7
1 2327 L Street Sacramento, CA 95816 916.440.1985 FAX: 916.440.1986 Email [email protected] www.capta.org 2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only) - Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué? You’re on the Board - Now What? Está en la Mesa Directiva - ¿ Y Ahora Qué? 2019 California State PTA Convention 2019 Convención de California State PTA E10 – You’re on the Board – Now What? Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué? The Purposes of PTA To promote the welfare of children and youth in home, school, places of worship, and throughout the community; To raise the standards of home life; To advocate for laws that further the education, physical and mental health, welfare, and safety of children and youth; 2 } Promover el bienestar de los niños y jóvenes en el hogar, la escuela, sitios de culto y en toda la comunidad; } Elevar los estándares de vida en el hogar; } Abrogar por leyes que promuevan la educación, la salud física y mental, el bienestar y seguridad de los niños y jóvenes. The Purposes of PTA To promote the collaboration and engagement of families and educators in the education of children and youth; To engage the public in united efforts to secure the physical, mental, emotional, spiritual, and social well-being of all children and youth; and To advocate for fiscal responsibility regarding public tax dollars in public education funding. 3 } Promover la colaboración y la participación de las familias y educadores en la educación de los niños y jóvenes; } Involucrar al público en los esfuerzos unidos para asegurar el bienestar físico, mental, emocional, espiritual y social de todos los niños y jóvenes; y } Abogar por la responsabilidad fiscal con respecto a impuestos públicos en la financiación de la educación pública. Mission Statement of the California State PTA The mission of the California State PTA is to positively impact the lives of all children and families. Adopted August 2013 by California State PTA Board of Managers 4 La misión de California State PTA es de impactar positivamente la vida de todos los niños y las familias. Adoptada augusto de 2013 Por la Mesa Directiva California State PTA PTA Basic Policies Noncommercial Nonsectarian Nonpartisan 5 } No es comercial } No es sectaria } No es partidista PTA Channels Unit - Also referred to as the association Council - A group of local units District – A geographic division of the California State PTA; usually one or more counties California State PTA National PTA 6 National Nacional State Estantal District Distrito Council Concilio Unit (In Council) Unidad (en Concilio) Unit (Out of Council) Unidad fuera de Concilio } Unidad — conocida también como “la asociación” } Concilio — grupo de unidades locales } Distrito – división geográfica de PTA de California; usualmente uno o más condados } PTA de California } PTA Nacional

The Purposes You’re on the Board - Now What? Está en la ...downloads.capta.org/con/handouts/2019/E10_MesaDirectiva...1 2327 L Street Sacramento, CA 95816 916.440.1985 FAX: 916.440.1986

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2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?

You’re on the Board -Now What?

Está en la Mesa Directiva - ¿ Y Ahora Qué?

2019 California State PTA Convention2019 Convención de California State PTA

E10 – You’re on the Board – Now What?Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?

The Purposes of PTA

� To promote the welfare of children and youth in home, school, places of worship, and throughout the community;

� To raise the standards of home life;

� To advocate for laws that further the education, physical and mental health, welfare, and safety of children and youth;

2

} Promover el bienestar de los niños y jóvenes en el hogar, la escuela, sitios de culto y en toda la comunidad;

} Elevar los estándares de vida en el hogar;

} Abrogar por leyes que promuevan la educación, la salud física y mental, el bienestar y seguridad de los niños y jóvenes.

The Purposes of PTA

� To promote the collaboration and engagement of families and educators in the education of children and youth;

� To engage the public in united efforts to secure the physical, mental, emotional, spiritual, and social well-being of all children and youth; and

� To advocate for fiscal responsibility regarding public tax dollars in public education funding.

3

} Promover la colaboración y la participación de las familias y educadores en la educación de los niños y jóvenes;

} Involucrar al público en los esfuerzos unidos para asegurar el bienestar físico, mental, emocional, espiritual y social de todos los niños y jóvenes; y

} Abogar por la responsabilidad fiscal con respecto a impuestos públicos en la financiación de la educación pública.

Mission Statement of the California State

PTA

The mission of the California State PTA is to positively impact the lives of all children and families.

Adopted August 2013 byCalifornia State PTA Board of Managers

4

La misión de California StatePTA es de impactar

positivamente la vida de todos los niños

y las familias.

Adoptada augusto de 2013Por la Mesa Directiva California State PTA

PTA Basic Policies

� Noncommercial

� Nonsectarian

� Nonpartisan

5

} No es comercial

} No es sectaria

} No es partidista

PTA Channels� Unit - Also referred to as the

association

� Council - A group of local units

� District – A geographic division of the California State PTA; usually one or more counties

� California State PTA

� National PTA

6

NationalNacional

StateEstantal

DistrictDistrito

CouncilConcilio

Unit (In Council)Unidad (en Concilio)

Unit (Out of Council)Unidad fuera de Concilio

} Unidad — conocida también como “la asociación”

} Concilio — grupo de unidades locales

} Distrito – división geográfica de PTA de California; usualmente uno o más condados

} PTA de California} PTA Nacional

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Fiduciary Responsibility

PTAs must be fiscally responsible to the

members and need to ensure that all financial

procedures are followed.

This is the responsibility

of all members of the executive board.

Las PTA deben ser fiscalmente

responsables para con los miembros y deben garantizar que se sigan

todos los procedimientos

financieros.

Esto es responsabilidad de todos los miembros de

la junta ejecutiva

PTA Bylaws

� Official name

� Basic policies of the association

� Membership and dues

� Officers and election

� Duties of officers/chairmen

8

} Nombre oficial} Políticas básicas de la

asociación} Membresía y cuotas} Funcionarios y

elecciones} Deberes de los

funcionarios/directores de comité

PTA Bylaws

� Meetings required -including quorums

� Requirements of being a PTA

� Charter/disbanding procedures

� Requirements for amending bylaws/standing rules

9

} Reuniones requeridas –incluso quorum

} Los requisitos para ser PTA

} Procedimiento de carta constitutiva/disolución

} Requisitos para la enmienda de estatutos/normas vigentes

GOALS - META

¯PROGRAMS - PROGRAMAS

¯BUDGET - PRESUTUESTO

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PTA Planning

The PTA program, budget, membership plan and fundraising

plan must be approved by the

association at the first meeting of the year

and before any plans are implemented.

11

El programa y los planes de membresía y presupuesto de la PTA deben ser aprobados por la asociación en la primera reunión del año y antes de implementar cualquier plan.

First Association Primera Reunión

Meeting de la Asociación

} Financial reports� Annual Financial

Report for prior year

� Year-end audit� Fundraisers and

programs

� Budget

� Presentación de reportes financieros� Financiero anual del

año previo� Auditoría de fin de

año� Autorizar eventos de

recaudación de fondos y programas

� Aprobar presupuesto para el año en curso

12

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First Association Primera Reunión Meeting de la Asociación

� Treasurer’s Report

� Ratify checks

� Release funds

� Presentar el informe del tesorero

� Ratificar cualesquiera cheques emitidos desde la última reunión de la asociación

� Decir a la asociación que parte del presupuesto se va a utilizar durante este período

13

PTA President’s Duties

� Coordinate work; approve all materials prior to distribution

� Preside at all meetings

� Appoint chairmen and committee members

� Sign all payment authorizations and contracts

� Be familiar with financial procedures

� Be an authorized check signer

14

} Coordinar el trabajo; aprobar todos los materiales previos a su distribución

} Presidir todas las reuniones} Nombrar a todos los directores

y miembros de comité} Firmar todas las autorizaciones

de pago y contratos} Conocer los procedimientos

financieros

} Ser librador de cheques autorizado

PTA President’s Duties

� Be the official representative of the association at council/district meetings

� Be responsible for the annual report

� Be the official contact as authorized

� Meet with the site administrator

� Perform other duties assigned by the association

15

} Ser representante oficial de la asociación en las reuniones de consejo/distrito

} Ser responsable del reporte anual

} Ser el contacto oficial, según se autorice

} Reunirse con el administrador de las instalaciones

} Realizar otras labores que le indique la asociación

Executive Board Duties

� Transact business as directed by the association and between association meetings

� Pay bills

� Create committees

� Fill vacancies

� Present reports to the association

16

} Realizar las labores de funcionamiento como lo indique la asociación y entre reuniones de la asociación

} Pagar cuentas} Crear comités} Llenar vacantes} Presentar reportes a la

asociación

Executive Board Duties

� Understand and question financial reports

� Protect assets of the association

� Understand the organization

� Attend meetings

17

} Entender y cuestionar reportes financieros

} Proteger los bienes de la asociación

} Conocer la organización

} Asistir a las reuniones

PTA Treasurer

� Keep all financial records

� Chair the budget committee

� Receive and deposit all monies

� Pay all bills as authorized

� Present a monthly treasurer’s report

� Forward membership monies and insurance premiums through channels

18

} Guardar todos los registros financieros

} Maneje el comité de presupuesto

} Recibe y deposite todo el dinero

} Pagar todas las cuentas como se autorice

} Dar un reporte mensual de tesorería

} Remitir los dineros de las afiliaciones y primas de seguro a través de los canales

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2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?

PTA Treasurer

� Prepare financial records for audit

� File tax forms

� Complete Workers Comp form

� Present financial reports -compare to budget at least quarterly

� Prepare Annual Financial Report

� Keep records – Unit in Good Standing

19

} Preparar los reportes financieros para auditoría

} Presentar declaraciones de impuestos

} Llenar el formulario de Compensación al Trabajador

} Dar reportes financieros; comparar con el presupuesto al menos cada trimestre

} Preparar el Reporte financiero anual

PTA Financial Responsibilities

� Never sign a blank check� Forward per capita monies

through channels monthly� Make sure funds are counted

by a board member and one other and deposited immediately

� Never deposit association funds in a personal account or in a school account

� Ensure record keeping is complete and accurate

20

} Nunca firme un cheque en blanco

} Mande el dinero por capita a través de los canales cada mes

} Asegure que los fondos sean contados por un miembro de la mesa directiva y otra persona. Depositarlos inmediatamente

} Nunca deposite fondos de la asociación en una cuenta personal o de la escuela

} Asegurarse de que los registros sean completos y exactos

PTA Financial Responsibilities

} Make sure books are audited twice a year in accordance with bylaws

� Make sure all payment authorizations are signed by president and secretary

� Make sure all tax returns are filed annually

� Assign a non-check signer to open and review bank statement

� Assure transparency

21

} Asegurarse de que los libros sean auditados dos veces al año

} Asegurarse de que todas las autorizaciones de pago lleven la firma del presidente y del secretario

} Asegurarse de que se presenten cada año las declaraciones de impuestos

} Apunte a una persona que no firma cheques para que revise y habrá los estados de cuenta bancarios

} Asegurar la transparencia

Payment Authorizations

For PTA treasurer use:▫ Membership-approved activity ▫ Executive Board-approved expenditure ▫ Funds released by membership

President’s signature: _________________ Date ____________

Date approved in minutes: ________

Secretary’s signature _______________________

Check ## Cheque

Category/Categoría

Amt Advanced/Avanzado

Expense/Gastos

Amt Owed/DueAmt Deber/Debido

22

Para uso de tesorero de PTA:•Actividad aprobado por los miembros

•Gastos aprobados por la mesa ejecutiva•Fondos liberados por los miembros

Firma del presidente:_________________________________

Fecha______________Fecha en que se aprobó en las actas:________ ___________________________________Firma del secretario: ________________________________

Information Declaración de Returns Impuesto

� PTAs file information returns

� Tax Professional?

� Due -- 15th day of the fifth month

(4½ months after fiscal year end)

� Copies to council/district PTA

� Todas las PTA deberán presentar una declaración de impuestos

� Se recomienda usar un profesional de impuestos cualificado

� La fecha de entrega es el día 15 del quinto mes (4 ½ meses después del final del año fiscal)

� Se deben enviar las copias a la PTA de consejo o distrito

23

Financial Mismanagement

� Report any suspected mismanagement to District PTA as soon as possible

� Red Flags� Treasurer stops taking calls,

coming tomeetings

� Only one signature on checks� Checks issued which were not

approved by the membership or board

� Treasurer doesn’t have report for meetings

� Revenues less than chairmen’s counts

24

} Reporte cualquier sospecha de malos manejos a PTA de distrito tan pronto como sea posible

} Señales de alarma� El tesorero no contesta las

llamadas; no asiste a las reuniones

� Sólo hay una firma en los cheques

� Los cheques emitidos no fueron aprobados por los afiliados o la junta

� El tesorero no tiene el reporte para las reuniones

� Los ingresos son menores que las cuentas de los directores de comité

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PTAs must be responsible tomembers and needs to

ensure that all financial procedures are followed

This is the responsibility of all members of the

executive board

25

Responsibilities Responsabilidades

Las PTA deben ser responsables con sus

miembros y deben asegurarse de que se

sigan todos los procedimientos

financieros.

Esta es responsabilidad de todos los miembros de

la mesa ejecutiva

SecretaryThe Legal Documents

of your PTA

� Charter

� Minutes

� Bylaws

� Financial records

� Historical records

26

} Carta constitutiva} Actas} Estatutos} Registros

financieros} Registros

históricos

How To Record Minutes

� Opening Section� Absences and Courtesy Seats� Minutes of Previous Meeting� Statement of Account

(Treasurer’s Report)� Communications� Executive Board Report (at

Association Meetings)� Reports� Program� Announcements� Adjournment� Secretary’s Signature

27

} Sección de apertura} Ausencias e invitados} Actas de la reunión previa} Estado de cuentas (Reporte del

tesorero)} Comunicaciones} Reporte de la mesa ejecutiva

(en reuniones de asociación)} Reportes} Programas} Anuncios} Finalización de la sesión} Firma del secretario

Membership

� Procedure book� Order envelopes� Develop invitation� Collect envelopes daily –

deliver to treasurer� Issue membership cards� Keep record of all

members� Report at meetings� Keep procedure book

updated� Pass on all materials to

successor

28

} Libro de procedimientos} Ordenar sobres} Desarrollar las invitaciones} Recoger cada día los sobres y

entregarlos al tesorero} Emitir tarjetas de membresía} Mantener registros de todos

los miembros } Reportar en las reuniones} Mantener actualizado el Libro

de procedimientos} Pasar al sucesor todos los

materiales

12 Steps – Viable PTA

� Hold a membership drive� Submit memberships dues,

insurance and financial reports on time

� Minimum of 3 officers� Hold at least 3 association

meetings� Get budget approved and only

spend money approved by association

� Two signatures on each check

29

} Realizar una campaña de membresía

} Enviar cuotas todas de las afiliaciones, prima de segura, y reportes financieros a tiempo

} Mínimo de tres funcionarios} Realizar un mínimo de tres

reuniones} Hacer aprobar el presupuesto y

gastar sólo el dinero aprobado por la asociación

} Dos firmas en cada cheque√

12 Steps –Viable PTA

� Undertake activities approved by membership

� Follow insurance guidelines

� Review bylaws annually� Two audits per year� Attend council/district

training

� Work together

30

} Realizar las actividades aprobadas por los afiliados

} Seguir los lineamientos de seguro

} Revisar anualmente los estatutos

} Dos auditorías por año} Asistir a la capacitación

concilio/distrito

} Trabajar en conjunto

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Human Resources� Councils and Districts

• Training, Assistance, Representation

� California State PTA• Convention, Regional

Training, Legislation Alerts, Legislation Conference

• Representation

� National PTA• Power of Association,

Convention• Representation

31

} Concilios y distritos• Capacitación, ayuda,

representación

} PTA de California• Convención,

entrenamiento regional, alertas legislativos, conferencias sobre legislación

• Representación

} PTA Nacional • El poder del trabajo

conjunto, de la convención

• Representación

California State PTA Resources

� California State PTA Toolkit

� Bylaws for Local PTA/PTSA Units/Councils

� PTA in California

32

} Carpeta de recursos de PTA de California

} Estatutos para PTA locales/unidades de PTSA/consejos

} PTA en California

California State PTA Resources

} Service Mailings

� Leadership and Financial Pocket Pals

� Insurance and Loss Prevention Guide

� www.capta.org

33

} Servicio de correo

} Compañeros de bolsillo de líderes y financiero

} Guía de seguros y prevención de pérdidas

} www.capta.org

National PTA Resources

� Quick Reference Guides> PTA Presidents> PTA Money Matters> PTA Membership> PTA Programs

� www.pta.org

34

} Guías de referencia rápida>Presidentes de PTA>Asuntos de dinero de

PTA>Afiliación a PTA>Programas de PTA

} www.pta.org

Doing the Job

Month by month review of general duties for presidents and other officers. Some duties have been covered earlier.

This listing is not all inclusive and will vary from PTA to PTA.

35

Revisión mes a mes de las obligaciones generales del presidente y otros funcionarios. Algunos ya se han cubierto.

Esta lista no es completa y variará de PTA a PTA.

Doing the JobJuly/August

� Distribute PTA materials to the appropriate officer/chairman

� Be sure officers/chairmen receive procedure books

� Prepare for back to school activities

� Check with council/district for meeting schedules and training opportunities

36

} Distribuir materiales de PTA al funcionario/director de comité apropiado

} Asegurarse de que los funcionarios/directores de comité reciban los libros de procedimientos

} Prepararse para las actividades de regreso a la escuela

} Corroborar con el concilio/distrito loshorarios de reuniónes y oportunidades de capacitación

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Doing the JobSeptember/October

� Prepare for the back-to-school association meeting; remind officers of their roles in the meeting

� Remind treasurer to remit per capita monthly with proper paperwork

� Present to association the budget, final financial report for preceding year and audit

� Forward through channels

37

} Prepararse para la reunión de Regreso a la Asociación Escolar; recordar a los funcionarios su papel en la reunión.

} Recuerde que el tesorero remita por cápita mensualmente con el trabajo de escribir apropiado

} Presentar a la asociación el presupuesto, informe financiero final para preceder a año y auditoría a la asociación

} Expida por canales

Doing the JobNovember/December

� Forward proposed resolutions in time for action by council/district

� Remind treasurer to remit per capita, insurance and Workers Comp form

� Financial officers should be preparing for the audit

� File tax return by November 15 (depending on fiscal year)

38

} Enviar a tiempo las resoluciones propuestas para que actúe el consilio/distrito

} Recordar al tesorero enviar el por capita y los formularios de seguro y compensación al trabajador

} Los funcionarios de finanzas deben prepararse para la auditoría

} Declaración de renta de archivo hacia el 15 de noviembre (según año fiscal)

Doing the JobJanuary/February

� Conduct election of nominating committee at an association meeting

� Prepare for Founders Day program; may include Honorary Service Award presentations

� Remind treasurer to remit per capita through channels

� Begin planning for convention representation

39

} Realizar la votación del comité de nombramientos en una reunión de la asociación

} Prepararse para el programa del Día de los Fundadores; puede incluir la entrega de premios de Servicios Honorarios

} Recordar al tesorero enviar el por capita a través de los canales para cumplir

} Empezar a planificar la representación en la convención

Doing the JobMarch/April

� Conduct the election of officers at the annual meeting

� Work with the historian on the Unit Annual Historian Report

� Begin transition with president-elect

� COMPLETE THE JOB

40

} Realizar la elección de funcionarios en la reunión anual

} Trabajar con el historiador en el Reporte Anual del historiador

} Empezar la transición con el presidente electo

} TERMINAR EL TRABAJO

Doing the JobMay/June

� Prepare for the final association meeting� Motions for executive

board to pay summer bills and appoint committee to read and approve minutes of last meeting

� Present procedure book to president-elect; follow up with officers/chairmen for same

41

} Prepararse para la reunión final de la asociación ◦ Presentar mociones a la

mesa ejecutiva para el pago de las facturas del verano y nombrar un comité para que lea y apruebe las actas para la última reunión

} Entregar el libro de procedimientos al presidente electo; dar seguimiento a lo mismo con los funcionarios/directores de comité

Doing the JobMay/June

42

} Work with the president-elect to plan an installation.

} Be available for advice when asked

} Trabajar con el presidente electo para planificar la toma de posesión

} Estar disponible para dar consilios — cuando se los pidan