How To Section

Prepared by [ n e z ] - Page 1 of 3

PROCEDURE G/L CLOSE MONTH

1. Cek Dan Pastikan Bahwa Semua Departemen Telah Melakukan Transfer To G/L :

Dari modul General Ledger, klik menubar List/Report, kemudian klik G/L Batch Journals.

Klik combo box A/R, RCV, INV, A/P, GCASH untuk memeriksa apakah tiap modul telah

dilakukan Transfer to G/L per tanggal dari tanggal 1-31:

- A/R Journal dan A/R Payment ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31 bulan ybs.

(jika belum ada berarti belum ditransfer ke G/L => lakukan Transfer to G/L dari modul

A/R utk tgl ybs)

- Receiving (A/P) Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31.

- Outgoing Journals ada di G/L Batch Journals dari tanggal 1-31, termasuk Outgoing

Inventory Adjustment (jurnal2 outgoing yang otomatis dibuat oleh system pada saat

melakukan Adjustment Inventory pada akhir bulan) pada tanggal 31.

- A/P Payment Journals ada di G/L Batch Journals dari tangga1-31.

- Untuk General Cashier (G/C), periksa apakah jurnal Cash Income, A/R Clearance

Payment dan A/P Clearance Payment sudah ada dari tgl 1-31. Jika belum ada/lengkap

berarti G/C belum meng-entry jurnal tsb.

Bila diperlukan, jurnal2 yang ada di Batch Journals dapat di-add, edit maupun delete

dengan mengklik icon Modify dan/atau Delete.

2. Entry Jurnal Bulanan Di G/L (Salary Journal, Depreciation, Amortization,

Rent Exp, dll )

Dari modul G/L klik icon G/L Journal Transaction, lalu klik New untuk membuat jurnal baru

Isi tanggal (Date), nomor referensi (Ref No) dan deskripsi utk no. referensi tsb

(Description). Tekan Enter 2x utk pindah ke field Account No.

Isi field Account No. dng nomor chart of account (COA) yang diinginkan dalam membuat

jurnal. Klik icon Help (?) untuk menampilkan daftar COA

Isi Note dengan penjelasan singkat mengenai jurnal yg akan dibuat (mis. Gaji bln Juni08,

Depresiasi Gedung Juni08)

Isi field Debet atau Credit dengan nilai transaksi dalam rupiah

Lanjutkan dengan mengisi Account No., Note, dan Debet dan/atau Credit utk melengkapi

jurnal hingga nilai balance antara total Debet dan total Credit

Jika jurnal sudah selesai dibuat, klik Execute dan Yes utk menyimpan jurnal

How To Section

Prepared by [ n e z ] - Page 2 of 3

Untuk mengedit atau menambah jurnal dengan menggunakan Reference No yg sudah ada,

klik Journal Header di sebelah kiri layar. (Isi Journal Header yang diklik terlihat di sebelah

kanan layar), klik Modify, klik jurnal yang akan diedit, klik Modify, lalu lakukan pengeditan

di field2 yang berada di sebelah bawah. Untuk menambah jurnal klik icon New.

3. Cek dan Print Trial Balance

Dari modul G/L klik menubar List/Report, kemudian klik Trial Balance

Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan tanggal akhir bulan yang akan di-

closing

Isi Account No dengan nomor COA yang akan ditampilkan, atau biarkan saja terisi

000-00-000 dan 999-99-999 utk menampilkan seluruh COA, lalu klik Execute utk

menampilkan Trial Balance bulan ybs

Cek satu per satu COA apakah nilai Debet, Credit dan Ending Balance sudah sesuai dengan

semestinya

Jika perlu, tampilkan COA yang sedang dicek secara detail (buka layar VHP baru dan

tampilkan Trial Balance utk COA ybs dengan pilihan Detail di kanan bawah)

Apabila ada account yang nilainya belum sesuai, dapat diperbaiki melalui G/L Batch

Journals utk jurnal2 yang dibuat diluar modul G/L, atau di modul G/L G/L Journal

Transaction untuk jurnal2 yang dibuat di modul G/L

4. Lakukan Trial Close Month

Dari modul G/L klik List /Report, lalu klik Trial Close Month

Klik Yes untuk memulai proses Trial Close Month

5. Apabila selama bulan ybs ada pembuatan COA baru, harus disertakan dalam Macro

Report dan Excel.xls report

6. Keluarkan Trial Laporan Keuangan (Excel)

Dari modul G/L, klik List/Report, kemudian pilih G/L Reports

Blok salah satu laporan yang dikehendaki, mis. Balance Sheet, lalu klik OK

Isi From Date dan To Date dengan tanggal awal dan akhir bulan yg akan di-closing. Mis:

bulan yg akan di-close = Juni02, maka isi From Date dan To date dengan 01/06/08 dan

30/06/08. Klik OK

Laporan Balance Sheet akan dikeluarkan dalam format Excel (xls)

Ulangi langkah yang sama untuk laporan2 lainnya

How To Section

Prepared by [ n e z ] - Page 3 of 3

Untuk laporan neraca (B/S), perhatikan check/test point! Kalau tidak nol (ada selisih)

harus dicari selisihnya di mana. Lakukan pengecekan dari B/S Detail Report (cek satu per

satu accountnya).

Jangan lakukan close month bila B/S belum balance dan nilai Net Profit di Income

Statement bulan ybs = selisih nilai Profit/Loss Current Year di B/S bulan ini dikurangi nilai

bulan lalu, kecuali bila sudah dipastikan bahwa tidak balance karena kekurangan input di

Macro atau Excel.xls, dan bukan karena kesalahan input jurnal di G/L

7. Lakukan Backup Data (lihat : Backup Database VHP pada Server)

8. Lakukan Export Journal

Dari modul G/L, klik List/Report-G/L Batch Journals

Klik Combo-box A/R utk menampilkan jurnal2 A/R yang telah ditransfer. Klik TransfAll

(menubar kiri atas) untuk mengeksport seluruh jurnal tsb ke modul G/L. Lakukan prosedur

yg sama untuk modul2 lainnya (RCV,INV,dst.)

9. Lakukan Close Month

Dari Modul G/L, klik Icon Close Month atau menubar CloseMonth

Klik Yes untuk memulai proses Close Month

Jika proses sudah selesai, muncul tanggal close month baru (New Closing Date). Klik OK.

Mis : Jika bulan yang dicslosing = Juni08, maka New Closing Date yang muncul adalah

31/07/08 (Juli08)

10. Keluarkan Dan Print Laporan Keuangan Hasil Close Month (Excel)

Lakukan langkah no.6 poin 1-5

Laporan yang dikeluarkan dalam format Excel.xls, disave dalam format Microsoft Excel

Workbook (.XLS)

Print laporan dalam bentuk hardcopy (kertas)

-- Reef --