PO/SD/COM communicatie 1/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

WERFCOMMUNICATIE PROJECTBUREAU BOUW

Wat houdt werfcommunicatie precies in?

Wat is werfcommuni-catie

Wanneer PO ergens bouwt of verbouwt, lichten we betrokkenen en omwonenden in. Het werfbord bijvoorbeeld, toont een 3D-simulatie en vermeldt de infolijn als contactpunt. Er zijn meerdere kanalen om over het bouwproject te communiceren: een nieuwsbrief naar de omwonenden, een artikel in de Nieuwe Antwerpenaar, via tentoonstelings-panelen of een persmap bij een eerstesteenlegging, … . Bij de grotere projecten (sleutelprojecten) wordt vanaf het moment van de gunning een communicatieplan opgesteld, in samenspraak met jou en de verschillende belanghebbenden (district, opdrachtgever, architectenbureau…).

Voor wie is er werfcommunica-tie?

De werfcommunicatiedeskundige zorgt voor een basiswerfcommunicatiepakket voor de kleinere werven en behartigt uitgebreide werfcommunicatie voor de sleutelprojecten. Een basiswerfcommunicatiepakket bestaat uit de opmaak van een werfbord en het inlichten van de infolijn. Een nieuwsbrief, infopanelen voor een tentoonstelling, een artikel in De Nieuwe Antwerpenaar, persberichtgeving rond een eerstesteenlegging en ondersteuning bij een opening. Een fotoshoot van het afgewerkte gebouw zijn zaken die behoren tot het uitgebreide pakket. Deze extra communicatieacties kunnen voor kleinere projecten ook apart aangevraagd worden. Dit gebeurt rond de kerstperiode en kan je via je teammanager aanvragen. Deze aanvragen worden als bijkomend aan het algemeen werfcommunicatieplan toegevoegd en door PO/SD/COM gescreend op de praktische haalbaarheid. Niet alle aanvragen zullen kunnen uitgevoerd worden maar zoveel als mogelijk ingepast worden in het algemeen communicatieplan.

Wat heeft PO/SD/COM nodig om aan werfcommunica-tie te doen?

Of je project nu groot of klein is, een basis aan informatie dien je door te geven om te kunnen starten. Een sjabloon voor zo'n basisinformatiedocument vind je hier. (\\SFS1\PO\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\sjablonen\infofiche_naam_bouwproject.doc.) Na deze goed in te vullen via mail (naar cindy.broeckaert@stad.antwerpen.be) terugzenden, ten laatste 6 weken voor de effectieve bouwwerken van start gaan, samen met een simulatie op hoge resolutie (3000 x 2300 pixels = 7 megapixels). De infofiche wordt verwerkt dient als basis voor het werfbord en de infolijn. Bij sleutelprojecten zal je regelmatig nieuwe informatie moeten doorgeven aan de communicatiedeskundige.

PO/SD/COM communicatie 2/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Werfbord en infolijn

Een werfbord voor jouw project

In je bestek staat dat de aannemer zorgt voor de druk en plaatsing van het werfbord. Heb je al een beeld op hoge resolutie doorgegeven en de infofiche ingevuld, dan bel of mail je even naar Quinten Waterschoot (ten laatste 6 weken vóór de werf van start gaat) zodat hij in zijn agenda de opmaak van je werfbord kan boeken. Hij maakt dus enkel de layout van het werfbord drukklaar op en plaatst ze hier in een mapje met de naam van je project. (G:\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\werfborden en panelen\werfborden) Jij kijkt de inhoud van het bord nog eens na alvorens een OK voor druk via mail aan Quinten Waterschoot te geven. Per uitzondering kunnen we bij PO ook werfborden drukken, hiervoor dien je ook 6 weken in te calculeren. De aannemer gaat het bord zelf halen bij DECO en jij maakt de afspraken hiervoor. Hou er dus rekening mee in je planning om de infofiche en het beeld op tijd klaar te houden, want op minder dan 6 weken kan geen bord door onze diensten worden opgemaakt en gedrukt.

Wat hebben we nodig?

Je vindt de informatiefiche hier. (\\SFS1\PO\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\infofiche_naam_bouwproject.doc). Op deze plaats maak je een mapje aan met de naam van je project en zet er de ingevulde informatiefiche, het goedgekeurde ontwerpvoorstel; en het simulatiebeeld in hoge resolutie op. Gouden tip: bespreek RUIM op voorhand met je externe architect de opmaak van een rendering, zodat hij vanaf het begin het beeld op voldoende hoge resolutie opmaakt. Geen rendering? Dan lever je een ander beeld aan dat aan dezelfde kwaliteitseisen voldoet. Wat is een groot beeld?

(3000 x 2300 pixels = 7 megapixel). Nu je de ingevulde informatiefiche en het beeld in het mapje met de naam van je project geplaatst hebt, kan het werfbord opgemaakt worden. Dat maakt Quinten Watershoot op. Hij zal contact met je opnemen zodra de layout klaar is.

Hoe ga je verder?

Na jouw definitief OK aan Quinten, zet hij het ontwerp van het werfbord op de externe server. Je geeft Quinten ook het mailadres van de drukker. Quinten mailt de drukker het wachtwoord voor de externe server (wachtwoord vervalt elke zondagavond om 23u59) door, samen met de nodige informatie voor druk (kleurencodes, dimensies, huisstijlregels…).

Hoeveel tijd moet ik hiervoor incalculeren?

Ten laatste 6 weken voor start van de werfwerken en pas vanaf het moment dat informatiefiche en beeld (-en) op deze plaats staan.

Waar let ik op? De plaatsing van een werfbord dien je altijd aan de aannemer over te laten.

PO/SD/COM communicatie 3/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Nieuwsbrief

Wat is een nieuwsbrief?

Een nieuwsbrief gaat naar de omwonenden of een heel district en licht de burgers in over de bouwwerken.

Welke onderwerpen komen aan bod in de nieuwsbrief?

Een nieuwsbrief heeft als vaste onderwerpen: - Wat wordt er gebouwd - De verschillende faseringen van de werken - Geschatte timing - Contactpunt bij vragen - praktische tips - indien mogelijk interview met (toekomstige) gebruiker Deze informatie wordt aangevuld met simulaties, historiek/archeologische informatie, nuttige weetjes zoals verkeersontsluiting, geschat begin en einde van geluidsintensieve werken,… Deze informatie komt van jou. Een voorbeeld van zo'n nieuwsbrief vind je hier.

Wanneer moet ik informatie aanleveren?

Vergeet niet in te calculeren dat je ook best de externe architect de nieuwsbrief inhoudelijk laat nakijken alvorens je een OK voor druk aan mij doorgeeft. Reken 12 dagen voor het bijeenzoeken van informatie en beelden, 3 dagen voor het nalezen van de nieuwsbrief door de externe architect en doorvoeren aanpassingen en een maand voor ontwerp en druk (bij GC). Totaal 6 weken.

Hoe lever ik informatie aan?

Via mail, tekst in Word. De afbeeldingen moeten een goede resolutie hebben. (3000 x 2300 pixels = 7 megapixels).

Waar let ik op? Neem zoveel mogelijk informatie over uit de infofiche die de

werfcommunicatiedeskundige je aanreikt.

TIP ! Het helpt als plannen en 3D beelden uit het bestek beschikbaar zijn.

Als er te weinig geschikte beelden zijn, dienen die nog door de stadsfotograaf te worden getrokken. Dit kan ten vroegste pas 2 weken na de aanvraag. Dat moet er dan ook nog bijgerekend worden. Totaal 8 weken.

PO/SD/COM communicatie 4/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Tentoonstellingsborden voorafgaand aan de werken

Wat zijn tentoonstellingsborden?

Deze borden kunnen worden opgemaakt om tijdens een buurtmoment of een eerstesteenlegging de aandacht te vestigen op de werken die komen.

Welke onderwerpen komen aan bod op een infopaneel?

- Wat wordt er gebouwd - De verschillende faseringen van de werken - Geschatte timing - Contactpunt bij vragen - praktische tips Deze informatie wordt aangevuld met simulaties, historiek/archeologische informatie, verkeersontsluiting, geschat begin en einde van geluidsintensieve werken,… Deze informatie komt van jou. Voorbeelden van infopanelen vind je hier, hier en hier. Er staan ook borden tegen de muur in de paarse zone ter hoogte van projectruimte 271.

Wanneer moet ik informatie aanleveren?

Vergeet niet in te calculeren dat je ook best de externe architect de panelen inhoudelijk laat nakijken alvorens je een OK voor druk aan mij doorgeeft. Rekening houdend met de aanvraag voor de panelen, de verwerking van de tekst, de opmaak van de panelen en de goedkeuringen: 8 weken.

Hoe lever ik informatie aan?

Via mail, tekst in Word. De simulaties moeten een hoge resolutie hebben (3000 x 2300 pixels = 7 megapixels).

TIP ! Bespreek met de externe architect vanaf een van de eerste vergaderingen dat je simulaties

in hoge resolutie wenst.

PO/SD/COM communicatie 5/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Infoborden einde werken

Wat is een infobord?

Een of meerdere infoborden kunnen worden opgemaakt om tijdens een opening de aandacht te vestigen op de werken die werden geleverd.

Welke onderwerpen komen aan bod op een infopaneel?

- Wat was de vraag van de gebruikers - wat hielden de werken in - toegankelijkheid - duurzame ingrepen - het budget en timing Deze informatie komt van jou. Een voorbeeld van zo'n infopaneel voor buiten vind je hier. Voorbeelden van tentoonstellingspanelen voor tijdens een opening vind je hier, hier en hier

Wanneer moet ik informatie aanleveren?

Vergeet niet in te calculeren dat je ook best de externe architect het infopaneel inhoudelijk laat nakijken alvorens je een OK voor druk aan mij doorgeeft. Rekening houdend met de aanvraag voor de panelen, de verwerking van de tekst, de vertaling ervan indien nodig, de opmaak van de panelen en de goedkeuring: 8 weken.

Hoe lever ik informatie aan?

Via mail, tekst in Word. De afbeeldingen moeten een hoge resolutie hebben (3000 x 2300 pixels = 7 megapixels).

TIP ! Eens je weet wanneer je bouwproject gaat eindigen, boek je een fotoshoot via mail. De

foto's die hieruit komen, dienen voor verdere communicatie en ook voor de panelen. Een aanvraag loopt via mail en moet minstens 4 weken op voorhand. Dat moet er naar timing toe bij gerekend worden. Totaal: 12 weken.

PO/SD/COM communicatie 6/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Eerstesteenlegging

Wie kan ik betrekken bij de organisatie ervan?

Bij de organisatie van een eerstesteenlegging betrekt de werfcommunicatiedeskundige de andere communicatiedeskundigen van de betrokken diensten. Dit gebeurt ongeveer een half jaar voor het evenement. De volgende zaken mag je van de communicatiedeskundige dan verwachten:

vastlegging agenda schepen eventueel collegebesluit bestelling materialen bij BOF (tent, geluid, spreekgestoelte…) afspraken catering doorgeven aan aannemer opmaak van de uitnodiging opmaak van het persbericht briefen van de sprekers de productie van de uitnodigingen via het grafisch centrum (zie ook bij

‘Promotioneel drukwerk’) Het volgende verwacht de werfcommunicatiedeskundige van jou als projectleider:

aanreiken van de contacten (+ adressen) voor de uitnodiging (excel) uitwerken idee eerste steen aanreiken budget en budgetcode voor eerste steen bij opmaak collegebesluit aanleveren van informatie, nazicht en inhoudelijke goedkeuring van uitnodiging,

persbericht, briefing sprekers, … aanwezigheid tijdens de dag van het evenement aanduiden van 1 persoon die tijdens het evenement praktische ondersteuning

geeft aan de communicatiedeskundige. Een aantal zaken kunnen je administratieve collega’s opvangen:

aanwezigheid/hulp de dag van het evenement het versturen van de uitnodiging het registreren van bevestigingen/afwezigheden het klaarmaken van badges samenstellen van persmapjes

Wanneer contacteer ik de communicatie-dienst?

Een datum voor een eerstesteenlegging wordt best zo vroeg mogelijk vastgelegd, zo kunnen de nodige voorbereidingen besproken en gepland worden. Absolute minimum is 4 maanden.

Heeft dit invloed op mijn budget?

Regelmatig worden de kosten van een eerstesteenlegging gedeeld met de aannemer. Wanneer dit het geval is, hou rekening met integriteit. Het is noodzakelijk om sluitende afspraken te maken met de aannemer en die zijn voor jouw rekening. In de meeste gevallen zorgt de aannemer voor de catering en vermeldt PO als wederdienst zijn naam in het persbericht en het logo op de uitnodigingen. Ook kan hij zijn persmap mee uitdelen aan de persstand op het evenement. Het budget van PO om evenementen te organiseren is beperkt en wordt bij het begin van het financieel jaar opnieuw ingepland. Alle drukwerk wordt verrekend op het budget van de communicatiedienst.

PO/SD/COM communicatie 7/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Presentatie voor een buurtmoment

Wat houdt dit in?

De buurt wenst ingelicht te worden, dat kan wanneer het ontwerp door het college werd goedgekeurd. Het buurtmoment over het gebouw is dus een informatiemoment, er komt geen participatie bij kijken. Het district organiseert de praktische kant van zo'n buurtmoment. Jij maakt een presentatie op die enkel besliste informatie bevat over het bouwwerk. Een sjabloon vind het hier (G:\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\sjablonen\presentatie_buurtmoment_sjabloon). Waarom een project er komt is niet aan jou om in je presentatie op te nemen. Dat is aan het opdrachtgevend bedrijf of het district. Je vult het sjabloon voor de presentatie in en de werfcommunicatiedeskundige doet de eindredactie, jij keurt finaal goed. Je stuurt dit door ook naar jouw teammanager voor nazicht. Reken 8 dagen voor de opmaak, het nalezen en de goedkeuringen.

| LET OP ! Jouw informatie is een deel van het gehele plaatje dat het district wil geven aan zijn

bewoners. Geef enkel jouw bouwkundige informatie. Het WAAROM en de VISIE van een bouwproject is voor de klant/opdrachtgever.

PO/SD/COM communicatie 8/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Fotoshoots

Wat betekent een fotoshoot binnen de werf- communucatie?

Wil je een fotoshoot tijdens het verloop van de werken? Meldt dit aan je werfcommunicatiedeskundige, geef het exacte adres en enkele mogelijke data mee en zij boekt de stadsfotograaf (reken minimum 4 weken van aanvraag tot fotoshoot). Verder dien jij ervoor te zorgen dat de fotograaf op de dag van zijn bezoek binnen kan. Bij de grotere bouwprojecten komt aan het einde van het project een architectuurfotograaf foto's maken. Hou er rekening mee dat het gebouw helemaal schoongemaakt dient te zijn, ook de binnenafwerking en plaatsing van de meubels moet rond zijn als de architectuurfotograaf langs komt. Is dit niet het geval, zullen er geen foto's gemaakt worden. Verder dien je er ook voor te zorgen dat de fotograaf de dag van zijn bezoek het gebouw binnen kan. Geef alle concrete informatie rond locatie en sleutelbeheer door aan je werfcommunciatiedeskundige, samen met de mogelijke data die je voorstelt voor een shoot, minimum 3 weken op voorhand.

Wanneer contacteer ik de communicatie-dienst?

Reken 3 weken. Hier geldt ook: hoe vroeger je erbij bent, des te zekerder je bent van je bestelling.

Heeft dit invloed op mijn budget?

Foto's gemaakt door de stadsfotograaf zijn kosteloos. Het eigen budget van PO om de architectuurfotografie te reserveren, is beperkt en moet vooraf ingepland worden. Ingeplande fotoshoots zijn mogelijk, onvoorziene niet.

PO/SD/COM communicatie 9/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Perscontacten

Ik wil mijn project in de pers

Wil je een persbericht over jouw project? Dan heb je informatie met nieuwswaarde nodig, iets dat voor de burger van belang is. Je bespreekt de mogelijke persberichtmomenten met de werfcommunicatiedeskundige en je geeft de informatie die ze hiervoor nodig heeft. Zij stuurt het bericht verder door naar de persdienst.

Er is geen garantie dat je bericht zal verschijnen. Onze stedelijke redactie en de kranten kiezen uiteraard zelf wat ze willen uitdragen.

Belt of mailt een journalist jou na verschijning van het persbericht, verwijs dan

door naar Wendy Verhoeven. Jij dient haar alle e informatie te geven: weet welke delen van het dossier (nog) niet mogen worden vrijgegeven, welke collegebesluiten eerder werden goedgekeurd, wat er goed of fout liep in het project.

Een journalist belt me op en wil meer informatie

Geef nooit meteen antwoord op een vraag van de journalist.

Vraag aan de journalist om de vragen op mail te zetten en noteer ook zijn of haar

telefoonnummer.

Spreek met de journalist af dat je dit zal doorgeven aan de communicatiecel die

dit verder zal opvolgen.

Bel naar Isabel (03 338 64 73) of naar Cindy (03 338 23 03) en breng hen alvast op

de hoogte.

Stuur de mail van de journalist met prioriteit door naar

isabel.michielsen@stad.antwerpen.be; Cindy.broeckaert@stad.antwerpen.be en

kathleen.overmeer@stad.antwerpen.be

Jij dient haar dan nog wel alle achtergrondinformatie te geven: welke delen van het dossier niet mogen worden vrijgegeven, welke collegebesluiten eerder werden goedgekeurd, wat er goed en fout liep in het project.

PO/SD/COM communicatie 10/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

MINI TOOLBOX

Blanco powerpointsjabloon

powerpoint Voor projectbureau bouw hebben we een presentatie in de huisstijl dat de gebouwen wat meer in de kijker zet, die kan je hier vinden. (G:\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\sjablonen\projectbureau_bouw_sjabloon.ppt).

word-sjablonen

Brieven, werfverslagen, titelbladen, … .

Wil je een huisstijl-proof document opstellen, dan kan je hier de sjablonen vinden. (G:\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\sjablonen)

Standaarteksten

Afwezigheids-assistent

Wanneer je een tijdje afwezig bent, dan stel je je automatische afwezigheidsassistent in. Een standaartekst hiervoor vind je hier. Let wel, de automatische berichten worden enkel naar internen verstuurd. Externen krijgen geen automatisch bericht. Wens je hierover informatie, dan kan je je best richten tot Luc De Nys.

Nazicht teksten

wil je redactie op een tekst?

Redactie op een tekst gebeurt na de inhoudelijke aanpassingen en kan je aanvragen bij de communicatiedienst. Je stuurt een mailtje en de tekst naar po_communicatie en vraagt naar de beschikbaarheid. Vermeld het aantal pagina's van je tekst zodat we dit goed kunnen inplannen.

PO/SD/COM communicatie 11/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Foto's realisaties PO

Opvragen van foto's

In 2007 startten we met architectuurfoto's van gerealiseerde projecten. Elk jaar worden van gerealiseerde sleutelprojecten een 8-tal foto's gemaakt. Heb je een paar mooie beelden nodig? Dan kan je bij ons terecht. Wegens de bestandsgrootte staan de beelden op een externe harde schijf die je kan lenen. Je stuurt een mailtje naar po_communicatie en we laten je weten wanneer je de externe schijf kan ophalen. Op deze plaats staat een beperkte map. (G:\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\PB_afgewerkte_projecten_architectuurfotos)

Gebruik copyright foto's

Je bent verplicht om de naam van de fotograaf van de foto's die je gebruikt te vermelden in je powerpoint, voorstel, advies, … . In de naamgeving van de foto's staat de naam van het gebouw en de naam van de fotograaf. Deze laatste neem je over in je communicatie.

PO/SD/COM communicatie 12/12 Cindy Broeckaert projectbureau bouw

Bestandsnaam: Werfcommunicatie_tips_en_tools_DEF.doc Map: G:\02_03_02_Ondersteunende_taken\08_Communicatie\WERFCOM TIPS

& TOOLS Sjabloon: C:\Documents and Settings\sa56629\Application

Data\Microsoft\Sjablonen\Normal.dot Titel: Wat houdt werfcommunicatie precies in Onderwerp: Auteur: sa56629 Trefwoorden: Opmerkingen: Aanmaakdatum: 8-6-2011 16:08:00 Wijzigingsnummer: 16 Laatst opgeslagen op: 23-8-2011 10:22:00 Laatst opgeslagen door: sa56629 Totale bewerkingstijd: 387 minuten Laatst afgedrukt op: 23-8-2011 10:24:00 Vanaf laatste volledige afdruk Aantal pagina's: 12 Aantal woorden: 3.238 (ong.) Aantal tekens: 18.102 (ong.)