UNIDAD I

Administración y Planeación.

Creado por: Margarita Berdugo

Proceso Administrativo. Funciones del Proceso Administrativo. Niveles de Planeación Planeación estratégica. Análisis del Entorno del FODA. Planeación Tecnológica.

PROCESO ADMINISTRATIVO

En toda organización encontramos el proceso administrativo, por el cual se diseñan soluciones fáciles y claras.

El proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de:

Planeación.

Organización

Dirección

y control

Que son desarrolladas para lograr un objetivo común: que es el de aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla eficiente y eficaz.

  Fases del Proceso Administrativo.

¿Que es Proceso?

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)

Y ¿qué se entiende por administración?

Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado. (Fernández, p.3)

Entonces podemos mencionar que El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, p.47)

La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo.

FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Planeación. Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.

Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades.

Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.

2. Organización.

La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar.

Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos.Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización.

Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

3. Dirección.

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.

Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

4. Control.

El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos.

NIVELES DE PLANEACIÓN

  Niveles de Planeación

Planeación Estratégica: La cual es la más amplia de la organización.Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma.Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

Sus principales Características son:

Está proyectado a largo plazo, con sus efectos y consecuencias previstos a varios años.

Cobija la empresa como una totalidad abarca todos los recursos y áreas de actividad y se preocupa por trazar los objetivos a nivel organizacional.

Es definida por la cima de la organización y corresponde al plan mayor, al cual están subordinados todos los temas.

Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

Planeación Táctica: es la planeación efectuada a nivel de departamento.

Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad.

Sus principales características son:

• Está proyectada para el mediano plazo generalmente para el ejercicio anual

•Es definida en cada departamento de la empresa

•Se da dentro de las orientaciones producidas por la planeación estratégica.

Planeación Operativa: esta, es efectuada para llevar a cabo las tareas que conforman la rutina de trabajo.

Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

Sus principales características son:

1. · Está proyectada para el corto plazo generalmente para lo inmediato.2. · Cubre cada tarea o actividades aisladamente y se preocupa por alcanzar

metas específicas.3. · Está definida para cada tarea o actividad.4. · Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica

y táctica.

Planeación organizacional:  El propósito de la planeación organizacional es alcanzar los objetivos del usuario y del centro de cómputo a través del control administrativo dentro de una organización debidamente estructurada.

1 - Objetivos:Medibles: permite que el personal sepa con exactitud lo que se espera de él y al administrador le facilita la evaluación y el control.Factibles: No deben ser inalcanzables.No-Contradictorios:Metas conflictivas generan confusión y por lo tanto baja productividadRelevantes: Deben ser similares a las metas organizacionalesClaros: que se puedan comprender.

Clasificación de los ObjetivosOrientados al usuarioObtener resultados cuando se requiere (oportunidad) Obtener resultados como se requiere (calidad).

Orientados al Centro de CómputoObtener la máxima productividad con los recursos disponibles (eficiencia) Protección en los recursos económicos (seguridad)Minimizar costos manteniendo la calidad (costos) Mantener al personal motivado (satisfacer al personal).

PLANEACIÓN ESTRATEGICA.

Definición de Planeación Estratégica

“La estrategia competitiva consiste en desarrollar una amplia formula de cómo la empresa va a competir, cuáles deben ser sus objetivos y qué políticas serán necesarias para alcanzar tales objetivos” M. Porter

Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos” A. Chandler

“Estrategia es la dialéctica de la empresa con su entorno” H. Ansoff

Smith (2006) advierte que el término planificación estratégica se considera típicamente como un proceso formal, dilatado, complejo y costoso que se realiza por los ejecutivos de una organización o por una elite -grupo de planificadores-; que sesga su potencialidad como proceso interactivo y participativo.

La planificación es considerada la primera función del ciclo administrativo, está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control –sobre las que influye y de las cuales se retroalimenta en todo momento y en los diferentes niveles de la organización.

Esta función, determina por anticipado, cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para proyectarse al futuro, comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible, además determina a donde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.

Etapas de la planeación estratégica.

Formulación de las Estrategias: incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.

Implantación de Estrategias: requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.

Evaluación de Estrategias: (a) revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales; (b) medir el desempeño, y (c) tomar acciones correctivas. Todas las estrategias están sujetas a cambio.

Características

Proceso continuo, flexible, integral.

Responsabilidad de la directiva.

Pensamiento estratégico—números

Entorno—empresa.

Funciones.

Orientar a la empresa hacia oportunidades económicas atractivas para ella (y para la sociedad) es decir adaptadas a sus recursos y su saber hacer, y que ofrezcan un potencial atrayente de crecimiento y rentabilidad. Para lo cual deberá precisar la misión de la empresa, definir sus objetivos, elaborar sus estrategias de desarrollo y velar por mantener una estructura racional en su cartera de productos /mercados.

ANÁLISIS DEL ENTORNO DE FODA

Es una sigla usada para referirse a una herramienta analítica que permite trabajar con toda la información que se posea sobre una organización, ósea esta institución o empresas.

FODA (en inglés SWOT), es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

El Análisis FODA es algo más que un ejercicio de preparación de cuatro listas. La parte realmente valiosa del análisis es lo que los cuatro puntos revelan sobre la situación de la empresa y sobre la reflexión que propicia respecto a las acciones requeridas. Comprender lo anterior implica evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una compañía.

Esto nos permite evaluar diferentes partes de la empresa entre ellos tenemos

Logística

Compras

Sistemas

Costos fijos

El FODA está diseñado para alcanzar los fines propuestos de la organización ya que por medio de ellos podemos alcanzar los propósitos de la organización.

PLANEACIÓN TECNOLÓGICA

Un Plan Tecnológico es un conjunto de principios y lineamientos que indican las acciones para la adquisición, transferencia y asimilación de una tecnología por parte de la organización. Ayuda a asegurar que la tecnología sea consistente con los objetivos de la organización y ayuda a evitar:

Compras basadas por obsesión a la tecnología.

Inversiones en tecnología efectuadas sin los cambios necesarios en prácticas de trabajo, actitudes, entrenamiento y conductas organizacionales e individuales.

Duplicidad, inflexibilidad e incompatibilidad.

Desperdicio de recursos y espacio.

Subutilización de la tecnología.

La Planeación Tecnológica tiene como objetivo incorporar el uso de la tecnología en el desarrollo estratégico de la organización, para ampliar, consolidar o sostener su competitividad.

Elementos de la planeación tecnológica.

Es frecuente identificar 3 elementos en cuanto al papel de la tecnología en las organizaciones.

Elementos de la Planeación Tecnológica

El proceso de la Planeación Tecnológica se inicia con la identificación de las tecnologías clave en cada proceso de la cadena de valor, clasificándolas de acuerdo con criterios específicos y buscando sus comunalidades.

Modelos de la planeación tecnológica.

Proceso para la incorporación de tecnología en la organización:

Realizar un análisis sobre las estrategias de la empresa. Antes de realizar cualquier inversión en tecnología, se debe realizar un análisis de las estrategias que se pretenden apoyar con el acoplamiento de la tecnología en las actividades de la organización.

Fijar un objetivo de lo que se quiere lograr. Qué se pretende obtener con la incorporación de tecnología en la empresa.

Crear un plan de cómo conseguir los objetivos. Ahora una vez fijado los objetivos, cómo se piensa alcanzarlos, que procedimiento se va a seguir, quién o quiénes serán los responsables.

Realizar un plan para ver los recursos que serán necesarios en la aplicación de la tecnología.

CONCLUSIÒN

Podemos decir que el Proceso administrativo en una organización es de suma importancia ya que por medio de la planificación organización, dirección y control, se llegan a tomar decisiones el  planificar abarca las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades.

Es decir el administrar y planificar en una organización nos hará una organización eficaz y eficiente, en las tomas de las decisiones.

REFERENCIAS

http://www.gestiopolis.com/importancia-del-proceso-administrativo-en-las-empresas/

Analisis de M.Porter

Planeación Estrategica

https://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_estrat%C3%A9gica

Anàlisis del Entorno FODA