UPRAVLJANJE VREMENOM, CILJEVIMA I PRIORITETIMA · Tradicija. Inovativnost. Partnerstvo. ožujak 2017. I Sektor poslovne mreže I RC Rijeka I TTT UPRAVLJANJE VREMENOM, CILJEVIMA I

Tradicija. Inovativnost. Partnerstvo.

ožujak 2017. I Sektor poslovne mreže I RC Rijeka I TTT

UPRAVLJANJE VREMENOM,

CILJEVIMA I PRIORITETIMA

Trening

Tradicija. Inovativnost. Partnerstvo. 2

PLAN TRENINGA

• UVOD

• Prepoznati vlastite uloge u životu

• PAUZA

• Osvijestiti važnost vremena

• Otkriti tko/što nam „krade” vrijeme”

• Upoznati se s tehnikama obrane od „kradljivaca” vremena

• PAUZA

• Naučiti ispravno postavljati ciljeve

• Odrediti prioritete

• Izraditi to-do listu

• PAUZA

• Osvijestiti važnost delegiranja

• Uvježbati reći „ne”...

• ZAKLJUČAK

NASLOV




♠

ODLUČNI DA POSTIGNETE SVE

♣

GUBITE BITKE, ALI TRUDITE SE

♦

TEŽITE RAVNOTEŽI

♥

USKLAĐENI I EFIKASNI

PODIJELIMO KARTE!



VRIJEME JE...

VRIJEME je dragocjen kapital:

I Vrijeme je količinski apsolutno ograničeno

I Vrijeme se ne može kupiti

I Vrijeme se ne može štedjeti ili skladištiti

I Vrijeme se ne može povećavati

I Vrijeme prolazi stalno i neopozivo

...život


VRIJEME

Nemamo mi malo vremena, mi imamo puno neiskorištenog vremena!

(Lucius Annaeus Seneca)

Gubici vremena zato što ne postoje…

I jasni ciljevi

I planiranje

I prioriteti

I pregled

Upravljajte vremenom!!!


UPRAVLJANJE VREMENOM


Znanje

(što, zašto)

Želja

(željeti)

Vještine

(kako)


NAVIKE

• Sjecište znanja, vještina i želje

• Automatske, rutinske radnje koje se ponavljaju redovito i bez razmišljanja

Prvo mi stvaramo svoje navike,

a zatim naše navike stvaraju nas!

(John Dryden)

DOBRE navike LOŠE navike21


LOŠE RADNE NAVIKE ZA POSLOVNE LJUDE

• Odugovlačenje

• Nedisciplina

• Neplaniranje


UZROCI „SINDROMA” ODGAĐANJA

• Nepostojanje planiranja

• Pretjerani perfekcionizam

• Nametnuti zadaci

• Prekratki rokovi

„Danas mi se to ne da napraviti, ostavit ću to za sutra.”


NEUTRALIZIRANJE „SINDROMA” ODGAĐANJA

„Ono što možeš učiniti danas, ne ostavljaj za sutra.”

• Planski, rutinski, redoviti i sustavni pristup obavljanju poslova i

zadataka

– TO-DO lista

– „Završeno je bolje, nego savršeno!”

– „Pojedi tu žabu!”

– „Kako pojesti slona?”

– KaiZen




1. TELEFON

2. POSJETITELJI

3. SASTANCI

4. SLUŽBENA PUTOVANJA

5. PRIORITETI

6. RADNE NAVIKE

7. PAPIROLOGIJA

8. LOŠA KOMUNIKACIJA

9. DELEGIRANJE

10.REĆI “NE”

11.ODREĐIVANJE CILJEVA

12.MIRNI SAT...


ZNATE LI KAMO IDETE?



PARETOV PRINCIP

20%

20%

80%

80%

VRIJEME REZULTATI



S

M

A

R

T

Specific

Measurable

Attainable

Relevant

Time-bound


„PAMETAN” CILJ

Počet ću trčati

Počet ću trčati kako bi istrčala polumaraton u dužini od 21,1

km za 2 sata

Trenirat ću trčanje 4 puta tjedno, kako bi istrčala

polumaraton u dužini od 21,1 km za 5 sati

Trenirat ću trčanje 4 puta tjedno, kako bi istrčala

polumaraton u dužini od 21,1 km za 5 sati i osvojila

opkladu od 5.000,00 kuna

Od ponedjeljka, 20.03.2017. godine trenirat ću trčanje 4 puta

tjedno, kako bih istrčala polumaraton u Zagrebu dana

15.08.2017. u dužini od 21,1 km za 5 sati i dobila opkladu od

5.000,00 kuna!


“SALAMA TAKTIKA”


• Ako hoćeš uspjeti, _________________________.

• Najviše vremena bavi se _______________________.

PRIORITETI



ODREDITE PRIORITETE

previše zadataka = gubitak vremena

jedan zadatak = jednoznačni prioritet


1 - Telefon zazvoni

2 - Dijete počne plakati

3 - Netko pokuca na vrata

4 - Upravo ste stavili sušiti rublje i počela je padati kiša

5 - Voda, koju ste pustili otvorenu, počela je teći preko

umivaonika


1 - Telefon - posao

2 - Dijete - obitelj

3 – Vrata - prijatelji

4 - Rublje - novac

5 – Voda - seks


LISTA ZA UPRAVLJANJE VREMENOM-TO DO LISTA

Dnevna- što trebamo obaviti danas

Tjedna- što trebamo ostvariti u narednih 7 dana

Mjesečna- što trebamo ostvariti u narednih mjesec dana

Godišnja- što želimo ostvariti u idućih godinu dana

Glavna (životna lista)


OPĆA PRAVILA

Napravite listu dan/večer prije

Planirajte vrijeme i na poslu i privatno

Ograničite vrijeme aktivnosti (od-do)

Uključite vrijeme za kratki predah

Ne planirajte 100% vremena - ideal 60%:40% - predvidite vrijeme za

neočekivane aktivnosti

Koristite tehniku ABC

Delegirajte

Pratite izvršenje i motivirajte se - ”križajte”



DELEGIRANJE JE...

I Prepuštanje nekom drugom (pojedincu ili timu) odgovornosti i

autoriteta da učini dio posla više nadležnosti.

I Dvosmjeran proces u kome se prenosi dio ovlaštenja na suradnike,

pri čemu oni postaju odgovorni za svoj rad i rezultate, dok

rukovoditelj ostaje odgovoran za jasno postavljanje ciljeva,

očekivanih rezultata, resursa i rokova, kao i za konačni rezultat.

I Jednostavna dodjela zadataka.

I Učešće u odlučivanju ili participacija.

I Prebacivanje neugodnog i dosadnog posla na druge.

I Oslobađanje od odgovornosti.


ZAŠTO DELEGIRATI?

Dobitak na

vremenu

Korištenje resursa

suradnika

Razvoj suradnika

Motiviranje

suradnika

Prepuštanje posla drugima pomaže da

se osoba rastereti i dobije vremena za

važnije zadatke

Pomaže u iskorištavanju znanja i iskustava suradnika

Poticanje i razvijanje sposobnosti, inicijative, samostalnosti i

kompetencija suradnika

Djeluje pozitivno na motivaciju i zadovoljstvo poslom


Spremnost (želja)

Sposobnost (vještina)

I Što? (sadržaj)

I Tko? (osoba)

I Zašto? (motivacija, cilj)

I Kako? (opseg, detalji)

I Kada? (rokovi)


OTPORI RUKOVODITELJA

Kaže: “Ako hoćeš da se posao dobro uradi, uradi ga sam:”

Misli: “Želim da stvari budu odrađene isključivo na moj način!”

Kaže: “Nitko od mojih zaposlenih nije sposoban za to.”

Misli: “Ja sam rukovoditelj i moram imati potpunu kontrolu!”

Kaže: Moji ljudi su već preopterećeni, ne mogu im natovariti još posla.”

Misli: “Što ako opet zabrlja, opet sam ja odgovoran?”

Kaže: “Moji zaposleni će mi zamjeriti ako previše očekujem od njih.”

Misli: “Što ako dobro odradi posao, ispast će da ja nisam sposoban?”

Kaže: “Moji zaposleni ne žele preuzeti dodatnu odgovornost.

Misli: “Ako prepustim ono što obično radim, možda ću se morati

posvetiti poslovima koje sam izbjegavao, iako su moja

odgovornost.”


OTPORI ZAPOSLENIKA

“Ne želim biti kritiziran i okrivljen ako ne odradim posao dobro.”

“Nisam siguran da ovo mogu odraditi.”

“Nemam vremena preuzimati još posla.”

“Iskorištavaju me. Neću raditi tuđi posao.”

“Već sam odradio svoj dio prekovremenog posla i nitko mi nije

rekao hvala, a kamoli me primjereno nagradio. Zašto bih se trudio i

dalje?”


ŠTO DELEGIRATI?

POSLOVI …

1. koji se moraju delegirati

2. koje bi trebalo delegirati

3. koje je moguće, ali nije nužno delegirati

4. koje svakako treba zadržati i sam obaviti


• Rokovi se ne poštuju

• Neki djelatnici su mnogo

zaposleniji od drugih

• Kompetentni djelatnici su ili

frustrirani ili se dosađuju

• Rukovoditelj je previše zaposlen

da bi razgovarao sa djelatnicima

• Djelatnici nisu sigurni u pogledu

svojih odgovornosti i zaduženja

• Sugestije djelatnika se ignoriraju

i unaprijed odbacuju

• Informacije o promjenama u

planovima i ciljevima ne dolaze

do djelatnika

• Tokovi komunikacije su spori,

nepotpuni i kasne

• Organizacija se usporava i

stagnira sporim donošenjem

odluka

• Rukovoditelj intervenira u

obavljanju posla, a pri tome ne

informira suradnike i podređene

• Rukovoditelj inzistira da sva

izlazna i dolazna pošta ide preko

njega

• Rukovoditelj propušta rokove,

često nosi posao kući i ne ide na

godišnji odmor

SIMPTOMI ODSUSTVA ILI LOŠEG DELEGIRANJA




ASERTIVNE TEHNIKE ZA UPRAVLJANJE VREMENOM

1. Recite „NE!”

2. Pokvarena ploča

3. Zaustavljena akcija

4. Jasan i direktan odgovor


KAKO BITI ASERTIVAN? – OPĆA PRAVILA

• Aktivno slušajte

• Budite jasni i izravni

• Držite se činjenica

• Kontrolirajte emocije

• Pokažite asertivnost i svojim govorom tijela


RECITE „NE!”


POKVARENA PLOČA


ZAUSTAVLJENA AKCIJA


ASERTIVAN ODGOVOR U 3 KORAKA

Razumijem

Međutim

Prijedlog


ASERTIVAN ODGOVOR U 3 KORAKA

Razumijem da ste ljuti kada povratnu informaciju ne

dobijete roku od 24 sata...

Međutim, kad Vam se čini da nama korisnici nisu jednako

važni kao Vama..., to je zato što je trenutno u tijeku

reorganizacija našeg Odjela.

Predlažem da Vam sutra do kraja dana dostavimo

povratnu informaciju.



PLAN TRENINGA

• UVOD

• Osvijestiti važnost vremena

• Prepoznati vlastite uloge u životu

• Otkriti tko/što nam „krade” vrijeme”

• Upoznati se s tehnikama obrane od „kradljivaca”vremena

• PAUZA

• Naučiti ispravno postavljati ciljeve

• PAUZA

• Odrediti prioritete

• Izraditi to-do listu

• Osvijestiti važnost delegiranja

• Uvježbati reći „ne”...

• ZAKLJUČAK

NASLOV

Tradicija. Inovativnost. Partnerstvo.

ožujak 2017. I Sektor poslovne mreže I RC Rijeka I TTT

Danas je prvi dan ostatka tvog života.

Što ćeš prvo poduzeti?

(J. Seiwert)

Documents

UPRAVLJANJE VREMENOM, CILJEVIMA I PRIORITETIMA · Tradicija. Inovativnost. Partnerstvo. ožujak 2017. I Sektor poslovne mreže I RC Rijeka I TTT UPRAVLJANJE VREMENOM, CILJEVIMA I