47
PeopleSoft HCM 9.1 Employee Self Service User Guide Version 1.0 Prepared by WORALAK LA-OR-ON (HRIS)

Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM 9.1

Employee Self Service User Guide

Version 1.0

Prepared by

WORALAK LA-OR-ON (HRIS)

Page 2: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 2 of 47 Filename: UserGuide_HCM_ESSV1.doc Version: 1.0

DOCUMENT CONTROL RECORD

Document Particulars:

Discipline Code: PS/ESS-001 (VTN)

Title: PeopleSoft HCM User Guide Status: Draft

Desc: Employee Self Service User Guide Version: 1.0

Orig. Issue: 1.0 Author: Woralak la-or-on

Latest Revision: 1.0 Company: Vejthani hospital

Document Prepare/Approval:

Reviewed By Date Approved

Woralak la-or-on 04-May-11

Change Control:

Date Author Version Reference

Page 3: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 3 of 47 Filename: UserGuide_HCM_ESSV1.doc Version: 1.0

TABLE OF CONTENTS

1. USE PEOPLESOFT PROGRAM ........................................................................................................ 5

1.1. SIGN IN .......................................................................................................................................... 5 1.2. SIGN OUT ...................................................................................................................................... 5

1.3. การเขาเมนการท างาน ....................................................................................................................... 6

1.4. CHANGE PASSWORD ..................................................................................................................... 6

1.5. ปมการใชงานตางๆ ........................................................................................................................... 7

2. PERSONAL INFORMATION ............................................................................................................. 7

2.1. การแกไขชอ-สกล (NAME CHANGE) .................................................................................................. 7

2.2. การแกไขทอยและสถานทสงจดหมาย (HOME AND MAILING ADDRESS) ........................................... 11

2.3. การแกไข/เพมเตมเบอรโทรศพท (PHONE NUMBER) ......................................................................... 14

2.4. การแกไข/เพมเตม EMAIL ADDRESS .............................................................................................. 15

2.5. การแกไข/เพมเตมขอมลการตดตอฉกเฉน (EMERGENCY CONTACT) ................................................. 16

2.6. การเปลยนแปลงสถานภาพ (MARITAL STATUS) ............................................................................. 18

3. ABSENCE MANAGEMENT ............................................................................................................ 19

3.1. การขออนมตการลา(ABSENCE REQUEST ) ...................................................................................... 19

3.2. การตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลา (ABSENCE REQUEST HISTORY) .......................... 24

3.3. การยกเลกขอมลการขออนมตการลา(CANCEL ABSENCE REQUEST) ................................................. 29

3.4. การตรวจสอบขอมลสทธการลาคงเหลอ (ABSENCE BALANCE) .......................................................... 31

4. ตวอยางวธการปอนขอมลการใชสทธลาตามรปแบบ PARTIAL DAYS ....................................................... 34

4.1. การลาแบบเตมวน (NONE) ............................................................................................................. 34

4.2. การลาแบบรายชวโมงไมเตมวน (START DAY ONLY) ...................................................................... 35

4.3. การลาตอเนองแบบลารายชวโมงในวนเรมลา (START DAY ONLY) ..................................................... 36

4.4. การลาตอเนองแบบลารายชวโมงในวนสดทายของการลา (END DAY ONLY) ........................................ 37

4.5. การลาตอเนองแบบมลารายชวโมงในวนเรมตน และวนสดทายของการลา (START AND END DAYS) ....... 38

5. DOCUMENT REQUEST ................................................................................................................... 39

5.1. การขอเอกสารรบรอง (CREATE DOCUMENT REQUEST) .................................................................. 39

5.2. การตรวจสอบสถานะของการขอเอกสารรบรอง (VIEW DOCUMENT REQUEST) .................................... 41

6. TIME MANAGEMENT ..................................................................................................................... 42

6.1. การดขอมลตารางเวรประจ าเดอน (MONTHLY SCHEDULE) ............................................................... 42

6.2. การดขอมลการบนทกเวลาเขาออกงาน (CLOCK VIEW) ..................................................................... 43

6.3. การดขอมลใบบนทกเวลาท างาน (VIEW TIMESHEET) ...................................................................... 44

Page 4: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 4 of 47 Filename: UserGuide_HCM_ESSV1.doc Version: 1.0

Page 5: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 5 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

1. USE PEOPLESOFT PROGRAM

1.1. Sign in

สามารถเขาใชระบบ PeopleSoft HCM โดยระบ URL ท Web Browser เพอท าการ Link เขาสระบบ หรอเขาระบบจากการกด Icon ทองคกรไดก าหนดไวให โดยระบบจะแสดงหนาการเขาระบบ ดงรป

ท าการปอนขอมล เพอเขาระบบดงน Field Description

User ID รหสผใช Password รหสผานการเขาใชระบบ

กดเพอเขาสระบบ

1.2. Sign Out

การออกจากระบบ PeopleSoft ผใชงานตองท าการกด Link ซงอยดานบนทางขวาของหนาจอ

ดงรป แตไมควรท าการปด Web Browser โดยไมท าการ เพราะจะท าให Process ของระบบคางท Server จนกวาจะ Time Out ซงเปนผลท าใหประสทธภาพของ Server ลดลง

Page 6: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 6 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

1.3. การเขาเมนการท างาน

ในการใชงานฟงกชนตางๆ จะตองเข าเมนการท างานของระบบ ผใชงานจะเรมตนการเรยกใชเมน จากเมนชอ Main menu ดงรป

โดยการเลอนเมาสมาท Main Menu แลวคลก ระบบจะแสดงเมนของฟงกชนใชงาน ทผใชงานไดรบสทธ จากนนใหเลอนเมาสไปยงเมนยอยตางๆ ทตองการ แลวกดเลอก เพอใหระบบแสดงเมนยอยล าดบถดไป

1.4. Change Password

ระบบสามารถท าการแกไข และเปลยนแปลงรหสผาน ของระบบไดตามตองการ โดยก าหนดความยาวไมเกน 15

ตวอกษร Navigation

Main Menu > Change My Password

Page 7: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 7 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Field Description

Current Password รหสทใชปจจบน New Password รหสใหมทตองการใช Confirm Password ยนยนรหสใหมทตองการใชอกครง

กดเพอยนยนการแกไขรหสผาน

1.5. ปมการใชงานตางๆ

Button Description

กดปมเพอบนทกขอมล

กดปมเพอกลบไปทหนา Search

กดปมเพอเขาสรายการกอนหนาน

กดปมเพอเขาสรายการถดไป

กดปมเพอสง Link ของ Page แจงบคคลทตองการผานทาง Email

กดปมเพอ Refresh หนาจอ

Mode การเขาท าการแกไขขอมล กรณทเปนขอมลทมการก าหนดคา Effective

Date ระบบจะแสดงเฉพาะขอมลปจจบนและอนาคต จะไม แสดงขอมลอดต และสามารถท าการแกไขไดเฉพาะขอมลอนาคตเทานน

Mode การเขาท าการแกไขขอมลซงจะใชกบขอมลทมการก าหนดคา Effective

Date เทานน ระบบจะ แสดงขอมลทงอดต ปจจบน และอนาคต แต สามารถท าการแกไขไดเฉพาะขอมลทเปนอนาคตเทานน

Mode การเขาท าการแกไขขอมลซงจะใชกบขอมลทมการก าหนดคา Effective

Date เทานน ระบบจะแสดงขอมลทงอดต ปจจบน และอนาคต และสามารถท าการแกไขขอมลไดทงขอมลอดต ปจจบน และอนาคต

2. PERSONAL INFORMATION

2.1. การแกไขชอ-สกล (Name Change)

พนกงานสามารถแกไขขอมลชอ-สกล ผาน Employee Self Service และเมอพนกงาน Submit ขอมล ระบบจะมการสงขอมลไปท HR เพอตรวจสอบหลกฐานและท าการแกไขขอมล โดยสามารถเขาเมนดงน

Navigation

Main Menu > Self Service > Personal Information > Name Change

1. เมอมการเขาสหนาจอ Name Change ระบบจะแสดงขอมลชอของพนกงาน 2 สวนคอ

o Current Name สวนทแสดงชอ-สกลปจจบนของพนกงาน

o New Name สวนทปอนขอมล ชอ-สกล ทพนกงานตองการรองขอเปลยนแปลง ก าหนดขอมลรายละเอยดตางๆดงน

Page 8: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 8 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Field Description

Change As Of ก าหนดวนทมผลบงคบใช ของชอ-สกลใหมทขอเปลยนแปลง Name Format ก าหนดคา เปน English

กดปมเพอเขาสหนาจอการแกไขชอ-สกล

กดปมเพอแนบไฟลเอกสารประกอบการเปลยนชอ-สกล

กดปมเพอสงขอมลการขอเปลยนชอ-สกล ไปทฝายบคคล

2. หลงจากกดปม Edit Name จะเขาสหนาจอการแกไขชอ-สกล ใหท าการแกไขชอ-สกล ทตองการเปลยน โดยก าหนดคาตางๆ ดงน

Page 9: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 9 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Field Description

Prefix ระบค าน าหนาชอทตองการแกไข (English) First name ระบชอทตองการแกไข (English)

Last name ระบนามสกลทตองการแกไข (English) Thai Name Prefix ระบค าน าหนาชอทตองการแกไข (ภาษาไทย) Thai First Name ระบชอทตองการแกไข (ภาษาไทย)

Thai Last Name ระบนามสกลทตองการแกไข (ภาษาไทย)

หลงจากท าการแกไขชอ-สกล ใหกดปมเพอแสดง ชอ-สกลทท าการแกไข

เลอกเพอยนยนการขอเปลยนชอ-สกลและกลบสหนาหลก

เลอกเพอยกเลกการขอเปลยนชอสกลและกลบสหนาหลก

3. เมอกลบเขาสหนาจอ Name Change ใหท าการกดปม เพอสงขอมลการขอเปลยนชอ-สกล ไปยง ฝายบคคล เพอใหฝายบคคลด าเนนการตอไป

Page 10: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 10 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

4. กดปม เพอยนยนการเปลยนชอ-สกล ระบบจะท าการสงขอมลไปยงเจาหนาท HR

Page 11: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 11 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

2.2. การแกไขทอยและสถานทสงจดหมาย (Home and Mailing Address)

พนกงานสามารถแกไข/เพมเตมทอยและสถานทสงจดหมายผาน Employee Self Service และเมอพนกงาน Submit ขอมล ระบบจะท าการบนทกขอมลในประวตพนกงาน

Navigation

Main Menu > Self Service > Personal Information > Home and Mailing Address

1. เมอเขาสหนาจอการแกไข/เพมเตมทอย หากตองการแกไขขอมลทอยประเภทเดม ใหกดปม เพอเขาสหนาจอการแกไขทอย

2. ท าการแกไขทอยตามทตองการ ซงกรณทมการเปลยนประเทศทอยสามารถเลอกเปลยนประเทศไดโดยกดปม

Page 12: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 12 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

3. กรณทพนกงานมการเปลยนประเทศและกดปม ระบบจะขนหนาตาง Look up เพอเลอกประเทศทตองการเปลยน

4. ท าการแกไขทอย โดย Field ของทอยจะแสดงผลตางกน ขนอยกบประเทศทเลอก

Field Description

เลอกเพอบนทกทอยทแกไข

เลอกเพอยกเลกทอยทแกไข

5. เมอกดปม Save จะแสดงหนาจอการยนยนการแกไขขอมล

Page 13: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 13 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

6. กรณทตองการเพมทอย ใหพนกงานท าการเลอก Address Type และกดปม

7. ท าการกรอกขอมลทอยทตองการเพม

Field Description

เลอกเพอบนทกทอยทแกไข ระบบจะท าการบนทกขอมลทอยทแกไขทประวตพนกงาน

เลอกเพอยกเลกทอยทแกไข

8. เมอกดปม Save จะแสดงหนาจอการยนยนการแกไขขอมลและกดปม OK เพอกลบสหนาจอเดม

Page 14: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 14 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

9. เมอกลบสหนาจอเดม ระบบจะแสดงสถานะของทอยทแกไข

2.3. การแกไข/เพมเตมเบอรโทรศพท (Phone Number)

พนกงานสามารถแกไข/เพมเตมเบอรผาน Employee Self Service และเมอพนกงาน Submit ขอมล ระบบจะท าการบนทกขอมลในประวตพนกงาน

Navigation

Main Menu > Self Service > Personal Information > Phone Numbers

เมอเขาสหนาจอการแกไข/เพมเตมเบอรโทรศพท โดยสามารถแกไขตามรายละเอยด Field ดงน

Field Description

Phone Type ก าหนดประเภทของเบอรโทรศพท (กรณทแกไขจากเบอรเดมระบบจะไมใหเลอกใหม) ซงจะมรายการเลอกตอไปน

- Mobile 1

- Mobile 2

- Home 1

- Home 2

- Dormitory

- Work

- Fax 1

- Fax 2

Page 15: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 15 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

- Others Telephone ระบเบอรโทรศพททตองการแกไข Extension ระบเลขหมายตอภายใน (Optional)

Preferred เลอก เพอก าหนดใหเบอรโทรศพทเปนเบอรหลก

เลอกเพอลบเบอรโทรศพท

เลอกเพอเพมเบอรโทรศพทประเภทอนๆเพมเตม

เลอกเพอบนทกทอยทแกไข ระบบจะท าการบนทกขอมลเบอรโทรศพททแกไขทประวตพนกงาน

2.4. การแกไข/เพมเตม Email Address

พนกงานสามารถแกไข/เพมเตม Email Address ผาน Employee Self Service และเมอพนกงาน Submit

ขอมล ระบบจะท าการบนทกขอมลในประวตพนกงาน

Navigation

Main Menu > Self Service > Personal Information > Email Address

เมอเขาสหนาจอการแกไข/เพมเตม Email Address โดยสามารถแกไขตามรายละเอยด Field ดงน

Field Description

Email Type ก าหนดประเภทของ Email Address

(กรณทแกไขจากเบอรเดมระบบจะไมใหเลอกใหม) ซงจะมรายการเลอกดงน - Personal

- Work

- Others

Telephone ระบ Email ทตองการแกไข Preferred เลอก เพอก าหนดให Email Address เปนการตดตอหลก

เลอกเพอลบ Email Address

(ระบบจะไมยอมใหลบ Email Address หลกทมการสรางในระบบ)

เลอกเพอเพม Email Address ประเภทอนๆเพมเตม

เลอกเพอบนทกทอยทแกไข ระบบจะท าการบนทกขอมลเบอรโทรศพททแกไขทประวตพนกงาน

Page 16: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 16 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

2.5. การแกไข/เพมเตมขอมลการตดตอฉกเฉน (Emergency Contact)

พนกงานสามารถแกไข/เพมเตมขอมลการตดตอฉกเฉนผาน Employee Self Service และเมอพนกงาน Submit ขอมล ระบบจะ ท าการบนทกขอมลในประวตพนกงาน

Navigation

Main Menu > Self Service > Personal Information > Emergency Contact

1. เมอเขาสหนาจอการแกไข/เพมเตมขอมลตดตอฉกเฉน ท าการกดปม เพอเขาสหนาจอการแกไขขอมลการตดตอฉกเฉน

2. ท าการแกไขขอมลการตดตอฉกเฉนตามรายละเอยด Field ดงน

Page 17: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 17 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Field Description

Contact Name ระบชอของผตดตอ Relationship to Employee กดปม เพอเลอกประเภทความสมพนธระหวางพนกงานและผตดตอ Contact has the same

address as Employee เลอก เพอก าหนดใหทอยเปนทอยเดยวกบพนกงาน

(ระบบจะแสดงขอมลทอยของพนกงาน โดยไมตองระบเอง) Contact has the same

telephone number as

Employee

เลอก เพอก าหนดใหเบอรโทรศพทเปนเบอรเดยวกบพนกงาน

(ระบบจะแสดงเบอรโทรศพทของพนกงาน โดยไมตองระบเอง) Address Type กดปม เพอเลอกประเภทของทอย

Page 18: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 18 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

เลอกเพอกรอกขอมลทอยผตดตอฉกเฉน

Phone Type กดปม เพอเลอกประเภทของเบอรโทรศพท Phone ระบขอมลเบอรโทรศพท Other Telephone Numbers ระบเบอรโทรศพทประเภทอนๆของผตดตอฉกเฉน

เลอกเพอเพมเบอรโทรศพทประเภทอนๆเพมเตม

เลอกเพอบนทกทอยทแกไข ระบบจะท าการบนทกขอมลเบอรโทรศพททแกไขทประวตการตดตอฉกเฉนของพนกงาน

3. กรณทตองการเพมขอมลการตดตอฉกเฉนใหกลบสหนาหลกโดยกดปม และกดปม

Field Description

Primary Contact เลอก เพอก าหนดใหขอมลการตดตอฉกเฉนเปนการตดตอหลก

เลอกเพอลบขอมลการตดตอฉกเฉน

เลอกเพอเพมขอมลการตดตอฉกเฉน

เลอกเพอบนทกทอยทแกไข ระบบจะท าการบนทกขอมลเบอรโทรศพททแกไขทประวตการตดตอฉกเฉนของพนกงาน

2.6. การเปลยนแปลงสถานภาพ (Marital Status)

พนกงานสามารถแกไข/เพมเตมขอมลสถานภาพผาน Employee Self Service และเมอพนกงาน Submit

ขอมล ระบบจะท าการบนทกขอมลในประวตพนกงาน

Navigation

Main Menu > Self Service > Personal Information > Marital Status

1. เขาสหนาจอขอแกไขขอมล ระบบจะแสดงขอมลรายละเอยดตางๆดงน

Page 19: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 19 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Field Description

Date Change Will Take

Effect แสดงวนทมผลบงคบใชของการขอเปลยนแปลงสถานะ โดย ระบบจะตงคาใหเปนวนทปจจบน

Current Marital Status แสดงสถานะปจจบน

Change Marital Status To ก าหนดสถานะใหมทขอเปลยนแปลง

กดปมเพอแนบไฟลเอกสารประกอบการเปลยนชอ-สกล

กดปมเพอสงขอมลการขอเปลยนแปลงสถานะ ไปทฝายบคคล

2. เมอกดปม Save จะแสดงหนาจอการยนยนการแกไขขอมลและกดปม OK เพอกลบสหนาจอเดม

3. ABSENCE MANAGEMENT

3.1. การขออนมตการลา(Absence Request )

พนกงานสามารถท าการคยขออนมตวนลาประเภทตางๆ ผาน Function Employee Self-Service เพอสงขออนมตการลาตามสายบงคบบญชาของต าแหนงงานหลก โดยสามารถเขาเมนดงน

Navigation

Main Menu > Self Service > Time Reporting > Report Time > Absence Request

Page 20: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 20 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

1. หลงจากเขาสหนาจอการขออนมตการลา (Absence Request) พนกงานท าการระบขอมลตามรายละเอยด คาตางๆ

ดงน

Fields Description

Balance before

process

ระบบแสดงขอมลจ านวนชวโมงคงเหลอทสามารถลาได ณ ปจจบน โดยรวมถงรายการการขออนมตการลาทมการบนทก รายการรอการอนมต หรอรายการทผานการอนมตแตยงไมผานการประมวลผล

Current Balance ระบบแสดงขอมลจ านวนชวโมงคงเหลอทสามารถลาได ณ สนเดอนทมการประมวลผลขอมลวนลา (โดยรอบการประมวลผลจะถงวนท 25 ของเดอนทผานมา )

Start Date ระบวนททตองการเรมลา Ending ระบวนทสนสดทตองการลา

Filter by Type กดปม เพอเลอกกลมประเภทของการลา

Absence Name กดปม เพอเลอกประเภทของการลา

Reason

กดปม เพอเลอกเหตผลของการลา โดยจะมการแสดงเหตผลตามประเภทการลาทเลอก ประเภทการลาทระบเหตผล เปนเหตผลอนๆ (Others) ระบบจะแจงเตอนเพอใหระบค าอธบายอนๆ ในชอง Comment กอนจงจะสามารถท าการ Submit รายการได

Partial Day

พนกงานสามารถลา แบบเตมวน หรอแบบรายชวโมง ในวนทเรมการลาและวนทสนสดการลา

กดปม เพอเลอกรปแบบระยะเวลาทตองการลา โดยมรปแบบดงน o None : เลอกลาแบบเตมวน เมอระบ Start date และ End Date ระบบจะท าการ

ค านวณระยะเวลาในการลา กรณประเภทการลาทเลอกหนวยการลาเปนชวโมง ระบบ

Page 21: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 21 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

จะค านวณจ านวนชวโมงทตองการลาจากตารางเวลางานของพนกงาน o Start Day Only : เลอกลาแบบรายชวโมงในวนทเรมลา หลงจากเลอก ระบบจะแสดงคา

เพอใหพนกงานก าหนด จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนเรมการลา ดงรป

o End Day Only : เลอกลาแบบรายชวโมงในวนทสนสดการลา หลงจากเลอก ระบบจะแสดงคาเพอใหพนกงานก าหนด จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนทสนสดการลา ดงรป

o Start and End Days : เลอกลาแบบรายชวโมงในวนทเรมการลาและวนทสนสดการลา ระบบระบบจะแสดงคาเพอใหพนกงานก าหนด จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนเรมการลาและวนทสนสดการลา ดงรป

Start and Day

Hours ระบจ านวนชวโมงทตองการลา ในวนทเรมการลา

Start Day Start

Time

Start Day End

Time

ระบชวงเวลาทตองการลาในวนทเรมการลา โดยสามารถระบจ านวนเศษชวโมงไดเพยง 30 นาทเทานน ตวอยางการระบ เชน ลา 8.30 น. – 10.30 น. Start Day Start Time ระบคาเปน 8.30 Start Day End Time ระบคาเปน 10.30 ไมสามารถระบลา 8.15 น. – 10.15 น. ไดเปน

End Day Hours ระบจ านวนชวโมงทตองการลา ในวนทสนสดการลา

End Day Start

Time

End Day End Time

ระบชวงเวลาทตองการลาในวนทสนสดการลา โดยสามารถระบจ านวนเศษชวโมงไดเพยง 30 นาทเทานน ตวอยางการระบ เชน ลา 8.30 น. – 10.30 น. End Day Start Time ระบคาเปน 8.30 End Day End Time ระบคาเปน 10.30 ไมสามารถระบลา 8.15 น. – 10.15 น. ไดเปน

Duration กดปม เพอใหระบบค านวณระยะเวลาจ านวนชวโมง หรอจ านวนวน ทตองการขออนมตการลา โดยระบบค านวณจากคา Start date , End date , Partial

Page 22: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 22 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Days , Start Day Hours และ End Day Hours โดยระบบจะมการตรวจสอบขอมลวนท างาน จ านวนชวโมงการท างาน จากตารางเวรของพนกงาน

Attach File

เมอเลอกประเภทการลาทก าหนดตองมการแนบเอกสารรบรองการลา ระบบจะแสดงในสวนของการแนบเอกสารเพอใหพนกงานเพมไฟลประกอบการขออนมตการลา โดยมการใชงานดงน

กดปม เพอเพมเอกสารประกอบการลา หลงจากเพมเอกสารระบบจะแสดงชอไฟลทมการเพมใหเหนท Attach File

กดปม เพอลบเอกสารประกอบการลา ทไดมการเพมไปกอนหนา

กดปม เพอเรยกดเอกสารประกอบการลา ทไดมการเพมไปกอนหนา

Forecast Balance

กดปม เพอใหระบบตรวจสอบขอมลจ านวนชวโมงการลา เงอนไขสทธการลาตางๆ กอนท าการ Submit รายการการลา ระบบจะไมอนญาตให Submit รายการหากไมไดท าการกดปม Forecast Balance หลงจากระบบท าการตรวจสอบ

1. ระบบจะแสดงสถานะการตรวจสอบกรณการตรวจสอบ กรณการตรวจสอบเสรจสมบรณระบบจะแจง Completed Successfully!

2. ระบบแสดงผลของการตรวจสอบ โดยม 2 คา คอ

o ELIGIBLE คอ พนกงานสามารถท าการขออนมตการลาได o INELIGIBLE คอพนกงานไมสามารถท าการขออนมตการลาและไมสามารถ

Submit รายการขออนมตการลาได โดยสาเหตเชน อายงานไมถงก าหนดในการใชสทธ , มการใชสทธไปแลว , ยอดคงเหลอ ณ ปจจบนไมพอกบการขออนมต เปนตน

3. ระบบแสดง วนทและเวลา ทระบบท าการตรวจสอบ

View Forecast

Details

เลอกเพอเขาสหนาแสดงรายละเอยดผลการตรวจสอบขอมลจ านวนชวโมงการลา และเงอนไขสทธการลา โดยจะแสดงจ านวนสทธวนลา , จ านวนวนลาทใชไป และจ านวนสทธวนลาคงเหลอ

Requestor Comment

ระบเหตผล และค าอธบายเพมเตม ( กรณประเภทการลา เชน ลากจ ทมการระบเลอกเหตผลเปนอนๆ (Others) จะตองระบ Requestor Comment )

Page 23: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 23 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

เลอกเพอบนทกขอมลเขาระบบ และระบบจะสงขอมลการขออนมตการลาไปยงผอนมตโดยอตโนมต เพอใหผอนมตท าการอนมตการลาในระบบกอนจงจะถอวาเปนการลาทสมบรณ

เลอกเพอบนทกขอมลเขาระบบ โดยระบบจะไมสงขอมลไปยงผอนมต สถานะของรายการขออนมตจะแสดงเปน Saved

เลอกเพอเขาสหนาจอ การตรวจสอบตารางการท างานของพนกงาน

เลอกเพอเขาสหนาจอ เรยกดประวตและสถานะการขออนมตการลา ตามชวงวนททก าหนดตามตองการ ไมสามารถท าการแกไขขอมลได (อานรายละเอยดหวขอยอยเพมเตม : การตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลา)

เลอกเพอเขาสหนาจอการตรวจสอบสทธวนลาคงเหลอ แยกตามประเภทการลา (อานรายละเอยดหวขอยอยเพมเตม : การตรวจสอบสทธวนลาคงเหลอ)

2. หลงจากกดปม Submit เพอยนยนการบนทกและการสงอนมตการลา ระบบจะแสดงขอความเพอใหยนยน

กดปม เพอยนยนการบนทกและการสงอนมตการลา

กดปม เพอการบนทกและการสงอนมตการลา ดงรป

3. ระบบแสดงขอความแจงผลการบนทกและสงขอมล กดปม เพอกลบสหนาจอขออนมตการลา ดงรป

4. โดยระบบจะแสดงรปภาพ ล าดบการอนมตขอมลตามสายบงคบบญชา และตามเงอนไขการอนมตการลาแตละประเภท

โดยแตละกลองสเหลยม แสดงล าดบผอนมต ชอผอนมต และสถานะของการสงอนมต ดงรป

Page 24: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 24 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

อธบายสถานะของรป (ในแตละกลองสเหลยม)

Status Description

Pending รายการขออนมตอยใน Work list ของผอนมต Not Route รายการขออนมต ยงไมถกสงเขา Work list ของผอนมต Pushed Back สงกลบรายการขออนมต ไปยง Work list ของผอนมตกอนหนา Approved อนมตรายการขออนมต Terminated สนสดการสงกลบ (Push back)

Denied ไมอนมตรายการ

3.2. การตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลา (Absence Request History)

ในหนาจอการตรวจสอบขอมลประวตการขออนมตการลา สามารถท าการตรวจสอบและแกไขรายการไดดงน o แสดงสถานะของรายการการขออนมตการลา o ท าการแกไขขอมลการขออนมตการลา ทไดบนทกขอมลการขออนมตการลาไวในสถานะ Saved

โดยสามารถเขาเมนดงน Navigation

Main Menu > Self Service > Time Reporting > View Time > Absence Request History

1. เมอเขาสหนาจอการตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลาแลว (Absence Request History) ระบบจะแสดงประวตการขออนมตการลา โดยจะแสดงทกประเภทการลาทพนกงานไดมการบนทกขอมลและไดขออนมตไว ระบบจะแสดงขอมล ชอ-สกลและต าแหนงของพนกงาน และสามารถใหท าการเรยกดประวตขอมลไดตามชวงเวลาทตองการ โดยการระบชวงวนท ดงรป

Page 25: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 25 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Fields Description

From : Through :

ระบชวงวนททมการขอลา ตามทตองการเรยกดประวตการลาของพนกงาน

เลอกเพอใหระบบดงขอมลจากฐานขอมลมาแสดงตามเงอนไขชวงวนททไดก าหนด

Absence Name กดลงคชอการลาของแตละรายการขออนมต เพอดประวตการอนมต

Status

แสดงสถานะการขออนมตการลา Saved หมายถงสถานะการบนทกขอมลในระบบ แตยงไมสงขออนมต

Submitted หมายถงสถานะการบนทกขอมลในระบบ และมการสงขออนมต

Approved หมายถงการขออนมตการลาไดรบการอนมต

Denied หมายถงไมอนมตการลา Push Back หมายถงการขออนมตการลายงไมถกอนมต และถกสงกลบ เพอให พนกงานท าการแกไขขอมลตามค าแนะน าของผมอนมต

Apprvl Prc หมายถงอยระหวางการอนมต ( มล าดบผอนมตมากกวา 1 ล าดบ ) Cancelled หมายถงการขออนมตการลาถกยกเลก

เลอกเพอท าดงรายการขออนมตลาทไดมการบนทกขอมลไว (สถานะเปน Saved)

เพอท าการแกไขขอมลการขออนมตการลา หรอท าการ Submit เพอสงขอมลใหกบผมอ านาจอนมต

2. การดประวตการอนมตของแตละรายการขออนมต ใหพนกงานท าการกดลงคทชอการลา ของรายการ เพอเขาสหนาจอแสดงประวตการอนมต ดงรป

Page 26: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 26 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

o รายละเอยดการอนมตจะแสดงตามล าดบการเกดขนของขอมล แสดงไวในสวนของตาราง Request History

รายละเอยดตารางประวตการขออนมตการลา ดงตอไปน Fields Description

Status แสดงสถานะการขออนมตการลา Name แสดงชอผอนมตทท ารายการอนมต Date แสดงวนททท ารายการอนมต Comment แสดงขอความจากผอนมตทท ารายการ

o ล าดบการอนมตขอมลตามสายบงคบบญชา จะแสดงล าดบและทศทางการสงการอนมตขอมล โดยลกศรระหวางกลองผอนมต จะแสดงทศทางล าดบของการอนมตจากล าดบต าไปสง ดงตวอยางตอไปน

Page 27: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 27 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

ตวอยางท 1 แสดงรายการทรอการอนมตโดยผอนมตล าดบทหนง

ตวอยางท 2 แสดงรายการทผานการอนมตโดยผอนมตล าดบทหนง และรอการอนมตโดยผอนมตล าดบทสอง

ตวอยางท 3 แสดงรายการทมการสงกลบจากผอนมตล าดบทสอง และผอนมตล าดบทหนง กรณนพนกงานตองท าการแกไขรายการขออนมตและท าการสงขออนมตอกครง

ตวอยางท 4 แสดงรายการทผานการอนมตโดยผอนมตล าดบทหนง และผอนมตล าดบทสอง

3. การแกไขรายการ ใหพนกงานท าการกดปม ทรายการทตองการ เพอเขาสหนาจอรายละเอยดการขออนมตการลา โดยสามารถท าการแกไขขอมลคาตางๆทตองการได ดงรป

Page 28: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 28 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Fields Description

เลอกเพอบนทกขอมลและสงขอมลการขออนมตการลาใหผมอ านาจอนมต

เลอกเพอบนทกขอมลเขาระบบ

เลอกเพอยกเลกรายการการขออนมตการลา

(อานรายละเอยดหวขอยอยเพมเตม : การยกเลกขอมลการขออนมตการลา)

เลอกเพอกลบสหนาจอการตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลา

Page 29: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 29 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

3.3. การยกเลกขอมลการขออนมตการลา(Cancel Absence Request)

พนกงานสามารถท าการยกเลกรายการขออนมตการลาได ในกรณทพนกงานไดท าการบนทกขอมลการขออนมตการลาไวในสถานะ Saved จงจะสามารถท าการยกเลกการขออนมตการลานนได โดยการเขาหนาจอการตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลา ตามเมนดงน

Navigation

Main Menu > Self Service > Time Reporting > View Time > Absence Request History

1. เมอเขาสหนาจอการตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลาแลว ใหท าการเรยกดประวตขอมลตามชวงวนทท

ตองการ และกดปม ระบบจะแสดงประวตการขออนมตการลา ซงการขออนมตการลาทสามารถท า

การยกเลกได คอรายการทสามารถกดปม ได ดงรป

Page 30: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 30 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

2. หลงจากพนกงานท าการกดปม ทรายการทตองการ จะเขาสหนาจอรายละเอยดการขออนมตการลา ใหท าการ

กดปม เพอยกเลกรายการการขออนมตการลาทไดบนทกขอมลไว

3. กดปม เพอยนยนการยกเลกการขออนมตการลาหรอกดปม เพอปฏเสธการยกเลกการขออนมตการลา ดงรป

Page 31: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 31 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

4. กดปม เพอกลบสหนาจอการตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลา ดงรป

5. เมอกลบเขาสหนาจอการตรวจสอบประวตและสถานะการขออนมตการลา จะเหนวารายการการขออนมตการลาไดถก

ยกเลกแลว หากพนกงานตองการท าการแกไขเพมเตมท าการกดปม เพอเขาสหนาจอการแกไขขอมลอกครง ดงรป

3.4. การตรวจสอบขอมลสทธการลาคงเหลอ (Absence Balance)

ขอมลสทธการลาคงเหลอ ระบบจะแสดงสทธวนลาคงเหลอ ได 2 แบบ คอ

o สทธการลาคงเหลอ เปนสทธคงเหลอจากการค านวณขอมลการลาประจ าเดอนทผานมา o สทธการลาคงเหลอในอนาคต เปนสทธคงเหลอทเกดจากการใหระบบค านวณสทธการลาในอนาคต

ประเภทสทธการลา ม 2 แบบ คอ

o สทธการลาทสามารถตรวจสอบสทธไดตงแตตนป ไดแก การลาพกรอน ,ลาปวย ,ลากจ และลารบราชการทหาร

o สทธการลาทสามารถตรวจสอบสทธได กตอเมอมการขอใชสทธการลา ไดแก ลาไมรบคาจาง ,ลาไปอบรม ,ลาปฏบตงานนอกสถานท ,ลาคลอด

Page 32: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 32 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

โดยพนกงานสามารถท าการตรวจสอบขอมลสทธวนลาคงเหลอ ของแตละประเภทการลา ไดจากหนาจอสทธการลาคงเหลอ (Absence Balance) โดยสามารถเขาเมนดงน

Navigation

Main Menu > Self Service > Time Reporting > View Time > Absence Balance

1. เมอเขาสหนาจอสทธการลาคงเหลอ ระบบจะแสดงขอมลการลาคงเหลอของพนกงานในแตละประเภทการลา และระยะเวลาของสทธการลาทคงเหลอ ซงเปนสทธการคงเหลอทเกดจากการค านวณขอมลการลาประจ าเดอนทผานมา โดยสามารถดวนททระบบค านวณสนสดถงวนไหน ไดจากชอคอลมน Balance as of

2. กดลงค เพอเขาสหนาจอสทธการลาคงเหลอในอนาคต โดยมรายละเอยดของคาตางๆ ดงน

Page 33: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 33 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Fields Description

As of Date ระบวนทในอนาคต ทตองการใหระบบค านวณสทธการลาในอนาคต

Filter by Type กดปม เพอเลอกกลมประเภทของการลา

Absence Name กดปม เพอเลอกประเภทของการลา Current Balance สทธการลาคงเหลอจากการค านวณขอมลการลาประจ าเดอนทผานมา

เลอกเพอใหระบบค านวณสทธการลาคงเหลอในอนาคต

Forecast แสดงสถานะของการค านวณสทธการลาคงเหลอในอนาคต

3. ระบบแสดงผลขอมลสทธการลาในอนาคต ณ วนททก าหนด

Fields Description

Absence Entitlement แสดงสทธการลาสะสมทไดรบในอนาคต (ตอปหรอตออายงาน) Absence Take แสดงการใชสทธการลาสะสม ในอนาคต (ตอปหรอตออายงาน) Absence Balance แสดงสทธการลาคงเหลอในอนาคต (ตอปหรอตออายงาน)

กดลงค เพอกลบสหนาจอตรวจสอบสทธวนลาคงเหลอ

Page 34: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 34 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

4. ตวอยางวธการปอนขอมลการใชสทธลาตามรปแบบ PARTIAL DAYS

ในการปอนขอมล Absence Request จะมรายละเอยดการปอนคาจ านวนชวโมง และ ชวงเวลาในการลาทแตกตางกนตามการเลอกคา Partial Days ตวอยางวธการปอนขอมลการใชสทธลา โดยแบงรปแบบการปอนขอมลตามคาของ Partial Days ได 5 ประเภท ดงตวอยางตอไปน

4.1. การลาแบบเตมวน (None)

Fields Description

Absence Reason กดปม เพอเลอกเหตผลของการลา Start Date ระบวนททเรมลา End Date ระบวนททสนสดการลา

Partial Day

กดปม เพอเลอกการลาแบบเตมวน (None) o None : เลอกลาแบบเตมวน เมอระบ Start date และ End Date โดย

หลงจากทท าสงในระบบค านวณ โดยการกดปม “Calculate End Dateor Duration” ระบบจะท าการค านวณระยะเวลาในการลา แสดงในชอง Duration โดย

- กรณประเภทการลาทเลอกลา มหนวยการลาเปนชวโมง ระบบจะค านวณจ านวนชวโมงทตองการลาจากตารางเวลางานของพนกงาน

- กรณประเภทการลาทเลอกมหนวยการลาเปนวน ระบบจะค านวณจ านวนวน ทตองการลา

Page 35: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 35 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

4.2. การลาแบบรายชวโมงไมเตมวน (Start Day Only)

สามารถลาไดเฉพาะการลาทมหนวยการลาเปนชวโมง

Fields Description

Start Date ระบวนททเรมลา End Date ระบวนททสนสดการลาเปนวนเดยวกบวนทเรมลา

Partial Day

กดปม เพอเลอกการลาแบบรายชวโมงในวนทเรมลา (วนทเรมลาและวนทสนสดการลาถอเปนวนเดยวกน กรณทตองการลารายชวโมงแบบไมเตมวน)

o Start Day Only : เลอกลาแบบรายชวโมงในวนทเรมลา หลงจากเลอก ระบบจะแสดงคาเพอใหพนกงานก าหนด จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลา ดงรป หลงจากท าการระบคา จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลา ใหกดปม “Calculate End Date or Duration” ระบบจะท าการค านวณระยะเวลาในการลา แสดงในชอง Duration ซงจะตองมคาเทากบจ านวนชวโมงในชอง Start Day Hours

Page 36: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 36 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

4.3. การลาตอเนองแบบลารายชวโมงในวนเรมลา (Start Day Only)

สามารถลาไดเฉพาะการลาทมหนวยการลาเปนชวโมง

Fields Description

Start Date ระบวนททเรมลา End Date ระบวนททสนสดการลา

Partial Day

กดปม เพอเลอกการลาแบบรายชวโมงในวนทเรมลา o Start Day Only : เลอกลาแบบรายชวโมงในวนทเรมลา หลงจากเลอก ระบบจะ

แสดงคาเพอใหพนกงานระบจ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนเรมลา ดงรป หลงจากท าการระบคา จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนเรมลา ใหกดปม “Calculate End Date or Duration” ระบบจะท าการค านวณระยะเวลาในการลา แสดงในชอง Duration โดยระบบจะค านวณจ านวนชวโมงจาก ชวโมงการท างานของพนกงานจากตารางการท างาน

Page 37: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 37 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

4.4. การลาตอเนองแบบลารายชวโมงในวนสดทายของการลา (End Day Only)

สามารถลาไดเฉพาะการลาทมหนวยการลาเปนชวโมง

Fields Description

Start Date ระบวนททเรมลา End Date ระบวนททสนสดการลา

Partial Day

กดปม เพอเลอกการลาแบบรายชวโมงในวนทสนสดการลา o End Day Only : เลอกลาแบบรายชวโมงในวนทสนสดการลา หลงจากเลอก ระบบ

จะแสดงคาเพอใหพนกงานก าหนด จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนทสนสดการลา ดงรป หลงจากท าการระบคา จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนสนสดการลา ใหกดปม “Calculate End Date or Duration” ระบบจะท าการค านวณระยะเวลาในการลา แสดงในชอง Duration โดยระบบจะค านวณจ านวนชวโมงจาก ชวโมงการท างานของพนกงานจากตารางการท างาน

Page 38: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 38 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

4.5. การลาตอเนองแบบมลารายชวโมงในวนเรมตน และวนสดทายของการลา (Start and End Days)

สามารถลาไดเฉพาะการลาทมหนวยการลาเปนชวโมง

Fields Description

Start Date ระบวนททเรมลา End Date ระบวนททสนสดการลา

Partial Day

กดปม เพอเลอกการลาแบบรายชวโมงในวนทเรมลาและวนทสนสดการลา o Start and End Days : เลอกลาแบบรายชวโมงในวนทเรมการลาและวนท

สนสดการลา ระบบระบบจะแสดงคาเพอใหพนกงานก าหนด จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลาในวนเรมการลาและวนทสนสดการลา ดงรป หลงจากท าการระบคา จ านวนชวโมง และชวงเวลาทตองการลา ใหกดปม “Calculate End Date or Duration” ระบบจะท าการค านวณระยะเวลาในการลา แสดงในชอง Duration โดยระบบจะค านวณจ านวนชวโมงจาก ชวโมงการท างานของพนกงานจากตารางการท างาน

Page 39: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 39 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

5. DOCUMENT REQUEST

5.1. การขอเอกสารรบรอง (Create Document Request)

พนกงานสามารถยนค าขอเอกสารรบรองตางๆ ผานทางระบบ Employee Self Service ได โดยเมอพนกงานมการปอนและ Submit ขอมล ระบบจะสง Email ขอมลค าขอไปยงเจาหนาทฝาย HR เพอใหท าการเตรยมเอกสารรบรองของพนกงานตอไป การสรางค าขอเอกสารรบรอง มขนตอน และเมนการเขาหนาจอ ดงน

Navigation

Main Menu > Self Service > Document Request > Create Document Request

1. เมอเขาสหนาจอ Document Request ระบบจะแสดงหนาจอเรมตนของการขอเอกสาร ดงรป

ค าอธบายคาตาง ๆ

Fields Description

Business Unit แสดงขอมลรหสองคกร โดยคาจะเทากบ “VTN01” ไมสามารถแกไขได Empl ID แสดงรหสของพนกงานทใชงานระ ไมสามารถแกไขได

Request ID แสดงคาเรมตนเลขทการขอเอกสาร เทากบ “Next” โดยระบบจะท าการสรางเลขทการยนค ารองขอเอกสารใหอตโนมต หลงจากทท าการบนทกขอมล

Document Type ใหท าการเลอกประเภท เอกสารรบรอง ทตองการจะท าการยนค าขอ

กดปม เพอไปยงขนตอนตอไป ของการปอนขอมลค าขอเอกสารรบรอง

ระบบจะแสดงหนาจอรายละเอยดของการขอเอกสารรบรอ ซงจะแสดงขอมลตอไปน

Page 40: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 40 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Fields Description

Business Unit แสดงขอมลรหสองคกร โดยคาจะเทากบ “VTN01” ไมสามารถแกไขได

แสดงสถานะของการขอเอกสาร ซงคาเรมตนของสถานะจะเทากบ “Request” ไมสามารถแกไขได

Request ID แสดงคาเรมตนเลขทการขอเอกสาร เทากบ “Next” โดยระบบจะท าการสรางเลขทการยนค ารองขอเอกสารใหอตโนมต หลงจากทท าการบนทกขอมล

Request Date/Time แสดงวนทและเวลาทท ารายการค าขอเอกสารรบรอง Empl ID แสดงรหสของพนกงานทใชงานระ ไมสามารถแกไขได Thai Name แสดงชอพนกงานเปนภาษาไทย English Name แสดงชอและนามสกลของพนกงานเปนภาษาองกฤษ Position แสดงต าแหนงของพนกงาน Department แสดงแผนกของพนกงาน Reason For Request เลอกเหตผลทตองการขอเอกสาร Document Type ใหท าการเลอกประเภท เอกสารรบรอง ทตองการจะท าการยนค าขอ Amount ระบจ านวนชดของเอกสารทตองการขอ Comments ระบเหตผลหรอค าอธบายออนๆ เพมเตม

เลอกเพอบนทกขอมลเขาระบบ และระบบจะสง Email ค าขอเอกสารไปยงฝาย HR เพอด าเนนการท าเอกสารรบรองตอไป

เลอกเพอสรางรายการค าขอเอกสารเลขทตอไป

หลงจากกดปม Submit ระบบจะท าการบนทกขอมล และสง Email รายการค าขอไปยงฝาย HR ตอไป

Page 41: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 41 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

5.2. การตรวจสอบสถานะของการขอเอกสารรบรอง (View Document Request)

พนกงานสามารถตรวจสอบสถานะ และแกไขรายการ ของค าขอเอกสารรบรอง ผานหนาจอ View Document

Request ได โดยระบบ

แสดงสถานะของการขอเอกสาร ท าการแกไขขอมลการขอเอกสาร ทไดมการบนทกไวในสถานะ Request โดยสามารถเขาเมนไดดงน

Navigation

Main Menu > Self Service > Document Request > View Document Request

1. เมอเขาสหนาจอการตรวจสอบสถานะของการขอเอกสารรบรอง ระบบแสดงรายการค าขอเอกสาร ดงรป

Fields Description

Business Unit แสดงขอมลรหสองคกร โดยคาจะเทากบ “VTN01” ไมสามารถแกไขได Empl ID แสดงรหสของพนกงานทใชงานระ ไมสามารถแกไขได Display Name แสดงชอพนกงานเปนภาษาไทย Request ID แสดงเลขทค าขอเอกสารรบรอง Document Type แสดงประเภทเอกสารทระบขอ Request Date/Time แสดงวนทและเวลาทท ารายการค าขอเอกสารรบรอง Amount แสดงจ านวนชดของเอกสารทระบขอ

Request Status

แสดงสถานะของรายการค าขอ โดยมสถานะไดดงน - Request หมายถง มการยนค าขอไปยงเจาหนา HR แตยงไมถก

ด าเนนการ

- On Process หมายถง ก าลงด าเนนการเตรยมเอกสาร - Approve หมายถง เตรยมเอกสารเสรจเรยบรอย สามารถตดตอขอ

เอกสารได

- Receive หมายถง การไดรบเอกสารเรยบรอย

- Cancel หมายถง ค าขอถกยกเลก (ในการยกเลกค าขอ จะสามารถยกเลกไดเฉพาะสถานะของรายการ เปน Request เทานน)

เลอกเพอเรยกดและแกไขรายละเอยดของการขอเอกสาร โดยสามารถแกไขเอกสารไดเฉพาะ รายการทสถานะของค าขอเปน Request หรอ Cancel เทานน

เลอก เพอท าการดรายละเอยดของเอกสารทไดท าการขอไว โดยจะแสดงขอมลตอไปน

Page 42: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 42 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Fields Description

Business Unit แสดงขอมลรหสองคกรขนมา

แสดงสถานะของรายการค าขอเอกสาร

เลอกเพอยกเลกค าขอเอกสาร (ในการยกเลกค าขอ จะสามารถยกเลกไดเฉพาะสถานะของรายการ เปน Request เทานน)

Request ID แสดงเลขทค าขอเอกสารรบรอง Request Date/Time แสดงวนทและเวลาทขอเอกสาร Empl ID แสดงรหสพนกงาน Thai Name แสดงชอพนกงานเปนภาษาไทย English Name แสดงชอและนามสกลของพนกงานเปนภาษาองกฤษ Position แสดงต าแหนงทพนกงานปฎบตงานอย Department แสดงแผนกทพนกงานอย Reason For Request แสดงเหตผลทตองการขอเอกสาร Document Type แสดงประเภทเอกสารทตองการจะท าการขอ Amount แสดงจ านวนชดของเอกสารทตองการขอ Comments แสดงเหตผลหรอค าอธบายเพมเตม

เลอกเพอบนทกขอมลเขาระบบ และระบบจะสงขอมลการขอเอกสารไปยงฝาย HR เพอด าเนนการท าเอกสารใหสมบรณ

6. TIME MANAGEMENT

6.1. การดขอมลตารางเวรประจ าเดอน (Monthly Schedule)

พนกงานสามารถตรวจสอบตารางการท างาน ทหวหนาหรอผจดการใหจดตารางการท างานไว โดยจะแสดงในลกษณธของปฏทนการท างาน ระบบจะแสดงชอกะ และสญลกษณมตางๆ โดยเขาเมน ดงน

Page 43: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 43 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Navigation

Main Menu > Self Service > Time Reporting > View Time > Monthly Schedule

Fields Description

Primary/Alternate Schedule

กดปม เพอเลอก o Primary : เลอกเพอเรยกดตารางการท างานหลกของพนกงาน o Alternate : เลอกเพอเรยกดตารางการท างานทนอกเหนอจากการ

ท างานหลกของพนกงาน

เลอกเพอตรวจสอบตารางเวรของเดอนทผานมา

เลอกเพอตรวจสอบตารางเวรของเดอนถดไป

เลอก เดอน และป ทตองการตรวจสอบตารางเวร

6.2. การดขอมลการบนทกเวลาเขาออกงาน (Clock View)

พนกงานสามารถเรยกดขอมลการบนทกเวลาเขาออกงานได โดยมรายละเอยดดงน

Page 44: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 44 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Navigation

Main Menu > Self Service > Time Reporting > View Time > Clock Entries View

Fields Description

Find เลอกเพอคนหาขอมลตามตองการ เชนระบคาวนททตองหา View All เลอกเพอใหระบบ ขยายการแสดงบรรทดขอมลใน Grid ทงหมด

First เลอกเพอใหระบบกลบมาชทขอมลบรรทดแรกของ Grid

เลอกเพอไปขอมลชดกอนหนา

เลอกเพอไปขอมลชดถดไป

Month ระบบแสดงเดอนของขอมลการบนทกเวลาเขาออกงาน Year ระบบแสดงปของขอมลการบนทกเวลาเขาออกงาน Day ระบบแสดงวน ทพนกงานมการบนทกเวลาเขาออกงาน Shift Date ระบบแสดงวนทของ Shift ทถกบนทกเวลาเขาออกงาน Clock Date In ระบบแสดงวนทของการเขางาน Clock Time In ระบบแสดงเวลาของการเขางาน Clock Date Out ระบบแสดงวนทของการออกงาน Clock Time Out ระบบแสดงเวลาของการออกงาน

6.3. การดขอมลใบบนทกเวลาท างาน (View Timesheet)

พนกงานสามารถเขามาตรวจสอบการบนทกเวลาท างานของตวพนกงานเองผานฟงกชน View Timesheet โดยมขนตอนการตรวจสอบขอมลดงตอไปน

Navigation

Main Menu > Self Service > Time Reporting > Report Time > Timesheet

Page 45: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 45 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

1. Timesheet

Fields Description

Name ระบบแสดงชอพนกงาน Job Description ระบบแสดงรายละเอยดงานของพนกงาน

View by

กดปม เพอเลอกวาตองการเรยกด Timesheet แบบใด โดยมใหเลอกดงน Calendar Period : เลอกเพอด Timesheet ตาม Calendar Period

ทก าหนดในระบบ (ปจจบนเปนวนท 1-31)

Week : เลอกเพอด Timesheet แบบรายสปดาห

Day : เลอกเพอด Timesheet แบบรายวน Date ระบวนทของชวงเวลาทตองการตรวจสอบ (คานจะมความสมพนธกบ View by)

Reported Hours แสดงจ านวนชวโมงทไดจากการบนทกเวลาเขา – ออกงานในชวงเวลาทก าหนดไว Scheduled Hours แสดงจ านวนชวโมงทก าหนดไวทตารางการท างาน

Fields Description

Comment ก าหนดค าอธบายเพมเตมในชวงเวลานนๆ Day วน

Date วนท/เดอน

Status

สถานะของรายการ New หมายถงวนหยดของพนกงาน Submitted หมายถง บนทกและสงขอมลเงนเดอนเรยบรอย Saved หมายถง บนทกขอมลไว แตยงไมสงไปขอมลเงนเดอน

In เวลาเขางาน (สามารถแกไขเวลาได)

Out เวลาออกงาน (สามารถแกไขเวลาได)

Punch Total รวมจ านวนชวโมงท างานของวนนน

Page 46: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 46 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Time Reporting Code รหสทอนมตให หรอ TRC Code

HR Department แผนกทรบผดชอบคาใชจายของชวโมงท างานในบรรทดนน ระบบจะ Default เปนแผนกตนเอง แตสามารถเปลยนเปนแผนกทพนกงานไปท างานใหในชวโมงนนได

2. Reported Time Summary

Fields Description

Category ระบบแสดง Category เปน Total Reported Hours Total Hours ระบบแสดงขอมลสรปของตารางการท างานเปนจ านวนชวโมง Mon-Sun ระบบแสดงจ านวนชวโมงทพนกงานมการบนทกเวลาการท างานในแตละวน

3. ท าการเลอก เพอตรวจสอบขอมลการรองขอการลาของพนกงานภายใตชวงเวลาทพนกงานท าการเลอก

Absence Events

Fields Description

Start Date ระบบแสดงวนทเรมลาของแตละ Transaction

End Date ระบบแสดงวนทสนสดการลาของแตละ Transaction Absence Name ระบบแสดงประเภทการลา Reason ระบบแสดงเหตผลของการลา

Duration ระบบแสดงจ านวนชวโมง/จ านวนวนท ทพนกงานรองขอการลาของแตละ Transaction

Unit Type ระบบแสดงหนวยของการลา (ชวโมง/วน)

เลอกเพอเรยกดรายละเอยดเพมเตมของการรองขอการลา รวมถงกระบวนการการอนมตการรองขอการลา

Status ระบบแสดงสถานะของกระบวนการการอนมตการลา Source ระบบแสดงทมาของการรองขอการลา (คยรองขอการลาไดบคคลใด)

Cancel คานจะถกเลอก กรณท Admin ท าการยกเลกการรองขอการลาดงกลาว

Page 47: Vejthani HR : People Soft Employee Self Service User Guild

PeopleSoft HCM User Guide

Confidential Page 47 of 47

Filename: UserGuide_HCM_ESSV2.doc

Version: 2.0

Absence Entitlement Balances : ระบบแสดงขอมลสทธการลาคงเหลอของพนกงาน

Fields Description

Entitlement Name ระบบแสดงประเภทการลา

Balance as of xx/xx/xxxx ระบบแสดงวนเดอนป ทมการประมวลผลการลาลาสด วาสทธการลาคงเหลอดงกลาวเปนการประมวลผลท Period ใด

From , To ระบบแสดงชวง Period ของการใหสทธการลาประเภทดงกลาว