Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten | BITKOM ECM Forum auf der CeBIT 2013

CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten

Michael Heinzmann – Tropper Data Service AG

08.03.2013, 12:00 Uhr

http://www.ecm-navigator.de/

CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013 CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013 Tropper Data Service AG, Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten

_Rechnungseingangsverarbeitung

Agenda

• Begrüßung

• Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten

• Auswahl von Mitarbeitern für die spätere Verarbeitung

• Make or Buy

• Business Prozess Plattform

• Vorstellung der Tropper Data Service AG


Einführung

Die Einführung einer automatisierten Rechnungseingangsverar-

beitung erfordert eine intensive Vorbereitung. Sowohl die

mögliche Einbindung eines Dienstleisters und dessen Aufgaben,

als auch der Einsatz der richtigen Software und der benötigten

Funktionen müssen geklärt werden, damit ein Projekt erfolgreich starten kann. Wir vermitteln Ihnen einen Einblick über

verschiedene Möglichkeiten der Durchführung dieser Projekte

und die rechtlichen Vorgaben, die zu beachten sind.



_Rechnungseingangsverarbeitung Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten

• Bildung eines Projektteams

• Definition der fachlichen Anforderungen

• Digitalisierung/Datenextraktion

• Freigabeworkflow

• Prüfung der rechtlichen Anforderungen

• Sichtung von Lösungen & Dienstleistern

• Definition der fachlichen & technischen Anforderungen

• Ausschreibung der geforderten Leistungen

• Implementierung

• Pilot

• Anpassungen

• Start


Bilden eines Projektteams

Projektleitung Buchhaltung

IT

• Infrastruktur

• Applikationen

Poststelle



Fachliche Anforderungen

• Rechnungen mit und/oder ohne Bestellbezug

• Kopf- und Fußdaten

• Positionsdaten

• Prüfung § 14 USt. – für Deutschland / weitere Landesspezifika

• Buchungskreise

• Servicegesellschaft als Rechnungsempfänger – evtl. Postfach

• Dokumententyp – Rechnung, Gutschrift,

Anzahlungsanforderung, Mahnung

• Validierungsdaten – Lieferanten, Bestellungen

• etc…



Technische Anforderungen

• Software

• IT-Infrastruktur

• Server

• Scantechnik

• Sprachen & Schriftsätze OCR

• Übergabe der Images PDF – PDF/A – TIFF & Metadaten

• Definition der Schnittstellen

• Übertragungswege – FTP, SFTP, Datenträger

• Clearingmerkmale

• Planung/Durchführung Pilot


CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013

Rückversand/ Archivierung

Originale

Rückversand Klärungsfälle

Scanner

ScanClient

Tracking - System: Reporting, Statistik , Kontrolle

Eingang

Nach - erfassung

Sonder-

korrektur

Capture - Export

Workflow - System

Archiv

Scan - vorbereitg

Scannen Capture - Import

Klassi - fikation

Daten - extraktion

Qualit ä ts - sicherung

Registrie - rung

Dokumente verfolgen

(Vollständigkeit)

Statistik

(Performance, SLAs) Abrechnung

Tracking

Statistik

Aggregation

Tag

10.9.

Eingang Arbeitsvorbereitung Scannen Validieren QK Images

Index

Freigabe-

workflow

E-Akte Qualitätsmanagement

Korrekturerfassung

Sonderkorrektur

_vom Papier zum

elektronischen Dokument


Anforderungen an die Software

• Hohe Automation - reduziert manuelles Nacharbeiten

• Format unabhängige Import Suite (Papier, elektronisch)

• Self Learning-Funktion

• Offene Schnittstellen für zukünftige Anforderungen

• Einfache Prozessgestaltung

• Capture-Plattform

• Analysemöglichkeiten

• Monitoring

• Anpassbare Exportmöglichkeiten




Auswahl der Mitarbeiter für die spätere Verarbeitung

• Buchhaltung

• Poststelle

• Neue Mitarbeiter – Indizierung/Workflow

• Ressourcen vorhanden?

• AÜ

• Abbau eigener Mitarbeiter

• Kompensation durch optimierten Prozess

• Eigene MA nur noch für „qualifizierte“ Arbeiten

• Einbindung eines Dienstleisters


Make

or

Buy

SLAs

Personalabbau

Kurze Wege

Kosteneinsparung

Schulungen

TCO

ROI

Know-how

Planwerte – Fixe Kosten

Nutzung vorhandener Infrastruktur

Selektives Outsourcing

Optimierung oder Neugestaltung der Geschäftsprozesse –

Auslagerung nicht optimierter Prozesse ergeben keine „Besserung“

Die Auslagerung welcher Prozessteile ist wirtschaftlich sinnvoll

Kerngeschäft sollte mit eigenen Ressourcen erbracht werden

Einbindung neuester Funktionen

Services werden stetig verbessert

Erweiterungsstrategie

Skalierung von Arbeitsvolumina

etc.


CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013

_Prozesssteuerung

Business Prozess Plattform

Scannen Digitali-

sierung

Nacher-

fassung

Freigabe

-prozess Buchung

Kunde

Scan-

service

Daten-

extraktion

Nach-

erfassung

§ 14 Ust.

Prüfiung

Stamm-

daten-

änderung

Clearing

& Freigabe

Buchung

Dienstleister


IT Services

Anwendungsentwicklung – ECM, Workflow, Email-Archivierung

Analyse, Modelierung & Optimierung von Geschäftsprozessen

Integration & Migration

Service & Support

Bestandsmigration – Personal-/Kredit-/Versicherungsakten

Posteingangsverarbeitung Archivdienstleistungen & Scan on Demand Logistik

Data Services

Übernahme, Optimierung und Betrieb von Geschäftsprozessen

Rechnungseingangsverarbeitung Betriebskonzepte (SLA) Backupkonzepte

Business Services

Gründung der Tropper Data Service

GmbH in Leverkusen

Mehr als 300 Mitarbeiter verteilt auf

5 Standorte 1966 2012

CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“

Vielen Dank für Ihr Interesse!

Weitere Informationen unter: www.ecm-navigator.de

und www.ecmtoday.de

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