Temu 3 Perencanaan Proyek

7/31/2019 Temu 3 Perencanaan Proyek

1/15

Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau

secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai denganbertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim.

Perencanaan sangat sulit tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya,

banyak proyek telah kehilangan keseimbangan dalam proyek yang semuanya

disebabkan karena hal tersebut diatas.

Tahapan dalam Perencanaan :

1. Rincian Struktur Kerja (Work Breakdown Structure)

2. Diagram Jaringan (Network Diagram)

3. Menghitung Biaya Proyek (Calculating Poject Cost)

4. Penjadwalan Proyek (Project Schedule)5. Outline Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan Outline)

PERENCANAAN PROYEK


2/15

Rincian Struktur Kerja (Work Breakdown Structure)

WBS memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian yang lebih

kecil lagi. Rincian struktur kerja (WBS) diawali dengan menyusun komponen-

komponen utama proyek. Hal ini merupakan Level 1 dari WBS (Level 0 adalahjudul proyek).

Untuk proyek software, metode terbaik untuk pemecahan proyek menjadi bagian-

bagian utama adalah diawali dengan 7 fase pengembangan software, yaitu

Definition, Analysis, Design, Programming, System Test, Acceptance, Operation.

Kapan Anda Berhenti Merinci Kegiatan ?

Pemasukkan nomor pada level terendah menunjukkan tugas atau kegiatan

dalam proyek.

Berhenti merinci jika :

Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan

tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan kegiatan-

kegiatan yang dilibatkan.

Dapat diperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar

sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang

terlibat.

Tugas dapat dijadwalkan dan singkat serta mudah diselesaikan.


3/15

Work Breakdown Structure


4/15

WBS Proyek Intranet(Organized by product)


5/15

WBS Proyek Intranet(Organized by phase)


6/15

WBS Proyek Intranet(Tabular Form)

1.0 Concept

1.1 Evaluate current systems

1.2 Define Requirements

1.2.1 Define user requirements

1.2.2 Define content requirements

1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements

1.3 Define specific functionality

1.4 Define risks and risk management approach

1.5 Develop project plan

1.6 Brief Web development team

2.0 Web Site Design

3.0 Web Site Development

4.0 Roll Out

5.0 Support


7/15

WBS Proyek Intranet(Gantt Chart in MS. Project )


8/15

Diagram Jaringan (Network Diagram)

Perencanaan selanjutnya adalah menggambarkan diagram jaringan yang

menunjukkan urutan kejadian.

Aktivitas Usaha Precendents

Definition 20 -

Analysist 35 Definition

Design 25 Analysist

Program A (control) 20 DesignProgram B (registration) 30 Design

Program C (warehouse) 25 Design

System Test 10 Program A,B,C

Documentation 20 Design

Acceptance 5 System Test,Documentation

Training 10 Documentation

Operation 10 Acceptance

TOTAL 210 person days


9/15

Tipe diagram yang terbaik untuk kasus ini adalah diagram PERT. Gambar di

bawah ini merupakan diagram PERT untuk proyek diatas. Rangkaian kejadian

hanya digerakkan oleh setiap aktifitas yang lebih diutamakan.

Bentuk PERT ini disebut Jaringan Precedence. Tiap kotak menunjukkan

sebuah aktifitas. Disetiap kotak dituliskan nama dari kegiatan dan lamanya

kegiatan berlangsung. Anda mungkin sudah terbiasa dengan bentuk Activity on

Arrow dari PERT, tapi jaringan predence jauh lebih baik daripada Activity on

Arrow, dan sekarang kebanyakan proyek manajemen program komputer yang

baik menggunakan bentuk ini.


10/15

Jalur Kritis & Lamanya Proyek

Jalur kritis (CP / Critical Path) : jalur terpanjang dan didefinisikan waktu minimal

yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek. PERT antara lain mempunyai jalur

kritis yang terdiri dari kegiatan : Start, Definition, Analysis, Design, Programming,System Test, Acceptance, Operation, dan End.


11/15

Critical Path


12/15

Menghitung Biaya Proyek

Jika kontrak dari proyek sudah disetujui, manajer proyek dapat meghitung

harga kotor, untuk tenaga kerja dengan mengalikan jumlah biaya buruh per hari

dengan biaya rata rata per hari. Jangan mencoba untuk menghitung secaradetail siapa saja dengan pada level gaji berapa yang harus bekerja di proyek,

kecuali anda punya ide cemerlang, siapa orang yang pantas bekerja di proyek itu.

Kategorisasi Biaya :

Biaya pekerja perhari disebut biaya penuh (mencakup biaya operasi, sewa,administrasi pekerja, dan keuntungan).

Biaya tetap : dirinci sesuai kegiatan utamanya seperti computer time, sewaperalatan khusus.

Biaya tak terduga, dan sebagainya.


13/15

Penjadwalan Proyek

Langkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini,

perencana (mungkin Manajer Proyek) harus mengaplikasikan jadwal yang

sebenarnya dari perkiraan ke Calendar Days (jadwal harian) atau lamanyapekerjaan.

Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya manusia yang

akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, terutama ketika pekerjaan

berlangsung secara serentak. Kesulitan lain adalah memutuskan bagaimana

mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber dayayang ada. Kemudian Manajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada kelender

atau jadwal yang nyata. Metode terbaik untuk melakukan hal ini adalah dengan

menggambarkan ke dalam sebuah Gantt Chart atau Bar Chart.

Terdapat dua teknik perencanaan jaringan kerja yang populer adalah CPM

(Critical Path Method) yang diperkenalkan oleh JE. Kelly dan MR. Walker tahun1957, dan PERT (Program Evaluation and Review Technique) yang

dikembangkan oleh US Navy bekerja sama dengan Booz, Allen & Hamilton pada

tahun 1958.


14/15

Outline Pendahuluan Perencanaan Proyek

Dilengkapi dengan semua pengetahuan ini, Manajer Proyek dapat menuliskan

dokumen penting ini. Berikut ini adalah outline yang disarankan untuk PPP.

Tim Proyek (The Project Team)Menggambarkan struktur, siapa yang memberikan laporan, siapa yang

menerima laporan, kepada siapa berkomunikasi, dst.

Programmer (tidak lebih dari 5 orang). Bertanggung jawab terhadap

pemrograman.

Pimpinan Proyek (Project Leader) Mengawasi programmer. Bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis, seperti analisis, disain

dan tugas-tugas pemrograman keseluruhan. Tujuan utama : kualitas produk

yang dihasilkan secara teknik.

Manajer Proyek (Project Manager) Manajer dalam tim (pimpinan, motivator,dll). Bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datangnya dari luar

(laporan, pertemuan-pertemuan, penghubung antara manajemen tingkat atas

dengan user). Tujuan utama : keberhasilan proyek (perencanaan,

pengontrolan, komunikasi).


15/15

2. Biaya Proyek (Projects Cost), Termasuk WBS, membuat perkiraan danperhitungan yang digunakan untuk menaksir biaya dalam pembuatan produk.

3. Penjadwal Proyek (Project Schedule), Merupakan bagian terpenting dalam

proyek, dan dapat menggunakan metode Gantt.

4. Pemeriksaan Ulang (Reviews), Pada bagian ini anda dapat menghubungkanantara pertemuan dari manajemen utama dengan peninjau teknik (jadwal

proyek akan memberikan informasi ini), tujuan dari masing-masing peninjau,

dan siapa yang akan mengerjakannya. Buatlah daftar tanggung jawab dari

orang-orang yang terlibat.

5. Laporan (Reports), Bentuk dan isi dari laporan keadaan, laporan milestonedan dokumen proyek lain dapat dirinci di dalam laporan tersebut.

6. Dokumentasi (Documentation), Ada 2 jenis dokumen di dalam proyek, yaitu

user dan manajemen proyek.

7. Asumsi (Assumptions), Disini anda dapat menetapkan harga berdasarkanasumsi : dimana sebagian besar adalah fakta yang diberikan oleh user.

Documents

Temu 3 Perencanaan Proyek