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That’s Entertainment 360-Event-Service Ihr Partner für die Eventumsetzung. www.musikundshow.ch

That's Entertainment / 2015

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Alles rund um das Thema Event-Planung, Event-Organisation und Event-Umsetzung. Viele wichtige in interessante Tipps für jeden Event-Manager und Planer

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That’s Entertainment360-Event-Service

Ihr Partner für die Eventumsetzung.

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Publikation and Copyright Information bei: Event & ConsultingWerner StulzPostfach 81 CH 8954 [email protected] www.eventconsulting.ch Sämtlich Texte unterliegen dem Copyright. Veröffentlichung ohne Genehmigung des Urhebers nicht erlaubt.

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Warum ein professioneller Partner?

Hier ein paar wichtige Gründe warum jeder Organisator mit einem Eventprofi zusammen arbeiten sollte:

Die Kompetenz Der Beizug einer Agentur bei der Planung und Durch-führung eines Anlasses entspricht durchaus auch einer zentralen wirtschaft-lichen Erkenntnis: Konzen-triere Dich auf Deine Kern-kompetenz - tue das, was Du wirklich kannst und delegiere das, was andere besser können. Hand aufs herz: Weil Sie in Ihrem Unternehmen einen guten Job tun, heisst das noch lange nicht, dass Sie auch einen Event perfekt orga-nisieren können. Sparen Sie Zeit und Nerven (in vielen Fällen auch Geld) und legen Sie die Durchführung des nächsten Events in die kompetenten Hände unserer Agentur. Die Zielsetzung Wir als Agentur können Ihnen vieles abnehmen, eines aber nicht: Die Antwort auf die Frage, warum Sie einen Event durchführen möchten. Versuchen Sie sich möglichst detailliert Klarheit über einige grundsätzliche Fragen zu verschaffen. Zum Beispiel: Warum überhaupt möchten Sie den Anlass durchführen, wer soll dabei sein (wen laden Sie ein), und welche Ziele verfolgen Sie mit dem Anlass. Antworten auf diese Fragen können die Ausgestaltung des Events entscheidend beeinflussen, und zwar bezüglich Zeitplan ebenso wie bei der Wahl der Lokalitäten, Programmgestaltung, Verpflegung usw.

Die Erfahrung Von diesem Punkt an kommt definitiv unsere Agentur zum Zuge. Wir können jetzt eine Qualität ausspielen, die Sie bei allem Respekt nicht haben können: Die Erfahrung bei der Organisation und Durchführung von Events

verschiedenster Art. Die Praxis zeigt nämlich immer wieder, dass der Teufel im Detail steckt. Diese Details frühzeitig zu erkennen und geeignet zu reagieren, bedarf ebenso der Erfahrung wie das Gespür dafür, was in ist und was out, was von den Gästen besonders geschätzt wird und was die Stimmung killen kann. Auf diesem für Laien gefährlichen Glatteis abseits ausgetretener Pfade zeigen ausgewiesene Profis atem-beraubende Pirouetten und stellen Anlässe auf die Bei-ne, von denen man noch lange spricht.

Das Know-how

Mit Erfahrung allein lässt sich allerdings noch kein erfolgreiches Event auf die

Beine stellen. Erfahrungs-werte sind hilfreich, was aber unbedingt dazu kom-men muss, ist eine gehörige Portion Know-how in der konkreten Ausgestal-tung - von Konzept und Idee bis zur physischen Umsetzung und der umsichtigen Organisation. Auf der Basis Ihrer Zielsetzungen erstellen wir ein detailliertes Konzept, bringen Ihre Ideen mit ein und verschnüren das Ganze zu einem Paket, das es in der Folge in klar defi-nierten Etappen konsequent umzusetzen gilt. Dabei zeigt sich auch dem Laien schnell: Die gut strukturierte Organisation eines Anlasses bringt umfangreiche Arbeiten, von denen wir Sie massgeblich entlasten - von den technischen Anforderungen, die bei einem Auftritt erfüllt sein

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müssen, bis zum Kleingedruckten in vertragli-chen Vereinbarungen. Dabei werden Sie laufend über den aktuellen Stand der Arbeiten informiert und sind damit ständig auf Ballhöhe. Das Beziehungsnetz Als gut geführte Agentur pflegen wir ein persön-liches Beziehungsnetz zu unseren Künstlern und Bands aus den verschiedensten Sparten, kennen ihre Programme, ihre Stärken und Beson-derheiten. Zudem wissen wir, wer wann und wo unterwegs ist und können bei einer günstigen Gelegenheit auch Künstler und Bands vermitteln, die sonst schwer zu kriegen sind. A propos grosse Namen: Oft lohnt sich auch der Mut zu unbekannten Artisten. Ist es nicht viel span-nender, die Gäste mit einem Künstler oder einer Band zu überraschen als mit Stars, die man eh auf allen Anlässen antrifft und die eine entsprechend hohe Gage fordern. Es gibt so viele tolle Künstler und Bands, die wenig bekannt sind, die das Publikum aber restlos begeistern können. Das setzt allerdings gewisse Szenen-kenntnisse voraus, die in der Regel nur wir als Profis mitbringen. Und wir wissen noch etwas - und handeln auch danach: Wenn man früh bucht, bekommt man was man will, sonst muss man nehmen, was man bekommt.

Die Kosten Ob Fixum, Budgetprozente oder Verrechnung nach Aufwand: Das Engagement einer Agentur kostet Geld. Das ist auch der Hauptgrund, weshalb viele Veranstalter zu Selbstgestricktem greifen, in der Hoffnung nämlich, damit das Budget zu entlasten. Das Gegenteil ist oft der Fall: Wer die Kosten realistisch rechnet, stellt in den meisten Fällen fest, dass die Verpflichtung einer Agentur den

“Mehr Zeit für seine Gäste haben - gehört nicht das zur Zielsetzung eines jeden Events?.”

finanziell günstigeren Weg bedeutet, als wenn man alles selber macht. Das rührt daher, dass die Agentur professionell vorgeht, zeit- und kostenintensive Umwege, Leerläufe und Pannen vermeiden kann und eine straffe Budgetplanung und -überwachung garantiert. Kommt dazu: Wer den Wert eines perfekt inszenierten Events kennt, der weiss auch, wie enorm wichtig es ist, wenn man im entscheidenden Moment am Anlass selber sich unbelastet den Gästen widmen kann.

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Event-Erfolgskontrolle

Eine umfangreiche Analyse von Event-Ideen und Event-Konzepten ist heute wichtiger denn je. Was funktioniert? Wie ist was machbar? Wird es ein Erfolg?

Wir geben Ihnen zu diesen Fragen die Antworten, die Ihnen Planungs-Sicherheit geben. Der Erfolg eines Events hat nichts mit Zufall noch mit einer Tagesform zu tun. Der Erfolg Ihres Event ist planbar. Sprechen Sie rechtzeitig mit uns, wenn Sie einen Event planen. Event-Ideen:Wir liefern Ihnen die zündenden Ideen, die Ihr Event zu einem rauschenden Erfolg werden lassen. Unsere Erfahrungen gepaart mit dem Ideenreichtum unserer Kreativ-Leute ermöglichen uns, die optimalen Konzepte zu ergänzend und im Einklang mit Ihrer Corporate Communication zu entwickeln.

Event-Begleitung:Als Ihre persönlichen Event-Berater stehen wir Ihnen gerne mit unseren jahrelangen Erfah-rungen zur Seite, auch wenn Sie Ihr Event lieber von A bis Z selber planen und koordinieren möchten. Event-Controlling:Welches Event funktioniert und welches nicht? Das ist kein Zufall, sondern absolut planbar. Bevor man tausende von Franken/Euros oder gar noch mehr “in den Wind schießt”, ist es unbe-dingt erforderlich eine Event-Idee einem umfang-reichen Controlling zu unterziehen. Während der Event-Konzeption ist es unver-zichtbar, ständig wieder die laufenden Prozesse zu durchleuchten. Am besten durch eine externe Lupe! Wir erkennen die Fehler bevor sie passieren! Dies Dank unseren vielen Live-Events die wir schon erfolgreich über die Bühne gebracht haben. Und dies gilt für alle Grössen von Events!

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Event-Synergie-Effekte:Natürlich soll Ihr Event Ihre Gäste begeistern. Um aber den gewünschten Erfolg zu erzielen, müssen die Ziele und Strategien sehr eng mit der Unternehmenskommunikation und den Unter-nehmenszielen verknüpft sein.Wir helfen Ihnen auch bei der Integration von Event-Strategien in die MarketingkommunikationIhres Unternehmens, sowie die Koordination der Bereiche Public Relations, Pressearbeit, Verk-aufsmarketing, Personalentwicklung (z.B. Event-Schulungen) usw.

Event-Konzeptionen:Nach einem ersten persönlichen Briefing liefern wir Ihnen auch komplette Event-Konzepte, von der Event-Idee bis hin zum endgültigen Event-Drehbuch. Komplett mit allen Budgets, Check-listen, Personalplänen, Einkaufslisten und … und … und

Event-Fullservice:Gerne führen wir auch Ihr Corporate Event von A-Z durch. Aber auch Teilbereiche wie das ganze Unterhaltungsprogramm, ein bestimmtes Event-Tool, das Gästemanagement, die Organisation der Veranstaltungstechnik wie Multivision, Audio, Licht, Dekoration usw. Internet und Sozial-Media:Dieses aktuelle Thema bedingt grosses Wissen wie man diese neuen Medien in einen Event integriert. Gäste-Information online, Ticketverkauf übers Internet, Gästemanagement, Werbung in den elektronischen Medien und vieles mehr. Wir verfügen über ein grosses Know-how in diesen Bereichen und können Ihnen genau sagen, ob der Einsatz solcher Mittel sich lohnt oder nicht.

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Eventideen gesucht? Originell, mitreissend, sportlich, künstlerisch, technisch...

Finden Sie das passende Event-Tool für Ihre Veranstaltung!

• Eventspiele• Teamgeist-Aktionen• Motto-Event• Führungen• Sport-Games• Soziales Aktionen• Ökologische Inhalte• Wissensvermittlung

Was passt und was nicht - Das findet man mei-stens bei einem ersten Gespräch mit einem Fachmann, der über die nötige Erfahrung verfügt, heraus! Event-Ideen für jedes Budget

• Sinnes-Parcours• Tresure Hunt• Alpen-Olympiade• Magic Casino• Award-Verleihung

• Niklausparty im Wald• Viva Las Vegas• Schottische Highlander-Games• Al Capone lässt grüssen• Wild Wild West

Denn mit der Wahl der Aktivitäten für die Gäste steht und fällt der Erfolg eines Events. Interessiert Sie das Thema Corporated Compliance?Bestimmte Arten von geschäftlichen Veranstal-tungen sind in den letzten Jahren negativ in die Schlagzeilen gekommen, ja sogar in den Fokus der Staatsanwaltschaften gerückt - vor allem durch eine unangebrachte Nähe zum Rotlicht-Millieu. Im Zusammenhang mit der Kostenübernahme durch das einladende Unternehmen entstand da-durch der „böse Schein“, es handle sich um un-lautere Beeinflussungsversuche, oder mit ande-ren Worten: um korruptionsnahe Tatbestände. Ein Thema das immer wichtiger wird!

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Ausgefallene Attraktionen

Aufsehen in den Medien mit einer Veranstaltung erreichen

Sie möchten etwas Ausgefallenes für Ihren Event? Für grosse Volksfeste wie Stadtjubiläen, einem runden Geburtstag einer Grossfirma oder ganz einfach als Werbeaktion für ein Produkt werden immer wieder ganz spezielle Show-Attraktionen gesucht. Wir möchten Ihnen hier einige Ideen und Anregungen geben:

• Ski Akrobatik Show• Skateboard und BMX – Fahrradshow• „Dancing Waters“, riesige Wasserorgel mit

Lichtspiel• Halsbrecherische Akrobatik oder mit dem

Motorrad über das Hochseil• Kunstflug – Darbietungen über dem See• Fallschirmspringer – Show mit Zielspringen• Eine ausgeklügelte, produktangepasste

Lasershow• Ein ganzer Zirkus mit Programm als

Partyzelt• Viele Doppelgänger von Michael Jackson

über Elvis bis zu Gorbatschov und den

Blues Brothers oder diverse Doubelbands wie The ReBeatles, Abba Revival, Queenmania usw. für Werbezwecke

• Eine mobile Discothek am Ort Ihrer Wahl

• Turmspringer-Show in ein winziges Becken

• Eine Auto-Stunt-Show.....

• ....... und vieles, vieles mehr! Wir beraten Sie im Bereich des Produkte ger-echten Business Theaters und der Planung Ihres Messeauftrittes mit interaktiven Stand-konzepten. Ihr Erfolg liegt uns am Herzen!

"Ich habe dreissig Jahre gebraucht, um über Nacht berühmt zu werden"(Harry Belafonte, Sänger).

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Miete einen Fahrer / Rent - a - Driver

www.miete-einen-fahrer.ch

Gönnen Sie sich etwas Luxus

und lassen Sie sich

chauffieren!

Nützen Sie die Fahrzeit

mit Sinnvollem.

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Wir sorgen dafür das sich Ihre Gäste wohl fühlen

Mit uns schonen Sie Ihre Nerven und sparen viel Zeit!

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www.webservice-stulz.ch

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Einfach erfolgreiche Künstler

Ein Höhepunkt an fast jeder Veranstaltung sind erstklassige Künstler

Gönnen Sie Ihren Gästen gute Musik, ein visuelles Erlebnis, humoristische Momente, ausserordentliche Show-Erlebnisse oder einen versierten Moderator oder Moderatorin. Es gibt tausende von Künstlern, Musikern und Entertainern. Wie finden Sie das Passende? Fast jeder Künstler behauptet von sich, zu den Besten zu gehören. Da hilft der Rat eines neutralen Fachmanns der die vielen Künstler qualitativ einzuordnen weiss.

• Partybands• Artisten• Moderatoren• Entertainer• Comedians• Sänger, Sängerinnen und Formationen• Classic-Ensemble• Musicshows• Instrumentalisten• Magier

• Karikaturisten• Stars• Doubles• Vortrags-Redner

Eine grosse Auswahl finden Sie auch unter www.musikundshow.chDort gibt es eine Datenbank mit vielen Show-ideen und Künstlern. Wir kennen über tausend Shows, Bands und Moderatoren. Wir haben hunderte von Engagement-Verträgen realisiert. Wir kennen die rechtlichen Hürden und Vorschriften. Wir kennen viele Künstler persönlich und haben grosse Erfahrung vor und hinter der Bühne bei der Betreuung von Künstlern und in der Regiefüh-rung für das ganze Rahmenprogramm. Sprechen Sie mit uns damit ihr nächster Event ein Erfolg wird!

"Der Weg ist das Ziel, aber manchmal ist das Ziel im Weg"(Peach Weber, Komiker).

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Tipps fürs nächste Fest

Bitte beachten Sie folgende wichtige Punkte wenn Sie sich mit der Planung Ihres Anlasses befassen:

1. Datum des Firmenfestes Legen Sie zuerst das Datum fest, vermeiden Sie wenn möglich die Freitage und Samstage in den Monaten November und Dezember, an diesen Tagen sind sehr viele Lokale sowie gute Tanzorchester und bekannte Showkünstler zwischen 6 und 12 Monate im voraus gebucht ! Legen Sie das Datum möglichst nicht kurz vor Weihnachten, Sie tun sich selbst und Ihrem Gästenl einen grossen Gefallen! Ideale Anlass-Monate sind: September / Anfangs und Ende Oktober / November / Januar / März / April Beachten Sie bei den anderen Monaten folgende Anlässe die viele Ihrer Angestellten dem Firmen-fest vorziehen:

Ende Januar bis 1. Märzwoche -> Fasnacht / Mai bis Ende August -> Hochzeiten und Vereinsanlässe 2. Budget und Lokal Schätzen Sie die ungefähre Teilnehmerzahl aus Ihrem Personal und suchen Sie das Lokal entsprechend der Grösse, Ihrem Budget und den Zufahrts- resp. Parkplatzmöglichkeiten und den Verbindungen mit öffentlichen Verkehrmitteln aus. Ueberlegen Sie sich ob Sie mehr Wert auf die Unterhaltung oder mehr auf das Essen legen und planen Sie Ihr Budget entsprechend. Tanzorchester können Sie wie folgt kalkulieren: bekannte Profiformationen Fr.800.-- bis 1000.- pro Musiker / gute Amateurformationen Fr. 500.-- bis 700.-- pro Musiker / Profi-Alleinunterhalter Fr. 1200.-- bis 1500.-- / Partydiscotheken Fr. 1000.-- / Show's bekannt aus TV oder aktuelle Komiker Fr. 5000.-- bis 15000.-- / Profi Einzel-Show's und Komiker Fr. 1800.-- bis 3000.-- / gute Nachwuchskünstler ab Fr. 700.-- bis 1200.-

präsentiert von www.musikundshow.ch

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3. Zeiten & Zufahrt der Musiker / Show-künstler / Technik Besprechen Sie mit der Agentur und dem Künstler/Orchester wann die Anlagen angeliefert werden, wann der Aufbau und Soundcheck geplant ist, und stellen Sie sicher, dass das Lokal dann auch frei zum Einrichten ist ! Legen Sie mit dem Bandleader zeitlich einen Termin fest, wann die Band spätestens eintrifft. Falls die Band 1 Std. nach diesem Zeitpunkt nicht eintrifft versuchen Sie sofort mit dem Bandleader oder der Agentur telefonisch Kontakt aufzunehmen falls etwas passiert sein sollte. (Unfall / Krankheit / Stau usw.) Nur so besteht die Möglichkeit allfälligen Ersatz zu organisieren! 4. Verpflegung Musiker / Showkünstler / Technik Normalerweise müssen Sie die Verpflegung der Musiker / Showkünstler und Techniker über-nehmen und organisieren. Besprechen Sie dies schon vorgängig mit dem Lokalbesitzer oder dem Partyservice. Wir empfehlen Ihnen, die Tanz-orchester in der Nähe oder mit Ihnen zu verpflegen, damit diese für Sie immer sofort greifbar sind. Showkünstler sollten für die Gäste möglichst noch nicht sichtbar werden, bei diesen empfiehlt sich die Verpflegung im Restaurant. Bezahlen Sie prinzipiell keine Spirituosen, üblich sind Wein, Bier, Mineral, Café. Bei grossen Bands ist es von Vorteil in der Garderobe oder auf der Bühne einige Harasse Mineralwasser deponieren zu lassen. Vom Einsatz des Orchesters hängt die Stimmung ab, ein gut verpflegtes Orchester gibt sich an Ihrem Anlass auch entsprechend Mühe!

5. Bühne / Tanzfläche / Technik Beachten Sie bei der Besichtigung des Lokals ob für Tanzorchester eine Bühne, eine Tanzfläche, Künstlergarderoben und Bühnentechnik zur

Verfügung steht. Rechnen Sie bei Tanzorchester mit einem Platzbedarf von 1.5 bis 2 m2 pro Musiker und denken Sie daran, das wenn das Tanzorchester die Bühne belegt, für Show-künstler nicht mehr sehr viel Platz verbleibt (kleine Lokale).

6. Programmablauf / Regie Haben Sie ein grösseres Programm zusam-mengestellt und mehrere Showkünstler zum Tanzorchester organisiert, dann denken Sie daran, dass der Programmverlauf gut geplant sein muss und jemand die Auftrittszeiten steuern sollte. Die Kommunikation zwischen dem Bankettchef des Lokals (zeitl. Verlauf des Essens) und den Auftrittszeiten der Künstler ist sehr wichtig. Sie können nur schätzungsweise vorausplanen wie lange Ihre Gäste für einen Gang eines Menue's benötigen. Erfahrungsgemäss hinkt das Ende des Essens immer zwischen einer halben Stunde und 1 Stunde hinter der Planung her. Falls Sie einen bekannten Showkünstler engagiert haben, kann es Ihnen passieren, dass dieser dann nicht mehr auftreten kann, da er sehr häufig gegen Mitternacht an ein 2. Engagement muss. Wir empfehlen Ihnen bei grossen Pro-grammen einen Regisseur (Kosten ca. Fr. 1500.--) zu engagieren, nur so können Sie selber in Ruhe den Anlass geniessen. 7. Gage / Auszahlung Auch heute noch sind Musiker und Künstler sprichwörtlich Lebenskünstler und brauchen in fast allen Fällen Ihre Gage wenn möglich in bar. Sie tun dem Bandleader einen Gefallen, wenn Sie ihm die Gage in kleinen Noten (CHF / EUR 200.00) ausbezahlen, da dieser vor Ort die Musiker direkt entschädigt. oder eine Voraus-zahlung an die Agentur, welche dann die Bezahlung regelt.

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8. Abbau der Anlagen Bitte denken Sie daran, dass die Anlagen wieder abgebaut werden müssen, immer wieder kommt es vor, das Lokalbesitzer schliessen wollen und für den Abbau keine Zeit mehr verbleibt. Dies kann zu Umtrieben und Ärger führen da Künstler und Bands manchmal über 50 km entfernt zuhause sind und diese nicht am nächsten Tag holen können. Überzeiten und Verlängerungen sind unbedingt vorab mit dem Lokalbesitzer zu besprechen.

9. Nach dem Anlass Waren Sie mit dem Lokal / Essen zufrieden, hat Ihr Orchester gut gespielt und war der Auftritt von Showkünstlern ein Erfolg ? Falls Sie Lust haben, alle Menschen freuen sich wenn man Ihre Arbeit lobt, schreiben Sie ein kleines Referenz-schreiben. Hat etwas nicht geklappt ? Der Lokalbesitzer ist Ihnen dankbar wenn Sie Ihn auf Probleme mit dem Personal oder der Küche aufmerksam machen. Die Agentur, welche Ihnen Tanzorchester oder Künstler vermittelt hat ist Ihnen ebenfalls dankbar, wenn Sie auf Misstände hinweisen.

Wir hoffen, diese Tipps helfen Ihnen bei Ihrer Planung und freuen uns, wenn wir Ihnen auch persönlich helfen dürfen.

Wir zaubern Stimmungenan ihren Event!

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Huebwiesenstrasse 16Postfach 81

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+41 (0)44 775 86 66

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