Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
Email [email protected] www.capta.org
2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
You’re on the Board -Now What?
Está en la Mesa Directiva - ¿ Y Ahora Qué?
2019 California State PTA Convention2019 Convención de California State PTA
E10 – You’re on the Board – Now What?Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
The Purposes of PTA
� To promote the welfare of children and youth in home, school, places of worship, and throughout the community;
� To raise the standards of home life;
� To advocate for laws that further the education, physical and mental health, welfare, and safety of children and youth;
2
} Promover el bienestar de los niños y jóvenes en el hogar, la escuela, sitios de culto y en toda la comunidad;
} Elevar los estándares de vida en el hogar;
} Abrogar por leyes que promuevan la educación, la salud física y mental, el bienestar y seguridad de los niños y jóvenes.
The Purposes of PTA
� To promote the collaboration and engagement of families and educators in the education of children and youth;
� To engage the public in united efforts to secure the physical, mental, emotional, spiritual, and social well-being of all children and youth; and
� To advocate for fiscal responsibility regarding public tax dollars in public education funding.
3
} Promover la colaboración y la participación de las familias y educadores en la educación de los niños y jóvenes;
} Involucrar al público en los esfuerzos unidos para asegurar el bienestar físico, mental, emocional, espiritual y social de todos los niños y jóvenes; y
} Abogar por la responsabilidad fiscal con respecto a impuestos públicos en la financiación de la educación pública.
Mission Statement of the California State
PTA
The mission of the California State PTA is to positively impact the lives of all children and families.
Adopted August 2013 byCalifornia State PTA Board of Managers
4
La misión de California StatePTA es de impactar
positivamente la vida de todos los niños
y las familias.
Adoptada augusto de 2013Por la Mesa Directiva California State PTA
PTA Basic Policies
� Noncommercial
� Nonsectarian
� Nonpartisan
5
} No es comercial
} No es sectaria
} No es partidista
PTA Channels� Unit - Also referred to as the
association
� Council - A group of local units
� District – A geographic division of the California State PTA; usually one or more counties
� California State PTA
� National PTA
6
NationalNacional
StateEstantal
DistrictDistrito
CouncilConcilio
Unit (In Council)Unidad (en Concilio)
Unit (Out of Council)Unidad fuera de Concilio
} Unidad — conocida también como “la asociación”
} Concilio — grupo de unidades locales
} Distrito – división geográfica de PTA de California; usualmente uno o más condados
} PTA de California} PTA Nacional
2
2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
Email [email protected] www.capta.org
2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
Fiduciary Responsibility
PTAs must be fiscally responsible to the
members and need to ensure that all financial
procedures are followed.
This is the responsibility
of all members of the executive board.
Las PTA deben ser fiscalmente
responsables para con los miembros y deben garantizar que se sigan
todos los procedimientos
financieros.
Esto es responsabilidad de todos los miembros de
la junta ejecutiva
PTA Bylaws
� Official name
� Basic policies of the association
� Membership and dues
� Officers and election
� Duties of officers/chairmen
8
} Nombre oficial} Políticas básicas de la
asociación} Membresía y cuotas} Funcionarios y
elecciones} Deberes de los
funcionarios/directores de comité
PTA Bylaws
� Meetings required -including quorums
� Requirements of being a PTA
� Charter/disbanding procedures
� Requirements for amending bylaws/standing rules
9
} Reuniones requeridas –incluso quorum
} Los requisitos para ser PTA
} Procedimiento de carta constitutiva/disolución
} Requisitos para la enmienda de estatutos/normas vigentes
GOALS - META
¯PROGRAMS - PROGRAMAS
¯BUDGET - PRESUTUESTO
This image cannot currently be displayed.
PTA Planning
The PTA program, budget, membership plan and fundraising
plan must be approved by the
association at the first meeting of the year
and before any plans are implemented.
11
El programa y los planes de membresía y presupuesto de la PTA deben ser aprobados por la asociación en la primera reunión del año y antes de implementar cualquier plan.
First Association Primera Reunión
Meeting de la Asociación
} Financial reports� Annual Financial
Report for prior year
� Year-end audit� Fundraisers and
programs
� Budget
� Presentación de reportes financieros� Financiero anual del
año previo� Auditoría de fin de
año� Autorizar eventos de
recaudación de fondos y programas
� Aprobar presupuesto para el año en curso
12
3
2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
Email [email protected] www.capta.org
2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
First Association Primera Reunión Meeting de la Asociación
� Treasurer’s Report
� Ratify checks
� Release funds
� Presentar el informe del tesorero
� Ratificar cualesquiera cheques emitidos desde la última reunión de la asociación
� Decir a la asociación que parte del presupuesto se va a utilizar durante este período
13
PTA President’s Duties
� Coordinate work; approve all materials prior to distribution
� Preside at all meetings
� Appoint chairmen and committee members
� Sign all payment authorizations and contracts
� Be familiar with financial procedures
� Be an authorized check signer
14
} Coordinar el trabajo; aprobar todos los materiales previos a su distribución
} Presidir todas las reuniones} Nombrar a todos los directores
y miembros de comité} Firmar todas las autorizaciones
de pago y contratos} Conocer los procedimientos
financieros
} Ser librador de cheques autorizado
PTA President’s Duties
� Be the official representative of the association at council/district meetings
� Be responsible for the annual report
� Be the official contact as authorized
� Meet with the site administrator
� Perform other duties assigned by the association
15
} Ser representante oficial de la asociación en las reuniones de consejo/distrito
} Ser responsable del reporte anual
} Ser el contacto oficial, según se autorice
} Reunirse con el administrador de las instalaciones
} Realizar otras labores que le indique la asociación
Executive Board Duties
� Transact business as directed by the association and between association meetings
� Pay bills
� Create committees
� Fill vacancies
� Present reports to the association
16
} Realizar las labores de funcionamiento como lo indique la asociación y entre reuniones de la asociación
} Pagar cuentas} Crear comités} Llenar vacantes} Presentar reportes a la
asociación
Executive Board Duties
� Understand and question financial reports
� Protect assets of the association
� Understand the organization
� Attend meetings
17
} Entender y cuestionar reportes financieros
} Proteger los bienes de la asociación
} Conocer la organización
} Asistir a las reuniones
PTA Treasurer
� Keep all financial records
� Chair the budget committee
� Receive and deposit all monies
� Pay all bills as authorized
� Present a monthly treasurer’s report
� Forward membership monies and insurance premiums through channels
18
} Guardar todos los registros financieros
} Maneje el comité de presupuesto
} Recibe y deposite todo el dinero
} Pagar todas las cuentas como se autorice
} Dar un reporte mensual de tesorería
} Remitir los dineros de las afiliaciones y primas de seguro a través de los canales
4
2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
Email [email protected] www.capta.org
2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
PTA Treasurer
� Prepare financial records for audit
� File tax forms
� Complete Workers Comp form
� Present financial reports -compare to budget at least quarterly
� Prepare Annual Financial Report
� Keep records – Unit in Good Standing
19
} Preparar los reportes financieros para auditoría
} Presentar declaraciones de impuestos
} Llenar el formulario de Compensación al Trabajador
} Dar reportes financieros; comparar con el presupuesto al menos cada trimestre
} Preparar el Reporte financiero anual
PTA Financial Responsibilities
� Never sign a blank check� Forward per capita monies
through channels monthly� Make sure funds are counted
by a board member and one other and deposited immediately
� Never deposit association funds in a personal account or in a school account
� Ensure record keeping is complete and accurate
20
} Nunca firme un cheque en blanco
} Mande el dinero por capita a través de los canales cada mes
} Asegure que los fondos sean contados por un miembro de la mesa directiva y otra persona. Depositarlos inmediatamente
} Nunca deposite fondos de la asociación en una cuenta personal o de la escuela
} Asegurarse de que los registros sean completos y exactos
PTA Financial Responsibilities
} Make sure books are audited twice a year in accordance with bylaws
� Make sure all payment authorizations are signed by president and secretary
� Make sure all tax returns are filed annually
� Assign a non-check signer to open and review bank statement
� Assure transparency
21
} Asegurarse de que los libros sean auditados dos veces al año
} Asegurarse de que todas las autorizaciones de pago lleven la firma del presidente y del secretario
} Asegurarse de que se presenten cada año las declaraciones de impuestos
} Apunte a una persona que no firma cheques para que revise y habrá los estados de cuenta bancarios
} Asegurar la transparencia
Payment Authorizations
For PTA treasurer use:▫ Membership-approved activity ▫ Executive Board-approved expenditure ▫ Funds released by membership
President’s signature: _________________ Date ____________
Date approved in minutes: ________
Secretary’s signature _______________________
Check ## Cheque
Category/Categoría
Amt Advanced/Avanzado
Expense/Gastos
Amt Owed/DueAmt Deber/Debido
22
Para uso de tesorero de PTA:•Actividad aprobado por los miembros
•Gastos aprobados por la mesa ejecutiva•Fondos liberados por los miembros
Firma del presidente:_________________________________
Fecha______________Fecha en que se aprobó en las actas:________ ___________________________________Firma del secretario: ________________________________
Information Declaración de Returns Impuesto
� PTAs file information returns
� Tax Professional?
� Due -- 15th day of the fifth month
(4½ months after fiscal year end)
� Copies to council/district PTA
� Todas las PTA deberán presentar una declaración de impuestos
� Se recomienda usar un profesional de impuestos cualificado
� La fecha de entrega es el día 15 del quinto mes (4 ½ meses después del final del año fiscal)
� Se deben enviar las copias a la PTA de consejo o distrito
23
Financial Mismanagement
� Report any suspected mismanagement to District PTA as soon as possible
� Red Flags� Treasurer stops taking calls,
coming tomeetings
� Only one signature on checks� Checks issued which were not
approved by the membership or board
� Treasurer doesn’t have report for meetings
� Revenues less than chairmen’s counts
24
} Reporte cualquier sospecha de malos manejos a PTA de distrito tan pronto como sea posible
} Señales de alarma� El tesorero no contesta las
llamadas; no asiste a las reuniones
� Sólo hay una firma en los cheques
� Los cheques emitidos no fueron aprobados por los afiliados o la junta
� El tesorero no tiene el reporte para las reuniones
� Los ingresos son menores que las cuentas de los directores de comité
5
2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
Email [email protected] www.capta.org
2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
PTAs must be responsible tomembers and needs to
ensure that all financial procedures are followed
This is the responsibility of all members of the
executive board
25
Responsibilities Responsabilidades
Las PTA deben ser responsables con sus
miembros y deben asegurarse de que se
sigan todos los procedimientos
financieros.
Esta es responsabilidad de todos los miembros de
la mesa ejecutiva
SecretaryThe Legal Documents
of your PTA
� Charter
� Minutes
� Bylaws
� Financial records
� Historical records
26
} Carta constitutiva} Actas} Estatutos} Registros
financieros} Registros
históricos
How To Record Minutes
� Opening Section� Absences and Courtesy Seats� Minutes of Previous Meeting� Statement of Account
(Treasurer’s Report)� Communications� Executive Board Report (at
Association Meetings)� Reports� Program� Announcements� Adjournment� Secretary’s Signature
27
} Sección de apertura} Ausencias e invitados} Actas de la reunión previa} Estado de cuentas (Reporte del
tesorero)} Comunicaciones} Reporte de la mesa ejecutiva
(en reuniones de asociación)} Reportes} Programas} Anuncios} Finalización de la sesión} Firma del secretario
Membership
� Procedure book� Order envelopes� Develop invitation� Collect envelopes daily –
deliver to treasurer� Issue membership cards� Keep record of all
members� Report at meetings� Keep procedure book
updated� Pass on all materials to
successor
28
} Libro de procedimientos} Ordenar sobres} Desarrollar las invitaciones} Recoger cada día los sobres y
entregarlos al tesorero} Emitir tarjetas de membresía} Mantener registros de todos
los miembros } Reportar en las reuniones} Mantener actualizado el Libro
de procedimientos} Pasar al sucesor todos los
materiales
12 Steps – Viable PTA
� Hold a membership drive� Submit memberships dues,
insurance and financial reports on time
� Minimum of 3 officers� Hold at least 3 association
meetings� Get budget approved and only
spend money approved by association
� Two signatures on each check
29
} Realizar una campaña de membresía
} Enviar cuotas todas de las afiliaciones, prima de segura, y reportes financieros a tiempo
} Mínimo de tres funcionarios} Realizar un mínimo de tres
reuniones} Hacer aprobar el presupuesto y
gastar sólo el dinero aprobado por la asociación
} Dos firmas en cada cheque√
12 Steps –Viable PTA
� Undertake activities approved by membership
� Follow insurance guidelines
� Review bylaws annually� Two audits per year� Attend council/district
training
� Work together
30
} Realizar las actividades aprobadas por los afiliados
} Seguir los lineamientos de seguro
} Revisar anualmente los estatutos
} Dos auditorías por año} Asistir a la capacitación
concilio/distrito
} Trabajar en conjunto
6
2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
Email [email protected] www.capta.org
2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
Human Resources� Councils and Districts
• Training, Assistance, Representation
� California State PTA• Convention, Regional
Training, Legislation Alerts, Legislation Conference
• Representation
� National PTA• Power of Association,
Convention• Representation
31
} Concilios y distritos• Capacitación, ayuda,
representación
} PTA de California• Convención,
entrenamiento regional, alertas legislativos, conferencias sobre legislación
• Representación
} PTA Nacional • El poder del trabajo
conjunto, de la convención
• Representación
California State PTA Resources
� California State PTA Toolkit
� Bylaws for Local PTA/PTSA Units/Councils
� PTA in California
32
} Carpeta de recursos de PTA de California
} Estatutos para PTA locales/unidades de PTSA/consejos
} PTA en California
California State PTA Resources
} Service Mailings
� Leadership and Financial Pocket Pals
� Insurance and Loss Prevention Guide
� www.capta.org
33
} Servicio de correo
} Compañeros de bolsillo de líderes y financiero
} Guía de seguros y prevención de pérdidas
} www.capta.org
National PTA Resources
� Quick Reference Guides> PTA Presidents> PTA Money Matters> PTA Membership> PTA Programs
� www.pta.org
34
} Guías de referencia rápida>Presidentes de PTA>Asuntos de dinero de
PTA>Afiliación a PTA>Programas de PTA
} www.pta.org
Doing the Job
Month by month review of general duties for presidents and other officers. Some duties have been covered earlier.
This listing is not all inclusive and will vary from PTA to PTA.
35
Revisión mes a mes de las obligaciones generales del presidente y otros funcionarios. Algunos ya se han cubierto.
Esta lista no es completa y variará de PTA a PTA.
Doing the JobJuly/August
� Distribute PTA materials to the appropriate officer/chairman
� Be sure officers/chairmen receive procedure books
� Prepare for back to school activities
� Check with council/district for meeting schedules and training opportunities
36
} Distribuir materiales de PTA al funcionario/director de comité apropiado
} Asegurarse de que los funcionarios/directores de comité reciban los libros de procedimientos
} Prepararse para las actividades de regreso a la escuela
} Corroborar con el concilio/distrito loshorarios de reuniónes y oportunidades de capacitación
7
2327 L Street Sacramento, CA 95816916.440.1985 FAX: 916.440.1986
Email [email protected] www.capta.org
2019 California State PTA Convention E10 – You’re on the Board – Now What? (Spanish Only)- Está en la Mesa Directiva - ¿Y Ahora Qué?
Doing the JobSeptember/October
� Prepare for the back-to-school association meeting; remind officers of their roles in the meeting
� Remind treasurer to remit per capita monthly with proper paperwork
� Present to association the budget, final financial report for preceding year and audit
� Forward through channels
37
} Prepararse para la reunión de Regreso a la Asociación Escolar; recordar a los funcionarios su papel en la reunión.
} Recuerde que el tesorero remita por cápita mensualmente con el trabajo de escribir apropiado
} Presentar a la asociación el presupuesto, informe financiero final para preceder a año y auditoría a la asociación
} Expida por canales
Doing the JobNovember/December
� Forward proposed resolutions in time for action by council/district
� Remind treasurer to remit per capita, insurance and Workers Comp form
� Financial officers should be preparing for the audit
� File tax return by November 15 (depending on fiscal year)
38
} Enviar a tiempo las resoluciones propuestas para que actúe el consilio/distrito
} Recordar al tesorero enviar el por capita y los formularios de seguro y compensación al trabajador
} Los funcionarios de finanzas deben prepararse para la auditoría
} Declaración de renta de archivo hacia el 15 de noviembre (según año fiscal)
Doing the JobJanuary/February
� Conduct election of nominating committee at an association meeting
� Prepare for Founders Day program; may include Honorary Service Award presentations
� Remind treasurer to remit per capita through channels
� Begin planning for convention representation
39
} Realizar la votación del comité de nombramientos en una reunión de la asociación
} Prepararse para el programa del Día de los Fundadores; puede incluir la entrega de premios de Servicios Honorarios
} Recordar al tesorero enviar el por capita a través de los canales para cumplir
} Empezar a planificar la representación en la convención
Doing the JobMarch/April
� Conduct the election of officers at the annual meeting
� Work with the historian on the Unit Annual Historian Report
� Begin transition with president-elect
� COMPLETE THE JOB
40
} Realizar la elección de funcionarios en la reunión anual
} Trabajar con el historiador en el Reporte Anual del historiador
} Empezar la transición con el presidente electo
} TERMINAR EL TRABAJO
Doing the JobMay/June
� Prepare for the final association meeting� Motions for executive
board to pay summer bills and appoint committee to read and approve minutes of last meeting
� Present procedure book to president-elect; follow up with officers/chairmen for same
41
} Prepararse para la reunión final de la asociación ◦ Presentar mociones a la
mesa ejecutiva para el pago de las facturas del verano y nombrar un comité para que lea y apruebe las actas para la última reunión
} Entregar el libro de procedimientos al presidente electo; dar seguimiento a lo mismo con los funcionarios/directores de comité
Doing the JobMay/June
42
} Work with the president-elect to plan an installation.
} Be available for advice when asked
} Trabajar con el presidente electo para planificar la toma de posesión
} Estar disponible para dar consilios — cuando se los pidan