CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN,

ARCHIVÍSTICA

JAMES JOHAN AVILA

CLAUDIA PATRICIA PANCHA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL II

2015

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN,

ARCHIVÍSTICA

TRABAJO EN EQUIPO – CLASIFICACIÔN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentado por

JAMES JOHAN AVILA

CLAUDIA PATRICIA PANCHA

Docente

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CUARTO SEMESTRE – MODALIDAD VIRTUAL

GESTIÓN DOCUMENTAL II

GRUPO 4

BOGOTÁ

2015

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? Son aquellos documentos que se reúnen naturalmente a medida que son producidos, como el caso de las Historias Laborales o artificialmente cuando se organizan partiendo de un sistema preestablecido como son las colecciones particulares.

2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción. Clasificación: Es el proceso que se lleva a cabo para determinar las series y subseries de acuerdo con la organización de una entidad Ordenación: Es el acto de reunir los documentos de acuerdo con sus características cronológicas, alfabéticas o según sea el caso. Descripción: Es la elaboración de los instrumentos archivísticos que permitirán una posterior identificación y recuperación de los documentos.

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos. Mientras la ordenación se lleva a cabo sobre un tipo documental en particular, la organización documental involucra todas las etapas de Clasificación, Ordenación y Descripción de los documentos de una entidad.

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación? De la clasificación se obtiene un panorama detallado de las divisiones de un fondo documental, el cual debería reflejar el organigrama de una entidad. Tras la clasificación tendremos un listado con las series, subseries y tipos documentales.

5. ¿Qué implica la clasificación? Para poder clasificar la documentación hay que considerar el organigrama institucional y las funciones de cada una de las oficinas que la conforman, luego se debe llevar a cabo una identificación de las series, subseries y los tipos documental. Finalmente se puede obtener un Cuadro de Clasificación Documental codificado a partir del cual se puede ordinar físicamente la documentación.

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?

-­‐ Principio de orden original: Se trata de mantener el orden en el que los documentos fueron producidos

-­‐ Principio de Procedencia: Permite identificar la unidad productora del documento al mantener la clasificación de acuerdo a la misma.

-­‐ La clasificación es anterior a la ordenación: Antes de ordenar los documentos se debe realizar el proceso de clasificación

-­‐ La Clasificación debe ser consistente: Cada nivel de la clasificación debe coincidir con los documentos que correspondan a la misma función o actividad

-­‐ En la Clasificación debe evitarse el uso de encabezados como “Varios”: Esto implica que todos los documentos deberán ser descritos y ubicados de acuerdo con la función que lo crea, evitando así un cúmulo de documentos sin describir.

-­‐ La clasificación debe evitar excesivas subdivisiones: Con esto se tiene un panorama más concreto de los documentos según su función

-­‐ Los documentos pueden clasificarse en funciones: Los documentos pueden ser clasificados de acuerdo a la función mediante la cual fueron creados o según la experiencia lo establezca mientras estén en los archivos de gestión, luego en los archivo centrales o históricos pueden ser clasificados nuevamente si se considera que existe algún error que se pasó por alto en las etapas anteriores.

-­‐ La clasificación puede realizarse a partir del organigrama: La clasificación documental puede tener en cuenta la organización de la entidad de acuerdo a sus oficinas o divisiones

-­‐ La clasificación solo en casos excepcionales se puede realizar por asunto o materia: Debe evitarse en lo posible y siempre y cuando no exista otra manera de clasificar los documentos el uso de encabezados por materia o asunto

7. ¿ Qué determinan las funciones comunes y específicas de una

organización en la Clasificación? Al determinar las funciones comunes, que son aquellas que permiten el normal funcionamiento de cualquier institución, y aquellas específicas que son propias de una institución en particular y que determinan su misión, en la clasificación se reflejan los documentos producidos de acuerdo a la dependencia que los produce, identificando si se trata de documentos de apoyo y procesos comunes o específicos.

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación? -­‐ Identificación de productores: Esta tarea consiste en identificar la

unidad productora del documento a clasificar, teniendo presente el principio de procedencia, lo que resulta en la identificación de las agrupaciones documentales

-­‐ Identificación de los fondos documentales: A través de este paso se logra clasificar el documento y establecer si se trata de un Fondo Abierto, para las entidades vigentes, de un Fondo Cerrado para aquellas entidades desaparecidas o un Fondo Acumulado, que se trata de aquellos documentos a los cuales no se les ha aplicado ninguna técnica archivística.

-­‐ Identificación de la Estructura Orgánica: Este paso debe reflejar el organigrama de la entidad, en el que se incluyan todas sus áreas u oficinas

-­‐ Identificación de Series Documentales y Asuntos: En este paso se identifican las agrupaciones documentales de acuerdo con las funciones que desempeña cada área de la institución , las cuales deben estar asociadas a un asunto y cuya denominación principal o Serie Documental, puede estar a su vez subdividida en subseries que la conformen

-­‐ Tipos documentales: Los tipos documentales son los documentos físicos o en cualquier otro medio que a su vez conforman las series y subseries como resultado de las funciones de las distintas áreas de una institución.

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?

Es el documento resultado de una actividad llevada a cabo en un área de una institución de acuerdo con las funciones que desempeña, estás unidades documentales pueden ser simples, cuando se trata de un documento único o complejas cuando se trata de un conjunto de varios tipos documentales.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de

dos ejemplos de cada una.

-­‐ Unidad documental simple: Se trata de un documento constituido por un solo tipo documental, como es el caso de las Actas de Reuniones, o los informes de actividades.

-­‐ Unidad Documental compuesta: Es cuando las unidades documentales están constituidas por varios tipos documentales a la vez, suelen llamarse expedientes, tales como las Historias Laborales y los Expedientes Prestacionales.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Los tipos documentales son los documentos como unidad archivística mínima completa producidos en desarrollo de las funciones propias de un área, son además de carácter homogéneo y entre ellos podemos encontrar: -­‐ Acuerdos -­‐ Informes

-­‐ Leyes -­‐ Decretos -­‐ Resoluciones

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

Es el tiempo de vida que tiene un documentos, desde su planeación y producción hasta su selección final o eliminación y comprende las siguientes etapas:

-­‐ Archivo de Gestión o Trámite: Es en donde se produce el documento y tiene valores primarios (legales y frecuente consulta)

-­‐ Archivo Central: Cuando los documentos han perdido algunos de sus valores primarios pero aún deben ser conservados por la entidad

-­‐ Archivo Histórico: Es cuando los documentos han perdido sus valores primarios y tienen solamente valores secundarios de índole histórico y cultural o estadístico.

13. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestión

documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías. VISITA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

-­‐ Planeación: En esta etapa se establecen los principios y requerimientos

generales para la producción de un documento en desarrollo de una función de la entidad

-­‐ Producción: Es cuando se ponen en marcha los mecanismos para la elaboración o producción de los documentos como parte de las funciones de una entidad

-­‐ Gestión y Trámite: Es cuando el documento se vincula a un trámite, cuando se describe para su recuperación y se accede a la información contenida en los documentos.

-­‐ Organización: Son aquellas actividades de carácter técnico que conducen a la clasificación , ordenación y descripción del documento dentro de un sistema de gestión documental

-­‐ Transferencias: Ocurren como resultado de las fases de archivo, de acuerdo con los valores que posea el documento.

-­‐ Disposición de documentos: En esta etapa, los documentos son seleccionados para su conservación total, parcial o su eliminación

-­‐ Preservación a largo plazo: Son aquellas acciones tendientes a

garantizar la preservación a largo plazo de los documentos que de acuerdo con sus valores deberán ser conservados

-­‐ Valoración: Es el proceso mediante el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos para determinar su permanencia en las distintas fases de archivo

14. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo No. 03 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.” Este acuerdo describe detalladamente quienes son los miembros del Comité evaluador de Documentos de Archivo General de la Nación y describe sus funciones básicas con miras a la protección del patrimonio documental de la Nación. Acuerdo No. 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,

evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.” Este Acuerdo es notable por cuanto se habla de la obligatoriedad de las entidades públicas de la implementación de los Cuadros de Clasificación Documental, que debe ser desarrollado por un equipo interdisciplinario, en donde además se presentan unas pautas y criterios para la elaboración de las Tablas de Retención Documental las cuales deben ser presentadas al Archivo General de la Nación para su revisión y aprobación o actualización. Acuerdo No. 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.” Plantea la obligatoriedad por parte de las diferentes instituciones de nivel estatal de la clasificación documental en las diferentes etapas del ciclo de vida de los documentos; describe unos principios para la ordenación documental, en donde encontramos: -­‐ Ordenación de fondos -­‐ Ordenación de secciones y subsecciones -­‐ Ordenación de series, subseries y asuntos -­‐ Ordenación a nivel de expedientes -­‐ Ordenación de tipos documentales Así mismo se habla de la obligatoriedad de la descripción documental y los distintos instrumentos de descripción documental, sus niveles y áreas de descripción así como los metadatos mínimos para ello. Este acuerdo adicionalmente nos habla de los pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental, así: -­‐ Identificación de la Unidad Documental -­‐ Verificación del estado general de la organización y conservación del

documento -­‐ Definición de un plan de trabajo a seguir sobre la documentación

previamente identificada

BIBLIOGRAFÍA Materia de apoyo brindado por la docente LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ-

gestión documental II- Programa ciencias de la información la Documentación,

Bibliotecología y Archivística- Universidad del Quindío

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6215/mod_resource/conte

nt/1/GUIA%20UNIDAD3.pdf

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6217/mod_resource/conte

nt/1/TEMA%20UNIDAD%203.pdf

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2714

Material disponible por el Archivo General de la Nación.

https://www.flickr.com/photos/agncolombia/8490122246/in/photostream/https://ww

w.flickr.com/photos/agncolombia/8490122246/in/photostream/

http://www.archivogeneral.gov.co/