Wordle of Suggestions & Recommendation from 2009 Middle States Visit Team Report

Ellen Magenheim, Professor and Department Chair, Economics

Robin Huntington Shores, Director, Institutional Research

Swarthmore College ‐ Faculty Lunch Presentation, November 16, 2011

Goals of presentation are for faculty members to understand: What Middle States is The continual process, and key episodes What it’s like – from both sides

Broad view of our obligations and of the accreditation process.  

What is Middle States? The US Dept of Education does not accredit educational institutions or programs.  But they "recognize" accrediting agencies (within U.S.). Agencies are private educational associations Ensure that institutions meet quality standards Agencies must go through a recognition process (I’m not sure what this means)

Six regions

Regional Accreditation

What is Middle States? Middle States ‐ core values include:

Voluntary membership Self‐regulation and peer‐review Respect for unique mission of each institution and evaluation within that context.

“They” = Us Middle States ‐ Commissioners and Members are all academics and administrators from institutions in the region.   They are elected by member institutions.  They decide on the "Standards of Excellence" and all rules. 

Peer Evaluators ‐ from similar colleges, usually within region.  Must go through training workshops. Ellen, Connie, Rebecca, Tom, Sue, Kai  Some understand us; some may not. (Talk more about this during the "What it's like")

The “Episodes” in the Process Annual reports Decennial Self‐Study with Visits from Team Chair, Full Team

Periodic Review Report (PRR) Any special follow‐ups

We were required to submit a “Progress Letter” about assessment after our 2004 PRR.

“Characteristics of Excellence”14 StandardsInstitutional Context1: Mission and Goals2: Planning, Resource Allocation, and Institutional Renewal3: Institutional Resources4: Leadership and Governance5: Administration6: Integrity7: Institutional Assessment

Educational Effectiveness8: Student Admissions and Retention9: Student Support Services10: Faculty11: Educational Offerings12: General Education13: Related Educational Activities14: Assessment of Student Learning

First and foremost…Standard 7: Institutional AssessmentThe institution has developed and implemented an assessment process that evaluates its overall effectiveness in achieving its mission and goals and its compliance with accreditation standards.Standard 14: Assessment of Student LearningAssessment of student learning demonstrates that, at graduation, or other appropriate points, the institution’s students have knowledge, skills, and competencies consistent with institutional and appropriate higher education goals.

Why do they want Assessment?Assessment processes help to ensure that: Goals should be clear to the public Programs and resources should be directed at goals  The institution should be achieving its mission and goals.

The institution should be using what it learns from assessment

MS sees itself as mediating between Federal Government and institutions. 

What do they mean by “Assessment?”

1. Articulating our goals for student learning.

2. Offering experiences that allow students to achieve goals.

3. Looking at evidence about how well students are achieving our goals for them.

4. Using the evidence to inform what we do (teaching, curricular planning).  Assessing Student Learning and Institutional Effectiveness: Understanding Middle States Expectations, Middle States 2005.

Furthermore…“Effective assessments are simple rather than elaborate, and they may focus on just a few key goals in each program, unit, and curriculum.”

Assessing Student Learning and Institutional Effectiveness: Understanding Middle States Expectations, Middle States 2005

People and EntitiesMiddle States Commission on Higher Education (CHE) staff liaison: Dr. Robert A. Schneider. 

SwarthmoreMS Accreditation Liaison Officer:  Maurice G. Eldridge ’61Vice President for College and Community Relations and Executive Assistant to the President

President’s Staff

With each “episode” a new steering committee and faculty chair is named. 

People and Entities (continued)Academic Assessment Committee 2011‐12

Patricia Reilly (Co‐Chair) Provost's office; ArtRobin Huntington Shores (Co‐Chair) Institutional Research Craig Williamson, English LiteratureRobert Weinberg, HistoryTia Newhall, Computer ScienceBernard Koch '13Lisa Bao ‘14

Timeline  ‐ Self StudySwarthmore Middle States

June 2004Periodic Review Report

Establish ad hoc Committee on Assessment

Accreditation confirmed but required a "Progress Letter" in two years regarding assessment

April 2006Follow up Letter on Assessment Submitted

Fall  2006MS Workshops ‐ Prep for 2009 Self Study

May 2007Liaison from MS visits College

November 2008Chair of Visit Team visits College

Early 2009Final Self‐Study is submitted to MS

March 2009Visit by Team of Evaluators

Many, many, many meetings, including with CEP, CPT, 

COFP…

At end of visit, oral report is made to President (and others, if desired)

Late Spring and Summer 2009Written Team report issued, including suggestions and 

recommendationsCollege response letter is submitted

Commission Action regarding Accreditation

Timeline  ‐ PRRSwarthmore Middle States

Spring 2012MS Workshops ‐ Prep for 2014 Periodic Review Report

MS PRR Steering Committee chair and IR Director attend 

workshop

Fall 2012‐ early Spring 2014Preparation for PRR

May 2014

*THERE ARE NO VISITS*June 2014

Final PRR is submitted . Reviewers do their work

August ‐ September 2014Reviewers issue their report

College responds to reviewers' report

Late Fall 2014Commission Action regarding accreditation

The Reality of Accreditation Middle States has very clear and detailed rules and expectations New evaluator training suggests potential rigidity  Self study and PRR workshops also suggest some rigidity Experience suggests much more flexibility—within bounds

MS liaison is key 

Flexibility in Approach College has options in structuring Self Study

Address all standards “Comprehensive” Focus on special topics – “Comprehensive with emphasis” or “Selected Topics”

Integrate with planning

Key is to provide documentation to support assertions Particularly important for PRR

No team visit‐no chance to explain or demonstrate

Surprises in the process Some surprises

We were able to suggest possible team chairs and to ask for different team members

Importance of team chair in setting tone, redirecting focus

Everyone being accredited is nervous—partially because of the assessment but more broadly—you want your school to “do well.”

Serving as an evaluator How the process works

Very collegial Each team member has assigned Standards but everything gets discussed by the group

Good protection against one “stickler”

(Comments are based on two experiences, one of which was certainly not typical—but still informative.)

Serving as an evaluator How team members view their roles

Not as “inspectors” but as “consultants” Mindful of Middle States “rules” (e.g., whether to offer a suggestion or a recommendation)

Serving as an evaluator

How the process is changing Increasingly common to write sections prior to visit

Investigate remaining questions during visit Increases importance of the Self Study

What can be most useful to us

The work that goes into preparing the Self Study Reflection on what we do Analysis of what we are doing and how well we are doing it

More valuable the more candid we are More valuable the more analytical we are 

Wordle of Suggestions, Recommendation from 2009 Middle States Visit Team Report