Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 1 / 75 Séminaire management Présentation et pédagogie

Transformation sud - Praxis Communication – INAFON Séminaire Futurs Notaires – Janvier Février 2008 page 1 / 75

Séminaire management

Présentation et pédagogie (1)

L’entretien d’évaluation (2 et 3)

Vers le management participatif (4 et 5)

Programme général 2 jours 1/2



Exposés « magistraux »

Exercices individuels

Exercices en sous groupes

Jeux de rôles

Restitutions

Forums

Méthodes



Styles personnels de management

Management participatif

Conduite d’entretiens et de réunions

Interview, écoute, reformulation

Réunions déléguées

Relations interpersonnelles

Gestion de conflits

Motivation, signes de reconnaissance

Thèmes sous-jacents



Libre expression

Discrétion

Participation,responsabilité

Règles du jeu



La communication….

Ce que je pense




Ce que je pense

Ce que je dis




Ce que je pense

Ce que je dis

Ce que tu entends




Ce que je pense

Ce que je dis

Ce que tu entends

Tu comprends




Ce que je pense

Ce que je dis

Ce que tu entends

Tu comprends

Tu retiendras



Faciliteur

Gardien du temps

Pousse-décisions, rapporteur

Exercice N°1: présentation

Réunion déléguée



Présentation personnelle

Partage: défis, difficultés, symbole

Avantages des EAE

Demandes, attentes

Exercice N°1: présentation

Les questions


Le losange magique

pas de Censure

Quantité>qualité

Farfelu = bienvenu

Démultiplier

DEBALLAGE

SELECTION


Les positions de vie…


Les positions de vie

Ma perception de l’AUTRE

Ma perception de MOI

OK+

OK+

OK -

OK -





OK+

OK+

OK -

OK -

OK - -

Laissons tomber

Je perd, tu perds





OK+

OK+

OK -

OK -

OK - -

Laissons tomber

Je perd, tu perds

OK - +Vas y tout seulJe perd, tu gagnes





OK+

OK+

OK -

OK -

OK - -

Laissons tomber

Je perd, tu perds


OK + -

Laisses tomber

Je gagne, tu perds





OK+

OK+

OK -

OK -

OK - -

Laissons tomber

Je perd, tu perds


OK + -

Laisses tomber

Je gagne, tu perds

OK + +

Allons y ensemble

Je gagne, tu gagnes


Le schéma des positions de vie

Survalorisation de soi ;Dévalorisation de l’autre.« Laisses tomber ! ».Attitude du « Persécuteur » ou du « Sauveteur ».

Je gagne - tu perds

OK +OK -

Dévalorisation de soi ;Survalorisation de l’autre.« Vas y tout seul! ».Attitude de « Victime».

Je perds - tu gagnes

OK + -

OK - +

OK - -Dévalorisation de soi ;Dévalorisation de l’autre.« Laissons tomber ! ».

Je perds - tu perds

OK + +Juste valorisation de soi et de l’autre.« Allons y ensemble ! ».

Je gagne - tu gagnes


Les Etats du MOI

Parent

Adulte

Enfant

Prend en charge l’autreAutorité AutoritaireResponsableEduqueNormatifNourricier Prévenant Empathique

Neutre ObjectifPose des questionsEcouteReformule

Spontanéité, EmotionsSensitif, IntuitifDépendant

Incarne la Loi, les règles,les Valeurs.Vient de notre EducationMODÈLES … et anti modèlesA priori ; préjugés

Prend du reculRemets en causeInstance de Progrès

Réagit à l’Autorité (Parentale)SoumissionRebellion


Les Etats du MOI

Parent normatif

Adulte

E libre

Ton de voix autoritaire,CassantDoigt pointéSourcils froncés« Il faut Il faut pas »« Toujours – Jamais »Jugeant Accusateur Dévaloraisant

+ Donne le cadre, Structure+ Valeurs Règles

- Persécuteur ,

+ Conseille Protège Aide- Surprotège-Envahissant

Sauveteur

Parent nour-ricier

EAsoumis

EArebelle

Soumis / autoritéMalléableN’ose pas …Se dévalorise

Victime

Réactif / autoritéRéactions émotionnelle

Spontané (parfois gaffeur)« Nature » Charmeur Drôle Sensible


Les Etats du MOI: EXCLUSIONS

P

A

E

A

E

P


Des JEUX et des HOMMES : les DRAMES de la COMMUNICATION…

SAUVETEURPERSÉCUTEUR

VICTIME

OK + -

Tu es responsable de mon malheur

Tu es responsable de moi

C’est moi le responsable de ton bonheur

C’est moi le responsable de ton malheur

OK + -

OK - +

Je te tiens salaud !Défaut…Battez-vous…Regarde ce que tu me fais faire…Secret…La scène…Avocat du diable…Oui mais…CoincéDe mon temps…

A ta place…Que deviendrais-tu sans moi…Raconte-moi tes malheurs…Je ne cherche qu’à t’aider…Après tout ce que j’ai fait pour toi…Laisse-moi faire…Je peux t’aider…

JE, stupide…JE, débordé…Sans toi…Sans eux…C’est affreux…Donne-moi des coups de pieds…Pourquoi cela n’arrive-t-il qu’à moi ?


L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi?

Enjeux et objectifs

1. Valider la mission (lignes générales)2. Formaliser l’appréciation sur l’année ( réalisé/objectifs)3. Valider le niveau de compétences / exigence du poste4. Définir des objectifs individuels de progression - objectifs spécifiques - formation5. Synthétiser les éléments d’appréciation ( note)


L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Intérêt de l’entretien d’évaluation pour le

collaborateur

1. Clarifier son rôle2. S’exprimer: organisation, poste, équipe, responsable, et soi-même3. Savoir ce que son responsable pense de lui4. S’exprimer: besoins, souhaits 5. Préciser les objectifs6. Savoir comment il est perçu7. Mesurer ses performances, recevoir des conseils8. Recevoir des signes de reconnaissance, motivation


L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi? Vers le management participatif

1. Clarifier les perceptions des rôles de chacun2. Mieux connaître le titulaire (aspirations,besoins,difficultés)3. Améliorer la gestion du potentiel humain, en conciliant les objectifs individuels et ceux de l’entreprise4. Mobiliser l’encadrement: problèmes humains,performance de l’entreprise5. Améliorer coopération personnel/encadrement6. Améliorer la contribution de chacun à la marche de l’entreprise


L’entretien annuel d’évaluation: exercice Jeu de rôles

1. Lister les attitudes, manières de faire, problématiques (brainstorming)2. Sélectionner un scénario illustrant ces problématiques3. 2 à 6 volontaires le jouent ( 5 mn maxi)

• caricature• humour bienvenu• voix off• chute• titre


L’entretien annuel d’évaluation: comment?

Préparation

Accueil

Mise en confiance

Structure de l’entretien



Préparation: avant l’entretien

Pour le responsable:

- Planifier le RV avec l’intéressé 15 jours avant ( prévoir 1h ou 2)

- Réserver un bureau ou une salle calme et conviviale

- Expliquer le principe de l’entretien, remettre le support

- Se préparer sérieusement: récapituler les actions, les faits, ce qui a +/- bien marché, penser aux possibilités de formation,d’évolution



Préparation: avant l’entretien

Pour le collaborateur

- Lister les actions significatives de l’année

- Noter objectivement les résultats atteints (factuel)

- Déterminer les points forts et faibles, ce qui aide et ce qui gène

- Réfléchir : actions de formation nécessaires, missions pour l’année à venir, souhaits personnels d’évolution

- Préparer des suggestions



L’accueil

- Réserver une durée suffisante ( au moins 45mn) et pouvoir la prolonger sans problème

- Lieu neutre,éviter le bureau du manager

- Positionnement égalitaire ( table ronde)

- Ne pas être dérangé (téléphone, autre collaborateur, associé!)

- Informer: objectifs, durée, place dans le management



La mise en confiance

- Gérer des craintes: critique excessive, ou au contraire édulcorée, être catalogué, rater son entretien

- Démarrer en douceur: pas tout de suite le plus impliquant, faciliter l’expression, la confiance, le dialogue

- Rappeler, dès le début: objectifs, durée, phases, rôle du support, place de l’entretien dans la relation managériale



Structure de l’entretien

Points à aborder:

- Définition de fonction, missions (lever les ambiguïtés)

- Résultats de l’année écoulée

- Objectifs de l’année à venir (moyens?)

- Formation et souhaits professionnels (connaissances non utilisées,motivation..)



Dérives à éviter !

Autorité

Confusion

Lourdeur des procédures

Subjectivité

Complaisance




Autorité:

Manifester sa supériorité

Ne pas laisser de place au collaborateur

Instituer une relation de force

Piéger, dévaloriser, comparer avec d’autres




Confusion

Evaluer la personne

Vouloir changer la personnalité

Confondre divergences de points de vue et conflits de personnes




Lourdeur des procédures

Suivies à la lettre (garder de la spontanéité)

Subjectivité:

Fluctuation selon l’humeur

Amplifier les faits récents

Confondre opinions et faits


L’entretien annuel d’évaluation: comment ?


Complaisance

Déformer son appréciation pour faciliter les rapports avec l’intéressé

Arranger les choses, faire plaisir

Estomper les critiques ( pas de conflit)

Promettre (augmentation, promotion..)


L’entretien annuel d’évaluation:exercices

Thème bilan

1. De quoi êtes vous particulièrement fier….?

2. Qu’est-ce qui vous plait….?

3. Enjeux, difficultés

4. Forces, faiblesses

5. Comment percevez vous le management de l’étude?



Thème perspectives

1. Comment voyez vous votre avenir.. 1… 3 ans ?

2. Quels objectifs de progrès proposez vous…pourquoi ?

3. Quelles formations vous aideraient

4. Qu’attendez vous de moi



Sous groupe de trois

observateur

notaire collaborateur

3 fois: 7 mn de questions, 3 mn de feed back



Les feedbacks

Qualité des questions Qualité de l’écoute Neutralité Reformulations Empathie Postures, regards


Les outils de l’interviewer

Le questionnement

1. Q ouvertes, fermées, alternatives

2. Questionnement « jusqu’au vide »

Ecoute active, reformulation

Gestion des signes de reconnaissance

Gestion des silences

1. Moments de silence

2. Questions suivi de 9 secondes


Les outils de l’interviewer

Le questionnement

Questions fermées

Réponses oui / non

Questions ouvertes

Développement, explication large

???


Les outils de l’interviewerEcoute active et reformulation

Ecouter attentivement

Mots-clés

Repérer les sentiments

Empathie, compréhension

Reformuler

Mots-clés, sentiments


L’entretien de résolution d’un conflit

Auto-analyse

D’abord du positif…

Difficultés, conséquences

Proposer, négocier

Les étapes


L’entretien de résolution d’un conflit

Reconnaître la position de l’autre, maintenir la sienne en l’expliquant

Chercher les besoins de l’autre, exprimer les siens,unifier

S’appuyer sur des faits indiscutables

Saisir des pistes de solution, éliminer l’inacceptable pour l’autre

Montrer les risques si pas de solution

Proposer, négocier


La fixation d’objectifs réalistes, motivants

S…. Spécifique

M….Mesurable

A…. Accessible

R…. Réaliste

T…. Temps

La méthode SMART

Plan d’action

Quoi Qui Où Quand Comment Pourquoi


En résumé…

BILAN

PERSPECTIVES

Deux grandes phases

Deux perceptions

COLLABORATEUR

MANAGER


En résumé…

Aspects positifs de la période écoulée

Difficultés rencontrées

Enseignements à tirer

BILAN


En résumé…

Analyse de la situation actuelle

Définition des nouveaux objectifs

Clarifier les plans d’action

PERSPECTIVES


Messages Clés

1. Message fort de reconnaissance (ou pas).

2. Permet de passer des contrats clairs

3. S’inscrit dans la perspective d’un management participatif

4. Opportunité de mettre en place un système de gestion par objectifs

5. Une opportunité d’aller vers plus de délégation.

6. Invite à développer ses qualités d’écoute et d’empathie.


Messages Clés

7. Opportunité pour parler des « non-dits », évacuer des malentendus,

8. Le « management feedback » est source de progrès

9. Manière de renforcer la DQN

10.Manière d’exploiter le gisement de non-qualité

11.Manière de mettre en acte, concrètement le Projet d’entreprise de l’Etude : sa vision, ses valeurs, ses objectifs, sa stratégie, ses objectifs


Messages Clés

11.Manière d’accompagner le changement.

12.Attention aux « excuses» …

13.Manière de prévenir les « mauvaises surprises »,

14.Attention : cela crée des attentes. Un suivi est essentiel.



Comment managez-vous ?Les styles du management « situationnel ».

S1 = Style directif Le manager :structure donne beaucoup

d’instructions.

S2 = Style explicatifLe manager : explique, persuade, fixe des objectifs, suscite des questions, encourage.

S3 = Style participatifLe manager : associe,sollicite propositions, « Adute-Adulte », Relationnel.

S4 = Style délégatifLe manager : Large autonomie du Collaborateur,Contrôle


Les signes de reconnaissance

Conditionnel(Concerne l’avoir ou le faire)

Inconditionnel(concerne les qualités, l’être)

positif

négatif

absence



Transformation Sud – Praxis Communication – INAFONSéminaires « Futurs Notaires » Janvier/ Février 2008



positif

négatif

absence






positif + 10 U.C.

négatif

absence






positif + 10 U.C. +100 U.C.

négatif

absence







négatif - 110 U.C.

absence







négatif - 110 U.C. - 1000 U.C.

absence


Les valeurs…..

VALEURS SOMME CITATION NOTERIGUEUR 5 5 5 4 3 5 3 30 7 210RESPECT 4 3 3 5 4 5 2 26 7 182SOLIDARITÉ 1 2 4 2 4 1 4 18 7 126TRAVAIL 4 1 5 4 1 15 5 75COMPÉTENCE 5 1 1 5 12 4 48EFFICACITÉ 2 4 3 3 12 4 48RESPONSABILITÉ 3 1 2 4 10 4 40COMMUNICATION 4 2 3 9 3 27CONFIANCE 1 3 5 9 3 27ORGANISATION 2 3 3 8 3 24RENTABILITÉ 1 1 5 7 3 21HONNETETÉ 5 4 9 2 18ESPRIT D'EQUIPE 2 2 1 5 3 15INTÉGRITÉ 5 2 7 2 14MOTIVATION 1 2 3 2 6COURTOISIE 4 4 1 4DYNAMISME 3 3 1 3PROFESSIONNALISME 3 3 1 3CONFIDENTIALITÉ 2 2 1 2DISPONIBILITÉ 2 2 1 2PROBITÉ 1 1 1 1ENTHOUSIASME 1 1 1 1


La personne-partenaire joue le rôle d’une personne avec qui vous souhaitez régler un conflit. Après avoir préparé ce que vous auriez à dire à cette dernière, vous faites une simulation d’entretien avec la personne partenaire. Cette dernière reste relativement neutre, accueille votre formulation (sans présenter d’objections).

Puis elle vous donne des feedbacks.

EXERCICE N° 6 : EXPÉRIMENTEZ UN EXERCICE N° 6 : EXPÉRIMENTEZ UN « ENTRETIEN D’AJUSTEMENT RÉCIPROQUE » 2 X 2. « ENTRETIEN D’AJUSTEMENT RÉCIPROQUE » 2 X 2. (Voir fiche correspondante dans Livret II page 6)(Voir fiche correspondante dans Livret II page 6)


Entretien d’ajustement réciproque

1. Etes-vous d’accord pour un Entretien d’Ajustement Réciproque ? (qui consiste à se dire ce qui va bien et ce qui pose parfois problème dans la relation ). »

Si la réponse est explicitement affirmative…

2. « Les qualités personnelles et professionnelles que j’apprécie chez vous sont … ». Citez des exemples et des circonstances dans lesquelles vous avez pu apprécier ces qualités.

3. « Les difficultés que je rencontre parfois dans notre relation sont… ». Là aussi, citez des faits et des circonstances précises. Dites les conséquences du comportement problématique de l’autre pour vous. Exprimez ce que vous avez ressenti dans cette circonstance (voire, partager en quoi vous avez été blessé).

4. « Ce que je vous propose (ou je vous demande) pour résoudre ce type de difficultés, c’est… »

5. « Etes-vous d’accord ? »


EX 8: Dans mon équipe et avec mon manager …(Support de dialogue pour progresser ensemble)

Afin de vous permettre d’échanger vos perceptions sur les relations au sein de votre équipe et avec votre manager, nous vous invitons à vous situer sur les questions ci-dessous en vous appuyant sur l’échelle suivante :

Rarement: 2Jamais: 1 Assez raremt:3 Assez souvt: 4 Souvent: 5 Régulièremt : 6

1. Nous prenons le temps de dialoguer.

2. Nous pratiquons la concertation.

3. Mon manager nous tient informés.

4. Nous créons des occasions pour développer l’esprit d’équipe.

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65


Dans mon équipe et avec mon manager …(Support de dialogue pour progresser ensemble)

Afin de vous permettre d’échanger vos perceptions sur les relations au sein de votre équipe et avec votre manager, nous vous invitons à vous situer sur les questions ci-dessous en vous appuyant sur l’échelle suivante :


5. Mon manager défend son équipe par rapport aux tiers.

6. Nous vivons entre nous un réelsentiment de confiance.

7. Mon manager me donne des retoursd’information sur mon travail.

8. Il reconnaît mes compétenceset qualités et me le dit.

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65




9. Il m’encourage à avoir des idées et à faire des propositions.

10. Il sait doser, selon les situations,un Management « directif »,«explicatif »,« participatif » ou « délégatif ».

11.Nous savons remettre en cause nos idées, nos pratiques, notre organisation.

12.Nous savons gérer des situations de crise.

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65




13.Nous savons parler d’éventuels « non-dits ».

14.Nous faisons en équipe une analyse denos forces et de nos faiblesses pour en tirer les points à améliorer.

15.Les missions et responsabilités de chacunsont clairement définies.

16.Nous avons un projet d’équipe mobilisateurqui explicite notre vocation, nos missions,ambitions, objectifs et plans d’action.

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65

2 3 41 65




17.Nous savons accueillir les difficultés ou erreurs comme des opportunités pour apprendre.

2 3 41 65


EX. 9: Style de management

• Réponse aux 12 questions livret II• Votre style ? patatoïde• Adéquation ?

Directif

ExplicatifParticipatif

Délégatif


EX. 9: Style de management

• Réponse aux 12 questions livret II• Votre style ? patatoïde• Adéquation ?

Directif

ExplicatifParticipatif

Délégatif


EXERCICE N° 10 : EGOGRAMME

1

2

3

4

5

Parent Normatif

Parent Nourricier

Adulte EnfantAdapté

EnfantLibre

EnfantRebelle


Si c’est possible, c’est déjà fait…


Si c’est possible, c’est déjà fait…

• Si c’est impossible,

cela se fera

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