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Zehn Tipps gegen die E-Mail Flut Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge www.fokuswerkstatt.de

Zehn Tipps gegen die E-mail Flut

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Zehn Tipps gegen dieE-Mail Flut

Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge

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Einführung

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Auf den folgenden Seiten habe ich 10 Tipps aufgelistet, die aus meiner Sicht sehr gut gegen die E-Mail Flut helfen.

Grundvoraussetzung für den Erfolg ist, dass Sie bereit sind, Ihr eigenes E-Mail Verhalten zu reflektieren und an der ein oder anderen Stelle zu ändern.

Ja, das geht. Alle Tipps, die ich gebe, habe ich selbst ausprobiert. Und ja, sie helfen gegen die

E-Mail Flut.

Eines sollte jedoch klar sein. Eine Veränderung kommt nicht über Nacht. Vielmehr ist es ein kontinuierliches Hinschauen, und anders machen. Aber, ich kann Ihnen versprechen, es bereitet Freude und die E-Mail Flut wird weniger.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Herausforderung, Ihrer E-Mail Flut Herr zu werden.

Herzliche Grüße aus der FOKUSWerkstatt ,

Ihre Monika Rörig

Die E-Mail hat viele Vorteile

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Schon oft tot gesagt, ist die E-Mail immer noch unbestritten das Kommunikationsmittel Nummer Eins. Zu Recht, wie ich finde, denn die E-Mail ist:• Schnell – Ein Klick und die Nachricht ist versandt• Einfach – Intuitiv kann jeder mailen. Wer hatte schon jemals eine Schulung fürs E-

Mailen?• Unkompliziert – Es braucht keine großen technischen Voraussetzungen, außer das

passende E-Mail Programm• Unabhängig von Zeitunterschieden – Sie müssen nicht auf Ihre US-Kollegen (oder

Asien etc) warten, um kommunizieren zu können.• Dateiformate können versendet werden – Egal ob Video, Dokument, podcast, alles

kann verschickt werden (alles kein Thema, außer Dateigröße)• Zeit- und ortsunabhängig

Woher kommt die E-Mail Flut?

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Aus meiner Sicht verursachen wir unsere E-Mail Flut selbst. Jeder von uns. Tag für Tag.

Sie glauben mir nicht?

Dann lade ich Sie ein, Ihr eigenes E-Mail Verhalten zu reflektieren. Denn eines ist klar, Ihr Umfeld können Sie nicht ändern. Sie können nur sich selbst und Ihr Verhalten ändern.

Beherzigen Sie die folgenden 10 Tipps und Sie werden erfahren, dass Sie weniger E-Mails, dafür aber qualitativ hochwertigere E-Mails bekommen. Probieren Sie es aus!

Das passiert nicht über Nacht und erfordert Ihre Aufmerksamkeit. Der Lohn dafür ist

MEHR ZEIT FÜR DIE WIRKLICH WICHTIGEN DINGE

Fokus-Tipp 1: Betreffzeile = was steht in der E-Mail?Nicht nur Sie haben eine volle Inbox, sondern Ihre Geschäftspartner und Kollegen haben vermutlich dasselbe Problem. Deswegen ist eine prägnante, aussagekräftige Betreffzeile so wichtig. Ein paar Sekunden entscheiden darüber, ob Ihre E-Mail sofort geöffnet wird, oder nicht. Ok, CEOs und Chefs haben es da einfacher. Deren E-Mails werden alleine schon wegen der Position im Unternehmen mit high priority geöffnet.

Für alle anderen gilt: „ Du hast nur wenige Sekunden, um Interesse zu wecken“.

Deswegen sollte in der Betreffzeile stehen, um was es in der E-Mail geht. Der Betreff: „Meeting“ ist nicht sehr aussagekräftig. Besser ist „Internes Bereichsmeeting, 15.12.15, 14:00“. Jetzt hat der Empfänger schon mal eine grobe Vorstellung, um was es geht.

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Fokus-Tipp 2:Pro Thema eine eigene E-MailSchreiben Sie pro Thema eine eigene E-Mail. Ja, ich weiß, das klingt erst mal nach ganz viel mehr Arbeit und viel mehr E-Mails. Da gebe ich Ihnen Recht.

Aber wie oft haben Sie schon eine E-Mail geschrieben, die mehrere Themen enthielt? Und wie oft wurde auf einige Inhalte gar nicht eingegangen, oder wie oft mussten Sie nachhaken, um alle Informationen und Antworten zu bekommen? Und wie viel Zeit hat das gekostet? Sehen Sie!

Deswegen Fokus-Tipp 2: Ein Thema pro E-Mail.

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Fokus-Tipp 3:Sinnvolle Verteilerliste erstellenDie große Frage: Wer muss alles auf den Verteiler? Diese Frage können nur Sie selbst individuell beantworten. Ich möchte Sie bitten, sich folgende Fragen zu stellen:

Nach welchen Kriterien erstellen Sie Ihre Verteilerliste?

Muss der Chef immer in Kopie (=cc = carbon copy)? Haben Sie Ihren Chef auf cc, weil er Ihnen nicht traut? Oder weil Sie ihm beweisen wollen, dass Sie was tun?

Müssen Sie immer alle Kollegen des Teams auf dem Laufenden halten? Was glauben Sie, wie intensiv diese Ihre E-Mails lesen?

Hier kommt wieder mein Tipp 2 zum Tragen. Ein Thema pro E-Mail, dann wird die Verteilerliste automatisch kleiner.

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Fokus-Tipp 4:Vermeiden Sie Dankes-SchleifenKennen Sie die folgende Situation?

Sie haben einem Kunden sehr weitergeholfen und er bedankt sich bei Ihnen mit einer Dankes-E-Mail. Daraufhin antworten Sie, dass das doch selbstverständlich sei und Ihrem Verständnis von Kunden-orientierung geschuldet sei. Daraufhin schreibt der Kunde zurück, wie sehr gerade Sie und Ihre Firma aus der Service-Wüste Deutschland herausstechen würden etc … und diese E-Mails könnten noch ewig so weitergehen. Kennen Sie das?

Die message soll hier nicht sein, dass Sie nie mehr per E-Mail danken sollen. Ganz und gar nicht. Ich fordere Sie auf, Ihr Verhalten aufmerksam zu hinterfragen. Im obigen Beispiel wäre es eine tolle Möglichkeit, den Kunden anzurufen und sich persönlich für die E-Mail zu bedanken.

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Fokus-Tipp 5:Schreiben Sie kurz und knappBeschränken Sie sich in Ihren E-Mails auf den Inhalt, also auf die Fakten.

Um was geht‘s? Was soll der Empfänger wissen oder tun?

Das heißt nicht, dass Sie ruppige, unhöfliche E-Mails schreiben sollen. Ganz im Gegenteil. Aber vermeiden Sie zu viel drum rum. Das können Sie dann alles noch in einem persönlichen Gespräch nachholen.

Dass die E-Mail auch der deutschen Rechtschreibung unterliegt, versteht sich von selbst.

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Fokus-Tipp 6:Immer mit SignaturNormalerweise haben Sie bei Ihren Geschäfts-E-Mails eine Signatur bereits eingestellt. Dies finde ich außerordentlich wichtig.

Nichts ist lästiger, als wenn man einen Geschäftskontakt schnell anrufen will und es befindet sich keine Signatur am Ende der E-Mail. Deswegen, auch wenn Sie Ihren Geschäftspartner schon lange kennen und per Du sind, E-Mails immer mit Signatur.

Das Gleiche gilt für E-Mails unter Kollegen. Ich weiß nicht, wieviel Zeit ich damit verbracht habe, Handy-nummern von Kollegen aus dem Intranet zu suchen, weil die Signatur fehlte.

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Fokus-Tipp 7:E-Mails nicht einfach weiterleitenWie viele Ihrer E-Mails in Ihrer Inbox sind weitergeleitete E-Mails?

Wie oft schicken Sie E-Mails einfach weiter, und wählen den Weg des geringsten Widerstands, weil Sie sich mit dem Thema jetzt nicht auseinandersetzen wollen? Und wie oft kommen gerade diese E-Mails zurück?

Sehen Sie?

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Fokus-Tipp 8:Fixe E-Mail Zeiten einhaltenWie oft rufen Sie Ihre E-Mails ab? Einmal pro Stunde? Fünfmal? Zehnmal? Öfter?

Richten Sie sich fixe E-Mail Zeiten ein. Sie denken, das geht nicht? Doch, es geht. Ich praktiziere das und es funktioniert. Habe ich seither irgendwas verpasst? Nein, natürlich nicht.

Durch das ständige E-Mail Checken werden Sie immer aus Ihrer Arbeit gerissen und es dauert unverhältnismäßig lange, bis Sie sich wieder eingearbeitet haben.

Was soll passieren? Wer immer Ihnen eine Mail schreibt und dringend etwas von Ihnen benötigt, wird nicht einfach nur abwarten, wenn ihm die Antwort zu lange dauert, sondern anrufen. Richten Sie sich fixe E-Mail Zeiten ein. Zum Beispiel Morgens, mittags und am späten Nachmittag.

Und informieren Sie Ihr Umfeld über Ihre neuen E-Mail Abrufzeiten. www.fokuswerkstatt.de

Fokus-Tipp 9:Töne & Bildschirmanzeigen ausschaltenWas passiert, wenn Sie eine neue E-Mail erhalten?

Sehen Sie einen kleinen Umschlag am Bildschirmrand oder ertönt ein Signal? Stellen Sie alles ab. Es lenkt Sie nur ab und verhindert, dass Sie Tipp 8 „Fixe E-Mail Zeiten“ einhalten können.

Und dann beantworten Sie sich bitte ganz ehrlich folgende Frage:

„Wer bestimmt Ihren Arbeitstag? Sie selbst, oder Ihr Computer / E-Mail Programm?“

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Fokus-Tipp 10:Öfter telefonierenDiese Überschrift könnte ich ohne weitere Erklärung stehen lassen.

Wie oft schreiben wir E-Mails und strengen uns an, einen komplizierten Sachverhalt so zu formulieren, dass der Empfänger die E-Mail auch versteht?

Wie viel Zeit kostet uns das? Und wie viele E-Mails und Nachfragen kommen trotzdem zurück?

Eben. Darum mein letzter Tipp:

„Überlegen Sie sich regelmäßig, ob telefonieren in dem Fall nicht die schlauere Variante wäre“.

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Und das bin ich

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Ich bin Monika Rörig. Als Beraterin und Coach verhelfe ich meinen Klienten und Firmenkunden zu mehr Zeit. Nein, zaubern kann ich nicht. Auch mein Tag hat 24 Stunden. Jedoch helfe ich, Zeitfresser aufzudecken und sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren.

Ich bin Dipl.-Wirtschaftsingenieurin (FH), Systemischer Business Coach und Moderne Mentaltrainerin. Dies zusammen mit meiner 15-jährigen Erfahrung in der IT-Branche machen mich zu einer kompetenten Ansprechpartnerin in Sachen E-Mail Effizienz, Dauererreichbarkeit durch Smartphone & Co. und Zielerreichung durch Fokussierung.

Kontaktdaten

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Wenn Sie noch Fragen haben oder sich verzettelt haben und den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen, weil Ihnen Ihre E-Mails und/ oder Ihre Dauererreichbarkeit über den Kopf wachsen, dann rufen Sie mich an.

Oftmals hilft der Blick von außen und es bedarf nur kleiner Impulse, um für sich wieder den Fokus zu sehen.

Ich freue mich, von Ihnen zu hören.089.628 340 32 oder [email protected]