Transformasi Pengurusan Rekod Konvensional Elektronik

Go Live DDMS @ JPM

5 Mei 2015

Fakta Ringkas

DDMS: Pengurusan rekod secara elektronik

Salah satu projek di bawah Entry Point Projects (EPP6) e-

Government iaitu pelaksanaan Paperless Government

Selepas Go Live (5/5/2015): Transaksi menggunakan sistem

DDMS

Registri Berpusat: Semua surat yang diterima sama ada melalui

pos, dengan tangan atau faks akan diimbas (scan) di Registri,

Seksyen Pengurusan Rekod

Hybrid

• surat diimbas (scan) ke dalam sistem DDMS

• fail fizikal diselaras di Bilik Fail, Seksyen Pengurusan

Rekod

Skop: Rekod terbuka sahaja

Klasifikasi Fail: Fail menggunakan kod klasifikasi baharu

Penglibatan: Pejabat Pengurusan Atasan dan 9 Bahagian JPM

di Blok B1, Blok B7 dan Blok B8, Parcel B, Kompleks JPM

4 Kategori Pengguna

Bil. Kategori Pegawai Bertanggungjawab

1. Pengurus Rekod

(Records Manager)

Pegawai Arkib & Penolong Pegawai Arkib

i) Pn. Norsuriaty Awang Hassim –

23409

ii) Pn. Nor Hidayah Ali - 23738

2. Pentadbir Sistem

(System Administrator)

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

i) Pn. Norazlinawati Binti Walid - 23453

ii) Pn. Taibah Binti Mohamed - 23458

iii) En. Mohamed Hariz bin Mohamed

Puad – 23456

3. Pekerja Maklumat

(Information Worker)

Kakitangan di Registri,

Seksyen Pengurusan Rekod

4. Pengguna

(End User)

Pegawai dan kakitangan dari Gred 17 –

Pengurusan Atasan JPM

Klasifikasi Fail (Urusan Am)

Kod Siri Contoh Rekod

100 Pentadbiran Akta / Pekeliling / Surat Pekeliling / Aduan / Lawatan / Sidang Akhbar / Keratan Akhbar /

Laporan Tahunan / Mesyuarat / Tempahan Fasiliti / Kelab / Urusan Parlimen /

Penerbitan / ICT / Laman Web / Pengurusan Rekod / Klasifikasi Fail / Jadual Pelupusan

Rekod / ISO / Majlis Dalam Jabatan / Perancangan Kerja / Kalendar / Pelan Strategik /

Rancangan Malaysia / Pilihanraya / Perpustakaan

200 Tanah,

Bangunan &

Infrastruktur

Perancangan Pembangunan / Perolehan Tanah / Sewaan Ruang Pejabat / Projek

Pembinaan / Pengubahsuaian / Naik taraf / Agihan Ruang / Keselamatan /

Penyenggaraan / Perkhidmatan dan Utiliti / Landskap

300 Aset Aset Alih / Harta Modal / Inventori / Stok / Stor / JKPAK / Kenderaan

400 Kewangan Akaun / Bank / Bayaran / Elaun / Bajet / Waran Peruntukan / Cek / Kumpulan Wang

Disatukan / Pembelian Terus / Tender / Sebutharga / Kontrak / Lembaga Perolehan /

Audit Kewangan / Kajian Audit (Audit Prestasi) / Teguran Audit / Pinjaman Kakitangan /

Audit Dalam / Emolumen / e-SPKB / JPKA

500 Sumber Manusia Penstrukturan semula / Waran Perjawatan / Pengisian Jawatan / Panel Temuduga /

Pelantikan / Penempatan / Pertukaran / Kenaikan Pangkat / Penanggungan Kerja /

Tapisan Keselamatan / Pengisytiharan Harta / Persaraan / Pengurusan Tatatertib /

Senarai Tugas / Nota Serah Tugas / Perancangan Cuti / Insuran Pekerja / Latihan /

Kursus / Bengkel / Latihan Penempatan / MBJ / Peperiksaan / Anugerah dan

Pengiktirafan / SKT / LNPT / Fail Peribadi / Buku Rekod Perkhidmatan

Klasifikasi Fail (Urusan Fungsian)

Kod Siri Contoh Rekod

600 Pengurusan Hal

Ehwal

Pentadbiran

Negara

Pesawat / Pingat / PUSPANITA / PPA1M / MAKSAK / Pemantauan Projek

Pembangunan / Pemantauan Projek PFI

Bantuan Teknikal (Helpdesk)

Pengguna aplikasi DDMS boleh menghubungi:

• Helpdesk pihak pembekal - Teknikal Aplikasi

• Pengurus Rekod, Seksyen Pengurusan Rekod - Pengendalian Fail dan

Rekod

• Pentadbir Sistem, Seksyen Pengurusan Teknologi Maklumat – Daftar

Pengguna, Reset Password

Interface DDMS

Contoh Kandungan DDMS

Transformasi

Pengurusan Rekod

Transformasi Sebelum DDMS

Konvensional Selepas DDMS

Elektronik

Bersama-sama KITA budayakan penggunaan

aplikasi DDMS

SEKIAN,

TERIMA KASIH