Download pdf - 7164 214 1

När resultatet räknasOptimering av egen driftverksamhet

i offentliga fastighetsföretag

Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S)

1När resultatet räknas – optimering av egen drift

Kommun, landsting och stat är stora fastighetsägare och arbetar med varierande framgång med att på olika sätt effektivisera energianvänd-ningen. En av strategierna är att arbeta med driftoptimering, dvs justera och styra befintlig teknisk utrustning så att den arbetar optimalt och ger bra inomhusklimat till lägsta energiförbrukning.

Denna skrift utgör till stora delar en uppföljning av U.F.O.S-rapporten ”Inte för kråkorna – energieffektivisering genom driftoptimering” som utkom 1998. Syftet är att redovisa uppnådda resultat och erfarenheter av energieffektivisering genom driftoptimering, och därigenom vara en inspirationskälla för övriga offentliga fastighetsföretag att själva aktivt börja arbeta med driftoptimering.

En analys av det egna företaget kan enkelt utföras med hjälp av de frågor och de stödrutiner för mätning av organisationens status avseende energi-arbete som redovisas.

Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S). Här ingår Sveriges Kommuner och Landsting, Akademiska Hus AB, Fortifikationsverket samt Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter i Sverige AB. Detta projekt har också stöttats ekonomiskt av Statens energimyndighet.

Skriften är författad av civ ing Sören Björnbom. Han skrev också den tidi-gare rapporten ”Inte för kråkorna”. Till sin hjälp har han haft en styrgrupp som medverkat och bidragit med material och synpunkter. Styrgruppen har bestått av Gert Westberg, Hudiksvalls kommun; Conny Holmqvist, Västerås stad; Martin Bergdahl, Landstingsfastigheter Dalarna, Carl-Eric Bramming, Västmanlands läns landsting, Bengt-Åke Carlsson, Värmlands läns landsting, Anders Magnusson, Statens fastighetsverk och Hans Isaks-son, representant för Statens energimyndighet.

Ulf Sandgren och Fredrik Jönsson, Sveriges Kommuner och Landsting har på uppdrag av U.F.O.S fungerat som projektledare.

Vi vill rikta ett varmt tack till de medverkande landstingen, kommunerna och till Statens fastighetsverk, som öppet redovisat både med- och mot-gångar i sitt driftoptimeringsarbete.

Stockholm i januari 2007

Förord

2 När resultatet räknas

© U.F.O.S och Sveriges Kommuner och Landsting 2007

Adress: 118 82 Stockholm, tfn 08-452 70 00

E-post: [email protected]

ISBN: 978-91-7164-214-1

Text: Sören Björnbom • Illustrationer: Minna Ridderstolpe

Projektledare: Ulf Sandgren och Fredrik Jönsson

Tryck: EO Grafiska, Stockholm-Skarpnäck

Redigering, form och produktion: Ann Strandberg och Björn Hårdstedt

Distribution: tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, eller www.offentligafastigheter.se

Innehåll

Sammanfattning ............................................................................................................. 3

1. Inledning och läsanvisning .......................................................................................... 6

2. Driftoptimering .............................................................................................................. 9

3. Resultat.......................................................................................................................... 10

4. Organisation ................................................................................................................. 18

5. Drift på entreprenad ..................................................................................................25

6. Kostnader .....................................................................................................................29

7. Incitament och belöningar ........................................................................................32

8. Ägare och ledning .......................................................................................................34

9. Hyresgästerna behövs ................................................................................................37

10. Rutiner och utveckling ...............................................................................................38

11. Bilagor ...........................................................................................................................50

3Sammanfattning

190

210

230

250

270

290

310

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

S

D

W

F

U

EL + normalårskorrigerad värmefem landsting 1995–2005

”Agnarna från vet(t)et”nivå –15 %

”Envisheten” nivå –25 %

Sammanfattning

Driftoptimering innebär att justera och styra befintlig teknisk utrust-ning så att den arbetar optimalt och ger bra inomhusklimat till lägsta energiförbrukning. Detta sätt att arbeta beskrev U.F.O.S i en rapport 1999 med namnet ”Inte för kråkorna”. Det har nu gått sex år och det kan vara dags att se vad som hände i de landsting och kommuner som arbetat efter modellen som beskrevs i ”Inte för kråkorna”. Vi har valt ut ett antal organisationer som har god ordning på sin energistatistik så att det går att följa utvecklingen. Särskild vikt har lagts vid att försöka följa upp de mjuka parametrarna. Vilken betydelse har exempelvis ledningens engage-mang, eller organisations utformning?

Ett femtontal offentliga fastighetsföretag har intervjuats med utgångs-punkt från den processmodell som föreslås i ”Inte för kråkorna”. Proces-sen, som fortfarande håller måttet, inleder rapporten. Cirka 25 företag, både offentliga och privata, har helt eller delvis använt processen. Den sammanlagda förvaltade ytan hos dessa är cirka 15 miljoner kvm eller knappt 10 procent av Sveriges lokalbestånd.

Det visar sig att den modell som beskrevs i ”Inte för kråkorna” fungerar mycket bra, givet att man konsekvent och uthålligt tillämpar den som en naturlig del i sina drift- och underhållsrutiner. Det är stora besparingar som kan göras. I diagrammet intill redovisas resultatutvecklingen för ett antal landsting där kvalitetssäkrade nyckeltal finns sedan mitten av 1990-talet. Resultaten från 1995–2005 visar att det till mycket låga kostnader går att effektivisera energianvändningen med mer än 25 procent under en tidsperiod av 6–7 år, där det bedöms att 90 procent av resultatet beror på driftoptimering och bara 10 procent på investeringar eller långtidsplanerat underhåll.


Organisationen avgörandeOrganisationen och dess förmåga till insikt, fokusering, engagemang och uthållighet är helt avgörande för resultatet. För att driftoptimeringen ska lyckas fordras ett strukturerat och målmedvetet arbete av en organisation som förstått vad energieffektivisering går ut på. Erfarenheterna visar att de mest lyckosamma företagen har tillsatt en tydlig och kompetent pro-cessledning med bakgrund i driftförvaltning samt utsett speciella ”ener-gijägare” i utförarledet. Företagsledningen deltar också aktivt och under-stödjer främst den envishet som fordras för att nå de långsiktigt hållbara resultaten.

Där man inte lyckats fullt ut och kanske planat ut på en resultatnivå av bara 15 procents besparing är det alltid brister ur organisationssynpunkt som ligger bakom. Engagemanget har inte varit tillräckligt långsiktigt och andra arbetsuppgifter har successivt tagit över.

Det finns även exempel där man mer eller mindre ”tappat” uppnådda resultat, oftast beroende på någon form av omorganisation.

KostnaderKostnaderna för energieffektivisering genom driftoptimering är mycket blygsamma. Bland de som följt ”Inte för kråkornas” metod mest hängivet och nått 25 procent effektivisering handlar det om 1–1,5 miljoner kronor under den aktuella tidsperioden på 6–7 år. Resultatet för till exempel landstinget i Västmanland ligger i dagsläget på en besparing på cirka 15 mkr/år. Ackumulerat under 6 år har man sparat 60 mkr!

Drift på entreprenadDriftoptimeringen ska fungera på samma sätt oavsett om man har en intern driftorganisation eller köper extern drift. Erfarenheterna visar dock att driftoptimering i driftentreprenader inte fungerar som förväntat. Det beror delvis på att beställaren inte ställer tillräckligt tydliga krav i entre-prenaderna men också på att entreprenörerna inte alltid klarar arbetsupp-giften. Energiincitamentsavtal vid driftentreprenader har inte hjälpt och många ifrågasätter incitament för arbetsuppgifter som man tycker borde ingå i entreprenaden. Detta är vanliga uppfattningar men undantag finns och redovisas i rapporten.

UtvecklingenDe senaste 10 årens utveckling har inneburit att de mest framgångsrika fastighetsföretagen idag infört kvalitets- och miljöledningssystem. Arbete pågår för att utveckla och implementera ett heltäckande energiarbete för hela fastighetsförvaltningen. I vissa fastighetsföretag kallas det systema-tiskt energiarbete och omfattar rutiner för energihandläggningen i sin

5Sammanfattning

Lokal-planering

UtvärderingProjektering Genomförande Drift

LCC-kalkylering

Energi-kalkyl 1 till och med 5Driftstrat.arbeteoch garantiåtgärder

Systematiskt Energi-arbete i driftförvaltning

Prestanda-garantier

Driftavtal

Mall för drift-upphandling

Driftarbete under garantitiden

Belysning Mediamätning

Elmotorer

helhet där det utöver rutiner för till exempel byggprojekt och driftopti-mering, finns stödrutiner för att mäta utvecklingen av organisationens energiarbete. Dessa rutiner redovisas i rapporten.

Schemat visar vilka standarder och rutiner som gäller för det Systematiska Energiarbetet i Landstinget Värmland sett ur ett lokalutvecklingsperspek-tiv och när under bygg- och förvaltningsprocesserna dessa ska användas.

Även i de fall man, i likhet med Landstinget i Värmland, nått mycket långt i energiarbetet dvs att man bygger så effektivt som möjligt och har heltäckande förvaltningsrutiner, har man svårt att få med hyresgästerna i arbetet. Här saknas fortfarande bra metoder och utrymmet för utveckling är stort.


När ”Inte för kråkorna – energieffektivisering genom driftoptimering”, i fortsättningen även kallad ”Driftoptimeringskonceptet”, skrevs 1998, utgjorde den en sammanfattning av erfarenheterna från fem–sex offent-liga fastighetsföretag. Skriften innehöll en rekommenderad modell base-rad på dessa erfarenheter och avrundades med en process, eller handlings-program, i sex steg (i boken står det sju men det är ett tryckfel). Denna process återfinns här nedan då det visat sig att processen fortfarande, efter 10 år, är lika användbar.

Denna rapport behandlar utvecklingen hos de fastighetsföretag som arbe-tat efter processen i ovannämnda skrift och redovisar resultatutveckling och erfarenheter från de senaste 10 åren. Cirka 15 offentliga fastighets-företag har intervjuats. Frågorna finns i en bilaga och kan användas om man vill göra en kartläggning för egen del.

Exakt hur många företag som använt processen vet vi inte, men vi känner till ett 25-tal företag (främst lokalförvaltare), både offentliga och privata, som helt eller delvis använt modellen. Den förvaltade ytan hos dessa före-tag är cirka 15 miljoner kvm eller knappt 10 procent av lokalbeståndet i Sverige.

Bra att veta innan du läser vidare!Då denna rapport i huvudsak är en uppföljning av ”Inte för kråkorna”, är det bra om man har läst den eller har den tillgänglig eftersom många hän-visningar görs. Även hänvisningar till andra U.F.O.S-rapporter förekommer, till exempel Energiskt sparande, Driftig kompetens, Energisparguiden och Erfarenheter av driftentreprenader. Dessa kan beställas via www. offentliga-fastigheter.se.

Tänk på att alla de insatser som beskrivs syftar till att underhålla grund-konceptet för optimeringsprocessen. Insikt, fokus och engagemang samt envishet kännetecknar alltid de företag som lyckats bäst.

Varje avsnitt börjar med en redovisning och diskussion av resultat och erfarenheter och avslutas där så är möjligt med allmängiltiga slutsatser.

1. Inledning och läsanvisning

71. Inledning och läsanvisning

Uppmärksamma

Planera

Konkreta mål

Ständigförbättring

ochförädling

Rapportera

Trimma och åtgärda

Sälj in, motiveraoch engagera

Utvärderaanalysera

Följaupp, mäta

Process eller handlingsprogram – förslag i sex stegEtt förslag till enkelt handlingsprogram, baserat på cirkelprocessen nedan, för att starta och genomföra energieffektivisering genom driftoptimering kan se ut så här:

Steg 1. Uppmärksamma• Om energistatistik saknas, se till att sådan tas fram helst för de senaste

tre åren. Det gäller el och värme. Värmen ska normalårskorrigeras.• Om program för energistatistik saknas, skaffa ett enkelt och användar-

vänligt program som används av många.• Jämför med liknande fastigheter med hjälp av till exempel Repab eller

branschorganisationers statistik.• Gör en bedömning av vilken potential som kan finnas med driftopti-

mering. Erfarenheterna visar att potentialen ofta är större än man tror.

Steg 2. Mål• Övergripande mål: Sätt ett rimligt högt övergripande mål till exempel

25 procent värmebesparing och minst 10 procent elbesparing. Detta ska uppnås inom tre till fem år.

• Konkretisera mål: Diskutera övergripande mål med driftansvariga och fastställ tillsammans målet för varje fastighet.

Steg 3. Planera, sälj in och motivera• Genomför ett ”säljseminarium” där vikten av driftoptimering läggs fast.• Utbilda driftpersonalen i enkel energieffektivisering där krav ställs på

deltagarnas engagemang. Förväntningar och ansvar ska tydliggöras lik-som den viktiga roll driftpersonalen har. Utbildningen kan till exempel omfatta litet om inneklimat, hur man jobbar praktiskt och erfarenheter från andra håll. Så nära den egna fastigheten som möjligt.


• Se till att stödresurs finns att tillgå. Helst internt men det går också att köpa externt om ansvaret klarläggs.

• Se till att avsätta tid så att driftpersonalen kan jobba med drift-optimeringen.

• Besluta eventuellt om samverkan med andra som är i en liknande situa-tion.

• Ta ställning till om någon form av belöningssystem ska införas.• Klargör att utbildningen och ev ytterligare fortbildning syftar till att

sänka energiförbrukningen och informera om vilka förväntningar som finns.

• Planera för samarbete med hyresgästen, eventuellt i anslutning till hyresgästens miljöarbete.

Steg 4. Driftoptimera (trimma) och åtgärda• Börja med att lägga fast en driftstrategi och trimma mot denna.• Dokumentera hur arbetet fortskrider i speciella optimeringsprotokoll

eller andra anteckningar. Det kan gälla kurvjusteringar för radiator-system etc.

• Driftoptimeringen innebär sedan att man fortsätter med justeringar enligt driftstrategin till dess man nått så långt som möjligt (= sparat så mycket som möjligt).

• Var beredd på att skjuta till (mindre) resurser i form av pengar om brister upptäcks i tidiga skeden.

Steg 5. Mätning, uppföljning, utvärdering och analys• Energistatistiken ska samlas in och bearbetas varje månad. Den ska

redovisas senast den 15:e efterföljande månad.• Gemensamma avstämningar är viktiga det första halvåret. Dessa behövs

för att alla ska komma igång ordentligt.• Analys av till exempel hyresgästernas respektive driftpersonalens syn-

punkter och optimeringsresultat ska utföras minst en gång om året till exempel i form av enkäter.

Steg 6. Rapportera• Rapportering sker kontinuerligt i form av statistik och månads-

avstämningar.• En rapport över året som gått bör tas fram efter varje årsskifte då man

har tillgång till det totala resultatet. Slutsatser ska dras och rapporten ska presenteras för företagets ledning och för de som deltagit i proces-sen. Gärna också för hyresgästerna.

• Resultat och rapport presenteras lämpligen på ett gemensamt seminarium där avstämning sker och ny sats tas för nästkommande års målsättning och så vidare.

92. Driftoptimering

2. Driftoptimering

I ”Inte för kråkorna” ges följande defi-nition av energieffektivisering genom driftoptimering:

”Energieffektivisering genom driftoptime-ring innebär att de installationssystem för klimathållning (värme och ventilation i första hand, men även el) som finns i en byggnad används så effektivt som möjligt med hänsyn till hyresgästens behov. Syste-men används ihop med byggnaden på ett optimalt sätt”.

Ibland används begreppet driftoptime-ring som om det bara omfattar energi. Så kan till exempel beskrivning-arna i UFOS-rapporten ”Energisparguiden” tolkas, men driftoptimering omfattar givetvis en optimering av hela byggnaden och dess system. Nedan definieras begreppen ”driftoptimering” och ”energieffektivisering genom driftoptimering” för att belysa skillnaden.

Trots detta kommer vi i denna rapport att använda ”driftoptimering” när ”energieffektivisering genom driftoptimering” avses.

Några utdrag ur texter som använts vid upphandlingar av driftoperatör eller byggentreprenader.

DriftoptimeringDriftoptimering är att med strukturerat driftarbete optimera byggnadens funktioner i förhållande till hyresgästernas och fastighetsförvaltningens behov och förväntningar. Allt baserat på byggnadens tekniska förutsätt-ningar och installationer.

Aktivt arbete med driftoptimering kommer att genomföras av Beställa-rens driftoperatör som har att följa överenskomna rutiner för detta.

Energieffektivisering genom driftoptimeringMed energieffektivisering genom driftoptimering avses strukturerat driftarbete med byggnadernas värme/ventilation/kyla och elsystem så att de används så energieffektivt som möjligt mot ställda funktionskrav och klimatbehov.


1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Nivå mer än –25%

190

210

230

250

270

290

310

EL + normalårskorrigerad värmefem landsting 1995–2005

Nivå mer än –15%

S

D

W

F

U

3. Resultat

Ett antal fastighetsförvaltare, främst landsting, har studerats med avseende på resultatutvecklingen för energianvändning. Resultatutvecklingen mäts som nyckeltal i kWh/kvm sedan mitten av 1990-talet, då man startade ett systematiskt arbete med energieffek-tivisering genom driftoptimering.

Den ovan beskrivna processen har använts av flera landsting. Landstingen har väl fung-erande årlig nyckeltalsinsamling för fastighetsförvaltning sedan mitten av 1990-talet vilket gör det enkelt att följa deras utveckling år för år. Lands-tingens nyckeltal finns att hämta på www.offentligafastigheter.se.

ResultatutvecklingHär studeras typiska resultatutvecklingsmönster för några landsting som tillämpar processen så framgångsrikt att man redan har nått eller, utan nämnvärd ytterligare ansträngning, kommer att nå ett av de övergripande målen i regeringens proposition 2005/06:145 ”Nationellt program för ener-gismart byggande”. Detta mål är att den totala energianvändningen bör minska med 20 procent till år 2020 i förhållande till 1995 års nivå.

De fem landsting som valts ut för diagrammet nedan är typiska för de två kategorier som i huvudsak kan urskiljas. Den första kategorin är de två med streckad resultatutvecklingslinje som varit relativt framgångsrika och hittills nått en resultatnivå på 15 procent. Den andra kategorin är de tre med heldragen resultatutvecklingslinje som från 1995 års nivå med mar-ginal når över 25 procent spareffekt och dessutom har en fortsatt mycket god resultatutveckling.

113. Resultat

El + normalårskorrigerad värme – 1 år efter processtart har 5–12 % besparing uppnåtts

200

220

240

260

280

300

1998 1999 2000 2001 2002

UT

S

AC

Processtart

kWh/

BRA

De landsting som analyserats djupare är Dalarna (W), Västmanland (U), Sörmland (D), Örebro (T), Värmland (S) och Jönköping (F). I analysen av erfarenheter ingår även landstingen i Västernorrland, Västerbotten (AC), Östergötland samt Västfastigheter. Totalt har dessa landsting en förvaltad yta av cirka 6 miljoner kvadratmeter (BRA).

Analysen består av genomgång av resultatutvecklingen kopplat till proces-sen i ”Inte för kråkorna”. I detta avsnitt berörs resultatutvecklingen gene-rellt samt åtgärder för driftoptimering.

ProcesstartVid processtart har man klargjort vilka förväntningar som finns samt genomfört en enkel utbildning i driftstrategi och klimat kopplat till cen-trala komponenter/funktioner i byggnadernas klimatsystem. Man har också lagt fast hur uppföljning och rapportering ska gå till. Allt för att ge grundläggande insikter, fokusera på och skapa engagemang för arbetsupp-giften energieffektivisering genom driftoptimering. Sedan har man direkt börjat arbeta med processen.

ResultatNär driftoptimeringen väl inletts har resultaten snabbt infunnit sig. I de flesta fall ser resultatet efter ett till två år ut som i diagrammet nedan.

Resultatutvecklingen visar på nära nog identiska kurvlutningar. De första årens resultat är mycket goda och innebär i allmänhet minst 10 procent av den totala förbrukningen. De åtgärder som gett största effekt under de första åren är bättre kontroll av drifttider och lägre värmesystemstempe-raturer.

Det är främst värme som har sparats men den ökande elförbrukningen har i de flesta fall bromsats upp.


El + normalårskorrigerad värmeRisk för utplaning vid –15 %

200

220

240

260

280

300

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004

S

D

F

AC

"Risk för utplaning"

kWh/

BRA

ÅtgärderDet budskap som förmedlats vid processtart har varit: Rätt drifttid för ventilation, korrekt funktion på återvinnare för ventilation, lägre fram-ledningstemperatur för värmesystem och rätt rumstemperatur.

De som fått bäst utfall har under det första processåret haft återkom-mande uppföljningar med genomgång av energistatistik och analys av uppnått resultat.

Agnarna från vet(t)etNyhetens behag har i flera fall redan efter något eller några år börjat falna. Andra arbetsuppgifter tar över och möjligheten att avsätta tid för driftoptimeringen minskar. Fokus och engagemang börjar klinga av och resultatutvecklingen planar ut. Det är här man kanske skulle kunna säga att ”man skiljer agnarna från vet(t)et!”

Efter en inledande kraftig resultatutveckling verkar det som att flera av de analyserade landstingen hamnar på en utplanande nivå på 15 procent. Vissa återupptar arbetet efter något eller några år medan andra verkar ligga kvar på denna nivå. Resultatet beror till övervägande del på att användningen av värme minskat och att elförbrukningen numera är kon-stant. Man har nått en acceptabel spareffekt men har en ”överkostnad” på 8–10 mkr/år i jämförelse med de mest framgångsrika.

Åtgärder enligt beskrivningen under ”Processtart” har vidtagits, men fokus måste successivt skärpas. I denna fas av utvecklingen måste man utöver insikt, fokus och engagemang, ”krydda” med envishet. Annars är risken uppenbar att utvecklingen planar ut och att energieffektiviseringen genom driftoptimering endast blir ett projekt i mängden.

133. Resultat

El + normalårskorrigerad värme

190210230250270290310

U

S

kWh/

BRA

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Envisheten lönar sig!I några landsting har man enträget och uthålligt arbetat vidare och lyckats arbeta in rutinerna i vardagsarbetet vilket gett till resultat att man upp-nått minst 10 procent ytterligare besparing.

De två landsting som redovisas i detta diagram har båda på 6–7 år minskat energianvändningen med mer än 25 procent. Resultatet är till 90 procent baserat på energieffektivisering genom driftoptimering av befintlig tek-nik och 10 procent på investeringar. Utöver kraftiga värmebesparingar på 30–40 procent har man även lyckats minska elförbrukningen med cirka 10 procent. Från en nivå som låg över eller mycket över medelvärdet för landstingen är dessa två idag bland de allra bästa. Totalt har insatserna, exklusive egen personlinsats, kostat vardera landsting 1–1,5 mkr för hela genomförandeperioden.

Fortfarande arbetar man envist vidare efter grundkonceptet från ”Proces-start”. Under denna fas av utvecklingen påbörjas strävan efter rutiner i arbetet för att uppnå verklig hållbarhet.

Den potential som finns i energieffektivisering genom driftoptimering beror självklart på från vilken nivå arbetet utgår. Enligt ”Driftoptimerings-konceptet” är det inte ovanligt med mellan 20–30 procent under ett par år.

I samband med att denna rapport tagits fram har ett flertal fastighetsfö-retag, både offentliga och privata främst inom lokalsektorn, tillfrågats. Det finns åtskilliga exempel på enskilda objekt som uppnått de resultat som anges i ovannämnda skrift, men sett över större fastighetsbestånd är de nivåer som redovisas ovan mera sannolika. Det betyder att drygt 15 procent under 5 år är en fullt rimlig resultatutveckling. Med envishet och hållbara rutiner kan nivåer på över 25 procent uppnås under samma tids-period.



210

220

230

240

250

260

270

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

–13,5 %

kWh/

BRA

Landstinget SörmlandDet var i Landstinget Sörmland som begreppen Energijakt och Energijä-gare myntades 1996 och i ”Inte för kråkorna” finns flera exempel på den då, för 10 år sedan, lyckosamma energijakten.

Resultatet till och med 2005 visar att landstinget över tid tillhör kategorin utplanande vid nivån 15 procent dvs gruppen ”agnarna från vet(t)et”.

Efter en mycket bra inledning av driftoptimeringsprocessen där man fram till och med 2000 låg i paritet med de landsting som uppnått bäst resultat, har resultatutvecklingen visat en viss tillbakagång under ett par år, varefter ett utplanande tillstånd inträtt. Puckeln i förbrukningsutvecklingen 2001 orsakas av nära nog språngvisa ökningar av både värme och el, vilka inte kan kopplas till några specifika händelser och därför är svåra att förklara. Efter 2001 börjar en återgång till mer normala värden och den utplanande nivån ligger i dagsläget på cirka 225 kWh/BRA. Vid vissa enheter har dock proces-sen fortsatt, till exempel har Mälarsjukhuset i Eskilstuna sedan 1995 mins-kat förbrukningen av värme med 34 procent och el med 8 procent.

Landstinget Sörmland är ett bra exempel på en organisation som inled-ningsvis haft insikter, fokusering och engagemang men som inte kunnat etablera den envishet som krävs på längre sikt. I stort sett samma perso-nal som i slutet av 1990-talet arbetar med driftoptimeringen, och vissa enheter har enträget fortsatt arbeta med processen. Driftoptimeringen är numera etablerad som rutin och processen i ”Inte för kråkorna” följs, även om det nu sker litet i det tysta. Vid en del enheter har energijägare fått andra arbetsuppgifter med konsekvensen att energijakten övergått i vad man skulle kunna kalla ”tjuvjakt”.

Fortfarande drivs driftoptimeringen inte landstingsövergripande och avsaknaden av gemensam löpande energistatistik innebär att ledningen inte kan följa utvecklingen på den nivå som krävs under driftåret. Även resursbristen enligt ovan samt avsaknaden av gemensam samordnings/stöd-resurs för driftoptimering måste åtgärdas för att tjuvjakten ska övergå i ”licensierad” energijakt igen.

153. Resultat

kWh/

BRA

El + normalårskorrigerad värme Västmanland 1995–2005

190

210

230

250

270

290

310

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Från processtartmer än –25 %

Landstinget Västmanland”Rätt energi för brukare” var Landstinget Västmanlands bidrag till ”Inte för kråkorna”. Med detta avsågs en energikampanj för att få igång en drift-optimeringsprocess med deltagande av hyresgästen. Av flera skäl lyckades inte kampanjen vare sig med att engagera hyresgästen eller att få igång driftoptimeringen och den avbröts 1999.

Man beslutade ändå att gå vidare och under 2000 startade driftoptime-ringen enligt processen i ovanstående skrift. Det är Landstinget Västman-land som, tillsammans med Landstinget Värmland, mest hängivet följt konceptet och tillhör idag med råge de envisas skara.

Processen enligt ”Inte för kråkorna” inleddes 2000 och första året erhölls ett ”vanligt” resultat. Efter tendens till viss utplaning andra året har man fortsatt med god fart till dagens nivå. Utplaningen kan delvis ha orsakats av byte av graddagsbas. Resultatutvecklingen innebär att man gått från att vara bland de ”sämsta” till de ”bästa” på 5–6 år. Man är fortfarande inte fär-dig med den första driftoptimeringsfasen men bedömningen är att kom-mande år kommer att innebära en utplaning. Nu investeras dock på flera håll och förhoppningen är att detta tillsammans med driftoptimeringen ska förstärka effekten. Hittillsvarande resultatutveckling bedöms till 90 procent bero på driftoptimering där kostnaden totalt (under 6 år exklusive egen personalinsats) ligger på nivån 1 mkr. Av besparingen utgör drygt 30 procent värmekostnader och cirka 10 procent elkostnader. Tillsammans med Landstinget Gävleborg har Landstinget Västmanland den lägsta elförbrukningen 2005 eller 84 kWh/BRA. Per år är energinotan 15 mkr lägre och ackumulerat har man sparat 60 mkr från start.

Landstinget Västmanland har med full kraft etablerat driftoptimering baserat på goda insikter, fokusering och engagemang samt ett stort mått av envishet. Samtidigt har rutiner, som ger möjlighet till långsiktig håll-barhet, fastställts. Sådana rutiner är:


• Processledning och stöd i en och samma person. Funktionen har hand om all mediauppföljning (förbrukning och kostnader) samt är övergri-pande stöd för utförare.

• Utsedda utförare (”energijägare”). Totalt cirka 10 personer fördelade över länet.

• Grundläggande driftstrategi: Rätta drifttider, Lägsta möjliga framtem-peratur för värmesystem och rätt funktion på värmeåtervinnare.

• Energistatistik presenteras under första veckan efter varje månads-skifte. En analys görs en gång per månad av processledare och utförare.

• Rapport till förvaltare, som är resultatansvarig, en gång per månad.• Rutin för återkommande mätning, analys och rapportering av återvin-

ningsfunktioner på ventilationsaggregat.• Två återkommande energiträffar per år. Till dessa inbjuds utförare,

driftchefer, förvaltare, fastighetschef och teknisk avdelning. Ett av mötena utgör årlig avstämning och hålls i januari/februari.

Dessa rutiner har man följt sedan 2002–2003. Resultatet innebär att man på årsbasis idag har en energinota som är 15 mkr lägre än vid processtart. Det kan alltså vara mycket lönsamt att vara envis.

Landstinget VästernorrlandLandstinget Västernorrland är i den här rapporten något av en ”katt bland hermelinerna” eftersom hittillsvarande resultatutveckling till stor del bedöms vara baserad på investeringar.

I Landstinget Västernorrland uppmärksammades i början av 1990-talet att elförbrukningen var hög jämfört med andra organisationer. Den låg då på 124 kWh/BRA. 2005 var elförbrukningen 99 kWh/BRA, en minskning med 20 procent. Värmeförbrukningen har minskat med lika mycket under samma period. Totalt har cirka 50 mkr investerats i främst åtgärder för el -effektivisering med både LIP- och KLIMP-stöd. Bedömningen är att inves-

El + Normalårskorrigerad värmeVästernorrland 1995–2005

90

120

150

180

210

240

270

300

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Värme

El

Summa

–20 %

kWh/

BRA

173. Resultat

DriftmöteD.O Härnösand

D.O Medelpad

D.O Skellefteå

D.O Övik

FörvaltarePU, mediabudget

4-6 möten/D.O och år

Lokala Energigrupper1 möte/månadEnergiansvarig +

el, styr, vent.tekniker+ ev. verksamhet

EnergiledningsgruppX X X X (1 möte/kvartal)

LedningsgruppLFV

MiljöansvarigLVN

X Energicontroller. Strategier/inv.projekt

X Chef förvaltingen

X Driftchef – energieff./-optimering

X Byggchef. Investeringar/Inst./utformning

Systematiskt energiarbete LFV”intern energiorganisation”

teringarna står för 65 procent och driftoptimeringen av befintlig teknik för 35 procent av resultatutvecklingen. Trots att det hittills inte funnits en rik-tig struktur och strategi för driftoptimeringen har den ändå stor inverkan. Klimat- och miljöfrågan framhålls som ett tungt vägande argument vilket fått bra genomslag i organisationen.

Nu satsar man mer på driftoptimering bland annat genom att fördela ansvaret för arbetsuppgifterna mellan förvaltare och drift i ett driftavtal motsvarande det som redovisats för Landstinget Värmland. För inves-teringar gäller Faktor 2 vilket innebär ett energikrav på 100 kWh/BRA (värme och el).

Energiledningsgruppen ansvarar för energiarbetet i sin helhet. Driftche-fen har ansvaret för driftoptimeringsprocessen. För de fyra driftområdena finns lokala energigrupper med energiansvariga. Förvaltaren, som har hela resultatansvaret, informeras och deltar via driftmötet.


4. Organisation

Vid arbete med energieffektivisering genom driftoptimering kan betydelsen av en rätt utfor-mad organisation med stor förmåga att samverka inte nog understrykas. Resultaten och erfaren-heterna pekar entydigt på detta. Man måste vara bra på att klargöra och fastställa ansvarsom-råden samt få organisationens olika delar att fungera ihop (till exempel drift, förvaltning och bygg).

Det är viktigt att ha klart för sig att de flesta landstingslokaler är byggda efter nära nog samma mall, med i stort sett samma teknik och under samma tidsperioder. Dessutom förvaltas byggnaderna av personal, både för drift och förvaltning, med ungefär samma baskompetens. Grundor-ganisationerna är dessutom i stort desamma. Skillnaderna i uppnått opti-meringsresultat beror helt och hållet på förmågan att behålla ”trycket” i processen.

I detta avsnitt belyses erfarenheter när det gäller det praktiska arbetet och samverkan mellan drift, förvaltning och bygg. Erfarenheter från lednings- och ägarfunktioner, driftentreprenader samt konsekvenser av organisa-tionsförändringar beskrivs längre fram i skriften.

FörvaltningMan brukar ofta dela upp fastighetsförvaltning i olika processdelar. De tre huvudprocesserna som beskrivs till exempel i UFOS-rapporten ”Fastighets-företagets informationsbehov” är:

• Tillhandahålla utrymmen över tid där förvaltaren brukar anges som processägare. Kund är ägare och hyresgäst.

• Tillhandahålla fastighetsanknutna tjänster där förvaltaren alternativt driften eller båda kan vara processägare. Hyresgästen är kund.

• Tillhandahålla verksamhetsanknutna tjänster där ”facility manager” är processägare. Kund är hyresgästen. I energisammanhang kan vi i stort sett bortse från denna tredje huvudprocess.

194. Organisation

Huvudaktörer och intressenter i anslutning till dessa processer är ägare, ledning, förvaltare, hyresgästen och driften.

Per definition brukar det i de flesta organisationer ingå i driftens ansvar att utföra det praktiska driftoptimeringsarbetet och driften är således ganska entydigt processägare och utförare. Så beskrivs det även i ”Drift-optimeringskonceptet”.

Erfarenheterna visar att även andra aktörer måste vara inblandade. En given aktör i driftoptimeringen är den ekonomiskt ansvarige för fastig-heten. I offentliga fastighetsföretag är det ofta förvaltaren som ju också är beställare av drift, och som därför i sin beställarroll ska delta aktivt i driftoptimeringen.

Om man anlitar en extern driftoperatör är detta naturligt, men det gäller även i de fall den interna driften inte har det ekonomiska resultatansvaret för media.

I UFOS-rapporten ”Energisparguiden” kapitel 2 Stödjande åtgärder identi-fierar man en stödprocess ”Energieffektivisera driften” och gör ett försök att reda ut kompetensprofil och ansvarsroller för energieffektiviseringen. Beskrivningen bör kompletteras med den som har det ekonomiska resul-tatansvaret för fastigheten.

Ett sätt att strukturera processerna och se till att information rutinmäs-sigt flödar mellan processerna och aktörerna, är att införa interna drift-avtal uppbyggda på samma sätt som driftavtal med extern driftoperatör.

Tekniskgränsdragningslista

Särskildaföreskrifter

Avtal föreffektiv drift

ochförvaltning

Tekniska arbetsuppgifter

Administrivaarbetsuppgifter

Rutiner- Projekt

- Arbete under garantitiden- Systematiskt brandskyddsarbete

- Skalskydd och låssystem- Med mera

Rapportering- Driftrapporter

- Driftmöten- Miljörapport

Årlig kvalitetskontroll- Kontroll- ”Kvalitetsmått”

Systematisktenergiarbete

Driftavtalet Bilden är hämtad från Landsting-et i Värmland där man använder samma struktur för sitt interna driftavtal som när man anlitar extern driftoperatör. Energieffek-tivisering genom driftoptimering kallas i Värmland för Systematiskt Energiarbete i driftförvaltning och är en av rutinerna för hela det Systematiska Energiarbetet. Under rubriken ”Rutiner” finns även rutinen för projekt som reglerar projektavdelningens och driftens roller vid genomförande av byggprojekt. Mera om andra energirelaterade rutiner senare i rapporten. Motsvarande driftavtal finns till exempel i Landstingen i Västernorrland och Dalarna.


Här används med fördel AFF (Avtal för FastighetsFörvaltning) som mall.

Bilden ovan ger exempel på inne-håll i ett driftavtal. Dessutom visas ett utdrag ur en dagordning för driftmöten. Båda är hämtade från landstinget Värmland. Driftmötet är det huvudsakliga löpande infor-mationstillfället för aktörerna, där energiarbetet givetvis är en stående punkt.

Vid internt driftavtal är priset inte det primära. Det viktiga är att strukturera verksamheten, fastlägga rutiner och fördela ansvaret.

Driftmötet är exempel på en rutin som etableras när driftavtal införs. Vid driftmötet rapporterar driften sitt uppdrag till förvaltaren (eko-nomiskt ansvarige för fastigheten) och förvaltaren rapporterar viktiga frågor till driften. Det har visat sig att just denna form av driftmöte saknas i många fastighetsföretag och att bara införandet av regel-bundna möten innebär att viss struktur uppnås.

Observera att de bilagor som hän-visas till i dagordningen inte finns i denna rapport.

BILAGA 6: Dagordning för DriftmötenDriftmöte ska hållas varje kvartal, senast 20 dagar efter kvartalets utgång. Beställaren kallar och skriver protokoll. Vid mötena ska beställaren samt driftoperatörens kvalitetsansvarige samt, vid behov, objektets driftpersonal delta. Vid driftmötet ska de senaste 3 månadernas driftläge penetreras där utgångspunkten ska vara driftoperatörens driftdokumentation (driftrapporter mm).

1. Nästa möte2. Föregående protokoll

Genomgång av föregående protokoll.3. Hyresgästera) Rapport från beställaren och driftoperatören när det gäller

hyresgästkontakter som påverkar driften.b) Uppkomna spörsmål från hyresgästen avseende driften.4. DriftrapporteringGenomgång av lämnad driftrapport avseende perioden. Följande punkter ska alltid vara med:a) Rapportering av driftläget.b) Statistiken baserad bland annat på driftplan/egenkontroll-

plan: Felanmälan, Tillsyn, Skötsel och Förebyggande underhåll samt Löpande underhåll: Med kommentarer!

c) Ev. korrigeringar i driftplan/egenkontrollplan.d) Rapportering av byggnadsgarantiärenden enligt rutin i bilaga

12.e) Punkter som måste åtgärdas.5. Miljörapporteringa) Rapportering av arbete med Systematiskt Energiarbete enligt

rutin i bilaga 11.b) Ev. problem med inneklimat.c) Övrig miljörapportering av betydelse: Se också årlig miljörap-

port som ”kom ihåg”.6. Myndighetsbesiktningar/Kontrollera) Vad som är gjort under periodenb) Åtgärdsplan och rapportering av tidigare beslutade åtgärderc) Kontroller och besiktningar under kommande period7. BeredskapRedovisning av tid och åtgärder i samband med beredskap.8. Projekt/Underhåll på gångEn rapportering om byggen eller större underhållsåtgärder som är på gång eller arbetas med.9. Kostnadsregleringar/Vem som ansvarar för vad.Under denna punkt ska från ovanstående sammanfattas vem som ska göra vad och vem som ansvarar för det både tekniskt och ekonomiskt.10. Övriga frågor

214. Organisation

PersonalHär behandlas organisationen av det konkreta optimeringsarbetet, dvs vem som är mest lämplig att utföra arbetena i byggnaderna.

Erfarenheterna visar att det är lämpligt att avdela speciell personal för driftoptimeringsarbetet. Försök med att göra ”alla” ansvariga och delaktiga har gjorts men dessa har av flera skäl inte varit så framgångsrika. Ett skäl är att alla inte passar för arbetsuppgiften; ett annat är att det blir alldeles för tungarbetat.

I ”Driftoptimeringskonceptet” framhålls att någon form av energijägar-funktion bör etableras i företagen och erfarenheterna tyder på att detta nog är den mest optimala lösningen. En beskrivning av hur en energi-jägare bör vara beskaffad finns i UFOS-rapporten ”Energisparguiden” kapitel 2 Stödjande åtgärder. Energijägarens yrkesbakgrund kan variera men när det gäller landstingslokaler är det ofta ventilationstekniker som fått breddat ansvarsområde. Antalet energijägare i en organisation varierar beroende på fastigheternas tekniska nivå, geografisk spridning av fastighetsbeståndet och energijägarens bakgrund. Inom landsting med 400 000–500 000 kvm BRA är det vanligt att cirka 10 personer arbetar med energijakt som en del av sina arbetsuppgifter. En bedömning, baserad på erfarenheter från många olika organisationer, är att det behövs en energi-jägare per 50 000–100 000 kvm BRA.

I en organisation med husansvariga fastighetstekniker är det viktigt att hitta former för samverkan mellan dessa och energijägarna, då det annars finns risk för konflikter. Driftmötet är ett exempel på forum för sådan samverkan.

Processägare och processledningNormalt är driftorganisationen, och då företrädesvis driftchefen, process-ägare. Däremot kan denne i praktiken sällan avsätta den tid som krävs för aktiv processledning. När det gäller processägare och processledning vid driftentreprenader se avsnittet om ”Drift på entreprenad”.

I något större organisationer bör det finnas en speciell resurs (en eller två personer) som arbetar med att samordna och utveckla energiarbetet. Arbe-tet innebär normalt att man driver processen, är ett praktiskt stöd för ener-gijägare, hanterar energistatistik och genomför analyser och rapportering vid till exempel driftmöten samt bevakar utvecklingen inom området.

Gränsen för när en speciell resurs för processledning behövs är svår att definiera, men för komplexa lokaler med både värme, ventilation och kyla ligger den på 150 000–200 000 kvm.


Erfarenheterna visar att bästa utfall erhålls om processledningen rekry-teras från driften, där ett praktiskt ”tänk” i driftfrågor kombinerat med analytisk förmåga är att föredra. Då har man också störst möjlighet att bli trovärdig i arbetet. Särskilda energispecialister med bättre teoretisk bakgrund har svårt att kommunicera med praktikerna och passar inte rik-tigt in i den praktiska driftoptimeringen men kan behövas i övergripande ledningsfunktioner och för analys.

Organisationskulturella trögheterOrganisationskulturella trögheter innebär att samverkan, mer eller mindre av prestigeskäl, inte fungerar och att olika aktörer inom organisationen bevakar sina ansvarsområden för strikt, inte tillåter andra att vara delak-tiga eller inte beaktar information från andra aktörer. Ordet organisations-kulturella trögheter är hämtat från skriften ”Omvända världen” av Olof Eriksson (TLM ; 2000) där flera trögheter beskrivs på ett målande sätt.

Den mest påtagliga, och i flera företag återkommande, trögheten i ett offentligt fastighetsföretag är antagligen den mellan bygg- och projekt-sidan och driftförvaltningen. Troligen beror det på att man har olika fokus i sina roller. Projektsidan har ett uppdrag som är avgränsat i tid och omfattning. Målet är oftast att på avgränsad tid inom en fastställd pro-jektbudget genomföra projektet. Driften arbetar däremot långsiktigt och med funktioner.

Förhållandet påverkar inte direkt driftoptimeringen men vid varje bygg-projekt som genomförs utan att man tar del av de erfarenheter som drif-toptimeringen ger, finns risk för negativ påverkan. För att undvika detta bör rutiner för samverkan, information och dokumentation alltid finnas. Ett av huvudsyftena med driftavtalet från Värmland är just att säkerställa informationsflödet.

Trögheten är också en av orsakerna till att det finns så stor potential för driftoptimering. Samverkan mellan byggsidan och driftsidan har, histo-riskt sett, aldrig fungerat och då driftoptimering påbörjas upptäcker man att det finns en stor potential som för länge sedan borde ha utnyttjats.

”Personliga professurer”En annan företeelse, som inte på något vis är unik för driftoptimering men som kan få oanade konsekvenser, är att optimeringsprocessen blir för hårt knuten till en eller ett par personer. Detta måste framförallt processägare och företagsledning vara observant på.

Eldsjälar (”motorer”) behövs givetvis både för att starta och driva proces-sen framåt men i de fall någon form av personlig professur utvecklas,

234. Organisation

kWh/

BRA

El + normalårskorrigerad värmeHudiksvalls kommun 1998–2005

50

70

90

110

130

150

170

190

210

230

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

El

Värme

Totalt –11,3 %

måste processägare och ledning agera. Det är ett svårt steg att ta därför att erfarenheterna visar att resultatutvecklingen i många fall kan härledas till det arbete som dessa eldsjälar utfört. Därför är det viktigt att successivt börja införa ledningssystem och rutiner för att på sikt få bort beroendet av enskilda personer. Mer om detta i ett senare avsnitt.

Slutsatser• Driftoptimeringens processägare är normalt driftorganisationen och de

aktörer som kan påverka utfallet måste alla vara delaktiga.• Energijägare behövs och måste stöttas av en aktiv processledning som

bör rekryteras från driften. Ju mer aktiv processledningen är desto bättre blir utfallet.

• Slutsatserna baseras på erfarenheter från organisationer med en förval-tad yta av 200 000 kvm och mer. I mindre organisationer kan bilden se annorlunda ut. Upplägget i mindre organisationer bör vara detsamma även om man där kanske kombinerar olika funktioner till exempel pro-jektledning och energijägare i en och samma person.

Hudiksvalls kommun – arbete och organisation i en medelstor kommunHudiksvalls kommun har i grunden ett uthålligt förhållningssätt i ener-gifrågor. Redan 1982 antogs ett oljereduktionsprogram som följdes av ett energiprogram 1985. I detta fokuserade man på en reduktion av kostna-derna för uppvärmning i kommunens egna fastigheter samt effektivitet, främst inom elanvändning.

Personer med ingenjörskompetens inom VVS och El anställdes för att bland annat arbeta med energifrågorna i kommunen.

Den första energiplanen antogs 1998. I den betonades vikten av energief-fektivitet. Under 1990-talet började man också organisera effektiviserings-arbetet i mera strukturerad form, bland annat genom att 1993 införa ener-


Driftchef

Styr - och reglertekniker

Drift-tekniker Förvaltare

Fastighetsskötareområde 1.





VVS ingenjör

Elingenjör

gistatistik för de kommunägda fastigheterna som sedan dess blivit mer och mer kvalitetssäkrad. Under detta år (2006) blev man klar med den nya energiplanen. I den fortsätter man på effektiviseringsvägen samtidigt som man ersätter elvärme och olja med andra energikällor. Även kommu-nens upphandlingar uppmärksammas främst med syftet att effektivisera elanvändningen.

1998 var medelförbrukningen 222 kWh/BRA och 2005 var den 197 kWh/BRA vilket innebär en minskning med drygt 11 procent varav merparten utgörs av värmebesparing. Resultatet är till 90 procent baserat på driftop-timering utförd av den egna organisationen. Den ökade takten de senaste åren beror på att organisationen blivit tydligare med ett väl fungerande stöd och att rutinerna fungerar allt bättre. Att elförbrukningen är rela-tivt konstant beror på ökande nyttjandegrad i framförallt skolor.

Hudiksvall har en liten flexibel driftorganisation. Styr- och reglertek-nikern har som huvuduppgift att arbeta med driftoptimering och vara ett stöd för fastighetsskötarna på fältet (5 områden). Alla fastigheter är anslutna till en central datoriserad övervakning så att styr- och reglertek-nikern kan följa fastigheternas driftläge. Driftteknikern sammanställer energistatistik och utför analyser varje månad. Det gör även styr- och reglerteknikern. Fastighetsskötaren får varje månad statistik för sina fastigheter. Varje månad görs också en rapportering till driftchefen och fastighetschefen. I arbetet deltar främst VVS-ingenjören men även El-ingenjören är en självklar aktör. Varannan månad har styr- och regler-gruppen möte där man fokuserar på ”Energislukarligan” dvs utvecklingen och åtgärder för de objekt som är viktigast och förbrukar mest energi.

255. Drift på entreprenad


Energieffektivisering genom driftoptimering borde fungera på ungefär samma sätt oavsett om fastigheterna sköts av egen driftförvaltning eller driftopera-tör på entreprenad. I praktiken är det dock inte så och det skiljer sig ganska avsevärt i sättet att tänka. I UFOS-rapporten ”Erfa-renheter av driftentreprenader” belyses inte driftoptimering särskilt och därför görs i denna rapport ett försök att beskriva den uppfattning som finns bland de intervjuade.

Vid egen driftförvaltning kan man enkelt förlägga optimeringsprocessen till den egna driften med allmänt hållna krav och riktlinjer. Det fordras mycket mera stringens för att teckna ett entreprenadkontrakt med en extern driftoperatör. Det går inte att hänvisa till koncernansvaret. Hit-tillsvarande erfarenheter visar att driftoptimeringen inte fungerar lika bra vid extern som vid intern driftförvaltning även om det finns exem-pel på externa driftentreprenader där minst lika goda optimeringsresul-tat uppnåtts.

Den stora skillnaden mellan goda och mindre goda resultat vid extern drift kan förklaras med beställarens aktivitetsnivå och fastställandet av ansvarsförhållanden vid entreprenadstart. Dessutom visar det sig många gånger att driftentreprenörerna faktiskt inte har kompetens för driftop-timeringsarbetet.

Driftoptimering i driftentreprenaderI driftentreprenader upphandlade strikt enligt AFF 99 eller 04 ingår gan-ska allmänt beskrivet mediaförsörjning som en del av uppdraget. Enligt AFF-definitionerna 04 är mediaförsörjning: ”driftåtgärder som omfat-tar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, gas, trycklyft, fjärrvärme samt tv-, radio-, tele- och datasignaler”. Det arbete som ska utföras i anslut-ning till detta begrepp anges i form av funktioner eller arbetsuppgifter (främst tekniska).

Om det saknas särskilda krav på driftoptimering (eller beskrivning av det arbete som driftoptimeringen ska omfatta) i upphandlingsunderlaget kan man inte räkna med att det ingår. Man får på sin höjd en driftoperatör


som arbetar efter tillhandahållna driftinstruktioner och dessa instruktio-ner beskriver sällan eller, högst sannolikt aldrig, driftoptimerade funktio-ner.

Det här är det främsta skälet till att driftoptimering sällan lyckas bra i driftentreprenader. Det finns givetvis möjlighet (vilket driftoperatören brukar vara intresserad av) att köpa driftoptimering som tilläggstjänst. Erfarenheterna visar dock att detta arbete sällan blir utfört på ett fullgott sätt.

Ett annat skäl till utebliven driftoptimering är att driftentreprenaderna i offentliga fastighetsföretag är begränsade i tid. Vid byte av driftoperatör, speciellt i de fall man även byter personal, är risken stor för att optime-ringen avstannar.

Erfarenheterna av driftoptimering i driftentreprenader visar att både beställaren och driftoperatören måste knyta speciell kompetens till entre-prenaden. Driftoperatören måste normalt (liksom vid intern driftförvalt-ning) tillhandahålla processledning och energijägare för det praktiska optimeringsarbetet medan beställarfunktionen (processägaren och i drif-tentreprenader ofta förvaltaren) behöver särskild kompetens som aktivt bevakar att arbetet blir utfört. Exemplet från Statens fastighetsverk Södra Sverige nedan visar att driftoptimering i driftentreprenader kan ge lika gott resultat som med egen driftorganisation.

Slutsatser• Driftoptimering i driftentreprenader fordrar en aktiv och kompetent

beställarorganisation som kan ställa rätt krav och agera som processä-gare.

• Resultaten och erfarenheterna av driftoptimering i driftentreprenader är hittills ganska dåliga, främst beroende på bristfälliga förfrågnings-underlag och dålig beställarkompetens men också på att driftoperatören inte alltid klarar av att driftoptimera.


Statens fastighetsverk – Södra SverigeMarinmuseum i Karlskrona byggdes för 10 år sedan och första driftåret var 1997. En aktiv driftoptimering i samverkan mellan beställaren och drift operatören har sänkt energiförbrukningen med 23 procent. Värme-förbrukningen har minskat med 40 procent från 199 till 118 kWh/LOA.

Statens fastighetsverk förvaltar fastigheter omfattande cirka 1,6 miljoner kvm. Nära hälften av beståndet finns i Stockholmstrakten och har egen intern driftförvaltning. För fastigheter utanför Stockholm görs upphand-lingar av driftentreprenader.

I södra Sverige sker regelbundna upphandlingar sedan mitten av 1990-talet. Redan från början har energieffektivisering genom driftoptimering ingått i driftentreprenaderna. Resultaten har inte låtit vänta på sig men det fordras kraft och kompetens hos både beställare och driftoperatörer.

Bedömningen är att 80 procent av resultatet beror på driftoptimering av befintlig teknik. Flera driftoperatörer har varit kontrakterade och således finns erfarenhet av att byta driftoperatör. Beställarens sätt att arbeta har medfört att man utvecklat rutiner för att nå långsiktigt hållbara resultat, bland annat en rutin för regelbunden dokumentation av driftparametrar i driftinstruktioner. Detta krävs när man över tid regelbundet byter drift-operatör.



50

70

90

110

130

150

170

190

210

230

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

El

Värme

Totalt –21,5 %

kWh/

BRA

När det gäller angreppssätt och rutiner fungerar relationerna parterna emellan enligt följande:

1. I samband med upphandlingen ställs krav på driftoperatören. Bland annat ska husansvariga drifttekniker utses först efter beställarens god-kännande. Krav på rutiner och regler för rapportering av media samt åtgärdsförslag finns fastställda.

2. Under entreprenaden ska driftoperatören varje månad rapportera media till beställaren. Beställare är förvaltare med stöd av driftförvaltare som har den vardagliga kontakten med driftoperatören.

3. Beställaren lägger in uppgifter i statistikprogram och delger driftopera-tören resultatet.

4. Driftoperatören är skyldig att varje månad och vid driftmöte kommen-tera statistikutfall och rapportera vidtagna driftoptimeringsåtgärder.

5. Driftoptimering är en återkommande punkt vid driftmötet. Överens-komna åtgärder finns dokumenterade och om inga åtgärder vidtagits diskuteras detta. Om driftoperatören ändå inte genomför det som avta-lats finns möjligheter för beställaren att kräva rättelse. Rättelse kan bland annat innebära att drifttekniker ”byts ut”.

6. Vid behov justeras driftinstruktionerna årligen så att vidtagna optime-ringsåtgärder finns dokumenterade inför bland annat kommande upp-handlingar.

Inom fastighetsverket arbetar man enligt ISO 9001 och ISO 14001 vilket innebär att periodiska revisioner görs. Detta gäller även driftoptimering och beskrivs på annan plats i rapporten.

296. Kostnader

6. Kostnader

Driftoptimeringen ska ge en kostnadsminskning för el, värme och vatten. Det är ju ett av grundfundamenten för arbetet och flera av fastighetsföretagen kan uppvisa kostnadsminskningar med åtskilliga miljoner per år. Det är inte ovanligt med nivåer på 10 till 15 mkr/år för ett fastighetsbestånd på 400 000–500 000 kvm, vilket innebär att man till och med lyckats kompensera för energiprishöjningarna under början av 2000-talet.

DriftoptimeringI intervjuerna ställdes en fråga om vad driftoptimeringen kostat. Svaret beror självklart på hur mycket som har utförts av egen personal respektive med köpta tjänster. I normalfallet anses dock att driftoptimeringen i stort sett inte kostar något alls bortsett från den egna personalens arbetsinsats.

Landstingen i Västmanland och Värmland har vardera en förvaltad yta av cirka 400 000 kvm BRA. Sedan 1999–2000 har båda en mycket god resul-tatutveckling där 90 procent av resultatet beror på driftoptimering. De extra kostnader som belastat verksamheten ligger på mellan 1 och 1,5 mkr för vartdera landstinget under perioden dvs 6–7 år. Då ingår utbildnings-kostnader för egen personal samt smärre kompletteringar i fastigheterna för att kunna driva optimeringen vidare. Finns särskilda medel anslagna brukar de ligga i nivån 100–300 tkr/år.

Besparingen i Västmanland ligger idag på 15 mkr/år och ackumulerat under perioden har man sparat knappt 60 mkr, vilket är mer än landsting-ets hela energibudget för 2006.

Utebliven driftoptimeringDet finns, både bland de intervjuade och i andra företag, exempel på att processen driftoptimering stannat av helt och hållet. Efter några års lyckosamt arbete där avsevärda resultat uppnåtts har man på ganska kort tid (något år) återvänt till ursprungsnivån eller i värsta fall en högre nivå.

I dessa fall kan man med fog räkna med extra kostnader för utebliven driftoptimering. Dessa brukar dock aldrig redovisas. Kostnaderna för ute-bliven driftoptimering räknas lätt i miljontals kronor per år.


I de flesta fall där driftoptimeringen avstannat beror det på att man orga-niserat om fastighetsförvaltningen på något sätt. Man har helt enkelt totalt förlorat fokus och/eller engagemang.

Målet med organisationsförändringen är ofta en kostnadsbesparing som ska åstadkommas genom att spara på antalet tjänster vilket leder till att man förlorar engagemanget och motivationen i utförarledet. En annan förklaring är att man på något sätt förändrat ledningsfunktionerna i för-valtningen med följden att det inte längre finns något fokus och att moti-vation och uppföljning saknas. Det kan också handla om att företag eller förvaltningar går samman eller att ”motorn” i arbetet har slutat. Detta kanske utan att den högsta ledningen har erforderlig insikt eller helt enkelt negligerar den uteblivna driftoptimeringen.

Ett exempel visar på en höjning av kostnaderna på mellan 2–2,5 mkr/år för ett fastighetsbestånd på cirka 250 000 kvm. Innan man kom igång med driftoptimeringsarbetet igen var den ackumulerade extra kostnaden i nivån 10 mkr. Det finns dock mycket värre exempel.

Motmedel mot dessa organisationsförändringar är svåra att finna. Det är i huvudsak ett ledningsproblem där man möjligen genom att införa led-ningssystem för kvalitet, miljö och energi med väl dokumenterade krav och rutiner kan mildra verkningarna. Tyvärr visar det sig ofta att dessa system inte finns tillgängliga när förändringen sker eller att organisations-förändringen medför att de avvecklas.

Med hänsyn till de höga energikostnaderna, som i många fall är högre än alla andra driftkostnader tillsammans, är det förvånande att man inte tar större hänsyn till energikostnaden vid organisationsförändringar.

En ganska vanlig fördelning av driftkostnaderna i ett lokalförvaltande fastighetsföretag består av Personalkostnader (även för köpta tjänster), Material (även i samband med köpta tjänster) och Mediakostnader. Kost-naden för Media, dvs främst energi och vatten, brukar vara högre än den sammanlagda kostnaden för personal och material.

Även i de fall där vi ser en resultatutveckling som planar ut, kan man tala om en ”överkostnad” för energi. I kapitlet om resultat redovisas en låg nivå i landstingen på cirka 200 kWh/BRA. Kategorin ”Agnarna från vet(t)et” ligger i medeltal på cirka 230 kWh/BRA. Vid en förvaltad yta av 500 000 kvm BRA motsvarar skillnaden cirka 15 000 MWh/år eller 10 mkr/år i ”överkostnad”.

316. Kostnader

Driftkostnadsfördelning

Media: Energi, vatten 55%

Personal-kostnad 40%

Material 5%

Slutsatser• Kostnaderna för driftoptimering är mycket blygsamma och bortser man

från den egna personalens insatser ligger nivån på några 100 000 per år för ett fastighetsbestånd på 400 000–500 000 kvm.

• Vid organisationsförändringar är det viktigt att ha kontroll över drif-toptimeringen. Det finns flera exempel på att utebliven driftoptime-ring kostat avsevärda belopp.


7. Incitament och belöningar

I samband med energieffektivisering genom driftoptimering vill man gärna framhålla betydelsen av det fokus som organisationen lyckas hålla över tid samt att speciella motivationshöjande åtgärder måste vidtas för fokusering och engagemang.

I ”Driftoptimeringskonceptet” är sådana åtgärder relativt centrala (bland annat i ”Hur hålls lågan brinnande?”). Utöver direkta åtgärder riktade mot utförarledet framhålls att ledningens fokusering och engagemang är av stor vikt.

Resultatutvecklingen och erfarenheterna pekar ju också på att det är högre upp i organisationen man har svårast att fokusera över tid, inte på utförar-nivå.

När ledningsfunktionerna (företagsledning, processägare och processled-ning) tappar greppet är risken stor att processen upphör. Vikten av led-

ningens engagemang och organisatoriska lösningar för att behålla ”trycket” beskrivs i andra avsnitt.

Här belyses ett par motivationsbefrämjande områden som brukar tas upp i anslut-

ning till energieffektivisering genom driftoptimering.

IncitamentMed incitament avses olika former av ”vinstdelning” i anslutning till upp-nått optimeringsresultat vilka förekommit i energisammanhang ända sedan 1980-talet. Främst har man avsett det som idag benämns EnergyPerforman-ceContracting (EPC), som vanligen är en ren energitjänst. EPC behandlas inte vidare här utan istället diskuteras incitamentslösningar för energi-effektivisering genom driftoptimering i anslutning till driftentreprenader. Mera om olika incitamentskonstruktioner finns att läsa i UFOS-rapporten ”Morötter och piskor”.

Då driftoptimering måste vara en naturlig del i driftoperatörens arbete ställer sig många frågan om incitament överhuvudtaget ska tillämpas. De erfarenheter som beskrivs nedan visar att frågan är berättigad och det kan också vara huvudorsaken till att incitament sällan tillämpas.

Grundtanken med incitament vid driftoptimering är att det ska vara en positiv drivkraft men bara som ”grädde på moset”. Om det utgör en större del av ersättningen är risken uppenbar att det blir på bekostnad av andra delar i driftuppdraget.

337. Incitament och belöningar

Erfarenheterna av incitamentslösningar över längre tid är begränsade. Det finns företag som under vissa perioder tillämpat incitament men sedan valt att inte fortsätta.

Motiven är flera. Ett är att beställaren i vissa fall upplevt att driftoperatören inte klarar av arbetsuppgiften samtidigt som man som beställare inte heller kan uppfylla alla de krav som avtalen kan innebära. Ett annat är krångliga regler som ger oönskade effekter. Det kan till exempel röra sig om incita-ment där det ena året ger kraftiga vinster medan andra år innebär en till-bakagång utan någon konsekvens för driftoperatören. Ett tredje motiv är att offentliga fastighetsföretag måste göra regelbundna upphandlingar. Detta kan innebära problem under åren före och efter själva operatörsbytet. Risken finns att den riktiga uthålligheten inte infinner sig.

I ”Driftoptimeringskonceptet” redogörs för det mediaincitament som Lands-tinget Dalarna tillämpar. Incitamentsavtalet som från början var internt mellan Landstingsfastigheter och Landstingsservice Fastighetsteknik (intern driftoperatör) och i bruk från 1994, används sedan 2000 även i avtal med externa driftoperatörer. Från 2004 finns även möjlighet att utkräva vite om energianvändningen ökar till följd av brister i driftoperatörens arbete.

Incitamentsavtalet (50/50-delning med begränsning) är fortfarande i bruk och totalt har till och med 2005 cirka 10 mkr betalats ut i vinstdelning, varav cirka 1 mkr gått till de externa driftoperatörerna.

Landstinget Dalarna har goda erfarenheter. Det beror på att Landstingsfas-tigheter har upphandlat driftentreprenaderna med krav på driftoptimering och driver frågan som processägare samt har tydliga regler för incitamentet.

BelöningarI ”Driftoptimeringskonceptet” diskuteras hur lågan hålls brinnande med hjälp av uppmärksamhet, studieresor mm och i stort sett gäller detta även idag.

Belöningssystem, det vill säga system där uppnått besparingsresultat ger någon form av personlig bonus, förekommer nästan inte alls bland offentliga fastighetsföretag idag. I den privata fastighetsbranschen finns dock exempel på att resultatutvecklingen i energianvändningen kan utgöra en del av den årliga bonusen.

Slutsatser• Incitament vid externa driftentreprenader har sällan gett någon effekt

och kan vara svåra att hantera.• Belöningssystem för uppnått energiresultat, personlig bonus, verkar inte

förekomma i dagens offentliga fastighetsföretag.


8. Ägare och ledning

Att skriva om ägare och ledning under samma rubrik när det gäller offentlig fastighetsförvaltning är ganska naturligt då det ofta är ledningen som måste tolka och utforma de, många gånger, luddiga ägardirektiven. I samband med denna rapport har ägarnas hemsidor studerats för det femtontal företag som ingått i intervjuerna.

Dessa ägares syn på energieffektivisering finns oftast angiven som en del av miljöpolicyn i svepande ordalag som till exempel ”vi ska hushålla med energi”. Oftast är man hänvisad till miljöredovisningarna om man vill få något grepp om hur denna hushållning gått till. Energianvändningen i fastigheterna är ganska översiktligt belyst även om en förbättring verkar vara på väg.

ÄgareI en offentlig politiskt styrd verksamhet är fastighetsförvaltningen när-mast något som behandlas i en bisats sett i totalperspektivet. Miljöverk-samheten och engagemanget har dock kraftigt förstärkts sedan 1990-talet och energifrågorna ges idag viss plats. Ungefär hälften av de studerade företagen kommenterar energianvändningen i fastigheterna på något sätt i miljöredovisningarna. Det finns bra exempel som är värda att lyfta fram.

• En genomarbetad energiplan med återkoppling ur ägarperspektiv är ett bra styrmedel för att få fastighetsförvaltningar (och andra) att arbeta aktivt med frågan. Energiplaner finns bland annat i Hudiksvalls och Västerås kommuner och i Landstinget Dalarna.

• Västra Götalandregionens miljöredovisning. I denna redovisning fram-går tydligt fastighetsenergins andel av miljöpåverkan. Regionen och Västfastigheter samarbetar för att utveckla nyckeltal som bättre speglar energianvändningen ur ett verksamhetsperspektiv till exempel energi per vårdenhet. Fastighetssidans ”hårda” nyckeltal beskriver egentligen inte alls verksamheten.

• Även i landstingen i till exempel Jönköping, Västernorrland, Gävle och Sörmland görs uppföljningar av energianvändningen i de årliga miljöredovisningarna med korta kommentarer om energihushållningens fort-skridande.

358. Ägare och ledning

LedningenEn många gånger inaktiv ägare gör det inte helt enkelt för ledningen (fastig-hetschef eller motsvarande) för det offentliga fastighetsföretaget att ta upp energieffektiviseringen på agendan. Trots att mediakostnaden är en stor årlig andel av fastigheternas totala kostnader upplevs den som svår att få grepp om.

Det fråntar givetvis inte ledningen dess odelade ansvar för att energi-handläggningen utförs så effektivt som möjligt.

När det gäller driftoptimering får man den bästa resultatutvecklingen i de fall ledningen tagit tag i frågan och över tid visat engagemang och äkta intresse. Många utförare gör gärna det lilla extra om man känner att led-ningen ställer krav, bryr sig om och visar intresse. Märker driftoptimering-ens processägare, processledning och utförare att ledningen stödjer arbetet aktivt, till exempel genom att tillföra extra resurser och med jämna mellan-rum delta i de återkommande aktiviteterna, finns extra goda förutsättningar för att nå långt i arbetet. Men för att få förtroende måste ledningen göra detta uthålligt över tid och inte bara någon enstaka gång.

En viktig fråga som ledningen ansvarar för är att driftoptimeringen är hållbar över tid. Den bästa lösningen är att vid införandet av kvalitets- och miljö-ledningssystem se till att energiarbetet struktureras på bästa möjliga sätt. Då förenklas samtidigt ledningsarbetet i frågan. Se senare avsnitt i rapporten.

Det är också viktigt att driftoptimeringen får den publicitet som den för-tjänar, både internt och externt. Bra exempel på intern kommunikation är Västfastigheters månatliga interna informationsblad Västfickan med Energi-mätaren. Energimätaren visar Västfastigheters utfall i förhållande till målet. Målet 190 kWh/kvm BRA för 2008 är kommunicerat till samtliga medarbe-tare och idag mycket väl förankrat i organisationen. Västfickan har också som återkommande inslag en rapport från driftoptimeringens processledning och med jämna mellanrum kommenterar fastighetsdirektören utvecklingen i sin kolumn. Västfickan finns tillgänglig via www.vastfast.vgregion.se.

Exempel på bra delaktighet i processen finns bland annat i landstingen i Dalarna och Värmland där ledningens engagemang, krav och aktivitet verksamt bidrar till att båda idag har den lägsta energianvändningen av landstingen. Se de två avslutande exemplen i rapporten.

Slutsatser• Ägarna har ofta mycket allmänt hållna krav på energieffektivisering i

de offentliga fastighetsföretagen. Det innebär att fastighetsföretagens ledning måste konkretisera arbetet. Ett visst ökande intresse från ägar-sidan kan möjligen skönjas.

• Erfarenheterna pekar, föga förvånande, på att en ledning med intresse och engagemang ger den bästa resultatutvecklingen.


9. Hyresgästernas medverkan behövs – men hur?

Hyresgästernas inverkan på den totala energianvändningen är givetvis stor. Det är främst elanvändningen som påverkas av

hyresgästens dagliga verksamhet. Övrig energianvändning, dvs värme och driftel, styrs i huvudsak av fastighetsförvalt-ningen, även om det ytterst är hyresgästen som är använ-dare. Speciellt med avseende på den totala elanvändningen

uttrycker många fastighetsförvaltningar, som aktivt arbetat med driftoptimering, idag följande: ”Vi kommer inte längre utan hyresgästens medverkan. Driftoptimeringen och inves-teringar i fastigheterna har inneburit att vi hittills lyckats kompensera för hyresgästens ökande elanvändning men nu börjar utvecklingen sakta vända”. I UFOS-rapporten ”Ener-

giskt sparande”, som skrevs 2000, diskuteras ”Energieffektivisering genom brukarmedverkan” varför denna rapport bara översiktligt berör frågan och redovisar en del av de kontaktade fastighetsföretagens erfarenheter.

PåverkanTyvärr är hyresgästens ekonomiska incitament för ”energiskt sparande” väldigt litet; ofta en fråga om promille av verksamhetskostnaden. Att då av ekonomiska skäl motivera hyresgästen är svårt.

Vissa försök har dock gjorts och i landstinget Dalarna finns sedan länge ett Miljökontrakt (se ”Energiskt sparande”) som innebär att hyresgäs-ten genom att utlova ett visst beteende får en hyresrabatt på 2 procent. Ursprungligen var miljökontraktet ett rent energikontrakt som skulle baseras på uppmätta värden, men detta visade sig vara direkt omöjligt att genomföra. Rent förbrukningsmässigt är hyresgästens påverkbara andel av elförbrukningen cirka 50 procent (resten är fastighetsel) och en mycket viktig men svår del att få grepp om. Speciellt svårt verkar det vara att få med energiaspekten när hyresgästen köper utrustning.

EngagemangetIdag är hyresgästerna engagerade i vardagsnära miljöfrågor och många har bland annat återkommande miljöutbildningar. Uppfattningen bland fast-ighetsförvaltare är dock att energifrågan ofta glöms bort men att hyresgäs-ten är positiv när frågan tas upp.

379. Hyresgästernas medverkan behövs – men hur?

Däremot saknas i stort sett ett samlat grepp för att komma åt problem-ställningen även om många av fastighetsförvaltarna inser att detta måste hanteras via hyresgästernas ordinarie miljökanaler. Vissa försök har dock gjorts för att komma närmare hyresgästen:

• Systematiskt arbetsmiljöarbete: Inom Västfastigheter, distrikt Borås, finns sedan 15 år en samverkan mellan förvaltningen och enheten för Hälsa och miljö i arbetslivet (fd företagshälsan). Sedan lång tid tillbaka samverkar man om utbildning av hyresgästen och har regelbundna träf-far om klimatfrågor i DOP-gruppen (driftoptimeringsgruppen). Idag är Borås lasarett ett av landets mest energisnåla sjukhus (cirka 180 kWh/BRA) och har mycket få klagomål på klimatet.

Denna strukturerade och långsiktiga samverkan är unik i sitt slag.

• Energironder: Inom Västfastigheter genomför en del av förvaltningen tillsammans med hyresgästen en s k energirond en gång per år. Åtgärder diskuteras, dokumenteras och uppföljning sker.

• Husservice: Inom landstinget Värmland genomförs vid Centralsjuk-huset i Karlstad en årlig så kallad husservice där hela byggnaden är föremål för service på alla plan.

• Hyresgästens miljöutbildning: I Landstinget Västernorrland deltar ener-giansvariga mer och mer frekvent i utbildning av hyresgästen.

• Nattvandringar: Inom Akademiska Hus (med bland annat många labo-ratorielokaler och dragskåp) genomför driften regelbundna nattvand-ringar i syfte att upptäcka utrustning som hyresgästen glömt stänga av eller som av andra skäl är i drift utan att det kan motiveras.

SlutsatserOm de långsiktiga energimålen ska uppnås måste hyresgästen engageras på ett bättre sätt. Idag saknas i stort sett ett strukturerat angreppssätt för att över tid engagera hyresgästen. Här finns plats för utveckling.


10. Rutiner och utveckling

Resultaten och erfarenheterna visar entydigt att det krävs väl etablerade rutiner för att driftoptimeringen ska vara hållbar över tid. Flera fastighetsför-valtare har insett att driftoptimeringen utgör basen för att långsiktigt lyckas med helheten. Men drift optimeringen är bara en av flera rutiner som måste etableras och utvecklas.

Rutinerna måste omfatta ett helhets-tänkande som stöds av verksamhetsled-

ningssystem i form av kvalitets-, miljö- och/eller energiledning. Ibland kallas detta

för systematiskt energiarbete och energieffektivisering genom driftopti-mering för systematiskt energiarbete i driftförvaltning.

En vanlig uppfattning är att energieffektivisering genom driftoptimering är en stödprocess till huvudprocessen ”Tillhandahålla fastighetsanknutna drift & skötseltjänster”. Så beskrivs det bland annat i ”Energisparguiden”. Detta sätt att tänka kan kanske vara aktuellt i vissa fall men utgör en risk för att arbetet inte hållbart integreras med huvudprocessens arbete. Även driftkostnadsfördelningen enligt kapitel 6 Kostnader, strider mot att drift-optimering ska behandlas som stödprocess.

Av resultaten och erfarenheterna framgår att de mest framgångsrika inte-grerat energi-effektivisering genom driftoptimering i de vardagliga arbets-uppgifterna dvs i rutinerna för tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll.

I detta avsnitt beskrivs utvecklingen hos några av dem som lyckats bäst.

LedningssystemSom påpekats i bland annat UFOS-rapporten ”Driftig kompetens” har många organisationer redan idag den baskompetens som erfordras för att utföra sina arbetsuppgifter inklusive driftoptimering. Vad som måste till-föras är kvalitets- och miljöledningssystem med hållbara rutiner samt ett bra ledarskap. Givetvis måste, som tidigare beskrivits, organisationen ha en engagerad processledning och energi-jägare.

Bilden är ett försök att illustrera en utvecklad fastighetsdrift där basen utgörs av de tekniska arbetsuppgifter som driftförvaltningen har att utföra. Genom att tillföra kvalitets- och miljöledningssystem med där-


Tekniskaarbetsuppgifter

Kval

itet M

iljö

System

System

Ledning

Ledning

till hörande rutiner och ett engagerat ledarskap ökas den sammantagna kompetensen. Driftoptimering är kanske det bästa exemplet på om organisationen lyckas i sitt strävande. För att lyckas krävs ju att man klarar av att blanda de tekniska arbetsuppgifterna med andra ruti-ner samtidigt som ett engagerat ledarskap måste finnas. Utfallet av denna strävan syns obönhörligen varje månad i energistatistiken.

Rutiniseringen – Driftoptimering en del av vardagenI ”Inte för kråkorna” påpekades betydelsen av att arbetet med driftoptime-ring utgör en del av de vardagliga arbetsuppgifterna. Erfarenheterna från bland annat Statens fastighetsverk (SFV), visar att detta fortfarande ofta inte har uppnåtts.

Det behövs väsentligt mycket mera konkreta rutiner och arbetsbeskriv-ningar. Dessutom måste arbetsuppgifterna läggas in i en årlig driftplan för att behandlas på samma sätt som övriga planlagda arbetsuppgifter. Först när detta fungerar finns det dokumentation över att driftoptimeringen genom-förs på ett hållbart sätt.

Inom SFV valde man att tydliggöra kraven i ”Vårt Sätt att Arbeta” genom att utarbeta rutiner för driftoptimeringen i sin helhet.

Dessa rutiner omfattar:

• Ansvar för olika arbeten- Förvaltningsteknikers ansvar- Förvaltarens ansvar- Ledningens ansvar

• Arbetsuppgifter- Mätaravläsningar och inläggning i

statistikprogram- Driftstrategiarbete- Mäta återvinningsgrader ventilation- Mäta el-effektivitet ventilation- Årliga energikontroller

• Rapporteringar- Energistatistik- Rapportering i driftmöte- Årlig rapportering

• Driftplan: Arbetsuppgifterna inlagda i årlig tidplan• Arbetsbeskrivningar för

- Mätning av återvinningsgrader ventilation- Mätning av el-effektivitet ventilation


Rutinerna har under 2005 introducerats i både intern och extern drift. För extern drift utgör rutinerna numera en del av upphandlingsunderlaget och ingår således i driftoperatörens uppdrag.

Vid upphandlingar värderas anbudsgivarens erfarenhet av driftoptimering. När det gäller nya upphandlingar kommer kompetens och erfarenhet av driftoptimering att kunna ge 15 poäng av maximala 100 poäng för hela upphandlingen. Övriga värderingsparametrar är Pris 30 poäng, Kvalitet 20 poäng, Organisation 20 poäng och Miljö 15 poäng.

Motsvarande ”rutiniseringsarbete” som hos SFV pågår i flera fastighets-företag. Bland annat har Landstinget Dalarnas interna driftoperatör Landstingsservice Fastighetsteknik sedan länge integrerat energiarbetet i tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll.

Stödrutiner”Kvalitetsmått för fastighetsdrift” är en modell för att mäta kvalitetsut-vecklingen (”förbättringen”) av fastighetsdriften, däribland driftoptime-ring/energieffektivisering. Modellen har utvecklats i anslutning till SFV och ingår numera i SFV:s Vårt Sätt att Arbeta. Den används även av några landsting samt Fortifikationsverket.

”Driftrosen” är benämningen på presentationen av kvalitetsmåtten och visar förbättringen under de senaste 3 åren. Rosen här brevid avser Marin-

museum i Karlskrona som tidigare nämnts som exempel. Kvalitetsmåtten omfattar en

bedömning enligt en femgradig skala av utvecklingen av Nöjd kund (baseras på driftnära variabler i hyresgästen-kät), Planerad drift (andel planerad drift av total drift, driftplaner mm), Driftoptimering/Energi (statistikhan-tering och analys, driftstrategi och rapportering), Kontroller (planering, ”missar” och driftanmärkningar), Beredskap (registrering, hyresgästde-bitering och onödiga beredskapsin-

satser). För att nå riktigt höga omdömen krävs att man visar uthållighet. När det gäller Driftoptimering/Energi har man på Marinmuseum nära nog bästa omdöme.

Bilden överst på nästa sida visar utvecklingen av kvalitetsmåttet Driftop-timering/Energi för 2002, 2003 och 2004. 2002 var enheter med Extern drift väsentligt mycket bättre än den Interna driften. Med de krav som

012345

Nöjd kund

Planerad drift

Drift.opt/EnergiKontroller

Beredskap

2002 2003 2004


Kvalitetsmåttet Energi

2

2,5

3

3,5

4

2002 2003 2004

Samvägt

Intern

Extern

ställs och som tydliggörs bland annat via kvalitetsmåtten har den interna driften snabbt kommit ikapp och ligger idag i paritet med den externa.

Utdrag ur bedömningsgrunderna för Driftoptimering/Energi framgår av bilaga.

Det visade sig vid kvalitetsmätningarna att energistatistik/analys samt rapportering snabbt etablerades som rutiner. Däremot visade det sig mycket svårare att eta-blera rutiner för justering av driftstrategi och därmed den uthålliga driftoptimeringen. Detta gällde både intern och extern drift vilket ledde till att rutinerna enligt föregående avsnitt togs fram.

Inom Landstinget Dalarna har en liknande modell för analys av utvecklingen inom energi-arbetet tagits fram. Även den fokuserar till stor del på hur själva förvaltningsarbetet fungerar där drift optimeringen utgör bas.

Rosen avser Falu lasarett som idag har en total energiförbrukning på knappt 80 kWh/BRA Värme (korr) och 115 kWh/BRA El. Även här bedöms de olika parametrarna enligt en 5-gradig skala. Ett utdrag ur analysverktygets bedömningskriterier för ”mjuka” parametrar återfinns i bilaga. Mätningen ligger bland annat till grund för de mål som fast-ställts. Målen per fastighet antogs 2003 och sammantaget för alla fastig-heter är målet 160 kWh/BRA till och med 2008. Se även energiplan 2000 www.landstingsfastigheterdalarna.se.

Faktor 2 är härI miljösammanhang pratas ofta om ”faktor 10” vilket innebär att vi inom ett par generationer måste effektivisera vår resursanvändning med en faktor 10.

I våra fastigheter har vi ännu inte tekniken för att kunna leva upp till faktor 10. Däremot är det fullt möjligt att nå faktor 2, dvs en halvering av energianvändningen vid ny- och ombyggnader. Här nedan återfinns lands-tinget Värmlands riktvärden för energianvändning vid ny- och ombyggnad av vårdlokaler. Motsvarande riktvärden finns i andra landsting.

012345

Byggnad

Teknik

Dokumentation

Driftstrategi

OrganisationUtbildning

Ledning

Rutiner

Resultat


Att bygga med krav enligt faktor 2 innebär egentligen ingen speciell ansträngning och kräver ingen ny teknik. Det räcker gott med den vi har. Däremot krävs för ett hållbart resultat att alla rutiner fungerar tillfredsstäl-lande. Rutiner som ytterst syftar till att förvaltningsresultatet verkligen blir faktor 2.

Systematiskt energiarbeteFlertalet offentliga fastighetsförvaltare har nog insett att det inte går att bara satsa på en väg för att nå de långsiktiga målen. Av de intervjuade har flera påbörjat en rutinisering av arbeten både för varje del av energihand-läggningen och för samverkan mellan rutiner med målet att nå en helhets-lösning.

Benämning Beskrivning Typ Nyckeltal. Riktvärden

Elanvändning Elanvändning inklusive hyresgästel. För övriga lokaltyper ansätts rikt-värden i anslutning till projekteringens förstudi-eskede.

Sjukhus 24 timmars drift

60 kWh/kvmBRA

Administrativa lokaler 40 kWh/kvm BRA

Vårdcentraler (dag-drift)

50 kWh/kvmBRA

Elmotorer Se standard för elmotorer

Belysning Maxvärde 10 W/kvmBRA. Se även standard för belysning.

Specifik Fläkteffekt SFP vid FTX-system räknat på det största av till- och frånluftflödet.

Nybyggnad Max 1,5 kW/m3/s

Ombyggnad/Under-håll

Max 2,0 kW/ m3/s

Värme och varmvatten

Värme inklusive värme till varmvatten

40 kWh/kvmBRA

Värmeåtervinning tem-peraturverkningsgrad på tilluftsidan

Roterande värmeväx-lare

Min 85 %

Batteriåtervinning med glykol-vatten (bör ej användas)

Min 60 %

Plattvärmeväxlare (bör ej användas )

Min 60 %


Ibland brukar benämningen systematiskt energiarbete användas och ett exempel på definition är att:

• med ”rutiniserat” förvaltningsarbete ständigt förbättra fastighetens ener-giprestanda. ”Rutiniserat” innebär att det ska finnas rutiner för:- Energistatistiken och dess användning som verktyg i förvaltningsarbetet.- Rapportering inom förvaltningen i sin helhet från driftförvaltning till

förvaltningsledning.- Driftstrategier för energieffektiv drift av värme, ventilation, kyla och

andra aktuella system i byggnaden.- Systematiskt energiarbete inom driftförvaltningen bland annat med

dokumenterad regelbunden uppföljning av värmeåtervinnare på ven-tilationssystem, drifttider för ventilationssystem, värmekurvor etc.

• vid om-, till- och nybyggnader systematiskt använda LCC-kalkyler som beslutsunderlag vid systemval.

• alla byggprojekt ska innehålla ”stegvis” energikalkylering. Energikalky-ler ska finnas i programskede, systemhandlingsskede samt efter färdig-ställd projektering.

• upphandlingar sker med garanterad energiprestanda för komponenter och system där så är möjligt.

• alla byggprojekt överförs till förvaltning enligt särskilda rutiner för att under byggnadsgarantitiden uppnå optimal energiprestanda.

Det kanske kan tyckas att det systematiska energiarbetet i driftförvaltningen dvs driftoptimeringen (och vidmakthållandet av energiprestanda) ges stor vikt, men erfarenheterna bland annat i denna rapport visar att ett ständigt driftoptimeringsarbete med därtill hörande rutiner över tid ger det bästa resultatet.

Landstinget Värmland har varit mycket framgångsrikt i sitt driftoptime-ringsarbete. Nu står man inför ett omfattande investeringsprogram men har hittills saknat allmängiltiga standarder i sin bygg- och förvaltningsprocess. På nästa sida återfinns ett utdrag ur landstingets nya standard för systema-tiskt energiarbete kopplat till samtliga standarder som påverkas av energiar-betet.


Lokal-planering

UtvärderingProjektering Genomförande Drift

LCC-kalkylering

Energi-kalkyl 1 till och med 5Driftstrat.arbeteoch garantiåtgärder

Systematiskt Energi-arbete i driftförvaltning

Prestanda-garantier

Driftavtal

Mall för drift-upphandling

Driftarbete under garantitiden

Belysning Mediamätning

Elmotorer

UTDRAG UR STANDARD FÖR SYSTEMATISKT ENERGIARBETE:

Schemat visar vilka standarder och rutiner som gäller för det Systematiska Energiarbetet och här ges en kort beskrivning av vad de innehåller:

Energikalkyl 1–5: Krav på energikalkylering i byggprojektens olika skeden.

Belysning: Standard för belysning inklusive energikrav.

Elmotorer: Standard för elmotorer inklusive krav för korrekt energidimen-sionering.

Mediamätning: Standard för mediamätning dvs el, värme, varmvatten etc.

LCC – kalkylering: Krav på LCC-kalkyl för system- och komponentval.

Prestandagarantier: Krav på prestandagarantier för komponenter i bygg-projekt.

Driftstrategiarbete och garantiåtgärder: Standard för entreprenörers arbete efter slutbesiktning och under garantitiden bland annat omfattande strukturerad samverkan med driftoperatör för bästa driftoptimering.

Driftarbete under garantitiden: Standard för driftoperatörens arbete under byggprojektets garantitid.

Systematiskt Energiarbete i driftförvaltning: Standardiserade rutiner för driftoperatörens arbete under driftförvaltningen omfattande krav, rutiner för driftoptimering, planering och handledningar för det systematiska ener-giarbetet.

Driftavtal: Driftavtalet anger hur driftförvaltningsarbetet ska bedrivas och hur utbyte och rapportering sker i fastighetsförvaltningen.

Mall för driftupphandling: Standardmall för upphandling av drift och skötsel för Landstingsservice Fastigheter från extern driftoperatör.


El + normalårskorrigerad värmeLandstinget Värmland 1995–2005

190

210

230

250

270

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Från processtartmer än –25 %

kWh/

BRA

Slutsatser• För att få en långsiktigt hållbar utveckling av driftoptimeringen bör

ledningssystem för miljö och kvalitet införas. Energiledningssystem kan också övervägas men då energiarbetet bara är en del av helheten är det bättre att integrera detta i övriga ledningssystem.

• Driftoptimeringen måste långsiktigt ingå i driftens huvudprocess: ”Tillhandahålla fastighetsanknutna drift & skötseltjänster”.

• Driftoptimeringen är bara en del av energiarbetet. Om de riktigt lång-siktiga resultaten ska nås måste hela energiarbetet kvalitetssäkras. Det görs bäst genom att införa rutiner för varje del av energihandläggningen kopplade till ledningssystemen.

Landstinget i VärmlandUnder 1999 blev energianvändningen i Landstinget Värmlands fastighe-ter föremål för en så kallad förvaltningsrevisionell granskning utförd av landstingets revisorer. Det konstaterades då att Landstinget Värmlands fastigheter hade den högsta förbrukningen av el och värme vid en jämfö-relse med grannlandstingen (baserat på 1998 års nyckeltal). Redan ett par år tidigare hade man försökt komma igång med driftoptimering men inte lyckats. Landstingsservice Fastigheter inledde dock i februari 1999 en ny driftoptimeringsprocess enligt ”Inte för kråkorna”. Arbetet genomfördes med stor kraft och redan under 1999 sjönk förbrukningen avsevärt.

Vid processtart 1999 låg landstinget i Värmland högt men inte extremt mycket över landstingens medelvärde på ca 6 procent. Däremot var det mycket jämfört med till exempel landstingen i Dalarna och Sörmland. Revi-sorernas frågor var befogade. Redan första året minskade förbrukningen av värme med 13,5 procent och av el med 5 procent. Därav utförsbacken i diagrammet och redan då låg förbrukningen väl under landstingsmedel som 1999 var drygt 250 kWh/BRA. Under 1999 rekryterades en energisam-ordnare internt från driften. Denne fick dock andra arbetsuppgifter redan inom ett år varför en ny internt rekryterad energisamordnare utsågs. Därav den mindre utplaningen 2001. Idag tillhör landstinget Värmland ”topp 3” bland landstingen. Driftoptimeringen står för 90 procent av resultatet.


Fastighetschef

Teknikstöd EnergisamordnareLokalutveckling

DO Väst/Sydväst DO Centrala DO Norr/Öst Projekt

Nu står man inför större investeringar och satsar på att ”standardisera” det totala sys-tematiska energiarbetet vilket beskrivs på annan plats.

Utmärkande för Landstinget i Värmland är bland annat den ”platta” orga-nisationen.

DO betyder driftområde. Det finns således inga fastighetsförvaltare utan allt slussas direkt till respektive handläggare. För energiarbetet gäller följande:

• Fastighetschefen är processägare för det systematiska energiarbetet.• Energisamordnaren, som är placerad i stabs-/teknikstödsfunktion,

utgör processledning för driftoptimering inklusive stöd för utförare (totalt cirka 10 personer i länet).

• Energisamordnaren bevakar även att övriga standarder när det gäller energiarbetet uppnås och har rätt att ”revidera” exempelvis projekt. Avvikelser behandlas direkt i Landstingsservice Fastigheters lednings-grupp.

• Energistatistik via webbaserat program som gör att den finns tillgänglig direkt efter månadsskifte.

• Grundläggande driftstrategier enligt ”Inte för kråkorna”.• ”Trim-möten” fyra gånger per år där fastighetschef, energisamordnare

och utförare går igenom vidtagna åtgärder och studerar statistikutfall. Vid möte i anslutning till årsskifte fastläggs mål per fastighet.

• ”Fokusgrupper” varannan månad där energisamordnare, elingenjör och utförare under en dag fokuserar på ett enskilt objekt på plats. Utfall och driftoptimering analyseras, åtgärder diskuteras, kartläggs och plane-ras.

Energiarbetet är prioriterat där frågorna ”skär” rakt igenom organisationen från utförare direkt, eller via energisamordnaren, till fastighetschefen. De korta beslutsvägarna och snabb prioritering innebär att eventuella mindre åtgärder snabbt blir utförda.

Idag har Landstinget Värmland nära 30 procent lägre energiförbrukning än 1998, och med kloka och kvalitetssäkrade investeringar baserade på standar-derna i det systematiska energiarbetet bedöms det vara möjligt att nå 150 kWh/BRA till år 2020. Det är över 45 procent lägre energiförbrukning än 1995 och uppfyller nästan regeringens målsättning till 2050.

Landstinget DalarnaI ”Inte för kråkorna” finns flera exempel från Landstinget Dalarna som redan för 10 år sedan var mycket framgångsrikt i sitt energiarbete.


kWh/

BRA

Landstinget Dalarna – resultat avsystematiskt energiarbete 1980–2005

0

50

100

150

200

250

300

350

400

1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 19981999 2000 200120022003 20042005

El kWh/BRA

Värme korr kWh/BRA

Summa kWh/BRA

Eplan1982

Fjärrvärme:Avesta, FalunLudvika m fl

Eplan1990

Eplan1990

Systematisk Drift-optimering med början1991 bl a steg 1–7.

Husautomationflera objekt

Flera Vårdcentraler medeffektiva byggnader ochbra "systemtänk" byggs

Ett stort antal byggprojekt baseratpå effektiva systemval och LCC:Kylcentral Falun, Falu OP, MoraHus 3, Södra vård 2, Ludvika ochAvesta. Prestandaupphandlingar.

Hemligheten är bland annat ett långsiktigt hållbart fokus från både ägare (politiskt håll), Landstingsfastigheter och driftförvaltning. Man började energiarbetet redan i slutet på 1970-talet och har sedan dess behållit fokus. Genom energiplaner (1982, 1990 och 2000) i kombina-tion med ett eget energibolag har ägaren verksamt bidragit till detta. Rollen för energibolaget, som avvecklades i slutet av 1990-talet, finns beskriven i ovannämnda skrift. Bolaget upphörde när dess huvudupp-gift att avveckla oljan var slutförd. Energiplan 2000 finns att hämta på www.landstingsfastigheterdalarna.se.

På 1980-talet byggdes ett antal vårdcentraler med effektiva byggnader och system. Sedan början av 1990-talet har ett stort antal byggprojekt, både stora och små, baserade på långsiktigt tänkande genomförts. Det innebär till exempel att man kontinuerligt använder LCC som värderingskriterium vid systemval kopplat till prestandaupphandlingar av främst ventilations-system. Krav enligt faktor 2 gäller. Konkurrensutsatt drift för vårdcentra-ler med krav på driftoptimering i upphandlingar finns sedan starten 1995. För den interna driftförvaltningen infördes sådana krav redan 1991. Sedan 1995 har den totala energiförbrukningen minskat med 24 procent. Dalarna har den lägsta totala energiförbrukningen av samtliga landsting eller 190 kWh/BRA. Målet är 160 kWh/BRA till och med 2008 och därefter en minskning på 1,5 procent per år till 2020. Se även energiplanen.


MW

h

GD-korr värme hus 11 med tvåkanalssystem resp ombyggd

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

3 000

3 500

1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Ny styrfilosofi provas

Samma temp i båda kanalerna provas

Havererad roterande vvx

Ombyggnad av hela ventilationen

50 % + 30 % = 100 % Bedömningen är att driftoptimering och investeringar enskilt har bidra-git med 50 procent respektive 30 procent av resultatet. En fullt uppnådd besparing fordrar en aktiv samverkan i hela kedjan och därför blir sum-man 100 procent istället för 80 procent. Sedan ”Inte för kråkorna” skrevs har arbetet fortsatt enligt samma riktlinjer och egentligen bara förädlats. Några viktiga punkter är:

• Landstingsfastigheter och Landstingsservice Fastighetsteknik (intern driftoperatör) har båda infört certifierade ledningssystem. Landstings-fastigheter för miljö och Fastighetsteknik för både kvalitet och miljö.

• Miljökontraktet med hyresgäster finns kvar (beskrivs i UFOS-rappor-ten ”Energiskt sparande”) och är efterfrågat av hyresgästerna.

• Landstingsfastigheter är aktiv part i branschen via deltagande i Bygga – Bo och Byggdialog Dalarna.

• Energisamverkan inom Futurlocs driftgrupp (som beskrevs i ”Inte för kråkorna” ) fortsätter med Landstingsservice Fastighetsteknik som dri-vande. Futurloc är de sju mellansvenska landstingens fastighetssamver-kan. Målet är att samtliga dessa sju landsting ska vara bland de tio bästa (hittills har sex nått detta mål).

• Samverkan med samtliga driftoperatörer (både interna och externa) sker regelbundet via driftavtal samt vid speciellt energiråd med var och en varje år.

• Energiincitamentet (beskrivs på annan plats) används fortfarande.

I ovannämnda skrift redovisades Falu lasarett som ett gott exempel. Bland annat sågs ombyggnaden av ventilationssystemet för en enskild byggnad (Södra Vårdblocket som är den största enskilda byggnaden: 31 200 kvm BRA) som ett av startskotten för driftoptimering.

Diagrammet nedan visar utvecklingen för värme (ej varmvatten) sett över 15 år.


Den inledande ombyggnaden 1991 gjordes i nära samverkan mellan Lands-tingsfastigheter, Landstingsservice och dåvarande Landis & Gyr. Idag skulle entreprenaden närmast kallas för ”partneringentreprenad”. Vär-meförbrukningen före ombyggnaden låg på drygt 100 kWh/BRA. Efter ombyggnaden genomfördes en mycket aktiv driftoptimering av Fastig-hetsteknik (med stöd av Landis & Gyr) där första etappen, fram till 1997, kunde uppvisa en nivå på cirka 80 kWh/BRA. Man var dock inte nöjd utan fortsatte optimeringen och hamnade 2000 på en nivå av knappt 50 kWh/BRA. Då började de 32 år gamla aggregaten att haverera. Beslut togs om att bygga om systemen och de var klara 2004. Det första hela driftåret är 2005 där vi på nytt är nere på nivåer under 50 kWh/BRA. Nu ska ännu en driftoptimering genomföras. Denna gång i anslutning till ett forsk-ningsprojekt tillsammans med Högskolan i Gävle benämnt ”Energieffek-tivisering av vårdlokaler” vars syfte bland annat är att belysa klimatkrav i samband med energieffektiv drift. Frågan är vad driftoptimeringen ger denna gång.


11. Bilagor

• Frågor ”Erfarenheter av driftoptimering”• Utdrag ur SFV:s ”Kvalitetsmått för fastighetsdrift”• Utdrag ur LFD:s analysverktyg för energiarbete avsnitt 4 och 5


Frågor i anslutning till UFOS-rapporten: Erfarenheter av driftoptimering

Eget utfall• Hur mycket lägre eller högre är energiförbrukningen 2005 i kWh/kvm i

jämförelse med 1995 (eller annat basår)? För vissa landsting se bifogat diagram.

• Hur mycket av denna effektivisering bedöms bero på: a) Driftoptimering b) Andra åtgärder till exempel yteffektivisering, investeringar med mera

Processen driftoptimering från UFOS-rapporten: ”Inte för kråkorna” Uppmärksamma

• Hur fästes uppmärksamhet på driftoptimeringen?• Fanns och finns krav från ägare och ledning?• Vad startade processen?• Energistatistiken då (90-tal) och nu? Skillnader?• Vet ni hur ni ligger till i förhållande till andra liknande företag?

Mål• Finns det någon uppfattning om ”sparpotential”?• Fanns och finns det konkreta mål för minskad energianvändning?

Tidshorisont? a) Generella b) Nedbrutna på fastighet/byggnad

• Finns det någon uppfattning om hur mycket driftoptimeringen borde stå för?

Planera och motivera• Hur inleddes processen ”Driftoptimering”? Finns eller har det funnits

någon speciell organisation?• Utbildning och fortbildning?• Stödresurs? Finns någon sådan och hur hittades den?• Ansvar? Vem äger processen? Vem ska utföra arbetet? Till vem ska det

rapporteras?• Hyresgästen?• Samverkan med andra fastighetsägare? Andra aktörer?


Driftoptimera och åtgärda• Vem utför optimeringsarbetet? Från början? Idag?• Finns någon generell driftstrategi? Hur ser den ut?• Stödresurs? Hur fungerar den? Är det samma som från början?• Eldsjälar? Hur används de?• Hur dokumenteras optimeringen?• Pengaresurs? Finns speciellt avsatta pengar för små-åtgärder i samband

med optimeringen?• Hur aktiv är ledningen?• Hur aktiv är ”ägaren”?

Mätning, uppföljning, utvärdering och analys• Energistatistik: Rapportering, avstämningar och analyser?• Gemensamma avstämningar? Vilka deltar?• Årsanalyser: Hur går de till?

Rapportering• Rapporteringen: Hur går den till?

a) Inom arbetsgruppen? b) Till den som har ekonomiska ansvaret för förvaltningen av fastigheten? c) Till hyresgästerna? d) Till företagsledning? e) Till ”ägare”?

Övrigt• Vad har ni lyckats bra med i driftoptimeringsarbetet?• Vad har ni lyckats mindre bra med? Syns det på utfallet

(”utvecklingskurvan”)?• Finns det någon form av ”piska” i arbetet?• Någon form av ”morot”?• Har driftoptimeringen fått någon publicitet? Internt? I lokalpressen?

Annan?• Uppmärksammats på annat sätt?• Erfarenheter av driftoptimering i egen regi i jämförelse med köpt drif-

toperatör?• Bra tips och kompletteringar till ”processen” från 1998 (se bilaga)?• Bra tips för att få med hyresgästen?


Bedömning Energistatistik/Analys Driftstrategi Rapportering

1 Energistatistik finns per år i mediaupp-följnings-program. Ingen analys utförs.

Driftstrategi för ener-gieffektiv drift saknas.

Rapportering mellan förvaltare och drift-personal förekommer 1 gång per år.

2 Energistatistik finns per månad i media-uppfölj-ningsprogram. Ingen analys utförs.

Driftstrategi för ener-gieffektiv drift finns delvis och i huvudsak enligt driftinstruk-tioner. Justering av driftstrategi sker säl-lan eller aldrig.

Rapportering mellan förvaltare och drift-personal förekommer 3-4 gånger per år.

3 Energistatistik finns per månad. Analys sker spo-radiskt.

Driftstrategi för ener-gieffektiv drift finns delvis och för ganska många system. Juste-ras delvis beroende på utfall i energistatistik.

Rapportering sker vid driftmöte varje månad.

4 Energistatistik finns per månad. Analys sker regelbundet.

Driftstrategi för ener-gieffektiv drift finns komplett för alla sys-tem och delvis införd i driftinstruktioner. Rutin för justering av driftstrategi finns.

Rapportering före-kommer vid driftmöte varje månad. Av protokoll framgår att frågan belysts baserat på utförd analys.

5 Energistatistik finns per månad. Analys sker regelbundet sedan minst 3 år tillbaka.

Driftstrategi för energieffektiv drift enligt 4 komplett med dokumentation i drift-instruktion och rutin för justering sedan minst 3 år.

Rapportering före-kommer regelbundet enligt 4 och sedan minst 3 år.

Utdrag ur Statens fastighetsverks ”Kvalitetsmått för fastighetsdrift”:

Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 3.

Kvoten utgör omdöme för driftoptimering/energieffektiv drift.


Utdrag ur Landstingsfastigheter Dalarnas ana-lysverktyg för energiarbete avsnitt 4 och 5:

4. Dokumention och strategierFör att få ”helheten” att fungera när det gäller energieffektiviseringen är det mycket viktigt att på ett konsekvent och tydligt sätt arbeta med dokumentation och överlämnande av byggprojekt och att driftoperatören arbetar vidare med denna dokumentation för att användningen ska bli så effektiv som möjligt.

Poäng Bygg: Överlämnande och dokumentation

Driftstrategier

1 Dokumentation för energieffektiv drift saknas. Information i samband med överlämnande förekommer ej.

Driftstrategier saknas

2 Dokumentation motsvarande ”sköt-selpärmar” finns. Utbildning spora-disk och prylinriktad.

Driftstrategier finns för vissa system. Förändringar av dessa strategier före-kommer ibland men ej regelbundet

3 Dokumentation motsvarande drift och skötselinstruktioner finns i huvudsak. Rutin för energieff drift finns ej i dessa. Utbildning under ledning av styr men ”konventionell”

Driftstrategi baserat på vad som anges i driftinstruktion finns för i huvudsak alla system. Viss analys och förändring sker baserat på energistatistik.

4 Dokumentation enl 3 finns för alla system. För stora delar finns rutin för energieff drift belyst.

Driftstrategi för energieffektiv drift finns och justeras baserat på rutin i dokumentation eller på eget initiativ efter visst grundtänk. Förankring via driftrapport/driftmöte.

5 Dokumentation och utbildning i sin helhet utformad för energieffektiv drift. Intrimning sker i samverkan med driftoperatören under första driftåren

Driftstrategi för optimal drift fastställd för samtliga system sedan minst tre år tillbaka. Förankring och rapportering sker via driftrapport/driftmöte.


5. FörmågaParametern ”förmåga” som består av delområdena organisation, rutiner, utbildning och ledning är riktad för att i skalan 1 – 5 bedöma driftoperatö-rens arbete med den praktiska energieffektiviseringen.

Poäng Organisation Utbildning Ledning Rutiner

1 Vem som ska arbeta med energi är det ingen som vet nåt om

Ingen utbildning i energieffektiv drift

Ledningen ”bryr sig inte” i frågan.

Rutiner : Vad är det ?

2 Speciell organisa-tion som tar hand om arbetet med energieffektivi-sering

Utbildning i energieffektiv drift bara för ”vissa”.

Ledningens engagemang är bara fokuserat mot energi-inci-tamentet.

Rutin finns enbart för att bevaka energiin-citament en gång per år

3 Arbete sker delvis med spec organi-sation enl 2 men med visst engage-mang av de som dagligdags sköter fastigheterna.

”Alla” utbildade i energieffektiv drift. Dock vid enbart ett till-fälle.

Ledningens engagemang är fokuserat mot energiincitament men annat ingår i uppföljning minst 2 gånger per år

Rutin finns för att arbeta med energi/driftopt men efterlevna-den är bristfällig

4 Arbete med energi/driftopt börjar att integre-ras i organisatio-nen.

”Alla” utbildade i energieffektiv drift. Fortbild-nings-plan finns och har delvis effektuerats.

Ledningens enga-gemang visas bl.a genom kvalitets och miljöled-nings-system med fokus mot kun-dens behov

Rutin etablerad för energi/ drif-topt där kontinu-erlig uppföljning sker enl fast-ställda rutiner

5 Arbete med energi/driftopt integrerat i orga-nisationen sedan minst 3 år till-baka.

”Alla” utbildade och fortbild-ningsplan finns. Kontinuerlig utbildning minst 3-4 ggr/år.

Kvalitetslednings och miljöled-nings-system där ständig förbätt-ring kan påvisas under minst 3 år.

Rutiner väl eta-blerade och inar-betade i kval- och miljöled-ningssys-tem. Dokumen-terad utveckling av rutiner kan påvisas.

Webbplats och nätbokhandel

U.F.O.S nya webbplats heter www.offentligafastigheter.se. Där presenteras verksamheten och alla rapporter och andra hjälpmedel. Där finns direkt-länkar till Sveriges Kommuner och Landstings nätbokhandel (direktadress www.skl.se/publikationer) där skrifterna kan beställas. I vissa fall finns användbara elektroniska bilagor att hämta utan kostnad.

På nätbokhandeln kan du söka på flera olika sätt efter det som intresserar dig ur U.F.O.S, Sveriges Kommuner och Landstings och tidigare Svenska Kommunförbundets utgivning. Välj ”Fastigheter” i fältet ”Sök på kate-gori”, och du får en intressant träfflista.

På Sveriges Kommuner och Landstings webbplats www.skl.se kan du också kostnadsfritt prenumerera på det elektroniska nyhetsbladet Offentliga fastigheter.