Download pdf - 7164 430 5

Rätt begrepp Version 2

Nomenklatur, definitioner och mätregler för nyckeltal

i offentlig fastighetsförvaltning

Rätt begrepp – version 2Nomenklatur, definitioner och mätregler för nyckeltal

i offentlig fastighetsförvaltning

Förra utgåvan av Rätt begrepp (��) kom till som en idé- och debattbok med syfte att praktiskt visa hur man kan skapa en bas för enhetliga area- och aktivitets begrepp och hur man kan använda den ekonomiska redovisningen för att ta fram relevanta nyckeltal.

Sedan dess har flera branschprojekt genomförts för att skapa en gemensam struktur för klassificering av byggnader, utrymmen och areor, samt för att beskriva fastighetsförvaltningens processer och aktiviteter. En utveckling som innebär att det nu blivit dags för en uppdatering och breddning av Rätt begrepp.

Målet är att branschens aktörer gradvis ska anpassa sig till en gemensam nomen klatur som underlättar kommunikation och jämförelser mellan före-tagen.

Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.).

Fler exemplar av denna skrift kan beställas påtfn ��-�� , fax ��-��

eller på U.F.O.S. webbplats, www.offentligafastigheter.se

ISBN: ��-��-��-��-�

Utveckling av fastighetsföretagande i off entlig sektor (U.F.O.S) Utveckling av fastighetsföretagande i off entlig sektor (U.F.O.S)

Rätt b

egre

pp

– ve

rsion

2

U.F.O

.S.

1

Förord

Förra utgåvan av Rätt begrepp (��) kom till som en idé- och debattbok med syfte att praktiskt visa hur man kan skapa en bas för enhetliga area- och aktivitetsbegrepp och hur man kan använda den ekonomiska redovis-ningen för att ta fram relevanta nyckeltal.

Sedan dess har flera branschprojekt genomförts för att skapa en gemen-sam struktur för klassificering av byggnader, utrymmen och areor, samt för att beskriva fastighetsförvaltningens processer och aktiviteter — en utveckling som innebär att det nu blivit dags för en uppdatering och breddning av Rätt begrepp.

Målet är att branschens aktörer gradvis ska anpassa sig till en gemensam nomenklatur som underlättar kommunikation och jämförelser mellan företagen.

Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (UFOS). Här ingår Sveriges Kommuner och Landsting, Akademiska Hus, Fortifikationsverket, samt Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter Sverige AB.

Skriften är författad av Christine Löfvenberg och Bertil Oresten, FM Konsulterna. Till sin hjälp har de haft en styrgrupp som medverkat och bidragit med material och synpunkter. Styrgruppen har bestått av Hans Olsen, Locum; Ulrika Persson, Regionfastigheter, region Skåne; Håkan Franzén, Karlskrona kommun; Kurt Strömberg, Eslövs kommun; Nils Wallin, Fortifikationsverket; Ulf Hofstedt, Riksantikvarieämbetet.

Ulf Sandgren, Sveriges Kommuner och Landsting, har på uppdrag av UFOS fungerat som projektledare.

Stockholm i mars ��.

2 Rätt begrepp – version 2

Innehåll

Sammanfattning 3

1 Stort behov av enhetliga begrepp och definitioner 5

Aktuella branschprojekt 5

Problem och utvecklingsområden 9

2 Enhetliga begrepp för byggnader, utrymmen och areor 13

Klassifikation av byggnader 13

Klassifikation av byggnadsverks utrymmen 15

Modell för areabegrepp 18

Användning av bruksarea i olika förvaltningssituationer 22

Omräkningstal 24

Ny europeisk areastandard 24

3 En processorienterad syn på fastighetsförvaltningen 27

Exempel på processkarta 27

4 Modell för aktivitetsbegrepp 30

Uppföljning av fastighetsverksamheten 30

Aktivitetsbegrepp på tre ambitionsnivåer 33

Aktiviteter, gränsdragning och innehåll 36

5 Nyckeltal 54

Vad är ett nyckeltal? 54

Mät och värdera kvalitet, tid och ekonomi 57

Nyckeltal för uppföljning av fastighetsorganisationens aktiviteter 63

6 Fastighetsverksamheten i redovisningen 78

BAS redovisningssystem 78

Kontering och rapportuttag 82

Redovisning av investeringar 83

Uppföljning av tid och personalkostnader 84

Hyresgrundande kostnader 86

7 Litteratur, referenser, webbsidor 87

© U.F.O.S. 2009

118 82 Stockholm • Tfn 08-452 70 00

E-post: [email protected] • Webbplats: www.offentligafastigheter.se

ISBN: 978-91-7164-430-5

Text: Christine Löfvenberg och Bertil Oresten, FM Konsulterna

Omslagsbild: Bildbearbetning av foto från Mätcenter

Grafisk form: Forum1

Distribution: Tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, eller www.skl.se/publikationer

http://www.offentligafastigheter.se

http://www.skl.se/publikationer

mailto:[email protected]

3Sammanfattning

Sammanfattning

Förra utgåvan av Rätt begrepp (��) kom till som en idé- och debattbok med syfte att praktiskt visa hur man kan skapa en bas för enhetliga area- och aktivitetsbegrepp och hur man kan använda den ekonomiska redovis-ningen för att ta fram relevanta nyckeltal.

Sedan dess har flera branschprojekt genomförts för att skapa en gemen-sam struktur för klassificering av byggnader, utrymmen och areor, samt för att beskriva fastighetsförvaltningens processer och aktiviteter — en utveckling som innebär att det nu blivit dags för en uppdatering och breddning av Rätt begrepp.

Klassifikation av byggnader och utrymmenNya avsnitt i boken är klassifikation av byggnader och utrymmen. Sedan några år tillbaka finns en enhetlig systematik i BSAB-systemet som rekommenderas. BSAB är anläggnings-, bygg- och fastig hetssektorns gemensamma struktur för informationssystem. Utgångspunkten är att byggnadens och utrymmets ändamål eller användning utgör indelnings-grund för klassificeringen, till exempel hus för bostadsändamål, kontors-verksamhet, undervisning eller sjukvård.

AreabegreppNär det gäller areabegrepp rekommenderas att man utgår från begreppet bruksarea (BRA) som definieras i svensk standard. Bruksarean kan indelas på olika sätt efter tillhörighet, funktion och utrymme. I boken ges exem-pel på hur bruksarean används i olika förvaltningssituationer, till exempel vid investeringar, upplåtelser och lokalplanering.

Aktivitetsbegrepp och nyckeltalEn stor del av Rätt begrepp – version � ägnas åt aktivitetsbegrepp för styr-ning och uppföljning av fastighetsverksamheten på olika ambitionsnivåer. I boken ges också exempel på nyckeltal för de föreslagna aktivitetsbegrep-pen. En aktivitetsmodell fanns med i förra utgåvan av Rätt begrepp. Den har nu reviderats och kompletterats med aktivitetsbegrepp för den strate-giska planeringen samt anskaffning och avveckling av lokaler.

Fastighetsverksamheten i redovisningenFör att få bra underlag för styrning och uppföljning rekommenderas att de föreslagna aktivitetsbegreppen används som mätområden i intern-


redovisningen. I denna skrift visas hur en sådan redovisnings modell kan se ut. Frågan om gränsdragning mellan investeringar och underhåll tas också upp. Rekommendationen är att betrakta utbyte av byggdelar och utrust-ning som ersättningsinvesteringar och inte som planerat underhåll.

LäsanvisningKapitel � ger en översiktlig beskrivning av aktuella branschprojekt och exempel på likheter och olikheter i användningen av area- och aktivitets-begrepp.

Kapitel � fokuserar på den fysiska byggnaden. I kapitlet ges en kort intro-duktion till klassificering av byggnader och utrymmen, samt en modell för användning av areabegrepp med bruksarea som bas.

Kapitel � tar upp en processorienterad syn på lokalförsörjningen. I kapitlet ges exempel på hur en processkarta för fastighetsverksamheten kan se ut.

I kapitel �–� redovisas den reviderade modellen för aktivitetsbegrepp med exempel på nyckeltal. Den som bara är intresserad av aktivitetsmodellen och nyckeltalen kan gå direkt till dessa kapitel.

Kapitel � beskriver hur man kan lägga upp sin redovisningsstruktur så att den stödjer fastighetsorganisationens behov av uppföljning.

Till sist hoppas vi att denna skrift ska inspirera till fortsatt utveckling och fungera som verktyg i arbetet med att styra och följa upp fastighetsverk-samheten.

51 • Stort behov av enhetliga begrepp och definitioner

Stort behov av enhetliga begrepp och definitioner

I förra utgåvan av Rätt begrepp redovisades flera exempel på begrepps-förvirring och problem som har sin grund i bristen på gemensam nomen-klatur för fastighetsförvaltningen. Sedan dess har flera branschprojekt genomförts för att skapa en gemensam struktur för klassificering av byggnader, utrymmen och areor, samt för att utveckla fastighetsföretagets processer. Flera branschpublikationer har tillkommit med statistik och nyckeltal för lokalförsörjningen, till exempel Jämförelsetal för landstingen och Förvaltningsnyckeln som ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting, Årsfakta som ges ut av Fortifikationsverket och Aff-dokumenten som ges ut av Forum för förvaltning och service (AFF). I det här kapitlet ges exem-pel på branschprojekt som genomförts eller som är på gång när det gäller begrepp och definitioner för fastighetsförvaltningen. I kapitlet ges också exempel på problem- och utvecklingsområden.

Aktuella branschprojekt

IT Bygg och Fastighet

Åren ��–�� satsade staten och branschen cirka �� miljoner kronor per år i det gemensamma branschprojektet IT Bygg och Fastighet ��. Pro-grammet syftade till att implementera IT i byggande och förvaltning. Ett av programmets mest centrala teman var förvaltningsinformation (FI ��), där en huvudpunkt var att enas om en generell processmodell för informa-tions hantering i fastighetsföretag.

Ett av projekten inom IT Bygg och Fastighet (Klassifikation av byggnads-verk och utrymmen) resulterade i tabeller för branschgemensam klassi-fikation av byggnadsverk och utrymmen. Dessa finns idag inarbetade i BSAB-systemet. Arbetet gjordes med utgångspunkt i ramstandarden för klassifikation inom ISO TC ��/SC�. I förstudien till projektet genom-fördes en enkät där �� personer fick svara på frågan om det behövs en enhetlig standard för klassifikation av byggnader. De flesta som svarade på enkäten ansåg att det saknades enhetliga regler och att sådana skulle behövas för att underlätta analyser och jämförelser med andra.

Kapitel 1


Kapitel 1

Svensk och europeisk standard

Terminologi och mätregler för area- och volymberäkning finns i den svenska standarden SS �� , som fastställdes ��. Areabegreppen i standarden används flitigt av i stort sett alla fastighetsförvaltande organisa-tioner. Areastandarden revideras för närvarande.

Inom CEN (European Committee for Standardization) pågår utvecklingen av en ny europeisk standard för Space Measurement som beräknas bli klar ��. Den nya standarden kan innebära förändringar i den svenska area-standarden, eftersom europeiska standarder fastställs som svensk standard inom sex månader efter godkännande.

Standarden för Space Measurement är en fortsättning på arbetet med en europeisk standard för definitioner och avtal inom Facility Management (FM), som fastställdes �� och blev svensk standard ��. Den nya FM-standarden innebär att det finns en enhetlig beskrivning för hur man för-bereder och träffar överenskommelser om FM-tjänster dit även fastighets-anknutna tjänster räknas. Den nya standarden kan beställas i svensk översättning från SIS Förlag.

Jämförelsetal för landstingen

Sedan �� har landstingen tagit fram jämförelsetal inom fastighetsför-valtningen. Statistiken omfattar lokalareor, kostnader och förbrukningstal för hela bestånd, sjukhus, vårdcentra och övriga anläggningar. Resultatet av datainsamlingen redovisas på www.offentligafastigheter.se.

De begrepp som används för redovisning av kost-nader omfattar huvud-grupperna drift, planerat underhåll och kapitalkost-nader. Under begreppet drift redovisas media, förvaltningskostnader, fastighetsskötsel, löpande och förebyggande under-håll. Förvaltningskost-naderna omfattar för-valtningsavdelningens egna och gemensamma administrations kostnader.

Mätområden i Jämförelsetal för landstingen

Drift

− Media

∙ Värme

∙ El

∙ Vatten

− Förvaltningskostnader

− Fastighetsskötsel, löpande

och förebyggande underhåll

∙ Tillsyn

∙ Skötsel

∙ Löpande underhåll

∙ Förebyggande underhåll

Planerat underhåll

Kapitalkostnader

− Räntor

− Avskrivningar

Källa: Välkommen till redovisningssidan av jämförelsetal inom fastighets-

förvaltning för landsting/regioner/kommun bokslut 2006.


Kapitel 1

I Jämförelsetal för landstingen ingår samtliga kostnader per aktivitet (personal, förbrukningsmaterial, köpta tjänster, o s v).

Förvaltningsnyckeln

Sveriges Kommuner och Landsting har under ett tiotal år arbetat med att samla in kostnads-data för kommunernas fastighets förvaltningar, som redovisas i Förvalt-nings nyckeln och på www.offentligafastigheter.se. I Förvaltnings nyckeln redo-visas bland annat för-valtningskostnader och förbrukningar för skolor, förskolor, förvaltnings-lokaler och särskilda boenden.

De begrepp som används för redovisning av kostnader omfattar huvud-aktiviteterna drift, planerat underhåll och övriga kostnader. Under begrep-pet drift redovisas personalkostnader och förbrukningsmaterial för sig. Om man vill analysera den totala kostnaden för till exempel tillsyn, fastighets-skötsel och felavhjälpande underhåll så måste man först lägga till externa driftkostnader samt kostnader för personal och förbruknings material innan man kan göra analysen.

Årsfakta

Fortifikationsverket ger varje år ut Årsfakta med nyckeltal som beskriver fastighetsbestånd, uthyr-ning, kostnads effektivi-tet och ekonomi för försvars fastigheter.

De begrepp som används för redovisning av kost-nader omfattar huvud-

Mätområden i Förvaltningsnyckeln

Drift

A. Tillsyn, fastighetsskötsel och

fel avhjälpande underhåll

− Personalkostnad

− Externa driftkostnader

(tillsyn och skötsel)

− Skötsel av tomtmark och

yttre renhållning

− Sophantering

− Förbrukningsmaterial

− Felavhjälpande underhåll

− Försäkringsskador

− Skadegörelse

B. Mediaförsörjning

− Värmeenergi

− Elenergi

− Vatten

Planerat underhåll

Övriga kostnader

− Administration

− Försäkringsskador och

riskskydd

Källa: Förvaltningsnyckeln 2006, SKL.

Mätområden i Årsfakta

Drift

− Felavhjälpande underhåll

− Tillsyn och skötsel

Energi och vatten

− Värme

− El

− Vatten och avlopp

Planerat underhåll

Administration

− Central administration

− Förvaltningsadministration

Kapital

Källa: Årsfakta verksamhetsåret 2006, Fortifikationsverket.


Kapitel 1

grupperna drift, energi och vatten, planerat underhåll, administration och kapital. Under begreppet administration redovisas central administration och förvaltningsadministration. Drift delas in i felavhjälpande underhåll och tillsyn och skötsel. I Årsfakta ingår samtliga kostnader i redovisningen per aktivitet (personal, material, köpta tjänster, o s v).

Aff-definitioner 04

Ovanstående exempel följer i stort sett indelningen i aktivitetsbegrepp i de så kallade Aff-dokumenten. Dessa har funnits på marknaden sedan �� och är ursprungligen verktyg för att beskriva och handla upp fastighets-förvaltning och verksamhetsanknutna tjänster. Aff-dokumenten hanteras av Forum för förvaltning och service (AFF).

Aff-definitioner �� skiljer mellan huvudgrupperna drift och underhåll. Drift definieras som ”åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt”. Drift underindelas i mediaförsörjning, tillsyn och skötsel.

Underhåll definieras som ”åtgärder som syftar till att återställa funktio-nen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning”. Underhåll indelas i felavhjälpande och planerat underhåll. Felavhjälpande underhåll underindelas i akut och övrigt felavhjälpande underhåll.

I Jämförelsetal för landstingen, Förvaltningsnyckeln och Årsfakta redo visas felavhjälpande underhåll som en driftåtgärd, och planerat underhåll för sig. Många organisationer gör på samma sätt, vilket gör att man måste se upp när man jämför drift- och underhållskostnader mellan organisationer.

Drift

Tillsyn SkötselMediaförsörjning

Underhåll

Felavhjälpande

underhåll

Akut

underhåll

Övrigt

felavhjälpande

underhåll

Planerat

underhåll

Bild 1. Schema över drift och underhållstermer enligt Aff-definitioner 04.


Kapitel 1

Problem och utvecklingsområdenOvanstående exempel visar att det har vuxit fram en någorlunda enhetlig användning av aktivitetsbegrepp, som har gjort det möjligt att jämföra kostnader på en grov nivå mellan organisationer. Trots det, finns det fortfarande problem och gråzoner i tillämpningen av area- och aktivitets-begrepp.

Areabegrepp

Att det finns en standard för beräkning av area och volym är givetvis en tillgång samtidigt som den kan orsaka problem om den används fel. Ett vanligt problem är att organisationer använder olika areabegrepp. Fortifika tionsverket använder till exempel bruttoarea (BTA), medan bruksarea (BRA) är vanligast i den kommunala världen.

Ett annat problem är om uppmätningen av areor inte görs enligt angivna mätregler. Ett mätvärt utrymme ska enligt standarden vara minst �,� meter högt för att klassas som area, men vid underhållsplanering mäts i stort sett alla utrymmen som ska underhållas, även utrymmen som har lägre takhöjd än �,� meter. Det gör att den verkligt uppmätta bruksarean kan vara större än den korrekt uppmätta bruksarean. Areastandarden har alltså mätregler som inte alltid är praktiskt användbara.

Ytterligare ett problem är om man vid redovisningen av areor inte anger om den uppmätta arean är uppvärmd eller kall. Det gör att man ibland jämför kostnader för kontor med kostnader för källare. Trots mångfalden av areabegrepp i standarden förekommer det att organisationer uppfinner egna begrepp för att tillgodose andra behov av information, till exempel städarea och uthyrbar area.

Det kan också bli problem om man använder omräkningstal för att byta areabegrepp, till exempel räkna om bruttoarea till bruksarea. Skillnaderna mellan bruttoarea och bruksarea kan variera stort mellan olika byggnader (�–�� procent). Därför ska man se upp med areauppgifter som räknats fram med hjälp av omräkningstal.

Drift

Begreppet drift är problematiskt. Det fungerar bra när man ska beskriva vad en driftorganisation gör, men sämre för uppföljning och analys av kostnader och förbrukningar. För att följa upp kostnadseffektiviteten måste man analysera de ingående aktiviteterna som energi, tillsyn och skötsel var för sig, eftersom de påverkas av helt olika kostnadsdrivare.


Kapitel 1

Media

Media är ett samlingsbegrepp för el-, värme, kyla, vatten och avlopp. Begreppet finns inte som aktivitetsbegrepp i Rätt begrepp – version � efter-som begreppet inte längre fyller något syfte med hänsyn till de nya högre kraven på mätning och redovisning av förbrukning av olika energislag och andra miljöpåverkande förbrukningar, som exempelvis vatten och avlopp.

Energin kommer att bli ännu dyrare i framtiden. Därför måste fastighets-organisationen ha grepp om kostnadsutvecklingen och snabbt kunna se vad som driver upp kostnaderna. Vid årsskiftet �� trädde införandet av energideklarationer i full kraft. Fastighetsägare ska kunna redovisa hur mycket energi som används för uppvärmning och kyla, hur mycket el som används för olika ändamål samt utförda energieffektiviseringar. Det innebär att det måste vara enkelt att mäta och följa upp energin på dessa aktiviteter.

Underhåll

Begreppet underhåll finns i flera varianter och underindelningar. Många organisationer följer Aff:s indelning i felavhjälpande och planerat under-håll. Men även de gamla Aff-begreppen löpande, förebyggande och långtids-planerat underhåll lever kvar.

Det förekommer också att en och samma åtgärd redovisas som drift av vissa förvaltare och som underhåll av andra, beroende på vem som utför åtgärden. Om en fastighetsskötare byter fläktrem på ett fläktaggregat är det drift, men om åtgärden utförs av en vvs-specialist kan det vara under-håll.

Det händer också att samma slags åtgärd redovisas som underhåll det ena året och som drift eller investering det andra året. Vid renovering av bygg-nader kan det hända att underhållskostnader ”försvinner” in i investering-arna. Underhållskostnader är därför sällan direkt jämförbara mellan olika organisationer.

Inom den europeiska standardiseringskommittén (CEN) pågår arbete med att utveckla en ny underhållsstandard med målet att stärka och harmoni-sera området underhåll som profession. Prioriterade områden i den nya underhållsstandarden är underhållsmanagement, prestationsmätning och underhåll av byggnader. Den nya standarden kan i sin tur komma att påverka den svenska synen på begreppet underhåll.


Kapitel 1

Investeringar

En investering innebär att man anskaffar en tillgång som förväntas ha ett framtida ekonomiskt värde. Problemet är vilka åtgärder som ska defini-eras som investeringar och vilka som ska betraktas som underhåll. Här har branschen haft svårt att komma fram till ett gemensamt synsätt. Det före-kommer att en och samma åtgärd, till exempel byte av fönster redovisas som underhåll i en organisation och som investering i en annan.

I denna skrift föreslås att man följer den praxis som gäller för redovisning av tillgångar i den ekonomiska redovisningen. Tillgångar som har kortare livslängd än tre år kostnadsförs i sin helhet vid anskaffningen. Detsamma gäller anskaffningar av mindre värde, under ett prisbasbelopp.

Administration

På senare år har de administrativa stödtjänsterna genomgått en omvandling som inneburit att gränsen mellan vad som utförs av administrativ personal och vad som utförs av teknisk personal har blivit allt mer flytande. Samti-digt har aktiviteter som tidigare betraktades som administration utveck-lats till egna tjänsteområden inom till exempel IT och telefoni. Det är idag tjänster som konkurrensutsätts och handlas upp av externa utförare och där leverantörens tjänst inkluderar administration. Den här utvecklingen gör att definitionen av begreppet administration och vad som ingår behö-ver ses över. Någon sådan översyn har inte gjorts i denna skrift.

Säkerhet

Fastighetsägare har ett omfattande ansvar för att förebygga olyckor, upp-rätthålla en god arbetsmiljö och motverka skadlig miljöpåverkan. En stor del av arbetet innebär att genomföra och dokumentera besiktningar, kon-troller och åtgärder. En del av dessa ska rapporteras till myndigheter och en del ska dokumenteras hos fastighetsägaren.

Exempel på författningar och lagar som styr säkerhetsarbetet är plan- och bygglagen, miljöbalken, ordningslagen, lagen om gaturenhållning och skyltning, arbetsmiljölagen och lagen om skydd mot olyckor. Mer informa-tion om fastighetsägarens ansvar finns bland annat i Fastighetsägarens ansvar — en checklista för egenkontroll, Fastighetsägarna Sverige.

Miljö

Under senare år har miljöledningsarbetet inom fastighetsföretagandet ökat. Både nationella och internationella regler och överenskommelser gör


Kapitel 1

att fokuseringen på utbildning och riktlinjer för minskad miljöpåverkan fortsätter. Nationella miljömål finns, men mycket återstår när det gäller hur dessa ska mätas och redovisas. Om man inkluderar nyttjare av bostäder och lokaler så står byggsektorn för i runda tal �� procent av miljöbelast-ningen i samhället.

Om miljömålen ska nås så måste alla parter; byggherrar, fastighetsägare, konsulter, bygg- och förvaltningsentreprenörer, byggmaterialtillverkare och brukare, engageras i arbetet. En viktig förutsättning för att nå sam-hällets och sektorns högt ställda mål när det gäller energi och miljö är hög kompetens hos beställaren. En annan viktig förutsättning är att fastighets-ägarna engagerar sig i energi- och miljöfrågorna och integrerar dessa frågor i sina verksamhetssystem. Att förvalta byggnader långsiktigt är den största miljövinsten som man kan göra. Figuren visar hur en byggnads utsläpp av koldioxid minskar med åren.

50

40

30

20

10

0LC20 LC50 LC65 LC80 LC100

65 %

100 %

70 % 67 %73 %

Kg-C/m²/year

Demolition/disposal

At the time of operation

At the time of construction

Longer operating

life of buildings

reduces LCCO2

generation on the

yearly average.

Reduction of

LCCO2 by longer

operating life of

buildings.

Bild 2 Utsläpp av koldioxid från en byggnad under dess livslängd.

Källa: Atsushi Tachira, Mutsumi Yokoi, 2003.

132 • Enhetliga begrepp för byggnader, utrymmen och areor

Kapitel 2

Enhetliga begrepp för byggnader, utrymmen och areor

I kapitlet beskrivs först det synsätt som ligger till grund för de standardise-rade begrepp som finns för klassificering av byggnader och utrymmen. Därefter följer en modell för användningen av areabegrepp som bygger på den svenska standarden för mätning av area och volym för husbyggnader.

Klassifikation av byggnader Bygg- och fastighetssektorn i Sverige har länge saknat en branschgemensam klassifikation av byggnadsverk och utrymmen. Samma situation har funnits i Europa och i andra länder. Det har varit ett stort problem eftersom det försvårat jämförelser av resursförbrukning, prestanda, kvalitet, etcetera. Avsaknaden av en enhetlig identifikation och klassi-fikation har också försvårat informationsut bytet mellan olika aktörer, ökat risken för fel och på så sätt ökat kostnaderna för informationshanteringen.

För att hitta en branschgemensam systematik för byggnader och utrymmen genomfördes i slutet på ��-talet ett internationellt samarbetsprojekt mellan England, Tyskland och Sverige. Avsikten var att skapa en stomme i kommande nationella och internationella klassifikationstabeller. Resultatet av samarbetet blev att ändamålet/användningen utgör indelningsgrund för klassificering av byggnader och utrymmen. Ändamål kan till exempel vara hus för bostadsändamål, kontorsverksamhet, lagring, o s v. Det är en stor fördel vid jämförelser eftersom byggnader med lik-värdig konstruktion kan ha helt olika kostnader för energi, vatten, under-håll, säkerhet, städning o s v, beroende på verksamheten i byggnaden.

Den enhetliga systematiken för klassificering av byggnader och utrymmen finns inarbetad i BSAB-systemet, som vi rekommenderar att man använ-der. BSAB är anläggnings-, bygg- och fastighetssektorns gemensamma struktur för informationssystem och förvaltas av Svensk Byggtjänst. I tabellen ges exempel på klassifikation av byggnader, hämtade ur BSAB-systemet.

Internationell och svensk

standard

Klassifikationer inom området

byggande och förvaltning regle-

ras i den internationella standar-

den ISO 12006–2:2001, Building

construction – Organization of

information about construction

works – Part 2: Framework for

classification of information.

Den svenska standarden har

beteckningen SS-ISO 12006-2,

Strukturering av information om

byggnadsverk. Del 2: Ramverk för

klassificering av information. Stan-

darden har arbetats in i BSAB:s

branschsystematik utgåva 3, år

2005.


Kapitel 2

Exempel på klassifi cering av byggnadsverk – hus i BSAB-systemet

Kod Rubrik

S Hus e d

SA Hus e d för flera huvudsakliga ändamål

SB Hus för bostadsändamål

SC Hus för kontorsverksamhet, tjänsteproduktion

SD Hus för industriell tillverkning, utvinning, reparation eller energiproduktion

SE Hus för lagring, spedition och distribution

SF Hus för parti- och detaljhandel, varuexponering e d

SG Hus för hotell- eller restaurangverksamhet e d

SH Hus för uppställning av fordon och farkoster

SJ Hus för undervisning, barnomsorg

SK Hus för kulturell, idrottslig eller religiös verksamhet

SL Hus för sjukvård, hälsovård e d verksamhet

SM Hus för veterinärmedicinsk verksamhet

SN Hus för samfärdsel

När behövs branschgemensamma klassifikationer av byggnader?

En enhetlig klassifikation behövs bland annat vid:

jämförelser inom och mellan företag i samband med benchmarking och nyckeltalsanalyser

upprättande av branschstatistik och branschnyckeltal

programarbete och projektering för överföring av basinformation om objekt, funktionskrav, egenskapskrav, prestanda etcetera från tidiga utrednings- och programskeden till förvaltning och nyttjande

informationshantering i samband med nyttjande, förvaltning, drift och underhåll, till exempel planering, kalkylering, upphandling, kvalitets-kontroll, erfarenhetsåterföring och analys av nyttjande, ändamålsenlig-het och prestanda

uppbyggnad och förvaltning av erfarenhets- och kunskapsbanker, branschstatistik och branschnyckeltal internationellt och nationellt samt inom olika intresseorganisationer

upprättande av ritningar, tekniska beskrivningar, drift- och underhålls-dokumentation, samt brandskydds- och annan säkerhetsdokumentation.

Andra tillämpningsområden för en enhetlig klassifikation är för redovisning


Kapitel 2

av uppgifter till myndigheter, vid värderingar, kvalitetsarbete, kundenkäter, i anläggningsregister, fastighetssystem, ekonomisystem och andra stödsystem.

Klassifikation av byggnadsverks utrymmenUtgångspunkt för klassifikation av utrymmen i eller i anslut-ning till en byggnad är, liksom för byggnader, utrymmets ända-mål/användning (SS-ISO ��–�). Ändamål kan till exem-pel vara kundmottagning, utbildning, behandling av sjuka, arkivering eller tillredning av mat. Utrymmena utformas och anpassas för att inrymma brukarnas aktiviteter.

Vid klassifikationen av utrymmen är de inre egenskaperna avgörande. Klassindelningen görs med utgångspunkt i att utrymmen för olika verksamheter uppvisar karakteristiska skillnader i inre egenskaper.

Ett kontorsutrymme skiljer sig från ett behandlingsrum i en vårdcentral genom att respektive utrymme har olika egenskaper. Kontorsutrymmet kan ha lägre krav på teknisk försörjning och ljuddämpning. Ett behand-lingsrum i vårdcentralen kan däremot ha andra och högre krav på teknisk försörjning och ljuddämpning. Båda utrymmena har tydliga sär skiljande inre egenskaper och bör därför klassificeras som kontor respektive behandlingsrum.

Däremot kan ett kontorsutrymme i en vårdcentral och i en kontors-byggnad ha samma egenskaper som ett kontorsutrymme i en kontors-byggnad. Båda klassificeras därför lika, d v s som kontorsutrymme.

Exempel på klassifi kation av utrymmen, ur BSAB-systemet

Kod Rubrik Exempel på utrymmen

2 Utrymmen för inomhusaktiviteter

21 Utrymmen för boende T ex utrymmen för sömn eller vila, daglig

samvaro, måltider, tvätt och förvaring

22 Utrymmen för publika aktiviteter Utrymmen för skolundervisning: Hemklassrum,

grupprum, slöjd- och musiksalar

23 Kommunikationsutrymmen, uppställnings-

utrymmen, förvaringsutrymmen o d

T ex loftgångar, vindfång, entréer, korridorer

och trappor

24 Utrymmen för skydd och försvar T ex skyddsrum

26 Driftutrymmen, ledningsutrymmen och

kanalisations utrymmen

T ex undercentraler, elcentraler, driftcentraler

och övervakningsutrymmen

28 Diverse utrymmen för inomhusaktiviteter T ex oinredda utrymmen

29 Övriga utrymmen för inomhusaktiviteter

Bild 3.

Utrymme i

byggnads-

verk.


Kapitel 2

När behövs branschgemensamma klassifikationer av utrymmen?

En branschgemensam klassifikation av utrymmen ska i första hand till-godose följande krav:

Skapa förutsättningar för utbyte av information mellan olika aktörer under byggnadsverkets livscykel.

Stödja jämförelser och benchmarking mellan företag.

Ge stöd i programarbete och i överföring av funktionskrav från program till utrymmen, tekniska lösningar, byggande, förvaltning och nyttjande.

Ge stöd för lokalplanering och analyser av lokalutnyttjandet.

Klassifikationen av byggnadsverksutrymmet ändras inte när utrymmet byter hyresgäster eller när brukarnas verksamhet förändras, om egen-skaperna i utrymmet är oförändrade. Ett exempel på detta är när ett skyddsrum används som arkiv/förråd. I sådana fall är utrymmet fort-farande klassat som skyddsrum. Syftet är att klassifikationen ska ange vilka egenskaper utrymmet ursprungligen är konstruerat för.

Klassifikationen kan däremot ändras när det inte längre finns något behov av skyddsrum och utrymmet uppfyller kraven för annat utrymme, som exempelvis arkiv.

Aktivitetsutrymme

Det är nödvändigt att skilja mellan byggnadsverksutrymmets egenskaper och den aktivitet för vilken det används. Liksom för byggnadsverket som

helhet är relationen många till många. En aktivitet är en process som utförs med ett särskilt syfte. Aktivi-teter har en rumslig utsträckning som kan benämnas aktivitets utrymme. Ett exempel på aktivitetsutrymme är ett kontor med öppen planlösning utan väggar, där

aktivitetsutrymmet för kontorsarbete avgränsas till arbetsplatsens bord, stol och kanske en förvarings hylla. Ett annat exempel är aktivitetsut-rymme för kopiering med maskin och plats för att kunna kopiera.

Vid programarbete och lokalplanering används begreppet aktivitets-utrymme för att dokumentera verksamhetens behov av just aktivitets-utrymmen som därefter tjänar som underlag för att skapa byggnadsverks-utrymmen, det som också blir lokalförteckning med en beskrivning av de egenskaper som krävs för att aktiviteten ska kunna utföras. Summan av alla aktivitetsutrymmen bildar byggnadsverkets totala area.

Ett aktivitetsutrymme är den

rumsliga utsträckningen av

personer och utrustning vid

utövandet av en aktivitet.


Kapitel 2

Infr

astr

uk t

ure

ll

enhet

ISO

12

00

6-2

ram

stan

dar

d

Akt

ivit

ets-

utr

ym

me

BSA

B-k

lass

byg

gnad

sver

k

Lantm

äter

iets

byg

gnad

sreg

iste

r

SS E

N I

SO

415

7-1

415

7-2

415

7-3

BSA

B-k

lass

byg

gd

el

BSA

B-k

lass

pro

d.r

esult

at

BSA

B-k

lass

utr

ym

me

BSA

B-k

lass

egen

skap

bild

ar,

förs

örje

r

Ak

tivi

tets

utr

ym

me

har

har

har

har

Byg

gn

ad

sverk

Före

tag,

nytt

jare

Ak

tivi

tete

r

Fysi

sk d

el

Byg

gn

ad

sverk

s-u

trym

me

inry

ms

i

Verk

sam

het

Den

byg

gd

a m

iljö

n

Vye

r K

lass

ifi k

ati

on

Id

en

tite

t

Pers

oner

Utr

ust

nin

g

funk

tion

ell vy

funk

tion

ell vy

mate

riel

l oc

h ku

ltur

ell vy

funk

tion

ell vy

funk

tion

ell vy

funk

tion

ell vy

kom

pos

itio

nell

vy

Bild

4. M

od

ellb

ilden

illu

stre

rar

sam

ban

den

mel

lan v

erks

amhet

, d

en b

yggd

a m

iljö

och

kla

ssi fik

atio

nen

so

m s

peg

lar

olik

a vy

er a

v d

en f

ysis

ka m

iljö

n.

Den

byg

gd

a m

iljö

n e

ller

byg

gnad

sver

ket

har

byg

gnad

sver

ksutr

ym

men

i v

ilka

det

fin

ns

akti

vite

tsutr

ym

men

.

Käl

la: K

lass

ifik

atio

n a

v Byg

gnad

sver

k o

ch U

trym

men

– h

uvu

dst

ud

ie S

vensk

Byg

gtj

änst

20

06

.

sam

mans

att

av

sam

mans

att

av

bed

rive

r

med

verk

ar

ibes

tår

av

Verk

sam

het


Kapitel 2

Modell för areabegreppLokaler och behov av lokaler ger upphov till många diskussioner mellan ägare, fastighetsförvaltare och lokalbrukare. Diskussionerna förs utifrån olika intressen när det gäller vad det får kosta, om det är bra för verksam-heten och om det är rationella lokaler ur förvaltningssynpunkt. Det är då viktigt att ett och samma areabegrepp används vid diskussionerna. Genom att använda ett areabegrepp är det enklare att kommunicera med hyres gäster, ekonomer och förvaltare. Samtidigt är det enklare att utforma nyckeltal för jämförelser mellan olika objekt i det egna beståndet och med objekt i externa organisationer.

Svensk standard för area- och volymberäkning

För beräkning av area och volym finns den svenska standarden Area och volym för husbyggnader — Terminologi och mätregler, med beteckningen SS �� , fastställd ��. Areabegreppen i standarden är definierade och används av i stort sett alla fastighetsförvaltande organisationer.

Are

abeg

rep

p

Kvadratmeter

Mättekniska areabegrepp BTA Bruttoarea BRA Bruksarea NTA Nettoarea LOA Lokalarea LOAe Enskild lokalarea LOAg Gemensam lokalarea LOA:V Lokalarea för verksamhet LOA:P Lokalarea för personal LOA:K Lokalarea för kommunikation LOA:B Lokalarea för garage ÖVA Övrig area ÖVA:D Övrig area för drift ÖVA:K Övrig area för kommunikation KA Konstruktionsarea IKA Invändig konstruktionsarea OKA Omslutande konstruktionsarea

0 100 200 300 400 500

BTA Bruttoarea

LOA:V Verksamhet

LOAe Enskild lokalarea

LOA Lokalarea

NTA Nettoarea

BRA Bruksarea

LOA

:P

LOA

:K

LOA

:BLO

Ag

ÖVA

:D

ÖVA

:KIK

A

OK

A

Bild 5. Exempel på areabegrepp i den svenska standarden Area och volym för hus byggnader

SS 02 10 53.

Standarden är avsedd att tillämpas vid area- och volymberäkning för alla slags husbyggnader, både i nyproduktion och i befintligt bestånd, vid planering, projektering, hyressättning, taxering, värdering, förvaltning etcetera, samt vid statistisk bearbetning. Den innehåller definitioner av area- och volymbegrepp samt regler för beräkning och redovisning av area


Kapitel 2

och volym hos byggnader eller delar av byggnader. De vanligaste areabe-greppen i förvaltningssammanhang är bruttoarea (BTA), bruksarea (BRA) och netto area (NTA). Bruksarean delas in i underliggande areabegrepp där lokal area (LOA) och övrig area (ÖVA) är de viktigaste om man inte förval-tar bostäder.

Standarden innehåller inga rekommendationer om när eller på vilket sätt de olika begreppen ska användas. Area- och volymbegreppen och deras underindelningar efter funktion, tillhörighet, m m, ska betraktas som en verktygslåda ur vilken man väljer de verktyg som är lämpliga i varje enskilt fall. Att byta areabegrepp mellan olika tillfällen gör det onödigt svårt att kommunicera mellan förvaltare, hyresgäster och andra beslutsfattare. Vi rekommenderar därför att ett areabegrepp används, nämligen bruksarea (BRA).

Bruksarea som bas

Bruksarea motsvarar i stort sett utrymmet mellan ytterväggarnas insidor. Vi har valt att utgå från detta begrepp eftersom det ger en helhetssyn på byggnaden och möjlighet till indelning på olika detaljerings nivåer för olika syften.

Bruksarean för en byggnad säger egentligen inte mer än att bygg-naden har en uppmätt area i horisontalplanet. För att bedöma areor behöver vi också veta hur stor andel av den totala arean som är användbar för verksamhet, vad som kan hyras ut och vad som inte är användbart. I modellen föreslår vi därför en uppdelning på fyra detaljerings nivåer: areatyp, tillhörighet, funktion och utrymme.

0 100 200 300 400 500Kvadratmeter

Area-typ

Till-hörighet

Funktion

Ut-rymme

BRA Bruksarea

BRA:V Verksamhet

BRA Hemklassrum

BRA Grupprum

BRA Kontor

BRA:P Personal

BRAg Gemensam

BRA:B Garage

BRA ÖVA:K

BRA ÖVA:D

BRA Elcentr

BRA Entré

BRA Korridor

BRA Konferens

BRA:K Kommun.

BRA ÖVAÖvrig

BRAe Enskild

Bild 7. Indelning av bruksarean på fyra detaljeringsnivåer.

BRA

Bruksarea


Kapitel 2

�. Areatyp Den totala bruksarean anges. Syftet med att ange den totala bruksarean är dels att få underlag för den strategiska lokalresursplaneringen, dels att kunna följa upp de kostnader som arean genererar. På så sätt kan investerings kostnader och förvaltningskostnader analyseras över tiden och jämföras med andra utförare. Kostnaderna kan också jämföras med de intäkter som fastigheten genererar.

�. Tillhörighet Indelningen efter tillhörighet görs i tre delar: BRAe, BRAg, BRA ÖVA. Syftet med denna indelning är att kunna fördela areor mellan olika nytt-jare eller hyresgäster och fastighetsägaren.

BRAe, enskild area, är utrymmen som en nyttjare eller hyresgäst dispo-nerar ensam.

BRAg, gemensam area, är utrymmen som disponeras av flera nyttjare. Det kan vara gemensamt konferensutrymme, cafeteria eller invändiga kommunika tionsareor.

BRA ÖVA är utrymmen för byggnadens drift och allmän kommunikation. Exempelvis pannrum, fläktrum, elcentral, trapphus, hisschakt och entréer.

Indelningen efter tillhörighet kan även illustreras utifrån vad som är möjligt att upplåta till brukare och vad som är fastighetsägarens utrym-men. Den enskilda och gemensamma bruksarean (BRAe+g) är upplåtelse-bar, medan BRA ÖVA inte är upplåtelsebar. I en hyressituation fördelas hyran för den enskilda och gemensamma bruksarean mellan olika brukare proport ionellt i förhållande till hur stor andel enskild area som varje brukare disponerar.

Hiss ÖVA

Konferensrum BRAg

Fläkt Rum ÖVA

Kommunikationsarea BRAg BRA ÖVA ej upplåtelse-

bar

Trappa ÖVA

BRAe+g upplåtelse-

bar

Vårdcentral BRAe

Öppen förskola BRAe

Bild 8.


Kapitel 2

�. FunktionIndelningen efter funktion är i sex delar, som används för att bedöma byggnadens kapacitet för olika funktioner, vid lokalplanering och för bedömning av lokalanvändningen.

BRA:V är verksamhetsutrymme med till-hörande förvaringsutrymmen och drift-utrymmen som hör till verksamheten.

BRA:P är hygienutrymme, kapprum, motions-utrymme, bastu etcetera, avsedda för personal.

BRA:K är kommunikationsutrymmen som används för att nå BRA:V och BRA:P.

BRA:B är parkerings- och körutrymmen i parke-ringshus och garage som inte tillhör småhus.

BRA ÖVA:K är byggnadens allmänna kommuni kationsutrymmen, till exempel trapp-hus, hisschakt och entréer.

BRA ÖVA:D är driftutrymmen, till exempel pannrum, fläktrum och maskinrum.

�. UtrymmeIndelning efter utrymme innebär att den totala invändiga arean indelas i olika typer av utrymmen, till exempel klassrum, konferensrum, kontor, entréer, korridorer, o s v.

Indelningen är användbar för utrymmesplanering, underhållsplanering, städplanering, m m. När bruksarean delas upp i utrymmen sker mätningen av utrymmena till ”centrum vägg” om väggen är tunnare än �, meter. BRA utrymme kan i vissa fall ersättas av nettoarea (NTA). Då mäts utrymmet fram till omslutande byggnadsdelars insidor.

Tempererad areaBRA(t) är tempererade areor och BRA(it) är icke tempererad area. Denna indelning görs i huvudsak för energiuppföljning och för att ange hur stor andel av arean som är tempererad, det vill säga uppvärmd eller kyld till viss angiven temperatur.

AtempAtemp är ett areabegrepp som förekommer i energideklarationer men som ännu inte ingår i den svenska areastandarden.

Areabegrepp Exempel på

utrymmen

BRA:V

Verksamhets-

utrymmen

Utbildningslokaler

Kontorslokaler

Vårdlokaler

Förråd

BRA:P

Personal-

utrymmen

Kapprum

Hygienutrymmen

Pentry

Motionsutrymmen

BRA:K

Kommunikations-

utrymmen

Korridorer

Passager

BRA:B Parkeringshus

Garage

BRA ÖVA:K Trappor

Hisschakt

Entréer

BRA ÖVA:D Pannrum

Fläktrum

Elcentral


Kapitel 2

Enligt Boverkets handledning avseende begrepp som förekommer i energi-deklarationer är Atemp golvarea i temperaturreglerade utrymmen avsedda att värmas till mer än ��° C, begränsade av klimatskärmens insida.

Metoder för att beräkna Atemp finns på www.boverket.se under rubriken Energideklaration.

Andra areabegreppAndra areabegrepp, som programyta eller totalyta, bör undvikas. Om sådana begrepp används bör man också skriva i klartext vilken areatyp som avses, till exempel:– Programmerad bruksarea (BRA) för förskolan Solstrålen.– Hyresgrundande enskild lokalarea (LOAe) för familjecentralen Axet.

Användning av bruksarea i olika förvaltningssituationer

Investeringssituationen

Investeringssituationen kräver att det finns ekonomiska nyckeltal som kan relateras till en area eller volym. Exempelvis att en ombyggnad kostar �� kronor per kvm BRA eller att årskostnaden för fastigheten bedöms bli � �� kronor per kvm BRA. Vid investeringar används den översta detaljeringsnivån i modellen som är areatyp (bruksarea).

Vid investeringar i offentliga organisationer är både lokalanvändare, led-ning och fastighetsansvariga delaktiga i beslutsprocessen. Ledningen måste se långsiktigt på fastighetsinvesteringen och bedöma behovet på lång sikt. Fastighetsansvariga gör en bedömning av den framtida årskostnaden för räntor, uppvärmning, underhåll o s v, och vad förvaltningsåtagandet inne-bär för bemanningen i organisationen. Lokalanvändaren gör en bedömning utifrån hur ändamålsenliga och effektiva lokalerna är för verksamheten. Genom att använda samma areabegrepp oberoende av vilka som är med i diskussionerna, kan en större förståelse uppnås mellan parterna.

Förvaltningssituationen

Förvaltningssituationen kräver att kostnader, aktiviteter och förbruk-ningar kan relateras till de areor som ingår i fastigheten. Exempelvis att administrationen kostar �� kronor per kvm BRA eller att värmeförbruk-ningen är �� kWh per kvm BRA.

I förvaltningsskedet är samtliga areor i byggnaden intressanta eftersom de genererar kostnader för administration, tillsyn, skötsel och underhåll.


Kapitel 2

Oavsett om kostnaderna avser ytskikt på väggar, golv eller byggnadens yttertak, slås de ut på den totala arean i horisontalplanet. Det är därför viktigt att den totala arean är korrekt uppmätt och definierad.

BRA

Konferens

BRA

Korridor

BRA Bruksarea

BRAe Enskild BRAg Gemensam ÖVA Övrig

BRA:V Verksamhet BRA:P personalBRA:K

Kommun.

BRA:B

Garage

BRA

ÖVA:K

BRA

ÖVA:D

BRA

Hemklassrum

BRA

Grupprum

BRA

Kontor

Bra

Entré

BRA

Elcentral

1000 200 300 400 500

kvadratmeter

Area-typ

Till-hörighet

Funktion

Ut-rymme

Bild 9. Indelning av bruksarean efter användningsområde.

Det är också intressant att veta hur stor del av byggnaden som används för olika ändamål. Det ger ett mått på byggnadens effektivitet. I första hand mäts skillnaden mellan de areor som lokalanvändaren använder och övriga utrymmen (t ex entréer, driftsutrymmen och källare). Skillnaden mellan verksamhetsareor och övriga areor är intressanta för att bedöma hur stora areor som kan disponeras av en eller flera nyttjare. Det ger i sin tur möjlig-heter att mäta kapaciteten i byggnaden, till exempel kvm BRA per besöks-plats, vårdplats eller elevplats.

Vid uppföljning av energiförbrukning är det viktigt att veta hur stor andel av den totala bruksarean som är temperaturreglerad och icke temperatur-reglerad.


Kapitel 2

Lokalanvändnings-, upplåtelse- och effektiviseringssituationen

I offentliga organisationer har lokalanvändare och lokalförsörjare ett gemensamt intresse av att lokalerna är ändamålsenliga, väl utnyttjade och kostnadseffektiva. För att mäta lokalanvändningen används nyckeltal som �� kvm BRA per elevplats eller �� kvm BRA per kontorsarbetsplats. För att följa upp kostnadseffektiviteten mäts årskostnaderna för lokalerna per kvm BRA. Hyran kan uttryckas som �� kronor per kvm BRAe+g, vilket är detsamma som LOA (lokalarea). Kostnaderna för BRAg fördelas oftast pro-portionellt efter hur stor andel BRAe som olika nyttjare har i en byggnad med flera nyttjare/hyresgäster.

För att få reda på om verksamheten använder sina areor effektivt måste ytterligare en indelning göras. Det sker genom att beräkna hur stor andel av bruksarean som används för kärnverksamhet och hur stor andel som används för stödverksamhet. Ett exempel: I skolor är undervisningslokaler till för kärnverksamheten, medan kontor, kansli, vaktmästeri och elevvård är utrymmen som stödjer kärnverksamheten. Fördelningen av lokaler bör vara sådan att lokalerna för stödfunktionerna är rätt dimensionerade i för-hållande till lokalerna för undervisning.

I lokalanvändnings-, upplåtelse och effektiviseringssituationen används total bruksarea och bruksarea indelad efter tillhörighet och funktion i modellen.

OmräkningstalVid jämförelser används ibland omräkningstal mellan olika areabegrepp. Omräkning mellan enskilda objekt är inte att rekommendera eftersom objekten kan ha olika konstruktion. Felmarginalen mellan likartade objekt, till exempel skolor, kan variera mellan � och �� procent. Om omräkningstal används bör dessa bygga på faktiska bedömningar i det egna fastighets beståndet. Omräkningstal skall alltså användas med stor försiktig het.

Ny europeisk areastandardInom den europeiska standardiseringskommittén (CEN) pågår arbetet med att utveckla en gemensam areastandard för Facility Management. Syftet är att underlätta mätning, analyser och jämförelser mellan företag och organisationer i Europa. Idag kan det skilja upp till � procent mellan


Kapitel 2

länders olika sätt att mäta golvarean i en byggnad, vilket knappast under-lättar internationella jämförelser och handelsutbyten. Tanken är att area-standarden ska kunna användas i de olika arbetssituationer som en Facility Manager eller fastighetsförvaltare möter, till exempel för lokalplanering, analyser av lokalanvändningen, ekonomiska analyser och benchmarking. Den nya standarden beräknas bli klar ��. Sverige deltar i arbetet via SIS tekniska kommitté för fastighetsförvaltning och verksamhetsstöd.

Figuren visar ett idéutkast till areabegrepp som fanns tillgängligt våren ��, samt deras ungefärliga betydelse på svenska. Vi har inte tagit med definitioner och förslag till mätregler eftersom dessa kan komma att änd-ras i det fortsatta arbetet. Vi har inte heller gjort någon översättning av areabegreppen eftersom det kan komma att göras av SIS. I de fall vi använt befintliga svenska begrepp kan definitioner och mätregler skilja sig från den svenska areastandarden.

Total Level Area

Ungefär Total våningsarea

Gross Floor Area

Ungefär Bruttoarea

Intra Muros Area

Ungefär Bruksarea

Net Floor Area

Ungefär Nettoarea inklusive mellanväggar

Net Room Area

Ungefär Nettorumsarea

Non

Usable

Area

Ungefär

Icke

använd-

bar areaPartition

Wall

Area

Ungefär

Mellan-

väggar

Internal

Con-

struction

Area

Ungefär

Invändig

konstruk-

tionsarea

External

Con-

struction

Area

Ungefär

Omslu-

tande

konstruk-

tionsarea

Usable Area

Ungefär

Verksamhetsarea

Circulation Area

Ungefär

Kommunikations-

area

Technical Service

Area

Ungefär

Driftsarea

Bild 10. Preliminära areabegrepp i kommande CEN-standard för Area and Space

Measurement.

Källa: prEN 15221–6 Facility Management – Perfomance standards in building – Area and

Space Measurement, Working Document April 2008.


Kapitel 2

Utdrag ur Svensk Standard

Här följer ett utdrag ur den nuvarande svenska standarden Area och volym för husbyggnader — Terminologi och mätregler, SS �� , fastställd ��.

Termer, beteckningar

Utrymme som uppfyller ställda krav på tillgänglighet, golv och utrymmets höjd

Area, A

Storlek av en avgränsad yta.

Anmärkning: Termen area bör inte för-

växlas med termen yta som beskriver

den fysiska företeelse som är föremål

för mätning.

Byggnadsarea, BYA

Area som en byggnad upptar på mar-

ken, inklusive utkragande byggnads-

delar som väsentligt påverkar använd-

barheten av underliggande mark.

Öppenarea, OPA

Area av helt eller delvis öppna mät-

värda utrymmen inrättade för vistelse

eller förvaring i anslutning till en

byggnad, begränsad av omslutande

byggnadsdelars utsida eller annan för

mätvärdhet angiven begränsning.

Bruttoarea, BTA

Area av mätvärda delar av våningsplan,

begränsad av omslutande byggnads-

delars utsida eller annan för mätvärd-

het angiven begränsning.

Bruksarea, BRA

Area av nyttjandeenhet eller annan

grupp sammanhörande mätvärda

utrymmen, begränsad av omslutande

byggnadsdelars insida eller annan för

mätvärdhet angiven begränsning.

Nettoarea, NTA

Area av mätvärt utrymme begränsad

av angränsande byggnadsdelars insida

eller annan för mätvärdhet angiven

begränsning.

Lokalarea, LOA

Bruksarea för utrymmen inrättade för

annat ändamål än boende, sidofunk-

tioner till boende, byggnadens drift

eller allmän kommunikation.

Övrig area, ÖVA

Bruksarea för utrymmen avsedda för

byggnadens drift och allmän kommu-

nikation i andra byggnader än småhus.

Enskild area, –e

Omfattar enskilda utrymmen, d v s

utrymmen som disponeras av en

nyttjande rättshavare.

Gemensam area, –g

Omfattar gemensamma utrymmen, d v s

utrymmen som disponeras av två eller

flera nyttjanderättshavare, t ex recep-

tion, sammanträdesrum och matsal.

Temperaturreglerad area/volym, –(t)

Omfattar utrymmen som är inrättade

för att värmas eller kylas till en viss

temperatur.

Icke temperaturreglerat

(ouppvärmt) utrymme, (it)

Omfattar utrymmen som inte är

inrättade för att värmas eller kylas till

viss temperatur.

273 • En processorienterad syn på fastighetsförvaltningen

Kapitel 3

En processorienterad syn på fastighetsförvaltningen

Det blir allt vanligare att fastighetsorganisationer väljer ett processorien-terat arbetssätt för att försäkra sig om att arbetsflödena är effektiva och bidrar positivt till leveransen av lokaler och service. Ett processorienterat arbetssätt innebär ofta en ökad fokusering på mätning och värdering av prestationerna. Både när det gäller slutresultatet, d v s utbudet av tjänster, och genomförandet av tjänsterna. I kapitlet ges en översiktlig beskrivning av innebörden av ett processorienterat arbetssätt.

Exempel på processkartaMotivet för att arbeta processorienterat är att bli bättre och effektivare. Genom att kartlägga sina processer får man en bild av hur verksamheten hänger ihop och hur olika aktiviteter bidrar till resultatet.

En arbetsmodell för kartläggning och värdering av fastighetsföretagets processer finns i Rätt Process (UFOS ��).

Figuren på nästa sida visar ett exempel på en processkarta för FM-tjänster som utvecklats för ett industriföretag i Sverige. Processkartan har sin grund i den processmodell för Faclity Management som utvecklades inom branschprojektet Förvaltningsinformation (IT Bygg och Fastighet). Med FM-tjänster avses tjänster för att tillhandahålla fastigheter, utrymmen och service.


Kapitel 3

Processen startar med att kärnverksamheten har ett behov av lokaler och service (�). Kundbehoven ligger till grund för FM-organisationens affärs-strategi och utbud av tjänster (�). Tillsammans med kärnverksamheten planerar och genomför FM-organisationen förändringar i leveranserna av lokaler och service () så att de passar kärnverksamhetens behov.

Leveranserna kan omfatta:

upplåtelser/uthyrning av lokaler (�)

genomförande av fastighetsanknutna tjänster, till exempel uppvärm-ning, avfallshantering och underhåll (�)

Kärnverk-

samhet (1)

Utveckla

affärsstrategi

FM org (2)

Planera

produkter och

tjänster (2)

Planera och

genomföra

förändring (3)

Affärsidé, vision (2)

Affärsstrategi,

affärsmål (2)

Affärsplan,

verksamhets-

planer (2)Kundbehov

(1)

Bild 11. Exempel på processkarta för att tillhandahålla fastigheter, utrymmen och

service (Facility Management).

293 • En processorienterad syn på fastighetsförvaltningen

Kapitel 3

genomförande av verksamhetsanknutna tjänster, till exempel inredning och utrustning av arbetsplatser, drift av personalrestaurang eller ansvar för telefonväxel och reception ()

genomförande av produktionsanknutna tjänster, till exempel energi-försörjning och underhåll av produktionsutrustning (�).

Resultatet av de genomförda processerna är kundanpassade, underhållna, städade och säkra utrymmen, med rätt inredning, utrustning och inne-klimat, försörjda med energi, vatten, m m (�). Resultatet kan också vara tjänster som är specialanpassade för kärnverksamheten och dess produktions process (�).

Tillhandahålla

fastighetsankn.

tjänster (5)

Tillhandahålla

verksamhetsankn.

tjänster (6)

Tillhandahålla

produktionsankn.

tjänster (7)

Upplåta

Hyra ut (4)

Resultat

Resultat

Resultat

Resultat

• Kundanpassat utrymme

• Underhållna och städade utrymmen

• Inneklimat

• Försörjning

• Säkerhet

• Inredning och utrustning (8)

• Organisationsanpassade tjänster

• Personanpassade tjänster

• Produktionsanpassade tjänster (9)

FM-resultat


Kapitel 4

Modell för aktivitetsbegrepp

Är fastighetsförvaltningen effektiv? Hur står vi oss jämfört med andra? Hur kan vi minska kostnaderna? För att besvara frågorna krävs att man mäter och följer upp fastighetsverksamheten. För att få fram bra underlag för analyser och jämförelser behövs enhetliga begrepp och definitioner. En enhetlig nomenklatur behövs också för att kvalitetssäkra informations-hanteringen i fastighetssystem, ekonomisystem och andra stödsystem.

I detta kapitel beskrivs en modell med aktivitetsbegrepp som kan användas för att styra och följa upp lokalförsörjningen och fastighetsförvaltningen i offentliga organisationer. Med lokalförsörjning avses tjänster som syftar till att tillgodose kundens behov av utrymmen över tiden, d v s anskaffning, upplåtelse och avveckling av lokaler. Med fastighetsförvaltning avses tjäns-ter för att upprätthålla funktioner i fastighetsbeståndet, d v s teknisk och ekonomisk förvaltning av fastigheterna. Aktiviteterna har valts ut mot bakgrund av att de förekommer som begrepp inom de flesta fastighets-organisationer.

Uppföljning av fastighetsverksamheten Utgångspunkten för de flesta offentliga fastighetsorganisationer är den gemensamma koncernnyttan. Lokalernas främsta uppgift är att bidra till att kärnverksamheten når sina mål till lägsta kostnad över tiden.

För att veta om fastighetsverksamheten är effektiv räcker det inte med att ha koll på den egna verksamheten. Man måste också förstå hur lokalerna påverkar produktiviteten och effektiviteten hos användarna, hur mycket de kostar i förhållande till andra verksamhetsresurser, om de är ändamåls-enliga och hur de används. En byggnad som är rationell att förvalta kan ha en planlösning som gör att verksamheten fungerar dåligt eller att lokal-användarna betalar för fel sorts utrymmen.

För att följa upp fastighetsverksamheten behövs enhetliga benämningar av byggnader, utrymmen, areor och aktiviteter. Både för att kunna mäta och följa upp prestationerna mot uppsatta mål, för att kunna jämföra sig med andra, och för att kunna jämföra kostnaderna för utförande i egen regi med externt köpta tjänster.

Byggnader och utrymmen bör klassificeras enligt BSAB:s system för klassi fikation av byggnader och utrymmen. Areabegreppen bör följa den

314 • Modell för aktivitetsbegrepp

Kapitel 4

svenska standarden för bruksarea. Aktivitetsbegreppen bör fastställas i samråd med dem som ansvarar för den ekonomiska redovisningen. Det gäller även de nyckeltal som används för uppföljning och analyser. Det är viktigt att beslut om aktivitetsbegrepp fattas på lång sikt, så att man mäter likadant från år till år.

Kostnadsdrivare

Aktivitetsbegreppen ska ge möjlighet till analyser av effektiviteten i fastig hetsförvaltningen och hitta bakomliggande orsaker till flaskhalsar, strul och onödiga merkostnader, till exempel:

krångliga administrativa rutiner

återkommande klagomål från kunderna

återkommande fel på samma byggdel

brister i ärendehanteringen

felaktig organisationsstruktur

kompetensproblem

över- eller underkapacitet

leverantörsproblem.

Det är inte ovanligt att den här typen av problem svarar för ��–� procent av omkostnaderna.

Ibland kan det finnas anledning att göra fördjupade analyser för att hitta bakomliggande orsaker till höga kostnader och vad som kan göras för att förhindra en upprepning. Ett typiskt exempel är höga kostnader för repara tioner som måste utföras på grund av eftersatt planerat underhåll. Kostnadsdrivaren är i det här fallet uteblivet planerat underhåll. Naturligt-vis skulle det bli orimligt dyrt att försöka eliminera alla akuta reparationer genom förebyggande underhåll. Omvänt skulle det kosta alltför mycket att ha ständig beredskap för akuta insatser. Ett riktvärde kan vara att planerat underhåll bör utgöra cirka �� procent och felavhjälpande underhåll cirka �� procent av den totala kostnaden för underhåll.

Ibland kan det, som i följande exempel, räcka med att göra en lista på pro-blemen, beskriva orsakerna, uppskatta merkostnaden och förteckna möj-liga åtgärder för att minska kostnaderna. Siffrorna i exemplet på följande tabell är endast till för att illustrera arbetssättet.


Kapitel 4

Exempel på modell för att hitta kostnadsdrivare och möjliga förbättringar

Problem Orsak Mer-

kostnad

Förbätt-

rings-

potential

Åtgärd Lätt att

åtgärda

Dyr att

åtgärda

Prioritet

låg, nor-

mal, hög

Oklara gränser mel-

lan fastighetsorg.

och brukarorg.

leder till onödiga

diskussioner och

åtgärder som faller

mellan stolarna.

Gammal

gränsdrag-

ningslista

som är

okänd i

organisatio-

nen.

200 000

kr/år.

90 % Uppdatera

gränsdrag-

ningslistan.

Utbilda med-

arbetarna på

innehållet.

Ja. Normal.

Kunderna klagar

på att fel inte

åt gärdas.

Ärende-

hanterings-

system

saknas.

200 000

kr/år.

80 % Skapa entydiga

rutiner för fel-

anmälan. Skaffa

ett ärende-

hanterings-

system.

Initial-

kostna-

der.

Hög

Dåliga förfrågnings-

underlag vid upp-

handling.

Kompetens-

brist.

10 kr/

kvm/år.

60 % Utbilda perso-

nalen, rekrytera

eller ta in kon-

sult.

Ja. Nej. Hög.

System för ärendehantering

Enhetliga rutiner och system för ärendehantering är goda hjälpmedel för att dokumentera vad som händer och hitta kostnadsdrivare i fastighets-

förvaltningen. Genom att stu-dera antalet ärenden av olika slag och deras konsekvenser, kan upprepade fel före byggas. För att inte drabbas av för stor arbetsbörda när alla felanmälningar redovisas är det lämpligt att koncentrera de förebyggande åtgärderna till de feltyper som står för �� procent av de felanmälda kostnaderna. När dessa fel-typer inte längre är stora kostnads drivare fortsätter man med nästa ��-procents-grupp, o s v.

0

50

100

150

200

250

300

VVS-

utrustning

TakFasaderSkade-

görelse

Dörr-

lås

Klimat

Antal fel

Bild 12. Statistik över antalet fel är ett verktyg i arbetet med att

hitta kostnadsdrivare.


Kapitel 4

Aktivitetsbegrepp i den ekonomiska redovisningen

De aktivitetsbegrepp som används i fastighetsförvaltningen bör användas som mätområden i den ekonomiska redovisningen. På så sätt underlättas den ekonomiska uppföljningen. De ekonomiska händelserna redovisas på aktivitetsbegreppen direkt vid konteringen och fastighetsorganisationen kan när som helst ta fram rapporter som visar vilka kostnader och intäkter som aktiviteten medfört.

Aktivitetsbegrepp på tre ambitionsnivåerBeskrivningen av aktivitetsbegreppen görs här ur fastighetsföretagets per-spektiv. Beskrivningen omfattar tre ambitionsnivåer, där varje nivå mot-svarar den detaljeringsgrad som normalt efterfrågas på strategisk, taktisk och operativ nivå.

Aktiviteterna har valts ut mot bakgrund av att de förekommer som begrepp inom de flesta fastighetsorganisationer. De har också valts ut med tanke på att det ska vara möjligt att praktiskt följa upp och dra gränser mellan aktiviteterna. För varje aktivitet anges vilken av följande huvud-processer som aktiviteten tillhör.

Tillhandahålla utrymmen. Tillhandahålla fastighetsanknutna tjänster. Tillhandahålla verksamhetsanknutna tjänster.

Syftet har inte i första hand varit att knyta aktiviteterna till processer, utan att fokusera på aktiviteter, där det finns ett stort behov av enhetliga defini-tioner och jämförbara nyckeltal. Kopplingen till processer visar dock att det är fullt möjligt att göra en sådan koppling om man vill arbeta process-orienterat.

Indelning i aktiviteter

Ambitionsnivå �Ambitionsnivå ett innehåller aktiviteter som i första hand är till för den strategiska styrningen och uppföljningen. Med denna ambitionsnivå har fastighetsorganisationen ett bra grepp om kvaliteten och kostnaderna för olika grupper av tjänster. Analyser på den här nivån görs ofta för att få reda på om verksamheten är kostnadseffektiv jämfört med andra organisationer och om kostnaderna ligger i nivå med branschnyckeltal.


Kapitel 4

Ambitionsnivå �Ambitionsnivå två innehåller aktiviteter som i första hand är till för den taktiska styrningen. Med denna ambitionsnivå har fastighetsorganisa-tionen ett bra grepp om resursförbrukningen för olika aktiviteter och byggnader, till exempel energiförbrukning och energikostnader för upp-värmning av skolbyggnader. I många organisationer är aktiviteterna på den här nivån konkurrensutsatta, varför begreppen också kan användas som underlag för upphandling och tecknande av avtal med externa utförare (servicenivå avtal, SLA).

Ambitionsnivå �Ambitionsnivå tre är den mest detaljerade nivån och innehåller aktiviteter som ska tillgodose behovet av detaljinformation inom specifika områden som fastighetsorganisationen väljer att följa upp. Det kan vara aktiviteter som skötsel och tillsyn av byggdelar som tak, byggnader utvändigt, mark etcetera. I aktivitetsmodellen redovisas endast exempel på aktiviteter efter-som behovet av uppföljning varierar mellan fastighetsorganisationerna.

Modell för uppföljning av aktiviteter i fastighetsförvaltningen

Tillhör process Ambitionsnivå 1 Ambitionsnivå 2 Ambitionsnivå 3

Tillhandahålla

utrymmen

Lokalresurs-

planering

Lokalrevisioner

Lokalresursplan

Anskaffning Köp

Ny- om- och tillbyggnad

Inhyrning

Ex) Projektadministration, behovs-

utredningar, förstudier, programarbete,

projektering, upphandling, genom-

förande och utvärdering. Anskaff-

ningar av objekt eller för särskilda

ändamål.

Avveckling Försäljning

Rivning

Demontering

Tomställning

Återställande

Ex) Projektadministration

Upplåtelse/

uthyrning

Forts…


Kapitel 4

Modell för uppföljning av aktiviteter i fastighetsförvaltningen

Tillhör process Ambitionsnivå 1 Ambitionsnivå 2 Ambitionsnivå 3

Tillhandahålla

fastighets–

anknutna

tjänster

Energi Uppvärmning och

varmvatten

Kyla

Fastighetsel

Vatten och avlopp Ex) Varm- och kallvatten

Tillsyn och skötsel Fastighetsskötsel

Driftövervakning

Städning av gemensamma

utrymmen

Renhållning

Avfallshantering

Ex) Tillsyn och skötsel av mark och

byggnader ut- och invändigt.

Myndighetsbesiktningar och säker-

hetskontroller som är fastighets-

ägarens ansvar.

Underhåll Felavhjälpande underhåll

Planerat underhåll

Ex) Akut uh och övrigt felavhjälpande

uh. Skadegörelse. Underhåll av mark,

byggnader ut- och invändigt och

installationer.

Tillhandahålla

verksamhets-

anknutna

tjänster

Städning

Säkerhet

Vaktmästeri

Ex) Städning av kontor

Städning av allmänna utrymmen

Tillträdesskydd

Bevakning och ordningsövervakning

Brandskydd

Kontorsvaktmästeri

Skolvaktmästeri

Energi för verksamheten

Avfallshantering för verksamheten

Administration

(Styr och

stödjer övriga

processer)

Administration Ledning

Ekonomi

Personal

IT och telefoni

Marknadsföring och info.

Hyresadm.

Ärendehantering

Miljöledning

Utrednings- och

utvecklingsuppdrag

Teknisk planering och

uppföljning

Dokumenthantering

Övrig administration


Kapitel 4

Aktiviteter, gränsdragning och innehållI det här kapitlet redovisas vad de olika aktivitetsbegreppen omfattar. För varje aktivitet redovisas också en checklista med ingående aktiviteter och förkla-ringar. Exempel på nyckeltal för aktiviteterna redovisas i kapitel �, Nyckeltal.

Lokalresursplanering

Med lokalresursplanering avses den strategiska planeringsprocess som syftar till att nå balans mellan organisationens behov av och tillgång till lokalresurser.

Lokalresursplanering – ingående aktiviteter och förklaringar

Aktiviteter på ambitionsnivå 1 Aktiviteter på ambitionsnivå 2 Aktiviteter på ambitionsnivå 3


Omfattar organisationens

samlade lokalresursplanering

Lokalrevisioner

Omfattar analyser av kärnverksam-

hetens utveckling och framtida

lokalbehov, lokalernas ändamåls-

enlighet, lokalbeståndets kapacitet,

över-/underskott på lokaler, behov

av förbättringar och effektivise-

ringar samt möjliga besparingar.

Lokalresursplan

Upprättande/revidering av

organisa tionens lokalresursplan.

Föreslås ej

Uppföljning av lokalresursplaneringPå ambitionsnivå ett omfattar uppföljningen organisationens samlade lokalresursplanering. Eftersom lokalresursplaneringen omfattar flera enhe-ter bör uppföljningen omfatta samtliga enheter som deltar i planerings-arbetet. Exempel på uppföljning är organisationens totala kostnad för lokalresursplanering.

På ambitionsnivå två genomförs lokalrevisioner och revideringar av organisa-tionens lokalresursplan. På den här nivån kan uppföljningen exempelvis avse antalet kvadratmeter som omfattas av genomförda lokalrevisioner.

Kostnader för lokalresursplaneringFör att få fram den totala kostnaden för lokalresursplaneringen summeras kostnaderna för aktiviteten lokalresursplanering, samt den del av aktivite-ten administration som avser lokalresursplanering.

Kostnader för lokalresursplanering är till exempel personalkostnader, konsult kostnader och IT-stöd. För att få grepp om kostnaderna krävs att


Kapitel 4

både fastighetsorganisationen och de lokalbrukande enheterna redovisar hur mycket tid som läggs på planeringsarbetet.

Anskaffning

Med anskaffning avses en process vars syfte är att åstadkomma leverans av resurser (Aff-definitioner ��).

Anskaff ning – ingående aktiviteter och förklaringar


Anskaffning

En process vars syfte är att

åstadkomma leverans av resurser

(Aff-definitioner 04).

Omfattar organisationens

fastighets anskaffningar under

året.

Köp

Planering och genomförande av

köp.

Ny-, om- eller tillbyggnad


ny-, om- och tillbyggnader.

Inhyrning


inhyrning.

Exempel:

Projektadministration

Behovsutredning

Förstudie

Lokalprogram

Projektering

Upphandling

Genomförande

Utvärdering

Anskaffningar av enskilda

objekt

Anskaffningar för särskilda

ändamål. T ex säkerhets-

utrustning eller nya mätare för

energiförbrukning.

Uppföljning av anskaffningPå ambitionsnivå ett omfattar uppföljningen organisationens totala anskaffningar, till exempel anskaffad area och utgifter för anskaffningarna.

På ambitionsnivå två omfattar uppföljningen organisationens anskaff-ningar uppdelade på köp, ny-, om- och tillbyggnader samt inhyrningar.

På ambitionsnivå tre kan uppföljningen omfatta enskilda projektaktivi-teter, till exempel förstudier och lokalprogram, projektadministration, anskaffning av specifika objekt eller anskaffningar för särskilda ändamål.

Anskaffningsutgifter och kostnaderAnskaffningar innebär i de allra flesta fall investeringar. En investering innebär att den anskaffade tillgången förväntas ha ett framtida ekono-miskt värde och servicepotential för verksamheten under mer än en redo-visningsperiod. Investeringarna kan antingen vara nyinvesteringar eller ersättningsinvesteringar.


Kapitel 4

Nyinvesteringar omfattar köp, ny-, om- och tillbyggnad, standard-höjande åtgärd (modernisering) eller att en ny funktion tillförs, till exempel värmeåtervinning.

Ersättningsinvestering omfattar utbyte av avskriven byggdel eller installa tion.

Orsaken till investeringarna kan antingen vara förändringar i verksam-heten — verksamhetsinvesteringar — eller behov av åtgärder i byggnader och installationer — byggnadstekniska investeringar.

Utgiften för investeringen — anskaffningsvärdet — tas upp som en till-gång i balansräkningen. Anskaffningsvärdet utgörs av anskaffningens inköpspris och andra direkta inköpskostnader, som kostnader för leve-rans, installa tion och lagfart. Vid ny- om- och tillbyggnader utgörs anskaffnings värdet av kostnader för lokalprogram, projektering, projekt-administration, byggledning, bygglov, byggnadsarbeten, kontroller, besikt-ningar, m m.

Anskaffningsvärdet skrivs av över den beräknade nyttjandeperioden och belastar då rörelsens resultat. Många organisationer lägger också till en ränta för det investerade kapitalet. Summan av den årliga avskriv-ningen och räntan är investeringens årskostnad. Det är sällan möjligt att jämföra årskostnaden för investeringar mellan organisationer, eftersom avskrivnings principer och räntesatser varierar. Däremot är årskostnaden ett viktigt underlag vid beslut om nya investeringar. Kommer organisatio-nen att ha råd med den årskostnad som blir följden av investeringen?

KomponentavskrivningDe anskaffade lokalresurserna kan delas in i kategorier och komponenter utifrån organisationens behov av uppföljning, till exempel om man vill följa upp hur mycket som investeras i olika typer av verksamhetslokaler eller i installa tioner för att minska energiförbrukningen. Rekommenda-tionen gällande indelningen i byggnadskategorier och komponenter är att följa de principer för klassificeringar som finns i BSAB-systemet.

Byggdelar och installationer kan behöva ersättas regelbundet. Om de är av väsentligt värde bör de redovisas och skrivas av som separata enheter efter-som de har en annan nyttjandeperiod och avskrivningstid än tillgången i övrigt. Är komponenten däremot av ringa värde krävs ingen separat redovisning utan utgiften för ersättningen av komponenten hanteras som en underhållskostnad. Se även kapitel , Fastighetsverksamheten i redo-visningen.


Kapitel 4

Rekommendationen är att tillämpa komponentavskrivning för bygg delar, till exempel byggnadsstomme, grund, tak, fönster, dörrar, installationer för el, värme, VA, ventilation och kyla, inre och yttre ytskikt och fast inred-ning. Vid utbyte av byggdelar och utrustning redovisas dessa som tillgångar i balansräkningen och skrivs av under nyttjandetiden.

Avveckling

Med avveckling avses en process som syftar till att minska eller avskaffa resurser av visst slag (Aff-definitioner ��).

Avveckling – ingående aktiviteter och förklaringar


Avveckling

Med avveckling avses en process

som syftar till att minska eller

avskaffa resurser av visst slag

(Aff-definitioner 04).

Omfattar organisationens fastig-

hetsavvecklingar under året.

Försäljning

Rivning

Demontering

Tomställning

Återställande


Uppföljning av avvecklingUppföljningen på ambitionsnivå ett omfattar organisationens samtliga fastighetsavvecklingar under året, till exempel total avvecklad area och försäljnings inkomster.

På ambitionsnivå två följer organisationen upp hur avvecklingarna har genomförts, till exempel genom försäljning eller rivning.

På ambitionsnivå tre kan organisationen välja att följa upp hur mycket resurser som lagts på att administrera avvecklingarna.

Fastighet/Område Försäljningssumma i Mkr Areal i ha

Närövningsfältet Östersund 21,0 1 150

Närövningsfältet P 18 Visby 16,0 400

Borlänge flygplats 8,2 200

Ing 3 m.fl. områden i Boden 8,3 900

Gunnarns flygfält i Storuman 6,5 –

Del av Herrevads kloster i Klippan 3,7 65

Bild 13. Några större försäljningar 2006. Källa: Årsfakta 2006, Fortifikationsverket.


Kapitel 4

Inkomster och utgifterUppföljningen omfattar både försäljningsinkomster och utgifter för av-vecklingen. I utgifterna ingår alla kostnader för att planera och genomföra avvecklingen, inklusive kostnader för rivning och återställande. Utgif-terna kan kostnadsföras direkt eller periodiseras, till exempel om den rivna byggnaden ersätts av en ny. Driftkostnader för tomställda objekt kan antingen särredovisas här eller redovisas bland övriga kostnader för tillsyn och skötsel, energi, o s v.

Upplåtelse/uthyrning

Upplåtelse/uthyrning omfattar upplåtelse av lokaler till interna och externa lokalanvändare, genomförande av upplåtelsedialoger och hyres-förhandlingar, upprättande av upplåtelsedokumentation och hyres-kontrakt, beräkning av internpriser och hyror (vid nyteckning/omför-handling av upplåtelser).

Upplåtelse/uthyrning – ingående aktiviteter och förklaringar



Upplåtelse av lokaler till interna

och externa lokalanvändare,

genomförande av upplåtelse-

dialoger och hyresförhandlingar,

upprättande av upplåtelse-

dokumentation och hyreskon-

trakt, beräkning av internpriser

och hyror (vid nyteckning/

omförhandling).

Föreslås ej Föreslås ej

Gränsen gentemot övriga aktiviteter kan vara svår att dra. Generellt gäller:

Dialoger angående verksamhetens långsiktiga lokalbehov tillhör aktiviteten lokalresursplanering.

Dialoger angående ombyggnader och andra förändringar i lokal-beståndet tillhör aktiviteten anskaffning.

Hyresadministration tillhör aktiviteten administration.

Uppföljning av uthyrning/upplåtelserUppföljningen omfattar externa och interna inkomster från upplåtelser av lokaler, omfattningen av upplåtelserna, till exempel antal externa kontrakt


Kapitel 4

och interna upplåtelser, uthyrd area samt vakansgraden, d v s andelen out-hyrda lokaler.

Gränsen mellan upplåtelse/uthyrning och hyresadministration kan vara svår att dra. Vid uppföljning av uthyrningsverksamheten bör hyresadministra-tion läggas till aktiviteten upplåtelse/uthyrning.

Energi och miljö

I arbetet med energieffektivisering och minskade utsläpp av klimatpåver-kande ämnen krävs att fastighetsägare mäter och dokumenterar sin energi-förbrukning och miljöpåverkan i högre grad än tidigare. Från årsskiftet ��/�� ska energideklarationer lämnas för specialbyggnader över � �� kvm, till exempel simhallar, bibliotek, skolor och vårdbyggnader. Även byggnader med nyttjanderätt ska ha en energideklaration, till exempel hyresrätter, bostads rätter och lokaler som hyrs ut.

Energideklarationer innebär att fastighetsägare ska kunna redovisa hur mycket energi som används för uppvärmning, kyla och varmvattenbered-ning, samt hur mycket el eller annan energi som används för fastigheten, hushållsändamål, verksamheten i lokalerna och komfortkyla. Även utförda energieffektiviseringar ska redovisas. Mer information om energideklara-tioner finns på www.boverket.se.

Gränsdragningen mellan miljöarbete, energiförsörjning, avfallshantering etcetera, är inte lätt att dra eftersom till exempel energiförbrukningen i sig är en miljöpåverkande aktivitet.

Ett sätt att förbättra miljöarbetet är att göra en miljöinventering av byggnads-beståndet. Inventeringen syftar till att öka kunskapen om statusen på mark och byggnader och underlätta arbetet med miljöinventeringar i sam-band med ombyggnader och rivning. Ytterst handlar det om att kontinuer-ligt minska miljöbelastningen från byggnader och anläggningar.

Ett exempel på miljöinventering från Fortifikationsverket �� omfattade bland annat inventering av asbest, bly, freon, kvicksilver, PCB, radon, petroleum produkter, impregnerat virke samt övriga miljöstörande ämnen. Dessutom gjordes en kartläggning av fukt och mögel i byggnaderna och en inventering av markområden som kan kräva särskild hantering ur miljö-synpunkt.


Kapitel 4

Energianvändning, GWh

Energislag 2004 2005 2006 Förändring 05–06

Trend

Elenergi exkl. värme 263,6 231,8 209,4 -9,6%

Olja 75,5 62,5 42,9 -31,3%

Gasol 95 1,1

Gas 10,7 10,9 7,7 -29,3%

Fjärrvärme 203,4 173,9 140,7 -19,1%

Träbränsle 32,9 33,6 48,2 43,3%

El 16,9 15,8 12,3 -22,4%

Vegetabilisk olja 3,3

Bild 14. Fördelning av Fortifikationsverkets användning av olika energislag åren 2004–

2006. Källa: Årsfakta 2006, Fortifikationsverket.

Uppföljning av energi och miljöUppföljningen på ambitionsnivå ett omfattar den totala energianvänd-ningen och energikostnaden för fastigheterna och verksamheten i loka-lerna

På ambitionsnivå två följer indelningen i aktiviteter delar av Boverkets handledning för energideklarationer. Vi rekommenderar att energin delas upp i uppvärmning och varmvatten, kyla, fastighetsel och verksamhetsel. Uppföljningen omfattar all energi som förbrukas under året för respektive aktivitet/ändamål samt kostnaderna för energin.

När det gäller uppvärmning görs jämförelser mellan olika år med hjälp av normalårskorrigering med graddagar eller energisignaturmetoden. Normalårs korrigering enligt energisignaturmetoden innebär att en bygg-nad fort löpande jämförs med sig själv.

Verksamhetsel tillhör processen Tillhandahålla verksamhetsanknutna tjäns-ter. Verksamhetens förbrukning och kostnader är verksamhets resurser och inte fastighetsresurser, och kostnaderna ska inte redovisas bland fastighets-kostnaderna.

På ambitionsnivå tre kan energin delas upp i energislag, till exempel sol-energi, fjärrvärme, el, olja och gas. Indelningen kan också göras i förnybar och ej förnybar energi. Vid behov underindelas kyla i produktionskyla och komfortkyla. På nivå tre kan man även följa upp miljöbelastning, som utsläpp av koldioxid.


Kapitel 4

Energi – ingående aktiviteter och förklaringar

Aktiviteter på

ambitions nivå 1

Aktiviteter på

ambitionsnivå 2

Aktiviteter på

ambitions nivå 3

Energi

Omfattar den totala

energianvändningen

och energikostnaden

för fastigheterna

och verksamheten i

lokalerna

Personal- och maskin-

kostnader redovisas på

dessa aktiviteter i de

fall egna produktions-

anläggningar finns.

Uppvärmning och varmvatten

Energiåtgång och kostnader för uppvärmning och

varmvattenberedning, t ex fjärrvärme och el.

Kyla

Energiåtgång i form av el eller annan energi för pro-

duktionskyla och komfortkyla för att nå en behaglig

temperatur för personalen, t ex kyla för isbanor, kylrum,

datorhallar och verksamhetslokaler.

Fastighetsel

Energiåtgång i form av el eller annan energi för att driva

de centrala systemen i byggnaden, t ex fläktar, pumpar,

hissar, fast installerad belysning, avfrostning av häng-

rännor, o s v.

Verksamhetsel

El (eller annan energi) som används av verksamheten

i lokalerna, t ex för belysning, datorer, kopiatorer, TV,

kylar och frysar, maskiner och andra apparater för verk-

samheten. Även motorvärmare och utomhusbelysning

räknas till verksamhetsel.

Kostnaderna för verksamhetsel redovisas inte som en

fastighets kostnad.

Energislag

Solenergi

Fjärrvärme

El

Olja

Gas

Produktionskyla

Komfortkyla

Förnybar energi

Ej förnybar energi

Utsläpp av CO2

(koldioxid)

Kostnader för energiI redovisningen av energikostnader ingår alla kostnader som normalt finns i form av avgifter och fakturor från energibolagen.

I de fall där värmeenergin tillverkas och förädlas vidare, till exempel från värme lager i jord, berg eller värmepumpar eller där elenergin tillverkas och förädlas vidare från transformatorstationer och drift av vindkraftverk ska även den kostnaden tas med.

I den totala kostnaden för egenproducerad energi ingår förutom förbruk-ningsavgifter och kostnader för verksamheten också kostnader för produk-tionsanläggningen, d v s kostnader för tillsyn och skötsel, underhåll, räntor och avskrivningar för anläggningen.

För att få fram den totala kostnaden för energi bör man även lägga till den del av aktiviteten administration som avser organisationens energi -försörjning.


Kapitel 4

Vatten och avlopp

Omfattar all förbrukning av vatten under året. Inom industrin mäts dock processvatten för sig.

Vatten och avlopp – ingående aktiviteter och förklaringar

Aktiviteter på

ambitionsnivå 1

Aktiviteter på

ambitions nivå 2

Aktiviteter på

ambitions nivå 3

Vatten och avlopp

Vattenförbrukning för fastighetens

och verksamhetens behov. Kost-

nad för vatten, avlopp, tömning av

fettavskiljare och slambrunnar.

Föreslås ej Varmvatten

Kallvatten

Uppföljning av vatten och avloppVattenförbrukningen är intressant att följa upp eftersom den har en direkt koppling till energiförbrukningen och eventuella läckage. Vattenförbruk-ningen bör om möjligt delas in i varmvattenförbrukning och kallvatten-förbrukning. Genom att följa upp åtgången på varmvatten och kallvatten kan åtgärder sättas in som begränsar resursförbrukningen.

Kostnader för vatten och avloppKostnaden för vattenförbrukning avser fastighetens totala förbrukning under året. I kostnaden ingår förbrukning och kostnader i form av avgifter och fakturor från vatten- och avloppsleverantören, kostnader för tömning av fettavskiljare och slambrunnar, samt kostnader för personal och maski-ner för egen vattenreservoar, vattenbrunn, reningsanläggning eller pump-station.

För att få fram den totala kostnaden för vatten och avlopp bör man också ta med administration som kan knytas till försörjningen med vatten och avlopp.

Tillsyn och skötsel

I tillsyn och skötsel ingår aktiviteter som syftar till att observera funktioner hos förvaltningsobjektet (tillsyn) samt justera och vårda förvaltningsobjek-tet (skötsel). Aktiviteterna utförs varje år och återkommande under året.

I tillsyn och skötsel ingår också att utföra åtgärder som är fastighets-ägarens ansvar enligt lagar, förordningar och föreskrifter, för att förebygga


Kapitel 4

olyckor och ohälsosamma förhållanden, upprätthålla en god arbetsmiljö och motverka skadlig miljöpåverkan.

Tillsyn och skötsel – ingående aktiviteter och förklaringar

Aktiviteter på

ambitions nivå 1

Aktiviteter

på ambitionsnivå 2

Aktiviteter på

ambitions nivå 3

Tillsyn och

skötsel

Omfattar all tillsyn och

skötsel under året.

Fastighetsskötsel

Avser löpande tillsyn och vård av material, byggdelar

och utrustning innan dessa upphör att fungera.

Inkluderar byte och tillförsel av förbrukningsmaterial,

samt hyresgästkontakter på fastighetsskötarnivå.

Avser utrustning som är fast monterad eller tillhör

fastigheten. Vård av hyresgästens utrustning ingår i

verksamhetsservice.

Driftövervakning

Övervakning och teknisk skötsel inklusive underhålls-

ronderingar och service på tekniska installationer som

utförs av personal med specialistkompetens, samt

datorstyrd och distansstyrd övervakning.

Städning av gemensamma utrymmen (övrig area)

Exempelvis trappor, entréer och driftsutrymmen.

Renhållning av fastigheten

Sopning, snöröjning, halkbekämpning och renhållning

utvändigt och i garage. Vårskötsel och grusupptagning.

Avfallshantering

Intern sophantering, källsortering, bortforsling av

separerat avfall, grovsopor, m m.

Avgifter för sophämtning.

Avfallshantering för verksamheten, som matavfall,

kontors avfall och förbrukningsmaterial m m, ingår inte.

Tillsyn och skötsel av:

Mark

Byggnader utvändigt

Byggnader invändigt

Installationer

Myndighets-

besiktningar

Besiktningar som krävs

enligt lagar, förord-

ningar, myndighets-

föreskrifter, etc.

Exempelvis hissar,

kyl- och värmepump-

anläggningar, ven-

tilation, brandlarm,

sprinkler, portar,

tryckkärl, fastbränsle

och gasanläggningar,

elinstallationer och

skyddsrum.

Uppföljning av tillsyn och skötselPå ambitionsnivå ett omfattar uppföljningen all tillsyn och skötsel under året.

På ambitionsnivå två har vi delat upp tillsyn och skötsel i fastighetsskötsel, driftövervakning, städning av gemensamma utrymmen, renhållning av


Kapitel 4

fastigheten och avfallshantering. Avfallshantering för verksamheten, som matavfall och kontorsavfall, ingår normalt inte. Däremot kan fastighets-organisationen erbjuda avfallshantering som en tilläggstjänst. Exempelvis när det gäller sjukhusavfall eller avfall från äldreboenden och grupp-bostäder.

På ambitionsnivå tre kan tillsyn och skötsel vid behov indelas i tillsyn och skötsel av mark, byggnader ut- och invändigt och installationer. På ambitions-nivå tre kan man också välja att följa upp utförandet av myndighetsbesikt-ningar och kontroller som blivit allt mer resurskrävande, till exempel kon-troll av hissar, kyl- och värmepumpanläggningar, ventilation, brandlarm, sprinkler, portar, tryckkärl, fastbränsle- och gasanläggningar, elinstallatio-ner och skyddsrum.

Kostnader för tillsyn och skötselI kostnaderna för tillsyn och skötsel ingår personalkostnader för egen per-sonal inklusive kostnader för arbetsledning, köpta tjänster, material, trans-porter, räntor och avskrivningar för investeringar i till exempel fordon och maskiner, avgifter för sophämtning, avfallsåtervinning, m m.

För att få fram den totala kostnaden för tillsyn och skötsel bör man också lägga till kostnaderna för att administrera aktiviteten tillsyn och skötsel. Totalkostnaden används till exempel vid jämförelser mellan utförande i egen regi och anbud från externa utförare.

Uppföljningen av årskostnaden för myndighetsbesiktningar som inte utförs varje år bör avse den periodiserade årskostnaden.

Underhåll

Med underhåll avses sådana åtgärder som genomförs för att vidmakthålla och säkerställa en tillgångs funktion och egenskaper så att tillgången kan användas på ett ändamålsenligt sätt under dess beräknade nyttjandeperiod. Så länge som åtgärder görs på en byggdel i form av lagning eller renovering och denna inte byts ut i sin helhet är den att betrakta som underhåll.

Uppföljning av underhållIndelningen av aktiviteten underhåll följer indelningen i Aff ��. På ambi-tionsnivå ett omfattar uppföljningen allt underhåll som utförs under året, d v s både felavhjälpande och planerat underhåll. Ambitionsnivån är användbar när man vill jämföra totalkostnaden för utförande i egen regi med anbud från externa utförare.


Kapitel 4

Underhåll – ingående aktiviteter och förklaringar

Aktiviteter på

ambitions nivå 1

Aktiviteter på

ambitions nivå 2

Aktiviteter på

ambitionsnivå 3

Underhåll

Åtgärder som genomförs

för att vidmakthålla och

säkerställa en tillgångs

funktion och egenskaper

så att tillgången kan använ-

das på ett ändamålsenligt

sätt under dess beräknade

nyttjande period.

Omfattar allt underhåll

under året.

Felavhjälpande underhåll

Syftar till att återställa en

funktion som oförutsett

nått en oacceptabel nivå.

Alternativt begrepp är

reparationer.

Planerat underhåll

Underhåll som är planerat

till tid, art och omfattning

och som utförs med längre

intervall än ett år.

Exempelvis renovering av

pumpar, ommålning av

fasader och nya ytskikt

inomhus.

Akut underhåll

Behöver utföras snarast.

Övrig felavhjälpande underhåll

Skadegörelse

Underhåll av tomt

Justering och omläggning av hårdgjorda ytor,

justering av gräs och planteringsytor samt

målning, reparation och utbyte av stängsel och

utrustning.

Underhåll utvändigt byggnad

Underhåll av fasader, tak, skärmtak och källar-

trappor, byggnads- och måleriarbeten samt

omfogning av fogmassor.

Underhåll invändigt byggnad

Byggnads-, målnings- och golvarbeten i verk-

samhetslokaler och gemensamma utrymmen.

Underhåll av installationer

Utbyte av delar samt renovering av installa-

tionsutrustning, pumpar, fläktaggregat, arma-

turer, styr- och reglerutrustning och säkerhets-

utrustning.

På ambitionsnivå två skiljer vi mellan planerat underhåll och felavhjälpande underhåll. Med planerat underhåll avses underhåll som är planerat till tid, art och omfattning. Underhållsbehovet bör finnas dokumenterat i en långsiktig plan som sträcker sig över ��–�� år, där åtgärder, tidpunkter och kostnader redovisas grovt. Rekommenderad gränsdragning mot tillsyn och skötsel är att planerat underhåll omfattar aktiviteter som utförs med längre intervall än ett år, medan tillsyn och skötsel omfattar åtgärder som utförs flera gånger per år.

På ambitionsnivå tre kan felavhjälpande underhåll delas in i akut underhåll som behöver utföras snarast och övrigt felavhjälpande underhåll. Många organisationer vill också kunna följa upp hur stor del av det felavhjälpande


Kapitel 4

underhållet som beror på skadegörelse. Ett sådant mätområde kan läggas upp på ambitionsnivå tre.

Planerat underhåll kan delas in i underhåll av tomt, byggnad utvändigt, byggnad invändigt och installationer.

Kostnader för underhållI kostnaden för underhåll ingår samtliga kostnader för utförandet, d v s kostnader för egen personal inklusive arbetsledning, köpta tjänster, mate-rial, transporter, avskrivningar och räntor för fordon, maskiner, m m. Utgifter för underhåll belastar resultatet som en kostnad.

För att få fram den totala kostnaden för underhåll bör man också lägga till den del av aktiviteten administration som avser underhåll, till exempel kostnader för underhållsplanering. Det är exempelvis aktuellt vid jäm-förelser mellan utförande i egen regi och anbud från externa utförare, samt vid upprättande av avtal om utförande av tjänster (servicenivåavtal SLA).

Vid jämförelser av kostnader för planerat underhåll bör man jämföra den periodiserade årskostnaden för ett fastighetsobjekt eller den genomsnitt-liga årskostnaden för ett fastighetsbestånd. Det planerade underhållet varierar från år till år och uppgifter om enskilda fastigheter enskilda år kan vara missvisande.

Vid jämförelser med andra organisationer måste man säkerställa att organisa tionerna tillämpar samma principer för gränsdragning mellan planerat underhåll, tillsyn och skötsel och investeringar.

För att få ett mått på den genomsnittliga årskostnaden för att vidmakt-hålla fastighetsbeståndet, kan man nuvärdeberäkna planerade utgifter för ersättningsinvesteringar och planerat underhåll enligt organisationens underhållsplan. Därefter beräknas den genomsnittliga årskostnaden för samtliga utgifter med hjälp av annuitetsmetoden.

Administration

Utgångspunkten är att det ska vara möjligt att mäta och följa upp administ-rationen totalt och per administrativ aktivitet. De administrativa aktivite-terna kan antingen utföras i egen regi eller handlas upp externt.


Kapitel 4

Administration – ingående aktiviteter och förklaringar

Aktiviteter på

ambitions nivå 1

Aktiviteter på

ambitionsnivå 2

Aktiviteter på

ambitions nivå 3

Administration

Omfattar fastighets-

organisationens totala

administration och

andel av organisa-

tionens centrala

administra tion.

Ledning

Arbetsuppgifter av företagsledande karaktär. Kostnader

för styrelse, nämnd, VD, förvaltningschef eller mot-

svarande.

Ekonomi

Övergripande ekonomisk styrning och uppföljning,

t ex prognoser, budgetering, uppföljning, bokslut,

likviditets planering och placering av likvida medel.

Rutinbetonade administrativa arbetsuppgifter, t ex

fakturahantering, lönehantering, löpande ekonomisk

redovisning, administration av försäkringar, skatter och

deklarationer.

Uppdatering av lånereskontra, bevakning av lånemark-

nad, administration av nya lån, bevakning av samhälls-

subventioner.

Personal

Administration, rekrytering och utbildning av personal.

IT och telefoni

Försörjning med IT- och telefonisystem. Anskaffning

och drift av utrustning, programvaror, licenser och

service avtal.

Telefonisttjänster och telefoniadministration, t ex upp-

datering av telefonkatalog, samtals- och kvalitetsmät-

ning.

Marknadsföring och information

Uppdatering av hemsida, utarbetande av marknads-

material och informationsmaterial till kunder, personal

och andra intressenter.

Hyresadministration

Ärendehantering

Ta emot, registrera, uppdatera och avsluta ärenden

samt föra statistik och dokumentera ärenden.

Föreslås ej

Forts…


Kapitel 4

Administration – ingående aktiviteter och förklaringar

Aktiviteter på

ambitions nivå 1

Aktiviteter på

ambitionsnivå 2

Aktiviteter på

ambitions nivå 3

… forts. … forts.

Miljöledning

Organisera, planera och ta fram rutiner för att utveckla,

införa, uppfylla, revidera och underhålla organisatio-

nens miljöpolicy.

Utrednings- och utvecklingsuppdrag

Ledning, planering och administration av särskilda

utrednings- eller utvecklingsuppdrag.

Teknisk planering och uppföljning

Planering, upphandling, inköp och kvalitetskontroll

av tekniska aktiviteter, t ex underhålls- och förvalt-

ningsplanering, planering av myndighetsbesiktningar,

granskning och uppdatering av drift- och underhålls-

instruktioner, planering av internkontroll avseende

arbetsmiljön, m m.

Dokumenthantering

Hantering av register och arkiv inklusive sökning och

distribution av efterfrågad information samt upp-

datering av dokument och arkiv.


Hantering av egna lokaler, reception, kontorsservice,

och andra administrativa aktiviteter. Kontakter med

myndigheter, uppgifter till SCB, etc.

… forts.

Uppföljning av administrationPå ambitionsnivå ett omfattar uppföljningen fastighetsorganisationens totala administration inklusive fastighetsorganisationens andel av kommu-nens, myndighetens eller företagets gemensamma administration.

På ambitionsnivå två har administrationen delats in i aktiviteter som kan vara intressanta att följa upp var och en för sig eller knytas till andra aktivi-teter.

På ambitionsnivå tre kan organisationen identifiera egna uppföljnings-områden.


Kapitel 4

Kostnader för administrationI administrationskostnaden ingår bland annat personalkostnader för led-nings- och administrativ personal, lokalkostnader, kostnader för köpta tjänster, IT- och telefoniutrustning, kontorsmaskiner och kontorsmateriel. Kostnader för arbetsledning av tillsyn och skötsel eller underhåll ingår inte i administration. Inte heller avgifter för fastighetsskatt och försäkringar.

För att få fram den totala kostnaden för aktiviteterna i aktivitetsmodellen behöver administrationskostnaderna knytas till respektive aktivitet. De behöver också kunna knytas till förvaltade fastighetsobjekt, projekt, o s v. Detta görs i den ekonomiska redovisningen och beskrivs närmare i kapitel .

Fastighetsskatt

Fastighetsskatt omfattar avgifter och skatter på byggnad och tomtmark. Fastighetsskatten redovisas separat. Administrativa arbetsuppgifter för hantering av fastighetsskatt ingår i administration.

Försäkringar

Försäkringar omfattar försäkringspremier och bör redovisas separat. Kost-nader för självrisker i samband med skador ingår i felavhjälpande under-håll. Administration och hantering av försäkringar ingår i aktiviteten administration.

Verksamhetsanknutna tjänster

Verksamhetsanknutna tjänster är tjänster som inte definieras som fastig-hetsverksamhet. Det är viktigt att dessa tjänster separeras från fastighets-verksamheten eftersom det annars skulle ge en felaktig bild av resurs-behovet för fastighetsförvaltningen.

Här redovisas några exempel på verksamhetsanknutna tjänster som kan vara intressanta att följa upp och jämföra med andra organisationer och där det är vanligt med gränsdragningsproblem gentemot fastighetsverk-samheten.

Städning för verksamhetenOmfattar städning och fönsterputs av verksamhetens lokaler. I städ kost-na den ingår personalkostnader för städledare och egen städpersonal, kostnader för köpta tjänster, kostnader för material, del av gemensamma admi nistrationskostnader o s v. Städkostnader för verksamheten ska inte


Kapitel 4

räknas in i kostnaderna för tillsyn och skötsel. Städning för verksamheten kan bland annat delas in i städning av kontor och städning av gemensamma utrymmen.

Säkerhet för verksamhetenGränsdragningen gentemot verksamhetsanknutna tjänster kan vara svår. En rekommendation är att säkerhetsåtgärder som är fastighets ägarens ansvar enligt lagar, förordningar och före skrifter redovisas som fastighets-anknutna tjänster. Övriga säkerhetsåtgärder faller under verksamhets-anknutna tjänster. Säkerhet för verksamheten indelas i tillträdesskydd, bevakning, och brandskydd. Kostnader för säkerhet är personal kostnader, köpta tjänster, räntor och avskrivningar för investeringar, material kostnader, del av gemen sam administration, m m.

Säkerhet för verksamheten kan bland annat delas in i:

TillträdesskyddBehörighetsadministration, entré- och infartskontroll, passagekontroll, m m.

Bevakning och ordningsövervakningRondering, övervakning med TV-kameror och utryckning vid larm med syfte att skydda verksamhetslokaler och utrustning.

BrandskyddBåde fastighetsägare och nyttjare bör vidta de åtgärder som behövs för att få bort eller minska risken för brand. Ansvar för installation och skötsel av till exempel brandvarnare kan åligga antingen fastighetsägare eller hyresgäst. Detta regleras genom avtal.

VerksamhetselOmfattar energi som verksamheten förbrukar och som inte är till för fastig hetens installationer. Kostnaderna omfattar avgifter och fakturor från energibolagen och/eller kostnader för egen energiproduktion, samt del av gemensam administration (se även under Energi och miljö tidigare i detta avsnitt).

Avfallshantering för verksamhetenHär avses avfallshantering som enbart betjänar verksamheten. Kostnader är personal kostnader, köpta tjänster, material, räntor och avskrivningar för investeringar, del av gemensam administration, m m. Exempel på aktivite-ter:

Bortförande av avfall från verksamheten.

Separering av avfall.


Kapitel 4

Transport till soprum, deponi eller återvinningsanläggning.

Insamling och rapportering av statistik gällande avfallsmängder av olika fraktioner.

Anskaffning, tillsyn, skötsel och underhåll av inredning och utrustning för farligt avfall.

VaktmästeriOmfattar diverse tjänster som utförs åt verksamheten och som inte ingår i fastighetsorganisationens administration eller fastighetsverksamhet. Vakt-mästeri kan bland annat delas in i kontorsvaktmästeri och skolvaktmästeri.

Var tog begreppen drift och media vägen?

Enligt Aff-definitioner �� omfattar begreppet drift aktiviteterna tillsyn, skötsel och mediaförsörjning. Vår bedömning är att denna indelning fun-gerar bra när man ska organisera och dimensionera fastighetsverksam-heten. Däremot fungerar det sämre för styrning och uppföljning av fastig-hetsverksamheten, som är huvudsyftet med den här boken.

För att följa upp om verksamheten är effektiv behöver man analysera de ingående aktiviteterna var för sig för att hitta kostnadsdrivare och bakom-liggande orsaker till en hög resursförbrukning. Av samma skäl bör man inte slå ihop energianvändning, vatten och avlopp till mediaförsörjning utan i stället redovisa de ingående aktiviteterna var för sig.

Indelningen i aktiviteter som används i den här skriften förändrar inte på något sätt möjligheterna att beräkna driftnettot, som bland annat används i den finansiella styrningen.


Kapitel 5

Nyckeltal

En fastighetsorganisation som vill förbättra sig kan mäta sin förmåga med hjälp av nyckeltal. Genom att jämföra nyckeltalen med organisationens mål, föregående års utfall, externa riktvärden eller konkurrerande leve-rantörer, får man en indikation på om kostnaderna och kvaliteten ligger på godtagbara nivåer. Nyckeltalen är inga absoluta sanningar men ger ofta tillräckligt bra signaler om något avviker från det normala.

Det finns inga bestämda regler för vilka nyckeltal som ska användas. Där-emot tillhandahåller flera organisationer nyckeltal för fastighetsförvaltning, bland annat Sveriges Kommuner och Landsting (Jämförelsetal för lands-tingen, Förvaltningsnyckeln), Fortifikationsverket (Årsfakta), Svenska kyr-kan (Kyrkfakta) och REPAB (Årskostnader för kontor, skolor, bostäder, m m).

Vad är ett nyckeltal?Ett nyckeltal är en informationsbärare som kan användas för att styra och följa upp verksamheten. Resursinsatser eller resultat ställs i relation till en påverkansfaktor, till exempel antal arbetstimmar för en fastighets skötare per kvadrat meter, eller städad area per arbetstimme. Andra nyckeltal visar resursförbrukningen i förhållande till resultatet man får ut, till exempel lokalkostnad per arbetsplats. Syftet med nyckeltalen är att ge information som kan starta en process med undersökningar och åtgärder som gör lokal-försörjningen bättre och effektivare. Nyckeltalen blir på så sätt verktyg för utveckling.

Informativa egenskaper

Nyckeltalen har flera informativa funktioner:

AlarmfunktionFör att veta om en aktivitet i fastighetsförvaltningen fungerar dåligt, normalt eller bra, krävs någon form av jämförelse, antingen med sig själv över tiden eller med andra inom branschen. Så fort som ett nyckel-tal avviker från ett normalvärde ger det en signal om att något antingen är fel eller att man har överträffat förväntningarna. För att nyckeltalet ska fungera som alarmsignal krävs att användaren av nyckeltalen vet vad som är normalt för de aktiviteter och byggnadskategorier som analyseras.

555 • Nyckeltal

Kapitel 5

DiagnosfunktionGenom att samla in information och analysera historiska värden får beslutsfattaren kunskap om vad som är normala respektive avvikande värden. Det ger i sin tur vägledning om vilka åtgärder som bör vidtas när ett nyckeltal signalerar att något är fel.

PrognosfunktionNyckeltalens prognostiserande funktion förutsätter att det finns förut-sägbara och stabila relationer över tiden, till exempel för lokalbehov och lokalkostnader per vårdtagare, elev eller värnpliktig. Nyckeltalen används för erfarenhetsåterföring och för att prognostisera framtida lokalbehov och lokalkostnader.

Produktivitet och effektivitetMånga nyckeltal beskriver antingen produktivitet eller effektivitet. Med produktivitet menas att man mäter produktionsresultatet i förhållande till resursåtgången. Ett enklare sätt att uttrycka produktiviteten är att ”göra arbetsuppgifterna rätt”. Ett exempel på produktivitet är förvaltad area per fastighetsskötare (kvm BRA per person). En fastighetsskötare som klarar av att hantera � �� kvm under en viss tidsperiod är mer produktiv än en fastighetsskötare som klarar av att hantera � �� kvm, förutsatt att fastigheterna kräver samma arbetsinsatser, att arbetstiden kostar lika mycket och att arbetsinsatserna håller samma kvalitet. Pro-duktiviteten kan mätas för hela förvaltningen, men enklare och bättre är om aktiviteterna analyseras var för sig.

Effektiviteten avser relationen mellan insatsen av produktionsresurser under en tidsperiod och graden av måluppfyllelse. Ett annat sätt att uttrycka effektiviteten är ”att göra rätt saker”. Ett exempel på effekti-vitet är att sätta mål för energiförbrukningen. Om målet är att den genomsnittliga energi förbrukningen får ligga på högst �� kWh per kvm, kan organisationen sägas vara effektiv om den genomsnittliga energiförbrukningen hamnar under denna nivå. Förutsatt att hyres-gästerna är nöjda med inomhus klimatet.

Nyckeltal i tre delar

Vilka nyckeltal som bör användas är inte självklart. Det gäller att hitta vilka som ger mest nytta. Ofta räcker det inte med ett nyckeltal för att avgöra om en aktivitet är nyttig, utan det kan behövas tre nyckeltal. Ett som mäter produktiviteten, ett som mäter effektiviteten och ett som mäter om insatsen upplevs som nyttig.


Kapitel 5

Nyckeltal

Analysera, jämföra och

värdera

Tidigare års

nyckeltal

Andra

organisationers

nyckeltal

Nyckeltal Nyckeltal

Planerat underhåll 78 kr/kvm

85 % nöjda hyresgäster

2,0 fel/100 kvm BRA

Bild 15. Ofta behövs det flera nyckeltal för att följa upp en aktivitet. Ett som mäter

produkti viteten, ett som mäter effektiviteten och ett som mäter kundnöjdheten.

För att nyckeltalen ska vara användbara krävs att mätningen av kostnader och aktiviteter sker efter samma principer från gång till gång. Dessutom måste man vara uppmärksam på om kostnaderna är inklusive eller exklu-sive moms.

Vid beräkning av nyckeltal krävs i huvudsak tre slags uppgifter: vilka akti-viteter som ska mätas, till exempel planerat underhåll; vilken enhet som ska användas, till exempel kvm BRA; vilket resursmått som ska användas, till exempel kronor eller timmar.

Resurs

Planerat underhåll 78 kr/

m2 BRA

Aktivitet Enhet

Planerat underhåll M2 BRA

Kronor

Bild 16. Vid beräkning av nyckeltal behövs tre slags uppgifter. Aktivitet, enhet och resurs.

575 • Nyckeltal

Kapitel 5

Anta att vi ska följa upp planerat underhåll. Vi vill veta om de utförs i rätt omfattning och till rätt kostnad. Vi börjar med att mäta produktiviteten. Det sker genom att dividera kostnaden för planerat underhåll med bygg-nadens bruksarea. Om kostnaden är �� kronor under året och bruks-arean är �� kvm BRA blir produktiviteten �� kronor/kvm BRA.

Därefter mäter vi effektiviteten. Det kan till exempel ske genom att mäta antalet felanmälningar eller arbetsorder för reparationer. Om antalet fel-anmälningar har varit �� under året och den förvaltade bruksarean är �� kvm får vi fram att antalet felanmälningar är � per �� kvm. Är antalet felanmälningar och reparationer högt och underhållskostnaden ”normal” finns det anledning att se över effektiviteten i planeringen och genomförandet av underhållet.

Det tredje nyckeltalet kan vara hur många av hyresgästerna som är nöjda med underhållet. För att ta reda på detta och vad hyresgästerna upplever som viktigt, bra eller dåligt kan man göra en enkät. I enkäten ställs frågor om dragiga fönster, dålig lukt i lokalerna, allergiska problem, missnöje med inomhusklimatet och om byggnaden upplevs som prydlig och välskött. Resultatet används för att bedöma om underhållsinsatserna upplevs som bra och verkningsfulla ur hyresgästens perspektiv.

Mät och värdera kvalitet, tid och ekonomiDe mätetal som oftast används för att mäta och värdera fastighetsförvalt-ningens aktiviteter kan grovt indelas i tre kategorier: kvalitet, tid och eko-nomi.

Kvalitet

Kvalitetsanalysen innebär att man mäter och värderar kvaliteten på till-handa hållna tjänster samt hur kunden upplever kvaliteten.

Produktkvalitet innebär att tjänsten stämmer överens med specificerade brukarkrav, tjänstebeskrivningar, produktspecifikationer, myndighetskrav, m m. Ett brukarkrav kan vara att det ska vara �� grader varmt i lokalerna under hela arbetsveckan. Ett förvaltarkrav kan vara att taket ska hålla i minst �� år. Analysen innebär att man tar reda på om produktkvaliteten motsvarar ställda krav.

Kundupplevd kvalitet innebär att man mäter om kunden är nöjd med tjäns-ten och om den uppfyller kundens uttalade eller outtalade förväntningar.


Kapitel 5

Det senare kan vara avgörande för hur kunden upplever fastighetsorganisa-tionen som hyresvärd.

Tid

Genom att göra en processanalys och summera ledtiderna för fastighets-organisationens aktiviteter kan man analysera hur mycket tid som läggs på icke värdeskapande aktiviteter, till exempel dubbla aktiviteter, rättande aktiviteter eller aktiviteter som ingen efterfrågar. Det visar också var det finns flaskhalsar i produktionen. Vanliga orsaker till flaskhalsar är tröga beslutsprocesser, dåliga rutinbeskrivningar och otydlig information om hur ärenden ska prioriteras.

Ekonomi

Den ekonomiska analysen är avgörande för att värdera fastighetsföretagets prestationer. Grunden för denna värdering är att man kan mäta samtliga lokalkostnader per aktivitet och fastighetsobjekt.

Genom att jämföra kostnaderna med andra utförare och med riktvärden för branschen får man snabbt reda på om det finns utrymme för effekti-viseringar. Om kostnaderna avviker från riktvärdena kan man gå vidare och analysera orsakerna genom att titta på kostnaderna för enskilda resurs-slag, till exempel kostnader för personal, lokaler, material, fordon, redskap, verktyg och köpta tjänster.

Basfakta om lokalerna

Grunden för en bra styrning och uppföljning är att fastighetsorganisatio-nen har grepp om lokalbeståndets sammansättning, användning, tekniska status, underhållsbehov, årskostnader och kostnadsutveckling. Exempel på basfakta och nyckeltal:

Lokalbestånd (kvm BRA)Egna och inhyrda lokaler totalt och uppdelade per ort, per förvaltnings-område, per lokalkategori, per brukare/hyresgäst, o s v.

Vakansgrad (procent)Andel ej upplåtna lokaler av det totala lokalbeståndet

Fastighetstillgångarnas bokförda värden (kr).

Årskostnad för lokalerna (kr)Årskostnad för lokalerna totalt och uppdelat per lokalkategori, per

595 • Nyckeltal

Kapitel 5

fastighetsobjekt, per aktivitet, per brukare/hyresgäst (t ex per anställd, värnpliktig, elev, besökare eller vårdtagare).

UnderhållsbehovÅtgärder och kronor per år.

Planerade förändringar i lokalbeståndetVerksamhetsinvesteringar och byggnadstekniska investeringar, åtgärder och kronor per år.

Utifrån dessa basfakta kan bland annat kostnadsutvecklingen för lokal-beståndet beräknas.

Nyckeltal för lokaleffektivitet

Med lokaleffektivitet menas här att lokalanvändarna har ändamålsenliga lokaler till lägsta kostnad över tiden. Effektiviteten och måluppfyllelsen kan till exempel mätas genom att beräkna lokalkostnadernas andel av verksamhetskostnaderna, lokalbeståndets kapacitet och nytta för verksam-heten samt hur lokalerna används. Här följer några exempel på mätområ-den och nyckeltal för lokaleffektiviteten.

Exempel på mätområden och nyckeltal för lokaleff ektiviteten

Hur mycket kostar lokalerna jämfört med andra verksamhetsresurser?

Mäts genom att beräkna årskostnaden för lokaler i förhållande till den totala

verk samhets kostnaden. Årskostnaden kan också beräknas per elev, vårdtagare,

värnpliktig, o s v.

Vilken kapacitet har lokalerna?

Mäts genom att beräkna lokalernas kapacitet i antal elevplatser, vårdplatser,

arbetsplatser o s v, samt genom att beräkna antalet kvadratmeter per plats.

Hur nyttiga är lokalerna för verksamheten?

Mäts bland annat genom nöjd-kund-mätningar, nyttobedömningar och genom

att följa upp antalet felanmälningar och feltyper per lokal. En nyttobedöm-

ning innebär att lokalerna poängsätts inom områden som är betydelsefulla för

verksamheten, t ex lokalernas ändamålsenlighet, flexibilitet, tillänglighet och

inomhusklimat.

Forts…


Kapitel 5

0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,50,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5Hur fungerar funktionerna

Lokalernas ändamålsenlighet

Lokalernas flexibilitet

Lokalernas geografiska läge

Lokalernas standard

Inomhusklimat och arbetsmiljö

Lokalernas tillgänglighet

Betydelse/vikt

Omdöme

Bild 18.

Hur effektivt används lokalerna?

Mäts genom att beräkna arean per elev, elevplats, vårdtagare, vårdplats,

kontors anställd, kontorsarbetsplats, o s v.

Exempel:

En skola på 5 000 kvm BRA har 300 elever och en kapacitet på 400 elev-

platser. Arean per elev är 16,7 kvm, vilket är något högt men 12,5 kvm per

elevplats, vilket är bra. Lokalerna är i det här fallet väl disponerade men dåligt

utnyttjade.

Ett annat sätt att beräkna lokaleffektiviteten är genom att beräkna nyttjande-

graden och fyllnadsgraden. Nyttjandegraden mäter nyttjad tid i förhållande till

tillgänglig tid.

Nyttjandegrad (%) = Nyttjad rumskapacitet

Teoretisk kapacitet

Fyllnadsgraden mäter antalet nyttjare i förhållande till antalet platser.

Fyllandsgrad (%) = Nyttjad tidskapacitet

Teoretisk kapacitet

615 • Nyckeltal

Kapitel 5

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Rum A Rum B Rum C Rum D Rum E Rum F

Nyttjandemätning vecka 39–41 Nyttjandegrad Fyllnadsgrad

Bild 19.

Exempel:

I skolan finns en aula med 250 sittplatser som används tio timmar i veckan av

möjliga 60 timmar. Nyttjandegraden är 17 procent (10 tim/60 tim). När aulan

används är man i genomsnitt 150 personer i lokalen. Fyllnadsgraden är 60 pro-

cent (150 personer/250 platser). I det här fallet bör man undersöka om aulan

kan anpassas så att den kan användas för flera ändamål eller om man kan få

fler arrangemang till lokalen.

Som komplement till nyttjandegraden kan man mäta bokningsgraden. Beräk-

ningen görs på samma sätt som i exemplet men underlagen hämtas från

bokningsprogram eller bokningsstatistik. Med hjälp av bokningsprogram eller

schema läggningsprogram kan man också se under vilka tider lokalen bokas och

ibland också för hur stora grupper.

Bokningsgrad (%) = Bokad tid

Tillgänglig tid

Man kan också mäta bokningsfrekvensen, d v s hur många gånger lokalen bokas

under en viss tidsperiod.

Vidare kan man mäta bokningsrelationen. Detta nyckeltal visar hur mycket de

bokade eller schemalagda lokalerna verkligen används – d v s hur seriös bok-

ningen verkligen är.

Bokningsrelation (%) = Använd tid

Bokad tid


Kapitel 5

Framtida lokalbehov

För en fastighetsorganisation räcker det inte med att ha grepp om nuläget. Utmaningen är att i konkurrens vara bäst på att förutse lokalanvändarnas framtida behov av lokaler och tillhandahålla dessa på ett konkurrens-kraftigt sätt. För det krävs ingående kunskaper om verksamheternas fram-tida volymer och arbetssätt och hur man samordnar lokaler, inredning, utrustning och service till produktiva arbetsplatser. Detta är grundläg-gande information i den lokalresursplan som bör finnas för alla offentliga verksamheter.

Vad påverkar behovet av lokaler?

Miljökrav

Ny teknik

Lönsamhetskrav

Nya lagar

Marknadens

utveckling

ravravra

Byggnadernas standard

Bild 20. Fastighetsorganisationen måste ha grepp om vad som påverkar det framtida behovet av lokaler.

En lokalresursplan bör innehålla:

omvärldsanalys som beskriver vad som påverkar lokalanvändarnas utveckling och framtida verksamhet, till exempel bostadsbyggande, befolkningsutveckling, utveckling på arbetsmarknaden, nya lagar och andra politiska beslut

635 • Nyckeltal

Kapitel 5

prognoser över lokalanvändarnas framtida verksamhetsvolymer

faktorer som kan förändra lokalanvändarnas framtida lokalbehov, till exempel ändrade arbetsformer, omorganisationer och besparingskrav

bedömning av framtida lokalbehov

bedömning av lokalbeståndets ändamålsenlighet

bedömning av vilka förändringar som behöver göras i lokalbeståndet för att optimera den framtida lokalanvändningen, till exempel omflytt-ningar, ombyggnader, nya anskaffningar och avvecklingar

bedömning av den framtida kostnadsutvecklingen för lokalerna.

Nyckeltal för uppföljning av fastighetsorganisationens aktiviteterDe nyckeltal som redovisas i detta avsnitt är ett urval generella nyckeltal som är intressanta att följa upp. Nyckeltalen är sammanställda utifrån de tre ambitionsnivåer som redovisats i föregående avsnitt. Avsnittet omfattar två delar, nyckeltal på ambitionsnivå ett och nyckeltal på ambitions nivå två. Det senare avsnittet innehåller även exempel på nyckeltal på ambitions-nivå tre.

Nyckeltal på ambitionsnivå 1

Nyckeltalen på ambitionsnivå ett används för den strategiska styrningen och uppföljning av fastighetsverksamheten. Nyckeltalen på den här nivån ger ett bra grepp om vad olika grupper av aktiviteter kostar. De kan också användas för jämförelser mellan fastighetsorganisationer med liknande verksamheter och för jämförelser mellan byggnader. Nyckeltalen kan vara både verksamhetsrelaterade och fastighetsrelaterade.

På ambitionsnivå 1 redovisas nyckeltal för följande ändamål/aktiviteter:


Anskaffning

Avveckling


Energi

Vatten och avlopp


Underhåll

Städning för verksamheten

Säkerhet för verksamheten

Vaktmästeri för verksamheten

Administration


Kapitel 5

LokalresursplaneringMed lokalresursplanering avses den strategiska planeringsprocess som syftar till att nå balans mellan organisationens behov av och tillgångar till lokalresurser. Uppföljningen på ambitionsnivå ett innebär att man mäter hur mycket resurser som organisationen lägger på lokalresursplanering.

Lokalresursplanering – ambitionsnivå 1

Aktivitet Ändamål Nyckeltal

Lokalresurs planering Organisationens kostnad för

lokalresursplanering

Kr per år

Kr per år och org-enhet

Kr per kvm BRA

AnskaffningAnskaffning innebär att lokalresurser tillförs genom köp, ny-, om- och tillbyggnader eller inhyrning. Uppföljningen på ambitionsnivå ett innebär att man följer upp organisationens totala anskaffningsvolym under året. Nyckeltalen beräknas totalt, per lokalkategori, per förvaltningsområde, per kund, o s v.

Anskaff ning – ambitionsnivå 1


Anskaffning Anskaffad area

Anskaffad areal

Kvm BRA per år

Hektar per år

Anskaffningsutgift

(investering)

Kr per år

Kr per kvm BRA

Årskostnad för anskaffningarna

(räntor och avskrivningar)

Kr per år

Kr per kvm BRA

AvvecklingAvveckling innebär att man gör sig av med lokalresurser genom försälj-ning, rivning eller demontering samt vid behov återställer marken. Även tomställning av byggnader och uppsägning av hyreskontrakt räknas till avveckling. Uppföljningen på ambitionsnivå ett innebär att man följer upp organisationens samlade avvecklingsvolym. Nyckeltalen beräknas totalt, per lokalkategori, per förvaltningsområde, per kund, o s v.

Avveckling – ambitionsnivå 1


Avveckling Avvecklad area

Avvecklad areal

Kvm BRA per år

Hektar per år

Avvecklingsutgifter Kr per år

Försäljningsinkomster Kr per år

655 • Nyckeltal

Kapitel 5

Upplåtelse/uthyrningUpplåtelse/uthyrning omfattar upplåtelse av lokaler till interna och externa lokalanvändare.

Nyckeltalen beräknas totalt, per lokalkategori, förvaltnings område, kund, o s v.

Upplåtelse/uthyrning – ambitionsnivå 1

Aktivitet Ändamål Nyckeltal/mätetal

Upplåtelse/ uthyrning Externa hyreskontrakt Antal

Interna upplåtelser Antal

Externa hyresintäkter Kr per år

Internhyra Kr per år

Upplåten area Kvm BRA

Ej upplåten area Kvm BRA

Vakansgrad Upplåten area/ej upplåten

area %

EnergiEnergi omfattar organisationens energianvändning och energikostnader. Uppföljningen på ambitionsnivå ett omfattar den totala energianvänd-ningen och energikostnaden för fastigheterna och verksamheten i loka-lerna. Nyckeltalen beräknas totalt och per lokal kategori, förvaltning, område, kund, o s v.

Energi – ambitionsnivå 1


Energi Energianvändning KWh per år

KWh per kvm BRA

KWh per kvm BRA(t)

KWh per elev, värnpliktig,

vårdtagare, o s v

Energikostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kvm BRA(t)

Kr per elev, värnpliktig,

vårdtagare, o s v

Kr per kWh


Kapitel 5

Vatten och avloppOmfattar all förbrukning av vatten under året. På ambitionsnivå ett mäts årskostnaden för vatten och avlopp. Nyckeltalen beräknas per lokalkate-gori, förvaltningsområde, byggnad, kund, o s v.

Vatten och avlopp – ambitionsnivå 1


Vatten och avlopp Kostnad Kr per år

Kr per kvm

Kr per kbm

Förbrukning, vatten Kbm per vårdtagare, elev,

värnpliktig, o s v

Tillsyn och skötselAktiviteter som utförs under rubriken tillsyn och skötsel har det gemen-samt att de ska upprätthålla funktionen för byggnader, installationer och markanläggningar i det korta perspektivet. Uppföljningen på ambitions-nivå ett omfattar tillsyn och skötsel i sin helhet. Tillsyn och skötsel kan mätas i termer av kostnader, uppnådd funktion och kvalitet.

Tillsyn och skötsel – ambitionsnivå 1


Tillsyn och

skötsel

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Funktion Antal timmar per kvm BRA

Antal årstjänster per

10 000 kvm BRA

Kvalitet Nyttopoäng för den inre

och yttre miljön

Nöjd-kund-index för den

inre och yttre miljön

Antal felanmälningar per

10 000 kvm BRA

UnderhållUnderhåll omfattar aktiviteter som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt. Ambitionsnivå ett omfattar allt underhåll under året, d v s både felavhjälpande och planerat underhåll. Uppföljningen på ambitionsnivå ett kan till exempel användas för beslut om utförande i egen regi eller outsourcing. I sådana fall bör även underhållsadministration ingå i jämförelsen.

675 • Nyckeltal

Kapitel 5

Underhåll – ambitionsnivå 1


Underhåll Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

AdministrationAdministration omfattar styrande och stödjande aktiviteter till lokalför-sörjningen och fastighetsförvaltningen. Ambitionsnivå ett används för att följa upp administrationen totalt.

Administration – ambitionsnivå 1


Administration Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Medeltal årstjänster lednings-

och administrativ personal

Antal årstjänster per

100 000 kvm BRA

FastighetsskattFastighetsskatt omfattar skatt på byggnader och tomtmark. Nyckeltal för fastighetsskatt är svåra att använda generellt. Jämförelser kan med försiktighet göras med objektlika fastigheter inom samma ort eller områ-den med samma värdeår. Nyckeltal för marktaxeringsvärde respektive byggnads taxeringsvärde är inte meningsfulla som grund för jämförelser.

FörsäkringarOmfattar årskostnader för försäkringspremier för fastighetsförsäkring. Kostnader för självrisker i samband med skador ingår i fastighetsskötsel och reparationer. Fastighetsförsäkringen är normalt en så kallad fullvärdes-försäkring, vilket innebär att ersättning utgår intill byggnadens fulla värde. Premien är proportionell mot fastighetsvärdet.

Försäkringar kan till exempel mätas i kronor per kvm BRA och år, samt kronor i promille av nyanskaffningsvärdet.

Verksamhetsanknutna tjänsterVerksamhetsanknutna tjänster är tjänster som ligger utanför processerna tillhandahålla utrymmen och tillhandahålla fastighetsanknutna tjänster. På ambitionsnivå ett kan verksamhetsanknutna tjänster omfatta till exempel städning, säkerhet, måltidsservice och vaktmästeri för verksamheten.


Kapitel 5

Verksamhetsanknutna tjänster – ambitionsnivå 1 (exempel)


Städning för verksamheten Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kvm städad area

Kr per timme

Kr per arbetsplats, elev-

plats, vårdplats, o s v

Säkerhet för verksamheten Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA



Vaktmästeri för

verksamheten

Kostnad

Arbetad tid

Kr per år

Kr per kvm BRA



Timmar per arbetsplats

Nyckeltal på ambitionsnivå 2

Nyckeltalen på ambitionsnivå två används för den taktiska styrningen, och uppföljning av fastighetsverksamheten. Nyckeltalen ger ett bra grepp om vad olika aktiviteter kostar och används för att mäta fastighetsorganisa-tionens produktivitet, effektivitet och kvalitet. Nyckeltalen kan vara både fastighets- och verksamhetsrelaterade.

På ambitionsnivå 2 redovisas nyckeltal för följande ändamål/aktiviteter:

Lokalrevisioner

Lokalresursplan

Köp

Ny- om- och tillbyggnad

Inhyrning

Försäljning

Rivning

Demontering

Tomställning

Återställande


Kyla

Fastighetsel

Fastighetsskötsel

Driftövervakning


utrymmen

Renhållning

Avfallshantering


Planerat underhåll

Städning av kontor

Städning av allmänna utrymmen

Kontorsvaktmästeri

Skolvaktmästeri

Verksamhetsel

Avfallshantering för

verksamheten

Ledning

Ekonomi

Personal

IT och telefoni

Marknadsföring och info.

Hyresadministration

Ärendehantering

Miljöledning


uppföljning


Dokumenthantering


I avsnittet ges även exempel på operativa nyckeltal på ambitionsnivå .

695 • Nyckeltal

Kapitel 5

LokalresursplaneringMed lokalresursplanering avses den strategiska planeringsprocess som syftar till att nå balans mellan organisationens behov av och tillgångar till lokalresurser. Aktiviteter på ambitionsnivå två är lokalrevisioner samt upp-rättande och aktuellthållning av lokalresursplan. Uppföljningen innebär att man mäter hur mycket resurser som organisationen lägger på planerings-arbetet.

Lokalresursplanering – ambitionsnivå 2


Lokalrevisioner Antal Antal reviderade kvm BRA

Kostnad Kr per lokalrevision

Kr per kvm BRA

Lokalresursplan Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

AnskaffningAnskaffning innebär att lokalresurser tillförs genom köp, ny-, om- och till-byggnader eller inhyrning.

Uppföljningen på ambitionsnivå två innebär att man följer upp anskaff-ningarna uppdelade på köp, ny-, om- och tillbyggnad eller inhyrning. Nyckeltalen beräknas totalt, per lokalkategori, förvaltningsområde, objekt, kund, o s v.



Köp

Ny- om och tillbyggnad

Anskaffad area

Anskaffad areal

Kvm BRA per år

Hektar per år

Anskaffningsutgift

(investering)

Kr per år

Kr per kvm BRA

Kostnad för anskaffningarna


Kr per år

Kr per kvm BRA.

Inhyrning Inhyrd area Kvm BRA per år

Hyreskostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Hyrestid Återstående hyrestid per

lokal


Kapitel 5

På ambitionsnivå tre kan man välja att följa upp hur mycket resurser som läggs på olika projektskeden, projektadministration, anskaffningar av enskilda objekt eller anskaffningar för särskilda ändamål.



Behovsutredningar

Förstudier

Lokalprogram

Projektering

Upphandling

Genomförande

Utvärderingar

Kostnad per projektskede Kr per år

Kr per projekt

Procentuell andel av total

projekt kostnad

Kostnad för projektskedet/

total projektkostnad %

Projektadministration Kostnad Kr per år

Kr per projekt

Anskaffning av säkerhets-

utrustning, m m

Anskaffningsutgift Kr per anskaffning

Anskaffningar per

fastighets objekt

Anskaffningsutgift Kr per fastighetsobjekt

Kr verksamhets-

investeringar

Kr byggnadstekniska

investeringar

Årskostnad för anskaffningarna


Kr per år

Kr per kvm BRA

AvvecklingAvveckling innebär att man gör sig av med lokalresurser. Uppföljningen på ambitionsnivå två innebär att man analyserar avvecklingarna uppdelade på aktiviteterna försäljning, rivning, demontering och återställande. Nyckel-talen beräknas totalt, per lokalkategori, förvaltningsområde, objekt, kund, o s v.



Försäljning

Rivning

Demontering

Återställande

Avvecklad area

Avvecklad areal

Kvm BRA per år

Hektar per år

Avvecklingsutgifter Kr per år

Försäljningsinkomster Kr per år

Tomställning Tomställd area Kvm BRA per år

Kostnad för tomställda areor Kr per år

715 • Nyckeltal

Kapitel 5

På ambitionsnivå tre kan avveckling av enskilda objekt följas upp, samt hur mycket resurser som läggs på att administrera avvecklingarna.


Aktivitet Ändamål Nyckeltal/Mätetal

Avveckling per objekt Avvecklad area Kvm per objekt

Avvecklingsutgifter Kr per objekt

Försäljningsinkomster Kr per objekt

Projektadministration Kostnad Kr per år

Kr per projekt

EnergiEnergi omfattar organisationens energianvändning och energikostnader. På ambitionsnivå två kan energin delas upp i aktiviteterna uppvärmning och varmvatten, kyla, fastighetsel och verksamhetsel som tillhör processen till-handahålla verksamhetsanknutna tjänster. Nyckeltalen beräknas per lokal-kategori, förvaltning, område, objekt, kund, o s v.



Uppvärmning

Varmvatten

Kyla

Fastighetsel

Energianvändning KWh per år

KWh per kvm BRA

KWh per kvm BRA(t)

KWh per arbetsplats, vård-

plats, elevplats, o s v


Kr per kvm BRA

Kr per kvm BRA(t)

Kr per kWh

På ambitionsnivå tre kan energin delas upp per energislag, till exempel sol-energi, fjärrvärme, olja, el och gas samt i förnybar och ej förnybar energi.


Kapitel 5



Solenergi

Fjärrvärme

Olja

El

Gas

Annat energislag

Energianvändning KWh per år

KWh per kvm BRA

KWh per kvm BRA(t)


Kr per kvm BRA

Kr per kvm BRA(t)

Kr per kbm olja

Kr per kWh

Förbrukning Kbm olja per år

Kbm olja per kvm BRA

Förnybar energi

Ej förnybar energi

Energianvändning KWh per energislag

KWh per kvm BRA

MiljöMiljönyckeltal är under utveckling och används för styrning mot minskad miljöbelastning i fastighetsföretagandet. Kostnaderna för utsläpp är till exempel olika miljöskatter och utsläppsavgifter.

Miljö – ambitionsnivå 3


Utsläpp CO2 Miljöpåverkan Kg per år

Kg per kvm BRA

Kg per elev

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per elev

Vatten och avloppOmfattar all förbrukning av vatten under året. På ambitionsnivå tre delas vattenförbrukningen in i varmvattenförbrukning och kallvattenförbruk-ning. Nyckeltalen beräknas per lokalkategori, förvaltningsområde, bygg-nad, kund, o s v.

Vatten och avlopp – ambitionsnivå 3


Varmvatten

Kallvatten

Förbrukning Kbm per år

Kbm per kvm BRA

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kbm

735 • Nyckeltal

Kapitel 5

Tillsyn och skötselAktiviteter som utförs under rubriken tillsyn och skötsel har det gemen-samt att de ska upprätthålla funktionen för byggnader, installationer och markanläggningar i det korta perspektivet. På ambitionsnivå två kan till-syn och skötsel delas in i aktiviteterna fastighetsskötsel, driftövervakning, städning av gemensamma utrymmen, renhållning av fastigheten och avfalls-hantering. Tillsyn och skötsel kan mätas i termer av kostnader, uppnådd funktion och kvalitet.



Fastighetsskötsel Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kvm vårdad area

Kr per timme


Antal timmar per kvm vårdad area

Driftövervakning Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per timme



utrymmen (ej för verksam-

heten)

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA


Kr per timme

Kr per arbetsplats, elevplats, vårdplats, o s v

Funktion Timmar per kvm BRA

Timmar per kvm städad area

Renhållning av fastigheten Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kvm renhållen areal


Timmar per kvm renhållen areal


fastigheten

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per arbetsplats, elevplats, vårdplats, o s v



Kapitel 5

På ambitionsnivå tre kan tillsyn och skötsel indelas i mark, byggnader ut- och invändigt och installationer. Ambitionsnivå tre kan också användas för att följa upp myndighetsbesiktningar och säkerhetsåtgärder som är fastighets ägarens ansvar. Kostnader för åtgärder som inte utförs varje år bör periodiseras i uppföljningen.



Mark

Byggnad utvändigt

Byggnad invändigt

Installationer

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Besiktningar/kontroller

av t ex:

Hissar

Radon

PCB

Köldmedia

Elinstallationer

Larm för fastigheterna

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

UnderhållUnderhåll omfattar aktiviteter som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt. Ambitionsnivå två omfattar aktiviteterna fel-avhjälpande och planerat underhåll.

Antalet felanmälningar per �� kvm BRA är en indikator för att bedöma om det förebyggande arbetet i tillsyn och skötsel och planerat underhåll bedrivs rätt. Felanmälningarna kan vara relaterade till både verksamheten i byggnaden, tekniska brister och funktionsstörningar.

755 • Nyckeltal

Kapitel 5



Felavhjälpande underhåll Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA


Kvalitet Antal reparationer per 10 000 kvm

BRA

Antal felanmälningar per 100 kvm

BRA

Andel anmälda akuta fel som

åtgärdas inom föreskriven tid %

Planerat underhåll Årskostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Genomsnittlig/

periodiserad årskostnad

Kr per kvm BRA och per lokal-

kategori

På ambitionsnivå tre kan felavhjälpande underhåll delas in i akut underhåll och övrigt felavhjälpande underhåll. Ett annat mätområde är skadegörelse.

Planerat underhåll kan delas in i underhåll av tomt, byggnad utvändigt, byggnad invändigt samt installationer.



Akut underhåll

Övrigt felavhjälpande

underhåll

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Skadegörelse Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Underhåll av tomt Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kvm underhållen areal

Underhåll av byggnad

utvändigt

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Underhåll av byggnad

invändigt

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kvm BRAe totalt

Kr per lokalanvändare

Kr per kvm BRAg

Underhåll av

installationer

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA


Kapitel 5

AdministrationAdministration omfattar styrande och stödjande aktiviteter till lokal-försörjningen och fastighetsförvaltningen.

Aktiviteterna på ambitionsnivå två används för att följa upp administra-tionen per aktivitet, till exempel för att få underlag för effektiviseringar och jämförelser med andra utförare. Indelningen i administrativa del-aktiviteter gör det också enklare att knyta rätt administrationskostnad till de olika aktiviteterna i aktivitetsmodellen, till exempel hyresadministration till uthyrning/upplåtelse.

Administration – ambitionsnivå 2


Ledning

Ekonomi

Personal

IT och telefoni

Marknadsföring och

information

Hyresadministration

Ärendehantering

Miljöledning


uppföljning

Utrednings- och

utvecklingsuppdrag

Dokumenthantering


Kostnad Kr per år

Kr per kvm

Medeltal årstjänster led-

nings- och administrativ

personal

Antal årstjänster

Funktion Antal ärenden per ärendekategori

och dag

775 • Nyckeltal

Kapitel 5

Verksamhetsanknutna tjänsterVerksamhetsanknutna tjänster är tjänster som ligger utanför processerna tillhandahålla utrymmen och tillhandahålla fastighetsanknutna tjänster. På ambitionsnivå tre kan verksamhetsanknutna tjänster omfatta till exempel städning av kontor och allmänna utrymmen, tillträdesskydd, bevakning och ordningsövervakning, brandskydd, kontors vaktmästeri, skolvaktmäs-teri, verksamhetsel, och avfallshantering för verksamheten.

Verksamhetsanknutna tjänster – ambitionsnivå 3


Städning av kontor

Säkerhet av allmänna

utrymmen

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA


Kr per timme

Kr per arbetsplats, elevplats, vård-

plats, o s v

Tillträdesskydd

Bevaknings och

ordningsövervakning

Brandskydd

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Antal Antal incidenter per år

Verksamhetsel Förbrukning KWh per år

KWh per kvm BRA

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per kWh


verksamheten

Kostnad Kr per kvm BRA och år

Kr per anställd, elev, vårdtagare, o s v.

Kontorsvaktmästeri

Skolvaktmästeri

Kostnad Kr per år

Kr per kvm BRA

Kr per arbetsplats, elevplats, vård-

plats, o s v

Arbetad tid Timmar per arbetsplats


Kapitel 6

Fastighetsverksamheten i redovisningen

Grunden för en bra styrning och uppföljning är att de ekonomiska under-lagen håller hög kvalitet och stämmer överens med de områden som man vill mäta och följa upp. För att åstadkomma det kan man behöva anpassa redovisningsplanen så att den stödjer fastighetsorganisationens behov av uppföljning.

I det här kapitlet visar vi hur aktivitetsbegreppen kan användas i fastighets-organisationens interna redovisning. Vi tar också upp två områden som ofta ställer till problem vid jämförelser. Det ena området gäller gränsdrag-ningen mellan investeringar och underhåll och det andra gäller redovis-ningen av personalkostnader. Slutligen kommenterar vi vilka aktiviteter som vanligtvis ligger till grund för beräkning av självkostnadsbaserade internhyror.

BAS redovisningssystemRedovisningssystemet är ett verktyg för att samla in och systematisera den ekonomiska information som fastighetsorganisationen behöver för olika tillfällen. Den består av två huvudområden, extern redovisning (affärs-redovisning) och intern redovisning.

I Sverige är BAS redovisningsplan dominerande. För kommunerna finns Kommun-BAS, för landstingen L-BAS och för statliga myndigheter har Ekonomistyrningsverket utvecklat en redovisningsplan som bygger på BAS-planen. Organisationer som använder BAS redovisningsplan klassi-ficerar de ekonomiska händelserna med hjälp av två olika planer, konto-planen och objektplanen.

Den externa redovisningen där kontoplanen utgör grunden, används i huvudsak för externa transaktioner och har hela företaget som redovis-ningsområde. De formella lagkraven på den externa redovisningen finns bland annat i bokföringslagen, årsredovisningslagen, kommunallagen och lagen om kommunal redovisning.

Objektplanen utgör grunden för den interna redovisningen och har delar av företaget eller dess verksamhet som redovisningsområden. I den interna redovisningen råder stor frihet att lägga upp mätområden som stämmer överens med de områden som man vill styra och följa upp.

796 • Fastighetsverksamheten i redovisningen

Kapitel 6

Kontoplan

Klassificeringen av ekonomiska händelser sker i BAS kontoplan. Den är indelad i nio kontoklasser. Kontoklasserna �–� omfattar konton för trans-aktioner mellan företaget och omvärlden och kontoklass � omfattar interna transaktioner. Indelningen av kontoklasser är standardiserad och omfattar tillgångar (kontoklass �), skulder och eget kapital (kontoklass �), intäkter (kontoklasserna och �) och kostnader (kontoklasserna �–� och �).

Objektplan

Som alternativ till kontoklass � kan man använda objektplanen för registre-ring av interna händelser på områden som man vill mäta och följa upp, till exempel byggnader och aktiviteter. Det finns också möjligheter att registrera tilläggsinformation i klass �. Resultatet blir att man får en fler-dimensionell redovisning.

Verksamhetsstyrning och uppföljning

Info Kontoplan Objektplan

Off

balance

m m

Externa

händelser

Interna

händelserObjekttyper

Klass

0

Konto-

klass

1–8

Konto-

klass

9

Org-

enhet

Verk-

samhet

Aktivitet/

ändamål

Byggnad/

anläggningProjekt

Mot-

part

Statistik

Extern

redo-

visning

Intern redovisning

Bild 21. Exempel på redovisningsplan för fastighetsverksamhet. Grunddata registreras i

konto planen på ett sätt som är neutralt i förhållande till vad eller vem som transaktionen

avser. Registrering på områden som man vill mäta och följa upp görs i objektplanen.

Källa: BAS 2000 Baskontoplan med instruktioner.

Mätområden i objektplanenFör att följa upp fastighetsverksamheten behöver man i de flesta fastighets-organisationer kunna redovisa på följande mätområden:

Organisatorisk enhet Verksamhet


Kapitel 6

Aktivitet/ändamål Byggnad/anläggning Projekt Motpart Begreppet motpart används inom bland annat kommuner och landsting för att skilja mellan interna och externa transaktioner och för att under-lätta bokslutselimineringar.

Objektplanen kan förenklas genom att slå ihop verksamhet och aktivitet/ändamål. Den kan också utökas genom att lägga till exempelvis kunder.

Genom att utnyttja BAS-redovisningens möjligheter att sortera de eko-nomiska händelserna på olika mätområden är det möjligt att få fram rapporter direkt ur redovisningen som visar resultatet per organisatorisk enhet, byggnad, projekt eller aktivitet. Det går också att avläsa hur mycket admini strationen, energiförsörjningen eller det planerade underhållet kostat totalt och per byggnad. Rapporterna ur ekonomisystemet används som underlag för resultatuppföljning, nyckeltalsanalyser, benchmarking, hyressättning, m m.

Tabellen på nästa sida visar ett exempel på objektplan där aktiviteterna från aktivitetsmodellen i denna skrift används som mätområden på en- och tvåställig nivå.


Kapitel 6

Exempel på objektplan för en fastighetsorganisation

OBJEKTPLAN

Objekttyper

Organisation Verksamhet Aktivitet/ändamål Byggnad/

anläggning

Projekt

Huvudkontor

Förvaltnings-

område A

Förvaltnings-

område B

Förvaltnings-

område C

Tillhandahålla

utrymmen

Tillhandahålla

fastighetsanknutna

tjänster

Tillhandahålla

verksamhetsanknutna

tjänster

Administration

Ledning

Ekonomi

Personal

IT och telefoni

Marknadsföring

och information

Hyresadministration

Ärendehantering

Miljöledning


uppföljning

Utrednings- och

utvecklingsuppdrag

Dokumenthantering



Lokalrevisioner

Lokalresursplan

Anskaffning

Köp

Ny-, om- och till byggnad

Inhyrning

Avveckling

Försäljning

Rivning

Demontering

Tomställning

Återställande


Energi


Fastighetsel

Kyla

Vatten och avlopp


Fastighetsskötsel

Driftövervakning


utrymmen

Renhållning

Avfallshantering

Underhåll


Planerat underhåll

Städning

Säkerhet

Vaktmästeri

Objekt-

nummer

Investerings-

projekt

Avvecklings-

projekt

Underhålls-

projekt

Administrativa

projekt

IT-projekt


Kapitel 6

Kontering och rapportuttagEn grundläggande princip i BAS-redovisningen är att grunddata registreras i kontoplanen på ett sätt som är neutralt i förhållande till vem som utfört transaktionen eller varför den utförs. Registrering på områden som man vill mäta och följa upp görs i objektplanen. Det är viktigt att tänka på att inte använda sammansatta konton i kontoplanen, till exempel planerat underhåll — verkstäder och planerat underhåll — kontor. Istället bör man utnyttja möjligheterna med den flerdimensionella redovisningen och sortera planerat underhåll för olika ändamål eller byggnadstyper i objekt-planen.

Vid konteringstillfället uppges på vilka konton i kontoplanen och mät-områden i objektplanen som händelsen ska registreras. Figuren visar två exempel på kontering av ekonomiska händelser, samt exempel på rapport-uttag ur ekonomisystemet. Det ena exemplet avser köp av fjärrvärme och det andra exemplet avser "entreprenadarbeten tak".

Köp av fjärrvärme bokförs som en extern kostnad på konto i kontoplanen. I objektplanen redovisas kostnaden på organisatorisk enhet, d v s det för-valtningsområde som ansvarar för byggnaden, verksamheten tillhandahålla fastighetsanknutna tjänster, aktiviteten uppvärmning samt berörd byggnad.

Entreprenad-

arbeten tak

Köp av

�ärrvärme

Händelser Fakturakontering Rapportuttag


Kapitel 6

"Entreprenadarbeten tak" bokförs som en extern kostnad på konto i konto-planen. I objektplanen redovisas kostnaden på organisatorisk enhet, d v s det förvaltningsområde som ansvarar för byggnaden, verksamheten tillhanda hålla fastighetsanknutna tjänster, aktiviteten planerat underhåll samt berörd byggnad.

Redovisning av investeringarEn investering innebär att man anskaffar en tillgång som förväntas ha ett framtida ekonomiskt värde, d v s ett ekonomiskt värde och servicepotential för verksamheten under mer än en redovisningsperiod. Hur drar man då gränsen mellan investeringar och underhåll? För att underlätta gränsdrag-ningen föreslår vi här några huvudprinciper.

Två grundläggande principer

Den ekonomiska redovisningen styrs av två viktiga principer. Väsentlighets-principen och att redovisningen ska vara rättvisande. Väsentlighets principen innebär att redovisningen ska fokusera på väsentligheter. Aktivering av tillgångar innebär att de ska registreras i anläggningsregister, värderas och skrivas av, vilket i sin tur ställer krav på administrationen. Av den anled-ningen finns det rationella skäl att inte aktivera obetydliga belopp. Prin-cipen att redovisningen ska vara rättvisande och ge en riktig bild av orga-nisationens finansiella ställning innebär å andra sidan att gränsen för vad som är en aktiverbar investering inte får sättas så högt att redovisningen inte ger en rättvisande bild.

Praxis

Praxis innebär att tillgångar som har kortare livslängd än tre år kostnads-förs i sin helhet vid anskaffningen. Detsamma gäller anskaffningar av mindre värde. Enligt Skatteverkets allmänna råd om inventarier av mindre värde är ringa värde �� kronor exklusive moms för större företag (�� års taxering). I kommunala sammanhang har en anskaffningsutgift på �/ – � basbelopp exklusive moms ansetts utgöra ett ringa värde. I prak-tiken förekommer dock väsentligt högre belopp. Vår bedömning är att ett prisbas belopp (�� kr år ��) kan vara en rimlig beloppsgräns för aktivering av anläggningstillgångar. För anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i en större investering, bör bedömningen utgå från det sammanlagda anskaffnings-värdet för hela investeringen.


Kapitel 6

Ur redovisningssynpunkt kvittar det om det är en nyinvestering eller ersätt nings investering, så länge som tillgången uppfyller ovanstående kriterier. En investering som syftar till att ersätta en utrangerad eller avskriven tillgång ska alltid aktiveras som en tillgång i balansräkningen och skrivas av över nyttjandeperioden. Detta gäller också för utbyte av enskilda kompo nenter som är av väsentligt värde. Tillgångar med ringa värde kostnads förs direkt vid anskaffningen.

Avskrivningar

När en tillgång anskaffas uppstår en utgift, men kostnaden uppkommer först när tillgången minskar i värde på grund av ålder och förslitning. Denna värdeminskning återspeglas i redovisningen genom att resultatet belastas med en kostnad i form av en avskrivning. Avskrivningen defi-nieras som en systematisk periodisering av tillgångens avskrivningsbara belopp över dess nyttjandeperiod. Nyttjandeperioden är den tid under vilken tillgången kan förväntas bli utnyttjad för sitt ändamål.

Olika avskrivningstider kan tillämpas för byggnader och byggdelar med olika livslängd. Det senare kallas komponentavskrivning. Vi rekommende-rar att man tillämpar komponentavskrivning vid utbyte av byggdelar och utrustning. Exempelvis vid utbyte av värmepanna som har kortare teknisk livslängd än byggnaden. Då bytet görs till ny panna aktiveras den i balans-räkningen och en ny avskrivningsperiod påbörjas.

Vid ombyggnader ska åtgärder som inte är investeringar eller ersättnings-investeringar betraktas som underhållsåtgärder och kostnadsföras direkt.

För företag som tillämpar den internationella redovisningsstandarden IFRS (International Fincancial Reporting Standards) är komponentavskrivning huvudprincip för rörelsefastigheter. Det finns ännu inga krav på att offent-liga organisationer ska följa den internationella standarden, utom för vissa företag. Vår bedömning är att det på sikt kommer att ske en harmoniser-ing av reglerna så att komponentavskrivning blir huvudprincip. Dessutom blir redovisningen mer rättvisande om avskrivningstiden anpassas till byggnadens och byggdelarnas funktionella livslängd.

Uppföljning av tid och personalkostnaderFör att få en korrekt bild av kostnaderna för fastighetsförvaltningen är det nödvändigt att kunna redovisa hur mycket arbetstid som läggs på olika aktiviteter, förvaltningsobjekt eller investeringsprojekt. Det innebär i


Kapitel 6

praktiken att fastighetsorganisationens personal måste föra tid. Det gäller i stort sett alla personalkategorier, projektledare, förvaltare, administratörer, hantverkare och drifttekniker.

Fördelen med att följa upp tidsåtgången är att företaget får grepp om vilka åtgärder som är mest förekommande, vilka objekt som kräver mycket reparationer och underhåll, och vilka brukare som kräver extra service. Det framgår också om de utförda tjänsterna ingår i fastighetsorganisatio-nens åtagande eller om de ska debiteras extra.

Tidsredovisning går till så att den som utför en åtgärd redovisar vad som utförts, på vilket objekt åtgärden utförts samt hur lång tid åtgärden tagit, inklusive planering, förarbete, transporter och avrapportering. Tidsredo-visning kan ske i form av vecko- eller månadsrapporter, som också är underlag för beräkning av lön. Finns arbetsordersystem underlättas tids-redovisningen och uppföljningen avsevärt.

Eftersom redovisningen innebär visst merarbete, är det viktigt att priori-tera vad som ska följas upp. För fastighetsförvaltningen rekommenderar vi att tidsredovisning på lägsta nivå sker för aktiviteterna administration, tillsyn och skötsel, underhåll och verksamhetsservice samt för objekt och pro-jekt.

Månadsrapport

Sören Karlsson

Månad januari

Område Hagen

2009

Aktivitet Kod Objekt-

kod

Anmärk ning Mån Tis Ons Tor Fre Summa

tim

Administration 10

Fastighetsskötsel 30

Underhåll 40

Verksamhets–

service

50

Övrigt 60

Projekt

Summa timmar

Exempel på aktiviteter för tidsredovisning.


Kapitel 6

Hyresgrundande kostnaderKostnaderna för fastighetsverksamheten ligger till grund för internpris-sättning och hyressättningen av lokalerna. I ett självkostnadsbaserat internprissystem kan följande aktiviteter på ambitionsnivå två i aktivitets-modellen utgöra underlag för beräkning av internpriset:

energi vatten och avlopp tillsyn och skötsel underhåll administration anskaffning (räntor och avskrivningar).

Beräkningen av internpriset kan baseras på historiska kostnader som räk-nas upp med index eller på budgeterade kostnader. Här förekommer flera varianter. Genom att lägga upp aktiviteterna som mätområden i den eko-nomiska redovisningen underlättas både budgeteringen och uppföljningen av de hyresgrundande kostnaderna.

877 • Litteratur, referenser, webbsidor

Kapitel 7

Litteratur, referenser, webbsidor

Aff-definitioner ��. Avtal för Fastighetsförvaltning. Svensk Byggtjänst.

Area och volym för husbyggnader — Terminologi och mätregler SS �� . SIS, Sveriges Standardiseringsinstitut ��.

Assessment System of Building Environment and Case Studies. Atsushi Tachihara och Mutsumi Yokoi, World Workplace Japan ��.

Byggandets informationsteknologi. Svensk Byggtjänst ��.

BSAB �� System och tillämpningar, utgåva . Svensk Byggtjänst ��.

Fastighetsekonomisk analys och fastighetsrätt, fastighetsnomenklatur. Fastig-hetsnytts förlags AB, Institutet för värdering av fastigheter och Samfundet för fastighetsekonomi ��.

Facility Management — Del �: Termer och definitioner. SS-EN ��-�:��. SIS, Sveriges Standardiseringsinstitut.

Facility Management — Del �: Vägledning för upprättande av överens-kommelser. SS-EN ��-�:��. SIS, Sveriges Standardiseringsinstitut.

FastBas ��. SABO och Fastighetsägarna ��.

Fastighetsägarens ansvar — En checklista för egenkontroll. Fastighets ägarna Sverige ��.

Förvaltningsnyckeln ��. Sveriges Kommuner och Landsting ��. www.offentligafastigheter.se.

International Financial Reporting Standards (IFRSs). A Briefing for Chief Executives, Audit Committees and Boards of Directors. IASCF ��.

Jämförelsetal inom landstingen. www.offentligafastigheter.se.

Klassifikation av byggnadsverk och utrymmen — huvudstudie. AB Svensk Byggtjänst ��.

Korttidsinventarier och inventarier av mindre värde. Information från Rådet för Kommunal Redovisning ��. www.rkr.se/publikationer.

Nyckeln till framgång. Svenska Kommunförbundet ��.

Processhandbok. Processynsätt och processmodellering för FM. Bygg-standardiseringen och IT Bygg och Fastighet ��. www.fi�.se.


Kapitel 7

Redovisning av affärsverksamhet mot bakgrund av självkostnadsprincipen. Idéskrift från Rådet för Kommunal redovisning ��.

Rek ��.� Materiella anläggningstillgångar. Rekommendation från Rådet för Kommunal Redovisning ��.

Rätt begrepp — Nomenklatur, definitioner och mätregler för nyckeltal i offentlig fastighetsförvaltning. Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor, UFOS, ��.

Rätt process — Arbetsmodell för processledning och processanalys i offentliga fastighetsföretag. Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor, UFOS, ��.

Strukturering av information om byggnadsverk — Del �. Ramverk för klassi-ficering av information, SS-ISO ��-�, SIS, Sveriges Standardiserings-institut.

Årsfakta ��. Fortifikationsverket ��.