WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS …repository.unjaya.ac.id/2072/2/DEWI KOTIMAH_1314019_pisah...v 8. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Wates. 9. Ayah,

WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN

DI RSUD WATES TAHUN 2017

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat mencapai Gelar Ahli Madya

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun Oleh:

DEWI KOTIMAH

1314019

PROGRAM STUDI

PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

ii

iii

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ilmiah dengan

judul: “Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD

Wates Tahun 2017” dengan tepat waktu. Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai

salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya Perekam Medis dan Informasi

Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

Karya tulis ilmiah ini dapat diselesaikan, atas bimbingan, arahan, dan bantuan

berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, dan pada

kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dengan setulus-tulusnya

kepada:

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes, SKM, MPH selaku Ketua Prodi D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

dan Koordinator pelaksanaan penelitian dan pembuatan KTI.

3. Kori Puspita Ningsih A.Md., SKM selaku pembimbing akademik yang telah

meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing penulis dalam

penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

4. Suryo Nugroho Markus SE., MPH selaku penguji yang telah meluangkan

waktu, tenaga dan pikiran dalam Karya Tulis Ilmiah ini.

5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah

mendukung penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

6. Dr. Lies Indriyati, Sp.A sebagai Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Wates.

7. Dewi Natalia, A.Md sebagai Kepala Instalasi Rumah Sakit Umum Daerah

Wates.

v

8. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Wates.

9. Ayah, Ibu, adik tercinta atas do’a, motivasi dan kasih sayang yang telah

diberikan selama ini untuk kelancaran penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

10. Seluruh teman-teman Rekam Medis angkatan 2014 atas dukungan dan do’a

yang telah kalian berikan demi kelancaran KaryaTulis Ilmiah ini.

11. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah

membantu dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan kebaikan kepada semuanya, atas

segala amal kebaikan dan bantuannya. Akhirnya besar harapan penulis semoga

karya tulis ilmiah ini berguna bagi semua.

Yogyakarta, Juli 2017

Penulis

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

HALAMAN PENGESAHAN .............................. Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR ........................................................................................ iv

DAFTAR ISI ...................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ............................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... ix

DAFTAR SINGKATAN ..................................................................................... x

DAFTAR KODING ............................................................................................ xi

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xii

INTISARI ......................................................................................................... xiv

ABSTRACT ........................................................................................................ xv

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

A. Latar Belakang .......................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 2

C. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 2

D. Manfaat Penelitian .................................................................................... 3

E. Keaslian Penelitian .................................................................................... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 5

A. Tinjauan Teoritis ....................................................................................... 5

B. Landasan Teori ........................................................................................ 12

C. Kerangka Konsep .................................................................................... 13

BAB III METODE PENELITIAN ..................................................................... 14

A. Desain Penelitian ..................................................................................... 14

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................................... 15

C. Subjek dan Objek Penelitian .................................................................... 15

D. Definisi Operasional ................................................................................ 17

E. Metode dan Alat Pengumpulan Data ....................................................... 18

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ...................................................... 20

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ..................................................... 21

H. Teknik Analisis Data ............................................................................... 23

I. Etika Penelitian ....................................................................................... 24

J. Jalannya Penelitian .................................................................................. 24

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ..................................... 26

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ............................................................... 26

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates ............................. 26

2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Wates27

3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis RSUD Wates .......................... 28

4. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis .......................................... 29

B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 30

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat

Jalan di RSUD Wates Tahun 2017. ............................................................. 30

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ........................................... 38

vii

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ................................. 42

C. Pembahasan ............................................................................................ 48

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat

Jalan di RSUD Wates Tahun 2017. ............................................................. 48

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ........................................... 53

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017. ................................. 56

D. Keterbatasan............................................................................................ 61

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................. 62

A. Kesimpulan.......................................................................................... 62

B. Saran ................................................................................................... 62

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan Rawat Jalan....8

Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis......................................30

Tabel 4.2 Kualifikasi Jumlah SDM Petugas Penyedia Dokumen Rekam Medis..31

Tabel 4.3 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM......................................................38

Tabel 4.4 Rata-rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan.....41



Tabel 4.7 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM......................................................53

Tabel 4.8 Frekuensi Waktu Pelayanan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien

Rawat Jalan Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis

Tahun 2014.............................................................................................54

Tabel 4.9 Distribusi Frekuensi Waktu Pelayanan Penyediaan Dokumen Rekam

Medis Pasien lama..................................................................................54

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep...............................................................................12

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun

2017....................................................................................................28

Gambar 4.1 Prosentase Total Kualifikasi SDM.....................................................30

Gambar 4.2 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran di RSUD

Wates..................................................................................................31

Gambar 4.3 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Filing di RSUD Wates......32

Gambar 4.4 Diagram Penyediaan DRM Rawat Jalan............................................38

Gambar 4.5 Prosentase Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

di RSUD Wates...................................................................................39

x

DAFTAR SINGKATAN

DRM : Dokumen Rekam Medis

SDM` : Sumber Daya Manusia

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

MKI : Manajemen Komunikasi dan Informasi

KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit

SPO : Standar Prosedur Operasional

SPM : Standar Pelayanan Minimal

TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

KIB : Kartu Identitas Pasien

NCR : Non Carbon Required Paper

ATK : Alat Tulis Kantor

DPPKA : Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset

PNS : Pegawai Negeri Sipil

IGD : Instalasi Gawat Darurat

TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap

KEPMENKES: Keputusan Menteri Kesehatan

AP : Asesmen Pasien

IFHIMA : International Federation of Health Information

Management Assosiation

xi

DAFTAR KODING

Koding 1 Pedoman/kebijakan Penyediaan dokumen rawat jalan, berapa standar

waktunya

Koding 2 Waktu evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dan

pelaksanaannya

Koding 3 Didalam indikator mutu ditentukan peninjauan/ PIC untuk melakukan

evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 4 Perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat

jalan di RSUD Wates

Koding 5 Capaian waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan sudah

sesuai dengan standar waktu yang sudah ditentukan

Koding 6 SPO tentang uraian tugas untuk petugas filing di RSUD Wates

Koding 7 Apakah SDM petugas filing sudah mencukupi

Koding 8 Pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 9 Apakah sering terjadi kesalahan dalam pendistribusian rekam medis

pasien ke klinik

Koding 10 Penyebab terjadinya kesalahan pendistribusian rekam medis pasien ke

klinik.

Koding 11 Faktor dari SDM/man yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 12 Faktor dari bahan/ material yang menyebabkan keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 13 Faktor dari cara kerja/methode yang menyebabkan keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

Koding 14 Faktor dari uang/money yang menyebabkan keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan?

Koding 15 Faktor dari mesin/machine yang menyebabkan keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?

Koding 16 Perbaikan yang telah dilakukan dengan permasalahan tentang

penyediaan dokumen rekam medis

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1.1 Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus Untuk Dinas Penanaman

Modal dan Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 1.2 Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus untuk Direktur RSUD Wates

Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 2 Surat Keterangan/Izin dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan

Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 3 Surat Balasan Ijin Studi Pendahuluan RSUD Wates

Lampiran 4.1 Ijin Penelitian dari Kampus untuk Dinas Penanaman Modal dan

Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 4.2 Ijin Penelitian dari Kampus untuk Direktur RSUD Wates

Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 4.3 Keterangan Persetujuan Etik Penelitian

Lampiran 5 Surat Keterangan/Izin Penelitian dari Dinas Penanaman Modal dan

Pelayanan Terpadu Kabupaten Kulon Progo

Lampiran 6 Surat Balasan Ijin Penelitian RSUD Wates

Lampiran 7 Persetujuan Responden










Lampiran 18 Pedoman Wawancara

Lampiran 19 Hasil Wawancara Koding 1
















Lampiran 35 List Dokumentasi

xiii

Lampiran 36 Check List Observasi Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam

Medis Rawat Jalan Pasien Baru Di RSUD Wates 2017

Lampiran 37 Check List Observasi Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam

Medis Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Wates 2017

Lampiran 38 Check List Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis

Rawat Jalan Pasien Baru Di RSUD Wates 2017

Lampiran 39 Check List Observasi Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis

Rawat Jalan Pasien Lama Di RSUD Wates 2017

Lampiran 40 Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan Periode Triwulan I di

RSUD Wates.

Lampiran 41 Lembar Hadir Bimbingan

xiv

WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI

RSUD WATES TAHUN 2017

Oleh:

Dewi Kotimah1 , Kori Puspita Ningsih

2

INTISARI

Latar Belakang : Pentingnya penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

untuk kepentingan pelayanan pasien maka penulis ingin mengetahui tentang

tinjauan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates

tahun 2017. Namun pada studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Mei 2017

di RSUD Wates dengan jumlah sampel 31 dokumen rekam medis masih terdapat

waktu penyediaan dokumen rekam medis yang telat lebih dari 10 menit yaitu

sebesar 93,54% dan yang tidak terlambat yaitu sebesar 6,45%. Sedangkan

kebijakan di RSUD Wates standar pelayanan waktu penyediaan dokumen rekam

medis pasien rawat jalan yaitu ≤10 menit.

Tujuan Penelitian : Mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat

jalan di RSUD Wates tahun 2017.

Metodologi Penelitian : Jenis Penelitian yang digunakan adalah deskriptif

dengan pendekatan kualitatif dan rancangan cross-sectional. Metode

pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumentasi.

Hasil Penelitian : Pelaksanaan penyediaan dokumen terdapat 13 orang petugas.

Dalam penyediaan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan sebanyak

152 (76,8%) dokumen pasien baru dan pasien lama dari jumlah sampel 198

dokumen rekam medis. faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis di RSUD Wates yaitu kurangnya SDM di

bagian filing, terjadinya misfile, penumpukan tracer, dan dokumen rekam medis

yang tidak ditemukan di rak penyimpanan.

Kesimpulan : Penyediaan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan

sebanyak 152 (76,8%) dokumen pasien baru dan pasien lama dari jumlah sampel

198 dokumen rekam medis dipengaruhi karena kurangnya SDM di bagian filing,

terjadinya misfile, penumpukan tracer, dan dokumen rekam medis yang tidak

ditemukan di rak penyimpanan.

Kata Kunci: Dokumen rekam medis, Waktu Penyediaan 1

Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. 2 Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi

Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

xv

TIME OF PROVIDING MEDICAL RECREASE DOCUMENTS IN RSUD

WATES 2017

By:

Dewi Kotimah1 , Kori Puspita Ningsih

2

ABSTRACT

Background: The importance of providing outpatient medical record documents

for the sake of patient services, the authors want to know about the time review of

provision of medical records outpatient in hospitals Wates 2017. But in the

preliminary study conducted in May 2017 at Wates Hospital with a sample of 31

medical record documents There is still time to provide medical record document

that is more than 10 minutes late is 93.54% and that is not too late that is 6.45%.

While the policy in hospitals Wates standard service time of medical records

document outpatients that is ≤10 minutes.

Objective: To know the time of medical record of outpatient medical records at

Wates Hospital in 2017.

Method: The type of research used is descriptive with qualitative approach and

cross-sectional design. Methods of data collection by way of observation,

interviews, and study documentation.

Result: Implementation of document provision there are 13 officers. In the

provision of medical record documents, 152 (76.8%) of new and old patients

documented the sample size of 198 medical record documents. The factors that

influence the delay in providing medical record documents at Wates Hospital are

the lack of human resources in filing, misfile, tracer buildup, and medical records

not found on storage shelves.

Conclusions: The provision of medical record documents has been delayed by as

many as 152 (76.8%) of new patient documents and the old patients from the

sample number. 198 medical record documents were affected due to lack of

human resources in filing, misfile, tracer buildup and medical records not found

On the storage rack.

Keywords: Document Record, Time of Provision 1 Student of Medical Record and Health Information Study Program STIKES

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. 2 Lecturer of Medical Record and Health Information Study Program STIKES

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (UU,

2009). Salah satu kewajiban rumah sakit sebagaimana tertuang dalam

Permenkes RI No. 69 tahun 2014 tentang kewajiban rumah sakit dan

kewajiban pasien adalah menyelenggarakan kegiatan rekam medis.

Menurut Permenkes 269/2008 Tentang rekam medis dalam pasal 1

ayat 1 Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis juga

mempunyai nilai informasi yang bertanggung jawab dan setiap unit-unit

terkait perlu memberikan dukungan pada unit ream medis salah satunya

dukungan dari unit rawat jalan kepada rekam medis yang seharusnya

dapat dilakukan dengan cepat. Dengan begitu tujuan unit rekam medis

dalam menyelenggarakan proses pengelolaan serta penyimpanan dapat

berjalan dengan baik.

Mutu pelayanan kesehatan adalah menunjuk pada tingkat

kesempurnaan penampilan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan

yang di satu pihak dapat memuaskan para pemakai jasa jasa pelayanan dan

di pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan kode etik serta

standar yang telah ditetapkan (Azwar, 2010).

Standar pelayanan minimal adalah ketentuan tentang jenis dan mutu

pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak

diperoleh setiap warga secara minimal. Standar pelayanan minimal

merupakan spesifikasi teknis tentang tolak ukur pelayanan minimum yang

diberikan oleh Badan Layanan Umum kepada masyarakat. Salah satu

standar pelayanan minimal pada unit rekam medis yaitu waktu penyediaan

dokumen rekam medis pasien rawat jalan adalah ≤ 10 menit (Kepmenkes

2

129, 2008). Yang dihitung untuk waktu penyediaan dokumen rekam

medis mulai dari pasien mendaftar sampai dokumen rekam medis tersebut

disediakan/ditemukan oleh petugas.

Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada bulan Mei 2017

di RSUD Watea tidak ada pendaftaran perjanjian, dengan jumlah sampel

31 dokumen rekam medis masih terdapat waktu penyediaan dokumen

rekam medis yang telat lebih dari 10 menit yaitu sebesar 93,54% dan yang

tidak terlambat yaitu sebesar 6,45%. Sedangkan kebijakan di RSUD Wates

standar pelayanan waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat

jalan yaitu ≤10 menit.

Berdasarkan permasalahan diatas, pentingnya penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan untuk kepentingan pelayanan pasien maka

penulis ingin mengetahui tentang tinjauan waktu penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil

adalah “Bagaimana pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017?”.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di

RSUD Wates tahun 2017.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat

jalan di RSUD Wates tahun 2017.

b. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen


c. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tahun 2017.

3

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat bagi Rumah Sakit

Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi pelayanan

kesehatan dan peningkatan kinerja petugas di RSUD Wates.

2. Manfaat bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa dimasa

yang akan datang dan menambah kerja sama dengan rumah sakit

pemerintah maupun swasta.

3. Manfaat bagi Mahasiswa

Menambah wawasan secara teori yang dipelajari maupun keterampilan

di dunia kerja dan sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja

yang sesungguhnya.

E. Keaslian Penelitian

1. Dwi Novalina (2005) dengan judul jangka waktu pendistribusian berkas

rekam medis pasien lama klinik syaraf Rumah Sakit Pusat Pertamina

Jakarta.

Persamaan Penelitian: Jenis penelitian yang dilakukan menggunakan

deskriptif.

Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengetahui

pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan,

mengetahui faktor pendukung pelaksanaan distribusi berkas rekam

medis dan mengetahui prosentase kecepatan berkas rekam medis

sampai ke poliklinik sesudah menggunakan alat baru.

2. Ferlina Mauren (2011) dengan judul tinjauan lama waktu

pendistribusian rekam medis dilihat dari lokasi penyimpanan di RSJ Dr.

Soeharto Heerdjan.

Persamaan Penelitian: jenis penelitian yang dilakukan menggunakan

deskriptif.

4

Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengidentifikasi lama

waktu yang diperlukan dalam pendistribusian berkas rekam medis,

mendapatkan informasi mengenai alur pasien rawat jalan, dan

mendapatkan informasi mengenai lokasi penyimpanan berkas rekam

medis.

3. Nimade Gina S D Sw (2016) dengan judul Pelaksanaan Penyediaan

Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Wonosari II.

Persamaan penelitian: penelitian ini sama-sama meneliti tentang faktor

5M yang mempengaruhi lama penyediaan berkas rekam medis.

Perbedaan Penelitian: terletak pada tujuan yaitu mengetahui rata-rata

waktu yang diperlukan untuk penyediaan berkas rekam medis.

Sedangkan penelitian ini tujuannya yaitu mengetahui tingkat prosentase

ketepatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di

RSUD Wates tahun 2017.

26

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Wates

Lokasi RSUD Wates di Dusun Beji Kecamatan Wates, tepatnya di

Jalan Tentara Pelajar Km.1 No.5 Wates, Kulon Progo. Pembangunan

dan kepindahannya diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI yang

menjabat saat itu, dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal 26

Februari 1983 dengan status kelas D.

Rumah Sakit Umum Daerah Wates ditingkatkan kelasnya menjadi

kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menkes Nomor

491/SK/V/1994 tentang Peningkatan kelas RSUD Wates milik Pemda

TK II Kulon Progo menjadi kelas C. Setelah menjalani ujicoba maka

ditetapkan menjadi RSUD Unit Swadana melalui SK Bupati

No.343/2001. Surat keputusan menteri kesehatan RI Nomor

720/Menkes/SK/V/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit

Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon

Progo sebagai RSUD Kelas B Non Pendidikan pada tanggal 15 Juni

2010.

Sejak tanggal 19 Januari 2015 berdasarkan SK Menteri Kesehatan

No. HK 02.03/I/0085/2015 RSUD Wates sudah menjadi RSUD Kelas

B Pendidikan.

Sejak berdirinya RSUD Wates telah mengalami pergantian

pimpinan. Berikut daftar urutan Direktur RSUD Wates.

a. dr. Samadikun Maryadi Tahun 1966-1977

b. dr. M. Harsono Tahun 1977-1987

c. dr. Edhi Jatno, MMR Tahun 1987-2001

d. dr. Moerlani M Dahlan, Sp.PD Tahun 2001-2005

e. dr. Bambang Haryatno, M.Kes Tahun 2005-2012

f. dr. Lies Indriyati, Sp.A Tahun 2012-sekarang

27

2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah

Wates

a. Pelayanan Rawat Jalan

1) Poliklinik Kebidanan

2) Poliklinik Anak

3) Poliklinik Bedah

4) Poliklinik Dalam

5) Poliklinik Jiwa

6) Poliklinik Gigi dan Mulut

7) Poliklinik Kulit dan Kelamin

8) Poliklinik Mata

9) Poliklinik THT

10) Poliklinik Syaraf

11) Poliklinik Orthopedi

12) Poliklinik Psikologi

13) Poliklinik Gizi

b. Pelayanan Rawat Inap

1) Kelas Utama

2) Kelas I

3) Kelas II

4) Kelas III

5) Non Kelas III

c. Pelayanan Penunjang

1) Pelayanan Administrasi

2) Pelayanan Ambulance dan Mobil Jenazah

3) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral

4) Pelayanan Instalasi Gizi

5) Pelayanan Instalasi Laboratorium Klinik (24 jam)

6) Pelayanan Informasi, Wartel, Koperasi

7) Pelayanan Instalasi Radiologi

28

8) Pelayanan Keuangan (kasir)

9) Pelayanan Pemulasaran Jenazah

10) Pelayanan Fisioterapi/Rehabilitasi Medis

11) Pelayanan Farmasi (24 jam)

12) Pelayanan Haemodialisa

13) Pelayanan Treadmil

14) Pelayanan Ketertiban dan Keamanan

d. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (24 jam)

3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis RSUD Wates

Sejarah Rekam Medis RSUD Wates dapat diketahui melalui

instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Pada awal berdirinya,

kegiatan pencatatan medis pasien telah mulai dilaksanakan di RSUD

Wates. Pasien yang semakin banyak, membuat catatan medis pasien di

RSUD Wates semakin hari semakin bertambah banyak pula, sampai

akhirnya di RSUD Wates terbentuklah tata kerja dan organisasi rumah

sakit yang dinamakan catatan medis.

29

4. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates

Tahun 2017

Sumber: Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun 2017

Kepala Instalasi Rekam Medis

Dewi Natalia, A.Md

Pengelolaan Berkas,

Pengolahan Data dan

Pelaporan

Tri Nur Endah, A.Md

1. Assembling

2. Coding Indexsing

3. Analisis

4. Filing

5. Pelaporan

6. SKM dan Visum Et

Repertum

Penjaminan dan INA

CBG’S

Dian Wijayanti, A.Md

1. Verifikator

Internal

2. Penjaminan

3. Coding INA

CBG’S

Penerimaan Pasien

Purwantiningsih, A.Md

1. Rawat Jalan

2. Rawat Inap

3. IGD

4. Distribusi

30

B. Hasil Penelitian

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis

Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017.

Peneliti melakukan penelitian di instalasi rekam medis pada bagian

pendaftaran dan bagian filing di RSUD Wates untuk mengetahui waktu

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan pada periode triwulan I

(Januari-Maret). Pelaksanaan kegiatan penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Wates dilihat dari man (manusia), methode

(cara kerja), material (bahan), machine (mesin), dan money (uang):

a. Man (Manusia)

Berdasarkan hasi observasi SDM penyediaan dokumen rekam

medis di RSUD Wates dilakukan oleh petugas pendaftaran untuk

pasien baru, dan petugas filing untuk pasien lama, petugas

pendataran berjumlah 7 orang, untuk pendaftaran umum 1 orang

berlatarbelakang pendidikan D3 Rekam Medis, jaminan lain atau

jamkesda 2 orang berlatar pendidikan sarjana ekonomi dan SMA,

sedangkan untuk pendaftaran pasien jaminan BPJS berjumlah 4

orang berlatarbelakang pendidikan SMA. Petugas filing berjumlah

6 orang yang diantaranya 1 orang berlatarbelakang pendidikan D3

Rekam Medis sedangkan 5 orang berlatarbelakang pendidikan

SMA.

Hal ini dipertegas dengan hasil wawancara kepada Triangulasi

Sumber yaitu (Koding 4):

Yang melaksanakan penyediaan DRM petugas rekam medis

petugas pendaftaran untuk pasien baru, kalau pasien lama petugas

filing. Triangulasi Sumber

31

Tabel 4.1 Total SDM Penyedia Dokumen Rekam Medis

No. Kualifikasi Jumlah Prosentase

1 D3 Rekam Medis 2 Orang 15,4%

2 Sarjana Ekonomi 1 Orang 7,7%

3 SMA 10 Orang 76,9%

Jumlah 13 Orang 100%

Sumber: Hasil wawancara di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates

Berdasarkan tabel diatas, dapat digambarkan dengan

menggunakan diagram pie mengenai total kualifikasi SDM

penyediaan dokumen rekam medis sebagai berikut:

Gambar 4.2 Prosentase Total Kualifikasi SDM


Berdasarkan diagram diatas dapat diketahui bahwa dari total

SDM penyedia dokumen rekam medis dari total 13 orang petugas

yang paling banyak yaitu pendidikan terakhir SMA berjumlah 10

orang sebesar 76,9%, petugas penyedia dokumen rekam memdis

berpendidikan terakhir sarjana ekonomi berjumlah 1 orang sebesar

7,7% untuk petugas penyedia dokumen yang berpendidikan

terakhir D3 rekam medis hanya 2 orang yaitu sebesar 15,4%.

Berikut adalah tabel penjabaran dari total kualifikasi SDM

penyedia dokumen rekam medis di RSUD Wates:

15,4%

7,7%

76,9%

Total Kualifikasi SDM

D3 Rekam Medis Sarjana Ekonomi SMA

32

Tabel 4.2 Kualifikasi Jumlah SDM Petugas Penyedia Dokumen

Rekam Medis

No. Petugas Kualifikasi Jumlah Prosentase

1 Petugas Pendaftaran

Pasien Rawat Jalan

D3 Rekam

Medis

1 Orang 14,3%

Sarjana

Ekonomi

1 Orang 14,3%

SMA 5 Orang 71,4%

Jumlah 7 Orang

2 Petugas Filing D3 Rekam

Medis

1 orang 16,7%

SMA 5 Orang 83,3%

Jumlah 6 Orang


Berdasarkan tabel diatas, dapat digambarkan dengan

menggunakan diagram pie mengenai kualifikasi dan jumlah

petugas pendaftaran penyediaan dokumen rekam medis sebagai

berikut:

Gambar 4.3 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran

di RSUD Wates


SMA

71,4%

D3Rekam

Medis

14,3%

Sarjana

Ekonomi

14,3%

Pendidikan Terakhir Petugas Pendaftaran di

RSUD Wates Tahun 2017

33

Sedangkan penjabaran diagram pie untuk petugas filing adalah

sebagai berikut:

Gambar 4.4 Prosentase Pendidikan Terakhir Petugas Filing di

RSUD Wates


Berdasarkan kedua diagram diatas dapat diketahui bahwa

pendidikan terakhir petugas pendaftaran dari total 7 orang petugas

yang paling banyak yaitu pendidikan terakhir SMA berjumlah 5

orang sebesar 71,4%, petugas pendaftaran berpendidikan terakhir

sarjana ekonomi berjumlah 1 orang sebesar 14,3% untuk petugas

pendaftaran yang berpendidikan terakhir D3 rekam medis hanya 1

orang yaitu sebesar 14,3%. Sedangkan petugas filing di RSUD

Wates berjumlah 6 orang terdiri dari 1 orang sebesar 16,7%

berpendidikan terakhir D3 rekam medis dan yang paling banyak

yaitu 5 orang sebesar 83,3% berpendidikan terakhir SMA.

b. Methode (Cara Kerja)

Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di

RSUD Wates dimulai dari pasien mendaftar atau melihat jam

registrasi yang tertera pada tracer hingga dokumen rekam medis

tersebut sampai ke poliklinik yang dituju. Dalam pelaksanaan

D3

Rekam

Medis

16,7%

SMA

83,3%

Pendidikan Terakhir Petugas Filing di

RSUD Wates Tahun 2017

34

penyediaan dokumen rekam medis tersebut sudah ada SPO tentang

pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan No.

MKI/449.1/10/2015, SPO tentang pendaftaran pasien umum baru

dengan no. MKI/449.1/45/2015, SPO tentang pencarian atau

pengambilan status rekam medis rawat jalan dengan no. dokumen

MKI/449.1/11/2015, dan SPO tentang pendaftaran pasien

penjaminan kesehatan rawat jalan dengan no. MKI/449.1/47/2015

sebagai acuan langkah-langkah kegiatan penyediaan dokumen

rekam medis untuk petugas, dan terdapat SPM dengan dasar

Peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2009 mengenai penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan, Hal ini diperkuat dengan

wawancara kepada responden tentang pelaksanaan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan (Koding 1):

Menurut Responden C

Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan pernyataan

dari triangulasi sumber:

Berdasarkan hasil observasi langkah-langkah penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru di RSUD Wates

adalah sebagai berikut:

1) Pasien mengambil no Antrian

2) Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru

Untuk penyediaan dokumen rawat jalan itu ada pedomannya

Responden C

Kita ada SPM standar Pelayanan minimal untuk bagian pelayanan

untuk penyediaan status rawat jalannya untuk pasien baru 5-10

menit, untuk pasien lamanya 10-20 menit. Kita tidak buat SPO

karna menurut saya kalau SPO itu sifatnya kegiatan kalau

penyediaan itu kan hasilnya, kalau SPOnya kita ya pas daftar

pasien itu, terus nanti pengambilan statusnya, terus

pendistribusiannya sampai ke poli tujuan, kalau SPO penyediaan

rekam medis itu gk ada. Triangulasi Sumber

35

3) Pasien mendaftar di TPP RJ,

4) Petugas TPP RJ mewawancarai pasien

5) Petugas TPP RJ melakukan input data pasien

6) Petugas TPP RJ mencetak tracer

7) Petugas mencetak lembar admission bagi pasien baru

8) Petugas mencetak kartu berobat

9) Petugas TPP RJ memberikan no antrian poliklinik pada pasien

10) Petugas TPP RJ membuat dokumen rekam medis baru

11) Kemudian Petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke

poliklinik yang dituju.

Langkah-langkah penyediaan dokumen pasien lama:




4) Petugas TPP RJ melihat nomor rekam medis pada KIB pasien


6) Petugas pendaftaran menempelkan Tracer yang sudah dicetak

pada outguide.

7) Petugas distribusi mengumpulkan dan menaikkan tracer

tersebut ke bagian filing menggunakan alat bantu retractor di

tempat penyimpanan lantai 2.

8) Kemudian petugas filing menyortir tracer tersebut sesuai

dengan angka terakhir pada nomor rekam medis pasien.

9) Petugas mulai mencari dokumen rekam medis.

10) Jika dokumen rekam medis telah ditemukan, petugas filing

akan memberi cap dan menuliskan poliklinik tujuan pada

lembar poliklinik.

11) Kemudian petugas filing akan mengumpulkan dokumen rekam

medis yang telah diberi cap dan telah dituliskan poliklinik

tujuan pada retractor dan di turunkan ke bagian pendaftaran

menggunakan alat bantu untuk didistribusikan.

36

12) Petugas distribusi menyortir dokumen rekam medis sesuai

dengan poliklinik yang dituju yang tertera pada tracer yang

diselipkan di dokumen rekam medis tersebut.

13) Kemudian petugas distribusi mendistribusikan dokumen rekam

medis ke poliklinik tujuan.

c. Material (Bahan)

Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan dokumen

rekam medis rawat di RSUD Wates untuk pasien lama

menggunakan bahan KIB, tracer, dan dokumen rekam medis. KIB

tersebut digunakan pasien lama sebagai identitas pasien untuk

mendaftar ke poliklinik yang di tuju. Tracer berbahan dari kertas

NCR 3 rangkap bewarna kuning, pink, dan putih berisi jam daftar

pasien, nomor antrian, dan poliklinik tujuan. Tracer berwarna

kuning akan diberikan kepada pasien untuk nomor antrian

poliklinik, sedangkan tracer warna putih akan di tempelkan pada

dokumen rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis dan

identitas pasien, dan untuk tracer warna merah akan di selipkan

pada outguide untuk dipasang di rak penyimpanan tempat

dokumen rekam medis yang diambil.

Tracer dicetak oleh bagian pendaftaran yang kemudian tracer

tersebut akan dinaikkan menggunakan retractor, lalu tracer akan

disortir menurut angka akhir oleh petugas filing, kemudian dicari

dokumen rekam medis menurut permintaan di tracer tersebut,

setelah dokumen rekam medis ditemukan dokumen rekam medis

diambil dan tracer tersebut diselipkan antara dokumen yang

diambil. Dokumen yang telah diambil tersebut dicek

kelengkapannya kemudian diberi cap dan diturunkan kebagian

distribusi untuk didistribusikan menggunakan retractor. Sedangkan

untuk pasien baru bahan yang digunakan yaitu formulir

pendaftaran pasien baru, KIB, dokumen rekam medis baru yang

akan ditulis identitas pasien oleh petugas pendaftaran. Hal ini

37

dipertegas dengan hasil wawancara dengan Triangulasi Sumber

yaitu (Koding 12):

d. Machine (Mesin)

Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan dokumen

rekam medis rawat di RSUD Wates menggunakan komputer yang

digunakan di instalasi pendaftaran rawat jalan untuk mendaftar

pasien rawat jalan dan untuk mencetak tracer serta kerekan/

retractor yang digunakan untuk menaikkan dan menurunkan tracer

atau dokumen rekam medis pasien rawat jalan yang akan

disediakan dan didistribusikan oleh petugas rekam medis. untuk

mendistribusikan dokumen rekam medis rawat jalan RSUD Wates

masih manual menggunakan SDM. SDM pendistribusian rekam

medis berjumlah 3 orang, 1 orang berlatar pendidikan D3 Rekam

medis, dan 2 orang berlatar pendidikan SMA. Hal ini dipertegas

dengan hasil wawancara dengan Triangulasi Sumber yaitu (Koding

15):

e. Money (Uang)

Berdasarkan hasil wawancara pelaksanaan penyediaan

dokumen rekam medis di RSUD Wates dilihat dari money atau

uang secara langsung tidak menggunakan uang untuk

pelaksanaannya dikarenakan begitu ada pasien sudah memiliki

material untuk penyediaan dokumen rekam medis, dan tidak harus

membeli bahan. Bahwa untuk pengadaan barang dokumen rekam

medis, tracer, alat tulis dan sebagainya, tertuang dalam

Untuk bahan kita memakai tracer yang dicetak di bagian

pendaftaran untuk pasien lama. Kalau pasien baru ada dokumen

rekam medis. Triangulasi Sumber

Pakai komputer di pendaftaran rawat jalan rawat dan pakai

kerekan itu yang di ruang filing.

Triangulasi Sumber

38

perencanaan anggaran instalasi rekam medis yang dibuat oleh

kepala rekam medis setiap satu tahun sekali kemudian kepala

rekam medis akan melaporkan apa yang akan dibutuhkan untuk

pengadaan barang rekam medis tersebut kepada bagian rumah

tangga di RSUD Wates. Sedangkan untuk gaji pegawai PNS di

sediakan oleh DPPKA, dan untuk karyawan biasa digaji oleh

bagian keuangan. Hal ini dipertegas dengan hasil wawancara

dengan Triangulasi sumber yaitu (Koding 14):

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen


Berdasarkan hasil wawancara dengan triangulasi sumber di RSUD

Wates perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat

jalan mengacu pada indikator mutu SPM dengan dasar peraturan

Bupati Nomor 32 Tahun 2009 di RSUD Wates sendiri belum

melakukan perhitungan atau evaluasi secara rutin terkait waktu

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan, perhitungan baru

dilakukan satu kali pada tahun 2015 terhitung dari tahun 2014 sampai

sekarang.

Berdasarkan hasil observasi di bagian pendaftaran dan filing di

RSUD Wates, peneliti melakukan check list observasi waktu

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan periode triwulan I

dengan hasil sebagai berikut:

untuk pengadaan barang penyediaan dokumen, status, ATK

nggak belanja sendiri, lewate rumah tangga. Kita pokokmen

cuma aku butuh ini ini harus ada gak belanja sendiri, itu

tertuang dalam perencanaan anggaran instalasi rekam medis

tapi gak belanja sendiri ya.. tetep lewatnya sana.. perencanaan

itu buatnya satu tahun sekali.. gaji kita kan kalau PNS dari

DPPKA jadi udah langsung masuk kesini, teruskalau sing lain-

lanya ya nanti keuangan. Kita instalasi ning nggak sampai

kesitu.kita cuman angkanya aja.. Triangulasi Sumber

39

Gambar 4.5 Diagram Penyediaan DRM Rawat Jalan

Sumber: hasil observasi penyediaan DRM di RSUD Wates tahun 2017

Berdasarkan penjabaran diatas diatas, dapat digambarkan dengan

menggunakan tabel mengenai hasil penyediaan dokumen rekam medis

rawat jalan di RSUD Wates.

Tabel 4.3 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM

Jenis Pasien

Tepat

≤ 10 Menit

Tidak Tepat

≥ 10 Menit

Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase

Baru 32 32,7% 66 67,3%

Lama 14 14,0% 86 86,0%

Jumlah DRM 46 23,2% 152 76,8%


Berdasarkan tabel 4.3 diatas, dapat diketahui bahwa penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates dari total sampel

sebanyak 198 terdiri dari 98 dokumen pasien baru dan 100 dokumen

pasien lama. Terdapat dokumen rekam medis yang tepat waktu sebesar

32,7% (32 dokumen dari 98 dokumen rekam medis pasien baru) dan

14,0% (14 dokumen dari 100 dokumen rekam medis pasien lama)

penyediaan dokumen.

Pasien Baru Pasien Lama

Tepat 32 14

Terlambat 66 86

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Penyediaan DRM Rawat Jalan

40

Berdasarkan penjabaran tabel 4.3 diatas, dapat diketahui prosentase

waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dengan melihat

diagram pie sebagai berikut:

Gambar 4.6 Prosentase Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis

Pasien Rawat Jalan RSUD Wates.


Prosentase penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD

Wates yang mengalami keterlambatan dari total dokumen pasien baru

dan pasien lama sebesar 76,8% yaitu 152 dokumen dari sampel 198

dokumen rekam medis. Terdiri atas 66 dokumen dari 98 dokumen

pasien baru (67,3%) dan 86 dari 100 dokumen rekam medis pasien

lama (86,0%). Hal ini dikarenakan untuk pasien baru, petugas

pendaftaran harus mengentri data identitas pasien baru di SIMRS

dengan rata-rata waktu kurang lebih 3,6 menit, sedangkan untuk

menyediakan dokumen rekam medis baru petugas pendaftaran akan

mencetak tracer, mencetak KIB, edukasi pasien, mencetak label,

mencetak data identitas sosial pasien, menulis identitas paien di map

rekam medis, mengisi formulir rawat jalan dalam map rekam medis,

dan memberi cap tanggal periksa dengan rata-rata waktu kurang lebih

12,7 menit. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan Responden

B (Koding 2 ):

23,2%

76,8%

Prosentase Waktu Penyediaan DRM

TEPAT TERLAMBAT

41

Dan dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber:

Sedangkan untuk dokumen rekam medis pasien lama terlambat

dikarenakan tracer yang tercetak dibagian pendaftaran tidak langsung

dinaikkan ke ruang filing dan dibiarkan dibawah sampai menumpuk.

Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber (Koding

13) :

Dokumen rekam medis yang telah memenuhi standar waktu

penyediaan yaitu sebesar 23,2% dari total dokumen pasien baru dan

lama, 32,7% dokumen pasien baru dan 14,0% dokumen pasien lama.

Jadi dari bawah itu tracer yang udah habis dicetak yang

seharusnya langsung naik masih dibiarkan dibawah nunggu sampe

ada tumpukannya dulu, nanti ke atas di atas tu seperti itu di filing

gak tiap ada langsung dikirim, nunggu barengannya dulu mungkin

itu yang jadi lama terus bikin statusnya terlambat sampai di poli.

Triangulasi Sumber

Alur pasien baru kita tentukan dulu pasien jaminan atau bayar,

kalau umum nanti ambil antrian didepan ditanyain ke poli mana

terus ngisi general consent atau surat persetujuan umum sama

ngisi form identitas baru ke skriningnya, setelah itu pasien

mengantri di loket D sambil membawa general consent sama

form identitas, kalau sudah dipanggil kan nanti dientry ke

komputer, kalau misalnya databasenya sudah lengkap kita

cetakin antrian, cetakin identitasnya, cetakin kartu pasiennya,

form rekam medis baru dilengkapi , berkas poliklinik,

diasembling lengkap terus diantarkan kepoli.

Responden B

Pasien datang terus nanti dientry sama petugasnya identitas,

poliklinik tujuannya kemana, dokternya siapa kalau sudah simpan

terus nanti diprintkan itu identitas sama form-form yang

didalamnya itu terus sekalian dikasih antrian ditempel ke mapnya

yang baru sudah jadi status barunya. Triangulasi sumber

42

Untuk memperoleh rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Wates periode triwulan I tahun 2017

adalah sebagai berikut:

Tabel 4.4 rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat

jalan di RSUD Wates

Pasien

Baru

Pasien

lama

Pasien

baru dan

pasien

lama

Numerator Jumlah komulatif

waktu penyediaan

dokumen rawat jalan pasien baru

1605 2020 3625

Denominator Tota sampel yang

diamati

98 100 198

Rata-rata

Penyediaan

DRM

16,4

menit

20,2

menit

18,3 menit


a. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru

Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀 𝑏𝑎𝑟𝑢

𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑠𝑎𝑚𝑝𝑒𝑙

= 1605

98 = 16,4 menit

b. Rata-rata penyediaan DRM pasien lama

Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀 𝑙𝑎𝑚𝑎


= 2020

100 = 20,2 menit

c. Rata-rata penyediaan DRM pasien baru dan lama

Rata-rata penyediaan DRM = 𝑊𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑝𝑒𝑛𝑦𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝐷𝑅𝑀


= 3625

198 = 18,3 menit

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan


Penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates

masih terdapat keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis.

Berdasarkan hasil wawancara terdapat faktor-faktor yang

43

mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis

tersebut antara lain faktor dari man (manusia), methode (cara kerja),

dan material (bahan), machine (mesin), money (uang):

a. Man (Manusia)

1) Kurangnya SDM bagian filing

SDM yang bertugas di bagian filing di RSUD Wates

terdapat 6 orang petugas namun dengan jumlah pasien yang

setiap hari semakin banyak menyebabkan keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Di RSUD

Wates sendiri saat ini sedang melakukan perekrutan petugas

rekam medis untuk ditempatkan di pendaftaran loket a, bagian

filing, pendaftaran IGD, dan pendaftaran TPPRI.

Berdasarkan wawancara dengan Responden B tentang

kurangnya SDM yaitu (Koding 7):

Menurut Responden B yaitu:

Dari hasil kedua responden tersebut dipertegas dengan

pernyataan dari triangulasi sumber:


Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates sudah terdapat

kebijakan, pedoman, dan SPO untuk penyediaan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan. Faktor methode (cara) dalam

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates

tidak mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan. Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh

triangulasi sumber yaitu (Koding 1):

Dengan pasien yang banyak seperti ini sangat kurang sekali,

apalagi kalau ada yang ijin atau cuti kan mesti terlambat..

Responden B

Belum, masih sangat kurang.. Triangulasi Sumber

44

c. Material (bahan)

1) Terjadinya misfile (salah letak)

Terjadinya misfile atau salah letak sangat mempengaruhi

dalam keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis,

dikarenakan petugas harus menyisir satu-satu dokumen rekam

medis dan menyebabkan lama ditemukannya dokumen rekam

medis tersebut. Berdasarkan wawancara dengan responden B

yaitu (Koding 11):

Dari kedua pernyataan diatas, maka diperkuat dengan

wawancara kepada triangulasi sumber:

2) Terjadinya Penumpukan Tracer

Berdasarkan tabel 4.3 keterlambatan dokumen rekam medis

paling banyak adalah pada pasien lama yaitu 86 dokumen

sebesar 86,0% untuk proses yang paling lama adalah dibagian

pendaftaran dan bagian filing yang mempengaruhi

keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis yaitu tracer

yang seharusnya setelah dicetak langsung dinaikkan tetapi

masih dibiarkan dibawah sampai menumpuk, dan di bagian

Misalnya ada yang salah masuk, eee.. pencariannya kan

butuh waktu lama, kan waktunya mengulur-mengulur terus.

Responden B

Iya adanya dokumen yang misfile.. Triangulasi Sumber

Kita ada SPM standar Pelayanan minimal untuk bagian

pelayanan untuk penyediaan status rawat jalannya untuk pasien

baru 5-10 menit, untuk pasien lamanya 10-20 menit. Kita tidak

buat SPO karna menurut saya kalau SPO itu sifatnya kegiatan

kalau penyediaan itu kan hasilnya, kalau SPOnya kita ya pas

daftar pasien itu, terus nanti pengambilan statusnya, terus

pendistribusiannya sampai ke poli tujuan,

Triangulasi Sumber

45

filing dokumen rekam medis tidak langsung dikirim dan

ditunggu sampai dokumen rekam medis tersebut penuh.

Menurut wawancara dengan responden A yaitu (Koding 13):

Dipertegas dengan wawancara oleh triangulasi sumber, yaitu:

3) Dokumen rekam medis tidak ditemukan di rak filing

Berdasarkan hasil observasi terdapat dokumen rekam medis

yang tidak ditemukan di rak filing, sehingga petugas filing akan

melacak dokumen rekam medis tersebut, petugas harus

menyisir terlebih dahulu di rak-rak yang memiliki nomor

rekam medis yang hampir sama dan melacak menggunakan

komputer. Apabila dokumen rekam medis yang dicari tidak

ditemukan petugas akan membuatkan dokumen rekam medis

baru sehingga hal ini akan membutuhkan waktu lama dan akan

mempengaruhi keterlambatan penyediaan dokumen rekam

medis. Menurut wawancara dengan responden D untuk

permasalahan tersebut (Koding 12):

Untuk mempertegas hasil wawancara responden D, maka

dilakukan wawancara dengan triangulasi sumber, yaitu:

Kadang tu tracernya numpuk karna harus nunggu yang diatas

diturunkan. Responden A

jadi dari bawah itu tracer yang udah habis dicetak yang

sharusnya langsung naik masih dibiarkan dibawah nunggu

sampe ada tumpukannya dulu, nanti ke atas di atas tu

seperti itu di filing gak tiap ada langsung dikirim, nunggu

barengannya dulu mungkin itu yang jadi lama terus bikin

statusnya terlambat sampai di poli. Triangulasi Sumber

Adaa sih sakjane,, salah letak bisa, misfile, nek DRM gak

ditemukan di ruang filing kae..

Responden D

...Terus nek DRM gak ditemukan biasanya dicari lewat

komputer.

Triangulasi Sumber

46

4) Formulir pendaftaran pasien baru habis

Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

pasien baru menggunakan bahan salah satunya formulir

pendaftaran pasien baru. Apabila formulir tersebut habis

petugas pendaftaran akan menghubungi bagian rumah tangga

RSUD Wates untuk persediaan formulir, hal ini akan

mempengaruhi keterlambatan waktu penyediaan dokumen

rekam medis dikarenakan dalam kehabisan formulir akan

mengulur waktu dan antrian pasien yang mendaftar akan

semakin banyak. Hal ini dipertegas dengan wawancara oleh

triangulasi sumber, yaitu (Koding 12 ):

d. Machine (Mesin)

Faktor dari machine (mesin) yang mempengaruhi

keterlambatan penyedian dokumen rekam medis adalah pada

penggunaan retractor, hal ini sangat mempengaruhi keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates

dikarenakan jika retractor tersebut belum terisi penuh dokumen

rekam medis maka retractor tersebut tidak mau diturunkan atau

akan macet di tengah jalan, sehingga petugas filing harus

menunggu sampai dokumen rekam medis tersebut penuh,

kemudian tracer yang dibawah akan terus menumpuk karena harus

menunggu retractor tersebut turun baru tracer tersebut dapat

dinaikkan. Menurut wawancara dengan responden D tentang

permasalahan tersebut yaitu (Koding 12):

Masalah sama kerekan itu, kan kalau belum diturunkan

tracernya pasti akan numpuk, dan menyebabkan lama.

Responden D

Ya ngambil ke RT, kalau yang RT stoknya habis, sebelum

stok habis itu RT nyetak terus dikita sendiri juga sebelum

stoknya habis ngambil ke RT,bisa jadi mempengaruhi nek

sampai kejadian kayak gitu kan menghubungi RT lama to,

jadi harus kesana dulu..

Triangulasi Sumber

47

Untuk mempertegas hasil wawancara responden D, maka

dilakukan wawancara dengan triangulasi sumber, yaitu:

e. Money (Uang)

Waktu penyediaan rekam medis merupakan salah satu standar

pelayanan minimal di instalasi rekam medis RSUD Wates namun

berdasarkan hasil wawancara apabila SPM mencapai dengan target

petugas tidak akan diberikan reward atau hadiah apapun dan jika

petugas mendapat komplain dari banyak pihak tentang

keterlambatan penyediaan dokumen petugas juga tidak akan

mendapat punishment (hukuman) apapun juga dari atasan. Faktor

money (uang) dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

di RSUD Wates tidak mempengaruhi keterlambatan penyediaan

dokumen. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara responden A

yaitu (Koding 14):

Wawancara dengan triangulasi sumber yaitu:

Apa faktor uang ki, gak ada.. Responden A

Enggak sih.. kita nggak ada reward buat petugas, nek ada

komplain kita juga nggak kasih hukuman.

Triangulasi Sumber

Mungkin kerekannya ya.. kan kadang itu ditengah-tengah kalo

misalnya kurang banyak memang gak bisa turun kal gak ada

bebannya, jadi misanya nurunin satu-satu itu tu macet ditengah

itu lo.. atau tutupannya bengkong atau apa , sebenarnya kalo

hanya kurang itu nek turun tu mesti macet ditengah.

Triangulasi Sumber

48

C. Pembahasan

1. Mengetahui Pelaksanaan Penyediaan Dokumen Rekam Medis

Rawat Jalan di RSUD Wates Tahun 2017.

a. Man (Manusia)

Berdasarkan hasil observasi SDM penyediaan dokumen rekam

medis di RSUD Wates masih ditemukan petugas yang

berpendidikan terakhir SMA yaitu sebesar 76,9% (10 orang dari 13

petugas), petugas yang berpendidikan terakhir sarjana ekonomi

sebesar 7,7% (1 orang dari 13 petugas), dan SDM yang telah lulus

pendidikan rekam medis, atau SDM yang berpendidikan terakhir

D3 rekam medis hanya sebesar 15,4% (2 orang dari 13 petugas).

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

55/MENKES/PER/III/2013 mengenai Penyelenggaraan Pekerjaan

Perekam Medis yang menjelaskan tentang SDM perekam medis

adalah seseorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan. Sebagaimana yang telah dijelaskan peraturan menteri

kesehatan nomor 55 tahun 2013 petugas rekam medis tidak hanya

mengerjakan lingkup tugasnya namun juga memiliki tanggung

jawab untuk melakukan kegiatan pelayanan rekam medis.


Berdasarkan hasil observasi langkah-langkah penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan di lihat dari pasien mendaftar

RSUD Wates adalah sebagai berikut:


2) Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru



5) Petugas TPP RJ melakukan input data pasien


7) Petugas mencetak lembar data identitas sosial bagi pasien baru

49

8) Petugas mencetak kartu berobat

9) Petugas TPP RJ memberikan no antrian poliklinik pada pasien

10) Petugas TPP RJ membuat dokumen rekam medis baru

11) Kemudian Petugas distribusi mendistribusikan dokumen ke

poliklinik yang dituju.

SPO mengenai alur pendaftaran pasien baru dengan nomor

dokumen MKI/449.1/45/2015 SPO tentang pendaftaran pasien

umum baru adalah sebagai berikut:

1) Pasien diterima di tempat pendaftaran pasien rawat jalan

2) Pasien diwawancarai oleh petugas rekam medis

3) Pasien baru diminta mengisi formulir pendaftaran pasien baru.

4) Pasien baru diminta untuk menunggu di ruang tunggu poli

tujuan.

5) Petugas mengecek identitas pasien ke dalam komputer apakah

pernah berobat atau belum;

6) Petugas menginput data pasien ke dalam SIM RS

7) Petugas kemudian mencetak lembar data identitas sosial

8) Petugas pendaftaran memberikan status pasien baru pada

petugas distribusi untuk di distribusikan ke poliklinik tujuan.

SPO pendaftaran pasien umum baru di bagian pendaftaran

RSUD Wates pada point (4) menjelaskan setelah pasien diminta

mengisi formulir pendaftaran pasien baru diminta untuk menunggu

diruang tunggu poli tujuan. Namun pada berdasarkan hasil

observasi proses tersebut belum selesai karena petugas belum

memberikan tracer yang berisi nomor antrian untuk periksa

dipoliklinik.

Menurut Permenkes No. 512 Tahun 2007 SPO adalah suatu

perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk

menyelesaikan suatu proses kerja tertentu, dimana SPO

memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan

konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan

50

fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan

berdasarkan standar profesi.

Menurut Budi (2011) identifikasi adalah proses pengumpulan

data dan pencatatan segala keterangan tentang bukti-bukti dari

seseorang. Unit rekam medis mempunyai tanggung jawab atas

kelengkapan data identitas pasien maka dalam mengumpulkan data

identitas pasien harus diperoleh data yang lengkap sehingga dalam

proses pelayanan kesehatan selanjutnya akan berjalan dengan baik.

Sedangkan Menurut KARS 2012 dalam standar AP 1.2

asesmen awal seorang pasien, rawat jalan atau rawat inap, sangat

penting untuk mengidentifikasi kebutuhan pasien dan untuk

memulai proses pelayanan. Asesmen awal memberikan informasi

untuk:

1) Memahami pelayanan apa yang dicari pasien

2) Memilih jenis pelayanan yang terbaik bagi pasien.

Berdasarkan hasil observasi pasien baru di RSUD Wates

pertama kali diterima di tempat penerimaan pasien dan

diwawancarai petugas guna mendapat informasi mengenai data

pasien.

c. Material (bahan)

Berdasarkan hasil observasi bahan yang digunakan untuk

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan yaitu dokumen

rekam medis dan tracer.

Menurut KARS (2012) dalam standar MKI. 7 menyebutkan

bahwa dokumen rekam medis adalah suatu sumber informasi

utama mengenai proses asuhan dan perkembangan pasien sehingga

merupakan alat yang penting. Dalam pelaksanaan penyediaan

dokumen RSUD Wates juga menggunakan dokumen rekam medis.

Sedangkan berdasarkan hasi observasi tracer hanya terdapat

pada bagian pendaftaran rawat jalan. Di bagian filing juga sudah

terdapat alat cetak tracer. Namun dalam pelaksanaan cetak tracer

51

hanya dilakukan di bagian pendaftaran dikarenakan letak ruang

filing di lantai dua dan tracer berbentuk rangkap 3 dengan

menggunakan kertas NCR dengan didalamnya terdapat nomor

antrian pendaftaran poliklinik yang harus diberikan oleh pasien

sehingga tidak memungkinkan untuk petugas filing mencetak

tracer.

Menurut IFHIMA (2012) Tracer (outguide) yaitu pengganti

rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan

apapun. Adanya tracer dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi

dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan saat kembali.

Dengan adanya tracer agar memudahkan petugas rekam medis

dalam menyediakan rekam medis.

Menurut Budi (2011) beberapa fasilitas di ruang penyimpanan

dokumen rekam medis diantataranya ada tracer yang digunakan

sebagai pengganti dokumen rekam medis di rak filing yang dapat

digunakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.

d. Machine (mesin)

Berdasarkan hasil observasi pendistribusian dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Wates masih menggunakan manual

yaitu menggunakan tangan petugas distribusi untuk menyediakan

dokumen rekam medis rawat jalan ke meja dokter di poliklinik dan

menggunakan mesin retractor/kerekan untuk mengirimkan

dokumen rekam medis rawat jalan di bagian distribusi. Untuk

penyediaan dokumen rekam medis pasien baru RSUD Wates juga

menggunakan komputer yang ada di bagian pendaftaran.

Menurut Rustiyanto (2010) komputer dirumah sakit dinilai

sangat bermanfaat untuk meningkatkan mutu pelayanan. Selain

untuk mempermudah pelayanan, sistem komputerisasi di rumah

sakit tidak hanya digunakan dibagian administrasi khususnya

dipersonalia, tetapi komputerisasi bisa digunakan diberbagai unit

pelayanan di rumah sakit.

52

e. Money (uang)

Berdasarkan hasil wawancara untuk pengadaan barang

dokumen rekam medis, tracer, alat tulis dan sebagainya, tertuang

dalam perencanaan anggaran instalasi rekam medis yang dibuat

oleh kepala rekam medis setiap satu tahun sekali kemudian kepala

rekam medis akan melaporkan apa yang akan dibutuhkan untuk

pengadaan barang rekam medis tersebut kepada bagian rumah

tangga di RSUD Wates. Sedangkan untuk gaji pegawai PNS di

sediakan oleh DPPKA, dan untuk karyawan biasa digaji oeh bagian

keuangan.

Menurut M. Harujito (2001) uang merupakan alat (tools) yang

penting untuk menilai tujuan karena segala sesuatu harus

diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan

berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga

kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan berapa hasil yang akan dicapai

dari suatu organisasi.

53

2. Mengetahui prosentase ketepatan waktu penyediaan dokumen


Berdasarkan hasil studi dokumentasi di RSUD Wates sudah

terdapat SPM dengan dasar peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2009

tentang Standar Pelayanan Miniman RSUD Wates yang menyebutkan

bahwa penyediaan dokumen rekam medis dimulai dari saat pasien

mendaftar sampai dokumen rekam medis disediakan/ditemukan oleh

petugas dengan standar pelayanan minimalnya adalah ≤10 menit.

Dengan isi sebagai berikut:

Tabel 4.5 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan

Rawat Jalan

Judul Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat

jalan

Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi

Tujuan Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan

Definisi

operasional

Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam

medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada

pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis


Frekuensi

pengumpulan data

Tiap bulan

Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel

rawat jalan yang diamati

Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N

kurang dari 100)

Sumber data Hasil survey pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan

untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama.

Standar Rerata ≤ 10 menit

Penanggung

jawab

Kepala instalasi rekam medis

Sumber:Profil/Kamus Indikator Mutu RSUD Wates Tahun 2015

Sesuai dengan Kepmenkes 129, 2008 tentang Standar Pelayanan

Minimal Rumah Sakit dengan isi sebagai berikut:

54

Tabel 4.6 Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pelayanan

Rawat Jalan

Judul Waktu penyediaan dokumen rekam medik pelayanan rawat

jalan

Dimensi mutu Efektifitas, kenyamanan, efisiensi

Tujuan Tergambarnya kecepatan pelayanan pendaftaran rawat jalan

Definisi

operasional

Dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam

medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam

medis mulai dari pasien mendaftar sampai rekam medis


Frekuensi pengumpulan

data

Tiap bulan

Numerator Jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati

Denominator Total sampel penyediaan rekam medis yang diamati (N

kurang dari 100)

Sumber data Hasil survey pengamatan diruang pendaftaran rawat jalan untuk pasien baru/diruang rekam medis untuk pasien lama.

Standar Rerata ≤ 10 menit

Penanggung

jawab

Kepala instalasi rekam medis

Sumber: Kepmenkes No 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan

Minimal Rumah Sakit

Berdasarkan hasil observasi waktu penyediaan dokumen rekam

medis rawat jalan di RSUD Wates adalah sebagai berikut:

Tabel 4.7 Ketepatan Waktu Penyediaan DRM

Jenis Pasien

Tepat

≤ 10 Menit

Tidak Tepat

≥ 10 Menit

Jumlah Prosentase Jumlah Prosentase

Baru 32 32,7% 66 67,4%

Lama 14 14,0% 86 86,0%

Jumlah DRM 46 23,2% 152 76,8%

Sumber: Hasil Observasi Penyediaan DRM di RSUD Wates Tahun

2017

Berdasarkan tabel diatas tergambar bahwa capaian waktu

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dalam waktu ≤ 10

menit mencapai 23,2% (46 dari 198 dokumen rekam medis).

Menurut Sudrajat (2014) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa

berdasarkan hasil pengumpulan data tentang kecepatan pelayanan

penyediaan dokumen rekam medis pasien lama di pelayanan rawat

55

jalan Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis diperoleh data sebagai

berikut:

Tabel 4.8 Frekuensi waktu pelayanan penyediaan dokumen rekam

medis pasien rawat jalan pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum

Daerah Ciamis Tahun 2014

No. Kategori Jumlah

Responden

Presentase

1 Cepat 35 39,8%

2 Lambat 53 60,2%

Jumlah 88 100

Sumber : Data Primer 2014

Menurut Andria (2015) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa

berdasarkan hasil pengumpulan data tentang kecepatan pelayanan

penyediaan dokumen rekam medis pasien lama di pelayanan rawat

jalan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya

diperoleh data sebagai berikut:

Tabel 4.9 Distribusi Frekuensi Waktu Pelayanan

Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama

No. Kategori

Waktu

Frekuensi Prosentase

1 Cepat 36 36,4%

2 Lambat 63 63,6%

Jumlah 99 100

Berdasarkan ketiga data diatas dapat diketahui bahwa dalam

penelitian Sudrajat (2014) waktu penyediaan dokumen rekam medis

pasien lama di pelayanan rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah

Ciamis yaitu sebanyak 35 dokumen (39,8%) dari 88 dokumen sudah

memenuhi standar standar ≤10 menit. Dalam penelitian Andria (2015)

diketahui bahwa sebanyak 36 dokumen (36,4%) dari 99 dokumen

penyediaan dokumen Rekam Medis Pasien Lama sudah memenuhi

standar ≤10 menit. Sedangkan peneliti melakukan penelitian di RSUD

Wates menemukan bahwa dengan sampel 198 dokumen rekam medis

pasien baru dan pasien lama ditemukan dokumen yang sudah

memenuhi standar ≤10 menit sebanyak 46 dokumen (23,2%).

Berdasarkan hasil evaluasi tentang capaian indikator mutu yang sudah

56

dilakukan di RSUD Wates terdapat rata-rata waktu penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru sebesar 15,9 menit, dan

rata-rata dokumen rekam medis pasien lama sebesar 22,3 menit.

Sedangkan hasil yang diperoleh peneliti pada penelitian di RSUD

Wates rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien baru

yaitu 16,4 menit dan dokumen rekam medis pasien lama sebesar 20,2

menit.

3. Mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan


Faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah sebagai berikut:

a. Man (Manusia)

Menurut Ningsih (2012) dalam penelitiannya menyebutkan

bahwa dengan banyaknya jumlah kunjungan pasien, mengharuskan

Rumah Sakit Mata “Dr. Yap” Yogyakarta memiliki SDM dengan

kinerja yang berkualitas sesuai dengan kompetensinya dengan

jumlah yang mencukupi untuk memberikan pelayanan kepada

pasien sehingga diharapkan mampu meningkatkan mutu pelayanan.

Menurut Harujito (2001) Manusia merupakan unsur

manajemen yang pokok manusia tidak dapat disamakan oleh

benda. Ia mempunyai peranan, pikiran harapan, serta gagasan.

Reaksi psikisnya terhadap keadaan sekeliling dapat menimbulkan

pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar diperhitungkan

secara seksama. Oleh karena itu, manusia perlu senantiasa

diperhatikan untuk dikembangkan kearah yang positif sesuai

dengan martabat dan kepribadiannya sebagai manusia.

Berdasarkan hasil wawancara SDM dibagian filing tidak

sebanding dengan jumlah pasien yang setiap hari semakin banyak

menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis

rawat jalan.

57

b. Methods (Metode)

Berdasarkan hasil studi dokumentasi di RSUD Wates

menggunakan SPM dengan dasar peraturan Bupati nomor 32 tahun

2009 untuk metode waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat

jalan sudah sesuai dengan SPM menurut Kepmenkes nomor 129

tahun 2008, namun menurut persepsi triangulasi sumber bahwa

perhitungan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

dari pasien mendaftar sampai dokumen tersebut disediakan di

poliklinik.

Perbedaan persepsi ini kemungkinan akan mempengaruhi

terhadap waktu penyediaan. Dimana menurut Kepmenkes 129

tahun 2008 dan SPM RSUD Wates tersebut hanya sampai

dokumen rekam medis disediakan/ditemukan saja namun pada

kenyataannya perhitungan waktu penyediaan di RSUD Wates

sampai diantar di poliklinik. Sebelum dokumen tersebut sampai

dipoliklinik juga harus melalui beberapa proses dari dokumen

diperiksa kelengkapan formulirnya, kemudian diberi cap tanggal

dan ditulis poliklinik tujuan pada formulir rawat jalan, dan

dilakukannya penyortiran berdasarkan poliklinik yang dituju oleh

petugas distribusi. Hal ini dapat mempengaruhi waktu penyediaan

dkumen rekam medis menjadi lama.

c. Material (bahan)

1) Terjadinya Misfile (salah letak)

Menurut Shofari (2008) Masalah lain yang dihadapi filing

adalah seringkali terjadi kejadian misfile (salah letak) dan

keterlambatan pelacakan dokumen rekam medis serta

penyerahan dokumen rekam medis ke TPPRJ. Berdasarkan

hasil wawancara di RSUD Wates terjadinya rekam medis yang

misfile atau salah letak sangat mempengaruhi terhadap

penyediaan dokumen rekam medis. Karena petugas harus

mencari dokumen rekam medis tersebut hingga ketemu,

58

sehingga dapat menghambat pekerjaan lainnya. Terjadinya

dokumen rekam medis yang salah letak dikarenakan kurangnya

ketelitian petugas dalam penyimpanan rekam medis.

2) Terjadinya Penumpukan Tracer

Berdasarkan hasil observasi di RSUD Wates sudah terdapat

tracer dibagian pendaftaran. Namun terjadi penumpukan tracer

yang dilakukan oleh petugas, hal ini sangat menghambat waktu

penyediaan dokumen rekam medis karena akan menyebabkan

dokumen rekam medis terlambat.

Menurut IFHIMA (2012) Tracer (outguide) yaitu pengganti

rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan

apapun. Adanya tracer dapat meningkatkan efisiensi dan

akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan

saat kembali. Dengan adanya tracer agar memudahkan petugas

rekam medis dalam menyediakan rekam medis.

3) Dokumen rekam medis tidak ditemukan di Rak Filing

Berdasarkan SPO mengenai pencarian dokumen rekam

medis dengan nomor dokumen MKI 449.1/11/2015 pada point

(5) disebutkan bahwa status rekam medis yang tidak ditemukan

di rak penyimpanan, maka petugas rekam medis melihat pada

tracer yang terpasang, tanggal dan pelayanan kesehatan yang

dituju pasien terakhir berkunjung. Dan point (6) menjelaskan

bahwa status rekam medis yang tidak ditemukan di rak

penyimpanan dan tidak juga terpasang di tracer, maka petugas

menelusuri melalui data yang telah disimpan di komputer

kunjungan terakhir pasien.

Sedangkan menurut KARS 2012, dalam standar AP.1.5

disebutkan bahwa disebutkan bahwa temuan pada assesmen

didokumentasikan dalam rekam medis pasien dan siap tersedia

bagi para penanggung jawab.

59

Terjadinya dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di

rak penyimpanan petugas filing akan mencari dokumen

tersebut sesuai dengan prosedur di SPO, namun hal tersebut

akan menghambat waktu penyediaan dokumen rekam medis

rawat jalan.

4) Formulir rekam medis pasien baru habis

Berdasarkan hasil observasi pelaksanaan penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan pasien baru di RSUD Wates

menggunakan bahan salah satunya formulir pendaftaran pasien

baru.

Menurut KARS 2012 dalam standar AP 1.2 asesmen awal

seorang pasien, rawat jalan atau rawat inap, sangat penting

untuk mengidentifikasi kebutuhan pasien dan untuk memulai

proses pelayanan. Asesmen awal memberikan informasi untuk:

1) Memahami pelayanan apa yang dicari pasien

2) Memilih jenis pelayanan yang terbaik bagi pasien.

Sedangkan menurut Hatta 2010 menyebutkan bahwa dalam

rekaman kertas atau isi rekam kesehatan dibagi dalam data

administratif dan data klinis. Data administratif mmenakup data

demgrafi, dalam pelayanan kesehatan inforasi demografi

diperlukan dalam mengisi informasi dasar identitas diri pasien.

Formulir pasien baru berisi data identitas pasien. Apabila

formulir tersebut habis petugas pendaftaran akan menghubungi

bagian rumah tangga RSUD Wates untuk persediaan formulir,

hal ini akan mempengaruhi keterlambatan waktu penyediaan

dokumen rekam medis dikarenakan dalam kehabisan formulir

akan mengulur waktu dan antrian pasien yang mendaftar akan

semakin banyak.

d. Machines (Mesin)

Menurut Harujito (2001) Mesin digunakan untuk memberi

kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta

60

menciptakan efisiensi kerja. Berdasarkan hasil wawancara Faktor

Machine (mesin) yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis adalah pada penggunaan retractor/ kerekan,

dikarenakan di RSUD Wates masih menggunakan alat sederhana

yang disebut retractor/ kerekan dimana jika alat tersebut belum

terisi penuh dokumen rekam medis maka alat tersebut akan macet

dan menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam

medis. Pada penggunaan mesin komputer di RSUD Wates hanya

terdapat pada bagian instalasi pendaftaran untuk cetak tracer

sehingga menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam

medis.

e. Money (Uang)

Reward merupakan salah satu faktor penting yang

mempengaruhi individu bekerja pada suatu organisasi. Menurut

Hasibuan (2010), penghargaan (reward) merupakan balasan jasa

yang diberikan instansi pada tenaga kerja, penghargaan bukan

sekedar hak dan kewajiban tetapi yang terpenting adalah daya

dorong dan semangat untuk bekerja. Menurut Fitria (2017) reward

adalah tingkat penampilan yang diwujudkan melalui usaha tertentu,

diyakini bahwa individu akan termotivasi oleh harapan yang akan

datang, sehingga beberapa orang melakukan pekerjaannya dengan

baik.

Sedangkan Menurut Nurmiati (2011), reward merupakan

ganjaran, hadiah, upah. Rewards dalam bentuk positif disebut

dengan penghargaan sedangkan dalam bentuk negative disebut

punishment.

Berdasarkan hasil observasi petugas pelaksana penyediaan

dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates tidak diberikan

reward/penghargaan apabila penyediaan dokumen telah memenuhi

target SPM, begitu juga dengan punishment/ hukuman, petugas

61

yang mendapat komplain tentang penyediaan dokumen tidak akan

diberikan hukuman apapun.

D. Keterbatasan

1. Ada beberapa Responden yang tidak mau diwawancarai karena

berlatar belakang bukan dari D3 Rekam Medis.

2. Perbedaan pendapat antara petugas rekam medis (Responden A)

dengan kepala rekam medis (Triangulasi sumber).

62

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di

RSUD Wates dilihat dari man (manusia) terdapat 13 orang petugas,

methode (cara kerja) sudah terdapat SPO dan SPM sebagai acuan

pelaksanaan, material (bahan) menggunakan dokumen rekam

medis dan tracer, machine (mesin) masih manual menggunakan

SDM, komputer dan retractor, dan tidak menggunakan money

(uang) pada pelaksanaannya.

2. Penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD Wates

mengalami keterlambatan sebanyak 152 (76,8%) dokumen rekam

medis pasien baru maupun lama dan penyediaan dokumen rekam

medis tepat waktu sebanyak 46 (23,2%) dokumen pasien baru

maupun pasien lama dari jumlah sampel 198 dokumen rekam

medis, dan diketahui rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam

medis yaitu 18,31 menit.

3. Faktor-faktor penyebab keterlambatan penyediaan dokumen rekam

medis di RSUD Wates yaitu: man (manusia) kurangnya SDM

dibagian filing, methode (cara kerja) perbedaan persepsi antara

petugas rekam medis dengan SPM mempengaruhi keterlambatan

dokumen, material (bahan) terjadinya misfile, penumpukan tracer,

dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan,

dan formulir pasien baru habis, machine (mesin) Alat Retractor

yang sering macet bila tidak diisi dokumen dengan penuh, money

(uang) belum ada reward untuk karyawan.

B. Saran

1. Sebaiknya pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis

dilakukan oleh petugas rekam medis berlatar pendidikan D3

Rekam Medis sesuai dengan PERMENKES No 55.

2. Sebaiknya pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis rawat

jalan di RSUD Wates disesuaikan dengan SPM rumah sakit.

63

3. Sebaiknya SDM di bagian filing ditambah dengan petugas yang

berlatarbelakang pendidikan dari rekam medis agar pekerjaannya

menjadi lebih efektif.

4. Sebaiknya bagian filing juga diberi kewenangan untuk mencetak

tracer pada ruangan filing agar mempercepat pencarian dokumen

rekam medis.

5. Sebaiknya ada reward dan punishment sebagai salah satu alat

untuk menilai kinerja staff.

6. Sebaiknya dilakukan evaluasi secara rutin terkait indikator mutu

penyediaan dokumen rekam medis.

DAFTAR PUSTAKA

Andria, Firzah Dika. (2015). Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam Medis di

RSUD Dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya, Jurnal Manajemen Informasi

Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2. Tasikmalaya: Poltekkes Kemenkes

Tasikmalaya.

Azwar, Azrul. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Tiga. Jakarta:

Binarupa Aksara.

Budi, Savitri Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:

Quantum Sinergis Medis.

Bungin, Burhan. (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Pedoman Penyelenggaraan

Pelayanan di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik

Indonesia.

Fitria, Jimmy. (2017). Pengaruh Reward, Insentif, Pembagian Tugas dan

Pengembangan Karier pada Kepuasan Kerja Perawat Di Rumah Sakit

Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta, Jurnal Manajemen dan Bisnis

Volume 2, Nomor 1. Surakarta: Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Hatta, Gemala.R.et.al. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di

sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.

Harujito, M. Y. (2001). Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT Grasindo.

Hasibuan. (2010). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

IFHIMA. (2012). Education Module 3: Record Identification System, Filing and

Retention of Health Records, Diakses dari www.ifhima.org/learning-

center/ pada tanggal 10 Juli 2017.

KARS. (2012). Instrumen Akreditasi Rumah Sakit Versi 2012. Jakarta: KARS.

Permenkes RI No. 512 Tahun 2007. Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan

Praktik Kedokteran. Jakarta: Republik Indonesia.

Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis. Jakarta:

Republik Indonesia.

Permenkes RI No. 55/MENKES/PER/III/2013. Tentang Penyelenggaraan

Pekerjaan Perekam Medis. Jakarta: Republik Indonesia.

http://www.ifhima.org/learning-center/

http://www.ifhima.org/learning-center/

Permenkes RI No. 69 Tahun 2014 tentang Kewajiban Rumah Sakit dan

Kewajiban Pasien. Jakarta: Republik Indonesia.

Keputusan Menteri Kesehatan No.129/MENKES/SK/II/2008 Tentang Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Republik Indonesia.

Ningsih, Kori Puspita. (2013). Hubungan Beban Kerja Dan Kepuasan Kerja

dengan Kinerja Karyawan di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mata

“Dr.Yap” Yogyakarta. Surakarta: Universitas Muhammadiyah Surakarta.

Notoatmodjo, Soekidjo. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta:

Rineka Cipta.

UU RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Sekretariat Negara. Jakarta:

Republik Indonesia.

Rustiyanto, Ery. (2010). Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Yang

Terintegrasi. Yogyakarta: Gosyen Publishing.

Rustiyanto, E & Rahayu W. A (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata

Indonesia.

Sudrajat, Indra. (2015). Hubungan Kecepatan Penyediaan Dokumen Rekam

Medis Rawat Jalan dengan Tingkat Kepuasan Pasien, Jurnal Manajemen

Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1.

Tasikmalaya: PIKES Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya.

Sugiyono. (2015). Metode Kuantitatif Kualitatif dan R& D. Bandung: Alfabeta.

Lampiran 18

PEDOMAN WAWANCARA

Hari/Tanggal :

A. Karakteristik Pegawai

Jabatan :

Masa Bekerja :

Pendidikan :

Jenis Kelamin :

Umur :

B. Pedoman Wawancara

1. Apa pedoman/ kebijakan sasaran indikator mutu yang digunakan untuk

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ? jika ada, Berapa

standar waktunya ?

2. Apakah didalam indikator mutu terdapat waktu evaluasi terkait

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan? Jika iya, bagaimana

pelaksanaannya?

3. Apakah didalam indikator mutu ditentukan peninjauan/ PIC untuk

melakukan evaluasi penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?

4. Bagaimana perhitungan waktu untuk penyediaan dokumen rekam

medis pasien rawat jalan di RSUD Wates?

5. Apakah capaian waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan

sudah sesuai dengan standar waktu yang sudah ditentukan ?

6. Apakah ada SPO tentang uraian tugas untuk petugas filing di RSUD

Wates ?

7. Menurut anda, apakah SDM petugas filing sudah mencukupi ?

8. Apakah ada pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan

penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ?

9. Apakah sering terjadi kesalahan dalam pendistribusian rekam medis

pasien ke klinik ?

10. Apa yang menjadi penyebab terjadinya kesalahan pendistribusian

rekam medis pasien ke klinik?

11. Menurut bapak/ibu apa faktor dari SDM/man yang mempengaruhi

keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ?

12. Menurut Bapak/Ibu apa faktor dari bahan/ material yang menyebabkan

keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan ?

13. Menurut bapak/ibu apa faktor dari cara kerja/methode yang

menyebabkan keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat

jalan ?

14. Menurut bapak/ibu apa faktor dari uang/money yang menyebabkan

keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?

15. Menurut bapak/ibu apa faktor dari mesin/machine yang menyebabkan

keterlambatan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan?

16. Apa saja perbaikan yang telah dilakukan dengan permasalahan tentang

penyediaan dokumen rekam medis?

Documents

WAKTU PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS …repository.unjaya.ac.id/2072/2/DEWI KOTIMAH_1314019_pisah...v 8. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Wates. 9. Ayah,