3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor
prietenetiA. Organizarea meselor (dejun, dineu)Organizarea i
participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti
locale,a ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar
devenind o modalitate delucru, un instrument care, folosind adecvat
cadrul mai puin oficial n care se desfoar,poate permite att
realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i
discutareasau chiar rezolvarea unor probleme de munc.Reuita unor
astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de
oportunitateaaciunii i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i
tactul cu care gazda invit, primetei se ocup de invitai.a)
Oportunitateaorganizrii meselorn general, organizarea meselor
diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, sconstituie o
aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea
activitiiorganizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu
persoanele invitate.b)AlegereainvitailorAlegerea invitailor, ca
nivel i numr, este determinat de: importana persoanei sau delegaiei
n cinstea creia este oferit masa; scopul care se urmrete; nivelul
la care are loc aciunea respectiv.Practica a demonstrat c pentru
reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe unechilibru
ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al
reprezentanilor gazdei,astfel ca participanii s poat gsi subiecte
de discuie de interes comun.La alegerea invitailor se va avea n
vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o limb de
circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu
cunoate nici olimb de circulaie internaional, dar a crui prezen
este dorit n mod deosebit, va fiinvitat cu translatorul su.c)
Trimiterea invitaiilorTransmiterea i primirea invitaiilor reprezint
primul contact al organizatorului mesei cu celinvitat, astfel c
modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la
reuitaaciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil,
persoanele care urmeaz a fiinvitate au fost consultate asupra datei
i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului
pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie
fa de celinvitat.Textul invitaiei va fi redactat n numele celui
care va oferi masa i va fi adresat persoaneii nu funciei celui
invitat. n msuran care uzanele locale prevd,pe invitaii va fi
indicati inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se
folosete, n special, inuta deora, la dejun i hainade culoare nchis,
pentru dineu. n funcie de niveluliimportana care se acorda mesei,
haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practicainternaional
prevede pentru acest gen de aciuni: tenue de ville informal dress
costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate
noire black tie smoking.Pe invitaiile trimise persoanleor care au
acceptat participarea se va scrie, n colul dindreapta jos,
P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui
invitat vorpurta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).De
obicei, rspunsul la invitaietrebuie dat n timp util, pentru
apermite gazdei, n caz deneparticipare, s invite o alta persona.
Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-oformul care s
includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu
onorainvitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt
persoan, fr ncunotiinareai asentimentul prealabil al gazdei.Este
important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile
naintea aciunii.d) Plasamentul la masLocul de onoare este aezat
totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere,
priviriiocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este
lateral, fie, n cazul n care i uai fereastra sunt aezate lateral,
perspectiva cea mai larg.Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a
fost stabilit ordinea de precdere, att abrbailor ct i a femeilor.
Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel
dereprezentare egal, vechimea n funcie, gradul, vechimeala post
etc., sunt elemente pebaza crora se poate realiza ordinea de
precdere. Femeile vduve sau divorate auprecdere n principiu asupra
celor necstorite, atunci cnd nu au funcie.Pentru a nlesni
identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi
cartonaedreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective.
Cnd numrul invitailor estemare, pentru a se evita circulaia n jurul
mesei pentru identificarea plasamentului la mas,se folosete al
doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei
i estemarcat locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i
formatul mesei, poate fialctuit un tablou cu plasamentul general,
care se expune la loc vizibil pentru orientareaoaspeilor. Se pot
avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form
depotcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul
participrii la aciuni inumrul invitailor. n situaia cnd la o mas se
invit o persoan cu grad mai mare ca celal gazdei, aceasta din urm
poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cugradul mai
mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda
este uncelibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de
onoare din faa gazdei s fieoferit soiei invitatului cu gradul cel
mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui deonoare (necstorit
sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va
ficel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la
dreapta primei femei,fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos.
n funcie de nivelul la care are loc aciunea,n situaia n care exist,
locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, nstnga
ei.Masa BufetSe organizeaz cnd exist interesul de a se invita un
numr mai mare de persoane.Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n
centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii seservesc singuri sau
ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau
saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se
aeaz farfurii itacmuri. Nu se face plasament.e) Aranjarea
meseiAranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i
uureaz att serviciulosptarilor, ct i consumul mncrurilor
pregtite[1]. Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu
fie prea aproape pentru ca vecinii sse jeneze reciproc n timpul
mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s
fiestnjenite.Faa de masclasic este alb sau cu desene discrete de
aceeai culoare (damasc).nainte de a fi folosit, este indicat s fie
controlat dac este perfect curat i recentclcat, astfel nct pliurile
s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesaremai multe
fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va
observa casuprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai puin
perceptibil. Sub faa de mas sentinde, de obicei, un molton gros,
care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat,ferete masa
de pete. n ultimul timp, se folosesc nmod curent fee mici de mas,
individuale, fcute dintr-opnz fin, de obicei cu broderie, din pai
sau rafie n diferite culori. Feele de masindividuale se folosesc
numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioari
perfect lustruit.erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n
form dreptunghiular sautriunghiular, fie direct pe farfurie, fie la
stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea luin form
triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s
mascheze feliile depine sau chifle.Tacmurile folosite la o mas
oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin dinargint sau
argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese,
spre a sencredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai
neplcut dect ca, n timpulunei mese, vreunui invitat s-i cad,
deexemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie.De regul,
fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile
searanjeaz n ordinea serviriimeniului, n jurul farfuriei. Iat,
deexemplu, aranjamentulpentru un dineu: la dreapta farfuriei:
lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne; la stnga
farfuriei: furculia de pete i cea de carne; n faa paharelor:
furculia, cuitul i linguria de desert. lamele cuitelor vor fi
ntotdeauna ndreptate spre farfurie.Paharele se aranjeaz n faa
farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinzndde cel
al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar
separat. La un dineu, deexemplu, la care se vor servi dou feluri de
vin i ampanie se vor pune patru pahare, celmai mare fiind pentru
ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plusphrelul
de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea
oaspeilorla mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat
cu cafeaua sau puin mainainte.Masa se aranjeaz, de obicei, cu
flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.Ornamentul cel
mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele
tiate scurt,puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa
s se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe
care se aranjeaz fructe de sezon,bomboniere, precum i diferite
bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori sepot
pune n vaze speciale pe mobilele dinjur. Capiese accesorii, la o
mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar saualte
diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete
pete sau fructecare necesit folosirea degetelor pentru scoaterea
oaselor, respectiv a smburilor, seobinuiete ca n dreptul fiecrui
invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii ivor putea clti
degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc.f)
MeniulMeniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea
de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n
care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care
presupun un consum exagerat de alcool.La o masa (dejun, dineu) nu
este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult dedou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se
stabilete un meniu maiuor. n general, nu se servete dect un singur
fel de mncare dincarne. Numai labanchete se poate introduce i al
doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restulmeniului:
un desert mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri
de mncareau fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint
etc.) n caz contrar. Fructele potfi servite ca desert (proaspete,
compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost
preancrcat.Vinurile se aleg dup componena meniului. La omas nu se
vor servi maimult de doufeluri de vin (alb, rou) i un vin dulce,
desert sau ampanie.Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit
la mas sau ntr-un salon separat. Dac seservete separat, dup
terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeiin
salonul respectiv.Unele reguli de etichet referitoare la aciunile
protocolare enunate n cazul cnd eful unei instituii ofero mas cu un
numr mai marede oaspei, este bine ca cel puin unul dintre
colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac
vestiaruleste departe de salonul de primire, este bine ca acest
colaborator s ntmpine oaspeii laieirea din vestiar, ajutndu-i s ia
cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe oplac special, de
obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se
introduc buci mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui
invitat, aranjate n jurul unei piese,de forma mesei, montat n
mijlocul plcii;Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu
strictee, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mncruri
fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte,pentru a evita ca
ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor
asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora
indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n
picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi
participanii la mas. inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n
cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n funcie de anotimp i ora
mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare
mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara
(gris-fer,bleu-marin etc). La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb,
cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de
asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast
izbitor. La omas de prnz, femeile pot mbrcao rochie simpl de zi,
binecroit i potrivit vrstei n privina modelului i culorii. La o
masa de sear (dineu) se vaprefera o rochie de mtase sau ln, mai
nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (deobicei mai lung, dintr-un
material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este
n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o
rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se
obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de
croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osptarul anun c masa este
servit, gazda-brbat invit pe soia oaspete lui principal i o conduce
la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre
nsufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La
sfritul mesei, gazda-femeie seridic i iese prima din
sufragerie.nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s
recomande ntre ei pe oaspeii care nuse cunosc.Servitul mesei ncepe
ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora
icontinu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima
dintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai.Se va controla cu
grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de
aceeaicroial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la
ordinea n care vor fi serviioaspeii i la comportarea n timpul mesei
(s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau scircule n timpul
toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.).Cei ce
stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A
proceda altfelnseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi
oaspei plasai unul lng altul nu secunosc, brbatul poate arta
vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului,spunnd:
Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp cese uit spre
carteadevizit a persoanei necunoscute.Se poate fuma din momentul n
care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cndigrile sunt pe
mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel
demncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest
sens.Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare,
prsete locuina gazdei, nmod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea
mesei. Bineneles, n aceast privin nuexist o regul fix, plecarea
oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca:atmosfera
existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese
personale sauangajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai
au obligaii care nu le permit satepte plecarea invitatului
principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa deacesta, ct i
fa de gazd.B. Organizarea cocktailurilor i recepiilorCocktail-urile
i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional,
prezenan ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se
organizeaz n ocazii maipuin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele
17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter maioficial, n cinstea
unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n
jurulorelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii semenioneaz, de obicei,
ocazia cu care se ofercocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor
fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazdi soia sa i, eventual,
de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s
seacorde ateniei fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein
cu ct mai mulioaspei i n special cu personalitile mai marcante.
Este recomandabil ca problemele pecare gazda are interesul s le
abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij,indicndu-se
care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i
cui anume,astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme
similare de ctre diferii membri ai instituiei.C. Ceaiuri i ntlniri
prietenetiCeaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie
deosebit, cu scopul de a se creao ambian propice unor discuii
amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele10.30-11.30
sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se
potservi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere
diferite sucuri.4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic
practicate n RomniaPrimirea efilor de misiune Misiunea diplomatic
este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp
util,data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n
Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzanelor
diplomatice.La sosirea la post, efii de misiune sunt salutai n
Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor
externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac
sosirea sau plecarea efului demisiune are loc n zilele de smbt sau
duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum
i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat
de un funcionar al Direciei Protocol. Vizitele protocolare ale
efilor de misiune la sosirea la postefilor de misiune trimit cri de
vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au fcut vizite
protocolare de prezentare sau le-au trimis cri de vizit.
Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri
titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate
pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri
titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de
directorul Protocolului cruia inmneaz, ntr-o scurt ntrevedere,
copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceastntrevedere,
directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau
secretarului de stat. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz
ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea
de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a
predecesorului su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare.
Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audiena
la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a
nsrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de
cabinet, este costum de culoare nchis. Prezentarea colaboratorilor
efului de misiune eful de misiune prezint pe primul su colaborator,
sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului
Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor
Externe. Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt
prezentai, la sosirea la post,directorului adjunct al Protocolului
din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii Ataaii militari i
ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii
Naionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului,
conform uzanelor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului
Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu
grad de ambasador extraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare
vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din
oficiu, reprezentantul Vaticanului respective Nuniul Apostolic.
Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se
face n mod automat, fr nici o ceremonie. n absena acestuia, decan
a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup
Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei
situaii la Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol intr n
practic diplomatic.ANEXCele mai uzuale plasamente la mas sunt
urmtoarele:Masa la care particip numai brbaiVarianta 1G = gazdaO =
oaspetele de onoareVarianta 2G = gazdaO = oaspetele de onoare
Masa la care particip i femeiVarianta 1 (cifrele subliniate
femei)G = gazdaSG = soia gazdeiPentru a se evita plasarea femeilor
la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul femeilor
este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de
plasament:G = gazdaSG = soia gazdeiMasa n form de potcoavVarianta
1G = gazdaSG = soia gazdeiVarianta 2G = gazdaSG = soia gazdeiMasa
rotundNumrul invitailor este mic.G = gazdaSG = soia gazdeiExemplele
de mai sus nu epuizeaz n ntregime gamade situaii ce pot aprea n
cadrulunor asemenea aciuni.
