Download pdf - 7164 324 7

Förord

För fjärde gången sedan 2001 har Sveriges !T-kommun utsetts. Utmärkelsen går till den kommunsom har lyckats bäst med uppvisa goda Initiativoch resultat inom e-service och e-demokrati, samtbidragit till kvalitetshöjande och kostnadsbesparande IT-innovationer i kommunal verksamhet.

Tre kommuner var nominerade: Hörby, Sundbyberg och Umeå och det var Umeå som tog hemtiteln.

I detta häfte presenterar vi dem och tankarnabakom deras IT-verksamhet. Gemensamt för dessaär att de har ett starkt ledningsstöd, en långsiktigtoch målmedveten planering samt en väl utveckladsamverkan över förvaltningsgränserna och medsina grannar och andra aktörer.

De nominerade kommunerna har, tillsammansmed övriga anmälda kommuner tio stycken,

Sveriges fT-kommun 2007

granskats aven expertgrupp från Sveriges Kommuner och Landsting. Den slutliga bedömningenhar gjorts aven jury, i vilken Sveriges Kommuneroch Landstings !T-chef Bengt Falke varit ordförande. De har alla beskrivit sin verksamhet underrubrikerna ledning och strategi, innovationshöjd,omfattning, resultat och samverkan.

Utmärkelsen delades ut under Kvalitetsmässansinvigningsgala den 20 november 2007 i Göteborg.

Vi är övertygade om att de erfarenheter som dessakommuner har skaffat sig kan ge inspiration ochideer till andra kommuner runt om i landet.

Stockholm i februari 2008

Sveriges Kommuner och Landsting

Avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad

Gunilla Glasare och Bengt Falke

1

Innehåll

Förord 1

Hörby - liten kommun som dansar med jätten 3

IT är en demokrati- och framtidsfråga 6

Sundbyberg - kvalitet och säkerhet ger effektivitet 8

IT är ryggradsverksamhet 9

Umeå - Medborgarservice och internt stöd 12

Umeå koncentrerar på medborgarnytta och effektivitet 13

Om utmärkelsen Sveriges IT-kommun 16

SverigesKommuneroch landsting

2

© Sveriges Kommuner och Landsting 2008

118 82 Stockholm • Tfn 08-452 70 00 • Webbplats: www.skl.se

ISBN: 978-91 -7164-324-7

Tryckeri: Åtta45. Solna

Text: Rolf Hertzman • Projektledning: Anders Nordh

Form, produktion och omslagsbild: Björn Hårdstedt

Distribution: Tfn 020-31 32 30, fax 020·31 32 40, www.skl.se/publikationer

Sveriges IT-kommun 2007

Hörby - liten kommun som dansar med jätten

En liten kommun har av naturliga skäl begränsade resurser jämfört med en stor. Det gällersåväl ekonomiska som personella resurser. Hörby i nordöstra Skåne har valt att skapa ett djuptsamarbete med sex närliggande kommuner för att effektivisera upphandling, drift och utveckling.Dessutom är kommunen den enda i landet som samarbetar nära med Microsoft i ett teknisktprogram.

- Vi har alltid varit tidiga med att införa nya operativsystem och använda nya officepaket. Tackvare det kom vi med i ett utvecklingsprojekt hosMicrosoft och jag vågar påstå att vi idag liggerminst ett år före i den tekniska utvecklingen jämfört med andra kommuner i landet, säger AndersWahlberg som är kommunens IT-chef.

Det stora värdet ligger i att man får kunskap ocherfarenhet tidigare än många andra och kan därförsnabbt utnyttja nya tjänster samt planera för framtiden. Även om kommunen är med och provar deallra nyaste produkterna tar man inte något i driftsom inte är hundraprocentigt säkert.

- För att användarna och även vi på IT-avdelningenska bli effektivare har vi rensat i applikationsfloran. Vi kan inte ha tillräcklig kompetens på enmängd applikationer och för användarna är detmycket bättre med gemensamma och så få applikationer som möjligt.

Två styrgrupper

För att säkerställa styrningen av kommunens långoch kortsiktiga mål har dess styrelse tillsatt två

Hörby - liten kommun som dansar med jätten 3

styrgrupper. IT-rådet är även kommunens centralaledningsgrupp av verksamhetschefer. Rådet har ettstyrdokument som kommunstyrelsen antog 2004,

det ska revideras under nästa år.

Den andra gruppen, E-strategigruppen, har fastamedlemmar samt ett antal tillfälliga, de senareväljs in efter vilken verksamhet som berörs av dee-projekt som pågår. Alla nya applikationer måsteförst godkännas och kvalitetssäkras av gruppeninnan upphandling kan ske. Såväl IT-rådet somE-strategigruppen rapporterar kontinuerligt tillkommunstyrelsen.

IT-avdelningen har även omvärldsbevakning somarbetsområde. Det är en viktig arbetsuppgiftmenar Anders Wahlberg. Dels för att man ska hainformation om vad som sker vilket leder till attdriften blir säkrare men även för att varje personska känna sig trygg i den tekniska miljön.

- IT ska bara fungera, användaren ska inte behövafundera över vad som sker bakom skärmen.

Tre hundra invånare tyckte

När kommunen påbörjade utvecklingen aven nywebbplats genomfördes en telefonundersökningmed 300 medborgare vilka valdes ut slumpvis. Resultatet blev att det idag finns 18 e-tjänster och flerska utvecklas framöver.

För Hörby är det i första hand tjänster för medborgarna som är de viktigaste att utveckla ävenom de interna rutinerna får sin utveckling ocheffektivisering. Men det finns även en tanke attväl utvecklade tjänster kan locka till sig inflyttademedborgare, e-tjänster ska med andra ord vara ettkonkurrensmedel. Det kräver avancerade tekniska

4

lösningar och hög kompetensnivå inom IT-sidan.För IT-avdelningen är det viktigt att kunna stimulera teknikerna med utbildning, utmaningar ochtrivsel, annars är risken stor att de flyttar till andraarbeten i större kommuner. Det tekniska samarbetet med Microsoft fyller en viktig funktion även idetta avseende.

- Eftersom vi har kompetensen hos oss behöver viinte förlita oss på konsulter för den kontinuerligadriften. Det var vår egen kompetens som gjorde attvi över en natt kunde byta från traditionell telefonitill lP-telefoni utan störningar. IT-avdelningen ärnumera ansvarig för telefoni, även mobiltelefonisom går över en Exchange-server.

En stor del av de kommunala rutinärendena skersom e-tjänster. Sedan snart ett år hanterar kommun inte längre pappersfakturor, attestering ochmottagande sker helt elektroniskt. Det ger ökadspårbarhet och säkerhet samt besparingar. Hurstora dessa är kan inte sägas efter så kort tid somknappt ett år. Personalärenden inklusive ledighetsansökan sker idag över nätet. Inom skolvärldenhar lärare kontakt med målsmän och elever via enskolportal.

Samarbete viktigt

Samarbete med andra kommuner är viktigt anserman inom Hörby kommun. Tillsammans med sexandra kommuner ingår Hörby i nätverket SkåneNordost, nätverket är i sin tur del av Skånenätverket med 33 kommuner och som är störst i sitt slagi Europa.

Tillsammans med grannkommunen Höör har enny applikation för Räddningstjänsten utvecklats


och nyligen tagits i drift. Räddningstjänsten kannu komma åt sina resurser i nätverken oavsett i vilken kommun man befinner sig.

Samarbetet med Höör innebär även att man genomför en gemensam upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem vilket manräknar med ska medföra stora samverkansvinster.Ett projekt kring e-handel tillsammans med Höörhar startat under hösten 2007.

- Inom Skåne Nordost finns ett resursnätverk,tanken är att vi ska kunna ha till exempel gemensamma databaser, applikationer och på sikt äventelefonväxel. Det finns mycket som vi kan utvecklatillsammans och på så sätt skapa mervärden förkommunerna och dess medborgare.

EU-projekt nästa år?

Under nästa år kommer kommunen ansöka om attvara med i ett EU-projekt med syfte att skapa enmedborgar-företagareportal för kommunens invånare. På sikt ska den portalen kunna leverera nyatyper ave-tjänster.

Hörby - fiten kommun som dansar med jätten

Det finns starka och klara riktlinjer från politiskthåll att satsa på !T-utvecklingen, både den somutvecklar tjänster och de tekniska lösningarna.En förutsättning för att kommuninvånarna skakunna använda de tjänster som finns och de somär på önskelista och idestadium är tillförlitliga ochsnabba Internetförbindelser både i tätorten ochpå landsbygden. Därför används fiberkabel vidstrategiska telestationer för att öka hastigheten förADSL.

- För att lyckas med sina e-tjänster måste kommunens ledning vara engagerad till fullo vilket ärfallet hos oss. Därtill kommer att det måste finnashög teknisk kompetens, samarbete och utbyte avideer med andra samt inte minst en aktiv dialogmed kommunens invånare. För det är för medborgarna som vi i första hand utvecklar e-tjänsterna,säger Anders Wahlberg.

5

De tjänster som erbjuds idag är jordnära tjänster sombygglov. få beslut via nätet, hitta flera möjligheter att få

Jordnära tjänster

När hemsidan togs i drift i april i år hade den arbetatsfram tillsammans med en partner utan att kommunenhade lagt speciellt mycket reda pengar i arbetet. Närkommuninvånarna tillfrågades vad de ville ha fick manmycket tydliga svar och det är den bas som kommunenarbetar vidare efter.

IT är en demokrati- och framtidsfrågaFör Hörby kommun är IT en fråga om demokrati och kommunala frågor och föra en debatt med varandra. I fo-framtid. En attraktiv kommun ska bland annat vara duktig rumet Tyck till kan invånarna lämna förslag på förändring-i kommunikation och framstå som en god arbetsgivare ar i kommunal verksamhet direkt till berörd förvaltning.samt ha en modern administration med e-tjänster för in- Direktkontakt med politiker är en viktig del i demokrati-vånarna. Det anser Hörbys kommunchef Arne Bertilsson. processen. Vi har förmodligen landets enda bloggande

_ Det var framsynta och modiga politiker som för flera år kommunalråd vars blogg har många besökare.

sedan satsade på infrastrukturenmed syfte att förse så många sommöjligt med bredbandstjänster.Det är tack vare den genomlysningav kommunens IT-verksamhet somgenomfördes 2003 som vi harkunnat införa många tjänster sominvånarna önskar sig.

För omkring tio år sedan bestämde kommunen att en fiberringskulle byggas i tätorten där närmare hälften av kommunens drygt

'4 000 invånare bor. För att kunnanå resterande på landsbygdenbörjade man med radiolanteknikframförallt till skolor och liknande.En organisation byggdes för atthantera infrastrukturen och ut-vecklingen av tjänster. År 2003 lades grunden till nuvarande organisation och viktiga styrdokument för blandannat IT-strategi och säkerhetspolicy antogs.

- Det finns en gemensam inriktning över partigränsernaatt satsa på IT-utvecklingen och e-tjänster i olika former. De hjälper medborgarna. effektiviserar kommunenoch ger enkelt tillgång till demokratiska processer. Idagkommer många medborgarförslag via nätet. I det öppnadiskussionsforumet kan invånarna ge synpunkter på olika

6 Sveriges IT-kommun 2007

tjänster utförda. Arne Bertilsson menar att om man kan

utveckla bra e-tjänster kommer det att bli en konkur

rensfaktor för att få invånare att bo kvar samt locka till sig

nya.

- I nätverket Skåne Nordost ingår sju kommuner. Vi kom

munchefer träffas minst en gång i månaden och diskute

rar bland annat samverkan kring bland annat lönehante

ring och ekonomisystem. Just nu arbetar vi med ett bib

liotekssystem som ska göra det möjligt att låna på vilket

bibliotek man vill i de sju kommunerna. Alla system som

finns i kommunvärlden är intressanta att titta närmare på

ur samverkanssynpunkt.

Hörby - liten kommun som dansar med jätten

Arne Bertilsson påpekar att den gemensamma IT-platt

formen är basen för all kärnverksamhet och samverkan

mellan kommuner i Skåne Nordost en även i hela Region

Skåne. Utvecklingen går mycket snabbt.

- För drygt fyra år sedan talade vi om bredband och fiber

för större orter. Idag har alla skånska orter med fler än

200 invånare fiberuppkoppling. Nu talar man om invå

naren, bredband och tjänster på individnivå. Det är en

positiv utveckling för alla.

7

Sundbyberg - kvalitet och säkerhet ger effektivitet

Det finns ett mycket stort värde med centralisering av upphandling, drift och utveckling.Politikerna har som uppgift att stödja arbetet och det är en lång process att bygga något somfungerar väl. För att få acceptans och användning måste användarnas förtroende för teknikenhållas vid liv.

]'"o.:{

.s.2 '--_---'-=

8

För drygt tio år sedan påbörjade Sundbybergs kommun centraliseringen av all IT-verksamhet, frånupphandling, strukturering av vilka applikationersom skulle finnas till drift och utveckling. Detär en inställning som har stöd både hos IT-avdelningen och hos politikerna och inte minst blandanvändarna.

- Det är viktigt att förstå att IT är en otroligt viktig strategisk resurs och vi politiker vill att allt merska vara IT-baserat. Det ska finnas mer stöd inomkommunen och medborgarservicen ska utökas.Som medborgare ska man kunna få service närman själv vill, säger Helen Hellmark Knutsson somi november i år valdes till kommunstyrelsens ordförande.

Det räcker inte med att politiker och tjänstemänär intresserade och driver på anser hon. IT-avdelningen måste vara intresserad av verksamhetensamt förstå hur den fungerar för att kunna drivaden tekniska utvecklingen i rätt riktning. Applikationer ska vara hanterbara och uppfylla olika verksamhetsbehov. I så stor utsträckning som möjligtska man ha samma system oavsett var i kommunens organisation man är placerad.


- Samtidigt är det viktigt att alla som är engagerade i utvecklingen är duktiga på att kommuniceraverbalt för att skapa förståelse och acceptans i användarleden.

Egna IT-strateger

Varje förvaltningsenhet har en egen IT-strateg ochdet sker ett löpande informationsutbyte mellandem. När det kommer önskemål om utveckling avnya tjänster så görs först en intern behovsanalysmedan IT-avdelningen gör en omvärldsanalys föratt se vad som finns på marknaden. Därefter drivsett gemensamt projekt i vilket man säkerställer attalla får den utbildning som krävs. Slutligen sker enuppföljning och utvärdering av projektet.

IT är ryggradsverksamhetDet finns ett enda nätverk där alla, anställda i kommunen,

elever och förtroendevalda får sin egen profil och anpas

sade tjänster. Stark centralisering och standardisering i

kombination med funktionalitet och kostnadskontroll är

den strategi som Sundbyberg använder för IT.

Sundbyberg är till ytan landets minsta kommun med ett

mycket stort självförtroende för sin IT-miljö. Vi är inte

bäst på allt, säger man, men det vi åstadkommit är unikt.

Som slutkläm lägger man till: vi är definitivt bäst på hel

heten.

- Jo, men det stämmer, säger Anders Wallgård som är

kommunens IT-chef. Vi har arbetat länge och mycket

målinriktat med ett helhetsgrepp. En modell som går

ut på att verksamheterna inte ska behöva tänka på mer

än verksamhetens behov. De tekniska delarna är lösta

centralt. Ledorden för vår satsning på IT har hela tiden


- Biblioteken finns som e-tjänst men jag menaratt vi ska ha ännu fler tjänster. Det ska vara fullservice för medborgare på alla fält. IT-mognadeninom äldrevården och vanlig vård måste öka, inomde områdena finns det mycket som skulle bli bättrebåde för patienter och för personal. Vi vill även attskolor och förskolor ska få mer IT-stöd, varje elevbör ha tillgång till en egen dator i skolan.

Helen Hellmark Knutsson vill föra fram demokratifrågor och ser gärna att det blir fler medborgarrådslag på nätet. Medborgare ska enkelt kunnapåverka utformningsfrågor, det finns många sådanasom inte är politiska till exempel trafiklösningaroch parkfrågor.

varit standardisering, funktionalitet, kostnadskontroll och

samordning. Det ger oss full kontroll över utveckling och

kostnader.

IT anses vara en ryggradsverksamhet för kommunens

verksamheter, alla är beroende av system och teknik. Det

är kommunfullmäktige som fastställer målen och ramarna

och som följer upp att förvaltningarna har genomfört be

sluten på rätt sätt.

Utvecklingen har gått från tre separata nätverk, ett ad

ministrativt nätverk, ett skolnätverk och ett gymnasienät

som fanns i kommunen år 2000. I det administrativa

nätverket fanns tekniker vars starka sidor var djup teknisk

kunskap. I skolnäten hade pedagogisk personal rekryte

rats som tekniker, deras straka sidor var att de var peda

gogiskt duktiga på att förklara och möta människor. Efter

två år flyttade tekniker och skolnätverkets personal till

9

samma lokal men med skilda huvudmän. Sedan tre år till

baka är det en enda centralorganisation som ansvarar för

hela nätverket. Organisationen sammanför fyra strategis

ka områden, information, IT, telefoni och säkerhet. Inom

IT-avdelningen finns en systemgrupp med systemtekniker

som arbetar mot kommunens förvaltningar och dess verk

samhetssystem. Teknikern är med vid uppgraderingar och

införande. Vissa delar av IT-hanteringen köps in istället

för att utöka den egna personalen. Standardiserade tjäns

ter är det många gånger bättre att köpa på marknaden

menar Anders Wallgård.

Ett nät med profiler och tjänster

- Användarna loggar in med den roll som man har och

får tillgång till de tjänster som behövs. På så sätt skapar

vi exakt de funktioner som behövs för varje roll inom alla

verksamheter. Samtliga våra verksamheter finns i ett enda

nätverk som bygger på en switchteknologi samt autenti

serande V-Ian som kopplas mot en katalogtjänst. Vi ska

par ett nätverk av flera nät.

Idag finns det fiber till samtliga arbetsplatser i kommunen

och antalet användare är totalt 7 000 varav cirka 2 000

är personal och 4 500 är elever. För alla anställda inom

kommunen finns en personlig sida med bland annat själv

rapportering av löneavvikelser, flera av tjänsterna kan nås

från hemmet. Lärarnas bastjänster innefattar bland annat

betygsättning, pedagogiska program och intranät.

När Röda Korsets läkare varit ute på kommunens särskil

da boende blir de inloggade i ett eget nät där de både

kan nå det egna nätet samt nå kommunen äldreomsorgs

system med journalerna och slipper den tidigare manuella

journalhanteringen via en sekreterare och diktafon.

- IT-tjänsterna är standardiserade och erbjuds via en

tjänstekatalog på vårt intranät. Där kan man beställa,

10

hantera och följa upp sin IT-miljö. All installation sker

från ett central placerat system vilket ger oss mycket god

kostnadskontroll samt en stabil och driftsäker IT-miljö.

Hyra komplett IT-miljö

All verksamheter inom kommunen inkl skolor hyr komplett

IT-miljö för 6500 kronor per dator. Då ingår allt från in

stallation, service, licenser, nätverk. Varje rektor vet exakt

vad IT-kostnaden är och kan se till att det alltid finns rätt


antal datorer. Samma modell tillämpas på skrivare där

utrustningen köps in centralt och verksamheterna betalar

en hyreskostnad, därtill kommer en kostnad baserad på

hur många utskrifter som görs. Detta ger total kostnads

kontroll för alla avdelningar menar man från kommunen.

Samtliga gemensamma system, till exempellönehantering,

personaladministrativa system och e-post ligger centralt,

används av alla och är centralt finansierade. Alla andra

system finansieras av de förvaltningar som använder dem.

- Varenda chef anser att IT är en förutsättning för verk

samhetsutvecklingen. Vi vet att de är mycket medvetna,

har en mycket hög IT-mognad och är mycket nöjda med

IT-miljön.

Kvalitetsundersökning

Varje år genomförs en IT-kvalitetsundersökning. År 2007

svarade omkring 30 procent av de anställda och resulta

tet visade att 98 procent av dem var nöjda. Bland chefer

na var samtliga, 100 procent, nöjda. På utbildningssidan

har en kompetensanalys av samtliga anställda genomförts

och en kompetensstege har upprättats.

Den leverantör som kommunen har upphandlat för att

sköta telefonväxeln bedöms regelbundet med en servi

ceindexuppföljning. Den modellen används som styrin

strument och innehåller även en prestationsbaserad del.

Samma tanke med prestationsbaserad tjänst använde

kommunen då ett konsultföretag anlitades för att man


skulle se hur stora effektiviseringar som kunde göras

kring IT-kostnaderna. Konsultföretaget skulle enbart få

betalt om de kunde påvisa effektiviseringar med minst 20

procent vilket man inte lyckades med. Därmed fick kom

munen en kostnadsfri genomgång.

Strategi för att möta utveckling

IT-avdelningen är ansvarig för att utvecklingen bevakas,

analyseras och omsätts. Processgången börjar med intern

genomgång och följs av omvärldsbevakning, strategifor

mulering, strategigenomförande samt kontroll och upp

följning. lomvärldsbevakningen deltar IT-strateger som

regelbundet träffar förvaltningarna och kan rapportera

tillbaka tilliT-avdelningen. Kommunens ledningsgrupp är

alltid delaktig i beslut som rör IT-verksamhetens framtid

och Anders Wallgård sitter med i ledningsgruppen.

Öppenhet och dialog är viktigt mellan kommuner. Sund

byberg tar ofta emot studiebesök för det är viktigt att

offentliga myndigheter är öppna och delar med sig av

goda exempel till andra. Med Huddinge kommun finns till

exempel ett samarbete runt automatisk kontohantering.

- Vi är övertygade om att utvecklingen leder mycket mot

ökad mobilitet och flera möjligheter att komma åt infor

mation. Det blir även viktigare att kunna knyta externa

företag mot vår miljö på ett kontrollerat sätt. Vi arbetar

långsiktigt och med ledorden effektivitet och kontroll,

säger Anders Wallgård.

11

Umeå - Medborgarservice och internt stöd

Det är inte bara service till medborgarna som förbättras med JT. Kommunens verksamhetsamt den ekonomiska uppföljningen och styrningen förbättras. Den moderna tekniken måsteaccepteras så snabbt som möjligt av alla. Så resonerar man i Umeå som bland annat har tagitGoogle Earth till hjälp för att informera om stadsbyggnadsplaner.

- Idag är IT en del av vardagen för alla. För Umeåkommun ger det effektivare hantering av ärenden,bättre och snabbare underlag för beslut. Det blirett stödverktyg för såväl förvaltning som medborgare, säger Lennart Holmiund som är kommunalråd i Umeå.

Umeå har länge satsat mycket intensivt på etjänster och teknik som stöder utvecklingen. Bredbandsnätet är utbyggt och täcker i stort sett helakommunen. Sedan drygt ett år tillbaka är tekniskanämnden ansvarigt för nätet i stället för som tidigare kommunstyrelsen. Politiskt är man ense omatt kommunen inte ska vara driftoperatör. Stadsnätet är inte längre anslagsfinansierat utan finansieras med intäkter. Men kommunstyrelsen ska ha detövergripande ansvaret.

På den politiska nivån diskuterar man inte teknikmen däremot medborgartjänster, effektiviseringoch demokratiaspekter. Det råder en bred enighetöver partigränser kring e-tjänster. Tekniken skavara ett informationsmedel som underlättar förmedborgaren att göra sin röst hörd.


lag. De gamla oligopolen med svartfiber är otidsenliga menar man från kommunens sida och arbetarmed att ta fram en organisation för ett öppet stadsnät.

- Vi är övertygade om att mobiliteten kommer attöka betydligt med den utveckling som sker medtelefoner och datorer. Därmed kommer våra kostnader att sjunka och vi får bättre tjänster inomkommunen, säger Lennart HolmIund.

Umeå koncentrerar på medborgarnytta och effektivitetUmeå fortsätter att sticka ut hakan och hävdar att kom

munen ska vara ledande i landet med att använda IT i

verksamhetsutvecklingen. I den första IT-strategin från år

2000 slogs det fast och förstärks i den nuvarande som

antogs 2006 och som ska gälla i fyra år. Från att tidigare

har varit mer tekniskt inriktad koncentrerar kommunen

helt på medborgarnytta och effektivitet inom kommunen.

För två år sedan var Umeå en av de tre finalisterna till

Sveriges IT-kommun 2005. Det året tog Malmö hem

priset och äran men Umeå gick inte lottlöst ut tävlingen.

Kommunen utsågs till Sveriges Kvalitetskommun och

kunde lägga ytterligare prestigefylld utmärkelse till flera

tidigare.

Visionen som Umeå kommun har för information, kommu

nikation och teknologi, IKT, säger att det ska vara möjligt

för alla medborgare i alla skeden av livet samt alla organi

sationer och företag, att på ett enkelt och säkert sätt ha

insyn i och medverkan i beslutsprocesser och tillgång till

kommunens tjänster. Det sägs även att Umeå kommun ska

vara ledande i landet på att nyttja IKT i sin verksamhet.


- Idag finns det mellan 300 och 700 applikationer i

kommunen, säger IT-chefen Jan långström. Vi vill minska

antalet för att få ner kostnaderna och öka effektiviteten.

Idag klarar en tekniker att serva omkring 350 datorer mot

tidigare 300, det är en effektivitetsökning vi genomfört

de senaste två åren.

- Samtidigt vill vi minska antalet plattformar för att kunna

vara igång dygnet runt med e-tjänster utan att behöva

nyanställa personal. Arbetsplatserna ska vara så stan

dardiserade som möjligt med t ex tunna klienter. Med

en mycket bra supportfunktion kan vi idag hantera 75

procent av alla problem på distans vid första kontakten.

Det sparar mycket tid och pengar för oss samtidigt som

användaren får snabb hjälp.

Den interna driften sker alltmer i virtuella servrar och

data lagras på gemensamma lagringsytor. Under de se

naste två åren har kommunen allt mer börjat satsa på

Outsourcing av vissa funktioner. Bland dem finns SMS

tjänst som numera hanteras av ett företag i Göteborg,

Skola 24 sköts från Falköping och gymnasieskolans lär

plattform i Norge.

13

- Antalet applikationer som kan skötas av andra ökar allt

mer, vi ska inte sköta sådant som är standardiserat och

som effektivare kan hanteras av externa leverantörer.

Nya tjänster

Sedan två år tillbaka har hemtjänsten tillgång till radio

tekniken i Wimax vilket gör att personalen får tillgång

till journaler och information när de är på besök hos

patienter. Sedan ett år tillbaka har samtliga gymnasie

skolor trådlösa nät. Säkerheten hanteras med certifikat

som identifierar användaren. Idrottsföreningar har numera

tillgång till bokningssystem av lokaler via nätet, besökare

14

i idrottslokaler får information via bildskärmar och för till

träde till lokalerna används RFID-teknik.

På Holmön har man under vissa årstider problem med

kommunikationer till fastlandet. Då används istället vi

deoteknik för undervisning. Eleverna kan i sin hemskola

koppla upp sig mot högstadieskolan i kommundelen.

En nyligen införd rutin för automatisk avstängning av da

torerna på natten medför att kommunen sparar omkring

',5 miljoner kronor årligen.

För fyra år sedan påbörjades förändringen av telefoni

i kommunen vilket även innefattade översyn av opera

törsvai och en övergång till lP-telefoni. Då räknade kom

munen med att spara omkring 5 miljoner kronor per år;

nyligen genomförda beräkningar visar att besparingarna

är nästan dubbelt så stora, 9 miljoner kronor. Den auto

matiska telefonisten för interna samtal har medfört att

antalet samtal minskat från omkring 3' 0000 per vecka

till 20 000.

- Installationen för lP-telefoni var den största som då

hade gjorts i Europa och den är gemensam för hela re

gionen, alltså de sex kommuner som vi samarbetar med.

Arbetsmässigt finns växeln i Bjurholm som är den minsta

kommunen i regionen. Nu har vi fördelen av att ha ett

gemensamt nät för data- och telekommunikation som är

billigare och lättare att överblicka.

En anonym kvalitetsundersökning av telefonitjänster ge

nomfördes av ett externt företag. Flera kommuner deltog

och ett genomsnittligt kvalitetsindex blev 80,3 medan det

för Umeå blev 88,2

Styrning och uppföljning

En så bred satsning och med hög ambitionsnivå ställer

stora krav på styrning och uppföljning. Umeå har funnit


sin lösning med att ha ett chefsforum i vilket kommunens

förvaltningschefer fattar övergripande beslut av strategisk

natur. I forumet fattas även beslut som rör större kom

mungemensamma projekt där IT är en viktig del. En stra

tegisk beredningsgrupp finns även med avsikt att arbeta

med strategiska IT- och verksamhetsfrågor som kräver en

bred samverkan.tas bort Därefter kommer en operativ

beredningsgrupp som samordnar och bereder kommun

gemensamma IT-ärenden av operativ karaktär vilka leder

till beslut i chefsforum. Den tredje organisationen för

styrning och uppföljning är kommunens IT-organisation,

som även ansvarar för telefoni. IT-organisationen hanterar

fyra processer.

- När det gäller uppföljning och utvärdering av IT

verksamheten sker den dels med en jämförelse med andra

kommuner i samma kommungrupp, dels genom egen

uppföljning av genomförda projekt. Varje år görs en IT

säkerhetsrevision enligt ISO-standard med hjälp aven

extern organisation.


Många nätverk för samverkan

Umeå är en flitig nätverkare inom området IKT.

- Samverkan och erfarenhetsutbyte är viktigt för oss. Vi

är med ibland annat IT-chefsnätverket där 13 kommuner

finns med, i Sambruk, IT Våsterbotten och ytterligare

en handfull nätverk. Vi har även lokala samarbeten med

näringsliv, universitet och Designhögskolan. Den sist

nämnda lämnade förslag på hur man kan ändar dialogen i

telefonväxeln men även hur man kan designa hyllor, digital

teknik för synskadade samt hur det kan förbättras i hem

met så att äldre kan bo kvar hemma.

- Det krävs verksamhetsutveckling på många håll för

att en kommun ska utvecklas. Vi har tydliga direktiv från

politiker att vi ska bli så effektiva som möjligt. Och vi vill

bli ledande i landet på att använda IKT i vår verksamhet,

säger Jan Långström.

15

Om utmärkelsen Sveriges Il-kommun

Bakom utmärkelsen Sveriges !T-kommun står Sveriges Kommuner och Landsting, Kvalitetsmässan,VINNOVA, IT-Företagen, Intel, Microsoft, Computer Sweden, TeliaSonera

Jury

Juryn för att utse Sveriges !T-kommun 2007 bestod av:

Bengt Falke, !T-chef Sveriges Kommuner och Landsting (ordförande)Professor Bo Dahlbom, Göteborgs universitetHistoriker Lars Ilshammar, Örebro universitetCarl-Daniel Norenberg, government manager, IntelCrister Molander, government solutions manager, MicrosoftAnders Tillander, chef Offentlig sektor, TeliaSonera SverigeMadeleine Siösteen-Thiel, programchef, VINNOVAAnne-Marie Fransson, IT & TelekomföretagenJohan Hallsenius, chefredaktör, Computer Sweden

Tidigare vinnare

Utmärkelsen Sveriges !T-kommun instiftades 2001 och delas ut vartannat år på KvalitetsMässan.Utmärkelsen Sveriges !T-kommun 2005 tilldelades MalmöUtmärkelsen Sveriges !T-kommun 2003 tilldelades NackaUtmärkelsen Sveriges !T-kommun 2001 tilldelades Kalix



Utmärkelsen Sveriges IT-kommun delas ut vartannat år. Den ges till denkommun som har lyckats bäst med att uppvisa goda initiativ och resultatinom e-service och e-demokrati, samt bidragit till kvalitetshöjande ochkostnadsbesparande IT-innovationer i kommunal verksamhet.

2007 nominerades Hörby, Sundbyberg och Umeå. Här berättar de själva omvisioner, planer och praktiskt arbete.

Priset gick till Umeå och delades ut av statsrådet Åsa Torstensson underKvalitetsMässan i Göteborg i november. Tidigare vinnare har varit Kalix 2001,Nacka 2003 och Malmö 2005.

Bakom Utmärkelsen Sveriges IT-kommun står Sveriges Kommuneroch Landsting och KvalitetsMässan samt VINNOVA, IT-Företagen,24-timmarsdelegationen, Intel, Microsoft och TeliaSonera.

ISBN: 978-91-7164-324-7

SverigesKommuneroch Landsting

118 82 Stockholm. Besök: Hornsgatan 20

Tfn: 08-452 70 00. Webbplats: www.skl.se

Fler exemplar av denna skrift kan beställas på tfn 020-31 32 30, fax 020-31 3240,

eller på förbundens webbplats www.skl.se/publikationer