TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA MODELAR DATOS

Autores: Castro, CarlosValderrama, José

Tutora: Ing. Angeli Márquez

Maracay, Julio 2013

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”EXTENSIÓN MARACAY

INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas o negocios, deben ofrecer el máximo

beneficio a sus clientes, para lo que requieren de una gestión flexible que

haga el manejo de los procesos más eficaz y eficiente, acorde con los

cambios a nivel global. El objetivo de la eficacia de los sistemas es superar

las expectativas de los clientes, así como los de manejar o reconfigurar los

procesos en una negociación. Es allí donde entran en juego los sistemas

gestión, para hacer más funcional los procesos en las empresas, negocios u

organizaciones.

La información dentro de una empresa puede ser muy variada, ya que

tomamos en cuenta las características del mundo real, y las bases de datos

se utilizan normalmente para guardar una variedad de información

dependiendo del dominio de la aplicación elegida. Los mecanismos de

almacenamiento de datos actuales en una base de datos utilizan modelos

formales que garantizan la consistencia, la seguridad, reducen la

redundancia y permiten su uso concurrente. Debido a estas exigencias una

base de datos modela datos de una manera distinta a su representación real.

La presente investigación muestra una revisión de las técnicas y

metodologías utilizadas para el modelado de procesos, con la finalidad de ir

aclarando errores de conceptos y consolidar conocimientos, para que al

momento de desarrollar el sistema escogido en tema de tesis, la selección de

procedimientos sea el más idóneo y competente.

Modelado de Datos

La gestión de los procesos, es la aplicación de técnicas para modelar,

gestionar y optimizar los procesos de sistema en una organización. Partiendo

de que el proceso es la forma natural de organización, el modelado de los

datos permite establecer un flujo de trabajo dentro y entre funciones, para

tratar de conseguir que, con la suma de los esfuerzos funcionales, se

capturen los requerimientos del negocio para obtener un mejor entendimiento

y facilitar la comunicación así como identificar las mejoras en los procesos

con el objetivo de conseguir los objetivos de la organización y las

expectativas y requerimientos de los clientes o usuarios, de una forma eficaz

y eficiente.

La representación de dichos datos puede llevarse a cabo de manera

natural en el contexto del enfoque orientado a objetos. Sin embargo, el

manejo de base de datos se realiza actualmente en el contexto del enfoque

relacional, dadas las ventajas que éste ofrece. A partir del desarrollo de la

metodología orientada a objetos, dos enfoques se han sido impulsados:

• El enfoque puramente objeto

• El enfoque objeto/relacional

Tipos de Enfoque

Modelo Orientado a Objeto

Estos sistemas basados en modelos de datos orientados a objeto fueron

inspirados a partir del paradigma de programación orientada a objeto. Entre

los primeros lenguajes orientados a objetos podemos citar Smalltalk y

Simula; los ejemplos más recientes son: C++, CIOS, CLU y JAVA.

Este enfoque incluye el concepto de tipos abstractos de datos en

lenguajes de programación; las cuales se definen públicos y privadas en

algunas porciones de la estructura de datos, u objetos. Los tipos abstractos

de datos en un lenguaje orientado a objeto, son implementados en clases, es

decir, se encapsulan porciones privadas de datos del objeto con

procedimientos públicos, llamados métodos. Dicha encapsulación es uno de

los más simples en la construcción y mantenimiento de programas a través

de modularización. Podría decirse entonces que un objeto es como una caja

negra, que puede ser construida y modificada independientemente del resto

del sistema, tan grande como una interfaz pública (método) en la cual las

definiciones no cambian.

De igual manera, los lenguajes de programación orientados a objeto

parten de conceptos comunes además de encapsulación, en particular el uso

de jerarquías de tipos de objetos con herencias en sus atributos y métodos.

De cualquier modo, las características específicas varían, y pueden regular la

definición estricta de encapsulación provista por tipos abstractos de datos

que los procedimientos públicos, cuando los datos son privados.

Modelo Objeto-Relacional

Este modelo de datos es usado en sistemas basados en el modelo de

datos relacional incorporando procedimientos, objetos, versiones y otras

nuevas capacidades. El desarrollo de modelo objeto/relacional deriva del

hecho que las ventajas del relacional se conservan y pueden integrarse

aspectos de diseño que agregan claridad a la representación de los datos. Y

para evitar que múltiples extensiones del relacional se generen se encuentra

en proceso de definición un estándar en el contexto de SQL.

Para que un sistema pueda ser manejado en el contexto del enfoque

objeto/relacional, son creados tipos de acuerdo a los datos que desean

manejarse. Por lo tanto, una jerarquía de tipos es creada, donde a partir de

los tipos básicos, son construidos tipos más sofisticados; es decir, son

implementados por clases que permiten su manejo y lo hacen compatible

con la jerarquía que se utilice en un lenguaje de programación orientado a

objetos.

Esto quiere decir, que en el campo laboral los sistemas organizativos son

difíciles de comprender sin un método apropiado de análisis debido a su

amplitud y complejidad. Una organización puede estar formada por un buen

número de áreas funcionales, departamentos y puestos, con múltiples puntos

de contacto entre sí; y un modelo proporciona la oportunidad de organizar y

documentar la información sobre el sistema diseñado o que se vaya a

diseñar.

Por lo tanto, la finalidad del modelado en una empresa o negocio es

describir cada proceso, especificando sus datos, actividades o tareas, roles o

agentes y reglas de negocio. Kosanke (2003), resume los objetivos del

modelado en:

• La adquisición de conocimiento explícito sobre los procesos de

negocio en la operativa del negocio.

• La explotación de dicho conocimiento en proyectos de reingeniería o

mejora.

• La ayuda a la toma de decisiones.

• La facilidad de interoperabilidad entre los procesos de negocio.

Por otra parte Curtis y otros (1992), afirman que existen cuatro puntos de

vista en cuanto al modelado de los procesos de negocio:

• Vista funcional (qué): la cual representa la dependencia funcional

entre los elementos del proceso.

• Vista dinámica (cuándo, cómo): que proporciona una secuenciación y

control de la información sobre el proceso.

• Vista informacional: que incluye la descripción y relación entre las

entidades que son producidas, consumidas o incluso manipuladas por

los procesos.

• Vista organizacional (quién, dónde) que describe quién desarrolla

cada tarea o función y dónde se desarrolla dentro de la organización.

Técnicas más Utilizadas en el Modelado de Procesos de una Empresa o

Negocio

Diagrama de flujo - Flow Chart

Los diagramas de flujo, que datan de los años 60, Lankin y otros (1996) lo

definen como una representación gráfica de una secuencia lógica de

procesos de trabajo (s/p). Mediante la utilización de diferente simbología,

representa operaciones, datos, direcciones de flujo y recursos; para la

definición, análisis o solución de un problema. Este formalismo es muy

flexible, el estándar ofrece la nomenclatura, pero será quien diseñe el

proceso, quien estructure los diferentes bloques del diagrama según el

conocimiento que posea de éste.

Se caracteriza por su gran facilidad de uso y aporta gran cantidad de

información ya que muestra la totalidad del sistema, aunque presenta la

problemática de su extensión, Aguilar-Savén (2004) señala entre otras cosas

que dificulta la visión global de todo el sistema así como que los límites del

proceso no suelen estar muy claros.

Diagramas de flujo de datos- Data Flow Diagram (DFD)

Los DFD, son de acuerdo a Kettinger y otros (1995), representaciones de

información a través de entidades externas, pasos internos de procesado y

elementos de almacenamiento de datos de un proceso de negocio (p.214).

Estos diagramas permiten ver cómo fluyen los datos a través de la

organización, los procesos así como las transformaciones que sufren dichos

datos y los diferentes tipos de salidas, aunque no modela representaciones

de flujos de materiales, recursos humanos, y otros elementos relacionados

con los procesos de negocio.

Diagrama entidad-relación - Entity-Relationship (ER) Diagram

Según Giaglis (2001) el diagrama ER es un modelo de red, que describe

con un alto nivel de abstracción, la distribución de datos almacenados en un

sistema. Se centran en los datos y en sus interrelaciones y por ello, no

representan la estructura para el modelado de otros elementos del proceso.

Dichos diagramas son representaciones completamente estáticas y no

proporcionan la información en el tiempo para poder analizarla y medirla.

Diagrama estado-transición - State Transition (ST) Diagram

Los diagramas ST, se originan para la descripción de la perspectiva

dinámica de sistemas dependientes en el tiempo y consiste en círculos que

representan los estados, definidos como el modo perceptible de

comportamiento de un sistema, y flechas, que representan las transiciones

entre estados. Son muy útiles ya que proporcionan información explícita

acerca de la secuencia de tiempo relacionado con los diferentes eventos

dentro del sistema. Presenta limitaciones en la descripción de la colaboración

entre los objetos que causan dichas transiciones.

Diagramas de actividad de roles - Role Activity Diagram (RAD)

Los RAD son utilizados según Huckvale y Ould (1995), para esquematizar

las actividades bajo la responsabilidad de cada rol así como la interacción

entre ellos y con sucesos externos, entendiendo por rol, el comportamiento

deseado de los individuos dentro de la organización. Estos diagramas

centran su atención en el concepto de rol, por ello su idoneidad en aquellos

contextos en los que la perspectiva organizacional, es un factor clave que

debe ser modelado.

Diagrama de interacción de roles - Role Interaction Diagram (RID)

Aguilar-Savén (2004), señalan entre otras cosas, que son gráficos que

representan los roles de los procesos de negocio. Las actividades están

conectadas a los roles en una matriz. Aunque dichos diagramas son más

complejos que los de flujo, son muy intuitivos y aportan facilidad en su

lectura, a pesar que tienden al desorden debido a la gran cantidad de flechas

relacionando diferentes puntos. Los RID, no son tan flexibles como los de

flujo, aunque lo son más que muchas otras técnicas. Su mejor uso se centra

en el diseño del flujo de trabajo y suelen ser utilizados para procesos que

implican la coordinación de actividades interrelacionadas.

Técnica Orientada a Objetos - Object-Oriented (OO) Technique

La técnica OO, se utiliza para modelar y programar procesos

caracterizados como objetos, que son desarrollados y transformados por

actividades. Utiliza los objetos como bloque esencial de construcción y

combina la estructura de datos (atributos) y funciones (operaciones) en una

sola entidad.

Existen diversidad de técnicas basadas en la programación orientada a

objetos, pero de todas ellas, la más importante es UML (Unified Modelling

Language), la cual es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar y

documentar cada una de las partes que comprende el desarrollo de software.

UML ofrece una forma de modelar entes conceptuales como son los

procesos de negocio y funciones de sistema, además de entes concretos

como son escribir clases en un lenguaje determinado, esquemas de base de

datos y componentes de software reusables.

La UML consiste en nueve diagramas diferentes, cada uno de los cuales

muestra el aspecto estático o dinámico del sistema: diagrama de clases, de

objetos, de estados, de actividad, de secuencia, de colaboración, de casos

de uso, de componentes y de despliegue.

Por otra parte, cuando se realiza una búsqueda sobre las técnicas de

modelado, se obtienen resultados que representan a más de una técnica.

Dichos resultados son metodologías generales con facultades para el

modelado de procesos, desafortunadamente, existe una gran confusión de

conceptos, ya que las metodologías son utilizadas tanto para indicar la propia

metodología como las técnicas asociadas a la misma.

Metodologías Genéricas

Análisis y diseño estructurado

Es una metodología que engloba un sistema de procedimientos, técnicas

y documentación de estándares para el análisis y diseño de las diferentes

fases del desarrollo de sistemas. Se caracteriza por una estructura en

cascada, donde cada fase precedente tiene que estar terminada para poder

iniciar la siguiente. Su estructura consiste en cinco módulos principales, los

cuales se dividen en fases, pasos y tareas: estudio de fiabilidad, análisis de

requerimientos, especificación de las necesidades, especificación del

sistema lógico y diseño físico. Utiliza tres técnicas clave para el estudio de

sistemas, denominadas modelado lógico de datos, diagramas de flujos de

datos y modelado entidad/evento.

Metodología de los sistemas blandos

La metodología trata con situaciones problemáticas en las cuales existe

un alto componente social, político y humano. El enfoque sistémico atiende al

estudio de las relaciones que conforman numerosos factores de un sistema,

tomando muy en cuenta la intensidad con que dichos elementos se

comunican, al integrar una estructura organizacional determinada. Dicha

metodología plantea una visión inter, multi y transdisciplinaria que ayuda a

analizar la empresa de manera integral. Se divide en las siguientes etapas;

reconocer y expresar la situación problemática, producir definiciones básicas

de sistemas relevantes, desarrollar modelos conceptuales de los sistemas

relevantes, comparar modelos conceptuales con la situación percibida,

identificar cambios deseables y factibles, y tomar acción para mejorar la

situación. Presenta problemas en el análisis estructurado o para informar

sobre una descripción.

Metodología GRAI

Fue desarrollada como análisis del sistema decisional de la empresa. El

modelo GRAI consiste en un macro-modelo de referencia conceptual para

los sistemas de fabricación y un micro-modelo conceptual para los centros de

decisión, que son representados mediante la Rejilla y la Red GRAI

respectivamente. La Rejilla GRAI permite modelar el sistema de decisión,

mientras que las Redes permiten modelar las actividades de decisión de

cada centro de decisión identificado en la Rejilla. Utiliza cuatro vistas:

funcional, física, decisional e informacional, para proveer al analista de una

descripción genérica de los procesos de fabricación. Estas vistas permiten

generar modelos parciales de la empresa.

CONCLUSIÓN

Debido a la naturaleza dinámica de las empresas y la globalización, los

modelos son necesarios para entender el comportamiento de las mismas y

diseñar los nuevos sistemas así como mejorar el funcionamiento de los ya

existentes. Y para que esto se haga más eficiente se hace necesario el

estudio de las técnicas de modelado de procesos que sea más adecuada

para el cliente que nos solicitó el desarrollo del sistema.

Por lo tanto, dependiendo de la tipología del proyecto a desarrollar, existe

la posibilidad de unificar la vista organizacional dinámica a través de las

diferentes técnicas y metodologías, logrando un sistema óptimo y apropiado

de acuerdo a las características de la empresa o negocio.

REFERENCIAS

Aguilar-Savén , R (2004) Modelado de procesos en los negocios. New York: Int. J Producions Economics

Curtis, B; Kellner, M y Over J (1992) Procesos de modelamiento. Ediciones Comunicacions ACM.

Giaglis, G. (2001) Taxonomía del modelado de los procesos en los negocios y técnicas de modelado en los sistemas de información. México: Mc Graw Hill. 209-228.

Huckvale, T. y Ould, M. (1995) Procesos de Modelamiento. Métodos y Tecnologías. USA: Hershey.

Kettinger, W, Teng J y Guha, S. (1995) Los procesos de Reingenieria. Vida, Ciclo y Metodologías. USA: Hershey.

Kosanke, K (2003) Modelamiento y Estandarización de Procesos en los Negocios. Disponible en: http://www.cimosa.de [Consulta: 2013, Julio10]

Lankin, R., Capon, N. y Botten, N (1996) Servicios Financieros para la Industria. USA: Hershey.