBAN

AWAL MUHARAM (MAAL HIJRAH)APRIL 27.04.2001 JUMAAT 30.04.2001 ISNIN 26.04.2001 KHAMIS 13.04.2001 JUMAAT HARI GOOD FRIDAYMEI 24.05.2001 KHAMIS 28.05.2001 ISNIN 23.05.2001 RABU 01.05.2001

07.05.200130.05.200131.05.2001

SELASAISNINRABU

KHAMIS

HARI PEKERJAHARI WESAK (HARI BUDDAH)

PESTA KEAAMATAN(PESTA MENUAI)

JUN 28.06.2001 KHAMIS 29.06.2001 JUMAAT 27.06.2001 RABU 02.06.200104.06.2001

ISABTUISNIN

HARI KEPUTERAAN SERI PADUKABAGINDA YANG DIPERTUAN AGONG

HARI KEPUTERAAN NABI MUHAMMADS.A.W.

JULAI 30.07.2001 ISNIN 31.07.2001 SELASA 27.07.2001 JUMAAT - - -OGOS 28.08.2001 SE;ASA 30.08.2001 KHAMIS 27.08.2001 ISNIN 31.08.2001 JUMAAT HARI KEBANGSAAN

SEPTEMBER 28.09.2001 JUMAAT 28.09.2001 JUMAAT 27.09.2001 KHAMIS 16.09.2001 AHAD HARI MALAYSIA DAN HARI T.Y.T YANGDIPERTUA NEGERI SABAH

OKTOBER 30.10.2001 SELASA 31.10.2001 RABU 29.10.2001 ISNIN - - -NOVEMBER 29.11.2001 KHAMIS 30.11.2001 JUMAAT 28.11.2001 RABU 14.11.2001 RABU HARI DEPAVALI*DISEMBER 11.12.2001 SELASA 13.12.2001 KHAMIS 10.12.2001 ISNIN 16.12.2001

17.12.200125.12.2001

AHADISNIN

SELASA

HARI RAYA PUASA*HARI KRISMAS

* Tertakluk kepada perubahan

LAMPIRAN B

JADUAL PENGHANTARAN/PENERIMAAN BORANG INPUT BAGI TAHUN 2001(Ruj. Perenggan 2, JBN : A/100-4/1149/(75) bertarikh 10 Oktober 2000)

INPUT SARAANUNTUK BULAN

TARIKH AKHIR PENGHANTARAN/PENERIMAANBORANG INPUT PENGEMASKINIAN

(BAYARAN GAJI BULANAN/TUNGGAKAN SARAAN)

TARIKH HARI

JANUARI

FEBRUARI

MAC

APRIL

MEI

JUN

JULAI

OGOS

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DISEMBER

04.12.2000

13.01.2001

15.02.2001

15.03.2001

17.04.2001

15.05.2001

15.06.2001

14.07.2001

11.08.2001

08.09.2001

10.10.2001

06.11.2001

ISNIN

SABTU

KHAMIS

KHAMIS

SELASA

SELASA

JUMAAT

SABTU

SABTU

SABTU

RABU

RABU