Embed Size (px)
Citation preview
trivelio
User Guide for Booking Bus
Page | II
DAFTAR ISI Page Explanation Section............................................................................................................................................... 1
Booking Bus ................................................................................................................................................................... 2
Booking Proses Vehicle Golf Dan Ladies .................................................................................................................... 2
Proses Approval Golf Dan Ladies ............................................................................................................................. 10
Proses Reschedule Golf dan Ladies ......................................................................................................................... 18
Proses Cancel Booking Golf dan Ladies ................................................................................................................... 21
Proses Approval SLD ................................................................................................................................................ 23
Proses Reschedule SLD ............................................................................................................................................ 27
Proses Cancel Booking SLD ...................................................................................................................................... 30
Proses Bulk Booking Golf dan SLD ........................................................................................................................... 32
Proses Bulk Booking Leave dan Cobus ..................................................................................................................... 40
Proses Bulk Booking SDO ......................................................................................................................................... 42
Reschedule SDO ....................................................................................................................................................... 45
Booking Proses Vehicle Leave Dan Cobus ............................................................................................................... 49
Proses Approval Leave Dan Cobus ........................................................................................................................... 57
Proses Reschedule Leave dan Cobus ....................................................................................................................... 63
Role menu ................................................................................................................................................................ 66
Bus Check In ............................................................................................................................................................. 67
Page | 1
PAGE EXPLANATION SECTION
Proses Booking/pemesanan bus ada beberapa tahap yang perlu di perhatikan diantaranya
Login,dimana user yang bisa melakukan booking harus memiliki account di trivilio.
Route/tujuan yang telah di setujui oleh PT.FI
Booking bus melayani one-trip/sekali jalan dan Return trip/Pulang-pergi(PP)
Booking yang diajukan oleh user dapat di setujui/ditolak atasan user.
Booking yang di setujui oleh atasan maka bisa cetak/print tiket.
Approval booking berdasarkan vehicle type(Golf,Ladies,SLD,Leave dan Cobus)
GolfRole approval QOL officer dan Transportation officer
Ladies Role approval QOL officer dan Transportation officer
SLD User approval Transportation officer
Leave User approval Transportation officer
Cobus User approval Transportation officer
Ada pun tahapan proses booking dapat mengikuti step-step berikut ini.
Page | 2
BOOKING BUS
BOOKING PROSES VEHICLE GOLF DAN LADIES Halaman Home,klik Tab Bus Tickets,Login User .
Klik Tab Bus Tuckets 1
Page | 3
Pilih From/dari dan To/Tujuan
Pilih Type Bus. 2
3
Page | 4
Pilih Date dan Tipe Trip One-way/Return 4
Pilih penumpang dengan Check list,khusus Book for,hanya user yang diset sebagai sponsor. 5
6
Search
Date
dan
Tipe
Trip
One-
way/R
eturn
Page | 5
Klik choose. 7
Page | 6
Klik Book
Bus. 8
Pastikan semua kolom Contact Information
dan passenger details terisi.
Page | 7
Klik Yes,contact info is correct maka proses
booking bus dilanjutkan,jika klik Change maka
balik ke halaman Contactc Information dan
passenger details.
8
Page | 8
Berikut nomor booking
reference id,yang menjadi
nomor booking.
Booking Status Waiting For
Confirmation,artinya masi
menunggu approval.
Redirect Menu M yBooking.
Page | 9
Page | 10
PROSES APPROVAL GOLF DAN LADIES Proses approval hanya dilakukan oleh user yang memiliki role QOLofficer dan Transportation officer,dimana
Role QOLofficer approve dengan type vehicle Golf dan ladies,sedangkan Role Transportation officer type
vehicle GOLF,Ladies dan SLD.
Login user dengan role QOL officer (Laksamana Aulia Pane) ApprovalsBus Approval
Klik show advance search,masukkan nomor
booking di kolom booking ref id. 1
Page | 11
Booking ref id.
Masukkan nomor Booking,lalu Klik Search. 2
Hasil Search berdasarkan booking id.
Page | 12
Check All,jika ingin semuanya di
Confirm/Reject,Next klik button Confirm/reject. 3
Klik Submit,jika ingin approv,Dismiss jika
ingin membatalkan.
4
Page | 13
Next Approval Role Transportation Officer.
Klik show advance search,masukkan nomor
booking di kolom booking ref id.
5
Page | 14
Check All,jika ingin semuanya di
Confirm/Reject,Next klik button
Confirm/reject.
6
Booking ref id. Hasil Search berdasarkan booking id.
Page | 15
Setelah proses approval selesai, Login kembali sebagai inisiator tiket/pembuat tiket,erni ke menu
MyBooking,Pilih Tab Bus.DiMenu ini user bisa melihat status pengajuan booking.
Klik Submit,jika ingin approv,Dismiss jika
ingin membatalkan.
7
Page | 16
Klik Advance Search masukkan Nomor
booking dan klik Search
1 Nomor Booking id.
Page | 17
Hasil Pencarian berdasarkan nomor
booking id.
Klik view Detail untuk melihat rincian status
booking.
2
Status sudah berubah menjadi
Confirm.
Klik View Ticket jika ingin print. Jika ingin cancel klik cancel booking
dan reschedule jika ingin merubah
jadwal .
Page | 18
PROSES RESCHEDULE GOLF DAN LADIES Berikut tahapan reschedule Golf dan ladies,yang pertlu di perhatikan adalaha Booking status harus Confirm.
Klik Reschedule untuk mengganti jadwal. 1
Check,dan pilih tanggal keberangkatan. 2
Page | 19
Ubah tanggal Klik reschedule jika ingin reschedule dan
cancel jika ingin batal.
3
Klik Choose untuk memilih jadwal.
4
Page | 20
Setelah proses reschedule selesai maka Proses selanjutnya approval, mengikuti Proses Approval Golf dan Ladies.
Klik Book bus proses reschedule selesai
dan status menjadi waiting for
comfirmation ,Cancel Reschedule jika ingin
membatalkan.
5
Page | 21
PROSES CANCEL BOOKING GOLF DAN LADIES Berikut tahapan Cancel booking Golf dan ladies,yang pertlu di perhatikan adalaha Booking status harus
Confirm.Masuk kehalaman MyBooking lalu pilih Nomor booking yang ingin dicancel lalu klik view detail. Proses
cancel tidak perlu approval.
Klik Cancel booking. 1
Page | 22
Klik Submit Cancel,maka booking akan
Cancel.
2
Check dan Cancel reason di isi.
Page | 23
PROSES APPROVAL SLD Proses approval hanya dilakukan oleh user yang memiliki role Transportation officer.
Klik show advance search,masukkan nomor
booking di kolom booking ref id.
1
Page | 24
Check All,jika ingin semuanya di
Confirm/Reject,Next klik button Confirm/reject.
2
Booking ref id. Hasil Search berdasarkan booking id.
Klik Submit,jika ingin approv,Dismiss jika
ingin membatalkan. 3
Page | 25
Login kembali sebagai inisiator tiket/pembuat tiket,Erni ke menu MyBooking,Pilih Tab Bus.DiMenu ini user
bisa melihat status pengajuan booking.
Klik Advance Search masukkan Nomor
booking dan klik Search
1 Nomor Booking id.
Page | 26
Hasil Pencarian berdasarkan nomor
booking id.
Klik view Detail untuk melihat rincian status
booking.
2
Status sudah berubah menjadi
Confirm.
Klik View Ticket jika ingin print. Jika ingin cancel klik cancel booking
dan reschedule jika ingin merubah
jadwal .
Page | 27
PROSES RESCHEDULE SLD Berikut tahapan reschedule SLD,yang pertlu di perhatikan adalaha Booking status Confirm.
Masuk kehalaman Mybooking lalu pilih booking yang ingin di reschedule.
Klik Reschedule. 1
Page | 28
Check dan pilih tanggal. 2 Klik Reschedule . 3
Pilih bus dan klik Choose. 4
Page | 29
Setelah proses reschedule selesai maka Proses selanjutnya approval, mengikuti Proses Approval SLD
Klik book bus dan proses
reschedule selesai.
5
Page | 30
PROSES CANCEL BOOKING SLD Berikut tahapan Cancel booking SLD,yang pertlu di perhatikan adalaha Booking status harus Confirm.Masuk
kehalaman MyBooking lalu pilih Nomor booking yang ingin dicancel lalu klik view detail.Proses cancel tidak perlu
approval.
Klik Cancel booking. 1
Page | 31
Klik Submit Cancel,maka booking
akan Cancel.
2 Check dan Cancel reason di isi.
Page | 32
PROSES BULK BOOKING GOLF DAN SLD Berikut contoh bulk booking Golf dan SLD
Download file bulk booking di menu Manage BookingUpload BookingBulk Upload Non SDO
Pastikan tiap kolom diisi sesuai
permintaan. 2
Download Bulk Upload Template. 1
Page | 33
Berikut Penjelasan Tiap kolom/field
yang dibutuhkan untuk bulk booking.
Page | 34
Berikut penjelasan schedule yang
tersedia.
Save bulkTemplate.xlsx lalu drag atau browser file
dengan klik gambar di atas. 3
Page | 35
Proses Upload berjalan.
Hasil Upload file bulkTemplate.xlsx
dengan Status “SUCCESS”. Klik save maka proses booking,cancel jika ingin
batal. 4
Page | 36
Contoh Upload data Employee beserta dependent dan sponsor.
Setelah Klik Save, maka akan muncul
Status Success.
Contoh Employee
ID=0000908968,DependentID=00009
08968-01, 0000908968-02
Contoh jika ada sponsor,maka kolom
IsSponsor ketik yes,kolom
Name,suffix,Identity,Birthdate wajib diisi.
Lengkapi Template bulk booking. 1
Page | 37
Klik upload file yang baru diisi. 2
Page | 38
Attachment file bulkbooking. 3 Klik submit,proses bulk booking
selesai.
4
Page | 39
Berikut Contoh Upload file template yang Error/gagal.
Setelah Upload berhasil,maka proses selanjutnya Approval sesuai dengan Type vehicle,jika Golf dan Ladies
maka proses Approval Golf dan ladies,jika SLD ke Proses Vehicle SLD.
Detail error bisa dilihat pada kolom
Information.
Page | 40
PROSES BULK BOOKING LEAVE DAN COBUS Berikut contoh bulk booking leave dan cobus, dengan authorize role user transportation officer.
Download file bulk booking di menu Manage BookingUpload BookingBulk Upload Non SDO
Contoh type leave
Contoh type cobus
Download Bulk Upload Template. 1
Pastikan tiap kolom diisi sesuai
permintaan.
2
Page | 41
Save bulkTemplate.xlsx lalu drag atau browser file
dengan klik gambar di atas.
3
Hasil Upload file bulkTemplate.xlsx
dengan Status “SUCCESS”. Klik save maka proses booking,cancel jika ingin
batal.
4
Page | 42
PROSES BULK BOOKING SDO Berikut contoh bulk booking SDO , dengan authorize role user transportation officer.
Download Bulk Upload Template. 1
Pastikan tiap kolom diisi sesuai
permintaan. 2
Page | 43
Save bulkTemplate.xlsx lalu drag atau browser file
dengan klik gambar di atas. 3
Hasil Upload file bulkTemplate.xlsx
dengan Status “SUCCESS”.
Klik save maka proses booking,cancel
jika ingin batal.
4
Page | 44
Page | 45
RESCHEDULE SDO User dengan Role BUAdmin menguplod data maka booking akan terbentuk.untuk reschedule bisa di
lakukan oleh user dengan role Buadmin dan Transportation office.
1. Reshedule dengan role Transportation office,maka booking secara otomatis confirm,jadi tidak
dibutukan approval lagi
Klik Search untuk melihat Booking SDO 1
Klik Date dan Schedule jika ingin reschedule.
2
Klik Preview jika ingin menlanjutkan reschedule. 3
Page | 46
Kolom Changes,terlihat perubahanya.
Klik Submit Changes jika ingin melajutkan proses
reschedule,Close Wndow jika batal.
4
Berikut hasil reschedule.Nomor booking
berubah dan status booking Confirm.
Page | 47
2. Reschedule dengan role user BuAdmin,hasil reschedule butuh approval transportation officer.
Klik Search untuk melihat approval SDO
1
Pilih Tab SDO 2
Pilih/check yang ingin di confirm atau reject.
3
Page | 48
Pilih submit/Dismiss,maka confirm/reject
selesai.Tahapan reschedule selesai. 4
Page | 49
BOOKING PROSES VEHICLE LEAVE DAN COBUS Halaman Home,klik Tab Bus Tickets,Login User .
Klik Tab Bus Tuckets 1
Page | 50
Pilih From/dari dan To/Tujuan
Pilih Type Bus. 2
3
Page | 51
Pilih Date dan Tipe Trip One-way/Return 4
Pilih penumpang dengan Check list,khusus Book for,hanya user yang diset sebagai sponsor. 5
6
Search
Date
dan
Tipe
Trip
One-
way/R
Page | 52
Klik choose. 7
Page | 53
Klik Book
Bus. 8
Pastikan semua kolom Contact Information
dan passenger details terisi.
Pastikan lampirkan document pendukung.
Page | 54
Klik Yes,contact info is correct maka proses
booking bus dilanjutkan,jika klik Change maka
balik ke halaman Contactc Information dan
passenger details.
9
Page | 55
Berikut nomor booking
reference id,yang menjadi
nomor booking.
Booking Status Waiting For
Confirmation,artinya masi
menunggu approval.
Page | 56
Page | 57
PROSES APPROVAL LEAVE DAN COBUS Proses approval hanya dilakukan oleh user yang memiliki Transportation officer.
Login user dengan role Transportation officer (Rahman Hadi) ApprovalsBus Approval
Klik show advance search,masukkan nomor
booking di kolom booking ref id. 1
Page | 58
Booking ref id.
Masukkan nomor Booking,lalu Klik Search. 2
Download attachment.
Page | 59
Check All,jika ingin semuanya di
Confirm/Reject,Next klik button Confirm/reject. 3 Klik Submit,jika ingin approv,Dismiss jika
ingin membatalkan.
4
Page | 60
Login sebagai inisiator
Klik Advance Search masukkan Nomor
booking dan klik Search
1 Nomor Booking id.
Page | 61
Hasil Pencarian berdasarkan nomor
booking id.
Klik view Detail untuk melihat rincian status
booking.
2
Page | 62
Status sudah berubah menjadi
Confirm.
Klik View Ticket jika ingin print. Jika ingin cancel klik cancel booking
dan reschedule jika ingin merubah
jadwal .
Page | 63
PROSES RESCHEDULE LEAVE DAN COBUS Berikut tahapan reschedule leave dan cobus,yang pertlu di perhatikan adalaha Booking status harus Confirm.
Klik Reschedule untuk mengganti jadwal. 1
Check,dan pilih tanggal keberangkatan. 2
Page | 64
Ubah tanggal Klik reschedule jika ingin reschedule dan
cancel jika ingin batal.
3
Klik Choose untuk memilih jadwal.
4
Page | 65
Setelah proses reschedule selesai maka Proses selanjutnya approval, mengikuti Proses Approval leave dan cobus.
Klik Book bus proses reschedule selesai
dan status menjadi waiting for
comfirmation ,Cancel Reschedule jika ingin
membatalkan.
5
Page | 66
ROLE MENU Akses/privilage menu bus,dibagi berdasarkan role peruser,diantaranya,
Role bus transportation officer
Home
My Booking
ApprovalsBus Approval
Manage BookingBus Reservation,Bus Check-In, Manage SDO, Upload Booking
Report Bus summary Report, Bus Bookings Report
FAQ
Role bus QOL officer
Home
My Booking
ApprovalsBus Approval
Manage Booking Bus Reservation, Bus Check-In, Upload Booking
ReportBus summary Report, Bus Bookings Report
FAQ
Role bus SLD officer
Home
My Booking
Manage Booking Bus Reservation, Bus Check-In, Upload Booking
ReportBus summary Report, Bus Bookings Report
FAQ
Role BU Admin
Home
My Booking
ApprovalsBus Approval
Manage BookingFlight Resevation,Bus Reservation,Bus Check-In, Manage SDO, Upload Booking
Report Bus Bus summary Report, Bus Bookings Report,FlightReport Booking,Passenger
Report Booking, DirectIssueanceReport,SAPLoaderReport
FAQ
Role system administrator
Home
My Booking
FAQ
Administrator
Page | 67
BUS CHECK IN Berikut proses check in bus
Pilih Departure dan Schedule name ,lalu
klik generate Document.
1
Klik to start,masukan nomor user id 2
Page | 68
Isi passenger id sesuai format,klik
ok. 3
Isi nama bus,klik ok,pastikan line berwarna
kuning.
4
Page | 69
File yang telah di swipe, upload dengan cara klik show
upload menu lalu pilih submit.
5
Pastikan kolom boarding status menjadi boarded.kemudian
klik Submit
6
Page | 70
Setelah proses check in selesai,kembali kemenu Mybooking dan lihat status mejadi departure boarded.
