Upravljanje obimom projekta

Upravljanje projektima u IT

Obim projekta

Obim (delokrug) projekta podrazumeva sve poslove koji su uključeni kao i procese koji se koriste za kreiranje proizvoda projekta

Jedan od najvažnijih i najtežih aspekta upravljanja čitavim projektom je upravljanje obimom projekta

Očekivani rezultat (deliverable) opisuje “proizvod” proizveden unutar projekta Akteri moraju da potvrde koji su to proizvodi projekta i da vide kako da ih

proizvedu, kako bi u potpunosti opisali očekivane rezultate (deliverables) U vezi sa proizvodom (hardver, softver...) U vezi sa procesom (planirani dokument)

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 2

Obim (delokrug) projekta

Pet glavnih procesa koji se tiču obima upravljanja projektom:

Prikupljanje zahteva Definisanje obima

Rasčlanjivanje projekta (kreiranje WBS-a) Verifikacija obima Kontrola obima

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 3

Rezime obima projekta

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 4

Prikupljanje zahteva

Prvi korak u upravljanju obimom projekta je uglavnom najteži

Ukoliko se zahtevi ne definišu korektno posao mora da se ispravlja (mora se ići na doradu) Trošak može biti kao pola budžeta čitavog projekta (za softverske projekte)

Poteškoće koje se javljaju i na koje treba dati odgovore: Šta su to zahtevi? Kako se prikupljaju zahtevi? Kako se dokumentuju zahtevi?

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 5

Prikupljanje zahteva

Šta je zahtev? Stanje ili sposobnost koji su potrebni krajnjem korisniku da bi

rešio problem, odnosno postigao cilj Stanje ili sposobnost koje sistem mora da dostigne ili

poseduje da bi zadovoljio ugovor, standard, specifikaciju ili neki drugi formalni dokument

Dokumentovano predstavljanje, gore opisanih, stanja i/ili sposobnosti

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 6

Prikupljanje zahteva

Relativni troškovi korekcije softvera za koji je utvrđeno da poseduje nepravilnosti u zahtevima

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 7

Prikupljanje zahteva

Kako se prikupljaju zahtevi? Intervjuisanje aktera (jedan na jedan) Održavanje skupova, radionica ... (praktičnije i jeftnije) Sastavljanje upitnika i anketa Korišćenje prototipova ili odgovarajućeg softvera kao alata

Kako se dokumentuju zahtevi? Pregledati statut projekta i registar aktera Zahtevi sadrže tekst, slike, diagrame, video zapise ... Kategorije (funkcionalni, servisni, o kvalitetu, o performansama) Plan upravljanja zahtevima (Requirements Management Plan – RMP) Matrica praćenja zahteva (Requirement Traceability Matrix – RTM)

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 8

Definisanje obima

Cilj definisanja obima je da obezbedi detaljan opis posla koji je potrebno obaviti unutar projekta

Pomaže u poboljšavanju tačnosti ocena vremena, troškova i resursa. Definiše osnovu za merenje performansi i kontrolu projekta. Pomaže u predstavljanju jasnih poslovnih obaveza

Tehnike i alati Sud eksperta, analiza proizvoda, radionice

Ulazi Statut projekta Dokumentacija o zahtevima

Izlazi Izveštaj o obimu projekta (detaljne informacije o proizvodima). Ovaj izveštaj je podležan

promenama i može sadržati više verzija Ažuriranje projektne dokumentacije

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 9

Rasčlanjivanje projekta (Work Breakdown Structure)

Raščlanjivanje projekta (WBS) predstavlja grupisanje projektnog posla (orjentisanog na isporuku) koji definiše ukupan obim projekta

Važno je posao podeliti i organizovati u logičke celine na osnovu toga kako će on biti obavljan

WBS je fundamentalni dokument zato što on daje osnovu za planiranje i upravljanje: rasporedom, troškovima, resursima i izmenama

Neki rukovodioci smatraju da posao ne treba da se radi (izvodi) ukoliko nije deo WBS-a

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 10

Rasčlanjivanje projekta

Tehnike i alati Dekompozicija – rasparčavanje poslova, koji dovode do „očekivanih

rezultata“, na manje delove Različiti softveri

Ulazi Izveštaj o obimu projekta Dokumentacija zahteva aktera

Izlazi WBS Rečnik WBS-a Ažuriranje projektne dokumentacije

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 11

Rasčlanjivanje projekta

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 12

Rasčlanjivanje projekta

Hijerarhijska lista aktivnosti projekta Pristup (podela)

Po proizvodima projekta Po fazama projekta Po grupama procesa upravljanja projektom

Formati Tabelarno - nabrajanje (npr. stavka se označava sa 1.3.2.) Grafikon (grafički prikaz)

Prikazuje pripadnost aktivnosti nekoj grupi aktivnosti Ne prikazuje zavisnost između aktivnosti, kao ni trajanje

aktivnosti

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 13

Proizvodni WBS - grafikon

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 14

Fazni WBS - grafikon

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 15

Fazni WBS - tabelarni

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 16

Rasčlanjivanje projekta

Zadaci (Tasks) su aktivnosti koje proizvode konkretne rezultate

Obično predstavljaju listove WBS stabla (zadnji nivo – level) Za njihovo određivanje se često koristi “1-2” pravilo – 1 ili 2

osobe mogu da završe zadatak za 1 do 2 nedelje Predstavljaju nivo posla koji rukovodioci posmatraju i

kontrolišu

Predstavljaju osnovu za praćenje izvršenja projekta Idealno je da budu što kraći za izvršenje (za softverske

projekte, maksimum je 2 - 3 nedelje, minimum 1 dan)

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 17

Rasčlanjivanje projekta

Globalni WBS Prva 2 ili 3 nivoa Služi za sagledavanje globalnih aktivnosti

Detaljan WBS

Definišu ga PM i članovi tima Sadrži detaljan pregled zadataka vezanih za kreiranje završnih proizvoda Služi za sagledavanje aktivnosti na najnižem nivou

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 18

Rasčlanjivanje projekta

Veoma je važno da se obezbedi konzistentnost između statuta projekta, izveštaja obima projekta, WBS-a i Gantt-ovog dijagrama da bi se precizno definisao obim projekta

Potrebno je uključiti čitav tim kao i krajnje korisnike u kreiranju WBS-a

Ljudi koji će izvršavati poslove treba da pomažu pri pravljanju planova za poslove, tako što će učestvovati u izradi WBS-a

Održavanje zajedničkih sastanaka pri izradi WBS-a pomaže svima da znaju šta i kako treba da urade ljudi koji su zaduženi za izvršavanje zadataka

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 19

Pristupi (tehnike) pri kreiranju WBS-a

PM mora da odredi aktivnosti u skladu sa odabranim

pristupom u realizaciji projekta Svaki pristup zahteva različit skup aktivnosti

PRISTUPI:

Koristeći uputstva (smernice) Koristeći analogiju Odozgo na dole Odozdo na gore Korišćenje mapa uma

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 20

Tehnike kreiranja WBS-a

Korišćenje uputstava (smernica)

Mnoge organizacije razvijaju uputstva i šablone za kreiranje WBS-a, koristeći sopstvene primere i primere iz nekih prošlih projekata

MS Project 2010/2015 ima nekoliko šablona Project Management Institute je razvio WBS standard kako bi

obezbedio vodič za razvoj i primenu WBS u upravljanju projektom Sadrži primere WBS-a za različite projekte iz različitih industrija Web dizajn, telekomunikacije, softverske implementacije...

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 21

Tehnike kreiranja WBS-a

Korišćenje analogije

WBS se bazira na sličnom projektu Koristi se šablon

Sličan projekat može da posluži kao osnova za procene Loše osobine

Potreban je sličan projekat Svaki projekat ima neke svoje specifičnosti

Dobre osobine Bazirano na realnom iskustvu

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 22

Tehnike kreiranja WBS-a

Odozgo na dole

Započinje se sa najvišeg nivoa Sistematično se povećava nivo detalja (razbija se na manje

stavke) Uspeva ako

se problem dobro shvati tehnologija i metodologija nisu nove je problem sličan nekom ranijem projektu ili problemu

Najčešće se primenjuje Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 23

Tehnike kreiranja WBS-a

Odozdo na gore

Započinje se od zadataka sa najnižeg nivoa Identifikacija što je moguće više specifičnih zadataka Ti zadaci se grupišu po kategorijama i dobijaju se viši nivoi Loše osobine

Vremenski zahtevno Puno preduslova

Dobre osobine Detaljnost

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 24

Tehnike kreiranja WBS-a

Korišćenje mapa uma

Generišu se svi zadaci koji moraju da se izvrše Umesto pravljenja liste, pravi se nelinearan format ili slika

ideja Grupišu se u kategorije

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 25

Rečnik WBS-a

Rečnik WBS-a je dokument u kome su detaljno navedene informacije o svakoj aktivnosti unutar WBS-a

Potreba za rečnikom Mnogi zadaci naavedeni u WBS-u su nejasni Svi moraju da imaju isto razumevanje zadatka i sve ono što on uključuje

Format rečnika može biti različit i zavisi od potreba Kratak paragraf u kome je opisan svaki zadatak (manji projekti) Potrebna je čitava strana za opis zadatka (složeniji projekti) Spisak odgovornih, zahtevi za resursima, ocena troškova

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 26

Saveti za kreiranje WBS-a

Svaki zadatak bi trebalo da se pojavljuje tačno jednom Svaki zadatak treba da da proizvod (deliverable) Sadržaj posla neke aktivnosti WBS-a je suma poslova

aktivnosti nivoa ispod nje. Trebalo bi da bude jednostavan za razumevanje

Članovi tima treba da učestvuju u njegovoj izradi Svaku aktivnost WBS-a trebalo bi dokumentovati u rečniku WBS treba da bude fleksibilno oruđe za prihvatanje

neophodnih promena u procesu kontrole

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 27

Verifikacija obima

Verifikacija obima je formalno prihvatanje kompletnog obima projekta od strane njegovih aktera

Ulazi Plan upravljanja projektom Dokumentacija o zahtevima Matrica praćenja zahteva Validiranje/potvrda proizvoda (deliverables) Izlazi Prihvaćen proizvod (deliverables) Zahtevi za izmenama Ažuriranje projektne dokumentacije Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 28

Kontrola obima

Kontrola obima podrazumeva kontrolu izmena na obimu projekta

Korisnici obično nisu sigurni kako žele da im izgleda proizvod i kakvu tačno funkcionalnost da poseduje

Razvojni tim nije siguran kako da protumači zahteve korisnika Cilj kontrole obima je uticati na faktore koji dovode do izmena,

obraditi izmene na osnovu integrisane kontrole izmena i upravljati izmenama nakon njihovog pojavljivanja

Alat za izvođenje kontrole obima je analiza varijansi koja predstavlja razliku između planiranih i stvarnih performasi projekta

Upravljanje projektima u IT – Upravljanje obimom 29