WALIKOTA PADANG PANJANG PROVINSI SUMATERA .Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of WALIKOTA PADANG PANJANG PROVINSI SUMATERA .Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan

  • WALIKOTA PADANG PANJANG PROVINSI SUMATERA BARAT

    PERATURAN DAERAH KOTA PADANG PANJANG NOMOR 5 TAHUN 2019

    TENTANG

    PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

    DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

    WALIKOTA PADANG PANJANG,

    Menimbang : a. bahwa arsip merupakan sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban Pemerintahan Daerah serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan arti penting

    strategis yang meliputi penyajian informasi penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, perumusan

    kebijakan dan pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan administrasi Pemerintahan Daerah;

    b. bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan

    mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan

    pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan

    di Pemerintahan Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, sekolah, organisasi masyarakat, dan perorangan, harus

    dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu

    c.

    bahwa berdasarkan Pasal 6 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dinyatakan

    bahwa penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggungjawab Pemerintah Daerah;

    d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

    dimaksud pada huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

    menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;

    Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara

    Republik Indonesia Tahun 1945;

    2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1956 tentang

    Pembentukan Daerah Otonom Kota Kecil dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Tengah

    (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 19 Tambahan Lembaran Negara Republik

    Indonesia Nomor 962);

  • - 2 -

    3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

    Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

    Indonesia Nomor 5071);

    4. Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam

    (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1990 Nomor 48, Tambahan Lembaran Negara Republik

    Indonesia Nomor 3457);

    5. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1999 tentang Pelaksanaan Serah-Simpan dan Pengelolaan Karya Rekam Film Ceritera atau Film Dokumenter (Lembaran

    Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

    3820);

    6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

    tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

    DENGAN PERSETUJUAN BERSAMA

    DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA PADANG PANJANG

    DAN WALIKOTA PADANG PANJANG

    MEMUTUSKAN :

    Menetapkan

    : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

    BAB I

    KETENTUAN UMUM

    Pasal 1

    Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kota Padang Panjang. 2. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara

    pemerintahan daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.

    3. Walikota adalah Walikota Padang Panjang. 4. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah

    lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip inaktif, arsip statis, dan pembinaan kearsipan.

    5. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah

    badan usaha milik Pemerintah Kota Padang Panjang. 6. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang

    mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

  • - 3 -

    7. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

    tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kota Padang Panjang.

    8. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 9. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

    dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaran pendidikan, perusahaan, organisasi

    politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

    10. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

    11. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

    12. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.

    13. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun. 14. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

    memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

    langsung maupun tidak langsung oleh LKD/lembaga kearsipan. 15. Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan

    dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga

    keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 16. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

    terjaga. 17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan

    melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

    18. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk

    mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 19. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas

    dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

    20. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan

    terhadap suatu jenis arsip. 21. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN

    adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

    22. Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan

    suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan

    penyelamatan arsip. 23. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis

    secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemelihaaan, serta penyusutan arsip.

    24. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara

    efisien, efektif, dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatann, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu

    sistem kearsipan nasional.

  • - 4 -

    25. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi

    kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,

    prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 26. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan

    cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada LKD.

    27. Preservasi Arsip adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak.

    Pasal 2

    Pengaturan Penyelenggaraan Kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kearsipan

    daerah.

    Pasal 3

    Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk: a. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

    bukti yang sah; b. menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal,

    sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;

    c. menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak keperdataan masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan

    terpercaya; d. menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, budaya,

    serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan e. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

    pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

    Pasal 4

    Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:

    a. kepastian hukum; b. keautentikan dan keterpercayaan; c. keutuhan;

    d. asal usul (principle of provenance); e. aturan asli (princple of original order);

    f. keamanan dan keselamatan; g. keprofesionalan;

    h. keresponsifan; i. keantisipatifan;

    j. kepartisipatifan; k. akuntabilitas; l. kemanfaaatan;

    m. aksesibilitas; n. kepentingan umum; dan

    o. kearifan lokal.

    Pasal 5

    Ruang lingkup Penyelenggaraan Kearsipan, meliputi:

    a. penetapan kebijakan kearsipan; b. pembinaan ke