GRAĐEVINSKI FAKULTET U OSIJEKU

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Projekt može imati jedan opći i više određenih ciljeva

Upravljanje projektom je moguće samo prema određenim ciljevima

Svakom cilju pridodaju se kriteriji za mjerenje/vrednovanje ostvarenja cilja

Više ciljeva ima hijerarhiju Razlikujemo cilj od outputa

projekta.2

Razlikujemo*:- Opći cilj Goal- Usmjerenje Objective- Specifičan cilj Target

Za specifičan cilj moramo odrediti kriterije prema kojima utvrđujemo da li projekt vodimo prema cilju, odnosno da li smo ga postigli

* Hrvatski jezik nema specifičnu terminologiju poput engleskog

3

Projekt izgradnje škole u gradu AOpći cilj: poboljšati uvjete osnovnog

obrazovanja – potrebne su nove školeUsmjerenje: potrebno je izgraditi školu

za 300 učenikaSpecifičan cilj: izgraditi školu u ulici

X, veličine 800 m2, za 3 milijuna kuna te da bude završena za godinu dana

Bitno je točno odrediti specifičan cilj projekta, inače projektom nije moguće upravljati

5

“Ako ne znaš kamo ideš, svaki put odvest će te tamo”

The Cheshire CatLewis Carroll’s “Alica u zemlji čudesa”

Logička matrica koristan je alat za planiranje, analizu i provedbu projekta jer postavlja subjektivne odnose između različitih ciljeva, kontrolira ostvarenje ciljeva te razmatra eventualne rizike koji mogu utjecati na uspješnost projekta. Logička matrica naglašava odnose:Ciljevi-ProblemiRezultati - CiljeviAktivnosti - RezultatiResursi - AktivnostTroškovi - Resursi 

aktivnosti dovode do očekivanih rezultata i određenih proizvoda koji doprinose ostvarenju specifičnih ciljeva projekta koji svojim ostvarenjem doprinose općim ciljevima,

da bi doprinjeli općem cilju potrebno je ostvariti specifične ciljeve; da bi ostvarili specifične ciljeve potrebno je ostvariti određene proizvode odnosno outpute za čije ostvarenje je pak potrebno provesti određene aktivnosti.

  Logika projektaObjektivno provjerljivi pokazatelji

Izvori provjere Pretpostavke

Opći ciljevi (1)

Koji su to opći ciljevi kojima projekt doprinosi? Širi ciljevi nacionalne sektorske ili EU politike.

Ključni pokazatelji kojima mjerimo ostvarenje općeg cilja projekta.

Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno>provjerljivim pokazateljima?

   

     (8)  (9)  

Specifični ciljevi (2)

Koje specifične ciljeve želimo postići kako bi doprinijeli općem ciljevima?

Ključni pokazatelji koji pokazuju da su specifični ciljevi ostvareni.

Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno provjerljivim pokazateljima?

Vanjski faktori koji utječu na uspjeh projekta. Rizici koje moramo uzeti u obzir.

     (10)  (11)  (7)

Očekivani rezultati (3)

Očekivani rezultati odnosno outputi potrebni za ostvarenje specifičnih ciljeva.

Ključni pokazatelji koji pokazuju da su rezultati ostvareni.

Gdje i kako se mogu naći informacije o objektivno provjerljivim pokazateljima?

Vanjski uvjeti koji moraju biti ispunjeni kako bi se rezultati mogli ostvariti.

     (12)  (13)  (6)

Aktivnosti (4)

Koje su to ključne aktivnosti koje se moraju provesti i kojim redom kako bi se ostvarili očekivani rezultati?

Sredstva: Sredstva nužna za provođenje tih aktivnosti, osoblje, oprema, radovi...

Izvori provjere o napretku aktivnosti? Troškovi Troškovi aktivnosti.

Koji su preduvjeti koji moraju biti zadovoljeni prije početka projekta? Koji su vanjski uvjeti koji moraju biti zadovoljeni prije provedbe planiranih aktivnosti?

   (5)

Stupanj postizanja cilja određuje se kriterijima. Kriteriji moraju biti mjerljivi.

Treba izbjegavati kvalitativne kriterije kao što su “dobro”, “slabo” i slično

Kriterije za vrednovanje postizanja cilja određuje vlasnik projekta (investitor)

Kriterija redovito ima više pa je potrebno odrediti njihovu hijerarhiju i težinu svakog kriterija

Zbroj težina kriterija jednak je 1 ili 100%

9

Kriteriji moraju imati SMART karakteristike: Specific - specifični (da zaista mjere ono

što treba mjeriti) Measurable - mjerljivi Available - dostupni (u okviru

prihvatljivih troškova) Relevant - relevantni (u odnosu na

definirani cilj) Time bound - vremenski određeni.

Kriterija uvijek ima više, ali se svi kriteriji mogu svesti na:

Vrijeme: da li je projekt završen u predviđeno vrijeme

Troškove: da li su ostvareni troškovi projekta u okviru planiranih

Opseg: da li se promijenio opseg projekta (naknadni i nepredviđeni radovi)

Kvalitetu: da li je postignuta tražena kvaliteta

11

BSC ili “Tablica uravnoteženih rezulatata” može se koristiti umjesto tradicionalnih kriterija. To je analiza utjecaja postizanja ciljeva s:financijske perspektive, perspektive klijenta, unutrašnje perspektive utjecaja inovacije i učenja, zajedno s identifikacijom ključnih faktora uspjeha i mjera radnog učinka. Uspostavlja uravnotežen skup pokazatelja izvršenja, financijskih i nefinancijskih, koji će omogućiti transformaciju strategije u projekte i procese poduzeća.

BSC se koristi ključnim pokazateljima izvršenja (KPI) unutar navedene četiri dimenzije

Tipičan BSC treba sadržavati od 20 do 25 KPI mjera.

Glavni je problem pronalaženje optimalnog modela izbora ključnih pokazatelja izvršenja i postavljanje njihovih ciljeva.

*Radujković i dr. Građevinar 09/2008

Cilj projekta ≠ Proizvod projekta ≠ Rezultat projekta

Proizvod (output) graditeljskog projekta je redovito građevina

Građevina nije cilj projekta. Ona je fizičko ostvarenje koje omogućuje da se postigne cilj projekta.

Rezultat projekta je ono što je projekt postigao. U investicijskim projektima rezultat se određuje u novčanim jedinicama. Rezultat može biti slabiji, jednak ili bolji od cilja projekta

Investitor namjerava izgraditi stambenu zgradu za prodaju stanova. Namjerava uložiti 5 milijuna kuna, prodati stanove za 6 milijuna kuna i ostvariti dobit od 1 milijun kuna - to je cilj projekta.

Stambena zgrada je izgrađena. To je proizvod (output) investicijskog projekta

Utrošeno je 5,5 milijuna kuna, jer je bilo naknadnih radova. Prekoračeni su predviđeni troškovi (jedan od kriterija).

Stanovi su prodani za 6 milijuna kuna i ostvarena dobit je 500.000 kuna. To je rezultat projekta – manji je od cilja.

Izvođač gradi stambenu zgradu. Ugovorio je cijenu od 5 milijuna kuna u čemu su troškovi 4.5 milijuna i planirana dobit od 10% tj. 500.000 kuna. To je cilj izvođačkog projekta.

Stambena zgrada je izgrađena. To je proizvod (output) izvođačkog projekta

Izvođaču je plaćeno 5,5 milijuna kuna, jer je bilo naknadnih radova. Troškovi su bili 6 milijuna kuna, pa su prekoračeni predviđeni troškovi (jedan od kriterija).

Izvođač je ostvarena gubitak od 500.000 kuna. To je rezultat projekta – cilj izvođača nije ostvaren.

Cilj je moguće postići raznim strategijama, strukturama projekta i korištenjem resursa.

Strategija - kako ćemo doći do cilja?Strategija sadrži: - tehnologiju (kako)

- organizaciju (tko)- plan (kada)

Struktura projekta: WBS (vidi kasnije)

Korištenje resursa – ovisi o strategiji

18

Cilj je moguće postići raznim strukturama projekta

Istom strukturom projekta moguće je postići razne ciljeve.

“Puno je ljudi tvrdoglavo kada se radi o načinu na koji su zamislili da će nešto postići, ali malo je onih koji su tvrdoglavo uporni zbog samoga cilja prema kojem idu”

20

Friedrich Nietzsche

21

Način kojim se gradi građevina naziva se METODA GRAĐENJA.

Građenje se sastoji od procesa.

Procesi mogu biti: izvođenje raznih vrsta radova i pružanje raznih usluga (upravljanje projektom, nadzor, kontrola kvalitete).

22

Proces se se može izvoditi na razne načine. Način i redoslijed izvođenja procesa nazivamo TEHNOLOGIJA GRAĐENJA. Tehnologijom se određuju: operacije koje čine proces radna snaga mehanizacija

23

Tehnologija:sredstva proizvodnje i metode

Tehnika: sredstva rada i primjena

Tehnološki proces:način i redoslijed operacija

24

24

25

Definiranje tehnološkog procesa u prostoru, vremenu i vrijednostima postiže se aktivnostima čiji je cilj organizacija procesa.

Organiziranje procesa građenja naziva se ORGANIZACIJA GRAĐENJA.

Sistemska analiza: svaki dio sistema je također sistem za sebe i čini podsistem (komponentu) u promatranom sistemu. Svaki sistem je ujedno komponenta većeg sistema (supersistema).

To važi i za projekte. Svaki manji dio projekta je podprojekt promatranog projekta.

Svaki projekt je podprojekt većeg projekta koji na određenoj razini nazivamo program.

Podprojekte na nekoj nižoj promatranoj razini nazivamo aktivnosti.

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

27

SUPERSISTEM

SISTEM

PODSISTEM

SISTEM

KOMPONENTA

28

Strukturu projekta čine aktivnosti. Struktura projekta specifična je za svaki

projekt i mora se za svaki projekt posebno odrediti.

Ne postoje dva projekta s istom strukturom – to slijedi iz definicije projekta

Struktura se radi raščlanjivanjem radova i usluga na manje dijelove metodama WBS

29

METODA KOJOM SE POSTIŽE LOGIČNA DEKOMPOZICIJA CJELINA U MANJE DIJELOVE

CJELINA DIJELOVI

Dijelovi se razbijaju u manje dijelove sve do veličine kojom se još može upravljati

Što je WBS?

30

Hijerarhijska podjela posla na upravljive dijelove

Svaki dio ima svoje ciljeve i troši resurse

Svi dijelovi zajedno čine sadržaj projekta

Rezultati svakog dijela su isporuke (proizvoda ili usluge) koji zajedno definiraju i čine ukupni proizvod

31

Svaka aktivnost ima troši resurse i ima svoj skup ciljeva koje treba ostvariti a koji je dio skupa ciljeva projekta.

Skup ciljeva projekta je funkcija skupa ciljeva pojedinih aktivnosti.

CILJEVI PROJEKTA NE MOGU SE OSTVARITI UKOLIKO NISU OSTVARENI CILJEVI SVIH AKTIVNOSTI.

32

Ako imamo skup ciljeva (C) gdje je C = Σ ci : i = 1,2,3 … m

a ciljevi se ostvaruju skupom aktivnosti (A)gdje je A = aj : j = 1,2,3 … n

onda je proces projekta jednak:P = f(C,A)

Projekt se matematski može prikazati samo pojednostavnjeno, jer nije moguće znati sve varijable niti sve međuzavisnosti.

Okruženje sistema je dio supersistema koji utječe na ponašanje sistema.

To važi i za projekt: okruženje projekta utječe na projekt, ali i projekt svojim aktivnostima i proizvodima utječe na okruženje.

Okruženje stvara ograničenja koja djeluju na projekt:Pravna: propisi, standardi, ugovori, …Resursi: materijali, informacije, energija, strojevi, ljudski potencijali, …Ekonomska i financijska: cijene, krediti, plaćanja, …Prirodna: prostor, klima, topografija, …Zahtjevi stakeholders (dionici): ljudi koji imaju interes u projektu

35

ORGANIZACIJSKI SISTEM: kombinacija bioloških (ljudi) i tehničkih podsistema (strojevi)

POSLOVNI SISTEMI su podvrsta organizacijskih sistema.

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

36

Realni, otvoreni, stohastički i dinamički.

S okruženjem razmjenjuju materiju, energiju i informacije.

Funkcioniraju u vremenu, vrijednostima i prostoru.

37

ulaz materije i energije iz okruženja pretvara se uz pomoć informacija u izlaz projekta odnosno građevinu

ulaz, transformacija i izlaz se mogu izraziti u vrijednostima

komponente sistema su biološke i tehničke

transformacija se sastoji od preoblikovanja, skladištenja i transporta

38

Materija koja ulazi transformira se uz pomoć informacija i utrošak energije u izlaz koji zadovoljava ciljeve projekta. U procesu transformacije materija se može preoblikovati (promjena vrijednosti), skladištiti (promjena vremena) ili premještati (promjena prostora)

Preoblikovanje: cement, agregat, voda i aditivi koji ulaze u proces preoblikuju se u beton određenih karakteristika. Time se mijenja vrijednost. Vrijednost betona mora biti veća od ukupne vrijednosti ulaza, jer se inače neće ostvariti cilj investicijskog projekta, odnosno nastat će gubitak

Skladištenje: materijal koji je ušao na gradilište stoji dok se ne upotrebi. Pri tome protječe vrijeme.

Premještaj: materijal se može premjestiti s jednog mjesta na drugo. Pri tome se mijenja prostor.

40

Procesom transformacije se ulazne veličine transformiraju u izlazne.

Proces transformacije nazivamo funkcioniranje projekta.

Funkcioniranjem se postiže ostvarenje ciljeva projekta.

41

Svaki projekt ima ima:Ulaz (ulazni podprojekt) prenosi djelovanje okruženja na projektIzlaz (izlazni podprojekt) prenosi djelovanje projekta na okruženje

FUNKCIONIRANJE PROJEKTA

ULAZ IZLAZ

Izlaz projekta je proizvod projekta. U investicijskim projektima funkcioniranjem

nastaje proizvod koji nazivamo građevina. Gradnjom građevine omogućujemo

ostvarenje ciljeva projekta. To je nužan ali ne i dovoljan uvjet za ostvarenje ciljeva investicijskog projekta.

Uz to građevina mora odgovarati zahtjevima, jer se inače ciljevi ne će moći ostvariti

43

Na projekt djeluju:vanjske smetnje dolaze iz okruženja preko ulaza projekta: loš materijal, nestanak energije, krive informacijeunutrašnje smetnje nastaju u samom funkcioniranju projekta: nekvalificirani radnici, kvarovi strojeva, lođa organizacija, kriva tehnologija

Sistem projekta treba regulirati kako bi se:uklonile smetnjeprojekt prilagodio novim uvjetima

44

ULAZ: željen ili neželjen (smetnje)IZLAZ: koristan ili nekoristanNekoristan izlaz je posljedica smetnji na ulazu ili poremećaja u funkcioniranju projektaZbog toga je potrebno stalno djelovati na ulaz i na funkcioniranje projekta. Takvo djelovanje se naziva

UPRAVLJANJE PROJEKTOM

45

Što je to POVRATNA VEZA?(Feed Back)

46

UPRAVLJANJE

PROJEKTOM

PROCES TRANSFORMA

CIJEULAZ IZLAZ

INTER

VEN

CIJ

A

INFO

RM

AC

IJA

47

Feed Back: na osnovi informacija o izlazu projekta intervenira se na ulaz projekta tj. resurse koji ulaze u projekt kako bismo dobili željeni izlazUkoliko se intervencijom na ulaz ne dobiva željeni izlaz treba djelovati na funcioniranje projekta: mijenjati tehnologiju i organizaciju

uspoređivanje PLAN analiza

korekcija funkcioniranja UTJECAJ OKRUŽENJA

DETEKCIJA

UPRAVLJANJE PROJEKTOM

STANJE PROJEKTA

DEVIJACIJA

UPRAVLJANJE PROJEKTOM

INFORMACIJA INTERVENCIJA

FUNKCIONIRANJE PROJEKTA

PROIZVOD

Petlja odlučivanja je iterativna tj. postupak se ponavlja sve dok se projekt ne dovede u optimalno stanje u danim ograničenjima. Ta iterativnost je posljedica:nepoznavanja svih utjecaja okruženja, tj. nemogućnost specificiranja svih varijabli,ograničene mogućnosti utjecaja preko varijabli pod kontrolom upravljačkog podsustava (kontrolne varijable), zato jer često postoji razlika između željenog i mogućeg djelovanja,nepoznavanja strukture projekta zbog njegove kompleksnosti,nesavršenosti informacijskog sustava.

51

Upravljanje projektom je sila kojom se aktivnosti usmjeravaju ostvarenju ciljeva prema zahtjevima okruženja.

To je proces u kojem se neorganizirani skup resursa integrira u sistem za ostvarivanje ciljeva projekta.

To je proces kojimse projekt dovodi do ostvarenje ciljeva projekta

Projekt se događa u uvjetima neizvjesnosti. Neizvjesnost je jednaka neznanju. Ne znamo što donosi budućnost.

Neke buduće događaje možemo predvidjeti, ali ne možemo ih planirati (intenzitet i vrijeme nastupa)

Nepovoljan utjecaj takvih neizvjesnih događaja nazivamo rizik.

Ostvarenje ciljeva projekta umnogome ovisi kako vladamo (upravljamo) rizicima*

* o tome više kasnije

HVALANA

PAŽNJI