Download pdf - 111219 Handboek huisvesting gemeente Eindhoven DEF v1. 8c

gemeente Eindhoven

A

Handboek Huisvesting Gemeente Eindhoven

cho/PB11041188

Projectmanagement

Versie: DEFINITIEVE versie 1.8c

December 2011

December 2011 Weet Wat Werkt voor Huisvesting -

gemeente Eindhoven

Colofon

Uitgave

Gemeente Eindhoven

Projectmanagement

Datum

December 2011


gemeente Eindhoven 3

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave....................................................................................................3

Voorwoord 4

1 Inleiding 5 1.1 Waarom een handboek Huisvesting? 5 1.2 Voor wie is dit handboek en hoe te gebruiken? 5 1.3 Welke ontwikkelingen zijn van invloed? 6 1.4 Wat zijn onze ambities? 8 1.5 Resultaat 10 1.6 Leeswijzer 10

2 Kaders en uitgangspunten 11 2.1 Ambities vertaald naar huisvesting 11 2.2 Kaders en uitgangspunten voor de locatiekeuze huisvesting 11 2.3 Kaders en uitgangspunten voor de verdeling van de ruimte 12 2.4 Toelichting structuurplan, vlekkenplan en indelingstekening 13 2.5 Toelichting wettelijk kader 16 2.6 Toelichting bepalen aantal m2 per sector/afdeling 18 2.7 Toelichting aanpak wijzigingsverzoeken 19 2.8 Toelichting spelregels voor het gebruik van de ruimte 20

3 Bouwstenen werkplekken en ondersteunende ruimten 21 3.1 Inleiding 21 3.2 Overzicht behoefte aan alle bouwstenen 21 3.3 Werkplekken 24 3.4 Overleg plekken 28 3.5 Werkplekfaciliteiten 31

4 Centrale facilitaire voorzieningen 35 4.1 Inleiding 35 4.2 Samenvatting centrale facilitaire voorzieningen 35 4.3 Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte 36 4.4 Archieven, post, scannen en repro 36 4.5 Technische ruimten 37 4.6 Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften 37 4.7 Sanitair en natte ruimtes 38 4.8 Beveiliging 38 4.9 Overige ruimten 39

5 Huisstijl huisvesting 40 Bijlage 1: Structuurplan 42 Bijlage 2: Uitwerking Centrale facilitaire voorzieningen 43


4 gemeente Eindhoven

Voorwoord

Eindhoven is een zelfbewuste en krachtige stad, die denkt in kansen en anticipeert op de

veranderingen in de wereld om haar heen. Op het gebied van technologie, design en

duurzaamheid speelt Eindhoven een innovatieve rol; maar ook op andere maatschappelijke

terreinen, zoals de zorg. Een stad met dit bijzondere karakter heeft een gemeentelijke

organisatie nodig: - die is afgestemd op de continue veranderende behoeften van de stad; - met betrokken, deskundige en flexibele medewerkers die met passie en plezier, hun

werk doen en trots zijn op de bijdrage die ze leveren; - die kan meebewegen met actuele economische en maatschappelijke ontwikkelingen; - en steeds meer samenwerkt in verschillende vormen met een diversiteit aan mensen

en organisaties. Dit vergt het één en ander van onze organisatie en van onze medewerkers.

Om hier mede vorm aan te kunnen geven willen we als Gemeente Eindhoven graag Het Nieuwe

Werken invoeren. Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook

plezieriger te maken.

Daarbij gaat het om thuiswerken, een betere kantoorwerkplek en de juiste ICT hulpmiddelen.

Maar ook om zaken als een beter begrip van de ambities van de organisatie, een inspirerende

bedrijfscultuur, andere vormen van aansturing en leiderschap, betere balans tussen privé en

werk, minder regels en procedures, en slimmere manieren van samenwerken.

Het Nieuwe Werken vraagt om een uitnodigende en flexibele werkomgeving. Omdat informatie

steeds meer digitaal en dus tijd- en plaats onafhankelijk beschikbaar gemaakt kan worden,

wordt de kantoorwerkplek veel meer een plek waar ontmoeten en samenwerken centraal staan.

Ook het werkstijlenonderzoek dat eind 2010 in onze gemeente is gehouden laat duidelijk zien

dat er allerlei wensen zijn over onze huisvesting, facilitaire dienstverlening en ICT

ondersteuning. Dit onderzoek heeft belangrijke informatie opgeleverd, die is meegenomen in

dit handboek.

Dit Handboek Huisvesting vormt de basis voor iedereen, die verantwoordelijk en betrokken is

bij de realisatie en het beheer van onze huisvesting en werkplekken. Met de gezamenlijke

inspanning van iedereen bouwen we aan een uitnodigende en flexibele werkomgeving waar

we elkaar ontmoeten en samenwerken.

Met vriendelijke groet,

Paulien Pistor



1 Inleiding

1.1 Waarom een handboek Huisvesting?

De noodzaak voor een handboek huisvesting blijkt uit het volgende:

- De gemeentelijke huisvesting is versnipperd in veel verschillende gebouwen. Dit zorgt

voor (onnodig) hogere kosten. Er ligt dus een noodzaak/wens om de kosten voor huisvesting te verlagen.

- Er ontstaan steeds meer (tijdelijke) samenwerkingsverbanden met partners. Daarnaast verschuiven er steeds meer taken van de centrale overheid naar de gemeente. Het kunnen opvangen van groei en krimp in onze huisvesting is dus noodzakelijk.

- Onze organisatie visie ‘Weet wat werkt!’ zou zijn weerklank moeten vinden in de wijze waarop onze medewerkers in onze gebouwen professioneel, met moderne (ICT) werkplekondersteuning werken. We zien echter binnen de gemeentelijke gebouwen dat er verschillende werkconcepten zijn (Mercado flexwerken, KBC en Stadskantoor mix van werkvormen, MO gebouw eigen werkplek).Onze gemeentelijke organisatie mist hierdoor de gewenste gemeenschappelijke professionele uitstraling en herkenbare ‘look en feel’. Onze gebouwen stralen niet direct een ‘Eindhoven gevoel’ uit.

- De wens om Het Nieuwe Werken (HNW) in te voeren sluit hierbij aan. De wijze waarop de huisvesting en inrichting zijn vormgegeven spelen een belangrijke rol bij aantrekkelijk werkgeverschap.

- Er bestaat geen eenduidig beleid op het gebied van huisvesting, dat is samengebracht in een handzaam document. Hierdoor is er steeds weer opnieuw veel voorwerk nodig om wijzigingen in huisvesting voor te bereiden en door te voeren. Daarnaast bestaan er veel ongeschreven afspraken en verworvenheden uit verleden. Dit maakt het lastig om de huisvesting en facilitaire dienstverlening efficiënt in te richten.

Met dit handboek willen we een antwoord geven op de vraag hoe ziet goede en eigentijdse

huisvesting gebaseerd op Het Nieuwe Werken er dan uit, welke uitstraling willen we en welke

kaders en uitgangspunten gebruiken we? Denk daarbij aan de verdeling van de ruimten over de

sectoren en afdelingen, de verschillende werkplekken, maar ook de facilitaire en technische

ruimtes.

1.2 Voor wie is dit handboek en hoe te gebruiken?

Het handboek is primair bedoeld om de programmamanager Huisvesting, de sectoren

verantwoordelijk voor de interne dienstverlening (AIHD, P&O, en ICT), en de sector

verantwoordelijk voor het gemeentelijk onroerend goed (Grond & Vastgoed) te ondersteunen

in hun rol om goede huisvesting te realiseren en te beheren voor de medewerkers van de

gemeente Eindhoven.



Door gebruik te maken van het handboek Huisvesting helpen we onze medewerkers,

klanten en bezoekers, samenwerkingspartners en leveranciers beter en sneller bij

huisvestingsvraagstukken.

Het handboek geeft overzichtelijk weer op welke wijze planvorming kan worden doorvertaald

naar een concrete inrichting van ruimten en welke normen daarbij worden gehanteerd. Bij alle

aanvragen met betrekking tot huisvesting is het handboek Huisvesting de leidraad waarin de

kaders en uitgangspunten zijn beschreven. Het handboek beschrijft wat er nodig is om tot de

realisatie van een flexibele werkplekomgeving te komen. Hierin wordt mede rekening

gehouden met de benodigde informatie voor exploitatie, maar ook duurzaamheid en weten

regelgeving zijn integraal onderdeel van dit handboek.

Aangezien realisatie van geschikte huisvesting en facilitaire inrichting relatief lange

doorlooptijden kennen en kostbaar zijn, is getracht in dit handboek ook rekening te houden

met interne en externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn.

De programmamanager Huisvesting is verantwoordelijk voor het beheer van het handboek en

het uit te voeren beleid met betrekking tot de huisvesting van onze gemeentelijke organisatie.

1.3 Welke ontwikkelingen zijn van invloed?

Op zowel landelijk als lokaal niveau zijn er tal van ontwikkelingen die invloed hebben op de

dienstverlening en de organisatie van de gemeente Eindhoven en daarmee impliciet ook op de

(nieuwe) kantooromgeving. Met deze ontwikkelingen in het achterhoofd is getracht het

handboek Huisvesting voldoende ‘toekomst proof’ samen te stellen, zodat onze huisvesting en

inrichting hierop flexibel kan inspelen.

Algemene ontwikkelingen

- Snelheid van veranderen neemt toe. - Vraag naar flexibiliteit wordt groter. - Concrete gevolgen van ontwikkelingen zijn niet 100% in te schatten.

Ontwikkelingen vanuit perspectief klant (burgers en ondernemers)

- De gemeente wordt steeds meer een ingang voor alle overheidsvragen. - Eén ingang en eenduidige informatie vanuit alle contactkanalen: telefoon (14+

netnummer), balie, digitaal loket, post. - Klanten zijn mondiger en veeleisender. Dit heeft invloed op: openingstijden, service,

maatwerk, bereikbaarheid en agressie.



Bestuurlijke ontwikkelingen

- Verdere regionalisatie /decentralisatie van overheidstaken. - Verdergaande publiekprivate samenwerking - Bezuinigingen naar verwachting 25 miljoen per jaar cf. coalitieakkoord.

Maatschappelijke ontwikkelingen

- Versterking samenwerking (binnen de overheid en met ketenpartners) o.a. door taakverschuiving en regionalisering

- Technologische ontwikkelingen (digitalisering, tijd- en plaatsongebonden werken, multi-channeling, beveiliging, transparantie).

- Ontwikkelingen m.b.t. arbeidsmarkt zoals vergrijzing, Y-generatie (20-35 jaar), balans werkprivé, individualisering, krapte

- Financiële ontwikkelingen (bezuinigingen, publiek private samenwerking, minder m2 voor huisvesting, zelf doen of uitbesteden).

- Prioriteitendiscussie m.b.t. kantoorgebouwen en appartementen + mogelijke bouwstop ministerie VROM.

- Duurzaamheid (CO2-reductie, cradle-to-cradle, klimaatneutraal 2011).

Ontwikkelingen werkomgeving

- Werken wordt tijd- en plaatsongebonden, dus ook thuis werken waar dat kan. - Digitalisering is een must. - Activiteitgerichte faciliteiten. - Multifunctionele ruimtes. - Goede secundaire faciliteiten. - Gebouw(en) is/zijn gericht op ontmoeten en samenwerken. - Inrichting is duurzaam, tijdloos en aantrekkelijk voor Y-generatie. - Werkomgeving is mensgericht (instelbaar: meubilair, licht, temperatuur). - Publieksruimtes zijn open en transparant, maar wel veilig.

Ontwikkelingen bouwen

- Duurzaamheid (cradle-to-cradle, CO2-reductie) - Flexibiliteit - Klimaat neutraal eind 2011 - Bereikbaarheid en toegankelijkheid - Aantrekkelijk voor klanten en werknemers - Corporate identity (aanhaken bij kernwaarden Dichtbij, Doen, Durven) - Geschikt voor ‘Het Nieuwe Werken’ - Veilige (werk)omgeving



1.4 Wat zijn onze ambities?

In 2008 is de missie en kernwaarden van de gemeente Eindhoven uitgewerkt. Dit ziet er als

volgt uit:

Missie:

Samen werken aan een verrassend aantrekkelijke, kansrijke en creatieve kennisstad

waar iedereen meedoet en zich thuis voelt. Eindhoven: groot en dichtbij.

Kernwaarden:

Dichtbij: Bij ‘Dichtbij’ kun je denken aan in de haarvaten van de stad; elkaar aanspreken; de

ander; betrouwbaar; samen; luisteren; betrokken; de menselijke maat.

Durf: ‘Durf’ grenzen opzoeken; meer doen dan het gewone; niet de letter maar de geest

van de wet; kansen creëren; kansen zien en kansen grijpen.

Doen: Achter ‘Doen’ zetten we een groot uitroepteken. Doen! spreekt voor zich.

Met onze missie en kernwaarden als uitgangspunt is in mei 2011 een nieuwe organisatievisie

vastgesteld voor de gemeente Eindhoven: ‘Weet wat werkt!’. De ambities zoals verwoord in

deze visie zijn gebaseerd op de ontwik-kelingen die op onze organisatie afkomen (zie vorige

paragraaf). De kernboodschap van de visie is als volgt:

Weet wat werkt!

We willen een efficiënte, effectieve en flexibele organisatie zijn.

Met de juiste professionele medewerker op de juiste plaats.

Die ruimte krijgt én neemt om te excelleren en met passie en plezier werkt aan de ambities van

de stad en de doelen van het bestuur.

Gestimuleerd door bekwame, resultaatgerichte en inspirerende leidinggevenden.

De ambities zoals geformuleerd in onze organisatievisie kunnen we mede bereiken door

medewerkers te laten werken in een prettige, uitnodigende werkomgeving. Als uitgangspunt

voor de huisvesting en faciliteiten gaan wij tevens uit van de principes van Het Nieuwe Werken.

De organisatievisie is voor dit handboek vertaald naar een visie op het werkplekconcept voor

de gemeente.

Weet wat werkt! vertaald naar werkplekconcept:

Ontmoeten en samenwerken in een uitnodigende,

flexibele en duurzame omgeving.



Deze ambities zijn uitgangspunt voor de verdere uitwerking in dit handboek.

Ontmoeten en samenwerken

Vergroten openheid en transparantie in werkomgeving.

Stimuleren ontmoeten door inrichting ontmoetingsruimtes.

Creëren van multifunctionele werkplekken.

Informatie overal en altijd toegankelijk.

Meer mogelijkheden om (internationaal) samen te werken; gebruik de kracht van de stad.

Uitnodigende omgeving

Gebouwen zijn goed toegankelijk, veilig en gastvrij voor iedereen.

Herkenbaarheid van de gemeente Eindhoven komt terug in gebouwen, en binnen afdelingen.

(Design, licht, technology)

Herkenbaarheid dienstverlenend karakter organisatie

Uitnodigende en warme uitstraling van de werkplek.

‘Zelfdenkende’ en gebruiksvriendelijke ICT en facilitaire voorzieningen.

Flexibele omgeving

Flexibiliteit door standaardisering en multifunctionele werkplekken.

Verruiming van werktijden voor medewerkers.

Informatie altijd en overal toegankelijk.

Middel onafhankelijk kunnen werken.

Opvangen van groei en krimp van de organisatie.

Inspelen op balans privé–werk.

Duurzame omgeving

Gebruik van duurzame en onderhoudsvriendelijke materialen.

Terugdringen van energiegebruik.

Ruimte en materiaal besparing in gebouwen.

Herinzet van middelen.

Duurzaam vervoersmanagement.

Sociaal duurzame werkgever: oog voor gezondheid en arbeidsomstandigheden.



1.5 Resultaat

Het handboek Huisvesting is de vertaling van onze organisatievisie naar huisvestingsbeleid,

gebruik makend van de principes van Het Nieuwe Werken. Onze huisvesting en

kantoorinrichting moeten zichtbaar en voelbaar bijdragen aan wat voor soort organisatie wij

willen zijn. Dit handboek geeft richting aan de korte termijn huisvestingsstrategie tot ca. 2020.

Het handboek is tot stand gekomen in samenwerking met Draaijer + Partners; de werkgroep

Werkconcept met deelnemers uit de sectoren AIHD, I&B en P&O, programmamanager

Huisvesting, en programmamanager Het Nieuwe Werken. Het is getoetst aan een

klankbordgroep, opdrachtgevend DR lid en de OR.

1.6 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 zijn de kaders en uitgangspunten opgenomen die van toepassing zijn op de

huisvesting en inrichting van de gebouwen inclusief hoe de beschikbare ruimte over de

sectoren wordt verdeeld. Hoofdstuk 3 beschrijft de verschillende werkplekken inclusief de

decentrale facilitaire voorzieningen. In hoofdstuk 4 is een korte opsomming opgenomen van

alle centrale facilitaire voorzieningen, die nodig zijn om de werkplekken en werkplekomgeving

te faciliteren1. Tot slot staat in hoofdstuk 5 een eerste aanzet voor de huisstijl huisvesting

beschreven, om richting te geven aan welke uitstraling we willen in onze gebouwen.

1 Een beschrijving van de pleinen is niet opgenomen in dit handboek; dit is volledig maatwerk



2 Kaders en uitgangspunten

Zonder een set van heldere afspraken, uitgangspunten en wettelijke kaders, is het lastig om toe

te werken naar de gewenste huisvesting en kantooromgeving voor alle medewerkers. In dit

hoofdstuk zijn de algemene kaders en uitgangspunten opgenomen, waarbij de principes van

HNW de basis vormen.

2.1 Ambities vertaald naar huisvesting

Het gekozen werkconcept moet invulling geven aan de volgende ambities (zie ook paragraaf

1.4): 1. Ontmoeten en samenwerken 2. Uitnodigende omgeving 3. Flexibele omgeving 4. Duurzame omgeving

Deze vier ambities staan centraal bij het ontwikkelen en de inrichting van de werkomgeving en

zijn als volgt vertaald: 1. Afdelingen worden (zoveel mogelijk) op basis van samenwerkingsrelaties

gepositioneerd; binnen de verschillende gebouwen. 2. Ondersteunende faciliteiten worden strategisch gepositioneerd;

a. op centrale plekken tussen afdelingen, b. afhankelijk van kwantitatieve behoefte.

3. Maatwerk wordt geleverd op basis van de ontwikkelde inrichtingsbouwstenen. 4. Activiteiten en werkprocessen zijn leidend;

a. voor de inrichting van gebouwen, b. voor de inrichting van werkplekken.

Voor alle soorten werkplekken en ondersteunende voorzieningen zijn bouwstenen ontwikkeld.

Deze worden beschreven in de hoofdstukken 3 en 4.

2.2 Kaders en uitgangspunten voor de locatiekeuze huisvesting

Onderstaande uitgangspunten zijn vastgesteld door de raad in 2009 ten behoeve van de lange

termijn ambtelijke huisvesting.

- Door werkplekdeling en – vervolgens – toepassing van het flexwerkconcept wordt het

aantal vierkante meters voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie, ten

opzichte van de huidige omvang, verminderd. Richtpunt hierbij is een vermindering

van 20% ten opzichte van het huidige aantal vierkante meters.

- Het stadhuis blijft bestuurs- en ontmoetingscentrum.

- In principe wordt de gemeentelijke organisatie binnen maximaal 1000 meter

loopafstand van het Stadhuis gehuisvest.

- De locatie voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie moet goed bereikbaar

zijn voor diverse verkeerssoorten, milieuvriendelijk en duurzaam mobiliteitsbeleid

ondersteunen, zich op maximaal 750 meter loopafstand van het station bevinden en



de huisvesting moet voldoen aan de eisen die in deze tijd in het kader van

duurzaamheid aan een kantoorpand gesteld mogen worden.

- De huisvesting van de gemeentelijke organisatie draagt bij aan de stedelijke

ontwikkeling.

- Het huidige huisvestingsbudget is taakstellend voor de huisvesting van de

gemeentelijke organisatie voor de (middel)lange termijn. Hierbij wordt het

huisvestingsbudget opgevat als “total costs of ownership” (TCO).

- In principe wordt uitgegaan van gemeentelijk eigendom van gebouwen die voor

gemeentelijke huisvesting worden gebruikt.

2.3 Kaders en uitgangspunten voor de verdeling van de ruimte

De verdeling van de beschikbare ruimtes over sectoren en afdelingen gebeurt centraal via de

programmamanager Huisvesting, maar wel in afstemming met de verschillende

verantwoordelijk sectoren. Daarbij worden de volgende spelregels gehanteerd:

Toewijzen aan organisatieonderdelen van gebouwen, ruimten, gebruik van meubilair en

inrichting is gebaseerd op onderstaande afwegingen:

- Clusteren van sectoren en/of afdelingen in gebouwen of delen van gebouwen gebeurt

(zoveel mogelijk) op basis van samenwerkingsrelaties (structuurplan) tussen sectoren

en afdelingen. Van daaruit wordt het vlekkenplan en vervolgens de indelingstekening

opgesteld. Echter voorop staat dat efficiency leidend is voor het vlekken- en

indelingsplan. Zie voor de verdere uitwerking paragraaf 2.4. - Voor de ruimtetoedeling en -indeling worden minimaal de eisen volgens het

bouwbesluit en de arbo wetgeving gehanteerd. Daarnaast volgen we de verschillende NEN-normeringen, Arbo Informatiebladen, bouwbesluit en overige weten regelgeving. Zie ook paragraaf 2.5.

- Bij toewijzing van de ruimte wordt gekeken naar de primaire processen en uit te voeren activiteiten (functionele ondersteuning);

- Iedereen (tenzij functioneel of arbo-technisch onmogelijk) werkt volgens het flexconcept. Daarin wordt een flexfactor gehanteerd van 67%, wat wil zeggen dat er voor elke 10 medewerkers 6,7 werkplekken worden gerealiseerd. Hierin is als uitgangspunt meegenomen dat minimaal 5% van de medewerkers thuis werkt en dat we door spreiding en thuiswerken het verschil tussen de bezetting op de drukste dag van de week en de gemiddelde weekbezetting met 50% terugbrengen.

- Er wordt gestreefd naar 5% ‘extra ruimte’ per pand2 bij de eerste inrichting voor Het Nieuwe Werken ten behoeve van opvang van toekomstige groei en krimp. Elke sector/afdeling maakt gebruik van de bouwstenen zoals beschreven in hoofdstuk 3.

- Er wordt uitgegaan van het aantal eigen medewerkers (incl. boventalligen3), waarbij 1 medewerker maar bij 1 sector meegeteld kan worden.

- Externe inhuur, stagiaires, etc. worden niet meegeteld, in plaats daarvan wordt een percentage gehanteerd van 20% als toeslag voor de flexibele schil.

2 Geldt niet voor Mercado en politieke ruimtes Stadhuis, omdat hier niets verandert 3 Eigen medewerkers die niet in de formatie (personeelsbegroting) zitten, maar wel voor de gemeente werken.



- Qua werkplekken wordt uitgegaan van een verhouding van 90% standaard werkplekken en 10% CAD tekenwerkplekken.

- Voor de standaard werkplek wordt uitgegaan van 11 m2 nuttig vloeroppervlak. Hierin is inbegrepen de werkplek en de afdelingsgebonden werkplek- en overlegfaciliteiten (bv. printen, garderobe en pantry), zie ook paragraaf 2.6. Het nuttig vloeroppervlak vermeerderd met 20% (trappen, sanitair etc) leidt tot een VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) van 13,2 m2

- Voor de CAD tekenwerplek wordt uitgegaan van 13 m2 nuttig vloeroppervlak. Hierin is inbegrepen de werkplek en de afdelingsgebonden werkplek- en overlegfaciliteiten (bv. printen, garderobe en pantry), zie ook paragraaf 2.6. Het nuttig vloeroppervlak vermeerderd met 20% (trappen, sanitair etc) leidt tot een VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) van 15,6 m2

- Waar van toepassing wordt rekening gehouden met specifieke eigenschappen/eisen van aanwezige functies en of met arbo-gerelateerde individuele aanpassingen.

- Het kan voorkomen dat een sector moet schuiven binnen een gebouw of tussen gebouwen om zo een efficiënte ruimte vrij te maken voor een andere sector/afdeling.

- Kleine wijzigingsverzoeken gaan via de servicedesk, grotere eerst via de programmamanager huisvesting. Alle verzoeken moeten passen binnen de spelregels uit het handboek huisvesting. Zie verder ook paragraaf 2.7.

- Ruimtes die niet nodig zijn (i.v.m. groei en krimp) voor eigen huisvesting worden afgestoten of tijdelijk verhuurd. Zolang dat niet het geval is worden ze zoveel mogelijk afgesloten (dus geen schoonmaakkosten, etc.).

- Voor het gebruik van de ruimte worden spelregels opgesteld waarin zaken als cleandesk, geluid, etc. vertaald worden in afspraken. Zie ook paragraaf 2.8.

- Alle dienstgebouwen worden ingericht conform de gemeentelijke huisvesting huisstijl. Zie hoofdstuk 5. Daar waar sprake is van ‘samenwonen’ met partners zal maatwerk nodig zijn.

- Het handboek huisvesting is (zoveel mogelijk) ook van toepassing bij het huisvesten van externe partners binnen de dienstgebouwen van de gemeente Eindhoven

- Escalatie vindt plaats via de Directieraad, bij de directeur die de ambtelijke huisvesting in portefeuille heeft.

In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk worden een aantal van de hierboven genoemde

uitgangspunten nader toegelicht.

2.4 Toelichting structuurplan, vlekkenplan en indelingstekening

Voordat met de inrichting van gebouwen wordt gestart, is een er uitgebreide voorbereiding op

papier nodig. Dit verloopt van grof naar fijn via de volgende 3 stappen: Opstellen Structuurplan

– Opstellen Vlekkenplan – Maken Indelingstekening. Uitvoering van deze stappen vindt plaats

op basis van de kaders en uitgangspunten uit dit hoofdstuk en de bouwstenen uit de

hoofdstukken 3 en 4. Het opstellen van het structuur- en het vlekkenplan gebeurt centraal (via

de programmamanager Huisvesting). De uiteindelijke indelingstekeningen voor sectoren en/of

afdelingen worden gemaakt in samenwerking met de sectoren en/of afdelingen. Hieronder een

nadere toelichting.



Structuurplan

Het structuurplan geeft op globaal niveau weer in welke gebouwen de verschillende afdelingen

gepositioneerd worden op basis van de samenwerkingsrelaties die deze afdelingen onderling

hebben. Hierin is nog geen rekening gehouden met omvang van afdelingen en de beschikbare

ruimte binnen de gebouwen. Het structuurplan geeft op hoofdlijnen inzicht in de ruimtelijke

relaties. Er wordt daarin nog niet gekeken naar de kenmerken van de gebouwen of naar de

plaats voor sectoren binnen een gebouw. Zie hieronder een voorbeeld:

Bij de gemeentelijke reorganisatie Eindhoven Eén (in 2009) is er een structuurplan opgesteld.

Dit is geactualiseerd ten behoeve van de korte termijn huisvesting 2011-2020 en als bijlage 1

toegevoegd aan dit handboek.

Bij (grote) toekomstige wijzigingen in de organisatie en/of samenwerkingsrelaties tussen

sectoren is het van belang om het structuurplan aan te passen.

Vlekkenplan

Volgend op het structuurplan wordt een vlekkenplan gemaakt. In het vlekkenplan zijn de

sectoren en afdelingen opgenomen die binnen een gebouw kunnen worden gepositioneerd op

basis van structuurplan. Hierbij staat voorop dat efficiency leidend is voor het vlekken- en

indelingsplan en niet de relaties tussen de sectoren Voor het maken van het vlekkenplan is het

nodig om te weten hoeveel medewerkers er per sector/afdeling gehuisvest moeten gaan

worden4. Daarbij wordt er rekening gehouden met de gebouwgebonden beperkingen. Dit kan

4 Verdeling gebaseerd op de personeelsplanning van P&O van d.d. april 2010 4:

- Aantal eigen medewerkers (excl. Sportbedrijven en Van Abbe): 1906 (1602 FTE)

- Inhuur: 374 medewerkers (= 19,6 %) (361 FTE)

- Partners: geen aantal, maar hiervoor wordt 5000 m2 meegenomen (= voldoende voor

ongeveer 300 werkplekken)

- Voor het parkeren gaan we uit van de volgende verdeling voor woon-werk verkeer:

21% OV, 45% fietsen en 34% autogebruik (info vanuit project mobiliteit). Daarnaast is

er ruimte voor dienstfietsen en –auto’s en medische indicatie.



soms betekenen dat een afdeling niet volgens het structuurplan gepositioneerd kan worden,

dan wordt er gekeken naar de best mogelijke positie. Hieronder weer een voorbeeld:

Indelingstekening

Het indelingsplan volgt weer op het vlekkenplan. Op basis van het aantal medewerkers is de

omvang van de vlek bepaald in het vlekkenplan, vervolgens wordt op basis van functionele

behoeftes een indelingstekening gemaakt. Dit is de vertaling van de functionele behoefte naar

de verschillende bouwstenen (zie hoofdstuk 3). Vanzelfsprekend wordt daarbij gestreefd naar

indelingen die ook voor andere organisatieonderdelen bruikbaar zijn om zo de flexibiliteit te

bevorderen en kosten te minimaliseren bij verhuizingen. Hieronder een voorbeeld

indelingstekening:

Om een indelingstekening te maken is het noodzakelijk inzage te hebben in de werkprocessen

van de sector/afdeling en de functionele behoeftes die daaruit volgen. Op basis van een

inventarisatie bij de afdeling kunnen dan inrichtingsbouwstenen worden bepaald en in

samenspraak met de sector en/of afdeling (manager en medewerkers) wordt dan de indeling

vastgelegd binnen de toegewezen vlek (ruimte) in een tekening.



Soms zijn er beperkingen waardoor een indelingsplan niet volledig kan worden uitgevoerd. Dit

kan te maken hebben met gebouwgebonden beperkingen of budgettaire beperkingen. In het

eerste geval kunnen aanpassingen niet gedaan worden omdat bijvoorbeeld de constructie niet

veranderd kan worden of omdat dan niet meer wordt voldaan aan wettelijke eisen. Bij

budgettaire beperkingen kan gedacht worden aan enerzijds de (niet) beschikbare budgetten

en/of de verhouding tussen de kosten en voordelen die dit oplevert.

2.5 Toelichting wettelijk kader

Op dit moment (oktober 2011) zijn de volgende regelingen onderdeel van het wettelijk kader.

Dit wettelijk kader wordt in acht genomen bij alle huisvestingszaken:

Wet & Regelgeving - Arbowet

- Arbocatalogus Agressie en Geweld Sector Gemeente

- Arbozorg

- Agressiebeleid (veilige publieke taak)

- Richtlijnen beelschermwerk van ministerie SZW

Arbo

Informatiebladen

- Nr. 1: Arbo en verzuimbeleid

- Nr. 2: Werken met beeldschermen

- Nr. 7: Kantoren

- Nr. 8: Zittend en staand werk

Nen-normen

- NEN 2580: ruimte normen van gebouwen

- NEN 1814: ventilatie van gebouwen

- NEN 2443: parkeren

- NEN 1824: inrichting gebouwen

- NEN-EN 12464-1: licht

- NEN-EN-ISO 9612: geluid

- NEN 2449: Ergonomie v.d. werkplek

- NEN EN 527-1: kantoormeubelen, werktafels en bureau’s (Europese norm)

- NEN EN 1335, EN 13761: overige Europese normen m.b.t. kantoren

- NEN 1813: Ergonomie kantoormeubelen

- NEN 4000: Bedrijfshulpverlening

Overige

- NPR 6070-2010.nl: sturen op duurzame inzetbaarheid van medewerkers

- Bouwbesluit

- Eisen t.b.v. gebruiksvergunningen panden (door Brandweer)

- Richtlijn Internationaal Toegankelijkheids Symbool (ITS)



Nadere uitwerking Inrichting gebouwen NEN 1824

Volgens de NEN 1824 (versie 2010) gelden de onderstaande eisen voor kantoren:

Vloeroppervlak algemeen

In een kantoorvertrek is ruimte nodig voor plaatsing van kantoormeubilair, de PC en het beeldscherm.

Op de juiste wijze t.o.v daglicht/ramen en rekening houdend met privacy, overleg, telefoneren,

beweging, planten, persoonlijke spullen, e.d. Verder is het uit ergonomisch oogpunt nodig dat de

vloeroppervlakte voldoende is voor het bereiken van de werkplek, de kasten, het raam, enz. en dat de

werkplek voldoende ruimte biedt het meubilair zo op te stellen dat er zo min mogelijk hinder is van:

-verbinding door directe lichtinval door vensters of van armaturen;

- spiegeling van vensters, armaturen of lichte oppervlakken;

- koude of warmtestraling van de vensters;

- luchtstromen van luchtinblaasopeningen;

- geluid.

Ook moet de benodigde ruimte het mogelijk maken laden en kasten voldoende te kunnen openen,

apparatuur en installaties te kunnen onderhouden en de ruimte te kunnen schoonmaken.

In bijgaand overzicht wordt een weergave gegeven van de m² normen betreffende

werkplekken. Deze wordt als uitgangspunt genomen voor de gemeente Eindhoven.

Berekeningswijze m² NEN 1824

De minimale benodigde oppervlakte wordt bepaald door de ruimte voor de medewerker, inclusief de

circulatieruimte op de werkplek, het meubilair, de apparatuur en de benodigde kasten.

Elk kantoorvertrek moet voldoen aan minimumafmetingen die te berekenen zijn uit de sommering van de

verschillende elementen in de ruimte, zoals de aanwezige personen, het kantoormeubilair, de kasten en

de vergadervoorzieningen.

Element Minimumoppervlakte

De medewerkers 4 m² voor iedere werkplek die gewoonlijk langer dan 2h per dag door één of

meer medewerkers wordt gebruikt, inclusief kantoorwerkstoel en

circulatieruimte op de werkplek

1 m² voor een werkplek met een plat beeldscherm

2 m² voor een werkplek met een CRT-beeldscherm

1 m² voor een lees/schrijfvlak

De kantoorwerktafel

2 m² voor een vlak voor uitleg van tekeningen

De kasten 1 m² voor elke vrijstaande kast of verrijdbare (lade)kast

De vergadervoorziening 2 m² per persoon



De eisen voor de kantoorwerktafel moeten voldoen aan NEN 2449.

Bij beeldschermwerkzaamheden, waar fysieke documenten worden gebruikt, moet worden voorzien in

een lees/schrijfvlak.Voor het overige meubilair en apparatuur (archiefkasten, printer, fax e.d.) moet de

minimaal vereiste oppervlakte worden bepaald uit het ruimtebeslag van het meubilair en de apparatuur

en de ruimte om deze voorzieningen te gebruiken of te bedienen.

Deze eisen zijn gerelateerd aan de werkplek en zullen dan ook als minimale norm gelden voor

het vaststellen van de m² behoefte van een afdeling. Alle andere eisen die opgenomen zijn in

de NEN 1824 zullen eveneens worden meegenomen bij het opnieuw inrichten van gebouwen.

Hierbij valt te denken aan de indeling van een kantoorvertrek, minimale eisen voor

verkeersruimten, vergaderruimten, restaurantruimten, etc.

Uitwerking licht en geluid: NEN-EN 12464-1 en NEN-EN-ISO 9612

Of men bij het werk hinder ondervindt van geluid hangt niet alleen af van het geluidsniveau,

maar ook van de aard van het werk, de daarvoor vereiste concentratie en de nagalmtijd.

Hieronder volgen een aantal grenswaardes. Kom je hierboven dan wordt geluid in het

algemeen als hinderlijk ervaren.

- Voor plaatsgebonden en/of concentratiewerk geldt een grenswaarde van ongeveer

45-/50 decibel.

- Voor ‘bewegelijk’ normaal werk geldt een grenswaarde van 50-60 decibel.

- Voor een technische ruimte en een laboratorium geldt een grenswaarde van 60-65

decibel .

- De bouwkundige inrichting geeft aan dat een nagalmtijd niet langer mag zijn dan

0,5 seconde.

Over licht op de werkplek wordt het volgende gezegd: aangezien op veel plaatsen zowel

‘conventioneel’ kantoorwerk als beeldschermwerk in één ruimte wordt verricht is het gewenst

in deze gevallen uit te gaan van normaal verlichte kantoorruimten. De meeste visuele taken

kunnen verricht worden in het gebied van 200 lux tot 800 lux. Het te kiezen niveau is onder

andere afhankelijk van de aanwezigheid van vensters, zwakke contrasten en aanwezigheid van

oudere werknemers. Te veel licht wordt vaker als meer hinderlijk ervaren dan te weinig licht.

2.6 Toelichting bepalen aantal m2 per sector/afdeling

Het vaststellen van de vierkante meters voor het gebruik van ruimten van de gemeente

Eindhoven is bepaald op basis van de wettelijke eisen en richtlijnen, zoals de NEN 1824, en op

basis van de resultaten van het werkstijlenonderzoek, welke in 2010 is uitgevoerd. Dit leidt tot

een nuttig oppervlak per standaard of teken werkplek van 11 m² resp. 13 m². Dit is inclusief alle

sector en/of afdelingsgebonden faciliteiten zoals de ‘bureau’werkplekken (verschillende

soorten), informele overleg faciliteiten, pantry’s, projectvoorzieningen, afdelingsarchief,

lockers, garderobe, etc. Maar ook de afdelingsgebonden verkeersruimte (= de loopruimte

tussen de bureaus).



Voor de werkplek zelf geldt een norm van 6 (standaard) tot 8m² (tekenaars) en voor de overige

voorzieningen wordt gerekend met 5m² per werkplek. Op basis van activiteiten wordt

uitgegaan van 90% standaard ‘bureau’werkplekken en 10% CAD tekenwerkplekken. Daarnaast

wordt er een flexfactor gehanteerd van 67% 5. Dit houdt in dat er (gemiddeld) voor elke 10

medewerkers van een sector 6,7 ‘bureau’ werkplekken zullen zijn.

Rekenvoorbeeld

Sector A heeft 100 medewerkers met standaardwerkplekken. Hiervoor geldt een m²

toekenning van:

100 medewerkers x 11m² = 1100m² x 0,67 flexfactor = 737 m²

De exacte indeling van een ruimte wordt bepaald in een indelingstekening (zie paragraaf 2.4) .

De verhouding tussen de ruimte per werkplek (13m²) en de totaaloppervlakte van een gebouw

(VVO en BVO) is (op basis van ervaringscijfers Draaijer + Partners) als volgt:

- Netto-oppervlakte (werkplekken + publieksruimtes + ruimte politiek): 100%

- Verhuurbaar vloeroppervlak (VVO) (sanitair, trappen, etc.): 120%

2.7 Toelichting aanpak wijzigingsverzoeken

Kleine vragen, klachten en storingen met betrekking tot huisvesting en de facilitaire

dienstverlening en ICT kunnen via de servicedesk worden gemeld.

Grotere vragen (uitbreiding of verbouwing) van de huisvesting starten met een gesprek tussen

de programmamanager huisvesting en de verantwoordelijke manager van de sector en/of

afdeling om de behoefte nader te inventariseren, maar ook om het verdere proces toe te

lichten. De vraag wordt getoetst aan de uitgangspunten in dit handboek en er wordt gekeken

of de ruimte beschikbaar is en of er financiering is. Indien akkoord dan zal de aanvraag via het

reguliere proces (servicedesk, etc.) worden opgepakt. Eerst komen de offertes en financiering

(incidenteel en structureel), tekeningen, arbo-toets en eventueel advies/instemming OR en

akkoord van de klant (incl. draagvlak binnen de sector/afdeling voor de wijziging), daarna volgt

de uitvoering.

5 Deze flexfactor is gebaseerd op de resultaten van het werkstijlenonderzoek uit 2010, op ervaringscijfers bij andere

gerenommeerde bedrijven die HNW hebben ingevoerd, en op literatuurstudie.



2.8 Toelichting spelregels voor het gebruik van de ruimte

Bij het ontwikkelen en vaststellen van een werkplekconcept horen ook spelregels en afspraken

betreffende het gebruik van het nieuwe werkplekconcept. Dit zorgt ervoor dat we prettig

kunnen werken en dat de ruimte en de inrichting ook efficiënt en duurzaam gebruikt kunnen

worden. De spelregels zijn gebaseerd op de uitgangspunten rondom Het Nieuwe Werken en

algemene omgangsvormen. Indien nodig worden ze aangevuld met sectorgebonden

afspraken. Hieronder staan een aantal onderwerpen die daarin meegenomen gaan worden. - Omgang met de werkplek - Omgang met overlegruimtes - Cleandesk (aan het eind van elke dag bureau leeg, geen stapels papier op kasten etc.) 6 - Archivering - Persoonlijke spullen - Omgang pantry en/of ontmoetingsruimtes - Telefoneren - Muziek - Pauzes - Naleving van de spelregels

6 Opgeruimde manier van werken zodat werkplekken niet persoonsgebonden, maar flexibel in gebruik zijn



3 Bouwstenen werkplekken en ondersteunende ruimten

3.1 Inleiding

In dit hoofdstuk worden de bouwstenen beschreven die gebruikt worden bij de inrichting van

de kantooromgeving. Deze bouwstenen zijn mede ontwikkeld op basis van de al jaren

succesvolle flexibele kantoorinrichting van Mercado; de uitkomsten van het

werkstijlenonderzoek 7 en voorbeelden van andere organisaties. Ze worden gebruikt bij de

inrichting van alle kantoren van de gemeente Eindhoven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt

tussen werkplekken, overlegplekken en bouwstenen betreffende overige voorzieningen die

een relatie hebben met de directe werkomgeving (werkplekfaciliteiten). Denk bijvoorbeeld aan

pantry’s, printen kopieerruimten, afdelingsarchief, en garderobes.

Om de huisvesting en inrichting goed te kunnen organiseren moeten we een aantal zaken

weten:

1. Hoe zijn de samenwerkingsrelaties tussen sectoren (structuurplan) ? Welke sectoren

zou je bij elkaar in de buurt willen huisvesten? Zie paragraaf 2.4.

2. Hoeveel medewerkers (eigen, inhuur, partners) moeten gehuisvest worden (t.b.v.

vlekkenplan)? En wat betekent dit voor de totale behoefte aan werkplekken en

vergaderplekken? Zie paragraaf 2.4.

3. Hoeveel m2 is nodig per werkplek, vergaderplek etc. en hoe verhouden de

verschillende soorten werkplekken zich tot elkaar (t.b.v. indelingstekening?

De in dit hoofdstuk uitgewerkte bouwstenen vormen de basis voor de daadwerkelijk inrichting

en indeling van een ruimte (indelingstekening). (punt 3)

3.2 Overzicht behoefte aan alle bouwstenen

Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden (type activiteit) worden de werkplekken en

overlegplekken ingericht. Ze worden zo ingericht dat de medewerkers overal hun werk kunnen

doen en voorzien van alle faciliteiten die daarbij horen (ICT, in hoogte verstelbaar etc).

Daarnaast zijn er ook een aantal bijzondere werkplekken voor medewerkers die vanuit de aard

van de werkzaamheden een vaste en/of aangepaste werkplek nodig hebben, of voor

medewerkers die vanuit ARBO perspectief een ‘aangepaste’ werkplek nodig hebben. In de

omgeving van de werkplekken bevinden zich informele overlegvoorzieningen,

aanlandplekken, stamtafels, loungewerkplekken, projectruimtes, pantry’s, etc.

7 Werkstijlenonderzoek is eind 2009 uitgevoerd met als resultaat een beeld van hoe er gewerkt wordt binnen

gemeente Eindhoven en welke wensen en knelpunten er zijn met betrekking tot de huisvesting, ICT en facilitaire

dienstverlening.



Voor alle type werkzaamheden zijn bouwstenen ontwikkeld die in onderstaande tabel zijn benoemd en verderop in dit hoofdstuk nader beschreven. De meeste bouwstenen zijn qua maatvoering eenvoudig om te bouwen naar andere bouwstenen. Bijvoorbeeld een gesloten informele overlegruimte is om te bouwen naar een projectruimte, door alleen te wisselen van meubilair. Daarnaast is uit het eerder genoemde werkstijlenonderzoek, ervaringscijfers van Mercado, en

via extern advies een gemiddelde verhouding te onderkennen in de behoefte aan de diverse

bouwstenen. Deze gemiddelde verhouding is leidraad bij het maken van de

indelingstekeningen van alle afdelingen. Afhankelijk van de specifieke kenmerken van

werkzaamheden van een sector/afdeling kunnen de verhoudingen enigszins verschuiven.

Type bouwsteen Maatvoering Percentage Toelichting

Open standaard werkplek

6 m²

‘bureau’werkplek in blokken

van max. 4 bureaus.

Open teken (CAD) werkplek 8 m² ‘bureau’werkplek in blokken

van max. 4 bureaus.

Functiegebonden werkplek

(open) 6m²

65%

‘bureau’werkplek, andere

maatvoering is mogelijk bijv.

balies, in principe open

werkplek

Concentratiewerkruimte

(gesloten) Veelvoud van 6 m² +

1 m2 voor de deur ‘bureau’werkplek voor 1, 2, of

4 personen in gesloten

ruimte. Rekening houden met

stramienmaat gebouw

Projectruimte (gesloten) Veelvoud van 6 m² +

1 m2 voor de deur

11%

‘bureau’werkplek voor max 8

personen. Rekening houden

met stramienmaat gebouw

Multifunctionele

werkplekken (Café en lunch

werkplekken, stamtafel of

aanlandplekken)

2 m² per stoel 2% In open ruimte, bv.

Restaurant of op open

vloerveld of rondom de

pantry.

Open informele overleg

ruimte 2 m² per stoel

max 6 personen

Gesloten informele

overlegruimte 2 m² per stoel + 1

m2 voor de deur

10%

max 8 personen

Formele vergaderruimte

(reserveren)

2 m² per stoel + 1 m2

voor de deur

12% Diverse maten

Totale verdeling bouwstenen 100% T.b.v. werkplekken, etc.

Woon-werk via OV 21,6%

Woon-werk via fiets 44,5% Plus dienstfietsen

Woon-werk via auto 33,9% Plus dienstauto’s en medische

indicatie. Niet voor extern

personeel.

Totaal verdeling woon-werk 100% T.b.v. parkeren



Globaal moeten er dan gemeentebreed 850 plekken voor fietsen zijn in de diverse stallingen bij

de dienstgebouwen (naar rato verdeeld over de verschillende panden). Daarbij rekening

houden met een (beperkt) aantal elektrische fietsen. Voor auto’s moeten er in totaal 650

parkeerplaatsen zijn (in parkeergarages en op overloopterreinen). De autoparkeerplaatsen

dienen daarbij op loopafstand van de verschillende panden te liggen.

Overige kengetallen ten behoeve van het maken van indelingstekeningen

Type bouwsteen Maatvoering Verhouding Toelichting

Kastruimte 1 m2 per kast Per medewerker 0,7 m: is 1,5 lage

kast per 4 bureaus (open +

gesloten). Alle kasten worden op

de open vloervelden geplaatst.

Aantal Open versus

aantal Gesloten

werkplekken

85% versus

15%

Aantal

‘bureau’werkplekken

(open + gesloten) versus

aantal CAD

tekenwerkplekken

90%

versus

10%

Bureau werkplekken incl.

functiegebonden en multifunctionele

werkplekken (zie 3.3)

Aantal werkplekken

(open+ gesloten) versus

aantal (formeel +

informeel)

overlegplekken

75%

versus

25%

Standaard + CAD tekenwerkplekken

Informeel overleg: open en gesloten

(zie 3.4)

Aantal informele

overlegplekken versus

aantal formele

overlegplekken

45%

versus

55%

Formele overlegplekken zijn de te

reserveren vergaderruimten.

Aantal werplekken

versus aantal pantry

2m2 per stoel +

m2 voor

aanrecht,

automaat, etc.

1 koffie-

automaat

per 35

werkplekken

(open +

gesloten)

Richtlijn: 1 koffieautomaat per 50 tot

150 medewerkers. Per 4 bureaus dient

er in de pantry 1,5 stoel aanwezig te

zijn om te voorzien in de arboregels

m.b.t. pauzeruimte. Eventueel dus 1

pantry voor 2 vlekken (i.v.m. inzet

koffieautomaten).

Aantal werplekken (open

en gesloten) versus

aantal servicepunten

Per 30

werkplekken

1

servicepunt

Printerruimte t.b.v. multifunctional

(1m2), papiercontainer (1m2) en 1

kast (1m2) voor papier en

kantoorbenodigdheden

Garderobe op de open

vloervelden

4,8 m2 voor 40

bureaus (open +

gesloten)

Min. 1 per

vlek



3.3 Werkplekken

Hieronder worden de verschillende typen werkplekken omschreven.

Bouwsteen Werkplek Open standaard werkplek

Activiteiten & Functioneel

gebruik

Geschikt voor routinematige (beeldscherm)werkzaamheden,

telefoneren, e-mailen, semigeconcentreerd werken aan dossiers,

rapporten, etc. De ruimte wordt gebruikt door teams, bezetting kan

wisselen, opstellen spelregels voor gebruik is van belang. De ruimte

wordt ook wel groepskantoor of teamruimte genoemd. Ook partners

kunnen hier in overleg werken.

Meubilair

Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot,

bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR

1813.

ICT infrastructuur • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 8 • WiFi IEEE 802.11n

ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie

Omschrijving werkplek &

inrichting

Overige werkplek voorzieningen Zie paragraaf 3.5

Omschrijving ruimte Open werkruimte voor één of meerdere personen

Licht: direct daglichttoetreding, verlichting minimaal 200 lux

Akoestiek: maximaal 60 DB en afscherming tussen bureaus

Situering: zoveel mogelijk a (an de gevel ivm daglichttoetreding

Facilitaire voorzieningen op maximaal 50 meter van de werkplek

De nabijheid van drukke verkeersruimte of faciliteiten vermijden i.v.m.

geluidsoverlast

Werkplekken kunnen in verschillende opstellingen geplaatst worden

Deze werkplekken worden vaak gecombineerd met stilteruimtes en

overlegplekken

Afmeting Werkplek 4 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 1 m² = totaal 6

m²

Overige opmerkingen Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere

keuzes.

8 In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011).



Bouwsteen Werkplek Open teken (CAD) werkplek


gebruik

Solistisch tekenwerk waarvoor grote tekeningen gebruikt worden,

maar waarvoor niet in stilte gewerkt hoeft te worden

Tekeningen raadplegen, indien nodig met meerdere mensen

De ruimte wordt veelal gebruikt door teams, bezetting wisselend,

opstellen spelregels voor gebruik is van belang. Deze werkplekken zijn

niet bedoeld voor gebruik door (keten)partners.

Meubilair

Bureau formaat 160 x 100 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot,

bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR

1813.


ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) • 1 speciale PC • 2 platte beeldschermen 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm, die 2 schermen kan dragen • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie


inrichting

Overige werkplek voorzieningen • speciale printers • voorzieningen om digitaal (met meerdere personen) tekeningen te

raadplegen • digibord of beamer • voldoende archiefruimte voor opbergen van tekeningen en

voldoende mogelijkheden om tekeningen te kunnen raadplegen • mogelijkheden om tekeningen op te hangen met harde

achtergrond. • Eventueel aflegtafels voor A-0 tekeningen

Omschrijving ruimte Open werkruimte voor meerdere personen

Licht: direct daglichttoetreding plus extra verlichting, verlichting

minimaal 200 lux

Akoestiek: maximaal 60 DB en afscherming tussen bureaus

Situering: mogelijk aan de gevel ivm daglicht

Facilitaire voorzieningen op maximaal 50 meter van de werkplek


m²


keuzes.




Bouwsteen Werkplek Concentratiewerkplek


gebruik

Geconcentreerd individueel werken in een ruimte die dicht kan, of die

afdoende is afgeschermd.

Meubilair

Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot.

Bureaustoel.

Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813.




inrichting

Overige werkplek voorzieningen Zie paragraaf 3.5

Omschrijving ruimte Gesloten werkruimte voor 1 of meerdere personen

Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 6 m2

Licht: daglicht (niet noodzakelijk, indirect is genoeg), verlichting

minimaal 200 lux

Akoestiek: gesloten ruimte maximaal 50 DB

Situering: positioneren in stille zone of in het middengebied

Facilitaire voorzieningen: geen kasten

Indien een gesloten ruimte, zonder daglicht mag deze maximaal 2 uur

achtereen gebruikt worden door dezelfde medewerker ivm

daglichttoetreding


m²


keuzes.

Werkplek Bouwsteen Multifunctionele werkplekken (Café en lunch werkplekken,

stamtafel of aanlandplekken)

Activiteiten & functioneel

gebruik

Informeel overleg met enkele personen, ontmoeten (bijv. verjaardag),

mail checken, telefoneren, niet bedoeld om langdurig aan

documenten te werken, kortdurend individueel werken, lezen, bezoek

ontvangen, je moet er ook kunnen lunchen.


inrichting

Meubilair, verschillende oplossingen;

Diverse inrichtingselementen mogelijk: actief zitten (tafel/stoelen),

lounge zitten, hoog zitten




Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813.

ICT infrastructuur • Bij aanlandplek: minimaal 3 aansluitingen 220V • Bij aanlandplek: minimaal 2 wall outlets CAT6 11 • Bij pantry: minimaal 1 wall outlet CAT6 • WiFi IEEE 802.11n

ICT werkplekvoorziening aanlandplek (incl. telefonie) • 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie

Overige voorzieningen • Diverse facilitaire voorzieningen afhankelijk van de behoefte

Omschrijving ruimte Open ruimte voor één of meerdere personen


Licht: daglicht (niet noodzakelijk, indirect daglicht is voldoende),

verlichting minimaal 200 lux

Akoestiek: maximaal 60 DB compartimentering

Situering: centrale ligging in gebouwen cq op verdiepingen,

gebruiken ook als overgang naar andere afdelingen

Facilitaire voorzieningen: diverse voorzieningen vergelijkbaar met een

pantry

Rondom pantry: bar + krukken; zithoek actief zitten (banken + tafel);

zithoek lounge

Restaurant: tafels diverse afmetingen (niet in hoogte verstelbaar);

hoge tafels met barkrukken

Afmeting Per werkplek 2 m²,


keuzes.

Werkplek Bouwsteen Functiegebonden werkplek


gebruik

Baliewerkplekken (receptie)

Callcenterwerkplekken

Werkplekken politiek

Scan werkplekken

Secretaresse werkplekken / secretariaat

Spreekkamers (cliënten/bezoekers)

Diverse facilitaire werkplekken (magazijn, archief, repro, etc.)

Deel ARBO ingestelde werkplekken vanwege beperkingen

Gedurende publiekopeningstijden (alleen de klantcontactplekken)


inrichting

Meubilair • Diverse inrichtingselementen mogelijk afhankelijk van de

functionele behoeften en voorzieningen • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813.




ICT infrastructuur • Afhankelijk van de functie • Voorzieningen vaak gelijk aan ‘Open Werkplek’:

• Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 12 • WiFi IEEE 802.11n

ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • Afhankelijk van de functie • Voorzieningen vaak gelijk aan ‘Open Werkplek’:

• 1 standaard PC • 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie

Overige voorzieningen • Afhankelijk van de functie • Alarmmogelijkheden bij balie en spreekkamers

Omschrijving ruimte Oppervlakte: afhankelijk van de functie

Licht: bij werkzaamheden langer dan twee uur daglichttoetreding

noodzakelijk, verlichting minimaal 200 lux

Facilitaire voorzieningen: idem

Akoestiek: idem

Situering: idem

Afmeting Per werkplek 2 m² afhankelijk van meubilair. Bij een “standaard”

werkplek 6m²

Voor bijv. balies is sprake van maatwerk.


keuzes.

3.4 Overleg plekken

Voor overleg tussen of bij de werkplekken zijn een aantal bouwstenen ontwikkeld. Zie

hieronder de verschillende soorten.

Werkplek Bouwsteen Open informele overleg ruimte


gebruik

Ontmoeten, niet gepland informeel overleg met een beperkt aantal

personen (max. 6), waarbij wel samenwerken aan bijv. documenten

mogelijk moet zijn(max. 2 uur)

Meubilair • Diverse inrichtingselementen mogelijk: actief zitten

(tafel/stoelen), lounge zitten, hoog zitten • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR 1813.

Omschrijving Inrichting

ICT infrastructuur • Minimaal 2 aansluitingen 220V




• Minimaal 1 wall outlets CAT6 13 • WiFi IEEE 802.11n

ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • Afhankelijk behoefte en van keuze meubilair

Overige voorzieningen • Afhankelijk van de behoefte en van keuze meubilair

Omschrijving ruimte Open werkruimte voor meerdere personen


Licht: geen direct daglicht nodig verlichting minimaal 200 lux.

Facilitaire voorzieningen: panty op maximaal 50 meter

Akoestiek: vraagt aandacht ivm mogelijke overlast op vloerveld,

maximaal 60 DB

Situering: op de open vloervelden

Afmeting Werkplek 2 m²,

Optioneel: plat beeldscherm 1 m²


keuzes.

Werkplek Bouwsteen Gesloten informele overlegruimte

Activiteiten & functioneel gebruik Ontmoeten, niet gepland informeel overleg met een beperkt

aantal personen (max. 8), waarbij wel samenwerken aan bijv.

documenten mogelijk moet zijn; briefing houden

Niet geschikt voor langdurig gebruik ivm inrichting

Meubilair • Losse tafels (niet in hoogte verstelbaar), vergaderstoelen • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR

1813.


ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • nvt

Omschrijving werkplek & inrichting

Overige voorzieningen • Whiteboard / Flipover • Smartboard (optioneel) • Eenvoudige videoconferencing

Omschrijving ruimte Gesloten overleg en werkruimte voor meerdere personen


Licht: geen daglichttoetreding, verlichting minimaal 200 lux

Facilitaire voorzieningen: maximaal 50 meter van een pantry

Akoestiek: maximaal 60 DB

13 In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011). 14 In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011).



Situering: middenzone van vloerveld

Afmeting Werkplek 2 m²,

Optioneel: plat beeldscherm 1 m²

Overige opmerkingen Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot

andere keuzes.

Werkplek Bouwsteen Projectruimte

Activiteiten & functioneel gebruik Tijdelijk (weken, maanden) met een team intensief

samenwerken, met noodzakelijke tijdelijke opslag

(dossiers/tekeningen/maquettes etc.)

Individueel werken en overleggen kunnen combineren

(gesloten ruimte)

Meubilair • Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar,

bureaustoel • Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR

1813.

ICT infrastructuur • WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlet CAT6 15


Omschrijving werkplek &inrichting

Overige werkplek voorzieningen • Beamer / scherm of smartboard / Flipover • Persoonlijke archiefruimte (locker en deel van een

kastruimte max 0,5 m)

Omschrijving ruimte Gesloten ruimte voor meerdere personen


Licht: indirecte daglichttoetreding, verlichting minimaal 200

lux

Facilitaire voorzieningen: op maximaal 50 meter


Situering: middenzone van vloerveld

Afmeting Werkplek 4 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 2 m² =

totaal 6 m²

Overige opmerkingen Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot

andere keuzes.




3.5 Werkplekfaciliteiten

Het gaat hier om voorzieningen die nodig ter ondersteuning van werkplekken en de

overlegvoorzieningen. Deze zijn gesitueerd in de buurt van werkplekken en overlegplekken.

Werkplek Bouwsteen Pantry

Activiteiten & functioneel gebruik Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het

decentraal beschikbaar hebben van dranken en

versnaperingen op en in de nabijheid van werkplekken.

Omschrijving werkplek & inrichting Meubilair:

Keukenblok met

• met keuken kastjes • vaatwasser • koelkast • magnetron • wasbak • zeepdispenser en handdoekenautomaat

Hoge tafel of stam(lees)tafel

Bar krukken of vergaderstoelen

ICT infrastructuur: • WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 2 wall outlet CAT6 16

Electra:

Voldoende elektra (220V).

Verlichting boven (hoge) tafel, minimaal 200 lux

Overige voorzieningen:

Warme drankenautomaat.

Gekoelde dranken automaat.

Waterkoker.

Afvaleiland voor het verzamelen van Kunststof, glas,

etensrestanten en restafval.

White board.

Omschrijving ruimte Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen.


Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk, verlichting

minimaal 200 lux


Situering:middenzone van vloerveld

Afmeting Afhankelijk van de maatvoering onderdelen.

Overige opmerkingen Kan ook gebruikt worden voor informeel overleg




Werkplek Bouwsteen Afdelingsinformatiepunt

Activiteiten & functioneel gebruik Gericht zijn op delen van afdelingsgebonden informatie, doen

van mededelingen, (evt) ontvangen fysieke post, etc

Omschrijving werkplek & inrichting − Afdelingsgebonden herkenbaar punt voor de afdeling ;

− voorziening: informatiepunt met mogelijkheid ophangen

kaarten/mededelingen (afdelingsinformatie);

− combinatie met whiteboard

− aandacht voor persoonlijke noot/i;nvulling door afdeling

− evt. mogelijkheid om fysieke post (in/uit) te bezorgen

− element is eenvoudig verplaatsbaar (evt. verrijdbaar)

Omschrijving ruimte Vloerveld gebonden, centraal plaatsen op ‘logistieke’ posities

in het gebouw

Afmeting Vormgeving en afmeting is maatwerk

Overige opmerkingen

Werkplek Bouwsteen Opslagruimte lockers, incl postvakken

Activiteiten & functioneel gebruik Het decentraal (op de afdeling) opslaan van de lockerkoffer en

privé spullen. En het mogelijk maken van afleveren van fysieke

post


inrichting

Meubilair:

Lockerkast afsluitbaar d.m.v. code.

Lockerkast moet voorzien zijn van postvak.

Flexibel naamsysteem op lockerkast

Omschrijving ruimte Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk

Situering: bij “ingang” vloerveld afdeling

Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen.


Overige opmerkingen Rekening houden met mindervalide gebruikers.

Lockerkast moet demontabel zijn. en losse onderdelen moeten

in de lift passen

Indien overgegaan wordt op laptops, dan moet opbergruimte

voor laptop in locker beschikbaar zijn.

Vloerveldgebonden, centraal plaatsen op ‘logistieke’ posities in

het gebouw



Werkplek Bouwsteen Servicepunt (decentrale repro ruimte)


gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen binnen de organisatie die

gericht zijn op het kopiëren, scannen en printen van documenten en

het verstrekken van veelgebruikte kantoorartikelen (grijpvoorraad).


inrichting

Meubilair:

• Lage kast voor het opslaan van printpapier en het afleggen van geprint papier.

• Hoge kast voor het opslaan van kantoorartikelen. • White board.

ICT infrastructuur:

• Minimaal 2 wall outlet CAT6 17 Electra:

• Voldoende elektra (220V). Overige voorzieningen:

• Papiercontainer


Situering: op centrale plek van vloerveld bij voorkeur in middenzone


Afmeting MFP 1,5m2 , Lage kast/ hoge kast 1m2 en de papiercontainer 1m2).

Totaal 3,5 m2

Overige opmerkingen Voldoende ruimte om reparaties uit te voeren aan een MFP.

erkplek Bouwsteen Afdelingsarchief


gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het

beheren van documenten (die (nog) niet zijn gedigitaliseerd)


inrichting

Meubilair:

Kast(en) afsluitbaar. Afhankelijk van situering hoge of lage kasten


Werkplek Bouwsteen Garderobe decentraal


gebruik

Het decentraal (op de afdeling) ophangen van jassen en paraplu’s.


inrichting

Meubilair:

Garderobestang met kleerhangers.

Paraplu bakken.


Situering: bij “ingang” vloerveld afdeling


Afmeting Afhankelijk van aantal gebruikers op de afdeling.

Voor 60 medewerkers is een oppervlakte nodig van 4,8 m2 (60

kleerhangers kunnen maximaal op een garderobestang van 2,40

meter lengte hangen).


Garderobe moet demontabel zijn.




Situering: in middenzone van vloerveld


Afmeting Afhankelijk van de aantal kasten. Per kast 1 m²

Overige opmerkingen Plaats bepalen afhankelijk van gebruik.

Werkplek Bouwsteen Afdelingsmagazijn


gebruik


decentraal opslaan van goederen.


inrichting

Meubilair:

• Stelling Electra:

• Voldoende elektra (220V). Overige voorzieningen:

• Afhankelijk van doel.

Omschrijving ruimte Gesloten ruimte en afsluitbaar.

Geen daglicht nodig.


Toegang d.m.v. badgelezer.

Dubbele deuren.

Afmeting Afhankelijk van behoefte


Bijvoorbeeld communicatie materialen, voorraad ICT goederen.



4 Centrale facilitaire voorzieningen

4.1 Inleiding

Naast de in hoofdstuk 3 beschreven bouwstenen, zijn er in een gebouw nog vele andere

facilitaire voorzieningen nodig om de inrichting te completeren. Ze zijn onder te verdelen in de

volgende categorieën:

b restauratieve ruimtes;

b ontvangst- en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte;

b archieven, post, scannen en repro;

b technische ruimtes;

b expeditie, magazijn, opslag, afvoer en liften;

b sanitair en natte ruimtes;

b beveiliging;

b en overige ruimtes

De eisen die aan al deze ruimten worden gesteld zijn sterk afhankelijk van het gebouw. In de

volgende paragraaf is een korte beschrijving opgenomen van al deze voorzieningen. De nadere

uitwerking per ruimte is in de bijlage opgenomen. De beschreven bouwstenen beschrijven de

situatie per oktober 2011.

4.2 Samenvatting centrale facilitaire voorzieningen

Restaurant en/of multifunctionele ruimte (publieksgedeelte) Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het verzorgen van warme en koude

maaltijden, dranken en hapjes voor het personeel, college, raad en gasten maar ook voor

representatieve doeleinden zoals o.a. borrels, recepties, presentaties, jubileums, symposiums etc.

Gedurende de tijdstippen waar geen gebruik gemaakt wordt van de ruimte voor bovengenoemde

doeleinden, is deze multifunctioneel beschikbaar voor overleg, ontmoeten, etc.

Kassa Alle activiteiten welke gericht zijn op het afrekenen van de lunchvoorzieningen

Uitgifte balie / uitgiftepunten Alle activiteiten welke gericht zijn op het uitgeven van lunchvoorzieningen d.m.v. verschillende

uitgiftepunten.

Keuken Alle activiteiten welke gericht zijn op het bereiden van lunchvoorzieningen

Spoelkeuken Alle activiteiten welke gericht zijn op het afwassen van borden, kopjes etc.

Magazijn keuken Alle activiteiten en middelen welke gericht zijn op het gekoeld en niet gekoeld opslaan van

lunchvoorzieningen



4.3 Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte

Ontvangst/receptie

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opvangen, registreren en begeleiden

van bezoekersstromen binnen de organisatie.

Auditorium (hal van 100)

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op representatieve doeleinden (borrel,

receptie, presentaties en vergaderingen).

Garderobe centraal

Het centraal ophangen van jassen, tassen en paraplu’s

Opleidingsruimte / computer leslokaal

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het geven van instructies en/of

computeropleidingen voor maximaal 16-20 personen.

Vergaderruimten (formeel)

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn om te vergaderen en/of presentaties te

geven in ruimten vanaf 10 personen of meer. Voor deze vergaderruimten geldt reservering via een

reserveringsssyteem.

Wachtruimte

Ruimte waar bezoekers/personeel kunnen wachten.

4.4 Archieven, post, scannen en repro

Centraal archief

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het archiveren en beheren van

documenten.

Zaken archief

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het beheren van documenten.



4.5 Technische ruimten

Technische ruimtes

Ruimte waar de technische installatie zich bevindt. b LBK ruimte b Hydrofoorruimte b Ketelhuis b Ruimte koelinstallatie b Noodstroom ruimte b Capitool b Traforuimte b Liftmachinekamers b Ontharderruimte (zie spoelkeuken) b Vetopvang installatie (zie keuken) b Brandblusinstallatie

ICT/MER/SER

Alle activiteiten, diensten en middelen gericht op de voorzieningen met betrekking tot tele- en

datacommunicatie.

Werkplaats

Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om het object en inventaris in zodanige

(technische) staat te houden dat de gebruiksmogelijkheden gewaarborgd zijn.

4.6 Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften

Opslag

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opslaan van goederen.

Er zijn binnen het pand diverse opslagruimten: b Repro (opslag papier op palet) b Evenementen (opslag podium, verlichting, vergadertafels, vergaderstoelen,

evenemententafels evenementen stoelen etc.). b Drank en catering materialen (magazijn keuken wordt apart benoemd). b Koffieautomaten opslag (onderdelen en ingrediënten). b AV installatie opslag (bij de centrale vergaderruimten). b Kantoormeubelmagazijn. b Verkiezingsmaterialen. b ICT onderdelen centrale opslag. b Telefonie onderdelen magazijn. b Gebouwgebonden installatieonderdelen. b Opslag ontvangst goederen (op palet). b Print papier, enveloppe, etc. (op palet) b Opslag diesel t.b.v. noodstroomaggregaat



Containerruimte

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het fysiek verwijderen van afval uit het

gebouw.

Soorten afvalstromen: b Restafval b Karton / papier b Vertrouwelijk papier b Chemisch afval b Koffie bekers b Glas b Vetten (keuken) b Plastic b GFT

Expeditie

Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om goederen te kunnen ontvangen

Schoonmaakruimtes (Werkkasten)

Alle activiteiten, diensten en middelen die zijn gericht op het reinigen van het object aan de binnen-

en buitenzijde.

Liften (personen en goederen)

Het vervoer van personen en goederen naar de etages.

4.7 Sanitair en natte ruimtes

Douche- en kleedruimtes

Sanitaire ruimten

Toiletten

Sanitaire ruimten

4.8 Beveiliging

Beveiligingsruimte (per dienstgebouw) Alle activiteiten, diensten en middelen die er op gericht zijn het gebouw of object en de aanwezige personen en inventaris te beschermen, te bewaken en de veiligheid te waarborgen.

Calamiteitenruimte / actiecentra

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het ondersteunen bij

een crisis.

Kluisruimte

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het opslaan van waardevolle goederen.

Paspomaat (= soort bijzondere kluisruimte)

Alle activiteiten om paspoorten op te slaan



4.9 Overige ruimten

Bibliotheek

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op het lezen, raadplegen en naslagwerken

inzien.

Zorgkamer/EHBO kamer/Bidruimte

Alle activiteiten, diensten en middelen welke geschikt zijn voor meerdere doeleinden. b Rustruimte b Verzorgingruimte b EHBO ruimte b Bidruimte

Rookabri

Beleid is/wordt geen interne rookruimte meer.

Persruimte /studio

Gebruik nog nader te bepalen.

Parkeren (auto’s, fietsen, motoren, etc.)

Ruimtes bedoeld voor het stallen van voertuigen (auto’s, motoren, scooters, (elektrische) fietsen, etc.

Dit vindt plaats binnen de spelregels van de intern vastgestelde mobiliteit woon-werk verkeer.

Parkeerplekken zijn daarbij toegankelijk tijdens kantoortijden voor degenen die daar recht op hebben

omdat ze in het pand werken en een abonnement hebben vanuit het project mobiliteit.

Fietsenstallingen zijn altijd voor alle medewerkers toegankelijk. Er wordt daarbij rekening gehouden

met een (beperkt) aantal elektrische fietsen.

Er wordt geen rekening gehouden met het stallen van bakfietsen en andere ‘buitenmaat’ fietsen.

Extern personeel kan geen gebruik maken van de interne parkeervoorzieningen voor auto’s, wel van

de fietsenstallingen.

Daarnaast zijn er een vast aantal plaatsen gereserveerd voor mensen met een medische indicatie,

dienstauto’s en dienstfietsen.



5 Huisstijl huisvesting

Waarom hebben we een huisstijl nodig voor de huisvesting en waarom nu?

Zoals al in de inleiding van dit handboek genoemd zijn er verschillende redenen waarom dit

handboek nodig is. In de komende jaren gaan we aan de slag met een andere huisvesting en/of

inrichting van de gebouwen voor de ambtelijke organisatie.

Als we dus toch aan de slag moeten laten we dan ook een keuze maken over de uitstraling die

we met onze huisvesting en inrichting willen bereiken. In veel gevallen kan dit voor hetzelfde

geld en zeker is dat we door aandacht hiervoor een hogere tevredenheid van onze burgers en

van onze medewerkers bereiken.

Het is niet zo dat daarmee alles kan. Nadrukkelijk wordt gesteld dat geld een grote rol speelt.

We gaan dus niet voor luxe, maar voor sober en functioneel, maar ook dat mag best mooi zijn

en uitstraling hebben.

Daarmee ontstaat het volgende doel voor de huisstijl huisvesting:

Ontwikkel een huisstijl huisvesting voor de gemeente Eindhoven die uitstraalt wat we

als gemeente willen zijn voor onze burgers, bedrijven en instellingen, partners en

medewerkers en die zoveel mogelijk toekomst-proof is, maar blijf daarbij sober,

functioneel en kostenbewust.

Op de volgende pagina staat een eerste uitwerking van de huisstijl huisvesting. Deze is

gebaseerd op een analyse van de ontwikkelingen, onze kernwaarden en missie, de

organisatievisie Weet Wat Werkt, de verschillende onderzoeken die gehouden zijn zoals het

medewerkertevredenheid onderzoek (MTO), werkstijlenonderzoek en benchmark

publiekszaken. De verdere uitwerking van deze huisstijl zal in samenwerking met de sector

communicatie worden ingevuld, waar nodig versterkt met externe expertise.

Zichtbare kenmerken huisstijl

Kleurgebruik De Eindhovense kleuren wit, oranje en verschillende soorten

blauw (zoals op Pino) aangevuld met neutrale kleuren. Eventueel

één accentkleur per sector/afdeling, die mee te verhuizen is

indien de sector/afdeling naar een andere plek/gebouw gaat.

Materiaalkeuze Functioneel en zonder overdreven luxe, rekening houdend met

zowel de aanschafwaarde als onderhoud en levensduur (TCO) en

met de niet-zichtbare kenmerken van de huisstijl.

Vormgeving Transparant, warm en licht en vooral functioneel (duidelijk, veilig

en toegankelijk voor iedereen ook mindervalide burgers en

medewerkers), maar met gevoel voor design en technologie.

Meubilair en ander verhuisbaar materiaal is zo gekozen dat

onderlinge uitwisseling tussen de panden kan zonder de

uitstraling te verstoren. Om de kosten te beheersen wordt waar

mogelijk gekozen voor standaardoplossingen in plaats van



maatwerk. In ontvangstruimtes en bij evenementen wordt

gestreefd naar ‘een gevoel van warmte’ bv. in de verlichting

(aanpasbaar in kleur en intensiteit).

De vormgeving ondersteunt ook de internationale uitstraling bv.

door goede logo’s, huisstijl en taal

Niet-zichtbare kenmerken huisstijl

Duurzaamheid Duurzaamheid begint met hergebruik en behouden wat

waardevol is, dus een goede balans tussen oud en nieuw. (Nieuw)

materiaal is zoveel mogelijk duurzaam (cradle-to-cradle, FSC

keurmerk, stichting Milieukeur, etc.) en maakt gebruik van

slimme extra’s om energieverbruik te verminderen zodat het past

binnen de duurzaamheids ambities van de gemeente

Eindhoven18. Ook duurzaam vervoer wordt gestimuleerd voor

medewerkers en publiek door te voorzien in voldoende

(kwantitatief en kwalitatief) fietsenstallingen incl. dienstfietsen

voor medewerkers.

Akoestiek Er worden akoestische maatregelen geïntegreerd in de inrichting

zodat overlast (bv. door telefoneren en overleg) bij balies, open

vloervelden, etc. zoveel mogelijk wordt beperkt, maar zonder dat

alle werkplekken worden ‘ommuurd’ met akoestische wanden. Er

zijn daarnaast voldoende (meer gesloten) ruimtes voor overleg

zowel formeel als informeel.

Binnenklimaat Vanzelfsprekend voldoet elke ruimte het hele jaar door aan de

arbo normen m.b.t. temperatuur, lichtinval, luchtvochtigheid,

etc. Omdat de aspecten van het binnenklimaat daarnaast erg

afhankelijk zijn van de individuele beleving wordt (waar mogelijk)

gestreefd naar zelfsturing hierin. Dus zelf de zonwering

bedienen, zelf de temperatuur instellen, etc.

Comfort en veiligheid Alle publieksruimtes zijn veilig in het kader van arbo en

agressiebeheersing en –preventie zonder dat de maatregelen

daarvoor ‘afschrikken’. De verschillende ruimtes en inrichting

stimuleren ontmoeten en samenwerken en voelen ‘comfortabel’

zodat men zich er welkom en thuis voelt. Daarbij wordt rekening

gehouden met veel voorkomende arbo-zaken zoals rugklachten

en RSI. Tot slot zijn alle gebouwen goed (zelfstandig)

toegankelijk voor minder valide burgers en medewerkers en zijn

de publieksruimtes ‘kindvriendelijk’.

Inbraakpreventie, brandmeld- systemen en

bedrijfshulpverlening zijn goed geregeld voor alle panden

rekening houdend met de flexibiliteit van medewerkers binnen

Het Nieuwe Werken.

18 Zo wil de stad Eindhoven in 2033 energieneutraal zijn m.u.v. verkeer en vervoer en is de ambitie om in 2045 volledig

energieneutraal te zijn.



Bijlage 1: Structuurplan Nog toe te voegen



Bijlage 2: Uitwerking Centrale facilitaire voorzieningen

1. Restauratieve ruimtes

Werkplek Bouwsteen Restaurant en/of multifunctionele ruimte (publieksgedeelte)


gebruik


verzorgen van warme en koude maaltijden, dranken en hapjes

voor het personeel, college, raad en gasten maar ook voor

representatieve doeleinden zoals o.a. borrels, recepties,

presentaties, jubileums, symposiums etc. Gedurende de

tijdstippen waar geen gebruik gemaakt wordt van de ruimte

voor bovengenoemde doeleinden, is deze multifunctioneel

beschikbaar voor overleg, ontmoeten, etc.


inrichting

Meubilair:

Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen (hoge en lage tafels).

Stoelen stapelbaar. Barkrukken hoog en laag.

Trolley t.b.v. het opslaan van de stoelen.

Afscheiding tussen de tafels op wielen.

Verplaatsbaar podium. Verplaatsbaar Katheder met geluid.

Verplaatsbaar white board . Verplaatsbare presentatiepanelen.

Schermen op wielen 2 meter hoog t.b.v. afzetting ruimte.

ICT infrastructuur:

WiFi IEEE 802.11n.

Voldoende datapunten (minimaal CAT6) bij de tafels en op

diverse plaatsen

ICT werkplekvoorziening

1 x werkplek t.b.v. de catering

Evt. Laptop

Electra:

Voldoende elektra (220V) bij de tafels en op diverse plaatsen

Diverse elektra (380V) op diverse plaatsen aan de wand.

Verlichting t.b.v. het aanlichten van podium.

Vaste truss t.b.v. het ophangen van de verlichting.

Verlichting dimbaar en te gebruiken met verschillende kleuren.

AV installatie:

Projectie schermen elektrisch

Beamers in plafond strategisch geplaatst ofwel verplaatsbaar

CAI-aansluiting.

Geluidsinstallatie t.b.v. achtergrondmuziek.

Geluidsinstallatie t.b.v. presentaties.

TV scherm bij entree t.b.v. informatie restaurant en/of

presentaties.



Omschrijving ruimte Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties.


Restaurant af te scheiden van uitgifte balie, kassa etc. d.m.v.

dicht afsluitbaar rolluik

Afmeting 2 m2 per lunchplek


Rekening houden van opslag meubels.

Plaats nog bepalen PC en Scherm.

Ruimte is mulifunctioneel, dus ook bruikbaar buiten

openingstijden restaurant als ontmoetingsplek. d.m.v. een

flexibele, aantrekkelijke opstelling.

Werkplek Bouwsteen Kassa Activiteiten & functioneel

gebruik

Alle activiteiten welke gericht zijn op het afrekenen van de

lunchvoorzieningen


inrichting

Meubilair:

Via de keukenleverancier.

ICT infrastructuur:

Voldoende datapunten (minimaal CAT6)

Electra:

Voldoende elektra (220V)

Omschrijving ruimte Vloerafwerking met anti slip en gemakkelijk te reinigen.

Ruimte afsluitbaar.

Afmeting 2 m2 kassa werkplek


Heldere routing.

Betalen aan onbemande kassa moet mogelijk zijn.

Werkplek Bouwsteen Uitgifte balie / uitgiftepunten Activiteiten & functioneel

gebruik

Alle activiteiten welke gericht zijn op het uitgeven van

lunchvoorzieningen d.m.v. verschillende uitgiftepunten.


inrichting

Via de keukenleverancier.


Ruimte afsluitbaar.

Warm en koud water en meerdere afvoerputten aanwezig.

Afmeting Via de keukenleverancier.


Heldere routing.

Werkplek Bouwsteen Keuken Activiteiten & functioneel

gebruik

Alle activiteiten welke gericht zijn op het bereiden van

lunchvoorzieningen




inrichting

Apparatuur via de keukenleverancier.

Meubilair:

Één afsluitbare werkplek in hoogte verstelbaar.

Kabelgoot

Bureaustoel

Schuifdeurkast.

Voldoende aansluitingen elektra.

ICT infrastructuur:

- WiFi IEEE 802.11n

- Minimaal 1 patchaansluiting CAT6

ICT werkplekvoorziening • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie

Electra: • Minimaal 2 aansluitingen 220V

AV installatie:



Ruimte afsluitbaar.



Overige opmerkingen Let op techniekruimte t.b.v. vetvang installatie.

Voorkeur vlak bij de expeditie i.v.m. leegpompen vetvang.

Werkplek Bouwsteen Spoelkeuken


gebruik

Alle activiteiten welke gericht zijn op het afwassen van borden,

kopjes etc.


inrichting

Apparatuur via de keukenleverancier.

AV installatie:



Ruimte afsluitbaar.




Overige opmerkingen Let op techniekruimte t.b.v. ontharder t.b.v. vaatwasmachine.

Werkplek Bouwsteen Magazijn keuken


gebruik

Alle activiteiten en middelen welke gericht zijn op het gekoeld

en niet gekoeld opslaan van lunchvoorzieningen


inrichting

Magazijn gekoeld via de keukenleverancier.

Meubilair:

Stelling



Omschrijving ruimte Gesloten ruimte afsluitbaar.

Gekoelde ruimte: een inloop koeling en vriezer direct in of bij

de keuken.


Vloerafwerking met anti slip en gemakkelijk te reinigen.


Afmeting Afhankelijk van dagelijks verbruik

Overige opmerkingen Voorkeur gaat uit naar alle voorzieningen op de begane vloer

t.b.v. logistiek rekening houdend met een makkelijke aan en

afvoer door verschillende leveranciers t.b.v. het

bedrijfsrestaurant.

2. Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte

Werkplek Bouwsteen Ontvangst/receptie


gebruik


opvangen, registreren en begeleiden van bezoekersstromen

binnen de organisatie.


inrichting

Meubilair

In de balie moeten in hoogte verstelbare werkplekken

geïntegreerd worden (aantal afhankelijk van beoogde

bezetting).

Kabelgoten

bureaustoelen


Opbergmogelijkheden

ICT infrastructuur (balie): • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6

• WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (balie)

• 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder • 1 vast toestel telefonie


Alarmknoppen.

Camerabeelden uit te lezen.

Calamiteiten telefoon aanwezig.

MFP aanwezig met minimaal 1 CAT6 wall outlet.

Sleutelkluis aanwezig.





Afmeting maatwerk

Overige opmerkingen Rekening houden met mindervalide bezoekers.

Werkplek Bouwsteen Auditorium (hal van 100)

Activiteiten & functioneel gebruik Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn op

representatieve doeleinden (borrel, receptie, presentaties en

vergaderingen).


inrichting

Meubilair:

Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen.

Stoelen stapelbaar.


Verplaatsbaar podium.

Katheder (verplaatsbaar).

Laptop

White board op wielen.

Schermen op wielen 2 meter hoog t.b.v. afzetting ruimte.

ICT infrastructuur:

WiFi IEEE 802.11n.

Voldoende datapunten (minimaal CAT6) bij de tafels en op

diverse plaatsen aan de wand.


Laptop of standaard PC

Electra:

Voldoende elektra (220V) bij de tafels en op diverse plaatsen

aan de wand.

Diverse elektra (380V) op diverse plaatsen aan de wand.

Verlichting t.b.v. het aanlichten van podium.

Vaste truss t.b.v. het ophangen van de verlichting.

Verlichting dimbaar.

AV installatie:

Projectie scherm elektrisch

Beamer in plafond


Geluidsinstallatie t.b.v. presentaties.

TV scherm bij entree t.b.v. informatie auditorium en/of

presentaties.

Omschrijving ruimte Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties.


Afmeting Plaats PC en scherm nog te bepalen.


ICT voorzieningen kunnen wijzigen door voortschrijdende

techniek



Werkplek Bouwsteen Opleidingsruimte / computer leslokaal

Activiteiten & functioneel gebruik Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht

zijn op het geven van instructies en/of

computeropleidingen voor maximaal 16-20

personen. Werken met PC’s is uitgangspunt.

Omschrijving werkplek & inrichting Meubilair:

Bureaus 160x80 in hoogte verstelbaar, bureaustoel,

beeldschermen. Bureau volgens NEN 2449 en

bureaustoel volgens NPR 1813 (Stoelen stapelbaar).

ICT infrastructuur: • WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 2 wall outlet CAT6 • CAI-aansluiting

ICT werkplekvoorziening: • Voldoende standaard PC’s • plat beeldscherm • beeldschermarm • CPU houder

Electra:

• Voldoende elektra (220V) bij de tafels en op diverse plaatsen aan de wand.

• Verlichting dimbaar AV installatie:

Projectie scherm elektrisch, Smartboard,

videoconferencing, andere multimedia

voorzieningen

Beamer in plafond

TV scherm bij entree t.b.v. informatie opleidingslokaal

Facilitaire voorzieningen:


Afsluitbare kast t.b.v. PC + scherm.

Lage kast t.b.v. koffie, thee en kopjes neer te zetten.

White board op wielen

Flip-over op wielen.

Kunnen bevestigen van flip-overvellen aan wanden

Omschrijving ruimte Gesloten ruimte voor 16-20 personen en afsluitbaar.

Mogelijkheid van verduisteren i.v.m. presentaties.


Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk,

verlichting minimaal 200 lux

Facilitaire voorzieningen: op maximaal 50 meter



Afmeting Per werkplek 2 m²



Werkplek Bouwsteen Garderobe centraal

Activiteiten & functioneel gebruik Het centraal ophangen van jassen, tassen en paraplu’s


inrichting

Meubilair

Garderobe rekken op wielen.

Uitgifte nummers t.b.v. kapstokhaken.

Paraplubakken

Lokkers afsluitbaar d.m.v. code t.b.v. tassen


Afmeting Afhankelijk van aantal bezoekers


De garderobe wordt gebruikt bij presentaties en/of recepties.

Werkplek Bouwsteen Vergaderruimten (formeel)


gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen die gericht zijn om te

vergaderen en/of presentaties te geven in ruimten vanaf 10

personen of meer. Voor deze vergaderruimten geldt reservering via

een reserveringssysteem.


inrichting

Meubilair:

Ronde of ovale tafels t.b.v. vergaderruimten voor 10 personen en

16 personen

Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen t.b.v. vergaderruimten

voor 22 personen, 30 personen, 50 personen en 100 personen.

Stoelen stapelbaar.


Verplaatsbaar podium voor vergaderruimten met 22 personen of

meer.

Katheder voor vergaderruimten met 22 personen of meer.


Geluidskast voor vergaderruimten met 22 personen of meer.



Kapstokvoorziening

Kaart van Eindhoven.

Kunnen bevestigen van flip-overvellen aan wanden.

ICT infrastructuur:

- WiFi IEEE 802.11n

Minimaal 2 patchaansluitingen CAT6

CAI-aansluiting

ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 CPU houder • 1 KVM switch • 1 audio mogelijkheid • 1 vast toestel telefonie

Electra:



Voldoende elektra, minimaal 3 (220V) bij de tafels en op diverse

plaatsen aan de wand.


AV installatie:

Projectie scherm elektrisch met beamer in plafond of smartboard,

Flipover

Min. 1 ruimte geschikt voor professionele videoconferencing

Geluidsinstallatie t.b.v. presentaties vanaf vergaderruimten met 22

personen.

TV scherm bij entree t.b.v. informatie vergadering / presentaties.




Afmeting 2 m2 per vergaderplek. Geen direct daglicht noodzakelijk.

Vergaderruimten voor:

10 personen, 16 personen, 22 personen,30 personen, 50 personen

en 100 personen.


De ruimten worden gebruikt voor interne vergaderingen en/of

presentaties waarbij externen aanwezig kunnen zijn.

Centraal gelegen en mij dichtbij een pantry t.b.v. koffie/thee en

koud drinkwate.

In de buurt van de centrale vergaderkamers een decentrale

reproruimte creëren.

Plaats nog bepalen PC en Scherm.

Te reserveren via Servicedesk of centraal systeem

Werkplek Bouwsteen Wachtruimte

Activiteiten & functioneel gebruik Ruimte waar bezoekers/personeel kunnen wachten.

Omschrijving werkplek & inrichting Meubilair

Leestafel

Leesstoelen

Folderrek

ICT infrastructuur:

- WiFi IEEE 802.11n

Voldoende datapunten (minimaal CAT6)

Electra:



Omschrijving ruimte Open ruimte


Afmeting Afhankelijk van aantal bezoekers

Overige opmerkingen



3. Archieven, post, scannen en repro

Werkplek Bouwsteen Centraal archief


gebruik


archiveren en beheren van documenten.


inrichting

Via de archiefleverancier

In hoogte verstelbare werkplek.





Brandblusinstallatie aanwezig?

Afmeting Maatwerk

Overige opmerkingen Voor deze ruimten gelden voorschriften voor.

Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering

Werkplek Bouwsteen Zaken archief


gebruik


beheren van documenten.


inrichting

Via de archiefleverancier





Afmeting Maatwerk

Overige opmerkingen Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering

Werkplek Bouwsteen Centrale repro en plotterruimte


gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen binnen de organisatie

die gericht zijn op het reproduceren van informatie.




inrichting

Meubilair

Afhankelijk van aantal medewerkers.

In hoogte verstelbare werkplekken.

Kabelgoot

Bureaustoelen


ICT infrastructuur:

- WiFi IEEE 802.11n

Voldoende datapunten. (minmaal CAT 6) afhankelijk van

behoefte


Minimaal 2 werkplekken, uitbreiding afhankelijk van behoefte

Electra:





Koeling/bevochtiging

Papiercontainer


Vloerafwerking antistatisch.


Afmeting Afhankelijk van de maatvoering apparatuur en aantal personen.

Overige opmerkingen De temperatuur en de relatieve vochtigheid zijn zeer belangrijk.

In de buurt van de repro opslagruimten papier en ook hier

rekening houden met de temperatuur en de relatieve

vochtigheid.

Voorkeur repro en opslag vlak bij de expeditie.

Opnieuw bekijken als gevolgen digitalisering duidelijk zijn.

Werkplek Bouwsteen Postkamer


gebruik


verzorgen van alle fysieke binnenkomende en uitgaande

documentenstromen (interne/externe post).


inrichting

Meubilair

1x werkplek

ICT infrastructuur: • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 • WiFi IEEE 802.11n

ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie)

Standaardwerkplekken (meerdere maatwerk)

Electra:



1x Envelop snijmachine



2x Postzakken kar

2x Postkar

2x Sorteertafel.

2x Postsorteerrek (in- en uitgaande post) met flexibel indeelbaar

systeem.

Postbakken rek

Postbakken



Dubbele deuren.

Afmeting Afhankelijk van aantal afleverplaatsen (interne post) binnen de

gemeentelijke panden.

Overige opmerkingen Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering

Werkplek Bouwsteen Machinekamer couverteermachines


gebruik


couverteren van de post.


inrichting

Meubilair

1x Postzakken kar

1x Postkar

1x Sorteertafel

1x Bureaustoel

1x Kast afsluitbaar voor onderdelen apparatuur

ICT infrastructuur: • Minimaal 3 aansluitingen 220V • Minimaal 2 wall outlets CAT6 • WiFi IEEE 802.11n

ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) • 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder

• 1 vast toestel telefonie Electra:




Couverteermachine

Envelop snijmachine




Dubbele deuren.

Afmeting Opslag van div. pallets enveloppen.

Afhankelijk van meubels, opslagruimte en apparatuur.

Overige opmerkingen



Werkplek Bouwsteen Scanstraat


gebruik


scannen van de inkomende post.


inrichting

Meubilair

Werkplekken maatwerk

ICT infrastructuur: • Minimaal 2 aansluitingen 220V • Minimaal 1 wall outlets CAT6

• WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) (per werkplek)

• 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder




2x scanner(2x 220V voeding, 2x wall outlet CAT6))

2x afsluitbare kasten

2x Sorteer/scantafel t.b.v. scanner en pc



Dubbele deuren.

Afmeting

Overige opmerkingen Let op in de buurt van een zaken archief

Opnieuw bekijken o.b.v. uitkomsten digitalisering

4. Technische ruimten

Werkplek Bouwsteen Technische ruimtes


gebruik

Ruimte waar de technische installatie zich bevindt. b LBK ruimte b Hydrofoorruimte b Ketelhuis b Ruimte koelinstallatie b Noodstroomruimte b Capitool b Traforuimte b Liftmachinekamers b Ontharderruimte (zie spoelkeuken) b Vetvanginstallatie (zie keuken) b Brandblusinstallatie




inrichting

Meubilair

1x werkplek.

ICT infrastructuur:

maatwerk


maatwerk

Electra:




Afhankelijk van het gebruik




Afmeting Afhankelijk van grootte gebouw en soort installaties

Overige opmerkingen Niveau techniekruimte moet bereikbaar zijn met goederen lift.

Werkplek Bouwsteen ICT/MER/SER


gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen gericht op de

voorzieningen met betrekking tot tele- en datacommunicatie.


inrichting

Meubilair

Aantal standaard werkplekken,

ICT infrastructuur:

Maatwerk


Maatwerk

Electra:



Afsluitbare kasten t.b.v. ICT materialen





Afmeting Afhankelijk van de apparatuur.

Overige opmerkingen De elektrische installatie moet achter een UPS (Noodstroom)

geïnstalleerd worden.

Werkplek Bouwsteen Werkplaats


gebruik

Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om het object

en inventaris in zodanige (technische) staat te houden dat de

gebruiksmogelijkheden gewaarborgd zijn.




inrichting

Meubilair

Werkbank.

Stelling

Afsluitbare kasten.

ICT infrastructuur:

Voldoende datapunten

Electra:




Katrol waar fietsen aan opgehangen worden ter reparatie.




Extra afzuiginstallatie/Unit tbv Lasactiviteiten of werken met

chemische middelen.

Afmeting Maatwerk, afhankelijk van omvang apparatuur

Overige opmerkingen Vlak bij expeditie

5. Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften

Werkplek Bouwsteen Opslag


gebruik


opslaan van goederen.

Er zijn binnen het pand diverse opslagruimten: b Repro (opslag papier op palet) b Evenementen (opslag podium, verlichting,

vergadertafels, vergaderstoelen, evenemententafels evenementen stoelen etc.).

b Drank en catering materialen (magazijn keuken wordt apart benoemd).

b Koffieautomaten opslag (onderdelen en ingrediënten). b AV installatie opslag (bij de centrale vergaderruimten). b Kantoormeubelmagazijn. b Verkiezingsmaterialen. b ICT onderdelen centrale opslag. b Telefonie onderdelen magazijn. b Gebouwgebonden installatieonderdelen. b Opslag ontvangst goederen (op palet). b Print papier, enveloppe, etc. (op palet) b Opslag diesel t.b.v. noodstroomaggregaat b Ruimte/opslagbak om oliehoudend afval op te slaan.

(tbv aggregaat) RDP


inrichting

Meubilair

Stelling

Electra:





Afhankelijk van doel.





Dubbele deuren.

Afmeting Afhankelijk van doel.


Werkplek Bouwsteen Expeditie


gebruik

Alle activiteiten en middelen die er op gericht zijn om goederen

te kunnen ontvangen


inrichting

n.v.t.

Omschrijving ruimte Toegang d.m.v. roldeur (graag overkapping van 1m2)



Maatregelen op tocht in het gebouw te voorkomen.

Mogelijkheid om dienstauto te stofzuigen.

Parkeervoorziening dienstauto’s

Afmeting Overdekt L x B 12 x 6 meter.

Overige opmerkingen Moet bereikbaar zijn voor een vrachtauto met laadklep.

Werkplek Bouwsteen Containerruimte


gebruik


fysiek verwijderen van afval uit het gebouw.

Soorten afvalstromen: b Restafval b Karton / papier b Vertrouwelijk papier b Chemisch afval b Koffie bekers b Glas b Vetten (keuken) b Plastic b GFT


inrichting

n.v.t.

Omschrijving ruimte Gesloten ruimte afsluitbaar

Gekoelde ruimte


Afgeschermd voor ongedierte


Voorkeur vlak bij de expeditie en een mogelijkheid om een



perscontainer te plaatsen (moet bereikbaar zijn voor een

vrachtauto).

Afmeting Afhankelijk grote van gebouw.

Overige opmerkingen Vlak bij expeditie.

Afstemmen op nieuwe mogelijkheden leverancier

Werkplek Bouwsteen Schoonmaakruimtes (Werkkasten)


gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen die zijn gericht op het

reinigen van het object aan de binnen- en buitenzijde.


inrichting

Meubilair

Stelling t.b.v. opslag sanitairartikelen (Poetsmiddelen,

handdoeken, wc papier etc.).

Voorzieningen:

Uitstortgootsteen aanwezig

In één schoonmaakruimte van het pand wasmachine

aansluitingen plaatsen.


Warm en koud water en een afvoer aanwezig.


Afmeting Afhankelijk grote van de etage (één of meerdere

schoonmaakkarren)

Afhankelijk van de hoeveelheid sanitair artikelen.

Overige opmerkingen Ruimte t.b.v. de schoonmaak op elke verdieping nodig.

Werkplek Bouwsteen Liften (personen en goederen)


gebruik

Het vervoer van personen en goederen naar de etages.


inrichting

n.v.t.


Afmeting Pallet met pallet wagen te plaatsen in lift.

Overige opmerkingen Minimaal één lift als goederen lift te gebruiken en deze moet op

het niveau van de technische ruimten uitkomen.



6. Sanitair en natte ruimtes

Werkplek Bouwsteen Douche- en kleedruimtes


gebruik

Sanitaire ruimten


inrichting

Doucheruimte

Electra:

Verlichting bewegingssensor.


Douchegordijn/deur.

Kleedruimtes

Meubilair

Zitbank.

Garderobe rekken.

Kledinglokkers afsluitbaar d.m.v. code of badge.

Electra:

Elektra vaste voeding(220V) achter handdoekautomaat.



Spiegel.

Wastafel met warm en koud water.

Afvalbak vrij van de vloer.

Onderstaand sanitair artikelen worden geleverd door de vaste

leverancier van de gemeente Eindhoven.

Damesverband container vrij van de vloer.

Handdoekautomaat.

Luchtverfrisser.

Zeepautomaat.


Open/bezet indicatie.



Vloer en wand afwerking gemakkelijk te reinigen.

Afmeting Afhankelijk aantal werkplekken in gebouw.

Overige opmerkingen Per gebouw één mindervalide douche creëren volgens de

normen inclusief een alarm melding naar de beveiligingsruimte.

Werkplek Bouwsteen Toiletten


gebruik

Sanitaire ruimten


inrichting

Electra:

Elektra vaste voeding(220V) achter handdoekautomaat.



Spiegel

WC borstel



Afvalbak vrij van de vloer

Wastafel met koud water, wens is ook warm water

Onderstaand sanitair artikelen worden geleverd door de vaste

leverancier van de gemeente Eindhoven.

Damesverband container vrij van de vloer

Handdoekautomaat

WC papierautomaat

Luchtverfrisser

Zeepautomaat


Voldoende privicy




Vloer en wand afwerking gemakkelijk te reinigen.

Afmeting Afhankelijk van aantal personen per etage.

Overige opmerkingen Per etage één MIVA toilet creëren volgens de normen inclusief

een alarm melding naar de beveiligingsruimte.

7. Beveiliging

Werkplek Bouwsteen Beveiligingsruimte

Activiteiten & functioneel gebruik Alle activiteiten, diensten en middelen die er op gericht zijn het gebouw of object en de aanwezige personen en inventaris te beschermen, te bewaken en de veiligheid te waarborgen.

Omschrijving werkplek & inrichting Meubilair

2x werkplek

Opbergmogelijkheden

ICT infrastructuur (per werkplek): • Minimaal 2 aansluitingen 220V • Minimaal 1 wall outlet CAT6

• WiFi IEEE 802.11n ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) (per werkplek)

• 1 plat beeldscherm, 1 standaard PC • 1 beeldschermarm • 1 CPU houder




Alarmknoppen.

2x standaard beeldscherm + PC om camerabeelden uit te

lezen.



Calamiteiten telefoon aanwezig.

Kluisje aanwezig.

Sleutelkluis aanwezig.

2x standaard beeldscherm + PC t.b.v.

Gebouwbeheerssysteem.

Ontruimingspaneel.

Bedieningspaneel verlichting.

Bedieningspaneel inbraakinstallatie.

EHBO kist

Omschrijving ruimte De beambte moet goed zicht hebben op de apparatuur,

entree en hal van het gebouw.


Afmeting



Er is een beveiligingsruimte in elke dienstgebouw aanwezig.

Werkplek Bouwsteen Calamiteitenruimte / actiecentra


gebruik


ondersteunen bij een crisis.


inrichting

Meubilair:

Verrijdbare tafels (rechthoekig) met wielen t.b.v. de

calamiteitenruimte voor 10 personen.

Stoelen stapelbaar.


Afsluitbare kast t.b.v. laptop

Afsluitbare kast t.b.v. het actiecentrum.




Kaart van Eindhoven.

Kunnen bevestigen van flip-overvellen aan wanden.

ICT infrastructuur:

- WiFi IEEE 802.11n

- Minimaal 2 patchaansluitingen CAT6

- Voldoende datapunten bij de tafels en op diverse

plaatsen aan de wand.

- Voldoende datapunten NATIONAAL NOODNET bij de

tafels.

ICT werkplekvoorziening • 1 plat beeldscherm, 1 laptopvoorziening • 1 beeldschermarm • 1 vast toestel telefonie

Electra: • Minimaal 2 aansluitingen 220V




AV installatie:

Projectie scherm elektrisch

Beamer in plafond

CAI-aansluiting

TV scherm bij entree t.b.v. informatie vergadering / presentaties.




Afmeting



Rekening houden met mindervalide gebruikers.

Gebruik kamer tijdens rampen langer dan 2 uur, dus rekening

houden met nabijheid catering en toiletten

Dichtbij MER/SER

Nog beslissen of voorzieningen t.b.v. videoconferencing hier

noodzakelijk/gewenst zijn.

Voortschrijdende ontwikkeling ICT kunnen tot aanpassingen

leiden.

Werkplek Bouwsteen Kluisruimte


gebruik


opslaan van waardevolle goederen.


inrichting

Meubilair

1 x werkplek

1x kast afsluitbaar

ICT infrastructuur:

Voldoende datapunten (CAT6)

Electra:



Kluis

Omschrijving ruimte Gesloten ruimte afsluitbaar; Geen daglicht nodig.

Vloerafwerking gemakkelijk te reinigen, geen naden.

Bredere deur ivm pompwagen gebruik bij verhuizing van kluis

Ruime draaicirkel.


Inbraakinstallatie aanwezig.

Afmeting Maatwerk


geïnstalleerd worden en ruimte moet voldoende vloerbelasting

aankunnen t.b.v. de kluis.

Toegang kluisruimte d.m.v. een badgelezer en een tabloid om de

inbraakinstallatie van deze ruimte in en uit te schakelen



Werkplek Bouwsteen Paspomaat (= soort bijzondere kluisruimte)


gebruik

Alle activiteiten om paspoorten op te slaan,


inrichting

ICT infrastructuur:

Voldoende datapunten

Electra:



Apparatuur via leverancier





Inbraakinstallatie aanwezig.

Afmeting



Toegang kluisruimte d.m.v. een badgelezer en een tabloid om de

inbraakinstallatie van deze ruimte in en uit te schakelen

Is gebouwgebonden door de aanvoerkanalen naar de balies

8. Overige ruimten

Werkplek Bouwsteen Bibliotheek


gebruik


lezen, raadplegen en naslagwerken inzien.


inrichting

Meubilair:

• Grote leestafel met krant en tijdschriftenhouder in het midden.

• 8 x vergaderstoelen ICT infrastructuur:

• WiFi IEEE 802.11n • Minimaal 2 wall outlet CAT6 per werkplek

ICT werkplekvoorziening • 1 plat beeldscherm, 1 laptopvoorziening • 1 beeldschermarm • 1 vast toestel telefonie

Electra:

• Voldoende elektra (220V). • Verlichting boven leestafel


• Folder rek. • Tijdschriftenkasten



Omschrijving ruimte Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m2

Licht: geen direct daglichttoetreding noodzakelijk, verlichting

minimaal 200 lux





Overige opmerkingen

Werkplek Bouwsteen Zorgkamer/EHBO kamer/Bidruimte


gebruik

Alle activiteiten, diensten en middelen welke geschikt zijn voor

meerdere doeleinden. b Rustruimte b Verzorgingruimte b EHBO ruimte b Bidruimte


inrichting

Meubilair

Stoel met tafeltje aanwezig.

Behandelbank met verstelbaar ruggedeelte.

Electra:



AV installatie:



Koelkast

Wasbak aanwezig

Spiegel

Aankleedkussen t.b.v. het aankleden van baby’s

Handdoekautomaat (papieren vellen)

Afvalbak vrij van de vloer

Luierbak





Warm en koud water en een afvoer aanwezig


Afmeting Afhankelijk van het doel.


Werkplek Bouwsteen Rookabri


gebruik

Beleid is geen interne rookruimte meer.


inrichting

Roken buiten, onder afdak of in een speciale rookabri



Omschrijving ruimte Vloer en wand afwerking gemakkelijk te reinigen.

Afmeting Afhankelijk van het gebouw.

Overige opmerkingen Buiten zichtveld van publiek.

Werkplek Bouwsteen Persruimte /studio


gebruik


inrichting

Meubilair

ICT infrastructuur (per werkplek): • Minimaal 2 aansluitingen 220V • Minimaal 1 wall outlets CAT6

• WiFi IEEE 802.11n ICT voorzieningen:

Maatwerk


Omschrijving ruimte

Afmeting

Overige opmerkingen Nog uit te werken

Werkplek Bouwsteen Parkeren (auto’s, fietsen, motoren, etc.)


gebruik

Ruimtes bedoeld voor het stallen van voertuigen (auto’s,

motoren, scooters, (elektrische) fietsen, etc.


inrichting

Parkeerplekken zijn toegankelijk tijdens kantoortijden voor

degenen die daar recht op hebben omdat ze in het pand werken

en een abonnement hebben vanuit het project mobiliteit.

Fietsenstallingen zijn altijd voor alle medewerkers toegankelijk.

Er wordt daarbij rekening gehouden met een (beperkt) aantal

elektrische fietsen.

Er wordt geen rekening gehouden met het stallen van

bakfietsen en andere ‘buitenmaat’ fietsen.

Extern personeel kan geen gebruik maken van de interne

parkeervoorzieningen voor auto’s, wel van de fietsenstallingen.

Daarnaast zijn er een vast aantal plaatsen gereserveerd voor

mensen met een medische indicatie, dienstauto’s en

dienstfietsen.

Omschrijving ruimte

Afmeting Maatwerk

Overige opmerkingen De spelregels van de intern vastgestelde mobiliteit woon-werk

verkeer zijn van toepassing

Nog uit te werken i.s.m. project mobiliteit en P&O