Trucos Word

Trucos sobre Word IAAP Adolfo Posada Trucos sobre Word IAAP Adolfo Posada Trucos sobre Word IAAP Adolfo Posada Trucos sobre Word IAAP Adolfo Posada

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Curso realizado por: Instituto Asturiano de Administración Pública Adolfo Posada.

Gobierno del Principado de Asturias.

Textos, Diseño y Desarrollo: ITEA Soluciones TIC

Depósito Legal: AS-2802-2008

2008, Todos los derechos reservados a favor del IAAP, Gobierno del Principado

de Asturias


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• Introducción ----------------------------------------- 3

• Personalizar Word -------------------------------- 4

• Recetas

� Texto ------------------------------------------- 16 � Impresión ------------------------------------ 31 � Presentación de los datos ------------ 54 � Utilidades ------------------------------------ 68 � Multimedia ---------------------------------- 80

• Atajos sobre Word ------------------------------- 99


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Introducción

El curso Trucos sobre Word tiene como finalidad utilizar algunas de las múltiples posibilidades y acciones que se pueden realizar con esta herramienta. El contenido se organiza entorno a los siguientes bloques:

1- Personalizar mi Word

Ofrece la posibilidad de organizar el procesador de texto al gusto del usuario.

2- Recetas

Proporciona conocimientos sobre utilidades del procesador de textos con relación al trabajo con texto, posibilidades de impresión, presentación de los datos, utilidades más prácticas y usos con multimedia.

3- Atajos de teclado

La combinación de teclas permite agilizar la realización de las acciones más habituales en el uso del procesador de textos.

Introducción


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Personalizar mi Word

1- Añadir botones a la barra de menús o a una barra de herramientas:

Para añadir comandos o botones a la barra de menús o a una barra de herramientas hacemos clic en Herramientas > Personalizar (Figura 1), pestaña Comandos (Figura 2).

Figura 1



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En la lista Categorías seleccionamos una, y desde la lista Comandos arrastramos el que queremos hasta una barra de herramientas.

Por ejemplo, de la categoría Archivo vamos a arrastrar el botón Cerrar hasta la barra de herramientas Estándar. Lo colocamos delante de Guardar. A partir de ahora, ya podremos utilizar este botón para cerrar un documento sin tener que ir al menú Archivo > Cerrar.

Figura 2



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2 - Crear botones:

Para crear botones tenemos que ir Personalizar, pestaña Comandos. En la lista Categorías de la categoría Formato, arrastramos Superíndice y después Subíndice hasta el final de la barra de herramientas Formato.

Si lo queremos añadir a la barra de menús, arrastramos el botón hasta el nombre del menú, y cuando éste se despliega, lo colocamos en la posición que queremos. Finalmente, hacemos clic en el nombre del menú para cerrarlo. Por ejemplo, vamos a insertar un comando para Cerrar todo, muy útil para cuando tengamos varios documentos abiertos a la vez. En la categoría Archivo buscamos el comando Cerrar todo. Lo arrastramos al menú Archivo. Cuando éste se despliegue, lo colocamos detrás de Cerrar.

3 - Quitar botones:

Para quitar un botón de una barra de herramientas, hay que tener el cuadro de diálogo Personalizar abierto. Entonces hacemos clic en el botón y lo arrastramos hacia fuera de la barra.

4 - Mover botones:

Si queremos personalizar un botón de las barras de herramientas tenemos que tener el cuadro de dialogo Personalizar abierto y simplemente hacemos clic en el botón y lo arrastramos a su nueva posición.



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5 - Personalizar botones:

Teniendo el cuadro de diálogo Personalizar, hacemos clic con el botón derecho del ratón en un icono y seleccionamos Cambiar imagen del botón (Figura 1). De las imágenes que aparecen seleccionamos una.

Figura 1

En este menú tenemos, además, varias opciones:

o Restablecer: volver a la situación original, si habíamos hecho cambios en él. o Eliminar: borrar el icono. o Copiar imagen del botón para luego pegarla en otro botón. o Pegar imagen del botón: pegar la imagen que hayamos copiado de otro

botón. o Modificar imagen del botón: nos aparece un pequeño programa (el editor de

botones) donde podremos pintar un botón a nuestro gusto. o Estilo predeterminado: que aplique el estilo por defecto. o Sólo texto (siempre) o Sólo texto (en menús): que sólo aparezca el texto,

siempre o en los menús. o Imagen y texto: que aparezca el icono y el texto. o Iniciar un grupo: incluir delante un separador, para agrupar los iconos en

subgrupos.



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6 - Crear un nuevo menú

Pulsamos Herramientas > Personalizar.... En la pestaña Comandos seleccionamos la categoría Nuevo menú y desde la lista de Comandos (Figura 1) arrastramos Nuevo menú hasta la posición que queramos dentro de la barra de menús.

Figura 1

Veremos que nos ha creado un nuevo menú con el nombre Nuevo menú (Figura 2). A continuación, hacemos clic en él con el botón derecho y le ponemos el nombre que queremos, por ejemplo, Personal.

Figura 2



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Luego sólo tenemos que añadir a este menú los comandos que queramos. Por ejemplo, Cerrar todo para cerrar a la vez todos los documentos que tengamos abiertos, sin tener que ir uno por uno; Guardar todo para guardar los cambios en todos los documentos abiertos, etc.

7 - Restaurar el estado de las barras

Si queremos devolver a las barras de Herramientas a su estado original vamos a Personalizar, en la pestaña Barras de herramientas (Figura 1) seleccionamos la barra de menús o una barra de herramientas y hacemos clic en el botón Restablecer.

Figura 1



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8 - Crear una barra de herramientas

Para ello vamos a Personalizar, pestaña Barras de herramientas, y hacemos clic en el botón Nueva (Figura 1).

Figura 1

En el cuadro de diálogo que aparece (Figura 2), le ponemos un nombre y hacemos clic en Aceptar. Nos aparecerá una pequeña barra de herramientas vacía (Figura 3).

Figura 2



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Figura 3

Luego sólo tenemos que ir a la pestaña Comandos (Figura 4) y añadir los botones que queramos (por ejemplo, la que vemos en la Figura 4).

Figura 4

Cerramos Personalizar y la colocamos donde más nos guste o la acoplamos a las otras barras de herramientas. A partir de ahora funcionará como las barras de herramientas integradas en Word.



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9 - Activar o desactivar una barra de herramientas

Hacemos clic en una barra de herramientas con el botón derecho o vamos al menú Ver > Barras de herramientas (Figura 1).

Figura 1

10 - Eliminar una barra de herramientas

Para eliminar una barra de herramientas personalizada vamos a Herramientas > Personalizar (Figura 1) y en la pestaña Barras de herramientas (Figura 2), seleccionamos la que queremos eliminar y hacemos clic en el botón Eliminar.

Figura 1



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Figura 2

11 - Mostrar u ocultar la barra de mensajes

Pulsa Herramientas > Opciones. En la ficha Ver, dentro del grupo Mostrar, activa o desactiva la casilla de verificación Barra de estado (Figura 1).

Figura 1



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12 - Cambiar el nombre del usuario de un documento

Haz clic en el Herramientas > Opciones y, a continuación, haz clic en Información del usuario. Escribe el nombre del usuario en el cuadro Nombre (Figura 1).

Figura 1

13 - Cambiar el nombre del autor de un documento

Haz clic en el Archivo > Propiedades. En la pestaña Resumen modifica el cuadro Autor.

Figura 1



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14 - Establecer la fuente predeterminada

En la pestaña Formato > Fuente (Figura 1) selecciona las opciones que desea aplicar a la fuente predeterminada, como estilo y tamaño de fuente. Si seleccionaste texto en el paso 1, las propiedades del texto seleccionado se establecen en el cuadro de diálogo. Haz clic en Predeterminar y, a continuación, haz clic en Sí.

Figura 1

Figura 2



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Texto

1 - Incrustar Fuentes True Type

Con frecuencia, cuando llevamos un documento de Word de un ordenador a otro, nos encontramos con que las fuentes que utilizamos al crear el documento en nuestro ordenador no están instaladas en el ordenador de destino, haciendo que partes del texto no se visualicen correctamente.

Podemos solucionar esto si incrustamos las fuentes en nuestro documento, de forma que "viajen" dentro de él y no tengamos problemas.

Para hacerlo:

• Selecciona Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones al guardar (Figura 1).

• Una vez desplegada la ventana de opciones, selecciona Incrustar datos lingüísticos.

También podremos decidir si incrustamos la fuente completa o sólo los caracteres que utilizamos. Esto último es interesante para no hacer el documento demasiado pesado si sólo usamos un par de caracteres no estándar.

Figura 1

Texto


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2 - Herramienta de contar palabras

La barra de herramientas "Contar Palabras" permite hacer un recuento rápido de palabras en un documento sin tener que ir al cuadro de diálogo "Contar palabras".

Adicionalmente, con Contar Palabras tienes más flexibilidad al poder contar las palabras de los encabezados y pies de página en tu documento. Para activar esta función, en el menú Ver, elige Barra de herramientas y después Contar Palabras (Figura 1).

Figura 1

3 - Auto escritura

Muchas veces queremos probar como quedan diferentes fuentes o formatos de textos, etc. sobre un texto extenso, y no queremos escribir una página solamente para hacer una prueba.

En estos casos, podemos escribir "=rand ()" (Figura 1) al principio de un documento nuevo de Word, y aparecerá escrito un párrafo completo. Si queremos modificar la longitud del texto, podemos poner dos parámetros (números) dentro del paréntesis, algo como "=rand(12,5)" (Figura 2).

Figura 1

Texto


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Figura 2

4 - Tipografías desde el menú contextual

Para poder aplicar tipografías al menú contextual debes seguir los siguientes pasos y después, con un clic derecho podrás aplicar cualquier fuente:

• Hacer clic derecho en cualquier barra de herramientas y elegir Personalizar (Figura 1).

Figura 1

Texto


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• Cuando se abra el cuadro de diálogo, elige la solapa Barras de herramientas y haz clic en el checkbox Menús contextuales, entonces aparecerá la barra (Figura 2).

Figura 2

• Ahora vuelve al cuadro Personalizar y entra en la solapa Comandos; en la categoría, selecciona Fuentes y arrastra las fuentes que quieras a la barra de menús contextuales (Figura 3).

Figura 3

Texto


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5 - Devolver formato

Para devolver el formato de un texto seleccionado al estilo original que usa los valores por defecto, por ejemplo Times New Roman como fuente, pulsamos la combinación Ctrl + barra espaciadora.

6 - ¿Qué formato tiene?

Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Mayúsculas+F1. Luego, posa el puntero con signo de pregunta sobre la selección y haz clic.

Se desplegará un cuadro de diálogo con toda la información (Figura 1). Para desactivar esta función pulsa Esc o cierra el cuadro de diálogo.

Figura 1

Texto


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7- Palabras encadenadas

En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es característico al finalizar una línea, ya que Word automáticamente continúa en la siguiente.

Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma línea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas procede a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado "Ctrl + Mayús + Barra espaciadora". Si visualizas los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar así: 12ºdeºabril.

8 - Insertar una marca de agua en un documento

En algunas ocasiones es útil poner como fondo del documento una imagen o texto que indique que se trata de un duplicado del original, que el documento es confidencial o urgente o cualquier otro asunto o, sencillamente, para decorar la página.

Para conseguirlo, basta con abrir el menú Formato y Fondo (Figura 1).

Figura 1

Texto


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• Abre la ventana Marca de agua impresa (Figura 2). • Elige si quieres que la marca de agua sea una foto o un texto, así como las

opciones de presentación de la marca de agua. • Cuando pulses Aplicar podrás comprobar el efecto de la marca de agua. • Cuando todo esté a tu gusto, pulsa Cerrar para continuar trabajando con el

documento.

Figura 2

9 - Justificar la última línea

¿Cómo justificar la última línea (que no ajusta como las demás) en un párrafo con alineación Justificada? La respuesta es simple:

• Ubica el cursor delante del carácter no imprimible de fin de párrafo y pulsa Mayús+Enter.

Automáticamente, la línea se justificará.

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10 - Reemplazo rápido

Autocorrección no sólo sirve para reemplazar palabras mal escritas. También es una buena solución para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas.

Un ejemplo: supón que tienes que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas ocasiones. Esto es engorroso; más fácil es escribir "deso".

Por lo tanto:

• Ejecuta el comando Herramientas > Opciones de Autocorrección (Figura 1).

Figura 1

• Asegúrate que esté marcada la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe y tipea en el cuadro Reemplazar la palabra "deso" y en la caja Con desoxirribonucleico (Figura 2).

• Pulsa Agregar y finaliza con Aceptar.

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Figura 2

11 - Formato directo

La mayoría de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla íntegramente. Esto no hace falta.

Ubica el cursor en cualquier punto de una palabra y pulsa un botón de formato o atajo: el diseño se aplica a toda la palabra automáticamente. Prueba, por ejemplo, con negritas o itálicas.

12 - Fuente Symbol

Aquellos que utilizan Microsoft Word para redactar documentos con temas científicos o matemáticos, pueden utilizar las teclas CTRL + Mayús. + Q para convertir el texto seleccionado a la fuente Symbol.

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13 - Cambiar a mayúsculas/minúsculas

Si queremos que una porción del texto este en mayúsculas o minúsculas, seleccionamos el texto deseado y presionamos Mayús. y F3. Cada vez que hagamos esto, el texto ira cambiando de formato, rotando entre esas dos posibilidades.

14 - Desactivar las etiquetas inteligentes

Para desactivar las Etiquetas Inteligentes que reconocen nombres, fechas, horas, lugares, números de teléfono y direcciones de email:

• Selecciona Herramientas > Opciones de Autocorrección. • Haz clic en la pestaña Etiquetas Inteligentes (Figura 1). • Desmarca las casillas Marcar texto con Etiquetas Inteligentes y Mostrar

botones de Acción de Etiquetas Inteligentes. • Haz clic en OK.

Figura 1

Texto


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(Puedes activar o desactivar individualmente las funciones de Etiqueta Inteligente marcando o vaciando las casillas de la lista de Reconocedor).

Para desactivar las Etiquetas Inteligentes de Autocorregir:

• Ve a Herramientas > Opciones de Autocorrección. • Haz clic en la pestaña Autocorrección, y vacía la casilla Mostrar los botones

de las opciones de Autocorrección (Figura 2). • Haz clic en OK.

Figura 2

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Para desactivar la Etiqueta Inteligente de Opciones de Pegado:

• Vete a Herramientas > Opciones. • Haz clic en el menú Editar en el cuadro de Opciones. • Vacía la casilla de Mostrar los botones de las opciones de Pegar (Figura 3) y

haga clic en Aceptar.

Figura 3

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15 - Traducción rápida

Para traducir una palabra o varias palabras de forma rápida Word ofrece una herramienta fácil de manejar y de gran utilidad. Tan sólo tienes que:

• Acceder al Menú Herramientas. • Escoge la opción Idioma. • Luego ve a Traducir (Figura 1).

Figura 1

Automáticamente se activa el Panel de Tareas Traducir, allí tienes la opción de escribir el texto que deseas traducir, seleccionar el tipo de diccionario entre las diferentes opciones o simplemente traducir en línea a través de Internet.

16 - Clonar un formato de texto

Un método muy veloz para aplicar un estilo a un texto (interlineado, tipo y tamaño de letra, color de fuente, etc.) es usar el botón Copiar formato (Figura 1):

• Primero, selecciona el texto cuyo formato quieres copiar y haz clic en el botón Copiar formato (el cursor tomará la forma de un rodillo de pintura).

• Luego selecciona el texto en el cual deseas aplicar el nuevo formato (este cambiará inmediatamente).

Figura 1

Texto


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También puedes copiar un formato en más de una porción de texto: en lugar de dar clic en el botón Copiar formato, haz doble clic; luego selecciona el primer texto para aplicar el formato, después selecciona el siguiente texto y haz lo mismo con todos los demás.

Cuando termines, oprime la tecla Esc para dejar de usar esa función.

17 - Autocompletar frases largas

Uno suele repetir constantemente en los documentos ciertos textos, como direcciones, saludos, despedidas, etc. Si aprovechas la función Autotexto para guardar las palabras o frases que usas con frecuencia, no tendrás que volver a escribirlas en su totalidad, ya que Word las completará cuando introduzcas las primeras letras.

Para ello:

• Selecciona la frase que quiere incluir en Autotexto, haz clic en el menú Insertar

• Escoja Autotexto y luego Nuevo (Figura 1) (un atajo: selecciona el texto y oprima Alt+F3).

• Ahora coloca un texto que identifique el elemento (o deja el que te sugieren) y haz clic en Aceptar.

En adelante, cuando comiences a escribir esa frase (o la palabra que incluiste para identificarla), aparecerá una etiqueta que te muestra el texto; si oprimes la tecla Enter, la frase completa se introducirá automáticamente.

Figura 1

Texto


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18 - Acceso directo al párrafo que quieras

En este truco aprenderás como crear un acceso directo a una palabra específica de un documento de Word, y para ello debes de seguir los siguientes pasos:

• Reduce la ventana de Word de forma que puedas ver el documento y el Escritorio de Windows a la vez.

• Selecciona la palabra específica a la que deseas hacer el acceso directo cuando se abra el documento.

• Usa el botón derecho del ratón para arrastrar dicha palabra al Escritorio. • Cuando lo posiciones en el escritorio, selecciona Crear acceso directo aquí. • Cuando hagas doble clic sobre el icono creado en el escritorio se abrirá Word

con el cursor posicionando en la palabra que se seleccionó.

Este truco es especialmente útil si necesitas cerrar un documento y regresar a él donde te quedaste exactamente.

Texto


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Impresión

1 - Abrir diálogo de impresión

Para ahorrar tiempo a la hora de imprimir se puede utilizar un atajo que consiste en pulsar las teclas Ctrl + p (Figura 1), lo que hará que se abra el cuadro de diálogo para imprimir la/s página/s.

Figura 1

Impresión


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2 - Imprimir varios archivos sin tener que abrirlos

Word nos permite imprimir varios documentos al mismo tiempo, y ni siquiera tenemos que abrirlos. Para ello:

• Haremos clic en el menú Archivo. • Seleccionaremos Abrir (Figura 1).

Figura 1

• Luego marcaremos todos los documentos que necesitamos imprimir (se pueden escoger más de uno oprimiendo "Ctrl" antes de dar clic en ellos).

• Por ultimo, hacemos clic con el botón derecho en uno de los archivos y escogemos Imprimir (Figura 2).

Figura 2

Impresión


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3 - Impresión ajustada a una página

Cuando escribimos poco más de una página, podemos ajustar el tamaño del documento para que entre en una sola y así evitar utilizar otra hoja sólo para imprimir unas cuantas líneas.

Para activar esta opción, activamos el botón de Vista preliminar (Figura 1) y pulsamos el botón Reducir hasta ajustar, con lo que se logra que Word reduzca los tamaños de las tipografías para que el documento ocupe una página menos.

Figura 1

Impresión


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4 - Ahorra papel

Cuando imprimas un documento, a pesar de que Microsoft Word dispone de varias formas para obtener una vista previa de los documentos en pantalla, a veces es necesario tener una copia impresa.

Una forma de ahorrar papel es imprimir el documento con varias hojas por página. Para ello:

• Cuando tengas terminado el documento que deseas imprimir ve a Archivo > Imprimir (Figura 1).

• En el apartado Zoom, selecciona la opción que deseas en el cuadro Páginas por hoja. Por ejemplo, para imprimir cuatro páginas del documento en cada hoja, haz clic en 4 páginas.

• En el apartado Escalar al tamaño del papel puedes dejar la opción Sin escala o elegir el formato de papel que desees.

• Pulsa sobre Aceptar y obtendrás 4 páginas en una hoja de papel. • Con la opción Zoom, puedes imprimir varias páginas del documento en una

sola hoja de papel, lo que le permitirá revisar el diseño general del documento. Por supuesto, al reducir la escala de la página en la copia impresa, el texto y los gráficos se hacen más pequeños y más difíciles de ver. Sólo afecta al trabajo de impresión actual y no modifica la configuración del documento.

Figura 1

Impresión


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5 - Imprimir documentos en orden inverso

Cuando imprimimos documentos de muchas páginas, es bastante tedioso tener que ordenarlas, por lo que imprimir las hojas en orden inverso nos ahorraría bastante tiempo.

Para hacerlo debemos:

• Ir a Archivo > Imprimir (Figura 1). • Una vez allí vamos a Opciones. • En Opciones debemos seleccionar el cuadro Orden inverso. • Pulsamos aceptar, e imprimimos de forma normal.

Figura 1

Impresión


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6 - Configurar el botón Imprimir

El botón Imprimir que aparece en Word, toma las opciones por defecto del documento con el que estás trabajando sin pedirte confirmación, de forma que si lo que quieres es imprimir solamente una página, bajar la calidad de impresión o simplemente te equivocas de botón, se imprimirá el documento completo sin vuelta atrás.

Con este truco puedes hacer que este botón te abra la ventana de diálogo de impresión que te permite hacer cambios y te sirve como confirmación en caso de pulsar el botón por error.

• En el menú Herramientas elige la opción Personalizar... (Figura 1) para abrir la ventana Personalizar.

Figura 1

Impresión


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• Con el botón derecho del ratón pulsa sobre el icono Imprimir de la barra de herramientas y selecciona la opción Eliminar (Figura 2).

Figura 2

• A continuación en la ventana Personalizar (que ya estaba abierta), pulsa en la pestaña Comandos.

• Busca dentro de la categoría Archivo el botón Imprimir... (Figura 3) (ten la precaución de seleccionar el botón con los tres puntos a continuación de la palabra Imprimir).

Impresión


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Figura 3

• Arrastra el botón Imprimir hasta la barra de herramientas, donde estaba el botón antiguo y suéltalo.

• Cierra la ventana Personalizar pulsando sobre el botón Cerrar.

La próxima vez que pulses el botón Imprimir, se abrirá el cuadro de diálogo de impresión donde podrás establecer las preferencias de impresión y confirmar si quieres o no imprimir el documento.

Impresión


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7 - Eliminar páginas en blanco al final del documento

Si al imprimir un documento en Word aparece una página o varias páginas en blanco al final de su documento puedes eliminarlas fácilmente.

Para lograr esto, debes eliminar las marcas de párrafo adicionales que aparecen al final del documento. Para poder ver estas marcas deberás activar el botón de párrafo en la barra de herramientas. Estos símbolos normalmente están ocultos.

Word crea una marca de párrafo cada vez que presionas la tecla de Enter. Para eliminar una página en blanco debes eliminar estas marcas que aparecen al final del documento. Sigue estos pasos para eliminar esas páginas en blanco al final del documento en el cual trabaja:

• Presiona la tecla Ctrl + Fin – esto te llevará al final del documento. • Oprime el botón de párrafo en la Barra de Herramientas Estándar. • Presiona la tecla de Retroceso (Backspace) para eliminar las marcas de

párrafo.

8 - Imprimir la lista de comandos

Para ahorrar tiempo a la hora de trabajar con documentos de texto, «Microsoft Word 2002» te permite crear métodos abreviados de teclado. Mediante esta sugerencia, es posible generar, en muy poco tiempo, una lista de métodos abreviados de teclado que te permitirán realizar numerosas tareas sin necesidad de recurrir a menús y ventanas de diálogo.

• En el menú Herramientas, dirígete a la opción Macro (Figura 1). • Después haz clic en la pestaña denominada Macros. • Selecciona Comandos de Word en el cuadro correspondiente Nombre de la

macro (Figura 2).

Impresión


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Figura 1

Figura 2

Impresión


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• Selecciona la opción Lista De Comandos. • A continuación, en la misma ventana de diálogo, es necesario que hagas clic

en el botón Ejecutar para que se lleve a cabo la acción • En el cuadro de diálogo Listar comandos, haga clic en la opción Configuración

actual de los menús y el teclado o en Todos los comandos de Word (Figura 3).

Figura 3

• Haga clic en Aceptar. Word crea un documento nuevo que muestra una lista de los comandos y de sus asignaciones de teclas de método abreviado asociadas, que puede consultar en pantalla o imprimir para utilizarlo como referencia.

Impresión


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9 - Imprimir más rápidamente

Podemos ganar algo de velocidad en la impresión configurando correctamente nuestra impresora. Para ello, accedemos al Panel de Control de Windows y entramos en Impresoras y faxes, elegimos nuestra impresora y seleccionamos Propiedades. Allí nos situamos en Detalles y hacemos clic en Configuración de la cola, en la que activamos la opción Imprimir directamente en la Impresora (Figura 1).

Figura 1

Impresión


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10 - Imprimir una página como separador

Si trabajas en una oficina compartiendo una misma impresora con otras personas ya sabes lo que es esperar a que tus trabajos aparezcan.

Hay una característica en Windows que puede serte de utilidad para estos casos, y que consiste en imprimir una pagina como separador para cada documento de cada usuario, de forma tal que sean más fáciles de identificar.

• En la barra de tareas de Windows haz clic en Inicio > Panel de Control > Impresoras y faxes.

• Haz clic con el botón secundario del ratón sobre la impresora, y selecciona el comando Propiedades en el menú contextual (Figura 1).

• Cambia a la ficha Opciones Avanzadas, y, pulsando en el botón Página de separación selecciona una página en tu disco duro como separador (Figura 2).

• Haz clic en el botón Aceptar.

Figura 1

Impresión


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Figura 2

11 - Vista previa del documento a imprimir

Para tener una vista previa y ver como quedaría la página una vez impresa, debemos ir a Archivo > Vista preliminar (Figura 1) y podremos ver cómo quedaría el documento.

Figura 1

Impresión


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12 - Imprimir un sobre

Si la impresora lo permite, con Word es fácil imprimir sobres. Puede hacerse desde Herramientas > Cartas y correspondencia > Sobres y etiquetas (Figura 1). Bastará con poner destinatario y, si lo deseamos, remitente.

Figura 1

13- Imprimir etiquetas

La necesidad de imprimir etiquetas puede presentarse en dos variantes:

• Imprimir etiquetas del mismo contenido, por ejemplo, nuestros datos para personalizar los cuadernos, carpetas, hacer ex-libris, etc

• Imprimir etiquetas con distinto contenido para, por ejemplo, con los datos de nuestros alumnos hacer un envío postal.

En este truco vamos a centrarnos en la primera de las variantes.

Utilizaremos también Herramientas > Cartas y correspondencia > Sobres y etiquetas (Figura 1), seleccionando esta vez la opción Etiquetas (Figura 2).

Impresión


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Figura 1

Figura 2

La forma de proceder es similar, teniendo en cuenta que podemos seleccionar una sola etiqueta, colocándola en la fila y columna que deseemos, o hacer una hoja completa de etiquetas.

Impresión


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Los problemas pueden derivarse de la gran cantidad de tamaños y formatos que existen en el mercado. Habrá que comprobar en la caja si nuestro modelo de etiquetas es alguno de los que aparecen en el listado (Detalles facilita información de las medidas) o, de lo contrario, crear una nueva etiqueta, personalizando el tamaño.

14 - Imprimir distintas partes de un documento

Aunque habitualmente usemos la herramienta Imprimir de la Barra de Herramientas, el uso del menú nos proporciona más elementos para configurar la impresión.

Dependiendo de las posibilidades que seleccionemos en Archivo > Imprimir podremos sacar por impresora todo nuestro trabajo o únicamente las partes que queramos. Según la siguiente figura (Figura 12):

• Todo el documento. • La página en la que está el cursor de edición. • Una página del documento, indicando el número. • Unas cuantas páginas del documento (Figura 2 - 1):

o Si son seguidas, indicando el intervalo de esta forma: 14-18. o Si son discontinuas, indicando los números de página de esta forma:

14, 18, 22... o Combinando ambas posibilidades 3, 5, 7-12.

• La selección de texto previamente marcada. • Si vamos a imprimir varias copias del documento lo indicaremos en Intercalar

(Figura 2 - 2). • Si queremos que estas se intercalen, es decir, que se impriman todas las

copias completas, tendremos que verificar la casilla Intercalar. En caso contrario (primeras páginas, a continuación todas las segundas páginas...) habrá que desmarcar esa casilla.

• Podemos imprimir varias páginas en una sola seleccionando en Zoom (Figura 3 - 4), el número de páginas a imprimir por hoja y su escala.

• En un documento, además de imprimir su contenido, podemos imprimir otros aspectos como su resumen, los comentarios que lo acompañan, etc.

• Al imprimir el intervalo (Figura 3 - 3), saldrán las páginas que hayamos determinado, sin embargo, también podemos optar por imprimir primero las páginas impares, por ejemplo, darles la vuelta e imprimir posteriormente las pares.

Impresión


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Figura 1

Figura 2-1

Impresión


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Figura 2-2

15 - Imprimir propiedades del documento

Las propiedades del documento pueden ser muy útiles si se manejan muchos archivos que se tienen que imprimir, después, ponerlos en un archivador. Al cabo del tiempo, se necesita volver sobre esos documentos para modificarlos o, simplemente para volver a imprimirlos y distribuirlos. Si no llevamos un estricto método de denominación y almacenamiento de archivos electrónicos, puede ser complicado encontrarlo entre todos los que se han ido creando.

Por ello, imprimir junto al documento la hoja con sus propiedades y guardarlas junto con su copia de papel, puede ayudarnos, ya que en él quedan reflejadas las características generales como el nombre del archivo, su ubicación o fecha de creación, su resumen (autor, título, asunto, comentarios), sus estadísticas de acceso, su contenido y la posibilidad de personalizar otros elementos que aparecerán en las propiedades. Es una buena costumbre comprobarlas y modificarlas antes de archivar un documento susceptible de ser usado más veces. Para ello debemos ir a Archivo > Propiedades (Figura 1) y en la ficha Resumen (Figura 2) rellenar los campos.

Impresión


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Figura 1

Figura 2

Impresión


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16 - Añadir márgenes

Al imprimir un documento que esté destinado a encuadernarlo con canutillo, espiral o, simplemente con una línea de grapas a la izquierda, tal vez tengas que dejar un espacio para la encuadernación (Margen de encuadernación) Para ellos vamos a Archivo > Configuración de página (Figura 1), si las páginas de ese documento van a ir por las dos caras, el margen de encuadernación tendrá que ir a la izquierda en las impares y a la derecha en las pares.

Estas características pueden ajustarse en Configurar página > Márgenes.

Figura 1

Impresión


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17 - Bordes en las páginas

Si queremos que las paginas tengan bordes tenemos que ir a Archivo > Configuración de página y pulsar el botón Bordes (Figura 1).

Figura 1

Impresión


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18 - Números de línea

Si queremos que las líneas de las paginas vayan numeradas tenemos que ir a Archivo > Configuración de página y pulsar el botón Números de línea (Figura 1).

Figura 1

Impresión


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Presentación de los datos

1 - Símbolo del euro

La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso símbolo que es fácilmente aplicable en un documento de Word 2002 con la combinación de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, ten en cuenta que este truco sólo funciona con las fuentes Arial, Courier y Times New Roman.

2 - Crear una plantilla

En muchas ocasiones hemos de repetir un mismo documento o la estructura de éste es siempre la misma en un documento con el que trabajamos con frecuencia o, por ejemplo, hacemos una factura o un formulario que normalmente utilizamos a diario. En este caso lo mejor es hacer una plantilla base y guardarla en un lugar adecuado.

Para ello creamos la estructura adecuada de la plantilla o documento. Una vez acabada pulsamos en el menú Archivo > Guardar como..., le asignamos un nombre y en la opción Guardar como tipo: pulsamos en el desplegable y seleccionamos la opción Plantilla de documento (Figura 1).

Si no cambiamos la carpeta donde va a ser guardada, se almacena en la carpeta Plantillas, lo cual significa que cuando queramos abrirla únicamente pincharemos en el menú Archivo > Nuevo... y en la ficha General aparecerá nuestra plantilla.

Si la hemos guardado en otra carpeta (cosa no aconsejable) hemos de localizarla con el comando Abrir...

Presentacíón de los datos


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Figura 1

3 - Ordenación rápida

Si queremos que un archivo se sitúe al principio de un listado utilizaremos el carácter de subrayado (Figura 1). " _ " antes del nombre del archivo.



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Figura 1

4 - Superíndices y subíndices

Para convertir un texto en superíndice primero lo seleccionamos y después pulsamos Ctrl++ (Control y signo más). Para convertirlo en subíndice seleccionamos el texto y pulsamos Ctrl+= (Control más Mayúsc. más símbolo Igual). Pulsando de nuevo la misma combinación desactivaremos el superíndice/subíndice (Figura 1).

Figura 1

5 - Abrir sin documento

Si no quieres que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haz lo siguiente:

1. Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2. Elige la opción Nuevo > Acceso directo en el menú contextual. 3. En el cuadro de diálogo pulsa el botón Examinar y sigue la ruta de acceso del

ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Línea de comandos. En una instalación típica esta ruta es C:\Archivos de programa\Microsoft Office\OFFICE11\WINWORD.EXE (Figura 1). En la misma caja, detrás de todo este path, escribe /n.

4. Presiona Siguiente. 5. Introduce un nombre para el acceso directo y pulsa Finalizar.



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Figura 1

6 - Extensión de archivos

Si deseas que tus archivos de Word tengan otra extensión diferente a '.doc', la solución es guardar el archivo y la extensión deseada entre comillas. Por ejemplo, crea un archivo nuevo y vete a Archivo > Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escribe "Prueba1.yo" (Figura 1). El archivo será siendo legible desde Word pero no tendrá el icono de un documento de Word.

Figura 1



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7 - Crear un índice de temas

Un índice de temas de un documento o tabla de contenido es como el índice de un libro, sirve para ver cada uno de los temas o capítulos y los subtemas o subcapítulos que hay dentro de cada uno de ellos al lado de los cuales se introduce el número de página en el cual empiezan.

Para crear una tabla de contenido debes utilizar los estilos definidos por «Word» como Título1 hasta Título 9. Es muy importante utilizar estos estilos. De lo contrario la tabla de contenido no se creará. Para crear una tabla de contenido tienes que seguir los siguientes pasos:

• Selecciona, en primer lugar, el título de documento que quieres incluir en la tabla de contenido.

• Ve a la barra de Formato y pulsa sobre el primer icono de la izquierda, que pone Normal.

• Aparecerán todos los estilos que tienes disponibles, elige el nivel del título. Si es un título de primer nivel será: Título 1. Si fuera de segundo nivel, es decir, es un subtítulo dentro de un Título 1 , sería un Título 2. Puedes tener tantos Títulos 1 o 2, etc., como necesites dentro de tu documento. Por defecto están definidos tres niveles de títulos pero puedes llegar hasta nueve niveles.

• Una vez marcados todos los títulos que se deben incluir en la tabla sitúate en la parte del documento en la que quieres incluirla (el mejor sitio para ponerla es al principio). En el menú Insertar elige la opción de Índice y Tablas y marca la pestaña de Tablas de contenido. En esta pantalla elige el estilo; si quieres que los números aparezcan alineados a la derecha y el carácter con el que quieras que rellene. También debes elegir los niveles de Títulos a mostrar, por defecto 3.

• Una vez elegidas las opciones pulsa el botón de Aceptar y se creará la tabla de contenido.

¡Ya tienes un índice! Si después se hacen cambios de página, debes situarte en la tabla de contenido, pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opción de actualizar que mejor convenga para la ocasión.

Las opciones son Actualizar los números de página o Actualizar toda la tabla. Si te sitúas sobre el número de página que aparece a la derecha de cada título, el cursor se convertirá en una mano, al pulsar te llevará directamente a la parte del documento del título que has seleccionado.



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8 - Vista previa de los documentos antes de abrirlos

Supón que estás trabajando con la herramienta Word y que necesitas abrir un documento. No recuerdas el nombre de éste y tienes varios guardados y tener que ir abriéndolos uno a uno te quita mucho tiempo. Para evitarte este trabajo tan pesado existe una forma de previsualizar el contenido sin la necesidad de abrir todos los documentos:

• Ve a Archivo > Abrir. Se abre la ventana Abrir. • En el cuadro Buscar en selecciona la unidad que contiene el archivo que

deseas ver. • En la lista de carpetas haz clic en el documentos que quieres visualizar. • En el cuadro de diálogo Abrir haz clic en la flecha que está junto al menú

Vistas (Figura 1) y a continuación haz clic en Vista previa. • Puedes obtener una vista previa del contenido completo del documento

mediante el uso de la barra de desplazamiento. Pero, ten en cuenta que no puedes eliminar o cambiar de nombre el archivo mientras realizas una vista previa del documento.

Figura 1



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9 - Cortes horizontales y verticales

Para dividir una tabla en forma horizontal ubica el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quieres dividir la tabla y pulse el atajo de teclado Ctrl + Mayúsc + Enter.

Este método también sirve para agregar un párrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento.

Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y córtelas mediante Edición > Cortar o Ctrl + x. Luego, péguelas donde considere conveniente con Ctrl + v o Edición > Pegar.

10 - Ordenar columnas

Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condición lógica impuesta. Pero a veces sólo es necesario ordenar una sola columna y no todas.

Si éste es el caso, marca la columna en cuestión y vete a Tabla > Ordenar (Figura 1). En el diálogo abierto pulsa el botón Opciones (Figura 2) y allí marca la casilla de verificación Ordenar sólo columnas (Figura 3). Así, sólo se modificará la columna seleccionada.

Figura 1



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Figura 2

Figura 3



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11 - Columnas iguales

En las páginas divididas en columnas es muy común que en la última el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores.

Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden simétricas en su altura, ejecuta los siguientes pasos:

1. Ubica el cursor en el final de la última columna. 2. Corre la instrucción Insertar > Salto. 3. En el cuadro de diálogo abierto marca la casilla de verificación Continuo

(Figura 1) del subtítulo Tipos de saltos de sección.

Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página.

Figura 1

12 - Acceso rápido al menú Configurar página

Para activar rápidamente el comando Configurar página pulsamos doble clic sobre la regla vertical u horizontal y accedemos a ella.



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13 - Estilos con atajos

Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclas vete a Herramientas > Personalizar y aprieta el botón Teclado (Figura 1). Se abre una ventana, en ella (Figura 2):

1. Selecciona el ítem Estilos en la lista Categorías. 2. Elige el estilo al que se aplicará el atajo en Listado de estilos. 3. Activa la caja de texto Nueva tecla de método abreviado y ejecuta el atajo

que desees. Este se escribe automáticamente. 4. Pulsa el botón Asignar y cierra.

Figura 1



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Figura 2

14 - Escribir verticalmente

Existe un truco para escribir verticalmente cuando la situación lo requiere ya sea para utilizarlo en presentaciones especiales o para llamar la atención sobre determinado punto.

Dirígete al menú Insertar y selecciona Cuadro de texto y luego desplegar pulsando en el botón Cambiar dirección del texto y escogiendo Vertical (Figura 1).

El cursor se convierte en una cruz y aparece una caja de texto que podemos agrandar o reducir a nuestro gusto haciendo uso de las guías.

Para formatear el texto, pulsa con el botón derecho del ratón y selecciona Fuente del menú emergente.



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Figura 1

15 - Fondo azul, letras blancas

Pasar muchas horas delante de la pantalla del ordenador puede terminar dañándote la vista.

Quienes trabajen con Word 2002 deben saber que este programa cuenta con una interesante opción, que permite cambiar el fondo blanco de la hoja de papel por un tono azulón con letras blancas.

Para ello, basta con seguir una sencilla ruta. Ve hasta el menú Herramientas > Opciones. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona la pestaña General. En el primer apartado, "Opciones generales”, haz clic sobre la casilla Fondo azul, texto blanco (Figura 1).

No olvides pulsar en Aceptar.

Ahora, tu hoja de trabajo ha adquirido un tono azul. Al empezar a escribir, comprobarás que las letras ya no son negras, ahora son blancas. Lo que sí debes tener en cuenta, si elegís este formato de página, es que, al insertar un cuadro de texto, el fondo de éste seguirá siendo blanco, pero las letras también serán blancas, con lo que no conseguirás ver lo que escribes.



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Figura 1

Para que los cuadros de texto tengan el mismo color de fondo y letras, tendrás que hacer un pequeño ajuste:

Haz clic sobre el cuadro de texto e ir al menú Formato > Cuadro de texto.

Elige la pestaña Colores y líneas (Figura 2).

En el primer apartado, Relleno, busca en el menú desplegable que aparece el tono azulón de tu fondo. Como las letras aparecerán en blanco, ya tendrás el mismo formato en todo el documento.

De todas formas, tampoco es necesario que cambies el fondo del cuadro de texto, ya que así lo distinguirás mucho mejor del resto del documento.

Nunca olvides que esta opción te servirá sólo cuando trabajes cara a cara con tu ordenador. A la hora de imprimir el documento, el fondo será blanco y las letras negras. Puedes comprobarlo haciendo clic sobre el icono de Vista preliminar



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Figura 2

16 - Gestión de líneas a página completa

Ya no es necesario pulsar la tecla "-" más de 50 veces para rellenar una línea hasta el margen. Basta con teclear tres veces seguidas ese carácter y pulsar Enter.



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Utilidades

1 - Contraseñas para que no modifiquen tus trabajos

Cualquier persona podrá abrir y leer su archivo, pero nadie podrá modificarlo. Esta es sólo una de las varias características de seguridad disponibles en «Word 2002», mediante la cual el documento podrá ser editado solamente por el usuario que conozca la contraseña.

Selecciona el comando Herramientas. Y después selecciona Opciones (Figura 1). Esta acción te mostrará el cuadro de diálogo que puedes ver en la Figura 2. Selecciona la ficha Seguridad, y en la casilla de verificación Contraseña de escritura: escribe la contraseña que deseas. Los caracteres no serán mostrados para evitar que alguien pueda verlos. Haz clic en el botón Aceptar, y procede a guardar el archivo.

Figura 1

Utilidades


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Figura 2

2 - Mostrar todos los comandos en el menú

Los menús de comandos están diseñados para mostrar únicamente los comandos utilizados más recientemente, y ocultar los que no se han usado en algún tiempo. Esta propiedad ahorra tiempo en la búsqueda de comandos y espacio útil de la pantalla. Pero si eres un usuario experto y deseas deshabilitar esta opción para que el programa te muestre todos los comandos de cada menú, debes seguir el siguiente procedimiento:

• Selecciona el comando Ver > Barras de herramientas > Personalizar (Figura 1).

• Esta acción le mostrará el cuadro de diálogo correspondiente. • Activa la casilla de verificación " Mostrar siempre los menúscompletos"

(Figura 2).

Utilidades


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Figura 1

Figura 2

Utilidades


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3 - Menú Trabajo

Una opción casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el menú Trabajo. ¿Para qué? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde allí.

• Para agregar el menú Trabajo, por ejemplo a la barra Estándar, vete al menú Herramientas > Personalizar y selecciona la solapa Comandos.

• En la lista Categorías busca el ítem Menús integrados y haz un clic en él para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marca Trabajo (Figura 1) y, sin soltar el botón del ratón, arrástralo hasta la barra Estándar.

• Una vez en la barra, basta pulsar la opción Agregar a menú Trabajo (en el mismo menú) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulsa Ctrl. + Alt. + - (guión) y haz clic con el cursor con forma de línea gruesa.

Figura 1

Utilidades


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4 - Magia en F8

La tecla F8 no sólo cumple la función especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite:

• Activar el modo extendido. • Seleccionar la primera palabra. • Marcar hasta el primer punto seguido. • Pintar el párrafo íntegro.

Seleccionar todo el documento. Un truco más de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posición del cursor hasta una determinada letra (incluida ésta), entonces pulsa F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedará seleccionado.

5 - Modo Extendido

Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido.

• Ubica el cursor en la posición desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto.

• Luego, haz doble clic en el pequeño rectángulo con la expresión EXT ubicado en la barra de estado de Word (al pie de la ventana) o pulsa F8 para habilitar el modo.

• Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la selección.

Utilidades


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6 - Atajos de teclado

Si te interesa saber qué atajo de teclado le corresponde a cada botón de una barra de herramientas, ejecuta el comando Herramientas>Personalizar>Opciones y marca la casilla Mostrar teclas de método abreviado (Figura 1) en las sugerencias.

Así, los conocidos cartelitos amarillos incluirán el atajo correspondiente al comando.

Figura 1

7 - Todos juntos

Una de las características de Office es que utiliza una ventana para cada documento abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas o guardarlas todas en una sola operación?

Mantén presionada la tecla Mayúsculas (Shift) mientras con el ratón activa el menú Archivo. En el menú aparece entonces la orden Cerrar todo/Guardar todo (Figura 1) en reemplazo de la habitual Cerrar/Guardar.

Utilidades


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Figura 1

8 - Deshacer acciones

Si nos equivocamos frecuentemente pulsaremos Ctrl. + Z para deshacer esa acción.

9 - Información sobre el sistema

Muchas veces queremos conocer datos del hardware de nuestro ordenador (o sobre el software instalado en el) y recurrimos a programas específicos, sin conocer que desde Microsoft Word simplemente presionando Ctrl. + Alt + F1 accedemos a una muy pormenorizada información sobre estos temas.

Utilidades


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10 - Sin cambiar la plantilla

La plantilla Normal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si deseas cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla.

Ejecuta Formato > Fuente, haz las modificaciones que creas convenientes y presiona el botón Predeterminar (Figura 1).

Así, todo documento nuevo respetará este estilo.

Figura 1

Utilidades


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11 -Lista de comandos

Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicación realiza los siguientes pasos:

• Activa el menú Herramientas > Macro. • En el menú abierto selecciona la opción Macros. • Haz un clic en el botón de lista del cuadro combinado Macros y marca la

opción Comandos de Word (Figura 1).

De inmediato, obtendrás todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas.

Figura 1

12 - La fecha siempre al día

Una dificultad muy común consiste en escribir una carta y no saber cuándo se va a enviar.

Sin embargo, es posible utilizar un comando de Word que actualiza automáticamente la fecha, copiándola del reloj.

En el menú Insertar selecciona la opción Fecha y Hora, elige el formato de la fecha, y activa la casilla "Actualizar automáticamente" (Figura 1).

Utilidades


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Figura 1

13 - Desplegar los menús completos

Word tiene dos tipos de menús (llamados inteligentes): corto y largo.

Pulsa y aparece el corto y, tras un breve período de tiempo cambia y aparece el menú largo o has de apuntar o hacer clic en la flecha que aparece al final del menú corto. Pero si buscas rapidez y deseas que muestre el menú completo únicamente has de hacer doble clic en el menú.

Utilidades


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14 - Líneas

Para dibujar líneas verticales o con una inclinación de 45 grados, debes trazarlas manteniendo presionada la tecla "Mayús" (Figura 1).

Utilidades


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15 - Traducción rápida de una palabra o frase

Algo que no todo el mundo sabe es que se puede utilizar Word para realizar traducciones. Efectivamente, Word ofrece una herramienta fácil de manejar y de gran utilidad. Para utilizarla, debes acceder al Menú Herramientas >Idioma > Traducir. Automáticamente se activa el Panel de Tareas "Traducir" (Figura 1) allí esta la opción de escribir el texto que deseas traducir, selecciona el tipo de diccionario entre las diferentes opciones o simplemente traducir en línea a través de Internet. Esta última opción permite traducir entre idiomas al documento completo.

Figura 1

Utilidades


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Multimedia

1 - Desactivar etiquetas inteligentes

A muchos usuarios de Word les resultan incómodos los marcadores que aparecen sobre algunas palabras, llamados etiquetas inteligentes, que reconocen nombres, fechas, horas, lugares, números de teléfono y direcciones de email.

Para desactivarlas, selecciona Herramientas > Opciones de Autocorrección (Figura 1) y haz clic en la pestaña Etiquetas Inteligentes. Vacía las casillas "Marcar texto con Etiquetas Inteligentes" y "Mostrar los botones de Acciones de Etiquetas Inteligentes" y haz clic en OK (Figura 2).

Figura 1

Multimedia


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Figura 2

2 - Trabajar a pantalla completa

En ciertos momentos es útil que el documento de Word en el que está trabajando ocupe todo el espacio de la pantalla.

Al seleccionar la opción Pantalla completa (Figura 1) del menú Ver, todas las barras y menús de Word desaparecen, y únicamente queda el documento.

Para regresar a la forma de trabajo normal, oprime la tecla "ESC" (o haz clic en el botón flotante Cerrar pantalla completa). Si necesitas utilizar momentáneamente alguna herramienta, lleva el cursor al borde superior de la pantalla para que se despliegue la barra de menús.

Multimedia


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Figura 1

3 - Insertar imagen automáticamente

Si deseamos, por diseño o requisito, que aparezca una misma imagen en todas las páginas que vayamos creando en un documento de Word y queremos evitar el estar acomodando cada página, podemos seguir los siguientes pasos para hacerlo fácilmente:

1. Vamos a la pestaña Insertar y pulsamos Cuadro de texto, después pinchamos sobre la parte del documento donde queremos ubicar el cuadro de texto.

2. Insertamos una imagen dentro del cuadro. 3. En la barra de dibujo hacemos clic en el botón: Dibujo. 4. Escogemos el menú de: Ordenar. 5. Hacemos clic en la opción: Detrás del texto. 6. Seleccionamos el dibujo y vamos al menú: Insertar. 7. Elegimos Autotexto en el submenú: Autotexto. 8. Escribimos un nombre corto, ejemplo: "ttt". 9. Hacemos clic en el botón: Agregar. 10. Cuando terminamos de escribir en esa página y pasamos a la siguiente solo

tecleamos el texto agregado (en el ejemplo "ttt") y pulsamos la tecla: F3.

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4 - El puntero secreto de Word

Si presionamos las teclas "Ctrl + Alt y +" (del teclado numérico) veremos que la forma del cursor se transforma en un símbolo que recuerda sospechosamente al logo de Microsoft Office (Figura 1). Para volver el cursor del mouse a su forma habitual, tan sólo tendremos que volver a pulsar las mismas teclas. Verás cómo se abre un cuadro de diálogo de personalizar teclado. Haz clic en cerrar el puntero volverá a su forma habitual.

Figura 1

5 - Protección antivirus en macros de Word

Una de las formas de entrada de los virus en nuestro ordenador son las macros que incluyen algunos archivos y que se ejecutan nada más abrirlos. Las macros son pequeños programas en Visual Basic para Aplicaciones.

Tanto Excel como Word tienen la posibilidad de incluirlas en sus documentos y hojas de cálculo, respectivamente, por lo que corremos el riesgo de que al ir a abrir un documento de Word o un libro de Excel incluyan algún virus.

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En el caso de Word, generalmente no utilizamos Macros, así que se puede evitar este riesgo deshabilitándolas por defecto. Para ello, debemos ir a Herramientas > Macro > Seguridad (Figura 1) y seleccionar el nivel que queramos de protección: Alto, Medio o Bajo (Figura 2).

Figura 1

Figura 2

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6 - El portapapeles

El portapapeles almacena un total de 12 textos, imágenes o tablas diferentes.

Si pulsamos la combinación de teclas "Ctrl + c" dos veces aparecerá esta nueva aplicación (Figura 1). En ella aparecerán los últimos objetos copiados. Pulsando dos veces sobre uno de ellos podremos pegarlo en el documento elegido, mientras que también podremos pegar todos seleccionando la opción Pegar Todos en el menú.

Figura 1

7 - Grabación de macros

Las macros son una serie de comandos perfectamente programables por el usuario que permiten a éste realizar una serie de tareas de forma totalmente automática. La manera más sencilla de definir nuestras propias macros es grabarlas nosotros mismos. Lo primero que tenemos que tener en cuenta en la creación de macros es saber de antemano lo que vamos a hacer, ya que la opción Grabar Macros de Word registrará todas las pulsaciones o comandos que hagamos una vez iniciado el comando.

En el menú Herramientas, seleccionaremos la opción Macro, y dentro de ésta, Grabar nueva macro (Figura 1).

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Figura 1

Aparecerá una nueva ventana.

En la opción Nombre de macro: escribiremos el nombre que deseemos. A continuación pulsaremos sobre el botón: Teclado (Figura 2), para así poder asignar una combinación de teclas a la macro. En la nueva ventana que aparecerá a continuación indicaremos en la opción Guardar cambios en: el nombre del documento en el que estemos trabajando (Figura 3). Tras ello, en la opción Nueva tecla de modo abreviado pulsaremos la combinación de teclas deseada para que al pulsarla se ponga en funcionamiento la macro, usaremos combinaciones como "ALT + 1" o "CTRL + ALT + 1" o cualquier otra. Por último, pulsaremos Cerrar para iniciar la grabación de la macro.

Figura 2

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Figura 3

Una vez grabado, debemos realizar las acciones que tengamos en mente: buscar tales palabras y reemplazarlas por cuales, copiar un párrafo y pegarlo en otra línea, seleccionar una palabra y cambiar los atributos, etc. Una vez concluidas las acciones, detendremos la grabación de la macro utilizando el botón Detener (Figura 4) en el cuadro que aparece al iniciarse la grabación.

Figura 4

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Una vez completado este paso, tan sólo debemos pulsar la combinación de teclas que antes hemos asignado para que la macro se ponga en funcionamiento y realice las tareas que le hayamos asignado. Cabe destacar que la macro también puede ser guardada para todos los documentos, simplemente en el paso de Guardar cambios en: debemos guardar en la plantilla normal o en la que usemos normalmente.

8 - Insertar fecha y hora automáticamente

Un problema que se puede presentar al escribir documentos que tengan que tener la fecha diaria, como informes diarios o cartas, es mantener la fecha al día. Para realizar esta operación de forma sencilla, la mejor opción es acudir al menú Insertar y seleccionar Fecha y Hora (Figura 1). Una vez abierto el nuevo menú, elegiremos el formato que mejor nos parezca y seleccionaremos la casilla Actualizar automáticamente (Figura 2).

Figura 1

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Figura 2

9 - Manejar versiones de archivos

En versiones anteriores, todos los documentos abiertos se mostraban en una misma ventana. Word 2002 utiliza una ventana por cada uno de ellos, que se muestra en la barra de tareas.

Si los queremos cerrar o guardar todos a la vez pulsamos la tecla Mayús. mientras pinchamos el menú Archivo, ahora sí aparecen dos nuevas opciones, Cerrar todo y Guardar todo.

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Figura 1

10 - Modificar atributos de fuente de forma masiva

Para realizar un cambio múltiple de tipos o atributos de letra, tendremos dos opciones. O bien seleccionaremos el texto del que queramos extraer sus características y usaremos el comando Formato Rápido, o bien podremos cambiar dichos parámetros de forma automática.

Para ello, bastará con entrar en el menú Edición, y dentro de él, Reemplazar. Abrimos la pestaña Más y la opción Fuente, donde aparecerán todos los atributos que deseemos. Seleccionamos los deseados y repetiremos la operación en la casilla Reemplazar con. Una vez hecho esto, habrá que elegir Reemplazar todos y la operación se realizará automáticamente.

11 - Crea un membrete para tus cartas

Resulta sencillo crear un membrete en Microsoft Word. Simplemente consiste en insertar información en una plantilla, como un logotipo de la organización, el nombre y la dirección, que puedas volver a utilizar siempre que escribas una carta. Un modo rápido de empezar es modificar una plantilla existente en la ficha Cartas y faxes en el cuadro de diálogo Archivo > Nuevo que contiene un diseño de carta básico con el que puedes trabajar.

Para crear un membrete basado en una plantilla existente debes seguir los pasos que a continuación te detallamos:

En el menú Archivo, haz clic en Nuevo. A continuación, pulsa en Plantillas generales y luego selecciona la ficha Cartas y faxes. A continuación, haz clic en una plantilla que sea similar a la que deseas crear. Luego, en Crear nuevo, haz clic en Plantilla (Figura 1) y en Aceptar.

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Figura 1

Realiza las modificaciones que desees en la plantilla. Por ejemplo, inserta gráficos, cambia los estilos de fuente o elimina el texto que no desees que aparezca en la plantilla. Una vez terminado ve a menú Archivo y haz clic en Guardar como. En el cuadro Nombre de archivo, escribe un nombre para la nueva plantilla y, a continuación, pulsa en Guardar.

En el menú Archivo, pulsa en Cerrar. Si el Ayudante de Office pregunta si deseas guardar los cambios realizados, haz clic en Sí. Para utilizar una plantilla de membretes una vez creada, pulsa en Nuevo en el menú Archivo, selecciónala y, a continuación, escribe la carta.

También puedes crear una plantilla desde cero. Para ello, en el menú Archivo, haz clic en Nuevo y, a continuación, en el icono Documento en blanco. En Crear nuevo, pulsa en Plantilla y en Aceptar (Figura 2).

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Figura 2

12 - Crea y almacena firmas que se utilizan por su cuenta

Si utilizas Microsoft Word 2002 como editor de correo electrónico es muy fácil pasar de una firma predeterminada a otra. Con frecuencia, resulta útil agregar la información de contacto estándar en la parte inferior de un mensaje de correo electrónico. Si quieres personalizar firmas predeterminadas para mensajes de correo electrónico, haz lo siguiente:

En un documento o un mensaje, escribe el texto de la firma. Aplícale el formato al texto que desees y agrégale una imagen o animación. Si no encuentras la barra de Imagen, ve a Herramientas > Personalizar y activa la casilla Imagen (Figura 1). Pulsa sobre Aceptar.

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Figura 1

Ahora coloca el cursor del ratón donde quieras colocar la imagen y haz clic sobre Insertar > Imagen > Imágenes prediseñadas. Selecciona la que más te gusta. Debes aplicarle el formato como un objeto entre líneas, selecciona la imagen y haz clic en Ajuste del texto en la barra de Herramientas Imagen y haz clic en En línea con el texto.

Selecciona la firma y ve al menú Herramientas, haz clic en Opciones y, a continuación, en la ficha General. Haz clic en Opciones de correo electrónico. Escribe un nombre para la firma y haz clic en Aceptar. De este modo, podrás utilizar tu firma predefinida siempre que quieras.

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13 - Desplegar los menús completos

Word 2002 tiene dos tipos de barras de menús (llamados inteligentes): corto y largo. Pulsamos en una de las barras y aparece el corto y tras un breve período de tiempo cambia y aparece el menú largo, también podemos hacer clic en la flecha que aparece al final del menú corto (Figura 1). Pero si buscamos rapidez y deseamos que muestre el menú completo únicamente hemos de hacer doble clic en el menú que deseamos abrir.

Figura 1

14 - Crea un membrete para tus cartas

Resulta sencillo crear un membrete en Word. Simplemente consiste en insertar información en una plantilla, como un logotipo de la organización, el nombre y la dirección, que puedas volver a utilizar siempre que escribas una carta. Un modo rápido de empezar es modificar una plantilla existente en la ficha Cartas y faxes en el cuadro de diálogo Archivo > Nuevo que contiene un diseño de carta básico con el que puedes trabajar. Para crear un membrete basado en una plantilla existente debes seguir los pasos que a continuación te detallamos:

En el menú Archivo, haz clic en Nuevo A continuación, pulsa en Plantillas generales (Figura 1) y luego selecciona la ficha Cartas y faxes (Figura2). A continuación, haz clic en una plantilla que sea similar a la que deseas crear. Luego, en Crear nuevo , haz clic en Plantilla y en Aceptar .

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Figura 1

Figura 2

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Realiza las modificaciones que desees en la plantilla. Por ejemplo, inserta gráficos, cambia los estilos de fuente o elimina el texto que no desees que aparezca en la plantilla. Una vez terminado ve a menú Archivo y haz clic en Guardar como (Figura 3). En el cuadro Nombre de archivo, escribe un nombre para la nueva plantilla y, a continuación, pulsa en Guardar (Figura 4).

También puedes crear una plantilla desde cero. Para ello, en el menú Archivo, haz clic en Nuevo y, a continuación, en el icono Documento en blanco. En Crear nuevo, pulsa en Plantilla y en Aceptar.

Figura 3

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Figura 4

15 - Formas simétricas

En Insertar > Imagen > Auto formas (Figura 1) despliega un menú que contiene la opción Formas básicas (Figura 2). Esta permite trazar rectángulos, elipses, triángulos, trapecios, etcétera. Pero, ¿cómo hacer para dibujar fácilmente un cuadrado a partir del rectángulo o un círculo desde la elipse? Escoge una de estas formas, por ejemplo el rectángulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presiona y mantén presionada la tecla Mayúsculas mientras realizas el trazo. Cualquiera que sea el tamaño, sólo dibujará cuadrados perfectos.

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Figura 1

Figura 2

16 - Mover herramientas de una barra a otra

Para situar un icono dentro de otra barra distinta pulsamos la tecla "Alt" y arrastramos el icono al lugar deseado y si queremos eliminarlo lo sacamos fuera pulsando la misma tecla.

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Atajos sobre Word

Atajos sobre Word


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Atajos sobre Word


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Atajos sobre Word


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Atajos sobre Word


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Atajos sobre Word


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