UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

ASIGNATURA: PRESUPUESTOS DE PRODUCCIÓN

UNIDAD 2:

METODOLOGIA PARA LA ELABORACION

DEL PRESUPUESTO

Objetivo General

Proporcionar pautas generales y los pasos para

elaborar el presupuesto y sobre los

compromisos que en torno a ello asumen los

diferentes niveles de la organización.

Es frecuente encontrar empresarios que

consideran que pueden lograr el éxito de sus

empresas sin necesidad de recurrir a los

presupuestos. Sin embargo, de una manera u

otra, conscientes o inconscientes, ellos utilizan

presupuestos, por que consultan sus elementos

esenciales, aunque en la estructura

organizacional no haya una instancia encargada

del trabajo presupuestal

Alguna indicaciones a tomar en cuenta para

elaborar los presupuestos:

1. Labor de concientización

2. Características de la empresa

3. Evaluación del entorno económico

4. Organización del trabajo presupuestal

1. Labor de concientización, esto se hace a nivel

administrativo y operativo, las siguientes pautas son de

suma importancia: Los objetivos tienen que ser

cuantificables, claros y alcanzables.

Quienes planean deben proponer un conjunto de

alternativas, estudiarlas, o seleccionar las más

favorables y evaluar sus efectos sobre el valor de la

empresa.

Los planes no deben sobre pasar el potencial

productivo, comercial y financiero de la empresa.

La planeación y los presupuestos no pueden ser

inflexibles.

Los planes deben generar el compromiso de los

planificadores y ejecutores.

2. Determinación de las características

empresariales, el diagnostico interno representa

un factor fundamental del planeamiento, el cual

adquiere expresión monetaria, mediante el

presupuesto. Es necesario tomar en cuenta las

siguientes variables:

a. Situación financiera

b. Eficiencia y productividad

c. Actualización tecnológica

d. Políticas gerenciales

3. Evaluación del entorno, ninguna empresa

puede abstraerse del medio en que se

desenvuelve. Las características de este entorno

se deben tener en cuenta en los planes y

presupuestos, las cuales son:

a. El desempeño de los competidores nacionales e

internacionales.

b. Las prácticas comerciales de los canales de

abastecimiento.

c. Las condiciones de credito.

d. La inflación o devaluación

e. Tasas de interés

f. Políticas del gobierno

4. Organización del trabajo presupuestal, En la

organización del trabajo presupuestal, se deben

definir las actividades que se asignan a los

participantes en la elaboración del presupuesto y

precisar normas referentes al flujo de

información, la secuencia a seguir y la

coordinación, para garantizar su elaboración en

el tiempo establecido.

ETAPAS EN LA ELABORACIÓN DEL

PRESUPUESTO

1. PRE INICIACIÓN

2. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

3. EJECUCIÓN

4. CONTROL

5. EVALUACIÓN

ÁREAS DEL CONOCIMIENTO EMPLEADAS

PARA PRESUPUESTAR

1. La Economía

2. La Estadística

3. La Administración

4. La contabilidad

5. Las Finanzas

PRESUPUESTOS DE VENTAS

OBJETIVO GENERAL

Elaborar un plan de ventas para una empresa específica.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

•Establecer los objetivos de un presupuesto de ventas

•Identificar y analizar el mercado de los productos de la empresa.

•Elaborar un presupuesto de ventas con base en la participación en

el mercado de la industria.

•Elaborar un presupuesto de ventas con base en la experiencia y

opinión de los vendedores.

•Elaborar un presupuesto de ventas con base en métodos

estadísticos.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

DE VENTAS

•Proporcionar datos significativos para la determinación

de las metas de producción en función del tiempo.

•Relacionar la información entre la demanda de los distintos

productos y la producción respectiva en función del tiempo. Este equilibrio

influye tanto en el esbozo general de producción como en la utilización de la

mano de obra y equipo, y por consiguiente en la rentabilidad de la empresa.

•Aportar los datos para establecer el programa de producción, el cual es la

base para los presupuestos de materiales, mano de obra y carga fabril.

•Planificar las necesidades de recursos materiales, financieros y humanos con

base en las previsiones de ventas.

•Determinar la política de existencias de productos finales y de materias

primas.

•Diseñar los sistemas de producción con base en las tendencias de las

ventas.

•Decidir sobre la elaboración de ciertos productos de acuerdo con las

tendencias futuras de la demanda.

•Determinar la política de precios de la empresa.

•Decidir sobre los métodos de distribución, promoción y control de ventas.

ANÁLISIS DE LA DEMANDA DE LOS PRODUCTOS

Antes de tomar decisiones sobre los presupuestos de ventas debemos

contestar a la siguiente pregunta:

¿Qué es lo que restringe el consumo?

La respuesta a este interrogante puede estar en alguno o varios de los

siguientes factores:

•El producto y sus limitaciones

•El consumidor y su poder adquisitivo potencial

•La competencia

•La saturación del mercado

•Los sistemas de distribución y promoción

•La situación económica del País, la cual está relacionada con los

siguientes aspectos : Ciclos Económicos, Incremento de ventas

Períodos de recesión, Contracción del mercado

Contracción de transacciones

ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS DE

VENTAS

•Para elaborar un buen presupuesto de ventas es necesario acudir al

mayor número de fuentes de información posible, como por ejemplo las

siguientes:

• Estadísticas de entidades públicas, periódicos, asociaciones de

comerciantes, etc.

• Los datos de la propia empresa, principalmente de ventas anteriores.

Recopilación de datos:

•Es necesario que el personal dedicado a la consecución de la

información tenga un buen grado de capacitación en aspectos de tipo

estadístico. Esta tarea la puede realizar el personal de la empresa o

personal de agencias especializadas.

Evaluación de los datos:

•El análisis y evaluación de los datos recolectados debe hacerse

mediante el uso de herramientas estadísticas.

BREVE ANÁLISIS DEL MERCADO:

•La demanda

•Tipo de clientes

•La Competencia

•Motivos de la compra

•Sistemas de ventas

•Mercado potencial

MÉTODOS USUALES DE PROYECCIÓN DE VENTAS:

1. Participación en el mercado de la industria.

Cuando las empresas, especialmente las pequeñas, no cuentan con la

infraestructura necesaria para realizar sus propios estudios de

mercado y proyección de ventas, pueden acudir a su respectivo gremio

industrial, el cual les puede proporcionar los datos necesarios, para

que mediante el sistema de comparación realicen sus proyecciones de

ventas

Ejemplo:

Año % de participación

en la industria.

1 12.6

2 13.0

3 11.9

4 12.4

5 13.0

6 13.2

7 12.1

8 11.6

9 12.7

10 12.5

Promedio 12.5

10.5

11

11.5

12

12.5

13

13.5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Años

Part

icip

ació

n

Promedio

Limite inferior de control

Limite superior de control

+1%

-1%

Porcentaje de participación en el mercado de la empresa X

Ejemplo:

Ventas anuales de la Industria $ 1665 miles

Ventas de la Empresa $208 miles ( 12.5%)

Ventas para el siguiente año:

Con base en las cifras anteriores, se pueden proyectar la venta para

el siguiente año, así:

De la Industria : Incremento del 20% Ventas: $ 1998 miles

De la Empresa: Incremento del 20% Ventas $ 249.6 miles

Este sistema de proyección de ventas de las pequeñas empresas, les

permite reducir sus costos y aproximarse a la realidad de sus ventas.

Experiencia y opinión de los vendedores:

Este método empírico de proyección de ventas es válido para aquellas

empresas pequeñas que tienen una amplia tradición en el mercado y

que generalmente no tienen competencia directa porque los mercados

son muy reducidos.

En la siguiente tabla se muestra la demanda semanal, mensual y anual

de la empresa en estudio, según la experiencia de los vendedores en

los últimos 10 años.

Proyección de la demanda en qq:

Producto Semanal Mensual Anual

Harina de maíz /50 Kg. 79 316 3792

Como se puede apreciar, las cantidades vendidas se calculan con base en la

información semanal de los vendedores sobre el comportamiento de las ventas

diarias, con la cual se hacen las respectivas equivalencias para el mes y el año

Proyección de la demanda en $:

Para obtener el valor de las ventas en dólares, basta con

multiplicar las cantidades proyectadas por los precios de

cada uno de los productos y hacer las equivalencias de

semanas a meses y años.

Producto Precio Ventas Ventas Ventas

qq Semana Mes Año

Harina de maíz /50 Kg. $55 $4,345 $17,380 $208,560

La aplicación de este método en los últimos 10 años

arrojó los siguientes resultados:

Año Ventas en

miles de dólares

1 120

2 130

3 145

4 140

5 150

6 170

7 165

8 180

9 196

10 208

En la siguiente gráfica se puede visualizar el

comportamiento de las ventas en los últimos 10 años, de

acuerdo con la experiencia de los vendedores:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

0

50

100

150

200

250

Ven

tas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Años

MÉTODOS TÉCNICOS DE PROYECCIÓN DE VENTAS:

La estadística es la herramienta fundamental que se utiliza para

proyectar las ventas sin envolver juicios subjetivos por parte de los

encargados de la planificación de la empresa. Se trabaja con base en el

manejo de dos variables las cuales corresponden, una al factor tiempo y

la otra a los resultados económicos, es decir, a las ventas.

Diagrama de esparcimiento:

Los resultados de las operaciones de ventas en la empresa se

representan gráficamente mediante un diagrama, que resulta de

establecer la relación entre dos variables. Cada punto en el diagrama

representa un par de valores, uno basado en la escala de las X , que

corresponde al factor tiempo o sea la variable independiente y otro

basado en la escala de las Y, que corresponde al factor ventas o sea

la variable dependiente

A. Relación lineal positiva B. Relación lineal negativa

C. Relación curvilinea D. No relación

Y

X

Y

X X

X

Y Y

Diagramas de esparcimiento:

:::::::::

::::::::::::::

:::::::::

:::::::

TENDENCIAS DE LAS VENTAS:

Las tendencias de las ventas se proyectan con base en los

movimientos de las series de tiempo, cuyos resultados del pasado

permiten pronosticar con mayor eficiencia los resultados del futuro.

A continuación se presentas las principales tendencias con sus

respectivas causas:

1. Tendencia Secular

La tendencia secular señala la dirección del movimiento de una serie

de tiempo sobre un largo período de tiempo.

Puede ser un movimiento ascendente o descendente.

Se señala gráficamente por una línea recta o por una curva suave.

Causas de la tendencia secular:

. Crecimiento de la población

. Mayor acumulación de capital

. Mejoramiento de la Técnica

. Alza en el costo de la vida

Este método se utiliza para analizar el comportamiento de

los productos más representativos del país como son el

café, el azúcar, o de sectores generales como la

ganadería o la agricultura.

0

50

100

150

200

250

300

1 2 3 4 5 6

Decadas

Ven

tas

2. Variación estacional

Representa un movimiento periódico en una serie de

tiempo.

La duración de la unidad del periodo es menor de un año

(trimestre, mes, día)

La variación estacional se expresa en números índices

Causas de la variación estacional:

- Condiciones de tiempo

- Actividades tradicionales

- Fines de semana, de mes y otras.

La siguiente figura muestra el comportamiento de una

fábrica de alimentos, cuyas ventas mejoran

sustancialmente en el 2o. y 4o. Trimestre.

0

20

40

60

80

100

120

140

160

1 2 3 4

Trimestres

Ve

nta

s

Ventas

Promedio

VARIACIÓN ESTACIONAL

3. Fluctuaciones cíclicas

Indican las expansiones (ascensos) y contracciones

(descensos) de las actividades de los negocios al rededor del

valor normal.

La duración de cada ciclo es no fija y relativamente corta.

Se expresa en porcentaje sobre o por debajo del valor normal.

Las principales causas de estas fluctuaciones pueden ser:

• Factores económicos

• Niveles de inversión

• Niveles de producción

• Niveles de consumo

• Gastos del Gobierno

4. Movimientos Irregulares

•Representan todos los movimientos de una serie de tiempo,

que no son tendencias, variación estacional o fluctuaciones

cíclicas.

•La principales causas de estos fenómenos pueden ser :

• Huelgas

• Terremotos

• Guerras

• Inundaciones

• Sequías, etc.

La siguiente figura muestra el comportamiento de la

producción de papa en Usulután en las últimas 4 décadas,

como consecuencia de los cambios climáticos.

60 70 80 90 2000

80

90

100

110

120

130

+10

+20

-10

-20

D E C A D A S

V

E

N

T

A

S

MOVIMIENTOS IRREGULARES

TENDENCIA LINEAL

Una línea recta dibujada sobre una gráfica de acuerdo con

el sistema de coordenadas rectangulares puede ser

expresada mediante la ecuación:

Y = a + bX

Donde:

Y= Valor del punto sobre la línea recta basado en la escala

vertical del eje de las Y

(variable dependiente).

X = Valor del punto en la línea recta basado en la escala

horizontal del eje de las X

(variable independiente).

a = Intersección de la línea con el eje de las Y

b = Pendiente de la línea recta (promedio de cambio en la

variable Y por cambio de la variable X).

0

2

4

6

8

10

12

14

1 2 3 4 5 6 7

Variable independiente

Va

ria

ble

de

pe

nd

ien

te

.

p2

h=8

g=4

p1

TENDENCIA LINEAL

RELACIÓN DE UNA LÍNEA RECTA Y SU ECUACIÓN

h = Total de las unidades de cambio de la variable Y

g = Total de las unidades de cambio de la variable X

Como el cambio h corresponde al cambio g, entonces b = h/g, o sea

Y2- Y1 / X2-X1

Ejemplo:

Punto p1 = 2,4

Punto p2 = 6,12

G = a la diferencia entre los valores de X, 6 - 2 = 4

H = a la diferencia entre los valores de Y, 12 - 4 = 8

B = H/G, o sea 8/4 = 2

La ecuación quedará así: Y = a +2(X)

Para despejar la constante a, reemplazamos la ecuación en cualquiera

de los dos puntos. Si tomamos el punto p2, se despeja de la siguiente

manera: 12 = a + 2(6), 12 = a +12,

entonces a = 12 - 12, luego a = 0

La ecuación definitiva de la línea recta en este caso es Y = 0 + 2(X),

con la cual se proyectan todos los valores hacia adelante o hacia atrás,

dependiendo de los valores que correspondan a X

MÉTODOS PARA DESCRIBIR UNA TENDENCIA SECULAR

1. Método gráfico de mano alzada

a. Marcar una serie de tiempo en una gráfica

b. Examinar cuidadosamente la tendencia

c. Trazar una línea recta que muestre la dirección de la

tendencia

d. Se determina una ecuación de la línea recta mediante dos

puntos no demasiado cercanos

e. Los valores de tendencia para otros años pueden ser

tomados directamente de la línea de la gráfica o mediante la

ecuación.

Se puede mejorar el método marcando un punto que

represente la media de los datos originales.

Ejemplo:

Años Ventas

(Miles)

1 120

2 130

3 145

4 140

5 150

6 170

7 165

8 180

9 196

10 208

0

50

100

150

200

250

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Años

Ve

nta

s p1(4,145)

p2(8,190)

g = 5

h = 45

MÉTODO GRÁFICO DE LA MANO ALZADA

g=4

Hallamos la pendiente, estableciendo la relación

h/g, así

b = h / g , Y2 - Y1 / X2 - X1 = 190 - 145 / 8 - 4 = 45

/ 4 = 5 / 3 = 11.25

En la ecuación de la línea recta Y = a + bX,

tomamos el punto p1 para despejar la constante a,

145 = a + 11.25(4) = 95, resultando la ecuación de

la línea recta así:

Y= 95 + 11.25 (X)

Con base en esta ecuación se proyectan las ventas

para los años subsiguientes. Para el año 11

tendríamos el siguiente resultado : Y11 = 95 +11.25

(11) = 218.75

2. Método de Semipromedios

Es el método más simple sin envolver juicio subjetivo al dibujar la línea recta.

Procedimiento:

a. Dividir los datos originales en dos grupos y calcular la media aritmética

de cada grupo.

b. Marcar las dos medias aritméticas sobre la gráfica y dibujar una línea

recta a través de ellas.

c. Obtener la tendencia basados en dos puntos sobre la línea recta.

Ejemplo:

Año Ventas (Miles)

1 120

2 130

3 145 Primer promedio: 685 / 5 = 137

4 140

5 150

6 170

7 165

8 180 Segundo promedio: 919 / 5 = 183

9 196

10 208

0

50

100

150

200

250

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Años

Ven

tas p1(2.5,137)

p2(7.5,183)

g = 5

h = 46

MÉTODO SEMIPROMEDIOS

3. Método de Mínimos Cuadrados

Se utiliza para encontrar la media aritmética de un grupo de valores,

como un promedio o un valor representativo para el grupo.

La media tiene dos propiedades matemáticas:

•La suma algebraica de las desviaciones de los valores individuales

(hacia arriba o hacia abajo) con respecto a la media es igual a cero

•La suma de los cuadrados de las desviaciones de los valores

individuales con respecto a la media es mínima.

Y Desviación (Desviación)²

1 -4 16

4 -1 1

10 5 25

--------------------------------------------------------------------------

15 0 42

42 es el valor mínimo de la suma de los cuadrados de las

desviaciones.

Con este concepto se encuentra la ecuación de la línea

recta.

a. ∑( Y - Yc) = 0

b. ∑(Y - Yc )² = mínimo

Para obtener la solución de las dos incógnitas constantes

a y b en la ecuación de la línea recta mediante el método

de los mínimos cuadrados, necesitamos de dos

ecuaciones normales:

(1). na + b ∑ X = ∑ Y

(2). a ∑ X + b ∑X² = ∑XY.

Se obtienen de la siguiente manera:

Y1, Y2, Y3, .........Yn y X1, X2, X3, ...........Xn , representan las

variables Y, X respectivamente.

Y1 = a + bX1

Y2 = a +bX2

Y3 = a +bX3

Yn = a +bXn

-------------------∑ Y = na +b ∑ X

Ahora multiplicamos cada una de las ecuaciones de la forma Y= a+bX

por el coeficiente de la segunda incógnita, que es X.

X1 Y1 = aX1+bX1²

X2Y2 = a X2 +bX2²

X3 Y3 = aX3 +bX3²

XnYn = aXn+bXn²

-------------------------

∑ XY = a ∑ X +b ∑ X²

Simplificando las dos ecuaciones tenemos:

na + b∑X = ∑ Y

a ∑X + b ∑X² = ∑ XY

Cuando X = 0 tenemos:na + 0 = ∑ Y, donde a = ∑ Y /n

0+b∑X² = ∑ XY, donde b =∑ XY / ∑X²Ejemplo:

Año X Y XY X² __

1 -5 120 -600 25

2 -4 130 -520 16

3 -3 145 -435 9

4 -2 140 -280 4

5 -1 150 -150 1

6 1 170 170 1

7 2 165 330 4

8 3 180 540 9

9 4 196 784 16

10 5 208 1040 25

Totales 0 1604 879 110

a = ∑ Y/n = 1604 / 10 = 160.4

b = ∑a XY / ∑ X² = 879 / 110 = 7.99

Yc = 160.4 + 7.99(X)

La proyección de las ventas para el año 11 es:

Y11 = 160.4 +7.99(6) = 208.34 miles

4. TENDENCIA DE PROMEDIOS MÓVILES

Este método consiste en obtener una curva, la cual

suavizará las fluctuaciones de una serie de tiempo e indica la

dirección general de la tendencia. El promedio móvil para

cada año en una serie es la media aritmética de los valores

de un número constante de años centrados en el año

considerado.

Procedimiento:

a. Se encuentra el total móvil de todos los años

b. Se divide el total móvil entre el número de años

establecido

c. El cociente es el promedio móvil del año central de cada

uno de los grupos incluidos.

d. Luego se aplica un método de tendencia secular

Promedio móvil = ∑(n valores de datos más recientes) / n

Ejemplo: 3 años

Año Ventas Total móvil Promedio móvil (V-P) (V-P)²

1 120 ---- ----- ------ -----

2 130 ---- ----- ------ -----

3 145 395 132 13 169

4 140 415 138 2 4

5 150 435 145 5 25

6 170 460 153 17 289

7 165 485 162 3 9

8 180 515 172 8 64

9 196 541 180 16 256

10 208 584 195 13 169

∑985

5. ÍNDICES ESTACIONALES

Son series de tiempo clasificadas en períodos

menores de 1 año, tales como trimestres, meses y

días.

Método de promedios simples de datos originales

Procedimiento:

a. Encontrar el promedio para cada trimestre

b. Calcular el índice estacional a partir de los

promedios trimestrales (%). El total de los

porcientos es 400% por índices trimestrales, 1200

% por índices mensuales.

Año Trimestres

1o. 2o. 3o. 4o. Total

1 50 20 40 60 170

2 45 15 40 65 165

3 55 30 30 65 180

4 60 30 35 71 196

5 60 35 38 75 208

Total 270 130 183 336

Promedios 54 26 36.6 67.2

Aplicación: Si las ventas anuales del último año son 208, los índices

estacionales se aplican sobre el promedio trimestral que es 52, así:

Trimestre Promedios Razón Índice Pronostico

1o. 54 1.18 118 61.36

2o. 26 0.56 56 29.12

3o. 36.6 0.80 80 41.60

4o. 67.2 1.46 146 75.92

Total 183.8 4.0 400 208

Promedio 45.95 1.0 100 52

Los resultados anteriores indican que las mayores

ventas se realizan el 4o. trimestre con el 146%, seguido

por el 1er. Trimestre con 118%, luego el 3er. Trimestre

con el 80% y por último el 2do. Trimestre con el 56%.