1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurSokongan/Prosed… · Web view6.2. Carta Alir Pinjaman Peralatan Bengkel Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod Mula Psy (Pemohon)

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

Prosedur KualitiPEROLEHAN PERALATAN

No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh

Kuatkuasa7 Mei 2010

No Keluaran :No Pindaan :

0201

Mukasurat 1/39

PROSEDUR

PEROLEHAN PERALATAN PK.UniMAP.(P).10

Disediakan oleh : Disemak oleh :

PEGAWAI KEWANGAN WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________(Pn. Saodah Hassan)

BendahariUniversiti Malaysia Perlis

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan




Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 2/39

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan keperluan peralatan dan bahan

pengajaran di UniMAP mencukupi untuk kegunaan pengajaran dan pembelajaran.

2.0 SKOP

Prosedur ini diterimapakai bagi perolehan peralatan dan bahan pengajaran

dan penilaian prestasi syarikat/kontraktor.

3.0 SINGKATAN






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 3/39

KU : Ketua Unit

KJ : Ketua Jabatan

Psy : Pensyarah

PLV : Pegawai Latihan Vokaysional

Bendahari : Jabatan Bendahari

Staf : Kakitangan UniMAP

PAcc : Penolong Akauntan

PBdh : Penolong Bendahari

JPSh : Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

JPH : Jawatankuasa Penilai Harga

JPT : Jawatankuasa Penilai Teknikal

SU : Setiausaha

JSh : Jawatankuasa Sebutharga

JPTd : Jawatankuasa Pembuka Tender

GRN : Good Receive Note

PTO : Pembantu Tadbir ( Pengoperasian )

4.0 DEFINISI

Pengguna : Pelajar / Pensyarah / Pembantu MakmalSistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan




Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 4/39

Bahagian Kewangan:

Bahagian yang mengendalikan harta tetap dan liabiliti

Harta Modal:

Aset dan Inventori yang didaftarkan oleh Unit Kewangan ( PTJ ) dan Bendahari

Sebutharga : 1. Kerja - Perolehan melebihi RM 20,000.00 sehingga RM 500,000.00

2. Bekalan & Perkhidmatan – Perolehan melebihi RM 50,000.00 sehingga RM 500,000.00

Tender : Perolehan melebihi RM 500,000.00

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 5/39

5.1 Manual Kualiti - Perolehan Seksyen 7.4

Bilik Dokumen MK-UniMAP-01

5.2 Tatacara Perolehan Universiti- Pembelian Terus- Sebutharga- Tender

Jabatan Bendahari

DS.PK.UniMAP.10-01

5.3 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007)

Jabatan Bendahari

DS.PK.UniMAP.10-02

5.4 Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Tender (Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007)

Jabatan Bendahari

DS.PK.UniMAP.10.03






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 6/39

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

6.1 Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM 50,000.00)

Tanggungjawab Tindakan

KU 1. Menyemak peruntukan melalui “Budgeting System” dan Senarai Harta Modal.

Psy /PLV 2. Menyediakan permohonan pembelian.

3. Mendapat surat kebenaran dari Ketua Unit.

4. Mendapatkan kelulusan Naib Canselor UniMAP (Pembelian melebihi RM 20,000.00 hingga RM 50,000.00)

KU / Psy 5. Dokumen pembelian yang lengkap dihantar kepada Jabatan Bendahari . Sebutharga (sekurang-kurangnya 2 (dua) pembelian terus)

Bendahari 6. Menyemak dan meluluskan pengeluaran Pesanan Pembelian Terus

KU 7. Terima bekalan dan semak sama ada bekalan mengikut spesifikasi. Jika tidak, alatan dihantar balik kepada pembekal.

8. Sahkan Pengakuan Penerimaan barang / peralatan Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan.

PTO 9. Membuat pendaftaran harta yang betul dan tepat di dalam Sistem Kewangan 10. Menghantar dokumen pembelian yang lengkap ke Jabatan Bendahari untuk

pembayaran






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 7/39

Psy 11. Kad Daftar dicetak dan ditandatangani. Disimpan oleh setiap bahagian dan pegawai bertanggungjawab.

6.2 Pinjaman Peralatan Bengkel


Psy (Pemohon) 1. Mengeluarkan surat permohonan dan hantar kepada Ketua Unit untuk mendapatkan kelulusan .

KU (Pemilik) 2. Terima surat Permohonan Pinjaman Peralatan serta memberi kelulusan.

Psy (Pemilik)

3. Sediakan alatan.

4. Rekodkan pengeluaran dan pemulangan harta modal tersebut di dalam Buku Pinjaman Peralatan.






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 8/39

6.3 Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit (kurang dari RM 500.00)


Staf / Psy (Pemohon)

1. Isi Borang Permohonan Menggunakan Wang Runcit.

2. Mendapatkan kelulusan guna wang panjar dari Ketua Jabatan.

PTO3. Serahkan jumlah yang dipohon kepada pemohon.

4. Dapatkan resit bayaran pembelian.

KJ

5. Sahkan resit bayaran pembelian.

PTO 6. Membuat penyesuaian antara permohonan dengan pengunaan sebenar wang panjar.

7. Menuntut semula baki Wang Runcit jika ada lebihan dan membayar baki tuntutan sekiranya perbelanjaan melebih jumlah Wang Panjar yang diberikan.






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 9/39

6.4 Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTJ)


Pemohon 1. Buat perancangan/spesifikasi alat/bahan pakai habis.

2. Menghantar surat permohonan bersama dengan sebutharga pada Ketua Unit

KU 3. Meluluskan permohonan dan hantar ke bahagian pentadbiran di

PTJ.

PTO 4. Memproses dan mengeluarkan Borang pesanan Belian dan serta mendapatkan tandatangan Ketua Unit

Pemohon 12. Terima barang dan semak spesifikasi. Untuk alat ( jika perlu) ) lakukan ujilari sebelum mengesah penerimaan alatan tersebut.

Alat yang tidak memenuhi spesifikasi dihantar balik kepada pembekal.

8. Sahkan GRN

9. Serah GRN untuk urusan bayaran kepada Pentadbiran.

PTO 10. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan, mendapatkan tandatangan Ketua Unit dan mendokumenkan semua dokumen pembelian tersebut dan hantar ke Jabatan Bendahari untuk di buat bayaran.






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 10/39

6.5 Perolehan / Pembelian Peralatan Secara Sebutharga

a. Sebutharga – Kerja ( Perolehan Melebihi RM 20,000.00 hingga RM 500,000.00 )b. Bekalan / Perkhidmatan ( Perolehan Melebihi RM 50,000.00 hingga RM 500,000.00 )


Pemohon 1. Hantar surat permohonan pembelian secara Sebutharga dan sediakan spesifikasi dengan menggunakan borang Spesifikasi Teknikal.

Bendahari 2. Semak dan tentukan peruntukan cukup untuk pembelian alatan melalui “Budgeting System”

P.Ac 3. Menyediakan surat pengesahan sebutharga kepada PTJ dan surat kelulusan MITI jika ada peruntukan.

4. Terima pengesahan pengeluaran sebutharga dari PTJ dan mempelawa sebutharga dengan menggunakan borang Jadual Tawaran dan Spesifikasi Teknikal

PBdh 5. Tempoh Sebutharga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dipamerkan di papan kenyataan Jabatan Bendahari dan Laman WEB UniMAP

P.Ac 6. Sediakan peti sebutharga dan label peti Sebutharga sebelum tarikh tutup tawaran






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 11/39

JPSh 7. Tutup peti sebutharga tepat jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan.

8. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah merekod dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang didapati dalam peti sebutharga menggunakan Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan

JPSh 9. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama dan semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga

10. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah mencatat dalam borang Lampiran B1 & B2 seperti berikut :-

a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga.

b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi.c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani ringkas.d. Dokumen sebutharga diserahkan kepada urusetia sebutharga

P.Ac11. Dokumen Sebutharga yang dihantar akan diceraikan kepada 2 ceraian, Salinan Pertama yang mempunyai harga dan Salinan Kedua yang

tidak mempunyai harga oleh urusetia sebutharga.

12. Salinan Pertama diberi kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Salinan Kedua diberi kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal untuk dibuat penilaian.

JPH 13. Selepas penilaian dibuat, Jawatankuasa Penilaian Harga akan menghantar laporan penilaian kewangan bersama semua Salinan Pertama kepada urusetia (Unit Tender Dan Sebutharga)






Kuatkuasa7 Mei 2010


0201

Mukasurat 12/39

JPT 14. Selepas penilaian dibuat, Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan menghantar laporan penilaian teknikal bersama semua Salinan Kedua kepada urusetia (Unit Tender Dan Sebutharga)

SU 15. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

JSh (Perolehan Kecil)

16. Meluluskan sebutharga yang dipilih bagi pembelian RM 50,000 ke atas

Bendahari

17. Selepas diluluskan, keluarkan Surat Setuju terima kepada pembekal.

18. Bagi pembelian melebihi RM 50,000, Borang Pesanan hanya akan dikeluarkan selepas Jaminan Bank diterima daripada pembekal.

PBdh

19. Menyediakan semua dokumen yang berkaitan bagi penyediaan kontrak oleh Unit Perundangan UniMAP





No Rujukan PK.UniMAP.(P).10Tarikh Kuatkuasa 7 Mei 2010


0201

Mukasurat 13/39

6.6 Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga Kerja (tender) - (Perolehan Melebihi RM 500,000.00)


Pemohon 1. PTJ sediakan spesifikasi dengan menggunakan borang Spesifikasi Teknikal dan menghantar permohonan kepada pihak Bendahari

Bendahari 2. Semak dan tentukan peruntukan cukup untuk pembelian alatan secara tender

PBdh 3. Spesifikasi yang telah disediakan oleh PTJ di bawa ke mesyuarat Pra Tender untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa Pra Tender.

P.Ac 4. Sediakan surat pengesahan kepada Jawatankuasa Pra Tender untuk meluluskan spesifikasi yang telah disemak semasa mesyuarat Pra Tender.

5. Menyediakan surat pengesahan pengeluaran tender kepada PTJ dan surat kelulusan MITI jika ada peruntukan

6. Terima pengesahan pengeluaran Tender dari PTJ dan menyediakan iklan dan dokumen tender dengan menggunakan borang Jadual Tawaran dan Spesifikasi Teknikal

7. Iklan tender disiarkan di dalam surat khabar “Utusan Malaysia” selama 21 hari dan dipamerkan di papan kenyataan Jabatan Bendahari dan Laman Web UniMAP

8. Sediakan peti sebutharga dan label peti tender sebelum tarikh tutup tawaran







0201

Mukasurat 14/39

JPT

9. Tutup peti tender pada jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang

telah ditetapkan.

10. JPT hendaklah merekodkan dengan nombor bersiri semua dokumen tender yang di dapati dalam peti tender menggunakan Jadual Tawaran Bekalan / Perkhidmatan.

11. JWPtd hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama dan semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga.

12. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mencatat dalam borang Lampiran B1 & B2 seperti berikut :-

a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga.b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi.c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani

ringkasd. Dokumen tender diserahkan kepada urusetia tender

P.Ac 13. Dokumen tender yang dihantar akan diceraikan kepada 2 ceraian, Salinan

Pertama yang mempunyai harga dan Salinan Kedua yang tidak mempunyai harga oleh urusetia tender.

14. Salinan Pertama diberi kepada JPH dan Salinan Kedua diberi kepada JPT untuk dibuat penilaian.

JPH 15. Selepas penilaian dibuat, JPH akan menghantar laporan penilaian kewangan bersama semua Salinan Pertama kepada urusetia (Unit Tender )







0201

Mukasurat 15/39

JPT 16. Selepas penilaian dibuat, JPT akan menghantar laporan penilaian teknikal bersama semua Salinan Kedua kepada urusetia (Unit Tender)

SU 17. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan di dalam mesyuarat Jawatankuasa Tender.

Bendahari 18. Selepas diluluskan Surat Setujuterima akan dikeluarkan kepada pembekal.

19. Borang Pesanan hanya akan dikeluarkan selepas Jaminan Bank diterima daripada pembekal.

PBdh 20. Menyediakan semua dokumen yang berkaitan bagi penyediaan kontrak oleh Unit

Perundangan UniMAP.

6.7 Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga MTO








0201

Mukasurat 16/39

Bendahari 1. Pastikan segala maklumat yang lengkap telah diisi oleh penender yang berjaya dalam borang arahan perkapalan (apendix I dan II) dan dihantar kepada Unit Tender & Sebutharga.

PA/Pacc

2. Sediakan borang sebutharga MTO untuk ditawarkan kepada sekurang-

kurangnya 6 agensi Pengangkutan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

3. Tawaran sebutharga MTO( 7 hari)

4. Sediakan peti sebutharga dan label peti sebutharga sebelum tarikh tutup Tawaran

JPsh

5. Tutup peti sebutharga pada jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup yang telah ditetapkan

6. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah merekod dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang didapati dalam peti sebutharga menggunakan Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan

7. JPsh hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama dan

semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga.

8. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mencatat dalam borang Lampiran B1 & B2 seperti berikut :-

a. Kod Penender diberi mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga.b. Menandatangani ringkas Kod Penender yang diberi.

c. Sebarang pindaan hendaklah ditandatangani ringkas

d. Dokumen sebutharga diserahkan kepada urusetia tender dan sebutharga

9. Pemilihan MTO berdasarkan harga dan penghantaran







0201

Mukasurat 17/39

PA/Pacc cepat.

Bendahari

10. Selepas diluluskan Surat Setujuterima akan dikeluarkan kepada

pembekal.

6.8 Penyediaan dan Pengagihan Belanjawan Mengurus








0201

Mukasurat 18/39

Bendahari1. Penerimaan surat daripada Kementerian untuk penyediaan Belanja Mengurus.

2. Mengeluarkan surat arahan kepada PTJ untuk penyediaan belanjawan mengurus masing-masing.

3. Menyemak & menyediakan belanjawan UniMAP berdasarkan peruntukan yang dipohon oleh setiap PTJ.

4. Menyediakan belanjawan UniMAP dan mendapat kelulusan pengurusan untuk di hantar ke Kementerian Kewangan.

5. Menghadiri mesyuarat pemeriksaan bajet

6. Menyediakan agihan kepada setiap PTJ sebelum mendapat kelulusan pengurusan selepas bajet diluluskan.

7. Agihan diluluskan dan dimasukkan di dalam sistem kewangan. 8. Menyemak dan memantau peruntukan setiap PTJ.

9. Menyemak viremen dan pindahan peruntukan yang dipohon oleh setiap PTJ.

6.9 Penilaian Prestasi Pembekal








0201

Mukasurat 19/39

KJ 1. Menyemak senarai nama pembekal yang mempunyai transaksi perniagaan mulai Julai 2009.

3. Menilai prestasi pembekal dengan mengisi Borang Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor.

4. Bentangkan hasil penilaian di dalam mesyuarat

7.0 REKOD KUALITI

Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan







0201

Mukasurat 20/39

7.1 Borang Permohonan Pinjaman Peralatan( KEW.PA -6 )

RK.UniMAP.(P).10-01 Jabatan Bendahari

5 tahun

7.2 Borang Daftar HartaModal ( KEW.PA -2 )


5 tahun

7.3 Borang Daftar Inventori( KEW.PA -3 )


5 tahun

7.4 Buku Pinjaman Peralatan RK.UniMAP.(P).10-04 Jabatan Bendahari

5 tahun

7.5 Borang Spesifikasi Peralatan

RK.UniMAP.(P). 10-05

Jabatan Bendahari

5 tahun

7.6 Borang Pesanan Belian Jabatan


Jabatan Bendahari

5 tahun

7.7 Borang menggunakanWang Runcit / Panjar


Jabatan Bendahari

5 tahun

.8 Borang Penilaian Prestasi (Ruj. No.: BEND/ISO/0001)


Jabatan Bendahari

5 tahun

8.0 LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 – 6.1 A : Carta Alir Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM50,000.00) - Pengeluaran Borang Pesanan Belian







0201

Mukasurat 21/39

Lampiran 2 – 6.1 B : Carta Alir Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM50,000.00) - Penerimaan Alatan / Bekalan

Lampiran 3 – 6.1 C : Carta Alir Perolehan Peralatan Secara Belian Terus (Perolehan Sehingga RM50,000.00) - Daftar Harta

Lampiran 4 – 6.2 : Carta Alir Pinjaman Peralatan Bengkel

Lampiran 5 – 6.3 : Carta Alir Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit (kurang dari RM500.00)

Lampiran 6 – 6.4 : Carta Alir Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTj)

Lampiran 7 – 6.5 A : Carta Alir Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga- Bekalan/ Perkhidmatan (Perolehana Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00)

Lampiran 8 – 6.5B : Carta Alir Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga-Kerja (Perolehana Melebihi RM20,000.00 hingga RM500,000.00)

Lampiran 9 – 6.6 : Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga Kerja (tender) - (Perolehan Melebihi RM 500,000.00)

Lampiran 10 – 6.7 : Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga MTO

Lampiran 11 – 6.8: Carta Alir Penyediaan Dan Pengagihan Belanjawan Mengurus

Lampiran 12 – 6.9 : Carta Alir Penilaian Prestasi Syarikat / KontraktorSistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan





0201

Mukasurat 22/39

Lampiran 1

6.1A : CARTA ALIR PEROLEHAN PERALATAN SECARA BELIAN TERUS (SEHINGGA RM 50,000.00) - Pengeluaran Borang Pesanan Belian

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod

Mula

KU 1. Semak peruntukan VOT 35 PTJ







0201

Mukasurat 23/39

Psy/PLV 2. Menyediakan permohonan pembelian.3. Mendapatkan surat kebenaran dari

Ketua Unit4. Mendapatkan kelulusan dari Naib

Canselor UniMAP (Pembelian melebihi RM 20,000.00 hingga RM 50,000.00)

KU/ Psy 5. Dokumen pembelian yang lengkap dihantar kepada Jabatan Bendahari. Sebutharga (sekurang-kurangnya 2 (dua) pembelian terus)

Bendahari 6. Menyemak dan meluluskan pengeluaran Pesanan Pembelian Terus

Borang Pesanan belian

Tamat

Lampiran 26.1B : CARTA ALIR PEROLEHAN PERALATAN SECARA BELIAN TERUS (SEHINGGA RM 50,000.00) -Penerimaan Alatan / Bekalan




Ya

Tidak

Tidak

Ya





0201

Mukasurat 24/39

Mula

KU1. Terima alatan/bekalan dan membuat

pemeriksaan. Jika tidak mengikut spesifikasi akan dihantar balik kepada pembekal

2. Sahkan Pengakuan Penerimaan. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan

Alatan

Inbois dan Nota Hantaran

Salinan PO asal (Biru)

PTO 3. Membuat pendaftaran harta di dalam Sistem IUS Kewangan.

4. Menghantar dokumen pembelian yang lengkap ke Jabatan Bendahari untuk

pembayaran.

Sistem IUS Kewangan

Inbois dan Nota Hantaran

Salinan PO asal (Biru)

Psy5. Kad Daftar harta dicetak dan ditandatangani

Sijil Pendaftaran(KEW.PA)

Tamat

Lampiran 3

6.1C : CARTA ALIR PEROLEHAN PERALATAN SECARA BELIAN TERUS (SEHINGGA RM 50,000.00) -Daftar Harta




Tidak

Ya





0201

Mukasurat 25/39

Mula

PTO(Semua PTJ yang

mempunyai peruntukan VOT 35 /Harta Modal)

1. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan.- Account Payable- Good Receive- Good Receive Entry- Good Receive Approval

Sistem IUS Kewangan

KU2. Meluluskan GRN di dalam Sistem

IUS Kewangan. - Good Receive Approval

Sistem IUS Kewangan

PTO 3. Memasukkan maklumat harta modal yang betul dan tepat di dalam Sistem IUS Kewangan.- Asset Information Update

- Asset Detail - Asset Owner - Serial Number - Model - Brand Name - Chasis No. / GRN No. - Current Building - Current Room

Sistem IUS Kewangan

Psy 4. Mencetak Kad Daftar Harta dan memastikan ditandatangani

Sijil Pendaftaran(KEW.PA)

Tamat







0201

Mukasurat 26/39

Lampiran 4

6.2. Carta Alir Pinjaman Peralatan Bengkel


Mula







0201

Mukasurat 27/39

Psy (Pemohon) 1. Keluarkan surat permohonan dan hantar kepada Ketua Unit untuk kelulusan

KU (Pemilik) 2. Terima surat pemohonan serta beri kelulusan

Psy (Pemilik) 3. Sediakan alatan 4.5. 4. Rekodkan pengeluaran dan 6. pemulangan harta modal

Borang KEW.PA-6

Buku Log

Tamat

Lampiran 5

6.3. Carta Alir Perolehan Pembelian Melalui Panjar Wang Runcit (kurang dari RM 500.00)


Mula



YaTidak





0201

Mukasurat 28/39

Staf/ Psy (Pemohon) 1. Isi Borang Permohonan Menggunakan Wang Runcit

2. Mendapatkan Kelulusan guna wang panjar dari Ketua Jabatan

Borang Permohonan

PTO 3. Serahkan jumlah yang dipohon kepada pemohon.

4. Dapatkan resit bayaran pembelian

KJ 5. Sahkan resit bayaran pembelian / “surat tanpa/ hilang resit”

Surat

PTO

6. Membuat penyesuaian antara permohonan dengan penggunaan sebenar wang panjar

7. Menuntut semula baki Wang Runcit jika ada lebihan dan membayar baki tuntutan sekiranya perbelanjaan melebihi jumlah Wang Panjar yang diberikan

Tamat

Lampiran 6

6.4. Carta Alir Perolehan Pembelian Alat Pakai Habis / Bahan Kimia Secara Runcit (PTj)


Mula Perancangan / Spesifikasi







0201

Mukasurat 29/39

Pemohon 1. Buat perancangan / spesifikasi alat/bahan pakai habis

2. Hantar surat permohonan bersama dengan sebutharga pada Ketua Unit

Sebutharga

KU 3. Luluskan permohonan dan hantar ke bahagian pentadbiran di PTJ

PTO 4. Memproses dan mengeluarkan Borang Pesanan Belian dan serta mendapatkan tandatangan Ketua Unit

Borang Pesanan Belian

Pemohon

5. Terima barang dan semak spesifikasi. Alat yang tidak memenuhi spesifikasi dihantar balik kepada pembekal.

6. Sahkan GRN7. Serah GRN untuk urusan bayaran kepada Pentadbiran

Alatan

Nota Hantaran dan Inbois

Salinan Borang Pesanan (Asal)

PTO8. Membuat pendaftaran GRN di dalam Sistem Kewangan , dapatkan tandatangan Ketua Unit, mendokumenkan semua dokumen dan hantar ke Jabatan Bendahari untuk bayaran

Sistem IUS Kewangan

Tamat

Lampiran 76.5A : Carta Alir Perolehan Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga- Bekalan/ Perkhidmatan (Perolehan Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00)




Ya

Tidak





0201

Mukasurat 30/39

Mula

KJ 1. Memastikan peruntukan dan spesifikasi,hantar kepada Unit Pengurusan Kewangan (Bahagian Tender dan Sebutharga)

IUS Kewangan

PA/Pacc 2. Sediakan borang sebutharga dan rekodkan ke dalam buku

3. Mempamerkan notis sebutharga (selama 21 hari)

Borang sebutharga

Notis sebutharga

JPSh 4. Menerima dan membuka sebut harga

Borang sebutharga

JPSh/JPT 5. Membuat penilaian dan menyediakan laporan teknikal

6. Hartar laporan teknikal bersama dokumen ke Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)

Laporan Penilaian Teknikal/Penilaian Harga

Bendahari 7. Menyediakan kertas kerja (Unit Pengurusan Kewangan Bhg. Tender dan Sebutharga)

8. Membentangkan kertas kerja kepadaJ/K Sebutharga

Laporan syor setuju

Fail mesyuarat

Jk Perolehan 9. Membuat keputusan Minit mesyuarat



Ya

Tidak

YaTidak





0201

Mukasurat 31/39

Bendahari 10.Mengeluarkan borang pesanan oleh Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)

11.Terima Borang Pesanan penyediaan Kontrak Kerja (bagi kerja bernilai RM20,000.00 ke atas.

Surat setuju terima/Borang PesananSurat tarahan penyediaan kontrak

Tamat

Lampiran 86.5B : Carta Alir Perolehan Perolehan/Pembelian peralatan Secara Sebut Harga- Kerja (Perolehan Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00)








0201

Mukasurat 32/39

Mula

KJ 1. Memastikan peruntukan dan spesifikasi,hantar kepada Unit Pengurusan Kewangan (Bahagian Tender dan Sebutharga)

IUS Kewangan

PA/Pacc 2. Menyediakan surat pengesahan sebutharga dan surat kelulusan MITI (bagi barangan luar negara)

Surat meklumat kepada MITI

PA 3. Menyediakan borang sebutharga dan direkodkan ke dalam buku

4. Mempamerkan notis sebutharga (selama 21 hari)

Borang sebutharga

Notis sebutharga

JPTd 5. Menerimaan/Membuka sebutharga

Dokumen sebutharag/Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (lampiran B1 dan B2)

JPH/PHT 6. Buat penilaian dan sediakan Laporan Teknikal Dan Kewangan

7. Menghantar laporan teknikal dan kewangan bersama dokumen ke Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)

Laporan Penilaian Teknikal/Penilaian harga

PA/Pacc 8. Menyediakan kertas kerja ( Unit Pengurusan Kewangan, Bhg. Tender dan Sebutharga)

Laporan syor setuju terima

Bendahari 9. Membentangkan kertas kerja kepada J/K Perolehan Kecil

Fail mesyuarat



YaTidak





0201

Mukasurat 33/39

J/K Perolehan 10. Membuat keputusan Minit Mesyuarat

Bendahari 11.Mengeluarkan surat setuju terima, borang pesanan dan sebutharga MTO (bagi alatan luar negara) oleh Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga).

12. Menerima surat setuju terima jawapan dan mengeluarkan borang pesanan kepada pembekal.

13.Menyediakan Kontrak Bekalan (bagi alatan bernilai RM50,000.00 kle atas)

Surat setuju terima/Borang pesanan

Surat arahan penyediaan kontrak

Tamat

Lampiran 96.6 : Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebut Harga Kerja(tender) - (Perolehan Melebihi RM500,000.00)


Mula







0201

Mukasurat 34/39

KJ 1. Mempastikan peruntukan, sediakan spesifikasi dan borang tender

IUS Kewangan

AJK Pra Tender 2. Menyemak spesifikasi teknikal

Fail pra tender

PA/Pacc 3. Mengiklankan tender di dalam salah satu akhbar utama

4. Sediakan dokumen tender untuk jualan

Iklan tender

Dokumen tender

JPtd 5. Menerima dan membuka sebut harga

Dokumen sebutharag/Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (lampiran B1 dan B2)

JPH/JPT 6. Membuat penilaian dan menyediakan Laporan Teknikal (2 minggu)

7. Menghantar Laporan Teknikal bersama dokumen ke Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga)

Laporan Penilaian Teknikal/Penilaian harga

Bendahari 8. Menyediakan kertas kerja (Unit Pengurusan Kewangan, Bhg. Tender dan Sebutharga)

Laporan syor setuju terima



YaTidak

Ya

Tidak





0201

Mukasurat 35/39

Urusetia 9. Membentangkan kertas kerja kepada AJK Penilaian Tender

Fail mesyuarat

AJK Perolehan 10. Membuat keputusan Minit Mesyuarat

Bendahari 11.Mengeluarkan surat setuju terima, borang pesanan dan sebutharga MTO (bagi alatan luar negara) oleh Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender dan Sebutharga).

12.Menerima surat setuju terima jawapan dan mengeluarkan borang pesanan kepada pembekal.

13.Menyediakan Kontrak Bekalan (bagi alatan bernilai RM50,000.00 kle atas)

Surat setuju terima/Borang pesanan

Surat arahan penyediaan kontrak

Tamat

Lampiran 10

6.7. Carta Alir Proses Kelulusan Perolehan Secara Sebutharga MTO


Mula







0201

Mukasurat 36/39

Bendahari 1. Pastikan maklumat lenkap peneder yang berjaya diisi dalam arahan perkapalan (apendix I dan II) dan dihantar ke Unit Tender & Sebutharga.

PA/Pacc 2. Sediakan borang sebutharga MTO untuk ditawarkan kepada sekurang-kurangnya 6 agensi pengangkutan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

3. Tawarkan sebutharga MTO selama 7 hari

4. Sediakan peti sebutharga dab label sebelum tarikh tutup tawaran

JPsh 5. Tutup peti sebutharga dan label peti sebutharga sebelum tarikh tutup.

6. Rekodkan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang didapati dalam sebutharga peti sebutharga menggunakan Jadual Tawaran Bekalan/Perkhidmatan.

7. Tandatangani muka surat pertama dan setiap muka surat yang mengandungi jadual kadar harga.

8. Catakan dalam Lampiran B1 dan B2 seperti berikut;a. Kod penender, diberi

mengikut tertib pada tiap-tiap satu sebutharga

b. Menandatangani Kod Peneder yang diberi

c. Menandatangani sebarang pindaan (jika ada)

d. Serahkan dokumen sebutharga kepada urusetia tender



Proses Tamat

Tidak





0201

Mukasurat 37/39

PA/Pacc 9. Pilih MTO berdasarkan harga dan penghantaran yang cepat

Bendahari 10. Keluarkan Surat Setuju Terima kepada pembekal selepas diluluskan.

Tamat

Lampiran 11

6.8. Carta Alir Penyadiaan Dan Pengagihan Belanjawan Mengurus


Mula



Ya





0201

Mukasurat 38/39

Bendahari 1. Menerima surat dari Kementerian Kewangan untuk penyediaan

2. Mengeluarkan surat arahan kepada semua PTj untuk menyediakan belanjawan mengurus masing-masing

3. Menyemak dan menyediakan belanjawan UniMAP berdasarkanperuntukan yang dipohon oleh setiap PTj

4. Menyediakan belanjawan UniMAP dan mendapatkan kelulusan pengurusan untuk dihantar ke Kementerian Kewangan

5. Menghadiri mesyuarat pemeriksaan bajet

6. Mendapatkan kelulusan pengurusan untuk mengagihkan bajet yang telah diluluskan kepada setiap PTj

7. Memasukkan agihan ke dalam sistem kewangan

8. Menyemak dan memantau peruntukan setiap PTj

9. Menyemak ’viremen’ dan pindahan peruntukan yang dipohon oleh setiap PTj

Tamat

Lampiran 12

6.9. Carta Alir Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor




Ya

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak





0201

Mukasurat 39/39

Mula

KJ 10. Membuat semakan senarai nama syarikat /kontraktor

11. Mengisi borang Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor

12. Bentangkan hasil penilaian di dalam mesyuarat

Senarai Pembekal (IUS Kewangan)

Borang Penilaian Prestasi Syarikat / Kontraktor

Tamat



Documents

1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/prosedurSokongan/Prosed… · Web view6.2. Carta Alir Pinjaman Peralatan Bengkel Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod Mula Psy (Pemohon)