-44-

การใชงาน Microsoft Office Excel 2007

-45-

Microsoft Excel 2007

ท าความรจกหนาตาของ Microsoft Excel 2007

วนนจะมาแนะน าหนาตาและสวนประกอบทหนาสนใจ ซงเชอวาจะท าใหเพอนๆ สามารถเรยนรและเขาในการใชงาน Microsoft Excel 2007 ไดรวดเรวยงขน อยาชาเลยคะมาดรายละเอยดตางๆ กนเลยดกวา

ท าความรจกสวนประกอบใน Microsoft Excel Office Button

ปมส าหรบการเขาถงเมนพนฐานตางๆ เชน เชน New, Open Save, Close เปนตน Quick Access Toolbar

เปน Toolbar เลกๆ ทอยดานบนตลอด เราสามารถเพมเตมไอคอนทเราใชงานบอยๆ ไดดวย Ribbon

เปนชอใหมแทนการเรยก Toolbar เดม ซงจะเปนการเพมพนทในการแสดงไอคอนตางๆ ไดมากขน ตวอยางเชน แทป Home เมอคลกแลว จะเปนไอคอนทแสดงภายใตค าสง Home ทงหมด เปนตน

Formula Bar ต าแหนงทแสดงสตร หรอคาของขอมลใน เซลนนๆ

Cell หมายถง ต าแหนงของขอมล เปนจดตดของ Row และ Column การเรยกชอ จะเปนการเรยกชอจาก Column และ Row ตามล าดบ เชน A1, B1 เปนตน

Mini toolbar เปนค าสงลดทจะแสดงให กตอเมอคลกขวาทบรเวณใดๆ บนหนาจอ

-46-

Worksheet กระดาษท าการ ส าหรบบนทกขอมลตางๆ ใน Microsoft Excel ไฟลหนงๆ สามารถมหลายๆ Worksheet ได เราอาจเรยกหลายๆ Worksheet รวมกนวา Workbook

ใสตวเลขอตโนมตใน Microsoft Excel

ค าสงใน Microsoft Excel ค าสงน ไมไดเปนค าสงใหม แตมมานานแลวในทกๆ เวอรชน (เทาทจ าได) แตส าหรบมอใหมหลายๆ อาจยงไมคนเคยค าสงน ยงไงกตาม ไหนๆ กเขยนแลว มาดวธการใสตวเลขแบบเรยงอตโนมตการสกนด

1. เรมตนเปดโปรแกรม Microsoft Excel 2. ใสหมายเลข 1 ในชองแรก (ต าแหนงไหนใน sheet กได) 3. ใสหมายเลข 2 ในชองดานลาง 4. คลกจากจากเลข 1 มายงเลข 2 5. จะพบปมสเหลยมเลกๆ ทมมขวาลาง 6. ใหคลกปมนน และลากลงมา (ประมาณ 8 ชองดงภาพตวอยาง) 7. จากนนปลอยเมาส 8. ผลลพธทไดจะไดตวเลข 3-10 ตามล าดบ

การประยกตไปใชงานค าสงอนๆ ถาคณใสหมายเลข 1 และ 3 เรยงกน และลากตามค าสงดานบน จะไดหมายเลข 5,7,9,11,13..

ตามล าดบ ถาใสต าแหนงแรกเปน jan, feb และลากตามค าสงดานบน จะได mar, apr, may.. ตามล าดบ ถาใสต าแหนงแรกเปน mon, tue และลากตามค าสงดานบน จะได wed, thu,fri.. ตามล าดบ

-47-

เครองมอส าเรจรปในการตกแตงตาราง

Microsoft Excel 2007 ไดเตรยมรปแบบของการตกแตงตารางไวมากมาย ทเรยกวา "Format as Table" เราสามารถคลกเลอกเพอตกแตง sheet ของเราไดอตโนมต เพยงคลกเดยวคะ..

วธตกแตงตารางดวยรปแบบส าเรจรป

1. เปดเอกสาร Excel 2. บนทกขอมลลงตาราง 3. คลมขอมลทตองการตกแตง 4. ทแทป Home 5. เลอก Format as Table 6. เลอกรปแบบทตองการ

การตกแตง Excel 2007 ดวย Themes

นอกเหนอจากการสรางและตกแตงตารางดวย "Format as Table" แลว Excel 2007 ยงไมเตรยมเครองมอในการปรบแตงตาราง สสน รปแบบตวอกษรใหดวย เราเรยกเครองมอเหลานวา "Themes"

-48-

Theme คออะไร Theme เปนค าสงทอยภายใตแท ป "Page Layout" ซงรปแบบของ Theme สามารถเลอกจาก

คอมพวเตอรของเราไดโดยตรง หรอถาตองการรปแบบเพมเตม สามารถเขาไป download ออนไลนโดยตรงไดจากเวบไซต Microsoft http://office.microsoft.com

วธเลอกตกแตงเอกสารดวย Themes 1. สรางเอกสารตารางดวย Excel 2007 2. คลกเลอกคลมเอกสาร 3. จากนนตกแตงเอกสารดวย "Format as Table" กอน 4. จากนนถาตองการเปลยนรปแบบใหม หรอ "Themes" 5. ใหคลกแทปเมน Page Layout 6. ทดานหนาค าสง ใหคลกเลอก Themes จะเหนรปแบบส าเรจรปใหเลอก

7. คลกเลอกรปแบบใดๆ กไดตามตองการ

-49-

ถาตองการเปลยนแปลงสสน หรอตวอกษร เราสามารถคลกเลอก ค าสง Fonts หรอ Colors ทางดานขวามอของค าสง Themes ไดตามตองการอกดวย

ทป พมพหลาย sheet ในครงเดยว Excel

ปกตเวลาท างานกบไฟล Excel บางครงในหนงไฟล จะมหลายๆ sheet ทเราท างานอย เวลาสงพมพเราจ าเปนจะตองเลอกทละหนา จงไดงานทกๆ หนาทตองการ ในอกกรณหนงเราสามารถสงพมพไฟลอะไรกได เพยงแคคลกขวาทไฟลนน ๆ จากนนคลกค าสง Print แคนไฟลนนจะถกเปดและสงพมพอตโนมต หลงจากนนกจะปดแบบอตโนมตเชนเดยวกน แตอยางไรกตาม วธนถาสงพมพกบเอกสาร Excel ทมหลายๆ sheet โปรแกรมกจะพมพเพยงหนาทเราเลอกไว หรอทเรยกวา Active Sheet เทานน.. แตถาตองการพมพทก sheet ทมอยใน Excel ไฟล หรอตองการพมพบาง Sheet จะท าอยางไร

วธการสงพมพทก Sheet ในไฟล Excel

1. เปดเอกสารไฟล Excel ทตองพมพ 2. คลกเลอก sheet ทตองการ (ถาตองการมากกวา หนงใหกด Shift หรอ Ctrl คางไว จากนนคลกเลอก

sheet ทตองการพมพทงหมด) 3. คลกค าสง Print โปรแกรมจะสงพมพในทกๆ หนาทเลอก 4. หรอ คลกเลอก sheet ทตองการทงหมด 5. สง Save 6. จากนน ใหสงพมพ โดยเลอกคลกขวาไฟล Excel ทเราไดเลอกหลายๆ Sheet ไว

-50-

เนองจากโดยปกตแลว เวลาสงค าสงพมพใน Excel โปรแกรมจะพมพ sheet ทเราก าลงท างานอย หรอทเรยกวา "Active Sheet" แตส าหรบการทดสอบใน Excel 2007 จะมค าสง "Entire Workbook" ซงหมายความวาถาเราเลอกตอนสงพมพ เอกสารในทกๆ sheet จะพมพออกมาทงหมดเชนกน

แกปญหาขอมลซ าๆ ใน Excel 2007

สมมตวา คณก าลงบนทกขอมลลงในตาราง Excel 2007 ซงจะมขอมลมากมาย แตปรากฏวา คณมการคยขอมลซ าลงไป ประมาณวา "ตาลาย" ซงเกดจากการใชงานคอมพวเตอรตอเนองมาหลาย ชวโมง แลวอยางนถาจะมาตรวจสอบวารายการใดซ ากนรายการใด กคงตองใชเวลานาน และอกอยางสายตากไมคอยดอยแลว ไมตองกงวลคะ เพราะ Microsoft เขาใจด จงไดมค าสงในการลบขอความซ า ใหอตโนมต โดยค าสงนมชอวา "Remove Duplicates"

วธการใชค าสง Remove Duplicates

1. เปดงานเอกสาร Excel 2007 2. ใหคลกเลอกเซลขอมลใดๆ ในเอกสาร worksheet 3. คลกเลอกแทปเมน Data เลอกไอคอน "Remove Duplicates" 4. โปรแกรมจะตรวจสอบ และมหนาตางแสดงใหเลอกวา จะใหเลอกหวขอไหน ทมการบนทกขอมล

ซ า สามารถคลกเลอกทงหมดได 5. คลก OK เพอยนยนการลบ 6. โปรแกรมจะแสดงหนาตางบอกวาไดลบขอมลไปจ านวนเทาไร

-51-

แปลงตวเลขเปนตวอกษรไทยใน Excel

ตวอยางเชน ตวเลข 1,250 บาท ถาแปลเปนตวอกษร จะได "หนงพนสองรอยหาสบบาท" ซงปกตแลวในโปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงคาตวเลขใหเราอตโนมตไดดวย คณทราบวธการใชงานหรอเปลา อยากรวธท าใหลองท าตามทละขนตอนดงนไดเลย แปลงตวเลขเปนตวอกษร

1. เปดโปรแกรม Excel และเปด Worksheet วางๆ (ปกตจะเปดใหอยแลว) 2. พมพตวเลขลงใน Cell ทตองการ เชน A1 ใสตวเลข 150 3. ใน Cell ทตองการแสดง ใหพมพขอความดงน "=BATHTEXT(A1)" 4. จะเหนวาใน Cell ตามขอ 3 จะแสดงขอความเปนตวอกษร "หนงรอยหาสบบาทถวน"

ค าสง Function "BAHTTEXT นจะใชไดกบสกลเงนทเปนเงนบาท เทานน และการทดสอบนใชกบ Micrsoft Office 2007 ส าหรบการแปลงเปนภาษาค าองกฤษ จะไมสามารถท าไดคะ แตตองใชเทคนคอยางอนแทน

การยกเลกตวกรอง

เวลาเราสรางตารางในเอกเซล และมการตกแตงเอกสาร ดวย "Format as Table" ค าสงจะอยในแทป "Home" จะท าใหเราสามารถเลอกรปแบบตารางสวยๆ ไดแบบอตโนมต แตหลายๆ คน รวมทงฉนดวย อาจไมคอยชอบเทาไหร เพราะหลงจากสรางตกแตงแลว Excel 2007 กจะใส Filter หรอตวกรองขอมลใหอตโนมต ซงจะท าใหเราสะดวกในการคนหาขอมลภายในตารางนนๆ อยางไรกตาม Filter ทแสดงน เวลาพมพจะไมพมพออกมาดวยคะ อนนไมตองหวง ส าหรบวธการยกเลก Filter กสามารถท าไดงายๆ ดงน

-52-

วธยกเลกตวกรองขอมล หรอ Filter

1. คลกในกลมขอมลทมการแสดง Filter (เซลไหนกได) 2. คลกแทปเมน "Home" เลอกหวขอ Sort & Filter 3. จากนนคลกเลอก Filter เพอท าการยกเลก 4. แคนกเปนอนเรยบรอย อยางไรกตาม ถาตองการใหตารางขอมลมตวกรองชวยกสามารถท าตามขนตอน ตงแตขอ 1 ใหมอกครง

การจดเรยงขอมล

เนองจากตารางในเอกสารมความหลากหลายคอลมภ บางครง เราจ าเปนจะตองมการจดเรยง ขอมล เพอใหงายและสะดวกในการตรวจสอบ เชน ขอมลใดมจ านวนผอานมาทสด เรยงไปจนกระทงไมม ผอานเลย เปนตน เราสามารถจดเรยงขอมลหรอ Sort จากมากไปหานอย หรอจากนอยไปหามากได โดยการเลอกหวขอใดกอนวาจะเปนหวขอหลกในการจดเรยง

วธการจดเรยงขอมลใน Excel 2007

1. เปดเอกสาร worksheet ใดๆ ทตองการจดเรยง 2. คลกทตวกรองดานบนหรอ Filter (ถาตวกรองไมแสดง ใหคลกแทปเมน Home เลอกค าสง Filter) 3. จะมหนาตางค าสงลดแสดงใหเลอกวาจะ "Sort Smallest to Largest" หรอสลบกน "Sort Largest to

Smallest" ถาขอมลเปนตวเลข 4. แตถาขอมลเปนตวอกษร จะมค าสงใหเลอกวา "Sort A to Z" หรอ "Sort Z to A" 5. คลกเลอกรปแบบการเรยงล าดบตามตองการ

-53-

วธใสแกน Y 2 อนใน Excel Chart

Chart หรอ Graph กคอการแสดงรปภาพ เสน แทนค าอธบายดวยตวเลข ตวอกษร ท าใหสะดวกและรวดเรวในการด เราสามารถสราง Chart ไดจากโปรแกรม Microsoft Excel เพยงแคเราสราง ตารางขอมลทตองการ จากนนใหคลกเลอก Chart เพอแปลงคาตวเลขเปน Chart

Chart หรอ Graph มกรปแบบ

อยางไรกตาม เราสามารถสราง Chart หรอ Graph ไดหลายรปแบบ เชน กราฟเสน กราฟแทง กราฟรปภาพ เปนตน ส าหรบกราฟโดยทวไปจากประกอบดวย แกน X และ แกน Y มาตดกน จะไดกราฟทเปรยบเทยบคาตางๆ ไดสะดวก แตบางคน ตองการเปรยบเทยบขอมลมากกวา 1 อยางในกราฟเดยวกน Excel กสามารถท าไดดวย

วธสรางกราฟแกน Y 2 แกน ใน Microsoft Excel 2007 1. สรางตารางขอมลตามปกต

-54-

2. คลมขอมลทตองการสรางกราฟ 3. คลกแทปเมน Insert เลอกกราฟประเภท 2-D Line 4. จะไดกราฟแบบทวไป 5. จากนนใหคลกท "เสนกราฟ" และคลกขวา เลอก "Format Data Series" 6. ในบรรทดทชอ "Series Options" ใหคลกเลอก "Secondary Axis"

7. กราฟกจะเปลยนเปน ม แกน Y 2 อน ทางดานซายและขวา

บนทกไฟลใหใชไดกบรนเกา

สบเนองจากการปรบปรงครงใหญในรปแบบของไฟลตางๆ ในตระกล Microsoft Office 2007 ตวโปรแกรม Microsoft Excel 2007 กถกปรบเปลยนดวยเชนกน แตเดมไฟลทไดจากการบนทก หรอ Save จะไดไฟลนามสกล .XLS แตส าหรบเวอรชน 2007 ขนไป จะไดไฟลนามสกล .XLSX มตวอกษรเอกซ "X" ตอทาย (เชนเดยวกบโปรแกรมอนๆ ในตระกล Microsoft Office) ผลทตามมาคอ Microsoft Excel เวอรชนเกาๆ ไมวาจะเปน Microsoft Excel 2003 หรอต าลงมา จะไมสามารถเปดไฟลเพอแกไขได (จรงๆ แลวท าได แตตองตดตงโปรแกรมเสรม)

-55-

ปญหาน Microsoft รด เราสามารถแกไขปญหานไดหลายวธ

1. อพเกรดโปรแกรม Microsoft Excel เกาๆ ของเราเปนเวอรชน 2007 (แตกอนการอพเกรดตองตรวจสอบเครองคอมฯ ดวยวา รองรบการท างานไหวหรอเปลา โดยเฉพาะอาจมปญหากบเครองคอมฯ รนเกาๆ

2. ตดตงโปรแกรมเสรมชวยในการเปดดไฟล อานขอมลเพมเตมไดท http://www.it-guides.com 3. ใหผใชงาน Microsoft Excel 2007 บนทกเปนไฟลรนเกา โดยมวธการ save ดงน

1. คลกปม Office Button 2. คลกปมดานลาง Excel Options 3. คลกเมนดานซายมอ "Save" 4. ทหวขอ "Save file in this format" 5. ใหคลกเลอก "Excel 97 - 2003 Workbook (*.xls)

ปดโปรแกรม Excel 2007 ไมตองกลวขอมลหาย

แตอยางไรกตาม การบนทกไฟลเปนรนเกา จะท าใหไมสามารถใชความสามารถใหมหลายๆ อยางของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ได

-56-

ส าหรบมอใหมใชงาน Microsoft Excel 2007 การปดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 สามารถสงปดโปรแกรมผานทางไอคอนสญลกษณ

ตว "X" สแดง ทมมขวาบนสดไดทนท ซงเหมอนกนการปดการใชงานโปรแกรมอนๆ โดยไมตองกลววาไฟลขอมลทเราก าลงท าอยจะหายหรอไมอพเดท สาเหตเพราะวาถามไฟลงานท เราเปดคางอยและก าลง แกไขอย ถาเราสงปด โปรแกรมจะเตอนอตโนมตวามงานทท าคางและยงไมไดบนทก ดงรปภาพประกอบดานลาง

ดงนน ตอไปน ทกครงทมหนาตางเตอนอะไรกตาม เราควรท าความเขาใจกอนวา เขาเตอนเรองอะไรดวยนะคะ อยาลมคลก "Yes" เพอยนยนให save กอนนะคะ

ปองกนขอมลหายดวยค าสง Save Auto ใน Excel 2007 ส าหรบผใชงานตามบาน และบางองคกร ทไมมระบบปองกนไฟฟาตก หรอดบแบบกระทน

หมายถงไมไดตดตงระบบส ารองไฟหรอ UPS ซงแนนอนขณะทคณท างานอยและไฟเกดดบ ขอมลทคณท างานอยกจะหายไปหมด ยกเวนผทท างานบนคอมพวเตอรแบบกระเปาหวหรอ Notebook ซงมแบตเตอรภายในตว แลวมวธแกไขอยางไร ถาไมตองการลงทนซอเครองส ารองไฟหรอ UPS

วธงายๆ คอการสงใหโปรแกรมบนทก หรอ Save แบบอตโนมตบอยๆ ซงไมเพยงแตชวยในเรองของไฟฟาดบแบบไมไดตงใจ แตยงชวยกรณโปรแกรมคางหรอแฮงคไดดวย ซงการใชงานกไมยงยาก เพยงแคเขาไปก าหนดใหโปรแกรม save อตโนมตตามเวลาทเราก าหนด วธปองกนขอมลหายใน Microsoft Excel 2007

-57-

1. คลกปม Office Button 2. คลกปม Excel Options ดานลาง 3. คลกเมน Save ดานซายมอ 4. ทบรรทดขอความ "Save Auto Recover information every .. minutes" ใหเราก าหนดเวลาทเรา

ตองการใหบนทกอตโนมต 5. คลกปม OK ดานลาง เพอยนยน

ถาไฟลดบบอยๆ แนะน าใหก าหนดใหบนทกแบบอตโนมตเรวขน อาจเปนทกๆ 5 - 10 นาท แตถาไมคอย มปญหา อาจเลอกบนทกทกๆ 15-20 นาทกได ส าหรบกรณทเปดเครองคอมฯ ใหมหลงจาก ไฟฟาตดแลว เวลาเปดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ใหม โปรแกรมกจะพยายามเปดไฟลทถกปดอตโนมตใหเองคะ.. แตอยาลมใหบนทกไฟลทไดทนทกอนท าอยางอนนะคะ !

การใสหวและทายกระดาษ

ถาพดถง Header และ Footer ใน Microsoft Word หลายๆ คนคงเขาใจด และทราบถงวธการ ใชงาน ซง Header กคอสวนหวของเอกสาร ไมวาจะเปนเอกสาร Word/Excel ซงเราสามารถก าหนดเพยงครงเดยว โปรแกรมกจะแสดงใหในทกๆ หน า ในทางกลบกน Footer กคอสวนททายของเอกสาร นนเอง สวนใหญ Header/Footer มกจะใชส าหรบการแสดงชอเอกสาร / รายงาน และใชส าหรบแสดงจ านวนหนาของเอกสารนนๆ วธใส Header / Footer ใน Excel

1. คลกหวขอ Page Layout 2. คลกไอคอน "Print Titles" 3. จะไดหนาตาง "Page Setup" 4. ใหคลกแทป "Header/Footer"

-58-

5. ในชอง Header สามารถคลกเลอกรปแบบส าเรจรปทโปรแกรมจดไวให หรอ 6. คลกปม Custom Header เพอเลอกรปแบบตามตองการ (รปแบบน จะมการแบงสวนของ Header

เปน 3 สวนคอ ซาย กลาง และขวา) 7. ในชอง Footer สามารถคลกเลอกรปแบบส าเรจรปทโปรแกรมจดไวให เชนเดยวกบ Header หรอ 8. คลกปม Custom Footer เพอเลอกรปแบบตามตองการ (รปแบบน จะมการแบงสวนของ Footer เปน

3 สวนคอ ซาย กลาง และขวา) 9. คลกปม OK เพอยนยนการแกไข 10. ตองการยกเลก กคลกปม Cancel แทน

ยอขอมลใหแสดงในหนงหนาใน Excel 2007

หลายๆ คนคงเคยประสบปญหาการจดหนาเอกสารใน Microsoft Excel มาบางแลว บางครงเวลาพมพมกไมพอด เกนไปหนงถงสองบรรทด บางครงคอลมภดานขวากแสดงเกนไปนดเดยว เปลองกระดาษท าใหตองพมพอกหนงหนา ปญหานสามารถแกไขไดงายๆ เพยงคณใชค าสง "Fit to 1 Page"

วธเรยกใชค าสง Fit to 1 Page

1. เปดหนาเอกสาร Excel ใน Microsoft Excel 2007 2. คลกเมน Page Layout 3. คลกไอคอน Print Titles

-59-

4. จะไดหนาตาง Page Setup 5. คลกแทป Page 6. ทต าแหนงขอความ Scaling ใหคลกเลอก "Fit to" 7. คลกปม OK เพอยนยน

แคน ไมวาเอกสารจะเกนในสวนลาง หรอดานขวามอ โปรแกรมกจะท าการปดใหอยในหนาเดยวกนทงหมด รบรองประหยดคาใชจายไดบางเหมอนกน อยางนอยกชวยลดโลกรอนดวยการลดปรมาณการใชกระดาษไดอกนดหนอย..คะ

Transpose แปลงขอมลจาก Column เปน Row

ส าหรบผใชงาน Microsoft Excel อาจเคยประสบปญหาเวลาเราบนทกขอมล ในแตละแถวจากแนวตง หรอทเรยกวา Column แตพอมาคดอกท ควรจะวางในแนวนอน หรอ Row จะสวยกวา แตถาตองมาสรางใหมกคงดจะเสยเวลามากเกนไป ปญหาน Microsoft รด จงไดมค าสงในการแกไขปญหานแบบ พรบตาดวยค าสง "Transpose"

1. เรมตนดวยการสรางขอมลในแนว Column 2. คลกเลอกคลมขอมลทงหมด 3. คลกค าสง Copy 4. เลอกต าแหนงทตองการวาง คลกขวาเลอกค าสง Paste Special 5. ในชอง Transpose ใหคลกเลอกถก 6. คลกปม OK เพอยนยน

-60-

ทปค าสง Transpose ถามปญหาค าสง Transpose เปนสเทา ใหคลกในหวขอ "Paste" และคลกเลอก "Value and number

formats" หรอทดสอบเลอกหวขออนๆ แทนไดดวย ค าสง Transpose สามารถแปลงสลบไปมาระหวาง Column กบ Row และแปลงจาก Row เปน

Column ไดดวย

วธสงพมพใหได หวคอลมภ หรอแถวใน Excel 2007

การสงพมพงานใน Microsoft Excel เราจ าเปนจะตองก าหนดขนาดของงานใหเหมาะสมกอน และทส าคญก อนสงงานใหใครๆ กควรก าหนดรปแบบการพมพไวใหแลวเสรจ มฉะนน เวลาผรบไดรบ กมกจะกดพมพทนท ซงผลทไดอาจไมไดตามรปแบบหรอขนาดทเราตองการ

พมพอยางไรใหไดหวขอคอลมภและแถวดวย

คอลมภ (Column) และ แถว (Row) ปกตแลว เวลาพมพ โปรแกรม Microsoft Excel จะไมพมพ

ออกมาให (เชน คอลมภ A,B,C,.. และ แถว 1,2,3,.. เปนตน) แตถาเราตองกาใหโปรแกรมพมพออกมาดวย กสามารถท าไดเชนกน ส าหรบใน Microsoft Excel 2007 ใหท าตามขนตอนดงน

1. คลกแทป Page Layout 2. ในหวขอ Headings ในชอง "Print" ใหคลกใหมเครองหมายถกหนาขอความน 3. ทดสอบสงพมพไดทนท

-61-

ผลลพธเวลาพมพ หลงจากก าหนดใหพมพ Headings ในหวขอ "Print"

ปรบแตงเอกสารพมพ

การใชงาน Microsoft Excel 2007 หรอ Excel เวอรชนใดกตาม เวลาพมพอาจเกดปญหา ดงตวอยางเชน 1. พมพแลวไมพอด เกน 1 หนากระดาษ เกดขนประจ า 2. คอลมภขวามอ พมพออกมาไมพอด ท าใหพมพกระดาษเพมออกมาอกหนงแผน 3. พมพออกมาแลว ตวอกษรเลกเกนไป 4. ตองการใส header และ footer ในทกๆ หนา 5. ตองการพมพเฉพาะบางสวน ท าไมได 6. อนๆ อกมากมาย

กอนอนตองท าความเขาใจในโปรแกรม Microsoft Excel เสยกอนวา มหลกการอยางไร 1. ถาไมก าหนดวาจะพมพพนทไหน โปรแกรมจะสงพมพใหหมดทง sheet 2. ถาก าหนดพนททตองการพมพ ใหหาค าสง Set Print Area เพอก าหนดขอบเขตในการท างาน 3. การพมพเอกสารใน Excel สามารถสงบงคบใหพมพลงในหนงหนากระดาษได ไมวาขอมลจะม

ขนาดใหญนอยเทาใด (ค าสงทสามารถใชงานได คอ Fit to 1 page)

ค าสง Set Print Area 1. คลมขอมลทตองการพมพ 2. คลกแทปเมน Page Layout 3. คลกเลอก Print Area จะมทางเลอกให 2 อยางคอ Set Print Area และ Clear Print Area

ค าสง Fit to 1 page ค าสงทอยภายใตค าสง Page setup เราสามารถเลอกค าสง Fit ไดโดยการ

1. คลกปม Office Button

-62-

2. คลกเลอกค าสง Print 3. และเลอก Print Preview 4. ทแทป Page ค าสง Fit จะอยภายใตหวขอ Scaling

กรณทเราใชค าสง Fit แลว ปรากฏวางานทพมพออกมามขนาดเลกมาก แนะน าใหคลกค าสง

"Adjust to" ซงอยในหวขอ Scaling เชนกน ลองปรบดคะ แตถาเอกสารเราควรจะเปนแนวนอนเรากสามารถปรบแตงจากแนวตง (Portrait) ใหเปนแนวนอนไดโดยการคลก Landscape